zarządzenie nr - Instytut Medycyny Pracy
advertisement
Załącznik nr 1 Opis stosowanych metod wyceny aktywów i pasywów, zasady ewidencji księgowej zdarzeń gospodarczych oraz ustalania wyniku finansowego. 1. Zespół 0 - Aktywa trwałe Do aktywów trwałych zalicza się te aktywa jednostki, które są wykorzystywane w działalności przez okres dłuższy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Do aktywów trwałych zaliczamy: środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, długoterminowe aktywa finansowe, środki trwałe w budowie. Konta zespołu „0” odzwierciedlają wartość początkową i korygujące ją odpisy amortyzacyjne oraz odpisy aktualizacyjne wartość poszczególnych grup składników aktywów trwałych, ich stanów, przychodów i rozchodów. Wykaz kont księgi głównej dla zespołu „0” Nr konta Nazwa 010 Środki trwałe 011 Inne środki trwałe 020 Wartości niematerialne i prawne 030 Długoterminowe aktywa finansowe 031 Inwestycje długoterminowe 060 Aktualizacja wartości udziałów i akcji 070 Umorzenie środków trwałych 071 Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych 072 Umorzenie innych środków trwałych 080 Magazyn środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych 081 Majątek trwały w budowie (ruchome) 082 Środki trwałe w budowie (inw.bud.) 083 Środki trwałe w budowie (temat) 091 Składniki majątku trwałego 092 Aparatura specjalna w tematach 093 Użyczenie środków trwałych 094 Środki trwałe w leasingu 1 1.1. Konto 010 - Środki trwałe 1.1.1. Definicje Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności powyżej jednego roku, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki do realizacji jej celów statutowych. Zgodnie z definicją bilansową środki trwałe nie muszą stanowić własności lub współwłasności jednostki. Środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej o podanym charakterze, zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z art. 3 ust 4 ustawy o rachunkowości. Dla celów ewidencyjnych i sprawozdawczych jednostka stosuje Klasyfikację Środków Trwałych wprowadzoną Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. – w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych ( Dz. U nr 112 poz. 1317 z późn. zm). Do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zalicza się składniki majątkowe, o okresie użyteczności dłuższym niż jeden rok i wartości początkowej większej lub równej 3500 zł. W indywidualnych przypadkach, ze względu na istotne znaczenie składników majątkowych dla cyklu badań naukowych oraz w przypadku sprzętu szczególnie atrakcyjnego typu kserokopiarki, sprzęt audiowizualny, sprzęt komputerowy itp. do środków trwałych zalicza się składniki majątku o okresie użyteczności dłuższym niż jeden rok i wartości początkowej poniżej 3.500 zł. Do środków trwałych o wartości jednostkowej poniżej 3.500 zł stosuje się uproszczoną ewidencję. Uproszczenie ewidencji polega na tym, że środki te traktuje się jako zapas materiałów, z jednorazowym odpisem w koszty zużycia materiałów. Jednocześnie ze względu na atrakcyjność tych przedmiotów prowadzona jest ich pozabilansowa ewidencja według użytkowników. Środków trwałe dzieli się na grupy, zgodnie z KŚT: 0 - grunty (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu), 1 - 2 - budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej, 3 - 6 - urządzenia techniczne i maszyny, 7 - środki transportu 8 - narzędzia przyrządy, ruchomości i wyposażenie. 2 Na potrzeby ewidencji rachunkowej środków trwałych stosuje się następujące dowody księgowe: a) dowody OT – przyjęcie środka trwałego z zakupu lub z zakończonej inwestycji b) protokół Komisji Inwentaryzacyjnej – ujawnienie nadwyżki / niedoboru środka trwałego c) dowody PT – nieodpłatne przyjęcie środka trwałego oraz nieodpłatne przekazanie środka trwałego d) dowody MT – zamiana miejsca użytkowania e) protokół Komisji Kasacyjnej / dowody LT – likwidacja środka trwałego. Dla poszczególnych momentów zmian stanu środków trwałych przyjmuje się następujące daty: a) przyjęcie środka trwałego w budowie – datę protokólarnego przyjęcia środka trwałego do użytkowania, b) przyjęcie środka trwałego z bezpośredniego zakupu – datę przyjęcia do eksploatacji, c) likwidacja – datę zatwierdzenia protokółu likwidacji przez kierownika jednostki, d) nieodpłatne przyjęcie lub przekazanie – datę sporządzenia protokołu zdawczo – odbiorczego, e) przeszacowanie – datę urzędowej aktualizacji wyceny środków trwałych określoną w przepisach, f) aktualizacja – datę dokonywania odpisu aktualizującego, g) ujawnienie niedoboru lub nadwyżki – datę ujawnienia różnicy inwentaryzacyjnej wynikającej z protokołu komisji, h) sprzedaż – datę dokonania sprzedaży, i) zmiana miejsca użytkowania – datę protokołu odbioru przez nowego użytkownika. 1.1.2. Wycena Środki trwałe wycenia się według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Cena nabycia obejmuje cenę zakupu powiększoną o cło i opłaty manipulacyjne – w przypadku nabycia środka trwałego z importu – oraz o niepodlegający odliczeniu podatek VAT i akcyzowy, pomniejszoną o rabaty i opusty. Ponadto wartość początkową środka 3 trwałego powiększają koszty jego ulepszenia polegające na przebudowie, rozbudowie, modernizacji i rekonstrukcji. Cenę nabycia zwiększają także koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych na zakup rzeczowych aktywów trwałych, do czasu oddania ich do użytkowania: - prowizje i odsetki od kredytów i pożyczek, - dodatnie i ujemne różnice kursowe od pożyczek i kredytów. W przypadku nabycia nieodpłatnego – np. w wyniku darowizny – wycena następuje według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego środka trwałego. Środki trwałe w budowie wyceniane są w wysokości ogółu kosztów będących w bezpośrednim związku z ich nabyciem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. 1.1.3. Amortyzacja Odpisy amortyzacyjne środków trwałych polegają na systematycznym, planowanym rozłożeniu ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek ten wprowadzono do ewidencji. Ustala się wysokość stawek amortyzacyjnych dla wszystkich grup środków trwałych na poziome stawek zgodnych z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych. Ponadto zastosowano roczną stawkę amortyzacyjną dla prawa wieczystego użytkowania gruntu w wysokości 5%. Środki trwałe w budowie i grunty nie amortyzuje się. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w równych ratach co miesiąc. Metodę amortyzacji liniowej stosuje się do wszystkich środków trwałych. Ustalona metoda amortyzacji liniowej pozostaje niezmieniona przez cały okres użytkowania środka trwałego. Aparatura specjalna z tematów badawczych przyjmowana jest na majątek Instytutu, po zakończeniu tych prac badawczych, wg cen nabycia ze 100% umorzeniem. Do momentu przyjęcia aparatury specjalnej ewidencjonowana jest ona na koncie pozabilansowym. 1.1.4. Odpisy z tytułu trwałej utraty wartości Odpisu aktualizującego powodującego zwiększenie wartości środka trwałego dokonuje się jedynie na podstawie odrębnego rozporządzenia Ministra Finansów. W przypadku gdy środek trwały nie przynosi spodziewanych efektów ekonomicznych, a także w przypadku zmiany technologii dokonuje się odpisu aktualizującego z tytułu trwałej 4 utraty wartości. O jego wysokości decyduje Kierownik Jednostki. Odpis aktualizujący nie może być niższy od ceny sprzedaży netto tego środka trwałego. W przypadku braku informacji o cenie sprzedaży, należy zastosować wycenę według wartości godziwej. W przypadku gdy ustanie przyczyna, dla której dokonano opisu z tytułu trwałej utraty wartości, dokonuje się przywrócenia wartości pierwotnej środka trwałego. Odpisów aktualizujących z tytułu trwałej utraty wartości środka trwałego dokonuje się w korespondencji z kontem 761 „ pozostałe koszty operacyjne”. W przypadku gdy środek trwały nie był aktualizowany będzie to zapis Wn 761, Ma 070. Dla środków trwałych aktualizowanych: Wn 801, Wn 761, Ma 070. 1.1.5. Zasady tworzenia kont analitycznych. Do konta 010 – Środki trwałe analityki na kontach tworzy się w odniesieniu do grup środków trwałych, według Klasyfikacji Rodzajowej Środków Trwałych. Szczegółowe informacje o każdym środku trwałym zawierają: a) karty inwentarzowe poszczególnych obiektów b) tabele umorzeniowo – amortyzacyjne c) książka inwentarzowa. Książki pomocnicze dla środków trwałych prowadzi się w formie tabel amortyzacyjnych oraz obiektów inwentarzowych. Na koniec okresu sprawozdawczego dokonuje się uzgodnień pomiędzy wartością brutto a saldami i obrotami konta 010, wartością umorzenia a saldami i obrotami 070., pomiędzy umorzeniem i wartością amortyzacji w zespole „4” koszty rodzajowe. 1.1.6. Klasyfikacja zdarzeń gospodarczych i powiązanie z kontami księgi głównej a) Po stronie Wn konta 010 – Środki trwałe własne księguje się wszelkie przychody środków trwałych oraz zwiększenie ich wartości początkowej, w szczególności : Operacje gospodarcze Wn Ma 010 081/082 010 081/082 010 083 1. Przyjęcie do użytkowania środków trwałych nie wymagających montażu z zakupu 2. Przyjęcie do użytkowania środków trwałych wymagających montażu lub budowy 3. Przyjęcie do użytkowania środków trwałych zakupionych z tematów 5 4. Przyjęcie do użytkowania środków trwałych otrzymanych 010 nieodpłatnie 081/082, Zespół „8”, 5. Otrzymane aporty 010 Zespół „2” 6. Ujawnienie środka trwałego 010 237 7. Ulepszenie, przebudowa, rekonstrukcja, modernizacja ( obowiązek 010 081/082 gdy łączna wartość roczna przekracza 3.500 zł.) Zespół „2” Po stronie Ma konta 010 – Środki trwałe księguje się wszelkie zmniejszenia stanu i wartości początkowej, a w szczególności: Operacje gospodarcze Wn Ma 070 010 Wartość nieumorzona 761 010 2. Likwidacja na skutek zdarzenia losowego 771 010 1. Rozchód na skutek sprzedaży, likwidacji, niedoboru, darowizny (do wysokości dotychczasowego umorzenia) 1.2. Konto 020 - Wartości niematerialne i prawne. Do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych służy konto 020. Za wartości niematerialne i prawne uważa się nabyte przez jednostkę, zaliczone do aktywów trwałych, prawa majątkowe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok i wartości początkowej od 3500 zł, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności: - Autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, - Know-how, - Prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych, - Nabytą wartość firmy. W indywidualnych przypadkach, ze względu na istotne znaczenie praw majątkowych dla cyklu badań naukowych do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się prawa majątkowe o okresie używania dłuższym niż jeden rok i wartości początkowej poniżej 3.500 zł. 6 Natomiast do wszystkich, pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, o jednostkowej wartości poniżej 3.500 zł stosuje się uproszczoną ewidencję. Zakup tych praw odnosi się bezpośrednio w koszty pod datą ich nabycia. Jednocześnie dla tych praw prowadzona jest pozabilansowa ewidencja według użytkowników. Wartości niematerialne i prawne nie podlegają ulepszeniu. Dla wyceny, amortyzacji i odpisów z tytułu trwałej utraty wartości w przypadków wartości niematerialnych i prawnych maja zastosowanie metody takie same jak dla środków trwałych. Ponieważ wartości niematerialne i prawne nie są aktualizowane, odpisy z tytułu trwałej utraty wartości księguje się Wn 761, Ma 071. 1.2.1. Klasyfikacja zdarzeń gospodarczych i powiązań z kontami księgi głównej Po stronie Wn konta 020 – Wartości niematerialne i prawne księguje się wszystkie przychody wartości niematerialnych i prawnych, a w szczególności: Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Przychody z zakupów 020 081 2. Otrzymane aporty 020 Zespół „8” 3. Otrzymane nieodpłatnie 020 Zespół „8” 4. Ujawnienie wartości niematerialnych i prawnych 020 237 Po stronie Ma konta 020 – Wartości niematerialne i prawne księguje się wszelkie zmniejszenia stanu i wartości początkowej, a w szczególności: Operacje gospodarcze Wn 1. Rozchód na skutek sprzedaży, likwidacji, Konto 071 do wysokości niedoboru, lub darowizny Ma dotychczasowego umorzenia 020 Wartość nieumorzona 761 020 2. Likwidacja na skutek zdarzenia losowego 771 020 1.3. Konto 030 - Długoterminowe aktywa finansowe Do ewidencji długoterminowych aktywów finansowych i innych inwestycji, z wyłączeniem nieruchomości oraz wartości niematerialnych i prawnych stanowiących inwestycje służy konto 030. 7 Długoterminowe aktywa finansowe, to takie aktywa trwałe, których okres dysponowania jest dłuższy niż 12 miesięcy. Nabywane są w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych w postaci odsetek, dywidend, lub innych pożytków. Zalicza się do nich: udziały i akcje, papiery wartościowe, jednostki uczestnictwa itp. W ciągu roku obrotowego udziały w innych jednostkach i inne inwestycje długoterminowe wycenia się według ceny nabycia lub według ceny zakupu, jeżeli koszty przeprowadzenia transakcji są nieistotne. Długoterminowe aktywa finansowe w walutach obcych wycenia się po kursie kupna banku, z usług którego jednostka korzysta. Na dzień bilansowy długoterminowe aktywa finansowe wycenia się według ceny nabycia (lub zakupu) uwzględniając odpisy z tytułu trwałej utraty wartości lub według wartości godziwej. Wartość długoterminowych aktywów finansowych w walutach obcych na dzień bilansowy wycenia się po średnim kursie NBP z dnia bilansowego. 1.3.1. Klasyfikacja zdarzeń gospodarczych i powiązanie z kontami księgi głównej Po stronie Wn konta 030 – Długoterminowe aktywa finansowe księguje się wszelkie przychody inwestycji długoterminowych oraz zwiększenia ich wartości początkowej. Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Zakup długoterminowych aktywów finansowych 030 Zespół 1 i 2 2. Zwiększenie wartości długoterminowych aktywów finansowych 030 Zespół 1 i 2 3. Przekwalifikowanie aktywów krótkoterminowych 030 Zespół 1 030 Zespół 1 w długoterminowe 4. Założenie lokaty długoterminowej Po stronie Ma konta 030 – Długoterminowe aktywa finansowe księguje się wszelkie zmniejszenia stanu i wartości początkowej, a w szczególności: Operacje gospodarcze 1. Sprzedaż długoterminowych aktywów finansowych Wn Ma Zespół 7 030 Zespół 1 030 Zespół 1 030 2. Przekwalifikowanie krótkoterminowych aktywów w długoterminowe 3. Likwidacja lokaty długoterminowej 8 1.4. Konto 060 - Odpisy aktualizujące wartość długoterminowych aktywów finansowych (wartości udziałów i akcji) Konto 060 używane jest do księgowania zmian wartości udziałów i akcji spowodowanych trwałą utratą wartości, przywróceniem utraconej wartości, przeszacowaniem do poziomu cen rynkowych. Przy przekwalifikowaniu długoterminowych aktywów finansowych w krótkoterminowe, nadwyżkę z przeszacowania odnosi się do kosztów lub przychodów finansowych. Po stronie Wn konta 060 – Odpis aktualizujący wartości udziałów i akcji księguje się: Operacje gospodarcze Wn Ma Aktualizacja wartości udziałów i akcji do ceny rynkowej ponad cenę zakupu ( lub nabycia) 801 fundusz z 060 aktualizacji wyceny 060 030 Przekwalifikowanie aktywów długoterminowych do krótkoterminowych (zapis w kwocie trwałej utraty wartości) Po stronie Ma konta 060-Odpis aktualizujący inwestycje długoterminowe księguje się: Operacje gospodarcze Wn Ma 030 060 751 060 801 060 Przekwalifikowanie aktywów krótkoterminowych w długoterminowe (kwota podwyższenia wartości do poziomu cen rynkowych) Obniżenie wartości aktywów poniżej ceny nabycia lub zakupu Obniżenie wartości aktywów do kwoty, o którą podwyższono fundusz z aktualizacji wyceny. 1.5. Konto 070 - Umorzenie środków trwałych Konto 070 – Umorzenie środków trwałych służy do ewidencji odpisów umorzeniowych od wartości początkowej środków trwałych, zmniejszających ich wartość początkową zużycia. Na koncie ujmuje się zarówno planowe odpisy umorzeniowe, jak i odpisy aktualizujące wartość środków trwałych z tytułu trwałej utraty ich wartości. Planowane umorzenie środków trwałych księgowane jest po stronie Ma konta 070 w korespondencji ze stroną Wn konta zespołu „4’ -Amortyzacja Środków Trwałych. Natomiast odpisy aktualizujące – obciążają pozostałe koszty operacyjne. Umorzenie oblicza się od tej samej daty i przez ten sam okres co 9 amortyzację na podstawie tabel amortyzacyjnych. Dla umorzenia środków trwałych stosuje się takie same konta analityczne, jak dla konta środki trwałe. 1.6. Konto 071 - Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych Na koncie 071- Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się odpisów umorzeniowych od wartości niematerialnych i prawnych w korespondencji z kontem zespołu „4” - Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych. Analityka dla tego konta tworzona jest podobnie, jak dla konta 020. 1.7. Środki trwałe w budowie Do ewidencji wszelkich kosztów związanych z tworzeniem, budową, rozbudową aktywów trwałych, bez względu na rodzaj i źródła finansowania, służą konta 080, 081, 082 i 083. Konto 081 – Majątek trwały w budowie (ruchome) służy do ewidencji nabytych maszyn i urządzeń, zarówno wymagających montażu lub zainstalowania, jak i nowo zakupionych, które będą wydane do używania w późniejszym terminie. Na koncie tym księguje się po stronie Wn wszelkie przychody, z zarówno z zakupu, jak i z własnej produkcji, maszyn i urządzeń wymagających montażu lub instalacji, także niewymagających montażu oraz zwiększenia ich wartości, natomiast po stronie Ma ich rozchody i zmniejszenie wartości. Konto 082 – Środki trwałe w budowie (inwestycje budowlane) służy do ewidencji wszelkich poniesionych wydatków związanych z przygotowaniem i realizacją budowy środków trwałych stanowiących inwestycje budowlane, a także z remontem zakupionych środków trwałych używanych, niezbędnym przed przekazaniem ich do użytkowania, jak również ulepszeniem już posiadanych własnych lub obcych środków oraz nieruchomości stanowiących inwestycje – do czasu zakończenia budowy i przyjęcia ich do używania. Konto 083 – Środki trwałe w budowie (temat) służy do ewidencji wydatków związanych z zakupem i budową środków trwałych sfinansowanych ze środków unijnych. Wydatkowane środki unijne rozlicza się równolegle do odpisów umorzeniowych od środków trwałych sfinansowanych z tych dotacji na zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych. Do wydatków związanych z ewidencją środków trwałych w budowie zalicza się m.in. koszty: - Nabycia gruntów i innych składników majątku trwałego oraz koszty ich budowy i montażu, - Opłaty z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy środków trwałych oraz z tytułu uzyskanych lokalizacji, 10 - Napraw i remontów wykonanych przed przekazaniem środka trwałego do użytkowania, - Dokumentacji projektowej, - Przygotowywania terenu pod budowę, - Nadzoru autorskiego, inwestorskiego i generalnego wykonania, - Prób montażowych, - Ubezpieczeń majątkowych budowanych środków trwałych, - Odsetek, prowizji i różnic kursowych od kredytów i pożyczek za okres realizacji środków trwałych w budowie, - Inne, bezpośrednio związane ze środkami trwałymi w budowie. Do kont „Środków trwałych w budowie” – prowadzi się konta analityczne według potrzeb, w podziale na zadania inwestycyjne. 1.7.1.Wycena W ciągu roku obrotowego środki trwałe w budowie wyceniane są według rzeczywiście poniesionych nakładów, uwzględniając koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania oraz ewentualne różnice kursowe. Na dzień bilansowy środki trwałe w budowie wycenia się według rzeczywiście poniesionych nakładów, uwzględniając koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania oraz różnice kursowe pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. 1.7.2. Odpis z tytułu trwałej utraty wartości Do ewidencji zmian w zakresie odpisów aktualizujących wartość środków trwałych w budowie służą konta 081, 082, 083. Odpisów aktualizujących dokonuje się w przypadku podjęcia decyzji o częściowym lub całkowitym zaniechaniu ponoszenia nakładów na ich realizację, gdy budowany składnik w przyszłości nie przyniesie korzyści. W wyniku ustania przyczyny powodującej utratę wartości środka trwałego w budowie koryguje się wcześniej dokonany odpis. 1.7.3. Klasyfikacja zdarzeń gospodarczych i powiązania z kontami księgi głównej Po stronie Wn konta – Środki trwałe w budowie księguje się: Nazwa operacji Wn Ma 1. Wartość zużytych materiałów do budowy środka trwałego 081/082/083 Zespół 2 2. Wartość usług świadczonych przy budowie środka trwałego 081/082/083 Zespół 2 11 3. Odsetki, prowizje, ujemne różnice kursowe od kredytów, 081/082/083 Zespół pożyczek i zobowiązań w walucie obcej za okres realizacji „1”, „2” budowy środka trwałego Po stronie Ma konta – Środki trwałe w budowie księguje się: Nazwa operacji Wn Ma 1. Przeniesienie kosztów po zakończeniu budowy środka 010 081/082/ trwałego 083 2. Dodatnie różnice kursowe od kredytów, pożyczek i Zespół „1” i „2” zobowiązań w walucie obcej za okres realizacji budowy 3. Odpisy aktualizujące wartości środków trwałych w 081/082/ 083 08 08 761 081/082/ budowie na koniec roku obrotowego 4. Ostateczna decyzja kierownika jednostki o zaniechaniu ponoszenia nakładów na realizację środków trwałych w 083 budowie. 1.8. Konta pozabilansowe 091-01 – Środki trwałe w likwidacji Konto służy do pozabilansowej ewidencji własnych środków trwałych postawionych w stan likwidacji na skutek zużycia lub zniszczenia albo nieopłacalności napraw a także przeznaczonych do sprzedaży, do czasu zakończenia ich fizycznej likwidacji lub sprzedaży. Konto obciąża się wartością początkowa środków trwałych pod datą postawienia ich w stan likwidacji, a uznaje wartością początkową zlikwidowanych środków trwałych po zakończeniu likwidacji, to jest złomowania, sprzedaży itp. – pod data zakończenia fizycznej likwidacji lub sprzedaży. Fizyczna likwidacja środków trwałych potwierdzona jest protokołem komisji kasacyjno-likwidacyjnej. 091-02 – Grunty w użytkowaniu wieczystym Konto służy do pozabilansowej ewidencji posiadanych gruntów w użytkowaniu wieczystym – według ich cen rynkowych. 091-03 – Niskocenne składniki majątku trwałego (wyposażenie) Konto przeznaczone jest do pozabilansowej ewidencji rzeczowych składników majątku trwałego o niskiej jednostkowej wartości – do 3.500zł, to jest na poziomie wyznaczonym 12 przez obowiązujące aktualnie przepisy podatkowe. Składniki te są odpisywane są w 100% w koszty, w momencie przekazania ich do używania. Do konta prowadzona jest szczegółowa ewidencja, według grup i miejsc używania oraz osób odpowiedzialnych za powierzone mienie, umożliwiająca określenie ilości i wartości w cenach ich nabycia, zawierająca: - numer inwentarzowy składnika majątkowego (wyposażenia), - nr dowodu księgowego i datę przekazania składnika do używania, - nazwę składnika majątkowego, - miejsce używania (nazwa komórki organizacyjnej lub osoba odpowiedzialna za powierzone mienie), - datę likwidacji składnika ( w tym także datę sprzedaży lub darowizny), - przyczynę likwidacji. 091-04 – Niskocenne składniki WNIP Na koncie tym ewidencjonowane są składniki majątkowe zaliczane do wartości niematerialnych i prawnych (programy komputerowe i licencje) o niskiej jednostkowej cenie, tj. do 3.500 zł. Konto to funkcjonuje według zasad ustalonych dla konta 091-03 091-05 – Środki trwałe dzierżawione Konto przeznaczone jest do pozabilansowej ewidencji środków trwałych użytkowanych przez jednostkę na podstawie umów dzierżawy, najmu . Nie są wykazywane w aktywach bilansu jednostki, która je wykorzystuje dla swojej działalności. Podlegają natomiast wykazaniu w dodatkowej informacji. Konto to obciąża się wartością początkowa środków trwałych na podstawie umowy (protokołu) przyjęcia od właściciela, a uznaje wartością początkową środków trwałych po zakończeniu okresu dzierżawy, najmu na podstawie dokumentu potwierdzającego ich zwrot właścicielowi. Do konta prowadzona jest ewidencja analityczna umożliwiająca ustalenie ilości i wartości poszczególnych dzierżawionych środków trwałych, według ich właścicieli i klasyfikacji rodzajowej oraz osób za nie odpowiedzialnych. 13 091-06 – Odzież robocza i ochronna indywidualna 091-07 – Odzież robocza i ochronna zakładowa Konta te służą do pozabilansowej ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości odzieży roboczej i ochronnej stanowiącej wartość jednostki, nabytej na potrzeby pracowników. Odzież wydawana jest do używania zgodnie z regulaminowym przydziałem, określonym zarządzeniem kierownika jednostki, i odpisywana jest w 100% w koszty, w momencie wydania jej do używania. Do kont prowadzona jest szczegółowa ewidencja w postaci imiennych kart wyposażenia i kart zakładowych , które służą do ustalenia prawa do wymiany odzieży roboczej na nową, a w przypadku rozwiązania lub ustania stosunku pracy, służą do rozliczenia pracownika i ustalenia ewentualnych roszczeń pracodawcy z tytułu wydanej odzieży. 092 – Aparatura specjalna w tematach Konto jest przeznaczone do pozabilansowej ewidencji aparatury specjalnej. Na koncie tym księguje się te składniki majątkowe (środki trwałe i wartości niematerialne i prawne), które zakupione zostały na potrzeby realizacji tematów (projektów) badawczych i pozostają na tym koncie do czasu zakończenia realizacji tematu. Aparatura specjalna księgowana jest w 100% w koszty w momencie zakupu, bez względu na wartość tej aparatury. Do konta 092 prowadzona jest szczegółowa ewidencja w podziale na poszczególne tematy (projekty) badawcze. Po zakończeniu tematu badawczego aparatura specjalna przeksięgowywana jest na podstawie protokołu na majątek jednostki. 093 – Użyczenie środków trwałych Konto 093 służy do pozabilansowej ewidencji obcych środków trwałych będących w posiadaniu jednostki na zasadach użyczenia, przyjęcia do przechowywania, w depozyt itp. Konto to funkcjonuje według zasad ustalonych dla konta 091-05. 094 – Środki trwałe w leasingu Konto 094 służy do pozabilansowej ewidencji środków trwałych użytkowanych przez jednostkę na podstawie umów leasingu operacyjnego. Konto to funkcjonuje według zasad ustalonych dla konta 091-05. 14 2. Zespół 1 - Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe Konta zespołu „1” Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe służą do ewidencji. - aktywów w postaci krajowych środków płatniczych, walut obcych oraz dewiz przechowywanych w kasie jednostki oraz na rachunkach bankowych, - aktywów finansowych przeznaczonych do obrotu, w tym aktywów pieniężnych mających postać weksli obcych, czeków i innych aktywów finansowych, - instrumentów kapitałowych, a w szczególności udziałów i akcji - uzyskanych kredytów bankowych krajowych i zagranicznych, - udziałów i akcji własnych przeznaczonych do zbycia lub umorzenia, - różnic z aktualizacji wyceny krótkoterminowych aktywów finansowych, - środków pieniężnych w drodze. 2.1. Wykaz kont księgi głównej dla zespołu „1” Poniżej przedstawiono konta syntetyczne. Analityka do kont syntetycznych tworzona jest według potrzeb i stanowi załącznik do wykazu księgi głównej. Nr konta Nazwa 101 Kasa 131 Bieżące rachunki bankowe PLN 132 Bieżące rachunki bankowe walutowe 133 Rachunki bankowe dla tematów 134 Rachunki bankowe walutowe dla tematów 135 Rachunek środków ZFŚS 136 Rachunki bankowe inwestycyjne 137 Lokaty złotowe 138 Lokaty walutowe 141 Kredyty bankowe PLN 142 Kredyty bankowe w walucie obcej 143 Krótkoterminowe aktywa finansowe w pozostałych jednostkach 149 Środki pieniężne w drodze 15 Konta pozabilansowe Nr konta 190 Nazwa Weksle własne In blanco 2.2. Wycena dla zespołu „1” Krajowe środki pieniężne (tj. gotówka w kasie oraz środki zgromadzone na rachunkach bankowych) zgodnie z artykułem 28 ustawy o rachunkowości wykazywane są w księgach w wartości nominalnej. Odsetki od środków na rachunkach bankowych dopisuje się do stanu rachunku, drugostronnie ujęte jako przychody finansowe z wyjątkiem odsetek od środków ZFŚS, które naliczone przez bank zwiększają ten fundusz. Waluty obce zgromadzone na walutowych rachunkach bankowych wyceniane są zgodnie z artykułem 30 ustawy o rachunkowości. W ciągu roku obrotowego wyceniane są według kursów kupna lub sprzedaży walut obcych stosowanych na dzień dokonywania operacji przez bank, natomiast na dzień bilansowy są wyceniane według kursu średniego ustalonego na ten dzień dla poszczególnych walut obcych przez NBP. Weksle obce ujmuje się w księgach rachunkowych w ich wartości nominalnej, różnice z dyskonta odnosi się na przychody finansowe w momencie przyjęcia dokumentów. Kredyty bankowe wyrażone w walucie polskiej ujmuje się w księgach rachunkowych w wysokości zadłużenia według wartości nominalnej. Kredyty bankowe wyrażone w walucie obcej ujmuje się w księgach rachunkowych w wysokości zadłużenia w wartości nominalne walut obcych, przeliczonych na walutę polską wg zasad określonych w artykule 30 ust.2 ustawy o rachunkowości, natomiast na dzień bilansowy wycenia się po kursie średnim NBP, ustalonym na ten dzień dla poszczególnych walut obcych (art.30 ust.1). 