Wykonanie planu wydatków budżetowych za okres od początku
advertisement
20.0518.V BK. 0914/ 1/3 /09 PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu mającym siedzibę przy ul. Katedralnej 5 przez Krystynę Pankiewicz - gł. specjalistę w Biurze Kontroli Urzędu Miejskiego w Przemyślu, działającą na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Przemyśla Nr 20/09 z dnia 5.03.2009 r. do przeprowadzenia kontroli. Kontrolę przeprowadzono w dniach: od 9.03.2009 r. do 3.04.2009 r. Powiatowy Urząd Pracy w Przemyślu (zwany w dalszej części protokołu PUP) jest publiczną jednostką organizacyjną wchodzącą w skład powiatowej administracji zespolonej. PUP w Przemyślu mieści się w budynku przy ul. Katedralnej 5. Zakres właściwości terytorialnej PUP określa rozporządzenie MP i PS z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie dostosowania organizacji i obszaru działania wojewódzkich i rejonowych urzędów pracy do organizacji administracji publicznej (Dz. U. z 1998 r. Nr 166, poz. 1247). Powiatowy Urząd Pracy w Przemyślu prowadzi działalność finansową na zasadach określonych dla jednostek budżetowych. Prowadzenie gospodarki finansowej przez jednostki budżetowe określone zostało w szczególności w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Ewidencja księgowa prowadzona jest odrębnie dla wydatków budżetowych, Funduszu Pracy i funduszy strukturalnych (np. Program Operacyjny Kapitał Ludzki). Część przedsięwzięć była realizowana przez PUP przy udziale zarówno środków budżetowych, środków Funduszu Pracy, a także przy udziale środków z Unii Europejskiej (projekt realizowany z wykorzystaniem środków łączonych z różnych źródeł). Zakres kontroli Realizacja budżetu w 2008 r. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r. Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali: dyrektor, główny księgowy, kierownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego, inspektor powiatowy, inspektor powiatowy, starszy referent, pomoc administracyjna, informatyk. Ustalenia ogólne Usytuowanie PUP w strukturze powiatowej administracji zespolonej nastąpiło wskutek dokonanej w 1999 r. reformy administracji publicznej. Na podstawie art. 19 ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U. Nr 133, poz. 872 z późn. zm.) z dniem 1 stycznia 2000 r. urzędy pracy (oprócz wojewódzkich urzędów pracy) stały się powiatowymi urzędami pracy wchodzącymi w skład powiatowej administracji zespolonej. W wyniku zmiany wymienionej ustawy dokonanej ustawą z dnia 21 stycznia 2000 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z funkcjonowaniem administracji publicznej został dodany art. 19a ( na podst. art. 54 pkt 3 ustawy z 21.01.2000 r. (Dz. U. Nr 12, poz. 136 z późn. zm.). Przepisem tym doprecyzowano usytuowanie organizacyjne urzędu w sytuacji, gdy działa on na obszarze przekraczającym granice jednego powiatu lub miasta na prawach powiatu, stanowiąc jednocześnie, że działa on pod zwierzchnictwem prezydenta miasta na prawach powiatu lub starosty właściwego ze względu na siedzibę powiatowego urzędu pracy. Przejęcie PUP przez jednostkę samorządu terytorialnego nastąpiło z mocy prawa z dniem 1 stycznia 2000 r. Regulamin organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu został uchwalony przez Zarząd Miasta Przemyśla w dniu 1 czerwca 2000 r. uchwałą nr 433/2000 (następnie zmieniony uchwałą nr 821/2001 Zarządu Miasta Przemyśla z dnia 13 grudnia 2001 r.). Zarządzeniem nr 510/2004 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 25 sierpnia 2004 r. został zatwierdzony regulamin organizacyjny PUP w Przemyślu, zmieniony następnie zarządzeniem nr 164/05 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 6 lipca 2005 r. Przytoczony regulamin został zastąpiony przez regulamin stanowiący załącznik do zarządzenia nr 39/08 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 6 marca 2008 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu. Wymienionym zarządzeniem uchylono regulamin zatwierdzony zarządzeniem nr 510/2004 z 25 sierpnia 2004 r. Regulamin organizacyjny PUP ustalony zarządzeniem nr 39/08 obowiązujący od dnia 1.04.2008 r. został zmieniony zarządzeniem nr 23/2009 z dnia 24 lutego 2009 r. i obowiązuje nadal. W kontrolowanym okresie struktura organizacyjna PUP w Przemyślu przedstawiała się następująco: 1) komórki organizacyjne: a) Dział Finansowo - Księgowy b) Dział Organizacyjno - Administracyjny c) Samodzielne stanowisko ds. prawnych d) Dział Informacji, Ewidencji i Świadczeń e) Dział Pośrednictwa Pracy f) Dział Instrumentów Rynku Pracy g) Dział Poradnictwa i Rozwoju Zawodowego 2) stanowiska pracy wyodrębnione w ramach niektórych działów: a) Administrator Bezpieczeństwa Informacji, usytuowany w Dziale Organizacyjno – Administracyjnym, b) Specjalista ds. BHP, usytuowany w Dziale Organizacyjno – Administracyjnym, c) Asystent EURES, usytuowany w Dziale Pośrednictwa Pracy, d) Klub Pracy usytuowany w Dziale Poradnictwa i Rozwoju Zawodowego. 2 Stanowisko dyrektora PUP zostało powierzone z dniem 1.08.2000 r. przez Prezydenta Miasta Przemyśla na podstawie powołania – pismo Or.I.1140-27/2000 z dnia 31.07.2000 r. Czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonywał Prezydent Miasta Przemyśla w oparciu o porozumienie zawarte w dniu 31 lipca 2000 r. pomiędzy Prezydentem Miasta Przemyśla, a Starostą Powiatu Przemyskiego (zał. nr 1 do protokołu). Pismem nr Or. I. 1115–59/2000 Prezydent Miasta Przemyśla udzielił od dnia 1.08.2000 r. Pani Dyrektor na okres sprawowania funkcji dyrektora pełnomocnictwa do reprezentowania i działania w sprawach zwykłego zarządu. W aktach osobowych Pani dyrektor znajdują się również upoważnienia Prezydenta Miasta Przemyśla (pełnomocnictwa do dokonania poszczególnych czynności) do zawierania i realizacji umów o dofinansowanie programów realizowanych z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej, dysponowania środkami Funduszu Pracy oraz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w granicach zdefiniowanych przez ustawy. PUP w Przemyślu zatrudnia. zastępcę dyrektora. Powierzenie stanowiska zastępcy dyrektora nastąpiło od dnia 1.06.2004 r. (akta osobowe – B 120). W aktach osobowych dyrektora PUP prowadzonych przez Urząd Miejski w Przemyślu znajduje się zaświadczenie lekarskie potwierdzające przeprowadzenie badań profilaktycznych – okresowych, brakuje natomiast orzeczenia lekarskiego z przeprowadzonych badań do celów sanitarno-epidemiologicznych. Znajdujące się w aktach osobowych Dyrektor zaświadczenie z dnia 12.03.2001 r. o ukończeniu 30 godzinnego kursu podstawowego w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy utraciło swoją ważność. Wykonanie planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 31.12.2008 r. /na podstawie danych ewidencyjnych/ przedstawiało się następująco: Wydatki Dział 851 Ochrona zdrowia Rozdz. 85156 Składki na ubezpieczenie Plan po zmianach zdrowotne oraz świadczenia dla osób nieobjętych obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego 1 § 4130 składki na ubezpieczenie zdrowotne razem 2 Wydatki wykonane 3 % wykonania Uwagi 4 5 4 228 100,00 4 037 000,00 95,48 4 228 100,00 4 037 000,00 95,48 3 Na podstawie art. 66 ust. 1 pkt 24 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.) obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego podlegają – między innymiosoby spełniające warunki do objęcia ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem społecznym rolników, które są osobami bezrobotnymi niepodlegającymi obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego z innego tytułu. Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego uważa się za spełniony po zgłoszeniu osoby podlegającej temu obowiązkowi do Funduszu zgodnie z przepisami art. 74-76 tejże ustawy oraz opłaceniu składki w terminie i na zasadach określonych w ustawie. Zgodnie z art. 67 ust. 2 cyt. wyżej ustawy osoba podlegająca obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego po zgłoszeniu do Funduszu uzyskuje prawo do świadczeń opieki zdrowotnej. Na podstawie art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej… - składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9 % podstawy wymiaru składki (z zastrzeżeniem art. 80 ust. 1, art. 82 i 242). Ustawa stanowi ponadto, że składka jest miesięczna i niepodzielna. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne dla bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium począwszy od dnia 1 stycznia 2008 r. jest kwota odpowiadająca wysokości zasiłku dla bezrobotnych (podst.: art. 81 ust. 8 pkt 5 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej… ). Poprzednio -przed dniem 1.01.2008 r.- obowiązywała podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne odpowiadająca 80 % wysokości świadczenia pielęgnacyjnego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych (ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych – Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.). Świadczenie pielęgnacyjne przysługiwało w wysokości 420,00 zł miesięcznie, a za niepełne miesiące kalendarzowe wypłacane było w wysokości 1/30 świadczenia pielęgnacyjnego za każdy dzień. Od dnia 1 czerwca 2007 r. obowiązywała kwota zasiłku dla bezrobotnych w wysokości 538,30 zł miesięcznie (kwota ta została ogłoszona w obwieszczeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 5 kwietnia 2007 r. opublikowanym w Monitorze Polski Nr 29, poz. 326). Wysokość kwoty zasiłku dla bezrobotnych zmieniła się i począwszy od dnia 1.06.2008 r. wynosi 551,80 zł (obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 kwietnia 2008 r. opublikowane w Monitorze Polski Nr 33, poz. 297). Podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne dla bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium począwszy od dnia 1 stycznia 2008 r. jest kwota odpowiadająca wysokości zasiłku dla bezrobotnych, która w okresie objętym kontrolą wynosiła: od 1.01.2008 r. do 31.05.2008 r. 538,30 zł miesięcznie, od 1.06.2008 r. do 31.12.2008 r. 551,80 zł miesięcznie. Składka na ubezpieczenie zdrowotne dla bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium wynosiła w wymienionych okresach odpowiednio 48,45 zł oraz 49,66 zł. Liczba bezrobotnych niepobierających zasiłku, ani stypendium za których Powiatowy Urząd Pracy w Przemyślu naliczał i opłacał w 2008 r. składki na ubezpieczenie zdrowotne przedstawiała się następująco: XII. 2007 r. 7 344 osób na podstawie ZUS DRA 51*) (podstawa naliczenia: kwota odpowiadająca 80 % wysokości świadczenia pielęgnacyjnego - wynoszącego 420,00 zł) okres rozliczeniowy liczba bezrobot nych w tym osoby, za które składka zdrowotna była opłacana z tytułu uzyskiwania dochodu ∆∆) 4 liczba osób po korekcie i wyłączeniach∆∆) I. 2008 r. 7 749 -234 na podstawie ZUS DRA II. 2008 r. 7 732 -300 III. 2008 r. 7 510 -262 IV. 2008 r. 7 292 -247 V. 2008 r. 7 111 -499 VI. 2008 r. 6 935 -341 VII. 2008 r. 6 875 -281 VIII. 2008 r. 6 776 -244 IX. 2008 r. 6 820 -227 X. 2008 r. 6 792 -219 XI. 2008 r. 6 724 -168 XII. 2008 r. 6 688 -131 razem 85 004 w tym 3 153 (ze stawką ubezp. zdr. 0,00 zł) (w tym: w liczbie 85 004 znajdują się 3 153 osoby z tzw. „stawką zerową”) 58 58 59 59 60 59 58 57 56 55 54 53 7 515 7 432 7 248 7 045 6 612 6 594 6 594 6 532 6 593 6 573 6 556 6 557 81 851 *)Komplet dokumentów rozliczeniowych składany przez PUP za osoby bezrobotne może być oznaczany numerami od 51 do 69 (przy czym „51” oznacza pierwszy komplet dokumentów rozliczeniowych złożony za dany miesiąc, a numery od „52” do „69” oznaczają kolejno złożone za dany miesiąc komplety dokumentów rozliczeniowych korygujących). W okresie od 1 stycznia 2008 r. do 31 maja 2008 r. urząd ubezpieczał 37 394 osoby (tj. „osobomiesięcy”), a po pomniejszeniu o liczbę osób z tzw. „stawką zerową” - 35 852 osoby bezrobotne. Od dnia 1 czerwca do dnia 31 grudnia 2008 r. było to – 47 610 „osobomiesięcy”, a po pomniejszeniu o liczbę osób z tzw. „stawką zerową” – 45 999 „osobomiesięcy” w tym, w okresie od 1.06.