„Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Załączniki do wniosku o płatność w ramach działania 7. Podstawowe usługi i odnowa wsi na obszarach wiejskich objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 7.2.1. Typ operacji Budowa lub modernizacja dróg lokalnych. Toruń, 27.10.2016 r. 1 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 1. Faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej– kopie Przed wykonaniem kopii oryginałów faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, na odwrocie należy zamieścić opis z następującymi informacjami: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Numer umowy o przyznaniu pomocy, Typ operacji (Budowa lub modernizacja dróg lokalnych), Numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo–finansowym z realizacji operacji, Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu …………… zł, Numer wyodrębnionego konta, na którym zostały zaksięgowane wydatki w ramach danej operacji, Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej przez złożenie podpisu przez osoby upoważnione wraz z datami ich złożenia Każdą stronę faktury (w tym opis drugostronny) należy oraz opatrzyć klauzulą lub pieczęcią o treści: „Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014- 2020”. 2 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 2. Dowody zapłaty - kopie Z wnioskiem należy przedstawić dowody zapłaty. Zapłaty należy dokonywać w formie bezgotówkowej. Dowodem zapłaty bezgotówkowej może być w szczególności: - wyciąg bankowy, potwierdzony pieczęcią banku (z zaznaczeniem operacji finansowych dotyczących wniosku) lub inny dokument bankowy potwierdzający dokonanie płatności, lub - zestawienie przelewów dokonanych przez bank Beneficjenta zawierające wartości i daty dokonania poszczególnych przelewów, tytuł, odbiorcę oraz stempel banku, lub - polecenie przelewu potwierdzone przez bank, - wydruki z systemu e-bankowości. 3 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 3. Umowy z wykonawcami zawierające specyfikację będącą podstawą wystawienia każdej z przedstawionych faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej – kopia – Należy niezwłocznie zawiadomić UM o zamiarze wprowadzenia zmian do umowy z wykonawcą, gdyż zmiany w realizacji inwestycji mogą powodować konieczność zmiany umowy o przyznaniu pomocy. – Należy również przedstawić aneksy do umów z wykonawcami. Aneksy należy zawierać zgodnie z zapisami w umowie między Beneficjentem a wykonawcą oraz zgodne z przepisami prawa budowlanego i prawa zamówień publicznych. 4 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 4.1 Uzasadnienie zmian dokonanych w poszczególnych pozycjach zestawienia rzeczowo – finansowego z realizacji operacji - oryginał Jeżeli wartości wpisane w poszczególnych pozycjach Zestawienia rzeczowo–finansowego z realizacji operacji dla etapu … różnią się od wartości wpisanych w tych pozycjach w Zestawieniu rzeczowo–finansowym stanowiącym załącznik do umowy, należy obliczyć odchylenia zgodnie z podanym poniżej wzorem ODCHYLENIA FINANSOWE [%] KOSZTÓW KWALIFIKOWALNYCH Wartość kosztów kwalifikowalnych w danej pozycji Zestawienia rzeczowofinansowego z realizacji operacji dla etapu … = - Wartość kosztów kwalifikowalnych w danej pozycji Zestawienia rzeczowo-finansowego operacji będącego załącznikiem do umowy Wartość kosztów kwalifikowalnych w danej pozycji Zestawienia rzeczowo-finansowego operacji będącego załącznikiem do umowy x 100 Uzasadnienie należy dołączyć w przypadku, gdy faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne operacji, będą zmienione w stosunku do wartości zapisanych w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, stanowiącym 5 załącznik do umowy. „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 4.2 Uzasadnienie zmian dokonanych w poszczególnych pozycjach