2. Obiekt 2 – Analiza wydatków poniesionych na realizację projektu, na podstawie wniosków o płatność, w oparciu o reprezentatywną próbę. OCENA: D 2.1. Kryteria 2.2. Stan faktyczny i. Zgodnie z § 14 umowy o dofinansowanie projektu, Beneficjent zobowiązany jest wydatkowania środków zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych. Dodatkowo, Beneficjent zobowiązany jest do przekazywania Instytucji Pośredniczącej informacji o ogłoszeniach (pkt 3), wyniku postępowania (pkt 5) i ewentualnych zmianach umowy z wykonawcą (pkt 6). Celem badania było sprawdzenie ww. atrybutów oraz cech postępowania wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych (1.tryb powołania i skład komisji przetargowej, 2.opis przedmiotu zamówienia, 3.warunki udziału w postępowaniu, 4.kryteria wyboru oferty, 5.terminy, 6.wartość wybranej oferty, 7.termin wykonania zamówienia, 8.ew. roboty dodatkowe, 9.wartość końcowa FV, 10.przekazywanie informacji IP). Badaniu zostało poddane 100% populacji. ii. jw. iii. Zgodnie z § 13 pkt 1 umowy o dofinansowanie przedmiotowego projektu powinno być zagwarantowane prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla przedmiotowego projektu. Celem badania było dwustopniowe porównanie wartości księgowych poszczególnych operacji w zestawieniu z dokumentami źródłowymi (faktury VAT lub inne dokumenty o równorzędnej wartości dowodowej) oraz wartości księgowych poszczególnych operacji z wnioskami o płatność przekazanymi IP. Badaniu poddano 100% populacji. i. Badanie przeprowadził w dniu 25.01.2006r. PIOTR WĄSATY (KWiA-RAW) przy udziale (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) (IMPZP). W badaniu wykorzystano dokumentację źródłową 3 przetargów zrealizowanych w ramach przedmiotowego projektu. Czas badania: 20 min. W wyniku przeprowadzonego testu stwierdzono, że dokumentacja postępowań o zamówienie publiczne była prowadzona w sposób prawidłowy, przy zachowaniu uczciwej konkurencji podmiotów ubiegających się o zamówienie. Stwierdzono 1 uchybienie nie mające wpływu na wynik postępowania – dot. przetargu nieograniczonego, sygn.:IM.PZP II 341115/04: Zamawiający wymienił umowę ws. konsorcjum jako warunek udziału w postępowaniu, czego nie przewiduje zamknięty katalog dokumentów jakich Zamawiający może wymagać od Wykonawców, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004r. (Dz.U. Nr 71, poz. 646). Ponadto, dokumentacja postępowań nie jest oznaczona zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie dotyczącymi promocji i reklamy - § 16 pkt 2 oraz nie jest zabezpieczona przed zniszczeniem przez okres niestandardowy archiwizacji (do dnia 31.12.2013r. - § 13 umowy) – a.a.116-118/8/B/6. ii. Badanie przeprowadził PIOTR WĄSATY (KWiA-RAW) w dniu 07.02.2006r. w Wydziale OŚ przy udziale Pana (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) (OŚ), na podstawie dokumentacji posiadanej przez audytowany wydział. Czas badania: 20 min. W wyniku przeprowadzonego badania audytor stwierdził, co następuje: 1. w dniu 05.07.2004r. Prezydent Miasta Opola zawarł umowę (RB/930/2004) z firmą (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) na projekt adaptacji pomieszczeń pierwszego piętra budynku „B” dla potrzeb pracowni mechatroniki dla CKP w Opolu, wartość umowy: 15.982,00 zł (brutto); wyboru dokonano na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U.04.19.177 ze zm), porównując 4 złożone oferty i wybierając ofertę o najniższej cenie; 2. w dniu 25.10.2004r. Prezydent Miasta Opla zawarł umowę (RB/1192/2004) z firmą (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na wykonanie adaptacji pomieszczeń budynku „B” dla potrzeb pracowni mechatroniki i nauki techniki CNC dla CKP w Opolu, wartość umowy: 73.400,12 zł (brutto); wyboru dokonano w trybie przetargu nieograniczonego, którego parametry zostały poddane testowi audytowemu w dniu 25.01.2006r. (a.a.116-118/8/B/5) – wynik testu pozytywny; 3. w dniu 13.12.2004r. Prezydent Miasta Opola zawarł umowę (RB/1478/2004) z firmą (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na wykonanie zadania o tej samej nazwie co zadanie ujęte w umowie nr RB/1192/2004 (por. pkt 2.2.ii.2) - adaptacja pomieszczeń budynku „B” dla potrzeb pracowni mechatroniki i nauki techniki CNC dla CKP w Opolu, wartość umowy: 13.000 zł (brutto); wyboru oferty dokonano bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z art. 4 ust. 8 cyt. ustawy, udzielając zamówienia dotychczasowemu wykonawcy (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) bez porównania innych ofert; w opinii audytorów, postępowanie zamawiającego nie było zgodne z zasadami udzielania zamówień publicznych: dział I, rozdział 2 cyt. ustawy, w związku z art. 35 ust. 