WZÓR NA ZARZĄDZANIE CZASEM

WZÓR NA ZARZĄDZANIE
CZASEM
PAWEŁ KOCH
Wzór na zarządzanie czasem
• Każdemu zdarza się pomyśleć – „robota nie zając, nie
•
•
•
•
•
ucieknie”.
Jednak ciągłe przekładanie obowiązków na później może stać
się prawdziwym nałogiem.
Według psychologów, zwlekanie zawsze obraca się przeciwko
nam, a nawet może być szkodliwe dla zdrowia.
Według Roberta Tomana, holenderskiego psychologa, ok. 1520 proc. ludzi ma prawdziwy problem z wywiązywaniem się z
obowiązków w terminie.
Kiedy mają coś zrobić, tak długo znajdują sobie różne
dodatkowe zajęcia, że niepostrzeżenie mija im nie godzina czy
przedpołudnie, ale cały dzień.
Co gorsza, pod wieczór nie potrafią w ogóle przypomnieć
sobie, co właściwie zrobili z czasem!!!!!
Wzór na zarządzanie czasem
• Osoby takie często nawet nie zdają sobie sprawy, jak bardzo
•
•
•
•
szkodliwy jest ich nawyk.
Badania przeprowadzone wśród amerykańskich podatników
wskazują, że ci, którzy zostawiają rozliczenia roczne na
ostatnią chwilę, częściej się mylą i muszą płacić kary.
Studenci, którzy zaczynają się uczyć dopiero w nocy przed
egzaminem (przysłowiowy bat nad głową), mają gorsze
wyniki w nauce niż ich bardziej systematyczni koledzy (Bruce
Tuckman, Ohio State University).
Notoryczni „odwlekacze” cierpią też z powodu stresu, gorzej
śpią, a nawet częściej łapią przeziębienia i dokucza im
niestrawność.
Na dodatek mają świadomość, że takie postępowanie im
szkodzi i żyją w ciągłym poczuciu winy.
Wzór na zarządzanie czasem
• Co więc sprawia, że mimo tylu ewidentnych szkód, wielu z
•
•
•
•
•
nas i tak zabierze się do pracy jutro lub pojutrze, zamiast już
dziś?
Kto jest autorem stwierdzenia: „Co masz zrobić dziś zrób
pojutrze, będziesz miał trzy dni wolnego”
Odpowiedzi na te pytania szukał Peter Steel (psycholog z
University of Calgary in Alberta).
Na pomysł zbadania „odwlekaczy” wpadł jeszcze w czasie
własnych studiów, kiedy sam miał problem z wypełnieniem
obowiązków na czas.
Zauważył wtedy, że cierpi na tzw. „syndrom studenta”.
Większość osób, które uczyły się kiedykolwiek do egzaminów
zna go doskonale.
Wzór na zarządzanie czasem
• Otóż studenckie mieszkania nigdy nie lśnią taką czystością,
•
•
•
jak tuż przed zbliżającą się sesją.
Wtedy – wobec konieczności natychmiastowego rozpoczęcia
nauki – nawet sprzątanie mieszkania wydaje się atrakcyjnym
zajęciem.
Steel sam okazał się klasycznym odwlekaczem –
przeprowadzenie własnych badań zajęła mu dokładnie dziesięć
lat.
W końcu jednak zebrał się w sobie i opracował matematyczny
wzór, według którego można przewidzieć, jak szybko
zabierzemy się za wykonanie danego zadania.
Wzór na zarządzanie czasem
•
•
•
•
Wzór ten wygląda następująco:
U = (E x V) / (g! x D)
Co oznacza?
„U” wskazuje, jak szybko zabierzemy się za wykonanie
danego zadania.
• Według Steela spełnienie obowiązku przyjdzie nam tym
łatwiej, im jesteśmy bardziej pewni, że wykonamy zadanie
dobrze (E) i im bardziej jest ono przyjemne (V).
• Natomiast tym trudniej nam zmierzyć się z obowiązkiem, im
łatwiej ulegamy rozproszeniu (g – gamma!) i
• im mniej czasu mamy na jego wykonanie (D).
Wzór na zarządzanie czasem
Olga Woźniak
• Oczywiście nie ma w tym nic zdrożnego, że każdemu z nas od
•
•
•
•
•
czasu do czasu się nie chce.
Pijemy dziesiątą herbatę, robimy porządek w kolekcji płyt,
pranie, sprzątanie – wszystko po to, by odwlec chwilę, kiedy
kategorycznie i bezwzględnie będziemy musieli się zająć
Zadaniem Niecierpiącym Zwłoki.
