Końcowy raport z postępu realizacji projektu - PL-SK

Końcowy raport z postępu
realizacji projektu
Wzór raportu końcowego
•
•
•
formularz zgodny ze wzorem na stronie
na początku należy zaznaczyć
okres sprawozdawczy raportu końcowego (OS k)
a)
b)
do końca projektu określonego w umowie
do daty ostatniej płatności w całym projekcie
2
Składanie końcowego raportu z postępu realizacji
Stopka (tekst, tekst, tekst....)
3
Terminy
•
•
Możliwe sytuacje przy składaniu raportu końcowego
A.
Rzeczowe zakończenie realizacji projektu i ostatania płatność w projekcie
w terminie określonym w umowie/aneksie do umowy
B.
Ostatnia płatność - do 40 dni po dacie rzeczowego zakończenia projektu
1.
Ostatnia płatnośc w projekcie w trakcie ostatniego 3 miesięcznego okresu sprawozdawczego
2.
Ostatnia płatność w projekcie po upływnie 3 miesięcznego okresu sprawozdawczego ale
przed upływem 40 dni
–
2 raporty z postępu
–
1 raport z postępu realizacji z wydłużonym okresem sprawozdawczym – PW przesyła
do IZ prośbę o przedłużenie ostatniego okresu sprawdozdawczego
Kluczowe terminy przy ustaleniu okresu sprawozdawczego raportu końcowego
(OS k)
1.
Rzeczowe zakończenie projektu (RZ)
2.
Ostatnia płatność w projekcie (OP)
4
Scenariusz A
OS k
RZ
= OP
Osx+3 miesiące
OSx
3 miesiące
40 dní
5
Scanariusz B.1
OSk
RZ
OP
OSx
OSk
OSx+3 miesiące
3 miesiące
40 dní
6
Scenariusz B.2
OSx+1
OSk
OSk
RZ
OP
OSx
OSx+3 miesiące
OSk
3 miesiące
40 dní
7
Opis zrealizowanego projektu
1. Ostatni okres sprawozdawczy
2. Podsumowania całego projektu
• Działania
• Wskaźniki
• Inne rezultaty
• Efekt transgraniczny
• Promocja projektu
• Osiągnięcie celów
• Całkowity efekt projektu
3. Problemy przy realizacji projektu (pkt. 24)
4. Zmiany w projekcie + podpisane aneksy
5. Kontrole w projekcie
Stopka (tekst, tekst, tekst....)
8
Działania
• zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie
• projekt jako całość, nie każdy z Partnerów osobno
• zakres:
co było realizowane?
Gdzie i kiedy?
Kto?
Wskaźniki i inne rezultaty
osiagnięcie celów projektu/Programu
Efekt transgraniczny
• Dodatkowe informacje: inne działania, promocja
Stopka (tekst, tekst, tekst....)
9
Wskaźniki
• dla całego projektu, w tym udział Partnerów
• zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie
• opisać w pkt. 22 raportu i zgodnie z pkt.25
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
w jaki sposób został osiągniety
który z Partnerów był odpowiedzialny za jego osiągnięcie
sposób wyliczenia wskaźnika
Wyjaśnienie rozbieżności w stosunku do planowanych wartości
Opis wskaźników rezultatu – tylko w raporcie końcowym
Osiągnięcie celów projektu
Dodatkowe informacje – np. liczba uczestników konferencji
Stopka (tekst, tekst, tekst....)
10
Wskaźniki
Przyklady wskaźników i informacji, ktore należy opisać w raporcie
końcowym
Długośc cykrotrasy
długość,
wyjaśnienie rozbieżności w stosunku do planowanej wartości,
Konferencia: miejscewpływ
na budżet,
i czas konferencji,
lokalizacja
wybudowanej infrastruktury,
uczestnicy
i ich liczba,
Broszura:
który partner wybudował,
program,
zawartość,
ciekawe punkty na trasie,
ilośćpromocja,
sztuk,
Liczba mieszkańców
będących
pod oddziaływaniem nowej/zmodernizowanej
promocja,
produkty/efekty
sposób
dystrybucji,
infrastruktury
dane statystyczne o liczbie osób korzystających, jeśli dostępne,
grupa docelowa
liczba mieszkańców
źródło danych
dane na koniec projektu
dane dla całego projektu, w tym dla Partnerów
Stopka (tekst, tekst, tekst....)
11
Monitoring miesięczny
realizowanych projektów
Dodatkowa informacja miesięczna
bieżące monitorowanie postępu realizacji projektu
(zakończący się okres programowania)
bieżąca identyfikowanie problemów w projekcie
Stopka (tekst, tekst, tekst....)
