Slide 1 - Poznan.pl

advertisement
Zarządzanie Projektami
w Mieście Poznaniu
Agenda
Wstęp i podstawowe założenia
Cykl życia projektu – zarys metodyki zarządzania
projektami
Dalsze działania wdrożeniowe
Wstęp i podstawowe założenia
Definicja Projektu - ograniczony czasowo, tj. posiadający
jasno określony początek i koniec, zbiór działań
realizowanych w celu wytworzenia unikatowego produktu,
usługi, rezultatu. Projekt posiada jasno określone i
mierzalne cele.
Definicja Procesu – zbiór powtarzalnych zadań, wzajemnie
powiązanych i zależnych od siebie, wykonywanych w
sposób ustalony w celu osiągnięcia zaplanowanego
rezultatu. Proces posiada jasno określone i mierzalne cele.
Produkt procesu jest znany, zaplanowany (posiadający
znane cechy i właściwości) i powtarzalny.
Wstęp i podstawowe założenia
Podstawowym cechą różniącą proces i projekt jest
powtarzalność i rutynowość tego pierwszego oraz
unikalność tego drugiego.
Ze względu na swój charakter, działania powtarzalne, czyli
procesy charakteryzują się znacznie mniejszym ryzykiem.
Procesy łatwiej zmierzyć ze względu na ich powtarzalność,
w przypadku niepowtarzalnych i nierutynowych projektów
jest to znacznie trudniejsze.
Wstęp i podstawowe założenia
Miasto Poznań zarządza zarówno procesami jak i
realizowanymi projektami po to by zapewnić możliwość
osiągania zdefiniowanych celów strategicznych.
Procesy należy rozumieć jako świadczenie usług na rzecz
swoich interesariuszy (mieszkańcy, instytucje, firmy, inne
podmioty).
Zarządzanie procesami ma spowodować odpowiednią
jakość oraz efektywność tych usług.
Projekty należy rozumieć jako działania wykraczające poza
bieżącą działalność (usługi), które są realizowane w celu
zapewnienia rozwoju.
Wstęp i podstawowe założenia
Zarządzanie projektami ma zapewnić, że cele rozwoju będą
osiągane.
Z kolei rozwój miasta zapewnia przewagę konkurencyjną.
Jednocześnie rozwój nie może zaburzać bieżącego
funkcjonowania Miasta (świadczenia usług) z punktu
widzenia jego ustawowych zadań.
Realizacja Projektów wynika z ustanowionej Strategii
Rozwoju Miasta Poznania oraz Wieloletniej Prognozy
Finansowej.
Projekty mogą być realizowane:
w ramach programów strategicznych,
w ramach podstawowej działalności struktur miejskich,
w ramach modyfikacji działań procesowych
(optymalizacja procesów).
Wstęp i podstawowe założenia
W zarządzaniu projektami przez Miasto Poznań wyróżniamy
pięć poziomów zarządzania:
Prezydenta Miasta Poznania,
Strategii Miasta Poznania,
Promotora Programu Strategicznego/ Zastępca
Prezydenta, Sekretarz Miasta,
Programu Strategicznego/ Wydziału Merytorycznego,
Projektu.
Wstęp i podstawowe założenia
Poziom Prezydenta Miasta Poznania to poziom
zatwierdzenia wyboru zrównoważonego portfela
projektów.
Poziom Strategii Miasta Poznania – to poziom
monitorowania całego portfela projektów przez Komitet
Sterujący, który jednocześnie rekomenduje Prezydentowi
Miasta Poznania projekty do uruchomienia, a także
rekomenduje działania i rozwiązania dotyczące portfela/
projektów;
Poziom Promotora Programu Strategicznego/ Zastępcy
Prezydenta, Sekretarza Miasta – to poziom monitorowania i
prowadzenia bieżącej ewaluacji portfeli projektów
realizowanych w podległych Programach Strategicznych lub
komórkach organizacyjnych i oceny podejmowanych
działań, a także wdrażania działań i rozwiązań dotyczących
portfela/ projektów;
Wstęp i podstawowe założenia
Poziom Programu Strategicznego/ Dyrektora Wydziału – to
poziom, na którym Przewodniczący Programu
Strategicznego zarządza portfelem projektów Programu
Strategicznego, a Dyrektor Wydziału zarządza projektami
przypisanymi do Wydziału (nie przypisanymi do żadnego
Programu Strategicznego); Jest to poziom zarządczy
realizacji pojedynczego projektu;
Poziom Projektu - Kierownik Projektu zarządza na poziomie
operacyjnym przydzielonym mu projektem.