-30.11.2008 r. – 39 442 osoby, a w grudniu 2008 r. – 6 557 bezrobotnych. Kontrolowana jednostka wyjaśniła, że iloczyn liczby osób (podanej na podstawie dokonanych korekt deklaracji przedkładanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych) i kwotowej stawki składki ubezpieczenia zdrowotnego jest różny od kwoty składek zdrowotnych wpłaconych do ZUS. Powodem różnicy jest to, iż …”w raportach RZA (osoby bez prawa do zasiłku) występują osoby, które mają składkę 0,00 zł. Są to osoby, które z chwilą rejestracji zostały zgłoszone do ubezpieczenia jako osoby bez prawa do zasiłku. Jednakże na przełomie miesiąca zostały skierowane na staż, przygotowanie zawodowe, szkolenie lub otrzymały inne świadczenia, nastąpiło wyrównanie świadczenia z innego powodu (doniesienie świadectw pracy, decyzja wojewody itp.), automatycznie osoby te mają naliczone składki jako osoby z prawem do zasiłku, stypendium itd. na raportach RCA (osoby z prawem do zasiłku) co powoduje wyzerowanie składek na raportach RZA danej deklaracji.” -vide zał. nr 2 do protokołu. Na podstawie sprawozdań o rynku pracy MP i PS-01 sporządzanych przez PUP w Przemyślu ustalono, że liczba bezrobotnych zarejestrowanych w końcu miesiąca sprawozdawczego przedstawiała się w poszczególnych miesiącach następująco: Bezrobotni zarejestrowani w końcu miesiąca sprawozdawczego 2008 r. miesiąc I II III ogółem z prawem do zasiłku 10 148 10 102 9 869 803 829 783 5 bez prawa do zasiłku 9 345 9 273 9 086 IV V VI VII VIII IX X XI XII razem 9 418 9 292 9 040 9 060 8 926 8 959 9 015 9 104 9 331 777 784 800 885 933 997 1 090 1 186 1 323 8 641 8 508 8 240 8 175 7 993 7 962 7 925 7 918 8 008 112 264 11 190 101 074 Różnica w liczbie osób bezrobotnych bez prawa do zasiłku (obliczonych jako różnica między liczbą bezrobotnych ogółem, a liczbą bezrobotnych z prawem do zasiłku) wykazanych w końcu poszczególnych miesięcy sprawozdawczych 2008 r. w sprawozdaniach MP i PS-01, a liczbą osób zgłoszonych do ubezpieczenia w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA wynikała z trzech przyczyn: 1) w sprawozdaniu MP i PS-01 wykazywany jest stan bezrobotnych zarejestrowanych w końcu miesiąca (a nie na przestrzeni), 2) obowiązujące w 2008 r. przepisy dotyczące składek ubezpieczenia zdrowotnego opłacanych za bezrobotnych bez prawa do zasiłku stanowiły, iż bezrobotny był zgłaszany do ubezpieczenia społecznego przez członka rodziny uprawnionego do objęcia ubezpieczeniem, a dopiero w dalszej kolejności – jeżeli nie był objęty ubezpieczeniem z innego tytułu- następowało zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego przez Powiatowy Urząd Pracy. Sytuacja ta powodowała, iż nie wszystkie osoby bezrobotne niepobierające zasiłku lub stypendium były zgłaszane do ubezpieczenia zdrowotnego przez PUP i stąd składka na to ubezpieczenie nie była naliczana ani przekazywana przez urząd pracy, 3) w okresach miesięcznych dotyczących rozliczeń z ZUS z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne miały miejsce wyrejestrowania z ewidencji ubezpieczenia zdrowotnego wskutek niepodlegania temu ubezpieczeniu np. z powodu podjęcia przez bezrobotnego pracy i nie zgłoszenia we właściwym terminie tego zdarzenia do PUP. W takich sytuacjach Powiatowy Urząd Pracy był zobowiązany do dokonania korekty imiennych raportów miesięcznych, deklaracji rozliczeniowych dotyczących składki na ubezpieczenie zdrowotne za miesiące, za które PUP nie był zobowiązany do jej naliczania i opłacania. Obowiązek opłacenia składki na ubezpieczenie zdrowotne bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium spoczywa na urzędzie pracy. Obciążenie to wynika z art. 86 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Składki na ubezpieczenie zdrowotne za każdy miesiąc kalendarzowy należy rozliczyć w trybie i na zasadach oraz w terminie przewidzianym dla składek na ubezpieczenie społeczne (art. 87 ust. 1 wymienionej powyżej ustawy). Zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.) płatnik składek (w tym przypadku PUP) będący jednostką budżetową przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki na ubezpieczenie społeczne za dany miesiąc, nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca, a za bezrobotnych w terminie do 15 dnia następnego miesiąca. 6 Na podstawie obowiązujących przepisów wynikających z: 1) ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.) w której określono, że składka wynosi 9 % podstawy wymiaru składki; 2) cyt. ustawy - podstawę wymiaru składki zdrowotnej za grudzień 2007 r. osób bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium stanowiła kwota odpowiadająca 80 % wysokości świadczenia pielęgnacyjnego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych, 3) ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.) – art. 17 ust. 3, świadczenie pielęgnacyjne wynosiło 420,00 zł miesięcznie, 4) ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej - podstawę wymiaru składki zdrowotnej w 2008 r. stanowiła kwota odpowiadająca wysokości zasiłku dla bezrobotnych, która wynosiła: a) w okresie od 1.01.2008 r. do 31.05.2008 r. – 538,30 zł (M. P. z 2007 r. Nr 29, poz. 326) obwieszczenie MPiPS wydane na podstawie art. 72 ust. 8 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ustawy (Dz. U. Nr 99, poz. 1001, z późn. zm.), b) w okresie od 1.06.2008 r. do 31.12.2008 r. – 551,80 zł (M. P. z 2008 r. Nr 33, poz. 297) obwieszczenie MPiPS wydane na podstawie art. 72 ust. 8 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 99, poz. 1001, z późn. zm.) należało obliczyć składki zdrowotne i przekazać równowartość naliczenia na właściwe konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Obliczenie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne, które powinny zostać opłacone za poszczególne okresy w 2008 r. przedstawia się następująco: za okres od 1 do 31 grudnia 2007 r. a) podstawa wymiaru składki zdrowotnej: 80 % wysokości świadczenia pielęgnacyjnego wynoszącego 420,00 zł = 336,00 zł b) 9 % podstawy wymiaru składki to: 9 % x 336,00 zł = 30,24 zł c) liczba bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium objętych ubezpieczeniem zdrowotnym w XII 2007 r. – 7 344 osób obliczenie: 7 344 x 30,24 zł = 222 082,56 zł Składka ta – w myśl obowiązujących przepisów mogła zostać opłacona w 2008 r. najpóźniej do dnia 5 stycznia, ale kontrolowana jednostka miała przyznane na ten cel środki i dysponowała nimi w grudniu 2007 r. i dlatego też zobowiązanie za grudzień 2007 r. zostało uregulowane w tym miesiącu. za okres od 1 stycznia 2008 r. do 31 maja 2008 r. a) podstawa wymiaru składki zdrowotnej: kwota odpowiadająca wysokości zasiłku dla bezrobotnych, tj. 538,30 zł b) 9 % podstawy wymiaru składki to: 9 % x 538,30 zł = 48,45 zł c) liczba bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium objętych ubezpieczeniem zdrowotnym (w okresie 1.01.-31.05.2008r.) -35 852 „osobomiesięcy” obliczenie: 35 852 x 48,45 zł = 1 737 029,40 zł za okres od 1 czerwca 2008 r. do 30 listopada 2008 r. a) podstawa wymiaru składki zdrowotnej: kwota odpowiadająca wysokości zasiłku dla bezrobotnych, tj. 551,80 zł b) 9 % podstawy wymiaru składki to: 9 % x 551,80 zł = 49,66 zł 7 c) liczba bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium objętych ubezpieczeniem zdrowotnym (w okresie od 1.06.-30.11.2008 r.) - 39 442 „osobomiesięcy” obliczenie: 39 442 x 49,66 zł = 1 958 689,72 zł ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ razem obliczone składki od 1.01 do 30.11.2008 r. kwota 3 695 719,12 zł za okres od 1 do 31 grudnia 2008 r. a) podstawa wymiaru składki zdrowotnej: kwota odpowiadająca wysokości zasiłku dla bezrobotnych, tj. 551,80 zł b) 9 % podstawy wymiaru składki to: 9 % x 551,80 zł = 49,66 zł c) liczba bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium objętych ubezpieczeniem zdrowotnym (w okresie od dnia 1 do dnia 31.12.2008 r.) 6 557 osób obliczenie: 6 557 x 49,66 zł = 325 620,62 zł Suma składek na ubezpieczenie zdrowotne po uwzględnieniu deklaracji korygujących liczbę osób bezrobotnych oraz po pomniejszeniu o liczbę osób wykazanych w deklaracji o statusie osoby bezrobotnej bez prawa do zasiłku i niepobierającej stypendium figurujących w ewidencji z tzw. „stawką zerową” według obliczenia wynosi 4 021 339,74 zł. Na sumę tę składają się kwoty będące iloczynem liczby bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium objętych ubezpieczeniem zdrowotnym i obowiązującej w 2008 r. stawki kwotowej w poszczególnych okresach obliczeniowych: I-V 35 852 osoby x 48,45 zł = 1 737 029,40 zł, VI-XII 45 999 osób x 49,66 zł = 2 284 310,34 zł, razem 4 021 339,74 zł Wydatki zrealizowane w 2008 r. z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne wyniosły 4 037 000,00 zł i były wyższe od kwoty obliczenia (dokonanej z pomnożenia liczby osób i stawki składki na ubezpieczenie zdrowotne) wynoszącej 4 021 339, 74 zł o sumę 15 660,26 zł. Z wyjaśnień uzyskanych w kontrolowanej jednostce wynika, że różnica ta powstała między innymi na skutek uchybienia polegającego na tym, że za część bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium, -a figurujących w rejestrach PUP i podlegających objęciu ubezpieczeniem zdrowotnym- Urząd nie naliczał, ani nie odprowadzał z tego tytułu kwot należnych ZUS. W wyniku dostrzeżenia przez kontrolowaną jednostkę przeoczenia (mającego miejsce przed 2008 r.) niedociągnięcie