zestawienia rzeczowo – finansowego z realizacji operacji cd - oryginał W przypadku, gdy: Wartość kosztów kwalifikowalnych określona w Zestawieniu rzeczowofinansowym operacji wniosku o płatność > Wartość określona w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji będącym załącznikiem do umowy Koszty te będą uwzględniane w wysokości faktycznie poniesionej, o ile będą uzasadnione i racjonalne i nie spowoduje to zwiększenia całkowitej kwoty pomocy określonej w umowie 6 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 5. Decyzja o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego, jeżeli właściwy organ nałożył taki obowiązek w wydanym pozwoleniu na budowę lub nałożył taki obowiązek innymi decyzjami – oryginał lub kopia Dołączamy, gdy: a) występują zadania, które zostały zakończone oraz dla których z odrębnych przepisów wynika obowiązek uzyskania pozwolenia na użytkowanie obiektu budowlanego. b) przystąpienie do użytkowania obiektu budowlanego lub jego części ma nastąpić przed wykonaniem wszystkich robót budowlanych. Pozwolenie na użytkowanie obiektu musi być decyzją ostateczną najpóźniej w dniu przesłania odpowiedzi na drugie wezwanie do usunięcia braków. 7 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 6. Zawiadomienie właściwego organu o zakończeniu budowy złożone co najmniej 14 dni przed zamierzonym terminem przystąpienia do użytkowania, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa budowlanego lub właściwy organ nałożył taki obowiązek - oryginał lub kopia wraz z: 6a. Oświadczeniem Beneficjenta, że w ciągu 14 dni od dnia zgłoszenia zakończenia robót budowlanych właściwy organ nie wniósł sprzeciwu – oryginał, albo 6b. Potwierdzeniem właściwego organu, że nie wnosi sprzeciwu w przypadku, gdy zawiadomienie o zakończeniu robót budowlanych będzie przedkładane przed upływem 14 dni – oryginał lub kopia 8 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 7. Protokoły odbioru robót budowlanych- oryginał lub kopia - Wymagane dla robót budowlanych, sporządzane odrębnie lub zbiorczo: a) odrębnie do każdej faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, b) zbiorczo dla kilku faktur (np., gdy występuje ten sam wykonawca). - Sporządzone w taki sposób, aby była możliwa identyfikacja wykonanych robót z uwzględnieniem ich zakresu, w odniesieniu do poszczególnych pozycji zestawienia rzeczowo-finansowego operacji, stanowiącego załącznik do umowy. - W przypadku umów z wynagrodzeniem ryczałtowym, protokoły odbioru robót powinny być sporządzone w układzie pozycji elementów scalonych z Zestawienia rzeczowo – finansowego operacji. 9 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 8.1. Kosztorys różnicowy – oryginał lub kopia a) dostarczyć w przypadku zmian stanu faktycznego w stosunku do zaplanowanego zakresu prac w projekcie budowlanym / kosztorysie inwestorskim / kosztorysie ofertowym / umowie o przyznaniu pomocy. b) jego przedmiar będzie stanowił podstawę do weryfikacji zakresu rzeczowego. c) powinien zawierać wyspecyfikowane i wycenione zmienione elementy (przed i po zmianach), w odniesieniu do kosztorysu inwestorskiego lub ofertowego, w zależności od tego, który kosztorys stanowił podstawę do ustalenia wysokości kosztów. 10 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 8.2. Kosztorys różnicowy cd. – oryginał lub kopia Należy pamiętać, że zgodnie z ustawą pzp zmiany są możliwe tylko w takich sytuacjach, gdy zamawiający przewidział możliwość ich wystąpienia (w ogłoszeniu o przetargu i siwz) oraz określił w umowie z wykonawcą warunki, na jakich zostaną wprowadzone. Beneficjent powinien załączyć także protokoły konieczności i inne dokumenty potwierdzające konieczność wykonania tych robót. W związku z powyższym wykazane w kosztorysie różnicowym roboty zamienne, a przede wszystkim roboty dodatkowe należy szczegółowo zweryfikować pod kątem ich kwalifikowalności (zgodnie z zawartą umową o przyznaniu pomocy). 