Regulamin udzielania zamówień publicznych w Politechnice Łódzkiej
advertisement
Zarządzenie Nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej z dnia 14.04.2014 r. Regulamin udzielania zamówień publicznych przez Politechnikę Łódzką Na podstawie: art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym ( t .j. Dz.U. z 2012 r. poz.572, z późniejszymi zmianami) oraz §16 ust. 2 i 3 Statutu Politechniki Łódzkiej, zarządzam stosowanie niniejszego regulaminu w Politechnice Łódzkiej przy zamawianiu dostaw, usług i robót budowlanych. I. Definicje §1 1. Definicje pojęć używanych w niniejszym Regulaminie, w sprawach zamówień publicznych: „ustawa Pzp" – ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 j.t. z późniejszymi zmianami); „Rektor” – Rektor Politechniki Łódzkiej; „Kanclerz” – Kanclerz Politechniki Łódzkiej; „dysponent środków finansowych” – jednostka organizacyjna Politechniki Łódzkiej, posiadająca samodzielność finansową na podstawie Uchwały Nr 7/95 Senatu Politechniki Łódzkiej z dnia 29 listopada 1995 roku w sprawie decentralizacji zarządzania i finansów z późniejszymi zmianami, która może ustalać wartość zamówienia, związanego z jej własną działalnością, odrębnie od wartości zamówień udzielanych przez inne jednostki organizacyjne, zgodnie z art. 32 ust. 5 ustawy Pzp; „Kierownik Zamawiającego” – Rektor Politechniki Łódzkiej. „prowadzenie postępowania” – ogół czynności podejmowanych w celu udzielenia zamówienia publicznego, zgodnie z wymaganymi przepisami; „prowadzący postępowanie” – osoba odpowiedzialna za przygotowanie i przeprowadzenie określonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie czynności określonych w §7 niniejszego Regulaminu lub innym, powierzonym przez Pełnomocnika; „udzielenie zamówienia” – zawarcie umowy w sprawie realizacji zamówienia publicznego; „wartość zamówienia” – całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością; „wartość zamówienia na dostawy i usługi powtarzające się okresowo – całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością, stanowiące sumę wartości zamówień tego samego rodzaju: a) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo b) których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie (art. 34 ) „wartość zamówienia udzielane w częściach” – całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością, stanowiące sumę wartości poszczególnych części zamówienia (art.32 ust.4) „środki centralne” – środki finansowe, które w podziale budżetu Uczelni są wydzielane na potrzeby administracji rektorskiej i kanclerskiej wraz z rezerwą Rektora, przed podziałem na dysponentów środków finansowych; „infrastruktura ogólnouczelniana” – składniki majątku trwałego obejmujące obiekty, urządzenia i instalacje ogólnouczelniane, dla których Kanclerz ma pełnomocnictwa Rektora do wykonywania czynności prawnych dotyczących praw i obowiązków majątkowych w zakresie zwykłego zarządu; „projekt centralny” – projekt finansowany ze środków centralnych; „projekt ogólnouczelniany” – projekt realizowany albo koordynowany przez administrację kanclerską; „duży projekt strukturalny” – przedsięwzięcie inwestycyjne, finansowane lub współfinansowane z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich o wartości zamówienia netto równej lub przekraczającej 5.186.000 euro; „postępowanie centralne” – postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego finansowanego ze środków centralnych, prowadzone przez Kanclerza. 1 2. Pozostałe terminy użyte w niniejszym Regulaminie należy interpretować zgodnie z postanowieniami ustawy Pzp oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie. II. Postanowienia ogólne §2 1. Podstawy prawne Regulaminu stanowią: ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 j.t. z późniejszymi zmianami); wraz z aktami wykonawczymi; ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks (t. j. Dz .U. z 2014 r. poz.121) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r Nr 885 j.t. ., z późniejszymi zmianami); 2. Zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych jest Politechnika Łódzka w Łodzi, zwana dalej PŁ. 3. Dysponentami środków finansowych są podstawowe jednostki organizacyjne, określone w §24 Statutu Politechniki Łódzkiej, Centrum Językowe, Centrum Sportu, Osiedle Akademickie oraz Kanclerz. Wykaz dysponentów zawiera załącznik nr 1 do Regulaminu. Kanclerz i Kierownicy dysponentów środków finansowych są pełnomocnikami Rektora zwanymi dalej „Pełnomocnikami”. 4. Koordynacja i nadzór w zakresie spraw dotyczących zamówień publicznych udzielanych przez PŁ należy do kompetencji Kanclerza, który realizuje te zadania przy pomocy Działu Zamówień Publicznych. 5. Kanclerz jest Pełnomocnikiem Rektora dla postępowań o udzielenie zamówień publicznych finansowanych ze środków centralnych, prowadzonych przez DZP oraz działy administracji rektorskiej i kanclerskiej. 6. Rektor, na wniosek Kanclerza, może powierzyć wskazanej jednostce organizacyjnej PŁ, będącej dysponentem środków finansowych, prowadzenie postępowań na rzecz całej PŁ, które ze względu na przedmiot zamówienia wymagają specjalistycznej wiedzy technicznej lub merytorycznej. Wniosek Kanclerza powinien zawierać uzgodnioną z jednostką procedurę realizacji zamówień, określającą m.in. zasady odpłatności za prowadzenie postępowań realizowanych na rzecz innych jednostek. 7. Do zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, jeżeli ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp zastosowanie mają przepisy art. 4 pkt. 8a ustawy Pzp oraz Rozdział 1 i Rozdział 2a ustawy z 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. Nr 96, poz. 615, z późn. zm.). 8. Do zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp zastosowanie mają przepisy art. 4 pkt. 8b ustawy Pzp. III. Dział Zamówień Publicznych §3 1. Dział Zamówień Publicznych, zwany dalej DZP, jest jednostką koordynującą dla jednostek organizacyjnych administracji rektorskiej i kanclerskiej w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych. 2. DZP realizuje również zadania ogólnouczelniane w zakresie prawa zamówień publicznych dla wszystkich jednostek organizacyjnych PŁ. 3. Zadania ogólnouczelniane DZP obejmują w szczególności: a. zapewnienie pomocy prawnej podczas prowadzonych postępowań przetargowych (odwołanie, skarga); b. opracowywanie rocznych zbiorczych planów zamówień; c. doradztwo dla jednostek organizacyjnych PŁ w przygotowywaniu postępowań w zakresie formalnym; d. monitorowanie i kontrola przebiegu realizacji postępowań przetargowych oraz procesu kontraktowania; e. opiniowanie sprawozdań, raportów, wyjaśnień oraz innych dokumentów przygotowywanych przez jednostki organizacyjne PŁ; f. bieżąca analiza stosowania prawa zamówień publicznych; 2 g. organizacja i prowadzenie systemu informacji wewnętrznej i przekazywania wiedzy w zakresie prawa zamówień publicznych, obejmującego w szczególności uczelniane forum zamówień publicznych na stronie www.zp.p.lodz.pl. 4. DZP prowadzi postępowania na rzecz administracji rektorskiej i kanclerskiej oraz dla dużych projektów strukturalnych w następującym zakresie: a. opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia; b. organizowanie i obsługa prac komisji przetargowych; c. publikacja ogłoszeń o zamówieniach publicznych; d. realizacja procedur przetargowych; e. sporządzanie dokumentacji przetargowej dla prowadzonych postępowań; f. przygotowywanie wzorów umów z wykonawcami w zakresie prowadzonych postępowań. 5. DZP nadzoruje postępowania centralne o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone przez Kanclerza, a w szczególności: a. zamawianie dostaw, usług i robót budowlanych dla potrzeb administracji rektorskiej i kanclerskiej; b. zamawianie dostaw, usług i robót budowlanych dla potrzeb centralnych PŁ i infrastruktury ogólnouczelnianej; c. zamawianie usług komunalnych, dostaw energii i utylizacji odpadów; d. zamawianie dla jednostek organizacyjnych PŁ: druków przebiegu studiów, spirytusów i gazów technicznych; e. zamawianie publikacji ogłoszeń prasowych o prowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego przez wszystkie jednostki organizacyjne PŁ. f. inne, prowadzone centralnie. 6. Kanclerz, dla postępowań wymienionych w ust. 5, wyznacza dział administracji rektorskiej lub kanclerskiej odpowiedzialny za merytoryczną stronę postępowania, a w szczególności za sformułowanie przedmiotu zamówienia i ustalenie jego szacunkowej wartości. Kierownik właściwego działu sprawuje obowiązki prowadzącego postępowanie określone w §7, z wyłączeniem czynności określonych w ust. 1 pkt. c, d i e, które wykonuje DZP. 7. W postępowaniach realizowanych bezpośrednio przez DZP, Kierownik DZP lub wyznaczony przez niego pracownik DZP, wykonują w całości obowiązki prowadzącego postępowanie określone w §7. 8. DZP publikuje w Urzędzie Publikacji Unii Europejskiej wstępne ogłoszenia informacyjne o zamówieniach centralnych planowanych w danym roku kalendarzowym, wymienionych w ust. 5, zgodnie z art. 13 ustawy Pzp. 9. DZP, na podstawie rocznych sprawozdań przekazanych przez Pełnomocników, sporządza zbiorcze roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych przez Politechnikę Łódzką w poprzednim roku kalendarzowym, które przesyła do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca następnego roku. IV. Centrum Komputerowe Politechniki Łódzkiej. §4 1. Centrum Komputerowe PŁ, zwane dalej CK PŁ, przygotowuje i prowadzi postępowania o udzielenie zamówień publicznych na dostawy sprzętu komputerowego, sieciowego i oprogramowania oraz na usługi i roboty budowlane z zakresu infrastruktury telekomunikacyjnej, teleinformatycznej i informatycznej, objęte zbiorczym systemem zakupów, realizowanych zgodnie ze zbiorczym rocznym planem zamówień publicznych zgodnie z §8 ust. 2. 2. Dyrektor CK PŁ jest zobowiązany w szczególności do: a. publikacji na stronie www.zp.p.lodz.pl do 20 stycznia każdego roku, katalogu oprogramowania, usług i robót budowlanych z zakresu infrastruktury teletechnicznej, teleinformatycznej i informatycznej, objętych zbiorczym systemem zakupów w danym roku kalendarzowym. b. ustalania i publikacji na stronie www.zp.p.lodz.pl do 20 stycznia każdego roku, procedur realizacji zamówień w wyżej wymienionym zakresie, określających m.in. zasady odpłatności za prowadzenie postępowań realizowanych przez CK PŁ na rzecz jednostek innych niż jednostki administracji rektorskiej i kanclerskiej. V. Zasady udzielania zamówień publicznych w projektach współfinansowanych z funduszy pomocowych §5 3 1. Jednostki organizacyjne PŁ wnioskujące o dofinansowanie projektów ze środków Funduszy Strukturalnych Unii Europejskiej, a także innych funduszy pomocowych jak np. Norweski Mechanizm Finansowy, Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, zwanych dalej funduszami pomocowymi, po uzyskaniu decyzji o zatwierdzeniu projektu do dofinansowania mają obowiązek niezwłocznego przekazania do DZP informacji zawierającej wykaz planowanych postępowań o udzielenie zamówień w ramach danego projektu wraz z podaniem szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia oraz harmonogramem ich realizacji, jak również do niezwłocznego korygowania indywidualnych planów zamówień publicznych, o których mowa w rozdz. VII.1 §8. 2. Pełnomocnikami, w postępowaniach prowadzonych w ramach projektów współfinansowanych z funduszy pomocowych, mogą być odpowiednio: a) Kanclerz dla projektów centralnych lub ogólnouczelnianych; b) Kierownik jednostki realizującej projekt; W przypadku, gdy jednostka realizująca projekt finansowany ze środków pomocowych nie jest dysponentem środków, zdefiniowanym w §2 ust. 3 niniejszego Regulaminu, Pełnomocnikiem może być wyłącznie kierownik jednostki będącej dysponentem środków finansowych, w ramach której organizacyjnie działa jednostka realizująca projekt. 3. DZP prowadzi postępowania na dostawy, usługi i roboty budowlane w ramach projektów centralnych lub ogólnouczelnianych współfinansowanych ze środków pomocowych (z wyłączeniem dostaw aparatury naukowo-badawczej, oprogramowania i sprzętu komputerowego). 4. DZP prowadzi wszystkie postępowania na roboty budowlane (z wyłączeniem robót budowlanych związanych z ogólnouczelnianą infrastrukturą teletechniczną i teleinformatyczną), których wartość szacunkowa jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 5.186.000 euro. 5. CK PŁ prowadzi postępowania o udzielenie zamówień publicznych w ramach projektów centralnych lub ogólnouczelnianych współfinansowanych ze środków pomocowych w zakresie dostaw sprzętu komputerowego, sieciowego i oprogramowania oraz usług i robót budowlanych związanych z ogólnouczelnianą infrastrukturą teletechniczną i teleinformatyczną. 