Cykl życia projektu
FAZY PROJEKTU
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
i MONITOROWANIE
Proces zarządzania projektem
ZAMYKANIE
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Pomysł Projektu
Pomysł Projektu jest dokumentem zarządczym zawierającym
najistotniejsze informacje dotyczące zidentyfikowanej,
niezaspokojonej potrzeby dostarczenia unikatowego produktu/
usługi i osiągnięcia rezultatu.
Powyższe informacje mają charakter ogólnych danych, które przy
późniejszym szczegółowym planowaniu projektu mogą ulec
zmianie.
Pomysł Projektu wypełnia Wnioskodawca
(Wydział UM, lub MJO), który zidentyfikował
potrzebę projektową.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Pomysł Projektu
Celem opracowania Pomysłu Projektu jest zatwierdzenie
jego podstawowych parametrów, na odpowiednich
Poziomach Zarządzania:
•Projektu;
•Programu Strategicznego/ Dyrektora Wydziału lub
MJO;
•Promotora Programu Strategicznego/ Decernenta;
•Strategii Miasta Poznania
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Pomysł Projektu
Zatwierdzenie Pomysłu Projektu ma utwierdzić
Wnioskodawcę oraz właściwe szczeble Kierownictwa, że
potrzeba realizacji projektu jest:
•właściwe zdefiniowana,
•zbieżna ze Strategią Miasta Poznania, oraz
•realna i możliwa do przeprowadzenia w
proponowanym okresie.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Dokument Pomysłu Projektu
Dokument „Pomysł Projektu” składa się z części, których
wypełnienie ma sprawić, że zidentyfikowana potrzeba
projektowa będzie poddana właściwej i pełnej ocenie.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu
Komitet
Sterujący
Komitet
Sterujący
Za pośrednictwem
WRoM
Promotor
Programu
Strategicznego/
Decernent
Do wiadomości
Akceptacja Pomysłu
Projektu
(opinia WBiA –
obligatoryjna)
Akceptacja Pomysłu
Projektu
Promotor
Programu
Strategicznego/
Decernent
Przewodniczący
Programu
Strategicznego/
Dyrektor Wydziału
Zgłoszenie Pomysłu
Projektu
Przewodniczący
Programu
Strategicznego/
Dyrektor
Wydziału
za pośrednictwem BKP
1
Weryfikacja Pomysłu
Projektu/ Zgłoszenie
Pomysłu Projektu
4
Zlecenie opracowania
DIP
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu
Formularz „Pomysłu Projektu” wypełnia wnioskodawca.
Pomysł Projektu podlega akceptacji:
właściwego Przewodniczącego Programu
Strategicznego (poprzez Sekretariat Programów
Strategicznych) lub
Dyrektora Wydziału lub MJO.
Jest to zależne od tego, czy cel projektu jest zbieżny czy
nie z jednym z zatwierdzonych Programów
Strategicznych.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu
Odrzucenie Pomysłu Projektu na tym etapie kończy
ścieżkę akceptacji dokumentu.
Zaakceptowany Pomysł Projektu jest przekazywany
przez Sekretariat Programów Strategicznych do
właściwego Promotora Programu Strategicznego lub
Zastępcy Prezydenta lub Sekretarza celem
zatwierdzenia.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu
Pomysł Projektu zatwierdzony przez Promotora
Programu Strategicznego lub Zastępcy Prezydenta lub
Sekretarza jest następnie opiniowany przez:
Biuro Koordynacji Projektów – następuje tu ocena
dokumentu pod względem formalnym (wypełnienie
wszystkich pól formularza „Pomysł Projektu”) oraz
ocena logiki powiązań wskazanych w „Pomyśle
Projektu”: celu, zakresu, korzyści projektu oraz
wstępnego i ogólnego harmonogramu. Ponadto
ocenie podlega powiązanie „Pomysłu Projektu” z
innymi, już realizowanymi lub zgłoszonymi do
oceny, „Pomysłami Projektów”,
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu
Pomysł Projektu zatwierdzony przez Promotora
Programu Strategicznego lub Zastępcy Prezydenta lub
Sekretarza jest następnie opiniowany przez:
Wydział Rozwoju Miasta – następuje tu przede
wszystkim ocena zbieżności opisanych celów
„Pomysłu Projektu” ze Strategią Rozwoju Miasta
Poznania, a także zbieżność „Pomysłu Projektu” z
innymi już realizowanych lub planowanymi do
realizacji projektami. Niniejsza ocena ma ponadto
wykluczyć realizację dwóch podobnych, co do celu
oraz zakresu, projektów,
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu
Pomysł Projektu zatwierdzony przez Promotora
Programu Strategicznego lub Zastępcy Prezydenta lub
Sekretarza jest następnie opiniowany przez:
Wydział Budżetu i Analiz - ocena „Pomysłu Projektu”
skupia się przede wszystkim na możliwości
finansowania projektu w zakładanym zakresie oraz
przedstawionej wstępnej analizie kosztów i korzyści
finansowych .
