wzór pisma informacyjnegoDOC, 231 kB - RPO

EFS-III.433……………….
Lublin, dnia ……….. 2016 r.
Pan/i
Wniosek o dofinansowanie projektu nr: …………………………
W związku z realizacją umowy nr ………………………… z dnia
……………………. r. Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie – Instytucja
Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Lubelskiego (IZ)
przesyła informacje, które będą przydatne Państwu podczas realizacji projektu
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego.
I.
Współpraca z IZ
1) Zgodnie z podpisaną Umową o dofinansowanie projektu w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 Beneficjent
zobowiązany jest do wykorzystywania aplikacji głównej centralnego systemu
teleinformatycznego SL2014, w procesie rozliczania projektu oraz komunikowania
się z IZ. W przypadku stwierdzenia awarii SL2014 powyższy proces odbywa się
drogą pisemną, za pośrednictwem poczty.
2) Instytucja Zarządzająca zaleca następującą formę współpracy:
a)
b)
temat wiadomości przesyłanej za pośrednictwem SL2014 powinien zawierać
krótką informację czego dotyczy korespondencja, np. zmiany we wniosku
o dofinansowanie, aktualizacja harmonogramu płatności, itd.,
zmiany w umowie o dofinansowanie projektu lub wystąpienie innych
okoliczności skutkujących koniecznością aneksowania umowy wymagają
zgłoszenia przez Beneficjenta za pośrednictwem SL2014,
c)
d)
e)
Beneficjent powinien wystąpić o zgodę na zmiany w projekcie (które wymagają
zgody IZ) przed planowanym terminem ich wprowadzenia lub jeśli nie jest to
możliwe z przyczyn obiektywnych, niezwłocznie z chwilą ich wprowadzenia,
w terminie umożliwiającym IZ analizę przesłanek i ustosunkowanie się do
zasadności zmian. Do czasu akceptacji zmian przez IZ Beneficjent ponosi
wydatki z nimi związane na własne ryzyko,
w sprawach dotyczących realizacji projektu Beneficjent kontaktuje się
z wyznaczonym przez IZ pracownikiem ds. obsługi projektów, Panem/ią…..
dostępnym/ą pod nr tel. …………….
na stronie internetowej: http://dw_efs.rpo.lubelskie.pl/dw_efs/strona-461skorzystaj_ze_wzorow_dokumentow.html znajdują się wzory dokumentów
zawierające minimalny zakres informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji
projektu, w tym wzór: Harmonogramu realizacji wsparcia, oświadczeń dot.
personelu projektu (m.in. oświadczenia o zatrudnieniu w instytucjach
uczestniczących w realizacji Programu Operacyjnego (PO), miesięczna karta
pracy, ewidencja godzin i zadań realizowanych we wszystkich PO), Zestawienia
dokumentów finansowych wykazanych do rozliczenia we wniosku o płatność do
analizy pogłębionej, Listy obecności uczestników projektu, formularza zmian
w projekcie.
3) Zgodnie z podpisaną Umową o dofinansowanie projektu, wszelkie działania
w ramach projektu powinny być realizowane zgodnie z Harmonogramem realizacji
projektu będącym elementem Wniosku o dofinansowanie projektu. W przypadku,
gdy Beneficjent ze swojej winy nie rozpoczął realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy
od ustalonej we wniosku początkowej daty okresu realizacji projektu, zaprzestał
realizacji projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z zawartą umową, bądź gdy
nie realizuje projektu zgodnie z harmonogramem załączonym do wniosku
o dofinansowanie projektu IZ może rozwiązać zawartą umowę o dofinansowanie.
4) Beneficjent zobowiązany jest do przedstawiania na wezwanie IZ wszelkich
informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu, w terminie określonym
w wezwaniu. Niewywiązanie się z tego obowiązku jest naruszeniem zapisów
Umowy o dofinansowanie i również może skutkować jej rozwiązaniem.