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz.U.05.249.2104 ze zm.). Dodatkowo przedmiotowa umowa nie została poddana weryfikacji radcy prawnego i nie zostało określone miejsce powstania umowy – brak podpisów właściwych osób – a.a.171-188/8/B/6. Ponadto, wszystkie ww. umowy zostały podpisane przez niewłaściwą osobę: w umowie określono, że Gminę Opole reprezentuje RYSZARD ZEMBACZYŃSKI, a umowy podpisał ARKADIUSZ KARBOWIAK. iii. Badanie przeprowadzili PIOTR WĄSATY (KWiA-RAW) i MAREK ŻYWICKI (KWiA-RAW) w dniu 02.02.2006r. o godzinie 11:40 w obecności ANNY PLEWKA (FK) i (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (FK). Czas badania 45 min. Operacje gospodarcze dotyczące przedmiotowego projektu są księgowane na koncie nr 080-90-1-001 (dla dotacji) i nr 080-90-2-001 (dla wkładu własnego). Księgowania są zgodne co do wartości z dokumentami źródłowymi (faktury VAT) i wnioskami o płatność. Metoda utworzenia przedmiotowego konta nie została opisana w dokumencie pn. Zasady Prowadzenia Rachunkowości w UM Opola (zarządzenie nr OR.I-0152-81/2005 Prezydenta Miasta Opola) – ww. dokument określa jedynie numer konta syntetycznego „080” – Inwestycje (środki trwałe w budowie). Według wyjaśnień audytowanych, konto dla przedmiotowego projektu zostało utworzone przez pracownika Wydziału FK (Ref. WB) – utworzenie konta nie wymaga autoryzacji lub zatwierdzenia przez przełożonego; wymogu takiego nie nakłada też system komputerowy, w którym prowadzona jest ewidencja księgowa. Opis księgowań na przedmiotowych kontach nosi nazwę „korekta księgowania”, ponadto wszystkie księgowania zostały dokonane w dniu 31.12.2005. Audytorzy ustalili, że przeksięgowania dotyczyły kont: 080-05-34 „Cent. Kszt. Prak. Wyposażenie” i 080-05-41 „Cent. Kszt. Prak. Dok. Adap. Bud. B”, na których dokonywano księgowań przez dniem 31.12.2005. Zatem wydział FK, z dniem 31.12.2005, dokonał korekty księgowania i ujął wszystkie wydatki w ramach przedmiotowego projektu na wyodrębnionym koncie księgowym. Obecnie prowadzona ewidencja księgowa umożliwia sprawną identyfikację operacji gospodarczych oraz spełnia (w zakresie badanego projektu) wymóg określony w § 13 umowy o dofinansowanie. Przedmiotem kolejnych audytów będzie zbadanie powiązań kont księgowych i rejestracji operacji gospodarczych, co umożliwi wydanie ogólnej opinii o prawidłowości działania systemu księgowego w zakresie realizacji projektów współfinansowanych ze środków pomocowych. Konta przedmiotowego projektu, na dzień 27.01.2006 wykazywały saldo „winien” odpowiednio: 080-90-1-001: 1.068.432,03 zł 080-90-2-001: 356.144,01 zł co – zgodnie z Zasadami Prowadzenia Rachunkowości w UM Opola – świadczy o niezakończeniu inwestycji (kwota do rozliczenia: 1.424.576,04 zł). Zatem saldo ustalone na dzień 27.01.2006 nie jest zgodne z treścią sprawozdania z realizacji projektu – pkt. II. 2 (w związku z harmonogramem realizacji Projektu, poz. E 1. „Planowane rozliczenie projektu”) – a.a. 105/8/B/5 i 139/8/B/5. Powstała niespójność może wynikać z braku należytej koordynacji i komunikacji pomiędzy wydziałami EiPR (sprawozdanie z realizacji projektu) i FK (rozliczenie) lub odmiennej interpretacji terminu: „rozliczenie projektu” – a.a.160-170/8/B/6. (Dz.U.01.112.1198)) 2.3. Analiza i. Stwierdzono 1 uchybienie (niemające wpływu na wybór wykonawcy): żądanie dokumentów wykraczających poza zamknięty katalog, określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004r. (Dz.U. Nr 71, poz. 646). 2.4. Rekomendacje ii. Wydatkowanie ww. środków (13.000,00 zł) budzi poważne zastrzeżenia audytorów; postępowanie zamawiającego jest niekonsekwentne (por. pkt 2.2.ii.1. i 2.2.ii.3.), a przedmiotowej sprawie narusza ogólne zasady dokonywania wydatków ze środków publicznych, określone w ustawie o finansach publicznych (art. 35 ust. 4); istnieje zatem ryzyko utraty części dotacji przeznaczonej na sfinansowanie ww. umowy. Dodatkowo, system monitoringu realizacji projektu Wydziału EiPR nie zidentyfikował przedmiotowego ryzyka. W opinii audytorów odpowiedzialnym za powstanie ryzyka jest Wydział OŚ (Referat IRiEOO) - ponadto system kontroli wewnętrznej w Referacie Monitorowania Spraw Europejskich (EiPR) wymaga poprawy – nie stwierdzono odstępstw przy sporządzaniu wniosku o płatność, mimo dysponowania dokumentacją. iii. W ocenie audytorów obecny stan ewidencji księgowej pozwala prześledzić operacje finansowe dotyczące projektu, na wyodrębnionym koncie księgowym, a wartość operacji i dowodów księgowych jest zgodna. Uwagi audytorów budzi brak autoryzacji (lub zatwierdzenia) nowopowstających kont księgowych oraz brak końcowego rozliczenia inwestycji w ewidencji księgowej. i. W postępowaniach o zamówienie publiczne – w zakresie warunków udziału wykonawców w postępowaniu – ściśle przestrzegać rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004r. (Dz.U. Nr 71, poz. 646). ii. Dokumentować sposób wyboru wykonawcy zgodnie z kryteriami określonymi w ustawie o finansach publicznych (art. 35 ust. 4) i dziale I, rozdziale 2 ustawy Prawo zamówień publicznych; w przyszłości właściwe określać w umowach osobę reprezentującą Gminę Opole. iii. Ustalić zasady tworzenia kont księgowych w UM Opola, dokonać rozliczenia na kontach: 080-90-1-001 i 080-90-2001.