Uniwersytet Marii Curie Skłodowskiej

Zasady gospodarowania środkami dotacji MNiSW na finansowanie działalności statutowej
w części: „Utrzymanie potencjału badawczego jednostki” ustalone przez Prorektora ds. Badań
Naukowych i Współpracy Międzynarodowej w 2014 roku w UMCS
1. Do stosowania i przestrzegania poniższych zasad zobowiązani są pracownicy
Uniwersytetu zaangażowani w procesie prowadzenia i finansowania badań, zarówno
od strony merytorycznej jak i formalno-administracyjnej na wszystkich szczeblach
organizacji UMCS.
2. Przyznana podstawowej jednostce (wydziałowi) kwota dotacji podmiotowej na badania
naukowe i prace rozwojowe niezbędne dla utrzymania potencjału badawczego,
przeznaczona jest na pokrycie kosztów zadań zaplanowanych w planie rzeczowofinansowym jednostki do wykonania w bieżącym roku budżetowym (w oparciu o
rodzajowy układ kalkulacyjny kosztów zatwierdzony w Uczelni).
3. Przyznana podstawowej jednostce (wydziałowi) kwota dotacji na utrzymanie
potencjału badawczego przeznaczona jest wyłącznie na pokrycie kosztów
warunkujących wykonanie zadań badawczych przedstawianych we wniosku ws.
przyznania dotacji na finansowanie działalności statutowej kontynuowanych i nowych,
ponoszonych zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności:
a) Ustawy o zasadach finansowania nauki z dnia 30 kwietnia 2010 roku (Dz.U.nr
96, poz.615 z późn. zm.)
b) Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego, w sprawie
kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na
naukę na finansowanie działalności statutowej z dnia 5 listopada 2010 roku
(Dz.U. nr 218, poz.1438 z późn. zm.)
c) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 nr 157
poz. 1240 z późn. zm.)
d) Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010
nr 113 poz. 759z późn. zm.)
4. Na podstawie Zarządzenia nr 103/2013 Rektora UMCS z dnia 8 listopada 2013r. w
sprawie organizacji i zasad prowadzenia gospodarki finansowej, za merytoryczną
rzetelność wydatkowania środków na działalność badawczą odpowiadają ich
dysponenci zgodnie z posiadanymi pełnomocnictwami do zaciągania zobowiązań w
zakresie przydzielonych im środków. Odpowiedzialnym za prawidłowe
gospodarowanie środkami (legalność, celowość i rzetelność) dotacji w ramach
wydziału jest Dziekan.
5. Wielkość dotacji ma charakter wiążący i nie może być w żadnym przypadku
przekroczona. Środki niewykorzystane w roku poprzednim zasilają plan rzeczowofinansowy jednostki na rok 2014, z zastrzeżeniem, iż mogą zostać wykorzystane w
bieżącym roku na cel, na jaki zostały jednostce przyznane.
6. W ramach przyznanej na 2014 rok kwoty dotacji należy uwzględnić wszystkie
dotychczas poniesione wydatki wg aktualnego stanu wydatków Wydziału.
7. Wszystkie merytoryczne przedsięwzięcia zaakceptowane przez Dziekana
(uzasadniona celowość poniesienia niezbędnych kosztów) wymagają formalnej
akceptacji pracowników Biura ds. Badań Naukowych w zakresie zgodności
tematycznej z przyznaną dotacją oraz ich zabezpieczenia finansowego.
2
8. Odpowiedzialność za prawidłowość i kompletność dokumentacji finansowej konieczną
do realizacji wydatków, ponoszą pracownicy przyjmujący ją do realizacji (Kwestury,
Centrum Kadrowo-Płacowe i inni).
9. Ze środków dotacji na działalność statutową w części: „Potencjał badawczy” można
pokrywać tylko koszty przedsięwzięć mających bezpośredni związek i warunkujących
wykonanie zadań badawczych objętych planem finansowo-rzeczowym na 2014 rok.
Ze środków dotacji MNiSW nie pokrywa się kosztów związanych z działalnością
dydaktyczną.