5) Beneficjent powinien niezwłocznie informować IZ o problemach w realizacji projektu,
w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji lub o zagrożeniu
nieosiągnięcia zaplanowanych wskaźników projektu. Jednocześnie zgłoszenie ww.
problemów nie jest uzasadnieniem do odstąpienia przez IZ na etapie końcowego
rozliczenia projektu od zastosowania reguły proporcjonalności.
6) Zgodnie z ww. Umową Beneficjent przedkłada do IZ celem akceptacji, program
i harmonogram realizacji wsparcia, na co najmniej 5 dni roboczych przed
planowanym terminem rozpoczęcia wsparcia (np.: szkolenia, zajęć dydaktycznych,
wychowawczych, specjalistycznych, konferencji, seminariów, warsztatów i in.).
Należy mieć na uwadze, że ww. termin 5 dni roboczych obowiązuje również
w przypadku zgłaszania zmian do złożonych wcześniej harmonogramów,
a zgłaszanie zmian w krótszym terminie jest naruszeniem zapisów Umowy
o dofinansowanie projektu. Zmiana osoby prowadzącej / trenera (np. z powodu
zdarzeń losowych) w terminie krótszym aniżeli wskazany powyżej nie stanowi
EFS-III.433…………….
Strona 2/7
naruszenia. Niemniej Beneficjent powinien zweryfikować wcześniej dopuszczalność
takiego zastępstwa w kontekście zapisów podpisanej z personelem / wykonawcą
umowy (zwłaszcza jeśli zamówienie było udzielane zgodnie z zasadą
konkurencyjności / pzp) i wniosku o dofinansowanie (wymogi w zakresie
doświadczenia, kwalifikacji itp.).
7) Opóźnienia w realizacji wsparcia, np. w postaci szkoleń, nie mogą skutkować
zwiększeniem częstotliwości zajęć, obniżającym ich efektywność, mającym służyć
jedynie osiągnięciu wskaźników produktu (np. liczby godzin zajęć).
8) Beneficjent powinien realizować projekt w każdym aspekcie (np. standardy
pomieszczeń przeznaczonych zarówno na zajęcia, jak i obsługę związaną
z projektem, wymogi odnośnie liczebności grup, wymogi sanitarne, BHP, ppoż,
liczby godzin zajęć itp.) zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi
w przedmiotowym zakresie.
9) Jeżeli w trakcie realizacji projektu zmianie ulegnie zadeklarowana przez
Beneficjenta w dniu podpisania Umowy liczba realizowanych przez niego projektów
finansowanych z funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności lub innych funduszy
Unii Europejskiej, Beneficjent powinien niezwłocznie pisemnie poinformować o tym
fakcie IZ.
II.
Projekty, w których stosowane są uproszczone formy rozliczania
wydatków1
1) W przypadku projektów, w których stosowane są uproszczone formy rozliczania
kosztów bezpośrednich w postaci stawek jednostkowych zalecane jest, aby
ponoszenie tych wydatków następowało z rachunku własnego Beneficjenta, a nie
bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku projektu2. W tym celu Beneficjent
powinien – zgodnie z zapotrzebowaniem – z rachunku projektu przelać kwotę
stanowiącą odpowiednią wielokrotność stawek jednostkowych na rachunek własny
(wraz ze stosownym opisem, np. „rozliczenie 15 stawek jednostkowych”) –
następnie, ponosić poszczególne wydatki objęte daną stawką jednostkową (np.
wypłata wynagrodzeń wykładowców, opłata za wynajem sali) z rachunku własnego,
na który przelana została przez niego odpowiednia część dofinansowania.
2) Podmioty zobowiązane do stosowania przepisów prawa powszechnie
obowiązującego w zakresie zamówień publicznych, nie są – poprzez stosowanie
uproszczonych metod rozliczania wydatków – zwolnione z ww. obowiązku.
3) W dokumentach potwierdzających wykonanie usług objętych stawkami
jednostkowymi i zadań objętych kwotami ryczałtowymi nie należy pozostawiać
pustych pól (należy wpisać „nie dotyczy” lub „-„), natomiast błędy powinny zostać
poprawione poprzez skreślenie niepoprawnej treści w taki sposób, aby pierwotny
zapis pozostał czytelny, wpisanie poprawnej treści, daty dokonania korekty oraz
podpisanie przez osobę upoważnioną.