2.3. Ewidencja operacji dla zespołu „1” Konto 101 – Kasa Konto 101 – Kasa przeznaczone jest do ewidencji własnej gotówki w walucie polskiej znajdującej się w kasie. 16 Po stronie WN – konta 101 księguje się w szczególności: Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Podjęcie gotówki czekiem z rachunku bankowego 101 149 2. Spłata należności przez odbiorców 101 211-217 3. Wpłata gotówki przez pracowników 101 231,234,238 4. Nadwyżki kasowe ujawnione podczas spisu z natury 101 237 Po stronie MA konta 101 księguje się w szczególności: Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Wpłata gotówki na rachunek bankowy 149 2. Wypłata gotówki pracownikom 231,234,238 101 3. Wypłata gotówki dostawcom 201-206 101 4. Niedobory kasowe ujawnione podczas spisu z natury 237 101 101 Obroty gotówkowe księguje się pod datą rzeczywistego wpływu lub rozchodu gotówki. Ewidencja szczegółowa prowadzona do kont powinna zapewnić ustalenie: - stanu gotówki w walucie polskiej, - wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom za nie odpowiedzialnym. Konta mogą wykazywać tylko saldo debetowe, które wyraża stan gotówki w kasie. Stan na ostatni dzień każdego roku obrotowego powinien być potwierdzony spisem z natury. Konto 131 – Bieżące rachunki bankowe PLN Konto 132 – Bieżące rachunki bankowe walutowe Konto 133 – Rachunki bankowe dla tematów Konto 134 – Rachunki bankowe walutowe dla tematów Konto 135 – Rachunek środków ZFŚS Konto 136 – Rachunki bankowe inwestycyjne Konto 137 – Lokaty złotowe Konto 138 – Lokaty walutowe 17 Konto 141 – Kredyty bankowe PLN Konto 142 – Kredyty bankowe w walucie obcej Konta służą do ewidencji środków pieniężnych na rachunkach bankowych jednostki. Na kontach dokonuje się księgowań operacji wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych – wyciągów i dołączonych do nich dowodów. Po stronie WN kont rachunków bankowych księguje się w szczególności: Operacje gospodarcze Wn 1. Wpływ środków na rachunek bankowy z kasy i innych 131-142 Ma 149 rachunków bankowych 2. Spłata należności przez odbiorców 131-136 211-217,249 3. Wpłata środków przez pracowników 131-136 231,234,238 4. Wpływ środków z tytułu rozrachunków publicznoprawnych 131-136 224-229 5. Wpływ środków z tytułu odsetek od środków pieniężnych 131-138 750 zgromadzonych na rachunkach bankowych Po stronie MA kont rachunków bankowych księguje się w szczególności: Operacje gospodarcze Wn 1. Wypłata środków z rachunku bankowy do kasy lub na inne 149 Ma 131-142 rachunki bankowe 2. Spłata zobowiązań wobec dostawców 211-217,249 131-136 3. Wpłata wynagrodzeń oraz innych świadczeń na rzecz 231,234,238 131-136 pracowników rozrachunków 224-229 131-136 5. Zapłata opłaty i prowizji bankowych 131-136 402,403 6. Zapłata odsetek od zaciągniętych pożyczek i kredytów 131-142 751 4. Wypłata środków z tytułu publicznoprawnych Ewidencja szczegółowa do kont umożliwia m.in. ustalenie: - stanu środków pieniężnych na poszczególnych rachunkach bankowych, - stanu poszczególnych wykorzystanych kredytów, 18 - podziału rachunków bankowych według poszczególnych walut obcych, a także wyrażenie ich stanu w walucie polskiej. Konta mogą wykazywać: - saldo debetowe, które oznacza stan środków na rachunku bieżącym, - saldo kredytowe oznaczające zadłużenie na rachunku bieżącym wobec banku z tytułu pozostałego kredytu do spłaty. Konto 149 – Środki pieniężne w drodze Konto 149 służy do ewidencji środków pieniężnych w obrocie między kasą a bankiem oraz pomiędzy rachunkami bankowymi jednostki. Po stronie WN księguje się w szczególności: Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Podjęcie gotówki czekiem z rachunku bankowego 149 131-136 2. Przelewy między rachunkami bankowymi 149 131-142 Po stronie MA księguje się w szczególności: Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Wpływ gotówki do kasy z rachunku bankowego 101 149 2. Przelewy między rachunkami bankowymi 131-142 149 Konto 149 może wykazywać zarówno saldo debetowe, jak również kredytowe. 3. Zespół 2 - Rozrachunki i Roszczenia Konta zespołu „2” Rozrachunki i roszczenia służą do ewidencji wszelkich krajowych i zagranicznych rozrachunków i roszczeń z dostawcami i odbiorcami. Ponadto, służą do ewidencji rozliczeń wynagrodzeń, rozliczeń niedoborów, szkód i nadwyżek oraz wszelkich 19 innych rozliczeń związanych z rozrachunkami i roszczeniami spornymi, rozrachunkami z pracownikami, z urzędem skarbowym z tytułu podatków oraz ZUS. 3.1. Wykaz kont księgi głównej dla zespołu „2” Poniżej przedstawiono konta syntetyczne. Analityka do kont syntetycznych tworzona jest według potrzeb i stanowi załącznik do wykazu księgi głównej. Nr konta Nazwa 201 Rozrachunki z dostawcami krajowymi 202 Rozrachunki z dostawcami z UE 203 Rozrachunki z dostawcami IMPORT 204 Rozrachunki z dostawcami wg tematów - KRAJ 205 Rozrachunki z dostawcami wg tematów z UE 206 Rozrachunki z dostawcami wg tematów IMPORT 211 Rozrachunki z odbiorcami - KRAJ 212 Rozrachunki z odbiorcami - UE 213 Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi spoza UE 214 Rozrachunki z odbiorcami – OSOBY FIZYCZNE 215 Rozrachunki z odbiorcami wg tematów - UE 216 Rozrachunki z odbiorcami wg tematów – spoza UE 217 Rozrachunki z odbiorcami kraj wg tematów 218 Rozliczenia walutowe odbiorcy krajowi 220 Rozrachunki z urzędem skarbowym 221 Podatek VAT naliczony 222 Podatek VAT naliczony – rozliczany strukturą 223 Podatek VAT należny 224 Rozrachunki z tytułu ZUS 225 Rozrachunki z Urzędem Miasta 226 Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego z US 227 Rozrachunki z tytułu VAT z US 229 Pozostałe rozliczenia publiczno – prawne 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami 20 235 Roszczenia sporne wobec pracowników 236 Należności z tytułu niedoborów i szkód 237 Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek 238 Należności z tytułu pożyczek mieszkaniowych i zapomóg pracowniczych 240 Rozrachunki z tytułu potrąceń wynagrodzeń 241 Rozliczenie z Ministerstwem Nauki 242 Rozliczenia z tytułu ubezpieczeń majątkowych 243 Stypendia dla cudzoziemców z UE 244 Inne roszczenia sporne z kontrahentami 245 Rozrachunki z działalności socjalnej 249 Pozostałe rozrachunki zewnętrzne 261 Rozliczenie wynagrodzeń 280 Rezerwa z tytułu należności 290 Konta pozabilansowe NKUP 3.2. Definicja Należności krótkoterminowe obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz inne należności z innych tytułów nierozliczonych do aktywów finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Pozostałe należności zalicza się do długoterminowych. Zobowiązania krótkoterminowe jest to ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także pozostałe zobowiązania, które staja się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Pozostałe zobowiązania zalicza się do długoterminowych. Obowiązek wykonywania świadczeń musi wynikać z przeszłych zdarzeń np. dokonanie zakupu materiałów, usług, naliczenie wynagrodzeń, naprawy gwarancyjne. 3.3. Wycena Operacje gospodarcze rozrachunkowe wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty z uwzględnieniem zasady ostrożności. W ciągu roku należy dokonywać systematycznej analizy sald, uwzględniając odsetki umowne lub ustawowe. 21 Należności podlegają aktualizacji wyceny poprzez tworzenie odpisów aktualizujących do wysokości nie pokrytej gwarancją lub innymi zabezpieczeniami. Odpisów aktualizujących dokonuje się na należności, których ściągalność jest wątpliwa. Odpisy tworzone są z uwzględnieniem stopnia ryzyka, jakie wiąże się z daną należnością. Kwota odpisów nie może być mniejsza niż 100% należności w przypadku, gdy dłużnik zalega z zapłatą przez okres 12 miesięcy. Odpisów aktualizujących dokonuje się również co najmniej w wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniami w przypadku dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości. Odpisane należności umorzone, przedawnione lub nieosiągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące i zaliczane są w części dotyczącej odsetek do kosztów finansowych, a w pozostałych przypadkach do pozostałych kosztów operacyjnych. Do ewidencji zmian odpisów aktualizujących należności służy konto 280. Należności w walutach obcych polegające na sprzedaży usług wycenia się według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury lub innego wiążącego jednostkę dokumentu. Na dzień bilansowy należności w walutach obcych wycenia się według średniego kursu NBP z dnia bilansowego. W ciągu roku obrotowego zobowiązania wycenia się według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury lub innego wiążącego jednostkę dokumentu. Na dzień bilansowy zobowiązania w walutach obcych wycenia się według średniego kursu NBP z dnia bilansowego. Różnice kursowe ustalone w trakcie roku lub na moment bilansowy odnosi się na koszty lub przychody finansowe. 3.4. Zasady tworzenia kont analitycznych, klasyfikacja zdarzeń gospodarczych i powiązanie z kontami księgi głównej Konta 201-206 – Rozrachunki z dostawcami Konta 211-217 – Rozrachunki z odbiorcami Do rozrachunków z odbiorcami tworzy się analitykę z podziałem na poszczególne stanowiska sprzedaży oraz kontrahentów, natomiast do rozrachunków z dostawcami tworzy się analitykę 22 z podziałem na kontrahentów. Po stronie Wn księguje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań wobec dostawców: Operacje gospodarcze Wn 5. Należności z tytułu sprzedaży usług na podstawie faktur własnych Ma 211-217 Zespół 7 6. Należności z tytułu sprzedaży, gdy została dokonana przedpłata w 211-217 842 wysokości ponad 50% ceny umownej na podstawie faktury 7. Naliczenie odsetek ustawowych za zwłokę w zapłacie należności 211-217 750 8. Roszczenia sporne zasądzone prawomocnym wyrokiem sądowym a. dochodzona kwota podstawowa 211-217 244 b. koszty postępowania sądowego i odsetki za zwłokę 211-217 842 Zapis równoległy: dokonanie odpisu aktualizującego 761 280 9. Dodatnie różnice kursowe powstałe na dzień wygaśnięcia należności 211-217 750 10. Dodatnie różnice kursowe z tytułu przeliczonych należności nie 211-217 750 zakończonych płatnych w walutach obcych, na dzień bilansowy 11. Zapłata zobowiązań gotówką lub przelewem 201-206 101,131-136 Po stronie Ma księguje się zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności przez odbiorców: Operacje gospodarcze Wn 1. Zapłata należności Zapis równoległy: 101,131-136 gdy należności są objęte odpisem 280 Ma 211-217 760 aktualizującym 2. Kompensata należności ze zobowiązaniami z tytułu dostaw 201-206 211-217 i usług 3. Przyjęcie weksli i czeków obcych na pokrycie należności 131-136 4. Przeniesienie należności dochodzonych od odbiorców na 244 211-217 211-217 drodze sadowej 5. Odpisanie należności przedawnionych i umorzonych oraz nieściągalnych: a. na które dokonano odpis aktualizujący, 280 211-217 b. na które nie było odpisu aktualizującego 761 211-217 23 c. zaliczonych uprzednio do przychodów przyszłych okresów 842 211-217 6. Zarachowanie otrzymanej zaliczki na poczet dostaw i usług 131-136 211-217 7. Różnice kursowe ujemne na dzień wygaśnięcia należności 751 211-217 8. Różnice kursowe ujemne z tytułu przeliczonych nie 751 211-217 zakończonych należności płatnych w walutach obcych na dzień bilansowy 9. Powstanie zobowiązań z tytułu zakupu materiałów i usług. Zespół 4 Zapis równoległy Zespół 5 lub 649 490 201-206 Ewidencja szczegółowa zapewnia możliwości ustalenia podziału należności i zobowiązań na krajowe i zagraniczne. Konta mogą mieć dwa salda: Saldo Wn oznacza stan należności Saldo Ma oznacza stan zobowiązań Konta 220-229 – Rozrachunki publicznoprawne Konta 220-229 służą do ewidencji wszystkich rozrachunków publicznoprawnych z tytułu podatków oraz pozostałych tytułów publicznych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do kontach 220-229 zapewnia możliwości ustalenia stanu należności lub zobowiązań z każdego tytułu rozrachunków oraz z jednostką, z którą dokonuje się rozliczenia, a w szczególności: - Podatku dochodowego od osób prawnych, - Podatku dochodowego od osób fizycznych, - PFRON, - Ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, - Podatku VAT, - Rozliczeń z Narodowym Funduszem Zdrowia, - Rozliczeń z Ministerstwem Zdrowia oraz z Urzędami Pracy z tytułu refundacji kosztów zatrudnienia stażystów i absolwentów. Konta 220-229 mogą wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności publicznoprawnych, zaś saldo Ma oznacza stan zobowiązań. 