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji Pomysłu Projektu
Zaopiniowany dokument jest przekazywany przez
Sekretariat Programów Strategicznych do Sekretariatu
Komitetu Sterującego, który przekazuje Pomysł Projektu na
obrady Komitetu Sterującego.
Komitet Sterujący może:
•zaakceptować Pomysł Projektu,
•zgłosić do niego uwagi do uwzględnienia, lub
•odrzucić.
W przypadku odrzucenia Pomysłu Projektu przez Komitet
Sterujący, Promotor Programu Strategicznego/ Zastępca
Prezydenta lub Sekretarz może zwrócić się z prośbą do
Prezydenta Miasta Poznania o wydanie ostatecznej decyzji.
Akceptacja Pomysłu Projektu na wszystkich
szczeblach oznacza jego uruchomienie
i przejście z Fazy Planowania.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Rola Planowania w zarządzaniu projektami
Planowanie jest początkiem ciągu funkcji zarządzania, jako
szacunek wszystkich przewidzianych do osiągnięcia celów i
koniecznych do tego środków.
Z uwagi na to, że wszystkie inne funkcje zarządzania, tzn.
organizowanie, motywowanie, kontrolowanie są
ukierunkowane na osiągniecie planowanych celów,
planowanie z konieczności wyprzedza te funkcje.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Rola Planowania w zarządzaniu projektami
Z powyższego wynika, że funkcjom zarządzania
usytuowanym po planowaniu nie przypisuje się żadnej
samodzielnej mocy kierowniczej z punktu widzenia celów
urzędu i środków ich realizacji.
Ładunek kierowania projektem jest umiejscowiony jedynie w
planowaniu - ono tworzy ramy, w których mieszczą się
wszystkie inne czynności kierownicze.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Rola Planowania w zarządzaniu projektami
Planowanie jest angażowaniem się w przyszłość, gdzie z góry
trzeba ocenić zbiór ryzyk, problemów i sposobów ich
rozwiązywania tak, aby pożądane wyniki osiągnąć w sposób
najbardziej efektywny i pewny ujęty w sekwencję kolejnych
zadań.
Planowanie jest więc świadomym, opartym na jakiejś
metodzie, sformalizowanym procesem podejmowania decyzji
co do pożądanego przyszłego stanu organizacji
i sposobów jego osiągania.
Planowanie projektu dotyczy przyszłości
- plany są tylko szacunkiem.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Rola Planowania w zarządzaniu projektami
Im wyższy poziom niepewności w projekcie, tym większe
jest prawdopodobieństwo, że prognozy będą znacząco
odbiegały od rzeczywistości.
Jaki czas i budżet projektu należy przeznaczyć na jego
planowanie i późniejszą kontrolę? Zależy to od
następujących czynników:
•Złożoności projektu,
•Wielkości projektu,
•Niepewności,
•Wymogów organizacyjnych.
Planowanie projektu jest przeprowadzane
przez cały cykl życia projektu.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
DIP jako podstawowy dokument zarządczy
Dokument Inicjujący Projekt (DIP) określa w sposób
szczegółowy, jakie zadania będą realizowane, w jakim czasie
i za pomocą jakich zasobów.
W Fazie Realizacji i Monitorowania Projektu stanowić będzie
podstawowe narzędzie dla Kierownika Projektu do
systematycznego i szczegółowego planowania realizacji
poszczególnych etapów projektu, oraz nadzoru
i kontroli wykonania zadań
przez członków
Zespołu Projektowego.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
DIP jako podstawowy dokument zarządczy
DIP po zatwierdzeniu staje się planem bazowym i musi być
dokumentem zawsze aktualnym przez cały czas trwania
projektu, a to oznacza, że będzie podlegać on
systematycznym zmianom wraz ze zmianami w projekcie.
