księga jakości 6. zarządzanie zasobami

advertisement
Urząd Miejski
w Nowym Tomyślu
KSIĘGA JAKOŚCI
ISO KJ
ZARZĄDZANIE ZASOBAMI
Data wydania:
01.10.2010r.
Nr rozdziału:
6
Data zmiany :
......................
Wydanie Nr 4
Strona/Stron:
1/5
Nr zmiany :
......................
KSIĘGA JAKOŚCI
6. ZARZĄDZANIE ZASOBAMI
Księga Jakości jest własnością Urzędu Miejskiego w Nowym Tomyślu i udostępnianie bez zgody Burmistrza
Nowego Tomyśla lub Pełnomocnika ds. SZJ jest zabronione
Urząd Miejski
w Nowym Tomyślu
KSIĘGA JAKOŚCI
ISO KJ
ZARZĄDZANIE ZASOBAMI
Data wydania:
01.10.2010r.
Nr rozdziału:
6
Data zmiany :
......................
Wydanie Nr 4
Strona/Stron:
2/5
Nr zmiany :
......................
6.ZARZĄDZANIE ZASOBAMI
6.1. Zapewnienie zasobów.
Celem realizacji założeń Polityki Jakości i wymagań Systemu Zarządzania Jakością, w
tym spełniania oczekiwań i wymagań Klientów oraz w celu utrzymania i doskonalenia
skuteczności systemu, Urząd Miejski w Nowym Tomyślu w sposób systematyczny określa i
zabezpiecza zasoby niezbędne do funkcjonowania SZJ w postaci:
− środków finansowych,
− wykwalifikowanej kadry pracowniczej,
− właściwie wyposażonych stanowisk pracy.
Odpowiedzialność i uprawnienia dotyczące wykonywania zadań, w ramach
zapewnienia zasobów są ustalone przez Burmistrza między innymi w Regulaminie
Organizacyjnym i Regulaminie Pracy Urzędu. Zasady i tryb postępowania zostały ustalone na
podstawie obowiązujących przepisów prawnych i stosowanej praktyki postępowania. Są one
opisane w zarządzeniach Burmistrza, niniejszej Księdze Jakości, a także w procedurach,
regulaminach i innej dokumentacji ustalonej i obowiązującej w Urzędzie.
W Urzędzie jest przeprowadzany przegląd stanu zasobów przez Sekretarza Gminy.
Wyniki przeglądu wykorzystywane są w pracach nad budżetem Gminy, w zakresie
planowania środków finansowych na zatrudnienie, szkolenie oraz podnoszenie kwalifikacji
zawodowych pracowników, a także wydatki inwestycyjne i administracyjne.
6.2. Zasoby ludzkie.
6.2.1. Postanowienia ogólne
Świadczenie usług obejmujących realizację zadań samorządowych, zwiazanych z
zaspokojeniem zbiorowych potrzeb społeczności Gminy Nowy Tomyśl oraz załatwianie
indywidualnych spraw Klientów spoczywa na pracownikach Urzędu Miejskiego w Nowym
Tomyślu.
Burmistrz poprzez swoje działania dąży do tego, aby pracownicy Urzędu byli dobrze
wykształconymi i kompetentnymi fachowcami w wielu dziedzinach, posiadającymi wysokie
umiejętności praktyczne i doświadczenie w kontaktach z klientami.
Dobór kadr w Urzędzie Miejskim odbywa się w przypadkach określonych w ustawie z
dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych według zasad określonych w
Regulaminie naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska
urzędnicze w Urzędzie Miejskim w Nowym Tomyślu wprowadzonym Zarządzeniem Nr I/ 302 /
2009 Burmistrza Nowego Tomyśla z dnia 26 czerwca 2009 roku.
Podczas angażowania do pracy zawodowej w Urzędzie Miejskim w Nowym Tomyślu
osób brane jest pod uwagę ich przygotowanie zawodowe, w tym wykształcenie, wiedza
merytoryczna oraz doświadczenie zawodowe.
Księga Jakości jest własnością Urzędu Miejskiego w Nowym Tomyślu i udostępnianie bez zgody Burmistrza
Nowego Tomyśla lub Pełnomocnika ds. SZJ jest zabronione
Urząd Miejski
w Nowym Tomyślu
KSIĘGA JAKOŚCI
ISO KJ
ZARZĄDZANIE ZASOBAMI
Data wydania:
01.10.2010r.
