i. elektroniczny obieg dokumentów

Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
Specyfikacja techniczna
Elektronicznego Obiegu Dokumentów
Poniższa tabela określa funkcjonalności podstawowe, których posiadania w zaoferowanym
systemie bezwzględnie wymaga Zamawiający. Wykonawca jest zobowiązany do ich zrealizowania.
Zamawiający wymaga, aby oferowany system posiadał wszystkie funkcjonalności na dzień złożenia
oferty. Zamawiający oceni zgodność oferowanych dostaw z wymaganiami opisanymi w siwz na
podstawie dokumentów określonych w ogłoszeniu i siwz.
 ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
Zintegrowany System oprogramowania do zarządzania dokumentami, korespondencją, sprawami,
poleceniami oraz czasem pracy pracowników i terminami EOD przeznaczony jest dla urzędów
administracji samorządowej. EOD powinien być oparty o Rzeczowy Wykaz Akt oraz odpowiednią
dla jednostki instrukcję obiegu dokumentów, tworząc centralną, uporządkowaną bazę dokumentów i
informacji, w tym: pism przychodzących i wychodzących, poleceń służbowych, umów, uchwał,
regulacji wewnętrznych itp. EOD powinien: umożliwiać sprawny dostęp do dokumentów i
informacji, kontrolować drogę ich obiegu oraz stan realizacji, usprawniać obsługę interesantów,
współpracować z systemami: System Internetowej Obsługi Interesanta (SIOI), Biuletyn Informacji
Publicznej (BIP), Archiwum elektroniczne (AE), Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP), System
Ewidencji Przedsiębiorców (SEP). EOD musi rozwiązywać problem przepływu informacji wewnątrz
jednostki oraz pomiędzy podmiotem a jego otoczeniem.
Nowoczesna i modułowa budowa EOD musi zapewniać możliwość wdrażania kolejnych
funkcjonalności zgodnie ze sposobem pracy użytkowników. W każdej chwili powinno być możliwe
dowolne włączanie/wyłączanie poszczególnych modułów, udostępnianie funkcjonalności wybranym
osobom. EOD powinien mieć możliwość dwutorowego działania w oparciu o procesy workflow
modelowane przy pomocy graficznego interfejsu oraz ad hoc.
W ramach zamówienia Wykonawca dostarczy bezterminową licencję na nieograniczoną liczbę
stanowisk oraz bazę danych.
Wraz z EOD Wykonawca dostarczy instrukcję instalacji systemu obiegu dokumentów, instrukcję
panelu administracyjnego dla administratora oraz „Instrukcję obsługi” dla bezpośrednich
użytkowników na stanowiskach pracy – dla każdego modułu i dla każdego stanowiska. Wykonawca
dostarczy również instrukcję obsługi EOD w formie pomocy kontekstowej dostępnej dla każdego
pracownika z każdego miejsca w systemie.
W ramach realizowanego zamówienia Wykonawca zapewni dostęp do narzędzi elektronicznych
umożliwiających zgłaszanie błędów i uwag do systemów oraz możliwość bieżącego śledzenia
postępów w pracach nad zmianami. Wykonawca zapewni również w podobny sposób dostęp do
nowych wersji systemów.
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
 WYMAGANIA OGÓLNE DLA SYSTEMU:
Wykonawca musi zapewnić zgodność systemu ze stanem prawa obowiązującym w dniu instalacji
(dostarczenia) systemu. EOD musi być zgodny z następującymi aktami prawnymi oraz posiadać nżej
wymienione funkcje.
Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia poniższych tabeli i opisanie oferowanego systemu
poprzez wybór i zaznaczenie odpowiedniej opcji TAK*/ NIE* - Niewłaściwe skreślić, a
następnie załączenie tak wypełnionego załącznika do oferty.
Wymogi prawne:
Opis funkcjonalności:
Lp.
1.
2.
3.

Spełnia
Kodeks postępowania administracyjnego – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.
Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. nr 98, poz. 1071 z TAK*/ NIE
późn. zm.)
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej
dla organów gmin i związków międzygminnych z dnia 22 grudnia 1999 r. (Dz. TAK*/ NIE*
U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.).
Ustawa o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 r. (Dz. U. Nr. 130,
TAK*/ NIE*
poz. 1450 z późn. zm.).
4.
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r.
TAK*/ NIE*
(tekst jednolity Dz. U. 97 z 16 maja 2006 r. poz. 673 z późn. zm.),
5.
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów TAK*/ NIE*
elektronicznych (Dz. U. nr 206 poz. 1517),
6.
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2
listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i
TAK*/ NIE*
informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne
przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. nr 206 poz. 1519).
7.
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 w sprawie informatyzacji podmiotów
TAK*/ NIE*
realizujących zadania publiczne (Dz. U. nr 64 poz. 565 z późn. zm.).
8.
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29
września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych
TAK*/ NIE*
dostarczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. nr
200 poz. 1651),
Niewłaściwe skreślić
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
9.
Minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych – rozporządzenie
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 października 2005 r.
TAK*/ NIE*
w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U.
nr 212 poz. 1766),
10.
Minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w
formie elektronicznej – rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu TAK*/ NIE*
udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz. U. nr 205
poz. 1692),
11.
Udostępnianie danych z rejestrów publicznych – rozporządzenie Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 października 2005 r. w sprawie
TAK*/ NIE*
minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w
formie elektronicznej (Dz. U. nr 214 poz. 1781),
12.
Ewidencja systemów teleinformatycznych – rozporządzenie Ministra Nauki i
ainformatyzacji z dnia 29 sierpnia 2005 r. w sprawie sposobu prowadzenia oraz
TAK*/ NIE*
trybu dostarczania i udostępniania danych z Krajowej Ewidencji Systemów
Teleinformatycznych i Rejestrów publicznych (Dz. U. nr 200 poz. 1655),
13.
Sporządzanie i doręczenie pism elektronicznych do klienta – rozporządzenie
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w
TAK*/ NIE*
sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych
(Dz. U. nr 227 poz. 1664).
14.
Ustawa o ochronie danych osobowych – z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
TAK*/ NIE*
danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926)
15.
Warunki techniczne dla systemów, w których przetwarzane są dane osobowe –
rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29
kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych
TAK*/ NIE*
oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać
urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych
osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024 z późn. zm.),
16.
O publikowaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych –
ustawa z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych TAK*/ NIE*
innych aktów prawnych (t.j. Dz. U. 2007 nr 68 poz. 449 z późn. zm.).
17.
Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. Nr. 128, poz.
TAK*/ NIE*
1402 z poźn. Zm.)
18.
Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U.
TAK*/ NIE*
Nr. 144, poz. 1204 z późn. zm.)
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
EOD musi:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
w sposób czytelny pokazywać poszczególne etapy obiegu dokumentów oraz
mieć możliwość wprowadzenia struktury organizacyjnej jednostki (schematu
organizacyjnego) opartego na stanowiskach, do których przypisani są
pracownicy,
posiadać w pełni polskojęzyczny interfejs użytkownika,
zapewniać obieg dokumentów zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej
stosowanej przez daną jednostkę.
posiadać budowę modułową, umożliwiającą jego etapowe wdrażanie.
środowisko systemu powinno umożliwiać udostępnianie usług WebService
umożliwiać rozproszoną rejestrację wszelkiej korespondencji każdego typu
wpływającej do Zamawiającego wraz z załącznikami oraz jej automatycznym
numerowaniem i asygnowaniem w postaci kodu kreskowego oraz tworzeniem
raportów i zestawień, w tym statystyki pism przychodzących do
poszczególnych pracowników oraz tworzenie na jej podstawie wykresu
graficznego.
umożliwiać tworzenie raportów z określonych przez pracownika przedziałów
czasu w zakresie:
stosunku korespondencji przychodzącej do korespondencji wychodzącej
dla danego pracownika, działu lub całej firmy z określeniem terminowości
załatwiania spraw w których analizowana była korespondencja
ilości korespondencji przychodzącej na daną jednostkę organizacyjną w
podziale na poszczególne miesiące
ilości korespondencji wychodzącej na daną jednostkę organizacyjną w
podziale na poszczególne miesiące
kategoryzacji pism wg. dowolnie zdefiniowanego przez użytkownika
słownika w podziale na poszczególne miesiące
ilości korespondencji wychodzącej zewnętrznej i wewnętrznej w danym
miesiącu w podziale na poszczególne dni miesiąca oraz na pracowników.