Każda zmiana musi zostać odnotowana w Tabeli Zmian DIP.
Planowanie projektu przypisane
jest Kierownikowi Projektu oraz
Zespołowi Projektowemu.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
DIP jako podstawowy dokument zarządczy
Podstawowymi elementami podlegającymi szczegółowemu
planowaniu
i mającymi wpływ pozostałe aspekty realizacji projektu są :
Powyższe elementy w podstawowym stopniu składają się na
jakość projektu: sposobu zarządzania oraz dostarczonych
produktów
i osiągniętych efektów.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
DIP jako podstawowy dokument zarządczy
Zakres projektu – co należy zrobić, jakie zadania wykonać,
jakie produkty dostarczyć, by osiągnąć zakładany cel
projektu i korzyści z jego realizacji?
Harmonogram projektu – w jakim czasie, w jakiej kolejności
należy realizować zadania i dostarczać produkty by zapewnić
wewnętrzną spójność projektu oraz osiągnięcie zakładanego
celu projektu i korzyści z jego realizacji?
Budżet projektu – jakie środki finansowe należy
zarezerwować w budżecie Miasta, by zapewnić możliwość
realizacji zadań i dostarczenia produktów w zakładanym
czasie?
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
Ścieżka akceptacji DIP
ZAMYKANIE
Akceptacja Portfolio
Projektów w ramach
Budżetu
Rada
Miasta
Rada
Miasta
Prezydent
Miasta
Poznania
Akceptacja Budżetu
wraz
z Portolio
projektów
Prezydent
Miasta
Poznania
Skarbnik
Skarbnik
Komitet
Sterujący
Komitet
Sterujący
Promotor
Programu
Strategicznego/
Decernent
Weryfikacja
i akceptacja
DIP
(opinia WBiA –
obligatoryjna)
Przedstawienie
Rekomendacji w
zakresie Portfolio
Projektów
Za pośrednictwem
WRoM
Weryfikacja
i akceptacja
DIP
Promotor
Programu
Strategicznego/
Decernent
Przewodniczący
Programu
Strategicznego/
Dyrektor Wydziału
Weryfikacja
i akceptacja
DIP
10
Zgłoszenie Planu
Projektu do KS
Przewodniczący
Programu
Strategicznego/
Dyrektor
Wydziału
Za pośrednictwem BKP
Kierownik
Projektu
Kierownik
Projektu
Opracowanie
DIP
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji DIP
Kompletny w swojej treści dokument jest przekazywany
przez Kierownika Projektu do Przewodniczącego Programu
Strategicznego lub Dyrektora Wydziału lub MJO.
Zaakceptowany dokument jest przekazywany przez
Przewodniczącego Programu Strategicznego lub Dyrektora
Wydziału lub MJO do Promotora Programu Strategicznego
lub właściwego dla Dyrektora Wydziału lub MJO Zastępcy
Prezydenta lub Sekretarza.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji DIP
Po ostatecznej akceptacji DIP, Przewodniczący Programu
Strategicznego lub Dyrektor Wydziału lub MJO poprzez
Sekretariat Programów Strategicznych przekazuje dokument
do ośrodków opiniujących:
Biura Koordynacji Projektów - ocena formalnej poprawności i
kompletności przygotowanego DIP oraz ocena realności
zawartych w nim informacji, w szczególności w odniesieniu do:
zakresu projektu, ogólnego harmonogramu projektu, planu
jakości produktów, planu komunikacji, ryzyka projektu;
w przypadku projektów planowanych do dofinansowania
ze środków zewnętrznych - zgodność informacji zawartych
w DIP z zakresem dokumentacji wymaganej do złożenia
wniosku o dofinansowanie projektu;
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji DIP
Po ostatecznej akceptacji DIP, Przewodniczący Programu
Strategicznego lub Dyrektor Wydziału lub MJO poprzez
Sekretariat Programów Strategicznych przekazuje dokument
do ośrodków opiniujących:
Wydziału Rozwoju Miasta – ocena zbieżności informacji
zawartych w DIP ze Strategią Rozwoju Miasta Poznania:
zakres projektu, korzyści z realizacji projektu, zależności i
powiązania; ocena DIP względem spójności z portfelem
projektów realizowanych w ramach Strategii Rozwoju
Miasta Poznania (zrównoważony rozwój miasta Poznania);
propozycja nadania priorytetu dla projektu względem
innych projektów proponowanych do realizacji lub
już będących w Fazie Realizacji
i Monitorowania;
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji DIP
Po ostatecznej akceptacji DIP, Przewodniczący Programu
Strategicznego lub Dyrektor Wydziału lub MJO poprzez
Sekretariat Programów Strategicznych przekazuje dokument
do ośrodków opiniujących:
Wydziału Budżetu i Analiz - ocena poprawności powiązania
poszczególnych etapów ogólnego harmonogramu projektu
z budżetem zadaniowym oraz ocena zdolności finansowych
Miasta Poznania względem zaplanowanych w DIP kosztów.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji DIP
Zaopiniowany DIP jest przekazywany przez ośrodki opiniujące
do Sekretariatu Komitetu Sterującego, który przekazuje go
równolegle do Przewodniczącego Komitetu Sterującego, oraz
do Promotora Programu Strategicznego lub Zastępcy
Prezydenta lub Sekretarza.
