Jak stosować nowe przepisy o zatrudnieniu terminowym

Jak stosować nowe przepisy o zatrudnieniu terminowym
Dziennik Gazeta Prawna, Monika Krzyszkowska-Dąbrowska, Jacek Szewczyk, Łukasz Sobolewski
Umowy na czas określony będzie można zawierać maksymalnie na okres 33 miesięcy, ale ich limit
zwiększy się z dwóch do trzech. Znikną też kontrakty na czas wykonania określonej pracy. Takie zmiany
wprowadzi nowelizacja kodeksu pracy, która wejdzie w życie 22 lutego 2016 r.
Ustawa z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1220)
wchodząca w życie 22 lutego 2016 r. fundamentalnie zmienia przede wszystkim kodeksowe ramy dotyczące
zatrudniania na czas określony. Kluczowe zmiany dotyczą limitów co do liczby umów terminowych i okresu ich
obowiązywania oraz nowych zasad wypowiadania.
Znowelizowany art. 251 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.; dalej:
kodeks pracy, k.p.) określa maksymalny łączny czas trwania angaży terminowych pomiędzy tym samym
pracodawcą a pracownikiem na okres nieprzekraczający 33 miesięcy, a ich liczbę ustala na trzy. Czwarta umowa
będzie oznaczała zatrudnienie na czas nieokreślony.
1. NA CO UWAŻAĆ PRZY ZLICZANIU UMÓW TERMINOWYCH WEDŁUG NOWYCH PRZEPISÓW
1) Ograniczenia dotyczą wyłącznie tego samego pracodawcy i pracownika
Będą się zliczać umowy na czas określony pomiędzy tymi samymi stronami stosunku pracy (przykładowo –
również w sytuacji zmiany nazwy pracodawcy lub przekształcenia pracodawcy ze spółki z o.o. w spółkę
komandytową). Nie będą się natomiast sumować umowy na czas określony zawierane przez pracownika z różnymi
podmiotami (pracodawcami) w ramach tej samej grupy kapitałowej czy też w różnych jednostkach
organizacyjnych mających status odrębnych pracodawców wewnętrznych (np. w oddziałach będących
samodzielnymi pracodawcami w rozumieniu art. 3 kodeksu pracy), jeżeli pracownik będzie w nich równolegle lub
kolejno zatrudniony. Nie jest jednak do końca jasne, jak powinny być traktowane umowy zawarte przez
poprzedniego pracodawcę w sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę na podstawie
art. 231 kodeksu pracy.
PRZYKŁAD
Następujące po sobie umowy z różnymi oddziałami spółki – wewnętrznymi pracodawcami
Spółka ma kilka oddziałów, z których każdy jest odrębnym pracodawcą wewnętrznym. Pracodawcą pracownika
jest najpierw oddział spółki w Krakowie. Wiążąca ich umowa na czas określony zostaje rozwiązana. Następnie
pracownik zostaje zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony przez oddział spółki w Warszawie.
W takiej sytuacji łączny limit okresu zatrudnienia i liczby umów terminowych będzie się liczył odrębnie dla
zatrudnienia w każdym z oddziałów spółki.
2) Zliczają się tylko te na czas określony
Ograniczenia dotyczą wyłącznie umów zawartych na czas określony. Dlatego do nałożonych limitów nie wliczają
się zakończone umowy o pracę na czas nieokreślony ani umowy o pracę na okres próbny. W rezultacie co do
zasady okres zatrudnienia czasowego najpierw na podstawie umowy o pracę na okres próbny (trwającej
maksymalnie 3 miesiące, wyjątkowo nowe przepisy dopuszczają w ściśle określonych wypadkach możliwość
ponownego zawarcia umowy o pracę na okres próbny), a następnie na podstawie umowy o pracę na czas
określony (maksymalnie 33 miesiące) wyniesie 36 miesięcy, czyli 3 lata.
PRZYKŁAD
Kontrakt terminowy po okresie próbnym
Po wejściu w życie nowelizacji pracownik został zatrudniony na okres próbny 3 miesięcy. Następnie pracodawca
zaoferował mu umowę na 3 lata (36 miesięcy). Umowa ta przekształci się w angaż bezterminowy po upływie 33
miesięcy, ale liczonych od pierwszego dnia trwania angażu terminowego, a nie od zatrudnienia na okres próbny.
