Zarządzanie organizacją

Zadanie współfinansowane ze środków otrzymanych z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej
w ramach otwartego konkursu ofert – Konkurs Inicjatyw Organizacji Pozarządowych w 2015 r.
Zarządzanie organizacją pozarządową
Zarządzanie organizacją pozarządową dostarcza wielu wyzwań. Wokół
organizacji często gromadzą się pasjonaci oddani idei i bardzo zaangażowani.
Zdarza się jednak, że brakuje typowych w biznesie struktur, hierarchii władzy,
które porządkują chociażby proces podejmowania decyzji i zarządzanie
ludźmi, co na co dzień utrudnia procesy zarządzania.
Doskonalenie zarządzania dla menedżerek ngo stwarza konieczność ciągłego
zdobywania wiedzy, doświadczeń i analizowania sytuacji oraz rozwoju.
Prezentacja, którą udostępniamy jest inspiracją do dalszych poszukiwań i
rozwoju osobistego.
Serdecznie zapraszam do lektury i wypełnienia krótkiego testu.
Powodzenia!
Autoprezentacja
Autoprezentacja jest wyrażaniem samego siebie.
Bez względu na rodzaj czy treść prezentacji,
prezentujący identyfikowany jest z organizacją,
którą reprezentuje.
•
•
•
•
•
•
Dbałość o wygląd zewnętrzny
Przedstawianie własnych kompetencji
Eksponowanie atrakcyjności fizycznej
Dbałość o język
Miła powierzchowność
Akcentowanie podobieństw do
rozmówcy
• Mowa ciała
• Dodatki – biżuteria, zegarki, torebki,
buty
Właściwy wizerunek wzbudza zaufanie
Najważniejsze dobrze czuć
się w swojej skórze.
Atrakcyjne ubranie dodaje
nam pewności siebie.
Niewygodne lub nie w
naszym stylu powoduje jej
utratę, zawsze zdradzi to
mowa ciała.
Jak budować wizerunek swój i
reprezentowanej organizacji?
• Zadbana fryzura, włosy, paznokcie
• Ostrożnie z ozdobami
• Najlepsza spódnica do kolan, długa skraca
sylwetkę, zbyt krótka nasz profesjonalizm
• Zakryte ramiona, ostrożnie z dekoltem
• Być profesjonalnym – przygotowanym do rozmów i
pracy, dotrzymywać terminów i zobowiązań
• Być aktywnym, interesować się innymi
organizacjami i osobami oraz ich działalnością
• Być otwartym i pomocnym dla innych
Jak budować wizerunek reprezentowanej
organizacji
• Przejrzysta, aktualna i interesująca strona internetowa
organizacji
• Posiadanie adresów e-mail w domenie organizacji
• Prowadzenie dokumentacji działań – zdjęcia, filmy,
• Wizytówki, foldery
• Strona ngo na facebooku, uzupełnione wpisy
• Informowanie społeczeństwa i samorządu o prowadzonych
działaniach – spotkania oficjalne i nieoficjalne, publikacje
na stronie samorządu, lokalne gazety
• Utrzymywanie dobrych relacji z interesariuszami
Do czego dążę i co chcę zmienić?
• Analiza swojej sytuacji, mocnych i
słabych stron
• Pytania, które warto sobie zadać:
 Na czym mi zależy?
 Co mi nie odpowiada?
 Co chcę zmienić?
 Jaki będzie mój pierwszy krok? Kiedy
go zrobię?
Jak rozpoznać własne
motywacje i swoje miejsce w organizacji? Na
jakie pytania poszukać odpowiedzi?
•
•
•
•
•
•
•
•
Jak wygląda moja sytuacja? Co ma na to wpływ?
Co jest dla mnie najważniejsze?
Z jakiego powodu jest to dla mnie ważne?
Jak widzę moje miejsce w organizacji?
Co mnie powstrzymuje przed działaniem?
