08. Odpowiedż na zapytania ws. SIWZ / Zmiana SIWZ
advertisement
Biuro Zamówień Publicznych Politechniki Lubelskiej ul. Nadbystrzycka 40A/5 20-618 Lublin Lublin dnia: 2017-03-31 Sygnatura: BZP/PN/4/2017 Pismo: BZP/59/2017 Uczestnicy postępowania ODPOWIEDŹ na zapytania w sprawie SIWZ zmiana SIWZ Szanowni Państwo, Uprzejmie informujemy, iż w dniu 2017-03-29 do Zamawiającego wpłynęła prośba o wyjaśnienie zapisu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) w trybie przetarg nieograniczony, na: Świadczenie dostępu do korzystania z usług rekreacyjno-sportowych dla pracowników Politechniki Lubelskiej, Treść wspomnianej prośby jest następująca : 1) Czy Zamawiający zgadza się dokonać modyfikacji treści Wzoru Umowy w §2 punkt 6, tj. Zobowiązana Wykonawcy w następujący sposób: "Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania Zamawiającego o zmianach w zakresie liczby dostępnych obiektów sportowych, bez konieczności sporządzania aneksu do Umowy bądź zamieszczenia tych zmian na stronie internetowej, na której będzie dostępna aktualna lista obiektów sportowo-rekreacyjnych". Tym samym zwracamy się z prośbą o wykreślenie z kar umownych §7 punkt g oraz wykreślenie z SOZ z punktu g) akapitu 3 zawierającego wskazane zobowiązanie Wykonawcy. Informacja dla Zamawiającego: Wykonawca ma możliwość informowania na bieżąco, jeśli jakiś obiekt zmieni zakres usług, które są dostępne w danym obiekcie, bądź o jakichkolwiek innych zmianach, np. w przypadku nawiązania współpracy z nowym obiektem. Nie ma jednak możliwości, w niektórych wypadkach, do przekazania takiej informacji na 7 dni przed pojawieniem się zmiany, zwłaszcza w przypadkach wypowiedzeń umów bez zachowania okresu wypowiedzenia. W takim wypadku Wykonawca nie będzie w stanie wywiązać się z zobowiązań, a tym samym naraża się na kary umowne (§7 punkt g). Wszelkie zmiany odnośnie zmian w dostępności obiektów są każdorazowo zamieszczane na stronie internetowej Wykonawcy. 2) Zwracamy się z prośbą o doprecyzowanie terminów związanych z dostarczeniem przez Zamawiającego listy Użytkowników objętych programem (§3 punkt 1) oraz z dostarczeniem przez Wykonawcę kart do siedziby Zamawiającego (§2 punkt 4). W chwili obecnej zapisy się System ProPublico © Datacomp wykluczają, gdyż Zamawiający zapisał, iż dostarczy listę Użytkowników na minimum 5 dni roboczych przed rozpoczęciem każdego kolejnego Okresu Rozliczeniowego, zaś Wykonawca ma obowiązek dostarczyć je najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem Okresu Rozliczeniowego. Wykonawca informuje, iż minimalny termin na wydruk i personalizację kart, na podstawie przesłanej listy Użytkowników to minimum 6 dni roboczych. Proponujemy zatem, aby Zamawiający dostarczył listę Użytkowników na minimum 10 dni roboczych przed rozpoczęciem każdego kolejnego Okresu Rozliczeniowego, zaś Wykonawca ma obowiązek dostarczyć je najpóźniej na 4 dni przed rozpoczęciem Okresu Rozliczeniowego. 3) Co Zamawiający ma na myśli zobowiązując Wykonawcę w §2 punkt 3 do udostępnia Użytkownikom, zaakceptowany przez Zamawiającego Program, w terminie 7 dni od dnia zawarcia Umowy? Czy dotyczy to regulaminu korzystania z kart wraz z wykazem usług i obiektów na terenie Polski i aglomeracji Lublin-Świdnik? 4) Zwracamy się z uprzejmą prośbą o zmianę zapisu w punkcie h) Szczegółowego Opisu Zamówienia w następujący sposób: "Co do zasady Użytkownicy powinni mieć zapewniony nielimitowany dostęp do obiektów, tj. dający możliwość korzystania z różnych usług w różnych obiektach sportowych tego samego dnia, tygodnia czy miesiąca bez deklaracji korzystania z określonej lokalizacji. Dostęp do obiektów ma mieć charakter nieograniczony czasowo, dający możliwość korzystania z usług bez limitu czasowego, przez 7 dni w tygodniu, w godzinach otwarcia danego obiektu, chyba że grafik, regulamin wewnętrzny obiektu lub umowa współpracy między obiektem sportowo-rekreacyjnym a Wykonawcą stanowi inaczej". 5) Czy Zamawiający zgadza się dokonać modyfikacji treści Projektu Umowy w §8 punkt 4 (Ochrona Danych Osobowych) w następujący sposób: "Wykonawca przetwarza dane osobowe użytkowników kart w oparciu o art. 23 ust. 1 pkt 1 Ustawy, na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, wyrażonej przed przystąpieniem do Programu" oraz poprzez dodanie w §8 punktu 6: "Kwestie dotyczące ochrony danych osobowych nie uregulowane w niniejszym paragrafie zostaną ustalone w drodze operacyjnej na piśmie pod rygorem nieważności". 