10. Zadania do objęcia finansowaniem oraz wydatki całkowite na realizację tych zadań
jednostka określa samodzielnie, spośród zadań ujętych w planie zadaniowym
przedstawionym we wniosku do MNiSW, uwzględniając możliwości ich finansowania
z przyznanej dotacji oraz z innych źródeł (zweryfikowany plan zadaniowo-finansowy).
11. Dotacja na działalność statutową w części: „Potencjał badawczy” jest przeznaczona na
pokrycie kosztów, o których mowa w art. 18 ust. 1 lit. a-f ustawy o zasadach
finansowania nauki tj.:
a) działania niezbędne do rozwoju specjalności naukowych lub kierunków badawczych
oraz rozwoju kadry naukowej, w tym badania naukowe lub prace rozwojowe ujęte w
planie finansowym jednostek naukowych,
b) utrzymanie infrastruktury badawczej, w tym bibliotek i archiwów,
c) koszty związane z zatrudnieniem niezbędnej kadry naukowej i inżynieryjnotechnicznej, z zastrzeżeniem
d) zakup lub wytworzenie aparatury naukowo-badawczej związanej z realizacją zadań,
o których mowa w lit. a, niestanowiącej dużej infrastruktury badawczej,
e) współpracę naukową krajową i zagraniczną niezbędną do realizacji zadań, o których
mowa w lit. a,
f) działalność jednostki naukowej w zakresie upowszechniania nauki, dotycząca zadań
określonych w art. 25 ust. 1 ustawy:
- promowanie przedsięwzięć innowacyjnych wykorzystujących wyniki badań
naukowych lub prac rozwojowych;
- upowszechnianie, promowanie i popularyzowanie osiągnięć naukowych lub
naukowo-technicznych;
- tworzenie, przetwarzanie, udostępnianie i upowszechnianie informacji naukowych i
naukowo-technicznych;
- sporządzanie ekspertyz, opinii i ocen naukowych;
- podejmowanie innych działań szczególnie ważnych dla rozwoju nauki.
12. Z dotacji mogą być finansowane wynagrodzenia za prace niezbędne do wykonania
zadań badawczych. W kosztach utrzymania infrastruktury badawczej, w tym bibliotek i
archiwów oraz kosztach związanych z zatrudnieniem niezbędnej kadry naukowej i
inżynieryjno-technicznej, nie uwzględnia się kosztów utrzymania potencjału
badawczego związanego z działalnością dydaktyczną oraz kosztów związanych z
zatrudnieniem pracowników naukowo-dydaktycznych zajmujących się działalnością
dydaktyczną. Pracownicy naukowo-dydaktyczni zajmujący się dydaktyką, nie mogą
uzyskać wynagrodzenia (lub jego części) z dotacji na utrzymanie potencjału
badawczego. Z dotacji na utrzymanie potencjału badawczego można finansować
koszty zatrudnienia niezbędnej kadry naukowej i inżynieryjno-technicznej, a także
koszty umów cywilno-prawnych.
3
13. Wszystkie wydatki finansowane z dotacji wymagają stosowania przepisów
wewnętrznych obowiązujących w UMCS, w szczególności przepisów dotyczących
udzielania zamówień publicznych oraz zawierania umów cywilno-prawnych:
a) Zarządzenie Nr 21/2014 Rektora UMCS w Lublinie z dnia 16 kwietnia 2014 r. w
sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w
Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej o wartości przekraczającej 30 000 euro
oraz Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Marii CurieSkłodowskiej o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro lub zamówień, dla
których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych .
b) Zarządzenie Nr 14/2014 Rektora UMCS w Lublinie z dnia 4 marca 2014 r. w
sprawie zasad sporządzania, zawierania i rejestracji umów cywilnoprawnych.
