Urząd Miasta Poznania

Obsługa administracyjna jednostek pomocniczych miasta
- projekt roboczy -wstępnie zaakceptowany przez Doraźną Komisję RMP ds. reformy jpm
w dniu 14 lipca 2009 r.
Podstawową kwestią rozpatrując obsługę administracyjną JP w kontekście
planowanej reformy jednostek pomocniczych musi być urzeczywistnienie zapisów
zawartych w Statucie Miasta (art.45) stanowiących, iż „Obsługę administracyjną,
finansowo-księgową i prawną organów osiedli zapewnia Urząd Miasta".
W tym celu niezbędne będzie podjęcie działań na kilku płaszczyznach.
Zasady bezpośredniej obsługi administracyjnej JP
1. W sytuacji zwiększenia roli jednostek pomocniczych w Poznaniu, co będzie
skutkiem reformy JP, polegającej m.in. na nadaniu im prawa określania i decydowania
o kolejności inwestycji miejskich na obszarze JP w kilku dziedzinach (które uprzednio
wyznaczy Rada Miasta stosowną uchwałą o powierzeniu kompetencji decyzyjnych),
pierwszym kluczowym i koniecznym działaniem będzie oddelegowanie do stałej
obsługi administracyjnej rady i zarządu JP po jednym pracowniku UMP
(Wydziału Wspierania Jednostek Pomocniczych - WWJP).

Taki jednak wariant obsługi administracyjnej JP będzie jednak możliwy po uprzedniej
zmianie dotychczasowej liczby JP na mniejszą (będącą efektem rozsądnej konsolidacji
osiedli (ich połączeniu) zaproponowanej w efekcie reformy JP /przy uwzględnieniu
wytworzonego do tej pory kapitału społecznego przez małe osiedla, granic historycznych
oraz zabezpieczeniu efektywności realizacji nowych zadań/.
Osiągnięcie bowiem proponowanego wyżej nowego wariantu obsługi przy obecnych
68 osiedlach byłoby dziś zbyt kosztowne i w praktyce niemożliwe. Z kolei jeszcze
kosztowniejsza i prowadząca do nieuzasadnionego przerostu administracji byłaby
(planowana uprzednio) koncepcja utworzenia jednostek budżetowych przy każdej JP i to
nawet przy zdecydowanie mniejszej liczebności JP, jak pierwotnie zakładano /utrzymanie
np. 16 jednostek budżetowych przy 16 dzielnicach - kosztowałoby wówczas jak
powszechnie wiadomo 16 mln zł rocznie, co zwłaszcza przy obecnej sytuacji gospodarczej
w kraju i zagranicą nie było dobrym i racjonalnym posunięciem/ .

Stąd skierowanie przez Prezydenta Miasta - po obecnie planowanej reformie JP - do
obsługi administracyjnej i finansowej osiedla 1 pracownika WWJP UMP wydaje się
najrozsądniejszym posunięciem, wymagającym oczywiście zabezpieczenia przez Radę
Miasta odpowiednich środków na wsparcia etatowe WWJP w budżecie miasta (lecz nie
pociągającym takich kosztów jak planowane uprzednio rozwiązania), a także zmiany:
dotychczasowego Zarządzenia Nr 63/2009/P Prezydenta Miasta Poznania z 29 stycznia
2009 r. w sprawie jednolitych zasad dokumentowania działalności jednostek pomocniczych
Miasta oraz regulaminu organizacyjnego WWJP i kart stanowisk pracy ds. obsługi jp.
Zadaniem skierowanego pracownika UMP do obsługi JP byłoby m.in.:
- pełnienie dyżurów w siedzibie JP (na co dzień jednak pracownik UMP swoje miejsce
pracy „w sensie technicznym” miałby tak jak do tej pory, czyli w budynkach WWJP
UMP, celem uniknięcia niepotrzebnych kosztów związanych z zakupem nowego sprzętu
komputerowego dla organizacji stanowiska pracy w siedzibach JP, podłączania go do sieci
miejskiej, uprzedniego remontu itp.),
- ewidencja dokumentacji JP, prowadzenie dziennika korespondencji,
- protokołowanie sesji rady i spotkań zarządu JP,
- opracowywanie planów finansowych i zamówień rzeczowych w oparciu o decyzje rady i
zarządu JP
- pilnowanie terminów („kalendarza”) wydawania przez JP niezbędnych opinii, czy też
podejmowania określonych decyzji i działań przez JP m.in. w związku ze zwiększaniem
kompetencji decyzyjnych JP (w katalogu zadań ustalonym przez Radę Miasta) oraz
wynikających z tego określonych „procedur” planowania i realizacji zadań – przyjętych z
kolei przez Prezydenta.