6) W nawiązaniu do punktu i) Szczegółowego Opisu Zamówienia oraz §2 punkt 9 Projektu Umowy, prosimy o wykreślenie sformułowania "z zastrzeżeniem, iż ilość takich obiektów nie może przekroczyć 50% liczby wszystkich wykazanych w ofercie obiektów", gdyż w zdecydowanej większości obiektów sportowo-rekreacyjnych, z którymi wykonawca ma podpisane umowy o współpracy, usługi są ograniczone czasowo, tzn. odbywają się zgodnie z grafikiem zajęć. Większość usług dostępnych w obiektach trwa nie krócej niż 45 minut, a w przypadku saun 30 minut. Ponadto część obiektów nie świadczy usług we wszystkie dni tygodnia, a co więcej, świadczy je tylko w wybranych godzinach w ciągu dnia, np. poprzez wynajęcie sali do prowadzenia sztuk walki czy zajęć tanecznych. Według wyliczeń wykonawcy 10% obiektów na terenie aglomeracji Lublin-Świdnik umożliwia skorzystanie z usług bez jakichkolwiek ograniczeń. W związku z tym zwracamy się również z prośbą o nierozgraniczanie w kryterium oceny ofert obiektów z ograniczeniami i bez ograniczeń oraz o wykreślenie z kar umownych w §7 punktu h) w powyższym zakresie. System ProPublico © Datacomp Informacja dla Zamawiającego: Każdy z operatorów kart sportowych działających na polskim rynku oferuje dostęp do usług w obiektach, zgodnie z regulaminem obiektu oraz ogólnodostępnym grafikiem obiektu, który obowiązuje wszystkich Użytkowników kart sportowych, na co wykonawca nie ma wpływu. Zatem nałożony limit czasowy jest związany z czynnikami niezależnymi od Wykonawcy. Niestety, w przypadku negatywnej odpowiedzi Zamawiającego, Wykonawca nie spełnia wymagań stawianych przez Zamawiającego, a tym samym mając także świadomość ryzyka kar umownych, nie będzie w stanie złożyć oferty w niniejszym postępowaniu. 7) Czy składanie zamówień na karty imienne dla Państwa Pracowników odbywać się może za pomocą internetowej platformy internetowej? Informacja dla Zamawiającego: Według Wykonawcy takie rozwiązania znacznie ułatwi oraz przyspieszy proces składania zamówień na karty sportowo - rekreacyjne oraz umożliwi Zamawiającemu wgląd w aktualne oraz archiwalne zamówienia, a także umożliwi ich prostą edycję w przypadku konieczności naniesienia zmian. Ponadto stosowanie systemu elektronicznej platformy internetowej praktycznie eliminuje błędy powstające zazwyczaj w trakcie wypełniania tradycyjnych plików Excel, co przekłada się na efektywność współpracy pomiędzy Zamawiającym oraz Wykonawcą w trakcie realizacji umowy. Stanowisko (wyjaśnienia) Zamawiającego w przedmiotowej kwestii jest następujące: Ad. 1. Zamawiający dopuszcza skrócenie terminów do 3 dni, pozostałe zapisy pozostają. Ad. 2. Zgadzamy się na zaproponowaną zmianę. Ad. 3. Zgodnie z §2 ust. 1 wzoru umowy Programem jest program sportowo-rekreacyjny będący zestawem usług świadczonych z uwzględnieniem potrzeb Użytkownika. Program powinien w szczególności uwzględniać zasady korzystania z kart i obiektów w zakresie zgodnym z SIWZ. Ad. 4. Zamawiający dopuszcza częściową zmianę: „Co do zasady Użytkownicy powinni mieć zapewniony nielimitowany dostęp do obiektów, tj. dający możliwość korzystania z różnych usług w różnych obiektach sportowych tego samego dnia, tygodnia czy miesiąca bez deklaracji korzystania z określonej lokalizacji. Dostęp do obiektów ma mieć charakter nieograniczony czasowo, dający możliwość korzystania z usług bez limitu czasowego, przez 7 dni w tygodniu, w godzinach otwarcia danego obiektu. Ad. 5. Zamawiający wyraża zgodę na dokonanie modyfikacji § 8 ust. 4 oraz nie wyraża zgody na dodanie § 8 ust. 6. Ad. 6. Zamawiający dopuszcza zmianę wymaganej ilości obiektów bez ograniczeń (25% obiektów bez ograniczeń / 75 % obiektów z ograniczeniami), w związku z czym otrzymują nowe brzmienie punkt i) Szczegółowego Opisu Zamówienia oraz §2 punkt 9 Projektu Umowy „z zastrzeżeniem, iż ilość takich obiektów nie może przekroczyć 75% liczby wszystkich wykazanych w ofercie obiektów”. Zamawiający nie zmienia kryteriów oceny ofert. Ad. 7. Nie System ProPublico © Datacomp W związku z udzielanymi odpowiedziami zmianie ulegają zapisy Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i jej załączniki. Dodatkowo zmianie ulegają zapisy Wzoru umowy, w szczególności § 7 ust. 1 pkt. h, a poprawiony wzór umowy stanowi załącznik do niniejszego pisma. Informujemy, że zgodnie z wymogiem art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.), stanowisko Zamawiającego zostało rozesłane do wszystkich wykonawców, którym przekazano SIWZ. Zamawiający System ProPublico © Datacomp