6. W postępowaniach prowadzonych w ramach projektów współfinansowanych z funduszy pomocowych, Pełnomocnicy są zobowiązani do stosowania procedur otwartych, tj. udzielania zamówień publicznych w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego. 7. Wyboru innego trybu niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony dokonuje Pełnomocnik, stosownie do postanowień ustawy Pzp oraz wymagań Instytucji Zarządzającej danym programem operacyjnym lub projektem pomocowym, na zasadach określonych w §9 ust. 3. 8. DZP monitoruje postępowania o udzielenie zamówień publicznych prowadzone przez jednostki organizacyjne PŁ w ramach projektów współfinansowanych ze środków pomocowych, w tym w szczególności: a. akceptuje „uzasadnienie zgodności realizacji projektu z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych” zgodnie z procedurą określoną w „Zarządzeniu Nr 12/2008 Rektora w sprawie zasad przygotowania i realizacji projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich”; b. sprawuje nadzór nad procedurami i przebiegiem zamówień publicznych w projektach. 9. Jednostki organizacyjne PŁ prowadzące postępowania w ramach projektów współfinansowanych ze środków funduszy pomocowych, mają obowiązek informowania DZP o wniesionych odwołaniach, przypadkach nienależytego wykonania umowy przez wykonawców, jak również o zamiarze przeprowadzenia i wynikach kontroli realizowanych przez upoważnione instytucje zewnętrzne. 10. DZP przekazuje informacje o wszczętych postępowaniach oraz ich przebiegu do Działu Projektów Strukturalnych, który monitoruje realizację projektów strukturalnych PŁ. VI. Zamawiający 1. Obowiązki i uprawnienia Pełnomocników. §6 Do obowiązków i uprawnień Pełnomocników, o których mowa w §2 ust. 3, należy w szczególności: 1. Przygotowywanie do dnia 30 stycznia każdego roku indywidualnego zbiorczego planu zamówień publicznych na roboty budowlane oraz dostawy i usługi tego samego rodzaju wraz z podaniem kodu CPV. 2. Określanie przedmiotu zamówienia. 3. Zatwierdzanie szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia ustalonego z należytą starannością. 4. Określanie źródła finansowania zamówienia. 4 5. Podejmowanie decyzji o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 6. Powoływanie prowadzącego postępowanie. 7. Powoływanie Komisji przetargowej do przeprowadzenia określonego postępowania. 8. Zatwierdzanie wyboru wykonawcy. 9. Zawieranie umów na realizację zadań będących przedmiotem postępowań o zamówienia publiczne, w trybie określonym w §13 niniejszego Regulaminu. 10. Nadzór nad realizacją zamówień publicznych, w szczególności poprzez: a. prowadzenie rejestru przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz ewidencji zawartych umów; b. nadzór nad realizacją zawartych umów zgodnie z §14 niniejszego Regulaminu; c. przechowywanie dokumentacji z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w sposób gwarantujący ich nienaruszalność na zasadach określonych w §16 ust. 1 i 2; d. sporządzanie rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych i ich przekazywanie do DZP, w formie papierowej i elektronicznej na adres [email protected], w terminie do dnia 30 stycznia następnego roku; e. zgłaszanie do DZP informacji o niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu umów przez Wykonawcę. 2. Obowiązki prowadzącego postępowanie §7 1. Prowadzący postępowanie uczestniczy, w powierzonym mu zakresie, w przygotowaniu i w przeprowadzeniu postępowania o udzielenie danego zamówienia zgodnie z wymaganiami ustawy Pzp oraz przepisami wykonawczymi, obejmującym w szczególności: a. zbieranie informacji o potrzebach dotyczących planowanych dostaw, usług i robót budowlanych, niezależnie od ich wartości; b. ustalanie z należytą starannością całkowitego szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, w oparciu o udokumentowaną lub uzasadnioną kalkulację, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie Pzp; c. przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; d. zamieszczanie ogłoszeń o przetargach, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30.000 euro zgodnie z zasadami określonymi w §11 ust. 2; e. zgłaszanie do rejestru przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; f. udział w pracach Komisji przetargowej; g. sprawdzanie rachunków i faktur dotyczących zamówień publicznych oraz podpisywanie klauzuli w/g wzoru stanowiącego załącznik nr 2 lub załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. 2. Pełnomocnik może powierzyć innym osobom odpowiedzialność za wykonanie określonych czynności wymienionych w ust. 1. 3. Pełnomocnik może odpowiednio powierzyć prowadzącemu postępowanie lub innym osobom dodatkowe obowiązki określone w §6 ust.1, 2 i 10. VII. Zasady realizacji zamówień publicznych 1. Planowanie §8 1. Pełnomocnicy są zobowiązani do sporządzania indywidualnych planów zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi na dany rok kalendarzowy, które przekazują w formie elektronicznej na adres [email protected] w terminie do dnia 30 stycznia, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu. 2. Indywidualne plany zamówień publicznych na dany rok kalendarzowy w obszarze dostaw sprzętu komputerowego, sieciowego i oprogramowania oraz usług i robót budowlanych z zakresu infrastruktury teletechnicznej, teleinformatycznej i informatycznej są przekazywane do Centrum Komputerowego PŁ: a. obligatoryjnie przez działy administracji rektorskiej i kanclerskiej; b. fakultatywnie przez pozostałych dysponentów środków finansowych, zainteresowanych uczestniczeniem w zbiorczym systemie zakupów, w zakresie opisanym katalogiem, o którym mowa w §4 ust. 2, w terminie do dnia 30 stycznia, na formularzu stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu. 3. Indywidualne plany zamówień publicznych powinny być korygowane przez Pełnomocników lub jednostki przygotowujące plany zamówień niezwłocznie po: 5 a. zatwierdzeniu lub zmianach planu rzeczowo – finansowego PŁ; b. uzyskaniu dodatkowych środków finansowych; c. zmianie przeznaczenia środków finansowych na inny cel; d. w innych uzasadnionych sytuacjach. Zatwierdzone przez Pełnomocników korekty do indywidualnych planów należy przekazywać raz na kwartał do DZP. 4. Działy administracji rektorskiej i kanclerskiej sporządzają i przekazują do DZP indywidualne plany zamówień centralnych na dany rok kalendarzowy, w zakresie prowadzonej przez nie działalności, w terminie do dnia 30 stycznia, na formularzu stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu. Plany zamówień centralnych są aktualizowane przez właściwe działy co kwartał. 5. CK PŁ sporządza w terminie do dnia 10 lutego każdego roku zbiorczy plan zamówień na dostawy sprzętu komputerowego, sieciowego i oprogramowania oraz usługi i roboty budowlane z zakresu infrastruktury teletechnicznej, teleinformatycznej i informatycznej na podstawie planów złożonych w trybie opisanym w ust. 2. 6. –wykreślono7. Pełnomocnicy zatwierdzają indywidualne plany zamówień publicznych w terminie 7 dni po zatwierdzeniu przez Senat PŁ planu rzeczowo-finansowego na dany rok obrachunkowy. 8. Do dnia zatwierdzenia przez Senat PŁ planu rzeczowo-finansowego na dany rok obrachunkowy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego mogą być prowadzone w oparciu o prowizorium budżetowe. 2. Przygotowanie i wszczęcie postępowania §9 1. Czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego są podejmowane na podstawie wniosku przedłożonego Pełnomocnikowi przez podległą jednostkę organizacyjną PŁ lub prowadzącego postępowanie. Formularz „Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego”, zwany dalej WoUZP, stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu. 2. Podstawowymi trybami udzielania zamówień publicznych są przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. 3. Wybór innego trybu niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony może być dokonany, stosownie do postanowień ustawy Pzp, w następujący sposób: a. jednostka realizująca lub prowadzący postępowanie przedkłada Pełnomocnikowi uzasadnienie zmiany trybu postępowania na formularzu WoUZP; b. prowadzący postępowanie może zwrócić się do DZP o uzyskanie pisemnej opinii dotyczącej proponowanej zmiany trybu postępowania; c. Pełnomocnik podejmuje ostateczną decyzję o wyborze trybu udzielenia zamówienia poprzez pisemne zatwierdzenie wniosku. §10 W postępowaniach o łącznej wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, dla których nie obowiązują przepisy ustawy Pzp, wszystkie jednostki organizacyjne PŁ są zobowiązane stosować zasady określone w „Procedurze udzielania zamówień o wartości szacunkowej poniżej 30.000 euro”, stanowiącej załączniki od nr 8 do nr 8.10 do niniejszego Regulaminu. §11 1. Wszczęcie procedury o udzielanie zamówienia publicznego następuje poprzez publiczne ogłoszenie, pisemne zapytanie lub zaproszenie skierowane do wybranych wykonawców, zatwierdzone przez Pełnomocnika. 2. Ogłoszenia o wszczętych postępowaniach i ich rozstrzygnięciach powinny być publikowane, w następujących miejscach PŁ: a. co najmniej na jednej tablicy ogłoszeń Zamawiającego; b. w internetowym Informatorze Zamówień Publicznych PŁ, zamieszczonym na stronie www.zp.p.lodz.pl administrowanej przez CK PŁ; c. fakultatywnie w prasie o zasięgu lokalnym lub centralnym, w przypadku zamówień o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro; d. obligatoryjnie w prasie o zasięgu ogólnopolskim, w przypadku zamówień o wartości szacunkowej od 10 mln euro dla dostaw i usług oraz od 20 mln euro dla robót budowlanych. Treść ogłoszenia musi być zatwierdzona przez Pełnomocnika. 3. W przypadku ogłoszeń zamieszczanych w prasie ustala się dodatkowe, następujące zasady: a. decyzję o fakultatywnym zamieszczeniu ogłoszenia podejmuje każdorazowo Pełnomocnik; 6 b. DZP, poprzez informację zamieszczoną na stronie www.zp.p.lodz.pl , wskazuje do dnia 31 grudnia tytuły prasy lokalnej i centralnej do zamieszczania ogłoszeń w następnym roku kalendarzowym, wybrane w drodze postępowania o zamówienie publiczne. 4. Zasady współpracy Pełnomocników z CK PŁ w zakresie przekazywania danych do Internetowego Informatora Zamówień Publicznych PŁ określa załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu. 5. Kanclerz, w uzgodnieniu z Dyrektorem CK PŁ, może zmieniać zasady przekazywania danych do Internetowego Informatora Zamówień Publicznych PŁ, po uprzednim przekazaniu Pełnomocnikowi uaktualnionej treści załącznika nr 6. 3. Wybór oferty §12 1. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje się w oparciu o kryteria oceny ofert, zdefiniowane odpowiednio w ogłoszeniu i Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dla danego postępowania. 2. Poza wypadkami określonymi w ustawie, kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. 3. Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. 4. Zawarcie umowy §13 1. Umowy w sprawach zamówień publicznych zawierane są w formie pisemnej pod rygorem nieważności.2. Jeżeli odrębne przepisy dla zawarcia umowy wymagają zachowania formy szczególnej, umowa w sprawie takiego zamówienia publicznego zawierana jest w formie wymaganej przez przepisy.. 2. Wzór umowy podlega uzgodnieniu z Działem Prawnym i dopiero po uzyskaniu podpisu radcy prawnego, może stać się częścią SIWZ i wraz z nią być ogłoszony. 3. Umowy sporządzane są w dwóch egzemplarzach na prawach oryginału, z których jeden otrzymuje Zamawiający, drugi – Wykonawca. 4. Ze strony Zamawiającego umowę wraz z załącznikami, podpisuje udzielający zamówienia Pełnomocnik i Kwestor PŁ, na zasadzie kontrasygnaty finansowej. Składający podpisy potwierdzają: Pełnomocnik – zakres merytoryczny oraz poprawność przebiegu postępowania, Kwestor – zabezpieczenie środków finansowych. 5. Załączniki do umowy muszą być parafowane przez kierowników jednostek odpowiedzialnych za ich przygotowanie. 5. Nadzór nad realizacją zawartej umowy §14 1. Pełnomocnik jest odpowiedzialny za bieżący nadzór nad prawidłowością realizacji zawartej umowy. 2. Zmiana postanowień umowy może być przeprowadzona zgodnie z art. 144 ustawy Pzp. 3. Zmiana postanowień zawartej umowy wymaga opinii radcy prawnego Zamawiającego w zakresie zgodności wprowadzanych zmian z postanowieniami ustawy Pzp i niniejszego Regulaminu. 