Zasady i tryb postępowania w zakresie dysponowania

Załącznik do uchwały Nr 1771/109/15
Zarządu Województwa Mazowieckiego
z dnia 22 grudnia 2015 r.
Zasady i tryb postępowania w zakresie dysponowania środkami
związanymi z wyłączeniem z produkcji gruntów rolnych
§ 1.
Postanowienia ogólne
Ilekroć w niniejszych zasadach jest mowa o:
1) Wnioskodawcy - należy przez to rozumieć gminy i powiaty z terenu województwa
mazowieckiego;
2) Samorządzie - należy przez to rozumieć Samorząd Województwa Mazowieckiego;
3) Zarządzie - należy przez to rozumieć Zarząd Województwa Mazowieckiego;
4) Departamencie - należy przez to rozumieć Departament Rolnictwa i Rozwoju
Obszarów Wiejskich Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego
w Warszawie;
5) Dyrektorze - należy rozumieć Dyrektora Departamentu Rolnictwa i Rozwoju
Obszarów Wiejskich Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego
w Warszawie;
6) Wydziale - należy przez to rozumieć Wydział Modernizacji Terenów Wiejskich
i Gospodarki Wodnej Departamentu Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie;
7) Delegaturze - należy przez to rozumieć Delegaturę Urzędu Marszałkowskiego
Województwa Mazowieckiego w Warszawie;
8) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Marszałkowski Województwa
Mazowieckiego w Warszawie;
9) Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 3 lutego 1995 r. o ochronie gruntów
rolnych i leśnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1338, z późn. zm.);
10) Środkach finansowych – należy przez to rozumieć dochody budżetu Samorządu
związane z wyłączeniem z produkcji gruntów rolnych, pobierane na podstawie
Ustawy.
11) Dotacji – należy przez to rozumieć dotację ze środków związanych z wyłączeniem
z produkcji gruntów rolnych, przyznawaną przez Zarząd na mocy uchwały
o rozdysponowaniu Środków finansowych.
§ 2.
Kryteria przyznawania Środków finansowych
1. Samorząd w ramach realizacji zadania własnego dysponuje Środkami finansowymi,
o których mowa w art. 22b ust. 1 Ustawy.
2. Obsługę spraw związanych z dysponowaniem Środkami finansowymi Urząd prowadzi
przy pomocy Departamentu.
3. Środki finansowe przeznaczone są na zadania określone przepisami art. 20 ust. 2
i art. 22c ust. 1 Ustawy.
4. Udział własny Wnioskodawcy w kosztach realizacji przedsięwzięcia, z zastrzeżeniem
ust. 5 nie może być mniejszy niż:
1) 60% kosztów zadania przy budowie zbiorników wodnych służących małej
retencji;
2) 20% kosztów zadania przy pracach związanych z przystosowaniem gruntów
do produkcji rolnej;
3) 50% kosztów zadania przy budowie i modernizacji dróg dojazdowych
do gruntów rolnych oraz przy zakupie sprzętu pomiarowego i informatycznego
oraz oprogramowania, niezbędnego do zakładania i aktualizowania operatów
ewidencji gruntów rolnych, do wysokości 5% rocznych dochodów, o których
mowa w art. 22b ust. 1 Ustawy.
5. W przypadku zadań o których mowa w art. 22c ust. 1 pkt 7, 8 i 9 Ustawy, Dotacja
może wynieść 100% poniesionych kosztów.
6. W przypadku zadań, które usuwają szkody powstałe w wyniku klęsk żywiołowych
wartość Dotacji może zostać zwiększona do 80% kosztów zadania.
7. Wnioski o przyznanie lub wypłatę Dotacji sporządza Wnioskodawca zgodnie
z niniejszymi zasadami.
§ 3.
Postępowanie w sprawie wniosków
1. Wnioski przyjmowane są w Departamencie lub Delegaturze od 1 do 31 stycznia roku,
w którym Środki finansowe mają zostać wykorzystane. Wnioskodawcy mogą również
złożyć wnioski za pośrednictwem poczty – decyduje wówczas data stempla
pocztowego. Aktualne druki wniosków dostępne są na stronie internetowej Urzędu
pod adresem: www.mazovia.pl.
2. Wnioski w sprawie dofinansowania zadań weryfikuje się pod względem formalnym
oraz w zakresie zgodności ich sporządzenia z niniejszymi zasadami.
3. W przypadku stwierdzenia braków formalnych wniosku lub nieprawidłowości w jego
sporządzeniu, Departament wzywa Wnioskodawcę (w formie pisemnej)
do ich usunięcia i przesłania poprawionego wniosku do Urzędu w terminie 14 dni
liczonych od dnia następującego po dacie doręczenia wezwania, pod rygorem
pozostawienia bez rozpatrzenia.
4. Pisemne wezwanie do poprawienia lub uzupełnienia wniosku, o którym mowa
w ust. 3 wysyłane jest jednokrotnie dla każdego wniosku dostarczonego
do Departamentu lub Delegatury w terminie określonym w ust. 1.
