Warszawa, 19

Warszawa, 19.02.2014 r.
Sąd Rejonowy dla Warszawy – Mokotowa w Warszawie
ul. Ogrodowa 51A
00-873 Warszawa
Do Wykonawców
OG-3501-3/14
Uprzejmie informujemy, iż w dniu 17.02.2014 r. do Zamawiającego wpłynęły prośby o wyjaśnienie zapisu specyfikacji
istotnych warunków zamówienia, w postępowaniu nr OG 3501-3/14, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na
podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.),
na: Sukcesywną dostawę tonerów i materiałów eksploatacyjnych do drukarek, faksów i kserokopiarek na potrzeby
Sądu Rejonowego dla Warszawy – Mokotowa w Warszawie, na które Zamawiający zgodnie z art. 38 ust. 1 i 4 ustawy
udziela następujących wyjaśnień:
Pytanie 1
Firma ” ………” działając zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst
jednolity Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą PZP, zwraca się do Zamawiającego o
wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
W Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, rozdział II pkt. 1f Zamawiający wprowadził wymóg potwierdzenia
wydajności równoważnych materiałów eksploatacyjnych przez przedstawienie raportów z testów wydajności
przeprowadzonych zgodnie z normami ISO/IEC 19752, ISO/IEC 19798, ISO/IEC 24711, wydany przez podmiot uprawniony
do kontroli jakości. Przez podmiot uprawniony do kontroli jakości rozumie się podmiot zewnętrzny posiadający stosowną
akredytację pod kątem wymogów ww. norm oraz mający siedzibę w państwie członkowskim Europejskiego Obszaru
Gospodarczego. Zaświadczenie podmiotu uprawnionego do kontroli jakości, to zaświadczenie podmiotu zewnętrznego,
niezależnego uprawnionego do kontroli jakości oferowanego asortymentu.
Informujemy, że zgodnie z informacjami uzyskanymi w Polskim Centrum Akredytacji, zarówno w Polsce, jak i na terenie
Europejskiego Obszaru Gospodarczego nie ma niezależnych podmiotów upoważnionych (akredytowanych) w zakresie
badania wydajności materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących.
Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od
Wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane §5 ust. 1:
„W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez
zamawiającego, zamawiający może żądać w szczególności:
(…)
3) zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczone produkty odpowiadają
określonym normom lub specyfikacjom technicznym;
4) zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczeniem zgodności działań wykonawcy z normami
jakościowymi, jeżeli zamawiający odwołują się do systemów zapewnienia jakości opartych na odpowiednich normach
europejskich;
5) zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z europejskimi
normami zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie stosował podczas realizacji zamówienia na roboty zarządzania
środowiskiem, jeżeli zamawiający wskazują środki zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie stosował podczas
realizacji zamówienia na roboty budowlane lub usługi, odwołując się do systemu zarządzania środowiskiem i audytu
(EMAS) lub norm zarządzania środowiskiem opartych na europejskich lub międzynarodowych normach poświadczonych
przez podmioty działające zgodnie z prawem Unii Europejskiej, europejskimi lub międzynarodowymi normami dotyczącymi
certyfikacji.”
Z przytoczonych zapisów jasno wynika, że Zamawiający może zażądać zaświadczenia niezależnego podmiotu w celu
potwierdzenia zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi lub norami zarządzania środowiskiem. W przypadku
chęci potwierdzenia, że dostarczone produkty spełniają określone normy lub specyfikacje techniczne, Zamawiający może
zażądać od wykonawcy przedstawienia zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości.
Jednocześnie informujemy, że w Polsce sprawy związane z kontrolą jakości, zgodności z określonymi specyfikacjami
technicznymi reguluje Ustawa z dnia 30.08.2002 o systemie oceny zgodności (Dz.U. z 2010 nr 138, poz. 935). Ustawa
powyższa w Art. 6 pkt 1 określa, że:
„… Wyroby wprowadzone do obrotu lub oddawane do użytkowania podlegają ocenie zgodności z :
1) zasadniczymi wymaganiami określonymi w przepisach na podstawie art. 9 ust.1 albo
2) szczegółowymi wymaganiami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 10 ust. 1, albo
3) zasadniczymi lub szczegółowymi wymaganiami określonymi w odrębnych ustawach.”