4. W przypadku zmiany umowy pociągającej za sobą wzrost wynagrodzenia dla Wykonawcy, wymagana jest także opinia Kwestora PŁ w zakresie dysponowania dodatkowymi środkami na realizację tego zamówienia. 5. Zmiany do umowy wprowadzane są w formie aneksów, sporządzanych w co najmniej dwóch egzemplarzach, z przeznaczeniem wynikającym z §13 ust. 3. Aneksy ze strony PŁ podpisują osoby wymienione w §13 ust. 4 niniejszego Regulaminu. VIII. Komisja Przetargowa §15 1. Komisja Przetargowa, zwana dalej Komisją, jest powoływana zgodnie z art. 19 ustawy Pzp. 2. Komisja składa się co najmniej z 3 osób, w tym przewodniczącego i sekretarza. 3. Członków Komisji i ich zastępców powołuje, w formie pisemnej, Pełnomocnik. 4. Udział w pracach Komisji wymaga pisemnego potwierdzenia przyjęcia powołania przez członków Komisji i ich zastępców. 5. Komisja działa w oparciu o Regulamin Komisji Przetargowej, stanowiący załącznik nr 7 do niniejszego Regulaminu. IX. Dokumentowanie postępowań. §16 7 1. Wszelkie czynności w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych, których wartość szacunkowa przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty powyżej 30.000 euro, muszą być udokumentowane zgodnie z obowiązującymi przepisami wykonawczymi do ustawy Pzp. 2. Pełnomocnik, w zakresie dokumentowania postępowań, powinien zapewnić w szczególności: a. sporządzanie pisemnych protokołów postępowań o udzielenie zamówienia, zawierających co najmniej: opis przedmiotu zamówienia, informację o trybie udzielenia zamówienia, informacje o wykonawcach, cenę i inne istotne elementy ofert, wskazanie wybranej oferty lub ofert; b. przechowywanie dokumentacji przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący ich nienaruszalność; c. przechowywanie dokumentacji przez okres ustalony w umowie na dofinansowanie w postępowaniach prowadzonych w ramach projektów współfinansowanych ze środków funduszy pomocowych, w sposób gwarantujący ich nienaruszalność; d. przechowywanie innych dokumentów dotyczących zakończonych postępowań w sposób zapewniający zachowanie integralności całej dokumentacji dla danego postępowania. X. Postanowienia końcowe §17 1. Za przestrzeganie i realizację zasad udzielania zamówień publicznych określonych w niniejszym Regulaminie są odpowiedzialni: Pełnomocnicy oraz inni kierownicy jednostek organizacyjnych PŁ w zakresie spraw pozostających w ich kompetencjach, Kierownik DZP oraz Dyrektor CK PŁ w zakresie prowadzenia powierzonych postępowań. 2. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiadają także inne osoby, w zakresie w jakim Pełnomocnik powierzył im czynności związane z przygotowaniem oraz prowadzeniem postępowania. §18 1. Kanclerz, w ramach koordynacji i bieżącego nadzoru zamówień publicznych w PŁ ma prawo w każdym czasie i na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, do wglądu w dokumentację przygotowywaną przez jednostki organizacyjne PŁ. 2. Kanclerz, w przypadkach uzasadnionych interesem PŁ, ma prawo do przejęcia postępowania o udzielenia zamówienia publicznego od jednostki organizacyjnej PŁ. 3. Przejęcie od jednostki organizacyjnej realizacji zamówienia publicznego, na zasadach określonych w ust. 2, ma charakter wyjątkowy i może nastąpić na pisemny wniosek Pełnomocnika lub Kanclerza, zawierającego właściwe uzasadnienie. Decyzję o przekazaniu lub przejęciu postępowania podejmuje Rektor. §19 1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie przepisy wymienione w §2 ust. 1. 2. Zmiany stanu prawnego w zakresie zamówień publicznych nie powodują nieważności niniejszego Regulaminu, który – do czasu jego aktualizacji - należy stosować w możliwym zakresie z uwzględnieniem nowego stanu prawnego. §20 Do postępowań o zamówienia publiczne wszczętych przed wejściem w życie zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe. §21 Traci moc Zarządzenie Nr 3/2006 z dnia 10 lipca 2006 roku w sprawie trybu realizacji w Politechnice Łódzkiej ustawy Prawo zamówień publicznych. §22 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 16 kwietnia 2014 roku i stosuje się do postępowań o zamówienia publiczne wszczętych po tym dniu. Rektor Politechniki Łódzkiej prof. dr hab. inż. Stanisław Bielecki 8 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Dysponenci środków finansowych 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. w rozumieniu art. 32 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wydział Mechaniczny Wydział Elektrotechniki, Elektroniki, Informatyki i Automatyki Wydział Chemiczny Wydział Technologii Materiałowych i Wzornictwa Tekstyliów Wydział Biotechnologii i Nauk o Żywności Wydział Budownictwa, Architektury i Inżynierii Środowiska Wydział Fizyki Technicznej, Informatyki i Matematyki Stosowanej Wydział Inżynierii Procesowej i Ochrony Środowiska Wydział Organizacji i Zarządzania Instytut Papiernictwa i Poligrafii Centrum Kształcenia Międzynarodowego Centrum Komputerowe Centrum Nauczania Matematyki i Fizyki Biblioteka Politechniki Łódzkiej Centrum Językowe Sportu Centrum Sportu Osiedle Akademickie Kanclerz Załącznik Nr 2 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Wzór klauzuli do opisu faktur dla zamówień realizowanych zgodnie z ustawą Pzp. Zamówienie realizowane jest zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013, poz. 907 j.t. z późniejszymi zmianami) na podstawie art. .............................. . Stwierdzam, że w odniesieniu do wybranego wykonawcy nie zachodzą przesłanki wykluczenia wymienione w art. 24 w/w ustawy. ...................................................................... Data, imienna pieczątka i podpis prowadzącego postępowanie Załącznik Nr 3 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Wzór klauzuli do opisu faktur dla zamówień realizowanych poza ustawą Pzp. Do realizowanego zamówienia nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013, poz. 907 j.t. z późniejszymi zmianami) art. 4 pkt. ............................. (Wspólny Słownik Zamówień: ..................................) …………....................................................... Data, imienna pieczątka i podpis prowadzącego postępowanie 9 Załącznik Nr 4 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Indywidualny plan zamówień publicznych na rok kalendarzowy ………. Zamawiający: …………………………………………………………………………………………………… Pełnomocnik: …………………………………………………………………………………………………… Lp. Tytuł zamówienia Symbol jednostki organizacyjnej realizującej postępowanie Kod(y) CPV Szacunkowa wartość przedmiotu zamówienia Przewidywany termin ogłoszenia postępowania (mc/rok) Oczekiwany okres realizacji zamówienia (od mc/rok – do mc/rok) Uwagi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. … Sporządził: ……………………………………………………………………… Data, podpis …………………………………………………….... Zatwierdził: ……………………………………………………………………… Data, podpis ………………………………………………………. 10 Załącznik Nr 5 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego (WoUZP) ………………………………………………………………… Imię i Nazwisko Pełnomocnika ………………………………………………………………… Nazwa jednostki - dysponenta środków finansowych 1) Tytuł zamówienia: ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… 2) Wnioskodawca (jednostka/imię i nazwisko): ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… 3) Proponowana osoba prowadząca postępowanie: ………………………………………………………………………………………………………………………… 4) Proponowany skład Komisji Przetargowej: 1. 4. 2. 5. 3. 6. 5) Źródło finansowania: ………………………………………………………………………………………………………………………… 6) Charakterystyka przedmiotu zamówienia:1 Dostawy (D) Usługi (U) Roboty budowlane (RB) 7) Syntetyczny opis przedmiotu zamówienia: ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... 8) Kod(y) CPV/CPC: ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… 9) Całkowita szacunkowa kwota wartości zamówienia, w rozumieniu art. 11 ust. 8 ustawy Pzp wynosi ……………………………………………………………………………………. euro i została ustalona w oparciu o poniższe składniki: 1. Szacunkowa wartość przedmiotu zamówienia: …………………………………………..……. PLN, ustalona w oparciu o...………………………………………………………………………................. ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… 2. Przewidywana wartość zamówień uzupełniających zgodnie z art. 67 ust.1 pkt 6 lub 7 ustawy Pzp: ………………………………………………………………………………………………………… % ………………………………………………………………………………………………………… PLN, 3. Łączna wartość (suma składników z pozycji 1 + 2): ..………………………………………….. PLN, 4. Kwota z pozycji 3 zostaje przeliczona na wartość w euro zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 1692), w którym zgodnie z §1 średni kurs złotego w stosunku do euro wynosi ……..……………PLN.2 10) Proponowany tryb postępowania:1 a) przetarg nieograniczony (PN), b) przetarg ograniczony (PO), c) negocjacje z ogłoszeniem (NZO), d) dialog konkurencyjny (DK), e) negocjacje bez ogłoszenia (NBO), f) zamówienie z wolnej ręki (ZWR), g) zapytanie o cenę (ZC), h) licytacja elektroniczna (LE), i) inny: ………………………………………………….................................................................... 11) Uzasadnienie dla wyboru trybu postępowania (innego niż przetarg nieograniczony lub ograniczony): ….…………………………………………………………………………….……………………………………… 11 ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………….....................................................................................................….… 12) Przewidywany termin otwarcia postępowania: ……………………….…………………………………..….… 13) Oczekiwany termin realizacji: .......................…………………………………………………………………… 14) Uwagi: ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………….................................................................................................... Zatwierdzam: wybór trybu postępowania; całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone w oparciu o udokumentowaną/uzasadnioną1 kalkulację. Potwierdzam zabezpieczenie środków finansowych na realizację przedmiotowego zamówienia. Podpis Pełnomocnika: …………………………………………………………………… Data: …………………………………………………………… Nr w indywidualnym rejestrze zamówień publicznych: ………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Podpis pracownika prowadzącego rejestr __________________________ Niepotrzebne skreślić 2 Art. 35 ust. 3 ustawy Pzp. Prezes Rady Ministrów co najmniej raz na dwa lata określi, w drodze rozporządzenia, średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień, z uwzględnieniem ogłoszonych przez Komisję Europejską w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej równowartości progów stosowania procedur udzielania zamówień. 12 Załącznik Nr 6 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Zasady współpracy Pełnomocników z Centrum Komputerowym PŁ w zakresie przekazywania danych do internetowego Informatora Zamówień Publicznych PŁ 1. Pełnomocnicy przekazują ogłoszenia o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty do internetowego Informatora Zamówień Publicznych PŁ, zwanego dalej IZP PŁ, prowadzonego przez Centrum Komputerowe PŁ (CK PŁ), po uprzednim opublikowaniu ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich, zgodnie z art. 11 i art. 40 ustawy Pzp. 2. Wzory druków: 1) Ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty OWNO; 2) Ogłoszenie o zamówieniu w trybie przetargu nieograniczonego OPN; 3) Ogłoszenie o zamówieniu w trybie przetargu ograniczonego OPO; 4) Ogłoszenie o zamówieniu w trybie negocjacji z ogłoszeniem ONZO; 5) Ogłoszenie o zamówieniu w trybie dialogu konkurencyjnego ODK; 6) Ogłoszenie o zamówieniu w trybie licytacji elektronicznej OLE, są dostępne pod adresem www.zp.p.lodz.pl , skąd można je kopiować. Opracowanie i aktualizacja wzorów druków należy do kompetencji Działu Zamówień Publicznych. 3. Wypełnione druki ogłoszeń są przekazywane do CK PŁ w formie elektronicznej przez osoby uprawnione przez Pełnomocnika. 4. Pełnomocnik zgłasza w formie pisemnej Dyrektorowi CK PŁ osoby uprawnione do przekazywania ogłoszeń i wszelkich innych materiałów dotyczących prowadzonych postępowań wraz z podaniem adresu e-mail tej osoby. Osoby uprawnione pobierają certyfikat elektroniczny w Centrum Certyfikacji CK PŁ. 5. Wypełnione i podpisane druki ogłoszeń będą umieszczone w witrynie IZP PŁ nie później niż: w dniu przekazania, jeżeli nastąpi to do godz. 14.30; następnego dnia, jeżeli przekazanie nastąpi po godz. 14.30. Ogłoszenie będzie umieszczone w witrynie do daty otwarcia ofert, a po tym terminie dane będą archiwizowane w trzech grupach: usługi, dostawy i roboty budowlane. 