III.
Udzielanie zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności / Ustawą PZP
1
Dotyczy projektów rozliczanych na podstawie stawek jednostkowych
O ile obowiązek wyodrębnienia dla projektu rachunku bankowego wynika z zapisów Umowy o dofinansowanie
projektu
2
EFS-III.433…………….
Strona 3/7
W celu uniknięcia błędów podczas udzielania zamówień w ramach projektu IZ
zaleca, aby Beneficjent zapoznał się z dokumentem Porady dla osób odpowiedzialnych
za udzielanie zamówień publicznych dotyczące unikania najczęstszych błędów
popełnianych w zamówieniach publicznych realizowanych w ramach projektów
finansowanych z europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych dostępnym pod
adresem
internetowym:
http://rpo.lubelskie.pl/dw_efs/dokument-122zamowienia_publiczne_porady_dla_osob.html
IV.
Rozliczanie projektu
1) Pierwszy wniosek o płatność jest wnioskiem zaliczkowym i składany jest zgodnie
z harmonogramem płatności stanowiącym załącznik do Umowy o dofinansowanie
projektu po podpisaniu umowy, niezwłocznie po dacie rozpoczęcia realizacji
projektu. Kolejne wnioski o płatność przedkładane są zgodnie z zatwierdzonym
Harmonogramem płatności, jednak nie rzadziej niż raz na trzy miesiące.
Harmonogram płatności nie stanowi integralnej części wniosku o płatność dlatego
zalecane jest, aby aktualizacja harmonogramu dokonywana była każdorazowo po
zatwierdzeniu wniosku o płatność. Wniosek o płatność składany jest nie później niż
w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego. Końcowy
wniosek Beneficjenta o płatność składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych
od dnia zakończenia okresu realizacji projektu.
2) Dofinansowanie na realizację projektu jest wypłacane w formie zaliczki
w wysokości określonej w harmonogramie płatności. W szczególnie uzasadnionych
przypadkach m.in. gdyby wypłata transzy miała następować po okresie 30 dni
kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu, transze dofinansowania zostaną
wypłacone w formie refundacji w wysokości stanowiącej różnicę między sumą
zatwierdzonych wydatków ze środków dofinansowania a sumą przekazanych
dotychczas transz dofinansowania.
3) W przypadku dokumentów finansowych będących podstawą do refundacji kosztów
poniesionych przez uczestnika udzielonego wsparcia (np. dotyczących kosztów
dojazdu), Beneficjent jest odpowiedzialny za weryfikację ich rzetelności oraz za
prawidłowość zastosowanej metodologii wyliczenia kosztów rozliczanych na ich
podstawie.
4) Z konta projektu nie można dokonywać płatności niezwiązanych z realizowanym
projektem, w przeciwnym razie środki wydatkowane w taki sposób mogą zostać
uznane za wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem i podlegać zwrotowi zgodnie
z art. 207 ust. 1 Ustawy o finansach publicznych.
5) Beneficjent powinien zadbać o prawidłowe rozliczanie kosztów pośrednich. Kwota
środków refundowanych z konta projektu dot. rozliczonych w danym okresie
kosztów pośrednich powinna zostać wyliczona w stosunku do poniesionych lub
planowanych3 do poniesienia w tym samym okresie kosztów bezpośrednich zgodnie
z limitem procentowym określonym w Umowie o dofinansowanie projektu.
Beneficjent odpowiedzialny jest za poniesienie w okresie rozliczeniowym kosztów bezpośrednich w wysokości, która
stanowiła podstawę do ustalenia należnych i pobranych z rachunku projektu kosztów pośrednich.
3
EFS-III.433…………….
Strona 4/7
V.
Opis dokumentów finansowych
1) Sugerowany opis dokumentów finansowych projektów realizowanych na podstawie
umów zawartych z IZ w ramach RPO WL został opisany w Wytycznych
programowych dotyczących systemu wdrażania Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie
Europejskiego Funduszu Społecznego. Wpisując informację o zgodności wydatku
z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Beneficjent
powinien wskazać numer artykułu, który ma zastosowanie w konkretnym przypadku.
