Realizacja zadań publicznych zlecanych podmiotom

Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Radom 1.10.2012
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Przedstawmy się!
Jaki podmiot reprezentuję?
Czym się zajmuje moja organizacja?
Jakie zadania publiczne zlecane organizacji realizujemy?
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Przygotowanie do realizacji zadania
publicznego
warunki organizacyjne
planowanie
przygotowanie oferty
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Warunki organizacyjne:
Zasoby organizacyjne (siedziba, kadra etatowa, struktura
organizacyjna)
Infrastruktura techniczna (wyposażenie, śr. transportu,
infrastruktura teleinformatyczna)
Zasoby personalne (kompetencje kadry)
Zasady rachunkowości
Doświadczenie organizacji
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Planowanie
Misja organizacji
Cele realizacji zadania
Docelowy rezultat działań
Metody osiągania celów i metody realizacji rezultatów
Środki i zasoby konieczne do realizacji działań
Warunki konkursowe/ustawowe
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Przygotowanie oferty
Wybór koordynatora merytorycznego i finansowego
Opracowanie diagnozy i metodyki realizacji zadania, określenie
celów
i
zaplanowanie
rezultatów,
sporządzenie
harmonogramu działań merytorycznych
Sporządzenie kosztorysu i uzupełnienie zasobów organizacji
Weryfikacja części merytorycznej oferty z kosztorysem
Zgromadzenie załączników wymaganych w konkursie
Weryfikacja aplikacji z warunkami konkursu przez osobę trzecią
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Oferta:
Wzór wg rozporządzenia
Generator wniosków
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Realizacja zadania publicznego
– aspekt merytoryczny
prowadzenie dokumentacji
merytorycznej
sprawozdawczość
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Dokumentacja merytoryczna:
-
odpowiada na wymogi określone przepisami prawa i dokumentuje
spełnianie wymogów;
-
stanowi źródło stwierdzeń zawartych w sprawozdaniach;
-
stanowi dowód realizacji zadania (jego metod, zakresu i skali działań) na
okoliczność kontroli;
Postępowanie z dokumentacją powinno być uregulowane wewnętrznie.
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Dobre praktyki i instrumenty prowadzenia
dokumentacji projektowej:
1.
2.
3.
4.
Oferta i sprawozdanie w wersji elektronicznej
Arkusz kalkulacyjny (np. MO Excel) nie tylko do tworzenia kosztorysów
i bieżącego monitorowania wydatków, lecz również do monitorowania
harmonogramu realizacji działań, tworzenia list obecności i arkuszy
programu zajęć.
Monitorowanie rezultatów (liczbowych oraz charakterystyki rezultatów
jakościowych).
Określenie statusu dokumentów (zatwierdzanie przez właściwe osoby).
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Dokumentacja merytoryczna (przykłady)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Listy obecności uczestników projektu (np. na szkoleniach, na zajęciach)
Dziennik przeprowadzonych zajęć/inny dokument
Raporty i sprawozdania z podjętych działań
Ankiety uczestników
Ewaluacja projektu
Dokumentacja beneficjentów – sposób jej prowadzenia (teczki
beneficjentów)
Zdjęcia z zajęć, filmy
Działania promocyjne projektu
Rekrutacja beneficjentów – sposób
Oświadczenia o przetwarzaniu, gromadzeniu i przekazywaniu danych
osobowych (zgodnie z umową o dofinansowanie od 2011 r.)
Raporty okresowe
Publikacje
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Pierwsza zasada sprawozdawczości:
Struktura
sprawozdania
odpowiada
strukturze oferty. W sprawozdaniu
odnosimy się do oferty, wskazując
faktyczny sposób i stopień wykonania
założeń zawartych w ofercie.
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Oferta i sprawozdanie (zestawienie)
1.
2.
3.
4.
Ofertę, ewentualne aktualizacje i sprawozdania sporządzamy w sposób jednolity
(bazujemy na sformułowaniach zawartych w ofercie).
Nazwa zadania publicznego (strona tytułowa oferty i umowy) jest wyróżnikiem
projektu, dlatego powinna być autorska, indywidualna oraz adekwatna do działań,
które obejmuje lub celu, któremu służy. Nazwa zadania wpisywana jest w
nagłówku sprawozdania końcowego.
Zakładane cele i sposób ich realizacji należy sformułować w układzie: CEL –
sposób realizacji celu. Stopień osiągnięcia celów wpisujemy w cz. I.1.
sprawozdania w sposób spójny katalogiem celów zapisanych w ofercie.
Zakładane rezultaty – powinny pokazywać konkretne wyniki jakie przyniesie
realizacja projektu. W sprawozdaniu odnosimy się do rezultatów wskazanych w
ofercie (cz. I.4.). Dodatkowo w cz. I.5. wpisujemy wskaźniki liczbowe dotyczące
realizacji zadania (skala i efekty zrealizowanych działań).