Ponieważ żadne przepisy wykonawcze wydane na podstawie tejże ustawy przez właściwego ministra, Polski Komitet
Normalizacyjny czy Główny Urząd Miar, ani też żadne „odrębne ustawy” nie określają parametrów jakości i wydajności
materiałów eksploatacyjnych do drukarek, należy odwołać się do norm ISO/IEC 19752, 19798, 24711,10561, które co
prawda nie są przepisami wykonawczymi określającymi szczegółowe wymagania w znaczeniu ustawowym ani w Polsce, ani
w Unii Europejskiej, ani w żadnym innym kraju, ale są instrukcjami przeprowadzania testów wydajności należącymi do
zdefiniowanej w ustawie grupy norm zharmonizowanych (opracowanych i zatwierdzonych przez europejskie organizacje
normalizacyjne na podstawie mandatu udzielonego przez Komisję Europejską, których numery i tytuły są publikowane w
Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej serii C) i są traktowane na równi z ustawowymi „wymaganiami zasadniczymi”.
W związku z powyższym, w przypadku materiałów eksploatacyjnych nie wymaga się wykonywania badań przez niezależne
od dostawcy i odbiorcy laboratorium, i zastosowanie ma art. 7.1:
„Podczas dokonywania oceny zgodności z zasadniczymi wymaganiami wyrób może być poddawany:
pkt. 1 badaniom przez:
ppkt a) producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela…”
oraz w konsekwencji art. 8.1:
„Producent lub jego upoważniony przedstawiciel, który poddał wyrób lub proces jego wytwarzania ocenie zgodności z
zasadniczymi wymaganiami i potwierdził ich zgodność wystawia deklarację zgodności, jeżeli zastosowana procedura oceny
zgodności to przewiduje…”
Z przytoczonych aktów prawnych wynika jednoznacznie, że jedynym dokumentem mającym moc prawną, potwierdzającym
wydajność materiałów eksploatacyjnych jest raport z testów przeprowadzonych przez producenta materiałów, zgodnie z
odpowiednią normą wydajności ISO/IEC. Natomiast wymóg dołączenia do oferty raportów wystawionych przez niezależny
uprawniony (akredytowany) podmiot jest niezgodny z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów
dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane oraz z
ustawą o systemie oceny zgodności. W efekcie taki zapis oznacza, że Zamawiający w przypadku oferowania produktów
równoważnych, wymaga dołączenia do oferty dokumentów, wystawionych przez instytucję, która nie istnieje, a więc
dokumentów niemożliwych do uzyskania.
Tym samym, Zamawiający uniemożliwia złożenie oferty na produkty równoważne, co jest naruszeniem zapisów ustawy PZP
art. 7 ust. 1, nakładającym na Zamawiającego obowiązek przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a
także art. 29 ust. 2 zabraniającym opisywania przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą
konkurencję. Potwierdza to wyrok Zespołu Arbitrów z dnia 22 kwietnia 2005 r. (sygn. akt UZP/ZO/0-761/05).
Podsumowując:
1. Na terenie Rzeczpospolitej Polskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego nie ma niezależnych podmiotów
uprawnionych (akredytowanych) w zakresie badania wydajności materiałów eksploatacyjnych.
2. W stosunku do produktu, Zamawiający może żądać dokumentu wystawionego przez uprawniony podmiot, a nie
niezależny podmiot.
3. Uprawnionym podmiotem w przypadku materiałów eksploatacyjnych, zgodnie z ustawą o systemie oceny zgodności jest
producent materiałów.
4. Wymóg dołączenia do oferty dokumentów niemożliwych do uzyskania jest sprzeczny z podstawowymi założeniami
ustawy PZP, a zwłaszcza art. 7 ust. 1 oraz art. 29 ust. 2.Wymagając złożenia dokumentów niemożliwych do uzyskania,
Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do zaoferowania produktów konkretnego producenta (OEM). W żadnym wypadku
nie można tu mówić o uczciwej konkurencji czy równym traktowaniu Wykonawców.
Przytoczony przez nas zapis jest sprzeczny z trzema podstawowymi aktami prawnymi dotyczącymi zamówień publicznych –
ustawy Prawo zamówień publicznych, Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich
może żądać Zamawiający od Wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, a także z ustawą o systemie
oceny zgodności.
