Standardowy załącznik III do memorandum finansowego

ZAŁĄCZNIK III.1
Finansowe postanowienia wykonawcze w ramach ISPA
Część I
Formy i udział pomocy
(1)
Wsparcie udzielane przez Wspólnotę w ramach ISPA może przybrać formę
bezpośredniej pomocy bezzwrotnej, pomocy zwrotnej lub jakąkolwiek inną formę
pomocy.
Pomoc w formie zwrotu poniesionych wydatków, przekazywana instytucji
zarządzającej lub jakiejkolwiek innej instytucji publicznej, powinna zostać
ponownie wykorzystana na taki sam cel.
(2)
Udział pomocy udzielanej przez Wspólnotę w ramach ISPA może wynieść
maksymalnie 75% wydatków publicznych lub równoważnych, łącznie z
wydatkami poniesionymi przez instytucje, których działalność jest podejmowana
w ramach administracyjno-prawnych, nadającym im status równorzędny ze
statusem instytucji publicznych. Komisja może zaproponować zwiększenie tego
udziału do 85%, zwłaszcza w przypadku jeśli uzna, że udział wyższy niż 75% jest
wymagany dla zrealizowania przedsięwzięć niezbędnych do osiągnięcia
zasadniczych celów ISPA.
Udział pomocy ze środków ISPA oraz maksymalną jej wysokość określa się w
memorandum finansowym danego przedsięwzięcia.
Wyjąwszy przypadki pomocy zwrotnej lub szczególnie ważnego interesu
Wspólnoty –wysokość udziału pomocy będzie obniżona z uwzględnieniem
następujących czynników:
(a)
(b)
(c)
(3)
Dostępności współfinansowania;
Zdolności przedsięwzięcia do generowania dochodów;
Odpowiedniego zastosowania zasady zanieczyszczający płaci.
Za przedsięwzięcia przynoszące dochód w rozumieniu paragrafu 2 (b) uważa się:
(a)
(b)
Przedsięwzięcia dotyczące infrastruktury, korzystanie z której zakłada
opłaty ze strony użytkowników;
Inwestycje produkcyjne w sektorze związanym z ochroną środowiska.
Komisja opracowała wytyczne dotyczące zastosowania zasady zanieczyszczający
płaci.
(4)
Opracowania wstępne oraz przedsięwzięcia dotyczące pomocy doradczej mogą
wyjątkowo być finansowane w wysokości 100% kosztów całkowitych.
(5)
Przedsięwzięcia objęte memorandum finansowym będą realizowane przez kraj –
beneficjenta w ścisłej współpracy z Komisją, która zachowa odpowiedzialność z
tytułu wykorzystania dotacji.
Część II
Zobowiązania
(1)
Komisja realizuje wydatki w ramach ISPA w zgodzie z postanowieniami
rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego
Wspólnot Europejskich, w oparciu o memorandum finansowe uzgodnione
pomiędzy Komisją a krajem – beneficjentem.
Natomiast roczne zobowiązania budżetowe w odniesieniu do środków
pomocowych przyznanych na poszczególne przedsięwzięcia będą realizowane w
jednej z dwóch następujących form:
(a)
Zobowiązania odnoszące się do przedsięwzięć wspieranych ze środków
ISPA, wdrażanych w okresie dwóch lub więcej lat winny być realizowane
– jako ogólnie obowiązująca zasada i zgodnie z brzmieniem pkt (b) – w
rocznych ratach.
Zobowiązanie odnośnie pierwszej rocznej raty zostanie podjęte przez
Komisję z chwilą podpisania memorandum finansowego dla danego
przedsięwzięcia.
Zobowiązanie to będzie odpowiadało wysokości grantu w pierwszym roku
określonej w planie finansowym. W okresie poprzedzającym pełną
decentralizację, zobowiązanie powinno wystarczyć na pokrycie kosztów
prac zakontraktowanych w pierwszych latach
Wysokość zobowiązań odnoszących się do kolejnych rat rocznych będzie
opierać się na wstępnym lub skorygowanym planie finansowym
przedsięwzięcia. Będzie one w zasadzie przyznawana na początku
każdego roku finansowego, najpóźniej do dnia 1 kwietnia danego roku –
pod warunkiem, że będzie uzasadniona prognozą płatności na ten rok oraz
że postęp prac będzie wskazywać na zadowalający przebieg realizacji
projektu oraz pod warunkiem dostępności środków budżetowych.
(b)
(2)
Dla przedsięwzięć trwających mniej niż dwa lata lub takich, dla których
pomoc Wspólnoty nie przekracza 20 milionów euro, pierwsze
zobowiązanie Komisji w wysokości do 80 procent całkowitej kwoty
przyznanej pomocy może nastąpić po podpisaniu memorandum
finansowego dla tego przedsięwzięcia.
Zobowiązanie na pozostałą część nastąpi pod warunkiem, że postęp prac
będzie wskazywać na zadowalający przebieg realizacji projektu oraz pod
warunkiem dostępności środków budżetowych.
Poza odpowiednio uzasadnionymi przypadkami, pomoc przyznana na
przedsięwzięcie, dla którego zasadnicze prace nie rozpoczną się w okresie dwóch
lat od daty podpisania memorandum finansowego przez Komisję - będzie
anulowana.
W takim przypadku Komisja poinformuje w odpowiednim czasie kraj –
beneficjenta oraz wskazaną instytucję odpowiedzialną za realizację
przedsięwzięcia o ryzyku anulowania pomocy.
Część III
Płatności
(1)
Płatności mogą mieć formę płatności zaliczkowych, płatności pośrednich lub
płatności końcowych
Płatności pośrednie oraz płatności końcowe winny odnosić się do wydatków
właściwie udokumentowanych i dokonanych oraz muszą być poparte
otrzymanymi fakturami lub dokumentami księgowymi mającymi równorzędną
wartość dowodową.
(2)
Płatności zaliczkowe.
Płatność zaliczkowa w wysokości do 20 % całości pierwotnie zatwierdzonych
środków pomocowych w ramach ISPA zostanie wypłacona wskazanej instytucji
zgodnie z postanowieniami pkt (9).
Płatność zaliczkowa jest z zasady przekazywana w następujący sposób:
- pierwsza transza w wysokości nie przekraczającej połowy płatności
zaliczkowej jest wypłacana, gdy kraj – beneficjent podpisze memorandum
finansowe;
- pozostała część jest wypłacana po podpisaniu pierwszego kontraktu,
zazwyczaj jest to kontrakt na roboty.
Odstępstwa od ogólnych zasad muszą być zatwierdzone decyzją Komisji w
memorandum finansowym dla danego przedsięwzięcia.
Całość lub część płatności zaliczkowej musi zostać zwrócona przez wskazaną
instytucję przywołaną w paragrafie (2), jeśli w okresie 12 miesięcy od daty
dokonania płatności zaliczkowej do Komisji nie zostanie wysłany żaden wniosek
o płatność. Wysokość zaliczki podlegająca zwrotowi zostanie określona przez
Komisję na podstawie faktycznie dokonanych wydatków kwalifikowanych.
Dokonanie zwrotu płatności zaliczkowej nie pociąga za sobą anulowania pomocy
wspólnotowej.
(3)
Płatności pośrednie
Płatności pośrednie są przekazywane przez Komisję wskazanej instytucji w
oparciu o przedłożony wniosek, pod warunkiem, iż postęp prac wskazuje na
zadowalający przebieg realizacji projektu oraz winny być dokonywane w celu
refundacji należycie udokumentowanych i dokonanych wydatków, przy
spełnieniu następujących warunków:
-
-
-
Kraj – beneficjent przedłożył raport z opisem postępu w realizacji
przedsięwzięcia wyrażonego za pomocą wskaźników rzeczowych i
finansowych wraz z oceną jego zgodności z treścią memorandum
finansowego, z ewentualnym uwzględnieniem wszelkich warunków
szczególnych odnoszących się do uzyskanej pomocy,
Uwzględnione zostały spostrzeżenia oraz rekomendacje krajowych i/lub
wspólnotowych organów kontrolnych,
Wykazane zostały wszelkie problemy o charakterze technicznym,
finansowym lub prawnym wraz ze środkami podjętymi w celu ich
wyeliminowania,
Przeprowadzono analizę jakichkolwiek odstępstw od pierwotnego planu
finansowego,
Opisano kroki, podjęte w celu zapewnienia przedsięwzięciu należytego
rozgłosu.
Komisja poinformuje kraj – beneficjenta, jeśli jeden z wyżej wymienionych
warunków nie jest spełniony.
Należy stosować dostarczone przez Komisję standardowe wzory wniosków o
płatność oraz wzory raportów w zakresie finansowego i faktycznego postępu
prac.
(4)
Kraje – beneficjenci przedkładają Komisji wnioski o płatność zasadniczo trzy
razy w roku, najpóźniej do dnia 1 marca, 1 lipca i 1 października.
(5)
Ogólna wysokość płatności dokonanych zgodnie z treścią pkt (2) i (3) nie może
przewyższać 80% całości przyznanych środków pomocowych. W uzasadnionych
przypadkach Komisja może zwiększyć ten udział do 90%.
(6)
Płatność salda końcowego pomocy wspólnotowej.
Płatność salda końcowego pomocy wspólnotowej, obliczona na podstawie
poświadczonych i dokonanych wydatków, zostanie dokonana po spełnieniu
następujących warunków:
-
-
Przedsięwzięcie zostało zrealizowane zgodnie z założonymi celami;
Przedsięwzięcie spełniło szczególne warunki określone w memorandum
finansowym;
Raport końcowy przywołany w części V został przedłożony Komisji;
Wskazana instytucja przywołana w paragrafie 2 przedłoży Komisji wniosek o
płatność w okresie sześciu miesięcy od ostatecznego terminu zakończenia
prac i dokonywania płatności określonego w memorandum finansowym;
Kraj – beneficjent poświadcza Komisji poprawność informacji podanych we
wniosku o płatność i raporcie;
Kraj – beneficjent przedłożył Komisji deklarację przywołaną w Załączniku
III.4.C;
Zrealizowane zostaną wszystkie działania informacyjne i promujące zalecone
przez Komisję, określone w Załączniku III.6;
Jeśli zarządzanie pomocą w ramach przedsięwzięcia zostało w
poszczególnych państwach ubiegających się o środki pomocowe powierzone
jednostkom wdrażającym na zasadach zdecentralizowanych, kraj –
beneficjent dostarczy Komisji wszelkich informacji niezbędnych do
zweryfikowania zastosowania wspólnotowych zasad dokonywania zakupów
publicznych, zwłaszcza odnoszących się do publikacji ogłoszeń o przetargach,
przedkładania ocen ofert przetargowych oraz sprawozdań dotyczących
przyznawania kontraktów, a także spełnienia wszelkich innych warunków
określonych w memorandum finansowym przedsięwzięcia.
(7)
Jeśli wyżej wymieniony raport końcowy nie zostanie przesłany Komisji w okresie
sześciu miesięcy od ostatecznego terminu zakończenia prac i dokonywania
płatności określonego w memorandum finansowym przedsięwzięcia - część
pomocy odpowiadająca pozostałemu saldu przedsięwzięcia zostanie anulowana.
(8)
Do wniosków o płatność pośrednią i końcową przedkładanych przez kraj –
beneficjenta dołącza się deklarację Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego, iż
zgłoszone płatności odnoszą się do wydatków popartych otrzymanymi fakturami
lub dokumentami księgowymi mającymi równorzędną wartość dowodową i są
zgodne z regulacjami dotyczącymi kwalifikowania wydatków dla projektów
korzystających ze wsparcia środków ISPA, zawartymi w Załączniku III.2.
(9)
Wszelkie płatności w ramach środków pomocowych przyznanych przez Komisję
w niniejszym memorandum finansowym winny być przekazywane centralnej
jednostce (Narodowemu Funduszowi) wskazanej przez kraj – beneficjenta jako
odbiorca takich płatności. Zasadniczo płatności powinny być dokonywane przez
Komisję na jeden rachunek bankowy wskazany przez kraj – beneficjenta nie
później niż w okresie dwóch miesięcy po otrzymaniu uzasadnionego i
kompletnego wniosku o płatność płatności. Narodowy Fundusz przeleje środki
ISPA jak najszybciej i w całości na konto instytucji odpowiedzialnej za realizację.
(10)
Narodowy Fundusz, pod kierunkiem Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego,
ponosi całkowitą odpowiedzialność z tytułu zarządzania funduszami w danym
kraju – beneficjencie. Odpowiada on również za zwrot Komisji wszelkich
nadpłaconych lub nienależnie wypłaconych kwot.
Zakres odpowiedzialności Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego określony jest
w Memorandum o wykorzystaniu Narodowego Funduszu dla Programu ISPA
(Memorandum of Understanding) zawartym pomiędzy Komisją a krajamibeneficjentami.
Część IV
Zastosowanie euro
(1)
Kwoty we wnioskach o dofinansowanie oraz stosownych planach finansowych są
wyrażane w euro.
(2)
Kwoty przyznanej pomocy oraz plany finansowe zatwierdzone przez Komisję są
wyrażane w euro.
(3)
Deklaracje wydatków będące uzupełnieniem odpowiednich wniosków o płatność
są wyrażane w euro.
Przy ustalaniu kursu przeliczeniowego stosuje kurs mający zastosowanie w
dokumentacji księgowej Komisji w miesiącu, w którym zgłoszenie wydatków jest
rejestrowane w dokumentach księgowych instytucji, odpowiedzialnych za
obsługę finansową projektu. Miesięczny kurs przeliczeniowy jest ustalany
zgodnie z postanowieniami Artykułu 7 (2) rozporządzenia Komisji (WE,
Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 ustanawiające zasady wykonania
Ogólnego rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie
rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego
Wspólnot Europejskich. Kurs przeliczeniowy jest kursem obowiązującym w
przedostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, dla którego
ustanowiono dany kurs. Komisja poinformuje właściwe władze kraju–
beneficjenta o wysokości tego kursu.1
(4)
1
Płatności w ramach środków pomocowych będą dokonywane przez Komisję w
Euro na rzecz instytucji, wskazanej przez kraj – beneficjenta jako odbiorca tych
płatności.
http://europa.eu.int/comm/dg19/inforeuro/fr/index.htm
Część V
Raport końcowy
Instytucja odpowiedzialna za realizację przedsięwzięcia winna przedstawić
Komisji raport końcowy w okresie sześciu miesięcy od ukończenia
przedsięwzięcia. Raport końcowy powinien zawierać następujące elementy:
(a) opis wykonanych prac, z załączonymi wskaźnikami fizycznymi, wydatki
sklasyfikowane według kategorii prac oraz wszelkich działań podjętych na
podstawie klauzul szczególnych zawartych w decyzji o przyznaniu pomocy;
(b) poświadczenie zgodności wykonanych prac z decyzją o przyznaniu pomocy;
(c) wstępną ocenę osiągnięcia oczekiwanych wyników, obejmujące w
szczególności:
- faktyczną datę zakończenia realizacji przedsięwzięcia;
- sposób zarządzania przedsięwzięciem po jego zakończeniu;
- potwierdzenie, gdzie stosowne, prognoz finansowych, w szczególności w
zakresie kosztów operacyjnych i spodziewanych przychodów;
- potwierdzenie prognozy społeczno-ekonomicznej, w szczególności w
zakresie spodziewanych kosztów i korzyści;
- działania podjęte na rzecz ochrony środowiska naturalnego i ich koszt, w
tym wypełnienie zasady zanieczyszczający płaci;
- datę faktycznego uruchomienia przedsięwzięcia korzystającego ze
wsparcia ze środków ISPA;
(d) informacje odnoszące się do podjętych działań promujących.
Część VI
Zmiany memorandum finansowego
(1)
W przypadku jeśli faktycznie poniesiony wydatek publiczny lub równoważny
różni się wysokością od pierwotnych założeń, wysokość przyznanej pomocy
wspólnotowej zostanie odpowiednio zmieniona z uwzględnieniem tego faktu, nie
może jednak przekroczyć maksymalnej wysokości określonej w memorandum
finansowym dotyczącego przedsięwzięcia.
Zmiana pierwotnie ustalonego udziału środków pomocowych lub maksymalnej
wysokości grantu wymaga zmodyfikowania treści memorandum finansowego –
zgodnie z procedurą opisaną w paragrafie (3).
(2)
Jeśli – w przypadku zmiany planu finansowego odnośnie projektu – zobowiązania
Wspólnoty i/lub wcześniej dokonane płatności przewyższą wysokość kwot
uwzględnionych w nowej wersji planu, Komisja, w trakcie zatwierdzania
pierwszej operacji finansowej (zobowiązania lub płatności) po wniesieniu
poprawek, wprowadzi odpowiednie korekty, biorąc pod uwagę wysokość
zawyżonych zobowiązań lub nienależnie dokonanych płatności.
(3)
Wszelkie zmiany memorandum finansowego mogą być wprowadzane zgodnie z
następującą procedurą:
(a)
zmiany
powodujące
zasadniczą
zmianę
celów
lub
cech
charakterystycznych projektu lub zmieniające w sposób zasadniczy plan
finansowy lub harmonogram nakładów finansowych winny być
wprowadzane w formie memorandum finansowego – zawieranego na
wniosek kraju – beneficjenta lub z inicjatywy Komisji, po konsultacji z
krajem – beneficjentem. Definicja pojęcia „zasadniczej” zmiany została
umieszczona w zapisach regulujących zasady kwalifikowania wydatków.