6. Dopuszcza się przekazywanie do CK wypełnionych wzorów druków ogłoszeń do IZP PŁ: pocztą elektroniczną w formie przesyłki potwierdzonej certyfikatem elektronicznym osoby uprawnionej, na adres e-mail: [email protected], osobiście, na nośniku elektronicznym, do upoważnionego pracownika CK PŁ (budynek nr A23, IV piętro). 7. CK PŁ umieszcza na witrynie IZP PŁ również specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ) wraz z załącznikami. W przypadku przetargu nieograniczonego prowadzący postępowanie ma obowiązek przekazania SIWZ, równocześnie z ogłoszeniem o postępowaniu. Ewentualne odpowiedzi na pytania, modyfikacje SIWZ, protesty dotyczące ogłoszenia lub SIWZ, zamieszcza się na witrynie IZP PŁ niezwłocznie po ich wpłynięciu lub opracowaniu przez Pełnomocnika. 8. Przy przekazywaniu materiałów do CK wszelkich materiałów dotyczących prowadzonych postępowań stosuje się odpowiednio zasady określone w pkt. 3, 5 i 6 niniejszego załącznika. 9. Ustala się następujące zasady przygotowywania i przekazywania plików zawierających ogłoszenia i dokumentację przetargową: w nazwie pliku nie może być spacji ani polskich znaków literowych; pliki ogłoszeń powinny być przygotowane w formie edytowalnej (sugerowany format .html); pliki dokumentacji przetargowej powinny być przygotowane w formie nieedytowalnej (sugerowany format .pdf); objętość plików ogłoszeń i dokumentacji przetargowej przekazywanych drogą elektroniczną nie może przekraczać łącznie 10 MB; pliki o łącznej objętości przekraczającej 10 MB powinny być dostarczane do CK PŁ osobiście, na nośniku elektronicznym. 10. CK PŁ w formie elektronicznej zwrotnie potwierdza umieszczenie ogłoszeń i dokumentacji osobie zgłaszającej. 13 Załącznik Nr 7 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Regulamin pracy Komisji Przetargowej 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1. 2. 3. 1. 2. Rozdział 1. Postanowienia ogólne §1 Niniejszy regulamin określa tryb działania Komisji Przetargowych, zwanych dalej Komisjami, powoływanych na podstawie §15 „Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez Politechnikę Łódzką”. Komisja jest zespołem pomocniczym dla Pełnomocnika, przygotowującym projekty decyzji i dokumentów (stanowiska komisji). Komisja, w tym jej przewodniczący, nie mają prawa do składania oświadczeń woli w imieniu Pełnomocnika, chyba że wynika to z odrębnych pełnomocnictw. W zakresie nieuregulowanym niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Pzp. Rozdział 2. Prawa i obowiązki członków Komisji §2 [obowiązki członków Komisji] Członkowie Komisji wykonują powierzone im czynności rzetelnie, bezstronnie i obiektywnie. Członkowie Komisji ponoszą odpowiedzialność za czynności podejmowane w ramach pracy w Komisji. Do obowiązków członków Komisji należy w szczególności: a) czynny udział w pracach Komisji; b) wykonywanie poleceń przewodniczącego, dotyczących prac Komisji; c) niezwłoczne poinformowanie przewodniczącego o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka Komisji. Członkowie Komisji nie mogą, bez zgody przewodniczącego Komisji, ujawniać żadnych informacji związanych z pracami Komisji – w tym w szczególności informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert, nieujawnianych w protokole postępowania i załącznikach do niego lub przed momentem ich udostępnienia. Jeżeli w związku z pracą Komisji jej członek otrzymuje polecenie, które w jego przekonaniu jest niezgodne z prawem, godzi w interes Zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki, powinien przedstawić swoje zastrzeżenia przewodniczącemu. Członek Komisji powinien również przedstawić przewodniczącemu Komisji swoje zastrzeżenia, jeżeli projekt dokumentu lub decyzji, będący przedmiotem prac Komisji, w jego przekonaniu jest niezgodny z prawem, godzi w interes Zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, o których mowa w §2 ust. 5 przez przewodniczącego Komisji, członek Komisji przedstawia je bezpośrednio Pełnomocnikowi. Członkowi Komisji nie wolno wykonywać poleceń, ani czynności, których wykonanie stanowiłoby przestępstwo lub groziłoby niepowetowaną stratą, nawet jeżeli otrzymał takie polecenie na piśmie. §3 [prawa członków Komisji] Członek Komisji ma prawo do uczestnictwa we wszystkich pracach Komisji. Członek Komisji ma prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komisji, w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców i opinii biegłych. Członek Komisji ma prawo do zgłaszania w każdym czasie pisemnych zastrzeżeń co do pracy Komisji – do przewodniczącego Komisji lub do Pełnomocnika. §4 [oświadczenia o bezstronności] Niezwłocznie po zapoznaniu się Komisji z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców w celu potwierdzenia spełnienia stawianych im warunków, członkowie Komisji składają pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy Pzp. W przypadku złożenia przez członka Komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w §4 ust. 1, niezłożenia przez niego oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący Komisji niezwłocznie wyłącza członka Komisji z dalszego udziału 14 w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Wobec przewodniczącego Komisji czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio Pełnomocnik. 3. Wyłączenie członka Komisji, wg procedury określonej w §4 ust. 2, stosuje się niezwłocznie na jego wniosek, po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w §4 ust. 1. 4. Czynności podjęte w postępowaniu przez członka Komisji, po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w §4 ust. 1, są nieważne. Czynności Komisji, jeśli dokonane zostały z udziałem takiego członka, z zastrzeżeniem §4 ust. 5, powtarza się, chyba że postępowanie zostaje unieważnione. Przepis stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek Komisji zostanie wyłączony z powodu niezłożenia oświadczenia, o którym mowa w §4 ust. 1, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą. 5. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności niewpływających na wynik postępowania. §5 [odwołanie członka Komisji] 1. Przewodniczący Komisji wnioskuje do Pełnomocnika o odwołanie członka Komisji w przypadku: a) wyłączenia się członka Komisji z jej prac; b) nieusprawiedliwionej nieobecności członka Komisji na dwóch kolejnych jej posiedzeniach; c) naruszenia przez członka Komisji obowiązków, o których mowa w §2 pkt 1 niniejszego regulaminu; d) zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej jego udział w pracach Komisji. 2. Pełnomocnik może w miejsce odwołanego członka Komisji powołać inną osobę. Pełnomocnik jest zobowiązany powołać nowego członka Komisji w sytuacji, gdy liczba członków jest mniejsza od trzech. §6 [przewodniczący Komisji] 1. Pracami Komisji kieruje jej przewodniczący. 2. Do zadań przewodniczącego Komisji należy w szczególności: a) poinformowanie członków Komisji o odpowiedzialności w przypadku naruszenia przepisów ustawy lub niniejszego regulaminu; b) odebranie od członków Komisji oświadczeń, o których mowa w § 4 niniejszego regulaminu; c) ustalenie planu pracy Komisji (harmonogramu); d) wyznaczanie miejsc i terminów posiedzeń Komisji; e) prowadzenie posiedzeń Komisji; f) podział prac pomiędzy członków Komisji, wyznaczanie terminów ich wykonania oraz zapewnienie ich należytej realizacji; g) przedkładanie Pełnomocnikowi do zatwierdzenia projektów dokumentów przygotowanych przez Komisję; h) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; i) informowanie Pełnomocnika o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; j) nadzór nad przechowywaniem protokołu, ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne, w trakcie jego trwania. §7 [sekretarz Komisji] Do obowiązków sekretarza Komisji należy w szczególności: 1. Dokumentowanie czynności podejmowanych przez Komisję. 2. Organizowanie – w uzgodnieniu z przewodniczącym – posiedzeń Komisji. 3. Opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez Komisję w zakresie zleconym przez przewodniczącego Komisji. 4. Obsługa techniczno-organizacyjna i sekretarska Komisji. 5. Prowadzenie korespondencji związanej z postępowaniem. 6. Prowadzenie protokołu postępowania oraz piecza nad protokołem, ofertami oraz wszelkimi innymi dokumentami związanymi z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w trakcie jego trwania. Rozdział 3. Tryb pracy Komisji §8 1. Komisja rozpoczyna pracę z dniem jej powołania. 2. Komisja kończy pracę z dniem rozstrzygnięcia postępowania. 15 §9 1. Komisja pracuje na podstawie planu pracy (harmonogramu), przedstawionego przez przewodniczącego Komisji na pierwszym jej posiedzeniu. 2. Miejsce i terminy posiedzenia Komisji wyznacza przewodniczący Komisji. 3. Miejsce i termin posiedzeń Komisji, o ile nie wynika to z harmonogramu, sekretarz Komisji uzgadnia na bieżąco ze wszystkimi członkami Komisji, za zgodą przewodniczącego Komisji. 4. Komisja wypracowuje stanowiska w obecności co najmniej trzech jej członków. W przypadku braku kworum posiedzenie odracza się. 5. Decyzje o obecności podczas posiedzeń Komisji osób niebędących jej członkami ani biegłymi podejmuje przewodniczący Komisji. §10 1. Podstawą wypracowywania stanowiska Komisji są projekty dokumentów lub ich części przedkładane Komisji do rozpatrzenia. Projekty te są opracowywane przez poszczególnych członków Komisji wyznaczonych przez przewodniczącego Komisji, pracowników zamawiającego niebędących członkami Komisji lub biegłych. Opracowanie projektu dokumentu może być poprzedzone podjęciem wstępnych decyzji przez Komisję. 2. Członkowie Komisji, w trakcie wypracowywania stanowiska, winni dążyć do osiągnięcia konsensusu, z zastrzeżeniem sytuacji opisanej w §16 niniejszego regulaminu. 3. Jeśli nie jest możliwe osiągnięcie konsensusu lub jeśli dokonanie czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalistycznych, przewodniczący Komisji zwraca się do Pełnomocnika z wnioskiem o zasięgnięcie opinii biegłego. 4. Jeżeli opinia biegłego jest niejasna, przewodniczący Komisji może wystąpić, za pośrednictwem Pełnomocnika, o jej wyjaśnienie lub o sporządzenie opinii przez innego biegłego albo poddać dane rozstrzygnięcie pod głosowanie członków Komisji. 5. W toku pracy Komisja bierze pod uwagę opinię biegłego. §11 [biegli] 1. Jeśli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalistycznych, przewodniczący Komisji zwraca się do Pełnomocnika z pisemnym wnioskiem o zasięgnięcie opinii biegłego. Wniosek powinien zawierać przedmiot opinii (zestaw pytań do biegłego) oraz wskazanie odpowiedniej kandydatury na biegłego. 2. Przepisy dotyczące praw i obowiązków członków Komisji stosuje się odpowiednio do biegłych. §12 [protokół posiedzenia Komisji] 1. Z każdego posiedzenia Komisji jej sekretarz sporządza protokół, zawierający: a) oznaczenie miejsca i terminu posiedzenia; b) listę obecności członków Komisji, biegłych i innych osób obecnych podczas posiedzenia; c) zapis czynności i decyzji podejmowanych przez Komisję podczas posiedzeń. 2. Protokół z poszczególnych posiedzeń Komisji podpisują przewodniczący Komisji i sekretarz Komisji. §13 [protokół postępowania o zamówienie publiczne] 1. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienie publiczne, o którym mowa w art. 96 ustawy, sporządza sekretarz Komisji, a podpisują wszyscy członkowie Komisji. 2. Brak podpisu któregokolwiek z członków Komisji powinien zostać wyjaśniony, w załączonej do protokółu notatce, podpisanej przez przewodniczącego i sekretarza Komisji. 3. Jeżeli powodem braku podpisu są zastrzeżenia członka Komisji co do prawidłowości postępowania, do protokółu załącza się również pisemne zastrzeżenia członka Komisji. 4. Przewodniczący Komisji przedkłada protokół z postępowania o zamówienie publiczne do zatwierdzenia przez Pełnomocnika, udzielającego zamówienia. §14 [informowanie o pracach Komisji] Do udzielania wyjaśnień i informowania o pracach Komisji uprawnieni są jedynie przewodniczący Komisji i jej sekretarz lub osoba upoważniona przez przewodniczącego Komisji. 16 1. 2. 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. Rozdział 4. Kolejne czynności Komisji Przetargowej §15 [obowiązkowy zakres czynności Komisji] Do zadań Komisji należy w szczególności: a) kwalifikacja wykonawców, b) badanie i ocena ofert, c) dokonywanie innych czynności powierzonych przez Pełnomocnika. Decyzje związane z czynnościami wymienionymi w ust. 1 niniejszego regulaminu podejmuje Pełnomocnik lub osoba przez niego upoważniona, uwzględniając rekomendacje Komisji. §16 [wybór oferty najkorzystniejszej] Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków Komisji, po szczegółowym zapoznaniu się z ofertami oraz opiniami biegłych (jeżeli byli powołani). Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Każdy z członków Komisji wypełnia kartę indywidualnej oceny ofert. Przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami można sporządzić zbiorcze zestawienie oceny ofert. W przypadku skrajnie różnych ocen ofert dokonanych przez poszczególnych członków Komisji, każdy z nich sporządza pisemne uzasadnienie oceny. Jeżeli oceny, mimo przeprowadzonej dyskusji, są nadal istotnie różne, przewodniczący Komisji stwierdza niemożność kontynuowania prac Komisji w tym składzie, informując o tym Pełnomocnika, który podejmuje decyzję w przedmiotowej sprawie. Komisja występuje do Pełnomocnika o unieważnienie postępowania w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy Pzp. Pisemne uzasadnienie takiego wniosku powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej oraz omawiać okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania. §17 [postępowanie w przypadku wniesienia odwołania] Przewodniczący Komisji niezwłocznie informuje Pełnomocnika o wniesieniu odwołania i zwołuje posiedzenie Komisji. Sekretarz Komisji wysyła kopię odwołania wszystkim wykonawcom biorącym udział w postępowaniu wraz z wezwaniem do wzięcia udziału w postępowaniu odwoławczym. W przypadku odwołania dotyczącego ogłoszenia lub SIWZ w przetargu nieograniczonym pismo to umieszcza się na witrynie IZP PŁ. Komisja może wezwać wszystkie osoby biorące udział w postępowaniu do udzielenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień, niezbędnych dla opracowania stanowiska Komisji w sprawie rozstrzygnięcia odwołanie Przewodniczący Komisji przekazuje Pełnomocnikowi odwołanie wraz ze stanowiskiem Komisji. §18 [przechowywanie dokumentacji] Po zakończeniu postępowania sekretarz Komisji przekazuje, za pokwitowaniem, całość dokumentacji związanej z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego kierownikowi właściwej jednostki organizacyjnej, wskazanej przez Pełnomocnika. 17 Załącznik Nr 8 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Procedura udzielania zamówień o wartości szacunkowej poniżej 30.000 euro. I. Postanowienia ogólne 1. Niniejsza procedura określa zasady udzielania zamówień o łącznej wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty netto 30.000 euro, zgodnie z §10 „Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez Politechnikę Łódzką”, zwanym dalej Regulaminem. 2. Niniejsza procedura jest obowiązująca do stosowania przez wszystkie jednostki organizacyjne Politechniki Łódzkiej funkcjonujące w ramach wydziałów, jednostek pozawydziałowych oraz administracji rektorskiej i kanclerskiej, zwane dalej jednostkami. 3. Pełnomocnicy, określeni w §2 ust. 3 Regulaminu, sprawują nadzór w zakresie przestrzegania niniejszej procedury przez podlegle im jednostki. 4. Niniejsza procedura ma zastosowanie do zamówień, które nie występują w indywidualnym planie zamówień publicznych na dany rok kalendarzowy, zatwierdzanym przez Pełnomocnika zgodnie z §8 Regulaminu oraz w przypadku, gdy: łączna szacunkowa wartość planowanych zamówień dostaw i usług tego samego rodzaju i wartości robót budowlanych nie przekraczają wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. 5. Prowadzącym postępowanie, w rozumieniu niniejszej procedury, jest osoba wyznaczona przez Pełnomocnika lub kierownika jednostki działającej w ramach struktury organizacyjnej dysponenta środków finansowych. 6. Prowadzący postępowanie ponosi odpowiedzialność służbową i cywilną za prawidłowe przeprowadzenie procedury udzielenia danego zamówienia. II. Wszczęcie postępowania 1. Realizacja zamówienia o wartości szacunkowej przekraczającej 2.000 euro wymaga pisemnej zgody właściwego kierownika jednostki lub Pełnomocnika. Prowadzący postępowanie przedkłada wniosek o udzielenie zgody na realizację zamówienia na formularzu „Wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia o wartości poniżej 30.000 euro”, stanowiącym załącznik nr 8.1. 2. We wniosku, o którym mowa w ust. 1, należy opisać przedmiot zamówienia, wskazując w szczególności: parametry techniczne, okres gwarancji, przewidywany termin dostawy, kod CPV wraz z szacunkową wartością netto, dla dostaw i usług tego samego rodzaju i wartości robót budowlanych oraz kryteria wyboru oferty. Wniosek powinien również zawierać uzasadnienie proponowanego sposobu postępowania oraz inne dane, które będą niezbędne do zawarcia umowy, o ile zawarcie umowy będzie konieczne. We wniosku, w miarę możliwości, należy również wskazać potencjalnych wykonawców. 3. Kierownik jednostki lub Pełnomocnik zatwierdza wniosek w zakresie przedmiotu zamówienia i jego uzasadnienia oraz potwierdza zabezpieczenie środków finansowych na jego realizację. 4. Prowadzący postępowanie przesyła zaproszenie do złożenia oferty do minimum trzech wykonawców, wskazując termin przyjmowania ofert. Formularz „Zaproszenie wykonawcy do złożenia oferty” stanowi załącznik nr 8.2. 5. Zaproszenie jest przesyłane do tych wykonawców, którzy są w stanie zaoferować dostawy, usługi lub roboty budowlane tożsame z przedmiotem zamówienia oczekiwanym przez zamawiającego. 6. Wszyscy wykonawcy muszą otrzymać zaproszenie o tej samej treści. 7. W postępowaniach, w których jednostkowa szacunkowa wartość dostaw, usług lub robót budowlanych jest wyższa niż 2.000 euro i nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, dopuszcza się wybór wykonawcy na podstawie ustnych ustaleń przeprowadzonych z wykonawcami. W takim przypadku prowadzący postępowanie powinien sporządzić notatkę służbową, zawierającą wszystkie istotne elementy będące przedmiotem ustaleń z wykonawcami, podając także ich nazwę, nr telefonu, adres. Wzór notatki stanowi załącznik nr 8.3. 8. Dla zamówień o wartości szacunkowej niższej niż 2.000 euro, Pełnomocnik może ustalić tryb uproszczony realizacji zamówień, nie wymagający w szczególności przedkładania pisemnego wniosku o udzielenie zgody na realizację zamówienia oraz obowiązku dokumentowania wyboru wykonawcy, na zasadach określonych w ust. 1 do 7. 9. W przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnej decyzję o udzieleniu zamówienia podejmuje prowadzący postępowanie w uzgodnieniu z kierownikiem jednostki, w której wystąpiła awaria. Prowadzący postępowanie może dokonać wyboru wykonawcy w trybie uproszczonym. 18 10. Pod pojęciem sytuacji awaryjnej należy rozumieć wydarzenie, którego wystąpienia nie można było wcześniej przewidzieć, skutkujące w szczególności: zagrożeniem życia lub zdrowia osób, zniszczeniem lub uszkodzeniem mienia, wstrzymaniem dostaw mediów, przerwaniem łączności telefonicznej i informatycznej, uszkodzeniem albo awarią urządzenia/oprzyrządowania/sprzętu niezbędnego do prowadzenia zajęć dydaktycznych lub prowadzenia badań, itp. 11. Prowadzący postępowanie jest zobowiązany do niezwłocznego zgłoszenia wszczynanego postępowania o wartości szacunkowej powyżej 2.000 euro, do „Rejestru zamówień o wartości wyrażonej w złotych poniżej 30.000 euro”, prowadzonego przez osobę lub jednostkę wyznaczoną przez Pełnomocnika. Wszczęte postępowanie należy oznaczyć w następujący sposób: kolejny numer postępowania / symbol jednostki / rok kalendarzowy. 12. Prowadzący postępowanie może dokonać zgłoszenia zamówienia po zakończeniu jego realizacji w następujących przypadkach: gdy jego wartość szacunkowa jest niższa niż 2.000 euro lub gdy występuje sytuacja awaryjna, określona w ust. 10, jednak nie później niż do końca miesiąca kalendarzowego, w którym została wystawiona faktura przez wykonawcę. III. Wybór wykonawcy 1. Prowadzący postępowanie dokonuje wskazania oferty najlepiej spełniającej wszystkie kryteria wyboru, sformułowane we wniosku o wszczęcie postępowania, wypełniając na tą okoliczność formularz „Protokół z wyboru oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 30.000 euro”, którego wzór stanowi załącznik nr 8.4. 2. Prowadzący postępowanie przedkłada do pisemnego zatwierdzenia przez właściwego kierownika jednostki, któremu bezpośrednio podlega, protokół z wyboru oferty, o którym mowa w ust. 1. wraz z dokumentacją związaną z danym postępowaniem. 3. Prowadzący postępowanie informuje wybranego wykonawcę, faksem lub pocztą elektroniczną, o wynikach postępowania. Wzór pisma „Informacja o wyborze oferty w postępowaniu o udzieleniu zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 30.000 euro” stanowi załącznik nr 8.5. 4. Dla postępowań, w których oferowana przez wykonawcę łączna cena przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty netto 14.000 euro wymagane jest podpisanie umowy na realizację zamówienia. Standardowe wzory umów stanowią: załącznik nr 8.6 „Umowa na dostawy i usługi”, załącznik nr 8.7 „Umowa na roboty budowlane i usługi projektowe” oraz załącznik nr 8.8 „Umowa o dzieło”. 5. Kierownik jednostki lub Pełnomocnik, w indywidualnych przypadkach ze względu na specyfikę zamówienia, może podejmować decyzje o podpisaniu umowy na realizację zamówienia o wartości mniejszej niż określone w pkt. 4. 6. Obowiązek podpisywania umów dla zamówień o wartości netto niższej niż 14.000 euro mogą nakładać inne wewnętrzne regulacje Politechniki Łódzkiej. 7. Dla postępowań określonych w pkt. 4, prowadzący postępowanie przygotowuje i przedkłada projekt umowy z wykonawcą do zaopiniowania przez kierownika jednostki, na rzecz której jest realizowane zamówienie. IV. Realizacja i rozliczenie zamówienia 1. Prowadzący postępowanie nadzoruje realizację zamówienia i dokonuje odbioru przedmiotu zamówienia. 2. Dla zamówień realizowanych na podstawie umowy odbiór przedmiotu zamówienia jest potwierdzany na formularzu „Protokół odbioru dostaw / usług / robót budowlanych” stanowiącym załącznik nr 8.9. 3. Prowadzący postępowanie jest zobowiązany do dokładnego sprawdzenia faktur i ich opisania w zakresie ich zgodności z dokumentacją postępowania lub zawartą umową wraz z przyporządkowaniem poszczególnym pozycjom zakupów kodów CPV wg dostaw i usług tego samego rodzaju. 4. Prowadzący postępowanie wpisuje do rejestru kodów CPV faktury, zatwierdzone przez Pełnomocnika lub upoważnioną przez niego osobę wg dostaw i usług tego samego rodzaju. 5. Prowadzący postępowanie jest odpowiedzialny za kompletowanie dokumentacji związanej z danym postępowaniem, obejmującą w szczególności: 1) Dokumenty, na podstawie których zostało wszczęte postępowanie, np. protokół konieczności, wniosek o udzielenie zgody na wykonanie zamówienia, itd.; 2) Kopie zaproszeń skierowanych do wykonawców, z potwierdzeniem dowodu ich wysłania; 3) Potwierdzenia wskazania właściwych wykonawców np. wydruk ze strony internetowej firmy, do której zaproszenie zostało skierowane; 4) Protokół wyboru oferty najlepiej spełniającej wszystkie kryteria wyboru; 5) Umowę z wykonawcą; 19 6) Protokół odbioru przedmiotu zamówienia; 7) Kserokopie faktur. 6. Dokumentacja z przeprowadzonego postępowania jest przechowywana w jednostce organizacyjnej prowadzącej postępowanie przez okres 4 lat od daty jego rozliczenia. V. Postanowienia końcowe 1. Pełnomocnik może upoważnić inne osoby do sprawowania bieżącego nadzoru nad prawidłową realizacją udzielanych zamówień w zakresie stosowania niniejszej procedury oraz wykonywania w jego imieniu dodatkowych czynności związanych z wyborem wykonawcy, realizacją i rozliczaniem zamówień. 2. Pełnomocnik wyznacza jednostkę lub osobę do prowadzenia rejestru zamówień o wartości wyrażonej w złotych poniżej 30.000 euro, zawierającego informacje określone w załączniku nr 8.10. 3. Jednostka lub osoba prowadząca rejestr na bieżąco monitoruje zarejestrowane i zakończone postępowania. 4. Osoba lub jednostka prowadząca rejestr, co najmniej raz na kwartał, przekazuje Pełnomocnikowi informacje o łącznej wartości udzielonych zamówień w prowadzonych i zakończonych postępowaniach. 5. Jeżeli w trakcie roku kalendarzowego łączna wartość zrealizowanych oraz uruchamianych lub planowanych zamówień dla dostaw i usług tego samego rodzaju i wartości robót budowlanych zbliża się do wartości netto 30.000 euro, Pełnomocnik niezwłocznie zobowiązuje podległe mu jednostki do dalszej realizacji zamówień zgodnie z ustawą Pzp. 6. Pełnomocnik, gdy zachodzi sytuacja opisana w pkt. 5, jest zobowiązany do skorygowania indywidualnego planu zamówień publicznych zgodnie z §8 ust. 3 Regulaminu. Przy ustalaniu skorygowanej, łącznej szacunkowej wartości zamówień należy uwzględnić wartość dotychczasowych zamówień, zrealizowanych w trybie niniejszej procedury. 