Odpowiedź:
Zastosowanie przez Zamawiającego w SIWZ wymogów ma stanowić gwarancję jakości dostarczonych materiałów, zapewnić
bezpieczeństwo i sprawność oraz jak najefektywniejszą eksploatację użytkowanego sprzętu. Powyższe ma odzwierciedlenie
w wyroku Zespołu Arbitrów z dnia 6 maja 2005r. (sygn. akt UZP/ZO/0-856/05). Ponadto Zamawiający wskazuje, iż w
oparciu o wyrok Zespołu Arbitrów sygn. akt UZP/ZO/0-3001/06 przedmiot zamówienia jest przede wszystkim podyktowany
potrzebami Zamawiającego. Zamawiający może wymagać od potencjalnych wykonawców dostaw produktów o
oczekiwanych przez siebie właściwościach uzasadnionych technologicznie lub ekonomicznie nawet jeśli pociągnie to za sobą
zwiększone koszty (wyrok Zespołu Arbitrów sygn. akt UZP/ZO/0-2425/06). Zamawiający zgodnie z przepisami
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzaju dokumentów, jakie może żądać od
wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane zażądał zaświadczenia niezależnego podmiotu
uprawnionego do kontroli jakości, potwierdzającego, że oferowane produkty odpowiadają określonym normom lub
specyfikacjom technicznym .
Pojęcie podmiotu uprawnionego do kontroli jakości nie może jednoznacznie być utożsamiane z producentem wyrobu.
Potwierdza to także wyrok Zespołu arbitrów z dnia 26.10.2006 r. sygn. akt UZP/ZO/0-2677/06 oraz wyrok z dnia 29.05.2006
r. sygn. akt UZP/ZO/0-1491/06 – Zaświadczenie podmiotu uprawnionego do kontroli jakości, to zaświadczenie podmiotu
zewnętrznego, niezależnego, to zaświadczenie wydane przez podmiot trzeci uprawniony do kontroli jakości oferowanego
wyrobu będącego przedmiotem dostawy.
Wobec powyższego Zamawiający nie zaakceptuje potwierdzenia równoważności zaoferowanych materiałów poprzez
załączenie do oferty wyników z testów wydajności wystawionych przez producenta materiału eksploatacyjnego.
Zamawiający postawił oferentom wymóg udowodnienia równoważności tych materiałów i dlatego nie może się
opierać wyłącznie na podstawie subiektywnych przekonań i zapewnień dostawców o równoważności tych materiałów.
Pytanie 2
Firma ”……” działając zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst
jednolity Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą PZP, zwraca się do Zamawiającego o
wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
W specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, rozdział II pkt 1 Zamawiający zastrzegł:
Jeżeli w trakcie trwania umowy Zamawiający stwierdzi, iż wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych produktów
odbiega niekorzystnie od parametrów produktu oryginalnego (pochodzącego od producenta urządzenia, od do którego
materiał jest przeznaczony) lub jeżeli produkt nie sygnalizuje we właściwy sposób stanu zużycia tuszu lub tonera, może
zażądać od Wykonawcy wymiany całej partii materiału oferowanego na materiał nowy, oryginalny (pochodzący od
producenta urządzenia), bez zmiany ceny w ciągu 3 dni roboczych od zgłoszenia.
Pragniemy zauważyć, że producenci urządzeń drukujących są również producentami materiałów eksploatacyjnych i w
przypadku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, są jedną ze stron
zainteresowanych uzyskaniem tego zamówienia. Nie ma tu znaczenia, czy producenci OEM złożą ofertę we własnym
imieniu, czy za pośrednictwem swoich partnerów handlowych. Są jedną z firm konkurencyjnych dla producentów
materiałów alternatywnych i powinni być traktowani na równi z nami. Tymczasem zgodnie z przytoczonymi zapisami w
SIWZ, Zamawiający faworyzuje firmy produkujące urządzenia, poprzez zupełnie inne wymagania dotyczące gwarancji. W
przypadku gdy wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych produktów równoważnych odbiega niekorzystnie od
parametrów produktu oryginalnego lub jeżeli nie sygnalizuje we właściwy sposób stanu zużycia tuszu lub tonera,
Zamawiający może zażądać od Wykonawcy wymiany całej partii oferowanego materiału na materiał nowy oryginalny
pochodzący od producenta urządzenia bez zmiany ceny, jednocześnie nie stawiając żadnych wymogów i warunków, które
należy spełnić przy takiej samej reklamacji dla produktu OEM oryginalnego wyprodukowanego przez producenta danego
urządzenia. A przecież zwarzywszy na ilości materiałów jakie Zamawiający zamierza zakupić w trakcie trwania umowy oraz
na podawane przez producentów urządzeń statystyki dotyczące procentowej ilości materiałów zwracanych na podstawie
reklamacji, można stwierdzić, że w okresie realizacji zamówienia jest bardzo prawdopodobne wystąpienie takich reklamacji
zaoferowanych produktów OEM.