(b)
W przypadku innych zmian, kraj – beneficjent przesyła Komisji propozycję
zmiany memorandum finansowego. Komisja przekazuje swoje uwagi lub
zgodę w terminie dwudziestu dni roboczych od dnia otrzymania
propozycji. Zmiany są przyjęte w momencie wyrażenia na nie zgody przez
Komisję. Komitet Zarządzający ISPA jest informowany o wprowadzonych
zmianach.
(c)
Jakakolwiek zmiana wysokości rocznych wydatków o mniej niż 25%
całości planowanych wydatków związanych z realizacją danego projektu
nie będzie uważana za zasadniczą zmianę planu finansowego i
harmonogramu wydatków.
Część VII
Zarządzanie i kontrola finansowa
(1)
(2)
Kraje-beneficjenci:
(a)
utworzą od dnia 1 stycznia 2000, a nie później niż dnia 1 stycznia 2002
system zarządzania i kontroli, który zapewni:
właściwe wdrażanie pomocy przyznanej w ramach niniejszego
memorandum finansowego zgodnie z zasadami należytego
zarządzania finansowego,
rozdzielenie funkcji zarządzania i kontroli,
że deklaracje wydatków przedstawiane Komisji Europejskiej są
dokładne i oparte na systemie księgowości bazującym na
dokumentach możliwych do zweryfikowania;
(b)
będą regularnie sprawdzać, czy przedsięwzięcia finansowane przez
Wspólnotę są prawidłowo wdrażane;
(c)
będą zapobiegać nieprawidłowościom i podejmować działania zaradcze;
(d)
będą odzyskiwać środki utracone w wyniku nieprawidłowości lub
zaniedbania;
Odpowiednie wewnętrzne i zewnętrzne kontrole będą przeprowadzane w zgodzie
z międzynarodowymi standardami audytowymi przez kompetentne instytucje
krajowe, które muszą być niezależne w celu wykonywania swoich funkcji.
Komisja otrzymywać będzie corocznie plan audytu oraz streszczenie ustaleń z
przeprowadzonych audytów. Sprawozdania z audytu będą dostępne dla Komisji.
(3)
Niezależnie od kontroli przeprowadzanych przez kraje – beneficjentów, służby
Komisji oraz Trybunał Obrachunkowy mogą, za pośrednictwem własnego
personelu lub należycie upoważnionych przedstawicieli, przeprowadzać na
miejscu audyty techniczne lub finansowe, łącznie z kontrolami wyrywkowymi i
audytami końcowymi.
(4)
Kraj – beneficjent zapewni personelowi Komisji lub jej należycie uprawnionym
przedstawicielom i /lub Trybunałowi Obrachunkowemu przeprowadzającym
kontrole – prawo dokonywania kontroli na miejscu wszelkiej dokumentacji oraz
zapisów księgowych odnoszących się do poszczególnych pozycji finansowanych
zgodnie z memorandum finansowym. Kraje – beneficjenci udzielą służbom
kontrolnym Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu wszelkiej niezbędnej
pomocy w przeprowadzeniu kontroli odnośnie wykorzystania funduszy
przyznanych w ramach ISPA. Do kontroli na miejscu przeprowadzanych przez
Komisję stosuje się przepisy zawarte w Załączniku III.5.
(5)
Szczegółowe przepisy dotyczące zasad zarządzania i kontroli finansowej zostały
określone w Załączniku III.4.
Część VIII
Monitorowanie
Kraje - beneficjenci wspólnie z Komisją zapewnią monitorowanie i należyte
ocenianie realizacji przedsięwzięć, zgodnie z następującymi zasadami:
(1)
Na podstawie uzgodnień pomiędzy danym krajem - beneficjentem i Komisją
utworzone zostaną komitety monitorujące. W ich skład wejdą przedstawiciele
władz i instytucji/organów wyznaczonych przez kraj - beneficjenta, Komisji oraz w
razie potrzeby - Europejskiego Banku Inwestycyjnego i/lub innych instytucji
współfinansujących. W przypadkach gdy za realizację projektu odpowiadają
władze regionalne i lokalne oraz przedsiębiorstwa prywatne lub jeśli dane
przedsięwzięcie ich bezpośrednio dotyczy - są one również reprezentowane w
składzie takich komitetów.
(2)
Monitorowanie będzie prowadzone za pomocą obopólnie uzgodnionych procedur
sprawozdawczych, kontroli wyrywkowych i - w razie potrzeby – poprzez
ustanawianie komitetów ad hoc. Monitorowanie przebiegać będzie w oparciu o
szereg wskaźników rzeczowych i wskaźników finansowych, odnoszących się do
szczególnego charakteru projektu i jego celów. Zostaną one dobrane w sposób
umożliwiający ukazanie osiągniętego stadium realizacji przedsięwzięcia w
stosunku do planu oraz pierwotnie założonych celów, a także postępu w zakresie
zarządzania oraz innych odnośnych problemów.
(3)
(a)
Dla każdego przedsięwzięcia, w terminie trzech miesięcy od zakończenia
kolejnego pełnego roku realizacji, Narodowy Koordynator ISPA będzie
przekazywał Komisji sprawozdanie dotyczące osiągniętego postępu prac.
(b)
Na posiedzeniach komitetu monitorującego Narodowy Koordynator ISPA
będzie przedkładał sprawozdania dotyczące osiągniętego postępu prac,
sporządzone według wzoru dostarczonego przez Komisję. Sprawozdanie
musi znaleźć się w posiadaniu Komisji na 15 dni roboczych przed
planowanym posiedzeniem.
W oparciu o wyniki monitorowania oraz z uwzględnieniem uwag komitetu
monitorującego, Komisja – na wniosek krajów – beneficjentów - będzie
dokonywać korekt pierwotnie zatwierdzonych wysokości i warunków przyznania
środków pomocowych, jak i przewidywanych planów finansowych.
Komisja określi sposób przeprowadzenia korekt, odpowiednio różnicując je w zależności
od ich charakteru i znaczenia.
(4)
Część IX
Przejrzystość w przyznawaniu kontraktów
(1)
Procedura stosowana przy udzielaniu zamówień na wykonanie prac, dostaw lub
usług będzie uwzględniała podstawowe zasady wyszczególnione w Tytule IV
rozporządzenia finansowego (działania zewnętrzne) mającego zastosowanie do
budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich.
(2)
a) Udział w procesie przetargowym jest otwarty na równych warunkach dla
wszystkich osób fizycznych i prawnych pochodzących z obszaru stosowania
Traktatu oraz wszystkich osób fizycznych i prawnych krajów – beneficjentów
pomocy ze środków ISPA oraz z Cypru, Malty i Turcji.
Dokumentacja przetargowa powinna w związku z tym zawierać wymóg
składania przez uczestników przetargu deklaracji odnośnie przynależności
państwowej oraz okazania stosownych dowodów, uznawanych przez prawo
ojczyste oferenta.
b) W uzasadnionych przypadkach, takich jak współfinansowanie przedsięwzięć
przez międzynarodowe instytucje finansowe oraz po wcześniejszym
rozpatrzeniu sprawy przez Komitet Zarządzający ISPA – Komisja może
zezwolić na udział w przetargach obywatelom państw trzecich.
(3)
(4)
a)
Kraje – beneficjenci podejmą wszelkie niezbędne działania zmierzające do
zapewnienia jak najszerszego uczestnictwa w procesie przetargowym. W tym
celu tam gdzie wymaga tego wartość kontraktów, zapewnią one wcześniejsze
opublikowanie zaproszenia do składania ofert w Dzienniku Urzędowym
Wspólnot Europejskich i na łamach dziennika urzędowego ukazującego się w
kraju – beneficjencie.
b)
Wyeliminują one również wszelkie praktyki dyskryminacyjne oraz możliwość
umieszczania w dokumentacji specyfikacji technicznych ukierunkowanych na
ograniczenie szerszego uczestnictwa w przetargach na równych warunkach
wszystkich osób fizycznych i prawnych pochodzących z państw
członkowskich i krajów – beneficjentów.
c)
Dodatkowo informacje o przetargach muszą być publikowane w przejrzystej
formie w Internecie.
Szczegółowe procedury przetargowe i procedury kontraktowania określone są w
„Praktycznym przewodniku procedur zawierania umów finansowanych z ogólnego
budżetu Wspólnot Europejskich w kontekście działań zewnętrznych” (PRAG).
Część X
Przejrzystość w księgowości i sprawozdaniach z realizacji projektów
W celu ułatwienia weryfikacji poniesionych nakładów przez Wspólnotę i krajowe
organy kontrolne, kraj – beneficjent zapewni w odniesieniu do przedsięwzięcia, do
którego odnosi się memorandum finansowe, iż wszelkie instytucje publiczne lub
prywatne zaangażowane w zarządzanie i realizację projektu będą prowadzić
odrębną dokumentację księgową lub adekwatną kodyfikację wszystkich transakcji
związanych z przedsięwzięciem. Instytucje te muszą również zapewnić prawidłowe
przyporządkowanie każdego wydatku do właściwego projektu.
Właściwe władze kraju – beneficjenta zapewnią dostępność wszystkich
dokumentów księgowych odpowiadających wydatkom odnoszącym się do każdego
projektu przez okres pięciu lat od daty ostatniej płatności związanej z danym
projektem.
Część XI
Ocena przedsięwzięcia ex – post (ewaluacja)
Ocena ex-post powinna obejmować wykorzystanie środków, efektywność i
skuteczność pomocy oraz jej oddziaływanie. Powinna dotyczyć czynników, które
wpłynęły na sukces lub fiasko realizacji przedsięwzięć oraz dokonań i rezultatów.
W związku z powyższym po ukończeniu przedsięwzięć finansowanych ze środków
pomocowych Komisja wraz z krajami – beneficjentami dokona oceny sposobu ich
realizacji, w tym w zakresie skutecznego i efektywnego wykorzystania środków.
Ocena obejmie również rzeczywiste oddziaływanie tych przedsięwzięć w celu
oszacowania stopnia realizacji pierwotnie zakładanych celów. Ocena ta odniesie się,
między innymi do wpływu ukończonych przedsięwzięć na realizację polityki
wspólnotowej w dziedzinie ochrony środowiska, rozszerzonych sieci
transeuropejskich (TEN) oraz wspólnej polityki transportowej. Obejmie ona także
ocenę zrealizowanych przedsięwzięć na stan środowiska naturalnego.
ZAŁĄCZNIK III.2
Postanowienia odnoszące się do kwalifikowania wydatków w ramach przedsięwzięć
wspieranych ze środków ISPA
Część I
Zakres przedmiotowy wydatków
Pomoc z funduszu ISPA przyznawana jest na następujące rodzaje przedsięwzięć:
Projekty z zakresu ochrony środowiska umożliwiające krajom –
beneficjentom spełnienie wymogów wspólnotowego prawa ekologicznego, a także
osiągnięcia celów partnerstwa przedakcesyjnego;
(2)
Projekty z zakresu infrastruktury transportowej promujące osiągnięcie
trwałej mobilności, a zwłaszcza przedsięwzięcia wspólnego zainteresowania w
oparciu o kryteria Decyzji nr 1692/96/EC2, a także projekty umożliwiające krajom –
beneficjentom realizację celów partnerstwa przedakcesyjnego; obejmują one m.in.
problematykę wzajemnych połączeń i możliwość wykorzystania krajowej sieci
połączeń, również w ramach Transeuropejskich Sieci Transportowych (TEN),
łącznie z dostępem do tych sieci.
(3)
Opracowania wstępne, ekspertyzy, przedsięwzięcia wsparcia technicznego
łącznie z działaniami informacyjnymi i promującymi związanymi z projektami,
kwalifikującymi się do uzyskania pomocy. Kategoria ta obejmuje pomoc techniczną
i administracyjną, przynoszącą obopólne korzyści, zarówno dla Komisji, jak i krajów
- beneficjentów, która nie wchodzi w zakres zadań krajowej administracji
publicznej, w tym identyfikacja, przygotowanie, zarządzanie, monitorowanie, audyt i
nadzór projektów.
(1)
Zasady wyszczególnione w częściach II-XII poniżej odnoszą się do kategorii projektów,
wymienionych w punktach nr 1 i 2 powyżej. Mają one również zastosowanie - na
zasadzie analogii - do decyzji związanych z projektami wymienionymi w punkcie nr 3.
Część II
Podstawowe definicje i pojęcia
1. Pojęcie projektu, etapu projektu i grupy projektów
Dla potrzeb niniejszego dokumentu wprowadza się następujące definicje:
a) Pod pojęciem „projektu” rozumie się ekonomicznie niepodzielną serię prac
spełniających precyzyjnie określone funkcje technicznie, z wyraźnie określonymi
celami.
b) Pod pojęciem „etapu niezależnego pod względem technicznym i finansowym”
rozumie się taki etap, który może być określony jako zdolny do samodzielnego
funkcjonowania.
Pojęcie etapu może również odnosić się do studium wstępnego, studium
wykonalności oraz studiów technicznych niezbędnych do realizacji projektu.
c) Za grupę projektów mogą być uważane projekty spełniające poniższe trzy warunki:
2
Decyzja nr 1692/96/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 lipca 1996 r. w sprawie wytycznych
wspólnotowych odnoszących się do rozwoju Transeuropejskich Sieci Transportowych (TEN).
-
muszą być zlokalizowane wzdłuż tej samej drogi wodnej lub na obszarze
jednego zlewiska lub wzdłuż tego samego korytarza transportowego;
-
muszą być realizowane w ramach ogólnego planu, o jasno określonych
celach, odnoszącego się do danej drogi wodnej, obszaru zlewiska lub
korytarza;
-
w przypadku jeśli projekty są realizowane przez różne instytucje/władze
muszą być nadzorowane przez organ odpowiedzialny za koordynację i
monitorowanie danej grupy projektów.
2. „Podmiot odpowiedzialny za realizację”
a) W odniesieniu do projektów wspieranych ze środków ISPA „podmiotem
odpowiedzialnym za realizację” jest instytucja odpowiedzialna za przeprowadzenie
przetargów oraz podpisywanie kontraktów i ich prowadzenie. Organ ten jest
wskazany w Załączniku I pkt.3 memorandum finansowego.
W konsekwencji, jakakolwiek zmiana „podmiotu odpowiedzialnego za realizację”
projektu musi zostać zatwierdzona przez Komisję w memorandum finansowym.
Podmiot ten jest zazwyczaj zwany beneficjentem końcowym pomocy finansowej ze
środków ISPA. Jedynie ta instytucja ponosi wydatki kwalifikowane.
b) Jednakże podmiot ten może przekazać realizację innej instytucji, która również może
ponosić nakłady kwalifikowane. W takich przypadkach Komisja musi zostać
powiadomiona o rodzaju proponowanej delegacji oraz musi otrzymać kopie
odpowiednich dokumentów.
3. Pojęcie „administracji publicznej”
Pod pojęciem administracji publicznej rozumie się następujące trzy szczeble władz:
- organy władz centralnych (szczebel ogólnokrajowy);
- organy władz regionalnych;
- organy władz lokalnych.
Dodatkowo pojęcie to może obejmować organy, których działalność jest prowadzona w
określonych ramach administracyjno-prawnych, nadający tym organom status
równorzędny ze statusem organów publicznych.
4. Realizacja i okres realizacji przedsięwzięcia
a) Uważa się, że realizacja projektu obejmuje wszystkie jego fazy, od wstępnego
planowania (łącznie z analizą rozwiązań alternatywnych) do ukończenia
zatwierdzonego projektu i działań promujących związanych z realizacją projektu,
korzystającego z wsparcia funduszu.
b) Memorandum finansowe może odnosić się do jednej lub kilku wyżej wymienionych
faz projektu.
c) Pod pojęciem okresu realizacji projektu rozumie się zasadniczo okres niezbędny do
zakończenia wyżej wymienionych faz projektu, aż do osiągnięcia momentu, w
którym projekt staje się w pełni funkcjonalny oraz w którym zakończono realizację
celu określonego w treści memorandum finansowego.
5. Przejrzystość i dokumentacja
Każdy wydatek zgłoszony Komisji musi mieć oparcie w prawnie obowiązujących
umowach i/lub dokumentach. Niezbędne jest prowadzenie należytej dokumentacji.
W celu osiągnięcia jak największej przejrzystości oraz umożliwienia przeprowadzania
audytu wydatków przez Komisję i/lub kompetentną krajową instytucję kontrolną, każdy
kraj - beneficjent zapewni prowadzenie przez każdą instytucję zaangażowaną w
zarządzanie i realizację projektów odrębnej dokumentacji księgowej w odniesieniu do
projektu określonego w treści memorandum finansowym.
6. Wydatek
Wydatki muszą odpowiadać płatnościom, poświadczonym i faktycznie dokonanym przez
podmiot odpowiedzialny za realizację projektu, znajdującym potwierdzenie w
otrzymanych fakturach lub innych dokumentach księgowych o równorzędnej wartości
dowodowej.
