Zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ, dot

PYTANIA I ODPOWIEDZI
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
„Przeprowadzenie ogólnopolskiej kampanii informacyjno-promocyjnej”
Znak sprawy: r/13/8/2009
Aktualizacja z dnia 18 marca 2009 r.
Szanowni Państwo,
Uprzejmie przypominamy, iż zgodnie z art. 38 ust.1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (t.j.:
Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 ze zm.) wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o
wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający ma obowiązek
dokonania wyjaśnień postanowień specyfikacji na prośbę wykonawcy. W sytuacji, kiedy
wykonawca poweźmie wątpliwości co do treści specyfikacji, przysługuje mu uprawnienie do
żądania od zamawiającego złożenia wyjaśnień, które pozwalają na ustalenie woli zamawiającego,
zawartej w danym postanowieniu specyfikacji. Wykonawca może zwrócić się z wnioskiem o
wyjaśnienie najpóźniej na 6 dni przed terminem składania ofert.
PYTANIE 1:
Zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ, dot. Zakresu Zadań Wykonawcy pkt 3.7 lit. b Wykonawca
może zaproponować obok nazwy www.inwestycjawkady.pl inną nazwę domeny, pod którą będzie
dostępna strona z bazą ofert szkoleniowych, jednakże nowa nazwa zaproponowana przez
Wykonawcę musi uzyskać akceptację Zamawiającego.
Czy akceptacja nowej nazwy przez Zamawiającego musi nastąpić przed złożeniem oferty, czy tez
propozycja nowej nazwy ma być częścią oferty i będzie podlegała akceptacji w następnych
etapach.
ODPOWIEDŹ:
Wykonawca może zaproponować nową nazwę domeny już w ofercie ale nowa nazwa domeny nie
podlega ocenie w ramach kryteriów oceny ofert. Jednak by móc skutecznie promować w ramach
kampanii nazwę nowej domeny Wykonawca musi uzyskać jej akceptację od Zamawiającego.
PYTANIE 2:
Czy zaliczka 20% jest obowiązkowa? W przypadku wygrania przetargu chcielibyśmy
wnioskować o 10%, pozostałą kwotę zabezpieczymy własnymi środkami.
ODPOWIEDŹ:
Zgodnie z § 15 umowy (załącznik nr 8 do SIWZ) zaliczka co do zasady będzie wypłacana w
wysokości 20% kwoty, jaką Zamawiający zapłaci za wykonanie umowy.
PYTANIE 3:
Czy wraz ze składaniem oferty należy przedłożyć promesy z banku czy firmy ubezpieczeniowej,
iż w przypadku wygrania przetargu bank wyda gwarancję?
ODPOWIEDŹ:
Nie, Zamawiający nie wymaga, by w raz z ofertą przedkładano promesy z banku lub firmy
ubezpieczeniowej. Na etapie składania ofert należy wnieść wadium w jednej lub w kilku formach
określonych w § 8 ust. 2 SIWZ.
PYTANIE 4:
Czy w przypadku wadium i zabezpieczenia należytego wykonania przedmiotu zamówienia można
przedłożyć gwarancję bankową i ubezpieczeniową? Na zabezpieczenie zaliczki zaś tylko
gwarancję bankową? Nie dopuszczają Państwo gwarancji ubezpieczeniowej?
ODPOWIEDŹ:
Wadium oraz zabezpieczenie należytego wykonania należytego wykonania umowy Wykonawca
wnosi według swego wyboru w jednej lub kilku formach określonych w SIWZ. Odnośnie wadium
kwestię tę reguluje § 8 ust. 2 SIWZ, zaś w stosunku do zabezpieczenia należytego wykonania
umowy - § 15 ust. 2 SIWZ.
Natomiast zaliczkę, o której mowa w § 15 umowy, należy zgodnie z § 15 ust. 1 pkt 2 umowy,
zabezpieczyć jedynie w formie gwarancji bankowej.