7. Pełnomocnik, działając w zakresie swoich kompetencji, może wprowadzać dodatkowe zasady dla prowadzenia ww. postępowań, a w szczególności: a. uwzględniające strukturę organizacyjną jednostki będącej dysponentem środków finansowych; b. określające niższe progi kwotowe szacunkowej wartości zamówień, obowiązujące w danym roku, powyżej których będzie istniał obowiązek pisemnego przesłania zaproszenia do złożenia oferty do minimum 3 wykonawców oraz podpisania umowy z wybranym wykonawcą na dostawy, usługi lub roboty budowlane; c. ustalające obowiązek pisemnego rejestrowania ustaleń z wykonawcami, niezależnie od wartości realizowanego zamówienia; d. ustalające uproszczone tryby wszczęcia i dokumentowania postępowań o wartości szacunkowej poniżej 2.000 euro. 8. W przypadku postępowań prowadzonych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych Unii Europejskiej oraz innych środków pomocowych należy dodatkowo uwzględniać specyficzne wymagania wynikające z umów o dofinansowanie, w szczególności dotyczące minimalnej wartości zamówień, dla których należy stosować pisemny tryb zaproszeń do składania oferty, informowania wykonawców o wyborze ofert oraz podpisywania umów na realizację zamówień. 20 Załącznik Nr 8.1 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Łódź, dnia ………............................ r. …………………………………………………………………………. Nazwa jednostki organizacyjnej …………………………………………………………………………. Symbol jednostki / kolejny numer sprawy/ rok Politechnika Łódzka …………………………………………… .............................……………………… w miejscu WNIOSEK O ZGODĘ NA UDZIELENIE ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ POWYŻEJ 2.000 EURO I. Wnioskuję o udzielenie zgody na udzielenie zamówienia na: Opis przedmiotu (parametry techniczne, okres gwarancji, przewidywany termin zakupu): 1. ...................................................................................................................................................................... …………………………………………………………………………………………………………………………. Kod CPV……………………….., szacunkowa wartość netto ………….……………….……… PLN Łączna wartość netto dostaw i usług tego samego rodzaju i wartości robót budowlanych na dzień ……………....…… wynosi ……....…….. PLN co stanowi równowartość kwoty ………………………………. euro wg kursu 1 euro = ……………..… PLN 2. ...................................................................................................................................................................... …………………………………………………………………………………………………………………………. Kod CPV……………………….., szacunkowa wartość netto ………….……………….……… PLN Łączna wartość netto dostaw i usług tego samego rodzaju i wartości robót budowlanych na dzień co stanowi równowartość kwoty ………………………………. euro wg kursu 1 euro = ……………..… PLN 3. ...................................................................................................................................................................... …………………………………………………………………………………………………………………………. Kod CPV……………………….., szacunkowa wartość netto ………….……………….……… PLN Łączna wartość netto dostaw i usług tego samego rodzaju i wartości robót budowlanych na dzień co stanowi równowartość kwoty ………………………………. euro wg kursu 1 euro = ……………..… PLN Ogółem szacunkowa wartość netto / brutto: ....................................... / ....................................... PLN II. Uzasadnienie: ............................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................ III. Oferta będzie oceniana wg następujących kryteriów: Cena: ............…..% Inne kryteria: 1. ………………………………………………………………………… ……………% 2. ………………………………………………………………………… ……………% IV. Informacja o rynku potencjalnych wykonawców: 1. ……….…………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………….. 2. ………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………….. 3. …...……………………………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………………….. Data i podpis prowadzącego postępowanie: ...................................................................................... Potwierdzam zasadność udzielenia zamówienia i jego zakres przedmiotowy oraz potwierdzam zabezpieczenie środków finansowych: Data i podpis Kierownika jednostki realizującej postępowanie: ...................................................................................... wniosek:1 Zatwierdzam / nie zatwierdzam Uwagi: .................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................. 21 Data i podpis Pełnomocnika: ...................................................................................... Nr w Rejestrze postępowań poniżej 30.000 euro: …………..………………/………………………/…………………….. kolejny numer sprawy / symbol jednostki / rok kalendarzowy __________________________________________ 1 Niepotrzebne skreślić Załącznik Nr 8.2 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Łódź, dnia ………............................ r. …………………………………………………………………………. Pieczęć jednostki organizacyjnej …………………………………………………………………………. Symbol jednostki / kolejny numer sprawy / rok ……………………………………………………………………. Nazwa Wykonawcy …………………………………………………………….……… Adres Wykonawcy ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY Zapraszamy Państwa do złożenia oferty na realizację dostaw / usług / robót budowlanych 1 o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro w każdej z pozycji CPV2 wg poniższego wykazu: 1. .…………………….……………………………………………………………………………………….….…………… ……………………………..………………………………………………………… Kod CPV ………….……........... 2. ………………………………………………………………………….……………………………………………….….. ……………………………………………………………….................................. Kod CPV .................................. 3. ……………………………………...………………………………..……………………………………………………... ……………………………………………………………………………………….. Kod CPV .................................. Informujemy Państwa, że oferty będą oceniane wg następujących kryteriów: Cena: ................…... % Inne kryteria: 1) ……………..…………………………………………………….. ………………. % 2) …………………………………………………..……..………… ………….…… % Oferty należy składać: osobiście lub pocztą: Politechnika Łódzka, ul. …………………………….…., 90-924 Łódź, bud. ……………..; --wykreślone-Termin składania ofert upływa w dniu: …………………………….………………………………………................... …………………………………………………… Pieczęć i podpis prowadzącego postępowanie __________________________________________ 1 Niepotrzebne skreślić 2 Należy dokładnie opisać przedmiot zamówienia: parametry techniczne, okres gwarancji lub rękojmi, przewidywany termin zakupu, itp. 22 Załącznik Nr 8.3 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Notatka z wyboru wykonawcy na podstawie ustnych ustaleń warunków oferty Do niniejszego postępowania – ze względu na wartość zamówienia – nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 j.t. z późniejszymi zmianami). Postępowanie przeprowadzono wg przepisów Kodeksu cywilnego. I. Tytuł i przedmiot zamówienia: .................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. II. Charakterystyka przedmiotu zamówienia1: D U RB wartość szacunkowa netto: .................................. PLN wartość szacunkowa brutto: .................................. PLN Sytuacja awaryjna: tak nie III. Charakterystyka wykonawców (nazwa, adres, nr telefonu, e-mail, strona www): 1. ......................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................... 2. ......................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................... 3. ......................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................... IV. Opis istotnych elementów będących przedmiotem ustnych ustaleń z wykonawcami (oferowana cena, termin realizacji, warunki gwarancji, inne): 1. ......................................................................................................................................................................... 2. ......................................................................................................................................................................... 3. ......................................................................................................................................................................... V. Wskazanie wyboru najkorzystniejszej oferty, przy określonych kryteriach wyboru: Cena ...................................................... %; inne kryteria ............................................................... % Wybrano ofertę nr ……., Wykonawca: .................................................................................................................... ................................................................................................. Data, podpis i pieczątka osoby prowadzącej postępowanie __________________________________________ 1 Właściwe zaznaczyć 23 Załącznik Nr 8.4 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Protokół z wyboru oferty Do niniejszego postępowania – ze względu na wartość zamówienia – nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 j.t. z późniejszymi zmianami). . Postępowanie przeprowadzono wg przepisów Kodeksu cywilnego. I. Tytuł i przedmiot zamówienia: .................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. II. Wysłano zapytania ofertowe do następujących wykonawców: 1. ......................................................................................................................................................................... 2. ......................................................................................................................................................................... 3. ......................................................................................................................................................................... III. Otrzymano oferty od następujących wykonawców: 1. ......................................................................................................................................................................... 2. ......................................................................................................................................................................... 3. ......................................................................................................................................................................... IV. Cena i inne istotne elementy ofert 1. ......................................................................................................................................................................... 2. ......................................................................................................................................................................... 3. ......................................................................................................................................................................... V. Wskazanie wyboru najkorzystniejszej oferty, przy określonych kryteriach wyboru: Cena ...................................................... %; inne kryteria ............................................................... % Wybrano ofertę nr ……., Wykonawca: .................................................................................................................... ................................................................................................. Podpis i pieczątka osoby prowadzącej postępowanie Łódź, dnia …………………….…………….. rok Załącznik Nr 8.5 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Łódź, dnia ………............................ r. …………………………………………………………………………. Pieczęć jednostki organizacyjnej …………………………………………………………………………. Symbol jednostki / kolejny numer sprawy / rok .......................................................................................................................................... Nazwa i adres Wykonawcy Informacja o wyborze oferty Uprzejmie informujemy, że w odpowiedzi na nasze zaproszenie z dnia …………………………… sygnatura …………………………….., na realizację zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, została wybrana Państwa oferta złożona w dniu ………………………….………., zawierająca następujące warunki: Cena ofertowa: ..……………….