„Dokument księgowy o równorzędnej wartości dowodowej” oznacza każdy dokument
przedstawiony przez organ określony w punkcie 2 tej części, w celu potwierdzenia, iż
zapis księgowy stanowi prawidłowe i prawdziwe odzwierciedlenie rzeczywistych
transakcji, zgodnie ze standardowymi zasadami księgowości. Na wykorzystania
dokumentu księgowego o równorzędnej wartości dowodowej wymagana jest uprzednia
zgoda ze strony Komisji.
Część III
Główne kategorie wydatków kwalifikowanych
W procesie kwalifikacji wydatków opisanym w dalszej części dokumentu mogą być
generalnie uwzględniane wydatki, odnoszące się do:
-
studiów wykonalności,
planowania i projektowania, łącznie z oceną oddziaływania na środowisko,
przygotowania terenu,
robót konstrukcyjno-budowlanych,
maszyn i urządzeń trwale zainstalowanych w ramach projektu,
testów i szkoleń,
zarządzania projektem,
działań kompensujących lub niwelujących oddziaływanie na środowisko
naturalne,
innych typów wydatków wyszczególnionych w memorandum finansowym,
działań informacyjnych i promujących podejmowanych zgodnie z
postanowieniami zawartymi w Załączniku III.6 .
Część IV
Studia wykonalności, planowanie i projektowanie przedsięwzięć
1. Wydatki związane ze studiami wykonalności, planowaniem i projektowaniem
przedsięwzięć
a) Wydatki związane ze studiami wykonalności, planowaniem - łącznie z ocenami
oddziaływania na środowisko, ekspertyzami związanymi z projektem i
projektowaniem przedsięwzięcia, mogą generalnie być uznawane za
kwalifikowane, pod warunkiem, iż są one bezpośrednio związane co najmniej z
jednym projektem i zostały zatwierdzone w memorandum finansowym.
b) W przypadku jeśli jeden kontrakt dotyczy kilku projektów lub tam gdzie podmiot
odpowiedzialny za realizację podejmuje powyższe działania w ramach swojej
własnej działalności, ich koszty powinny być skalkulowane oddzielnie za pomocą
przejrzystego i odrębnego systemu księgowego projektu, opartego na
dokumentach księgowych lub dokumentach posiadających równorzędną wartość
dowodową ( np. za pomocą systemu alokacji czasowej).
2. Udział administracji publicznej
W przypadku gdy w działania wymienione w powyższym pkt. 1 (a) są zaangażowani
pracownicy administracji publicznej - wydatek może zostać uznany przez Komisję za
kwalifikowany jedynie w odpowiednio uzasadnionych przypadkach, po spełnieniu
wszystkich z poniższych warunków:
-
-
-
pracownik musi tymczasowo pozostawać poza zatrudnieniem w administracji
publicznej;
wydatek musi wynikać z umowy związanej z jednym lub kilkoma
poszczególnymi projektami; jeśli umowa wiąże się z kilkoma projektami,
podział kosztów musi być skalkulowany w przejrzystej formie (np. za pomocą
kart wykorzystania czasu pracy);
wydatek musi być bezpośrednio powiązany z jednym lub kilkoma
pojedynczymi projektami;
umowa musi być na czas określony i nie może wykraczać poza ramy czasowe
ustanowione dla wdrożenia projektu;
zadania przeznaczone do wykonania w ramach tej umowy nie mogą
obejmować ogólnych funkcji administracyjnych, zgodnie z zapisem części
VIII, pkt 1;
niniejszy przepis nie może być wykorzystywany w celu obejścia procedur
dotyczących udzielania zamówień publicznych obowiązujących we
Wspólnocie.
Część V
Przygotowanie terenu i prace budowlane
(1)
(2)
W przypadkach, w których podmiot odpowiedzialny za realizację wykonuje prace
związane z przygotowaniem terenu budowy lub prowadzi prace budowlane – w
całości lub w części - na swój własny rachunek, ich koszty powinny być przypisane
poprzez przejrzysty i oddzielny systemu rozliczania projektu, oparty na
dokumentach księgowych lub dokumentach posiadających równorzędną wartość
dowodową.
W przypadkach, w których w realizację przedsięwzięcia zaangażowani są
pracownicy administracji publicznej, mają zastosowanie przepisy wyszczególnione
w części IV, pkt 2.
Koszty kwalifikowane będą obejmować jedynie koszty rzeczywiście poniesione po
terminach określonych w części X, pkt 1, mające bezpośrednie odniesienie do
projektu. Koszt kwalifikowany może obejmować wszystkie lub jedną z
następujących kategorii:
-
-
(3)
koszt robocizny (płace i pensje brutto);
opłaty za użytkowanie sprzętu w trakcie prac budowlanych;
koszt produktów wykorzystanych przy realizacji projektu;
koszty ogólne i inne, o ile zostały odpowiednio uzasadnione, powinny być
kalkulowane w oparciu o zasady słuszności, zgodnie z ogólnie uznanymi
standardami księgowymi;
skalkulowane koszty ogólne nie mogą być uznane za kwalifikowane, jeśli
organem wymienionym w pkt. (a) jest administracja publiczna.
Kalkulacja kosztów powinna być zasadniczo dokonywana w oparciu o ceny
obowiązujące na rynku.
Część VI
Zakup i wynajem (leasing) sprzętu oraz wartości niematerialnych i prawnych
11.. Sprzęt będący środkiem trwałym stanowiący część wydatków inwestycyjnych,
związanych z realizacją projektu
(a) Wydatek na zakup lub produkcję maszyn i urządzeń, planowanych do trwałej
instalacji w ramach projektu jest wydatkiem kwalifikowanym, pod warunkiem,
iż zostaną one wprowadzone do inwentarza majątku trwałego instytucji
wymienionej w części II (2) oraz że będą one traktowane - zgodnie ze
standardowymi normami księgowymi - jako wydatki inwestycyjne.
(b) Niezależnie od postanowień części IX (3), wynajem (leasing) takiego sprzętu jest
uważany za część kosztów operacyjnych i nie jest kosztem kwalifikowanym.
2. Zakup wartości niematerialnych i prawnych
Wydatki związane z zakupem i korzystaniem z wartości niematerialnych i prawnych, np.
patentów będą kwalifikowane, jeśli są one niezbędne do realizacji projektu.
33.. Sprzęt będący środkiem trwałym użyty do realizacji projektu
(a) W przypadkach, w których podmiot odpowiedzialny za realizację wykonuje
prace związane z przygotowaniem terenu pod inwestycję lub prowadzi prace
budowlane – w całości lub w części - na swój własny rachunek, wydatki na
zakup lub produkcję środka trwałego wykorzystywanego w fazie wdrażania
projektu nie są kwalifikowane. Dotyczy to ciężkich maszyn budowlanych, jak i
sprzętu biurowego oraz wszelkich innych typów urządzeń.
(b) Wydatki na sprzęt będący środkiem trwałym zakupiony wyłącznie w celu
wykorzystania w procesie realizacji projektu mogą być uznane za
kwalifikowane, jeśli po użyciu nie posiada ekonomicznej wartości lub podlega
złomowaniu oraz jeśli zostało to wyszczególnione w memorandum finansowym.
44.. Sprzęt będący środkiem trwałym wykorzystywany przez administrację
publiczną
(a) Wydatki poniesione na zakup i wynajem (leasing) sprzętu będącego środkiem
trwałym wykorzystywanego przez administrację publiczną nie są wydatkami
kwalifikowanymi.
(b) Niezależnie od postanowień części VIII (2) i (3), za zgodą Komisji, za
kwalifikowane mogą być uznane wydatki na zakup oraz opłaty leasingowe w
odniesieniu do sprzętu, wykorzystywanego przez administrację publiczną do
realizacji zadań związanych z monitorowaniem i nadzorowaniem projektu.
Część VII
Zakup gruntu i podatek od towarów i usług (VAT)
Zakup gruntu oraz podatek od towarów i usług (VAT) nie są wydatkami
kwalifikowanymi.
Część VIII
Wydatki administracyjne
1. Ogólna zasada
Wydatki ponoszone przez administrację publiczną, obejmujące wynagrodzenie
pracowników etatowych szczebla ogólnokrajowego, regionalnego i lokalnego z zasady
nie są uznawane za kwalifikowane (dotyczy to również pomocy technicznej), za
wyjątkiem należycie udokumentowanych wydatków wypływających z obowiązku
przeprowadzania kontroli finansowych, zadań związanych z rzeczowym i finansowym
monitorowaniem projektu, ewaluacji i zapobiegania nieprawidłowościom oraz wydatków
poniesionych w związku z obowiązkiem dokonania zwrotu utraconych kwot.
Z pominięciem Narodowego Funduszu, koszty obejmujące wynagrodzenia związane z
czasowym zatrudnieniem – z inicjatywy Komisji – personelu, urzędników służby
cywilnej lub pracowników sektora prywatnego, wykonujących zadania odnoszące się do
zarządzania, zapewnienia kontynuacji działań, ewaluacji i kontroli – mogą być uznane za
kwalifikowane w ramach działań z zakresu pomocy technicznej, zdefiniowanych w
Części I (3).
Sprzęt służący do monitorowania może być uznany za kwalifikowany jeśli zostało to
dopuszczone w ramach pomocy technicznej w treści memorandum finansowego.
2. Organizacja Komitetów Monitorujących
(a) Niezależnie od postanowień zawartych w pkt. 1 wydatki poniesione na
organizację obowiązkowego monitorowania są kwalifikowane, po przedstawieniu
potwierdzających dokumentów.
(b) Dozwolone koszty mogą zasadniczo obejmować jedną lub więcej z poniższych
kategorii:
-
usługi tłumaczeniowe,
wynajem sal konferencyjnych i inne koszty pomocnicze,
wypożyczenie sprzętu audiowizualnego lub innego niezbędnego sprzętu
elektronicznego,
dostarczenie dokumentacji i związanych urządzeń,
opłaty za udział dla ekspertów,
-
koszty podróży.
(c) Wydatki na wynagrodzenia i diety pracowników administracji publicznej,
poniesione w tym kontekście nie są wydatkami kwalifikowanymi.
3. Spotkania organizowane na wniosek Komisji
Zasady określone powyżej w pkt. 2 mogą być analogicznie stosowane do spotkań ad
hoc, zwoływanych na wniosek Komisji.
Część IX
Inne typy wydatków
1. Zarządzanie i nadzorowanie projektu
Wydatki związane z zarządzaniem projektem i nadzorowaniem jego realizacji są z
zasady wydatkami kwalifikowanymi. Postanowienia zawarte w części IV (1) i (2)
stosuje się odpowiednio.
22.. Opłaty finansowe
Jakiekolwiek opłaty finansowe związane z realizacją projektu nie są wydatkami
kwalifikowanymi; dotyczy to zwłaszcza odsetek naliczanych od czasowo
pozyskanych środków finansowych; opłat bankowych; prowizji i in.
Gwarancje bankowe odnoszące się do kredytów wykorzystanych na finansowanie
danego projektu mogą być – za zgodą Komisji - uznane za kwalifikowane.
3. Techniki finansowania nie pociągające za sobą natychmiastowego przeniesienia
własności aktywów
Niezależnie od postanowień zawartych w pkt.2, techniki finansowania nie
pociągające za sobą natychmiastowego przeniesienia własności aktywów, w
przypadkach uzasadnionych i jeśli zostały zatwierdzone w memorandum
finansowym mogą być uznane za kwalifikowane.
Kraj – beneficjent powinien wykazać w drodze analizy ryzyka, że wykorzystane
techniki są ekonomicznie bardziej korzystne niż bezpośrednie nabycie aktywów.
4. Wydatki operacyjne, bieżące koszty eksploatacyjne projektów, korzystających
ze wsparcia ze środków pomocowych
(a) Jakikolwiek rodzaj kosztów operacyjnych, poniesionych po zakończeniu projektu
nie jest wydatkiem kwalifikowanym.
(b) Niezależnie od brzmienia pkt. (a) szkolenie personelu obsługującego projekt oraz
testowanie przedsięwzięcia i sprzętu z nim związanego mogą być brane pod
uwagę jako wydatki kwalifikowane w okresie czasu określonym w memorandum
finansowym.
(c) Zasady określone w pkt. (a) i (b) mają również zastosowanie do ukończonych
pojedynczych części projektu lub grupy projektów, nawet w przypadku
nieukończenia całości przedsięwzięcia.
5. Działania informacyjne i promujące
Wydatki na działania informacyjne i promujące podjęte zgodnie z postanowieniami
Załącznika III.6 są kwalifikowane.
Część X
Okres kwalifikowania wydatków
1.
Początek okresu kwalifikowania wydatków
Początek okresu kwalifikowania wydatków jest określany odmiennie dla dwóch
poniższych sytuacji:
(a) jeśli wybór projektu, proces przetargowy i kontraktowy prowadzony przez kraj –
beneficjenta stanowią przedmiot akceptacji ex-ante ze strony Komisji3, wydatek
uznaje się za kwalifikowany od dnia podpisania memorandum finansowego dla
danego projektu przez Komisję.
W wyjątkowych przypadkach oraz gdy finansowanie projektu stanowi połączenie
kredytu z EBI lub innej instytucji finansowej oraz grantu ISPA, wydatek uznaje
się za kwalifikowany od daty umowy z EBI lub inną instytucją finansową.
Zasadniczo data ta nie powinna przypadać wcześniej niż 6 miesięcy od daty
wskazanej w pierwszej części niniejszego podpunktu.
Niezbędne jest spełnienie następujących warunków:
- Prace i kontrakty, do których odnosi się niniejszy przepis, muszą być określone
w memorandum finansowym;
-
EIB lub inne instytucje finansowe poświadczają spełnienie wymogów
określonych w artykułach 167 i 168 (1) rozporządzenia Rady (WE, Euratom)
nr 1605/2002 oraz wymogów określonych w artykułach 239 i 240
rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002;
W powyższych przypadkach Komisja, po wcześniejszym rozpatrzeniu sprawy
przez Komitet Zarządzający ISPA, może zastosować postanowienia artykułu 168
(2) rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego
Wspólnot Europejskich.
(b) Po podjęciu przez Komisję decyzji o przekazaniu środków pomocowych
jednostkom wdrażającym w państwach ubiegających się o wsparcie z funduszu
ISPA w sposób zdecentralizowany4 - wydatek uznaje się za kwalifikowany od
dnia otrzymania wniosku przez Komisję (zespół ds. ISPA), pod warunkiem, że
zostanie on uznany za kompletny.
Płatności dokonane przed datami wymienionymi w pkt. (a) i (b) nie są
kwalifikowane.
2.
3
4
Zmiany projektów
Patrz artykuł 12.(1) rozporządzenia Rady (UE) nr 1266/99 z 21 czerwca 1999 r.
Patrz artykuł 12.(2) rozporządzenia Rady (UE) nr 1266/99 z 21 czerwca 1999 r.
(a) Jakakolwiek zmiana zatwierdzonego projektu o wartości równej, wynosząca co
najmniej 5 mln EURO lub przekraczająca 20% ogólnej wartości projektu (należy
uwzględnić niższą z tych kwot) jest uważana za „zasadniczą” zmianę projektu. Za
„zasadnicze” uznaje się również ważniejsze zmiany dotyczące celu projektu,
zmieniające charakter danego przedsięwzięcia.
Zasady opisane w pkt. 1 odnoszą się również do kwalifikowania wydatków,
związanych z określonymi wyżej zmianami.
(b) W odniesieniu do wszelkich innych zmian projektu, wydatki związane z nowymi,
dodatkowymi lub rozszerzonymi elementami projektu są kwalifikowane od daty
wpłynięcia do Komisji (zespół ds. ISPA) formularza zmiany memorandum
finansowego.
(c) Wniosek o zmianę memorandum finansowego wraz z załączonymi informacjami
może być przedstawiony na posiedzeniu Komitetu Monitorującego. W protokole
posiedzenia musi zostać umieszczony zapis o przedstawieniu wniosku i wraz z
odpowiednią dokumentacją.
3.
Koniec okresu kwalifikowania wydatków
(a) Koniec okresu kwalifikowania wydatków jest zasadniczo określony w artykule 4,
paragraf 3 memorandum finansowego.
(b) Termin ten odnosi się do płatności dokonywanych przez podmiot odpowiedzialny
za realizację.
(c) Koniec okresu kwalifikowania wydatków jest określony we właściwym
memorandum finansowym. Po wygaśnięciu tego terminu kraj– beneficjent w
ciągu sześciu miesięcy zobowiązany jest przedłożyć Komisji wniosek o płatność
końcową wraz z raportem końcowym oraz oświadczeniem – zgodnie z
postanowieniami zawartymi w części III (6) załącznika III.1 oraz w załącznika
III.4.C do memorandum finansowego.
(d) Wspomniany sześciomiesięczny okres nie może zostać przedłużony przez
Komisję.
Część XI
Wnioski o płatność
Wnioski o płatność kierowane do Komisji przez kraje – beneficjentów opierają się na
oświadczeniach o rzeczywiście poniesionych wydatkach, zgodnie z definicją zawartą w
części II pkt 6.
W przypadku jeśli prace są wykonywane przez koncesjonariusza lub organ równorzędny
- prawidłowość wydatku musi być poświadczona przez kompetentną instytucję rządową.
Wnioski o płatność muszą być zarejestrowane i poświadczone przez Krajowego
Urzędnika Zatwierdzającego. Następnie są one przekazywane Komisji za pośrednictwem
Przedstawicielstwa Komisji.