Jakie umiejętności mogą mi w tym pomóc?
Co potrzebuję do realizacji planu?
Kto może udzielić mi wsparcia?
Coaching
Trening pracy z własną osobowością
CYKL KOLBA
CYKL KOLBA - Pomocne pytania:
• Zbierz informacje na temat faktów
– Co nastąpiło?
– Co się działo?
– Opisz, co zrobiłeś/aś…
•
Zapytaj o refleksje, obserwacje, jakie dane zachowanie może mieć konsekwencje
– Jak takie zachowanie może wpłynąć na..?
– Co wynika z…?
– Jak zareagowałeś/aś na…? Jak zareagowała druga strona?
•
Zinterpretuj
–
–
–
–
•
Co w Twoim postępowaniu/zachowaniu mogło spowodować, że …?
Czy nie uważasz, że…?
Czy sądzisz, że jest to efektem…?
A tak dokładniej, to o co jeszcze może chodzić…?
Zmień
–
–
–
–
Co chcesz zmienić w swoim działaniu?
Jak to zrobisz następnym razem?
Jaki efekt chcesz osiągnąć?
Po czym poznasz, że lepiej…?
Coaching
Nierozpoznania
Nierozpoznanie jest mechanizmem świadomego
ignorowania informacji wiążącej się z rozwiązaniem
jakiegoś problemu.
Mechanizm ten chroni przed zmianą, pozwala
działać zgodnie ze nawykami i utrzymywać
niezmienny ogląd sytuacji. W konsekwencji
działania tego mechanizmu problemy dotyczące
samej osoby lub zaistniałej sytuacji pozostają
nierozwiązane.
Coaching
Przykładowe pytania
sukcesu
Nierozpoznania
strategii
umiejętności
rozwiązania
znaczenia
sytuacji
Sytuacji
Jak wygląda sytuacja z Twojej perspektywy?
Co mówi na jej temat…?
Kiedy to się rozpoczęło?
Co ma na to wpływ?
Jaki jest powód?
Kto jest zaangażowany w sytuację, kogo ona dotyczy?
Jak się czujesz w tej sytuacji?
Znaczenia
Jak ta decyzja wpłynęła na…?
Co było dla Ciebie najważniejsze?
Co powoduje, że jest to dla Ciebie ważne?
Rozwiązania
Czy chcesz to zmienić?
Czy widziałeś, jak inni postępują w takiej
sytuacji?
Jakie widzisz możliwości rozwiązania?
Jakie bariery Cię blokują?
Co by się musiało stać, żeby to było możliwe?
Czy znasz kogoś, kto by to zrobił? Jak?
Umiejętności
Jakie umiejętności mogą Ci w tym pomóc?
Co jest Twoją mocną stroną w tym zadaniu?
Jakich kompetencji potrzebujesz?
A kto inny może to zrobić? Co by wykorzystał? Co
Ty możesz zrobić?
W czym jesteś lepszy od innych? Jak możesz to
wykorzystać?
Strategii
Od czego zaczniesz?
Jakie będą etapy?
Który z nich będzie kluczowy?
W jakim czasie?
Co potrzebujesz do realizacji planu?
Kto może udzielić Ci wsparcia?
Na ile jesteś zmotywowany?
Jakie przewidujesz trudności?
Jak będziesz im przeciwdziałać?
Co zyskasz realizując plan?
Co stracisz?
Sukcesu
Po czym poznasz, że cel jest osiągnięty?
Ile czasu sobie dajesz?
Jak osiągnięcie celu wpłynie na…?
Jak zareagują inni na osiągniecie celu?
Jak rozpoznać potrzeby pracowników,
wolontariuszy i organizacji?
