59 KB

ZARZĄDZENIE NR 73/98
Prezydenta Miasta Gdańska
z dnia 12 października 98r.
w sprawie ustalenia zasad współpracy i odpowiedzialności pracowników w zakresie wdrażania i
eksploatacji Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem RATUSZ w
Urzędzie Miejskim w Gdańsku.
Na podstawie §14 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Gdańsku stanowiącego załącznik
do uchwały Nr XXXIV/393/96 Rady Miasta z dnia 16 maja 1996r.
zarządza się, co następuje:
§1
Ustala się zasady współpracy oraz odpowiedzialności pracowników w zakresie wdrażania i eksploatacji
Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem RATUSZ w Urzędzie
Miejskim w Gdańsku zwane dalej zasadami stanowiące Załącznik Nr l.
§3
Powołuje się jako koordynatora wszelkich działań informatycznych związanych z tworzeniem, wdrażaniem
i eksploatacją Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem RATUSZ
Kierownika Referatu Informatyki w Biurze Zarządu Miasta.
§4
Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta do stosowania zasad o których
mowa w §l przy tworzeniu, wdrażaniu i eksploatacji Zintegrowanego Informatycznego Systemu
Wspomagania Zarządzania Miastem RATUSZ.
§5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Prezydent Miasta Gdańska
Tomasz Posadzki
Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 73/98
Prezydenta Miasta Gdańska
z dnia 12 października 98r.
ZASADY WSPÓŁPRACY I ODPOWIEDZIALNOŚCI PRACOWNIKÓW W ZAKRESIE WDRAŻANIA I
EKSPLOATACJI ZINTEGROWANEGO INFORMATYCZNEGO SYSTEMU WSPOMAGANIA
ZARZĄDZANIA MIASTEM RATUSZ W URZĘDZIE MIEJSKIM W GDAŃSKU
§1
Ilekroć mowa jest o:
l/ systemie informatycznym - należy przez to rozumieć system przetwarzania
informacji wraz ze związanymi z nim ludźmi oraz zasobami technicznymi i
finansowymi, który dostarcza i rozprowadza informacje, 11 systemie użytkowym (aplikacji) - należy przez
to rozumieć system lub
podsystem (wyodrębniona z systemu część dotycząca określonego zakresu
tematycznego lub funkcjonalnego Zintegrowanego Informatycznego
Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem RATUSZ), 3/ słownikach systemowych - należy przez to
rozumieć obiekty służące do
gromadzenia stale powtarzających się informacji np. słowniki kodów
pocztowych, nazw ulic, miejscowości, organizacji, imion, 4/ projekcie realizacyjnym - należy przez to
rozumieć pisemne uzgodnienia
między zamawiającym a wykonawcą dotyczące zakresu metodyki i
harmonogramu realizowanego systemu informatycznego.
§2
Dla obsługi każdego systemu wyznaczeni są imiennie pracownicy:
gospodarz, administrator systemu oraz ich zastępcy, posiadający takie same umiejętności i uprawnienia.
Zakres obowiązków i odpowiedzialności
§3
Ustala się zakres odpowiedzialności i obowiązków dotyczących procesu wdrażania i eksploatacji
Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem RATUSZ dla
wskazanych pracowników:
1. Kierownik merytoryczny - kierownik komórki organizacyjnej w której zainstalowany został system
komputerowy z aplikacją użytkowaną na potrzeby tej komórki, powinien:
l/ brać udział w tworzeniu projektu realizacyjnego nowo opracowywanego
systemu oraz zatwierdzać go merytorycznie, 2/ kontrolować proces wdrażania i eksploatacji systemu, 3/
brać udział w konsultacjach z wykonawcami systemu, 4/ wyznaczać w porozumieniu z Kierownikiem
Referatu Informatyki
gospodarza systemu,
5/ akceptować zgłaszane przez gospodarza systemu modyfikacje systemu, 61 zgłaszać na piśmie do
Kierownika Referatu Informatyki nowych
użytkowników wraz z ich uprawnieniami do poszczególnych
komponentów systemu (role) oraz zmiany w tym zakresie, 11 nadzorować stosowanie środków
zabezpieczających dane oraz
udostępnianie danych innym podmiotom lub osobom.