Komitet Sterujący ocenia pakiety projektów (lub projekt) i
wydaje rekomendacje dla Prezydenta Miasta Poznania
dotyczące ich uruchomienia, bądź przesunięcia realizacji na
okres późniejszy.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji DIP
Następnie dokument za pośrednictwem Sekretariatu Komitetu
Sterującego przekazywany jest równolegle do Promotora
Programu Strategicznego lub Zastępcy Prezydenta lub
Sekretarza oraz do Przewodniczący Programu Strategicznego
lub Dyrektora Wydziału lub MJO.
Prezydent, po zapoznaniu się z rekomendacjami ze strony
Komitetu Sterującego, w konsultacji z Zastępcami Prezydenta
lub Sekretarzem oraz Skarbnikiem podejmuje decyzję o
akceptacji w części lub całości rekomendacji przedstawionych
przez Komitet Sterujący.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji DIP
Ostateczna informacja o przyznaniu zgody na realizację
projektu przekazywana jest jako wyciąg z „Protokołu z
posiedzenia Prezydenta Miasta Poznania z Zastępcami
Prezydenta, Skarbnikiem Miasta i Sekretarzem” wszystkim
zainteresowanym stronom.
Akceptacja DIP oznacza zgodę na wykonanie projektu i
przejście do Fazy Realizacji i Monitorowania.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zlecanie zadań do realizacji
Po formalnym uruchomieniu projektu kierownik projektu
przydziela zadania członkom zespołu projektowego.
Kierownik projektu potwierdza możliwość wykonania zadań
przez osoby, które są do niego przypisane:
•termin realizacji;
•zrozumienie zadania przez jego wykonawców;
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zlecanie zadań do realizacji
Planowanie zaangażowania i potwierdzenie uczestnictwa w
projekcie pracownika odbywa się za pomocą „Karty udziału w
Projekcie” (załącznik nr 4 do Metodyki)
W przypadku, gdy brakuje zasobów ludzkich do realizacji
niektórych zadań, kierownik projektu ocenia czy brak tych
zasobów stanowi zagrożenie dla terminu realizacji projektu –
jeżeli tak, rejestruje ryzyko w „Rejestrze ryzyk i problemów”
oraz podejmuje działania zapobiegające powstaniu problemu:
•prowadzi konsultacje z dysponentami potrzebnych
zasobów np. z kierownikami innych projektów
lub kierownikami komórek organizacyjnych
w celu pozyskania brakujących zasobów,
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zlecanie zadań do realizacji
Jeżeli pomimo podjętych działań kierownik projektu nie jest w
stanie pozyskać brakujących zasobów, powinien zwrócić się o
pomoc do przewodniczącego programu Strategicznego, za
pośrednictwem właściwego liniowo dyrektora wydziału lub
MJO, wskazując konsekwencje braku zasobów dla przebiegu
projektu.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie komunikacją i raportowanie
W DIP zdefiniowany został plan komunikacji, w którym
określono obowiązujące zasady komunikacji w projekcie,
m.in.:
•odbiorcy/grupy odbiorców komunikacji projektowej,
•cykl spotkań projektowych,
•kanały komunikacji (e-mail, telefon, skrzynki funkcyjne,
spotkania bezpośrednie).
