Analiza wydatków poniesionych na realizację projektu, na

2. Obiekt 2 – Analiza wydatków poniesionych na realizację projektu, na podstawie
wniosków o płatność, w oparciu o reprezentatywną próbę.
OCENA: D
2.1. Kryteria
2.2. Stan faktyczny
i.
Zgodnie z § 14 umowy o dofinansowanie projektu,
Beneficjent zobowiązany jest wydatkowania środków
zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych.
Dodatkowo, Beneficjent zobowiązany jest do przekazywania
Instytucji Pośredniczącej informacji o ogłoszeniach (pkt 3),
wyniku postępowania (pkt 5) i ewentualnych zmianach
umowy z wykonawcą (pkt 6). Celem badania było
sprawdzenie ww. atrybutów oraz cech postępowania
wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych (1.tryb
powołania i skład komisji przetargowej, 2.opis przedmiotu
zamówienia, 3.warunki udziału w postępowaniu, 4.kryteria
wyboru oferty, 5.terminy, 6.wartość wybranej oferty,
7.termin wykonania zamówienia, 8.ew. roboty dodatkowe,
9.wartość końcowa FV, 10.przekazywanie informacji IP).
Badaniu zostało poddane 100% populacji.
ii.
jw.
iii.
Zgodnie z § 13 pkt 1 umowy o dofinansowanie
przedmiotowego projektu powinno być zagwarantowane
prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla
przedmiotowego
projektu.
Celem
badania
było
dwustopniowe
porównanie
wartości
księgowych
poszczególnych operacji w zestawieniu z dokumentami
źródłowymi
(faktury
VAT
lub inne dokumenty
o
równorzędnej
wartości
dowodowej)
oraz
wartości
księgowych poszczególnych operacji z wnioskami o płatność
przekazanymi IP. Badaniu poddano 100% populacji.
i.
Badanie przeprowadził w dniu 25.01.2006r. PIOTR WĄSATY
(KWiA-RAW) przy udziale (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2
ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) (IMPZP). W badaniu wykorzystano dokumentację źródłową 3
przetargów zrealizowanych w ramach przedmiotowego
projektu.
Czas
badania:
20
min.
W
wyniku
przeprowadzonego testu stwierdzono, że dokumentacja
postępowań o zamówienie publiczne była prowadzona w
sposób prawidłowy, przy zachowaniu uczciwej konkurencji
podmiotów ubiegających się o zamówienie. Stwierdzono 1
uchybienie nie mające wpływu na wynik postępowania –
dot. przetargu nieograniczonego, sygn.:IM.PZP II 341115/04: Zamawiający wymienił umowę ws. konsorcjum jako
warunek udziału w postępowaniu, czego nie przewiduje
zamknięty katalog dokumentów jakich Zamawiający może
wymagać od Wykonawców, zgodnie z rozporządzeniem
Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004r. (Dz.U. Nr
71, poz. 646). Ponadto, dokumentacja postępowań nie jest
oznaczona zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie
dotyczącymi promocji i reklamy - § 16 pkt 2 oraz nie jest
zabezpieczona
przed
zniszczeniem
przez
okres
niestandardowy archiwizacji (do dnia 31.12.2013r. - § 13
umowy) – a.a.116-118/8/B/6.
ii.
Badanie przeprowadził PIOTR WĄSATY (KWiA-RAW) w dniu
07.02.2006r. w Wydziale OŚ przy udziale Pana (Wyłączono na
podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej
(Dz.U.01.112.1198))
(OŚ),
na
podstawie
dokumentacji
posiadanej przez audytowany wydział. Czas badania: 20
min. W wyniku przeprowadzonego badania audytor
stwierdził, co następuje:
1. w dniu 05.07.2004r. Prezydent Miasta Opola zawarł umowę
(RB/930/2004) z firmą (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy
o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) na projekt
adaptacji pomieszczeń pierwszego piętra budynku „B” dla
potrzeb pracowni mechatroniki dla CKP w Opolu, wartość
umowy: 15.982,00 zł (brutto); wyboru dokonano na
podstawie art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych
(Dz.U.04.19.177 ze zm), porównując 4 złożone oferty i
wybierając ofertę o najniższej cenie;
2. w dniu 25.10.2004r. Prezydent Miasta Opla zawarł umowę
(RB/1192/2004) z firmą (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2
ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na
wykonanie adaptacji pomieszczeń budynku „B” dla potrzeb
pracowni mechatroniki i nauki techniki CNC dla CKP w Opolu,
wartość umowy: 73.400,12 zł (brutto); wyboru dokonano w
trybie przetargu nieograniczonego, którego parametry
zostały poddane testowi audytowemu w dniu 25.01.2006r.