ilości korespondencji przychodzącej do poszczególnych lokalizacji
Zamawiającego
ilości korespondencji przychodzącej w danym miesiącu w podziale na
poszczególne dni miesiąca
ilości korespondencji przychodzącej do poszczególnych lokalizacji
Zamawiającego w podziale na poszczególne miesiące
ilości korespondencji przychodzącej do poszczególnych lokalizacji
Zamawiającego w układzie miesięcznym
umożliwiać wielostronicowe skanowanie dokumentów z poziomu aplikacji
oraz rejestrowanie ich formy elektronicznej,
umożliwiać filtrowanie widoków wszystkich wyświetlanych rejestrów według
dowolnego zestawu metadanych,
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
umożliwiać sortowanie widoków wszystkich wyświetlanych rejestrów poprzez
kliknięcie nagłówka kolumny,
umożliwiać rejestrację i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej
Zamawiającego (pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi)
udostępniać bazę nadawców i odbiorców korespondencji w celu sprawnej
obsługi EODu
posiadać mechanizm ostrzegania zapobiegający dublowaniu wpisów w bazie
nadawców i odbiorców
posiadać możliwość porządkowania bazy adresowej w trybie on-line podczas
pracy w systemie bez konieczności wylogowania użytkowników.
podczas scalania umożliwiać blokowanie dla pozostałych użytkowników
modyfikacji interesantów wybranych do scalenia (scalenie czyli zastąpienie
kilku nieprawidłowych wpisów do bazy adresowej jednym prawidłowym) oraz
scalenia interesantów aktualnie edytowanych przez użytkowników
posiadać możliwość wielopoziomowej dekretacji wpływającej korespondencji
z możliwością
niezależnego
kierowania
oryginałów
dokumentów
i sporządzania dowolnej ilości ich kopii, tworzonych na dowolnym etapie ich
obiegu. Każda z utworzonych kopii dokumentów musi być nadzorowana
rejestrować każdą czynność związaną z poszczególnym dokumentem, np. w
postaci historii,
przypisując jednoznacznie odpowiedzialność za każdą
czynność i dając możliwość szybkiego odczytania tych informacji
umożliwić w ramach obsługi procesów podpisywania kolejnych decyzji
(dokumenty) bezpiecznym podpisem elektronicznym z użyciem certyfikatu
kwalifikowanego lub niekwalifikowanego, zapewniając zdefiniowaną
odpowiedzialność za podejmowane decyzje,
rejestrować zmiany dokonane w danych adresowych np. w postaci historii
zachowywać dane adresowe historyczne w dokumentach z jednoczesną
możliwością ich aktualizacji
posiadać możliwość nadawania poleceń i terminów realizacji związanych z
korespondencją oraz ich kontroli
posiadać możliwość przydzielania zadań samemu sobie oraz innym
użytkownikom zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami oraz umożliwiać
nadzorowanie terminu i sposobu realizacji
posiadać jednolity terminarz organizacji z możliwością wpisywania terminów i
rocznic poszczególnym użytkownikom i grupom pracowników oraz ich
powiadamiania wraz z potwierdzeniem
posiadać możliwość tworzenia i przeglądania terminarzy grupowych oraz
zarządzania nimi
posiadać możliwość udzielania zastępstw przez pracowników oraz pracę w
zastępstwie (przy czym w historii musi być widoczne, że czynności na obiekcie
wykonała osoba zastępująca wraz z jej wskazaniem),
zapewniać jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za każdy z
dokumentów
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
umożliwiać prezentację danych opisujących dokumenty i sprawy dla wielu
dokumentów/spraw jednocześnie
EOD musi ewidencjonować i nadzorować dokumenty wewnętrzne jednostki
wraz z ich stanami i wersjami); musi istnieć możliwość odtworzenia stanu
(wersji) dokumentu obowiązującej w danym dniu, jeżeli dokument w systemie
zmienił wersję/stan.
Obsługa korespondencji wychodzącej powinna być wyposażona w możliwość
wykorzystania szablonów ułatwiających przygotowanie dokumentów.
Tworzenie szablonów powinno być proste i możliwe do samodzielnego
definiowania i modyfikowania przez przeszkolonego pracownika jednostki.
EOD musi umożliwiać rejestrowanie i prowadzenie spraw wraz z dokumentami
związanymi. System musi dawać możliwość kontrolowania stanu sprawy
(stopnia realizacji) i poszczególnych terminów realizacji wraz z
powiadamianiem o opóźnieniach. Sprawy są trwale gromadzone w teczkach i
podteczkach rzeczowego wykazu akt i udostępniane zgodnie z uprawnieniami.
EOD musi dawać możliwość przekazywania prowadzonych spraw innym
pracownikom do dalszego prowadzenia. EOD powinien umożliwiać
wyszukanie spraw przeterminowanych oraz niezakończonych.
EOD musi umożliwiać definiowanie – obok dokumentów – również innych
obiektów (np. notatek, zadań, zdarzeń),
EOD musi umożliwiać zdefiniowanie i prowadzenie rejestrów wszystkich
typów dokumentów z zakresu działalności urzędu zgodnie z wymaganiami
prawnymi dotyczącymi tych dokumentów
EOD musi umożliwiać prowadzenie rejestrów obiektów nie będących
dokumentami, np. posiedzeń rady, wyjazdów służbowych, kontroli itd.,
EOD ma być wyposażony w wyszukiwarkę, która w prosty i szybki sposób
znajduje odpowiednie dokumenty, interesantów i inne obiekty. Wyszukiwarka
ma umożliwiać przeszukiwanie metryk dokumentów, jak i umożliwiać
wyszukiwanie w treści dokumentów (plików dokumentów) w formatach MS
Word, MS Excel, HTML, XML, PDF, OpenOffice, TXT.
Instrukcja obsługi EOD i inne jego dokumenty mają być polskojęzyczne, EOD
ma mieć możliwość przechowywania polskojęzycznych danych.
Uprawnieni użytkownicy mają mieć możliwość sumarycznej kontroli
dotyczącej ilości korespondencji przychodzącej, terminów realizacji
i przydzielonych zadań poszczególnych użytkowników oraz ich grup. Kontrola
dotycząca terminów realizacji jest też możliwa z odpowiednim wyprzedzeniem
(stan na dany dzień).
EOD powinien być elastyczny i umożliwiać samodzielne dostosowanie do
konkretnych potrzeb na stanowisku, EOD powinien zapamiętywać profile
pracy poszczególnych użytkowników w każdym z modułów i udostępniać je po
zalogowaniu na dowolnej stacji roboczej.
EOD powinien być wyposażony w możliwość implementacji procedur
postępowania związanych z obiegiem dokumentów przy odpowiednim typie
sprawy. Definiowanie procesów pracy ma być jasne i umożliwiać tworzenie
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
48.
49.
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.
58.
osobnych kroków. Kroki te mogą być niezależnie kontrolowane przez
użytkownika prowadzącego. Tworzenie procedur powinno być możliwe do
samodzielnego wykonania przez odpowiednio wyszkolonego administratora po
stronie urzędu.
EOD powinien cechować się rozbudowanym modułem bezpieczeństwa
zarządzającym dostępem użytkowników zarówno do odpowiedniego typu
dokumentów (grup dokumentów, teczek), jak i funkcji systemu.
Baza danych, w której przechowane są dokumenty powinna być ograniczona
jedynie zasobami sprzętowymi serwera. System operacyjny serwera powinien
zapewnić kontrolowany dostęp do zasobów bazy danych.
EOD powinien być wyposażony w mechanizmy dokonujące eksportu
wybranych danych do Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z
obowiązującymi standardami formatu danych. EOD udostępnia otwarty
interfejs integracji z dowolnym Systemem BIP. Interfejs zapewnia dostęp do
informacji o sprawach i dokumentach wyznaczonych do publikowania w BIP.
EOD informuje o dacie umieszczenia dokumentu i informacji o sprawach w
BIP oraz dacie aktualizacji tych dokumentów.
EOD powinien zapewniać importowanie korespondencji elektronicznej z sieci
Internet do wewnętrznej, oddzielonej galwanicznie sieci urzędu
Zamawiającego.
EOD powinien umożliwiać dołączanie notatki tekstowej do dokumentów wraz
z możliwością potwierdzenia przez użytkownika systemu faktu zapoznania się
z jej treścią. EOD powinien informować o dokumentach posiadających
niepotwierdzone notatki.
EOD powinien zapewniać integrację z systemem informatycznym
zapewniającym realizację zadań jednostek administracji publicznej
wynikających z ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym
(Dz.U. 2001, Nr 130, poz. 1450) (dalej „Elektroniczny Urząd) i umożliwiającą
załatwianie spraw drogą elektroniczną.
EOD powinien zapewniać integrację z elektroniczną skrzynką podawczą
umożliwiającą spełnianie wymagań ustawowych Rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 29 września 2005 w sprawie warunków organizacyjno –
technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym
(Dz. U. Nr 200 poz. 1651), w zakresie:
 Importu dokumentów (korespondencji przychodzącej) do EOD
 Eksportu dokumentów z EOD do skrzynki podawczej
Z EOD wykonawca powinien dostarczyć narzędzie służące do wykonywania
automatycznej oraz ręcznej kopii zapasowej EOD. Przy kopii automatycznej
administrator ma mieć możliwość zdefiniowania konkretnego terminu
wykonania kopii lub terminu powtarzającego się cyklicznie (np. od
poniedziałku do piątku o godzinie 22:00). Narzędzie to ma umożliwiać
wykonywanie co najmniej dwóch rodzajów kopii:
 Pełną kopię bezpieczeństwa EOD (kopia, która umożliwia przywrócenie
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
59.
systemu wraz z wszystkimi ustawieniami, z bazą danych oraz
dokumentami),
 Różnicową kopię EOD (aktualizuje kopię pełną o dane, które uległy TAK*/ NIE*
zmianie).