…………………..PLN Inne kryteria zgodnie z zapytaniem ofertowym: 1. ………………………………………….. Oferta: …………………………………………………… 2. ………………………………………….. Oferta:……………………………………………………. Dziękujemy za udział w postępowaniu i zapraszamy do podpisania umowy na realizację zamówienia. .................................................................................... Pieczęć i podpis prowadzącego postępowanie 24 Załącznik Nr 8.6 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej WZÓR Umowa nr ........................... / ........................... / ........................... zawarta w .............................., dnia .................................... pomiędzy: Politechniką Łódzką reprezentowaną przez: …………………………………………............................................................................................................ …………………………............................................................................................................................................ zwaną w dalszej części „Zamawiającym”, a Nazwisko: …………......................................................... Imiona:........................................................................... Prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą ……………………………………….…....................................... PESEL ……………………………………Imię ojca: .......................................................... Imię matki: ……………………………………...…..………….......... Data urodzenia:…………………………………..………. Miejsce urodzenia: ……………………………………….… Miejsce zamieszkania: ...........................................................................................................................................1 Urząd Skarbowy: ………………..........………………… ul. ………………......……………………………………….… zwanym dalej „Wykonawcą”, o następującej treści: §1 1. Zamawiający powierza Wykonawcy wykonanie dostawy / usługi2: ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… §2 1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania umowy osobiście, przy dołożeniu najwyższej staranności. 2. Ewentualne powierzenie wykonania umowy w całości lub części innej osobie, wymaga zgody Zamawiającego, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. 3. Wykonawca jest / nie2 jest podatnikiem podatku VAT, nr NIP ................................................ . §3 1. Umowy powinna być wykonany w nieprzekraczalnym terminie do dnia ………………….............. r. 2. Jeżeli opóźnienie w wykonaniu umowy będzie większe niż 30 dni Zamawiający może odstąpić od umowy, przy czym odstąpienie od umowy nie pozbawia Zamawiającego prawa dochodzenia kary umownej i odszkodowania. §4 1.1 Za wykonanie umowy Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie netto w kwocie …………………............PLN (słownie: ................................................................................................ ......................................................................................................................................PLN), plus obowiązujący podatek VAT wg stawki ........%, tj. kwotę ............................................ PLN (słownie: ...................................... ............................................................................................................................PLN) co stanowi wartość brutto .......……………………………PLN (słownie: ........................................................................................... ……….....................................................................................................................PLN), zgodnie z kosztorysem załączonym do niniejszej umowy. Kwota wynagrodzenia obejmuje całą wartość przedmiotu umowy, wraz ze wszystkimi podatkami i opłatami wynikającymi z tego tytułu.1 1.1 Za wykonanie umowy Zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie ryczałtowe brutto w wysokości ………………………………………… PLN (słownie: .................................................................... …...…………………………………………………………………………………………………………….……PLN).1 2. Wynagrodzenie płatne będzie przelewem w terminie 30 dni od otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT / rachunku2 , na wskazany w fakturze /rachunku2 numer rachunku bankowego. §5 1. Odbiór umowy nastąpi protokolarnie w obecności przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy, w terminie 3 dni roboczych od zawiadomienia Zamawiającego przez Wykonawcę o gotowości do dokonania odbioru, 2. O gotowości do dokonania odbioru Wykonawca zawiadomi Zamawiającego telefonicznie na nr tel. …………..….., faksem na nr tel. ..............................., pocztą elektroniczną na adres: ……………………………..................... §6 25 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za opóźnienie w wykonaniu umowy w wysokości 0,5 % wartości brutto umowy za każdy dzień opóźnienia, b) za opóźnienie w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie gwarancyjnym, w wysokości 0,5 % wartości brutto umowy, za każdy dzień opóźnienia liczonej od dnia wyznaczonego na usunięcie wad, c) z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 20,0% wartości brutto umowy. 2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Zamawiającego w wysokości 20,0 % wartości brutto umowy. Nie dotyczy to przypadku określonego w §3 ust. 2 niniejszej umowy. 3. Zamawiający może złożyć oświadczenie o odstąpieniu w terminie 45 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających odstąpienie. 4. Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania, przewyższającego karę umowną, na zasadach ogólnych. §7 Przelew wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy jest dopuszczalny tylko za zgodą Zamawiającego, wyrażoną w formie pisemnej. §8 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. §9 Spory powstałe w związku z wykonaniem niniejszej umowy, rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. §10 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: ……………………………………………………… ..………………………………………………… ……………………………………………………… ………………………………………………….. __________________________________________ 1 Właściwe wybrać 2 Niepotrzebne skreślić 26 Załącznik Nr 8.7 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej WZÓR UMOWA O ROBOTY BUDOWLANE Umowa zawarta w ............................., dnia .................................................... pomiędzy: Politechniką Łódzką, reprezentowaną przez: 1. ……………………………………………………………………………………………….. , 2. ……………………………………………………………………………………………….. . zwaną w dalszej części „Zamawiającym”, a .......................................................................................................................................................... z siedzibą w .........................................................., przy ul. .................................................................................................... zwanym w treści umowy „Wykonawcą”, prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą ……………………./na podstawie wpisu do KRS ……….. Wykonawca jest podatnikiem podatku VAT, nr NIP:…………………………………….............................. §11 1. Przedmiotem umowy jest wykonanie robót polegających na …………………………………………................... ………………………………………………………………………………………………..…………………………… …………………………………………… (należy określić zakres robót, podać dokładną lokalizację inwestycji) Kod CPV……………………............. 2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy według2: - dokumentacji projektowej dostarczonej przez Zamawiającego w dniu …………………….., stanowiącej Załącznik nr ....... do niniejszej umowy; - kosztorysu ofertowego Wykonawcy, zatwierdzonego przez Zamawiającego, stanowiącego Załącznik nr ….. do niniejszej umowy, 3. Odbiór przedmiotu umowy, określonego ust. 1 niniejszej umowy, nastąpi na podstawie protokołu odbioru robót, sprawdzonego i potwierdzonego przez inspektora nadzoru i podpisanego przez strony. 4. Rozliczenie następować będzie fakturami, w oparciu o zatwierdzoną przez Zamawiającego dokumentację projektową / zatwierdzony przez Zamawiającego kosztorys ofertowy Wykonawcy 1, dotyczący danego etapu, z uwzględnieniem brzmienia ust. 3 niniejszego paragrafu umowy. 5. Po dokonaniu odbioru wykonanych robót, ostateczne rozliczenie nastąpi fakturą końcową w terminie .................................................. po ostatecznym odbiorze, z uwzględnieniem brzmienia ust. 3 niniejszego paragrafu umowy. 6. Zapłata nastąpi w terminie 30 dni od otrzymania faktury przez Zamawiającego, na rachunek bankowy Wykonawcy nr ................................................., stosownie do postanowień określonych w ust. 4, niniejszego paragrafu umowy. §11 1. Przedmiotem umowy jest wykonanie robót w trybie awaryjnym polegających na ……................................ ………………………(określić co ma być wykonane, podać dokładną lokalizację inwestycji). 2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać umowę z uwzględnieniem zatwierdzonych przez Zamawiającego czynników cenotwórczych tj. koszt roboczogodziny, koszty pośrednie, zysk itp. i zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia określonym w ust. 1 niniejszego paragrafu umowy. 3. Odbiór przedmiotu umowy określonego w §1 ust. 1 niniejszej umowy, nastąpi na podstawie kosztorysu powykonawczego i protokołu odbioru robót, sprawdzonego przez inspektora nadzoru i podpisanego przez strony. 4. Rozliczenie następować będzie fakturami, w oparciu o zatwierdzony przez Zamawiającego kosztorys powykonawczy, dotyczący danego etapu, z uwzględnieniem brzmienia ust. 3 niniejszego paragrafu umowy. 5. Po dokonaniu odbioru wykonanych robót, ostateczne rozliczenie nastąpi fakturą końcową w terminie .................. po ostatecznym odbiorze, z uwzględnieniem brzmienia ust. 3 niniejszego paragrafu umowy. 6. Zapłata nastąpi w terminie 30 dni od otrzymania faktur przez Zamawiającego, na rachunek bankowy Wykonawcy nr ................................................., stosownie do postanowień określonych w ust. 4, niniejszego paragrafu umowy. 27 §2 Wykonawca ma obowiązek wykonywać umowę siłami własnymi, zaś powierzenie ich do wykonania Podwykonawcom jest dopuszczalne tylko za pisemną zgodą Zamawiającego. §3 1. Zamawiający dokona odbioru robót w terminie ................... dni od daty zgłoszenia przez Wykonawcę gotowości do odbioru, w formie wpisu do dziennika budowy. 2. Osobami uprawnionymi do kontroli i odbioru robót ze strony Zamawiającego są: 1) ................................................................ 2) ................................................................ 3. W przypadku wystąpienia robót zanikających lub ulegających zakryciu, albo w przypadku przewidywanej przerwy w wykonaniu robót, Zamawiający dokona odbioru robót w terminie ............... dni. §4 Wykonawca powierzy pełnienie funkcji kierownika budowy osobie posiadającej stosowne uprawnienia do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie tj. ………………………………................ (wskazać imiennie kierownika budowy). §5 1. Za wykonanie umowy, określonego w §1 Zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie ofertowe w oparciu o .......................................................................... (wymienić: np. kosztorys ofertowy lub inne) w wysokości ............................. PLN netto (słownie: ............................................................... PLN) plus podatek VAT w wysokości ........…...................... %, tj. kwotę ............................................. PLN (słownie ........................................................ PLN), co stanowi kwotę brutto...................................................... PLN, (słownie:...................................................................................................................... PLN). 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 obejmuje całą wartość umowy wraz ze wszystkimi należnymi podatkami i opłatami. §6 Zabezpieczenie z tytułu należytego wykonania umowy Wykonawca wnosi …. . §7 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za opóźnienie w wykonaniu umowy w wysokości 0,5 % wartości brutto umowy za każdy dzień opóźnienia, b) za opóźnienie w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie gwarancyjnym, w wysokości 0,5 % wartości brutto umowy, za każdy dzień opóźnienia liczonej od dnia wyznaczonego na usunięcie wad, c) z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 20,0% wartości brutto umowy. 2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Zamawiającego w wysokości 20,0 % wartości brutto umowy. Nie dotyczy to przypadku określonego w §3 ust. 2 niniejszej umowy. 3. Zamawiający może złożyć oświadczenie o odstąpieniu w terminie 45 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających odstąpienie. 4. Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania, przewyższającego karę umowną, na zasadach ogólnych. §8 Wykonawca udziela Zamawiającemu 3 - letniej gwarancji na …………………..