life plus 110220 ckps2

Jak dobrze przygotować
projekt LIFE+
Andrzej Muter
Wydział ds. Projektów UE
Dobrze określić cel projektu
Zidentyfikować problem środowiskowy.
Ustalić cel projektu. Oczekiwane rezultaty
projektu mają wpływać na zidentyfikowany problem
środowiskowy.
Jasno sprecyzować stan początkowy projektu i jakie
są oczekiwane rezultaty.
Jasno i logicznie powiązać cel projektu
z proponowanymi działaniami i oczekiwanymi
wynikami.
Zidentyfikować potencjalne ryzyko związane
z realizacją projektu oraz opracować rozwiązania
alternatywne.
Dobrze podzielić role
Zidentyfikować uczestników: główny beneficjent,
‘partnerzy’, podwykonawcy i podmioty
współfinansujące projekt.
Ref. Postanowienia Wspólne.
UWAGA: Główny beneficjent ponosi przed
Komisja wyłączną odpowiedzialność prawną i
finansową za realizację projektu.
Każdy uczestnik powinien mieć zdefiniowaną rolę i
odpowiedzialność w projekcie oraz w
poszczególnych działaniach. (Umowy).
Wszyscy uczestnicy (oprócz podwykonawców)
muszą współfinansować projekt.
Ustalić procedury zarządzania i sprawozdawania.
Określić w jaki sposób osiągnięty
zostanie cel projektu
Projekt składa się z działań. Każde działanie ma cel, czas
trwania, i odpowiedzialną za nią organizację (beneficjent
lub ‘partner’).
Działania są wykonane w logicznej kolejności.
Związek między działaniami jest jasny.
Związek między celem działania i celem projektu jest
jasny.
Ryzyko związane z wykonaniem projektu / działań zostało
zidentyfikowane. Rozwiązania alternatywne zostały
przygotowane.
Projekt zawsze zawiera monitoring wpływu działań na
środowisko, rozpowszechnianie wyników (obowiązkowa
stona internetowa, tablice informacyjne LIFE+ itd.),
zarządzanie projektem i networking.
Dobrze ocenić czas potrzebny na
wykonanie projektu
Czas na wykonanie każdego działania jest
przemyślany i jest przedstawiony w
harmonogramie.
Całkowity czas na wykonanie projektu został
obliczony. Jest on realistyczny w odniesieniu
do celu projektu (3-5 lat).
Należy przewidzieć bufor czasowy na
zakończenie projektu, na nieprzewidziane
zdarzenia, które mogą się wydarzyć.
Dobrze określić budżet projektu
Budżet jest przygotowany w szczegółach.
Koszt każdego działania jest określony.
Związek między proponowanymi działaniami
technicznymi i proponowanym budżetem jest jasny.
Koszty są podzielone według kategorii budżetowych
przedstawionych w Postanowieniach Wspólnych.
Dostępne są fundusze na pokrycie całkowitych kosztów
projektu (LIFE+, beneficjent, ‘partner’, podmioty
współfinansujące projekt).
Budżet jest opracowany: zawiera koszty całkowite (‘total’) i
koszty kwalifikowane (‘eligible’), na podstawie których
obliczana jest kwota współfinansowania LIFE+ (…% kosztów
kwalifikowanych).
Ewentualne dochody podczas realizacji projektu są
oszacowane. Będą musiały zostać zadeklarowane w
odpowiednich sprawozdaniach finansowych.
Koszty kwalifikowane
• Przewidziane we wstępnym budżecie projektu.
• Bezpośrednio związane z projektem objętym umową
o przyznanie dotacji i niezbędne dla jego realizacji.
• Uzasadnione i zgodne z zasadami należytego
zarządzania finansowego.
• Zgodne z legislacją.
• Rzeczywiście poniesione w okresie trwania
projektu, oraz zarejestrowane w księgach
rachunkowych głównego beneficjenta i każdego
‘partnera’ lub w dokumentach podatkowych, a także
możliwe do zidentyfikowania i skontrolowania.