Członkowie zespołu projektowego
(również podmioty zewnętrzne realizujące
projekt) mają obowiązek okresowo
(zgodnie z planem komunikacji) przekazywać
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie komunikacją i raportowanie
Postęp prac jest raportowany w odniesieniu do zadań, które
znajdują się
w trakcie realizacji lub powinny, zgodnie z planem, znajdować
się w trakcie realizacji.
Jeśli postęp prac jest zgodny z planem, a prawdopodobieństwo
ukończenia zadań w terminie jest wysokie, nie są wymagane
żadne dodatkowe informacje o wykonanych zadaniach.
Jeśli postęp prac nie jest zgodny z planem,
a dotrzymanie terminów jest zagrożone, osoba
raportująca zobowiązana jest wpisać komentarz
o przyczynach takiego stanu rzeczy i ocenić
możliwości powrotu do planu.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie komunikacją i raportowanie
Zadaniem kierownika projektu jest pozyskanie wszystkich
informacji o postępie prac.
W sytuacji gdy nie otrzymuje on kompletu informacji o
postępie prac, kierownik projektu monituje w tej sprawie
podmioty zewnętrzne lub członków zespołu projektowego. W
razie dalszych opóźnień zgłasza problem na wyższy szczebel
zarządzania (do odpowiedniego dyrektora wydziału lub
promotora programu strategicznego).
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie komunikacją i raportowanie
Kierownik projektu okresowo raportuje kluczowe parametry
projektu przewodniczącemu programu
strategicznego/dyrektorowi wydziału lub MJO oraz do Biura
Koordynacji Projektów.
Raportowanie odbywa się zgodnie z planem komunikacji, ale
nie rzadziej niż raz na miesiąc. Kluczowe parametry projektu
definiujemy jako:
•status ogólny – bieżący etap projektu;
•postęp prac, opierając się na kamieniach milowych
(ogólny harmonogram projektu);
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie komunikacją i raportowanie
Kluczowe parametry projektu definiujemy jako:
•wydatkowanie środków narastająco – wydatkowanie
środków analizowane jest zgodnie z płatnościami
zrealizowanymi;
•zaangażowanie środków;
•szczegółowy postęp prac (opcjonalnie, w razie potrzeby);
•kluczowe ryzyka i problemy (ryzyka i problemy,
których nie jest wstanie rozwiązać na swoim
poziomie i potrzebuje wsparcia/decyzji).
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie komunikacją i raportowanie
Zadaniem przewodniczącego programu
strategicznego/dyrektora wydziału lub MJO jest opracowanie
zbiorczego kwartalnego raportu postępu prac w ramach
portfela projektów programu strategicznego lub projektów
wydziału lub MJO.
Raport kwartalny jest przekazywany za pośrednictwem
Sekretariatu Programów Strategicznych do Sekretariatu
Komitetu Sterującego, który następnie opiniuje i przekazuje
do Komitetu Sterującego.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Realizacja i monitorowanie zadań projektowych
Przystępując do monitorowania realizacji zadań, kierownik
projektu powinien dysponować ogólnym harmonogramem
projektu oraz bieżącymi informacjami o postępach prac.
Kierownik projektu weryfikuje kompletność i poprawność
informacji o postępach prac pozyskanych od członków zespołu:
•kompletność oznacza posiadanie informacji o postępach prac
dla wszystkich zadań realizowanych w projekcie;
•poprawność oznacza przede wszystkim spójność z poprzednio
raportowanymi postępami prac (zaawansowanie
prac nie powinno się zmniejszać),
ale również poprawność merytoryczną.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Realizacja i monitorowanie zadań projektowych
Kierownik projektu monitoruje realizację zadań w projekcie,
ocenia stan projektu i wyciąga odpowiednie wnioski. Po
wykonaniu oceny stanu realizacji zadań możliwe są
następujące sytuacje:
•projekt przebiega zgodnie z planem (lub występują niewielkie
odchylenia, mieszczące się w granicach tolerancji) – wówczas
nie są wymagane żadne dodatkowe działania;
•kierownik projektu widzi potrzebę wprowadzenia
działań korygujących lub zapobiegawczych w odniesieniu do
zidentyfikowanych ryzyk lub
problemów w projekcie – należy więc
postępować zgodnie z zasadami
przeprowadzania takich działań;
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Realizacja i monitorowanie zadań projektowych
Po wykonaniu oceny stanu realizacji zadań możliwe są
następujące sytuacje:
•kierownik projektu widzi potrzebę wprowadzenia zmian w
projekcie – w tym przypadku należy postępować zgodnie z
zasadami zarządzania zmianą;
•kierownik projektu uznał, że zakończyła się realizacja
wszystkich zadań projektowych i należy wykonać działania
przewidziane dla zamykania projektu.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Realizacja i monitorowanie zadań projektowych
Monitorowanie realizacji projektu odbywa się również na
poziomie przewodniczącego programu
strategicznego/dyrektora wydziału lub MJO, który ocenia
dostarczone przez kierownika projektu informacje.