2. Gospodarz systemu - pracownik w komórce organizacyjnej, w której zainstalowano system użytkowy,
posiadający odpowiednie przygotowanie merytoryczne w zakresie obsługi wszystkich zdarzeń w systemie,
powinien:
l/ brać udział w opracowaniu projektu realizacyjnego nowego systemu:
poprzez przygotowanie merytorycznej części projektu w tym:
a) zakresu funkcji systemu
b) zawartości informacyjnej baz danych oraz sposobu ich napełniania, 11 nadzorować i brać bezpośredni
udział przy wprowadzaniu przez
użytkowników danych do bazy, 3/ testować próbne wersje systemu oraz jego późniejsze modyfikacje i
poprawki systemu, 4/ analizować zgłaszane przez użytkowników nieprawidłowe sytuacje w
systemie,
5/ prowadzić rejestry błędów i modyfikacji systemów, 6/ współpracować z administratorem systemu w
przekazywaniu uwag
dotyczących systemu, uwagi wypisywać z użyciem komputerowego
szablonu Kart Uwag i przekazywać w postaci pliku komputerowego do
administratora systemu,
7/ przeprowadzać kontrolę merytoryczną otrzymywanych poprawek i
modyfikacji systemu,
8/ kontrolować zawartość słowników, dbać o ich prawidłową zawartość
oraz przy współpracy z administratorem systemu porządkować ich
treść,
9/ współpracować z użytkownikami systemu, udzielać wyjaśnień
dotyczących systemu i obsługi technicznej sprzętu w zakresie
podstawowym, a także pomagać w nabieraniu biegłości w obsłudze
systemu, 10/ w porozumieniu z kierownikiem merytorycznym wnioskować o
dodatkowe szkolenie użytkowników z zakresu danego systemu.
3. Administrator systemu - pracownik Referatu Informatyki odpowiedzialny za dany system użytkowy,
powinien:
l/ prowadzić dokumentację systemu (rejestr błędów, modyfikacji,
archiwizacji, statystyki systemów, opracowania dostarczane przez
wykonawcę), 2/ współpracować z gospodarzem systemu w zakresie wdrażania i
eksploatacji systemu, 3/ wprowadzać do systemu na podstawie zgłoszeń kierowników
merytorycznych nowych użytkowników i ich uprawnienia oraz
prowadzić rejestr użytkowników systemu, 4/ analizować zgłaszane nieprawidłowe sytuacje w systemie, 5/
przekazywać uwagi dotyczące systemu do wykonawcy, 6/ prowadzić rejestr zgłoszonych na Kartach
Uwag błędów oraz
wykonanych poprawek. 7/ wykonywać instalację przesyłanych przez wykonawcę poprawek do
systemu, 8/ informować gospodarza systemu o zainstalowanych poprawkach,
przekazywać otrzymane aneksy do dokumentacji systemu, 9/ przeprowadzać kontrole techniczne
systemu oraz nadzorować
bezpieczeństwo danych i systemu, 10/ współpracować z gospodarzem systemu przy porządkowaniu
słowników, 11/ przy współpracy z Kierownikiem Referatu Informatyki koordynować
współpracę między wydziałami przy integracji systemów i baz danych, 12/ pomagać użytkownikom
systemu w sytuacjach nietypowych, gdy
gospodarz systemu nie potrafi wyjaśnić problemu.
4. Użytkownik systemu - pracownik użytkujący zainstalowany system w komórce organizacyjnej,
powinien:
1/ posiadać wiedzę do prawidłowej obsługi systemu informatycznego (zapoznawać się z instrukcjami,
uczestniczyć w szkoleniach),
2/ dbać o prawidłowe wprowadzanie danych do systemu oraz prawidłową
obsługę systemu,
3/ zgłaszać gospodarzowi systemu uwagi dotyczące pracy systemu, 4/ stosować środki zabezpieczające
dane i systemy, stosować odpowiednie
procedury rozpoczynania i kończenia pracy z systemem, 51 pobierać z Wydziału Obsługi Urzędu i
wymieniać materiały
eksploatacyjne sprzętu komputerowego na swoim stanowisku pracy, 6/ utrzymywać sprzęt komputerowy,
którego używa w czystości wg
instruktażu pracownika technicznego Referatu Informatyki.
§4
1. Ustala się obieg informacji pomiędzy użytkownikiem i wykonawcą systemu poprzez gospodarza i
administratora systemu.
2. Pracownicy Referatu Informatyki pośredniczą pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie
współpracy dotyczącej systemów informatycznych.
3. Spotkania gospodarzy systemów z administratorami dotyczące funkcjonowania systemu powinny
odbywać się raz w tygodniu. Z przebiegu spotkania winna być sporządzona notatka służbowa.
