Tytuł
advertisement
Doświadczenia Firmy BIATEL S.A. we Wdrażaniu Elektronicznych Usług dla Ludności Województwa Podlaskiego 2006-2007 Cyfrowy Urząd i Elektroniczny Obieg Dokumentów 12 października 2007 PROJEKT I JEGO ZAŁOŻENIA Wdrożenie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego • Ułatwienie mieszkańcom województwa kontaktu i załatwiania spraw w urzędach administracji samorządowej • Umożliwienie efektywniejszej współpracy administracji samorządowej z nowoczesną gospodarką • Umożliwienie i wsparcie samorządów w realizacji zobowiązań ustawowych • Obniżenie kosztów załatwiania spraw w urzędach HISTORIA UDZIAŁU FIRMY BIATEL W PROJEKCIE • 2001 – początek analizy i prac nad projektem FlowER Urząd • 2003 – wdrożenie systemu obiegu dokumentów FlowER w Urzędzie Marszałkowskim • 2003 – uruchomienie portalu Wrota Podlasia • 2004 – pilotażowe wdrożenie EOD FlowEr w 12 JST • 2006 – wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w 98 jednostkach JST w tym w trzech największych miastach • 2007 – uruchomienie nowej wersji Wrót Podlasia • 2007 – uruchomienie Cyfrowego Urzędu i Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta ZAKRES WDROŻENIA • Analiza i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w 97 jednostkach samorządowych • Przygotowanie i wdrożenie Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta • Opracowanie nowej wersji systemu Wrót Podlasia • Uruchomienie nowej wersji BIP i jednolitej platformy CMS SCHEMAT SYSTEMU UMWP JST FlowER CMS/BIP eBOI FlowER JST eUrząd FlowER Wrota Podlasia Cyfrowy Urząd HARMONOGRAM I REALIZACJA PRAC Harmonogram • • • Luty – maj 2006 analiza Maj – wrzesień 2006 implementacja Wrzesień – maj 2007 wdrożenia i instruktaże Od zakończenia projektu 2007 kontynuujemy ciągły rozwój systemu i doszkalanie użytkowników zgodnie z ich potrzebami ANALIZA Zakres: • • Procesy obiegu dokumentów w samorządach, sprawy możliwe do realizacji przez EBOI Na miejscu przeanalizowano 44 urzędy typów A-P, dodatkowe efekty analizy przygotowano na podstawie dokumentów Narzędzia: • • • Szablony do mapowania procesów obiegu dokumentów Formularze do przeniesienia struktury organizacyjnej i struktury urzędów do baz startowych Ankiety dotyczące BIP, sprawy załatwiane w ramach EBOI Efektem działania była specyfikacja i przygotowanie baz startowych, zidentyfikowanie około 1000 procedur oraz rozbudowanie kompetencji w zakresie pracy urzędów IMPLEMENTACJA Zakres: • • • • • Na podstawie analizy rozbudowano oprogramowanie o ponad 150 funkcji Przygotowano 98 baz startowych dla każdej z JST Przygotowano nową wersję Wrót Podlasia Opracowywano szczegółowy harmonogram wdrożenia Oprogramowanie przygotowano z uwzględnieniem specyfiki pracy każdego z samorządów W efekcie stworzyliśmy oprogramowanie ściśle odpowiadające potrzebom i metodyce pracy urzędów WDROŻENIA Czas trwania: od września do grudnia 2006 w 94 Jednostkach Samorządu Terytorialnego od września do lutego 2007 w Urzędach Miejskich w Suwałkach i Łomży od września do maja 2007 Urząd Miejski w Białymstoku Zakres: • • • • Instalacja serwerów urzędowych wraz z przygotowanymi wcześniej bazami danych Instalacja stanowisk łącznie ponad 2000 Zweryfikowanie konfiguracji w każdym z urzędów Rozwinięcie wyników analizy o wnioski z praktyki stosowania systemu Efektem był gotowy do użytkowania system obiegu dokumentów. INSTRUKTAŻE STANOWISKOWE Zakres: • • • • 3 godziny dla każdego użytkownika Instruktaże dopasowane były do roli każdego z użytkowników: osoby kierujące, sekretariat, stanowisko pracy merytorycznej, administrator Przygotowano skrypty szkoleniowe Podręczniki użytkownika wraz materiałami instalacyjnymi dla każdego urzędu Łącznie przeprowadzono ponad 2500 instruktaży NADZÓR AUTORSKI – DOSTOSOWYWANIE I CIĄGŁY ROZWÓJ • Ciągły rozwój produktu – iteracyjny rozwój systemu • Weryfikacja analizy w trakcie wdrożenia i implementacja dodatkowych funkcji • Sprawdzony trójstopniowy system wsparcia użytkowników • Analiza planowanych zmian legislacyjnych oraz aktualizacja oprogramowania WYNIKI PRACY – ILOŚĆ URZĘDÓW I STANOWISK • W wyniku działań uruchomiono system w 98 urzędach w tym w Urzędzie Marszałkowskim • Zainstalowano ponad 2000 stanowisk • Przeprowadzono instruktaże dla ponad 2500 użytkowników • Uruchomiono centralne Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta zintegrowane z 3 lokalnymi EBOI WYNIKI PRACY – URZĄD MIASTA WASILKÓW System: • • • • • Uruchomiono 40 stanowisk Jeden punkt rejestracji i wpływu pism Do dnia dzisiejszego zarejestrowano ponad 9 tysięcy pism Cały urząd objęty EOD Od 1 stycznia 2008 dokumenty w postaci papierowej nie będą przekazywane na stanowiska pracy. Warunki powodzenia: • • Decyzja o użytkowaniu systemu na wysokim szczeblu – zaangażowanie burmistrza Zaangażowanie pracowników na każdym stanowisku WYNIKI PRACY – URZĄD MIEJSKI W BIAŁYMSTOKU System • • • • Do maja 2007 ponad 430 stanowisk Nowa struktura w trakcie wdrożenia Dodatkowe trwają instalacje: do końca roku cały Urząd Miejski zostanie objęty EOD 15 tysięcy pism od czerwca (w chwili obecnej około 600 pism dziennie) Warunki powodzenia • • • Zaangażowanie kadry kierowniczej i zrozumienie korzyści wynikających z wdrożenia EOD Zaangażowanie i ciągłe doszkalanie pracowników Elastyczność dostawcy systemu i rozbudowywanie funkcji zgodnie z sugestiami i potrzebami Urzędu DOŚWIADCZENIA – ZAANGAŻOWANIE URZĘDU Warunkiem krytycznym jest zaangażowanie urzędu i zrozumienie korzyści Im szerszy zakres tym większa użyteczność systemu i większe szanse powodzenia Konieczność szkoleń – instruktaże nie zapewniają komfortu pracy PERSPEKTYWY ROZWOJU SYSTEMÓW EOD • Rozwój ilościowy – ciągłe instalacje, zwiększanie ilości stanowisk • Rozwój jakościowy – nowe funkcje i wprowadzanie nowych technologii • Podążanie systemu za dynamicznymi zmianami otoczenia prawnego i postępami informatyzacji państwa • Dodatkowe szkolenia • Wdrożenia w jednostkach zależnych • Rozwój idei mobilnego, bliskiego mieszkańcowi urzędu EFEKTY – SYSTEM DLA ADMINISTRACJI • W efekcie prac powstał dojrzały system obiegu dokumentów w bardzo dobry sposób zaspokajający potrzeby jednostek administracji publicznej i od nich zależnych • Dzięki dużej ilości wdrożeń system umożliwia elastyczne dopasowanie do specyfiki i potrzeb każdego urzędu • Na bazie doświadczeń systemu FlowER powstała wersja do wymiany dokumentów niejawnych wdrażana obecnie w instytucji rządowej DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Zapraszamy do dyskusji BIATEL SA DEPARTAMENT INFORMATYKI WARSZAWA BIAŁYSTOK Metropolitan, Plac Piłsudskiego 1 00-078 Warszawa tel. +48 22/ 59 77 777 fax.+48 22/ 59 77 779 ul. Ciołkowskiego 2/2, 15-245 Białystok tel. +48 85/ 74 59 900 fax.+48 85 / 74 59 903 www.biatel.pl www.biatel.pl Krzysztof Kulesza [email protected]