Nr rozdziału:
6
Data zmiany :
......................
Wydanie Nr 4
Strona/Stron:
3/5
Nr zmiany :
......................
System wynagradzania i nagradzania pracowników oparty jest na przepisach
Regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego w Nowym Tomyślu
wprowadzonego Zarządzeniem Nr I/295/2009 Burmistrza Nowego Tomyśla z dnia 16
czerwca 2009 roku.
6.2.2. Kompetencja, świadomość, szkolenie
Burmistrz i kierownictwo Urzędu podczas narad i szkoleń, spotkań ogólnych oraz
indywidualnych z pracownikami Urzędu wskazuje na potrzebę świadczenia usług
samorządowych o wysokim standardzie, a także istotę ważności działań każdego z
pracowników, które na co dzień przyczyniają się do spełniania wymagań Klientów i
przyjętych celów działalności Urzędu.
Pracownicy Urzędu to kadra o wysokich kompetencjach, wynikających z posiadanych
kwalifikacji, wykształcenia, przeszkolenia oraz odpowiednich umiejętności praktycznych i
doświadczenia zawodowego. Zatrudnieni pracownicy spełniają wymagania określone w
przepisach prawnych zewnętrznych dotyczących pracowników samorządowych.
Urząd Miejski corocznie umożliwia pracownikom podwyższanie kompetencji poprzez
udział w szkoleniach, warsztatach, seminariach, konferencjach bądź doskonaleniu
zawodowym w formach pozaszkolnych, w zakresie tematycznie związanym z realizowanym
zakresem zadań oraz w dziedzinach potrzebnych w działalności Urzędu.
W zakresie szkoleń Urząd analizuje potrzeby i planuje ich realizację na zasadach
określonych w procedurze PS-III-03 „Szkolenia Pracowników Urzędu Miejskiego w Nowym
Tomyślu”.
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu odbywa się na zasadach
określonych w Regulaminie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu
Miejskiego w Nowym Tomyślu wprowadzonym Zarządzeniem Nr I/86/2007 Burmistrza
Nowego Tomyśla z dnia 6 września 2007 roku.
Rokrocznie w budżecie Gminy Nowy Tomyśl zapewnia się środki na szkolenia i
doskonalenie zawodowe w formach pozaszkolnych.
Ocena szkoleń dokonywana jest za pomocą kart oceny szkoleń przez pracownika, a
następnie po upływie trzech miesięcy przez jego bezpośredniego przełożonego, który ocenia
wykorzystanie wiedzy i umiejętności zdobytych na szkoleniu przez pracownika. Na ich
podstawie pracownik ds. kadr do dnia 31 grudnia każdego roku kalendarzowego sporządza
„Listę jednostek szkolących” i dokonuje ich weryfikacji, która brana jest pod uwagę przy
zlecaniu szkoleń i wyborze ofert.
Praca kadry Urzędu oraz posiadane przez nią kompetencje poddawane są ocenie stosownie do
przepisów ustawy o pracownikach samorządowych na zasadach określonych w Regulaminie
okresowej oceny pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach
urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych w Urzędzie Miejskim w
Nowym Tomyślu wprowadzonym Zarządzeniem Burmistrza Nowego Tomyśla Nr I/303/2009
z dnia 26 czerwca 2009 roku.
Dowody kompetencji pracowników są gromadzone przez stanowisko ds. kadr, w aktach
osobowych pracowników, w których są przechowywane zapisy dotyczące kwalifikacji
pracownika, jego wykształcenia (kopie świadectw szkolnych i dyplomów ukończenia studiów),
Księga Jakości jest własnością Urzędu Miejskiego w Nowym Tomyślu i udostępnianie bez zgody Burmistrza
Nowego Tomyśla lub Pełnomocnika ds. SZJ jest zabronione
Urząd Miejski
w Nowym Tomyślu
KSIĘGA JAKOŚCI
ISO KJ
ZARZĄDZANIE ZASOBAMI
Data wydania:
01.10.2010r.
Nr rozdziału:
6
Data zmiany :
......................
Wydanie Nr 4
Strona/Stron:
4/5
Nr zmiany :
......................
doświadczenia zawodowego (świadectwa pracy), przeszkolenia i umiejętności (kopie
zaświadczeń i certyfikatów potwierdzających ukończenie kursów, szkoleń, itp).
