PAŃSTWOWA AGENCJA ATOMISTYKI

PAŃSTWOWA AGENCJA ATOMISTYKI
Skąd wzięła się telepraca?
Pierwszą motywacją do wprowadzania telepracy była chęć ograniczenia ruchu drogowego. Okazuje się
jednak, że rozwiązanie to niesie ze sobą również inne korzyści, ale także trudności i wyzwania.
Kiedy telepraca?
Telepraca (praca zdalna) może być wykonywana w ramach umowy o pracę. Ponieważ nie regulują jej zapisy
ustawy o służbie cywilnej, w urzędach jest ona organizowana w oparciu o przepisy Kodeksu pracy.
W obecnych czasach pracownicy na większości stanowisk, do których potrzebny jest komputer, są w stanie
wykonywać pracę w systemie zdalnym. Możliwe jest także zastosowanie rozwiązania łączącego pracę
zdalną z pracą na miejscu. Praktykuje się różne rozwiązania – od takich, w których pracownik przychodzi
do biura jeden raz w tygodniu, lub w miesiącu w celu omówienia efektów pracy i ustalenia celów na kolejny
okres, po takie, w których przez część tygodnia pracuje na miejscu, a część zdalnie (telepraca wahadłowa).
Różnorodne doświadczenia pokazują, że taki system jest najefektywniejszym rozwiązaniem, strategią win
– win. Pracownik ma możliwość wykonywania niektórych zadań w domu (w swoim rytmie, w najbardziej
dla siebie komfortowych warunkach, zyskując więcej czasu i możliwość efektywniejszego godzenia
obowiązków zawodowych z życiem prywatnym), natomiast pracodawca ma możliwość angażowania
pracownika w spotkania i zadania wymagające pracy na miejscu, utrzymywania personalnego kontaktu
z pracownikiem i włączania go do zespołu.
Najbardziej efektywne i przydatne będzie stosowanie telepracy w przypadku:
Po pierwsze: pracowników, których zakres obowiązków na to pozwala. Pracodawca w przypadku telepracy
ma obowiązek wyposażyć pracownika w narzędzia do pracy, w tym także sprzęt komputerowy (możliwa
jest także umowa o użyczenie prywatnego sprzętu pracowników).
Po drugie: pracowników, którzy sami chcą. Okazuje się, że tylko w przypadku tych pracowników ich
efektywność po przejściu na system pracy zdalny wzrasta.
Po trzecie: doświadczonych pracowników. Wprowadzanie osoby, która dopiero zaczyna pracę, lub nie ma
doświadczenia na takim samym stanowisku może być w dużym stopniu utrudnione w przypadku pracy
zdalnej. Mniejsza jest również możliwość udzielania bieżącej informacji zwrotnej.
Po czwarte: ekspertów, którzy mieszkają daleko i nie chcą czasowo lub trwale zmieniać miejsca
zamieszkania.
Po piąte: pracowników pracujących na część etatu, którzy łączą telepracę z innymi obowiązkami
zawodowymi (np. w niestandardowych godzinach).
Strona | 1
Po szóste: ekspertów, których usługi są drogie. Telepraca daje możliwość ograniczenia kosztów
zatrudnienia związanych z zapewnieniem odpowiednich warunków lokalowych. Dzięki temu większą kwotę
można przeznaczyć na wynagrodzenie dla pracownika.
Po siódme: osób, które łączą obowiązki rodzinne z zawodowymi – tutaj sensownym rozwiązaniem wydaje
się umożliwienie okresowego wykonywania pracy w systemie zdalnym.
Co daje telepraca?
Korzyści pracodawcy:

mniejsze absencje chorobowe,

mniejsza rotacja pracowników,

wzrost efektywności. Warto jednak podkreślić, że efektywność może wzrosnąć w sytuacji dobrego
przygotowania pracownika i szefa do telepracy. Badania Workforce Magazine of Fortune 501
pokazały, że praca przy zaangażowaniu pracowników i zespołów wirtualnych spowodowała 75%
poprawy wydajności. Jednak badania przeprowadzone przez operatora telefonii komórkowej
Vodafone2 w Wielkiej Brytanii pokazują, że 25% pracowników relacjonowała, iż telepraca
zmniejszyła ich wydajność, gdyż w domu działało zbyt wiele czynników rozpraszających;

mniejsza ilość konfliktów w miejscu pracy,

mniejsze prawdopodobieństwo mobbingu, dyskryminacji w miejscu pracy.
Korzyści pracownika:

możliwość pracy w swoim rytmie,

mniej stania w korkach, nie tracenie czasu na dojazdy do pracy,

godzenie obowiązków domowych z pracą, wypracowanie work – life balance,

ułatwia włączanie do aktywności zawodowej rodziców po urodzeniu dziecka, osoby
z niepełnosprawnością, lub wracające do pracy podczas rehabilitacji.
Zagrożenia wynikające z telepracy:
Dla pracodawcy:
1
2

trudność z zapewnieniem zastępstwa w razie urlopu lub innej nieobecności pracownika,

mniejsza lub brak możliwości udziału pracownika w spotkaniach zespołu pracującego tradycyjnie,
odprawach itd.,

mniejsza możliwość bieżącego monitorowania efektów pracy.
Elementarz telepracy. Wyd. Polski Związek Pracodawców Prywatnych Informatyki i Telekomunikacji.
http://kariera.forbes.pl/kariera/artykul/sekcja/praca/telepraca---czy-to-ma-sens,31393,1
Strona | 2
Dla pracownika