(a.a.116-118/8/B/5) – wynik testu pozytywny;
3. w dniu 13.12.2004r. Prezydent Miasta Opola zawarł umowę
(RB/1478/2004) z firmą (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2
ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na
wykonanie zadania o tej samej nazwie co zadanie ujęte w
umowie nr RB/1192/2004 (por. pkt 2.2.ii.2) - adaptacja
pomieszczeń budynku „B” dla potrzeb pracowni mechatroniki
i nauki techniki CNC dla CKP w Opolu, wartość umowy:
13.000 zł (brutto); wyboru oferty dokonano bez stosowania
ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z art. 4 ust. 8
cyt. ustawy, udzielając zamówienia dotychczasowemu
wykonawcy (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do
informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) bez porównania innych
ofert; w opinii audytorów, postępowanie zamawiającego nie
było zgodne z zasadami udzielania zamówień publicznych:
dział I, rozdział 2 cyt. ustawy, w związku z art. 35 ust. 4
ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych
(Dz.U.05.249.2104 ze zm.). Dodatkowo przedmiotowa
umowa nie została poddana weryfikacji radcy prawnego i nie
zostało określone miejsce powstania umowy – brak podpisów
właściwych osób – a.a.171-188/8/B/6.
Ponadto, wszystkie ww. umowy zostały podpisane przez
niewłaściwą osobę: w umowie określono, że Gminę Opole
reprezentuje RYSZARD ZEMBACZYŃSKI, a umowy podpisał
ARKADIUSZ KARBOWIAK.
iii.
Badanie przeprowadzili PIOTR WĄSATY (KWiA-RAW) i
MAREK ŻYWICKI (KWiA-RAW) w dniu 02.02.2006r. o
godzinie 11:40 w obecności ANNY PLEWKA (FK) i (Wyłączono
na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej
(FK). Czas badania 45 min. Operacje
gospodarcze dotyczące przedmiotowego projektu są
księgowane na koncie nr 080-90-1-001 (dla dotacji) i nr
080-90-2-001 (dla wkładu własnego). Księgowania są
zgodne co do wartości z dokumentami źródłowymi (faktury
VAT) i wnioskami o płatność. Metoda utworzenia
przedmiotowego konta nie została opisana w dokumencie
pn. Zasady Prowadzenia Rachunkowości w UM Opola
(zarządzenie nr OR.I-0152-81/2005 Prezydenta Miasta
Opola) – ww. dokument określa jedynie numer konta
syntetycznego „080” – Inwestycje (środki trwałe w
budowie). Według wyjaśnień audytowanych, konto dla
przedmiotowego
projektu
zostało
utworzone
przez
pracownika Wydziału FK (Ref. WB) – utworzenie konta nie
wymaga autoryzacji lub zatwierdzenia przez przełożonego;
wymogu takiego nie nakłada też system komputerowy, w
którym prowadzona jest ewidencja księgowa. Opis
księgowań na przedmiotowych kontach nosi nazwę „korekta
księgowania”, ponadto wszystkie księgowania zostały
dokonane w dniu 31.12.2005. Audytorzy ustalili, że
przeksięgowania dotyczyły kont: 080-05-34 „Cent. Kszt.
Prak. Wyposażenie” i 080-05-41 „Cent. Kszt. Prak. Dok.
Adap. Bud. B”, na których dokonywano księgowań przez
dniem 31.12.2005. Zatem wydział FK, z dniem 31.12.2005,
dokonał korekty księgowania i ujął wszystkie wydatki w
ramach przedmiotowego projektu na wyodrębnionym koncie
księgowym. Obecnie prowadzona ewidencja księgowa
umożliwia sprawną identyfikację operacji gospodarczych
oraz spełnia (w zakresie badanego projektu) wymóg
określony w § 13 umowy o dofinansowanie.