Jednak te wspomniane wyżej 15–20 procent z nas ma z tym
naprawdę poważny problem.
To prokrastynatorzy.
Odwlekanie rujnuje ich życie: odbiera zdrowie, przyjaciół,
pieniądze.
Co zatem daje w zamian, że trwają w swym zgubnym nałogu?
Wzór na zarządzanie czasem
Olga Woźniak
• Wrzód na potem
• Niektóre badania psychologiczne pozwalają określić, jakie
•
•
•
cechy charakteru predestynują do stania się patologicznym
opóźniaczem.
Naukowcy mówią, że najczęściej zdarza się to
perfekcjonistom,
ale także ludziom niepewnym siebie, bojącym się porażki
oraz takim, którzy wolą nie wykonać na czas zadania z
obawy przed... sukcesem.
Wzór na zarządzanie czasem
Olga Woźniak
• Środkową przypadłość można jeszcze zrozumieć, ale
•
•
•
•
•
•
pozostałe?
Perfekcjoniści boją się często, że nie sprostają wymaganiom.
Odwlekając wykonanie zadania, podświadomie szukają
wymówki, która pozwoli usprawiedliwić ich hipotetyczną
porażkę:
coś nie wyszło, bo nie miałem dość czasu, by się przygotować.
Gdybym się bardziej przyłożył, niezawodnie odniósłbym
sukces.
Nieco pokrętne?
Ważne jednak, że skuteczne – dalej uważam się za świetnego
gościa, a jedynie okoliczności za niesprzyjające.
Wzór na zarządzanie czasem
Olga Woźniak
• A teraz lęk przed sukcesem: rozumiem, że można bać się
•
•
•
•
•
•
porażki, ale lękać się tego, że coś się uda?
A co będzie, jeśli uda się aż za bardzo?
Szef się ucieszy i obarczy kolejnym, trudniejszym zadaniem?
Lepiej nie ryzykować i odwlekać: a nuż nie wyjdzie i
będziemy usprawiedliwieni – byliśmy pełni dobrych chęci,
ale... itd.
Takie podejście to tak zwana prokrastynacja pasywna:
odraczając wykonanie zadania, trwamy w poczuciu
bezpieczeństwa.
A gdy coś się nie uda, możemy zawsze powiedzieć, że to wina
braku czasu, a nie naszych umiejętności.
Wzór na zarządzanie czasem
Olga Woźniak
• Jest jeszcze druga kategoria: prokrastynatorzy aktywni.
• To ci, którzy uważają, że dopiero w ostatnim momencie przed
•
•
•
upłynięciem terminu stają się kreatywni
Nie mogą mieć dużo czasu, bo tylko stres dodaje im
adrenaliny i wenę twórczą.
Ci którzy odnajdują się w tej grupie są według badań
naukowych bardziej elastyczni i efektywni niż inni.
Sprawdzają się w sytuacjach podbramkowych, lepiej
przystosowują do nowych okoliczności, bo nie usztywnia ich
nawyk działania według ścisłego planu
Wzór na zarządzanie czasem
Olga Woźniak
• Okazuje się, że odwlekanie może być naprawdę groźne dla
•
•
•
•
zdrowia.
Fuschia Sirois, psycholog z University of Windsor w Ontario,
w Kanadzie, przeprowadziła badania, które pokazują, że
prokrastynatorzy często trafiają do lekarza.
Zawsze bowiem odwlekają badania, wizyty, nie ćwiczą
regularnie.
Do tego bardziej od osób zorganizowanych i terminowych
cierpią z powodu stresu, infekcji i problemów gastrycznych.
Niejednokrotnie zaczynają się leczyć, gdy na wszelką pomoc
zaczyna być za późno.
Wzór na zarządzanie czasem
Olga Woźniak
• A może to wcale nie wina charakterów ludzi, ale
•
•
•
•
•
•
•
właśnie tych rzeczy, które trzeba wykonać?
Może zadania do wykonania mają w sobie jakiś
„opóźniający pierwiastek”?
Tak właśnie pomyślał Piers Steel, psycholog
z University of Calgary w Kanadzie.
I wytropił cztery nieznośne cechy zadań, które za nic
nie dają się wykonać od ręki.
Po pierwsze, to zadania trudne, co do których
obawiamy się, że nie zakończą się sukcesem.
Po drugie, nudne.
Po trzecie, z jakiegoś powodu nieprzyjemne
Po czwarte, płatne w dość odległej przyszłości.
Wzór na zarządzanie czasem
Olga Woźniak
• Okazuje się, że odwlekanie jest niezwykle pracochłonne.