14.Wszelkie dokumenty dotyczące przyszłych zobowiązań (zamówienia, przedpłaty,
rezerwacje) finansowanych ze środków na badania naukowe w ramach dotacji
podmiotowej, po uzyskaniu podpisu kierownika oraz dysponenta środków, należy
składać w Biurze ds. Badań Naukowych w celu:
a) potwierdzenia zgodności i celowości wydatku z obowiązującymi przepisami
(w szczególności z Ustawą o zasadach finansowania nauki) oraz decyzją ws.
warunków przyznawania i wykorzystywania środków,
b)potwierdzenia dostępności środków na realizację planowanego wydatku, będących
w dyspozycji Kierownika jednostki/kierownika projektu.
15.Wszystkie dokumenty finansowe, odzwierciedlające koszty realizacji zadań
badawczych jednostki (umowy, rachunki, delegacje itp.), należy opisywać według
wymogów ustalonych przez Kwestora UMCS w zakresie gospodarowania środkami
dotacji budżetu państwa oraz z zaznaczeniem numeru (symbolu jednostki
kalkulacyjnej):
a) wszystkie wydatki, dokumenty finansowe (zamówienia, rachunki) wymagają
merytorycznej akceptacji Dziekana lub pełnomocnika ustanowionego przez Dziekana
w zakresie legalności, rzetelności i racjonalności (prawidłowości) wydawanych
środków;
b) wszystkie wydatki, dokumenty finansowe wymagają potwierdzenia w zakresie
stosowania Ustawy prawo zamówień publicznych lub odpowiedniej procedury ws.
zamówień poniżej 30 tys. euro przyjętej w UMCS;
c) wszystkie wydatki, dokumenty finansowe wymagają potwierdzenia w postaci
dokumentów źródłowych warunkujących prawidłowe poniesienie wydatku (umowa,
zamówienie, protokół odbioru) stanowiących załączniki do dokumentów finansowych.
16. Wszelkie dokumenty finansowe potwierdzające poniesione wydatki finansowane
ze środków na badania naukowe w ramach dotacji podmiotowej należy przed
złożeniem do weryfikacji w Biurze ds. Badań Naukowych:
a)opisywać w odpowiedni sposób pozwalający na przypisanie kosztów do
jednostki /tematu zadania badawczego, źródła finansowania,
b)przyporządkowywać do rodzaju wydatków, np. utrzymanie infrastruktury,
rozwój specjalności, upowszechnianie nauki, współpraca zagraniczna, utrzymanie
kadry, utrzymanie łączności.
c)umieszczać stosowny opis w przypadku kosztów, które służą realizacji kilku
zadań badawczych (np. aparatura, odczynniki) lub kosztów zadań
ogólnowydziałowych (np. konferencje, zakup czasopism).
17.Opisane jak pkt. 16 dokumenty finansowe wraz z załącznikami należy składać w
Biurze ds. Badań Naukowych w celu weryfikacji formalnej
zgodności tematycznej i prawidłowości udzielonych zamówień oraz
zabezpieczenia finansowego środków z dotacji celem przekazania
4
dokumentów do dalszej realizacji właściwej jednostce UMCS (np. Kwestura,
Centrum Kadrowo-Płacowe).
18.Przy prawidłowym wydatkowaniu środków z dotacji na utrzymanie potencjału
badawczego, należy przestrzegać niniejszych zasad:
a) wydatki nie mogą obejmować zakupów inwestycyjnych, typowego wyposażenia
jednostek (meble, kserografy, inne wyposażenie biurowe, itp.),
b) wydatki nie mogą obejmować aparatury znajdującej się już w wyposażeniu
jednostki, jeżeli nie jest to uzasadnione wykonaniem zadań objętych planem;
c) specyficzne dla wykonania zadań zakupy wymagają każdorazowo uzasadnienia i
zgody Prorektora ds. Badań Naukowych i Współpracy Międzynarodowej,
d) koszty współpracy z zagranicą (wyjazdy, wizyty cudzoziemców), finansowane
będą po wcześniejszej akceptacji przez pracowników Biura ds. Współpracy z
Zagranicą, w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami i zasadami
ustalonymi w UMCS dla tego tytułu wydatków,
e) wnioski dotyczące wyjazdów zagranicznych należy składać w Zespole ds.