Ref. Postanowienia Wspólne.
Koszty zatrudnienia personelu (1)
• Odnoszą się do kosztów personelu. Nie są to koszty
konsultantów etc.
• Umowy o świadczenie usług zawarte z osobami
fizycznymi mogą być włączone do tej kategorii wyłącznie pod
warunkiem, że dana osoba fizyczna pracuje na terenie siedziby
beneficjenta/’partnera’ oraz pod jego kierownictwem i pod
warunkiem, że praktyka taka jest zgodna z właściwymi
przepisami prawa krajowego.
• Koszty wynagrodzeń urzędników publicznych:
-Mogą być finansowane tylko w takim zakresie, w jakim mają
one związek z kosztami działań podejmowanych w celu
realizacji projektu, których odpowiedni organ władzy
publicznej nie wykonywałby, gdyby dany projekt nie był
realizowany.
-Suma kontrybucji finansowej instytucji publicznych do
projektu
musi
przewyższać
sumę
wynagrodzenia
urzędników publicznych deklarowanych jako koszty
projektu o przynajmniej 2%.
Koszty zatrudnienia personelu (2)
• Rzeczywiste wynagrodzenie lub płaca brutto łącznie z
obowiązkowymi obciążeniami socjalnymi, i innymi
zagwarantowanymi składnikami wynagrodzeń.
• Rzeczywisty czas poświęcony projektowi:
 rejestruje się na podstawie list obecności (‘time
sheets’),
 prowadzonych regularnie (miesięcznie, tygodniowo),
 podpisanych przez pracownika,
 poświadczonych przez kierownika projektu.
• Monitorowanie kosztów personelu: Przykład miesięcznej
listy obecności (‘monthly time sheet’):
http://ec.europa.eu/environment/life/toolbox/timesheet.
htm.
Koszty podróży i pobytu
• Liczy się zgodnie z wewnętrznymi zasadami
beneficjenta koordynującego lub ‘partnera’.
• Generalnie powinny się odnosić do osób
sklasyfikowanych
w
kategorii
‘Koszty
personelu’
(koszty
podróży
konsultantów
zewnętrznych powinny stanowić integralną część
ich kontraktu/zlecenia).
• Muszą być bezpośrednio związane z projektem.
Koszty pomocy zewnętrznej
• Dotyczą zakupu usług, a nie środków trwałych.
• UWAGA: koszty te muszą być bezpośrednio i
wyłącznie przypisane wdrożeniu projektu LIFE+.
• Koszty
kontroli
przeprowadzanej
przez
niezależnego audytora należy sklasyfikować w
tej kategorii budżetowej.
• Ta kategoria nie pokrywa: koszty związane z
zakupem lub leasingiem sprzętu trwałego,
infrastruktury
lub
artykułów
zużywalnych,
dostarczonych
w
ramach
kontraktu
z
podwykonawcą (należy zgłaszać je oddzielnie w
odpowiednich pozycjach budżetu).
Koszt amortyzacji dóbr trwałych (1)
• Środki trwałe: Odnosi się
infrastruktury, w okresie
(zakup/produkcja lub leasing).
do sprzętu lub
trwania projektu
(wpisane
do
ewidencji
środków
trwałych,
traktowane jako wydatki kapitałowe, nabywane lub
brane
w
leasing
po
normalnych
kosztach
rynkowych)
• Zakupione podczas trwania projektu ALE nie w
ostatnich dniach trwania projektu.
• Sposób
użytkowania
dóbr
zakończeniu projektu może
przez Komisję Europejską.
trwałych
po
być sprawdzany
Koszt amortyzacji dóbr trwałych (2)
• Środki trwałe: beneficjent/’partner’stosuje swoje
wewnętrzne standardy księgowe do obliczenia
zamortyzowanej kwoty kwalifikowanej, uwzględniając datę
zakupu, czas trwania projektu oraz współczynnik rzeczywistego
wykorzystania dla celów projektu. Prawidłowość zastosowania
powyższego sposobu kalkulacji potwierdzi niezależny
audytor.
