Regulamin postępowania na cząstkowe dostawy sprzętu

ZP/19/2015
Załącznik nr 3
Regulamin postępowania na cząstkowe dostawy sprzętu komputerowego objętego
umową ramową
I.
1)
2)
3)
4)
5)
II.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
Niniejszy regulamin określa organizację i procedurę postępowania przy zamówieniach
realizacyjnych na dostawy sprzętu komputerowego objęte umową ramową.
Regulamin sporządzono na podstawie art. 101 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.; dalej „pzp”).
Zamówienia realizacyjne objęte umową ramową będę realizowane na podstawie zasad
określonych w niniejszym regulaminie.
Zamawiający każdorazowo, ustali wartość środków finansowych przeznaczonych na realizację
zamówienia z podziałem na pozycje asortymentowe.
Dostawy częściowe, w ramach przedmiotu zamówienia, będą dostarczane przez okres 1 roku lub
do wyczerpania kwoty zawartej w umowie ramowej. Zakres poszczególnych zamówień będzie
ustalany każdorazowo przez Zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia na
wykonanie dostawy konkretnego sprzętu opisanego w SIWZ .
W przypadku, gdy Zamawiający zawrze umowę ramową tylko z jednym Wykonawcą
postępowania częściowe udzielane zgodnie z art. 101 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r.
Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn.).
Składanie zamówień.
Podstawą do wszczęcia procedury udzielenia zamówienia realizacyjnego, wybranym
w postępowaniu Wykonawcom, jest przesłanie przez Zamawiającego zaproszenia do składania
ofert wraz ze specyfikacją zawierającą co najmniej: przedmiot zamówienia, formularz oferty,
informację o wadium.
Zaproszenie do składania oferty wraz z załączoną specyfikacją, zostanie przesłane Wykonawcom
pisemnie lub w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 27 ust. 2 pzp Zamawiający żąda od drugiej
strony niezwłocznego potwierdzenia faktu otrzymania każdego zamówienia drogą elektroniczną,
jak również innych pism związanych z realizacją postępowania.
Zaproszenie każdorazowo zatwierdza kierownik Zamawiającego.
Zaproszenie przesyłane jest jednocześnie do wszystkich Wykonawców, z którymi zamawiający
zawarł umowę ramową na przedmiot zamówienia będący przedmiotem postępowania.
Składając ofertę Wykonawca wycenia wszystkie pozycje zawarte w skierowanym zapytaniu.
Zamawiający żąda od wykonawców wniesienia wadium w stosunku do całego przedmiotu
zamówienia. Jego wysokość zostanie podana w zaproszeniu do składania ofert. Wadium musi
zostać wniesione do upływu terminu składania ofert.
Oferta składana w odpowiedzi na zaproszenie Zamawiającego, w celu zawarcia umowy
realizacyjnej, nie może być mniej korzystna od zaproponowanej przez tego Wykonawcę
w ofercie do umowy ramowej.
Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie treści specyfikacji.
Zamawiający udzieli wyjaśnień, niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni robocze przed
terminem składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie wpłynie do zamawiającego
nie później niż na 3 dni robocze od momentu otrzymania zaproszenia.
Termin składania ofert nie może być krótszy niż 7 dni. Zamawiający pozostawia sobie prawo do
przedłużenia terminu składania ofert. O stosownych zmianach niezwłocznie informuje
ZP/19/2015
Załącznik nr 3
Wykonawców. Wykonawca związany jest złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu
rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
III.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
Procedura i wybór oferty najkorzystniejszej.
Oferty Wykonawców mogą być składane wyłącznie pisemnie.
Miejsce i termin składania ofert każdorazowo zostanie wskazany w zaproszeniu. Z zawartością
oferty nie można zapoznać się przed terminem otwarcia ofert. Oferta, która wpłynęła po terminie
wyznaczonym przez Zamawiającego jest odrzucana i na wniosek Wykonawcy zwracana.
Z otwarcia ofert Zamawiający sporządza zestawienie wszystkich cen oraz nazw Wykonawców i
na wniosek Wykonawcy przesyła go drogą elektroniczną lub faksem.
Zamawiający poprawia w ofercie omyłki. Jeśli omyłka dotyczy obliczenia ceny oferty,
Zamawiający poprawia ją z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych.
Oferta podlega odrzuceniu jeśli:
a) jest niezgoda z opisem przedmiotu zamówienia i nie ma możliwości jej poprawienia,
b) oferta jest niekompletna, tzn. nie zawiera wyceny całego przedmiotu zamówienia
realizacyjnego,
c) oferta została złożona po terminie składania ofert,
d) wartość oferty przekracza możliwości finansowe Zamawiającego lub jeśli oferta jest mniej
korzystna niż w umowie ramowej,
e) zawiera błędy w obliczeniu ceny lub inne błędy, których w sposób oczywisty nie można
poprawić.