3) Przerwy w zatrudnieniu nie mają znaczenia
Łączny okres 33 miesięcy i liczbę zawieranych umów należy liczyć niezależnie od przerw pomiędzy
poszczególnymi umowami terminowymi (zniesiona zostaje dotychczasowa zasada „zerowania” przy zliczaniu
umów na czas określony, gdy przerwa pomiędzy rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej przekroczyła
jeden miesiąc).
PRZYKŁAD
Półroczny odstęp między jedną a drugą umową
Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę na czas określony 9 miesięcy, po czym pracownik rozwiązał umowę i
wyjechał za granicę na 6 miesięcy. Po powrocie zgłosił się ponownie do pracodawcy, który zaoferował mu kolejną
umowę na czas określony. W takim przypadku czas zatrudnienia terminowego na podstawie obu umów będzie się
zliczał pomimo kilkumiesięcznej przerwy.
4) Nie można mnożyć kontraktów
Z kolei łączna liczba umów zawartych na czas określony nie będzie mogła przekraczać trzech. Oznacza to, że
czwarta taka umowa będzie się automatycznie przekształcać w bezterminową umowę o pracę. Co ważne, jeśli
dana umowa jest czwartą zawartą na czas określony, to będzie ona skutkować zatrudnieniem bezterminowym,
nawet jeżeli nie został przekroczony 33-miesięczny limit. Nie ma więc tutaj znaczenia łączny czas trwania
dotychczasowych umów terminowych.
PRZYKŁAD
Angaż bezterminowy po 1,5 roku
Pracownik zawarł ze swoim pracodawcą kolejno trzy umowy na czas określony – każdorazowo na okres 6
miesięcy. Po zawarciu czwartej takiej umowy stosunek pracy zatrudnionego przekształcił się z mocy prawa w
angaż bezterminowy. Nie ma znaczenia to, że pracownik przepracował do tego czasu na umowach terminowych
jedynie 18 miesięcy i nie przekroczył limitu 33 miesięcy.
2. CZY NOWE ZASADY DOTYCZĄ RÓWNIEŻ PRACOWNIKÓW TYMCZASOWYCH
Ograniczenia dotyczące umów terminowych nie mają zastosowania do pracowników tymczasowych. Do umów o
pracę zawartych między agencją pracy tymczasowej a takim pracownikiem nie stosuje się bowiem art. 25 1
kodeksu pracy. Stąd wprowadzone ograniczenia w umowach terminowych nie dotyczą pracowników
tymczasowych, do których stosuje się zasady wynikające z przepisów ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu
pracowników tymczasowych (Dz.U. nr 166, poz. 1608).
3. JAK STOSOWAĆ WYJĄTKI OD LIMITÓW ZATRUDNIENIA TERMINOWEGO
Limitu trzech umów lub łącznego czasu zatrudnienia w wymiarze 33 miesięcy nie będzie się stosować do angaży
terminowych zawieranych w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym, wykonywania pracy przez okres kadencji lub gdy
pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie. W każdym przypadku zatrudnienie czasowe
przekraczające limity będzie musiało służyć rzeczywistemu okresowemu zapotrzebowaniu pracodawcy i być
niezbędne w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. Obiektywne przyczyny, które mogą uzasadniać
wyłączenie limitów, to np. – w zależności od okoliczności – charakter wykonywanych zadań (np. projekty, które są
realizowane przez czas określony, w związku z umową zawartą pomiędzy pracodawcą a jego kontrahentem) bądź
też rodzaj działalności prowadzonej przez pracodawcę. W każdym przypadku wskazane jest szerokie opisanie w
takiej umowie okoliczności i przyczyn jej zawarcia, w celu uniknięcia w przyszłości ewentualnych sporów w tym
zakresie.