11 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 9. Projekt budowlany - kopia a) Projekt budowlany dołączany jest do wniosku, w przypadku gdy Beneficjent nie dostarczył go do weryfikacji wraz z dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. b) Ww. dokumentu nie należy dołączać, jeśli dla realizowanej operacji z odrębnych przepisów prawa nie ma obowiązku jego sporządzania. c) Zaleca się, aby projekt budowlany został przekazany na nośniku CD. d) W przypadku zmian w projekcie, należy dostarczyć: - dokumenty potwierdzające konieczność wprowadzonych zmian (protokoły konieczności, zmiany do pozwolenia na budowę, zmiany w projekcie technicznym, itp.), - potwierdzenie wprowadzenia zmian przez projektanta. 12 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 10. Interpretacja przepisów prawa podatkowego (interpretacja indywidualna) wydana przez upoważniony organ (dyrektora izby skarbowej)– oryginał lub kopia - Załącznik powinien przedstawić każdy Beneficjent, - powinna dotyczyć przedmiotowej operacji i powinna jednoznacznie wskazywać, czy Beneficjent może lub nie może odzyskać uiszczonego w związku z realizacją operacji podatku od towarów i usług (VAT), - czas oczekiwania na wydanie wynosi do 3 miesięcy od złożenia formularza ORD – IN, - zaleca się złożenie formularza do Dyrektora Izby Skarbowej z odpowiednim wyprzedzeniem. 13 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 11. Pełnomocnictwo - oryginał lub kopia - Załącznik obowiązkowy w przypadku, gdy pełnomocnictwo zostało udzielone, - własnoręczność podpisów musi zostać potwierdzona przez notariusza, - sporządzone w formie pisemnej, określa w swojej treści w sposób niebudzący wątpliwości rodzaj czynności, do których pełnomocnik jest umocowany, - dane pełnomocnika we wniosku powinny być zgodne z danymi w załączonym do wniosku pełnomocnictwem. 14 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 12. Informacja o numerze rachunku bankowego Beneficjenta lub cesjonariusza prowadzonego przez bank lub przez spółdzielczą kasę oszczędnościowo kredytową– oryginał lub kopia Dokument potwierdzający numer rachunku bankowego Beneficjenta lub jego pełnomocnika lub cesjonariusza, na który mają być przekazane środki finansowe, składana jest obowiązkowo: - wraz z wnioskiem o płatność końcową - w przypadku, gdy operacja jest realizowana w jednym etapie, - wraz z wnioskiem o płatność pośrednią - w przypadku, gdy operacja jest realizowana w dwóch etapach. W przypadku zmiany numeru rachunku bankowego, Beneficjent zobowiązany jest złożyć w UM aktualny dokument potwierdzający numer rachunku wraz z kolejnym wnioskiem. Jeśli Beneficjent zawarł z Bankiem Gospodarstwa Krajowego umowę pożyczki na daną operację jest zobowiązany do dołączenia do wniosku: „Potwierdzenie otwarcia rachunku pożyczki do obsługi pożyczki z budżetu państwa na wyprzedzające finansowanie w ramach PROW 2014-2020” oraz przedmiotową umowę pożyczki a także aneksy w przypadku zmian kosztowych i innych. 15 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Dokumentem potwierdzającym numer rachunku bankowego Beneficjenta lub cesjonariusza może być: - zaświadczenie z banku, wskazujące rachunek bankowy Beneficjenta, na który mają być przekazane środki finansowe – oryginał, lub - umowa z bankiem na prowadzenie rachunku bankowego, na który mają być przekazane środki finansowe – kopia, lub - inny dokument z banku, świadczący o aktualnym numerze rachunku bankowego, zawierający dane takie, jak numer rachunku bankowego, nazwę właściciela - oryginał lub kopia; 16 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 13. Umowa cesji wierzytelności – oryginał lub kopia a) Dołączana w przypadku zawarcia umowy wierzytelności wraz z - Oświadczeniem dłużnika przelanej wierzytelności. b) W zaświadczeniu z banku należy wskazać dane cesjonariusza. 