5. Terminy określone w ust. 1 oraz w § 5 ust. 3, 4 i 5 nie obowiązują w przypadku:
1) wystąpienia lokalnych klęsk żywiołowych oraz w przypadku zadań, o których
mowa w art. 22c ust. 1 pkt 8 i 9 Ustawy;
2) wniosków dot. zadań mających charakter innowacyjny.
6. Wnioski złożone po terminie, o którym mowa w ust. 1, mogą być rozpatrzone
po dofinansowaniu wniosków złożonych w terminie oraz w przypadku posiadania
wolnych Środków finansowych – nie dotyczy to przypadków, o których mowa
w ust 5.
7. Wszelkie kopie dokumentów składane przy wniosku muszą być poświadczone
za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli
w imieniu Wnioskodawcy.
8. Wnioskodawcy występujący o przyznanie Dotacji na więcej niż jedno zadanie,
wskazują zadania priorytetowe.
9. W przypadku etapowania większych zadań, na mapach stanowiących załącznik
do wniosku, należy wyraźnie wskazać aktualne i poprzednie etapy zadania.
10. W Wydziale prowadzi się ewidencję wniosków.
11. Departament w terminie do 30 kwietnia roku, w którym Środki finansowe mają zostać
wykorzystane, umieści na stronie internetowej www.mazovia.pl wykaz wniosków
prawidłowych oraz zawierających błędy.
12. Wnioskodawcę, który nie uzupełnił wniosku w terminie, o którym mowa w ust. 3,
zawiadamia się o tym fakcie w formie pisemnej.
§ 4.
Postępowanie w sprawie przyznania Środków finansowych
1. Wydział,
kierując
się
stanem
posiadanych
Środków
finansowych
oraz przewidywanych wpływów, jak również obowiązującymi przepisami w zakresie
dysponowania Środkami finansowymi, sporządza listę poprawnych merytorycznie
wniosków.
2. Dyrektor przedkłada Zarządowi listę poprawnych formalnie wniosków oraz projekt
uchwały zawierający propozycję podziału Środków finansowych.
3. Zarząd podejmuje uchwałę o rozdysponowaniu Środków finansowych i ustaleniu
planu finansowo – rzeczowego.
4. Wnioskodawcę zawiadamia się o ujęciu zadania w planie finansowo-rzeczowym.
5. Przeniesienie całości przyznanej Dotacji lub jej części, z jednego zadania na inne
(na które w terminie określonym w § 3 ust. 1, roku w którym mają zostać
rozdysponowane Środki finansowe, został złożony wniosek), wymaga zgody Zarządu.
6. Przeniesienie Dotacji, o którym mowa w ust. 5., możliwe jest wyłącznie
po otrzymaniu od Wnioskodawcy pisma z wnioskiem o dokonanie takiej zmiany,
przesłanego do siedziby Urzędu najpóźniej w dniu 30 września roku, w którym
przyznano Dotację (decyduje data stempla pocztowego). Przeniesienie Dotacji
następuje:
1) w przypadku przeniesienia kwoty Dotacji (po rozliczeniu Dotacji na pierwsze
zadanie), w wyniku podpisania przez strony aneksu do umowy o udzielenie
Dotacji na pierwsze zadanie, oraz umowy o udzielenie Dotacji na kolejne;
2) w przypadku przeniesienia kwoty Dotacji na inne zadanie, w wyniku
podpisania przez strony aneksu do umowy o udzielenie Dotacji na pierwsze
zadanie.
7. Wnioskodawców, którzy złożyli wnioski prawidłowe, na które nie przyznano Dotacji,
zawiadamia się o tym w formie pisemnej w terminie do 30 grudnia roku, w którym
przyznano Środki Finansowe.
8. Wydział przygotowuje umowę o udzieleniu Wnioskodawcy Dotacji na zadania ujęte
w planie finansowo – rzeczowym, określającą w szczególności:
1) wysokość dotacji, cel lub opis zakresu rzeczowego zadania, na którego
realizację są przekazywane środki dotacji;
2) termin wykorzystania dotacji;
3) termin i sposób rozliczenia udzielonej dotacji.
§ 5.
Realizacja zadania
1. Dotacją mogą zostać objęte jedynie zadania zrealizowane i rozliczone w roku,
na który przyznane zostały Środki finansowe.
2. Wnioskodawca we własnym zakresie i na własny koszt przeprowadza proces
przygotowania zadania, polegający na sporządzeniu dokumentacji projektowokosztorysowej, uzgodnieniach formalno-prawnych i zastosowaniu procedur zamówień
publicznych.
3. Realizacja zadania objętego Dotacją winna być zakończona spisaniem z Wykonawcą
inwestycji protokołu końcowego odbioru zadania w nieprzekraczalnym terminie
do 31 października roku, w którym przyznano Dotację,
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy zadanie, z przyczyn niezależnych
od Wnioskodawcy nie może być zrealizowane w terminie określonym w ust. 3,
możliwe jest wyznaczenie innego terminu, nie przekraczającego jednak dnia
30 listopada tego roku.
