ul. Grunwaldzka 15, 35-959 Rzeszów
advertisement
Rzeszów, 2016-12-21 WOJEWODA PODKARPACKI ul. Grunwaldzka 15, 35-959 Rzes zów skr. poczt. 297 OA-I.431.2.2016 Pan Renald Partyka Podkarpacki Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych Na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej1 w związku z przeprowadzoną w dniach 16, 21, 29 listopada oraz 1, 2, 5 grudnia 2016 r. kontrolą sprawdzającą2 (realizowaną w trybie zwykłym) oceniającą wykonanie wniosków pokontrolnych w Wojewódzkim dotyczących Inspektoracie Jakości wdrożenia Handlowej systemu Artykułów kontroli zarządczej Rolno-Spożywczych w Rzeszowie3, przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Kontrolę Organizacyjnym przeprowadził Mateusz Wojtyna, starszy specjalista w Oddziale Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego Podkarpackiego Urzędu Wojewódzkiego w Rzeszowie, na podstawie imiennego upoważnienia do kontroli4 udzielonego przez p. Romana Michalczaka, Dyrektora Wydziału Organizacyjno- Administracyjnego, działającego z upoważnienia Wojewody Podkarpackiego. Przedmiotem ww. kontroli objęto wykonanie wniosków pokontrolnych po kontroli problemowej realizowanej w trybie uproszczonym, przeprowadzonej w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Rzeszowie w dniach od 22 października do 26 listopada 2015 r. Ustalenia kontrolne dokonane zostały w oparciu o stan faktyczny istniejący od 27 listopada 2015 r. do dnia realizacji czynności kontrolnych włącznie. 1 Dz.U. z 2011 r., poz. 1092 Przeprowadzoną w oparciu o zatwierdzony przez Wojewodę Podkarpackiego 12 stycznia 2016 r. Plan zewnętrznej działalności kontrolnej Podkarpackiego Urzędu Wojewódzkiego w Rzeszowie na 2016 rok 3 Ul. Lubelska 46, 35-233 Rzeszów 4 Pismo z 7 listopada 2016 r., znak: OA-I.431.2.2016 2 W skierowanym do Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych wystąpieniu pokontrolnym po kontroli problemowej, w celu wyeliminowania stwierdzonych uchybień i usprawnienia funkcjonowania kontrolowanej jednostki, Wojewoda Podkarpacki (pismem z 27 listopada 2015 r., znak: OA-I.431.2.2015) przekazał kierownikowi jednostki kontrolowanej następujące wnioski pokontrolne: 1) w Regulaminie organizacyjnym Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Rzeszowie: a) wskazać odpowiedzialnego za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, b) przypisać wybranej komórce bądź komórkom organizacyjnym Wojewódzkiego Inspektoratu zadania związane z funkcjonowaniem (koordynacją) kontroli zarządczej; 2) dokonać zmiany zarządzenia Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych nr 21/2014 z dnia 1 grudnia 2014 r. w sprawie kontroli zarządczej w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Rzeszowie poprzez: a) uwzględnienie w treści zarządzenia odniesień do jego załączników, b) dokonanie aktualizacji i uzupełnienia wykazu wewnętrznych zarządzeń i procedur określonych w załączniku nr 1, tj. Standardach kontroli zarządczej, c) zmianę wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (stanowiącego załącznik do ww. Standardów kontroli zarządczej), z uwzględnieniem możliwości wyboru oceny stanu funkcjonowania systemu kontroli zarządczej, d) doprecyzowanie w załączniku nr 2, tj. Zasadach i trybie zarządzania ryzykiem (lub stanowiącym jego załącznik Arkuszu identyfikacji i oceny ryzyka) poziomu budżetu zadaniowego, z którego cele podlegać będą ocenie w zakresie możliwości wystąpienia ryzyka ich realizacji; 3) stosować przyjęte w załączniku nr 2 do zarządzenia nr 21/2014 regulacje dotyczące zarządzania ryzykiem, w szczególności: a) stosować właściwe nazewnictwo w odniesieniu do opracowywanych arkuszy identyfikacji i oceny ryzyka, b) dla ryzyka o akceptowanym poziomie istotności opracowywać Zbiorcze zestawienie, obejmujące ryzyko nieznaczne, OA-I.431.2.2016 