Istotne są również obowiązujące w Polsce przepisy skarbowe. Przytoczone zapisy SIWZ powodują, że istnieje realna groźba
sprzedaży produktów poniżej ceny ich zakupu. Niesie to za sobą problemy z np. rozliczeniem podatku VAT. Taka sprzedaż
jest dopuszczalna pod warunkiem przedstawienia odpowiedniego wyjaśnienia Urzędowi Skarbowemu, ale w sytuacji jaka
może powstać w wyniku tych wymogów SIWZ, wykonawcy mogą zostać ukarani jako, że warunki umowy zostały
przedstawione wcześniej i można było tak skalkulować cenę aby cena sprzedaży była wyższa niż cena zakupu. Jednak
zmuszenie wykonawców do przygotowania kalkulacji cenowej w taki sposób, jest działaniem, które w żadnym przypadku
nie można nazwać konkurencyjnym. Tym bardziej, że w przypadku oferowania produktów OEM, nie ma takiego ryzyka, co
powoduje, że są traktowane w sposób uprzywilejowany.
Warto również nadmienić, że zgodnie z Kodeksem Cywilnym, art. 560 § 1, jeżeli rzecz sprzedana ma wady, kupujący może
od umowy odstąpić albo żądać obniżenia ceny. Jednakże kupujący nie może od umowy odstąpić, jeżeli sprzedawca
niezwłocznie wymieni rzecz wadliwą na rzecz wolną od wad albo niezwłocznie wady usunie. Odstąpienie od umowy, w
przypadku sukcesywnych dostaw jest w praktyce niemożliwe. Oznaczało by to bowiem, że zgodnie z art. 560 § 2,
Zamawiający musiałby oddać Wykonawcy wszystkie zamówione do tej pory materiały, a Wykonawca zwrócić pieniądze.
Martwy wydaje się być również w tym przypadku art. 560 § 3, odnoszący się do sytuacji, w której kupujący żąda obniżenia
ceny, bowiem powinno ono nastąpić w takim stosunku, w jakim wartość rzeczy wolnej od wad pozostaje do jej wartości
obliczonej z uwzględnieniem wad. W przypadku wady materiałów eksploatacyjnych trudno mówić o obniżeniu ceny,
ponieważ zazwyczaj należy produkt wymienić na nowy. W takiej sytuacji wymiana produktu wadliwego na produkt wolny
od wad jest jedyną możliwą opcją, zgodną z Kodeksem Cywilnym. Jednak oczywiste jest, że w takiej sytuacji jest mowa o
takim samym produkcie, wolnym od wad. Nie ma żadnej podstawy prawnej, w oparciu o którą można żądać wymiany
wadliwego towaru, na towar inny, o innych parametrach i cenie, chyba że obie strony wyrażą na to zgodę. W przypadku
niniejszego postępowania, Zamawiający narzucił taki zapis, zmuszając Wykonawców do jego zaakceptowania.
Odpowiedź
Zamawiający postanawia zmienić zapis rozdziału II pkt 1 SIWZ nadając mu następujące brzmienie:
„Jeżeli w trakcie trwania umowy Zamawiający stwierdzi, iż wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych produktów
odbiega niekorzystnie od parametrów produktu oryginalnego (pochodzącego od producenta urządzenia, do którego materiał
jest przeznaczony) lub jeżeli produkt nie sygnalizuje we właściwy sposób stanu zużycia tuszu lub tonera, może zażądać od
Wykonawcy wymiany całej partii materiału oferowanego na materiał nowy, wolny od wad, o dobrej jakości, wydajności oraz
niezawodności, sygnalizujący we właściwy sposób stan zużycia tuszu lub tonera, bez zmiany ceny w ciągu 3 dni roboczych
od zgłoszenia. W przypadku, gdy po dokonaniu wymiany partii materiału, nadal towar odbiega od ww. standardów,
Zamawiający może zażądać wymiany całej ponownie dostarczonej partii materiału, na materiał nowy, oryginalny
(pochodzący od producenta urządzenia), bez zmiany ceny w ciągu 2 dni roboczych od zgłoszenia.”