………, oraz 10 - letniej gwarancji na………………………. §9 W kwestiach nieuregulowanych w niniejszej umowie, mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego o umowie o roboty budowlane. §10 Wymienione w treści załączniki, stanowią integralną część umowy. §11 Przelew wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy jest dopuszczalny tylko za zgodą Zamawiającego, wyrażoną w formie pisemnej. §12 Wszelkie zmiany postanowień umowy, wymagają dla swej ważności formy pisemnej. §13 Spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy, rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 28 §14 Umowa została sporządzona w .......... jednobrzmiących egzemplarzach, po .............dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: ……………………………………………………… ..………………………………………………… ……………………………………………………… ………………………………………………….. __________________________________________ 1 Właściwe wybrać 2 Niepotrzebne skreślić 29 Załącznik Nr 8.8 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej WZÓR Umowa o dzieło nr ........................... / ........................... / ........................... zawarta w .............................., dnia .................................... pomiędzy: Politechniką Łódzką reprezentowaną przez: 1. ……………………………………………………………………………………………….. , 2. ……………………………………………………………………………………………….. . zwaną w dalszej części „Zamawiającym”, a Nazwisko:…………................................................... Imiona: ................................................................................. Prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą ……………………….…………………....................................... PESEL: Imię ojca: ................................................................ Imię matki: …………………….………………………................ Data urodzenia: …………………………………. Miejsce urodzenia: …………………………..………………………. Miejsce zamieszkania: ……………………………………………..……………………………………………………….. Urząd Skarbowy: …………………………………... ul. …………………………..…………………………………..…..1 zwanym dalej „Wykonawcą”, o następującej treści: §1 1. Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do wykonania dzieło: ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… 2.1 Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do dzieła bez dodatkowego wynagrodzenia. Przeniesienie praw majątkowych stanie się skuteczne w chwili wydania dzieła Zamawiającemu. §2 1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania dzieła osobiście, przy dołożeniu najwyższej staranności, jaka jest wymagana przy wykonaniu dzieła. 2. Ewentualne powierzenie wykonania dzieła w całości lub części innej osobie, wymaga zgody Zamawiającego, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. 3. Wykonawca jest / nie jest2 podatnikiem podatku VAT, nr NIP: ........................................... . §2.1 1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania dzieła osobiście, przy dołożeniu najwyższej staranności, jaka jest wymagana przy wykonaniu dzieła. 2. Ewentualne powierzenie wykonania dzieła w całości lub części innej osobie, wymaga zgody Zamawiającego, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. 3. Wykonawca jest / nie jest2 podatnikiem podatku VAT, nr NIP: ........................................... . 4. Wykonawca przenosi na Zamawiającego w ramach wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy, autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne do dzieła bez dodatkowego wynagrodzenia., łącznie z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, w kraju i za granicą do wszelkich utworów powstałych w ramach wykonywania niniejszej umowy. 5. Wykonawca oświadcza, że utwory wskazane w ust. 4 nie naruszają czyichkolwiek praw i przysługują mu na zasadzie wyłączności wszelkie majątkowe prawa autorskie do utworów. 6. Wykonawca oświadcza, że nie istnieje żadne ograniczenie w zbyciu majątkowych praw autorskich do utworów określonych w ust. 4, które niniejszą umowę czyniłoby bezskuteczną w całości lub części. 7. Przeniesienie praw autorskich nastąpi na następujących polach eksploatacji: 1) trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie w całości lub w części, jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, niezależnie od formatu, systemu lub standardu, w tym techniką drukarską, techniką zapisu magnetycznego, techniką cyfrową lub poprzez wprowadzanie do pamięci komputera oraz trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie takich zapisów, włączając w to sporządzanie ich kopii oraz dowolne korzystanie i rozporządzanie tymi kopiami, 2) wprowadzanie do obrotu, użyczanie lub najem oryginału albo egzemplarzy, 3) tworzenie nowych wersji i adaptacji (tłumaczenie, przystosowanie, zmianę układu lub jakiekolwiek inne zmiany), 30 4) publiczne udostępnianie Utworu w ten sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności elektroniczne udostępnianie na żądanie, 5) rozpowszechnianie w sieci Internet oraz w sieciach zamkniętych, w systemie i standardzie, w tym także poprzez sieci kablowe i platformy cyfrowe, 6) zezwolenie na tworzenie opracowań, przeróbek, adaptacji Utworu oraz rozporządzanie i korzystanie z takich opracowań na wszystkich polach eksploatacji określonych w niniejszej umowie, 7) prawo do wykorzystywania Utworu do promocji, reklamy, a także dla celów, edukacyjnych lub szkoleniowych, 8. Wykonawca oświadcza, że utwory są wolne od wad prawnych, służą mu wyłączne majątkowe prawa autorskie do utworów w zakresie koniecznym do przeniesienia tych praw na Zamawiający oraz, że prawa te nie są w żaden sposób ograniczone. 9. Wykonawca oświadcza, że rozporządzenie utworami nie narusza żadnych praw własności przemysłowej i intelektualnej, w szczególności praw autorskich osób trzecich 10. Przeniesienie praw majątkowych stanie się skuteczne w chwili wydania dzieła Zamawiającemu. §3 1. Dzieło powinno być wykonane w nieprzekraczalnym terminie do dnia ......................................................... r. 2. Jeżeli opóźnienie w wykonaniu dzieła będzie większe niż 30 dni Zamawiający może odstąpić od umowy, przy czym odstąpienie od umowy nie pozbawia Zamawiającego prawa dochodzenia kary umownej i odszkodowania. §4 1.1 Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie netto w kwocie ……………………………............PLN (słownie: ................................................................................... ................................................................................................................................................................... PLN), plus obowiązujący podatek VAT wg stawki ........%, tj. kwotę ............................................ PLN (słownie: ..............................................................................................................................PLN) co stanowi wartość brutto ………………………………………………………………………….PLN (słownie: ..................................... ……….....................................................................................................................PLN), zgodnie z kosztorysem załączonym do niniejszej umowy. Kwota wynagrodzenia obejmuje całą wartość przedmiotu umowy, wraz ze wszystkimi podatkami i opłatami wynikającymi z tego tytułu.1 1.1 Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie ryczałtowe brutto w wysokości ……………………………………………… PLN (słownie :............................................................ …...……………………………………………………………………………………………………..……….….PLN). 2. Wynagrodzenie płatne będzie w formie przelewu w terminie 30 dni, od otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT / rachunku1, na wskazany w fakturze / rachunku1 numer rachunku bankowego. §5 1. Odbiór dzieła nastąpi protokolarnie w siedzibie Wykonawcy w ciągu 3 dni roboczych od zawiadomienia o wykonaniu dzieła, w obecności przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy. 2. O fakcie wykonania dzieła, Wykonawca zawiadomi Zamawiającego telefonicznie na nr tel.: ……..……..….., faksem na nr tel.: ......................................, pocztą elektroniczną na adres: ...................................................... 3. W razie stwierdzenia w trakcie odbioru wad uniemożliwiających przyjęcie dzieła, strony uzgodnią zakres niezbędnych poprawek oraz termin ich usunięcia. Za ukończenie dzieła strony uważają odbiór dzieła poprawionego. §6 Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na okres ……………….......... lat, licząc od daty ostatecznego odbioru dzieła. §7 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za opóźnienie w wykonaniu umowy w wysokości 0,5 % wartości brutto umowy za każdy dzień opóźnienia, b) za opóźnienie w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie gwarancyjnym, w wysokości 0,5 % wartości brutto umowy, za każdy dzień opóźnienia liczonej od dnia wyznaczonego na usunięcie wad, c) z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 20,0% wartości brutto umowy. 2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Zamawiającego w wysokości 20,0 % wartości brutto umowy. Nie dotyczy to przypadku określonego w §3 ust. 2 niniejszej umowy. 3. Zamawiający może złożyć oświadczenie o odstąpieniu w terminie 45 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających odstąpienie. 4. Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania, przewyższającego karę umowną, na zasadach ogólnych. 31 . §8 Przelew wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy jest dopuszczalny tylko za zgodą Zamawiającego, wyrażoną w formie pisemnej. §9 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego i ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. §10 Spory powstałe w związku z wykonaniem niniejszej umowy, rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. §11 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: ……………………………………………………… ..………………………………………………… ……………………………………………………… ………………………………………………….. __________________________________________ 1 Niepotrzebne skreślić 32 Załącznik Nr 8.9 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Protokół odbioru dostaw / usług /robót budowlanych1 I. Tytuł i przedmiot zamówienia: ….…………………………………………………………………………….……………………………………………….. …………………………………………………………..……………………………………………………………………… II. Wykonawca (nazwa i adres): ………………………………………………………………………………………....... …………………………………………………………………………………………………………………………………. III. Nr umowy / data zawarcia: …………………………………………………………………………………………...... IV. Cena: ofertowa ……..……...……….................….. PLN, umowna .…………….…...............................….. PLN Uwagi …………………………………………………………………………………………………………………….................... ................................................................................................................................................................................. V. Termin realizacji: umowny ……………….……… faktyczny …………………………… Uwagi …………………………………………………………………………………………………………………….................... ................................................................................................................................................................................. VI. Zakres przedmiotowy realizacji zamówienia: Zgodność przedmiotu zamówienia z umową: tak nie Uwagi ………………………………………………………………………………………………………………………................ ................................................................................................................................................................................. Usterki / uchybienia1: tak nie Termin usunięcia usterek / uchybień1: …………………………………………………………………………………… Uwagi ………………………………………………………………………………………………………………………................ ................................................................................................................................................................................. VII. Odbiór przedmiot zamówienia: tak nie ……………………….………………………………………… Podpis Wykonawcy …………………………………………………………………. Podpisy przedstawicieli Zamawiającego Łódź, dnia …………………….…………….. rok Zatwierdzam ……………………………………………………………… Podpis Pełnomocnika lub Kierownika jednostki Łódź, dnia …………………….…………….. rok __________________________________________ 1 Niepotrzebne skreślić 33 Załącznik Nr 8.10 do Zarządzenia nr 6/2014 Rektora Politechniki Łódzkiej Rejestr zamówień o wartości wyrażonej w złotych poniżej 30.000 EUR0 Kolejny numer sprawy/ symbol Działu / rok kalendarzowy Skrócony opis przedmiotu zamówienia Kod Nazwa wykonawcy/Adres Wartość zamówienia w zł CPV netto 34 brutto Prowadzący postępowanie / Dział Data podpisania umowy Data protokołu odbioru Uwagi