Str. 2 z 7 c) w sposób prawidłowy wypełniać arkusze identyfikacji i oceny ryzyka (np. w zakresie formułowania zidentyfikowanego ryzyka oraz wskazywania właściciela ryzyka), 4) wdrożyć (np. w postaci wewnętrznej procedury) zasady dotyczące składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki; 5) udostępnić na stronie podmiotowej BIP jednostki oświadczenie Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych o stanie kontroli zarządczej za 2014 r. oraz oświadczenia składane w latach kolejnych (niezwłocznie po ich złożeniu); 6) opracować wewnętrzną procedurę samooceny systemu kontroli zarządczej na podstawie wytycznych określonych w komunikacie Ministra Finansów, w szczególności zgodną z następującymi zasadami: a) zapewniania udziału wszystkich pracowników w samoocenie, b) przeprowadzania samooceny przy wykorzystaniu ankiet i/lub kwestionariuszy, c) objęcia samooceną wszystkich elementów kontroli zarządczej w całej jednostce (przy wykorzystaniu wszystkich standardów kontroli zarządczej) i określającą poszczególne etapy przeprowadzania samooceny (wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych i terminów ich realizacji); 7) dokonać formalnego uregulowania kwestii dotyczących realizacji zadań związanych z kontrolą zarządczą przez pracowników Wojewódzkiego Inspektoratu (np. w zakresach zadań, obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności lub stosownych upoważnieniach). Pismem z 31 maja 2016 r., znak: AD.1610.3.2015 Podkarpacki Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych poinformował Wojewodę Podkarpackiego o sposobie i zakresie realizacji ww. zaleceń pokontrolnych. W oparciu o ustalenia poczynione podczas kontroli sprawdzającej - stosownie do przyjętej skali ocen - działalność Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów RolnoSpożywczych w Rzeszowie w zakresie objętym kontrolą ocenia się pozytywnie. Pracownicy Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Rzeszowie w pełni zrealizowali skierowane wnioski pokontrolne. OA-I.431.2.2016 Str. 3 z 7 Przy ocenie stopnia realizacji ww. wniosków pokontrolnych nie stwierdzono innych uchybień (nieprawidłowości) w swych skutkach mających charakter kluczowy (strategiczny) dla funkcjonowania kontrolowanej jednostki. Wyżej wymienione ustalenia nie wykazały również okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa, wykroczenia lub wykroczenia skarbowego, naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub innych czynów, za które ustawowo przewidziana jest odpowiedzialność prawna. W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych ustalono, co następuje: Dokonano zmiany Regulaminu organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Rzeszowie poprzez wskazanie w § 10 w ust. 1 w pkt 15 Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów RolnoSpożywczych, jako osoby odpowiedzialnej za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Zgodnie z § 15 ust. 4 kierownikom komórek organizacyjnych i pracownikom na samodzielnych stanowiskach przypisano zadania związane z funkcjonowaniem kontroli zarządczej (uczestnictwo w procesie zarządzania ryzykiem, dokonywanie samooceny). Ponadto w § 19 w pkt 38 Wydziałowi Administracji przypisano koordynację działań związanych z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej. Pracownikom realizującym zadania związane z kontrolą zarządczą dokonano uzupełniających wpisów w zakresach czynności. Zapisy te nie naruszają uprawnień i odpowiedzialności kierownika jednostki wynikających z art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych5. Organizację systemu Podkarpackiego kontroli Wojewódzkiego zarządczej Inspektora określono Jakości w zarządzeniu Handlowej nr 4/2016 Artykułów Rolno- Spożywczych z dnia 24 maja 2016 r. w sprawie wprowadzenia systemu