Pytanie 3
Firma „…….” działając zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo Zamówień Publicznych (tekst
jednolity : Dz.U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. Zm.) zwanej dalej ustawą PZP, zwraca się do Zamawiającego o
wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dotyczącej pozycji załącznika nr 1:
Poz. 1 Taśma 110 mm x 74 m symbol ZC – Proszę o podanie dokładnego numeru katalogowego taśmy Zebra 110 mm x 74
m. Taśma o symbolu ZC nie istnieje w ofercie producenta urządzeń Zebra. Prawdopodobnie Zamawiający ma na myśli taśmę
woskową 110 mm x 74 m o symbolu: 02300GS11007.
Poz. 14 Taśma termo transferowa C100IN 70 mm x 154 mb – Taśma termo transferowa C100IN nie istnieje w ofercie firmy
Intermec, ponadto firma Intermec nie jest producentem taśm. Nie można jej również zidentyfikować szukając takiej taśmy na
Internecie. Proszę o zmianę zapisu na Taśma termo transferowa 70 mm x 154 mb dowolnego producenta i wyłączenie
pozycji 14 z wymagań dołączenia oświadczeń i certyfikatów ISO 9001 i 14001 zawartych w rozdziale II pkt 1 a, b, c, d, e, f,
g.
Poz. 15 Etykiety samoprzylepne do kodów kreskowych papierowe rozm. 65 x 85 mm – firma Intermec nie jest producentem
etykiet do drukarek Intermec, w związku z tym proszę o wyłączenie pozycji 15 z wymagań dołączenia oświadczeń i
certyfikatów ISO 9001 i 14001 zawartych w rozdziale II pkt 1 a, b, c, d, e, f, g.
Odpowiedź
Ad. Poz. 1 Taśma 110 mm x 74 m symbol ZC Zamawiający postanawia zmienić zapis poz. 1 w kolumnie 3:
jest: „taśma 110mmx74mm symbol ZC”
powinno być: „taśma 110mmx74mm o indeksie: 02300GS11007”.
Ad. Poz. 14 Taśma termo transferowa C100IN 70 mm x 154 mb i poz. 15 Etykiety samoprzylepne do kodów kreskowych
papierowe rozm. 65 x 85 mm Zamawiający wyjaśnia, że w załączniku nr 1 do SIWZ w poz. 14 i poz. 15 nie ma zapisu
dotyczącego producenta taśmy termo transferowej oraz etykiet. Zapis kol. 2 w poz. 14 oraz poz. 15 tj. Drukarka Intermec
Easy Coder E4 określa urządzenie w jakim taśmy termo transferowe oraz etykiety samoprzylepne do kodów kreskowych
będą miały zastosowanie.
Jednocześnie Zamawiający w załączniku nr 1 do SIWZ w objaśnieniach do tabeli zmienia zapis z:
„w przypadku, gdy Zamawiający powołuje się na konkretną markę produktu, a Oferent proponuje artykuł równoważny, w
kolumnie nr 6 należy wpisać nazwę producenta ofertowanych materiałów eksploatacyjnych, natomiast w kolumnie nr 7
parametry oferowanych materiałów eksploatacyjnych;
W przypadku oferowania oryginalnych materiałów eksploatacyjnych, tj. materiałów wyprodukowanych przez producenta
sprzętu wskazanego przez Zamawiającego, nie ma obowiązku wypełniania kolumny nr 6 i 7.“
na:
„w przypadku, gdy Zamawiający powołuje się na konkretną markę produktu, a Oferent proponuje artykuł równoważny, w
kolumnie nr 6 należy wpisać nazwę producenta ofertowanych materiałów eksploatacyjnych, natomiast w kolumnie nr 7
parametry oferowanych materiałów eksploatacyjnych;
W przypadku oferowania oryginalnych materiałów eksploatacyjnych, tj. materiałów wyprodukowanych przez producenta
sprzętu wskazanego przez Zamawiającego, nie ma obowiązku wypełniania kolumny nr 6 i 7.
Powyższe zapisy nie dotyczą poz. 14 i poz. 15.“
Komisja postanowiła nie zmieniać terminu składania ofert.
Pozostałe warunki określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia pozostają bez zmian.
Powyższe odpowiedzi są wiążące dla wszystkich Wykonawców, którzy wezmą udział w niniejszym postępowaniu i złożą
oferty.
Komisja informuje, iż specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawierająca powyższe zmiany została zamieszczona na
stronie internetowej Sądu Rejonowego dla Warszawy-Mokotowa w Warszawie w zakładce zamówienia publiczne.
Sekretarz Komisji
Tomasz Bujalski