Umowa wsparcia wizyty studyjnej

Umowa wsparcia wizyty studyjnej (fam trip)
Zawarta w dniu . . . . . . . . . . . . . . . . r. w . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . pomiędzy:
(miejscowość)
(data)
Warszawską Organizacją Turystyczną z siedzibą w . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(nazwa Wspierającego)
(adres)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , reprezentowaną przez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ,
(imię i nazwisko, stanowisko)
zwaną dalej Wspierającym lub WOT,
a
..........................................................................................
(nazwa Organizatora)
z siedzibą w . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ,
(adres)
reprezentowanym przez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ,
(imię i nazwisko, stanowisko)
zwanym dalej Organizatorem.
§ 1 Definicje
Wizyta studyjna (dalej również zwana fam tripem lub Wizytą) – wizyta organizowana dla
zagranicznych planistów spotkań w Warszawie, której celem jest promocja miasta jako atrakcyjnego
miejsca do organizacji wydarzeń z zakresu przemysłu spotkań (MICE) i zachęcenie planistów do
organizacji wydarzeń w Warszawie. Na fam trip zapraszani są klienci posiadający potencjał decyzyjny i
finansowy do realizacji swoich projektów w Warszawie.
§ 2 Oświadczenia
1.
Organizator
oświadcza,
że
jest
organizatorem
wizyty
studyjnej,
opisanej
w
formularzu
zgłoszeniowym stanowiącym załącznik do Regulaminu programu partnerskiego Warszawskiej
Organizacji Turystycznej „Wsparcie fam tripów dla członków WOT”: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.........................................................................................
.........................................................................................
2.
Organizator oświadcza, iż posiada wszystkie wymagane zgody i zezwolenia na zorganizowanie
wizyty studyjnej oraz jest uprawniony do zawierania umów z osobami trzecimi, związanych
z przygotowaniem i realizacją przedmiotowej Wizyty.
3. Organizator oświadcza, że zapoznał się z Regulaminem programu partnerskiego WOT oraz akceptuje
go bez zastrzeżeń.
2. Warunkiem rozpatrzenia wniosku o wsparcie i zawarcia niniejszej umowy oprócz akceptacji
regulaminu jest wypełnienie Formularza zgłoszeniowego wsparcia fam tripów – Program partnerski
WOT, stanowiącego załącznik do Regulaminu.
§ 3 Zakres wsparcia
1.
W zamian za spełnienie przez Organizatora zobowiązań, o których mowa w niniejszej umowie,
Wspierający zobowiązuje się do pokrycia kosztów związanych z organizacją wizyty studyjnej na
podstawie przekazanych mu kopii rachunków i faktur dokumentujących koszty organizacji wizyty
studyjnej poniesionych przez Organizatora, do wysokości nie wyższej niż _______________ zł
netto.
2.
Suma kosztów obciążających Wspierającego nie może przekroczyć kwoty . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Zwrot kosztów nastąpi po zakończeniu danej wizyty studyjnej i pod warunkiem dokonania przez
WOT pozytywnej oceny raportu, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt f) niniejszej umowy, szczególnie
pod kątem należytego wykonania niniejszej umowy. W takim przypadku zwrot kosztów nastąpi w
terminie 21 dni od dnia pozytywnej oceny raportu.
3.
Płatność następować będzie na rachunek Organizatora w . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . nr .
...................................................
4.
Wspierający nie ma obowiązku finansowania zadań nieprzewidzianych w programie wizyty studyjnej
stanowiącym załącznik nr 1 do umowy.
§ 4 Zobowiązania stron Umowy
1. W zamian za świadczenia Wspierającego, o których mowa w § 3, Organizator zobowiązuje się do:
a) przestrzegania Regulaminu programu partnerskiego WOT „Wsparcie fam tripów dla członków
WOT”,
b) zrealizowania programu wizyty studyjnej, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej umowy,
c) dostarczenia uczestnikom fam tripu materiałów promocyjnych Warszawy,
d) współpracy z WOT przy realizacji działań PR, komunikacyjnych i marketingowych związanych z
organizowanym fam tripem, w tym przekazania Wspierającemu pełnej listy kontaktowej
uczestników wizyty studyjnej, która zostanie wykorzystana przez Warsaw Convention Bureau
(dział WOT) jedynie w celu promowania Warszawy,
e) minimum 2-letniego raportowania o aktywnościach podejmowanych przez organizatora fam tripu
wobec zagranicznych planistów spotkań, którzy byli uczestnikami wizyty studyjnej, a także do
raportowania o związanych z Warszawą aktywnościach tychże planistów. Raportowanie
powinno się odbywać na zasadzie kwartalnego pisemnego raportu z zestawieniem powyższych
aktywności, przesyłanego na adres email [email protected] .Formularz kwartalnego
raportowania znajduje się w Załączniku nr 3 do regulaminu. W przypadku niedokonania lub
zaprzestania dokonywania raportowania przez Organizatora, WOT ma prawo zażądać zwrotu
kwoty, którą pokrył w ramach wsparcia udzielonego Organizatorowi, wskazanej w § 3 ust. 1
niniejszej umowy. Zwrot całej kwoty nastąpi w terminie 7 dni od dnia wezwania do zwrotu.