2) W sytuacji dokonywania zwrotu środków przez Beneficjenta na rachunek IZ, w tytule
przelewu należy wskazać co najmniej: numer projektu, oznaczenie podmiotu
dokonującego zwrotu środków, rok, w jakim Beneficjent otrzymał od IZ środki,
których dotyczy zwrot oraz tytuł zwrotu.
3) Dodatkowo na wyciągach bankowych składanych wraz z wnioskiem o płatność, przy
każdej operacji powinny zostać wpisane numery pozycji z zestawienia dokumentów,
stanowiącego integralną część wniosku o płatność tak, aby możliwa była
identyfikacja poszczególnych wydatków w ramach projektu.
4) Jeśli Beneficjent dokonuje w ramach projektu płatności gotówkowych, dowodem
zapłaty jest np. faktura z adnotacją: „zapłacono gotówką” wraz z datą zapłaty
i podpisem osoby przyjmującej płatność. Samo wskazanie gotówki jako sposobu
zapłaty nie jest jednoznaczne z uregulowaniem należności z faktury i tym
samym z uznaniem wydatku za faktycznie poniesiony.
5) W przypadku transakcji o znacznych wartościach należy dokonywać przelewów
z konta projektowego. Nie jest zalecane regulowanie takich zobowiązań gotówką.
Jeżeli płatności gotówkowe będą stanowiły istotną część wydatków w ramach
projektu, kwestia ta może podlegać kontroli IZ.
6) Nie ma obowiązku gromadzenia i opisywania dokumentów księgowych
w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków rozliczanych na
podstawie uproszczonych metod (tj. kosztów pośrednich, kwot ryczałtowych lub
stawek jednostkowych).4
VI.
Uczestnicy projektu
1) Beneficjent zobowiązany jest dysponować dokumentami potwierdzającymi
dokonanie weryfikacji kwalifikowalności uczestników projektu oraz zawierającymi ich
dane osobowe zgodnie z Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu
rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020. W przeciwnym
razie wydatki związane z udzieleniem wsparcia danej osobie w ramach projektu
mogą zostać uznane za niekwalifikowalne. Informacje o wszystkich uczestnikach
projektu będą przedkładane w formie elektronicznej za pośrednictwem SL2014 wraz
z wnioskiem o płatność.
2) Na etapie rekrutacji do projektu uczestnicy projektu, powinni zostać poinformowani
o konieczności przekazania informacji dotyczących ich sytuacji po zakończeniu
udziału w projekcie (do 4 tygodni od zakończenia udziału) zgodnie z zakresem
4
Dotyczy projektów rozliczanych na podstawie uproszczonych metod
EFS-III.433…………….
Strona 5/7
danych określonych w Wytycznych w zakresie monitorowania (tzw. wspólne
wskaźniki rezultatu bezpośredniego).
3) W związku z realizacją projektów w ramach RPO WL Beneficjenci powinni posiadać
dokument, który regulowałby kwestię dotyczącą poziomu frekwencji (uczestnictwa)
na zajęciach (np. Regulamin uczestnictwa w projekcie XY) z zastrzeżeniem, że nie
może on naruszać zapisów Wniosku o dofinansowanie projektu. Regulacja
powyższa dotyczy wsparcia udzielonego przez Beneficjenta m.in. w formie szkoleń,
seminariów, doradztwa, konsultacji, staży.
4) Rekomendowany dopuszczalny próg nieobecności na zajęciach wynosi 20%
jednostek zajęciowych (godzin lekcyjnych lub innych, w zależności od określonego
przez Beneficjenta wskaźnika/czynnika) w stosunku do całości przedsięwzięcia 5.
Beneficjent zobowiązany jest również do poinformowania osób biorących udział
w projekcie o rygorach uczestnictwa. Informacja taka powinna być zawarta
w stosownych dokumentach (np. regulaminie uczestnictwa, deklaracji uczestnictwa).