brak kontaktu ze współpracownikami, poczucie izolacji,

obawy o brak informacji, pomijanie przy podwyżkach itd.,

brak bieżącej informacji zwrotnej na temat jakości wykonywanej pracy.
Co zrobić, żeby telepraca była efektywna?
Telepraca wymaga nie tylko zdyscyplinowania od pracownika, ale także od pracodawcy. Wyzwaniem
pracodawcy zatrudniającego pracowników w systemie zdalnym jest dobrze przemyślany i efektywny
system zarządzania. Sprawdza się tutaj zarządzanie przez cele i rozliczanie pracownika w systemie
zadaniowym. Efektywna praca w formie zdalnej jest możliwa także dzięki zorganizowaniu zadań w formie
procesów.
Pracownicy muszą mieć bardzo jasną i jednoznaczną informację, jakie są ich zadania oraz czego się od nich
wymaga. Organizowanie telepracy wymaga także klarownego rozdzielenia zadań i określenia zakresu
odpowiedzialności oraz wymaganych terminów. Tutaj ocenie będzie podlegać osiągnięty efekt
i terminowość, a nie czas poświęcony na wykonanie zadania. Dlatego też wyzwaniem osób zarządzających
jest wypracowanie umiejętności formułowania celów, określania mierników wykonanego zadania oraz
opracowywania szczegółowego harmonogramu prac.
Telepraca będzie ciekawą propozycją i zarazem wyzwaniem, szczególnie w urzędach, które nadal
w przeważającym stopniu oparte są o tradycyjny 40-godzinny tydzień pracy świadczonej przez wszystkich
pracowników w tych samych godzinach (zazwyczaj od 8-ej do 16-ej). Współcześnie ten system przestaje
znajdować odzwierciedlenie w badaniach dotyczących nowoczesnego zarządzania oraz podnoszenia
efektywności zespołów.
Wyzwaniem pracodawcy zatrudniającego telepracowników jest także wypracowanie partnerskiego stylu
zarządzania, opartego bardziej na byciu liderem i partnerem, niż kierownikiem, czy dyrektorem
w tradycyjnym rozumieniu tych terminów.
Co z zaufaniem?
Telepraca jest rozwiązaniem dobrym dla doświadczonych pracowników. Wymaga obustronnego zaufania:
ze strony pracodawcy – że pracownik wykona pracę, a ze strony pracownika – że będą przestrzegane
ustalone godziny pracy, a on sam będzie traktowany jak pełnoprawny członek zespołu.
Najczęstszą obawą pracodawców jest to, że nie będą mieli kontroli nad pracą osoby pracującej zdalnie.
Okazuje się jednak, że nie nadmierna kontrola, ale zaufanie oraz bardzo dobrze sprecyzowane metody
weryfikacji efektów pracy motywują do zwiększenia wysiłku. Ponadto, jeżeli telepracownikami zostaną
osoby z doświadczeniem, którym zależało na wdrożeniu takiego rozwiązania, bardzo prawdopodobne jest,
że będą starały się jak najefektywniej wykonywać swoją pracę, aby nie stracić możliwości pracowania
z domu.
Strona | 3
Zawsze też, jeżeli okazuje się, że zadania nie są wykonywane zgodnie z oczekiwaniami istnieje możliwość
renegocjowania uzgodnień. Może okazać się, że niedostatecznie dobre wykonanie zadań wynika z braku
jasnej komunikacji, czy dobrze sprecyzowanych celów. Przełożeni, którzy mają w zespołach
telepracowników podkreślają też wagę inicjatywy pracownika w sytuacji chwilowych „przestojów”, czy
braku zadań. Należy pamiętać o tym, że przejście na system telepracy nie oznacza, że pracownik jest tylko
wykonawcą zadań zlecanych przez przełożonego, ale także nadal jedną z miar efektywności pracy pozostaje
inicjatywa i samodzielne proponowanie rozwiązań – jeżeli taka była specyfika pracy przed przejściem
na system pracy zdalnej.
Telepraca w Państwowej Agencji Atomistyki:
W PAA w formie telepracy zatrudnionych jest troje pracowników. Formuła ta została wybrana
w porozumieniu z pracownikami. Jeden z pracowników jest doświadczonym ekspertem o wąskiej
specjalizacji, zamieszkałym w bardzo dużej odległości od siedziby PAA. Druga z osób to ekspert zatrudniony
w PAA na część etatu w formie telepracy. Praca zdalna pozwala mu na łączenie różnych obowiązków
zawodowych, a Agencji umożliwiła pozyskanie cennego specjalisty. Kolejna osoba to pracownik, którego
zadania są związane ściśle z pracą przy komputerze.
Wszyscy pracownicy zdalni są zatrudnieni w formie umowy o pracę. Praca zdalna wykonywana jest na
mocy porozumień, zawierających, między innymi, zapis regulujący sposób przekazywania wyników pracy
(za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej, telefonu i faksu),
a także sposób potwierdzania obecności w pracy przez wypełnianie i przesyłanie do pracodawcy
comiesięcznego oświadczenia. Z pracownikami zawarto także umowy o użyczenie prywatnych
komputerów, a na miejscach pracy (czyli w domach pracowników) zostały przeprowadzone kontrole BHP.
Nasze doświadczenia pokazują, że telepraca dobrze sprawdza się w przypadku doświadczonych
pracowników, których zakres obowiązków pozwala na wykonywanie pracy zdalnej. Ciekawym
rozwiązaniem, które warto wypróbować jest telepraca wahadłowa, pozwalająca na wykonywanie części
zadań w domu, bez utraty kontaktu z miejscem pracy oraz z zachowaniem możliwości osobistego
uczestnictwa w spotkaniach i obecności w siedzibie PAA.
Opracowanie: Marta Wijas
główny specjalista ds. rozwoju zawodowego
Biuro Dyrektora Generalnego, Państwowa Agencja Atomistyki
Strona | 4