Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Szczecinie
advertisement
WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI FB-3.431.2.3.2016.4.AB Szczecin, dnia sierpnia 2016 r. Pan Maciej Prost Zachodniopomorski Wojewódzki Lekarz Weterynarii Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1, art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), w dniach od 18 do 20 maja 2016 r. została przeprowadzona kontrola pozaplanowa w trybie zwykłym w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Szczecinie przy ul. Ostrawickiej 2, 71-337 Szczecin. Kontrolę przeprowadził zespół kontrolerów w składzie*: 1. Arleta Borek – inspektor wojewódzki, 2. Monika Hawryluk – inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnienia nr 2.3/1/16 z dnia 11 maja 2016 r. W związku z wejściem w życie z dniem 6 lipca 2016 r. statutu Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, nadanym zarządzeniem Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 205/2016 z dnia 19 kwietnia 2016 r., pracownicy Oddziału Kontroli i Nadzoru nad Realizacją Budżetu w Wydziale Finansów i Budżetu, zostali włączeni w strukturę Wydziału Kontroli. Kontrolę przeprowadzono w zakresie prawidłowości prowadzonego nadzoru przez Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Szczecinie nad Powiatowymi Inspektoratami Weterynarii województwa zachodniopomorskiego w zakresie prowadzonej gospodarki finansowej w 2014 r. Okres objęty kontrolą: 2014 rok. Działania kierownika Jednostki dotyczące prowadzonego nadzoru przez Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Szczecinie nad Powiatowymi Inspektoratami Weterynarii województwa zachodniopomorskiego w 2014 r. w następujących obszarach: 1. nadzoru nad zasadnością i efektywnością dokonanych wydatków przez PIW-y: ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami; 2. nadzoru nad prawidłowością pobierania dochodów SP - ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami, 3. nadzoru nad prawidłowym rozliczaniem inwestycji finansowanych ze środków SP - ocenia się negatywnie, 4. nadzoru nad rozliczaniem środków finansowanych w ramach zaplanowanych efektów oraz sporządzaniem sprawozdań finansowych - ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. Wskazane powyżej oceny zostały oparte na następujących ustaleniach. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie Wały Chrobrego 4, 70–502 Szczecin tel. 91 4303-315, 91 4342-413, fax 91 4330-250 www.szczecin.uw.gov.pl, e-mail: [email protected] Informacja dla Obywatela www.obywatel.gov.pl tel. 222-500-109 lub 222-500-115 Podstawy prawne do przeprowadzenia kontroli: art. 6 ust. 4 pkt 1, art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), W okresie od 09 do 26 czerwca 2015 r. została przeprowadzona kontrola w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Szczecinie w zakresie prawidłowego gospodarowania finansami Jednostki, prowadzenia kontroli zarządczej oraz nadzoru WIW nad Powiatowymi Inspektoratami Weterynaryjnymi w zakresie prowadzonej gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od 01.01.2014 r. do 31.03.2015 r. W związku z podjętymi działaniami kontrolnymi w Powiatowych Inspektoratach Weterynarii województwa zachodniopomorskiego (w okresie od 17 sierpnia do 1 grudnia 2015 r. zostało przeprowadzonych 19 planowych kontroli w zakresie prowadzonej gospodarki finansowej), podjęto decyzję o wyłączeniu z oceny w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 04.11.2015 r., obszaru dotyczącego prowadzonego nadzoru WIW nad Powiatowymi Inspektoratami Weterynaryjnymi. Ocenę prowadzonego nadzoru przez Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Szczecinie nad Powiatowymi Inspektoratami Weterynarii województwa zachodniopomorskiego w 2014 r., oparto na wynikach z przeprowadzonych kontroli w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii, w Powiatowych Inspektoratach Weterynarii oraz zebranej dokumentacji i wyjaśnieniach jednostki składanych w trakcie czynności kontrolnych przeprowadzonych na podstawie ww. upoważnienia. Zestawienie stwierdzonych nieprawidłowości w IW PIW województwa zachodniopomorskiego dotyczących prowadzonej gospodarki finansowej w 2014 r. stanowi załącznik do akt kontroli. (dowód: akta kontroli od str. 15-18) 1. Realizacja kontroli bieżących przeprowadzonych w 2014 r. przez Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Powiatowych Inspektoratach Weterynarii w zakresie gospodarki finansowej. Podczas kontroli przeprowadzonej przez pracowników ZUW w Szczecinie w okresie od 09 do 26 czerwca 2015 r. w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Szczecinie, dokonano