Część XII
Inne kwestie nie uregulowane bezpośrednio
(1)
W przypadku zaistnienia problemów, nie uregulowanych w niniejszych zasadach
odnoszących się do kwalifikacji wydatków ponoszonych w ramach projektów
wspieranych ze środków ISPA - kwestie takie zostaną przedyskutowane z
Komisją. Komisja dołoży wszelkich starań w celu rozwiązania wynikłych
problemów w duchu niniejszych uregulowań, z uwzględnieniem zasad
ustanowionych na potrzeby Funduszu Spójności.
(2)
W przypadku zaistnienia rozbieżności między tymi zasadami a krajowymi
regułami dotyczącymi kwalifikacji – niniejsze zasady będą miały pierwszeństwo.
ZAŁĄCZNIK III.3 A
WZÓR RAPORTU NA KOMITET MONITORUJĄCY
DNIA DD/MM/RR
RAPORT MONITORUJĄCY ISPA
Wszystkie dane w raporcie winny być aktualne na 30 czerwca lub 31 grudnia
1A. DANE DOTYCZĄCE PRZEDSIĘWZIĘCIA
Tytuł projektu:
Numer ref. memorandum finansowego
Jednostka wdrażająca :
Udział ISPA
:
Data podpisania memorandum finansowego - Komisja
- Kraj
Zmiana memorandum nr
1B. JEDNOSTKA WDRAŻAJĄCA (IA)
Nazwa:
Adres:
Kod pocztowy:
Nazwisko osoby do kontaktu :
Telefon.:
E-mail:
- Komisja
- Kraj
Miasto:
2.
KRÓTKI OPIS WYKONANYCH DZIAŁAŃ/ ROBÓT W KOLEJNOŚCI CHRONOLOGICZNEJ
3.
SZCZEGÓLNE WARUNKI ZWIĄZANE Z PROJEKTEM (ARTYKUŁ 8 MEMORANDUM
FINANSOWEGO )
Odnieść się do specyficznych warunków, jeżeli takie nałożono w memorandum
finansowym, jak i określić stan ich wypełniania jak i termin ich wypełniania (należy
odnieść się do korespondencji KE informującej o wypełnianiu warunków)
4.
ZAKTUALIZOWANY PLAN PRZETARGÓW
Kontrakt
( N°, Rodzaj i Opis)*
Data
publikacji
zapowiedzi
o przetargu
Rodzaj
przewidywanej
procedury
przetargowej**
Data publikacji
ogłoszenia o przetargu
Jeśli nie
opublikowane
Jeśli
opublikowane
Przewidywana
data
Data, Numer
Dziennika
Urzędowego
WE i
Internet.
Wartość
kontraktu
/Przewidywan
a wartość
kontraktu
Mln €
Rodzaj
współfinans
owania
Data podpisania i
nazwa wybranego
kontahenta /
Stan przygotowania
TD
Łączne/
równoległe
Podpisane
W trakcie
przygotowan
ia
(*)
(**)
(***)
Wymień główny kontrakt.
Wskaż, czy kontrakt będzie realizowany wg Czerwonej, Żółtej, czy Srebrnej Książki. Wymień, czy jest to przetarg lokalny, międzynarodowy czy ograniczony i podaj uzasadnienie wybranej
procedury w przypadku pre-kwalifikacji.
Dla kontraktów przygotowywanych, podaj szczegóły dotyczące stanu przygotowania dokumentacji przetargowej.
23
5.
WALUTA: €
PLAN WYDATKÓW
Łączne wydatki
kwalifikowane
Rok
Wstępne
zakłada
ne
wydatki
*
(1)
Przyszłe zakładane
wydatki
Dokonane wydatki
Całkowite wydatki
kwalifikowane przedstawiane
na obecnym KM ISPA
Całkowite
wydatki
przedstawio
ne i
zaakceptowa
ne na
ostatnim
KM ISPA **
(do daty
raportu)
(%)
(3)/(2)
(od daty
raportu)
(%)
(5)/(2)
(7)=(3)+(5)
(%)
(7)/(2)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Różnica / Wydatki
razem %
(9)=((7)-(2))/
/Razem (2)
(9)
2000
2001
2002
2003
Kwartał 1
Kwartał 2
Kwartał r 3
Kwartał 4
2004
Kwartał 1
Kwartał 2
Kwartał 3
Kwartał 4
2005
2006
Razem
Oszczędno
ści
Proponowane zmiany do planu finansowego
Przedłożony już KE w dniu:
Do przedłożenia KE w dniu:
Bieżąca wartość
oszczędności
Tak
Nie
Do przedłożenia podczas KM (załącz i podaj przyczyny zmiany)
*
**
W momencie podpisania memorandum finansowego lub jego zmiany
Ostatni Komitet Monitorujący
24
6. SZCZEGÓŁOWA INFORMACJA DOTYCZĄCA RZECZOWEGO I FINANSOWEGO POSTĘPU W REALIZACJI
PROJEKTU (*)
POSTĘP RZECZOWY
POSTĘP FINANSOWY
Wskaźniki rzeczowe (*)
Wskaźniki finansowe
Rodzaje zadań (*)
Jednostka Ilość
(1)
Postęp rzeczowy
od poprzedniego
KM (data
raportowania)
Postęp rzeczowy
do bieżącego KM
(data
raportowania)
Stopień
rzeczowego
wykonania
zadań %
(2)
(3)
4=(3)/(1) (%)
Szacowane
wydatki
kwalifikowane
(€)
%
łącznych
kosztów
Wydatki od
poprzedniego KM
(data
raportowania)
Wydatki do
bieżącego KM
(data
raportowania)
Stopień
wykonania
finansowego %
Rzeczowy
postęp w
realizacji
projektu
(5)
(6)
(7)
(8)
9=8/5
10=4*6/100
#DZIEL/0
!
#DZIEL/0
!
#DZIEL/0
!
#DZIEL/0
!
#DZIEL/0
!
#DZIEL/0
!
#DZIEL/0
!
#DZIEL/0
!
#DZIEL/0! #DZIEL/0!
#DZIEL/0! #DZIEL/0!
#DZIEL/0! #DZIEL/0!
#DZIEL/0! #DZIEL/0!
#DZIEL/0! #DZIEL/0!
#DZIEL/0! #DZIEL/0!
#DZIEL/0! #DZIEL/0!
#DZIEL/0! #DZIEL/0!
Oszczędności (**)
#DZIEL/0! #DZIEL/0!
RAZEM
#DZIEL/0! #DZIEL/0!
25
Łączny postęp
rzeczowy
(*) pokrycie 100% wydatków kwalifikowanych
(**) dodać wiersz jedynie w przypadku, gdy po podpisaniu kontraktów uwidaczniają się różnice w stosunku do całkowitej kwoty wydatków kwalifikowanych, określonej w MF
26
Łączny postęp
finansowy
7.
PRZYCZYNY RÓŻNIC (JEŻELI WYSTĘPUJĄ) POMIĘDZY RZECZOWYM I FINANSOWUYM
POSTĘPEM W REALIZACJI PROJEKTU, WYJAŚNIENIE PRZYCZYN OPÓŹNIEŃ (JEŻELI
WYSTĘPUJĄ)
8.
TECHNICZNE, FINANSOWE LUB PRAWNE PROBLEMY (PATRZ ANEKS III.1 MF)
Odnieść się do problemów, które wystąpiły podczas wdrażania projektu, włącznie z różnicami
występującymi od pierwotnego plany finansowego, jak i wyjaśnij jakie działania zostały
podjęte w celu ich usunięcia.
Odnieść się do jakichkolwiek sytuacji wstrzymujących płatności, korekt finansowych, czy
nieprawidłowości.
9.
SPOSTRZEŻENIA I REKOMENDACJE KRAJOWYCH LUB/I WSPÓLNOTOWYCH KONTROLI
(PATRZ ANEKS III.1 MF)
Podaj spostrzeżenia, rekomendacje ich źródło oraz sposób ich realizacji.
10. PODJĘTE DZIALANIA W CELU ROZPOWSZECHNIANIA POMOCY ISPA (PATRZ ANEKS III.6 MF)
Czy wzniesiono tablice informacyjne na miejscu budowy?
Tak
Rodzaj mediów wykorzystany do rozpowszechniania informacji:
Prasa
Telewizja
Inne rozdaje
Rodzaj pisemnej dokumentacji przekazanej mediom dla opinii publicznej :
11.
Nie
Radio
OCZEKIWANA DATA ZAKOŃCZENIA
W pierwszym MF (data zakończenia określona w MF )
W bieżącym MF (data zakończenia określona w zmodyfikowanym MF)
Oczekiwana data zakończenia
Zmodyfikowana data zakończenia do przedstawienia na KM ISPA : Tak
Nie
27
ZAŁĄCZNIK III.3.b
Formularz zmiany memorandum finansowego
WNIOSEK O DOKONANIE ZMIAN WARUNKÓW PRZEDSIĘWZIĘCIA
W RAMACH ISPA
Podmiot odpowiedzialny za realizację:
1. DANE IDENTYFIKACYJNE PRZEDSIĘWZIĘCIA
Tytuł projektu:
Podmiot odpowiedzialny za realizację:
Oznaczenie kodowe przedsięwzięcia ISPA:
Memorandum finansowe nr:
Data:
Udział współfinansowania ISPA:
2. ZMIANA TERMINU ZAKOŃCZENIA PRZEDSIĘWZIĘCIA
Aktualnie obowiązujący termin zakończenia:
zakończenia:
Proponowany termin
3. PROPONOWANE KOREKTY PLANU FINANSOWEGO (*) WALUTA: EURO
Rok
Całkowite wydatki kwalifikowane
według obowiązującego MF
Poniesione wydatki kwalifikowane lub
prognoza wydatków ogółem
2000
2001
2002
2003
2004
2005
28
2006
Ogółem
Wniosek o zwiększenie wysokości środków pomocowych

Jeśli tak, wnioskowana wysokość zwiększenia:
Tak

Nie
......... euro
(*) Należy załączyć zmodyfikowany plan finansowy
4. ZMIANY W ZAKRESIE WYDATKÓW KWALIFIKOWANYCH
PRZEDSIĘWZIĘCIA
WALUTA: EURO
Kategoria wydatku* Bieżące koszty
Wnioskowana
Proponowana ogólna
spełniające kryteria
zmiana
wysokość kosztów
kwalifikacyjne
spełniających kryteria
ogółem
kwalifikacyjne
Koszty planowania/
projektowania
Przygotowanie terenu
Roboty budowlane
Sprzęt
Pomoc techniczna
Nadzór
Inne (wymienić )
Ogółem
*Wymienione kategorie są przykładowe i mogą zostać zmienione w sposób
odzwierciedlający specyfikę projektu. Sugerowane jest rozbicie na poszczególne kontrakty.
5. ZMIANY WSKAŹNIKÓW RZECZOWYCH
Rodzaj prac
Jednostka
Bieżące szacunki
odnośnie ukończenia
Propozycje
6. ZMIANY CHARAKTERYSTYKI PRZEDSIĘWZIĘCIA
Szczegółowy opis
29
7. PRZYCZYNY WNIOSKOWANIA O DOKONANIE ZMIAN
Szczegółowe argumenty
Wniosek o dokonanie zmian memorandum finansowego:
Data złożenia wniosku o dokonanie zmian:
Podpis Narodowego Koordynatora ISPA (NIC):
30
ZAŁĄCZNIK III.4
System zarządzania i kontroli środków pomocowych w ramach ISPA i procedura
dokonywania korekt finansowych
Część 1
W niniejszym załączniku określono szczegółowe zasady dotyczące systemu zarządzania i
kontroli środków pomocowych oraz procedury dokonywania korekt finansowych w ramach
ISPA.
Część 2
1. Każdy kraj – beneficjent zapewni, że:
(i)
Narodowy Koordynator ISPA,
(ii)
Narodowy Fundusz i Krajowy Urzędnik Zatwierdzający,
(iii) jednostki wdrażające i Sektorowi Pełnomocnicy ds. Realizacji Projektów ISPA,
(iv)
beneficjenci końcowi
określeni w Memorandum o wykorzystaniu Narodowego Funduszu dla Programu ISPA
otrzymają odpowiednie wytyczne dotyczące systemu zarządzania i kontroli zapewniające
należyte zarządzanie środkami ISPA zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami i
standardami, a w szczególności zapewniające prawidłowość, regularność i
kwalifikowalność wniosków o płatność ISPA, jak również realizację przedsięwzięć
zgodnie z zapisami memorandum finansowego i celami przedsięwzięcia.
2. Na potrzeby niniejszego załącznika termin „jednostki wdrażające” (zwane dalej
podmiotami, na które przekazano realizację przedsięwzięcia) będzie także oznaczał
jednostki inne niż beneficjenci końcowi, którym jednostka wdrażająca lub Sektorowy
Pełnomocnik ds. Realizacji Projektów ISPA przekazał realizację przedsięwzięć
dofinansowanych przez ISPA.
3. Na potrzeby niniejszego załącznika, chyba że określono inaczej, termin „przedsięwzięcie”
oznacza zatwierdzony w memorandum finansowym pojedynczy projekt, etap projektu lub
projekt grupowy, zgodnie z załącznikiem III.2, część II(1).
Część 3
1. System zarządzania i kontroli funkcjonujący w strukturze Narodowego Koordynatora
ISPA, Narodowego Funduszu, jednostek wdrażających, podmiotów, na które
przekazano realizację przedsięwzięcia i beneficjentów końcowych, powinien
proporcjonalnie do wysokości środków pomocowych podlegających zarządzaniu w
danej jednostce, zapewniać:
(a) precyzyjne określenie, precyzyjny podział oraz w zakresie koniecznym dla
zapewnienia rzetelnego zarządzania, właściwe rozdzielenie funkcji w ramach
danej jednostki;
(b) skuteczny system zapewnienia, że funkcje te są wykonywane w sposób
zadowalający;
(c) w przypadku podmiotów, na które przekazano realizację przedsięwzięcia i
beneficjentów końcowych, przekazywanie właściwej instytucji sprawozdań w
zakresie wykonania zadań i wykorzystania środków.
31
Część 4
1.System zarządzania i kontroli, określony w części 3 powinien
obejmować procedury w zakresie weryfikacji autentyczności
wydatków deklarowanych i realizacji przedsięwzięcia od etapu
przygotowawczego do rozpoczęcia fazy operacyjnej zgodnie z
zapisami memorandum finansowego, celami przedsięwzięcia oraz
stosownymi przepisami krajowymi i wspólnotowymi, w
szczególności w zakresie kwalifikowania wydatków, ochrony
środowiska, transportu (w tym sieci transeuropejskich), konkurencji i
zamówień publicznych.
Weryfikacja powinna obejmować wszystkie aspekty finansowe, techniczne
administracyjne, które warunkują skuteczne wykorzystanie przyznanej pomocy.
i
2. Procedury powinny wymagać dokumentowanie przeprowadzonych weryfikacji
przedsięwzięć w miejscu ich realizacji. Dokumentacja ta powinna zawierać zakres
wykonanych prac rezultaty weryfikacji i środki podjęte wobec wykrytych
rozbieżności. W przypadku gdy weryfikacja administracyjna i rzeczowa nie jest
przeprowadzana dla całości środków, lecz tylko dla części prac lub transakcji,
dokumentacja powinna wskazywać wybrane prace lub transakcje oraz opisywać
metodologię ich wyboru.
Część 5
1. W ciągu 3 miesięcy od wejścia w życie memorandum finansowego kraj – beneficjent
poinformuje Komisję, o strukturze Narodowego Koordynatora ISPA, Narodowego
Funduszu, jednostek wdrażających, podmiotów, na które przekazano realizację
przedsięwzięcia ISPA, jak określono w części 2, o systemie zarządzania i kontroli
utworzonych w tych jednostkach oraz o planowanych usprawnieniach zgodnie z
częścią 2 (1).
2. Informacja ta powinna zawierać następujące dane dotyczące Narodowego
Koordynatora ISPA, Narodowego Funduszu, jednostek wdrażających i podmiotów, na
które przekazano realizację przedsięwzięcia w zakresie:
(a) ich funkcji,
(b) podziału zadań pomiędzy i w ramach ich departamentów (wydziałów itp.),
(c) procedur inspekcji i akceptacji prac, procedur otrzymywania, weryfikacji i
oceny wniosków o refundację poniesionych wydatków oraz procedur
zatwierdzania, dokonywania i księgowania przelewów do beneficjentów
końcowych,
(d) zapisów dotyczących audytu systemu zarządzania i kontroli.
3. Komisja we współpracy z krajem – beneficjentem upewni się, że system zarządzania i
kontroli opisany zgodnie z p. 1 i 2 spełnia wymogi niniejszego załącznika oraz
poinformuje kraj – beneficjenta o wszelkich przeszkodach zmniejszających
przejrzystość kontroli działania ISPA i utrudniających wypełnianie obowiązków przez
Komisję. Przeglądy działania systemu powinny być przeprowadzane regularnie.
Część 6
1. System zarządzania i kontroli przedsięwzięć powinien zapewnić odpowiednią
ścieżkę audytu.