24 Konto 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami i osobami nie będącymi pracownikami z tytułu wszelkich wypłat pieniężnych, zaliczonych do wynagrodzeń. Na koncie 231 dokonuje się zapisów na podstawie list płac. Rozliczenia wynagrodzeń dokonuje się przy pomocy konta 261. Ewidencja analityczna konta 231 zapewnia podział na: - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń osobowych, - Wynagrodzenia bezosobowe, - ZUS - Depozyty – niepodjęte płace, - Zaliczki na poczet wynagrodzeń, - Stypendia doktoranckie Po stronie Wn konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń księguje się: Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Wypłaty wynagrodzeń i zaliczek na poczet wynagrodzeń 231 Zespół 1 2. Potrącenia dokonane na liście płac 231 220,240 231 760 3. Odpisanie przedawnionych zobowiązań z tytułu wynagrodzeń Po stronie Ma konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń księguje się: Operacje gospodarcze Wn Ma Naliczenie wynagrodzeń według listy płac 261 231 Zapis równoległy 404 261 Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza należności z tytułu wynagrodzeń ( podjęte zaliczki na wynagrodzenia), a saldo Ma oznacza niepodjęte płace. Konto 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Konto 234 służy do ewidencji wszelkich bezspornych rozrachunków z pracownikami, z wyjątkiem wynagrodzeń księgowanych na koncie 231 oraz niedoborów i nadwyżek księgowanych na koncie 237. Na koncie 234 księguje się rozrachunki z tytułu: - Wypłaconych pracownikom zaliczek, - Opłat za kursy i sympozja, - Rozmów telefonicznych prywatnych, 25 - Rozliczeń z tytułu zaliczek w dewizach, - Pozostałych rozliczeń z pracownikami. Ewidencja szczegółowa do konta 234 zapewnia ustalenie należności i zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika. Konto 235 – Roszczenia sporne wobec pracowników Na koncie 235 księguje się niedobory zawinione, powstałe z winy pracownika, gdy pracownik odmawia jego zapłaty. Takie niedobory stają się roszczeniami i podlegają przeksięgowaniu z konta 237. Konto 235 może wykazywać w ciągu roku saldo Wn, które oznacza stan nie rozliczonych niedoborów zawinionych. Konto 236 – Należności z tytułu niedoborów i szkód Na koncie 236 księguje się niedobory zawinione oraz szkody powstałe z winy pracownika, gdy pracownik wyraża na piśmie zgodę na ich spłatę. Takie niedobory i szkody stają się roszczeniami i podlegają przeksięgowaniu z konta 237. Konto 235 może wykazywać w ciągu roku saldo Wn, które oznacza stan nie rozliczonych niedoborów zawinionych i szkód. Konto 237 – Rozliczenia niedoborów, szkód i nadwyżek. Konto 237 służy do ewidencji rozliczeń ujawnionych niedoborów i szkód w rzeczowych i pieniężnych składnikach aktywów obrotowym aktywów trwałych, stanowiących własność Instytutu, jak również w składnikach majątkowych obcych. Na koncie tym ujmuje się niedobory i szkody wymagające postępowania wyjaśniającego przed ich zakwalifikowaniem do zawinionych lub niezawinionych. Niedobory ujmuje sie według cen nabycia lub kosztów wytworzenia. Kwotę roszczenia z tytułu niedoborów używanych rzeczowych aktywów ustala się uwzględniając szacunkowo stopień ich dotychczasowego zużycia. Niedobory środków pieniężnych i papierów wartościowych wycenia się w ich wartości nominalnej. Niedobory w środkach trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wycenia się według ich wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe umorzenie. Niedobory i szkody powstałe w ciągu roku muszą być rozliczone do końca roku obrotowego. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych następuje w wyniku postępowania wyjaśniającego. 26 Niedobory niezawinione uznane za ubytki naturalne (w granicach norm) i pozorne (wynikające z błędów pomiarów) podlegają spisowi w koszty rodzajowe, natomiast powstałe z przyczyn losowych lub uzasadniających ich usprawiedliwienie – podlegają odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne lub straty nadzwyczajne. Niedobory zawinione zakwalifikowane do dochodzenia od osób za nie odpowiedzialnych stają się roszczeniami i podlegają przeksięgowaniu z konta 237 na: - Konto 236 – gdy niedobory i szkody spowodowane były przez pracowników i pracownicy wyrazili na piśmie zgodę na ich spłatę. - Konto 235 – gdy wyjaśnienie wykazało, że pracownik jest winny powstania niedoboru i odmawia jego zapłaty, - Konto 249 – gdy niedobory i szkody spowodowały osoby nie będące pracownikami Instytutu. Wysokość roszczeń z tytułu niedoborów i szkód ustala kierownik jednostki, kierując się obowiązującym Kodeksem Cywilnym. Na koncie 237 nie księguje się niedoborów i szkód nie wymagających postępowania wyjaśniającego. Obciążają one konkretne osoby odpowiedzialne, które na podstawie decyzji Kierownika Jednostki – ujmowane są bezpośrednio na koncie 236 – Należności od pracowników z tytułu niedoborów i szkód. Konto 237 służy także do ewidencji i rozliczania ujmowanych nadwyżek w środkach pieniężnych i rzeczowych aktywach, stanowiących własność Instytutu. Nadwyżki stanowią ujawnione dodatnie różnice ilościowe w magazynach, kasie, komórkach organizacyjnych – w drodze porównania stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym. Na koncie 237 nie księguje się nadwyżek ujawnionych przy odbiorze dostaw materiałów, które rozlicza się bezpośrednio na koncie 201 – Rozrachunki z dostawcami. Nadwyżki wycenia się: - Środków pieniężnych – w ich wartości nominalnej, - Rzeczowych aktywów – według ceny nabycia, kosztów wytworzenia, a w przypadku ich braku według cen sprzedaży netto możliwych do uzyskania (z uwzględnieniem stopnia zużycia). W uzasadnianych przypadkach nadwyżki mogą być kompensowane z niedoborami, jeżeli: - Dotyczą składników majątkowych podobnych oraz - Zostały stwierdzone w trakcie tego samego spisu z natury i dotyczą tej samej osoby materialne odpowiedzialnej. 27 Nadwyżki, których nie ustalono przyczyn ich powstania przeksięgowuje się na pozostałe przychody operacyjne (760). Konto 237 może wykazywać w ciągu roku saldo Wn, które oznacza stan nie rozliczonych niedoborów i szkód lub Ma, które oznacza wartość nie rozliczonych nadwyżek. Na koniec roku konto nie powinno wykazywać salda. Konto 238 – Należności z tytułu pożyczek mieszkaniowych i zapomóg Konto 238 służy do ewidencji pożyczek mieszkaniowych otrzymywanych z funduszu socjalnego. Ewidencję prowadzi się według pożyczkobiorców. Konto uznaje się za pobrane pożyczki, a obciąża się ich spłatami. Saldo Wn konta 234 oznacza stan niespłaconych pożyczek. Konto 240 – Rozrachunki z tytułu potrąceń z wynagrodzeń Konto 240 służy do ewidencji rozrachunków z tytułu potrąceń dokonywanych pracownikom na listach płac z wynagrodzeń za pracę na rzecz innych jednostek lub osób fizycznych. Potrącenia na liście płac mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą pracownika lub na podstawie prawomocnych tytułów wykonawczych i egzekucyjnych. Po stronie Wn konta 240 księguje się: - Na podstawie wyciągów bankowych kwoty potracenia przekazane jednostkom i osobom fizycznym, na rzecz których ich dokonano, - Odpisanie zobowiązań przedawnionych. Po stronie Ma konta 240 księguje się potrącenia kwoty z wynagrodzeń, w szczególności: - Kwoty naliczone do przekazania na rachunki bankowe oszczędnościowo – rozliczeniowe , - Składki na rzecz organizacji zawodowych, - Składniki płacone przez pracowników na dobrowolne ubezpieczenia osobowe, - Potrącenia na rzecz Pracowniczej Kasy Zapomogowo – Pożyczkowej i innych Kas Pożyczkowych, - Składki na rzecz organizacji, do których przynależność pracowników jest obowiązkowa np. Okręgowa Izba Lekarska i Okręgowa Izba Pielęgniarek i Położnych, - Zobowiązania alimentacyjne, - Tytuły wykonawcze i egzekucyjne, wynikające z prawomocnych wyroków sądowych. 28 Konto 240 powinno wykazywać salo Ma wyrażające stan zobowiązań z tytułu kwot, potrąconych z wynagrodzeń pracowników, które nie zostały przekazane zgodnie z przeznaczeniem. Konto 241 – Rozliczenie z Ministerstwem Nauki Konto 241 służy do rozliczeń środków otrzymanych z Ministerstwa Nauki na działalność statutową. Konto 242 – Rozliczenia z tytułu ubezpieczeń majątkowych Konto 242 służy do rozliczenia składek i opłat z tytułu wszelkich ubezpieczeń majątkowych płaconych przez Instytut. Konto 243 – Stypendia dla cudzoziemców Konto 243 służy do ewidencji rozrachunków z tytułu wypłaty stypendiów na rzecz stypendystów z zagranicy. Konto 244 – Roszczenia sporne Konto 244 służy do ewidencji należności dochodzonych na drodze sądowej. Ewidencja analityczna konta zapewnia podział na poszczególnych kontrahentów. Konto 245 – Rozrachunki działalności socjalnej Konto 245 służy do rozliczania działalności socjalnej prowadzonej przez Instytut. Konto 245 obciąża się po stronie Wn: - Zapłatami za rachunki, faktury dotyczące działalności socjalnej, - Wypłatą zapomóg bezzwrotnych, dofinansowaniem do wypoczynku z ZFŚS na podstawie list płac. Po stronie Ma konta 245 księguje się w korespondencji z kontem 851 ( ZFŚS): - Faktury wystawione na Instytut, dotyczące działalności socjalnej za kolonie, obozy, zimowiska, za basen i inne, - Zapomogi bezzwrotne przyznane pracownikom z ZFŚS, - Dofinansowanie do wypoczynku pracowników i ich rodzin. Na koniec okresu sprawozdawczego konto 245 może wykazywać saldo Wn lub Ma oznaczające stan należności lub zobowiązań z tytułu działalności socjalnej. 29 Konto 249 – Pozostałe rozrachunki zewnętrzne Konto 249 służy do ewidencji pozostałych krajowych i zagranicznych rozrachunków nie objętych ewidencją na wyodrębnionych kontach zespołu 2, a w szczególności z tytułu: - Sum do wyjaśnienia, wynikających z omyłkowych operacji bankowych w wyciągach z kont a nie dotyczących Instytutu, - Rozliczeń delegacji do refundacji, pozostałych rozliczeń kwot do refundacji, - Wszystkich innych rozrachunków m.in. sum wpłaconych w formie kaucji, wadium przetargowego, itp. Ewidencja analityczna konta 249 umożliwia ustalenie należności i zobowiązań z poszczególnych tytułów, oraz od poszczególnych kontrahentów. Konto 249 może wykazywać salda: - Wn – wyrażające stan należności, - Ma – wyrażające stan zobowiązań Konto 261 – Rozliczenie wynagrodzeń Konto 261 służy do ujęcia i rozliczenia ogółu wypłat zaliczonych w myśl obowiązujących przepisów do wynagrodzeń. Na koncie 261 księguje się wynagrodzenia niezależnie od źródeł ich finansowania oraz bez względu na podstawę zatrudnienia, na podstawie list wynagrodzeń (płac). Po stronie Wn konta 261 księguje się: Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Wynagrodzenia osobowe, bezosobowe, według list wynagrodzeń. 261 231 2. Nagrody i premie płatne z zysku 261 231 261 231 Wn Ma 404 261 080 261 3. Równowartość wypłat dokonywanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych z tytułu wypadków przy pracy i innych tytułów Po tronie Ma konta 261 księguje się: Operacje gospodarcze 1. Wynagrodzenia brutto obciążające koszty działalności operacyjnej 2. Wynagrodzenia brutto obciążające koszty środków trwałych w budowie 30 3. Nagrody i premie płatne z zysku 800 261 4. Środki na wynagrodzenia otrzymane od innych jednostek 249 261 Nie księguje się na koncie 261, nie zaliczonych do wynagrodzeń: - Świadczeń rzeczowych np. posiłków profilaktycznych, wypłat ekwiwalentów za zużytą odzież roboczą; obciążają one konto 406 – Pozostałe świadczenia na rzecz pracowników, - Odszkodowań przysługujących pracownikom od przedsiębiorstwa; obciążają one konto 761 – pozostałe koszty operacyjne, - Świadczeń finansowanych ze środków przeznaczonych na cele socjalne: koszty te obciążają konto 851 – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Na koniec okresu sprawozdawczego konto 261 nie wykazuje salda. Konto 280 – Rezerwy z tytułu aktualizacji wartości należności Konto 280 służy do ewidencji odpisów aktualizujących wartości należności uwzględniających stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty. W szczególności na koncie 280 księguje się odpisy aktualizujące wartość należności: - Od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości – do wysokości należności nie objętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem, - Od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości – w pełnej wysokości należności, - Kwestionowanych przez dłużników oraz tych, z których zapłatą zalega od 12 miesięcy – do wysokości należności nie pokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem. Istnieje możliwość dokonania wcześniejszego odpisu aktualizującego wartości należności, gdy według oceny sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika, spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna. Odpisów aktualizujących wartość należności dokonuje się nie później niż na dzień bilansowy i zalicza do pozostałych kosztów operacyjnych lub finansowych, zależnie od rodzaju należności ( Wn 751,761;Ma 280). Jeżeli ustaną przyczyny dla których dokonano odpisu aktualizującego należności np. nastąpi zapłata należności, to równowartość odpisu aktualizującego zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych lub przychodów finansowych ( Wn 280; Ma 750,760). 31 Jeżeli nastąpi przedawnienie nieściągalnej wierzytelności następuje wykorzystanie odpisu aktualizującego należność i księguje się Wn280; Ma „2”) Do konta 280 prowadzona jest ewidencja analityczna umożliwiająca ustalenie wysokości odpisów aktualizujących według tytułów i kontrahentów. Konto 280 wykazuje saldo Ma, które zmniejsza w bilansie odpowiednie należności. Konto 290 – NKUP pozabilansowe Konto 290 służy do ewidencji kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu obowiązujących przepisów podatkowych. Do konta 290 prowadzona jest ewidencja analityczna. 4. Zespół 3 - Materiały Konta zespołu „3” przeznaczone są do ewidencji materiałów. Do materiałów, czyli aktywów obrotowych zalicza się nabyte w celu zużycia na własne potrzeby materiały podstawowe, paliwa, materiały pomocnicze, opakowania, części zamienne do maszyn i urządzeń. 