•
•
•
•
Obserwowanie pracowników
Zadawanie pytań
Dialog
Monitoring realizacji powierzonych
zadań
• Rozmowy ze współpracownikami
• Analiza sytuacji organizacji
• Obserwowanie otoczenia organizacji
Sposoby rekrutacji pracowników i
wolontariuszy
• Powody prowadzenia rekrutacji pracowników w
organizacji – np. stała obsługa projektu, inne, jakie?
• Powody prowadzenia rekrutacji wolontariuszy w
organizacji – działania akcyjne, brak finansów na
zatrudnienie pracownika, inne, jakie?
• Źródła pracowników – ogłoszenia o pracę, polecenia,
inne, jakie?
• Źródła wolontariuszy – centra wolontariatu, ogłoszenia,
inne organizacje, inne, jakie?
Metody rekrutacji i selekcji
•
•
•
•
•
•
•
Rozmowa telefoniczna
Kwestionariusz
cv
Wywiad
Testy
Próbki pracy
Polecenie
Jak przygotować wolontariusza do pracy?
• Wyznaczenie opiekuna wolontariusza, określenie
jego zadań i odpowiedzialności
• Przemyślenie jakich narzędzi pracy będzie
potrzebował wolontariusz do realizacji
powierzonych mu zadań oraz zorganizowanie ich
• Przygotowanie instrukcji realizacji zadań w formie
pisemnej (wydruk, plik, intranet)
• Monitoring i informacja zwrotna
Sposoby rozwiązywania konfliktów
Konflikt to spór dwóch lub więcej osób,
któremu towarzyszą napięcie, emocje, niezgoda
i polaryzacja stanowisk w wyniku czego
wzajemne relacje ulegają pogorszeniu.
Maksymalizowanie zysków drugiej strony
Strategie rozwiązywania konfliktów
Uleganie
Współpraca
Kompromis
Unikanie
Rywalizacja
Maksymalizowanie własnych zysków
Jaką strategię wybrać?
UNIKANIE
ULEGANIE
RYWALIZACJA KOMPROMIS WSPÓŁPRACA
Znaczenie
sprawy
małe
małe
duże
średnie
duże
Znaczenie
relacji
małe
duże
małe
średnie
duże
Władza
równa
mała
duża
równa
nie ma
znaczenia
Ograniczenia
czasowe
duże
duże
duże
średnie
małe
Jak unikać konfliktu na poziomie organizacji
•
•
•
•
•
Jasne, precyzyjne cele
Określone standardy działania
Klarowny podział kompetencji i zadań
Sprawna komunikacja
Unikanie prowokowania sytuacji wygrana przegrana
Jak unikać konfliktów o charakterze
interpersonalnym?
Zmiana
postawy
Zmiana
zachowania
Zmiana postrzegania
sytuacji konfliktowej
Czynniki, które mają
wpływ na powstawanie konfliktów
• Polaryzacja poglądów/myślenie biegunowe
• Mechanizm źdźbła i belki - obie strony zauważają naganne
postępowanie drugiej strony
• Brak odpowiednich faktów
• Brak dystansu
• Podwójne normy
• Lustrzane odbicie - sugeruje, że osoby są wobec siebie tak
samo nastawione,
• Samospełniające się proroctwo - zjawisko polegające na
tym, że określone oczekiwania w stosunku do
pewnych zachowań lub zdarzeń wpływają na te zachowania
lub zdarzenia w sposób, który powoduje spełnienie
oczekiwań.
Jak radzić sobie z konfliktem?
• Dogłębnie poznać jego źródło
• Określić rodzaj konfliktu
• Okazać życzliwość i pozytywne nastawienie; nie
krytykować
• Zadbać o dobrą komunikację i porozumienie
• Być otwartym gotowym na tworzenie wspólnych
rozwiązań, być kreatywnym
• Okazywać pozytywne nastawienie i życzliwość
• Zadbać o odpowiednią formę prowadzenia rozmowy
Dziękuję za uwagę.
Dane do kontaktu
Małgorzata Kośmicka
[email protected]
Tel. 604 102 685