 SZCZEGÓŁOWY OPIS MODUŁÓW SYSTEMU
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
1.
Logowanie użytkownika do EOD przy pomocy indywidualnego hasła,
Stałe wyświetlanie informacji o osobie zalogowanej i o pracy w zastępstwie
Możliwość indywidualnego ustalania hasła użytkownika,
Możliwość ustalania reguł złożoności hasła dla wszystkich użytkowników
Mechanizm wymuszania na użytkowniku okresowej zmiany hasła z
określonym stopniem złożoności hasła,
Możliwość zastępowania użytkownika bez konieczności ujawniania hasła
dostępu,
Hasła użytkowników są szyfrowane.
Możliwość integracji z Active Directory
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Rejestrowanie i sygnalizowanie terminów własnych pracownika oraz
zaplanowanych przez kierownictwo dla innych pracowników (pojedynczych i
cyklicznych), możliwość dodawania obszernych opisów do terminów;
Rejestrowanie i sygnalizowanie rocznic własnych pracownika i zaplanowanych
przez kierownictwo,
Kojarzenie terminów i rocznic z dokumentami, sprawami i pismami,
Definiowane terminarzy dziennych i grupowych,
Przeglądanie informacji zgromadzonych w kalendarzu w różnych widokach
(ciągły, dzienny, grupowy z możliwością definiowania listy stanowisk)
Odfiltrowanie terminów prywatnych, projektowanych oraz potwierdzonych
przez innych pracowników
Podglądanie terminarza pracownika podległego (z wyłączeniem terminów
prywatnych)
Generowanie wydruków z terminarza w układzie dziennym lub grupowym.
Moduł zarządzania czasem pracowników ma być w pełni zintegrowany
z innymi modułami EOD i umożliwiać pełną wymianę dokumentów pomiędzy
modułami oraz swobodną nawigację pomiędzy dokumentami powiązanymi ze
sobą.
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Sporządzanie notatek w formie niestandardowych i zestandaryzowanych TAK*/ NIE*
druków i formularzy sporządzanych w postaci plików w dowolnym formacie
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
2.
wydruk notatki
TAK*/ NIE*
3.
zakładanie sprawy na podstawie notatki
TAK*/ NIE*
4.
dołączanie załączników do notatki (skanów i plików)
TAK*/ NIE*
5.
przekazanie notatki do akceptacji przełożonemu
TAK*/ NIE*
6.
filtrowanie istniejących notatek po stanie realizacji oraz dacie utworzenia
TAK*/ NIE*
7.
Generowanie wydruków z odfiltrowanych notatek
TAK*/ NIE*
Definiowanie zadań własnych pracownika oraz zlecanie zadań dla innych
pracowników Zamawiającego,
Kierowanie zadań do komórek organizacyjnych z możliwością dekretowania
ich na wskazanych pracowników komórki,
Nadzorowanie terminu i sposobu realizacji zadań przez zlecającego z
możliwością odrzucania zadań wykonanych niewłaściwie,
Kojarzenie zadań z dokumentami i sprawami.
Filtrowanie zadań po statusie, dacie oraz innych dowolnych kryteriach
Generowanie wydruków odfiltrowanych zadań
TAK*/ NIE*
Definiowanie dowolnych zasobów (aktywów) Zamawiającego,
Łączenie zasobów w grupy (np. sale, samochody służbowe, rzutniki
multimedialne itp.),
Ustalanie osób uprawnionych do rezerwowania zasobów,
Rezerwowanie wybranych zasobów w określonym dniu i przedziale czasowym
z sygnalizowaniem konfliktów (próby jednoczesnego wykorzystania w tym
samym czasie),
Przeglądanie historii wykorzystania wybranego zasobu lub grupy zasobów,
Raportowanie.
Generowanie wydruków z ustalonego zakresu czasu określających
wykorzystanie aktywów.
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
1.
2.
3.
4.
5.
6.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Sygnalizowanie zdarzeń
EOD ma umożliwiać informowanie użytkownika, oraz kierownictwo TAK*/ NIE*
wszystkich szczebli o zdarzeniach i terminach wynikających z prowadzonych
spraw, dokumentów i wykonywanych zadań.
EOD powinien umożliwiać:
Sygnalizowanie przeterminowanych dokumentów, spraw i zadań oraz TAK*/ NIE*
automatyczne generowanie ich wykazów, przy czym dokumenty i sprawy
przeterminowane są wyświetlane np. wyróżnionym kolorem,
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Sygnalizowanie zdarzeń z zadanym okresem wyprzedzenia, oraz
automatyczne generowanie ich wykazów,
Sygnalizacja zdarzeń bieżących obejmuje informowanie użytkownika
o zdarzeniach i terminach takich jak:
Otrzymanie nowego pisma do załatwienia,
Pojawienie się nowego terminu wpisanego do terminarza przez innego
użytkownika,
Sygnalizowanie terminu przekroczonego,
Zlecenie nowego zadania do wykonania przez innego użytkownika,
Pojawienie się zadania do akceptacji przez zlecającego,
Pojawienie się zadania do zadekretowania (dla kierownika),
Przeterminowanie zadania (własnego lub powierzonego),
Wyznaczenie pracownika do zastępowania,
Pojawienie się w kancelarii (sekretariacie) wycofanego pisma,
Pojawienie się nowych pism do zadekretowania (dla kierowników
wszystkich szczebli),
Pojawienie się nowej sprawy, dla której użytkownik jest wyznaczony jako
współpracujący,
Przeterminowanie sprawy,
Pojawienie się nowego dokumentu, dla którego użytkownik jest wyznaczony
jako współpracujący,
Pojawienie się nowego dokumentu do akceptacji (dla osoby posiadającej
uprawnienia do akceptacji).
Pojawienie się nowego pisma do akceptacji (dla osoby posiadającej
uprawnienia do akceptacji),
Pojawienie się pisma już zaakceptowanego (tych, które użytkownik wysłał
do akceptacji),
Oznaczenie dokumentu lub sprawy komentarzem.
EOD powinien zapewniać użytkownikowi natychmiastowe wylistowanie
dokumentów sygnalizowanych.
Funkcje uzupełniające
EOD powinien zapewniać użytkownikowi:
1.
Szybki dostęp do regulacji i procedur wewnętrznych,
Zarządzanie własnymi dokumentami oraz sprawami poprzez tworzenie grup
2.
dokumentów podręcznych,
Przekazywanie dokumentów i spraw pomiędzy pracownikami, dostępne z
3.
poziomu pojedynczego dokumentu/sprawy i grupowe, z możliwością
pokwitowania przez osobę otrzymującą dokumenty/sprawy
Ustalanie pracowników zastępujących na czas nieobecności w pracy innych
4.
pracowników (na bieżąco i z wyprzedzeniem),
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
5.
Logowanie się do EOD pracownika w zastępstwie innego z uprawnieniami TAK*/ NIE*
pracownika zastępowanego.
Obsługa korespondencji przychodzącej
Obsługa korespondencji przychodzącej powinna być modułem EOD, przeznaczonym do rejestracji i
zarządzania obiegiem pism wpływających w dowolnej postaci (papierowej, faksowej, emaile itp.).
Powinna wspomagać pracę kancelarii i sekretariatów jednostki. Musi umożliwiać rejestrowanie i
nadzorowanie obiegu korespondencji przychodzącej wewnątrz jednostki. We współpracy z innymi
modułami zintegrowanego pakietu oprogramowania, powinna wspomagać kontrolowanie obiegu
dokumentów i informacji. Moduł musi realizować następujące funkcje:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Rejestrowanie pism wpływających w wielu, dowolnie zdefiniowanych
dziennikach (rejestrach) korespondencji wpływającej,
Automatyczną rejestrację poczty elektronicznej odebranej na oficjalnym koncie
pocztowym
jednostki oraz na indywidualnych kontach pocztowych
pracowników (wraz z załącznikami i identyfikacją danych adresowych
nadawcy). Rejestracja musi odbywać się bezpośrednio z klienta poczty e-mail
wbudowanego w system.
