Opinia dotycząca zakresu służby przygotowawczej pracownika

PROCEDURA WPROWADZENIA NOWEGO PRACOWNIKA
ORAZ PRZEPROWADZANIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ
W PODLASKIM URZĘDZIE WOJEWÓDZKIM W BIAŁYMSTOKU
I.
Załącznik Nr 5
do Programu
Zarządzania
Zasobami Ludzkimi
w Podlaskim
Urzędzie
Wojewódzkim
w Białymstoku
Wprowadzenie nowego pracownika do Urzędu
Proces wprowadzania polega na przekazaniu nowo zatrudnionemu pracownikowi niezbędnych
informacji oraz wskazaniu pożądanych zachowań, dzięki którym będzie on mógł w efektywny sposób
realizować powierzone mu zadania. Za proces adaptacji nowego pracownika odpowiedzialny jest
bezpośredni przełożony. W szczególności do jego obowiązków należy:
1) przygotowanie stanowiska pracy;
2) wprowadzenie do zespołu i przedstawienie współpracownikom;
3) zapoznanie z działalnością i zadaniami komórki organizacyjnej;
4) zapoznanie z działalnością pozostałych komórek organizacyjnych oraz topografią Urzędu;
5) omówienie szczegółowego zakresu obowiązków i odpowiedzialności;
6) przedstawienie w jaki sposób będą rozliczane efekty jego pracy.
Oddział Kadr i Szkolenia w Biurze Organizacji i Kadr zamieszcza informację o zatrudnieniu nowego
pracownika w wewnętrznej sieci intranetowej Sharepoint, uwzględniając:
1) imię i nazwisko nowozatrudnionego pracownika;
2) stanowisko oraz nazwę komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony.
Wraz z otrzymaniem alertu o zatrudnieniu nowego pracownika podejmowane są kolejne działania
związane z:
1) założeniem konta w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, realizowane przez
Biuro Informatyki i Rozwoju Systemów Informatycznych;
2) zamieszczeniem nowozatrudnionego pracownika w informatorze teleadresowym,
realizowane przez Punkt Obsługi Klienta w Biurze Organizacji i Kadr
Procesowi adaptacji powinna towarzyszyć atmosfera życzliwości, otwartości, pomoc ze strony
przełożonego i współpracowników, zwłaszcza w sytuacji pojawienia się jakichkolwiek problemów.
II. Postanowienia ogólne dotyczące przeprowadzenia służby przygotowawczej
1. Służbę przygotowawczą w służbie cywilnej reguluje art. 36 ustawy z dnia 21 listopada
2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345 z późn. zm).
2. Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika
podejmującego po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej do należytego wykonywania
obowiązków służbowych.
III. Procedura przeprowadzania służby przygotowawczej
1. Oddział Kadr i Szkolenia sporządza wykaz pracowników
do odbycia służby przygotowawczej w służbie cywilnej.
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
15 – 213 Białystok ul. Mickiewicza 3
www.bialystok.uw.gov.pl
Urzędu
zobowiązanych
PROCEDURA WPROWADZENIA NOWEGO PRACOWNIKA
ORAZ PRZEPROWADZANIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ
W PODLASKIM URZĘDZIE WOJEWÓDZKIM W BIAŁYMSTOKU
Załącznik Nr 5
do Programu
Zarządzania
Zasobami Ludzkimi
w Podlaskim
Urzędzie
Wojewódzkim
w Białymstoku
2. Kierujący komórką organizacyjną, w której zatrudniony został pracownik, biorąc pod uwagę
poziom jego przygotowania do wykonywania obowiązków służbowych wynikających z opisu
zajmowanego stanowiska pracy, sporządza opinię (wzór Nr 1), w której wnioskuje o:
1) skierowanie zatrudnionego pracownika do odbycia służby przygotowawczej;
2) zwolnienie zatrudnionego pracownika z odbywania służby przygotowawczej
w zakresie:
a) przygotowania teoretycznego,
b) przygotowania praktycznego.
3.
Dyrektor Generalny, w oparciu o opinie i wnioski złożone przez kierujących komórkami
organizacyjnymi, podejmuje decyzje co do zakresu i czasu trwania służby przygotowawczej
dla poszczególnych pracowników. Na umotywowany wniosek osoby kierującej komórką
organizacyjną, w której pracownik jest zatrudniony Dyrektor Generalny może zwolnić
z odbywania służby przygotowawczej we wskazanym zakresie pracownika, którego wiedza
lub umiejętności umożliwiają należyte wykonywanie obowiązków służbowych.
