Koalicja Rzeczników Etyki w ramach Programu

Koalicja Rzeczników Etyki w ramach Programu
Biznes a Prawa Człowieka 2014-2020
KWESTIONARIUSZ
Poniższe pytania zostały przygotowane w ramach Koalicji Rzeczników Etyki UN Global
Compact w Polsce. Naszym celem jest wypracowanie standardów zarządzania programem
etycznym w przedsiębiorstwach i instytucjach publicznych. Pierwszym krokiem jest
uzyskanie informacji na temat już stosowanych systemów zarządzania etyką. Dlatego
prosimy tych respondentów, którzy mają wdrożone takie systemy - lub przynajmniej ich
elementy - o odpowiedź na poniższe pytania.
Udzielone odpowiedzi nie będą służyły do oceny poziomu etyczności badanych organizacji,
czy jakości zarządzania etyką. Wyniki badania będą przedstawione publicznie jedynie w
postaci ogólnego omówienia przyjmowanych rozwiązań formalnych w tym zakresie w
Polsce, bez podawania szczegółowych informacji o poszczególnych respondentach.
Przewidujemy jednocześnie, że do kilku wybranych respondentów zwrócimy się z prośbą o
szczegółowy opis wyzwań i sukcesów w procesie wdrażania programu etycznego, by
przygotować kazusy edukacyjne. W dalszej kolejności Koalicja Rzeczników Etyki planuje
przeprowadzenie badania ilościowego na reprezentatywnej próbie przedsiębiorstw w Polsce
dotyczącego istotnych zagadnień etyki biznesu, m.in. zidentyfikowanych w poniższym
badaniu, a także percepcji kadry kierowniczej w zakresie wprowadzania infrastruktury
etycznej.
Prosimy o zaznaczenie tych stwierdzeń, które odpowiadają stanowi faktycznemu w Państwa
organizacji.
Uwaga: Przy każdym pytaniu można zaznaczyć dowolną liczbę odpowiedzi.
Dziękujemy za udział w badaniu.
1. Jakie dokumenty wyznaczają w sposób formalny zasady etycznego postępowania w
organizacji?
☐ Kodeks etyki
☐ Kodeks postępowania
☐ Kodeks / zasady dobrych praktyk
☐ Polityka poszanowania godności w miejscu pracy
☐ Deklaracja wartości
☐ Zasady powoływania Rzecznika etyki
☐ Opis kompetencji / zadań Rzecznika etyki
☐ Zasady powoływania Komisji etyki
☐ System zarządzania programem etycznym
☐ Inne:
2. W jaki sposób powstał kodeks etyki lub inny obowiązujący dokument o podobnym
charakterze?
☐ Został przetłumaczony na język polski bez zmian w stosunku do kodeksu etyki obowiązującego w
spółce-matce / ponadnarodowej korporacji
☐ Został opracowany na podstawie kodeksu etyki obowiązującego w spółce-matce /
ponadnarodowej korporacji lub w innej organizacji, ale z pewnymi zmianami
☐ Został opracowany na podstawie dokumentów wcześniej istniejących w Grupie Kapitałowej /
związku branżowym, nadrzędnej instytucji lub w innej organizacji
☐ Został w całości opracowany lokalnie przez osoby zatrudnione w spółce / instytucji
☐ Został opracowany we współpracy z zewnętrzną firmą doradczą
☐ Został opracowany we współpracy z różnymi grupami interesariuszy wewnętrznych i
zewnętrznych
☐ Zbiór zasad etycznego postępowania jest przynajmniej raz w roku modyfikowany, poszerzany,
uszczegóławiany – jest dokumentem „żywym”
☐ Inne rozwiązanie:
3. Co zawiera Kodeks etyki?
☐ Zasady dotyczące pożądanych zachowań wewnątrzorganizacyjnych
☐ Zasady dotyczące dopuszczalnych zachowań organizacji w relacjach z podmiotami zewnętrznymi
☐ Standardy postępowania organizacji wobec różnych grup społecznych
☐ Zasady dobrych praktyk w poszczególnych obszarach działania organizacji
☐ Powinności kadry kierowniczej w zakresie kształtowania kultury etycznej organizacji
☐ Powinności pracowników w zakresie kształtowania kultury etycznej organizacji
☐ Sposób postępowania w przypadku naruszenia zasad określonych w kodeksie
☐ Dostępne kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów
☐ Konsekwencje nieprzestrzegania przez pracowników kodeksu etyki
☐ Inne elementy:
4. W jaki sposób kodeks etyki jest stosowany i do czego zobowiązuje?
☐ Jest częścią całościowej infrastruktury etycznej / formalnie przyjętego programu etycznego /
systemu zarządzania etyką w organizacji
☐ Jest formalnie przyjęty przez Zarząd / kierownictwo jako odrębny dokument
☐ Jest podstawą innych, podobnych polityk w organizacji, np. polityki antykorupcyjnej,
antymobbingowej, polityki przeciwdziałania nadużyciom
☐ Jest zgodny z zasadami stosowanymi w politykach dotyczących zachowania rynkowego, np. w
kodeksie postępowania dla dostawców, w polityce zakupowej, marketingowej i innych
☐ Jest przekazywany partnerom biznesowym i społecznym organizacji przy okazji zawierania umów
☐ Obliguje kontrahentów do podpisania zobowiązania do przestrzegania zasad w nim określonych
☐ Obliguje kontrahentów do podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z jego treścią
☐ Stanowi załącznik do Regulaminu pracy / jest częścią umowy o pracę
☐ Obliguje pracowników do podpisania zobowiązania do przestrzegania zasad w nim określonych
☐ Obliguje pracowników do podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z jego treścią
☐ Jest dostępny w witrynie internetowej spółki / organizacji w języku polskim
☐ Inne:
5. Kto jest odpowiedzialny za proces zarządzania programem etycznym?
☐ Prezes lub inny członek Zarządu, spełniający jednocześnie funkcję Rzecznika etyki
☐ Rzecznik etyki - dedykowany wyłącznie do tej funkcji pracownik, podlegający bezpośrednio
Zarządowi
☐ Rzecznik etyki - wyznaczony pracownik organizacji, w ramach dodatkowych, powierzonych zadań
☐ Rzecznik etyki - osoba wybrana w głosowaniu pracowniczym
☐ Rzecznik etyki - pracownik naukowy współpracujący z organizację wyłącznie w tym zakresie
☐ Komisja etyki składająca się z przedstawicieli różnych działów/departamentów
☐ Zewnętrzna firma, kancelaria prawna, konsultant
☐ Menedżer ds. compliance
☐ Inne rozwiązanie:
6. Jakie procedury obowiązują w ramach programu etycznego / systemu zarządzania etyką?
☐ Możliwość – zapisana w dokumentach - zachowania pełnej anonimowości osoby zgłaszającej
☐ Możliwość – zapisana w dokumentach - zachowania ograniczonej anonimowości osoby
zgłaszającej, np. w formie zachowania poufności danych zgłaszającego przez Rzecznika etyki
☐ Naruszenia i odstępstwa od zasad etyki zgłaszane są jawnie, z zachowaniem drogi służbowej
☐ Zgłoszenia odbywają się osobiście / drogą mailową /pocztową / telefoniczną
☐ Zgłoszenia odbywają się z wykorzystaniem dedykowanej platformy internetowej
☐ Naruszenia i odstępstwa od zasad etyki są zgłaszane w języku polskim
☐ Zgłoszenia mogą być dokonywane wyłącznie przez pracowników, tzn. osoby zatrudnione na
etacie, niezależnie od stanowiska
☐ Zgłoszenia mogą być dokonywane wyłącznie przez osoby pracujące dla organizacji, niezależnie od
formy zatrudnienia
☐ Zgłoszenia mogą być dokonywane przez każdego interesariusza organizacji, np. pracownika
etatowego, osobę zatrudnioną na podstawie umowy zlecenia, klienta, przedstawiciela organizacji
współpracującej, kontrahenta
☐ Przestrzeganie zasad etyki jest monitorowane na co dzień - przy wykorzystaniu instrumentów
działu compliance, kontroli wewnętrznej, audytu
☐ Nie ma możliwości indywidualnego zgłaszania nieprawidłowości w zakresie przestrzegania zasad
etyki
☐ Inne procedury:
7. Jakie działania są podejmowane w organizacji w ramach doskonalenia kultury etycznej?
☐ Prowadzone są szkolenia okresowe dla pracowników z różnych poziomów zatrudnienia dotyczące
zagadnień etyki i obowiązującego programu etycznego
☐ Dla nowo przyjętych pracowników prowadzone są szkolenia w zakresie procedury zgłaszania
naruszeń zasad etyki
☐ Dla kandydatów na wybrane stanowiska prowadzone są dedykowane szkolenia dodatkowe z
zakresu zasad etyki i pożądanych wartości
☐ Przestrzeganie zasad etyki jest elementem formalnej oceny pracowniczej, np. oceny rocznej
☐ Organizowane są dobrowolne spotkania pracowników z Rzecznikiem etyki / inną osobą
odpowiedzialną za doskonalenie kultury etycznej
☐ Przynajmniej raz w roku odbywają się konsultacje wewnętrzne w zakresie dylematów etycznych
pojawiających się w codziennym funkcjonowaniu organizacji
☐ Prowadzone są okresowe badania dotyczące oceny poziomu kultury etycznej organizacji
☐ Istnieją procedury umożliwiające nagradzanie pracowników, zespołów, realizujących najlepsze
praktyki w zakresie pożądanych wartości i zasad etyki
☐ Prowadzone są aktualnie projekty związane z upowszechnianiem zasad etyki, np. w intranecie lub
z partnerami, kontrahentami organizacji
☐ Prowadzone są aktualnie projekty z zakresu edukacji etycznej adresowane do podmiotów w
łańcuchu dostaw organizacji
☐ Potwierdzone naruszenia zasad etyki w organizacji są analizowane przez właściwych kierowników
w kontekście zmian obowiązujących zasad postępowania, procedur, polityk, systemów
zarządzania
☐ Istnieją procedury dotyczące komunikacji, umożliwiające przekazywanie informacji zwrotnej
sygnalistom po zakończeniu postępowania
☐ Istnieją procedury dotyczące komunikacji wewnętrznej, umożliwiające przekazywanie informacji
wszystkim pracownikom o potwierdzonych przypadkach naruszenia zasad etyki
☐ Inne działania z obszaru zarządzania etyką:
Od kiedy istnieje w organizacji program etyczny / system zarządzania etyką:
☐ od roku lub krócej
☐ 1 rok – 3 lata
☐ powyżej 3 lat
Jaką terminologię przyjęto w stosunku do określenia stanowiska osoby odpowiedzialnej za
zarządzanie programem etycznym:
☐ Rzecznik etyki
☐ Pełnomocnik ds. etyki
☐ Menedżer ds. etyki
☐ Menedżer ds. compliance
☐ Inną, jaką?
Wielkość organizacji według kryterium zatrudnienia:
☐ mała (do 50 pracowników etatowych)
☐ średnia (51 - 249 pracowników etatowych)
☐ duża (250 i powyżej pracowników etatowych)
Typ organizacji:
☐ publiczna
☐ komercyjna z większościowym udziałem prywatnego kapitału polskiego
☐ komercyjna z udziałem Skarbu Państwa
☐ komercyjna z większościowym udziałem kapitału zagranicznego
☐ społeczna
Dziękujemy za wypełnienie kwestionariusza