Katowice - Śląski Urząd Wojewódzki

WICEWOJEWODA ŚLĄSKI
Katowice, 17.11.2008 r.
OA/I/0932/3/08
Pani
Małgorzata Mazur
Śląski Wojewódzki
Inspektor Nadzoru Budowlanego
w Katowicach
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 15 pkt 1 w związku z art. 32 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r.
o administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 ze zm.)
pracownicy Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego oraz Biura Audytu i Kontroli
Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach w dniach od 09.10.2008r. do 27.10.2008r.
(z przerwami) przeprowadzili w Wojewódzkim Inspektoracie Nadzoru Budowlanego
w Katowicach kontrolę problemową w zakresie sposobu prowadzenia dokumentacji
związanej ze stosunkiem pracy pracowników jednostki w kontekście kompletności
i poprawności oraz prawidłowości przeprowadzania naborów do korpusu służby cywilnej.
Przedmiotową kontrolą objęto okres od 01.01.2007r. do 09.10.2008r. Szczegółowe
wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli nr OA/I/0932/3/08 z dnia
27.10.2008r., podpisanym przez Panią Dyrektor w dniu 28.10.2008r.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1) w zakresie organizacji naborów do korpusu służby cywilnej:
a) naruszenie zasady otwartego dostępu do służby cywilnej zawartej w art. 4 ustawy z dnia
24 sierpnia 2006 roku o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 170 poz. 1218 ze zm.) - zwanej
w dalszej części wystąpienia ustawą o służbie cywilnej - w myśl której każdy obywatel
ma prawo do informacji o wolnych stanowiskach pracy w służbie cywilnej, a nabór do
służby cywilnej jest otwarty oraz konkurencyjny, gdyż opublikowane ogłoszenie
o naborze dotyczyło zatrudnienia 1 osoby na stanowisku referenta prawnego/radcy
prawnego w wymiarze 1 lub ½ etatu, a w wyniku naboru zatrudniono 2 osoby
odpowiednio w wymiarze: 1 etat i 0,6 etatu. Zatrudnienie jednej osoby nastąpiło więc
poza regulacją ustawy o służbie cywilnej;
b) braki formalne w dokumentach aplikacyjnych osób zatrudnionych w okresie objętym
kontrolą tj.: brak oświadczeń o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych dla
celów niezbędnych do procesu rekrutacji, brak oświadczeń o niekaralności za
przestępstwo popełnione umyślnie oraz o korzystaniu z pełni praw publicznych, brak
kserokopii dowodu osobistego, brak również aktualnych kwestionariuszy osobowych
(dotyczy ogłoszeń umieszczonych na stronie BIP Kancelarii Prezesa Rady Ministrów pod
numerami: 77413, 78801, 79215, 83315);
c) oświadczenia kandydatów o korzystaniu z pełni praw publicznych i niekaralności za
przestępstwo popełnione umyślnie złożone zostały dopiero w trakcie zatrudnienia
pracownika (dotyczy ogłoszeń umieszczonych na stronie BIP Kancelarii Prezesa Rady
Ministrów pod numerami:77413,78801), w związku z czym dokumenty kandydatów
w momencie ubiegania się o zatrudnienie zawierały braki formalne w tym zakresie;
2
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
protokoły z przeprowadzenia naborów zawierały informacje o potwierdzonej
znajomości Kpa, ustawy – Prawo budowlane przez kandydatów, a także znajomości
orzecznictwa, umiejętności samodzielnego i analitycznego myślenia oraz umiejętności
obsługi komputera, tymczasem z dokumentacji dotyczącej naborów nie wynika, w jaki
sposób dokonano sprawdzenia ww. wymogów wobec kandydatów przed ich
zatrudnieniem;
w protokołach z przeprowadzonych naborów brak uzasadnienia dokonanego wyboru
(dotyczy ogłoszeń umieszczonych na stronie BIP Kancelarii Prezesa Rady Ministrów pod
numerami: 79374, 81208);
listy osób spełniających wymogi formalne opublikowane w Biuletynie Informacji
Publicznej KPRM zawierały jedynie nazwiska osób wybranych w postępowaniu,
a powinny zawierać listę wszystkich osób spełniających wymogi (dotyczy ogłoszeń
umieszczonych na stronie BIP Kancelarii Prezesa Rady Ministrów pod numerami: 78801,
79374);
w jednym przypadku kandydat złożył ofertę pracy na proponowane stanowisko
z miejscem wykonywania pracy w Delegaturze WINB w Częstochowie, natomiast
w ogłoszeniu o naborze była mowa o Katowicach. Umowa o pracę nie określa miejsca
wykonywania pracy;
zatrudnienie jednej osoby na innym stanowisku niż wskazane w ogłoszeniu o naborze
(ogłoszenie dotyczyło stanowiska starszego inspektora nadzoru budowlanego, natomiast
pracownika zatrudniono na stanowisku eksperta nadzoru budowlanego);
w przypadku ogłoszenia o naborze nr 92003 zatrudniony pracownik nie spełnia wymogu
kierunkowego wykształcenia – zatrudniona osoba posiada tytuł mgr inż. chemii, natomiast
w ogłoszeniu o naborze była mowa o wykształceniu wyższym – kierunek budownictwo;
w przypadku ogłoszenia o naborze nr 93796 zatrudniony pracownik nie spełnia wymogów
formalnych ustalonych w ogłoszeniu tj. nie posiada wykształcenia wyższego.