17 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 14. Sprawozdanie z realizacji operacji – oryginał - dokument obowiązkowy, w przypadku wniosku o płatność końcową, - wypełniony zgodnie z instrukcją, W Sprawozdaniu należy podać liczbę użytkowników korzystających z ulepszonej infrastruktury, przy czym liczba powinna zostać podana na podstawie zaświadczenia wystawionego przez wójta/burmistrza określającego liczbę mieszkańców miejscowości, w której została zrealizowana operacja, wg stanu na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc złożenia wniosku o płatność końcową. 18 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 15. Dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami, określonymi w Zasadach konkurencyjności wydatków w ramach PROW 2014-2020 (załącznik do umowy o przyznaniu pomocy) – kopia 1. Beneficjentów obowiązują zasady: - równego traktowania, - uczciwej konkurencji, - przejrzystości. 2. Beneficjenci przeprowadzają zamówienie, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 30 000 euro (netto), a jednocześnie jest wyższe od kwoty 20 000 zł (netto), zgodnie z Zasadami konkurencyjności wydatków w ramach PROW 2014-2020, określonymi w załączniku nr 3 do umowy. Beneficjenci są zobowiązani do załączenia dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami, określonymi w Zasadach konkurencyjności wydatków w ramach PROW 2014-2020. 19 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 16. Zestawienia umów zawartych oraz planowanych do zawarcia w tym samym roku co umowy przedstawione do refundacji, które beneficjent podpisał z wykonawcami na taki sam lub zbliżony co do charakteru rodzaj dostaw/usług/robót budowlanych. W przypadku zamówień udzielonych w trybie zamówień publicznych wraz z wnioskiem o płatność należy dołączyć zestawienie umów zawartych oraz planowanych do zawarcia w tym samym roku co umowy przedstawione do refundacji, które beneficjent podpisał z wykonawcami na taki sam lub zbliżony co do charakteru rodzaj dostaw/usług/robót budowlanych. Zestawienie obejmować ma wszystkie umowy które beneficjent podpisał lub planuje podpisać w danym roku (nie tylko umowy, które przedstawione są do refundacji w ramach PROW 2014-2020). Dokument powinien zawierać umowy z wykonawcami na taki sam lub zbliżony co do charakteru rodzaj dostaw/usług/robót budowlanych (bez względu na ich wartość) 20 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 17. Zakładowy plan kont – kopia - należy dostarczyć kopię dokumentów opisujących przyjętą przez Beneficjenta politykę rachunkowości, wraz z odpowiednim dokumentem potwierdzającym wprowadzenie, np. zarządzenie wójta/burmistrza/starosty. UWAGA ! - Najpóźniej z dniem podpisania umowy o przyznaniu pomocy powstaje obowiązek prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich transakcji związanych z realizacją operacji. - Beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących: a) ewidencji zdarzeń gospodarczych dokumentujących realizację operacji w ramach przyjętej polityki rachunkowości, b) ewidencji i rozliczania środków realizowanej operacji w ramach przyjętej polityki rachunkowości oraz zakładowego planu kont. - W ramach wyodrębnionej ewidencji winny być ujęte koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne ponoszone w ramach operacji. 21 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 18. Wydruk z dokumentacji księgowej lub kopia z książki ewidencji środków trwałych – kopia Należy przedstawić dokumenty potwierdzające zaksięgowanie środków trwałych w księgach rachunkowych Beneficjenta. Wydruki lub kopie, o których mowa powyżej, powinny zawierać stronę tytułową oraz strony obejmujące pozycje związane z realizacją operacji z dofinansowaniem PROW 2014-2020. Kopie dokumentów można dostarczyć także w postaci elektronicznej – zapisane na nośniku CD (zeskanowane). 