PYTANIE 5:
Co będziemy komunikować w całej kampanii? Jaki mamy główny przekaz skierowany do
odbiorcy?
ODPOWIEDŹ:
Główny przekaz skierowany do odbiorcy ma dotyczyć faktu, że dostępne są na rynku szkolenia,
dofinansowane z funduszy unijnych, co oznacza, że przedsiębiorca/menadżer może za bardzo
niewielką opłatą skierować swoich pracowników lub sam wziąć udział w praktycznych
szkoleniach zwiększających kwalifikacje zawodowe i przez to zwiększyć konkurencyjność firmy
na rynku.
Cele kampanii opisane są szczegółowo w pkt. 2.1 Zakresu Zadań Wykonawcy (załącznik nr 1 do
SIWZ) (Oczekiwane rezultaty kampanii) oraz w pkt. 2.5 i 2.6 Zakresu Zadań Wykonawcy (Copy
strategy, RTB). Przekaz powinien być tak stworzony, żeby realizował powyższe założenia.
PYTANIE 6:
Co Państwo rozumiecie pod postacią: „pozycjonowanie strony internetowej”? Co w ramach tego
zadania należy wykonać?
ODPOWIEDŹ:
Pozycjonowanie strony internetowej oznacza wszelkie dopuszczane prawem działania mające na
celu umieszczenie strony internetowej wśród 10 najwyższych wyników wyszukiwania dla słów
lub fraz kluczowych dla promocji; w wyszukiwarce o największym udziale w rynku polskim.
Szczegóły dotyczące pozycjonowania opisane są w pkt. 3.7 lit. f Zakresu Zadań Wykonawcy.
PYTANIE 7:
Czy osoba pełniąca w projekcie funkcję stratega musi mieć koniecznie jeden z tytułów podanych
w SIWZ?. W niektórych agencjach za przygotowanie strategii odpowiadają osoby na
stanowiskach seniorskich takich jak: Account Director lub Client Service Director – czy
dopuszczalne jest zgłoszenie takiej osoby z takim tytułem do projektu w funkcji osoby
odpowiedzialnej za strategię?
ODPOWIEDŹ:
Zgodnie z § 6 ust. 1 lit. b tiret czwarty SIWZ, o udzielenie zamówienia mogą się ubiegać
wykonawcy, którzy dysponują lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do
udostępnienia co najmniej 12 osób mających pełnić następujące funkcję w realizacji zamówienia,
m.in. strategiem - posiadający minimum 2 lata doświadczenia zawodowego w branży usług
reklamowych na stanowisku związanym z tworzeniem strategii reklamowej (np. Stratega,
Managera ds. Strategii lub Dyrektora ds. Strategii). Oznacza to, iż osoba, która ma pełnić funkcję
stratega w realizacji zamówienia musi mieć wyżej opisane doświadczenie, zaś stanowiska
Stratega, Managera ds. Strategii lub Dyrektora ds. Strategii zostały wskazane jedynie dla
przykładu.
PYTANIE 8:
Pytanie dotyczy pkt 4 lit. d Zakresu Zadań Wykonawcy: Zamawiający zleci niezależnemu
podmiotowi przeprowadzenie cyklicznych badań monitorujących skuteczność prowadzonych
działań promocyjnych. Na podstawie wyników badań skuteczności kampanii podejmowane będą
decyzje dotyczące ewentualnych modyfikacji zaplanowanych w ramach kampanii działań.
Jakiego typu są to badania? W jakich cyklach się odbywają i czy Wykonawca ponosi ich koszty?
ODPOWIEDŹ:
Badania, o których mowa w pkt. 4 lit. d Zakresu Zadań Wykonawcy nie są przedmiotem
zamówienia, dlatego też Wykonawca kampanii nie będzie ponosił ich kosztów.
PYTANIE 9:
W definicji grupy docelowej dla radia pojawia się zmienna prezesi firm, której nie ma w badaniu
Radio Track. Są zaś tylko zmienne: dyrektorzy, właściciele firm. Czy to błąd i można przyjąć
definicję "dyrektorzy i właściciele firm"?