polegające na „nieprzypisaniu” części osób bezrobotnych do właściwej „listy” i w związku z tym nienaliczaniu i nieodprowadzaniu składek na ubezpieczenie zdrowotne zostało skorygowane w raportach dotyczących 2008 r. Składki na ubezpieczenie zostały naliczone za pominięte okresy i odprowadzone na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kontrolującemu okazano do wglądu zapisy „kontrolki” w której odnotowano dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne za osoby, które wskutek błędu nie zostały we właściwym okresie zgłoszone i objęte ubezpieczeniem zdrowotnym. Z uwagi na to, że w okresie od maja do września 2008 r. PUP opłacił dodatkowo zaległe składki na ubezpieczenie zdrowotne za osoby uprawnione do objęcia ubezpieczeniem, suma wydatków zrealizowanych z tego tytułu (§ 4130) była na dzień 31.12.2008 r. wyższa o kwotę 15 660,26 zł, niż wynikałoby to z obliczenia właściwej w danym okresie stawki kwotowej ubezpieczenia zdrowotnego pomnożonej przez liczbę bezrobotnych. Ponadto na wynikłą różnicę miała wpływ zmiana stawki kwotowej ubezpieczenia zdrowotnego, której wysokość często ulegała zmianom; z tego względu po upływie dłuższego okresu nie można obliczyć 8 kwoty należnej ZUS z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne poprzez wyliczenie iloczynu liczby osób i stawki miesięcznej aktualnie obowiązującej. Według zestawienia sporządzonego przez PUP dotyczącego poprawienia kwot deklaracji rozliczeniowych (zał. nr 3 do protokołu) dodatkowe kwoty (różnice) -między innymi- z tytułu nieopłacenia we właściwym okresie składki zdrowotnej w poszczególnych miesiącach 2008 r. wynosiły: za maj 20 155,20 zł - deklaracja ZUS DRA 56 wysłana 7.11.2008 r., za czerwiec 20 807,54 zł - deklaracja ZUS DRA 55 wysłana 7.11.2008 r., za lipiec 20 807,54 zł - deklaracja ZUS DRA 54 wysłana 7.11.2008 r., za sierpień 20 857,20 zł - deklaracja ZUS DRA 53 wysłana 7.11.2008 r., za wrzesień 5 066,35 zł - deklaracja ZUS DRA 52 wysłana 7.11.2008 r.. Kontrolowana jednostka sporządziła rozliczenie dotacji celowej na ubezpieczenia zdrowotne bezrobotnych nieposiadających prawa do zasiłku, wydatkowanej do 31.12.2008 r.(zał. nr 4). Kwoty dotacji wykazane w zestawieniu są zgodne z danymi liczbowymi wykazanymi w sprawozdaniu z realizacji wydatków budżetowych oraz ewidencji księgowej, natomiast liczba osób objętych ubezpieczeniem w poszczególnych miesiącach 2008 r. jest różna od liczb podanych w sporządzanych deklaracjach rozliczeniowych ZUS DRA. Ze względu na liczbę bezrobotnych, ekonomię kontroli, a także ochronę danych osobowych bezrobotnych, kontrolująca nie miała możliwości imiennego zweryfikowania danych ewidencyjnych bezrobotnych za których faktycznie we właściwych okresach nie opłacono składki zdrowotnej oraz okresów, za które PUP z powodu niedopatrzenia nie objął tych osób ubezpieczeniem zdrowotnym. W celu ustalenia, czy w 2008 r. składka na ubezpieczenie zdrowotne była odprowadzona do ZUS w prawidłowej wysokości, należałoby sprawdzić w każdym miesiącu roku 2008, czy ubezpieczeniem zdrowotnym objęto właściwą liczbę bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium, a także sprawdzić, czy osoby figurujące w rejestrach PUP w okresach przed 1 stycznia 2008 r. zostały objęte ubezpieczeniem zdrowotnym i czy zostały właściwie zakwalifikowane („przypisane” do właściwej listy) i czy we właściwym okresie została za nich odprowadzona składka na ubezpieczenie zdrowotne. Ponadto sprawdzeniu podlegałaby stawka ubezpieczenia, która jest zmienna w poszczególnych okresach ubezpieczeniowych; przy tym zmianie ulegała też podstawa naliczenia składki zdrowotnej. Jak wykazano w tabeli opracowanej na podstawie sprawozdań o rynku pracy MP i PS-01 (zał. nr 5 do protokołu- plik) sporządzanych przez PUP w Przemyślu ustalono, że liczba bezrobotnych zarejestrowanych w końcu miesiąca sprawozdawczego wynosiła w 2008 r. przeciętnie 9 355 bezrobotnych. Z uwagi na powyższe odstąpiono od szczegółowej i pełnej kontroli (obejmującej wszystkich bezrobotnych figurujących w rejestrach PUP zarówno w 2008 r. jak i w latach poprzednich) wysokości naliczonych składek na ubezpieczenie zdrowotne. Zwraca się uwagę na obowiązujące przepisy w zakresie naruszeń podlegających odpowiedzialności na podstawie przepisów kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, a w szczególności na art. 193 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych stanowiący, iż kto nie odprowadza w terminie składek na ubezpieczenie zdrowotne, podlega karze grzywny. W odniesieniu do jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej przepis dotyczy w szczególności osób działających w imieniu tej jednostki. Ponadto należy zwrócić uwagę na to, że działanie polegające na opłaceniu składki zdrowotnej z przekroczeniem terminu zapłaty lub jej opłaceniu w kwocie niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia, może powodować -na podst. art. 14 ustawy z dnia 17 grudnia 9 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznychodpowiedzialność dyscyplinarną. Odpowiedzialności tej podlegają (na podst. art. 4 pkt 2) kierownicy jednostek sektora finansów publicznych, a także (na podst. art. 4 pkt 3 wymienionej ustawy) pracownicy jednostek sektora finansów publicznych, którym powierzono określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej. Składki na ubezpieczenie zdrowotne za każdy miesiąc kalendarzowy należy rozliczyć w trybie i na zasadach oraz w terminie przewidzianym dla składek na ubezpieczenie społeczne. Na podstawie art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.) płatnik składek (w tym przypadku PUP) będący jednostką budżetową zobowiązany jest za pracowników do przesyłania w tym samym terminie deklaracji rozliczeniowej, imiennych raportów miesięcznych oraz opłacania składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy za dany miesiąc, nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca. Składki na ubezpieczenie zdrowotne osób bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium za grudzień danego roku obciążają koszty tego roku, którego dotyczą, natomiast wydatki z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne opłaca się (przekazuje na rachunek bankowy ZUS) nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca. Uregulowanie to oznacza, że jeżeli płatnik przewidział w planie finansowym na dany rok kwotę wydatków za grudzień danego roku, to zobowiązanie z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne może uregulować w roku, którego naliczenie (koszty) dotyczy. Płatnik składek będący jednostką budżetową może uregulować składki zdrowotne za grudzień poprzedniego roku w terminie do 15 stycznia następnego roku. W księgach rachunkowych dotyczących roku w którym jednostka była zobowiązana do naliczenia składek należy wówczas zaewidencjonować kwotę naliczenia w koszty (w szczegółowości: § 4130 składki na ubezpieczenie zdrowotne), a powstałe zobowiązania wykazać w sprawozdaniu Rb-28S – sprawozdanie roczne z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego. W sprawozdaniu Rb-28S za rok 2008 złożonym przez Powiatowy Urząd Pracy w Przemyślu wykazano, iż plan wydatków z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne wynosił kwotę 4 228 100,00 zł i został wykonany w 95,48 % tj. zrealizowano wydatki na kwotę 4 037 000,00 zł. W sprawozdaniu tym wykazano prawidłowo, że na koniec okresu sprawozdawczego (na dzień 31.12.2008 r.) zobowiązania z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne nie wystąpiły. Faktycznie zobowiązania dotyczące grudnia 2008 r. z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne za bezrobotnych niepobierających zasiłku lub stypendium zostały uregulowane w grudniu 2008 r. Wydatki dokonane w 2008 r. na działalność Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu przedstawiały się następująco: Dział 853 Pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej Plan po zmianach Wydatki wykonane % wykonania Uwagi 2 3 4 5 Rozdz. 85333 Powiatowe urzędy pracy 1 § 4010 wynagrodzenia osobowe 1 615 867,00 1 605 763,12 10 99,37 § 4018*) wynagrodzenia osobowe § 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne § 4110 składki na ubezpieczenie społeczne § 4118 składki na ubezpieczenie społeczne § 4120 składki na Fundusz Pracy § 4140 składki na PFRON § 4170 wynagrodzenia bezosobowe § 4210 zakup materiałów i wyposażenia § 4218 zakup materiałów i wyposażenia § 4260 zakup energii § 4270 zakup usług remontowych 70 355,00 69 209,71 98,37 121 872,00 121 872,02 100,00 przekroczenie o kwotę 2 594,43 ◊◊) 262 170,00 264 764,43 100,99 10 623,00 10 396,98 97,87 44 111,00 44 111,36 100,00 0,00 0,00 7 487,00 7 487,26 100,00 82 000,00 74 961,77 91,42 3 050,00 2 519,42 82,60 75 700,00 70 026,75 92,51 0,00 0,00 x x § 4280 zakup usług zdrowotnych § 4300 zakup usług pozostałych 0,00 0,00 146 000,00 139 114,54 x 95,28 § 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet § 4360 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej § 4370 opłaty z tytułu 0,00 0,00 x 0,00 0,00 x 0,00 0,00 x 11 w tym paragrafie należy ujmować wydatki z zakresu medycyny pracy obejmujące badania wstępne, okresowe i profilaktyczne pracowników (a nie w § 4300) wydatki i koszty z tytułu dostępu do sieci Internet ujmowane są w ewidencji funduszu celowego – rozdział 85322 Fundusz Pracy wydatki niewłaściwie ujmowano w § 4300 zakup usług pozostałych wydatki z tego tytułu niewłaściwie klasyfiko- zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej wano do § 4300 zakup usług pozostałych w paragrafie 4390 (a nie § 4300) należy ujmować wydatki na usługi świadczone na rzecz jednostki przez przedsiębiorcę, o którym mowa w art. 4 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (z wyłączeniem ekspertyz, analiz, opinii i innych materiałów sporządzanych i opłacanych w ramach realizowanej przez jednostkę inwestycji) wydatki z tego tytułu ujęto niewłaściwie w § 4300 zakup usług pozostałych zamiast w § 4400 § 4390 zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii § 4400 opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe § 4410 podróże służbowe krajowe § 4430 różne opłaty i składki § 4440 odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych § 4448 odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych § 4570 odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu pozostałych podatków i opłat § 4580 pozostałe odsetki § 4750 zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji § 6068 wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek 0,00 0,00 3 000,00 2 804,69 93,49 3 252,00 3 252,00 100,00 62 000,00 62 000,00 100,00 3 022,00 2 946,48 97,50 0,00 0,00 x 0,00 0,00 x 0,00 0,00 4 500,00 4 398,00 12 x x 97,73 wydatki (i koszty) dot. zakupu akcesoriów komputerowych kwalifikowano nietrafnie do § 4210 - zakup materiałów i wyposażenia budżetowych razem 2 515 009,00 2 485 628,53 98,83 *) czwarta cyfra klasyfikacji paragrafów wydatków i środków „8” zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.) identyfikuje wydatki ponoszone na finansowanie programów i projektów ze środków funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rybackiego oraz z funduszy unijnych finansujących Wspólną Politykę Rolną. Symbol ten stosuje się dla oznaczenia wszystkich wydatków ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć w ramach danego programu lub projektu finansowanego ze środków z funduszy strukturalnych. Według art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.) naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia. Natomiast art. 26 tejże ustawy precyzuje, że nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych między innymi działanie lub zaniechanie, o którym mowa w art. 11, skutkujące przekroczeniem uprawnień do wydatkowania środków publicznych, w kwocie nieprzekraczającej w roku budżetowym łącznie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski", zgodnie z art. 5 ust. 7 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w drugim półroczu 2007 r. wyniosło 2.417,63 zł (M. P. z dnia 26 lutego 2008 r. Nr 16, poz. 181). Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe w drugim półroczu 2008 r. wyniosło 2.666,77 zł i zostało opublikowane w Monitorze Polski z 2009 r. Nr 11, poz. 138 – obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. W kontrolowanej jednostce planowana kwota wydatków z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne wyniosła 262 170,00 zł, natomiast wydatki dokonane w 2008 r. z powyższego tytułu wyniosły 264 764,43 zł i były wyższe od zaplanowanych o kwotę 2 594,43 zł. Wydatki ustalone w planie finansowym stanowią nieprzekraczalny limit, tj. nieprzekraczalną górną granicę kwoty dopuszczonej do wydatkowania. Wielkości środków publicznych przeznaczonych w planach finansowych na wydatki publiczne są dyrektywne (wiążące), choć mogą one ulec zmianie w trakcie roku budżetowego. Zasada dyrektywnego charakteru wydatków publicznych nie ma charakteru bezwzględnego. W ciągu roku budżetowego, po spełnieniu ustawowych przesłanek, wydatki jednostki sektora finansów publicznych mogą ulec zmianie. Zmiany kosztów wymagają dokonania zmian w rocznym planie finansowym, co w szczególności oznacza, że w każdym prawdopodobnym przypadku przekroczenia przez jednostkę sektora finansów publicznych planu wydatków konieczna jest uprzednia zmiana w jej planie finansowym. Plany ustalają przeznaczenie i wysokość wydatków ze środków publicznych i wyznaczają zakres upoważnienia. Zmiana planu finansowego jest niezbędna, nawet jeżeli sprowadza się do czynności o charakterze formalnotechnicznym. Dokonanie wydatku powyżej kwoty zaplanowanych środków (a nawet 13 np. późniejsza zmiana planu finansowego jednostki dostosowująca poziom wydatków zaplanowanych do faktycznej kwoty wydatków dokonanych) wypełnia znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określonego w art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.). W kontrolowanej jednostce kwota dokonanych wydatków przekroczyła zaplanowaną kwotę na składki na ubezpieczenie społeczne, ponieważ kwota przewidziana na ten cel w planie finansowym była niedoszacowana (zatwierdzona poniżej faktycznych potrzeb). Kontrola prawidłowości wydatków wykazała pewne uchybienia w zakresie kwalifikowania poszczególnych wydatków do właściwych podziałek klasyfikacji budżetowej. Dotyczyło to następujących wydatków: 1) wydatki w kwocie 2 615,50 zł z zakresu medycyny pracy obejmujące badania wstępne, okresowe i profilaktyczne pracowników zostały ujęte w § 4300 zakup usług pozostałych, a prawidłowo należało je ująć w § 4280 zakup usług zdrowotnych, 2) poniesione opłaty w kwocie 3 240,91 zł z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej kwalifikowano do § 4300 zamiast do § 4360, 3) wydatki z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej w kwocie 12 308,14 zł ujęto w § 4300 zakup usług pozostałych, zamiast w § 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej, 4) wydatki poniesione w kwocie 183,00 zł z tytułu wydania opinii dotyczącej przydatności technicznej i ekonomicznej zużytego sprzętu kserograficznego oraz zestawów komputerowych klasyfikowano nietrafnie do § 4300 zakup usług pozostałych, zamiast do § 4390 zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii, 5) wydatki ponoszone w kwocie 74 382,09 zł z tytułu opłat za czynsz i administrowanie lokali wynajmowanych od Metropolitalnej Kapituły Archikatedralnej w Przemyślu oraz opłat za wynajmowanie garażu od Starostwa Powiatowego w Przemyślu zakwalifikowano do § 4300 zamiast do § 4400 opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe, 6) wydatki dotyczące zapłaconych w kwocie 247,00 zł odsetek od nieterminowych wpłat na konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz wypadkowe (w tym 131,00 zł dot. 2007 r. kwalifikowano (łącznie z naliczonymi i odprowadzanymi składkami ZUS) do §§ 4110, 4120 składki na ubezpieczenie społeczne, FP, zamiast do § 4570 odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu pozostałych podatków i opłat. W 2008 r. za miesiące styczeń, maj, wrzesień i październik, a także w 2007 r. (za VII, VIII, X) dokonano przelewu składek na ubezpieczenie społeczne, składki zdrowotne i Fundusz Pracy z przekroczeniem terminu zapłaty (zał. nr 26 - plik). Zaznacza się, że wydatki (i koszty) dot. zakupu akcesoriów komputerowych należy kwalifikować do § 4750 zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji. Należy zwrócić uwagę na obowiązek dokonywania wydatków ze środków publicznych we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej oraz z zachowaniem zasady celowego, oszczędnego ich dokonywania w ramach ustalonego limitu (planu). Rada Miejska w Przemyślu uchwałą nr 308/2008 z dnia 30 grudnia 2008 r. w sprawie uchwalenia budżetu miasta na 2009 r. w § 15 upoważniła Prezydenta Miasta Przemyśla do przekazania uprawnień jednostkom organizacyjnym miasta Przemyśla do dokonywania przeniesień planowanych wydatków pomiędzy paragrafami z wyjątkiem wydatków na wynagrodzenia, jednakże Prezydent nie skorzystał z tego uprawnienia. W związku z tym, że jednostki organizacyjne Miasta Przemyśla nie zostały w 2008 r. upoważnione do dokonywania przeniesień w planie wydatków między paragrafami, należało wystąpić do Prezydenta Miasta Przemyśla z wnioskiem o dokonanie zmiany planu 14 wydatków. Po dokonaniu zmiany w budżecie miasta i otrzymaniu zawiadomienia o powyższym, jednostka powinna dokonać odpowiednich zmian w swoim planie finansowym wydatków i dopiero wówczas mogła dokonywać wydatków w granicach ustalonych w planie. Kontrola dokumentów księgowych wykazała, że niektóre faktury dotyczące danego miesiąca, księgowano w następnym miesiącu pod datą zapłaty. Taki sposób ewidencji przedstawia nieprawdziwy obraz sytuacji finansowej. Koszty wynikające z otrzymanych w danym okresie faktur powinny zostać zaewidencjonowane w tym okresie, którego dotyczą, a zobowiązania winny być wykazywane w sprawozdaniach zgodnie z rozporządzeniem z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.). O tym, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, a nawet zaliczać do pasywów danego okresu sprawozdawczego koszty przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione – stanowi art. 6 ustawy o rachunkowości. W art. 20 tejże ustawy potwierdzono zasadę memoriału polegającą na wprowadzaniu do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Według tej zasady zakup ujmujemy już w momencie otrzymania składnika majątkowego lub usługi – ważne jest bowiem rzeczywiste zdarzenie, a nie jego rozliczenie pieniężne. Oznacza to, że nawet jeśli jednostka nie otrzyma za otrzymane dostawy lub usługi faktury lub rachunku, to zdarzenie to należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu na podstawie dowodu księgowego wewnętrznego (art. 20 ust. 2 pkt 3). Ewentualne różnice in plus lub in minus należy korygować po otrzymaniu od dostawców dokumentów zewnętrznych (faktur, rachunków). Kontrolowana jednostka nie umieszczała na dowodach księgowych stwierdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. W myśl art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), miesiąca w którym dowód ma być ujęty i osoby odpowiedzialnej za te wskazania (jej podpis). W kontrolowanej jednostce stosowano dekret zbiorczy np. na wyciągu bankowym lub raporcie kasowym. Prowadzenie ksiąg rachunkowych winno być dokonywane sprawdzalnie, tj. między innymi w sposób pozwalający na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. Kontrola wykazała, że w 2008 r. wydatkowano środki na zakup ręczników i mydła do używania przez pracowników PUP (dowód księgowy nr 1187 i 1188) i zakwalifikowano wydatek do § 4210. Zgodnie z art. 207 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, za stan bezpieczeństwa i higieny pracy ponosi odpowiedzialność pracodawca, który jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników –między innymi- poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Wydatki na świadczenia rzeczowe 15 wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (także ich ekwiwalenty) należy kwalifikować do § 3020 „wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń”, a nie do § 4210 „zakup materiałów i wyposażenia”. Ponadto stwierdzono, że w pomieszczeniach sanitarnych przy umywalkach z których korzystają pracownicy PUP są zamontowane pojemniki z mydłem i suszarki do rąk, dlatego też zbędnym jest dokonywanie dodatkowego zakupu i przydzielania pracownikom mydła i ręczników. W zakresie wydatków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) ustalono, że w planie finansowym wydatków budżetowych (dział 853 Pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej rozdział 85333 Powiatowe urzędy pracy) na wydatki z tytułu odpisu na ZFŚS przeznaczono kwotę 52 000,00 zł – zał. nr 20. W trakcie realizacji budżetu zwiększono w wymienionym rozdziale plan wydatków § 4440 do kwoty 62 000,00 zł. Oprócz tej kwoty część wydatków na odpis ZFŚS tj. kwota 3 022,00 zł, została zaplanowana w § 4448 przeznaczonym do finansowania projektu finansowanego ze środków z funduszy strukturalnych. Wykonanie wydatków zaplanowanych w § 4440 wyniosło 62 000,00 zł (100 % planu), a w § 4448 wyniosło 2 946,48 zł. W PUP uwzględniono obowiązujące przepisy w zakresie naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych określonych przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), a w szczególności art. 5 i 6. Stosownie do regulacji zawartej w ustawie, wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Prezes Głównego Urzędu Statystycznego ogłosił w dniu 19 lutego 2008 r., że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2007 r. wyniosło 2.275,37 zł, a w drugim półroczu 2007 r. wyniosło 2.417,63 zł. Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego zostało opublikowane w Monitorze Polskim z 2008 r. Nr 16, poz. 181 z dnia 26.02.2008 r. Po ogłoszeniu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przeciętnego wynagrodzenia w 2007 r. kontrolowana jednostka dokonała naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Ponadto pracodawca (PUP) był zobowiązany -w oparciu o art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS- równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5 na dany rok kalendarzowy (2008) przekazać na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku był obowiązany do przekazania kwoty stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1-3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Z dokumentów oraz ewidencji księgowej (karta wydatków § 4440 – zał. nr 21 do protokołu) wynika, że jednostka dokonała do dnia 31.05.2008 r. naliczenia odpisu w wymaganej wysokości 52 000,00 zł i w tej kwocie przekazała środki na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS. Poza tym w dniu 29.08.2008 r. na rachunek bankowy ZFŚS przekazano dodatkowo 8 000,00 zł, a w dniu 31.12.2008 r. -po skorygowaniu przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby osób zatrudnionych w zakładzie do faktycznej przeciętnej liczby pracowników- naliczono i przekazano na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS kwotę 2 000,00 zł. Łączne wydatki w § 4440 wyniosły w 2008 r. 62 000,00 zł. Oprócz odpisów dokonywanych w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, kontrolowana jednostka sprawując opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, zwiększała (na podstawie art. 5 ust. 5 ustawy) odpis na ZFŚS o 6,25 % przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. Wykaz emerytów i rencistów PUP stanowi zał. nr 6 do protokołu. 16 Wycinkowa kontrola wydatków dokonywanych z ZFŚS wykazała, iż niektóre z nich są dokonywane niezgodnie z obowiązującą w tym zakresie ustawą. Artykuł 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych stanowi, że: 1) przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, 2) zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. Pracodawca ustalając regulamin dysponowania funduszem obowiązany jest pamiętać o podstawowej zasadzie: przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Przy ocenie sytuacji materialnej pracownika należy brać pod uwagę dochody pracownika osiągane poza zakładem pracy, a także dochody członków rodziny, pozostających we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem. Świadczenia socjalne mają charakter uznaniowy; ich przyznanie oraz wysokość uzależnione są od stosowania kryteriów o wyłącznie socjalnym charakterze. Należy zwrócić uwagę na fakt, że jeżeli pracodawca wydatkuje środki ZFŚS (świadczeń socjalnych) zgodnie z przepisami regulaminu, które nie są zgodne z zasadą ogólną, określoną w art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, nie zwalnia go to od odpowiedzialności. Podmiotem odpowiedzialnym za wydanie i treść regulaminu jest bowiem pracodawca, mimo że treść regulaminu ma być uzgodniona z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielem załogi. Przykładem nietrafnego wydatkowania środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych było wydatkowanie w 2008 r. środków na refundację indywidualnie zakupionych przez kobiety (zarówno zatrudnione na etacie jak i świadczące pracę na rzecz PUP w ramach stażu) upominków z okazji Dnia Kobiet. Ponadto Zakładowa Komisja Świadczeń Socjalnych przy PUP w Przemyślu na posiedzeniu w dniu 26 lutego 2008 r. ustaliła, że „refundacja zakupionego upominku na w/w okazję dla każdej kobiety zatrudnionej na etacie kalkulacyjnym nie może przekroczyć kwoty 100,00 złotych, w tym dla kobiet zatrudnionych w bieżącym roku i kobiet odbywających staż pozaetatowy – 30,00 złotych.” - zał. nr 22 do protokołu. Zróżnicowanie świadczenia w oparciu o kryteria wymiaru etatu lub długości stażu pracy nie znajduje oparcia w przepisach ustawy i z tego powodu nie może mieć zastosowania przy udzielaniu świadczeń z ZFŚS. Przyznanie refundacji upominku ze środków ZFŚS tylko kobietom, również nie ma podstaw prawnych w ustawie (można stosować tylko kryteria ustawowe - sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej). Nie znajduje umocowania w przepisach ustawy zapis umieszczony w § 2 pkt 6 ppkt b oraz ppkt c „Regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu” stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 7/2000 Kierownika Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu z dnia 18 lipca 2000 r. (z późn. zm.). W regulaminie przyjęto między innymi, że środki ZFŚS przeznaczone są zwłaszcza na imprezy okolicznościowe połączone z zakupem upominków i organizacją skromnych poczęstunków organizowanych z okazji przechodzenia pracowników na emeryturę, jubileuszy pracowników. Regulamin funduszu oraz zmiany wprowadzone kolejnymi zarządzeniami dyrektora PUP stanowią zał. nr 23 do protokołu. 17 Z okazji jubileuszy pracy zawodowej pracowników PUP dokonywano dla nich zakupu ze środków ZFŚS drobnych upominków (zał. nr 24 – faktura VAT nr 139/V/08 z dnia 26.08. 2008 r.) lub kupowano kwiaty (zał. nr 25 – faktura VAT nr 4/08/08 z dnia 26.08.2008 r.). Poniesione wydatki z ZFŚS nie mają uzasadnienia w obowiązujących przepisach; wydatki nie spełniają żadnego kryterium wymienionego w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wyrywkowa kontrola przyjętych do księgowania dokumentów dotyczących wydatków, dochodów i kosztów zaewidencjonowanych przez PUP w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2008 r. wykazała, że dokumenty przed ujęciem w księgach zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zaakceptowane do ujęcia w koszty przez dyrektora i głównego księgowego kontrolowanej jednostki. W księgach rachunkowych 2008 r. dowody księgowe zostały zarejestrowane w poprawnej kwocie, jednakże nie zawsze uwidaczniano na nich dekretację szczegółową (na każdym dokumencie) oraz niektóre z dokumentów nie były ujmowane w tym okresie którego dotyczyły. Wydatki z budżetu dokonane na funkcjonowanie PUP oraz na składki na ubezpieczenie zdrowotne dla osób nieobjętych obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego wyniosły w 2008 r. łącznie 6 522 628,53 zł i stanowiły 96,73 % kwoty zaplanowanej na 2008 r. Dział Rozdział Plan po zmianach 1 Wydatki wykonane 2 3 % wykonania Uwagi 4 5 Dział 851 Ochrona zdrowia Rozdz. 85156 Składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz świadczenia dla osób nieobjętych obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego 4 228 100,00 4 037 000,00 95,48 2 515 009,00 2 485 628,53 98,83 6 743 109,00 6 522 628,53 96,73 Dział 853 Pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej Rozdz. 85333 Powiatowe urzędy pracy ogółem Wykonanie planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31.12.2008 r. /na podstawie danych ewidencyjnych/ przedstawiało się następująco: 18 Dział 853 Pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej Plan po zmianach dochody wykonane % wykonania 2 3 4 Uwagi Rozdz. 85333 Powiatowe urzędy pracy 1 § 0920 pozostałe odsetki e 0,00 2 788,91 x razem 0,00 2 788,91 x 5 odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym Realizacja dochodów budżetowych i ich ewidencja przebiegała zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Wynagrodzenie i sprawy osobowe pracowników Zasady zatrudniania i wynagradzania pracowników PUP regulowały w 2008 r. w szczególności następujące przepisy: 1) ustawa z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.), 2) ustawa z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), 3) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 z późn. zm.), 4) uchwała Nr 119/2007 Rady Miejskiej w Przemyślu z dnia 24 maja 2007 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Miasta Przemyśla oraz akceptacji wartości jednego punktu, 5) tabela miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, 6) rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 20 października 2004 r. w sprawie trybu nadawania licencji zawodowych pośrednika pracy i doradcy zawodowego (Dz. U. z 2004 r. Nr 238, poz. 2393), 7) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 września 2006 r. w sprawie dodatku do wynagrodzenia dla pracowników publicznych służb zatrudnienia, 8) ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 99, poz. 1001, z późn. zm., a następnie Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 z późn. zm.). Obowiązek przeprowadzania badań okresowych, tryb ich przeprowadzania oraz sposób dokumentowania i kontroli tych badań został narzucony przez przepis zawarty w art. 229 § 2 Kodeksu pracy oraz akt wykonawczy z dnia 30 maja 1996 r. (Dz. U. Nr 69, poz. 332 z późn. zm.). W aktach osobowych dyrektora PUP brakowało aktualnego zaświadczenia o odbytym szkoleniu z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. W myśl § 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. szkolenie okresowe osób wymienionych 19 w § 14 ust. 2, a zwłaszcza osób działających za pracodawcę oraz innych osób kierujących pracownikami, w szczególności kierowników, powinno być przeprowadzane w formie kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego nie rzadziej niż raz na 5 lat, a w przypadku pracowników administracyjno-biurowych nie rzadziej niż raz na 6 lat. Wymóg aktualizacji i ugruntowania wiedzy i umiejętności w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (prowadzenia okresowych szkoleń w zakresie bhp) wynika z art. 2373 § 2 ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Szczegółowe zasady szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, zakres tego szkolenia, wymagania dotyczące treści i realizacji programów szkolenia, sposób dokumentowania szkolenia oraz przypadki, w których pracodawcy lub pracownicy mogą być zwolnieni z określonych rodzajów szkolenia zostały określone w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.). Kontrola akt osobowych pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu wykazała, iż pomimo obowiązku wynikającego z przepisów ustawy z dnia 6 września 2001 r. o chorobach zakaźnych i zakażeniach –Dz. U. z 2001 r. Nr 126, poz. 1384 (aktualnie: ustawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi Dz. U. Nr 234, poz. 1570), pracownicy nie byli skierowani na badania do celów sanitarnoepidemiologicznych. Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o chorobach zakaźnych i zakażeniach, badaniom podlegają –między innymi- osoby podejmujące lub wykonujące prace, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia na inne osoby. Dotychczas obowiązująca ustawa utraciła moc z dniem 31.12.2008 r., a od dnia 1 stycznia 2009 r. obowiązuje ustawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U. Nr 234, poz. 1570) Aktualnie także obowiązkowym badaniom sanitarno-epidemiologicznym podlegają -na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r.- osoby podejmujące lub wykonujące prace, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby. W art. 6 ust. 2 tej ustawy ustalono, że na obowiązkowe badania sanitarno-epidemiologiczne kieruje pracowników pracodawca lub zlecający wykonanie pracy. Wykaz prac przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia na inne osoby stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 10 lipca 2006 r. w sprawie wykazu prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia na inne osoby (Dz. U. Nr 133, poz. 939). W wymienionym wykazie prace wykonywane przez osoby zatrudnione w instytucjach i urzędach prowadzących bezpośrednią obsługę interesantów zostały zaliczone do prac na stanowiskach związanych z ciągłym kontaktem z ludźmi, stwarzające zagrożenie przeniesienia drogą powietrznokropelkową i powietrzno-pyłową zakażenia na inne osoby, niezależnie od rodzaju wykonywanych czynności zawodowych. Badanie do celów sanitarno-epidemiologicznych przeprowadza się przed: - podjęciem pracy, - ponownym podjęciem pracy, po przebyciu zakażenia czynnikiem chorobotwórczym (§ 3 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 2 lutego 2006 r. w sprawie badań do celów sanitarno-epidemiologicznych – Dz. U. Nr 25, poz. 191). Powyższe oznacza, że jeżeli przed podjęciem pracy pracownik poddał się badaniom i z orzeczenia lekarskiego nie wynikają czasowe lub trwałe przeciwwskazania do wykonywania pracy, to następne badanie należy przeprowadzić (zgodnie z § 3 pkt 3 rozporządzenia z dnia 2 lutego 2006 r.) przed ponownym podjęciem pracy, „po przebyciu zakażenia czynnikiem chorobotwórczym, o którym mowa w § 1”. 20 Artykuł 7 ust. 2 obowiązującej ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi ustala, że lekarze wydają oraz przekazują osobie badanej oraz pracodawcy albo osobie zlecającej wykonanie prac orzeczenie lekarskie: 1) o zdolności do wykonywania prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby; 2) o czasowych lub trwałych przeciwwskazaniach do wykonywania prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby oraz wpisują treść orzeczenia lekarskiego do karty badań do celów sanitarno-epidemiologicznych. Na podstawie art. 8 ust. 4 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. koszty badań sanitarnoepidemiologicznych wykonywanych u osób będących pracownikami lub osób którym zlecono pracę, są finansowane przez pracodawcę lub zlecającego wykonanie prac. Akta osobowe niektórych pracowników zawierały nieaktualne zaświadczenia lekarskie z przeprowadzonych badań okresowych. Osoby zatrudnione na stanowiskach kierowników działów nie posiadały zaświadczeń o odbytych szkoleniach okresowych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dla kierowników, lecz zaświadczenia o ukończeniu szkolenia z zakresu bhp (i ppoż.) dla pracowników administracyjno-biurowych lub zatrudnionych na stanowiskach robotniczych. W oparciu o obowiązujące przepisy dokonano kontroli zrealizowanych wydatków budżetowych przeznaczonych na wynagrodzenia osobowe pracowników. W tym celu porównano listy wynagrodzeń za miesiące od stycznia do listopada 2008 r. z dokumentacją zawartą w aktach osobowych pracowników. Kontrola dokumentacji pracowniczej wykazała ponadto, że akta osobowe prowadzone są w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z uregulowaniem zawartym w tym rozporządzeniu pracodawca założył i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe, które składają się z 3 części. W części A gromadzone są dokumenty w związku z ubieganiem się o zatrudnienie tj. w szczególności: wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. W aktach osobowych pracowników znajdują się dodatkowo dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. W części B akt osobowych były gromadzone dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Kontrola wynagrodzeń wykazała, że oprócz składników wynagrodzeń przyznanych pracownikom -zgodnie z przepisami dotyczącymi wynagradzania pracowników samorządowych,- niektórym pracownikom PUP wypłacano dodatek do wynagrodzenia finansowany ze środków Funduszu Pracy. Powiatowy Urząd Pracy sporządzał wykaz osób, którym dyrektor przyznał dodatek do wynagrodzenia w oparciu o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 września 2006 r. w sprawie dodatku do wynagrodzenia dla pracowników publicznych służb zatrudnienia (Dz. U. Nr 186, poz. 1373). Na podstawie wykazu (zał. nr 7 do protokołu) sporządzano indywidualne decyzje dla pracowników 21 zatrudnionych na stanowiskach pośredników pracy, specjalistów do spraw programów, doradców zawodowych, specjalisty do spraw rozwoju zawodowego, asystenta EURES (pracownika realizującego działania obejmujące w szczególności pośrednictwo pracy wraz z doradztwem w zakresie mobilności na rynku pracy we współpracy ze związkami zawodowymi i organizacjami pracodawców). W decyzjach (angażach) określono kwotę dodatku, a także okres na jaki został on pracownikowi przyznany. Podstawę przyznania dodatku pracownikom zatrudnionym w PUP stanowi art. 100 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Dodatek ten może być przyznany pracownikom publicznych służb zatrudnienia zatrudnionym na stanowiskach: 1) pośrednika pracy, 2) doradcy zawodowego, 3) specjalisty do spraw rozwoju zawodowego, 4) specjalisty do spraw programów; 5) lidera klubu pracy, 6) doradcy EURES i asystenta EURES. Wysokość, tryb oraz warunki przyznawania i wypłacania dodatku (finansowanego ze środków Funduszu Pracy) określona została w rozporządzeniu MPiPS z dnia 25 września 2006 r. w sprawie dodatku do wynagrodzenia dla pracowników publicznych służb zatrudnienia. W wyniku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w przyznawaniu i wypłacaniu składników wynagrodzenia. Kontrola list wynagrodzeń wykazała, że składniki wynagrodzeń były naliczane i wypłacane zgodnie z angażami, a także zgodnie z obowiązującymi przepisami. Majątek trwały Zgodnie z uregulowaniem zawartym w art. 4 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej oraz na wynik finansowy. W ramach przyjętej polityki rachunkowości kontrolowana jednostka opracowała zasady kwalifikacji i ujmowania w księgach rachunkowych majątku trwałego. Zgodnie z tymi zasadami wprowadzonymi w życie zarządzeniem nr 8/2007 Dyrektora PUP z dnia 10.08.2007 r. składniki majątku trwałego należy ujmować w ewidencji księgowej stosując następujące kryteria: - składniki majątku o wartości jednostkowej do 100,00 zł należy ujmować w ewidencji ilościowej (§ 6 ust. 1 zarządzenia) i nie podlegają inwentaryzacji, - składniki majątku o wartości jednostkowej powyżej 100,00 zł – do 500,00 zł podlegają ewidencji ilościowej ze wskazaniem osób je użytkujących, - składniki majątku o wartości jednostkowej powyżej 500,00 zł – do 3 500,00 zł podlegają ewidencji na koncie 013 pozostałe środki trwałe i są ujmowane w księdze inwentarzowej, - składniki majątku o wartości jednostkowej powyżej 3 500,00 zł należy ewidencjonować na koncie 011 środki trwałe i ujmować w księdze pomocniczej środków trwałych. Kontrola zapisów figurujących w księgach pomocniczych (inwentarzowych) wykazała, że zasady ustalone zarządzeniem nr 8/2007 dyrektora PUP w zakresie kwalifikowania i ewidencji majątku trwałego nie są w pełni szanowane. Zauważono, że w grupie IV środków trwałych (konto 011) figurowały zestawy komputerowe o wartości jednostkowej niższej niż 3 500,00 zł, które powinny zostać ujęte w ewidencji księgowej na koncie 013 pozostałe środki trwałe. Przedmioty te figurowały w księdze pomocniczej 22 pod pozycją 72 – kwota 2 780,38 zł i pod pozycją 73 – wartość zestawu komputerowego – 2 921,90 zł. W grupie VIII środków trwałych figurowały również przedmioty o wartości nie przekraczającej 3 500,00 zł - były to: lp. 2 bindownica o wartości 543,49 zł, lp. 3 bindownica o wartości 543,49 zł, lp. 5 maszyna do pisania Olimpia o wartości 1 757,85 zł. W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.) konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach 013, 014, 016 i 017. W § 5 ust. 2 wymienionego rozporządzenia ustalono, że środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych albo stawek określonych przez dysponenta części budżetowej lub zarząd jednostki samorządu terytorialnego. Stosownie do brzmienia przepisu art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 3.500 zł. W przypadku gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 3.500 zł, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych jednorazowo w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym. Środki trwałe o wartości początkowej brutto nieprzekraczającej 3 500,00 zł należy ewidencjonować na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” i umarzać jednorazowo. W księdze pomocniczej prowadzonej do konta 013 „Pozostałe środki trwałe” księgi głównej figurowały przedmioty o wartości jednostkowej niższej niż 500,00 zł, które -zgodnie z zarządzeniem nr 8/2007 dyrektora PUP- powinny znajdować się w księdze służącej do ewidencji ilościowej z równoczesnym wskazaniem osób użytkujących te rzeczy. Dotyczy to np. biurek o wartości od 95,00 zł do 468,48 zł wyszczególnionych w księdze I, dział I „rodzaj” K- 1 Biurka. Na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” oprócz ujętych prawidłowo składników majątku trwałego znajdują się składniki, które powinny być zaewidencjonowane na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”; odnosi się to do otrzymanych przez jednostkę licencji na programy komputerowe. W art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości określono między innymi, że przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, między innymi autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje. Stosownie do opisu konta 020 „Wartości niematerialne i prawne" zawartego w załączniku nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.), ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna umożliwić należyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów lub osób odpowiedzialnych. Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej. Stwierdzono, iż kontrolowana jednostka korzysta z programów komputerowych niezbędnych w funkcjonowaniu PUP i usprawniających jej działanie. Są to między innymi programy komputerowe służące do promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia 23 oraz aktywizacji zawodowej, transmisji danych do ZUS, banku, a także programy wspomagające przeprowadzanie procedur zamówień publicznych, odnajdowanie aktów prawnych, komentarzy, orzeczeń, programy wykorzystywane przy prowadzeniu dokumentacji księgowej, kadrowej, sporządzaniu listy płac, służące ochronie programów sieciowych (antywirusowe). Licencje na używanie programów komputerowych zostały niewłaściwie ujęte w ewidencji księgowej (księga główna i księgi pomocnicze) na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” zamiast na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”. Przegląd zapisów dokonanych w księdze pomocniczej (inwentarzowej) prowadzonej do konta 013 wykazał, że część licencji na używanie programów komputerowych np. LEX OMEGA, nie została ujęta ani na koncie 011, ani 013, ani na koncie do tego przeznaczonym, tj. 020 „Wartości niematerialne i prawne”. Kontrola wykazała także, że w jednostce funkcjonują systemy informatyczne, programy otrzymane nieodpłatnie z Krajowego Urzędu Pracy, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, ZUS, NBP, BGŻ, które powinny być ujęte na kontach pozabilansowych. Wykaz oprogramowania użytkowego eksploatowanego przez PUP w Przemyślu sporządzony przez starszego informatyka stanowi zał. nr 19 do protokołu. W celu rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki sektora finansów publicznych obowiązane są stosować przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Stanowią one między innymi, że jeżeli jednostka przyjęła do używania obce wartości niematerialne i prawne na mocy umowy, zgodnie z którą jedna ze stron, zwana dalej "finansującym", oddaje drugiej stronie, zwanej dalej "korzystającym", środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, środki te i wartości niematerialne i prawne zalicza się do aktywów trwałych korzystającego, jeżeli umowa spełnia co najmniej jeden z następujących warunków: 1) przenosi własność jej przedmiotu na korzystającego po zakończeniu okresu, na który została zawarta, 2) zawiera prawo do nabycia jej przedmiotu przez korzystającego, po zakończeniu okresu, na jaki została zawarta, po cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia, 3) okres, na jaki została zawarta, odpowiada w przeważającej części przewidywanemu okresowi ekonomicznej użyteczności środka trwałego lub prawa majątkowego, przy czym nie może być on krótszy niż 3/4 tego okresu. Prawo własności przedmiotu umowy może być, po okresie, na jaki umowa została zawarta, przeniesione na korzystającego, 4) suma opłat, pomniejszonych o dyskonto, ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania, przekracza 90 % wartości rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień. W sumie opłat uwzględnia się wartość końcową przedmiotu umowy, którą korzystający zobowiązuje się zapłacić za przeniesienie na niego własności tego przedmiotu. Do sumy opłat nie zalicza się płatności na rzecz finansującego za świadczenia dodatkowe, podatków oraz składek na ubezpieczenie tego przedmiotu, jeżeli korzystający pokrywa je niezależnie od opłat za używanie, 5) zawiera przyrzeczenie finansującego do zawarcia z korzystającym kolejnej umowy o oddanie w odpłatne używanie tego samego przedmiotu lub przedłużenia umowy dotychczasowej, na warunkach korzystniejszych od przewidzianych w dotychczasowej umowie, 6) przewiduje możliwość jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe z tego tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego pokrywa korzystający, 7) przedmiot umowy został dostosowany do indywidualnych potrzeb korzystającego. Może on być używany wyłącznie przez korzystającego, bez wprowadzania w nim istotnych zmian. 24 W przypadku spełnienia co najmniej jednego z warunków określonych w art. 3 ust. 4, oddane do używania korzystającemu środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne zalicza się u finansującego do aktywów finansowych odpowiednio jako inne długoterminowe bądź krótkoterminowe aktywa. Składniki majątku, z których korzysta jednostka dla celów prowadzonej działalności, a które nie stanowią jej własności powinny być ujmowane w księgach rachunkowych w ewidencji pozabilansowej. Tak właśnie jest w przypadku zawartych umów, gdy nie jest spełniony żaden z siedmiu warunków wymienionych w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Przykładem mogą być także wynajmowane nieruchomości (lokale przy ul. Katedralnej 5, garaż). Tego typu obce środki trwałe ujmuje się w ewidencji pozabilansowej w wartości brutto. Należy w tym przypadku pamiętać, że odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych dokonuje właściciel danego składnika majątku. Przykładem kont pozabilansowych zespołu zero mogą być: środki trwałe wynajmowane oraz obce wartości niematerialne i prawne (otrzymane do używania licencje na programy użytkowe nie będące własnością PUP). Ewidencja na kontach pozabilansowych polega na dokonaniu jednostronnego zapisu w momencie wystąpienia zdarzenia. W związku z tym po stronie Wn należy księgować wartość początkową obcych składników majątku w momencie ich przyjęcia (na podstawie zawartej umowy/porozumienia, protokołu odbioru). Po stronie Ma księguje się wartość początkową tych środków po upływie okresu dzierżawy, najmu lub po upływie okresu przydatności do używania programu komputerowego. Kontrola dokumentów księgowych wykazała, że na dowodach księgowych kontrolowana jednostka umieszczała rozdziały i paragrafy klasyfikacji budżetowej, ale nie zamieszczała dekretu, tj. dowody nie zawierały sposobu ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Porównanie dokumentów księgowych z księgami rachunkowymi jednostki (sposobem ujęcia operacji) nie wykazało odstępstw od obowiązujących zasad rachunkowości określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.). Wyjątek stanowiły operacje dotyczące zakupu środków trwałych niewłaściwie ujmowane w następujący sposób: Wn konto 400 - Koszty według rodzajów, Ma konto 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. W trakcie kontroli zauważono, że do księgowania środków trwałych (pozostałych) przyjęto fakturę VAT 0063/02/2008 PR z dnia 19.02.2008 r.(dow. księgowy nr 311) w której wyszczególniono wartość sprzedaży netto poszczególnych przedmiotów (biurka, lada, krzesła oraz procentową stawkę podatku VAT i łączną sumę podatku VAT; nie wyszacowano natomiast we własnym zakresie wartości jednostkowej brutto poszczególnych mebli. Do księgowości przyjmowano także np. faktury dotyczące zakupu regałów do archiwum, gdzie na fakturze wyszczególniono poszczególne elementy konstrukcyjne regałów (półki, listwy, słupki, itp.), ich ilość i cenę, ale jednostka nie opisała jakie, i ile regałów zmontowano z tych elementów i przyjęto do używania. Zakup środków trwałych o wartości jednostkowej powyżej 3 500,00 zł należy w momencie przyjęcia do używania ujmować w księgach w następujący sposób: Wn konto 011, Ma konto 201. Umarzanie i amortyzacja dokonywane są sukcesywnie według obowiązującej stawki. Umorzenie księguje się Wn 401 „Amortyzacja”, Ma 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”. Zakup środków trwałych o wartości nieprzekraczającej kwoty 3 500,00 zł ewidencjonuje się również w momencie przyjęcia do używania na kontach: Wn 013, Ma 201 i równocześnie należy w miesiącu przyjęcia do używania całą wartość odnieść w koszty 25 (Wn konto 400) w korespondencji z kontem 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”. Wartości niematerialne i prawne należy ujmować na koncie 020 w sposób analogiczny do ewidencji środków trwałych tj. licencje na używanie programów komputerowych o wartości jednostkowej powyżej 3 500,00 zł umarza się i amortyzuje sukcesywnie, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej kwoty 3 500,00 zł umarza się jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. Na podkreślenie zasługuje fakt starannego gospodarowania majątkiem trwałym, polegający między innymi na dokonywaniu przez jednostkę okresowych przeglądów składników majątku pod kątem ich kompletności, przydatności do potrzeb jednostki, a także porównywaniu stanu faktycznego ze stanem wykazywanym w ewidencji księgowej. Do oceny przydatności składników majątku ruchomego została powołana na podstawie zarządzenia nr 3/2005 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu z dnia 29 kwietnia 2005 r. (zał. nr 8) - komisja składająca się z pracowników PUP. Do zadań tej komisji należy ocena przydatności składników majątku do dalszego użytkowania oraz przedstawienie propozycji dalszego postępowania ze składnikami (przedstawienie propozycji dalszego użytkowania lub zakwalifikowania tych składników do kategorii majątku zużytego, zbędnego lub jego sprzedaży, nieodpłatnego przekazania, darowizny, likwidacji). W wyniku dokonywanych przeglądów majątku trwałego, niektóre jego składniki komisja poddała oszacowaniu pod kątem ekonomicznej opłacalności i możliwości napraw. W tym celu wyselekcjonowane składniki rzeczowe majątku poddano ocenie technicznej dokonanej przez wyspecjalizowane podmioty gospodarcze. PUP w Przemyślu zwrócił się z wnioskiem do firmy o dokonanie ekspertyzy w zakresie oceny stopnia zużycia komputerów, monitorów, drukarek, zasilaczy awaryjnych oraz osprzętu sieciowego wycofanego z użytkowania. Wynik „ekspertyzy” z dnia 1.10.2008 r. przedstawiony przez firmę wskazywał, iż „sprzęt poddany oględzinom w znacznym stopniu utracił wartość użytkową i jest technicznie przestarzały. Większość sprzętu nie nadaje się do dalszego użytkowania, ponieważ nie odpowiada stawianym wymaganiom technicznym. Remont i rozbudowa urządzeń jest niemożliwa ze względu na brak podzespołów na rynku lub jest ekonomicznie nieuzasadniona ”- zał. nr 9 do protokołu (plik). W załączniku do opinii serwisowej określono stopień zużycia 71 szt. składników majątkowych w przedziale 92 % 98 %. Komisja powołana do oceny składników majątku ruchomego przy udziale pracownika „odpowiedzialnego w PUP za gospodarkę materiałową sprzętu komputerowego” na podstawie opinii wydanej przez firmę stwierdziła, że wymieniony sprzęt nie nadaje się do dalszego użytkowania z uwagi na bardzo wysoki stopień zużycia spowodowany długotrwałą eksploatacją sprzętu i zakwalifikowała go do kategorii zużytych składników majątku. Komisja zaproponowała, by zużyty sprzęt przeznaczyć do likwidacji przez właściwą jednostkę. Rekomendacja