Moduł Kadry systemu FOKUS od wielu lat wyposażony jest w

Moduł Kadry systemu FOKUS od wielu lat wyposażony jest w funkcje pozwalające na dokładne
ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników.
Wymóg prowadzenia dokładnej ewidencji czasu pracy wynika z przepisów kodeksu pracy i jest
podstawowym punktem kontroli prowadzanych przez inspektorów PIP. Dzięki prowadzeniu ewidencji
czasu pracy w programie istnieje również możliwość uzyskania danych do szeregu sprawozdań.
Poczynając od roku 2015 prowadzenie pełnej ewidencji czasu pracy przy użyciu funkcji programu
jest niezbędne także do prawidłowego rozliczania urlopów wypoczynkowych.
W celu prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy w systemie FoKus należy:
1. Przy użyciu funkcji USTAWIENIA PROGRAMU z menu KIEROWNIK KADR jednorazowo ustalamy
obowiązujący dla większości pracowników standardowy czas pracy urzędu, w poszczególne dni
tygodnia. Nie należy w nim uwzględniać wydłużonego czasu pracy w niektóre dni, gdyż nie dotyczy
to wszystkich pracowników.
W przypadku gdy pracownicy korzystają z tzw. ruchomego czasu pracy istotne będą, nie godziny
rozpoczęcia i zakończenia pracy, lecz tylko liczba godzin roboczych w danym dniu.
2. Przy użyciu funkcji EWIDENCJA KADROWA i jej zakładki CZAS PRACY określamy jakim systemem
rozliczenia czasu pracy objęci są poszczególni pracownicy:
Do dyspozycji są następujące systemy:
 Standardowy (stały) lub równoważny system czasu pracy z rozkładem o ustalonych
godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy w każdym dniu. W poszczególnych dniach
godziny te mogą być inne w związku z indywidualnymi planami pracy poszczególnych
pracowników lub zmianami dokonywanymi ad hoc w związku np. z dyżurami.
 Stały lub równoważny system czasu pracy z ruchomymi godzinami rozpoczęcia i
zakończenia pracy, przy czym liczba godzin pracy w każdym dniu może być inna w związku
z indywidualnymi planami pracy poszczególnych pracowników
lub zmianami
dokonywanymi ad hoc w związku np. z dyżurami.
 Zadaniowy system czasu pracy bez wyznaczonych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Jednak dla celów rozliczania urlopów czy też dla sprawozdań o czasie nieprzepracowanym,
na każdy dzień również musi być wyznaczona liczba godzin pracy, uwzględniająca wymiar
czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 kp.
Każdy pracownik może być objęty innym systemem. Np. poborcy skarbowi mogą korzystać z
systemu zadaniowego, podczas gdy reszta pracowników objęta jest systemem standardowym.
3. Przy użyciu funkcji EWIDENCJA KADROWA i jej funkcji INDYWIDUALNY PLAN PRACY z zakładki
CZAS PRACY ustalamy plan pracy dla tych pracowników, których czas pracy w tygodniu jest zawsze
inny niż to wynika z ustawień ogólnych, przedstawionych w punkcie 1. Należą do nich osoby
zatrudnione na część etatu oraz osoby niepełnosprawne korzystające ze skróconego czasu pracy.
Np. dla pracownika zatrudnionego na pół etatu, indywidualny plan pracy może wyglądać
następująco:
Nie należy natomiast odnotowywać indywidualnego planu pracy dla pracowników, którzy pracują w
standardowych godzinach, określonych w p. 1 niniejszego opisu.
4. Okresowo (raz na tydzień lub dwa) przy użyciu funkcji ZBIORCZE TWORZENIE ZAPISÓW CZASU
PRACY z menu INNE FUNKCJE KADROWE generujemy imienne zapisy planu pracy dla
poszczególnych pracowników na konkretne dni miesiąca. Określają one dla każdego pracownika
nominalne godziny jego pracy w każdy z dni. Przez nominalny czas pracy należy rozumieć czas przez
który pracownik zobowiązany jest świadczyć pracę. Z czasu pracy nie wyłącza się dni, w które
pracownik będzie korzystał z urlopów, zwolnień, delegacji, itp.
Obsługa funkcji tworzenia zapisów czasu pracy sprowadza się do podania zakresu dat, na które
należy wygenerować zapisy.
Nie należy generować zapisów na okres wybiegający zbyt daleko do przodu, gdyż mogą np. nastąpić
zmiany w indywidualnym planie pracy poszczególnych pracowników, pracownicy mogą odejść z
pracy lub może zmienić się ich system rozliczania czasu pracy. Wygenerowane zapisy będą wówczas
wymagały indywidualnej korekty.