• Ograniczone do:
 koszty infrastruktury 25%,
 koszty sprzętu 50%
• WYJĄTEK: Projekty LIFE+ Przyroda i Różnorodność
biologiczna.
• Koszty zakupu dóbr trwałych:
(1) poniesione przez organy publiczne lub organizacje
pozarządowe/organizacje o charakterze „non profit”
(2) związane nieodłącznie z realizacją projektu,
(3) stosowane w znacznym zakresie w trakcie trwania projektu,
uznaje się za kwalifikowane w całości.
Materiały zużywalne
Dotyczą zakupu, wytworzenia,
wykorzystania
jakichkolwiek
towarów lub sprzętu, które:
naprawy lub
materiałów,
- nie są wpisane do ewidencji dóbr trwałych,
- nie są traktowane jako wydatki kapitałowe,
- są w ścisły sposób związane z realizacją projektu
Lecz - Ogólne artykuły / zasoby ulegające
zużyciu obciążają kategorię „koszty ogólne”.
Inne koszty
Oznaczają wszelkie konieczne koszty projektu,
nie wchodzące w zakres określonej kategorii.
 Przykłady:
koszty gwarancji bankowej, opłaty bankowe
za przelewy finansowe związane z wdrażaniem
projektu,
opłaty
wpisowe
na
seminaria/
konferencje.
Koszty ogólne
• Koszty
ogólne:
nie
zawierają
kosztów
przypisanych
do
innej
pozycji
budżetu;
przeznaczone na pokrycie ogólnych kosztów
pośrednich
niezbędnych
do
zatrudnienia
/
zarządzania / zakwaterowania i bezpośredniego lub
pośredniego wsparcia personelu pracującego przy
projekcie. Nie muszą być one potwierdzone
dokumentami księgowymi.
• Kwalifikują się do finansowania po zryczałtowanej
stawce do 7% całkowitej wysokości rzeczywiście
poniesionych
kwalifikowanych
kosztów
bezpośrednich, z wyłączeniem kosztów nabycia
gruntu.
Koszty niekwalifikowane
Kilka przykładów:
• jakikolwiek koszt poniesiony na działanie, które
korzysta z pomocy innych instrumentów
finansowych Wspólnoty
• straty wynikające z różnic kursowych
• nakłady zbędne lub zmarnowane
• opłaty licencyjne lub patentowe lub inne opłaty
odnoszące się do ochrony praw własności
intelektualnej.
Więcej informacji w Postanowieniach
Wspólnych…
Niezależny audyt finansowy
Audytor wybrany przez beneficjenta powinien
sprawdzić zestawienie wydatków i dochodów,
dostarczone
Komisji,
gdy
maksymalna
kontrybucja finansowa komisji przekracza
EUR 300.000.
Jak się odbywa wybór
projektów LIFE+?
Ocena wniosków LIFE+
Oparta na jakości technicznej i finansowej,
dodatkowa wartość na poziomie UE i zgodność z
przepisami.
Brane są pod uwagę :
 Priorytety narodowe (od 2008)
 Uwagi krajów członkowskich.
Zgodnie z limitem rocznym wskazanym dla kraju.
Obowiązek przyznania 50% budżetu całkowitego
na projekty typu ‘Przyroda i różnorodność
biologiczna’.
Nacisk na udział projektów międzynarodowych
(15% budżetu).
Etapy oceny projektów LIFE+
Ocena kryteriów kwalifikacyjnych
(‘eligibility’)
Ocena kryteriów selekcji (‘selection’)
Ocena kryteriów przyznania (‘award’)
Rewizja (uzupełnienie) wniosków
(‘revision’)
Komitet LIFE+.