ODPOWIEDŹ:
Tak, należy przyjąć zmienną „dyrektorzy i właściciele firm”.
PYTANIE 10:
Czy czas animatics może przekroczyć właściwy czas spotów? Jeżeli tak, to o ile?
ODPOWIEDŹ:
Animatics muszą trwać tyle, ile będzie trwała ostateczna wersja reklamy. W pkt 3.3. lit. b Zakresu
Zadań Wykonawcy podane są wymagane długości telewizyjnych spotów reklamowych: 30” i 15”.
PYTANIE 11:
Podają Państwo źródło do badań prasy PBC SMG/KRC. Czy możemy w celu jeszcze lepszego
dotarcia do grupy docelowej korzystać też z badania kadry menedżerskiej TGI PRO, czy też
jedynym źródłem weryfikacji czytelnictwa tytułów prasowych jest jednak tylko PBC, który jest
bardziej reprezentatywnym badaniem dla populacji Polski ?
ODPOWIEDŹ:
Badaniem, które ma posłużyć do wyboru nośników jest PBC SMG/KRC. Grupa docelowa jest
dość szeroka, więc badanie to, jako wykonane na większej próbie, jest badaniem dokładniejszym
pod względem błędu statystycznego.
PYTANIE 12:
Czy optymalizacja zasięgu 4+ w telewizji oznacza maksymalny zasięg 4+ możliwy do osiągnięcia
przy założonym miksie stacji i budżecie nie mniejszym niż 70% całkowitego budżetu
mediowego?
ODPOWIEDŹ:
Tak, należy przy założonym budżecie zmaksymalizować zasięg 4+.
PYTANIE 13:
Czy dozwolone jest stosowanie rozwiązań niestandardowych w mediach jeśli są one uzasadnione
strategią i mieszczą się w budżecie ?
ODPOWIEDŹ:
Tak, działania niestandardowe w mediach są dopuszczalne, należy jednak dla nich również
obliczyć parametry (jeśli to możliwe zasięg efektywny, jeśli nie będzie to możliwe – zasięg 1+)
oraz dokładne koszty. Inwestycje na te działania powinny mieścić się w budżecie przeznaczonym
na dane medium. Ponadto oferta powinna zawierać uzasadnienie celowości danego rozwiązania i
jego zgodności z założeniami strategicznymi, opisanymi w Zakresie Zadań Wykonawcy,
zwłaszcza w punktach 2.1, 2.5 i 2.6. Zakresu Zadań Wykonawcy).
PYTANIE 14:
Czy w radio można rozważyć inną długość niż 30" i 15" jeśli okaże się bardziej efektywna
kosztowo i komunikacyjnie?
ODPOWIEDŹ:
Nie, przyjęte długości spotów reklamowych zarówno dla radia jak i telewizji są jedyne i
obowiązujące. Nie należy w związku z tym proponować innych długości spotów.
PYTANIE 15:
Czy dozwolone są do rozważenia inne kanały komunikacji niż podane w briefie, np. marketing
mobilny ?
ODPOWIEDŹ:
Nie, należy wykorzystać tylko te kanały komunikacji, które są opisane w Zakresie Zadań
Wykonawcy.
PYTANIA 16:
W dokumencie Zakres Zadań Wykonawcy Pkt 3.6, podpunkt b zapisano podział budżetu
mediowego na okresy. Wg tego zapisu, do końca roku 2009 na media należy wydatkować aż 3540% całego budżetu mediowego. Czy ten zapis jest obligatoryjny, czy można zasugerować nieco
inny podział budżetu na media pomiędzy lata 2009-2011. Biorąc pod uwagę fakt, że etap 1
kampanii może potrwać nawet do 6 m-cy, etap 2 rozpocznie się zapewne dopiero w ostatnim
kwartale roku 2009. W praktyce sugerowany w SIWZ podział budżetu na media, może zatem
oznaczać konieczność wydatkowania ponad 1/3 budżetu mediowego, w ciągu jednego kwartału.