Automatyczną rejestrację faksów elektronicznych przy założeniu, że urząd
posiada serwer faksów
Jednoczesne rejestrowanie korespondencji na wielu stanowiskach pracy,
Automatyczną numerację rejestrowanych pism,
Rejestrowanie wielu nadawców pisma,
Rejestrowanie załączników do pism,
Skanowanie pism i załączników i udostępnianie obrazów tych dokumentów
pracownikom Zamawiającego, stosownie do ich uprawnień,
Dołączanie dokumentów w formie dowolnych plików elektronicznych,
Drukowanie pieczęci wpływu i sygnowanie korespondencji np. za pomocą
drukarki etykiet samoprzylepnych, znakowanych kodem kreskowym
Identyfikowanie pism przy pomocy czytników kodu kreskowego,
Drukowanie potwierdzenia przyjęcia pisma przyniesionego osobiście przez
zainteresowanego do kancelarii lub sekretariatu jednostki, administrator
systemu lub osoba upoważniona ma możliwość projektowania wyglądu
potwierdzenia, na potwierdzeniu jest możliwość umieszczenia kodu
kreskowego, który identyfikuje przyjęty dokument
Drukowanie pokwitowania przekazania pism do komórek organizacyjnych i
pracowników, w układzie odzwierciedlającym kolejność rejestracji i z
podziałem na komórki/pracowników (pisma dla komórki/pracownika
zsumowane na odrębnym wydruku pokwitowania)
Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg dowolnie zdefiniowanego przez
użytkownika słownika,
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
Pełna obsługa obiegu wewnętrznego korespondencji:
- wielopoziomowe dekretowanie i przekazywanie pism (oryginałów) do
podległych komórek organizacyjnych i pracowników
- wycofywanie
niewłaściwie
zadekretowanej
i
przekazanej
korespondencji
- dekretowanie i przekazywanie kopii pism kierowanych „do
wiadomości”
pracowników
i
komórek
organizacyjnych,
przekazywanie na dowolną osobę, możliwość przekazywania
oryginału z zachowaniem kopii u użytkownika przekazującego
Dołączanie do pisma nieusuwalnych adnotacji z rejestracją czasu i autora tych
adnotacji,
Dołączanie do pisma polecenia wykonania określonych czynności,
Automatyczne rejestrowanie historii życia pisma od momentu zarejestrowania
go w EOD oraz drogi obiegu pomiędzy komórkami organizacyjnymi i
pracownikami jednostki oraz czasów zatrzymania,
Zaawansowane wyszukiwanie pism zarejestrowanych w EOD,
Gromadzenie bazy danych o nadawcach pism i kontrahentach,
Współpracę z systemem GUS - TERYT,
Klasyfikowanie nadawców i kontrahentów,
Ustalanie terminów rozpatrywania i załatwiania spraw związanych z pismem,
Definiowanie formatek dla pism napływających masowo, o powtarzających się
tematach, terminach realizacji, usprawniających rejestrację i zwierających
gotowe dane (tematy, terminy, dekretacja)
Zestawianie statystyk i raportów dotyczących korespondencji przychodzącej
oraz drukowanie tych raportów.
Moduł obsługi korespondencji przychodzącej powinien być w pełni
zintegrowany z innymi modułami EOD.
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Obsługa spraw
Obsługa prowadzonych spraw powinna być modułem EOD przeznaczonym do ewidencjonowania
spraw prowadzonych przez jednostkę. Moduł musi umożliwiać realizację typowych funkcji
kancelaryjnych wykonywanych w każdej jednostce organizacyjnej, prowadzącej sprawy
interesantów oraz sprawy wewnętrzne. Moduł powinien realizować następujące funkcje:
TAK*/ NIE*
Nadzorowanie przebiegu spraw przez kierownictwo poprzez:
Sygnalizowanie spraw o określonym terminie załatwienia (dla których TAK*/ NIE*
1.
upłynął termin załatwienia, termin załatwienia upływa w dniu bieżącym,
termin załatwienia upłynie za jakiś czas itp.),
TAK*/ NIE*
2.
Kontrolowanie sposobów realizacji,
TAK*/ NIE*
3.
Możliwość bezpośredniego wglądu do każdego dokumentu sprawy,
TAK*/ NIE*
4.
Nadawanie priorytetów sprawom,
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
Śledzenie historii przebiegu sprawy od chwili zarejestrowania jej w EOD
oraz drogi obiegu dokumentów sprawy pomiędzy komórkami
organizacyjnymi i pracownikami.
Zakładanie spraw w oparciu o pisma wpływające do jednostki, pisma
wychodzące, pisma wewnętrzne, notatki i inne dokumenty. EOD powinien
zapewniać utworzenie wielu spraw w oparciu o jeden dokument,
Zakładanie sprawy w teczce bez pisma prowadzącego w przypadku, gdy
użytkownik posiada już założone sprawy w danej teczce
Dołączanie dowolnych dokumentów do sprawy – pism przychodzących i
wychodzących, dokumentów wewnętrznych, ustalanie i dołączanie do
sprawy danych adresowych stron zainteresowanych,
Definiowanie SYSTEMU numerowania spraw w sposób odpowiadający
jednostce i automatyczna numeracja zakładanych spraw,
Definiowanie na którym poziomie struktury organizacyjnej będzie
zdefiniowana numeracja spraw (czy sprawy mają się numerować na
poziomie najniższej komórki, najwyższej, czy położonej w środku struktury
organizacyjnej) dla każdej z gałęzi struktury organizacyjnej odrębnie
Grupowanie
dokumentów
tworzonych
i
rejestrowanych
w wyspecjalizowanych modułach w sprawy, teczki i podteczki,
Przenoszenie spraw pomiędzy teczkami i podteczkami,
Usuwanie spraw,
Klasyfikowanie spraw zgodnie z rzeczowym wykazem akt lub
analogicznym Systemem klasyfikacji stosowanym przez jednostkę,
Modyfikowanie rzeczowego wykazu akt stosowanie do potrzeb jednostki
poprzez rozbudowywanie kategorii
Klasyfikowanie spraw za pomocą słowników definiowanych przez
użytkownika, ułatwiające wykonywanie prac pracownikom,
Dołączanie dokumentów do sprawy – pism przychodzących
i wychodzących, dokumentów wewnętrznych jednostki, ustalanie
i dołączanie do sprawy danych adresowych stron zainteresowanych,
Dołączanie zadań do sprawy
Nadawanie statusów sprawom
Tworzenie grup pracowników współpracujących przy realizacji spraw z
możliwością definiowania uprawnień każdego z użytkowników w
poszczególnych sprawach,
Definiowanie standardowych procedur postępowania przy załatwianiu spraw
poprzez przydzielanie zadań do wykonania przez komórki organizacyjne i
pracowników organizacji, nadzorowanie stanu realizacji zadań i terminów,
Sporządzanie wykazów przekazywanych akt spraw,
Sporządzanie zestawień prowadzonych spraw, statystyk i raportów,
Przeszukiwanie spraw wg kryteriów dowolnie definiowanych przez
użytkownika,
Eksportowanie danych o stanie realizacji spraw
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
Automatyczne numerowanie dokumentów w sprawie i sygnowanie
dokumentów numerem sprawy,
Generowanie nowych dokumentów z poziomu sprawy (pism wychodzących,
notatek, pism wewnętrznych itp.).
Zebranie wszystkich spraw z teczki w danym roku w paczkę w celu
przekazania do archiwum elektronicznego
Wersjonowanie sprawy wraz z informacją o liczbie wersji oraz dostępem do
wszystkich wersji
Rejestrację historii życia sprawy.
Przypisanie odpowiedzialności za każdą sprawę do konkretnego
użytkownika (również w przypadku zastępstw).
Przekazywanie spraw innym pracownikom do prowadzenia (z
odpowiednimi adnotacjami w historii sprawy).
Dołączanie komentarzy (żółtych karteczek) do sprawy.
Bezpośredni dostęp ze spisu spraw do szczegółów każdej z nich w trybie
edycji lub podglądu.
Filtrowanie dokumentów w sprawie z możliwością określenia daty
dokumentu, jego typu oraz użytkownika który go dołączył.
Możliwość wznawiania sprawy po jej uprzednim zamknięciu.
Moduł powinien być w pełni zintegrowany z innymi modułami EOD.
Powinien umożliwiać pełną wymianę dokumentów pomiędzy modułami oraz
swobodną nawigację pomiędzy dokumentami powiązanymi ze sobą.
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Ewidencja dokumentów
EOD powinien posiadać moduł ewidencji (rejestrów) dokumentów powstających
i gromadzonych przez organizację, które nie są kierowane do określonych adresatów
(interesantów bądź kontrahentów) takich jak regulaminy, statuty, uchwały, protokoły, umowy
itp. Moduł musi wspomagać pracę organów stanowiących i wykonawczych jednostki (np.
biura obsługi zarządu). Umożliwiać rejestrowanie i nadzorowanie dokumentów gromadzonych
w segregatorach, teczkach i podteczkach. Moduł powinien realizować typowe funkcje
kancelaryjne wykonywane w związku z obsługą dokumentacji jednostki. Moduł powinien
posiadać następujące funkcje:
Definiowanie i prowadzenie rejestrów dokumentów: uchwał, protokołów, TAK*/ NIE*
1.
zarządzeń, umów itp.,
Definiowanie rodzajów ewidencjonowanych dokumentów (np. umowy, TAK*/ NIE*
2.
uchwały, pozwolenia itp.) wraz z określeniem ich atrybutów (odrębnie dla
każdego z rodzajów dokumentów).