komisji została zatwierdzona przez Dyrektora PUP – zał. nr 10 do protokołu. W dniu 9.10.2008 r. został sporządzony przez starszego informatyka protokół (nr PO-0422-3/KD/2008) z ustalenia wartości rynkowej majątku ruchomego będącego w posiadaniu PUP. Wszystkie składniki majątku -bez względu na wartość początkowązostały oszacowane jako nie przedstawiające wartości rynkowej (wartość 0,00 zł). W uzasadnieniu ustalenia wartości sprzętu podano, że „…nie posiada odpowiedników na rynku wtórnym (np. aukcja internetowa www.allegro.pl), gdzie oferowane są jednostki sprawne i zużyte w niewielkim lub średnim stopniu. Niektóre poz. ww tabeli ze względu na wczesną datę produkcji w ogóle nie są oferowane na ww. aukcji”- zał. nr 11. W protokole tym zawarto postanowienie, że „z uwagi na bardzo wysoki stopień zużycia ww. majątku ruchomego i »zerową« wartość rynkową wykaz tego majątku nie będzie ogłoszony na stronie internetowej Urzędu. Ww. majątek zostanie przekazany do utylizacji 26 w wyspecjalizowanej jednostce.” Postanowienia zawarte w protokole zatwierdziła Dyrektor PUP. W dokumentacji księgowej jednostki znajduje się faktura VAT nr FS-386/2008/NSSP z dnia 7.10.2008 r. wystawiona przez firmę na kwotę 610,00 zł za przegląd i ekspertyzę sprzętu komputerowego (zał. nr 12) oraz faktura VAT 2/11/08 z dnia 13.11.2008 r. wystawiona przez Spółkę cywilną na kwotę 539,28 zł (zał. nr 13 do protokołu) za odbiór zużytej elektroniki (1 680 kg). Przy likwidacji centrali telefonicznej i kserokopiarek zastosowano taką samą procedurę postępowania jak przy likwidacji komputerów. W sprawie abonenckiej centrali telefonicznej ALCATEL 4100 M oraz bufora połączeń, PUP otrzymał od firmy opinię techniczną z dnia 11.10.2008 r. (zał. nr 14). W opinii tej przedstawiono, że centrala nie realizuje połączeń wewnętrznych i zewnętrznych lub je przerywa, zasilanie awaryjne nie funkcjonuje i brak jest możliwości sprawdzenia bufora. Stwierdzono uszkodzenia elektroniki. W wydanej opinii przedstawiono, że brak jest możliwości naprawy w „rozsądnej” cenie, a zakup i wymianę uszkodzonych podzespołów na nowe – uznano za nieuzasadnioną ekonomicznie. Ze względu na stan techniczny centrali i bufora nie posiadają praktycznie żadnej wartości rynkowej, nie nadają się do dalszej eksploatacji oraz ze względów technologicznych i ekonomicznych nie kwalifikują się do naprawy. Za wykonanie badania i opinię techniczną centrali telefonicznej wraz z buforem połączeń firma wystawiła w dniu 6.11.2008 r. fakturę VAT nr 198/11/2008 na kwotę 146,40 zł. W oparciu o tę opinię komisja składająca się z pracowników PUP dokonała oceny przydatności centrali telefonicznej, taryfikatora/bufora połączeń oraz oprogramowania i z czynności tych sporządzono w dniu 21.10.2008 r. protokół. Komisja zaleciła wycofanie urządzeń z eksploatacji, oszacowała ich wartość rynkową na kwotę 0 zł i zaproponowała przeznaczyć składniki majątku do likwidacji przez właściwą jednostkę – zał. nr 15. Odnośnie kserokopiarek Powiatowy Urząd Pracy w Przemyślu zlecił pismem PO-2230-1/MK/2008 z dnia 11.09.2008 r. wykonanie ekspertyzy technicznej firmie. Firma przedstawiła „ekspertyzę techniczną” z dnia 15.09.2008 r., z której wynikało, że kserokopiarki posiadają uszkodzone, zużyte podzespoły, a ze względu na zaprzestanie produkcji ww. urządzeń występują problemy ze sprowadzeniem podzespołów do nich. W opinii podano, że koszt naprawy, czyszczenie i regulacja przekracza wartość urządzeń, i ze względów ekonomicznych zalecono wycofanie urządzeń z eksploatacji. Za wykonaną usługę firma wystawiła w dniu 25.09.2008 r. fakturę VAT nr 01263/US/08 na kwotę 36,60 zł. Na podstawie otrzymanej opinii komisja złożona z pracowników PUP dokonała oceny przydatności do dalszego użytkowania następujących kserokopiarek: XEROX 5830 zakupionej w 1998 r. o wartości początkowej 14 121,83 zł, MITA DC 1856 zakupionej w 1997 r. o wartości początkowej 5 119,35 zł, MITA DC 1856 zakupionej w 1997 r. o wartości początkowej 5 119,35 zł, MITA DC 1856 zakupionej w 1997 r. o wartości początkowej 5 119,35 zł. W wyniku oceny dokonanej na podstawie opinii technicznej komisja stwierdziła między innymi, że kserokopiarki nie nadają się do dalszego użytkowania ze względów ekonomicznych - bardzo wysoki stopień zużycia spowodowany długotrwałą eksploatacją oraz problemy ze sprowadzeniem części zamiennych, a także koszty naprawy przekraczające wartość urządzeń. Komisja zarekomendowała w protokole nr PO-2230-1/MK/2008 z dnia 7.10.2008 r. przeznaczyć kserokopiarki do likwidacji przez właściwą jednostkę – zał. nr 16 do protokołu. Postanowienia komisji zostały zatwierdzone przez Dyrektora PUP. Przed zakupem usługi polegającej na przekazaniu do utylizacji zużytego sprzętu informatycznego, kserograficznego, centralki telefonicznej, oprogramowania oraz zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, inspektor -odpowiedzialny między innymi za prowadzenie tych spraw- skierował do kierownika zamawiającego wniosek o dokonanie zakupu usługi 27 o wartości szacunkowej poniżej 6 000 euro (zał. nr 17 do protokołu). Wnioskowany tryb zakupu został -w oparciu o „Regulamin w sprawie ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej 14 000 euro w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu”- zaakceptowany przez Dyrektora PUP. Odbiór odpadów niebezpiecznych powierzono firmie. Firma jest uprawniona do prowadzenia działalności w zakresie odpadów na podstawie zezwolenia nr KOŚ II. – 7616/38/07 z dnia 27.11.2007 r., którego ważność upływa z dniem 30.10.2017 r. Wyboru wykonawcy dokonano w oparciu o przepisy zawarte w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz zgodnie z art. 35 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, a w szczególności przestrzegano zasady oszczędnego i celowego dokonywania wydatków. Z czynności dotyczących wyboru wykonawcy usługi o wartości oszacowanej na kwotę 551,95 euro netto sporządzono w dniu 31.10.2008 r. protokół - zał. nr 18. W protokole zatwierdzonym przez Dyrektora PUP odnotowano, że „oferta firmy posiada najkorzystniejszą cenę zarówno przy koszcie utylizacji sprzętu elektronicznego jak i dokumentacji niearchiwalnej. Ponadto w cenę w/w usługi wliczony jest transport. Jak wynika z przedstawionej oferty wymieniona firma zajmuje się szeroko pojętą gospodarką odpadami i posiada wszystkie przewidziane prawem pozwolenia na odbiór sprzętu komputerowego i elektronicznego oraz na niszczenie dokumentów w III i IV klasie tajności. Firma wystawia odpowiednie protokoły przekazania/odebrania odpadów, a w przypadku niszczenia dokumentów protokół wystawiony przez pełnomocnika ochrony informacji niejawnych i certyfikat potwierdzający dokonanie procesu zniszczenia.” Oprócz wymienionej firmy, oferty złożyła Sp. z o.o. oraz Przemyska Gospodarka Komunalna Sp. z o.o. w Przemyślu, których oferty zawierały ceny niekorzystne dla zamawiającego. Nieprzydatne dla jednostki urządzenia elektroniczne stanowiące odpady niebezpieczne zostały usunięte z zachowaniem przepisów zawartych w ustawie z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach (w szczególności art. 25 ustawy), a także w ustawie z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska. Integralną część protokołu stanowią niżej wymienione załączniki: 1) porozumienie zawarte pomiędzy Prezydentem Miasta Przemyśla a Starostą Powiatu Przemyskiego, 2) wyjaśnienie PUP dotyczące różnicy liczby osób wykazanej w deklaracjach RZA i składek zdrowotnych opłaconych do ZUS, 3) zestawienie różnic w naliczeniu składki zdrowotnej wynikających z błędnego przypisania do list zasiłkowych, 4) rozliczenie dotacji celowej na ubezpieczenia zdrowotne wydatkowanej do 31.12.2008 r., 5) sprawozdania o rynku pracy MPiPS – 01 za grudzień 2007 r. oraz od stycznia do grudnia 2008 r., 6) wykaz emerytów i rencistów PUP, 7) wykaz pracowników PUP którym przyznano dodatki do wynagrodzenia finansowane z Funduszu Pracy, 8) zarządzenie nr 3/2005 Dyrektora PUP z dnia 29 kwietnia 2005 r. w sprawie powołania komisji do oceny przydatności składników majątku ruchomego do dalszego użytkowania będącego w posiadaniu PUP w Przemyślu, 9) opinia techniczna – tzw. „ekspertyza serwisowa” wykonana przez firmę, 10) protokół z przeprowadzonej oceny składników majątku ruchomego z dnia 8.10.2008 r. 11) protokół z ustalenia wartości rynkowej sprzętu informatycznego z dnia 9.10.2008 r. 12) faktura z dnia 7.10.2008 wystawiona przez Sp. z o.o. za przegląd i ekspertyzę sprzętu komputerowego, 28 13) faktura VAT 2/11/08 z dnia 13.11.2008 r. wystawiona przez Spółkę cywilną w Przemyślu za odbiór zużytej elektroniki wraz z dokumentacją odbioru, 14) opinia techniczna z dnia 11.10.2008 r. sporządzona przez firmę dotycząca stanu technicznego centrali telefonicznej i bufora, 15) protokół nr PO-2230-2/MK/2008 z dnia 21.10.2008 r. z oceny przydatności do użytkowania centrali ALCATEL, bufora połączeń, oprogramowania dokonanej przez komisję, 16) protokół komisji z przeprowadzonej oceny przydatności kserokopiarek XEROX i MITA, 17) wniosek z dnia 31.10.2008 r. do kierownika zamawiającego o dokonanie zakupu usługi pn. utylizacja zużytego sprzętu informatycznego, kserograficznego, centralki telefonicznej, dokumentacji niearchiwalnej, 18) protokół z dnia 31.10.2008 r. w sprawie udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 14 000 euro polegającego na przekazaniu do utylizacji zużytego sprzętu – wybór wykonawcy, 19) wykaz oprogramowania użytkowego eksploatowanego przez PUP, 20) plan jednostkowy wydatków budżetowych na rok 2008 PUP w Przemyślu, 21) karta wydatków § 4440 – odpis na ZFŚS, 22) protokół z posiedzenia Zakładowej Komisji Świadczeń Socjalnych z dnia 26.02.2008 r., 23) regulamin gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu, 24) faktura VAT nr 139/V/08 z dnia 26.08. 2008 r. wystawiona przez Firmę Handlową, 25) faktura VAT nr 4/08/08 z dnia 26.08.2008 r. wystawiona przez firmę, 26) informacja o przekroczeniu terminu zapłaty składek do ZUS i karty wydatków dot. §§ 4110, 4120. Na tym protokół zakończono i po uprzednim odczytaniu podpisano. Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu poinformowano o przysługujących uprawnieniach, tj. o prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń co do faktów ustalonych w protokole oraz o prawie zgłoszenia zarządzającemu kontrolę pisemnych wyjaśnień dotyczących okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli w terminie siedmiu dni od daty podpisania protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono Dyrektorowi Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu. Pani Dyrektor oświadczyła, że zastrzeżeń nie wnosi. Przemyśl, dnia 18 maja 2009 r. 29