4.1. Wykaz kont księgi głównej dla zespołu „3” Poniżej przedstawiono konta bilansowe syntetyczne. Analityka do kont syntetycznych tworzona jest według potrzeb i stanowi załącznik do wykazu kont księgi głównej. Numer konta Nazwa 300 Rozliczenie zakupu materiałów 310 Materiały w zapasie 319 Materiały w przerobie obcym 341 Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów 361 VAT nie do odliczenia od struktury 4.2. Wycena W ciągu roku obrotowego materiały wycenia się według ceny nabycia brutto tj. według ceny zakupu powiększonej o niepodlegający odliczeniu, związany, ze sprzedażą zwolnioną podatek 32 VAT oraz powiększoną o koszty bezpośrednie związane z zakupem ( transportu, załadunku, wyładunku, składowania) a obniżoną o rabaty, opusty i inne zmniejszenia, lub według kosztów wytworzenia (obejmujących koszty bezpośrednie i uzasadnioną część kosztów pośrednich z wyłączeniem kosztów ogólnego zarządu). Do wyceny materiałów przyjętych nieodpłatne np. w drodze darowizny, stosuje się cenę sprzedaży takiej samej lub podobnej rzeczy. Na dzień bilansowy materiały wycenia się według ceny nabycia lub kosztów wytworzenia, nie wyższych niż cena sprzedaży netto. Przy wycenie stosuje się zasadę ostrożnej wyceny. Oznacza to, że na dzień bilansowy ustala się, czy nastąpiła utrata wartości użytkowej zapasów (w wyniku zepsucia, uszkodzenia, zniszczenia, przeterminowania, postępu technicznego itp.) i ewentualnie dokonuje się odpisu aktualizującego, który doprowadza wartość księgową zapasów do ceny sprzedaży. Powstałą z tego tytułu różnicę zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych i ujmuje dwustronnie po stronie Ma konta 341 – „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów” jako odpis z tytułu trwałej utraty wartości. W przypadku ustania przyczyny dla której dokonano odpisu aktualizującego wartość zapasów dokonuje się zapisu odwrotnego. 4.3. Zasady rozchodu rzeczowych składników majątku obrotowego. W trakcie roku obrotowego rozchód materiałów wycenia się według zasady FIFO – pierwsze przyszło – pierwsze wyszło, czyli rozchód składników aktywów wycenia się kolejno po cenach tych składników, które jednostka najwcześniej nabyła. Ewidencja analityczna materiałów prowadzona jest według metody ilościowo -wartościowej w podziale na poszczególne grupy rodzajowe materiałów takie jak: odczynniki, sprzęt medyczny, szkło laboratoryjne, materiały pędne, gaz, artykuły papiernicze, czystościowe, materiały techniczne itp. Konto 300 – Rozliczenie zakupu materiałów Konto 300 służy do ewidencji rozliczenia zakupu materiałów. Prowadzenie konta 300 umożliwia ustalenie: - Zgodność ilości i jakości przyjętych składników, wynikających z dokumentów wystawionych przez dostawców, z dokumentacją przyjęcia wystawioną przez Instytut, - Prawidłowość i zasadność faktur obcych w zakresie: ilości, cen, narzutów, opustów, stawek VAT, 33 - Odchyleń od cen ewidencyjnych różniących się od cen nabycia wynikających z otrzymanych faktur, - Składników zwiększających cenę zakupu materiałów z importu takich jak: cło, podatek VAT, podatek akcyzowy, opłaty zapłacone w urzędzie celnym, - Dostaw w drodze, na które otrzymano fakturę, a których do końca okresu sprawozdawczego Instytut nie otrzymał, - Otrzymanych dostaw niefakturowanych, na które do końca okresu sprawozdawczego nie otrzymano faktury. Po stronie Wn konta 300 księguje się: Operacje gospodarcze Wn Ma 300 201-206 2. Faktury korygujące zwiększające kwoty uprzednich faktur 300 201-206 3. Nadwyżki materiałów w dostawach ujawnione przy odbiorze 300 201-206 4. Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów ( kredytowe) 300 341 5. Przedawnione zobowiązania z tytułu dostaw niefakturowanych 300 760 300 201-206 300 201-206 Wn Ma 1. Faktury VAT i rachunki od dostawców materiałów krajowych i zagranicznych 6. Obciążenia podwyższające ceny zarachowane przy zakupie z importu np. cło, podatek VAT naliczony, podatek akcyzowy, opłaty celne manipulacyjne 7. Otrzymane od zleceniobiorcy faktury, rachunki na przekazane przedpłaty, zaliczki, wynoszące co najmniej 50% ceny brutto. Po stronie Ma konta 300 księguje się: Operacje gospodarcze 1. Przyjęcie zakupionych materiałów z podatkiem VAT w przypadku działalności zwolnionej ( naukowej, leczniczej) a) do magazynu 310 300 b) do przerobu 319 300 2. Niedobory i szkody według cen zakupu brutto ( z podatkiem VAT): Rozliczone z dostawcą, przewoźnikiem lub zakładem ubezpieczeń 201-206 300 242 3. Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów ( debetowe) 341 300 34 4. Faktury korygujące otrzymane od dostawców zmniejszające wartości wcześniejszych faktur 201-206 300 5. Koszty zakupu ( np. transportu i spedycji, ubezpieczenia, za i Zespół wyładunku, prowizje pośredników fakturowane przez dostawców) 6. Przedawnione należności za nie dostarczone materiały w drodze „4” 300 761 300 Instytut nie stosuje konta – Rozliczenie zakup usług. Koszty usług księgowane są na podstawie faktur i rachunków, po ich wykonaniu bezpośrednio w zespół 4 w korespondencji z kontami 201-206. Za pośrednictwem konta 300 – Rozliczenie zakupu materiałów nie rozlicza się kosztów materiałów nie objętych ewidencją magazynową, które księgowane są w koszty na podstawie faktur i rachunków bezpośrednio w momencie zakupu np. są to druki, czasopisma, książki, paliwo, artykuły spożywcze kupowane w celach reprezentacji lub dla uczestników kursów i sympozjów. Konto 310 – Materiały w magazynie Konto 310 służy do ewidencji zapasów materiałów przeznaczonych do zużycia na własne potrzeby związane z prowadzona działalnością. Ewidencji na koncie 310 podlegają materiały własne, składowane w magazynach własnych. Ewidencja szczegółowa materiałów na składzie umożliwia rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im zapasy. Po stronie Wn konta 310 – Materiały w magazynie księguje się: Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Przyjęcie materiałów z zakupu do magazynu ( wg. cen brutto z VAT) 310 300 2. Ujmowanie nadwyżek 310 237 3. Przyjmowanie materiałów do magazynu z przerobu 310 319 310 760 4. Materiały otrzymane nieodpłatnie ( darowizna) według faktury wewnętrznej darczyńcy – w kwocie brutto. Po stronie Ma konta 310 księguje się: Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Rozchody materiałów: - Wydanych do zużycia, 401/402 310 35 - Sprzedanych, 740 310 - Wydanych z magazynu do przerobu, 319 310 - Wydanych do budowy środków trwałych, 081/082 310 - Wydanych na potrzeby pracowników ( np. odzież ochronna i robocza, środki czystości) 406 310 2. Niedobory i szkody ujawnione w magazynach 237 310 3. Nieodpłatne przekazanie materiałów ( darowizna). Zapis równoległy: 761 310 761 310 VAT należny 4. Zmniejszenie wartości materiałów na skutek uszkodzenia, przeterminowania, nieprawidłowego przechowywania - Zawinione 237 310 - Niezawinione 761 310 761 310 409 310 5. Przecena zapasów na dzień bilansowy do wartości wynikających z cen sprzedaży możliwych do osiągnięcia – różnica między ich wartością w cenach sprzedaży, a wartością w cenach ewidencyjnych 6. Zużycie materiałów na cele reklamy i reprezentacji na podstawie faktury wewnętrznej 7. Zwrot materiałów dostawcom według faktury korygującej 201-206 310 Saldo Wn konta 310 oznacza wartość zapasów magazynowanych materiałów. Konto 319 – Materiały w przerobie Konto 319 służy do ewidencji materiałów przeznaczonych na potrzeby prowadzonej działalności, a wydanych z magazynu na zewnątrz – do przerobu obcego lub wydanych do przerobu obcego bezpośrednio z zakupu. Konto to obciąża się wartością materiałów wydanych na zewnątrz wraz z kosztami tego przerobu, a uznaje się łączną wartością na podstawie wystawionego dowodu PZ w oparciu o dowód WZ otrzymany wraz z przetworzonymi materiałami od kontrahentów. Ewidencja szczegółowa do konta 319 określa miejsce oddania materiałów do przerobu oraz asortyment. Konto 341 – Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów Konto 341 służy do ewidencji różnic pomiędzy ceną ewidencyjną materiałów a ich wartością w cenach nabycia. 36 Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów powstają również przy zmianie cen ewidencyjnych - jako wynik weryfikacji cen, który może mieć charakter odchyleń debetowych lub kredytowych, zwiększających lub zmniejszających wartość zapasów materiałów. Odchylenia ustalane i rozliczane są odrębnie dla leków i dla pozostałych materiałów. Ponieważ odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów są niewielkie, w całości odnoszone są w koszty w okresie sprawozdawczym, w którym powstały. 5. Zespół 4 - Koszty według rodzaju i ich rozliczenie Konta zespołu „4” służą do ewidencji kosztów prostych z podziałem według ich rodzajów. Za koszty proste uważa się ogół poniesionych w danym okresie sprawozdawczym kosztów materialnych i niematerialnych, bez względu na okres którego dotyczą, niezależnie od tego czy zostaną zaliczone do kosztów bieżącego, czy przyszłych okresów sprawozdawczych. Są to koszty dotyczące zarówno działalności podstawowej i pomocniczej oraz ogólnego zarządu. 5.1. Wykaz kont księgi głównej dla zespołu „4” Analityka do kont syntetycznych tworzona jest według potrzeb i stanowi załącznik do wykazu kont księgi głównej Nr konta Nazwa 400 Amortyzacja 401 Zużycie materiałów 402 Usługi obce 403 Podatki obciążające koszty 404 Wynagrodzenia 405 Ubezpieczenia Społeczne i zdrowotne 406 Pozostałe świadczenia na rzecz pracowników 407 Odpisy na ZFŚS 408 Podróże służbowe 409 Koszty reprezentacji i reklamy 419 Pozostałe koszty 490 Rozliczenie kosztów 37 Konto 400 – Amortyzacja Konto 400 służy do ewidencji kosztów amortyzacji środków trwałych, ulepszeń w obcych środkach trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. wykorzystywanych do działalności operacyjnej. Na kontach tych ujmuje się amortyzację wyliczoną na podstawie stawek i metod amortyzacji ustalonych na dzień przyjęcia środka trwałego oraz wartości niematerialnych i prawnych do użytkowania od: - Środków trwałych, - Ulepszeń w obcych środkach trwałych, - Wartości niematerialnych i prawnych Wykorzystywanych na potrzeby działalności operacyjnej. Naliczenie amortyzacji od poszczególnych składników dokonuje się w oparciu o obowiązujące przepisy określające zasady i stawki ich amortyzacji. W ciąg roku konto 400 wykazuje saldo Wn, które z końcem roku obrotowego przenosi się na konto 860 – Wynik finansowy. Konto 401 – Zużycie materiałów Konto 401 służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów po uwzględnieniu zwrotów i materiałów niezużytych. Konto 401 obciąża się za materiały pobrane – na podstawie dowodów wewnętrznych – z własnych magazynów, jak również oddane do zużycia bezpośrednio po zakupie – dotyczy to druków, książek, czasopism, artykułów spożywczych dla uczestników kursów prowadzonych przez Instytut. Na koncie 401 (analityka „Wyposażenie”) ujmuje się również wartość środków trwałych odpisanych w koszty w całości ( 100% ) w momencie przekazania ich do używania, gdy ich wartość nie przekracza 3.500 zł. Na koncie 401 nie ujmuje się obniżenia wartości zakupów materiałów do poziomu cen sprzedaży neto możliwych do uzyskania na skutek utraty ich wartości użytkowych lub przydatności. Obciążają one pozostałe koszty operacyjne. Konto 401 uznaje się za zwroty do magazynu materiałów pobranych, a nie zużytych oraz za odzyski z remontów środków trwałych. Ewidencja analityczna do konta 401 zapewnia podział kosztów na poszczególne tytuły, ze szczególnym uwzględnieniem wydzielenia kosztów paliwa, leków, wyżywienia chorych. Konto 401 (analityka - Aparatura specjalna i wartości niematerialne i prawne z tematów naukowo - badawczych) służy także do ewidencji kosztów aparatury specjalnej i wartości 38 niematerialnych i prawnych zakupionych z tematów naukowo – badawczych. Do aparatury specjalnej zalicza się aparaturę naukowo – badawczą zaplanowaną i zakupioną w ramach tematów naukowych i księgowaną w 100% w koszty w momencie zakupu, bez względu na wartość tej aparatury. Dotyczy to również wartości niematerialnych i prawnych, zaplanowanych w tematach naukowych. Jednocześnie z księgowaniem na koncie 401 aparatury specjalnej i wartości niematerialnych i prawnych z tematów, ewidencjonuje się je na koncie pozabilansowym. Aparatura specjalna i wartości niematerialne i prawne przenoszone są na stan majątku Instytutu, po zakończeniu realizacji tematu naukowego. Konto 401 (analityka - Zużycie energii elektrycznej i cieplnej) służy do ewidencji rzeczywistych kosztów zużycia energii elektrycznej i cieplnej, wody. Ewidencja analityczna do konta 401 zapewnia podział kosztów na poszczególne tytuły. Zaliczki wpłacane na koszty energii elektrycznej i cieplnej, księgowane są do miesiąca, którego dotyczą. W ciągu roku konto 401 wykazuje saldo Wn, które na koniec roku obrotowego przenosi się na konto 860 – Wynik finansowy. Konto 402 – Usługi obce Konto 402 służy do ewidencji rzeczywistych kosztów usług obcych, a w szczególności: - usług transportowych, - usług remontowych, - usług telekomunikacyjnych, - usług informatycznych, - usług bankowych, - usług naukowo-badawczych, - usług finansowych, - opłat leasingowych, - pozostałych usług obcych. W ciągu roku konto 402 wykazuje saldo WN i przenoszone jest pod datą zamknięcia ksiąg na konto 860 – Wynik finansowy. 