Jeśli projekt przebiega zgodnie z ogólnym harmonogramem,
dodatkowe informacje nie są wymagane.
Jeśli jednak dane wskazują na niezadowalający
stan realizacji projektu, przewodniczący programu
strategicznego/dyrektor wydziału lub MJO może wezwać
kierownika projektu do uszczegółowienia
dostarczonych informacji.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Realizacja i monitorowanie zadań projektowych
W wyniku monitorowania, przewodniczący programu
strategicznego/ dyrektor wydziału lub MJO decyduje o:
kontynuacji projektu bez zmian lub
wprowadzeniu odpowiednich zmian do DIP,
zarekomendowaniu do promotora programu
strategicznego/Zastępcy Prezydenta lub Sekretarza
czasowego zwieszenia projektu.
Wniosek o czasowe zawieszenie projektu
kierowany jest za pośrednictwem Sekretariatu Programów
Strategicznych do Sekretariatu
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie jakością produktów
Każdy produkt/rezultat projektu powinien podlegać
formalnemu odbiorowi – dotyczy to nie tylko końcowych,
głównych produktów/rezultatów projektu, ale także
pośrednich.
Każdy ukończony produkt oraz uzyskany rezultat poddawany
jest przeglądowi jakości, który wykonuje wyznaczona osoba
odpowiedzialna. W ramach przeglądu jakości sprawdza się, czy
produkt/rezultat spełnia kryteria odbioru określone wcześniej
w planie jakości produktów.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie jakością produktów
Plan odbioru rezultatu/produktu zawiera:
•termin odbioru (zgodnie z harmonogramem);
•kryteria odbioru – wymagania jakościowe.
Kierownik projektu jest odpowiedzialny za nadzorowanie
działań związanych z zarządzaniem jakością w projekcie,
natomiast członkowie zespołu projektowego są odpowiedzialni
za stosowanie się do ustalonych procedur
zapewnienia i kontroli jakości.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie jakością produktów
Kierownik projektu definiuje w harmonogramie zadania
związane
z odbiorem produktów/rezultatów:
•należy realnie oszacować czas trwania odbiorów:
weryfikacja produktu, zgłoszenie uwag, poprawki,
ponowna weryfikacja;
•kryteria odbioru produktu – wymagania jakościowe dla
produktu zawarte w planie jakości produktów;
•odbierając produkt, należy
uwzględnić ewentualne
zmiany wymagań jakościowych.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie ryzykiem
W Fazie Planowania kierownik projektu dokonuje identyfikacji
i analizy potencjalnych ryzyk oraz planuje/ proponuje sposób
reakcji na ryzyko, jako działania zapobiegawcze.
W Fazie Realizacji i Monitorowania projektu mogą pojawiać się
nowe ryzyka, jak i może zmieniać się ocena istniejących ryzyk.
Kierownik projektu rejestruje i monitoruje
zidentyfikowane ryzyka w trakcie całej
realizacji projektu.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie ryzykiem
Częstotliwość przeglądu ryzyka w projekcie należy dostosować
do czasu trwania i charakteru projektu.
Kierownik projektu prowadzi przegląd ryzyk (okresowo,
zgodnie z planem komunikacji) zmienia prawdopodobieństwo
lub wpływ w wyniku zakończonych działań zapobiegawczych i
korygujących.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie ryzykiem
W każdym momencie trwania projektu:
•każdy członek zespołu projektowego może i powinien
zgłosić (jeżeli zidentyfikuje) nowe ryzyko,
•kierownik projektu (lub członek zespołu projektowego
wskazany przez kierownika projektu) wykonuje ocenę i
analizuje ryzyko oraz planuje sposób reakcji (działania
zapobiegawcze),
•składniki ryzyk projektu, tj. prawdopodobieństwa
wystąpienia oraz wpływu na projekt
ocenianie są zgodnie
z poniższymi kryteriami:
WAGA RYZYKA
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie ryzykiem
Każdy członek zespołu projektowego może w trakcie realizacji
projektu zgłaszać problemy projektowe do rozwiązania.