6.3. Infrastruktura.
Kierownictwo Urzędu Miejskiego w Nowym Tomyślu zapewnia swoim pracownikom
warunki pracy, które między innymi obejmują:
- przestrzeń wymaganą do pracy i związane z nią urządzenia,
- materiały i narzędzia,
- dostęp do sieci telefonicznej i komputerowej,
- nowoczesny sprzęt biurowy,
- serwis wspomagający.
Istotnym elementem, wspomagającym podnoszenie jakości świadczonych usług jest
korzystanie z nowoczesnych technologii. Urząd posiada wewnętrzną sieć komputerową oraz
elektroniczny system obiegu dokumentów.
Stanowiska pracy są wyposażone w sprzęt komputerowy oraz odpowiednie do potrzeb
i charakteru wykonywanych zadań oprogramowanie, stosownie do planowanych i
posiadanych środków finansowych. W celu bezpiecznego korzystania z sieci komputerowej
przez pracowników, uniemożliwienia dostępu osób nieuprawnionych stosuje się
postępowanie ustalone w Polityce Bezpieczeństwa wprowadzonej Zarządzeniem Nr
I/433/2006 Burmistrza Nowego Tomyśla z dnia 30 czerwca 2006 roku.
Nadzór nad sprzętem komputerowym sprawuje informatyk, który obsługuje sieć
komputerową w Urzędzie, dba o sprawne działanie komputerów i serwerów. Czynności
powyższe zostały opisane w procedurach: PS-III-02 „Nadzór i aktualizacja oprogramowania oraz
systemów komputerowych”, PS- III -01 „Przeprowadzanie napraw urządzeń komputerowych”.
Budynek, w którym znajduje się siedziba Urzędu posiada urządzenie (mocowane na
schody) umożliwiające załatwianie spraw w Urzędzie przez osoby niepełnosprawne, a także
sanitariaty. Po godzinach pracy (w dni pracy Urzędu) budynek Urzędu jest strzeżony przez
pracownika obsługi zatrudnionego na stanowisku portiera.
Lokalizacja poszczególnych komórek organizacyjnych ( w miarę możliwości lokalowych)
uwzględnia specyfikę ich pracy, w tym w szczególności częstotliwość kontaktów z Klientami.
Zadania związane z zapewnieniem i utrzymaniem infrastruktury nadzoruje Sekretarz
Gminy, który corocznie zbiera informacje o potrzebach dotyczących modernizacji i remontów
budynku, zakupu i naprawy sprzętu biurowego, urządzeń, w tym sprzętu komputerowego i
oprogramowania. Na tej podstawie w trakcie prac nad budżetem gminy planowane są
optymalne środki finansowe na zabezpieczenie niezbędnych potrzeb i rozwój infrastruktury.
W utrzymaniu infrastruktury stosowane sa wymagania prawne z zakresu budownictwa
oraz bezpieczeństwa i higieny pracy.
Księga Jakości jest własnością Urzędu Miejskiego w Nowym Tomyślu i udostępnianie bez zgody Burmistrza
Nowego Tomyśla lub Pełnomocnika ds. SZJ jest zabronione
Urząd Miejski
w Nowym Tomyślu
KSIĘGA JAKOŚCI
ISO KJ
ZARZĄDZANIE ZASOBAMI
Data wydania:
01.10.2010r.
Nr rozdziału:
6
Data zmiany :
......................
Wydanie Nr 4
Strona/Stron:
5/5
Nr zmiany :
......................
6.4. Środowisko pracy.
Środowisko pracy Urzędu to środowisko biurowe, które nie jest objęte szczególnymi
wymaganiami mającymi wpływ na zgodność produktów i usług świadczonych przez Urząd z
określonymi wymaganiami.
Urząd Miejski posiada zdefiniowane przez przepisy bhp i Regulamin Pracy warunki w
jakich może odbywać się praca. Zarządzanie środowiskiem odbywa się przez okresowe
przeprowadzanie kontroli założonych parametrów.
Księga Jakości jest własnością Urzędu Miejskiego w Nowym Tomyślu i udostępnianie bez zgody Burmistrza
Nowego Tomyśla lub Pełnomocnika ds. SZJ jest zabronione
Download