Ref. Przewodnik do oceny projektów
LIFE+
Ocena kryteriów
kwalifikacyjnych (‘eligibility’)
Propozycje są wysłane na płytach CD/DVD,
wyłącznie w formacie PDF (skan formularzy,
włączając podpisy i pieczątki – tam gdzie to
konieczne, mapy i obowiązkowe załączniki).
Komisja rejestruje propozycje i sprawdza
otrzymane dokumenty.
Gdy brakuje obowiązkowych podpisów,
poszczególnych formularzy lub załączników,
składający wnioski będą mieć możliwość
ponownego przedłożenia tych dokumentów lub
formularzy w krótkim terminie (Limity).
Proszę sprawdzić czy wszystkie formularze i
obowiązkowe załączniki są złożone!
Ocena kryteriów selekcji (‘selection’)
Techniczne kryteria selekcji:
- Techniczna wiarygodność głównego beneficjenta i
‘partnerów’.
- Wniosek dotyczy zakresu objętego przez LIFE+.
- Specyficzne pytania dla każdego z 3 komponentów
LIFE+.
Finansowe kryteria selekcji:
- Wystarczające źródła finansowania.
- Zdolność zarządzania znacznymi dotacjami UE.
- Określenie czy jest wymagana gwarancja bankowa.
Ocena kryteriów przyznania (‘award’)
1. Techniczną spójność i jakość (min. 8 - max. 15)
2. Finansową spójność i jakość (min. 8 - max. 15)
3. Przyczynianie się do realizacji ogólnych celów LIFE+
(min. 12 - max. 25)
4. Wartość dodaną na poziomie europejskim (min. 15 max. 25)
5. Charakter ponadnarodowy (max. 5 , nie ma minimum)
6. Wartość dodaną na poziomie kraju, określoną przez
władze krajowe odpowiedzialne za LIFE+ (max. 10, nie
ma minimum).
TOTAL 100.
Rewizja wniosków (‘revision’)
Komisja wysyła do składającego wniosek pismo ze
szczegółowymi pytaniami, uwagami lub prośbą o
zmianę części treści wniosku lub budżetu.
Często jest prośba o: dokładniejsze określenie celu
projektu, wyjaśnienie proponowanych działań, wyjaśnienie
proponowanej metody, doprecyzowanie budżetu itd.
Składający wniosek ma określony czas aby odpowiedzieć
na postawione pytania.
Jeżeli pytania lub prośby zostaną dobrze wyjaśnione,
Komisja prosi składającego wniosek o zmianę
formularzy wniosku. Ostateczna wersja wniosku
musi byc wyslana do Komisji.
Jeżeli nie zostaną przedstawione odpowiednie wyjaśnienia,
Komisja może odrzucić projekt.
Wniosek do LIFE+
Jest bardzo ważnym dokumentem, ponieważ:
Wskazuje zakres i cel projektu.
Zawiera opis techniczny i odpowiadający mu budżet
projektu.
Przedstawia strukturę i sposób zarządzania
projektu.
Zawiera szczegółowy budżet projektu.
Jest dołączony do umowy miedzy głównym
beneficjentem i Komisją Europejską.
Jest używany przez Kamisję Europejską do
monitoringu projektu.
Wskazówki dotyczące pisania
wniosku
INFORMACJE OGÓLNE
Pierwsze kroki
Przed rozpoczęciem pisania wniosku:
 Upewnić się, że projekt nie może być finansowany
z innych środków Komisji Europejskiej (np.: 7 PR,
POIiŚ),
 Zapoznać się z Krajowymi priorytetami LIFE+
(Wniosek niekoniecznie musi się wpisywać w
krajowe priorytety, lecz wpisując się w nie może
uzyskać dodatkowe punkty w ocenie –
uwzględniane tylko przy porównywaniu wniosków
w ramach alokacji krajowej).