Minimalny zestaw atrybutów przy definiowaniu ewidencjonowanych TAK*/ NIE*
3.
dokumentów musi obejmować:
Definiowalny zakres danych opisujących dokument (opisy, daty, słowniki TAK*/ NIE*
4.
itp.)
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
Definiowalne parametry pól danych opisujących (długość pól,
wymagalność, wartości domyślne, kolejność wyświetlania itp.)
Definiowalną maskę numeru dokumentu (z parametrami kontroli
unikalności numeru, numeracji automatycznej bądź ręcznej itp.)
Domyślne szablony dokumentu
Możliwość ustawienia domyślnej teczki Rzeczowego Wykazu Akt
Możliwość zdefiniowania w masce numeru elementów słownikowych
Prowadzenie dowolnego rodzaju rejestrów dokumentów. Wyświetlanie
danych o dokumentach (rejestrów) w układzie tabelarycznym standardowym
i zdefiniowanym przez użytkownika.
Definiowanie widoku użytkownika powinno obejmować:
Definiowanie widoków indywidualnych pracownika i publicznych
(dostępnych dla innych użytkowników EOD) przypisanych do
określonych rodzajów dokumentów,
Definiowanie układu tabeli (liczby kolumn, kolejności wyświetlania
kolumn),
Dynamiczne modyfikowanie widoków (sortowanie po nagłówkach
kolumn itp.).
Przechowywanie treści dokumentów utworzonych w dowolnym formacie
lub skanowanych,
Tworzenie Systemu powiązań i zależności pomiędzy dokumentami,
Definiowanie stron głównych i zainteresowanych dla dokumentów
Klasyfikowanie dokumentów zgodnie z rzeczowym wykazem akt lub
podobnym Systemem klasyfikacji stosowanym przez jednostkę,
Wersjonowanie dokumentów oraz przechowywanie treści dokumentów i
załączników dla każdej z wersji,
Zapewnienie dostępu do treści dokumentu w określonej wersji
obowiązującej w określonym czasie,
Możliwość edycji wszystkich plików dokumentu wraz z załącznikami
Nadzorowanie dokumentów przez kierownictwo – terminów i statusów.
Możliwość bezpośredniego wglądu do treści każdego dokumentu,
Śledzenie historii życia dokumentu od chwili zarejestrowania w EOD oraz
wszystkich czynności wykonywanych na dokumencie przez pracowników,
Sporządzanie wykazów przekazywanych dokumentów,
Przeszukiwanie dokumentów wg kryteriów dowolnie definiowanych przez
użytkownika,
Generowanie dokumentów na podstawie zdefiniowanych szablonów,
Podpisywanie dokumentów i załączników podpisem elektronicznym
kwalifikowanym z poziomu aplikacji z możliwością wielokrotnego
podpisywania dokumentu przez osoby akceptujące,
Obsługa ścieżki akceptacji dokumentów oraz dynamiczne tworzenie listy
osób akceptujących dla każdego użytkownika EOD,
Sygnowanie dokumentów kodem kreskowym,
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
30.
31.
32.
33.
TAK*/ NIE*
Identyfikowanie dokumentów przy pomocy czytnika kodów kreskowych.
TAK*/ NIE*
Możliwość eksport wybranych dokumentów do BIPu,
Zebranie wszystkich dokumentów z teczki w danym roku w paczkę w celu TAK*/ NIE*
przekazania do archiwum elektronicznego. Przekazanie powinno odbywać
się poprzez nośnik lub usługi oparte o WebService.
Moduł powinien być w pełni zintegrowany z innymi modułami EOD. Musi
umożliwiać pełną wymianę dokumentów pomiędzy modułami oraz TAK*/ NIE*
swobodną nawigację pomiędzy dokumentami powiązanymi ze sobą.
Obsługa korespondencji wychodzącej
Obsługa korespondencji wychodzącej powinna być modułem EOD, przeznaczonym do
rejestracji i zarządzania obiegiem pism wychodzących z urzędu. Moduł powinien wspomagać
pracę pracowników urzędu oraz kancelarii i sekretariatów. Moduł musi realizować następujące
funkcje:
TAK*/ NIE*
1.
Rejestrowanie pism wychodzących na każdym stanowisku pracy,
TAK*/ NIE*
2.
Rejestrowanie załączników do pism wychodzących,
Generowanie treści pism wychodzących i załączników w oparciu o TAK*/ NIE*
zdefiniowane szablony z automatycznym uzupełnianiem danymi
pochodzącymi z bazy danych EOD conajmniej pól: nr pisma wychodzącego,
3.
nr sprawy, temat, dane adresowe strony postępowania, dane adresowe stron
zainteresowanych, pole uwagi, dane autora dokumentu, jego stanowisko,
nazwa komórki, lokalizacja, sposób wysyłki, kod kreskowy.
Podpisywanie
pism
i
załączników
podpisem
elektronicznym TAK*/ NIE*
4.
kwalifikowanym i niekwalifikowanym z poziomu aplikacji, z możliwością
wielokrotnego podpisywania dokumentu przez osoby akceptujące,
Obsługa ścieżki akceptacji pism oraz dynamiczne tworzenie listy osób TAK*/ NIE*
5.
akceptujących dla każdego użytkownika EOD,
TAK*/ NIE*
6.
Automatyczne numerowanie pism,
Skanowanie pism i załączników i udostępnianie obrazów tych dokumentów TAK*/ NIE*
7.
pracownikom urzędu, stosownie do ich uprawnień,
TAK*/ NIE*
8.
Dołączanie dokumentów w formie plików elektronicznych i skanów,
Możliwość zarejestrowania uwag związanych z pismem w odrębnym polu TAK*/ NIE*
9.
przypisanym do konkretnego pisma
TAK*/ NIE*
10. Autoryzowanie i zatwierdzanie treści pism przez osoby uprawnione,
Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg dowolnie zdefiniowanego przez TAK*/ NIE*
11.
użytkownika słownika,
TAK*/ NIE*
12. Wersjonowanie pisma na każdym etapie jego opracowywania,
TAK*/ NIE*
13. Gromadzenie bazy danych o adresatach pism i kontrahentach urzędu,
TAK*/ NIE*
14. Klasyfikowanie adresatów i kontrahentów,
W zakresie usprawnienia przygotowania pism wychodzących do wysyłki system powinien
umożliwiać co najmniej:
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
drukowanie adresów
za pomocą drukarki etykiet samoprzylepnych,
drukowanie adresów wraz z kodem kreskowym,
drukowanie adresów dla wybranych z listy adresatów i dla wszystkich
adresów widocznych na liście bez konieczności zaznaczania każdego
adresata z osobna,
możliwość wpisania zwrotu grzecznościowego który pojawi się na
wszystkich aktualnie drukowanych etykietach bez konieczności wpisywania
zwrotu grzecznościowego odrębnie dla każdego z adresatów.
zaznaczenie różnych sposobów wysyłki (lista sposobów wysyłki edytowalna
dla administratora) dla pisma wychodzącego kierowanego jednocześnie do
strony postępowania i stron zainteresowanych
potwierdzenie powrotu i zaznaczenie daty z tzw. „zwrotki” zarówno z
poziomu pracownika jak i z poziomu kancelarii
wpisanie numer r-ki zarówno z poziomu pracownika jak i z poziomu
kancelarii
zmiana sposobu wysyłki, zaznaczenie braku doręczenia pisma wraz z
możliwością wpisania powodu nie doręczenia, (z jednoczesnym zapisem
tych informacji w historii pisma) ponowne skierowanie do wysyłki z
jednoczesną możliwością zmiany sposobu wysyłki zarówno z poziomu
pracownika jak i z poziomu kancelarii
zaznaczenie odebrania osobistego pisma (z zapisem daty odbioru osobistego)
z poziomu pracownika jak i z poziomu kancelarii, z możliwością
skierowania pisma do wysyłki w przypadku braku odbioru osobistego
łączenie/wyłączanie kilku pism w koperty/paczki w celu wspólnej wysyłki
do jednego adresata, po utworzeniu wspólnej koperty wpisanie nr r-ki i daty
z tzw. „zwrotki” dla wspólnej koperty ma skutkować aktualizacją zapisów na
poszczególnych pismach wchodzących w skład koperty
automatyczny wydruk książki nadawczej co najmniej w formacie graficznym
akceptowanym przez Pocztę Polską
wyszukiwanie pism po kodzie kreskowym widocznym na etykiecie, po nr rki, po sposobie doręczenia i etapie doręczania: wysłane, nie doręczone,
skierowane do ponownej wysyłki
w przypadku wysyłki za zwrotnym potwierdzeniem odbioru możliwość
przeglądania na zbiorczym zestawieniu wszystkich dat odebrania
poszczególnych dokumentów z możliwością ich sortowania: rosnąco,
malejąco
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
W zakresie wysyłki e-maili wychodzących system ma umożliwiać:
TAK*/ NIE*
27. wysyłanie e-maila bezpośrednio z ekranu tworzenia pisma wychodzącego,
wpisywanie treści e-maila
bezpośrednio z ekranu tworzenia pisma TAK*/ NIE*
28.
wychodzącego,
sposób powstawania/rejestracji e-maila analogiczny do pozostałych pism TAK*/ NIE*
29.
wychodzących
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
30.