22 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 19. Decyzja o pozwoleniu na budowę – jeżeli na podstawie przepisów prawa budowlanego istnieje obowiązek uzyskania tych pozwoleń – kopia a) wymagana wyłącznie w przypadku, gdy wraz z wnioskiem o przyznanie pomocy Beneficjent przedstawił program funkcjonalno-użytkowy oraz gdy dla inwestycji istnieje wymóg w tym zakresie, zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r. poz. 290). b) musi być decyzją ostateczną najpóźniej w dniu przesłania odpowiedzi na pismo w sprawie usunięcia braków/wyjaśnień. 23 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 20. Zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych, właściwemu organowi - kopia – należy załączyć wraz z oświadczeniem Wnioskodawcy, że w terminie 30 dni od dnia zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu – oryginał, lub – potwierdzeniem właściwego organu, że nie wniósł sprzeciwu wobec zgłoszonego zamiaru wykonania robót budowlanych – kopia. – wymagane przy składaniu wniosku o płatność wyłącznie w przypadku, gdy wraz z wnioskiem o przyznanie pomocy Beneficjent przedstawił program funkcjonalno-użytkowy oraz w przypadku, gdy Beneficjent nie był zobligowany uzyskać pozwolenia na budowę dla inwestycji objętej operacją. 24 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 21. Decyzja o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej – kopia Załącznik jest wymagany przy składaniu wniosku o płatność wyłącznie w przypadku, gdy wraz z wnioskiem o przyznanie pomocy Beneficjent przedstawił program funkcjonalno-użytkowy. Decyzję o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej załącza się, jeżeli Beneficjent na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 2003r. o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 687 z późn. zm.) został zobligowany do jej uzyskania. Konieczność wydania decyzji wystąpi, m.in. w przypadku, gdy planowane jest poszerzenie pasa drogowego na część działek nie należących do niego, a plan zagospodarowania przestrzennego przewiduje ten teren pod drogi publiczne. Wówczas nie będzie wymagane pozwolenie na budowę albo zgłoszenie, gdyż decyzja o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej reguluje wszystkie kwestie dotyczące prawa budowlanego 25 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. 22. Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach – kopia - kopia decyzji jest wymagana w przypadku, gdy wraz z wnioskiem o przyznanie pomocy Beneficjent przedstawił program funkcjonalno-użytkowy - gdy dla inwestycji istnieje wymóg w tym zakresie, zgodnie ustawą z dnia 3 października 2008r. o udostępnieniu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz ocenach oddziaływania na środowisko (Dz.U. z 2016r. poz. 353), został zobligowany do jej uzyskania. - wymagane dla planowanych przedsięwzięć mogących potencjalnie znacząco oddziaływać na środowisko. - w przypadku przebudowy drogi na długości powyżej 1 km wymagane jest uzyskanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach. 26 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Inne załączniki Beneficjent może załączać wszelkie dokumenty wszelkie dokumenty, które w jego opinii są niezbędne do oceny. - Jeżeli operacja była realizowana na drodze wewnętrznej i otrzymała dodatkowe punkty za kryterium łączenia z drogą wyższej kategorii należy dostarczyć uchwałę rady gminy o zaliczeniu drogi do kategorii dróg gminnych/powiatowych. Można wskazać adres strony BIP, na której została opublikowana dana uchwała jst. - Należy dostarczyć kopię zawiadomienia właściwego organu o zakończeniu budowy, kopie decyzji o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego, kopie