Pierwsze kroki
Zapoznanie się z podstawowymi dokumentami
LIFE+:
 Zaproszenie do składania wniosków w ramach
naboru 2011,
 Postanowienia Wspólne (Common Provisions),
 Przewodnik do wypełniania wniosków do
odpowiedniego komponentu,
 Przewodnik oceny wniosków,
 Formularze wniosków do odpowiedniego
komponentu.
Znaleźć je można na stronie:
http://ec.europa.eu/environment/life/funding/lifeplus.htm
www.nfosigw.gov.pl/life
Formularze wniosku do LIFE+
Wniosek do LIFE+ składa się z pięciu części:
Część A – informacje administracyjne
Część B – cele projektu i oczekiwane rezultaty
Część C – szczegółowy opis techniczny
planowanych działań
Część F – część finansowa wniosku
+ Załączniki w zależności od statusu
Beneficjenta koordynującego
Załączniki
Beneficjenci koordynujący
będący Podmiotami
publicznymi
Do wniosku powinni dołączyć
wypełnioną i podpisaną
Deklarację podmiotu
publicznego
(„Public body
declaration”)
Przygotowanie wniosków do LIFE+
Wniosek powinien być nagrany na płycie CD lub DVD.
Prawidłowo przygotowany wniosek powinien mieć postać
dwóch czarno-białych plików .pdf, pliku .xls oraz załączników.
Formularze Części A powinny być zeskanowane z
rozdzielczością 300 dpi do pliku .pdf, natomiast Części B, C,
D powinny być skonwertowane do drugiego pliku .pdf,
formularze F stanowią plik .xls.
Załączniki do wniosku, np. mapy, raport audytora,
dokumenty finansowe powinny być umieszczone w
oddzielnych plikach .pdf, za wyjątkiem uproszczonego
oświadczenia finansowego, które ma mieć format xls.
Przygotowanie wniosków do LIFE+
Wyjątkowo do wniosku załączyć można mapy,
jako odrębne pliki pdf, oznaczone w nazwie
słowem „mapy”. Plik może zawierać kolorowe
strony w formacie A3 lub A4. Załączone mapy
powinny mieć opisaną skalę, tytuł oraz czytelne
oznaczenia topograficzne.
Należy sprawdzić czy wszystkie formularze są
czytelne po zeskanowaniu oraz czy dają się
wydrukować. W szczególności istotna jest czytelność
podpisów i pieczątek w formularzach A oraz w
Oświadczeniu Podmiotu Publicznego.
Każdy wniosek do LIFE+ musi zawierać działania
informacyjne i rozpowszechniające wyniki projektu
(przedstawienie zakresu projektu i jego wyników do
wiadomości społecznej i zainteresowanych stron).
Działania te nie stanowią łączenia komponentów!!
Wypełnianie wniosku do LIFE+
Zachęcamy do wypełniania wniosku w
języku polskim!
Wniosek należy wypełnić na komputerze, za
wyjątkiem podpisów,
Wszystkie pola we wniosku MUSZĄ być
wypełnione - nie należy zostawiać pustych
pól,
Jeżeli wymagane w formularzu informacje
nie dotyczą Państwa projektu lub nie
posiadają Państwo danych na ten temat,
należy wpisać „nie dotyczy” lub
równoważne określenie.
Wypełnianie wniosku do LIFE+
Nazwy beneficjentów powinny być zgodne
z nazwami na pieczątkach (nie należy
tłumaczyć oryginalnych nazw),
Podpisy i pieczątki powinny być czytelne
po zeskanowaniu (rozdzielczość 300 dpi),
Opisując szczegółowo zarządzanie
projektem należy pamiętać o
zamieszczeniu schematu organizacyjnego
realizatorów projektu.