§5
Na wniosek kierownika komórki organizacyjnej Urzędu gospodarz systemu może otrzymać zwiększony
dodatek służbowy, uzależniony od złożoności systemu i ilości użytkowników.
Metodyka wdrażania systemu informatycznego.
§6
l. Ustala się, że wdrożenie każdego systemu będzie odbywać się za pomocą wspólnie uzgodnionego
między zamawiającym a wykonawcą projektu realizacyjnego wdrożenia systemu. W uzgodnieniach
dotyczących zakresu realizowanego systemu uczestniczą przedstawiciele wykonawcy, kierownicy
merytoryczni. Kierownik Referatu Informatyki oraz administratorzy. Projekt realizacyjny winien być
podpisany przez kierowników merytorycznych oraz Kierownika Referatu Informatyki. Zaakceptowany
projekt jest dopiero podstawą rozpoczęcia jego realizacji przez wykonawcę systemu.
2. Projekt realizacyjny składa się z następujących punktów:
l/ Podstawa prawna realizacji systemu (umowa oraz zamówienie
publiczne)
11 Opis systemu:
a) nazwa, przeznaczenie, założone cele
b) wykaz funkcji realizowanych przez system
3/ Warunki wdrożenia systemu:
a) określenie miejsca wdrożenia
b) wyznaczenie pracowników odpowiedzialnych za wdrożenie
c) określenie warunków rozpoczęcia wdrożenia
d) określenie warunków szkolenia
e) wykaz i opis testów (poprawnościowych i wydajnościowych)
4/ Harmonogram i metodologia wdrożenia systemu
5/ Kosztorys dostawy i wdrożenia systemu
Tryb postępowania w sytuacji nieprawidłowego działania systemu
§7
Ustala się tryb postępowania w razie wystąpienia nieprawidłowości podczas działania systemu
komputerowego.
1. Użytkownik zgłasza występującą nieprawidłowość gospodarzowi systemu.
2. Gospodarz systemu analizuje nieprawidłową sytuację w systemie komputerowym. Jeżeli przyczyna
usterki będzie ustalona przekazuje użytkownikowi informację o sposobie usunięcia jej. W przeciwnym
przypadku gospodarz systemu informuje administratora systemu.
3. Administrator systemu z gospodarzem systemu analizują występującą usterkę.
4. Jeżeli błąd wynika ze złej obsługi systemu, administrator szkoli użytkownika i gospodarza systemu w
tym zakresie.
5. Jeżeli błąd jest wywołany lokalną przyczyną, administrator usuwa ją.
6. Jeżeli przyczyna nieprawidłowości tkwi w systemie komputerowym gospodarz systemu wypełnia Kartę
Uwag (wzór Załącznik nr l A albo dla Systemu Obsługi Dokumentów załącznik nr l B ) i przekazuje w
postaci pliku komputerowego administratorowi systemu. Administrator systemu opisuje na Karcie Uwag
nieprawidłowości. Karta Uwag przekazana jest do wykonawcy i prowadzonego archiwum.
7. Po zainstalowaniu poprawek, administrator jest zobowiązany do przekazania informacji o tym fakcie
gospodarzowi systemu.
8. Gospodarz sprawdza merytorycznie wprowadzone poprawki do systemu.
9. Gospodarz potwierdza administratorowi na piśmie prawidłowość wykonania poprawek.
Obsługa słowników systemowych
§8
Dla sprawnego działania i obsługi słowników systemowych ustala się następujące zasady:
1. Wyznaczeni zostaną pracownicy upoważnieni do wpisywania nowych danych do słowników, aktualizacji
danych i usuwania podwójnych informacji (czyszczenia słowników).
2. Aktualizacja słowników odbywać się będzie wg ściśle określonych kryteriów.
3. Prawo zgłoszenia aktualizacji słownika przysługuje gospodarzowi podsystemu lub osobie przez niego
upoważnionej.
4. W zależności od rangi słownika administrator systemu może nadać uprawnienia dla modyfikacji jego
zawartości gospodarzowi podsystemu.
Tryb postępowania związany z modyfikacją systemu informatycznego.
§9
1. Modyfikacje systemu wynikające ze zmian uregulowań prawnych wykonywane są przez wykonawcę na
podstawie umowy na usługi asysty technicznej i konserwacji lub dodatkowych zleceń w przypadku zmian
proponowanych przez zamawiającego nie związanych z uregulowaniami prawnymi. W konsultacjach z
przedstawicielami wykonawcy uczestniczą gospodarze i administratorzy systemu.