39 Konto 403 – Podatki obciążające koszty Konto 403 służy do ewidencji podatków i opłat obciążających koszty działalności operacyjnej, a w szczególności: - Podatku od środków transportu, - Podatku od nieruchomości i wynajmu pomieszczeń, - Opłat za użytkowanie gruntu, - Opłat na PFRON – nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu, - Opłat celno – manipulacyjnych, - Opłat skarbowych, opłat od czynności administracyjnych i cywilnoprawnych, - Opłat sądowych i notarialnych, - Podatku VAT nie podlegający odliczeniu. Konto 403 wykazuje w ciągu roku saldo Wn, które na koniec roku obrotowego przenosi się na konto 860. Konto 404 – Wynagrodzenia Konto 404 służy do ewidencji wynagrodzeń zaliczonych w koszty oraz wszelkiego rodzaju wypłat pieniężnych zaliczanych, zgodnie z obowiązującymi przepisami, do wynagrodzeń (osobowych, bezosobowych, honorariów ) – wypłacanych pracownikom lub innym osobom fizycznym. Ewidencja analityczna do konta 404 zapewnia podział poniesionych kosztów na poszczególne tytuły, takie jak: - Wynagrodzenia osobowe - Wynagrodzenia bezosobowe Na koncie 404 nie księguje się wypłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, oraz wypłat i świadczeń nie zaliczonych według przepisów do wynagrodzeń. W ciągu roku konto 404 wykazuje saldo Wn, przenoszone na koniec roku na konto 860 – Wynik finansowy. Konto 405 – Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne Konto 405 służy do ewidencji składek na ubezpieczenia społeczne obciążających pracodawcę w wysokości przewidzianych w ustawie z dnia 13.10.1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz. U. nr 137 poz. 887), to jest składek na: - Ubezpieczenia emerytalne, - Ubezpieczenia rentowe, 40 - Ubezpieczenia wypadkowe, - Fundusz Pracy. Instytut zwolniony jest od wpłat na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Na koncie 405 po stronie Wn księguje się naliczone składki na wyżej wymienione ubezpieczenia społeczne w korespondencji z kontem 224, a po stronie Ma – przeniesienie sumy kosztów z tytułu ubezpieczeń społecznych, pod datą ostatniego dnia roku obrotowego – na konto 860. Konto 406 – Pozostałe świadczenia na rzecz pracowników Na koncie 406 księguje się wszystkie inne wydatki na rzecz pracowników, dokonywane w czasie trwania stosunku pracy. I tak na koncie 406 ujmuje się: - Wydatki na szkolenie pracowników np. w zakresie bhp i p.poż, oraz w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, gdy pracownika kieruje na szkolenie Instytut. - Dopłaty do indywidualnej nauki pracowników, kierowanych na studia przez Instytut, - Świadczenia rzeczowe związane z bhp np. posiłki profilaktyczne, środki czystości, - Odzież ochronną i roboczą oraz ekwiwalenty pieniężne płacone z tytułu jej prania, - Odprawy pośmiertne, - Składki członkowskie za pracowników – nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu, - Okulary korygujące. Konto 406 obciąża się wartością wykonywanych świadczeń. Na koncie 406 nie są ujmowane wydatki, które zgodnie z ustawą o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych są finansowane z tego Funduszu. W ciągu roku wykazuje saldo Wn, które na koniec roku obrotowego przenosi się na konto 860. Konto 407 – Odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Konto 407 służy do ewidencji, naliczonych w ciężar kosztów, odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, tworzony na podstawie Ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Jako koszty uzyskania przychodu, zgodnie z przepisami podatku dochodowego od osób prawnych, uznaje się odpisy tylko do wysokości środków przekazanych na specjalny rachunek bankowy ZFŚS. Kwoty dokonanego odpisu ujmuje się jako czynne rozliczenia międzyokresowe. Po stronie Wn konta 407 księguje się 41 Odpis podstawowy roczny i wyrównawczy na ZFŚS – konto przeciwstawne 851. Zapis równoległy Wn 649, Ma 490. Po stronie Ma konta 407 księguje się: Przeniesienie sumy narzutów na dzień bilansowy, w korespondencji z kontem 860. Konto 408 – Podróże służbowe Konto 408 służy do ewidencji kosztów krajowych i zagranicznych podróży służbowych, związanych z prowadzona działalnością, obejmujących: - koszty delegacji krajowych (diety, koszty noclegów oraz koszty przejazdów), - koszty delegacji zagranicznych wraz z innymi kosztami, - koszty ryczałtów za używanie własnych pojazdów do celów służbowych, - Inne przewidziane przepisami koszty podróży służbowych. W ciągu roku konto 408 wykazuje saldo Wn, które na koniec roku obrotowego przenosi się na konto 860. Konto 409 – Koszty reprezentacji i reklamy Konto 409 służy do ewidencji kosztów reprezentacji i reklamy zaliczonych w ciężar kosztów operacyjnych. Są to w szczególności: - Koszty związane z przyjęciem i poczęstunkiem gości tj. kontrahentów, delegacji krajowych i zagranicznych, - Poczęstunki z okazji różnych uroczystości, świąt państwowych i branżowych, - Różnego rodzaju upominki okolicznościowe i reklamowe wręczane kontrahentom oraz gościom i delegacjom krajowym i zagranicznym, - Druki, ulotki reklamowe, - Wydatki związane z udziałem w targach i wystawach krajowych i zagranicznych, - Koszty reklamy obejmujące wydatki związane z kształtowaniem popytu ( ogłoszenia prasowe, wydawnictwa propagandowe, filmy, zdjęcia itp.) - Koszty delegacji kontrahentów krajowych i zagranicznych miedzy innymi koszty hoteli, przejazdów, udziału w przyjęciach, „kieszonkowe”, - Koszty imprez artystycznych organizowanych z okazji uroczystości, zakupu kwiatów do dekoracji pomieszczeń i dla wręczenia ich delegacjom i określonym osobom, - Wydatki związane z ogłoszeniami reklamowymi w prasie, radiu, telewizji. 42 Do kosztów reprezentacji i reklamy nie zalicza się miedzy innymi: - Wydatków dotyczących druków cenników, katalogów (ujmuje się na koncie 401, 402), - Wydatków związanych z pogrzebami: kwiaty, wieńce, nekrologii itp. ( konto 401,402), - Wydatków na upominki, poczęstunki okolicznościowe finansowane ze środków ZFŚS - ( konto 851), - Wydatków związanych z drukami i rozsyłaniem wszelkiego rodzaju ofert ( konto 402), - Wydatków związanych z zakupem i zainstalowaniem szyldów, tablic informacyjnych - ( konto 401 lub 402), - Wydatków związanych z ogłoszeniem przetargów ( konto 402). Do konta 409 prowadzona jest ewidencja analityczna, w ramach której wyodrębnia się: - Koszty reprezentacji (w tym koszty pobytu gości zagranicznych, upominki okolicznościowe i inne) - Koszty reklamy prowadzonej w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób, Koszty reprezentacji i reklamy muszą być udokumentowane fakturami VAT lub rachunkami. Przekazanie materiałów na potrzeby reprezentacji i reklamy podlega udokumentowaniu wewnętrzną fakturą VAT, która jest wystawiana niezależnie od faktury VAT dokumentującej zakup. Na koniec roku obrotowego saldo konta 409 przenosi się na Wynik finansowy – konto 860. Konto 419 – Pozostałe koszty rodzajowe Konto 419 służy do ewidencji pozostałych kosztów nie ujętych na kontach 400 – 409, a w szczególności: - Koszty szkoleń, sympozjów, kursów, konferencji, - Najem, dzierżawa, regeneracja butli, - Utylizacja odpadów i chlorowanie ścieków, - Koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, - Stypendia dla cudzoziemców, - Umowy partnerskie w ramach projektów, 43 - Pozostałe koszty. W ciągu roku konto 419 wykazuje saldo Wn, przenoszone na koniec roku obrotowego na konto 860. Konto 490 – Rozliczenie kosztów Konto 490 – Rozliczenie kosztów służy do bieżącego przenoszenia na konto zespołu 5 ( gdy dotyczą bieżącego okresu) lub 6 ( gdy dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych) kosztów według rodzajów zaewidencjonowanych na kontach 400-419. W ciągu roku obrotowego konto 490 wykazuje saldo Ma. Pod datą ostatniego dnia roku obrotowego łączną sumę kosztów własnych sprzedaży usług przenosi się w ciężar konta 490. Tak więc konto 490 na koniec roku może wykazywać saldo Wn lub Ma oznaczające zmianę stanu produktów. Saldo to na dzień bilansowy przenoszone jest z konta 490 na konto 860. W związku z tym konto 490 na dzień 31.12 salda nie wykazuje. 6. Zespół 5 - Koszty według typów działalności i ich rozliczenie. Konta zespołu 5 służą do ewidencji i rozliczania kosztów według poszczególnych rodzajów działalności w układzie miejsc ich powstawania. Na kontach zespołu 5 ujmuje się rozliczone koszty proste według rodzaju - przenoszone z zespołów 4 i 6, rozliczenia kosztów złożonych – przenoszone z kont zespołu 5 lub 6 na inne konta zespołu 5, 6 i 7. Zapisy na kontach zespołu 5 otrzymane są w wyniku automatycznego księgowania w oparciu o rozwinięty dekret zespołu 4. Po stronie Wn księguje się zwiększenie kosztów, a po stronie Ma księguje się ich przeniesienie na konto – Koszt własny sprzedaży. 6.1. Wykaz kont księgi głównej dla zespołu 5 Analityka do kont syntetycznych tworzona jest według potrzeb indywidualnych i stanowi załącznik do wykazu kont księgi głównej. Nr konta 501 Nazwa Koszty działalności podstawowej 44 521 Koszty zakładowe 550 Koszty ogólnozakładowe 551 Koszty dzielone kluczem 590 Rozliczenie wynagrodzeń według kart godzinowych 591 Rozliczenie narzutów na wynagrodzenia według kart godzinowych Konto 501 – Usługi podstawowe Konto służy do ewidencji kosztów bezpośrednich działalności podstawowej polegającej na świadczeniu usług badawczo – rozwojowych i leczniczych. W układzie kalkulacyjnym koszty księgowane są według numeru zlecenia (zlecenie określa rok, typ działalności oraz numer tematu badawczego i numer zadania w ramach tego tematu), komórki organizacyjnej oraz rodzaju kosztów. Na koniec okresu sprawozdawczego koszty działalności statutowej, dozymetrii, działalności ogólnotechnicznej i wydawniczej, kursów i szkoleń, internatu oraz działalności leczniczej przenosi się automatem księgowym na koszt własny sprzedaży Wn 710. Koszty działalności naukowej dla tematów w typach 04, 05, 06, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29 przenoszone są na koszt własny sprzedaży automatem księgowym po zakończeniu tematu naukowo – badawczego lub jego etapu. Automat zostaje uruchomiony po zaksięgowaniu na koncie pozabilansowym 901 wykazu tematów do zamknięcia. Jeżeli na dzień bilansowy temat naukowy nie został zakończony, a okres jego realizacji był dłuższy niż 6 miesięcy, to wówczas koszt własny tematu ustala się w wysokości poniesionych w danym okresie kosztów bezpośrednich, wraz z narzutami kosztów pośrednich (zakładowych i ogólnych). W ten sam sposób ustala się przychód takiego tematu, z tym że przychód nie może być wówczas wyższy od kosztów, których pokrycie w przyszłości przez zamawiającego jest prawdopodobne. Na koniec okresu sprawozdawczego konto 501 może wykazywać tylko saldo Wn, które wyraża wartość produkcji nie zakończonej. Stan produkcji nie zakończonej na dzień bilansowy zostaje potwierdzony inwentaryzacją. Wartość produkcji nie zakończonej wykazuje się w księgach rachunkowych w wysokości rzeczywistego kosztu wytworzenia, nie wyższego od ceny sprzedaży netto (różnica podlega na koniec roku obrotowego odpisaniu w ciężar kosztu własnego sprzedaży Wn 710). W ciągu roku obrotowego po stronie Wn konta 501 księguje się bezpośrednie koszty proste poniesione w danym okresie, koszty bezpośrednie rozliczane w czasie, koszty zakładowe produkcji podstawowej w korespondencji z kontem 490, 521. 45 Po stronie Ma konta 501 księguje się koszty wytworzenia produkcji zakończonej w korespondencji z kontem 710. Konto 521 – Koszty zakładowe Konto 521 służy do ewidencji kosztów pośrednich, obejmujących koszty zakładów naukowych i komórek organizacyjnych, związanych z działalnością podstawową Instytutu (naukową i leczniczą), które nie mogą być przypisane do kosztów bezpośrednich w momencie ich powstania np. koszty amortyzacji, energii elektrycznej, cieplnej, wody, sprzątania, odpisy na ZFŚS, podatku PFRON, podatku VAT. Na koniec okresu sprawozdawczego koszty zakładowe obciążają koszty produkcji podstawowej (Wn 501), nie wykazują więc salda. Koszty zakładowe przenoszone są na poszczególne tematy realizowane przez dany zakład wskaźnikiem procentowym określonym jako udział wynagrodzeń z narzutami w poszczególnych tematach realizowanych przez dany zakład do ogólnej sumy wynagrodzeń i narzutów we wszystkich tematach realizowanych w danym zakładzie. Konto 550 – Koszty ogólnego zarządu Konto 550 służy do ewidencji kosztów związanych z zarządzaniem i administrowaniem jednostką jako całością. W szczególności do kosztów ogólnych zaliczamy: - Koszty utrzymania takich komórek organizacyjnych Instytutu jak dyrekcja, administracja, księgowość, zarządzanie projektami, zarządzanie kadrami, współpraca z zagranicą, obsługa informatyczna, prawna, bhp, ppoż oraz inna na rzecz Instytutu, - Koszty reprezentacji i reklamy, - Koszty utrzymania budynków i obiektów należących do Instytutu, - Koszty niezbędnych remontów, napraw i konserwacji, których nie można przypisać bezpośrednio do kosztów poszczególnych zakładów. Na koniec okresu sprawozdawczego saldo Wn konta 550 przenoszone jest na koszt własny w podziale na tematy (Wn 710). Koszty ogólne przenoszone są na poszczególne tematy realizowane przez dany zakład wskaźnikiem procentowym określonym jako udział wynagrodzeń w poszczególnych tematach realizowanych przez dany zakład do ogólnej sumy wynagrodzeń w Instytucie. Konto 550 nie wykazuje więc salda na koniec okresu sprawozdawczego. 46 Konto 551 – Koszty dzielone kluczem Konto 551 służy do miesięcznego rozliczania kosztów: - energii elektrycznej, energii cieplnej, wody i ścieków, wywozu śmieci, gazu. Obroty konta 551 przeksięgowywane są automatycznie odpowiednio na konta 501, 521-1, 521-3, 550 po stronie Wn. Kluczem do rozliczania kosztów są zapisy strony Wn konta pozabilansowego 905. Jest to procentowy udział powierzchni poszczególnych zakładów do całkowitej powierzchni Instytutu. - dezynsekcji. Obroty konta 551 przeksięgowywane są automatycznie odpowiednio na konta 501, 521-1, 521-3, 550 po stronie Wn. Kluczem do rozliczania kosztów są zapisy strony Wn konta pozabilansowego 909. Jest to procentowy udział powierzchni poddanej dezynsekcji w poszczególnych komórkach organizacyjnych Instytutu do całej powierzchni poddanej dezynsekcji w Instytucie. - sprzątania oraz zakupu materiałów czystościowych. Obroty konta 551 przeksięgowywane są automatycznie odpowiednio na konta 501, 521-1, 521-3, 550 po stronie Wn. Kluczem do rozliczania kosztów są zapisy strony Wn konta pozabilansowego 904. Jest to procentowy udział powierzchni sprzątanej w poszczególnych zakładach do całej powierzchni sprzątanej w Instytucie. - pralni. Obroty konta 551 przeksięgowywane są automatycznie odpowiednio na konta 501, 521-1, 521-3, 550 po stronie Wn. Kluczem do rozliczania kosztów są zapisy strony Wn konta pozabilansowego 903. Jest to procentowy udział poszczególnych zakładów w kosztach usług pralniczych. - odpisu na ZFŚS, podatku PFRON. Obroty konta 551 przeksięgowywane są automatycznie odpowiednio na konta 501, 521-1, 521-3, 550 po stronie Wn. Kluczem do rozliczania kosztów są zapisy strony Wn konta pozabilansowego 907. Jest to procentowy udział osób w poszczególnych zakładach Instytutu do ogółu zatrudnionych. - podatku VAT. Obroty konta 551 przeksięgowywane są automatycznie odpowiednio na konta 521-1, 521-3, 550 po stronie Wn. Kluczem do rozliczania kosztów jest procentowy udział kosztów zakupu materiałów i usług w zakładzie do zakupu materiałów i usług w Instytucie. Na koniec okresu sprawozdawczego konto 551 nie wykazuje salda. Konto 590 – Rozliczenie wynagrodzeń według kart godzinowych Konto 591 – Rozliczenie ZUS od wynagrodzeń według kart godzinowych 47 Konta 590 i 591 służą do rozliczenia wynagrodzeń oraz składek ZUS od wynagrodzeń według miesięcznych kart godzinowych czasu pracy. Kluczem do rozliczenia wynagrodzeń są godziny pracy pracowników wykazane w tematach w danym miesiącu na karcie czasu pracy. Wykaz godzin pracowników jest zaksięgowany na koncie pozabilansowym 906. Na koniec każdego miesiąca konta 590 i 591 nie wykazują sald. 7. Zespół 6 - Rozliczenia międzyokresowe Konta zespołu 6 przeznaczone są do ewidencji rozliczeń międzyokresowych kosztów a także aktywów z tytułu odroczonego podatku dochodowego. 