13
Monitoring miesięczny
Stopka (tekst, tekst, tekst....)
14
Zakres informacji miesięcznej
1. Opis postępu zgodnie z aktualnym harmonogramem –
zał. 5 do umowy
2. Opis działań zrealizowanych i osiągniętych wskaźników
(oszacowane %) w danym miesiącu – narastająco dla
wszystkich Partnerów
3. Skumulowane wartości wydatków poniesionych od
początku realizacji projektu do końca danego miesiąca
– dla całego projektu.
Stopka (tekst, tekst, tekst....)
15
Sposób przesyłania informacji miesięcznej
• 10 dni po zakończeniu danego miesiąca - emailem do
opiekuna projektu WST,
• dot. wszystkich realizowanych projektów (podpisane umowy)
• WST prześle wzór informacji do PW
Pierwsza informacja za okres do końca kwietnia 2014
PrzesłanieStopka
do (tekst,
WSTtekst,
– do
10 maja 2014
tekst....)
16
Wizyty monitorujące WST
Wizyta monitorująca
1. Termin - po rzeczowym zakończeniu projektu a przed
wysłaniem końcowego raportu do IZ
2. Miejsce - siedziba PW + miejsca realizacji inwestycji
3. Uczestnicy – pracownicy WST, przedstawiciele PW/PP
(osoby, mogące udzielić wyjaśnień)
4. Lista sprawdzająca dot. wizyty monitorującej –
wypełnienie i odesłanie części A przed wizytą
WST przesyła pismo informujące o wizycie min. 7 dni przed jej terminem.
Stopka (tekst, tekst, tekst....)
18
Cel wizyty monitorującej
Sprawdzenie:
1. zrealizowane działania w projekcie
2. Osiągnięte wskaźniki: produktu i rezultatu
3. Zrealizowane inwestycje u Partnerów
4. Realizacja zasady partnerstwa
Projekt
jako
CAŁOŚĆ
5. Działania informacyjno-promocyjne
Stopka (tekst, tekst, tekst....)
19
Lista sprawdzająca – część informacyjną i część B
wypełnia WST
Stopka (tekst, tekst, tekst....)
20
Lista sprawdzająca – część A wypełnia PW przed
wizytą monitorującą
Stopka (tekst, tekst, tekst....)
21
Jak się przygotować do wizyty
1.
2.
3.
Zrealizowane działania i osiągnięte wskaźniki
• dokumentacja potwierdzająca osiągnięcie wskaźników zgodnie ze
źródłem pomiaru wskazanym we wniosku o dofinansowanie
• dla całego projektu= PW przygotowuje dokumentację dotyczącą
wszystkich partnerów
Materiały informacyjno-promocyjne
• artykuły w mediach – kopie wydruków, nagrania,
• materiały promocyjne
Inwestycje
• Partnerzy zapewniają dostęp do wybudowanych odbiektów,
zakupionego sprzętu w projekcie
Inwestycje, wyposażenie, dokumentacja projektu musi być
Stopka (tekst,
tekst, tekst....)
oznakowana logo Programu
i EU.
22
Po wizycie monitorującej
UWAGI WST
TAK
•
PW przesyła brakujące informacje i
dokumenty do WST
•
Kontakt z kontrolerami I-stopnia/IZ w
uzasadnionych przypadkach
•
PW dokonuje korekty raportu
końcowego raportu jeśli konieczne
•
WST przygotowuje część B listy
sprawdzającącej
NIE
•
WST przygotowuje część V\B
listy sprawdzającej
(tekst, tekst,
tekst....) końcowy do IZ
WSTStopka
przesyła
raport
23
Przebieg wizyty monitorującej
1.
WST informuje PW o planowanej wizycie – wspólnie ustalenie terminu
2.
WST przesyła pismo i listę sprawdzającą min. 7 dni przed wizytą
3.
PW przesyła elektronicznie wypełnioną część A listy sprawdzającej
(wszystkie wskaźniki projektu = produktu i rezultatu)
4.
Spotkanie pracowników WST i WP/PP w siedzibie WP
5.
6.
Sprawdzenie realizacji projektu według dokumentacji/na miejscu realizacji
Uzupełnienie części B listy sprawdzającej (po wizycie) i przesłanie scanu
do PW/IZ.
Prosimy o zapewnienie dostępu do dokumentacji/inwestycji u wszystkich
Partnerów.
Stopka (tekst, tekst, tekst....)
24
WST©2014
25