4.
Zwolnienie z odbywania służby przygotowawczej nie zwalnia z obowiązku przystąpienia
do egzaminu końcowego.
5. Oddział Kadr i Szkolenia powiadamia zainteresowanego pracownika oraz kierującego komórką
organizacyjną, w którym zatrudniony jest pracownik o skierowaniu zatrudnionego pracownika
do odbycia służby przygotowawczej w ustalonym zakresie i terminie (wzór Nr 2).
6.
Służba przygotowawcza trwa nie dłużej niż 4 miesiące i kończy się nie później niż
z upływem 8 miesięcy od podjęcia pracy przez pracownika.
IV. Przebieg służby przygotowawczej
Oddział Kadr i Szkolenia powiadamia zainteresowanego pracownika oraz kierującego komórką
organizacyjną, w której zatrudniony jest pracownik skierowany do odbycia służby przygotowawczej o:
a) terminie rozpoczęcia i zakończenia służby przygotowawczej,
b) harmonogramie służby przygotowawczej: część teoretyczna, część praktyczna,
c) terminie i miejscu egzaminu końcowego.
I etap:
Część teoretyczna:
1) zakres części teoretycznej oraz jej formę określa Dyrektor Generalny;
2) część teoretyczna może zostać zorganizowana w formie:
a) wykładów lub seminarium,
b) samokształcenia (e-learning);
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
15 – 213 Białystok ul. Mickiewicza 3
www.bialystok.uw.gov.pl
PROCEDURA WPROWADZENIA NOWEGO PRACOWNIKA
ORAZ PRZEPROWADZANIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ
W PODLASKIM URZĘDZIE WOJEWÓDZKIM W BIAŁYMSTOKU
Załącznik Nr 5
do Programu
Zarządzania
Zasobami Ludzkimi
w Podlaskim
Urzędzie
Wojewódzkim
w Białymstoku
3) opanowanie wiedzy teoretycznej określonej w programie jest sprawdzane po zakończeniu
szkolenia w formie egzaminu pisemnego – warunkiem zaliczenia części teoretycznej jest
uzyskanie 80% maksymalnej ilości punktów możliwych do uzyskania z testu :
a) w przypadku nieuzyskania przez pracownika wymaganej liczby punktów, ustala się termin
poprawkowego egzaminu pisemnego,
b) niezaliczenie poprawkowego egzaminu pisemnego skutkuje ukończeniem służby
przygotowawczej z wynikiem negatywnym, a co za tym idzie pierwszą negatywną oceną
pracownika i brakiem podstaw do dalszego zatrudnienia.
II etap:
Część praktyczna
Część praktyczną pracownik odbywa we wskazanych komórkach organizacyjnych Urzędu, zapoznając
się z ich strukturą i zadaniami.
III etap:
1. Egzamin końcowy
1) służba przygotowawcza kończy się egzaminem przed komisją egzaminacyjną, w skład której
wchodzą:
a) Dyrektor Generalny,
b) Dyrektor Biura Organizacji i Kadr,
c) Kierownik Oddziału Kadr i Szkolenia;
2) Komisja egzaminacyjna dokonuje oceny pracownika na podstawie:
a) wyniku ze sprawdzianu wiedzy objętej tematyką zajęć teoretycznych,
b) odbycia zajęć praktycznych,
c) końcowej rozmowy;
3) w przypadku pracowników, którzy zostali zwolnieni z odbywania służby przygotowawczej
komisja podczas końcowej rozmowy zadaje 4 pytania z zakresu materiału dydaktycznego z
części teoretycznej. Wszyscy pracownicy odpowiadają na jednakowe pytania, ustalone przez
członków komisji:
a) członkowie komisji stosują oceny punktowe w skali od 0 do 3 pkt, w której:
0 – ocena niezadowalająca,
1 – ocena poniżej poziomu oczekiwań,
2 – ocena na poziomie oczekiwań,
3 – ocena powyżej poziomu oczekiwań;
b) warunkiem zaliczenia egzaminu końcowego jest uzyskanie wyniku większego niż 50%
punktów możliwych do uzyskania (50% + 1 pkt);
4) w przypadku niedopełnienia przez pracownika niektórych obowiązków z przyczyn
od niego niezależnych, Dyrektor Generalny ustala nowy termin egzaminu końcowego;
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
15 – 213 Białystok ul. Mickiewicza 3
www.bialystok.uw.gov.pl
PROCEDURA WPROWADZENIA NOWEGO PRACOWNIKA
ORAZ PRZEPROWADZANIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ
W PODLASKIM URZĘDZIE WOJEWÓDZKIM W BIAŁYMSTOKU
Załącznik Nr 5
do Programu
Zarządzania
Zasobami Ludzkimi
w Podlaskim
Urzędzie
Wojewódzkim
w Białymstoku
5) z przebiegu służby przygotowawczej, kończącej się egzaminem końcowym sporządzany jest
protokół (wzór Nr 3).