5. Wyznaczenie innego terminu, o którym mowa w ust. 4, możliwe jest wyłącznie
po otrzymaniu od Wnioskodawcy pisma z wnioskiem o dokonanie takiej zmiany,
zawierającym uzasadnienie i przewidywany termin zakończenia realizacji zadania,
przesłanego do siedziby Urzędu najpóźniej w dniu 31 października roku, w którym
przyznano Dotację (decyduje data stempla pocztowego). Wyznaczenie innego terminu
następuje w wyniku podpisania aneksu do umowy o udzielenie Dotacji.
6. Wnioskodawca w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia realizacji zadania
zobowiązany jest do powiadomienia o tym fakcie Urzędu, w formie faksu oraz
korespondencji tradycyjnej.
§ 6.
Rozliczenie Dotacji
1. Urząd wyznaczy Wnioskodawcy termin rozliczenia Dotacji lub w przypadku
wytypowania zadania do kontroli, powiadomi Wnioskodawcę o jej terminie.
2. Rozliczenia Dotacji dokonuje się wyłącznie w siedzibie Departamentu przy udziale
dwóch pracowników Departamentu i Wnioskodawcy lub upoważnionego pisemnie
przedstawiciela Wnioskodawcy w terminie do 10 grudnia roku, w którym przyznano
Dotację.
3. W przypadku wytypowania zadania do kontroli, po pozytywnym jej zakończeniu,
Urząd wyznaczy Wnioskodawcy termin rozliczenia Dotacji (nie później niż na dzień
10 grudnia roku, w którym przyznano Dotację).
4. W przypadku negatywnego wyniku kontroli, Urząd, odmówi rozliczenia Dotacji,
o czym poinformuje Wnioskodawcę w formie faksu oraz korespondencji tradycyjnej
w terminie do 10 grudnia roku, na który przyznawane zostały Środki finansowe.
5. Stwierdzone w trakcie rozliczenia Dotacji:
1) zmniejszenie asortymentu robót zadeklarowanych we wniosku i wymienionych
w załączniku do umowy o udzielenie Dotacji, skutkuje proporcjonalnym
obniżeniem wartości dofinansowania;
2) obniżenie wartości realizacji zadania prowadzące do przekroczenia minimalnego
udziału własnego Wnioskodawcy, określonego w § 2 ust. 4 lub 6, skutkuje
obniżeniem wartości dofinansowania do wartości spełniającej wymogi tych
zapisów.
6. Z dokonanego rozliczenia spisuje się protokół, którego integralną część stanowi
dokumentacja przedłożona przez Wnioskodawcę, między innymi:
1) poświadczona za zgodność z oryginałem kopia protokołu z wyłonienia
Wykonawcy lub innego dokumentu potwierdzającego wyłonienie Wykonawcy
zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.);
2) poświadczona za zgodność z oryginałem kopia umowy z Wykonawcą;
3) poświadczona za zgodność z oryginałem kopia faktury wystawionej przez
wykonawcę za wykonanie zadania, na które przeznacza się Dotację, opatrzona
klauzulą „współfinansowano ze środków związanych z wyłączeniem z produkcji
gruntów rolnych”;
4) kosztorys powykonawczy lub powykonawcze zestawienie kosztów;
5) poświadczona za zgodność z oryginałem kopia protokołu odbioru realizowanej
inwestycji lub zakupu, sporządzonego pomiędzy Wnioskodawcą i Wykonawcą;
6) Oświadczenie o zrealizowaniu zadania zgodnie z przepisami prawa, umową
o udzielenie Dotacji oraz dokumentacją złożoną celem rozliczenia Dotacji,
podpisanym przez Wnioskodawcę (wzór oświadczenia znajduje się na stronie
internetowej www.mazovia.pl ).
7. Wszelkie kopie dokumentów składane przy rozliczaniu zadań, muszą być
poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do składania
oświadczeń woli w imieniu Wnioskodawcy.
8. Jeżeli przedmiot umowy o udzielenie Dotacji stanowi droga o nawierzchni
utwardzonej (z wyjątkiem dróg żwirowych), zobowiązuje się Wnioskodawcę
do umieszczenia przy pasie drogi tablicy zawieszonej na ustawionym w tym celu
słupku i utrzymania jej w należytym stanie przez minimum 2 lata. Wzór tablicy
znajduje się na stronie internetowej www.mazovia.pl.
9. Przekazanie Dotacji na rzecz Wnioskodawcy może nastąpić po podpisaniu umowy,
rozliczeniu Dotacji zakończonym podpisaniem protokołu oraz złożeniu przez
Wnioskodawcę prawidłowo sporządzonej noty księgowej wystawionej na Urząd
Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Jagiellońska 26, 03 719 Warszawa, zwierającej w treści numer umowy o udzielenie Dotacji oraz datę jej
zawarcia.
10. Zarząd może odstąpić, w trakcie realizacji zadania, od przekazania Środków
Finansowych w przypadku nie wywiązania się przez Wnioskodawcę z warunków
umowy o udzielenie Dotacji lub warunków wynikających z niniejszych zasad.
11. Samorząd reprezentowany przez pracowników Urzędu jest uprawniony
do przeprowadzenia kontroli sposobu wykorzystania Dotacji, w trakcie realizacji
zadania i w okresie 2 lat od daty jej rozliczenia.