2) w zakresie nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia:
a) we wszystkich skontrolowanych aktach osobowych brak oświadczeń pracowników
o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym występującym na danym stanowisku pracy,
wymaganych przepisami art. 226 pkt 2 kodeksu pracy,
b) w 4 przypadkach dopuszczenie pracownika do pracy bez wstępnego szkolenia BHP (brak
kart szkoleń wstępnych BHP) –tj. z naruszeniem obowiązku wynikającego z art. 2373
Kodeksu pracy,
c) w 4 przypadkach przeprowadzenie szkoleń wstępnych BHP w trakcie trwania stosunku
pracy - tj. z naruszeniem obowiązku wynikającego z art. 2373 Kodeksu pracy,
d) we wszystkich przypadkach brak szkoleń okresowych BHP pracowników – tj.
niedopełnienie obowiązku wynikającego z art. 2373 Kodeksu pracy,
e) w 2 przypadkach dopuszczenie pracownika do pracy bez wstępnych badań lekarskich przeprowadzono je w trakcie zatrudnienia a zatem z naruszeniem art. 229 § 4 Kodeksu
Pracy,
f) w 2 przypadkach brak informacji o warunkach zatrudnienia, wymaganej przepisami art.
29 § 3 kodeksu pracy,
g) w 2 przypadkach brak zakresu czynności wymaganego przepisami art. 94 pkt 1 kodeksu
pracy,
h) umieszczanie niezgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia
28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) w poszczególnych częściach akt
osobowych następujących dokumentów:
- oświadczeń o wykonywaniu dodatkowego zatrudnienia w części A zamiast w części B,
3
i)
j)
k)
l)
m)
- zaświadczeń o zatrudnieniu w części C zamiast w części B,
- oświadczeń o pobieraniu emerytury w części A zamiast w części B,
- kart szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP w części A zamiast w części B,
- zaświadczeń lekarskich wstępnych w części B zamiast w części A,
- karty stażu pracy w części A zamiast w części B,
- dokumentów dotyczących rozwiązania umowy o pracę w części B zamiast w części C,
błędne zastosowanie art. 33 Kodeksu pracy w umowie o pracę zawartej na czas określony
poniżej 6 miesięcy. Przepis ten stosuje się wyłącznie przy rozwiązywaniu umowy o pracę
zawartej na okres powyżej 6 miesięcy,
w 1 przypadku dotyczącym ponownego zatrudnienia brak aktualnego kwestionariusza
osobowego, wymaganego przepisami § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców
dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt
osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.),
w 1 przypadku brak wskazania w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy,
wymaganego przepisami z art. 29 § 1 pkt 2 kodeksu pracy,
w 1 przypadku w umowie o pracę zaliczenie stanowiska inspektora nadzoru budowlanego
do grupy stanowisk specjalistycznych. Zgodnie z załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2007 r. w sprawie określenia stanowisk
urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników
służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad
ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby
cywilnej (Dz. U. Nr 12, poz. 79) stanowisko to winno być zaliczone do grupy stanowisk
wspomagających.
w 1 przypadku brak oświadczenia o pobieraniu emerytury, wynikającego z art. 221
kodeksu pracy.
Ponadto w większości skontrolowanych akt osobowych stwierdzono brak:
n) potwierdzenia za zgodność z oryginałem każdej karty kopii dokumentów znajdujących się
w aktach osobowych wymaganych przepisami § 1 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.),
o) podpisu kierownika komórki organizacyjnej w karcie szkolenia wstępnego BHP w części
dot. instruktażu stanowiskowego, wymaganego przepisami § 11 ust. 5 rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie szczegółowych zasad
szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 62 poz. 285),
p) przy ustalaniu wynagrodzenia błędne wskazanie 2 publikatorów – winien być
zastosowany tylko Dz. U. Nr 12 poz. 79.