f)
złożenia WOT jednorazowego pisemnego raportu z fam tripu, w którym Organizator wskaże
przebieg wizyty studyjnej oraz informacje o sposobie i stopniu zrealizowania przez niego
obowiązków określonych w niniejszym ustępie, w szczególności stopnia zrealizowania programu
fam tripu i efektywności sposobu promocji miasta Warszawy przez Organizatora.. Złożenie
raportu WOT nastąpi nie później niż w ciągu 30 dni od dnia zakończenia danego fam tripu na
adres email [email protected]
2. Na podstawie niniejszej umowy Wspierający zobowiązuje się w trybie rocznym do raportowania
efektów realizacji programu wsparcia fam tripów przez okres minimum 3 lat.
3. Okresy raportowania rozpoczynają się z dniem zakończenia fam tripu.
§ 5 Zobowiązanie do niepodejmowania czynności szkodliwych
Strony wzajemnie zobowiązują się do niepodejmowania jakichkolwiek czynności, które mogłyby zagrozić
powodzeniu organizacji wizyty studyjnej lub naruszyć wizerunek miasta Warszawy lub WOT.
§ 6 Poufność i dane osobowe
1. Strony zobowiązują się do nieujawniania wobec osób trzecich uzyskanych danych osobowych
uczestników fam tripu.
2. Regulamin i jego załączniki, wzór Umowy i załączniki oraz zestawienie wsparcia udzielonego
członkom WOT w ramach programu partnerskiego są jawne zgodnie z ustawą z dnia 6 września
2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.).
3. Organizator oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych w stosunku do danych osobowych uczestników
organizowanego przez niego fam tripu oraz że uzyskał zgodę na ich przetwarzanie.
4. Organizator niniejszym udostępnia Wspierającemu dane osobowe uczestników fan tripu, których jest
administratorem. Udostępnienie danych osobowych następuje nieodpłatnie i nie narusza przepisów
prawa o ochronie danych osobowych.
§ 7 Kary Umowne
1.
W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Organizatora jednego, kilku lub
wszystkich obowiązków określonych w § 4 - § 6 Organizator zobowiązany będzie do zapłaty na
rzecz Wspierającego kary umownej w wysokości 50% przekazanych przez Wspierającego środków
za każde naruszenie.
2.
Wspierający może dochodzić od Organizatora naprawienia szkody na zasadach ogólnych w
zakresie przewyższającym wysokość kar umownych, o których mowa w ust. 1.
§ 8 Rozwiązanie Umowy
1.
Wspierającemu przysługuje prawo wypowiedzenia niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym
w przypadku:
- naruszenia jej postanowień przez Organizatora,
- stwierdzenia, że Organizator nie wykonał lub nienależycie wykonał obowiązki wynikające z
niniejszej umowy lub dokonania negatywnej oceny przebiegu fam tripu, na podstawie § 4 ust. 1 pkt f)
niniejszej umowy,
- działania lub zaniechania Organizatora, które uniemożliwiają należytą organizację wizyty studyjnej,
mogą negatywnie wpłynąć na wizerunek Wspierającego lub uniemożliwiają dalszą współpracę stron
w realizacji celu niniejszej umowy opartą na wzajemnym zaufaniu.
2.
Wypowiedzenie niniejszej umowy wymaga dla swej skuteczności zachowania formy pisemnej i jest
tożsame z wykluczeniem Organizatora z programu wsparcia dla fam tripów.
§ 9 Zmiany w Umowie
Wszelkie zmiany postanowień niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem
nieważności.
§ 10 Zasady ogólne
W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie zastosowanie mieć będą przepisy Kodeksu cywilnego.
§ 11 Zapisy końcowe
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
....................
W imieniu Organizatora
.....................
W imieniu Wspierającego
Załączniki do Umowy wsparcia fam tripu:
Załącznik nr 1 – program wizyty studyjnej.