protokołów odbioru robót, potwierdzające zrealizowanie lub realizowanie inwestycji przez stronę porozumienia (nieubiegającą się o pomoc), w przypadku otrzymania dodatkowego punktu za realizację operacji w porozumieniu pomiędzy gminami lub powiatami, lub gminą z powiatem. - Należy dostarczyć kopię dokumentacji potwierdzającej wykonanie infrastruktury szerokopasmowej (np. kopie decyzji o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego albo kopię zawiadomienia właściwego organu o zakończeniu budowy) w przypadku, gdy przy składaniu wniosku o przyznanie pomocy zaplanowano budowę takiej sieci. 27 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Inne załączniki cd. 1. W przypadku, gdy Beneficjent uzyskał na operację dotację od innej jednostki samorządu terytorialnego obowiązkowo załącza do wniosku o płatność dokumenty z opisem sposobu rozliczenia środków finansowych, przeznaczonych na zakres rzeczowy, który pokrywa się z zakresem rzeczowym realizowanej operacji. 2. Kwota dotacji nie może wykraczać poza wysokość wkładu własnego (wynoszącego 36,37% kosztów kwalifikowalnych). Należy wykonać zestawienie kosztów operacji z wyodrębnieniem kosztów kwalifikowalnych wraz z podaniem źródeł ich finansowania. 28 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Rozliczanie robót budowlanych 1. Dla umów ryczałtowych dokumentem wiodącym w kwestii określania zakresu inwestycji jest projekt budowlany, 2. Dla umów kosztorysowych dokumentem wiodącym jest kosztorys ofertowy. 3. Jeżeli w przedmiarze/kosztorysie są rozbieżności w stosunku do projektu budowlanego np. w zakresie ilości lub rodzaju robót, to zawsze rozstrzygającym jest projekt budowlany. W przypadku umów o wynagrodzenie ryczałtowe, gdy zmiany w realizacji inwestycji nie będą powodować zmian w Zestawieniu rzeczowo – finansowym operacji, nie ma potrzeby wprowadzania zmian do umowy o przyznaniu pomocy. Zarówno przy umowie z wynagrodzeniem ryczałtowym jak i kosztorysowym, zmiany te będą wymagały wykazania w kosztorysie różnicowym, a ostateczna kwota kosztów kwalifikowalnych i wysokość pomocy będzie ustalona po zakończeniu realizacji całej operacji. Zaleca się aby, ww. zmiany Beneficjent zgłosił także przed złożeniem wniosku o płatność w zbiorczej formie, w celu uzyskania akceptacji SW. 29 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Rozliczanie robót budowlanych Wnioskowane (bądź wprowadzone) zmiany w realizacji operacji będą rozpatrywane przez SW w następujących płaszczyznach: 1) dopuszczalności i prawidłowości w odniesieniu do przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, 2) wpływu na cel operacji (czy proponowane zmiany nie wpłyną na zmianę lub możliwość osiągnięcia celu operacji); 3) wpływu na zachowanie standardów jakościowych operacji (czy proponowane zmiany nie pogorszą standardów jakościowych inwestycji); 4) poprawności dokumentów i uzasadnienia zmian (czy dołączono stosowne dokumenty: protokoły konieczności, wpisy do książki budowy, decyzje, uzasadnienia, itp.); 5) konieczności wykazania zmian w umowie o przyznanie pomocy (czy istnieje konieczność sporządzenia aneksu do umowy). 30 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Rozliczanie robót budowlanych 1. Dla umów o ryczałtowych z wykonawcą, realizacji zakresu rzeczowego dokonuje się na podstawie: • Zestawienia rzeczowo – finansowego z realizacji operacji , • protokółów odbioru robót – sporządzonych w układzie pozycji Zestawienia rzeczowo finansowego operacji (elementów scalonych), • kosztorysów różnicowych stanowiących załącznik do wniosku o płatność wykazujących: - różnice pomiędzy projektem budowlanym a stanem faktycznym na dzień sporządzania kosztorysu różnicowego, - istotne odstępstwa, o których mowa w art. 36 a ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. prawo budowlane (Dz. U. z 2013r. poz. 1409 z późn. zm.). 