31.
32.
33.
34.
wpisywanie treści, załączników do e-maila w przypadku pisma jednocześnie
dla adresatów głównych i maili do wiadomości z możliwością ich
zróżnicowania
dołączanie jako załącznik do e-maila wysyłanego z systemu plików
powstających z użyciem zdefiniowanego w systemie szablonu z
automatycznym uzupełnianiem danymi pochodzącymi z bazy danych EOD
w tym co najmniej pól: nr pisma wychodzącego, nr sprawy, temat, dane
adresowe strony postępowania, dane adresowe stron zainteresowanych, pole
uwagi, dane autora dokumentu, jego stanowisko, nazwa komórki,
lokalizacja, sposób wysyłki, kod kreskowy.
konfigurowania odrębnie przez każdego użytkownika EOD: adresu e –mail,
nazwy konta, podpisu pod e-mail którymi będzie się posługiwał w
przypadku e-maili.
EOD powinien wspomagać pracę kancelarii jednostki w zakresie
adresowania i ekspedycji pism wychodzących. Powinien generować wykazy
pism poleconych i dostarczanych przez gońców.
Moduł powinien być w pełni zintegrowany z innymi modułami EOD
i zapewniać swobodną nawigację pomiędzy dokumentami powiązanymi.
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Obsługa korespondencji wewnętrznej
Obsługa korespondencji wewnętrznej powinna być modułem EOD, przeznaczonym do
rejestracji i zarządzania obiegiem pism w obiegu wewnętrznym (pomiędzy pracownikami
i komórkami organizacyjnymi urzędu. Moduł powinien realizować następujące funkcje:
TAK*/ NIE*
1.
Rejestrowanie pism wewnętrznych na każdym stanowisku pracy,
TAK*/ NIE*
2.
Rejestrowanie załączników do pism wewnętrznych,
Generowanie treści pism wychodzących i załączników w oparciu o TAK*/ NIE*
3.
zdefiniowane szablony, analogiczne do szablonów z korespondencji
wychodzącej
Podpisywanie pism i załączników podpisem elektronicznym TAK*/ NIE*
4.
kwalifikowanym i niekwalifikowanym z poziomu aplikacji, z możliwością
wielokrotnego podpisywania dokumentu przez osoby akceptujące,
Obsługa ścieżki akceptacji pism oraz dynamiczne tworzenie listy osób TAK*/ NIE*
5.
akceptujących dla każdego użytkownika EOD,
TAK*/ NIE*
6.
Automatyczne numerowanie pism,
Skanowanie pism i załączników i udostępnianie obrazów tych TAK*/ NIE*
7.
dokumentów pracownikom urzędu, stosownie do ich uprawnień,
TAK*/ NIE*
8.
Dołączanie dokumentów w formie plików elektronicznych i skanów,
TAK*/ NIE*
9.
Autoryzowanie i zatwierdzanie treści pism przez osoby uprawnione,
Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg dowolnie zdefiniowanego TAK*/ NIE*
10.
przez użytkownika słownika,
Kierowanie pism jednocześnie do wielu pracowników i komórek TAK*/ NIE*
11.
organizacyjnych, bez potrzeby zaznaczania każdego pracownika oddzielnie
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
12.
13.
14.
Wysyłka korespondencji pomiędzy pracownikami nie wymagająca TAK*/ NIE*
współpracy kancelarii, z jednoczesnym tworzeniem wspólnego odrębnego
rejestru pism wewnętrznych
TAK*/ NIE*
Kontrolowanie wersji dokumentu na każdym etapie jego opracowywania,
TAK*/ NIE*
Moduł powinien być w pełni zintegrowany z innymi modułami EOD.
Hierarchiczny dostęp do dokumentów i spraw
EOD powinien umożliwiać definiowanie grup użytkowników, którzy posiadają zróżnicowane
uprawnienia dostępu do dokumentów i spraw, a w szczególności:
TAK*/ NIE*
1.
Grup użytkowników z dostępem do rejestrów dokumentów i spraw,
Grup użytkowników z dostępem do treści dokumentów i spraw z TAK*/ NIE*
2.
pominięciem hierarchii RWA.
Grup użytkowników z dostępem do obsługi korespondencji wychodzącej i TAK*/ NIE*
3.
obsługi korespondencji przychodzącej
Wspomaganie pracy biura obsługi Zarządu (Rady Gminy)
EOD powinien posiadać narzędzie wspomagające pracę biura Rady Gminy. Struktura
gromadzonych danych powinna być całkowicie dowolna i umożliwiać dostosowywanie do
specyficznych potrzeb urzędu. EOD powinien umożliwiać prowadzenie rejestrów:
składu osobowego Rady z uwzględnieniem zmian zachodzących w tych TAK*/ NIE*
1.
składach – odwołania itp.,
TAK*/ NIE*
2.
posiedzeń Rady,
TAK*/ NIE*
3.
list obecności osób zaproszonych na posiedzenia,
dokumentów rozpatrywanych i podejmowanych na tych posiedzeniach – TAK*/ NIE*
4.
projektów uchwał, uchwał podjętych, protokołów, interpelacji i wniosków
itp.,
Definiowanie szablonów dokumentów
EOD powinien zapewniać realizowanie następujących funkcji:
Definiowanie szablonów z poziomu EOD (wbudowany edytor tekstu) z
możliwością wstawiania do treści pisma znaczników, których zawartość
1.
jest automatycznie odczytywana z bazy danych dokumentów, interesantów
i kontrahentów.
EOD powinien zapewniać automatyczne wstawianie następujących danych
2.
do treści pisma:
Danych adresata (minimum: nazwisko, imię, instytucję, kod pocztowy,
3.
nazwę miejscowości, nazwę ulicy, numer domu i lokalu, NIP, REGON,
PESEL),
Danych strony zainteresowanej (minimum: nazwisko, imię, instytucję, kod
4.
pocztowy, nazwę miejscowości, nazwę ulicy, numer domu i lokalu),
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Tematu dokumentu,
Numeru dokumentu,
Znaku sprawy z którą dokument jest związany,
Datę utworzenia,
Dane autora dokumentu,
Symbol komórki organizacyjnej autora dokumentu,
Kod kreskowy jednoznacznie identyfikujący dokument Dołączanie
dokumentów w formie plików elektronicznych i skanów,
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Wyszukiwanie dokumentów
Wyszukiwanie dokumentów musi być integralną częścią EOD, przeznaczoną do wyszukiwania
dokumentów utworzonych i zarejestrowanych w EOD. Moduł powinien umożliwiać realizację
następujących funkcji:
Zestawianie prostych i złożonych warunków wyszukiwania dokumentów
TAK*/ NIE*
1.
według ich metryk,
Pełnotekstowe
przeszukiwanie
treści
dokumentów
wcześniej
TAK*/ NIE*
2.
przetworzonych przez OCR.
Zestawianie wykazów wyszukanych dokumentów wraz z prezentacją
TAK*/ NIE*
3.
kontekstu i wskazania wystąpień poszukiwanych wyrazów w przypadku
przeszukiwania plików dokumentów,
TAK*/ NIE*
4.
Zestawianie zakresu informacji o wyszukanych dokumentach,
TAK*/ NIE*
5.
Zestawianie statystyk o dokumentach,
TAK*/ NIE*
6.
Wyświetlanie informacji szczegółowych o wyszukanych dokumentach,
Identyfikowanie i wyszukiwanie dokumentów na podstawie sygnowania w
TAK*/ NIE*
7.
EOD np. poprzez kod kreskowy,
TAK*/ NIE*
8.
Przeszukiwanie bazy interesantów.
TAK*/ NIE*
9.
Możliwość zapamiętywania zdefiniowanych warunków wyszukiwania
Workflow
System powinien mieć możliwość prowadzenia procesów zarówno w oparciu o ścieżki workflow
(zgodnie z ustalonymi procedurami i kolejnością) jak i poza workflow (swobodny obieg
dokumentów i spraw zgodny z nadawanymi użytkownikom uprawnieniami). Nawet jeżeli proces
rozpoczynany jest automatycznie (workflow), w każdym momencie użytkownicy muszą mieć
możliwość jego przerwania i załatwienia sprawy ad hoc. Moduł powinien umożliwiać realizację
następujących funkcji:
TAK*/ NIE*
1.
Modelowanie procesów za pomocą graficznego interfejsu.
Uruchamianie instancji procesów i zarządzanie nimi wg. definicji
TAK*/ NIE*
2.
procesów.
TAK*/ NIE*
3.
Definiowanie dowolnej liczby procesów oraz ich wersjonowanie.
TAK*/ NIE*
4.
Wizualizacja przebiegu procesu wg ścieżki jego faktycznego wykonania.
TAK*/ NIE*
5.
Prosty dostęp użytkownika do przydzielonych dla niego zadań workflow.
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
6.
Szybki sposób potwierdzania zadań wymagających prostych decyzji np.
potwierdzenie przyjęcia pisma itp.
