Regulamin organizacyjny Zespołu Radców

Załącznik
do Zarządzenia Nr 160
Prezydenta Miasta Olsztyn
z dnia 26 czerwca 2009 roku
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
ZESPOŁU RADCÓW PRAWNYCH
ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
Regulamin organizacyjny Zespołu Radców Prawnych, zwany dalej „regulaminem” określa:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
zakres działania Zespołu,
strukturę organizacyjną i symbole używane w korespondencji,
podział zadań na poszczególne stanowiska pracy,
zasady obiegu dokumentów, znakowania i rejestracji oraz podpisywania pism i decyzji,
zasady sprawowania kontroli wewnętrznej,
postanowienia końcowe.
ROZDZIAŁ II
ZAKRES DZIAŁANIA ZESPOŁU
§2
Do podstawowego zakresu działania Zespołu Radców Prawnych należy:
1) uczestniczenie w prowadzonych przez Prezydenta Miasta rokowaniach,
2) opiniowanie pod względem formalno – prawnym i redakcyjnym:
a) projektów zarządzeń i decyzji Prezydenta Miasta,
b) projektów uchwał kierowanych pod obrady Rady Miasta,
c) projektów umów, porozumień, ugód i innych pisemnie wyrażanych stanowisk,
których stroną jest Urząd Miasta lub Miasto Olsztyn,
3) pomoc w zakresie prawnej interpretacji obowiązujących przepisów,
4) prowadzenie zbioru, właściwych ze względu na funkcjonowanie Miasta opublikowanych
przepisów prawnych,
5) obsługa prawna posiedzeń:
a) Rady Miasta,
b) Kolegium Prezydenta,
c) funkcjonujących w Urzędzie komisji przetargowych,
6) prowadzenie zastępstwa prawnego przed organami sądowymi i administracyjnymi,
7) współpraca z Wydziałem Organizacji i Kadr Urzędu Miasta Olsztyn w opracowywaniu
projektów rozstrzygnięć sporów kompetencyjnych pomiędzy wydziałami Urzędu oraz
pomiędzy wydziałami Urzędu a jednostkami Miastu podporządkowanymi,
8) obsługa prawna miejskich jednostek oświatowych i wychowawczych.
ROZDZIAŁ III
STRUKTURA ORGANIZACYJNA ZESPOŁU I SYMBOLE UŻYWANE
W KORESPONDENCJI
§3
W Zespole Radców Prawnych funkcjonują stanowiska pracy:
1) Koordynator Zespołu Radców Prawnych – P
2) radca prawny – P.a.
3) radca prawny – P.b.
4) radca prawny – P.c.
5) radca prawny – P.d.
6) radca prawny – P.e.
7) radca prawny – P.f.
8) radca prawny – P.g.
9) referent prawny – P.h.
Rozdział IV
PODZIAŁ ZADAŃ NA POSZCZEGÓLNE STANOWISKA PRACY
§4
1) Do zadań Koordynatora Zespołu Radców Prawnych należy koordynowanie pracy radców
prawnych prowadzących obsługę prawną poszczególnych wydziałów Urzędu oraz
kierowanie pracą pozostałych pracowników.
2) Do obowiązków pracowników Zespołu, bez względu na zajmowane stanowisko
i wykonywane zadania należy:
a) utrzymywanie systematycznych kontaktów z innymi pracownikami Zespołu oraz
współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie przepływu
informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji zadań,
b) samokontrola prawidłowości wykonywania własnej pracy oraz przestrzeganie
ustalonych procedur kontroli finansowej,
c) sygnalizowanie bezpośredniemu przełożonemu o wszelkich trudnościach
i niedociągnięciach w funkcjonowaniu Zespołu bądź Urzędu,
d) uprzejme traktowanie, dokładne informowanie interesantów oraz służenie im radą
i pomocą,
e) doskonalenie kwalifikacji zawodowych, występowanie z inicjatywą i wnioskami
dotyczącymi usprawnienia pracy Zespołu,
f) przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy służbowej,
przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy raz porządku i dyscypliny pracy,
g) dbałość o powierzone mienie Urzędu,
h) przestrzeganie i stosowanie procedur ISO 9001-2008,
i) umieszczanie informacji publicznej na stronie BIP przez upoważnionych
pracowników,
3) Podczas nieobecności Koordynator Zespołu Radców Prawnych jego zadania
i kompetencje realizuje wyznaczony pracownik.
§5
Szczegółowe zakresy obowiązków poszczególnych pracowników i zasady zastępstw
określają indywidualnie ustalone zakresy czynności.
ROZDZIAŁ V
ZASADY OBIEGU DOKUMENTÓW, ZNAKOWANIA I REJESTRACJI
ORAZ PODPISYWANIA PISM I DECYZJI
§6
1. Pracownicy Zespołu przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych zobowiązani są
przestrzegać postanowień Instrukcji Kancelaryjnej.
2. Przy wykonywaniu zadań Zespół stosuje zatwierdzoną dokumentację Systemu
Zarządzania Jakością zgodnie z normą PN-EN ISO 9001-2008.
§7
1. Korespondencja wpływająca do Zespołu, w tym zarejestrowana w elektronicznym
systemie obiegu dokumentów Mdok, poddana zostaje następującej procedurze:
1) ostemplowaniu pieczęcią wpływu,
2) zadekretowaniu przez Koordynatora Zespołu Radców Prawnych,
3) przekazaniu merytorycznie wskazanemu w dekretacji pracownikowi.
2. Korespondencja wychodząca z komórki (poprawnie sporządzona i podpisana)
przekazywana jest do Kancelarii Urzędu.
§8
1. W Zespole obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym
rzeczowym wykazie akt.
2. Dekretacja korespondencji winna być dokonywana z uwzględnieniem symboli
określonych w § 3 niniejszego regulaminu.
§ 9
1. Koordynator Zespołu podpisuje - nie zastrzeżone do podpisu Prezydenta,
Zastępców Prezydenta – pisma wynikające z zakresu działania komórki
organizacyjnej oraz indywidualnych upoważnień Prezydenta,
2. Pracownicy Zespołu podpisują pisma zgodnie z upoważnieniami wynikającymi
z zakresów czynności lub zgodnie z odrębnymi innymi upoważnieniami.
ROZDZIAŁ VI
ZASADY SPRAWOWANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
§ 10
Koordynator Zespołu Radców Prawnych prowadzi bieżącą kontrolę wykonywania zadań
przez pracowników Zespołu Radców Prawnych. Kontrola nie może wkraczać
w samodzielność radców prawnych w wykonywaniu powierzonych zadań.
ROZDZIAŁ VII
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 11
1. Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym mogą być dokonywane jedynie w trybie
przewidzianym dla jego ustalenia.
2.Wszyscy pracownicy Zespołu mają obowiązek zapoznać się z niniejszym
Regulaminem i potwierdzić ten fakt własnoręcznym podpisem.