2. Dyrektor Generalny wydaje pracownikowi zaświadczenie o odbyciu służby przygotowawczej
(wzór Nr 4).
V. Wzory formularzy w zakresie służby przygotowawczej
1. Opinia i wnioski kierującego komórką organizacyjną dotycząca zakresu służby przygotowawczej
podległego pracownika (wzór Nr 1).
2. Skierowanie do odbycia służby przygotowawczej (wzór Nr 2).
3. Protokół z posiedzenia komisji egzaminacyjnej oceniającej przebieg i wyniki służby
przygotowawczej (wzór Nr 3).
4. Zaświadczenie o odbyciu służby przygotowawczej w służbie cywilnej (wzór Nr 4).
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
15 – 213 Białystok ul. Mickiewicza 3
www.bialystok.uw.gov.pl
Załącznik Nr 5
do Programu
Zarządzania
Zasobami Ludzkimi
w Podlaskim
Urzędzie
Wojewódzkim
w Białymstoku
PROCEDURA WPROWADZENIA NOWEGO PRACOWNIKA
ORAZ PRZEPROWADZANIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ
W PODLASKIM URZĘDZIE WOJEWÓDZKIM W BIAŁYMSTOKU
Wzór Nr 1
Opinia dotycząca zakresu służby przygotowawczej pracownika
Biorąc
pod
uwagę
przygotowanie
do
wykonywania
obowiązków
służbowych
na stanowisku pracy……………………… w k.o.: ………………………................... Pana/i/………………….............
zgodnie z art. 36 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej z dnia 21 listopada 2008 r. (Dz. U. z 2016 r.
poz. 1345 z późn. zm.) wnioskuję o:

skierowanie do odbycia służby przygotowawczej;.

zwolnienie z części służby przygotowawczej w zakresie:
 przygotowania teoretycznego,
 części praktycznej.
Uzasadnienie zwolnienia (należy opisać posiadane przez pracownika wykształcenie, wiedzę oraz
umiejętności, które umożliwiają należyte wykonywanie obowiązków służbowych)
Wykształcenie:……………………………………………………………………………………………………………………………………..
Doświadczenie zawodowe:…………………………………………………………………………………………………………………..
Wiedza i umiejętności:………………………………………………………………………………………………..........................
……………………….…………..
(data i podpis kierującego k.o.)
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
15 – 213 Białystok ul. Mickiewicza 3
www.bialystok.uw.gov.pl
PROCEDURA WPROWADZENIA NOWEGO PRACOWNIKA
ORAZ PRZEPROWADZANIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ
W PODLASKIM URZĘDZIE WOJEWÓDZKIM W BIAŁYMSTOKU
Załącznik Nr 5
do Programu
Zarządzania
Zasobami Ludzkimi
w Podlaskim
Urzędzie
Wojewódzkim
w Białymstoku
Wzór Nr 2
DYREKTOR GENERALNY
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
Białystok, dnia ........................
SKIEROWANIE
DO ODBYCIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ
Na podstawie art. 36 ust. 3-8 ustawy o służbie cywilnej z dnia 21 listopada 2008 r.
(Dz. U. z 2016 r. poz. 1345 z późn. zm.) kieruję Pana/ią………………. zatrudnionego/ną na stanowisku
………………................
w
k.o.:
………………………………….
Podlaskiego
Urzędu
Wojewódzkiego
w Białymstoku do odbycia służby przygotowawczej trwającej od dnia ……… do dnia …….. w zakresie:

przygotowania teoretycznego,

przygotowania praktycznego,

egzaminu końcowego.
.....………………………………….