3) w zakresie rozwiązania stosunku pracy
a) w 2 przypadkach wypłacanie pracownikom odpraw emerytalnych w wysokości
3 miesięcznego zamiast 6-miesięcznego wynagrodzenia.
Obowiązek wypłaty 6-miesięcznej odprawy emerytalnej wynika:
- dla członków korpusu służby cywilnej – z art. 64 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r.
o służbie cywilnej
- dla pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej – z art. 28 ustawy
z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych,
b) w 3 świadectwach pracy błędnie naliczony i wskazany wymiar wykorzystanego
urlopu wypoczynkowego na dzień rozwiązania stosunku pracy – niezgodnie
z zasadami określonymi w art. 1551 kodeksu pracy,
4
b) w 2 przypadkach błędnie naliczony i
wypłacony
ekwiwalent
za
niewykorzystany urlop wypoczynkowy – niezgodnie z art. 171 Kodeksu pracy,
c) w 2 świadectwach pracy brak informacji o wymiarze wypłaconego ekwiwalentu za
niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
d) w 1 świadectwie pracy błędne wskazanie wymiaru godzin faktycznie wykorzystanego
urlopu wypoczynkowego,
e) w 1 przypadku rozwiązanie umowy o pracę w innym trybie i terminie niż wskazany
w piśmie pracownika,
f) w 1 przypadku rozwiązanie umowy o pracę w innym trybie niż wskazany w podaniu
pracownika,
g) we wszystkich skontrolowanych świadectwach pracy brak dowodu potwierdzającego
jego wydanie z zachowaniem ustawowego terminu – tj. wynikającego § 2
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie
szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania
i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282),
h) w 1 przypadku wydanie świadectwa pracy przed terminem ustania stosunku pracy,
i) w 1 przypadku niepoprawne wskazanie w świadectwie pracy sposobu rozwiązania
umowy o pracę,
j) w 1 przypadku dotyczącym przeniesienia pracownika do pracy poza korpus służby
cywilnej - rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron i wydanie świadectwa
pracy,
k) w 1 przypadku brak dokumentów o rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikiem
zatrudnionym na stanowisku informatyka.
4) w zakresie obliczania wymiaru i wykorzystania urlopów wypoczynkowych
a) nieprawidłowe naliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego w odniesieniu do
pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy – nie stosuje się
zasady zaokrąglania niepełnego dnia urlopu w górę do pełnego dnia, wynikającej z art.
154 § 2 oraz art. 1551 kodeksu pracy
b) wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego za rok poprzedni po terminie określonym
w art. 168 Kodeksu pracy.
Z a l e c e n i a:
Ad. 1
1. przy organizacji naborów do korpusu służby cywilnej przestrzegać zasad ustalonych
w ustawie o służbie cywilnej, w szczególności zasady otwartego dostępu do służby
cywilnej (art. 4 ustawy),
2. przeprowadzać weryfikację dokumentów złożonych przez kandydatów z należytą
starannością i nie doprowadzać do sytuacji, w której do dalszego etapu postępowania
zostaje dopuszczony kandydat, który złożył niekompletną ofertę pracy,
3. w protokołach z przeprowadzonych naborów umieszczać w szczególności informację
o zastosowanych metodach i technikach naboru oraz uzasadnienie dokonanego
wyboru stosownie do regulacji zawartej w art. 14 ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy o służbie
cywilnej,
4. po upływie terminu do składania dokumentów określonego w ogłoszeniu o naborze
niezwłocznie upowszechniać listę kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne
określone w ogłoszeniu o naborze, a nie tylko listę osób wybranych w postępowaniu
(art. 13 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej),
5
5. zatrudniać kandydatów wybranych
w postępowaniu zgodnie z treścią
opublikowanego ogłoszenia o naborze zawierającego m.in. określenie stanowiska
pracy oraz wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem stanowiska.
