obieg info ( 0.17 MB )

Informacja prasowa
Warszawa, 06.02.2017
Obieg informacji w firmie – 5 najczęstszych błędów
Niektórzy analitycy biznesu porównują sieć informacyjną w przedsiębiorstwach do
krwioobiegu ludzkiego organizmu. Nietrudno więc sobie wyobrazić, co się stanie,
jeżeli istotne dla „życia” firmy dane będą przekazywane w wadliwy sposób. Oto
najczęstsze błędy, które można spotkać w przedsiębiorstwach.
W obecnych czasach informacja jest jednym z podstawowych dóbr ekonomicznych i
jednym ze źródeł kreowania przewagi konkurencyjnej. Dlatego tak ważne jest, by firmowy
system przekazywania informacji działał sprawnie i bezpiecznie. Niejednokrotnie bowiem
wady w firmowym obiegu informacji są przyczyną obniżonej wydajności pracowników, co
przekłada się na niższe zyski przedsiębiorstwa. W niektórych sytuacjach, jeżeli firma opiera
swoją działalność na transferze informacji, błędy w tym zakresie mogą być również
istotnym czynnikiem kryzysogennym.
1. W natłoku informacji
Jednym z błędów, z którym często można spotkać się w organizacjach, jest brak
odpowiedniej filtracji dokumentów i informacji trafiających do poszczególnych
pracowników. Takie działanie ma szereg negatywnych konsekwencji. Po pierwsze,
pracownik musi poświęcić więcej czasu i energii na posortowanie informacji oraz wybranie
z nich tych, które dotyczą jego stanowiska. Po drugie, w dużym natłoku wiadomości wzrasta
prawdopodobieństwo przypadkowego pominięcia istotnego komunikatu. Olbrzymia ilość
informacji na raz może też spowodować, że po jakimś czasie trudno będzie „dokopać się”
do konkretnej, być może kluczowej, wiadomości – Pomimo rosnącego zainteresowania
digitalizacją firmowej korespondencji, w przedsiębiorstwach cały czas większość informacji i
dokumentów przekazywana jest w formie papierowej. Nieodpowiednie zarządzanie obiegiem
informacji jest jednym z powodów, przez które w polskich przedsiębiorstwach wydatki na
druk wynoszą nawet 8 proc. obrotu firmy, podczas gdy na świecie jest to 3 – 5 proc. – mówi
Łukasz Laskowski, prezes Ediko, firmy specjalizującej się w temacie zarządzania informacją
w biznesie.
2. Tam i z powrotem
Dużym problemem dla przedsiębiorstwa może stać się też brak tzw. feedbacku, czyli
informacji zwrotnej od pracowników na otrzymaną wiadomość. Powodem tego może być
kultura organizacyjna, która nie zachęca podwładnych do udziału w komunikacji
wewnętrznej firmy. Jest to poważny błąd, ponieważ w takiej sytuacji nadawca nie
otrzymuje wielu ważnych informacji, m.in. o tym, czy jego komunikat jest jasny i zrozumiały
oraz czy pracownik nie będzie miał w stosunku do niego obiekcji. Przyzwyczajenie do
jednostronnej komunikacji będzie stanowiło poważny problem np. w czasie kryzysu w
przedsiębiorstwie, podczas którego istotne będzie wysyłanie do pracowników
przejrzystych i zrozumiałych informacji o działaniach i aktualnym stanie firmy. Jest to
szczególnie ważne w dzisiejszych czasach, kiedy, dzięki mocy portali społecznościowych,
szeregowy pracownik ma niekiedy większą siłę przebicia niż cały zastęp rzeczników
Strona 1 z 3
EDIKO Sp. z o.o.; ul. Nakielska 3, 01-106 Warszawa, tel. +48 (22) 330 98 00, faks +48 (22) 330 98 01, [email protected], www.ediko.pl
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Nr KRS 0000079405;
NIP: 527-23-60-258, Kapitał zakładowy 50 000 zł, mBank S.A. II O/K Warszawa, 42114019770000200765001001
prasowych. Dlatego też należy być pewnym, że pracownicy są dobrze poinformowani i nie
rozpowszechniają nieświadomie błędnych informacji.