5) Beneficjent powinien przygotować jedną listę obecności dla jednej grupy zajęciowej
zgodnie z minimalnym zakresem danych wskazanym we wzorze udostępnionym
przez IZ. Podpisy uczestników na liście obecności potwierdzające ich obecność na
zajęciach powinny być czytelne. Ponadto w dokumencie tym nie należy pozostawiać
pustych pól.
VII.
Usprawnienia dla osób z niepełnosprawnością
W projektach ogólnodostępnych, gdy na etapie planowania nie ma możliwości
przygotowania założeń wsparcia dedykowanego do potrzeb wszystkich uczestników,
dostępny jest mechanizm racjonalnych usprawnień na etapie realizacji projektu.
Pozwala on na sfinansowanie specyficznych usług czy dostosowań infrastruktury,
nieprzewidzianych na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie projektu.
Środki przeznaczone na ten cel mogą zostać uruchomione wraz z pojawieniem się
w projekcie (w charakterze uczestnika lub personelu) osoby z niepełnosprawnością.
Łączny koszt racjonalnych usprawnień na jednego uczestnika projektu, będącego
osobą z niepełnosprawnościami, nie może przekroczyć 12 000 PLN. Uruchomienie
środków związanych z mechanizmem racjonalnych usprawnień odbywać się może na
zasadach określonych w Wytycznych programowych dotyczących systemu wdrażania
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020
w zakresie Europejskiego Funduszu Społecznego.
Realizując projekt Beneficjent zobowiązany jest również do stosowania Wytycznych
w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla
osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn
w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020.
VIII.
Pomoc publiczna
O ile zapisy regulaminu konkursu lub Umowy o dofinansowanie projektu nie przewidują innych uregulowań w tej
kwestii
5
EFS-III.433…………….
Strona 6/7
Wystąpienie pomocy publicznej/ pomocy de minimis w projektach skierowanych
do osób dorosłych, które z własnej inicjatywy są zainteresowane nabyciem,
uzupełnieniem lub podwyższeniem umiejętności oraz kompetencji, w przypadku gdy
uczestnikami szkolenia są osoby wykonujące pracę u jednego przedsiębiorcy powinno
być weryfikowane w oparciu o odpowiedź na poniższe pytania:
a) czy szkolenie odbywa się poza miejscem zatrudnienia uczestników projektu
(poza zakładem pracy uczestnika projektu);
b) czy nabór na szkolenie jest otwarty dla wszystkich zainteresowanych –
niezależnie od miejsca zatrudnienia;
c) czy pracownicy zatrudnieni w jednym miejscu pracy (u jednego przedsiębiorcy)
stanowią mniej niż 20% uczestników szkolenia realizowanego w ramach
danego projektu.
W przypadku udzielenia negatywnej odpowiedzi na wszystkie ww. pytania, podmiot
udzielający pomocy ma obowiązek poinformowania przedsiębiorcy o ewentualnych
konsekwencjach wynikających z naruszenia przepisów w sprawie udzielania pomocy
publicznej/pomocy de minimis oraz naliczyć kwotę pomocy zgodną z obowiązującymi
przepisami.
IX.
Promocja projektu
Beneficjent jest zobowiązany do wypełniania obowiązków informacyjnych
i promocyjnych zgodnie z zapisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady
(UE) nr 1303/2013, Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) nr 821/2014,
Rozporządzenia Delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014, Rozporządzenia
Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 oraz zgodnie z instrukcjami
i wskazówkami zawartymi w Wytycznych programowych.
X.
Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy
Zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu zwrot zabezpieczenia
należytego wykonania Umowy następuje dopiero po całkowitym rozliczeniu projektu
oraz upływie okresu wskazanego w Umowie lub innych przepisach przewidzianych na
kontrolę realizacji przedmiotu Umowy. Zwrot zabezpieczenia może nastąpić także
w wyniku rezygnacji przez Beneficjenta z realizacji Umowy oraz po całkowitym
rozliczeniu się przez niego z przekazanych środków finansowych.
Z poważaniem
EFS-III.433…………….
Strona 7/7