2. Ustala się tryb postępowania w przypadku modyfikacji systemu o nowe funkcje nie wynikające ze zmian
uregulowań prawnych:
l/ Gospodarz systemu zgłasza do akceptacji kierownikowi wydziału merytorycznego na Karcie Uwag
szczegółowy zakres modyfikacji systemu.
11 Gospodarz systemu przekazuje Kartę Uwag z modyfikacjami do administratora.
31 Administrator sprawdza zasadność zgłoszonych modyfikacji,
możliwości finansowania i jeżeli na to pozwala zaplanowany budżet,
przekazuje do realizacji zamówienie . 4/ Wykonane modyfikacje po instalacji przez wykonawcę odbierane
są
protokolarnie przez osoby upoważnione. Wykonawca przekazuje
aktualne dokumentacje lub aneksy do dokumentacji. Dokumentacje
użytkownika przekazuje się gospodarzom systemów. 51 Jeżeli zamówienie obejmuje szkolenie z zakresu
modyfikacji, każdy
użytkownik biorący udział podpisuje protokół uczestnictwa w szkoleniu. 6/ Gospodarz systemu wykonuje
testy poprawności i przekazuje do
administratora systemu pisemne potwierdzenie prawidłowości
modyfikacji systemu.
Szkolenia związane z wdrażaniem i eksploatacją systemów
§10
Szkolenia specjalistyczne dotyczące Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania
Zarządzania Miastem RATUSZ przeprowadzane są w ramach wdrażania systemu przy koordynacji
Referatu Informatyki we współpracy z Referatem Szkoleń. Dodatkowe szkolenia uzupełniające organizuje
Referat Informatyki na pisemny wniosek kierowników merytorycznych.
Prezydent Miasta Gdańska
Tomasz Posadzki
Załącznik 1A
do Zarządzenia nr 73/98
Prezydenta Miasta Gdańska
Z dnia 12 października 98r.
KARTA UWAG
i
Nazwa Klienta: Urząd Miejski w GDAŃSKU Nazwa bazy:
Nr Specyfikacja
0
Operator
l
Podsystem (nazwa)
2
Ścieżka wystąpienia błędu
3
Wykonywana czynność
4
Objawy
5
Komunikat (przepisać
dosłownie)
6
Jak być powinno
Opis
Czy błąd jest powtarzalny: Tak Nie
Czy błąd występuje dla innych danych Tak Nie
(podkreślić właściwe)
Data błędu
Pilot podsystemu (gospodarz)
Administrator
Uwagi administratora
Część wypełniana w (wykonawca)...................
Nr Specyfikacja
Opis
0
Testujący
l
Podsystem (nazwa)
2
Ścieżka wystąpienia błędu
3
Komunikat (przepisać
dosłownie)
Czy błąd jest powtarzalny: Tak Nie Czy błąd występuje dla innych danych Tak Nie
Data sprawdzenia
Autor
Uwagi autora
Kod zgłoszenia:
Czy błąd potwierdzony na danych wykonawcy: Tak Nie Czy wykonawca prześle poprawki: Tak Nie
Poprawki muszą być przesłane do dnia:
Data odpowiedzi
Prowadzący
Odpowiedź
Informacja o realizacji poprawek
Sprawdzający
Data:
Wysyłający przesyłkę
Data:
Log przesłał
Data:
Czy błąd usunięty Tak Nie
UWAGI-
Załącznik 1 B
do Zarządzenia nr 73/98
Prezydenta Miasta Gdańska
Z dnia 12 października 98r.
Gdańsk, dnia.....................
System rejestracji i Śledzenia Spraw i Dokumentów w Urzędzie Miejskim w Gdańsku - OfficeObjects
zgłoszenie uwagi nr............
Osoba zgłaszająca: Imię ............................................... Nazwisko..............................................
Nr pokoju ..................... Nr telefonu......................................
Wydział..................................... Referat..............................................
Tytuł
uwagi:............................................................................................................................................................
Element pakietu, którego dotyczy uwaga: Docman/HSM/Imaging Set (niepotrzebne skreślić) Opis
uwagi:............................................................................................................................................................
Osoba zgłaszająca Osoba odpowiedzialna za system (Podpis) z ramienia UMG (Podpis)