32
2. Ścieżka audytu jest uznawana za wystarczającą, jeżeli umożliwia:
(a) porównanie i uzgodnienie kwot całkowitych zcertyfikowanych dla
Komisji z wydatkami dla poszczególnych projektów wraz z
odpowiadającymi im dokumentami przechowywanymi na różnych
szczeblach administracyjnych, przez jednostki wdrażające i
beneficjentów końcowych;
(b) weryfikację podziału i transferu dostępnych środków wspólnotowych
i krajowych;
(c) weryfikację prawidłowości dostarczonych informacji dotyczących
realizacji przedsięwzięcia zgodnie z memorandum finansowym i
celami przedsięwzięcia.
3. Ogólny opis wymagań dotyczących wystarczającej ścieżki audytu zawarty jest
w załączniku III.4.A.
4. Kraj – beneficjent upewni się, że:
(a) istnieją procedury zapewniające, że, na poziomie projektów,
dokumenty odpowiadające poszczególnym pozycjom poniesionych
wydatków, dokonanych płatności, wykonywanych prac i ich
weryfikacji oraz wymaganych dla wystarczającej ścieżki audytu , są
przechowywane zgodnie z częścią X załącznika III.1 i załącznika
III.4A;
(b) utrzymywany jest rejestr instytucji i miejsc ich przechowywania ;
(c) dokumenty są okazywane na żądanie osób i instytucji mających
prawo dokonywania inspekcji.
5. Osoby i instytucje przywołane w p. 4 (c) to:
(a) pracownicy Narodowego Koordynatora ISPA, Narodowego
Funduszu, jednostek wdrażających, podmiotów, na które przekazano
realizację przedsięwzięcia i które przygotowują wnioski o refundację;
(b) służby przeprowadzające audyty systemu zarządzania i kontroli;
(c) Krajowy Urzędnik Zatwierdzający jako odpowiedzialny za
certyfikację wniosków o płatność pośrednią i końcową na mocy
części III (8) załącznika III.1 oraz osoba lub departament
odpowiedzialny za wydanie deklaracji zamknięcia pomocy zgodnie z
załącznikiem III.4.C.
(d) Upoważnieni pracownicy krajowych i wspólnotowych instytucji
audytujących i kontrolnych.
Mogą oni żądać dostarczenia wyciągów lub kopii dokumentów i zapisów księgowych
określonych w p. 4.
Część 7
Narodowy Fundusz będzie prowadził wykaz kwot, które powinny zostać odzyskane z już
wypłaconej pomocy ISPA oraz zapewni, że kwoty te są odzyskiwane bez nieuzasadnionej
zwłoki. Po ich odzyskaniu Narodowy Fundusz powinien zwrócić odzyskaną kwotę wraz z
odsetkami za zwłokę, poprzez odjęcie tej kwoty z następnej deklaracji wydatków i
skierowanego do Komisji wniosku o płatność dla danego projektu. W przypadku gdy kwota ta
jest niewystarczająca, Komisja może zażądać refundacji pozostałej części.
Narodowy Fundusz przesyła corocznie do Komisji w formie załącznika do ostatniego raportu
kwartalnego dotyczącego odzyskiwania kwot, zgodnie z załącznikiem III.5 wykaz kwot
33
podlegających odzyskaniu dla poszczególnych projektów ISPA w dniu sporządzania raportu,
uszeregowanych zgodnie z rokiem rozpoczęcia procedury ich odzyskiwania.
Część 8
Certyfikacja wydatków
1. Certyfikaty i deklaracje wydatków pośrednich i końcowych, wzmiankowane w
załączniku III.1, część III(6), piąty myślnik i (8), powinny być wystawione przez
Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego, który jest niezależny od służb
zatwierdzających wnioski w formie zgodnej z zamieszczoną w załączniku III.4.B.
2. Przed certyfikacją danej deklaracji wydatków, Krajowy Urzędnik Zatwierdzający
powinien upewnić się, że spełnione są następujące warunki:
(a) Narodowy Koordynator ISPA, jednostki wdrażające, podmioty, na które
przekazano realizację przedsięwzięcia i beneficjenci końcowi spełnili
wymagania z części III (3) i (6), VII i załącznika III.1 oraz przestrzegają
zapisów memorandum finansowego;
(b) deklaracje wydatków zawierają jedynie wydatki:
(i) faktycznie dokonane w okresie kwalifikowania wydatków określonym w danym
memorandum finansowym i potwierdzone otrzymanymi fakturami lub dokumentami
posiadającymi równorzędną wartość dowodową,
(ii) odnoszące się do prac, które nie były zakończone w dniu złożenia wniosku o
dofinansowanie,
(iii) uzasadnione postępem prac lub zakończeniem przedsięwzięcia zgodnie z
zapisami danego memorandum finansowego i celami przedsięwzięcia.
3. W celu zapewnienia właściwego i wystarczającego systemu zarządzania i ścieżki
audytu przed przedłożeniem deklaracji wydatków Komisji, kraj – beneficjent zapewni,
że Narodowy Fundusz jest poinformowany w zakresie procedur Narodowego
Koordynatora ISPA, jednostek wdrażających i podmiotów, na które przekazano
realizację przedsięwzięcia dotyczących:
(a) weryfikacji autentyczności wydatków oraz realizacji przedsięwzięcia
zgodnie z zapisami danego memorandum finansowego i celami
przedsięwzięcia;
(b) zapewnienia zgodności z obowiązującymi zasadami; oraz
(c) zachowania ścieżki audytu.
Część 9
Kontrole wyrywkowe
1. Kraje - beneficjenci przeprowadzą kontrole wyrywkowe projektów, na odpowiedniej
grupie reprezentatywnej, w szczególności mające na celu:
(a) weryfikację efektywności stosowanego systemu zarządzania i
kontroli;
(b) selektywną weryfikację, na podstawie analizy ryzyka, deklaracji
wydatków składanych na różnych szczeblach.
2. Kontrole przeprowadzone w okresie realizacji przedsięwzięć ISPA powinny obejmować
przynajmniej 15 % całkowitych wydatków kwalifikowanych poniesionych na
przedsięwzięcia zatwierdzone w tym okresie. Udział ten może być zmniejszony
proporcjonalnie do wydatków poniesionych przed 1 stycznia 2003. Kontrole te powinny
obejmować reprezentatywną próbę transakcji, z uwzględnieniem wymagań określonych w
p. 3.
34
Kraje - beneficjenci dołożą wszelkich starań w celu równomiernego rozłożenia realizacji
kontroli w danym okresie czasu. Zapewnia również odpowiednie rozdzielenie funkcji
dotyczących kontroli i wdrażania lub płatności dla projektów.
3. Przy doborze grupy reprezentatywnej podlegającej kontroli należy wziąć pod uwagę
następujące czynniki:
(a) potrzebę skontrolowania odpowiedniej grupy reprezentatywnej
obejmującej przedsięwzięcia różnego typu i rozmiarów;
(b) wszelkie czynniki ryzyka zdefiniowane przez krajowe lub
wspólnotowe działania kontrolne;
(c) potrzebę zapewnienia właściwej kontroli różnych typów instytucji
zaangażowanych w zarządzanie i realizację przedsięwzięć w obu
sektorach (transport i środowisko).
Część 10
Kraje – beneficjenci będą dążyć zweryfikowania za pomocą przeprowadzanych kontroli
następujących elementów:
(a) praktycznego stosowania i efektywności systemu zarządzania i
kontroli;
(b) realizacji przedsięwzięcia zgodzie z postanowieniami odnośnego
memorandum finansowego i celami przedsięwzięcia;
(c) w odniesieniu do adekwatnej liczby zapisów księgowych – czy
zapisy te odpowiadają dokumentacji księgowej, na poziomie
jednostek wdrażających, podmiotów, na które przekazano realizację
przedsięwzięcia i beneficjentów końcowych;
(d) istnienia wystarczającej ścieżki audytu;
(e) w odniesieniu do adekwatnej liczby pozycji wydatków – czy rodzaj i
czas poniesienia wydatku odpowiada wymogom wspólnotowym,
zatwierdzonemu kształtowi przedsięwzięcia i rzeczywiście
wykonanym pracom.
(f) rzeczywistego zapewnienia współfinansowania krajowego w
odpowiedniej wysokości; oraz
(g) przedsięwzięcia zostały zrealizowane zgodnie z polityką i zasadami
wspólnotowymi, co jest wymagane w artykule 5 memorandum
finansowego.
Część 11
Kontrole powinny wykazać, czy wykryte problemy mają charakter systemowy i mogą
stanowić ryzyko dla innych bądź wszystkich przedsięwzięć realizowanych przez te same
jednostki wdrażające lub w tym samym kraju – beneficjencie. Powinny również
zidentyfikować przyczyny wystąpienia takiej sytuacji, następne niezbędne do
przeprowadzenia kontrole oraz konieczne działania zaradcze i naprawcze.
Część 12
Każdy kraj – beneficjent powinien przynajmniej raz w roku konsultować się z Komisją w celu
skoordynowania planów kontroli, co umożliwi bardziej efektywne wykorzystanie krajowego i
35
wspólnotowego personelu kontrolującego. Konsultacje te powinny obejmować stosowane
techniki analizy ryzyka i uwzględniać wyniki ostatnio przeprowadzonych kontroli oraz
sprawozdania i komunikaty władz krajowych, Komisji i Europejskiego Trybunału
Obrachunkowego.
Część 13
Zgodnie z częścią 12, kraj – beneficjent poinformuje Komisję do dn. 30 czerwca każdego
roku, a po raz pierwszy do dn. 30 czerwca 2002 r., w zakresie stosowania części 9 do 11
niniejszego załącznika w poprzednim roku kalendarzowym oraz dodatkowo dokona
uzupełnienia lub aktualizacji opisu systemu zarządzania i kontroli, przekazanego zgodnie z
częścią 5(1).
Część 14
Deklaracja zamknięcia pomocy
Osoba lub departament upoważniony do wydawania deklaracji zamknięcia pomocy dla projektu
powinien być podmiotem niezależnym od Narodowego Koordynatora ISPA, Krajowego
Urzędnika Zatwierdzającego, jednostek wdrażających, podmiotów, na które przekazano
realizację przedsięwzięcia i beneficjentów końcowych.
Jednostka ta przeprowadzi kontrolę zgodnie z międzynarodowymi standardami audytowymi.
Narodowy Koordynator ISPA, Krajowy Urzędnik Zatwierdzający, jednostki wdrażające,
podmioty, na które przekazano realizację przedsięwzięcia i beneficjenci końcowi są
zobowiązani do przekazywania wszelkich wymaganych informacji i umożliwią dostęp do
zapisów księgowych i dokumentów niezbędnych do sporządzenia deklaracji.
Część 15
Deklaracje powinny być oparte na analizie systemu zarządzania i kontroli, wniosków z
przeprowadzonych kontroli oraz, gdzie to niezbędne, kontroli wyrywkowej transakcji oraz
raportu końcowego przygotowanego zgodnie z częścią V załącznika III.1. Osoba lub
departament wydająca deklarację przeprowadzi wszelkie niezbędne analizy w celu
upewnienia się, że zcertyfikowana deklaracja wydatków jest prawidłowa, transakcje będące
jej podstawą są legalne i prawidłowe oraz że przedsięwzięcie zostało zrealizowane w zgodzie
z postanowieniami odnośnego memorandum finansowego i celami przedsięwzięcia.
Do deklaracji, sporządzanych na podstawie ogólnego wzoru z załącznika III.4.C., będzie
dołączony raport zawierający informacje uzasadniające deklarację, w tym streszczenie
wniosków z wszystkich kontroli przeprowadzonych przez instytucje krajowe i wspólnotowe,
do których miał dostęp sporządzający deklarację.
Część 16
W przypadku wystąpienia znaczących słabości w systemie zarządzania i kontroli lub wielu
nieprawidłowości bądź wątpliwości co do właściwej realizacji przedsięwzięcia, które nie
pozwalają na wydanie ogólnej pozytywnej opinii na temat ważności wniosku o płatność
końcową i deklaracji zamknięcia pomocy, w deklaracji powinno znaleźć się odniesienie do
tych okoliczności oraz ocena zasięgu problemu i jego skutków finansowych.
W takim przypadku Komisja może zażądać przeprowadzenia dodatkowych kontroli w celu
identyfikacji i usunięcia nieprawidłowości w określonym terminie.
36
Część 17
Informacje finansowe, które powinny być gromadzone i udostępniane na żądanie
Komisji
1. Zapisy księgowe dotyczące przedsięwzięć, określone w załączniku III.4.A powinny
być w miarę możliwości gromadzone w formie elektronicznej. Zapisy te będą
udostępniane Komisji na żądanie dla celów przeprowadzenia kontroli dokumentacji
oraz kontroli w miejscu realizacji przedsięwzięcia, niezależnie od wymogu
dostarczania raportów z postępu prac określonych w części VIII załącznika III.1.
2. Na pisemne żądanie Komisji kraj – beneficjent dostarczy Komisji zapisy określone w
p. 1 w ciągu 10 dni roboczych od dnia otrzymania prośby. Komisja i kraj – beneficjent
mogą uzgodnić inny termin, szczególnie w przypadku gdy zapisy księgowe nie są
dostępne w formie elektronicznej.
3. Komisja zapewni zachowanie poufności informacji przekazanych przez kraj –
beneficjenta bądź zgromadzonych podczas kontroli w miejscu realizacji.
4. Z zastrzeżeniem prawa krajowego, urzędnicy Komisji będą mieć dostęp do wszelkich
dokumentów przygotowanych w celach kontrolnych lub po kontrolach
przeprowadzonych zgodnie z niniejszym załącznikiem oraz do zgromadzonych
informacji, w tym również przechowywanych w formie elektronicznej.
Część 18
Korekty finansowe
1. W przypadku, gdy po dokonaniu niezbędnych weryfikacji Komisja stwierdzi, że:
(a) realizacja przedsięwzięcia nie uzasadnia przyznania części bądź całości
środków pomocowych, a w szczególności nie wypełniono jednego z
warunków z memorandum finansowego lub wystąpiła znacząca zmiana mająca
wpływ na charakter lub warunki wdrażania przedsięwzięcia, o której
zatwierdzenie nie wystąpiono do Komisji, lub
(b) istnieje nieprawidłowość w związku z pomocą w ramach ISPA oraz że kraj –
beneficjent nie podjął niezbędnych działań zaradczych,
Komisja zawiesi pomoc dla tego przedsięwzięcia i, podając powód swej decyzji, poprosi
kraj – beneficjenta o przedstawienie wyjaśnień w określonym terminie.
W przypadku, gdy kraj – beneficjent nie zgadza się ze spostrzeżeniami Komisji, zostanie
on zaproszony na konsultacje z Komisją, podczas których obie strony powinny dążyć do
osiągnięcia porozumienia w zakresie spostrzeżeń i wniosków, jakie powinny być z nich
wyciągnięte.
2. Po upływie wyznaczonego przez Komisję terminu, w przypadku braku
porozumienia w ciągu trzech miesięcy i z uwzględnieniem wszelkich uwag
kraju – beneficjenta, zgodnie z obowiązującą procedurą, Komisja zdecyduje:
(a) o zmniejszeniu zaliczki, o której mowa w części III (2) załącznika
III.1, lub
(b) o dokonaniu niezbędnych korekt finansowych. Oznacza to
anulowanie części lub całości pomocy przyznanej dla danego
przedsięwzięcia.
Decyzje takie powinny uwzględniać zasadę proporcjonalności. Decydując o kwocie
korekty Komisja uwzględni rodzaj nieprawidłowości lub zmiany oraz zakres potencjalnych
skutków finansowych wad w systemie zarządzania i kontroli. Kwota odpowiadająca części
lub całości anulowanej pomocy powinna zostać zwrócona.
37
3. Każda kwota niesłusznie wypłacona i mająca być odzyskana powinna być
wypłacona Komisji. Odsetki za zwłokę będą naliczane zgodnie z zasadami
określonymi w części 21.
Część 19
1.Kwota korekt finansowych określona przez Komisję zgodnie częścią
18 (2) w związku z nieprawidłowościami jednostkowymi lub
systemowymi, powinna być oszacowana indywidualnie, o ile to
możliwe i praktycznie wykonalne, z uwzględnieniem zasady
proporcjonalności i być równa kwocie niesłusznie wypłaconej ze
środków ISPA.
2.W przypadku, gdy nie jest możliwe lub praktycznie wykonalne
dokładne określenie kwoty nieprawidłowego wydatku lub gdy
anulowanie całego kwestionowanego wydatku jest niewspółmierne,
Komisja dokona korekty finansowej na podstawie prognozowania
(ekstrapolacji) lub jednolitej stawki w następujący sposób:
(a) w przypadku prognozowania (ekstrapolacji) Komisja zastosuje
reprezentatywną próbę transakcji o podobnej charakterystyce;
(b) w przypadku stawki jednolitej Komisja oceni zakres naruszenia zasad
oraz zasięg skutków finansowych wad w systemie zarządzania i
kontroli, które doprowadziły do powstania nieprawidłowości.
2. W przypadku gdy Komisja opiera swoje stanowisko na faktach ustalonych przez
audytorów spoza służb Komisji, powinna wyciągnąć własne wnioski dotyczące
konsekwencji finansowych, po dokonaniu przeglądu środków zaradczych podjętych
przez kraj – beneficjenta zgodnie z częścią VII załącznika III.1, częścią 18 (1) i (2)
niniejszego załącznika, sprawozdań przedłożonych zgodnie z częścią III.5 oraz
odpowiedzi kraju – beneficjenta.