7.1. Wykaz kont księgi głównej dla zespołu 6 Analityka do kont syntetycznych tworzona jest według potrzeb indywidualnych i stanowi załącznik do wykazu kont księgo głównej. Nr konta Nazwa 600 Produkcja w toku 649 Rozliczenia międzyokresowe kosztów 650 Rozliczenia międzyokresowe kosztów na temat Konto 649 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów Konto 650 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów na temat Konto służy do rozliczania kosztów pomiędzy różnymi okresami sprawozdawczymi w celu zapewnienia współmierność kosztów z osiągniętymi przychodami. Rozliczenia międzyokresowe czynne dokonywane są wówczas jeżeli poniesione koszty w danym okresie sprawozdawczym dotyczą przyszłych okresów. Należą do nich np. koszty opłacanego z góry czynszu, odpisy na ZFŚS, prenumeraty czasopism opłacane z góry, składki z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych za przyszłe okresy, podatki i inne opłaty zapłacone jednorazowo za cały rok itp. Rozliczenia międzyokresowe bierne ujmowane są w księgach w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na dany okres sprawozdawczy, jeżeli kwotę zobowiązań można w sposób wiarygodny oszacować i nie podlegały one obowiązkowi 48 fakturowania przed dniem bilansowym. Zgodnie ze znormalizowaną ustawą o rachunkowości bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów tworzy się także w przypadku obowiązku wykonywania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób których kwotę można oszacować, mimo że data powstania zobowiązania nie jest znana. W szczególności na koncie tym ujmuje się: - Rezerwy tworzone na przewidywane koszty napraw gwarancyjnych własnych usług, - Rezerwy na wynagrodzenia z tytułu niewykorzystanych urlopów i nagród jubileuszowych oraz odprawy emerytalne. W Instytucie nie są tworzone rezerwy na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe oraz nagrody jubileuszowe i odprawy emerytalne. Niewykorzystane w danym roku urlopy wypoczynkowe muszą być, zgodnie z odpowiednimi przepisami, wykorzystane w roku następnym. Nie są tworzone rezerwy na nagrody jubileuszowe i odprawy emerytalne. Księgowanie kosztów nagród jubileuszowych i odpraw emerytalnych w roku ich wypłaty, nie zniekształca wyniku finansowego i podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, gdyż rezerwy te zgodnie z ustawą o podatku dochodowym nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Rezerw tych nie tworzy się również z powodu wysokich kosztów zatrudnienia aktuariusza, który mógłby ustalić ich wysokość. Tworzenie tych rezerw jest nieuzasadnione z punktu widzenia zasady istotności, gdy koszty nagród jubileuszowych i odpraw emerytalnych, rozpatrywane oddzielnie, nie przekraczają 5% sumy bilansowej z roku poprzedniego. 7.2. Wycena Zarówno czynne jaki i bierne rozliczenia międzyokresowe należy rozliczać z zachowaniem zasady ostrożności. A) w ciągu roku obrotowego wycenia się je w wysokości poniesionych kosztów, które dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, B) na dzień bilansowy wycenia się je w wysokości poniesionych kosztów, które dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, pomniejszonych o odpisy aktualizujące. 49 7.3. Klasyfikacja zdarzeń gospodarczych i powiązania z kontami księgi głównej. Po stronie Wn konta 649 i 650 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów księguje się Operacje gospodarcze 1. Przeniesienie kosztów zakupu do rozliczenia w czasie Wn Ma 649, 650 490 649, 650 Zespół „5” 2. Przeniesienie różnicy między zarachowanymi a poniesionymi rzeczywiście kosztami wytworzenia długotrwałych umów, zakończonych w danym okresie sprawozdawczym (rozliczenie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów) Po stronie Ma konta 649 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów księguje się: Operacje gospodarcze 1. Zaliczenie kosztów podlegających rozliczeniu w czasie Wn Ma Zespól 5 649, 650 Zespół 5 649, 650 2. Zarachowanie rezerwy na prawdopodobne koszty przyszłych okresów sprawozdawczych ( bierne rozliczenia międzyokresowe) 8. Zespół 7 - Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem Konta zespołu 7 służą do ewidencji: 1. Przychodów i kosztów ich osiągnięcia z tytułu sprzedaży: - Usług, - Materiałów, - Składników majątkowych. 2. Kosztów i przychodów z operacji finansowych, 3. Pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych, 4. Strat i zysków nadzwyczajnych. 8.1. Wykaz kont księgi głównej dla zespołu 7 Analityka dla kont syntetycznych tworzona jest według potrzeb indywidualnie i stanowi załącznik do wykazu kont księgi głównej. 50 Nr konta Nazwa 700 Sprzedaż działalność podstawowa 710 Koszt własny działalność podstawowa 740 Sprzedaż materiałów 741 Koszt własny sprzedaży materiałów 750 Przychody finansowe 751 Koszty finansowe 760 Pozostałe przychody operacyjne 761 Pozostałe koszty operacyjne 770 Zyski nadzwyczajne 771 Straty nadzwyczajne Konto 700 – Sprzedaż działalność podstawowa Konta 700 służy do bieżącej ewidencji przychodów ze sprzedaży usług działalności podstawowej. Analityką konta 700 jest numer tematu określający typ działalności oraz numer zakładu pozwalający przyporządkować przychód danego zakładu do koszu jego wytworzenia. W ciągu roku konto wykazuje saldo Ma. Pod datą zamknięcia ksiąg rachunkowych sumę obrotów Ma, oznaczających wartości przychodów przenosi się na konto 860 – Wynik finansowy. Po stronie Ma konta 700 księguje się: Nazwa operacji 1. Przychody netto ( bez podatku VAT) na podstawie własnych Wn Ma Zespół „1” Lub „2” 700 2. Przychody rozliczane w czasie 842 700 3. Przeniesienie salda na koniec roku obrotowego 700 860 faktur Konto 710 – Koszt własny działalność podstawowa Konta 710 służy do bieżącej ewidencji kosztu własnego sprzedaży usług. W ciągu roku konto wykazuje saldo Wn. Pod datą zamknięcia ksiąg rachunkowych sumę obrotów Wn, oznaczających wysokość kosztu własnego sprzedaży, ponosi się na konto 490. 51 Po stronie Wn – kont 710 księguje się: Nazwa operacji Wn Ma 1. Koszt własny sprzedaży 710 501 2. Koszt ogólnego zarządu 710 550 3. Przeniesienie salda na koniec roku obrotowego 490 710 Konto 740 – Sprzedaż materiałów Po stronie Ma konta 740 księguje się wartość przychodów ze sprzedaży materiałów. Na koniec roku obrotowego sumę obrotów strony Ma przenosi się na konto 860 – Wynik finansowy. Konto 741 – Koszt własny sprzedanych materiałów Po stronie Wn konta 740 księguje się koszt własny sprzedanych materiałów. Na koniec roku obrotowego sumę obrotów strony Wn przenosi się na konto 860 – Wynik finansowy Konto 750 – Przychody finansowe Konto 750 służy do ewidencji przychodów z operacji finansowych, a w szczególności: - Posiadania i sprzedaży udziałów w innych jednostkach, - Posiadania i sprzedaży papierów wartościowych, - Odsetek od udzielonych pożyczek, - Odsetek od należności, w tym także za zwłokę w zapłacie, - Odsetek od lokat, - Odsetek od środków na rachunkach bankowych z wyjątkiem odsetek od środków ZFŚS, - Dodatnich różnic kursowych, - Rozwiązywania zbędnych rezerw służących aktualizacji wyceny udziałów i długoterminowych papierów wartościowych, - Aktualizacji wyceny posiadanych udziałów i papierów wartościowych. Saldo konta 750 na koniec roku obrotowego przenosi się na konto 860 – Wynik finansowy. W ciągu roku obrotowego konto wykazuje saldo Ma. 52 Konto 751 – Koszty operacji finansowych Konto 751 służy do ewidencji kosztów operacji finansowych a w szczególności: - Odsetek i prowizji od kredytów i pożyczek, - Ujemnych różnic kursowych z wyceny ewidencyjnej i bilansowej należności i zobowiązań, środków pieniężnych i inwestycji w walucie obcej, - Wartości księgowej wniesionego aportu, - Rat kredytu leasingowego, - Odpisów aktualizujących wartości inwestycji, - Odpisanych pożyczek i należności z tytułu odsetek przedawnionych, nieściągalnych, umorzonych, - Wartości nabycia sprzedanych udziałów i papierów wartościowych, - Aktualizacji wyceny udziałów i papierów wartościowych. W ciągu roku obrotowego konto 751 może wykazywać tylko saldo Wn, które na koniec roku przenosi się na Wynik Finansowy – konto 860. Konto 760 – Pozostałe przychody operacje Konto 760 służy do ewidencji przychodów niezwiązanych bezpośrednio z działalnością operacyjna, a mianowicie: - Przychodów ze sprzedaży środków trwałych, z wyjątkiem sprzedaży lub likwidacji zorganizowanej części jednostki, - Przychodów ze sprzedaży środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych, - Wniesienia w formie aportu środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych – według wartości nominalnej, otrzymanych udziałów lub akcji, określonych w umowie lub statucie spółki, - Dzierżawy lub najmu środków trwałych, gdy leasing finansowy nie stanowi działalności podstawowej, - Odpisów z tytułu ujemnej wartości firmy, - Odpisów zobowiązań przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych, - Wpłat należności w przypadku wcześniejszego dokonywania odpisu aktualizującego wartości należności, 53 - Korekty odpisów aktualizujących wartości środków trwałych, wartości środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych, w przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu, - Dotacji i subwencji oraz odpisania rat dotacji, subwencji i dopłat otrzymanych dla sfinansowania budowy lub zakupu środków trwałych – równolegle do ich amortyzacji, - Przywrócenia wartości składnikom aktywów w całości lub części, od których dokonano odpisu aktualizującego ich wartość np. pozostającym jeszcze w zapasie materiałom, - Otrzymywanie odszkodowań, darowizn lub nieodpłatnie przyjętych składników majątku. W ciągu roku konto 760 wykazuje saldo Ma, które pod datą zamknięcia ksiąg rachunkowych przenosi się na konto 860 – Wynik finansowy. Konto 761 – Pozostałe koszty operacyjne Konto 761 służy do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności: - Likwidacji lub nieplanowanych odpisów amortyzacyjnych środków trwałych, z wyjątkiem likwidacji zorganizowanej części jednostki, - Odpisania inwestycji, która nie dała zamierzonego efektu gospodarczego, - Likwidacji lub nieplanowanych odpisów amortyzacyjnych, wartości niematerialnych i prawnych, - Odpisów z tytułu dodatniej wartości firmy, - Odpisania należności przedawnianych, umorzonych, nieściągalnych, - Amortyzacji środków trwałych przekazanych w leasing, - Koszty postępowania spornego, - Odpisów aktualizujących wartości zapasów rzeczowych składników majątku obrotowego, z tytułu zastosowania zasad ostrożnej wyceny, z uwagi na utratę wartości użytkowej lub obniżkę cen rynkowych, jak również: - Z tytułu odpisania zaniechanej lub niepodjętej produkcji, remontów, niedoborów, szkód jeżeli nie korygują one kosztów lub zdarzeń losowych, - Zapłaty odszkodowań, kar i grzywien, - Przekazania darowizn łącznie z VAT. W ciągu roku konto 761 wykazuje saldo Ma, które pod data zamknięcia ksiąg rachunkowych przenosi się na konto 860 – Wynik finansowy. 54 Konto 770 – Zyski nadzwyczajne. Konto 770 służy do ewidencji dodatnich skutków finansowych zdarzeń losowych trudnych do przewidzenia, poza działalnością operacyjną: - Otrzymanych od zakładów ubezpieczeń odszkodowań za straty w składnikach majątkowych spowodowanych zdarzeniami losowymi, takimi jak: powódź, pożar, huragan, - Przychodów ze sprzedaży jednostki gospodarczej lub zorganizowanej jej części. W ciągu roku konto 770 wykazuje saldo Ma, które pod datą zamknięcia ksiąg rachunkowych przenosi się na konto 860 – Wynik finansowy. Konto 771 – Straty nadzwyczajne. Konto 771 służy do ewidencji ujemnych skutków finansowych zdarzeń losowych możliwych do przewidzenia, poza działalnością operacyjną: - Kosztów usuwania skutków zdarzeń losowych nieobjętych odszkodowaniem, - Niedoborów i szkód w majątku z przyczyn losowych, - Usług obcych i własnych związanych z usuwaniem skutków zdarzeń losowych. W ciągu roku konto 771 wykazuje saldo Wn, które pod datą zamknięcia ksiąg rachunkowych przenosi się na konto 860 – Wynik finansowy. 9. Zespół 8 - Fundusze, Rezerwy i Wynik finansowy Konta zespołu 8 przeznaczone są do ewidencji: - Funduszy podstawowych, - Funduszy socjalnych, - Ustalenia wyniku finansowego, - Rozliczenia wyniku finansowego, - Rezerw, - Rozliczeń międzyokresowych przychodów. 