TAK*/ NIE*
Pomoc
EOD musi być wyposażony w podsystem pomocy. Składa się on z:
pomocy podręcznej – użytkownik po wywołaniu tej funkcji przegląda całą TAK*/ NIE*
1.
instrukcję obsługi EOD,
możliwości wydruku całej dokumentacji w formie książki, poprzez TAK*/ NIE*
2.
pojedynczy wydruk odpowiednio sformatowanego pliku.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Obsługa Archiwum Zakładowego
System musi umożliwiać archiwizację dokumentów elektronicznych z
możliwością przeniesienia danych do
Centralnego Archiwum
Elektronicznego (docelowo)
System musi umożliwiać określenie klasy archiwalnej dla rejestrowanego
dokumentu/sprawy.
System musi zapewniać stały dostęp do dokumentów, w tym również do
takich, które zostały już zarchiwizowane.
System musi wspomagać proces archiwizowania papierowych wersji
dokumentu z uwzględnieniem dwóch rodzajów dokumentów:
- dokumenty, których oryginał nie jest potrzebny w trakcie bieżącej pracy
użytkowników Systemu i może być zarchiwizowany,
- dokumenty, których oryginał musi krążyć wraz z wersją elektroniczną.
System musi umożliwić sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych spraw
przekazywanych do archiwum.
System musi umożliwiać przechowywanie i edytowanie informacji z
dokładnym uszczegółowieniem gdzie znajduje się papierowa wersja
dokumentu.
System musi wspierać proces udostępniania dokumentów wcześniej
zarchiwizowanych w wersji papierowej (skanowanie i udostępnianie wersji
elektronicznych dokumentów).
System musi dawać możliwość określenia czasu, po którym dokumenty
zostaną przeniesione do archiwum od momentu ich zakończenia
System musi posiadać funkcje organizacji archiwum:
- dowolna ilość archiwów,
- otwieranie i zapisywanie załączników z archiwum,
- obsługa wniosków o wypożyczenie/udostępnienie akt.
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
10.
11.
12.
13.
14.
15.
1.
2.
3.
4.
System musi umożliwiać definiowanie przez użytkownika własnych
katalogów (tworzenie hierarchii katalogów, przeglądanie ich zawartości,
TAK*/ NIE*
umieszczanie w katalogach dokumentów, spraw, podmiotów,
korespondencji, kopiowanie i przenoszenie danych pomiędzy katalogami –
możliwość kopiowania i przenoszenia grupowego).
System musi umożliwiać tworzenie spisów materiałów archiwalnych
TAK*/ NIE*
przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego
System musi umożliwiać tworzenie spisów dokumentacji niearchiwalnej
TAK*/ NIE*
przeznaczonych na makulaturę
System musi umożliwiać tworzenie raportów przez użytkownika
TAK*/ NIE*
dotyczących zasobów archiwalnych
System musi umożliwiać ograniczenie praw dostępu do określonych
TAK*/ NIE*
rodzajów dokumentów.
TAK*/ NIE*
System musi zapewniać bezpieczeństwo składowania dokumentów.
Integracja z Systemem internetowej obsługi interesanta
EOD powinien zapewniać eksportowanie pism oraz danych o stanie
(stopniu zaawansowania) załatwianych spraw do platformy SIOI.
EOD powinien umożliwić pracownikowi prowadzącemu sprawę
wytypowanie jej do publikacji w platformie SIOI.
EOD powinien zapewniać możliwość przyjmowania danych za
pośrednictwem aktywnych formularzy, udostępnionych na stronie Eformularzy, emaili oraz nośników informatycznych z możliwością
automatycznego rejestrowania tych danych w bazie Systemu obiegu
dokumentów.
Treść urzędowego poświadczenia odbioru powinna być możliwa do
przejrzenia z poziomu EOD. Technologia formularzy powinna zapewnić
możliwość podpisywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
.
Integracja z Systemem Ewidencji Przedsiębiorców
EOD powinien zapewniać eksportowanie danych XML z wcześniej
zarejestrowanych poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą - eformularzy (EDG1)
1.
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
EOD powinien zapewniać integrację z Elektroniczną Skrzynką Podawczą
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Po zalogowaniu do Systemu z wykorzystaniem identyfikatora w postaci
loginu i hasła bądź certyfikatu podpisu elektronicznego, klient urzędu
zależnej ma mieć dostęp do następujących funkcjonalności:
- wypełnienia dowolnego spośród udostępnionych e-formularzy, dołączenia
załączniki i wysłania kompletu dokumentów do właściwego urzędu,
otrzymując w odpowiedzi elektroniczne potwierdzenie odbioru,
- podpisywania wysyłanych dokumentów podpisem elektronicznym
weryfikowanym przez certyfikat kwalifikowany (korzystając z aplikacji do
składania
bezpiecznego
podpisu
weryfikowanego
certyfikatem
kwalifikowanym),
- przerwania swoich działań zachowując częściowo wypełniony danymi
formularz, do edycji którego może powrócić później,
- zarządzania ustawieniami skrzynki - zmienić hasło i login, wprowadzić
lub zmienić dane osobowe, które będą automatycznie wypełniać
odpowiednie pola składanych formularzy oraz podać adres poczty
elektronicznej (e-mail),
- uzyskiwania informacji o zdarzeniach, które zaszły w związku z jego
wnioskami złożonymi w urzędzie/jednostce zależnej (przyjęcie opłaty,
przyjęcie wniosku, wezwanie do uzupełnienia wniosku, wydanie decyzji)
oraz o związanych z nimi należnościach, a także odebrać odpowiednie
dokumenty w postaci elektronicznej (potwierdzenie odbioru, wpłaty, treść
wezwania, decyzji),
- uzyskiwania informacji o historii dokonywanych ostatnio w skrzynce
kontaktowej operacji (dostęp do logu operacji wraz z czasem ich
wykonania),
Dla celów wymiarowania systemu należy przyjąć, że system musi być w
stanie obsłużyć do 100 000 skrzynek kontaktowych.
System ma umożliwiać tworzenie, podpisywanie i wystawianie decyzji
elektronicznych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 27 listopada 2007 w sprawie sporządzania i
dostarczania pism w formie dokumentów elektronicznych. W
szczególności system umożliwi podpisanie pism urzędowych wg standardu
XAdES-XL lub XAdES-A z użyciem klucza o długości 2048 bitów.
Administrator systemu ma mieć możliwość zarządzania zaufanym centrami
certyfikacji.
System ma posiadać funkcjonalność zabezpieczenia utraty ważności
przyjętych dokumentów w czasie poprzez zastosowanie standardów
opisanych w normie ETSI TS 101 903.
System ma umożliwiać pełną weryfikację podpisanych dokumentów
(również podpisanych przy użyciu stosowanych powszechnie w Polsce
aplikacji dostarczanych przez kwalifikowane centra certyfikacji). Funkcja
ta będzie również dostępna dla klientów serwisu
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
System ma być wyposażony w narzędzie umożliwiające tworzenie,
TAK*/ NIE*
przechowywanie i wyświetlanie e-formularzy, przeznaczonych dla
klientów urzędu.
System musi umożliwiać zamieszczenie dowolnego e-formularza w
TAK*/ NIE*
repozytorium e-formularzy jako kolejnej wersji istniejącego e-formularza
lub jako nowego e-formularza,
System musi umożliwiać, dołączania formularzy pomocniczych
TAK*/ NIE*
(załączników) do formularza głównego dołączanie plików do formularza,
System musi umożliwiać podpisywanie danych wypełnionych przez
formularz przy pomocy wbudowanego mechanizmu (np. aplet Java,
TAK*/ NIE*
activeX) według normy ETSI TS 101 903 – XadES. obsługę e-formularzy
w przeglądarkach minimum Internet Explorer 6.0 i Firefox 1.6
System musi umożliwiać automatyzacje tworzenia wzorów dokumentów w
TAK*/ NIE*
celu późniejszej publikacji w centralnym repozytorium dokumentów
elektronicznych.
e-formularze mają być wykonane w technologii XML (XML+XSLT+XML
TAK*/ NIE*
Schema)
Tworzenie e-formularzy odbywać się ma za pomocą metody drag&drop (z
gotowych
struktur
–
metadanych),
tworzenie
e-formularzy
umożliwiających redaktorowi wielokrotne powielenie określonego pola lub
grupy pól (np. umożliwiających dodanie dowolnej ilości załączników),
definiowanie słowników i dodawanie do e-formularzy pól korzystających z
tych słowników (np. słownik JST, słownik ulic), zamieszczanie dowolnych
TAK*/ NIE*
elementów tekstowych i graficznych oraz treści pomocy kontekstowej w
ramach e-formularza, definiowanie reguł wyświetlania oraz reguł walidacji
w ramach e-formularza, definiowanie pół autowyliczalnych, tworzenie
formularzy wielostronicowych zapis tworzonych e-formularzy w wersji
roboczej, podgląd, wypełnianie treścią i walidację e-formularza w celach
testowych, wykorzystanie raz wprowadzonych treści (reguły wyświetlania,
teksty, eformularze itp.) do tworzenia nowych e-formularzy.
e-Formularze mają być złożone z gotowych struktur informacyjnych (tzw. TAK*/ NIE*
„metadanych”), służących do opisu i walidacji określonego typu informacji
takich jak adres, kod pocztowy, NIP, data, załącznik, formularz. Struktury
te mają zapewniać jednolitość podstawowych tagów XML dla wszystkich
e-formularzy.
e-formularze mogą być tworzone i modyfikowane przez uprawnionego TAK*/ NIE*
administratora.
e-Formularze oraz metadane mają być wersjonowane, przy czym raz TAK*/ NIE*
wprowadzone wersje muszą być nieusuwalne i niemodyfikowalne.