3. Pracownicy spuszczeni w kanał… komunikacyjny
Czasem zdarza się tak, że z niewiadomego dla podwładnych powodu, firma jest bardzo
przywiązana tylko do jednej formy komunikacji i tyko za jej pośrednictwem porozumiewa
się z pracownikami. Nie jest to właściwe podejście. Dywersyfikowanie informacji na różne
kanały komunikacyjne pozwala nie tylko łatwiej przypisać im odpowiedni poziom
istotności, ale też dotrzeć z pilną informacją w odpowiednim czasie – Współczesne
przedsiębiorstwo dysponuje olbrzymimi możliwościami, jeżeli chodzi o kreowanie ścieżek
obiegu informacji. Ważne jest, by dostosować liczbę i rodzaj wykorzystywanych kanałów
komunikacyjnych do zaistniałych potrzeb. Sytuacją niewłaściwą jest, gdy pracownik
dowiaduje się o kluczowych dla działania przedsiębiorstwa informacjach z firmowego
newslettera z tygodniowym opóźnieniem – mówi Łukasz Laskowski. Odpowiedni dobór
narzędzi znacznie podnosi nie tylko skuteczność komunikacji, ale i pośrednio wpływa na
takie aspekty jak motywacja pracownika i jego zaangażowanie w życie firmy.
4. Bezpieczeństwo? Jakie bezpieczeństwo?
Istotnym wyborem przy tworzeniu firmowej sieci przesyłu informacji jest uwzględnienie,
jaką role będzie w niej odgrywał firmowy system IT. Chodzi tu o te urządzenia, które
samoistnie łączą się z globalną siecią tworząc tzw. Internet Rzeczy (ang. Internet of Things
– IoT). Coraz częściej powierza im się zadania monitoringu i kontroli nad procesami w
firmie – od nadzoru maszyn ciężkiego przemysłu po audyt firmowych drukarek.
Podstawowym błędem jest tutaj brak zabezpieczenia tych danych lub wręcz wysyłanie je
poza obręb firmy, np. na sieciową chmurę. Nie jest to rozwiązanie gwarantujące najwyższy
poziom zabezpieczeń, co przyznają sami przedsiębiorcy, którzy w „Vormetric Insider
Threat Report 2015” wybrali chmurę najmniej bezpiecznym modelem zarządzania
firmowymi danymi. Pomimo tego, tylko niewielu z nich wie, że istnieją urządzenia IoT
działające wewnątrz firmowej sieci WAN/LAN, które, przetwarzając dane tylko w obrębie
zabezpieczonej struktury informatycznej, znacznie zmniejszają ryzyko wycieku lub
włamania.
5. Firmowy „głuchy telefon”
Problem ten występuje szczególnie w dużych przedsiębiorstwach, w których zauważalne
jest sztywne przywiązanie do firmowego drzewka hierarchii. W tym systemie przełożony
komunikuje się tylko i wyłącznie ze swoim bezpośrednim podwładnym, co sprawia, że
zanim wiadomość dotrze od zarządu do szeregowych pracowników, musi pokonać
wszystkie firmowe szczeble. Znacznie wydłuża to czas komunikacji, a treść takiej informacji
bardzo często jest na samym końcu mocno zniekształcona w stosunku do oryginału.
Obieg informacji w przedsiębiorstwie będzie kluczową kwestią tak długo, jak długo
gromadzenie i analiza danych będzie stanowić o „być, albo nie być” w biznesie. Obecnie
wszystko wskazuje na to, że rola efektywnego zarządzania informacjami w firmie w
Strona 2 z 3
EDIKO Sp. z o.o.; ul. Nakielska 3, 01-106 Warszawa, tel. +48 (22) 330 98 00, faks +48 (22) 330 98 01, [email protected], www.ediko.pl
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Nr KRS 0000079405;
NIP: 527-23-60-258, Kapitał zakładowy 50 000 zł, mBank S.A. II O/K Warszawa, 42114019770000200765001001
najbliższych latach będzie coraz większa, dlatego umiejętności z tego zakresu powinny
wchodzić w kompetencje każdego przedsiębiorcy.
Strona 3 z 3
EDIKO Sp. z o.o.; ul. Nakielska 3, 01-106 Warszawa, tel. +48 (22) 330 98 00, faks +48 (22) 330 98 01, [email protected], www.ediko.pl
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Nr KRS 0000079405;
NIP: 527-23-60-258, Kapitał zakładowy 50 000 zł, mBank S.A. II O/K Warszawa, 42114019770000200765001001