55 9.1. Wykaz kont księgi głównej dla zespołu 8. Analityka do kont syntetycznych tworzona jest według potrzeb indywidualnych i stanowi załącznik do wykazu kont księgi głównej. Nr konta Nazwa 800 Fundusz statutowy jednostki badawczej 801 Fundusz rezerwowy z aktualizacji środków trwałych 802 Fundusz rezerwowy 820 Rozliczenie wyniku finansowego za rok ubiegły 821 Rozliczenie wyniku finansowego za rok bieżący 840 Rezerwy z tytułu niedoborów i szkód 841 Rezerwy z tytułu należności 842 Rozliczenia międzyokresowe przychodów zaliczki na temat 843 Inne rozliczenia międzyokresowe przychodów 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 860 Wynik finansowy 870 Obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego 800 – Fundusz statutowy jednostki badawczej. Konto 800 – Fundusz statutowy jednostki badawczej służy do ewidencji zmian z tytułu zwiększeń i zmniejszeń funduszu statutowego Instytutu. Po stronie Wn konta 800 Fundusz statutowy księguje się: Operacje gospodarcze 1. Zmniejszenie funduszu Wn Ma 800 821 Wn Ma Zespół 2 800 Po stronie Ma konta 800 Fundusz statutowy księguje się: Operacje gospodarcze 1. Podwyższenie funduszu statutowego 56 801 – Fundusz z aktualizacji wyceny Konto 801 służy do ewidencji: - Różnicy wartości netto środków trwałych, powstałej na skutek aktualizacji wyceny. Zasady i terminy aktualizacji wyceny środków trwałych określają wydane każdorazowo odrębne przepisy, - Odpisów aktualizujących wartość środków trwałych – w przypadku zmiany technologii produkcji, przeznaczenia do likwidacji, wycofania z użytkowania lub innych przyczyn powodujących trwałą utratę wartości środka trwałego – w części, w jakiej zwiększono ich wartość na skutek aktualizacji wyceny, - Różnic spowodowanych doprowadzeniem cen nabycia inwestycji długoterminowych do cen rynkowych, według zasad określonych w art. 35 ust 4-6 ustawy o rachunkowości. Fundusz z aktualizacji wyceny nie może być przeznaczony do podziału, ani na zasilenie innych funduszy, dopóki objęte aktualizacją środki trwałe i inwestycje długoterminowe znajdują się w jednostce. W momencie ich sprzedaży, likwidacji, wniesienia ich w formie aportu do spółki, różnica ich wartości netto, wynikająca z aktualizacji wyceny, pomniejszona o odpisy aktualizujące dokonane od nich z tytułu trwałej utraty wartości, podlega przeniesieniu na fundusz podstawowy. Różnica wynikająca z aktualizacji wyceny inwestycji długoterminowych podlega przeniesieniu na konto 060 – „Aktualizacja wartości inwestycji długoterminowych” – pod datą ich sprzedaży lub przekwalifikowania do inwestycji krótkoterminowych. Po stronie Wn konta 801 księguje się zmniejszenia funduszu rezerwowego z aktualizacji wyceny, a po stronie Ma jego zwiększenia. Konto 801 wykazuje saldo Ma, oznaczające aktualny stan funduszu z aktualizacji wyceny środków trwałych i inwestycji długoterminowych. 802 – Fundusz rezerwowy. Konto 802 – Fundusz rezerwowy jednostki badawczej służy do ewidencji zmian z tytułu zwiększeń i zmniejszeń funduszu rezerwowego Instytutu. 57 Po stronie Wn konta 802 Fundusz rezerwowy księguje się: Operacje gospodarcze Wn Ma 802 821 Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Podwyższenie funduszu rezerwowego z tytułu odpisu z zysku netto 821 802 1. Zmniejszenie funduszu Po stronie Ma konta 802 Fundusz rezerwowy księguje się: Fundusz rezerwowy jednostki badawczej jest zwiększany odpis z zysku netto, Fundusz rezerwowy jednostki badawczej jest zmniejszany o straty bilansowe. Konto 820 – Rozliczenie wyniku finansowego za rok ubiegły Konto 821 – Rozliczenie wyniku finansowego za rok bieżący Konta 820 i 821 służą do ewidencji rozliczenia wyniku finansowego netto w części pozostającej do dyspozycji Instytutu za rok bieżący, za rok ubiegły i za poprzednie lata. W jednostkach badawczych zysk netto może być przeznaczony na zwiększenie: 1. Funduszu rezerwowego, 2. Zakładowego Funduszu Nagród tworzonego w ciężar kosztów działalności w bieżącym roku obrotowym, 3. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Nie podzielony zysk lub nie pokryta strata pozostaje na koncie 820 do czasu podjęcia decyzji właściwego organu odnośnie przeznaczenia zysku netto lub pokrycia straty. Konto 820 służy także do ujęcia skutków tzw. błędów podstawowych z lat poprzednich. Po stronie Wn księguje się w szczególności: Operacje gospodarcze 1. Przeniesienie straty bilansowej Wn Ma 820 860 820 802 820 różne konta 2. Podział zysku na mocy uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe 3. Skutki błędów z lat ubiegłych powodujące obciążenie zysku, wykazane w sprawozdaniach z lat ubiegłych 58 Po stronie Ma księguje się w szczególności: Operacje gospodarcze 1. Przeniesienie zysku bilansowego Wn Ma 860 820 2. Skutki błędów podstawowych powodujących zwiększenie zysku z lat ubiegłych Różne konta 820 802, 800 820 3. Spisanie straty bilansowej na fundusz rezerwowy lub statutowy Konto może wyrażać saldo Wn – oznaczające niepokrytą stratę lub saldo Ma – wyrażające niepodzielony zysk z lat ubiegłych. Konto 842 – Rozliczenia międzyokresowe przychodów Konto 843 – Inne rozliczenia międzyokresowe przychodów Konta 842 oraz 843 służą do rozliczania przychodów w czasie obejmujących: 1. Równowartość otrzymanych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych, 2. Środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie 3. Ujemną wartość firmy, 4. Orzeczonego przez sąd zwrotu kosztów postępowania sądowego, 5. Prawo wieczystego użytkowania gruntu. W ciągu roku obrotowego rozliczenia międzyokresowe przychodów wycenia się w wartości nominalnej. Na dzień bilansowy rozliczenia międzyokresowe przychodów w walucie polskiej wycenia się w wartości nominalnej. Klasyfikacja zdarzeń gospodarczych i powiązania z kontem księgi głównej. Po stronie Wn konta 842 – Rozliczenia międzyokresowe przychodów księguje się: Operacje gospodarcze Wn Ma 842 Zespół „7” 843 760 1. Zarachowanie przychodów rozliczanych w czasie po wykonaniu świadczenia 2. Rozliczenia międzyokresowe przychodów w wysokości odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych sfinansowanych z dotacji ( miesięcznie) 59 Zapis równoległy 400 070 843 760 400 070 3. Rozliczenie prawa wieczystego użytkowania gruntu w wysokości miesięcznych odpisów amortyzacyjnych Zapis równoległy Po stronie Ma konta 842 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów księguje się: Operacje gospodarcze 1. Wystawione przez Instytut faktury VAT po otrzymaniu zaliczki Wn Ma Zespół „2” 842 131 843 131 842 010 843 2. Otrzymanie środków pieniężnych na sfinansowanie dotacji środków trwałych. 3. Otrzymane środki pieniężne z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Ministerstwa Zdrowia i innych jednostek na sfinansowanie prac badawczo – rozwojowych 4. Prawo wieczystego użytkowania gruntu. Analityka zapewnia podział na poszczególne tytuły oraz kontrahentów. Konto wykazuje saldo Ma oznaczające stan przychodów rozliczanych w czasie. Konto 851 – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Konto 851 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, tworzonego na podstawie Ustawy o ZFŚS. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzony jest z: - Corocznego odpisu podstawowego w ciężar kosztów, - Wpływów z opłat pobieranych od osób korzystających z działalności socjalnej ( w tym pełnopłatnych lub częściowo odpłatnych skierowań na wypoczynek), - Darowizn na rzecz Funduszu, - Odsetek od kosztów bankowych Funduszu, - Wpływów z oprocentowania pożyczek udzielonych ze środków Funduszu na cele mieszkaniowe, - Odpisów z zysku netto do podziału. 60 Fundusz Świadczeń Socjalnych przeznaczony jest na finansowanie potrzeb socjalnych pracowników i ich rodzin, a także emerytów i rencistów, w zakresie takim jak: - wypoczynek, turystyka, kolonie i obozy dla dzieci i młodzieży, - działalność kulturalno oświatową, sport i kultura fizyczna, - zapomogi dla osób w trudnej sytuacji życiowej, - dofinansowanie potrzeb mieszkaniowych pracowników w postaci pożyczek mieszkaniowych. Środki Funduszu podlegają obowiązkowo przechowywaniu na odrębnym rachunku bankowym. Środkami Funduszu administruje Kierownik Jednostki. Zasady gospodarki Funduszem oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń socjalnych określa odrębny regulamin, uzgodniony ze związkami zawodowymi. Ewidencja analityczna prowadzona do konta 851 zapewnia ustalenie stanu Funduszu, jego zwiększeń i zmniejszeń, według źródeł tworzenia i kierunków wykorzystania. Po stronie Wn konta 851 – księguje się: Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Faktury obce za usługi i zakupy, 851 Zespół 2 2. Umorzenie pożyczek mieszkaniowych, 851 238 3. Pieniężne zapomogi bezzwrotne dla pracowników i emerytów, 851 245 851 245 851 245 4. Pomoc bezzwrotna na cele mieszkaniowe, zgodna z regulaminem zakładowej działalności socjalnej 5. Dopłaty do wypoczynku dla pracowników i ich rodzin, zgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej Po stronie Ma konta 851 księguje się: Operacje gospodarcze 1. Pełny roczny odpis na ZFŚS Wn Ma 451 851 649 490 820 851 3. Odpłatność pracowników i innych osób za wczasy, kolonie i inne formy 231 851 Zapis równoległy: Przeniesienie odpisu podlegającego rozliczaniu w czasie: 2. Zwiększenie Funduszu z zysku netto do podziału wypoczynku 101 61 4. Odsetki bankowe od środków ZFSŚ 135 851 5. Darowizny pieniężne 135 851 6. Wpływy z oprocentowania pożyczek na cele mieszkaniowe 238 851 7. Wpłaty kar porządkowych udzielanych pracownikom na podstawie 231 851 Kodeksu Pracy Saldo Ma określa wysokość Funduszu Konto 860 – Rozliczenie wyniku finansowego. Konto 860 służy do ewidencji rozliczenia wyniku finansowego za rok bieżący. Przeniesienie wyniku finansowego netto ustalonego na koncie 860 następuje po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ do tego upoważniony – konto przeciwstawne 820. Konto 870 – Obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego Konto 870 służy do ewidencji podatku dochodowego od osób prawnych w części dotyczącej bieżącego okresu, jak i części odroczonej. Ewidencja analityczna prowadzona do konta 870 umożliwia wyodrębnienie podatku dochodowego wynikającego z: - Deklaracji podatkowej, - Ustalonego jako dodatnia lub ujemna różnica. Po stronie Wn konta 870 księguje się: Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Zarachowanie należnego podatku dochodowego według deklaracji podatkowej 870 220 870 841 2. Utworzenie rezerwy na dodatnią różnicę podatku dochodowego (obowiązkowe) Po stronie Ma konta 870 księguje się: Operacje gospodarcze Wn Ma 1. Przeniesienie na koniec roku obowiązkowych obciążeń wyniku finansowego 2. Zmniejszenie (korekta) zarachowanego podatku dochodowego 860 870 220 870 841 870 3. Rozwiązanie rezerwy na odroczony podatek dochodowy ( dodatnią różnicę) 62 Konto 870 wykazuje w ciągu roku saldo Wn, wyrażające kwotę zarachowanego podatku dochodowego. Saldo to na koniec roku obrotowego przenosi się na konto 860 – Wynik finansowy. 10. Określenie terminów inwentaryzacji i zasad jej przeprowadzania. W Instytucie inwentaryzację przeprowadza się stosownie do przepisów art. 26 ustawy o rachunkowości w następujących terminach: 1) jeden raz w roku – tj. na dzień 31 grudnia każdego roku obrotowego dokonuje się spisów z natury: a) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), b) papierów wartościowych, c) produktów w toku produkcji ( czyli tzw. prac niezakończonych), d) aparatury specjalnej, 2) raz w ciągu dwóch lat – przeprowadzane są inwentaryzacje okresowe dotyczące spisów z natury zapasów składników majątku obrotowego, objętych ewidencją ilościowo – wartościową oraz znajdujących się na terenie strzeżonym (materiały, środki farmakologiczne, opakowania), 3) w cyklu czteroletnim – przeprowadza się inwentaryzacje ciągłe dotyczące spisów z natury środków trwałych i środków o niskiej cenie jednostkowej, znajdujących się na terenie strzeżonym, 4) w kwartale kończącym rok obrotowy (tzn. w okresie od 1 października każdego roku obrotowego do 15 stycznia każdego następnego roku obrotowego) dokonuje się: a) uzgodnień należności, pożyczek i zobowiązań – drogą uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych Instytutu stanu tych aktywów lub pasywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, b) drogą porównań danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami pozostałych składników aktywów i pasywów i weryfikacji realnej wartości tych składników. 63 Zasady przeprowadzania inwentaryzacji zawarte są w aktualnie obowiązującej w Instytucie instrukcji wewnętrznej i techniki spisów inwentaryzacyjnych ustalających stan składników majątkowych IMP. 11. Projekty międzynarodowe Ewidencja kosztów projektów międzynarodowych i współfinansowanych z funduszy unijnych następuje na koncie 501 z odpowiednim kodem danego tematu, numerem zakładu realizującego projekt oraz rozwinięciem analitycznym według kosztów rodzajowych. Do ewidencjonowania kosztów rozliczanych w czasie stosowane jest konto 650 z analityką w postaci numeru tematu. Jeżeli w ramach projektu przewidziany jest zakup środków trwałych jest on ewidencjonowany na kocie 083 z rozwinięciem w postaci numeru tematu. Mimo, że wszelkie rozliczenia na kontach zespołu 2 księguje się bez podziału na temat, jednak jeśli w danym projekcie jest ściśle wymagane wydzielenie zapisów na kontach rozrachunkowych, istnieje możliwość zaksięgowania operacji na kontach 204, 205, 206, 215, 216, 217, których rozwinięciem jest kod tematu. Wydatki z projektu są realizowane z odrębnego konta bankowego, którego obroty księgowane są na konie księgowym 133 albo 134 z analityką w postaci odpowiedniego numeru tematu. Wszelkie otrzymane zaliczki oraz dotacje są księgowane na koncie 842 z wyróżnikiem w postaci numeru tematu oraz nazwy kontrahenta przekazującego środki. Po zakończeniu projektu, bądź pewnego etapu (zadania) projektu, koszty są przeksięgowane na koszt własny, natomiast środki rozliczone z otrzymanej zaliczki przeksięgowane zostają na konto 700 – przychody ze sprzedaży. Analityką konta 700 jest numer tematu oraz nazwa kontrahenta, natomiast analityką konta 710 jest numer tematu oraz numer zakładu realizującego projekt. Wyróżnikiem w ewidencji księgowej projektów międzynarodowych (podobnie jak wszystkich innych zleceń realizowanych w Instytucie) jest numer tematu. System stwarza możliwości przefiltrowania informacji pod kątem numeru tematu i sporządzenia odpowiednich zestawień w postaci arkuszy analitycznych tylko dla księgowań w ramach jednego tematu. Szczególne zasady kwalifikowania kosztów danego projektu, w tym np. sposób rozliczania kosztów pośrednich, są realizowane w oparciu o szczegółowe zapisy w umowie 64 projektu, wytyczne do projektów opracowane przez jednostki nadzorujące i finansujące projekt lub jeśli nie są one sprecyzowane, to rozliczenia następują tak jak dla wszystkich innych zleceń realizowanych w Instytucie. 65