4. CZY PRACOWNIK MOŻE ZASKARŻYĆ UMOWĘ, KTÓRA POWOŁUJE SIĘ NA OBIEKTYWNE PRZYCZYNY
Pracodawca nie może się dowolnie powoływać na istnienie obiektywnych przyczyn uzasadniających wyłączenie
limitów zatrudnienia na czas określony. Przez obiektywne powody należy rozumieć w szczególności precyzyjne i
konkretne okoliczności charakteryzujące określoną działalność, a mogące wynikać zwłaszcza ze szczególnego
charakteru zadań, dla wykonania których umowę zawarto (tak w wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii
Europejskiej (TSUE) z 4 lipca 2006 r. w sprawie 212/04, Konstantinos Adeneler i inni v. Ellinikos Organismos
Galaktoz – ELOG). Przez szczególne zadania należy więc rozumieć np. takie projekty, które stanowią zamkniętą
całość i w związku z tym generują okresowe zapotrzebowanie na pracę. Będzie to np. inwestycja budowlana lub
projekt polegający na przeprowadzeniu ograniczonej czasowo kampanii marketingowej. Na stanowiskach
kierowniczych dodatkowym uzasadnieniem dla stosowania art. 25 1 par. 4 pkt 4 k.p. może być konieczność
sprawowania nadzoru nad całym procesem realizacji danego projektu. Innymi słowy zawarcie umowy terminowej
dłuższej niż 33 miesiące (lub więcej niż 3 razy) będzie musiało być uzasadnione istnieniem konkretnych
okoliczności związanych w szczególności z działalnością, o którą chodzi, i z warunkami jej wykonywania
(postanowienie TSUE z 24 kwietnia 2009 r. w sprawie C-519/08, Archontia Koukou v. Elliniko Dimosio).
W poszczególnych sytuacjach zasadność zawarcia umów na dłuższe okresy niż wynikające z kodeksu pracy, może
być kwestionowana przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP), w szczególności po zawiadomieniu jej w formie
pisemnej lub elektronicznej o tym przez pracodawcę w terminie 5 dni roboczych od zawarcia angażu
terminowego.
Pracownik może zgłosić problem do PIP, która jest uprawniona w szczególności do kontroli umów o pracę na czas
określony w tym zakresie. Pracownik będzie mógł również zakwestionować zasadność przyczyn zawarcia umowy
na czas określony ponad ustawowe limity w postępowaniu sądowym, w szczególności dochodząc ustalenia, że
została zawarta umowa o pracę na czas nieokreślony. W ostatecznym brzmieniu nowelizacji nie znalazł się
przepis, który w projekcie ustawy dawał inspektorom pracy uprawnienie do wytaczania powództw w imieniu
pracowników (oraz do wstępowania do postępowań już się toczących) o ustalenie, że w związku z niespełnieniem
przesłanek określonych w art. 251 par. 4 k.p. została zawarta umowa bezterminowa.
PRZYKŁAD
Kilkuletnie zadanie gospodarcze
Pracodawca zawarł kontrakt na realizację terminowego zadania na okres 4 lat. Rozważa zatrudnienie pracownika
na stanowisku kierownika projektu na podstawie umowy o pracę na czas określony 4 lat. W tym przypadku
istnieją argumenty za zawarciem długoterminowej 4-letniej umowy o pracę na czas określony ze względu na
terminowy charakter projektu. Pracodawca będzie miał obowiązek zadbać, aby przyczyny zawarcia umowy na
okres przekraczający 33 miesiące zostały wskazane bezpośrednio w samej umowie, oraz poinformować o
zawarciu umowy PIP (pisemnie lub elektronicznie) wraz ze wskazaniem przyczyn, w terminie 5 dni roboczych od
jej zawarcia.
5. JAKIE PUŁAPKI NIOSĄ NOWE ZASADY WYPOWIADANIA UMÓW NA CZAS OKREŚLONY
Rewolucję stanowią zasady wypowiadania umów terminowych. Umowy o pracę na czas określony będą
wypowiadane z zachowaniem tych samych terminów (nie zaś zupełnie tych samych zasad), co umowy na czas
nieokreślony. Chodzi przy tym o okres zatrudnienia u danego pracodawcy – dlatego zliczać się będą wcześniejsze
zakończone okresy pracy w tym samym zakładzie pracy, bez względu na rodzaj uprzednio zawartej umowy. Aby
uniknąć zastosowania dłuższych okresów wypowiedzenia, pracodawcy powinni wypowiedzieć wiążące ich umowy
jeszcze przed wejściem w życie nowelizacji, jeżeli planują zakończenie współpracy z poszczególnymi
pracownikami.