31 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Rozliczanie robót budowlanych cd. 1. Dla umów kosztorysowych z wykonawcą, rozliczenie na podstawie: - kosztorysu różnicowego, wykazującego różnice pomiędzy stanem faktycznym, a kosztorysem ofertowym lub innym dokumentem zawierającym szczegółowy zakres rzeczowy wraz z wyceną, uzgodnionym pomiędzy wykonawcą a zamawiającym. 2. Jeżeli Beneficjent dokonał zmiany sposobu realizacji operacji, bez akceptacji SW (zawarł informację o tych zmianach w kosztorysie różnicowym), na etapie kontroli administracyjnej wniosku o płatność SW dokona oceny dopuszczalności tych zmian z zachowaniem zasad dla zmian zakresu rzeczowego. 32 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Rozliczanie robót budowlanych Beneficjent może uzupełniać i poprawiać dokumentację w ramach uzupełnień i wyjaśnień dokonywanych na etapie weryfikacji wniosku. Po zakończeniu oceny merytorycznej, dokumenty uznaje się za ostateczne i niepodlegające żadnym modyfikacjom. Wszelkie zmiany stanu faktycznego niewykazane w kosztorysie różnicowym, a stwierdzone podczas kontroli na miejscu realizacji operacji, będą podstawą do dokonania korekty kosztów kwalifikowalnych, co może skutkować obniżeniem kwoty pomocy oraz zastosowaniem sankcji . W przypadku wystąpienia robót zanikających lub podlegających zakryciu, należy dostarczyć protokoły odbioru lub kserokopie stron z dziennika budowy dokumentujące powyższe. 33 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Rozliczanie robót budowlanych - korekty kosztów kwalifikowalnych konsekwencje 1. Jeżeli wnioskowana kwota pomocy dla danego etapu operacji nie będzie przekraczała kwoty pomocy wyliczonej po sprawdzeniu wniosku przez UM o więcej niż 10%, kwota refundacji będzie równa kwocie pomocy obliczonej przez UM, zgodnie z postanowieniami umowy. 2. W przypadku, gdy wnioskowana kwota pomocy będzie wyższa o więcej niż 10% od kwoty pomocy wyliczonej po sprawdzeniu wniosku przez UM, przy wyliczeniu kwoty refundacji zostanie zastosowane zmniejszenie o kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy kwotą wnioskowaną przez Beneficjenta a kwotą obliczoną przez UM na podstawie prawidłowo poniesionych kosztów kwalifikowalnych. Kwota kary (równa różnicy między tymi dwiema kwotami) nie może przekraczać kwoty całkowitego wycofania wsparcia. 34 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Rozliczanie robót budowlanych - korekty kosztów kwalifikowalnych konsekwencje Jeżeli procentowe przekroczenie kosztów wynosić będzie więcej niż 10% (X > 10%) zostanie obliczona kwota refundacji wg poniższego wzoru: KWOTA POMOCY DO WYPŁATY = Kwota pomocy po weryfikacji w UM - (Kwota pomocy z wniosku o płatność – Kwota pomocy po weryfikacji w UM) Procentowe przekroczenie kosztów (X) obliczane jest wg wzoru: Kwota pomocy wpisana we wniosku o płatność X [%] - Kwota pomocy po weryfikacji w UM = * Kwota pomocy po weryfikacji w UM 100 35 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Rozliczanie robót budowlanych cd. 1. Niezrealizowane elementy korygowane będą wg cen z kosztorysu ofertowego. 2. W przypadku umowy ryczałtowej, dla której nie został sporządzony kosztorys ofertowy, niezrealizowane elementy będą korygowane według cen z kosztorysu inwestorskiego. 3. Natomiast elementy wykonane, a nieplanowane na etapie kosztorysu inwestorskiego lub ofertowego i niewykazane w kosztorysie różnicowym, korygowane będą wg bazy cenowej z daty sporządzenia kosztorysu ofertowego lub inwestorskiego, jeżeli ofertowy nie został sporządzony. 36 „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”. Materiał opracowany przez Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Za uwagę dziękuje Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego 37