Ad. 2
1. niezwłocznie informować pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się
z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
2. przeprowadzić szkolenia okresowe pracowników w dziedzinie BHP,
3. przestrzegać obowiązku przeprowadzania szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP
przed dopuszczeniem pracownika do pracy,
4. niezwłocznie uzupełnić akta osobowe o zakresy czynności służbowych,
5. niezwłocznie uzupełnić akta osobowe o informacje o warunkach zatrudnienia,
6. przestrzegać obowiązku kierowania nowozatrudnionego pracownika na badania
lekarskie wstępne przed dopuszczeniem go do pracy,
7. niezwłocznie uzupełnić karty szkolenia wstępnego BHP o podpis kierownika komórki
organizacyjnej w części dot. instruktażu stanowiskowego,
8. umieścić dokumenty w odpowiednich częściach akt osobowych,
9. niezwłocznie potwierdzić za zgodność z oryginałem kopie dokumentów znajdujących
się w aktach osobowych,
10. niezwłocznie uzupełnić akta osobowe o oświadczenie pracownika o pobieraniu
emerytury/renty,
11. w umowach o pracę zawartych na czas określony do 6 miesięcy nie stosować zapisu
o dopuszczalności rozwiązywania tych umów za dwutygodniowym wypowiedzeniem,
który dotyczy umów o pracę zawartych na okres powyżej 6 miesięcy,
12. wskazywać w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy,
13. prawidłowo określać w umowie o pracę grupę, do której zaliczone jest dane
stanowisko członka korpusu służby cywilnej,
14. w przypadku ponownego zatrudnienia uzupełniać akta osobowe o aktualny
kwestionariusz osobowy.
Ad. 3
1. prawidłowo naliczać i wypłacać odprawy emerytalne w szczególności w stosunku do
Pani Alicji Podgórskiej i Adama Bojko, którym należy wyrównać należne świadczenie
wraz z odsetkami powstałymi od daty przysługującego świadczenia,
2. prawidłowo naliczać i wypłacać ekwiwalent pieniężny przy rozwiązaniu umowy
o pracę, w szczególności w stosunku do zwolnionych pracowników: Janusza Skoczka,
Bartłomieja Nogiecia, Adama Bojko, Janusza Żarczyńskiego i Henryka Klucznika,
3. wskazywać w świadectwie pracy tryb rozwiązania umowy o pracę zgodny
z wnioskowanym przez pracownika,
4. wydawać świadectwa pracy najwcześniej w dniu rozwiązania stosunku pracy,
jednocześnie w celu stwierdzenia wydania świadectwa pracy w terminie egzekwować
od pracownika lub osoby upoważnionej do odbioru świadectwa pracy potwierdzenie
daty jego otrzymania, a w przypadku wysłania pocztą – dołączyć dowód daty jego
wysłania,
5. przy przeniesieniu pracowników korpusu służby cywilnej do innych urzędów w trybie
ustawy o służbie cywilnej nie wydawać świadectwa pracy, gdyż stosunek pracy
poprzez przeniesienie nie ulega rozwiązaniu,
6. uregulować stosunek pracy Pana Marcina Kulińskiego dotyczący stanowiska
informatyka. Zgodnie ze stanem faktycznym w/w zatrudniony jest jedynie na
stanowisku starszego inspektora.
6
Ad. 4
1. prawidłowo naliczać wymiar urlopu wypoczynkowego w odniesieniu do pracowników
zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, także w przypadku rozwiązywania
umowy o pracę proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.
2. udzielać pracownikom niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do
końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.
Mając powyższe na uwadze zalecam podjąć skuteczne działania w celu zapewnienia
pełnej realizacji wydanych zaleceń pokontrolnych nie dopuszczając w przyszłości do
powtarzania się stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości.
Ponadto zauważyć należy, że:
 zgodnie z art. 282 kodeksu pracy bezpodstawne obniżanie wynagrodzenia lub
świadczenia (takiego jak np. odprawa emerytalna), obniżanie wymiaru urlopu podlega
karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Także powyższe wykroczenia należy
traktować szczególnie poważnie.
 zgodnie z art. 283 kodeksu pracy kto, będąc odpowiedzialnym za stan bezpieczeństwa
i higieny pracy albo kierując pracownikami lub innymi osobami fizycznymi, nie
przestrzega przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, podlega karze
grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Organem uprawnionym do nałożenia kar jest Państwowa Inspekcja Pracy.
Jednocześnie informuję, że o stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowościach
zawiadomiona będzie Państwowa Inspekcja Pracy.
O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę mnie powiadomić, za
pośrednictwem
Wydziału
Organizacyjno-Administracyjnego
Śląskiego
Urzędu
Wojewódzkiego w Katowicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia.
II Wicewojewoda
Adam Matusiewicz