Przedmiotem kolejnych audytów będzie zbadanie powiązań
kont księgowych i rejestracji operacji gospodarczych, co
umożliwi wydanie ogólnej opinii o prawidłowości działania
systemu księgowego w zakresie realizacji projektów
współfinansowanych ze środków pomocowych. Konta
przedmiotowego projektu, na dzień 27.01.2006 wykazywały
saldo „winien” odpowiednio:
080-90-1-001: 1.068.432,03 zł
080-90-2-001: 356.144,01 zł
co – zgodnie z Zasadami Prowadzenia Rachunkowości w UM
Opola – świadczy o niezakończeniu inwestycji (kwota do
rozliczenia: 1.424.576,04 zł). Zatem saldo ustalone na
dzień 27.01.2006 nie jest zgodne z treścią sprawozdania z
realizacji projektu – pkt. II. 2 (w związku z
harmonogramem realizacji Projektu, poz. E 1. „Planowane
rozliczenie projektu”) – a.a. 105/8/B/5 i 139/8/B/5.
Powstała niespójność może wynikać z braku należytej
koordynacji i komunikacji pomiędzy wydziałami EiPR
(sprawozdanie z realizacji projektu) i FK (rozliczenie) lub
odmiennej interpretacji terminu: „rozliczenie projektu” –
a.a.160-170/8/B/6.
(Dz.U.01.112.1198))
2.3. Analiza
i.
Stwierdzono 1 uchybienie (niemające wpływu na wybór
wykonawcy): żądanie dokumentów wykraczających poza
zamknięty katalog, określony w rozporządzeniu Prezesa
Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004r. (Dz.U. Nr 71, poz.
646).
2.4. Rekomendacje
ii.
Wydatkowanie ww. środków (13.000,00 zł) budzi poważne
zastrzeżenia audytorów; postępowanie zamawiającego jest
niekonsekwentne (por. pkt 2.2.ii.1. i 2.2.ii.3.), a
przedmiotowej sprawie narusza ogólne zasady dokonywania
wydatków ze środków publicznych, określone w ustawie o
finansach publicznych (art. 35 ust. 4); istnieje zatem ryzyko
utraty części dotacji przeznaczonej na sfinansowanie ww.
umowy. Dodatkowo, system monitoringu realizacji projektu
Wydziału EiPR nie zidentyfikował przedmiotowego ryzyka. W
opinii audytorów odpowiedzialnym za powstanie ryzyka jest
Wydział OŚ (Referat IRiEOO) - ponadto system kontroli
wewnętrznej w Referacie Monitorowania Spraw Europejskich
(EiPR) wymaga poprawy – nie stwierdzono odstępstw przy
sporządzaniu wniosku o płatność, mimo dysponowania
dokumentacją.
iii.
W ocenie audytorów obecny stan ewidencji księgowej
pozwala prześledzić operacje finansowe dotyczące projektu,
na wyodrębnionym koncie księgowym, a wartość operacji i
dowodów księgowych jest zgodna. Uwagi audytorów budzi
brak autoryzacji (lub zatwierdzenia) nowopowstających kont
księgowych oraz brak końcowego rozliczenia inwestycji w
ewidencji księgowej.
i.
W postępowaniach o zamówienie publiczne – w zakresie
warunków udziału wykonawców w postępowaniu – ściśle
przestrzegać rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
7 kwietnia 2004r. (Dz.U. Nr 71, poz. 646).
ii.
Dokumentować sposób wyboru wykonawcy zgodnie z
kryteriami określonymi w ustawie o finansach publicznych
(art. 35 ust. 4) i dziale I, rozdziale 2 ustawy Prawo
zamówień publicznych; w przyszłości właściwe określać w
umowach osobę reprezentującą Gminę Opole.
iii.
Ustalić zasady tworzenia kont księgowych w UM Opola,
dokonać rozliczenia na kontach: 080-90-1-001 i 080-90-2001.