Co ważne, dotyczyć to będzie również umów na zastępstwo. Wygodny 3-dniowy okres wypowiedzenia umów na
zastępstwo odchodzi więc do przeszłości. Oznacza to, że jeśli zastępujący pracownik będzie wykonywał pracę
odpowiednio długo, to okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo wyniesie nawet 3 miesiące. Na starych
zasadach będą nadal wypowiadane umowy o pracę na okres próbny.
PRZYKŁAD 6
Wydłużenie okresu wypowiedzenia
Pracodawca zawarł umowę na zastępstwo na czas nieobecności pracownika przebywającego na urlopie
bezpłatnym, który został udzielony na okres 4 lat. Po 3 latach do rozwiązania takiej umowy na zastępstwo będzie
stosowany trzymiesięczny okres wypowiedzenia.
6. CZY I JAK PRACODAWCY BĘDĄ MOGLI WYPOWIADAĆ UMOWY TRWAJĄCE NA DZIEŃ WEJŚCIA W ŻYCIE
NOWELIZACJI
Można tu wyróżnić trzy przypadki.
Pierwszy: jeżeli 22 lutego 2016 r. będzie biegł okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na starych
zasadach, nowe reguły wypowiadania umów nie będą miały do niej zastosowania.
Drugi: obowiązujące umowy na czas określony, które nie zawierają klauzul zezwalających na ich wcześniejsze
wypowiedzenie albo zostały zawarte na okres nieprzekraczający sześciu miesięcy, zasadniczo nie będą mogły
zostać jednostronnie zakończone po wejściu w życie nowych przepisów (z zastrzeżeniem dopuszczalności ich
rozwiązywania z przyczyn dotyczących pracodawcy na zasadach określonych w ustawie z 13 marca 2003 r. o
szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników;
t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 192).
Przy czym zasadniczo brak możliwości jednostronnego zakończenia będzie dotyczył okresu maksymalnie 33
miesięcy od wejścia w życie ustawy, ponieważ do umów na czas określony trwających w dniu wejścia w życie
nowelizacji stosować się będzie nowe przepisy w zakresie dopuszczalnego czasu ich trwania oraz dopuszczalnej
liczby takich umów. Stąd umowy na czas określony trwające w dniu wejścia w życie nowelizacji, a zawarte z
innych przyczyn niż te wyłączające 33-miesięczny limit czasowy, przekształcą się w umowy na czas nieokreślony
po jego upływie i będą wypowiadalne na ogólnych zasadach. Do 33-miesięcznego okresu zatrudnienia wliczany
będzie okres przypadający od dnia wejścia w życie ustawy. Natomiast należałoby uznać, choć nie jest to zupełnie
jasne, że jeżeli umowy na czas określony zostały zawarte przed wejściem w życie nowelizacji z przyczyn, o których
mowa w nowym art. 25 1 par. 4 kodeksu pracy, i nie zawierają klauzuli o możliwości wcześniejszego
wypowiedzenia, to nie będą mogły zostać wypowiedziane.
Ostatni trzeci przypadek: dotyczy sytuacji, w której umowa trwająca w dniu wejścia w życie nowelizacji została
zawarta na okres dłuższy niż 6 miesięcy i zawiera klauzulę o możliwości jej rozwiązania z zachowaniem
dwutygodniowego okresu wypowiedzenia. Do takiej umowy będą się stosować nowe dłuższe okresy
wypowiedzenia. Przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia umów o pracę na czas określony trwających w
dniu wejścia w życie nowelizacji, których wypowiedzenie nastąpi z początkiem obowiązywania nowych zasad, nie
będą uwzględniane okresy zatrudnienia u danego pracodawcy przypadające przed nowelizacją.