Współpracy Zagranicznej w celu weryfikacji poprawności formalnej i dalszej
realizacji. Wnioski dotyczące wyjazdów krajowych należy składać za
pośrednictwem modułu FI-TV w systemie SAP zgodnie z Komunikatem Kwestury
UMCS,
f) finansowanie udziału w konferencji/wydarzeniu naukowym lub artystycznym
dotyczy wyłącznie czynnego udziału pracowników jednostki (potwierdzone
wygłoszeniem odczytu, referatu, wystąpieniem, pokazem),
g) finansowanie lub dofinansowanie druku publikacji naukowych może być
dokonywane po wcześniejszej akceptacji przez pracowników Wydawnictwa
UMCS, a druk publikacji poza UMCS wymaga zgody Rektora/Prorektora.
h) zamówienia czasopism należy dokonywać za pośrednictwem Biblioteki Głównej
tj. wydzielona część środków na ten cel,
i) usługi kserograficzne zlecone poza UMCS będą finansowane pod warunkiem
uzasadnionego braku możliwości wykonania ich w Uczelni,
j) wnioski o zakup lub wytworzenie aparatury naukowo-badawczej, związanej z
realizacją zadań badawczych, nie stanowiącej dużej infrastruktury badawczej,
składane do Sekcji Aparatury Naukowej UMCS, wymagają akceptacji pracownika
Biura ds. Badań Naukowych,
k) zamówienia składane w Sekcji Zaopatrzenia UMCS wymagają akceptacji
pracownika Biura ds. Badań Naukowych, a nie zrealizowane w terminie 2 m-cy
od daty podpisania, tracą ważność.
19. Termin realizacji badań objętych planem w bieżącym roku budżetowym upływa 31
grudnia, zaś realizacja finansowa, z wyłączeniem szczególnie uzasadnionych
przypadków, winna być zakończona do końca listopada br.
a. zamówienia dotyczące zakupów z importu (aparatury naukowo-badawczej,
części zamiennych, materiałów, książek itp.) będą akceptowane przez
pracowników Biura ds. Badań Naukowych do 15 października br. (ok. 3
miesięcy okres realizacji transakcji zakupu).
20. Po otrzymaniu decyzji, określającej ostateczną wielkość środków przyznanych
jednostce w danym roku budżetowym, dalsze finansowanie zadań badawczych nastąpi
po przedłożeniu w Biurze ds. Badań Naukowych, w terminie ustalonym przez
Prorektora ds. Badań Naukowych i Współpracy Międzynarodowej:
a. zweryfikowanego planu finansowego zadań badawczych zatwierdzonego przez
Dziekana;
5
b. zweryfikowanego,
do
wysokości
środków kosztorys zatwierdzonego przez Dziekana.
przyznanych
21. Jednostka sporządza roczne rozliczenie z wykorzystanej w 2014 roku dotacji na
działalność statutową w części: „Potencjał badawczy” oraz raport z wykonanych
zadań, stanowiące część wniosku o dotację na działalność statutową w na rok kolejny.
Ponadto, jednostki naukowe, które otrzymują środki finansowe na działalność
statutową podlegają obowiązkowemu zewnętrznemu audytowi przeprowadzanemu nie
rzadziej, niż co 4 lata, zgodnie z art. 34 Ustawy o zasadach finansowania nauki.
22. Rektor oraz Prorektor ds. Badań Naukowych i Współpracy Międzynarodowej
kontroluje przebieg wykonania zadań badawczych i sposób wydatkowania
przyznanych na ten cel środków finansowych. Stwierdzenie nieprawidłowości w
realizacji zadań badawczych lub w gospodarowaniu środkami finansowymi może
powodować wstrzymanie finansowania do czasu wyjaśnienia lub usunięcia
nieprawidłowości.
W miarę potrzeb, dodatkowych informacji udzielą pracownicy Biura ds. Badań Naukowych.
Lublin, dnia 2014.05.05