kontroli zarządczej (dalej: zarządzenie nr 4/2016). Zastąpiło ono wcześniej obowiązujące zarządzenie nr 21/2014 Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno- Spożywczych z dnia 1 grudnia 2014 r. w sprawie kontroli zarządczej w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Rzeszowie. Analiza zarządzenia nr 4/2016 wykazała, że w sposób prawidłowy powołano podstawę prawną – wskazano przepisy ustawy o finansach publicznych oraz komunikat Ministra Finansów w sprawie ustanowienia standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów 5 Dz.U. z 2016 r., poz.1870 OA-I.431.2.2016 Str. 4 z 7 publicznych6. Poprawnie przedstawiono definicję kontroli zarządczej oraz podstawowe cele jej funkcjonowania. W załączniku nr 1 - Powiązanie Standardów Kontroli Zarządczej Zarządzania z Systemem Jakością oraz Systemem Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym odwołano się do wszystkich standardów kontroli zarządczej określonych w komunikacie Ministra Finansów oraz wskazano, że kontrola zarządcza jest zintegrowana z procesami zarządzania jednostką. Ponadto w treści zarządzenia w sposób prawidłowy dokonano zapisów dotyczących odniesień do załączników stanowiących integralną część zarządzenia oraz wykazu wewnętrznych zarządzeń i procedur. Zasady i tryb zarządzania ryzykiem w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Rzeszowie określa Procedura PG-S-16 zarządzanie ryzykiem z dnia 21 grudnia 2015 r. (dalej: procedura), która zastąpiła wcześniej obowiązujący załącznik nr 2 do zarządzania nr 21/2014 z dnia 1 grudnia 2014 r. w sprawie kontroli zarządczej w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno- Spożywczych w Rzeszowie. Procedura obejmowała wszystkie procesy Systemu Zarządzania Jakością oraz obszary działania komórek organizacyjnych Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Rzeszowie, które mają wpływ na funkcjonowanie kontroli zarządczej opartej na standardach kontroli zarządczej oraz Systemie Zarządzania Jakością z uwzględnieniem Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym. W Procedurze w sposób prawidłowy określono definicję ryzyka, osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych etapów i terminy ich wykonania, etapy zarządzania ryzykiem, podstawę identyfikacji ryzyka, analizę (ocenę) ryzyka, kategorie ryzyka, typ reakcji (odpowiedzi) na ryzyko, a także działania (monitorowanie, raportowanie) związane z zarządzeniem ryzykiem. Identyfikacja, analiza i ocena ryzyka (w tym określenie działań planowanych do podjęcia w celu ograniczenia możliwości wystąpienia ryzyka bądź jego skutków) prowadzona była z uwzględnieniem budżetu zadaniowego tj. realizacji celów i mierników zadania, podzadania i działania wyznaczonego na dany rok. Powiązanie budżetu zadaniowego z poszczególnymi procesami jednostki ujęto w Załączniku Z-5a/KJ - Powiązanie budżetu zadaniowego z procesami dla WIJHARS do Księgi Systemu Zarządzania Jakością – KJ. Analiza dokumentów wynikowych z zakresu zarządzania ryzykiem wykazała, że w procesie tym wykorzystano wzór stanowiący załącznik do zarządzenia nr 4/2016 (Rejestr 6 Komunikat Ministra Finansów nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84). OA-I.431.2.2016 Str. 5 z 7 ryzyka - F-1/PG-S-16). W opracowanym za 2015 r. rejestrze nie zdefiniowano ryzyka, dla którego podjęte działania były niewystarczająco skuteczne. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka określono jako niskie. W § 6 i 7 zarządzenia nr 4/2016 określono zasady przeprowadzania samooceny systemu kontroli zarządczej oraz udzielania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. Zgodnie z przyjętymi zasadami, samooceny dokonują kierownicy komórek organizacyjnych, a także wszyscy pracownicy Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów RolnoSpożywczych w Rzeszowie. Zarówno dla pracowników jak i kierowników opracowano ankiety samooceny kontroli zarządczej (stanowiące załączniki nr 1 i 2 do zarządzenia) zawierające pytania odnoszące się do wszystkich przyjętych w jednostce standardów kontroli zarządczej. Samocena kontroli zarządczej przeprowadzana jest w miesiącu grudniu we wszystkich wydziałach jednostki, następnie ankiety analizowane i omawiane są przez kierowników wydziałów na przeglądzie zarządzania. Ankiety kierowników analizuje i omawia Podkarpacki Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów RolnoSpożywczych. Dokument zbiorczy z analizy ankiet samooceny kontroli zarządczej stanowi protokół wraz z analizą rejestru ryzyka i częścią opisową ankiet samooceny. Badanie ankietowe samooceny kontroli zarządczej za 2015 r. oraz analiza ryzyka na 2016 r. zostały przeprowadzone przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Od lipca 2016 r. nadzór nad realizacją procesu - Zarządzanie ryzykiem sprawuje Lider Procesu Zarządzania Ryzykiem (Kierownik Wydziału Administracyjnego). Analiza dokumentów wynikowych dot. samooceny systemu kontroli zarządczej w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Rzeszowie wykazała, że samoocena została przeprowadzona w 2015 r. przy wykorzystaniu opracowanych w tym celu wzorów ankiet. Ankiety wypełniło 18 pracowników (w tym 3 kierowników wydziałów). Zarządzeniem nr 4/2016 określono zasady dotyczące składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej przez Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych. Wskazano źródła uzyskiwania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej - wyniki monitoringu realizacji procesów, wyniki audytów wewnętrznych i zewnętrznych, wyniki kontroli, wyniki przeglądu zarządzania a także wyniki ankiet samooceny. Na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Wojewódzkiego Inspektoratu zamieszczono Oświadczenia Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej OA-I.431.2.2016 Str. 6 z 7 Artykułów Rolno-Spożywczych o stanie kontroli zarządczej za lata 2014 i 2015. Oświadczenie za 2015 r. wskazuje, że w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Rzeszowie w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza7. Analiza tego oświadczenia wykazała, że zostało ono złożone przy wykorzystaniu wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej8. Ww. ustalenia, w tym ocena kontrolowanej działalności Podkarpackiego Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Rzeszowie, zostały udokumentowane w aktach kontroli, na które składają się kopie dokumentów i notatka służbowa. Przy czym do ww. ustaleń kontrolnych (przekazanych do wiadomości pismem z 9 grudnia 2016 r.) przysługiwało Panu, na podstawie ustawy o kontroli w administracji rządowej, prawo zgłoszenia umotywowanych pisemnych zastrzeżeń (w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania projektu wystąpienia pokontrolnego). W ramach ww. uprawnienia nie skorzystał Pan również z prawa skierowania wniosku o przedłużenie terminu do złożenia zastrzeżeń. W związku z powyższym stosownie do art. 46 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej sporządzono niniejsze wystąpienie pokontrolne obejmujące m.in. treść projektu wystąpienia pokontrolnego. Z uwagi na fakt niestwierdzenia uchybień i nieprawidłowości w funkcjonowaniu kontrolowanej jednostki, odstępuję od formułowania wniosków i zaleceń pokontrolnych. WOJEWODY PODKARPACKI (-) Ewa Leniart (Podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym) Notatka służbowa z 17 listopada 2016 r. na okoliczność analizy strony BIP Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Rzeszowie pod kątem opublikowania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. 8 Dz.U. z 2010 r., poz.1581 7 OA-I.431.2.2016 Str. 7 z 7