Problem może zostać zgłoszony lub utworzony ze zgłoszonego
już wcześniej ryzyka (przekształcenie ryzyka w problem).
Zgłaszający powinien podać opis i kategorię problemu.
Kierownik projektu prowadzi/aktualizuje przez
cały czas trwania projektu „Rejestr ryzyk
i problemów” – narzędzie wspomagające
monitorowanie/ zarządzanie problemami.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie ryzykiem
Kierownik projektu niezwłocznie rozpatruje zgłoszone
problemy:
•nadaje im priorytet (wysoki, niski),
•opracowuje przy wsparciu innych interesariuszy
rozwiązanie problemu,
•ustala termin rozwiązania problemu,
•ustala osoby odpowiedzialne.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie ryzykiem
Rozwiązanie problemu może polegać na:
•wprowadzeniu działań korygujących poprzez
zdefiniowanie zadań powiązanych z problemem, w wyniku
czego do harmonogramu zostaje dodane zadanie – dzięki
temu łatwiej monitorować rozwiązanie danego problemu,
•zaproponowaniu/zgłoszeniu zmiany w projekcie,
•zgłoszeniu problemu na wyższy poziom zarządzania
(przewodniczący programu strategicznego/
dyrektor wydziału), jeśli nie jest możliwe
rozwiązanie go na poziomie projektu.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie zmianą
Zmianą w projekcie jest każda istotna modyfikacja
jakiegokolwiek elementu zatwierdzonego w DIP, który jest
punktem odniesienia przy monitorowaniu realizacji projektu.
Zwykle w czasie realizacji projektu konieczne jest
modyfikowanie niektórych elementów DIP i w takiej sytuacji
mówimy o zarządzaniu zmianą.
Każda zmiana w projekcie jest zgłaszana za
pomocą wniosku zmiany, stanowiącego
załącznik nr 5 do „Metodyki”.
Rejestr zmian, który znajduje się w DIP i jest
aktualizowany przez kierownika projektu,
przy każdorazowej zmianie.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Zarządzanie zmianą
Jeśli zmiana dotyczy zakresu bądź harmonogramu projektu,
możliwe jest przeprowadzenie zmian przez kierownika
projektu lub przewodniczącego programu
strategicznego/dyrektora wydziału lub MJO.
W przypadku zmian dotyczących zwiększenia lub przesunięcia
w latach budżetu projektu, zmiana musi przejść ścieżkę
akceptacji przez wszystkie poziomy zarządzania.
Jeśli zmiana została zaakceptowana, wówczas
kolejna wersja DIP staje się nowym planem
bazowym dla projektu.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Podsumowanie projektu
Do zamknięcia projektu przystępuje się po wykonaniu
wszystkich zadań w projekcie, osiągnięciu wszystkich kamieni
milowych i dostarczeniu wszystkich produktów.
Dokumentem zarządczym wykorzystywanym w tej fazie
projektu jest Raport z projektu zawierający:
•podsumowanie stopnia osiągnięcia celu projektu
i osiągnięcia zakładanych rezultatów (korzyści), oraz
•zebranie dobrych praktyk i wniosków na przyszłość.
INICJOWANIE
PLANOWANIE
REALIZACJA /
MONITOROWANIE
ZAMYKANIE
Ścieżka akceptacji Raportu z projektu
Promotor Programu Strategicznego lub Zastępca
Prezydenta lub Sekretarz wyraża zgodę na zamknięcie
projektu.
Ostateczne zatwierdzenie Raportu z projektu kończy
projekt.
Download
Random flashcards
123

2 Cards oauth2_google_0a87d737-559d-4799-9194-d76e8d2e5390

Motywacja w zzl

3 Cards ypy

66+6+6+

2 Cards basiek49

Pomiary elektr

2 Cards m.duchnowski

słowka

2 Cards kksenia.kot1997

Create flashcards