Część 20
1. Kraj – beneficjent może odpowiedzieć na żądanie dostarczenia informacji zgodnie z
częścią 18(1), przedłożyć komentarze oraz tam, gdzie to konieczne podjąć działania w
terminie 2 miesięcy, oprócz należycie uzasadnionych przypadków, kiedy Komisja
może zgodzić się na jego przedłużenie.
2. W przypadku, gdy Komisja dokonuje korekty finansowej na podstawie
prognozowania (ekstrapolacji) lub stawki jednolitej, kraj – beneficjent ma mieć szansę
wykazać, poprzez analizę i prezentację odpowiedniej dokumentacji, że faktyczny
zakres nieprawidłowości jest mniejszy niż oszacowany przez Komisję. W
porozumieniu z Komisją kraj – beneficjent może ograniczyć zakres prezentowanej
dokumentacji do odpowiedniej jej części lub reprezentatywnej próby.
Z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, termin na przeprowadzenie analizy
dokumentacji nie powinien przekraczać następnych dwóch miesięcy po okresie 2 miesięcy,
o którym mowa w p. 1. Wyniki tej analizy zostaną zweryfikowane w sposób określony w
części 18 (1) w drugim akapicie. Komisja uwzględni materiał dowodowy dostarczony
przez kraj – beneficjenta we właściwym terminie.
38
3. W przypadku, gdy kraj – beneficjent nie zgadza się ze spostrzeżeniami Komisji i
odbyły się konsultacje z Komisją, zgodnie z częścią 18 (1), drugim akapitem,
trzymiesięczny okres na podjęcie decyzji przez Komisję rozpoczyna się w dniu
konsultacji.
Część 21
1. Zwrot środków do Komisji, zgodnie z częścią 18.3 powinien nastąpić przed
upływem terminu określonego we wniosku przesłanym do Krajowego
Urzędnika Zatwierdzającego. Termin ten upływa w ostatnim dniu drugiego
miesiąca następującego po dniu przekazania wniosku o zwrot środków.
2. Odsetki za zwłokę będą naliczane od dnia określonego w p. 1 do dnia
dokonania zwrotu. Wysokość odsetek wynosi jeden i pół punktu procentowego
powyżej stopy procentowej Europejskiego Banku Centralnego stosowanej w
podstawowych operacjach refinansowych w pierwszym dniu roboczym
miesiąca, w którym upływa termin.
3. Korekta finansowa, zgodna z częścią 18 (2) nie zwalnia kraju – beneficjenta z
odpowiedzialności za odzyskiwanie środków zgodnie z częścią VII załącznika
III.1.
4. W przypadku konieczności odzyskania środków po dokonaniu korekty
finansowej, właściwe służby rozpoczynają proces odzyskiwania i informują o
tym Narodowego Koordynatora ISPA, Narodowy Fundusz i jednostki
wdrażające.
Część 22
Kraj – beneficjent może stosować zasady bardziej restrykcyjne niż tu zawarte.
39
ZAŁĄCZNIK III.4.A
OGÓLNY OPIS WYMOGÓW INFORMACYJNYCH W ZAKRESIE
WYSTARCZAJĄCEJ ŚCIEŻKI AUDYTU
Za wystarczającą dla danego projektu lub grupy projektów uznaje się ścieżkę audytu,
przywołaną w części 6 (2) ma miejsce, jeśli spełnione zostaną następujące warunki:
1. Zapisy księgowe gromadzone na odpowiednim szczeblu zarządzania dostarczają
szczegółowych informacji o wydatkachfaktycznie dokonywanych w odniesieniu do
każdego przedsięwzięcia korzystającego ze wsparcia finansowego ze środków
pomocowych przez jednostkę wdrażającą, nawet jeśli nie jest ona końcowym odbiorcą
pomocy, jednostki i firmy zaangażowane w realizację przedsięwzięcia, jako
koncesjonariusze, podmioty, na które przekazano realizację lub w inny sposób. W
zapisach księgowych umieszcza się: datę sporządzenia zapisu księgowego, kwotę
każdego wydatku, rodzaj dokumentów potwierdzających oraz datę i formę płatności.
Załączone są niezbędne dokumenty potwierdzające (np. faktury).
2. W przypadku wydatków jedynie częściowo odnoszących się do przedsięwzięcia
współfinansowanego ze środków wspólnotowych, pokazany jest dokładny podział
środków między przedsięwzięcia korzystające ze wsparcia Wspólnoty a pozostałe.
Podobny podział jest wymagany w przypadku wydatków uznawanych za
kwalifikowane jedynie w określonej granicy lub proporcji do innych kosztów.
3. Dokumentacja techniczna i plan finansowy przedsięwzięcia, raporty z postępów prac,
dokumentacja dotycząca przetargów i kontraktowania oraz raporty z inspekcji
realizacji przedsięwzięcia, zgodnie z częścią 4 również są gromadzone na
odpowiednim szczeblu zarządzania.
4. W celu sporządzenia dla Narodowego Funduszu deklaracji wydatków faktycznie
dokonanych na rzecz przedsięwzięcia współfinansowanego ze środków
wspólnotowych, dane, o których mowa w p. 1 są zbierane w szczegółowym wykazie
wydatków w podziale na kategorie. Te szczegółowe wykazy wydatków stanowią
dokumenty potwierdzające zapisów księgowych Narodowego Funduszu i są podstawą
przygotowania deklaracji wydatków dla Komisji.
5. W przypadku, gdy pomiędzy jednostką wdrażającą lub jednostkami i firmami
zaangażowanymi w realizację przedsięwzięcia a Narodowym Funduszem istnieje
jeden lub więcej podmiotów, na które przekazano realizację przedsięwzięcia, każdy
podmiot, na który przekazano realizację przedsięwzięcia wymaga od podległej mu
jednostki w swoim zakresie odpowiedzialności szczegółowych wykazów. Na tej
podstawie podmiot, na który przekazano realizację przedsięwzięcia przygotowuje dla
instytucji, której podlega, całościowy wykaz lub przynajmniej wyciąg dotyczący
poniesionych wydatków.
6. W przypadku wprowadzeniu elektronicznego przesyłu danych księgowych, wszystkie
zaangażowane podmioty powinny uzyskiwać wystarczające informacje z niższego
szczebla w celu potwierdzenia zapisów księgowych i kwot w sprawozdaniach dla
jednostek, którym podlegają. Zapewni to wystarczającą ścieżkę audytu od
40
całkowitych kwot deklarowanych Komisji do poszczególnych pozycji wydatków i
dokumentów potwierdzających na poziomie jednostki wdrażającej i innych jednostek i
firm zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia.
41
ZAŁĄCZNIK III.4.B
CERTYFIKAT POŚREDNI/KOŃCOWY, DEKLARACJA WYDATKÓW I
WNIOSEK O PŁATNOŚĆ
Komisja Europejska
ISPA
certyfikat pośredni/końcowy, deklaracja wydatków i wniosek o płatność
(do wysłania oficjalnie do Wydziału ..... Dyrekcji Generalnej Polityka Regionalna)
Nazwa projektu:
Memorandum finansowe nr
Nr referencyjny Komisji
z dn.
CERTYFIKAT
Ja, niżej podpisany/a ...............................
Reprezentujący/a Narodowy Fundusz wyznaczony przez5
niniejszym zaświadczam, że wszystkie wydatki kwalifikowane zawarte w załączonej
deklaracji, odpowiadające pomocy ze środków ISPA oraz współfinansowaniu krajowemu,
zostały dokonane zgodnie z postępem przedsięwzięcia
i wynoszą:
po6:
dzień miesiąc rok
miejsc po przecinku)
euro
(kwota z dokładnością do dwóch
Załączona deklaracja wydatków w rozbiciu na kategorie oraz na projekty w przypadku
grupy projektów zawiera wydatki do
dzień miesiąc rok
Proszę wskazać dokument, w którym wyznaczono Narodowy Fundusz, zgodnie z częścią III (8) i (9)
załącznika III.1, z właściwymi odniesieniami i datą.
6
Rozpoczęcie okresu kwalifikowania wydatków zgodnie z memorandum finansowym.
42
5
oraz wraz z raportem z postępu prac w ramach przedsięwzięcia (w porównaniu do planów/
raportu końcowego) jest integralną częścią tej deklaracji.
Zaświadczam również, że w ramach przedsięwzięcia odnotowano satysfakcjonujący postęp
prac/ projekt zakończono zgodnie z celami oraz, że informacje podane w raporcie z postępu
prac/raporcie końcowym są prawdziwe.
Zaświadczam także, że przedsięwzięcie jest realizowane/ zostało zrealizowane zgodnie z
zapisami memorandum finansowego, w szczególności w zakresie:
(1) Zgodności z zasadami ochrony środowiska, transportu (w tym sieci
transeuropejskich), konkurencji i zamówień publicznych („Praktycznym
przewodniku procedur zawierania umów finansowanych z ogólnego budżetu
Wspólnot Europejskich w kontekście działań zewnętrznych” (PRAG)
(2) Zastosowania procedur zarządzania i kontroli, zwłaszcza dotyczących
weryfikacji prawdziwości dokonanych wydatków deklarowanych, właściwego
wdrażania przedsięwzięcia zgodnie z częścią 4, zapobiegania, wykrywania i
korygowania nieprawidłowości, ujawnianiadefraudacji i odzyskiwania
niesłusznie wypłaconych kwot (załącznik III.5)
Zgodnie z postanowieniami części X załącznika III.1, dokumenty księgowe będą
przechowywane i udostępniane przez okres przynajmniej pięciu lat od daty płatności
końcowej Komisji.
Zaświadczam, że:
(1) deklaracja wydatków jest dokładna i oparta na systemie
księgowości bazującym na dokumentach możliwych do
zweryfikowania;
(2) deklaracja wydatków i wniosek o płatność uwzględniają
odzyskane środki i odsetki z tego tytułu;
(3) szczegóły operacji, będących podstawa deklaracji wydatków i
wniosku o płatność są gromadzone, o ile to możliwe w formie
elektronicznej i są dostępne na żądanie odpowiednich
departamentów Komisji.
Data
(dzień/miesiąc/rok)
(imię i nazwisko drukowanymi literami,
pieczęć, stanowisko i podpis
upoważnionej osoby)
43
Deklaracja wydatków poniesionych w ramach projektu7
Nr referencyjny
Nazwa projektu
Data
Kategoria wydatku
Wydatki
całkowite Wydatki
Całkowite
dokonane do dnia zcertyfikowane
w planowane
(pomiędzy ...8 i ...)
niniejszej deklaracji
początkowy)
wydatki Wydatki
dokonane
(budżet dotychczas w stosunku
do
budżetu
początkowego
Szacowane
wydatki
wymagane
do
poniesienia w celu
zakończenia
przedsięwzięcia
1. Planowanie
2. Studia
wykonalności, projekt
techniczny
3. Przygotowanie
terenu
4. Roboty budowlane
5. Sprzęt
6. Pomoc techniczna,
przygotowanie
7. Inne
RAZEM
Dla grup projektów wydatki muszą być przedstawione w rozbiciu na projekty, z wyjątkiem wydatków wspólnych dla grupy projektów, takich jak pomoc doradcza i działania
informacyjne i promujące.
8
Początek okresu kwalifikowania wydatków (data podpisania memorandum finansowego przez Komisję).
7
44
Załącznik do deklaracji wydatków: kwoty odzyskane od dnia poprzedniej deklaracji
wydatków i zawarte w niniejszej deklaracji wydatków
Kwota należna do odzyskania
Dłużnik
Data wydania nakazu odzyskania
Instytucja wydająca nakaz odzyskania
Data odzyskania
Kwota odzyskana
45
WNIOSEK O PŁATNOŚĆ POŚREDNIĄ/KOŃCOWĄ
Nazwa projektu:
Nr referencyjny Komisji
Zgodnie z postanowieniami załącznika III.1, część III, ja, niżej podpisany/a (imię i nazwisko
drukowanymi literami, pieczęć, stanowisko i podpis upoważnionej osoby) zwracam się z
wnioskiem o płatność pośrednią/końcową9 kwoty
euro. Wniosek ten spełnia kryteria
dopuszczalności ponieważ:
Niewłaściwe skreślić
(a) raport z postępu prac w ramach
przedsięwzięcia
wraz
ze
wskaźnikami
rzeczowymi
i
finansowymi, pokazujący zgodność z
decyzją
przyznającą
środki
pomocowe, w tym z warunkami
szczególnymi
(b) ostatni raport z postępu prac/
raport końcowy wymagany
zgodnie z częścią V i VIII
załącznika III.1, zawierający w
przypadku raportu końcowego
szczegółowe informacje
dotyczące zgodności z
zasadami „Praktycznego
przewodnika procedur
zawierania umów
finansowanych z ogólnego
budżetu Wspólnot
Europejskich w kontekście
działań zewnętrznych”
został przedłożony
(c) spostrzeżenia i rekomendacje z przeprowadzonych
audytów krajowych i/lub wspólnotowych, w
szczególności
skorygowanie
rzekomych lub udowodnionych
nieprawidłowości
(d) najważniejsze problemy
zostały uwzględnione
techniczne, finansowe i
prawne oraz podjęte środki
zaradcze
-
(e) analiza wszelkich odstępstw
pierwotnego planu finansowego
od -
(f) działania informacyjne i
promujące w ramach projektu
9
- został załączony
-
został załączony
brak spostrzeżeń i rekomendacji
zostały wskazane
nie stwierdzono
została przedłożona
została załączona
- zostały wskazane
niewłaściwe skreślić
46
(g) żaden
ze
zcertyfikowanych
wydatków nie został zawieszony
zgodnie z częścią 18 niniejszego
załącznika
Płatność powinna zostać skierowana do:
Beneficjent:
Bank:
Nr rachunku
Właściciel rachunku (jeżeli inny niż
beneficjent)
(dzień/miesiąc/rok)
Data
(imię i nazwisko drukowanymi literami,
pieczęć, stanowisko i podpis
upoważnionej osoby)
ZAŁĄCZNIK III.4.C
OGÓLNY
FORMULARZ
PRZEDSIĘWZIĘCIA10
DEKLARACJI
ZAMKNIĘCIA
POMOCY
DLA
(Część 14)
Do Komisji Europejskiej, Dyrekcji Generalnej Polityka Regionalna
WPROWADZENIE
1. Ja,
(imię i nazwisko drukowanymi literami, pieczęć,
stanowisko i podpis upoważnionej osoby) dokonałem/am kontroli końcowej
deklaracji wydatków dla
(nazwa projektu, numer referencyjny
Komisji) oraz wniosku o płatność końcową.
ZAKRES KONTROLI
2. Dokonałem/am kontroli zgodnie z postanowieniami części 14, 15 i 16
załącznika III.4. Kontrola została zaplanowana i przeprowadzona w celu
uzyskania pewności, że końcowa deklaracja wydatków i wniosek o płatność
końcową ze środków wspólnotowych oraz raport końcowy nie zawierają
istotnych nieścisłości, w szczególności dotyczących realizacji przedsięwzięcia
zgodnie z zapisami i warunkami memorandum finansowego i celami
przedsięwzięcia11. Zastosowana procedura oraz informacje wykorzystane
W przypadku grupy projektów zatwierdzonych w ramach jednej decyzji, deklaracja odnosi się do wszystkich
projektów.
11
W tym dla poszczególnych projektów z grupy projektów.
47
10
podczas kontroli, w tym wnioski z kontroli dokonanych w poprzednich latach,
zostały w skrócie opisane w załączeniu.
SPOSTRZEŻENIA
3. Zakres kontroli był ograniczony przez następujące czynniki:
(a)
(b)
(c) itd.
(Należy wskazać wszelkie przeszkody napotkane podczas kontroli, np. problemy
systemowe, słabości w zarządzaniu, brak ścieżki audytu, brak dokumentacji
potwierdzającej, sprawy w toku postępowania sądowego itd.; należy oszacować
kwoty wydatków i odpowiadające im środki pomocowe w zasięgu oddziaływania
tych przeszkód)
4. Niniejsza kontrola, wraz z wnioskami z innych kontroli krajowych lub
wspólnotowych, do których wyników miałem/am dostęp, ujawniła
niską/wysoką (należy wskazać odpowiednio; w przypadku wysokiej
częstotliwości należy wyjaśnić) częstotliwość błędów/nieprawidłowości.
Wykazane błędy/nieprawidłowości zostały w sposób właściwy skorygowane
przez odpowiednie podmioty i nie powinny mieć wpływu na wysokość
pomocy ze środków wspólnotowych, z następującymi wyjątkami:
(a)
(b)
(c) itd.
(Należy wskazać błędy/nieprawidłowości, które nie zostały we właściwy sposób
skorygowane oraz dla każdego przypadku ewentualny charakter systemowy i
zakres problemu oraz kwoty środków pomocowych w zasięgu ich oddziaływania)
WNIOSKI
W przypadku, gdy podczas kontroli nie wystąpiły przeszkody, częstotliwość wykrytych
błędów jest niska i wszystkie problemy zostały rozwiązane we właściwy sposób:
5(a) Po przeprowadzeniu kontroli z uwzględnieniem wniosków z innych kontroli krajowych i
wspólnotowych, do których miałem/am dostęp, wyrażam opinię, że w końcowej deklaracji
wydatków i raporcie końcowym przedstawiono rzetelnie i we wszystkich aspektach
poniesione wydatki i prace wykonane zgodnie z memorandum finansowym i celami projektu
oraz, że wniosek o płatność końcową środków pomocowych jest uzasadniony.