Część A
Informacje administracyjne
Formularz A1
Datę rozpoczęcia i
zakończenia projektu
należy podać w formacie
DD/MM/RRR
Nazwy beneficjentów
powinny być zgodne
z nazwami na pieczątkach
(nie należy tłumaczyć oryginalnych nazw)
Kwoty podane w rubrykach
„Total project budget”,
„Total eligible project budget”,
„EC financial contribution requested”
powinny być zgodne z kwotami
podanymi w formularzach finansowych
(część F wniosku),
Formularz A2
W przypadku braku danej
informacji nie należy pozostawiać
pustych pól, należy wpisać „nie
dotyczy” lub równorzędne
sformułowanie,
Należy określić przynależność
beneficjenta do jednej z trzech grup
podmiotów (public body, private
commercial lub private non
commercial),
Podane dane dotyczące osoby
kontaktowej powinny być poprawne
i aktualne.
Formularz A3
W punkcie 2 należy wpisać nazwę
organizacji zgodnie z formularzami
A1 i A2.
W punkcie 3 należy podać:
 Kwotę wkładu własnego (+ koszty
niekwalifikowane ponoszone przez
beneficjenta),
 Numery działań, w których
beneficjent będzie brał udział,
 Szacowany całkowity koszt działań,
za wdrażanie których odpowiadać
będzie beneficjent.
Deklaracja musi być podpisana,
opatrzona datą i miejscowością.
Prosimy zwrócić uwagę na to, by
pieczątka była czytelna.
Należy podać stanowisko osoby
podpisującej.
Formularz A4
W przypadku braku beneficjentów
towarzyszących formularz nie powinien
pozostać pusty, należy wpisać „nie dotyczy” lub
równorzędne sformułowanie,
W punkcie 2 należy podać:
 Kwotę wkładu własnego (+ koszty
niekwalifikowane ponoszone przez
Współbeneficjenta),
 Numery działań, w których
Współbeneficjent będzie brał udział,
 Szacowany całkowity koszt działań, za
wdrażanie których odpowiadać będzie
beneficjent.
Prosimy zwrócić uwagę na to, by pieczątka
była czytelna,
W przypadku większej liczby beneficjentów
towarzyszących, należy wprowadzić dodatkową
numerację (A4/1, A4/2, A4/3 itp.),
Należy podać stanowisko osoby podpisującej,
Formularz A5
W przypadku braku
beneficjentów towarzyszących
formularz nie powinien
pozostać pusty, należy wpisać
„nie dotyczy” lub równorzędne
sformułowanie,
W przypadku większej liczby
beneficjentów towarzyszących,
należy wprowadzić dodatkową
numerację (A5/1, A5/2, A5/3
itp.),
W każdym przypadku należy
określić przynależność
beneficjenta do jednej z trzech
grup podmiotów (public body,
private commercial lub private
non-commercial),
Formularz A6
W przypadku braku
współfinansujących formularz
nie powinien pozostać pusty,
należy wpisać „nie dotyczy” lub
równorzędne sformułowanie,
W zaznaczonym miejscu należy
wpisać nazwę projektu
W przypadku większej liczby
współfinansujących, należy
wprowadzić dodatkową
numerację (A6/1, A6/2, A6/3
itp.),
Należy podać nazwisko i
funkcję osoby podpisującej i
datę
Formularz A7
Należy udzielić odpowiedzi
na wszystkie pytania,
W punkcie trzecim należy
wyjaśnić, dlaczego
projekt nie kwalifikuje się
do finansowania w
ramach innych
instrumentów
finansowych Wspólnoty
Formularz A8 – Komponent I
Prosimy zwrócić uwagę na
to, by pieczątka była
czytelna,
W przypadku większej ilości
deklaracji poparcia,
należy wprowadzić
dodatkową numerację
(A8/1, A8/2, A8/3 itp.),
Należy pamiętać o dacie
Krajowy Punkt Kontaktowy
Departament Ochrony
Przyrody
Wydział ds. Projektów UE
NFOŚiGW
Tel. (22) 459 04 86/396/543
fax. (22) 459 01 93
[email protected]
www.nfosigw.gov.pl/life
Jesienna aleja kolo Swignajna
http://www.sadyba.free.ngo.pl/aleje.html
45