Bardzo proszę o wyjaśnienie zapisu treści SIWZ znajdującego się w Załączniku nr 1 ZZW pkt.
3.6.b „Podziały budżetu”.
ODPOWIEDŹ:
Zgodnie z pkt. 3.6. lit. b Zakresu Zadań Wykonawcy, który dokładnie określa podział budżetu na
media i okresy, na rok 2009 przeznaczone jest 35-40% budżetu mediowego. Przedział ten jest
sztywny i nie należy go zmieniać. Pierwsza faza kampanii winna być szczególnie intensywna, aby
w szybkim czasie zbudować parametry kampanii oraz zauważalność i zapamiętywalność
przekazu. Należy również pamiętać, że budżet mediowy zawiera również koszty produkcji, które
w pierwszej fazie kampanii są zwykle największe. Wszystkie podziały budżetu powinny być
zgodne z opisem w punkcie 3.6.lit. b Zakresu Zadań Wykonawcy.
PYTANIE 17:
Czy pozycjonowanie strony internetowej z bazą ofert szkoleniowych oraz zakup linków
sponsorowanych, które są częścią reklamy ATL stanowi
skład budżet mediowego wraz z
produkcją – „co najmniej 70% wartości całej usługi (w tym TV: co najmniej 70% wartości
budżetu mediowego”).
ODPOWIEDŹ:
Pozycjonowanie strony internetowej, zakup linków sponsorowanych oraz inne formy reklamy w
Internecie zaliczają się do budżetu mediowego.
PYTANIE 18:
W punkcie 3.10 Zakresu Zadań Wykonawcy, Zamawiający określił, jako działania public
relations, wszelkie działania, których celem jest nieodpłatna obecność w mediach w części
redakcyjnej. Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający dopuszcza w ramach w/w działań
organizację konkursów z mediami, w ramach których redakcje zobowiążą się do opublikowania
materiałów w części redakcyjnej, w zamian za nagrody dla czytelników, przyznawane w
konkursie towarzyszącym takiej publikacji.
ODPOWIEDŹ:
W ramach budżetu Public Relations można realizować konkursy z nagrodami, ale pod
warunkiem, że jedynym kosztem przeprowadzenia takiego konkursu będzie koszt brutto zakupu
nagród. Zgodnie z definicją działań PR, zawartą w punkcie 3.10 Zakresu Zadań Wykonawcy,
media nie mogą z tytułu takiego konkursu otrzymywać żadnej korzyści finansowej. W budżecie
PR powinny być wyraźnie opisane oraz wycenione nagrody. Koszty tych nagród powinny mieścić
się w założonym w punkcie 3.6. lit. b Zakresu Zadań Wykonawcy budżecie PR. Należy pamiętać,
że jeśli jakieś działanie nie będzie wycenione w ofercie Wykonawcy, nie będzie możliwości
znalezienia na nie dodatkowych środków. Dotyczy to nie tylko budżetu PR ale wszystkich działań
w ramach całej kampanii.
PYTANIE 19:
Zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie punktu 3.5.lit. b z załącznika nr 1 do SIWZ (Zakres Zadań
Wykonawcy). Chodzi o sformułowanie „estymacja w zależności od wysokości ewentualnych
podwyżek w stosunku do obecnych cen 0-10%, 10-20%, 20-30%. Czy oczekują Państwo od nas
przedstawienia 3 wersji planu TV i aktywności w latach 2009-2011, w zależności od
wspomnianych podwyżek cen? Czyli przy założonym pewnym budżecie do użycia w TV mamy
zweryfikować aktywności w TV (poziom GRP, zasięgi itd.) dla tych 3 progów podwyżek? Czy
podwyżki te mamy odnosić tylko do aktywności w roku 2009 czy też w latach późniejszych, a
jeśli w latach późniejszych to czy podwyżki na powiedzmy rok 2010 mają być również
rozpatrywane w tych 3 przedziałach? (to samo tyczy się roku 2011).