Lub
W przypadku, gdy podczas kontroli wystąpiły pewne przeszkody, lecz częstotliwość
wykrytych błędów nie jest wysoka lub niektóre problemy nie zostały rozwiązane we
właściwy sposób:
5(b) Z wyjątkiem kwestii wskazanych powyżej w p. 3 (i) błędy/nieprawidłowości, o których
mowa w p.4, które nie zostały rozwiązane we właściwy sposób, po przeprowadzeniu kontroli
z uwzględnieniem wniosków z innych kontroli krajowych i wspólnotowych, do których
miałem/am dostęp, wyrażam opinię, że w końcowej deklaracji wydatków i raporcie
48
końcowym przedstawiono rzetelnie i we wszystkich aspektach poniesione wydatki i prace
wykonane zgodnie z memorandum finansowym i celami projektu oraz, że wniosek o płatność
końcową środków pomocowych jest uzasadniony.
Lub
W przypadku, gdy podczas kontroli wystąpiły znaczące przeszkody lub częstotliwość
wykrytych błędów jest wysoka, nawet gdy wykryte błędy/nieprawidłowości zostały
rozwiązane w satysfakcjonujący sposób:
5(c) Uwzględniając kwestie, o których mowa w p. 3 (i) w związku z wysoką częstotliwością
błędów wskazanych zgodnie z p. 4, nie mogę wyrazić opinii dotyczącej końcowej deklaracji
wydatków, raportu końcowego i wniosku o płatność końcową środków pomocowych.
Data, podpis
49
ZAŁĄCZNIK III.5
Porozumienie dotyczące nieprawidłowości, odzyskiwania środków nieprawidłowo
uzyskanych w ramach ISPA oraz przeprowadzania kontroli w miejscu realizacji
przedsięwzięcia
Część 1
Niniejsze porozumienie w niczym nie ogranicza stosowania w krajach – beneficjentach
przepisów postępowania karnego lub współpracy sądowej pomiędzy krajami – beneficjentami
oraz między Komisją a krajami– beneficjentami w sprawach karnych.
Część 2
(1) Kraje – beneficjenci przekażą Komisji w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie
memorandum finansowego:
-
przepisy prawa, regulacje i procedury administracyjne mające zastosowanie w
odniesieniu do projektów korzystających ze wsparcia ze środków ISPA;
-
wykaz instytucji i organów odpowiedzialnych za prowadzenie projektów,
podstawowe przepisy odnoszące się do roli i funkcjonowania tych organów i
instytucji oraz procedury, za stosowanie których są one odpowiedzialne;
(2) Kraje – beneficjenci powiadomią również Komisję o wszelkich zmianach w informacjach
przekazanych zgodnie z treścią paragrafu 1.
(3) Komisja dokona analizy informacji dostarczonych przez kraje – beneficjentów i
powiadomi je o konkluzjach, które zamierza z nich wyciągnąć. Komisja będzie
pozostawać w kontakcie z krajami – beneficjentami w zakresie niezbędnym do realizacji
postanowień tej części.
Część 3
Pod pojęciem „nieprawidłowości” należy rozumieć jakiekolwiek naruszenie postanowień
memorandum finansowego będące rezultatem działania lub zaniechania ze strony kontrahenta
– co skutkuje lub mogłoby skutkować poniesieniem uszczerbku przez budżet Wspólnoty lub
naruszeniem stosownych przepisów prawa wewnętrznego, lub też nieuzasadniony wydatek.
Część 4
(1) W okresie dwóch miesięcy po zakończeniu każdego kwartału kraje – beneficjenci
poinformują
Komisję,
europejski
urząd
antykorupcyjny,
o
wszelkich
nieprawidłowościach
które
były
przedmiotem
wstępnego
postępowania
administracyjnego lub sądowego.
W tym celu przekażą jak najwięcej szczegółowych informacji dotyczących:
-
szczegółów przedsięwzięcia wspieranego ze środków ISPA,
przepisu, który został naruszony, charakteru i wysokości wydatku; w przypadkach
gdy nie poniesiono wydatków – wysokość sum, które zostałyby niesłusznie
zapłacone gdyby nieprawidłowość nie została ujawniona, z wyjątkiem przypadków
50
-
-
kiedy błąd lub zaniedbanie zostały ujawnione przed dokonaniem płatności i nie
skutkują jakąkolwiek sankcją administracyjną lub karną,
ogólnej kwoty i jej rozłożenia pomiędzy różne źródła finansowania,
okresu lub momentu popełnienia nieprawidłowości,
opisu praktyk zastosowanych przy popełnieniu danej nieprawidłowości,
sposobu ujawnienia nieprawidłowości,
organów państwowych lub instytucji, które sporządziły oficjalny raport w
przedmiotowej sprawie,
skutków finansowych, ew. zawieszenia i możliwości windykacji,
daty i źródła pierwszej informacji prowadzącej do podejrzenia o zaistniałej
nieprawidłowości, daty sporządzenia oficjalnego protokółu, ew. udziału kraju –
beneficjenta i państw trzecich,
tożsamości zamieszanych osób fizycznych i prawnych, z wyjątkiem przypadków,
gdy taka informacja nie ma znaczenia dla zwalczania ujawnionych
nieprawidłowości.
(2) W przypadku gdy niektóre dane, o których mowa w paragrafie 1, a zwłaszcza dotyczące
praktyk stosowanych przy popełnianiu nieprawidłowości oraz sposobu ich ujawnienia, nie
są dostępne - kraje- beneficjenci powinny w miarę możliwości uzupełnić brakujące
informacje przy okazji przekazywania Komisji kolejnego sprawozdania kwartalnego
dotyczącego powstałych nieprawidłowości.
(3) Jeżeli krajowe przepisy przewidują poufność postępowania wyjaśniającego, przekazanie
informacji wymaga uzyskania zgody właściwego sądu lub trybunału.
Część 5
Każdy kraj - beneficjent poinformuje Komisję i, jeżeli okaże się to konieczne, państwa
członkowskie mające związek z nieprawidłowością , o ujawnieniu lub powzięciu podejrzeń
odnośnie zaistniałych nieprawidłowości, w przypadku gdy zachodzi obawa, że:
mogą one w krótkim okresie czasu mieć reperkusje poza jego terytorium,
wskazują na zastosowanie nowego rodzaju nadużycia.
-
Część 6
W terminie dwóch miesięcy po zakończeniu każdego kwartału kraje-beneficjenci poinformują
Komisję, odwołując się do wcześniejszych sprawozdań sporządzonych w oparciu o
postanowienia zawarte w części 4, o działaniach wszczętych w następstwie wcześniej
ujawnionych nieprawidłowości, a także o istotnych skutkach podjętych kroków, w tym:
-
-
kwotach, które odzyskano lub których odzyskania oczekuje się,
tymczasowych środkach podjętych przez kraje - beneficjentów w celu zapewnienia
odzyskania nieprawidłowo wydatkowanych środków finansowych,
wszczętych postępowaniach administracyjnych i sądowych, mających na celu
windykację środków wydatkowanych z naruszeniem przepisów, bądź nałożenie
sankcji,
powodach ew. zaniechania windykacji; Komisja powinna być, w miarę możliwości
powiadomiona przed podjęciem decyzji w tej sprawie,
zaniechaniu postępowania karnego.
51
Kraje - beneficjenci poinformują Komisję o decyzjach administracyjnych lub sądowych,
ewentualnie ich najważniejszych elementach - odnoszących się do zakończenia powyższych
działań.
Część 7
W przypadku nie stwierdzenia nieprawidłowości w danym okresie sprawozdawczym, kraje beneficjenci powinny poinformować o tym fakcie Komisję w terminie określonym w części 4
(1).
Część 8
W przypadku jeśli właściwe władze kraju - beneficjenta zdecydują się w oparciu o pilny
wniosek Komisji na zainicjowanie lub kontynuację procedur prawnych mających na celu
windykację nieprawidłowo wydatkowanych kwot - Komisja może zobowiązać się do
zrefundowania krajowi - beneficjentowi, na podstawie przedłożonej dokumentacji księgowej,
całości lub części kosztów sądowych oraz innych kosztów bezpośrednio związanych z
postępowaniem na drodze prawnej, nawet jeśli okażą się ono nieskuteczne.
Część 9
1) Komisja będzie utrzymywała odpowiednie kontakty z właściwym krajem-beneficjentem w
celu umożliwienia uzupełnienia informacji w sprawie zaistniałych nieprawidłowości, o
których mowa w części 4, procedur opisanych w części 6, a zwłaszcza możliwości
dokonania windykacji należności.
2) Niezależnie od kontaktów, o których mowa w treści p. 1, Komisja przekaże stosowne
informacje krajom - beneficjentom w tych przypadkach, w których charakter
nieprawidłowości sugeruje możliwość zaistnienia identycznych lub podobnych sytuacji w
innych krajach - beneficjentach.
3) Komisja zorganizuje spotkania informacyjne na szczeblu wspólnotowym z udziałem
przedstawicieli krajów - beneficjentów, w celu wspólnego przeanalizowania informacji
otrzymanych zgodnie z postanowieniami części 4,5 i 6 oraz p. 1 niniejszej części,
zwłaszcza w odniesieniu do wniosków, możliwych do wyciągnięcia z zaistniałych
przypadków nieprawidłowości, a także podjętych środków zaradczych i działań prawnych.
4) Na wniosek kraju - beneficjenta lub na wniosek Komisji, kraje - beneficjenci i Komisja
odbywać będą wzajemne konsultacje w celu zamknięcia wszelkich luk prawnych
stanowiących zagrożenie dla interesów Wspólnoty, ujawnionych w procesie stosowania
obowiązujących przepisów prawnych.
Część 10
Komisja będzie regularnie informowała kraje - beneficjentów, w ramach przeciwdziałania
defraudacjom , o rzędzie wielkości funduszy zaangażowanych w ujawnione nieprawidłowości
finansowe, a także o różnych rodzajach nieprawidłowości, w rozbiciu na poszczególne typy i
z podaniem wyliczenia.
Część 11
52
1) Kraje - beneficjenci i Komisja podejmą wszelkie niezbędne środki ostrożności w celu
zapewnienia poufności wymienianych informacji.
2) Informacje, przywołane w treści niniejszej umowy, nie mogą w szczególności być
przesyłane osobom innym niż tym, których obowiązki służbowe - w krajach beneficjentach oraz w instytucjach wspólnotowych - wymagają dostępu do nich, chyba że
kraje - beneficjenci będące źródłem danej informacji wyraziły zgodę na takie przekazanie.
3) Nazwiska osób fizycznych lub nazwy osób prawnych mogą być ujawnione innemu krajowi
- beneficjentowi lub instytucji wspólnotowej jedynie w przypadku gdy jest to niezbędne w
celu zapobieżenia lub ścigania nieprawidłowości lub w celu ustalenia, czy dana
nieprawidłowość rzeczywiście miała miejsce.
4) Informacje przekazane lub pozyskane w jakiejkolwiek formie zgodnej z postanowieniami
niniejszej umowy powinny być opatrzone klauzulą poufności i podlegać ochronie w taki
sam sposób, jak informacje chronione na podstawie prawa wewnętrznego tych krajów beneficjentów, które weszły w ich posiadanie, a także w oparciu o odpowiednie przepisy
odnoszące się do instytucji Wspólnoty.
Ponadto informacje te nie mogą być wykorzystane w jakichkolwiek innych celach niż
przewidziane w niniejszej umowie, chyba, że władze, które ich dostarczyły wyraziły na to
zgodę, a także pod warunkiem, iż przepisy obowiązujące w krajach - beneficjentach, w
których ma swoją siedzibę organ będący odbiorcą wiadomości nie zabraniają takich
działań.
5) Punkty 1-4 nie będą stanowiły przeszkody w wykorzystaniu informacji uzyskanej na
podstawie niniejszej umowy - we wszelkich działaniach i procedurach prawnych,
stworzonych z uwagi na niezgodność z przepisami Wspólnoty w zakresie odnoszącym się
do pomocy przedakcesyjnej. Kompetentne władze krajów - beneficjentów będące źródłem
informacji zostaną niezwłocznie powiadomione o takim wykorzystaniu.
6) Jeżeli kraj- beneficjent powiadomi Komisję, iż osoba fizyczna lub osoba prawna, której
nazwa albo nazwisko zostało uprzednio zakomunikowane Komisji w związku
postanowieniami niniejszej umowy, okazała się w wyniku dalszego dochodzenia nie być
zamieszana w jakiegokolwiek rodzaju nieprawidłowości, Komisja poinformuje o tym
fakcie wszystkich, którym zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy wcześniej
ujawniła nazwisko lub nazwę tej osoby. Osoba taka w konsekwencji przestaje być
traktowana jakoosoba zamieszana w daną nieprawidłowość.
Część 12
Odzyskane kwoty są dzielone między kraje - beneficjentów i Komisję, stosownie do udziału
we współfinansowaniu, proporcjonalnie do już poniesionych wydatków.
Część 13
Kontrole oraz inspekcje przeprowadzane na miejscu realizowane w celu ochrony interesów
finansowych Wspólnoty przed nieprawidłowościami, określonymi w części 3, będą
przygotowywane i prowadzone przez Komisję w ścisłej współpracy z kompetentnymi
władzami właściwego kraju - beneficjenta. Komisja powinna z należytym wyprzedzeniem
notyfikować zakres oraz cel kontroli i inspekcji, wypływających z postanowień niniejszego
Załącznika, w celu umożliwienia tym władzom okazania wszelkiej niezbędnej pomocy.
53
Urzędnicy właściwego kraju- beneficjenta mogą w tym celu uczestniczyć we wspomnianych
kontrolach i inspekcjach na miejscu.
Ponadto, na wniosek kraju - beneficjenta kontrole i inspekcje na miejscu mogą być
przeprowadzane wspólnie przez Komisję i kompetentne władze kraju - beneficjenta.
Część 14
Kontrole i inspekcje na miejscu będą przeprowadzane przez Komisję wobec przedsiębiorstw,
tj. wobec osób fizycznych i prawnych oraz w innych jednostkach posiadających zdolność
prawną – wszędzie tam gdzie istnieje prawdopodobieństwo zaistnienia nieprawidłowości.
W celu ułatwienia Komisji przeprowadzenia takich kontroli i inspekcji, przedsiębiorstwa
powinny zapewnić dostęp do budynków, gruntu, środków transportowych lub innych miejsc
wykorzystywanych w celach gospodarczych.
Tam, gdzie okaże się to absolutnie niezbędne w celu wyjaśnienia nieprawidłowości, Komisja
może przeprowadzić kontrolę na miejscu i inspekcje innych przedsiębiorstw, w celu
uzyskania dostępu do istotnych informacji odnośnie faktów stanowiących przedmiot kontroli i
inspekcji na miejscu, znajdujących się w posiadaniu tych przedsiębiorstw.
Część 15
(1) Kontrole i inspekcje na miejscu będą przeprowadzane w imieniu Komisji i na jej
odpowiedzialność przez urzędników Komisji lub innych urzędników, należycie
upełnomocnionych na podstawie stosownych regulacji wspólnotowych, zwanych w
dalszej części „Inspektorami Komisji”. Osoby postawione do dyspozycji Komisji przez
kraj – beneficjenta jako delegowani eksperci krajowi mogą uczestniczyć w
przeprowadzaniu tego rodzaju kontroli i inspekcji.
Inspektorzy Komisji będą wykonywać swoje funkcje po okazaniu pisemnego
upoważnienia, zawierającego dane personalne i stanowisko oraz dokumentu
wskazującego zakres przedmiotowy i cel kontroli lub inspekcji na miejscu.
Na podstawie właściwych przepisów prawa wspólnotowego od inspektorów wymagać się
będzie przestrzegania procedur przewidzianych w prawie wewnętrznym danego kraju –
beneficjenta.
(2) W oparciu o zgodę właściwego kraju – beneficjenta Komisja może wyrazić chęć
skorzystania z pomocy urzędników krajów – beneficjentów w charakterze obserwatorów i
zwrócić się do jednostek zewnętrznych będących pod jej nadzorem o okazanie pomocy
technicznej.
Komisja zapewni, że wyżej wymienieni urzędnicy i organy będą dawać najwyższe
gwarancje co do ich fachowości, niezależności i przestrzegania zasad poufności
zawodowej.
Część 16
(1) Inspektorzy Komisji będą mieli dostęp – na tych samych warunkach co krajowe organy
kontrolne i zgodnie z krajowym ustawodawstwem wewnętrznym danego państwa – do
całości informacji i dokumentacji związanej z badaną działalnością, wymaganych dla
54
prawidłowego przebiegu kontroli i inspekcji na miejscu. Muszą oni korzystać z tych
samych możliwości w zakresie infrastruktury kontrolnej, jakie mają krajowi kontrolerzy
administracyjni, zwłaszcza w kwestii kopiowania stosownych dokumentów.