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Realizacja zadania publicznego
– aspekt finansowy
Zasady rachunkowości projektów współfinansowanych ze środków
publicznych
Zasady rozliczania dotacji
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
•
•
•
•
•
Zleceniobiorca ma obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji
księgowej środków dotacji w sposób zapewniający identyfikację
poszczególnych operacji. Zapisy na kontach księgowych powinny
umożliwiać stwierdzenie opłacenia z dotacji poszczególnych faktur
(rachunków) z oznaczeniem kwoty, numeru dowodu księgowego, daty
wystawienia oraz daty operacji gospodarczej.
Opis umieszczany na dowodach księgowych powinien odpowiadać
brzmieniu określonym w umowie, w szczególności wskazując pozycję
kosztorysu oferty, do której został przypisany. Opis powinien być
opatrzony datą i podpisem. Dowód księgowy powinien być oznaczony w
sposób wymagany przepisami o rachunkowości i zawierać potwierdzenie
zatwierdzenia wydatku oraz sposób dekretacji. Opisy umieszczamy na
dowodzie księgowym, a nie na potwierdzeniu dokonania płatności.
Każdy wydatek opłacany w ramach realizacji zadania powinien posiadać
dowód dokonania płatności (np. KW, RK, WB, potwierdzenie przelewu).
Dokumenty potwierdzające płatności do ZUS powinny zawierać opis
powtórzony z LP lub rachunku do umowy cywilnoprawnej z wskazaniem
kwoty składek dotyczących poszczególnych wynagrodzeń.
Wszystkie płatności (także do US i ZUS) muszą być dokonane do dnia
zakończenia realizacji zadania zgodnie z umową.
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
•
•
•
•
•
•
Zestawienie faktur sprawozdania powinno zawierać wszystkie dowody księgowe
dokumentujące wydatki związane z realizacją projektu, tj. wszystkich działań
przewidzianych w ofercie. Należy zwrócić szczególną uwagę na prawdziwość
danych zawartych w zestawieniu (numer i data wystawienia dowodu księgowego,
data i kwota operacji, przedmiot operacji i pozycja kosztorysu oferty).
Odsetki narosłe od dotacji podlegają rozliczeniu w rozliczeniu kosztów
i w zestawieniu faktur.
Dowodami księgowymi właściwymi do rozliczenia wydatków są: faktury, listy płac
(tylko umowy o pracę), rachunki do umów cywilnoprawnych, polecenie
księgowania.
Zapisy księgowe sporządzane powinny być chronologicznie. Do wyodrębnionej
ewidencji księgowej można tworzyć konta lub grupy kont analitycznych. Zasady
analityki powinny odpowiadać regulacjom polityki rachunkowości.
Sprawozdanie finansowe każde stowarzyszenie i fundacja są obowiązane
sporządzać w kształcie wynikającym z przepisów o rachunkowości (musi
obejmować bilans, rachunek wyników lub RZiS oraz informację dodatkową).
Zarząd lub odpowiadający mu organ statutowy ponosi odpowiedzialność za
prawidłowość zapisów księgowych, nawet gdy czynności księgowe wykonuje
zewnętrzny usługodawca, dlatego należy zapewnić odpowiedni nadzór nad
prowadzeniem księgowości.
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Zasady przygotowania organizacji
do postępowania kontrolnego:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Nadzór nad dokumentacją, określającą zasady działalności i wymaganą ustawami.
Zapewnienie tożsamości kopii dokumentów dołączanych do oferty (statut, sprawozdania, KRS
itp.).
Statutowy tryb reprezentacji obowiązuje od momentu wpisania zmian w rejestrze sądowym.
Zasady (polityka) rachunkowości i plan kont powinny być przyjęte uchwałą właściwego organu
statutowego organizacji.
Zapisy księgowe, treść dowodów księgowych oraz zapisy w sprawozdawczości powinny być
niesprzeczne. Wszelkie błędy i rozbieżności należy usuwać w sposób zgodny z zasadami
rachunkowości.
Organizacja powinna prowadzić dokumentację merytoryczną, umożliwiającą nadzór nad
realizacją działań i rezultatów określonych w ofercie. Wskazane jest prowadzenie czynności
ewaluacyjnych, w szczególności pod kątem efektywności działań i trwałości rezultatów.
Informacje zawarte w sprawozdaniu powinny mieć źródło, odzwierciedlenie lub potwierdzenie
w dokumentacji projektu. Zalecane jest stosowania oprogramowania informatycznego.
Dokumentacja związana z uczestnictwem beneficjentów projektu powinna odpowiadać
wymogom przepisów o ochronie danych osobowych.
Wskazane jest zapewnienie nadzoru nad dokumentacją wewnętrzną, w tym zatwierdzenie
stosowanych wzorów dokumentów, formularzy.
Realizacja zadań publicznych zlecanych
podmiotom pozarządowym
Radom 1.10.2012