Zaleca się generować zapisy na 2-4 tygodnie naprzód w stosunku do bieżącej daty. A więc np. na
początku stycznia generujemy zapisy do 31 stycznia, w połowie stycznia do połowy lutego, w końcu
stycznia do końca lutego, itd.
5. Wygenerowane zapisy można przeglądać przy użyciu funkcji PRZEGLĄD ZAPISÓW PLANU PRACY
z zakładki CZAS PRACY ewidencji kadrowej poszczególnych pracowników. Zapis na dany dzień
w planie pracy oznacza, że pracownik powinien w danym dniu pracować w podanych godzinach lub
przez podaną liczbę godzin (w zależności od systemu czasu pracy).
Przy użyciu tej funkcji możliwe jest także modyfikowanie i anulowanie wygenerowanych zapisów.
Należy z tego korzystać np. w następujących sytuacjach:
 Pracownik ma wydłużone godziny w danym dniu, np. z powodu dyżuru. Należy mu
wówczas wpisać na dzień dyżuru godziny wydłużonej pracy (np. 8:00-18:00) oraz skrócone
godziny w dniu (np. 8:00-14:00), w którym z tej przyczyny będzie pracował krócej.
 Pracownik w danym dniu korzysta z odbioru święta, które wypadło w sobotę. Należy w
takiej sytuacji anulować cały zapis, gdyż pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy w
danym dniu – nie jest to dla niego dzień roboczy.
6. Tak przygotowane zapisy czasu pracy pozwalają na prawidłowe odnotowywanie urlopów
wypoczynkowych. Nie należy zmieniać zaplanowanego czasu pracy pracownika, w związku z jego
pójściem na urlop. Przeciwnie – to właśnie odnotowane zapisy powodują, że z urlopu pracownika
„zdejmowana” jest właściwa liczba godzin.
7. Odnotowujemy także zwolnienia chorobowe przy użyciu funkcji ZWOLNIENIA CHOROBOWE
I INNE NIEOBECNOŚCI z menu CZAS PRACY. Nie należy zmieniać zaplanowanego czasu pracy
pracownika, w związku z jego nieobecnością. Przeciwnie – to właśnie odnotowane zapisy powodują,
że właściwa liczba godzin zostanie zaliczona w sprawozdaniach do czasu nieprzepracowanego.
Zaliczenie danej liczby godzin go czasu nieprzepracowanego opłaconego przez pracodawcę lub
opłaconego przez ZUS wyniknie natomiast z tego, jakie źródło finansowania świadczenia za czas
danej nieobecności zostanie wskazane w module płacowym.
8. Odnotowujemy czas nieprzepracowany przez pracowników (wyjście w godzinach pracy), przy użyciu
funkcji WYJŚCIA PRYWATNE I NADGODZINY z menu CZAS PRACY, przy czym dzielimy je na wyjścia
prywatne i odbiory nadgodzin. Przez wyjście prywatne rozumie się nieobecność pracownika przez
część planowanego na ten dzień czasu pracy. Nieobecność ta wynikać musi z przyczyn
pozasłużbowych i podlega późniejszemu odpracowaniu lub zaliczeniu jako urlop bezpłatny lub
wypoczynkowy.
9. Odnotowujemy także przy użyciu w/w funkcji pozaplanową pracę pracowników, przy czym dzielimy
ją na odpracowania wcześniejszych wyjść prywatnych oraz na pracę pozaplanową wykonywaną na
polecenie przełożonego (nadgodziny). Przez pracę pozaplanową rozumie się pracę wykonywaną
poza zaplanowanym na ten dzień czasem pracy lub pracę w dzień, na który praca nie jest w ogóle
zaplanowana.
10. Informacje o wyjściach w godzinach planowej pracy oraz o pracy pozaplanowej mogą być
importowane do programu z urządzeń rejestrujących czas pracy (RCP), o ile ich oprogramowanie
współpracuje z systemem FoKus. Dla firm, które nie posiadają urządzeń RCP zapisy czasu pracy
opierają się na ręcznie wprowadzanych danych.
11. Przy systematycznym wykonywaniu powyższych czynności, mamy do dyspozycji miesięczną kartę
czasu pracy każdego pracownika, tworzoną przy użyciu funkcji KARTA CZASU PRACY z menu CZAS
PRACY
oraz zapewnione jest uzyskanie zbiorczych danych o czasie przepracowanym i nieprzepracowanym
przy użyciu funkcji ZESTAWIENIE ZBIORCZE KART CZASU PRACY z menu ZESTAWIENIA.
Piotr Zielonka