Integracja z ePUAP
EOD docelowo powinien zapewniać współpracę z systemem ePUAP
TAK*/ NIE*
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
1.
Raportowanie
EOD powinien posiadać zestaw raportów oraz zapewniać możliwość ich TAK*/ NIE*
modyfikowania przez przeszkolonego pracownika oraz umożliwiać
definiowanie całkowicie nowych raportów wg dowolnych danych
dostępnych w systemie.
Administrowanie Systemem
EOD powinien zapewniać możliwość administrowania przez uprawnionych pracowników, a w
szczególności umożliwiać:
Odwzorowanie wieloszczeblowej struktury organizacyjnej urzędu z
możliwością jej dowolnej modyfikacji, w tym z możliwością przeniesienia
dowolnego elementu struktury (pracownika/wydziału) w dowolne miejsce
TAK*/ NIE*
1.
struktury. Struktura powinna umożliwiać definiowanie: jednostek
organizacyjnych, komórek organizacyjnych, pracowników zatrudnionych
w komórkach, ich funkcji i stanowisk.
Tworzenie grup użytkowników, definiowanie ich uprawnień do
TAK*/ NIE*
2.
wykonywania funkcji,
Definiowanie uprawnień każdego z pracowników w zakresie: dostępu do
TAK*/ NIE*
3.
dokumentów i spraw oraz uprawnień do aktualizacji i przeglądania ich
zawartości,
Rejestrację historii zmian dokonywanych w strukturze organizacyjnej
TAK*/ NIE*
4.
i uprawnieniach oraz wyświetlenie stanu struktury w określonym dniu
oraz historię zmian każdego z elementów struktury.
TAK*/ NIE*
5.
Umożliwiać administratorowi konfigurację ustawień ekranu blokowania.
Umożliwiać wprowadzanie rocznej numeracji, pism przychodzących i
TAK*/ NIE*
6.
pism wewnętrznych bez spraw (nadawanie numeru początkowego przez
administratora).
Umożliwiać nadawanie uprawnień użytkownikom systemu do wysyłania eTAK*/ NIE*
7.
maili bezpośrednio z EOD.
EOD powinien zapewniać możliwość administrowania przez uprawnionych
TAK*/ NIE*
8.
pracowników poszczególnymi modułami EOD w zakresie zawartości
słowników, edycji szablonów itp.
Urządzenia wspomagające
EOD powinien zapewniać współpracę z urządzeniami wspomagającymi rejestrację dokumentów, a
w szczególności:
TAK*/ NIE*
1.
Skanerami automatycznymi,
TAK*/ NIE*
2.
Czytnikami kodów kreskowych,
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
3.
Drukarkami etykiet adresowych i kodów kreskowych.
Podpis elektroniczny
W zakresie integracji z podpisem elektronicznym EOD powinien umożliwiać:
sygnalizowanie, że dany dokument jest podpisany elektronicznie, bez
1.
konieczności otwierania tego dokumentu,
weryfikację podpisu elektronicznego z poziomu EOD (bez konieczności
2.
ręcznego uruchamiania dodatkowego oprogramowania),
podpisywanie plików podpisem elektronicznym z poziomu EOD (bez
3.
konieczności ręcznego uruchamiania dodatkowego oprogramowania),
4.
podpisywanie dokumentów przygotowanych w dowolnym formacie.
1.
Aktywne formularze
EOD powinien zapewniać możliwość przyjmowania danych za
pośrednictwem aktywnych formularzy z możliwością automatycznego
rejestrowania tych danych w bazie Systemu obiegu dokumentów.
Technologia formularzy powinna zapewnić możliwość podpisywania ich
kwalifikowanym i niekwalifikowanym podpisem elektronicznym.
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
TAK*/ NIE*
Opis i wymagania wdrożenia systemu
Wykonawca dokona konsultacji z Zamawiającym, ustali i wprowadzi parametry startowe systemu
niezbędne do rozpoczęcia eksploatacji (m.in. strukturę organizacyjną, RWA lub inny system
klasyfikacji, rejestry, rodzaje i właściwości ewidencjonowanych dokumentów), zainstaluje i
skonfiguruje bazę danych oraz aplikacje systemowe na wskazanej przez Zamawiającego
infrastrukturze sprzętowej. EOD powinien zostać przygotowany przez wykonawcę do wdrożenia
poprzez: wprowadzenie użytkowników, nadanie uprawnień, uzupełnienie słowników. EOD powinien
zapewnić możliwość zmiany wprowadzonych w ramach przygotowania do wdrożenia danych. Prace
przedwdrożeniowe i wdrożeniowe powinny przebiegać w trybie i na warunkach określonych w
szczegółowym harmonogramie projektu uzgodnionym z Zamawiającym. Wszystkie prace
przedwdrożeniowe i wdrożeniowe muszą być obligatoryjnie zrealizowane osobiście przez
wykonawcę, ewentualnie przez podwykonawcę wskazanego przez wykonawcę.
EOD powinien być wdrażany w formie instruktarzu przy użyciu sprzętu mobilnego (minimum 10
komputerów przenośnych połączonych w sieci oraz inny niezbędny sprzęt do prawidłowego
przeprowadzenia szkolenia i zapewniający każdej z osób uczestniczących w instruktarzu osobne
stanowisko do ćwiczeń). Sprzęt mobilny do instruktarzu powinien dostarczyć wykonawca.
Wykonawca powinien założyć, co najmniej 20 dni instruktarzu prowadzonego przez 6h dziennie w
siedzibie Zamawiającego. Instruktarz powinien:
 być prowadzone jednocześnie przez min. 2 konsultantów.
 grupy powinny liczyć maksymalnie 10 osób.
Załącznik A do Załącznika nr 6 do siwz
 maksymalna dzienna ilość instruktarzu dla pracownika wynosi 3 h.
Instruktaż ma odbyć się na wersji testowej systemu etapami. Dodatkowo musi istnieć możliwość
przeprowadzenia dodatkowych indywidualnych konsultacji. Instruktarz przeznaczony dla
pracowników kancelarii powinien być uzupełniony o asystę na stanowisku pracy przy wprowadzaniu
przynajmniej kilku pierwszych dokumentów do EOD. Wykonawca zapewni przez okres 48 miesięcy
od daty zawarcia umowy tj. w okresie wdrożenia oraz po odbiorze przedmiotu umowy bezpłatne
konsultacje telefoniczne dla wszystkich pracowników Zamawiającego w zakresie rozwiązywania
problemów eksploatacyjnych, administracyjnych i metodologicznych w godzinach pracy
Zamawiającego. W trakcie wdrożenia Wykonawca wykona i uruchomi 5 wybranych przez
Zamawiającego przepływów Workflow.
Warunki licencji:
Po wykonaniu zamówienia i zrealizowaniu płatności Zamawiający stanie się właścicielem licencji na
wszystkie moduły EOD.
W przypadku braku możliwości dalszej współpracy z Wykonawcą po zakończeniu projektu
Wykonawca przekaże Zamawiającemu kody źródłowe oprogramowania. Zamawiający stanie się
właścicielem tych kodów w celu utrzymania funkcjonowania i modyfikacji EOD we własnej
siedzibie i na własne potrzeby bez prawa zbycia ich innym podmiotom
W trakcie trwania umowy do wszystkich modyfikacji uprawniony i zobowiązany będzie tylko
Wykonawca
Inne wymagania
Cena oferty obejmuje:
- koszt instalacji, wdrożenia, aktualizacji EOD przez okres przez 48 miesięcy od daty zawarcia
umowy
- koszt utrzymania skrzynki podawczej przez 48 miesięcy od daty zawarcia umowy,
- koszt opracowania i aktualizacji formularzy Elektronicznej Skrzynki Podawczej przez 48
miesięcy od daty zawarcia umowy
- koszt szkoleń,
W przypadku rezygnacji Zamawiającego z usługi utrzymania Elektronicznej Skrzynki Podawczej lub
po zakończeniu wykonywania umowy i nie podpisaniu nowej Wykonawca udostępni jej zawartość
(dokumenty i elektroniczne formularze) podmiotowi wskazanemu przez Zamawiającego w sposób
umożliwiający ich przeniesienie.
.........................................
(podpis przedstawiciela wykonawcy)