ODPOWIEDŹ:
Punkt 3.5. lit. b mówi wyłącznie o gwarancjach kosztów dotarcia (CPP w grupie docelowej) w
głównych stacjach TV na rok 2009. Ocena oferty będzie dotyczyła proponowanych kosztów
dotarcia we wszystkich trzech przedziałach. Waga ocen dla każdego przedziału będzie taka sama.
Do finalnej wersji oferty należy przyjąć CPP tylko dla przedziału środkowego inflacji (20-30%) w
stosunku do grudnia roku poprzedniego. A więc media plan ma być w 1 wersji. Dotyczy to
zarówno roku 2009, jak i 2010 i 2011.
Zakłada się, że w roku 2010 i 2011 wzrost kosztów dotarcia będzie zgodny z tabelą wzrostu
kosztów dotarcia dla roku 2009. Czyli dla poszczególnych przedziałów inflacji, przyjęty będzie
ten sam procent wzrostu kosztów dotarcia, co przyjęty dla roku 2009. Inflację liczymy w stosunku
do standardowych cen cennikowych z grudnia poprzedniego roku.
Cena usługi jest wartością stałą, z czego wynika fakt iż jeśli inflacja będzie wyższa od
zakładanego w ofercie przedziału 20-30%, Wykonawca zakupi proporcjonalnie mniejszą wartość
GRP, jeśli natomiast będzie niższa, Wykonawca zakupi proporcjonalnie większą wartość GRP.
Inflacja, o której mowa to inflacja mediowa, określająca różnicę pomiędzy cenami cennikowymi
w danej stacji z dnia emisji w stosunku do cen cennikowych tej stacji na koniec poprzedniego
roku.
PYTANIE 20:
Czy na stronie będą mogły być zamieszczane reklamy firm szkoleniowych i na jakich zasadach?
ODPOWIEDŹ:
Nie, na stronie internetowej nie będą mogły być zamieszczane reklamy firm szkoleniowych.
PYTANIE 21:
Czy musimy złożyć tylko jedną propozycję kreacji, czy możemy przedstawić dwa pomysły na
spot?
ODPOWIEDŹ:
Zamawiający w postępowaniu na realizację zamówienia „Przeprowadzenie ogólnopolskiej
kampanii informacyjno-promocyjnej” nie dopuścił możliwości składania ofert wariantowych. W
związku z powyższym Wykonawca może przedstawić w ofercie tylko jedną propozycję spotów.
PYTANIE 22:
Jaki jest przedział czasowy w jakim infolinia będzie pracowała (od kiedy do kiedy lub liczba
miesięcy).
ODPOWIEDŹ:
Infolinia ma pracować przez cały okres trwania kampanii.
PYTANIE 23:
Jaka jest przewidywana liczba połączeń (miesięcznie lub w całym okresie funkcjonowania)?
ODPOWIEDŹ:
W związku z tym, że na pracę infolinii będą wpływać działania kampanii, Wykonawca musi
samodzielnie i maksymalnie precyzyjnie wyestymować liczbę połączeń w danym okresie
kampanii. Liczba kontaktów przychodzących w poszczególnych okresach kampanii będą zależały
od natężenia i charakteru działań reklamowych, zaplanowanych na dany okres przez Wykonawcę.
PYTANIE 24:
Jakie prace programistyczne (przewidywana czasochłonność) będą niezbędne przy integracji
z systemami Klienta?
ODPOWIEDŹ:
Zamawiający nie posiada żadnego systemu, który wymagałby integracji z internetową bazą ofert
szkoleniowych lub infolinią.
PYTANIE 25:
Jaka jest przewidywana skala połączeń wychodzących (osoby proszące o kontakt przez
internetową bazę ofert szkoleniowych) - miesięcznie lub w całej kampanii?
