Zarządzanie czasem
advertisement
Zarządzanie czasem i efektywność osobista Paweł Jamrożek LCVP Public Relations Agenda • Wstęp – Określenie celu treningu • Charakterystyka czasu • Plany i planowanie • Ustalanie priorytetów i terminów • Pozostałe zasady zarządzania czasem • Stres i jego rola Co to jest CZAS? • • • • • • • jest wartościowym kapitałem nie jest na sprzedaż nie daje się zaoszczędzić ani zmagazynować nie daje się rozmnożyć ucieka stale i nieodwołalnie czas to życie nie można go zatrzymać „Czas to pieniądz, a pieniądz to więcej niż czas” Zarządzanie czasem czyli jak dążyć do sukcesu dzień po dniu jak być zadowolonym i szczęśliwym oraz nie zmarnować swojego czasu “Z czasu albo się nas ograbia, albo się go od nas wyłudza, a to, co pozostaje, znika niepostrzeżenie” - Seneka Efektywność osobista = osiąganie rezultatów przy optymalnym wykorzystaniu zasobów Jak być efektywnym ? 1. mieć cel; 2. wiedzieć jakie zadania przyczynią się do osiągnięcia celu; 3. znaleźć czas na TE zadania; OSOBA EFEKTYWNA = OSOBA ZAJĘTA Efektywne zarządzanie czasem pomoże: • zdobyć rozeznanie co do przyszłych działań i planów • zachować większą swobodę twórczego działania • lepiej radzić sobie ze stresem • zyskać więcej wolnego czasu • konsekwentnie i systematycznie realizować cele, by nadać życiu sens i kierunek. Wyznaczanie celów • Metoda SMART – Specific – Measurable – Actionable – Realistic – Time lined Ściśle określony Mierzalny Wymagający działania Realny Określony w czasie Które cele są SMART? • Metoda SMART Które z przykładów są SMART? - Nauczę się pierwszej pomocy + W ciągu roku zdam prawo jazdy - Wylecę w kosmos w ciągu dwóch lat CEL SMART musi być: • Ściśle określony • Mierzalny • Wymagający działania • Realny • Określony w czasie - W tym roku schudnę - Będę się dobrze uczył + Zdam dzisiaj Insighta - Moja koleżanka, Magda jutro przestaje palić + W środę pójdę kupić dwa chleby Cztery generacje zarządzania czasem Pierwsza generacja lista rzeczy do zrobienia Druga generacja zadania wpisane w kalendarz Trzecia generacja zadania wraz z priorytetami Czwarta generacja nasze życiowe cele Macierz Eisenhowera NIEWAŻNE WAŻNE PILNE NIEPILNE I ćwiartka II ćwiartka III ćwiartka IV ćwiartka Pierwsza ćwiartka NIEWAŻNE WAŻNE PILNE NIEPILNE I ćwiartka • kryzysy • sprawy naglące • sprawy „na wczoraj” II ćwiartka III ćwiartka IV ćwiartka Druga ćwiartka NIEWAŻNE WAŻNE PILNE NIEPILNE I ćwiartka II ćwiartka • zapobieganie • budowanie związku • planowanie, rekreacja • szukanie możliwości III ćwiartka IV ćwiartka Trzecia ćwiartka NIEWAŻNE WAŻNE PILNE NIEPILNE I ćwiartka II ćwiartka III ćwiartka • niektóre telefony • najbliższe sprawy naglące • niektóre spotkania IV ćwiartka Czwarta ćwiartka NIEWAŻNE WAŻNE PILNE NIEPILNE I ćwiartka II ćwiartka III ćwiartka IV ćwiartka • codzienność • przyjemności • złodzieje czasu • pewna korespondencja Macierz Eisenhowera WAŻNE NIEPILNE I ćwiartka • kryzysy • sprawy naglące • sprawy „na wczoraj” II ćwiartka • zapobieganie • budowanie związku • planowanie, rekreacja • szukanie możliwości NIEWAŻNE PILNE III ćwiartka • niektóre telefony • najbliższe sprawy naglące • niektóre spotkania IV ćwiartka • codzienność • przyjemności • złodzieje czasu • pewna korespondencja Macierz Eisenhowera WAŻNE NIEPILNE 1 2 NIEWAŻNE PILNE 3 4 1. zrób teraz lub deleguj; 2. zaplanuj - 1 tydzień 3. deleguj lub upriorytetyzuj; 4. zapomnij o tym !!! Zasada Pareto 20 / 80 • 80 % naszych wysiłków powoduje 20 % rezultatów; • 20 % wysiłków daje 80 % rezultatów. skupienie uwagi na TYCH 20 % działań ! Złote zasady Stwórz sobie codzienną rutynę Złote zasady Używaj głowy, gdy jest na to czas Złote zasady Ustal deadline’y i trzymaj się ich !!! Złote zasady Nie przekładaj rzeczy niemiłych - zatrują ci życie ! Złote zasady Ustal kiedy pracujesz i nie chcesz, aby ci nie przeszkadzano Złote zasady Nie zajmuj się rzeczami nieważnymi dla ciebie - wiele problemów rozwiąże się samych Złote zasady Kiedy zaczynasz coś ważnego – skończ to! Rady praktyczne Używaj kalendarza - nie próbuj pamiętać drobnych rzeczy do załatwienia Rady praktyczne Naucz się mówić NIE - asertywność Rady praktyczne Planuj w oparciu o metodę SMART CEL SMART musi być: • Ściśle określony • Mierzalny • Wymagający działania • Realny • Określony w czasie A co z papierami? • Podziel papiery : – na priorytety A, B, C; – tak samo jak rzeczy, nad którymi pracujesz; • 4 sposoby radzenia sobie z papierami: 1. zrób coś z tym teraz; 2. daj je komuś innemu; 3. włóż je do akt; 4. wyrzuć je !!! Zmartwienia = stres ...z rzeczy, którymi się martwimy: • • • • • 40 % nigdy się nie zdarzy; 35 % wyjdzie lepiej niż nam się wydawało; 15 % można zmienić niewielkim kosztem; 8 % to rzeczy, na które i tak nie mamy wpływu; 2 % no tak ... I czy my się przejmujemy ??! 5 kroków do sukcesu marzenie pragnienie planowanie działanie posiadanie Wystarczy chcieć chęci decyzja działanie udoskonalanie SUKCES Podsumowanie • Czyli czego się nauczyliście? • Co najbardziej was zaskoczyło? • Z czego skorzystacie? Dziękuję za uwagę