• Kiedy już obejrzę ten film, muszę przecież jeszcze nastawić
•
•
•
pranie,
wyczyścić skrzynkę mailową, bo niedługo się zapcha,
zrobić konspekt na zajęcia, które prowadzę za dwa tygodnie.
Kiedy skończę robić to wszystko, będę naprawdę wykończony
i będzie zdecydowanie zbyt późno, by cokolwiek innego
zrobić...
• Co więc zrobić, żeby się nie dać?
Wzór na zarządzanie czasem
•
•
•
•
•
•
Olga Woźniak
Po pierwsze, oczyść swoje pole pracy z przeszkadzaczy
wykasuj z laptopa wszystkie odcinki serialu,
wyłącz telefon,
ukryj iPoda,
wycisz dźwięk powiadamiający o przyjściu nowego emaila.
Nasze otoczenie działa naprawdę toksycznie na motywację do
pracy.
• Po drugie, opowiedz jak największej liczbie ludzi o tym, że
•
masz do wykonania pracę na czas, czyli deleguj swoją
motywację na innych.
Możesz oszukiwać siebie, trudniej innych, (którzy przydybią
cię przy robieniu czwartej herbaty).
Wzór na zarządzanie czasem
Olga Woźniak
• Dziel zadania do wykonania na małe części.
• Po ukończeniu każdego etapu nagradzaj się jakąś niewielką
•
•
•
przyjemnostką.
I planuj raczej swój czas wolny, a nie pracy.
W przeciwnym razie, jeśli nie wykonasz planu, będziesz miał
demotywujące do działania poczucie winy.
A tak każda pożyteczna rzecz zrobiona w czasie pracy będzie
twoim małym sukcesem.
Wzór na zarządzanie czasem
Olga Woźniak
• Prokrastynatorzy żyją w przeświadczeniu, że nie ma rzeczy,
•
•
której nie dałoby się skutecznie odwlec.
Twierdzą żartobliwie, że można to zrobić nawet z własną
śmiercią
jeśli tylko nie palisz, umiarkowanie pijesz i prawidłowo się
odżywiasz.
• Poza tym odwlekanie to podobno świetny sposób na zyskanie
•
•
•
czasu w naszym zagonionym społeczeństwie.
Nie należy jednak myśleć, że prokrastynatorzy to zawsze
życiowe niedojdy
Na pewno są to ludzie szczęśliwi.
Bo przeciwieństwem prokrastynatora jest antykrastynator:
zawsze pędzący przez życie, nigdy niemający czasu, za to z
tendencją do umierania młodo.
Wzór na zarządzanie czasem
• Test: Sprawdź, czy masz skłonność do odkładania
•
•
•
pracy na później!
Przeczytaj poniższe stwierdzenia i sprawdź, które z
nich są w twoim przypadku prawdziwe.
Oceń, jak często zdarza ci się tak postępować.
1 bardzo rzadko lub wcale
2 rzadko
3 czasami
4 często
5 bardzo często lub zawsze
Wzór na zarządzanie czasem
• Przy każdym stwierdzeniu zapisz numer odpowiedzi.
•
•
•
•
•
•
Nadmiernie opóźniam wykonanie zadań
Kiedy mam coś zrobić, zabieram się za coś innego
Często żałuję, że nie zabrałem/am się za coś wcześniej
Są pewne sprawy w moim życiu, z którymi zwlekam, choć
wiem, że nie powinienem/nie powinnam
Pod koniec dnia wiem, że mogłem/am lepiej wykorzystać czas
Moje życie byłoby lepsze, gdybym niektóre rzeczy robił/a
wcześniej
Wzór na zarządzanie czasem
• Zwlekam z załatwieniem niektórych spraw tak bardzo, że
pogarsza się moje samopoczucie
• Jeśli mam coś do zrobienia, zabieram się za to w pierwszej
•
•
kolejności, zanim przejdę do mniej istotnych spraw
Mądrze spędzam czas
Robię wszystko wtedy, gdy uważam, że powinno zostać
zrobione
• Numery odpowiedzi na siedem pierwszych pytań dodaj do
•
siebie.
Za ostatnie trzy pytania przyznaj punkty odwrotnie do
numerów odpowiedzi (np. odpowiedź 1 = 5 pkt itd.) i dodaj do
poprzednio uzyskanej sumy.
Wzór na zarządzanie czasem
• ROZWIĄZANIE:
• 10 – 20 punktów: Jesteś bezpieczny – nie masz
•
•
•
skłonności do odwlekania
21 – 39 punktów: Uważaj! Masz umiarkowaną
tendencję do odwlekania
40 i więcej punktów: Niestety, w odwlekaniu jesteś
bliski/a mistrzostwa.
Źródło: www.newscientist.co