ODPOWIEDŹ:
Estymacje dotyczące liczby połączeń wychodzących ma opracować Wykonawca. Ww. w
poszczególnych okresach kampanii będą zależały od natężenia i charakteru działań reklamowych,
zaplanowanych na dany okres przez Wykonawcę
PYTANIE 26:
Przewidywana liczba odpowiedzi na pocztę elektroniczną - miesięcznie lub w całej kampanii?
ODPOWIEDŹ:
Estymacje dotyczące liczby odpowiedzi na pocztę elektroniczną ma opracować Wykonawca. Ww.
w poszczególnych okresach kampanii będą zależały od natężenia i charakteru działań
reklamowych, zaplanowanych na dany okres przez Wykonawcę.
PYTANIE 27:
Czy kody źródłowe do obecnie istniejącej aplikacji zostaną przekazane Wykonawcy oraz czy
sama baza danych zostanie fizycznie przekazana ?
ODPOWIEDŹ:
Obecnie funkcjonująca baza wraz z kodami źródłowymi zostanie przekazana Wykonawcy.
PYTANIE 28:
Dotyczy: pkt 3.7 lit. h Zakresu Zadań Wykonawcy: Wykonawca w okresie 30 dni przed terminem
zakończenia realizacji niniejszej umowy, bezpłatnie zainstaluje bazę danych ofert szkoleniowych
oraz wykupioną domenę strony internetowej, na serwerze wskazanym przez Zamawiającego, z
zastrzeżeniem, że Zamawiający zapewni ciągłość funkcjonowania bazy do ostatniego dnia
realizacji zlecenia. Ponadto Wykonawca przekaże komplet kodów źródłowych bazy ofert
szkoleniowych, haseł umożliwiających prawidłowe korzystanie z bazy oraz jej modyfikację przez
Zamawiającego po zakończeniu realizacji niniejszej umowy, a także wszelkich innych praw
związanych z bazą ofert szkoleniowych (domena internetowa itp.).
Czy w kontekście powyższego punktu hosting ma znajdować się po stronie wykonawcy czy po
stronie Zamawiającego? W przypadku hostingu po stronie Zamawiającego wymagane jest
określenie wymagań technicznych parametrów serwera Zamawiającego.
ODPOWIEDŹ:
Zgodnie z pkt 3.7. lit. e Zakresu Zadań Wykonawcy, do zadań Wykonawcy będzie należeć m.in.
wykup domeny, hosting i utrzymywanie bazy od daty podpisania umowy do końca jej realizacji.
PYTANIE 29:
Czy są wytyczne/wymagania co do wyboru technologii użytej w projekcie?
ODPOWIEDŹ:
W Zakresie Zadań Wykonawcy został określony minimalny zakres modernizacji internetowej
bazy ofert szkoleniowych, pozostałe rozwiązania Wykonawca musi opracować sam, mając na
uwadze zarówno przeznaczenie bazy jak i jej rolę w kampanii.
PYTANIE 30:
Dotyczy: pkt 3.7 lit. c Zakresu Zadań Wykonawcy: Wykonawca, przed uruchomieniem
zmodernizowanej bazy ofert szkoleniowych, zaktualizuje również dane instytucji szkoleniowych
istniejących w bazie oraz, po uprzedniej weryfikacji poprawności danych dostarczonych przez
Zamawiającego, uzupełni wyszukiwarkę o nowe instytucje szkoleniowe.
Czy w ramach aktualizacji bazy Zamawiający dostarczy dane do aktualizacji? Czy tez
wykonawca musi sam zapewnić te dane?
ODPOWIEDŹ:
Zamawiający dostarczy dane instytucji szkoleniowych, którymi będzie dysponować, jednak nie
będą to wyłączne dane do aktualizacji. W pozostałym zakresie Wykonawca będzie musiał
samodzielnie zapewnić dane i zweryfikować ich poprawność.