Bazując na doświadczeniach Krakowa konieczne będzie zabezpieczenie ewentualnych
zastępstw pracownika obsługującego JP na wypadek jego choroby czy urlopu (np. w
okresie wakacyjnym nie musiałby pełnić dyżurów w siedzibach JP).

Pracownik w wymiarze służbowym podlegałby Prezydentowi Miasta (a konkretnie
dyrektorowi WWJP UMP), a w zakresie merytorycznej obsługi JP pod
przewodniczącego zarządu JP (podobne rozwiązanie jest zapisane w Statucie Dzielnic
Krakowa).

Przejęcie całości obsługi administracyjnej JP przez UMP (czego wymaga zresztą Statut
Miasta Poznania) jest nie tylko konieczne dla zagwarantowania tego, iż powierzone
jednostkom pomocniczym przez Radę Miasta nowe kompetencje będą skutecznie
podejmowane i wykorzystywane przez JP, ale także spowoduje odciążenie działaczy JP od
żmudnych dziś obowiązków kancelaryjnych i formalnych oraz – co równie ważne poprawi jakość dokumentacji z sesji rad osiedli i posiedzeń zarządów dostarczanych dziś
do oddziałów WWJP, która często jest daleka od ideału (zmusza to tym samym
pracowników UMP do dodatkowej pracy poprzez ich korygowanie, poprawianie itp.).