W przypadku przekroczenia kwoty przeznaczonej na realizację, dotyczy każdej pozycji,
Zamawiający pozostawia sobie możliwość zmniejszenia liczby zamawianych sztuk.
Zamawiający w szczególnych przypadkach może odstąpić od realizacji zgodnie z warunkami
zapisanymi w umowie.
Z prowadzonej procedury wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający sporządza protokół
zawierający co najmniej: informacje o Wykonawcach, wartość ofert, kwotę przeznaczoną na
realizację zamówienia oraz wskazuje Wykonawców z najkorzystniejszymi ofertami.
Asortyment zaoferowany przez Wykonawcę nie sumuje się w jego ofercie. Zamawiający wybiera
spośród wszystkich ofert najniższe ceny jednostkowe i podpisuje z Wykonawcą umowę tylko na
wybrane z oferty pozycje.
Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadamia o tym fakcie
Wykonawców, którzy złożyli oferty.
Przed zawarciem umowy Wykonawca musi wnieść zabezpieczenie należytego wykonania
umowy w wysokości 10% wartości umowy brutto. Zamawiający zwraca 70% zabezpieczenia w
terminie 30 dni od daty dostawy a pozostałą część 30% po upływie okresu rękojmi.
Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi
wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w ciągu 3 dni roboczych od dnia
wezwania, zamawiający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
Wykonawca powinien składać ofertę w odpowiedzi na każde zaproszenie złożone przez
Zamawiającego. Dwukrotne niezłożenie oferty może skutkować odstąpieniem od umowy przez
Zamawiającego.
Zamawiający przewiduje realizację umowy ramowej w przynajmniej ośmiu postępowaniach
cząstkowych, chyba, że kwota przeznaczona na realizację zostanie wyczerpana przed upływem
12 miesięcy.
ZP/19/2015
IV.
Załącznik nr 3
Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z wykonawcami oraz
przekazywania oświadczeń, dokumentów, a także wskazywanie osób uprawnionych do
porozumiewania się z Wykonawcami.
1) W toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz w trakcie realizacji umowy
ramowej oraz umów realizacyjnych oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informację
Zamawiający i Wykonawcy przekazują faksem, pisemnie oraz drogą elektroniczną. Każda ze
stron na żądanie drugiej potwierdza fakt otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia lub
informacji.
2) W toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz w trakcie realizacji umowy
ramowej oraz umów realizacyjnych Wykonawca zobowiązany jest zapewnić drożność urządzeń,
które służą do obsługi elektronicznego kanału komunikacji, właściwej konfiguracji skrzynki
pocztowej, jej regularnego opróżniania.
3) W toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz w trakcie realizacji umowy
ramowej oraz umów realizacyjnych Wykonawca zobowiązany jest zapewnić prawidłowe
funkcjonowanie środków komunikacji, które wskazał on nadawcy czyli Zamawiającemu jako
możliwy do wykorzystania środek komunikacji.
4) W toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz w trakcie realizacji umowy
ramowej oraz umów realizacyjnych Wykonawca zobowiązany jest posiadać pod adresem
wskazanym do kontaktów osobę upoważnioną do odbioru korespondencji nadawanej za pomocą
wszelkiego rodzaju przesyłek oraz podmiotów świadczących usługi pocztowe i kurierskie.
5) W toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz w trakcie realizacji umowy
ramowej oraz umów realizacyjnych uznaje się, iż oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz
informacje zostały złożone drugiej stronie, jeżeli zostały przesłane do Wykonawcy w taki sposób,
iż mógł zapoznać się z ich treścią (w przypadku oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz
informacji złożonych w postaci elektronicznej, gdy zostały wprowadzone do środka komunikacji
elektronicznej) tj. gdy:
a) w przypadku przesłania w postaci elektronicznej z chwilą przyjęcia oświadczenia, wniosku,
zawiadomienia oraz informacji przez serwer Wykonawcy i zarejestrowanie na nim
odpowiednich danych,
b) w przypadku przesłania pisma droga pocztową z chwilą pozostawienia pisma w placówce
pocztowej względnie w właściwym organie z jednoczesnym poinformowaniem przez tzw.
awizo o możliwości podjęcia przesyłki.
………………………………
………………………………
Miejscowość, data
(podpis z pieczątką imienną, lub podpis
czytelny
osoby
uprawnionej
do
reprezentowania Wykonawcy)