Kontrole i inspekcje na miejscu mogą w szczególności dotyczyć:
-
fachowych ksiąg i dokumentów takich jak: faktury, dokumenty określające
zakresy obowiązków, odcinki z wyliczeniem wynagrodzenia, kwity płatnicze,
zestawienia zużytych materiałów i wykonanej pracy, wyciągi bankowe
przechowywane przez kontrahentów,
-
danych komputerowych,
-
systemów i metod produkcji, pakowania i wysyłki towarów,
-
sprawdzenia pod względem rzeczowym charakteru i ilości towarów lub
ukończonych operacji,
-
pobierania i sprawdzania próbek,
-
postępu robót i inwestycji w odniesieniu do których zapewniono źródła
finansowania i sposobu użytkowania zakończonych inwestycji,
-
dokumentacji budżetowej i księgowej,
-
finansowej i technicznej realizacji subsydiowanych projektów.
(2) W razie konieczności kraj – beneficjent podejmie na wniosek Komisji, odpowiednie
kroki prewencyjne w ramach krajowego ustawodawstwa, w celu zabezpieczenia
dowodów.
Część 17
(1) Informacje przekazane lub pozyskane w jakiejkolwiek formie zgodnej z postanowieniami
niniejszego Załącznika powinny być opatrzone klauzulą poufności i podlegać ochronie w
taki sam sposób, jak informacje chronione na podstawie prawa wewnętrznego tych krajów
- beneficjentów, które weszły w ich posiadanie, a także w oparciu o odpowiednie przepisy
odnoszące się do instytucji Wspólnoty.
Informacje takie nie mogą w szczególności być udostępniane osobom innym niż tym –
których obowiązki służbowe - w krajach - beneficjentach oraz w instytucjach
wspólnotowych - wymagają dostępu do nich, przy czym mogą one być wykorzystane
jedynie w celach zapewnienia efektywnej ochrony interesów finansowych Wspólnot we
wszystkich krajach – beneficjentach. W przypadku jeśli kraj - beneficjent zamierza
wykorzystać do innych celów informacje otrzymane od urzędników uczestniczących w
jego imieniu jako obserwatorzy w kontrolach i inspekcjach na miejscu – powinien on
uzyskać na to zgodę kraju – beneficjenta, w którym dana informacja została uzyskana.
(2) Komisja powiadomi w możliwie krótkim czasie kompetentne władze państwa, na którego
terytorium przeprowadzone zostało sprawdzenie (kontrola) na miejscu lub inspekcja – o
55
jakichkolwiek faktach lub podejrzeniach odnoszących się do nieprawidłowości,
ujawnionej w trakcie takiej kontroli lub inspekcji. Komisja powinna w każdych
okolicznościach powiadomić wspomniane władze o rezultatach takich kontroli i inspekcji.
(3) Kontrolerzy Komisji zapewnią uwzględnienie przy przygotowywaniu sprawozdań z
kontroli wymogów proceduralnych prawa wewnętrznego danego kraju – beneficjenta.
Dokumentacja materialna i wspierająca, zgodnie z brzmieniem części 16 powinna być
dołączana do tych sprawozdań. Przygotowane w ten sposób sprawozdania mogą być
wykorzystywane jako dopuszczalny dowód w postępowaniach administracyjnych lub
sądowych w kraju – beneficjencie, w którym jest to konieczne, w taki sam sposób i na
tych samych warunkach jak raporty z kontroli administracyjnych sporządzane przez
krajowych inspektorów. Powinny być wobec nich stosowane takie same reguły oceny
jakie są stosowane do raportów z kontroli administracyjnych sporządzanych przez
krajowych inspektorów. W przypadku gdy inspekcja jest przeprowadzana wspólnie,
krajowi inspektorzy, którzy brali udział w pracach kontrolnych, powinni być proszeni o
kontrasygnowanie protokołów z kontroli przygotowanych przez kontrolerów Komisji.
Część 18
Tam gdzie przedsiębiorstwa przywołane w części 14 sprzeciwiają się kontroli lub inspekcji na
miejscu, kraj-beneficjent, działając zgodnie z krajowym ustawodawstwem, powinien udzielić
kontrolerom Komisji wszelkiej niezbędnej pomocy w celu umożliwienia im wykonywania
obowiązków kontrolnych.
Kraj – beneficjent powinien w tym celu podjąć wszelkie niezbędne kroki zgodnie z prawem
wewnętrznym.
56
ZAŁĄCZNIK III.6
Wymogi dotyczące działań informacyjnych i promujących
SZCZEGÓŁOWE
ZASADY
DOTYCZĄCE
INFORMACYJNYCH I PROMOCYJNYCH
1.
DZIAŁAŃ
Cele i zakres
Działania informacyjne i promujące dotyczące pomocy ze środków ISPA mają na celu:
-
zwiększenie poziomu świadomości opinii publicznej oraz przejrzystości działań
podejmowanych przez Wspólnotę Europejską,
poinformowanie potencjalnych beneficjentów i organizacji zawodowych o
możliwościach korzystania ze wsparcia funduszu ISPA.
Działania informacyjne i promujące powinny dotyczyć wszystkich projektów
finansowanych ze środków ISPA.
Celem tych działań winno być dostarczenie informacji o możliwościach funduszu ISPA
opinii publicznej, a także potencjalnym i końcowym beneficjentom, w tym:
2.
władzom regionalnym i lokalnym oraz wszelkim innym władzom publicznym,
partnerom gospodarczym i społecznym,
organizacjom pozarządowym,
operatorom i promotorom przedsięwzięcia,
wszelkim innym zainteresowanym stronom.
Zasady ogólne
Podmiot odpowiedzialny za realizację przedsięwzięcia finansowanego ze środków ISPA
(zwana w dalszej części tekstu „podmiotem odpowiedzialnym za realizację”) odpowiada za
całokształt działań informacyjnych w miejscu realizacji przedsięwzięcia. Działania te winny
być podejmowane we współpracy z właściwymi departamentami Komisji, które powinny być
o nich na bieżąco informowane.
Podmiot odpowiedzialny za realizację winien podjąć wszelkie właściwe kroki
administracyjne w celu zapewnienia efektywnej realizacji tych ustaleń i współpracy w tym
zakresie z właściwymi departamentami Komisji.
Realizacja działań informacyjnych i promujących winna być podjęta we właściwym czasie po
przyznaniu środków finansowych w ramach ISPA. Komisja rezerwuje sobie prawo do
wszczęcia procedury zmierzającej do zmniejszenia, zawieszenia lub anulowania pomocy w
ramach ISPA w przypadku nie wywiązania się kraju-beneficjenta ze zobowiązań
wynikających z treści niniejszego załącznika. W takim przypadku stosuje się procedurę
określoną w załączniku III.1, część VIII memorandum finansowego zawartego z krajem –
beneficjentem.
57
3. Wytyczne dotyczące działań informacyjnych i promujących
Niezależnie od szczegółowych zasad określonych w punkcie 4, w odniesieniu do
wszystkich działań informacyjnych i promujących należy przestrzegać następujących
reguł:
3.1
Środki masowego przekazu
Podmiot odpowiedzialny za realizację jest zobowiązany do informowania w
najodpowiedniejszej formie środków masowego przekazu o przedsięwzięciach
współfinansowanych ze środków ISPA. Informacja ta powinna odpowiednio
odzwierciedlać udział Wspólnoty Europejskiej.
W tym celu formalnemu rozpoczęciu projektów oraz ich istotnym fazom
realizacyjnym winny towarzyszyć odpowiednie działania informacyjne, w
szczególności w regionalnych środkach masowego przekazu (prasie, radiu i telewizji).
Należy również zapewnić właściwą współpracę z Przedstawicielstwami Komisji w
poszczególnych krajach-beneficjentach.
3.2
Imprezy informacyjne
Organizatorzy imprez informacyjnych, takich jak konferencje, seminaria, targi i
wystawy, związanych z realizacją przedsięwzięć współfinansowanych ze środków
ISPA winni odpowiednio uwypuklić udział Wspólnoty Europejskiej. Okazje takie
powinny być wykorzystywane do wystawiania w pomieszczeniach flagi Wspólnoty
Europejskiej oraz umieszczania na dokumentach logo Wspólnoty. Przedstawicielstwa
Komisji w krajach-beneficjentach udzielą w razie konieczności pomocy w organizacji
takich imprez.
3.3
Materiały informacyjne
Publikacje (np. broszury i prospekty informacyjne) dotyczące projektów lub
podobnych przedsięwzięć powinny posiadać na stronie tytułowej — tam gdzie
umieszczone jest godło państwowe, regionalne lub lokalne — wyraźne godło
europejskie.
W przypadku gdy dana publikacja opatrzona jest przedmową, w celu zapewnienia
należytej informacji na temat udziału Wspólnoty Europejskiej w realizacji
przedsięwzięcia, powinna być ona podpisana zarówno przez odpowiednią osobę
reprezentującą kraj-beneficjenta jak i odpowiedzialnego członka Komisji Europejskiej
lub upełnomocnionego przedstawiciela Komisji. Publikacje takie będą wskazywać na
instytucję odpowiedzialną za udzielanie informacji zainteresowanym stronom.
Powyższe zasady winny być również stosowane do materiałów audiowizualnych oraz
internetowych.
4. Obowiązki kraju-beneficjenta
Zadania informacyjne oraz promujące winny być realizowane za pomocą spójnego
pakietu działań podejmowanych przez podmiot odpowiedzialny za realizację we
współpracy z Komisją przez cały okres realizacji przedsięwzięcia. Kraje-beneficjenci
powinni zapewnić odpowiednie uczestnictwo przedstawicieli Komisji łącznie z jej
58
przedstawicielstwami w najważniejszych działaniach o charakterze publicznym
realizowanych w związku z funduszem ISPA.
Po zakończeniu realizacji przedsięwzięcia podmiot odpowiedzialny za realizację
podejmie następujące działania w celu ukazania udziału ISPA w jego finansowaniu:
a) Informacje dotyczące projektu
W miejscu realizacji przedsięwzięcia należy podjąć właściwe działania informacyjne i
promujące w celu uświadomienia opinii publicznej o pomocy udzielanej przez
Wspólnotę Europejską za pośrednictwem ISPA. Podmiot odpowiedzialny za realizację
powinien w odpowiedniej formie opublikować informacje dotyczące projektu,
zapewnić upowszechnienie takich materiałów w lokalnych i regionalnych środkach
masowego przekazu oraz umożliwić dostęp wszystkim zainteresowanym. Działania
podejmowane w miejscu realizacji przedsięwzięcia powinny obejmować:
-
tablice informacyjne umieszczone w miejscu realizacji projektu,
tablice pamiątkowe umieszczone na stałe w miejscach powszechnie dostępnych.
Tablice informacyjne i pamiątkowe powinny być zainstalowane zgodnie ze
szczegółowymi zasadami odnoszącymi się do działalności informacyjnej w miejscu
realizacji przedsięwzięcia, zamieszczonymi w dalszej części niniejszego załącznika.
b) Informacje ogólne dotyczące funduszu ISPA
Oprócz postanowień zawartych w punkcie (a) Narodowy Koordynator ISPA
odpowiada za regularne sporządzanie ogólnej informacji na temat pomocy ze środków
funduszu ISPA przyznanej dla danego państwa, szczególnie podkreślając kwestie
związane z realizacją projektów oraz osiągniętymi rezultatami. Informacja taka
powinna być sporządzana przynajmniej jeden raz w roku i udostępniona Komisji w
celu zamieszczenia w sprawozdaniu rocznym. Powinna ona posiadać formę broszur o
charakterze ogólnym, profesjonalnego materiału audiowizualnego (np. wideo-klip)
oraz konferencji prasowych na odpowiednim szczeblu. Informacja taka winna
grupować projekty według rodzajów i/lub koncentrować się na przedsięwzięciach
budzących szczególne zainteresowanie. Powinna być corocznie dostarczana
ogólnokrajowym oraz regionalnym stacjom telewizyjnym i radiowym, Komisji
Europejskiej, a także — na żądanie — innym zainteresowanym stronom
wymienionym w pkt. 1.
5. Praca komitetów monitorujących
- Przedstawiciele Komisji w komitecie monitorującym zapewnią — we współpracy z
Narodowym Koordynatorem ISPA — zgodność przyjętych rozwiązań z
postanowieniami dotyczącymi promocji, a zwłaszcza tymi, które dotyczą tablic
informacyjnych i pamiątkowych (patrz szczegółowe postanowienia w tym zakresie
w dalszej części załącznika).
- Informacja na temat działań promujących wraz z odpowiednią dokumentacją taką jak
fotografie
powinna
zostać
dostarczona
przewodniczącemu
komitetu
monitorującego przez podmiot odpowiedzialny za realizację. Kopie takich
materiałów powinny zostać przekazane Komisji.
59
- Przewodniczący komitetu monitorującego jest zobowiązany do przekazania Komisji
wszelkich informacji niezbędnych do sporządzenia sprawozdania rocznego.
- Komitety monitorujące są zobowiązane do należytego informowania o swojej pracy.
W tym celu każdy komitet monitorujący powinien informować media, tak często
jak uzna to za stosowne, o postępie prac związanych z realizacją projektu(ów) za
który odpowiada. Osobą odpowiedzialną za kontakty ze środkami masowego
przekazu jest przewodniczący komitetu, przy czym przedstawiciel Komisji udzieli
mu w tym względzie stosownej pomocy.
- W przypadku istotnych wydarzeń, takich jak spotkania na wysokim szczeblu lub
inauguracje należy również zadbać o podjęcie stosownych działań informacyjnych
we współpracy z Komisją oraz jej przedstawicielami w krajach-beneficjentach.
6. Postanowienia końcowe
Po konsultacji z Narodowym Koordynatorem ISPA oraz podmiot odpowiedzialny za
realizację, Komisja ma prawo zainicjować dodatkowe działania informacyjne, jakie uzna
za stosowne.
Podmiot odpowiedzialny za realizację może w każdym wypadku podejmować dodatkowe
działania, które uzna za konieczne. Ma ona obowiązek zasięgnięcia opinii Komisji i
poinformowania jej o podejmowanych inicjatywach, tak aby Komisja mogła uczestniczyć
w ich realizacji we właściwej formie.
W celu ułatwienia realizacji niniejszych postanowień, Komisja może udzielić pomocy oraz
wydać odpowiednie wytyczne.
60
Szczególne zasady dotyczące tablic informacyjnych i pamiątkowych
W celu zwiększenia poziomu świadomości opinii publicznej o projektach finansowanych ze
środków ISPA, kraje – beneficjenci zapewnią stosowanie poniższych form w zakresie
informacji i ich upowszechniania:
1. Tablice informacyjne
Tablice informacyjne powinny być umieszczone w miejscu realizacji projektów
wspomaganych środkami z funduszu ISPA. Tablice takie powinny posiadać przestrzeń
zarezerwowaną na pokazanie udziału Wspólnoty Europejskiej w realizacji
przedsięwzięcia.
Tablice informacyjne muszą mieć rozmiary pozostające we właściwej relacji do skali
danego przedsięwzięcia.
Część tablicy informacyjnej zarezerwowana dla Wspólnoty Europejskiej musi spełniać
następujące kryteria:
-
powinna zajmować co najmniej 50 % całkowitej powierzchni tablicy,
powinna być opatrzona znormalizowanym logo Wspólnoty Europejskiej, przy
czym poniższy tekst winien być umieszczony w sposób ukazany w załączonej
tabeli
Jeśli podmiot odpowiedzialny za realizację nie ustawia tablicy informującej o własnym
wkładzie w finansowanie projektu, informacja o pomocy Wspólnoty Europejskiej musi
być umieszczona na specjalnej tablicy. W takich przypadkach powyższe reguły
odnoszące się do części tablicy zarezerwowanej dla Unii Europejskiej stosuje się
odpowiednio.
Tablice informacyjne powinny zostać usunięte nie później niż sześć miesięcy po
zakończeniu prac i zastąpione przez tablicę pamiątkową zgodnie z postanowieniami
poniższego p. 2.
2. Tablice pamiątkowe
Stałe tablice pamiątkowe powinny zostać umieszczone w miejscu realizacji projektów w
miejscach powszechnie dostępnych. Poza logo Wspólnoty Europejskiej tablica musi
informować o wkładzie Wspólnoty Europejskiej w realizację danego projektu.
Poniższy tekst powinien być wykorzystywany w charakterze wskazówki co do treści
wymaganego napisu:
„Projekt ten był w ...... % dofinansowany ze środków Wspólnoty Europejskiej. Po
zakończeniu w ....... r. (wskazać rok), całkowity koszt przedsięwzięcia wyniósł .............
(waluta narodowa), a całkowity udział finansowy Wspólnoty Europejskiej - ......... (waluta
narodowa).”
61
- PRZYKŁAD -
Tytuł projektu
Lokalizacja
Logo europejskie
Finansowany przez:
Unia Europejska (grant)
... Є
...
(waluta lokalna)
Międzynarodowe Instytucje
Finansowe (kredyt)
... Є
...
(waluta lokalna)
Jednostka wdrażająca:
{ Ministerstwo ... }
{ Agencja ... }
Właściciel:
{ Nazwisko/nazwa właściciela }
Nadzór i zarządzanie:
{ Nazwa przedsiębiorstwa }
Wykonawca:
{ Nazwisko/nazwa wykonawcy }
62