Należy się także liczyć, iż taki model obsługi JP (1 pracownik UMP = 1 JP) sprawi, iż do
działalności w JP zaangażują się również osoby aktywne zawodowo, które dziś nie mają
czasu, co zrozumiałe zresztą, aby prowadzić dokumentację JP np. zgodnie z zasadami
Instrukcji kancelaryjnej, wprowadzonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia
22 grudnia 1999 r. w sprawie Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków
międzygminnych
Techniczna realizacja zadań JP przez jednostki organizacyjne Miasta
2. Z kolei rezygnacja (o czym mowa była wyżej) z koncepcji powoływania jednostek
budżetowych przy każdej JP oznacza, iż działaniami o charakterze realizacyjnym
i wykonawczym (dla decyzji podejmowanych przez JP w ramach przyznanych im
nowych kompetencji) zajmowałyby się nadal odpowiednie i te same jednostki
ogólnomiejskie. Zapewni to tym samym ich stabilne działanie w realizacji
dotychczasowych
zadań
ogólnomiejskich,
zapobiegnie
znaczącym
wydatkom
potrzebnym na powoływanie nowych jednostek budżetowych przy JP, uniknie również
dezorganizacji kadrowej oaz merytorycznej w koordynowaniu i realizacji zadań
Miasta.
 W pełni zatem wykorzystane będą musiały być potencjalne możliwości reorganizacji
systemu profesjonalnego wsparcia JP, ale w ramach istniejącej struktury
organizacyjnej i zasobów kadrowych Urzędu Miasta oraz innych miejskich
jednostek.
- Przede wszystkim ważne będzie również to, aby w poszczególnych wydziałach
UM i jednostkach organizacyjnych mogliby zostać wyznaczeni pracownicy
oddelegowani do obsługi zadań konkretnych kilku lub kilkunastu JP (de facto
byłyby to te same osoby, które dziś np. obsługują i nadzorują remonty szkół z terenów
danej JP lub remonty ulic itd.). Ich pozycja mogłaby mieć (do rozważenia) nawet
charakter samodzielnego stanowiska podległego wyłącznie dyrektorowi wydziału
UMP lub jednostki.
3. Inne kwestie związane z obsługą administracyjną JP
a) procedura opiniowania zadań zgłaszanych przez JP
Zgodnie z Zarządzeniem nr 532/2004/P Prezydenta Miasta Poznania z dnia 06.08.04
„Osiedla opracowują projekty planów zadań realizowanych przez nie bezpośrednio.
Zadania podlegają weryfikacji pod względem legalności, a następnie umieszczane są w
planach finansowych osiedli.”
Warte zmiany byłby zapis, aby zadania realizowane bezpośrednio przez osiedla
opiniowane były nie przez jednostki organizacyjne miasta, ale przez WJPM i nie tylko pod
względem legalności, ale również pod względem rzetelności, celowości i gospodarności.
Powody
 Wydatki administracyjne osiedli nie są obecnie opiniowane przez żadną z jednostek
organizacyjnych miasta. Jest to niezgodne z w/w zarządzeniem, a ponadto powoduje
sytuacje, w których osiedla podpierając się zatwierdzonym planem próbują wymusić
realizację zadań ewidentnie niegospodarnych lub budzących wątpliwość co do ich
celowości.
 Obecnie zdarzają się przypadki, gdy identyczne zadania (różniące się jedynie charakterem
np. imprezy kulturalne i rekreacyjno-sportowe) są w odmienny sposób opiniowane przez
dwie różne jednostki miejskie. Trudno takie stanowiska wytłumaczyć przedstawicielom
osiedla i trudno też ingerować w kompetencje konkretnych wydziałów wynikające z w/w
zarządzenia.
 Niektóre jednostki organizacyjne uchylają się od jednoznacznej opinii lub w ogóle
odmawiają zaopiniowania zadania.
 Realizacja zadań z planu finansowego osiedla każdorazowo wymaga podpisu kierownika
oddziału. Żeby uniknąć kontrowersji na etapie realizacji rozsądnym byłoby wyposażyć
WJPM w możliwość opiniowania zadań do bezpośredniej realizacji już na etapie
planowania.
Sposób realizacji
 Proponuje się zmienić zapis § 3 ust. 1 pkt. 1 Zarządzenia nr 532/2004/P Prezydenta Miasta
Poznania w sposób następujący:
„Osiedla opracowują projekty planów zadań realizowanych przez nie bezpośrednio. Zadania
podlegają weryfikacji przez WJPM pod względem legalności, gospodarności, celowości i
rzetelności, a następnie umieszczane są w planach finansowych osiedli. WJPM może
poprzedzić weryfikację projektu planu osiedla zaciągnięciem opinii właściwej merytorycznie
jednostki organizacyjnej miasta.”
b) obsługa zamówień dla JP itp.
- W sytuacji powierzenia Wydziałowi Wspierania Jednostek Pomocniczych UMP
obowiązku pełnej obsługi administracyjnej JP i przekazaniu wówczas do ,,budżetu” WWJP
kierowanych obecnie na JP środków na wydatki administracyjne, celem zapewnienia
prawidłowej obsługi JP oraz funkcjonowania ich siedzib (patrz szerzej – materiał
,,Finanse jednostek pomocniczych miasta Poznania (dysponowanie środkami finansowymi
przez JP)” - projekt roboczy -wstępnie zaakceptowany przez Doraźną Komisję RMP ds.
reformy jpm
w
dniu 14 lipca 2009 r.), WWJP
przejmie wtenczas wszystkie
dotychczasowe obciążenia w tym względzie spoczywające obecnie na działaczach JP.
W proponowanej formule WWJP
dokonywałby (poprzez swoich pracowników
oddelegowanych do obsługi JP) m.in. odpowiednich zamówień (wg sugestii JP) i
prowadziliby całość spraw formalnych z POZSERWIS-em (dzięki temu - działacze
osiedlowi unikaliby rozliczania i opisywania faktur, zaś UMP miałby pełną i dokładną
dokumentację wydatków pochodzących ze środków publicznych).
c) zasady obsługi mienia komunalnego przekazanego jednostkom pomocniczym do
zarządzania nim – w ramach projektu reformy – omówione będą w osobnym materiale.