7. CZY TRWAJĄCE UMOWY CZASOWE BĘDĄ Z DNIEM WEJŚCIA W ŻYCIE NOWELIZACJI UMOWAMI NA CZAS
NIEOKREŚLONY
Zasadniczo 22 lutego 2016 r. będzie datą graniczną dla naliczania okresów oraz liczby dla trwających umów o
pracę na czas określony, mających wpływ na długość terminu wypowiedzenia oraz ewentualne
przekwalifikowanie angażu terminowego w kontrakt na czas nieokreślony.
Przy czym umowa o pracę na czas określony trwająca w dniu wejścia w życie nowych regulacji będzie traktowana
jako pierwsza z dopuszczalnego limitu trzech takich umów, chyba że została zawarta jako druga umowa w
rozumieniu obecnie obowiązujących przepisów (to znaczy, że przerwa między rozwiązaniem umowy terminowej,
które nastąpiło przed dniem wejścia w życie nowelizacji, a zawarciem kolejnej umowy na czas określony nie
przekroczyła jednego miesiąca). Natomiast zawarta między tymi samymi stronami trzecia terminowa umowa o
pracę zostanie zakwalifikowana jako umowa o pracę na czas nieokreślony, jeśli pracodawca i pracownik zawarli
przed dniem wejścia w życie nowelizacji dwie umowy na czas określony, przy czym druga umowa rozwiązała się
najwcześniej na miesiąc przed, a najpóźniej w dniu wejścia w życie nowelizacji i w ciągu miesiąca od wygaśnięcia
poprzedniej umowy została zawarta trzecia umowa terminowa.
Przekwalifikowanie trwającej, długoletniej umowy o pracę zawartej na czas określony w bezterminową umowę o
pracę nastąpi po upływie 33 miesięcy od wejścia nowelizacji w życie. Oznacza to, że umowy trwające w tym dniu i
1
zawarte na ponad 33 miesiące powinny być uzasadnione jednym z wyjątków wskazanych w nowym art. 25 par. 4
kodeksu pracy, aby uniknąć takiego przekwalifikowania. Pracodawca i pracownik będą mieli obowiązek
uzupełnienia takich umów w terminie 3 miesięcy od wejścia w życie ustawy o informacje dotyczące celu lub
okoliczności danego przypadku poprzez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających
zawarcie takiej umowy.
PODSUMOWANIE
W każdym przypadku przed dniem wejścia w życie nowelizacji pracodawcy muszą zrobić przegląd zawartych
umów na czas określony, aby ustalić, jakie będą zasady ich rozwiązywania oraz obowiązywania, jak również
czego będą musieli dopełnić po wejściu w życie nowelizacji, w szczególności w poniższych przypadkach.
Przede wszystkim pracodawcy powinni ustalić, na jaki okres zostały zawarte umowy i czy przewidują one
możliwość wcześniejszego rozwiązania za wypowiedzeniem. Jeżeli umowy zostały zawarte na okres
przekraczający limit ustawowy i kwalifikują się do wyjątków od 33-miesięcznego limitu, wówczas zatrudniający
będzie musiał – po pierwsze – zawrzeć z pracownikiem aneks do takiej umowy wskazujący na przyczyny lub
okoliczności jej zawarcia (nowelizacja nie zakreśla terminu na uzgodnienie takiego aneksu – z tym że w każdym
przypadku powinien on zostać zawarty w terminie 3 miesięcy od wejścia w życie ustawy – i nie wskazuje
równocześnie, co stanie się, jeżeli pracownik np. odmówi jego zawarcia). Po drugie – w terminie 5 dni
roboczych od uzupełnienia umowy o pracę o przypadek dotyczący obiektywnych przyczyn po stronie
pracodawcy powiadomić o tym właściwego okręgowego inspektora pracy wraz ze wskazaniem przyczyn
zawarcia umowy.
Ponadto na pracodawcach będących stroną umów na czas określony, do których będą miały zastosowanie w
szczególności nowe zasady wypowiadania, będzie ciążył obowiązek powiadomienia o tym pracowników,
zgodnie z art. 29 par. 32 k.p.
Jeżeli pracodawca będzie chciał zmodyfikować obowiązujące umowy w związku z przepisami nowelizacji,
wówczas powinien tego dokonać, zawierając z pracownikiem aneks do umowy o pracę wprowadzający zmiany
przed 22 lutego 2016 r.