(podpis Dyrektora Generalnego)
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
15 – 213 Białystok ul. Mickiewicza 3
www.bialystok.uw.gov.pl
PROCEDURA WPROWADZENIA NOWEGO PRACOWNIKA
ORAZ PRZEPROWADZANIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ
W PODLASKIM URZĘDZIE WOJEWÓDZKIM W BIAŁYMSTOKU
Załącznik Nr 5
do Programu
Zarządzania
Zasobami Ludzkimi
w Podlaskim
Urzędzie
Wojewódzkim
w Białymstoku
Wzór Nr 3
PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI
w BIAŁYMSTOKU
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
.....................................
(miejscowość, data)
...................................
(sygn. akt)
Protokół
z posiedzenia komisji egzaminacyjnej oceniającej przebieg i wyniki służby przygotowawczej
Posiedzenie komisji odbyło się w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku w dniu
……………………….
Komisja w składzie:
1) …………………………….…........ - przewodniczący;
(imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna)
2) …………………………….…........ - członek;
(imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna)
3) …………………………….…........ - członek;
(imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna)
oceniła następująco, kandydatki/-ów:
 skierowanych do odbycia części teoretycznej/praktycznej - Tabela nr 1;
 zwolnionych z odbycia części teoretycznej/praktycznej - Tabela nr 2.
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
15 – 213 Białystok ul. Mickiewicza 3
www.bialystok.uw.gov.pl
PROCEDURA WPROWADZENIA NOWEGO PRACOWNIKA
ORAZ PRZEPROWADZANIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ
W PODLASKIM URZĘDZIE WOJEWÓDZKIM W BIAŁYMSTOKU
Załącznik Nr 5
do Programu
Zarządzania
Zasobami Ludzkimi
w Podlaskim
Urzędzie
Wojewódzkim
w Białymstoku
Tabela nr 1
Wykaz pracowników skierowanych do odbycia służby przygotowawczej
w części teoretycznej i praktycznej
L.p.
Imię i nazwisko
Komórka
organizacyjna/
Stanowisko
Data zatrudnienia
Część teoretyczna
zaliczona/
niezaliczona
Część praktyczna
zaliczona/niezaliczona
Egzamin końcowy
zaliczony/
niezaliczony
Służba przygotowawcza
ukończona
z wynikiem pozytywnym/
negatywnym
Tabela nr 2
Wykaz pracowników zwolnionych z odbycia służby przygotowawczej w zakresie części
teoretycznej/ części praktycznej
L.p.
Imię i nazwisko
Komórka
organizacyjna/
Stanowisko
Data
zatrudnienia
Część
teoretyczna
zwolniony/a
zaliczona/
niezaliczona
Część
praktyczna
zwolniony/a
Zaliczona/
niezaliczona
Ocena punktowa – z pytań
merytorycznych
nr 1
nr 2
nr 3
nr 4
0 – ocena niezadowalająca,
1 – ocena poniżej poziomu oczekiwań
2 – ocena na poziomie oczekiwań
3 – ocena powyżej poziomu oczekiwań
Podpisy Członków Komisji:
1) …………………………….…........ - przewodniczący;
(imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna)
2) …………………………….…........ - członek;
(imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna)
3) …………………………….…........ - członek;
(imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna)
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
15 – 213 Białystok ul. Mickiewicza 3
www.bialystok.uw.gov.pl
Egzamin
końcowy
zaliczony
(50%+1)/
niezaliczony
Suma
Służba przygotowawcza
ukończona
z wynikiem pozytywnym/
negatywnym
Załącznik Nr 5
do Programu
Zarządzania
Zasobami Ludzkimi
w Podlaskim
Urzędzie
Wojewódzkim
w Białymstoku
PROCEDURA WPROWADZENIA NOWEGO PRACOWNIKA
ORAZ PRZEPROWADZANIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ
W PODLASKIM URZĘDZIE WOJEWÓDZKIM W BIAŁYMSTOKU
Wzór Nr 4
DYREKTOR GENERALNY
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
Białystok, dnia ........................
Zaświadczenie
O ODBYCIU SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ
W SŁUŻBIE CYWILNEJ
Pan/i
……………………..…,
syn/córka
……..…………..….,
urodzony/a
………………..
w ………………., w okresie od dnia ………….…. do dnia ………………. odbyła w Podlaskim Urzędzie
Wojewódzkim w Białymstoku służbę przygotowawczą w służbie cywilnej przewidzianą w art. 36
ustawy o służbie cywilnej z dnia 21 listopada 2008 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345 z późn. zm.)
zakończoną wynikiem pozytywnym/ negatywnym.
…………………………………...........
(podpis Dyrektora Generalnego)
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
15 – 213 Białystok ul. Mickiewicza 3
www.bialystok.uw.gov.pl