analizy działań kontrolnych w 2014 r. wykonywanych przez WIW w ramach nadzoru nad Powiatowymi Inspektoratami Weterynarii. W harmonogramie kontroli finansowo – księgowych na 2014 r. zaplanowanych było sześć jednodniowych kontroli w Powiatowych Inspektoratach Weterynarii (tj. Choszcznie, Pyrzycach, Gryficach, Świdwinie, Koszalinie oraz Szczecinku). Decyzją ZWLW kontrola w IW PIW Koszalin została odwołana i przeniesiona na 2015 r. Pozostałe kontrole w pięciu Powiatowych Inspektoratach Weterynarii pracownicy WIW przeprowadzili w październiku. Kontrolą objęto tylko okres IV kwartału 2013 r. Zachodniopomorski Wojewódzki Lekarz Weterynarii w Szczecinie w trakcie ówczesnej kontroli przeprowadzonej przez pracowników ZUW, udzielił następującej informacji w zakresie kontroli finansowych w PIW w 2014 r.: 2 „W okresie od 01.01.2014 r. do 31.12.2014. r. w siedzibach Powiatowych Inspektoratów Weterynarii przeprowadzono, zgodnie z harmonogramem kontroli na 2014 rok, 5 kontroli finansowych dokonując na miejscu doboru dokumentów. Kontrole przeprowadzono w trybie zwykłym stosując kryteria legalności, które obejmują zgodność działania z przepisami obowiązującymi powszechnie i przepisami wewnętrznymi oraz rzetelności, które obejmują dokumentowanie określonych działań lub stanów faktycznych we właściwej formie i wymaganych terminach z zachowaniem należytej staranności i terminowości: a. prawidłowość realizacji dochodów budżetowych z tytułu nadzoru, b. terminowość pobierania i odprowadzania dochodów na centralny rachunek bankowy budżetu państwa, c. zgodność i prawidłowość wykonania wydatków z planowanym przeznaczeniem, d. prawidłowość wykorzystania środków finansowych, w tym zakres zrealizowanych zadań, e. kontrola prawidłowości sporządzania sprawozdań budżet. (Rb–23, Rb–27, Rb28). Kontrole zostały przeprowadzone w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w: Choszcznie, Pyrzycach, Gryficach, Świdwinie oraz Szczecinku. W wyniku przeprowadzonych kontroli stwierdzono kilka powtarzających się nieprawidłowości: Lp. 1. 2. 3. 4. Nieprawidłowości stany księgowe w niektórych miesiącach były niezgodne za stanami ujętymi w sprawozdaniach Rb-28, z wyjaśnień Gł. księgowej wynika, iż stany były zgodne, ale nie dokonywano na bieżąco zapisu technicznego w systemie finansowym, czyli brakowało korekty czystości obrotów sald; błędy w wypełnianiu rachunku kosztów podróży służbowych pracowników (pomijano lub niewłaściwie wypełniano niektóre rubryki mogące stanowić przyczynę nieprawidłowego rozliczenia należności z tyt. odbytej podróży służbowej, braki podpisu gł. księgowego i kierownika jednostki); dokonano nieprawidłowej korekty danych (brak daty i parafki osoby dokonującej korekty); wskazano konto księgowe bez najniższego poziomu analityki, na dekrecie brakowało wpisanego numeru dowodu księgowego wg numeracji jaką nadaje program finansowo – księgowy,, nie wskazano okresu sprawozdawczego. Zalecenia zgodność danych z systemu finansowo księgowego z danymi wykazanymi w sprawozdawczości, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014, poz. 119); zalecono stosowanie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2013 r., poz. 167); zalecono poprawianie błędów w dowodach księgowych zgodnie z art. 22 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.); zalecono dokonywanie na dokumentach księgowych dekretacji do najniższego poziomu analityki oraz wskazywanie okresu sprawozdawczego, zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości . „W wyniku zaleceń wystosowanych przez Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Szczecinie otrzymano informacje, iż dostosowano się do zaleceń , w szczególności poprzez: 3 - prowadzenie ewidencji księgowej tak, aby zapisy były zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniach budżetowych; - prawidłowe prowadzenie dokumentacji rozliczenia delegacji służbowych, przeprowadzono szkolenia pracowników n.t. wypełniania druków delegacji; - dokonywanie prawidłowej dekretacji dowodów księgowych; - zapewniono, że dołożona będzie szczególna staranność w wystawianiu i korygowaniu dowodów wewnętrznych w celu uzyskania ich prawidłowej jakości.”. (dowód: akta kontroli od str. 19-29) Szczegółowe analizy wyników kontroli przeprowadzonych przez Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Powiatowych Inspektoracie Weterynarii ujęto w tabelach od nr 1 do 5 dołączonych do akt kontroli. (dowód: akta kontroli od str. 30-34) Wystąpienia pokontrolne z przeprowadzonych przez WIW w 2014 r. kontroli finansowych wraz z decyzjami pokontrolnymi, zaleceniami i odpowiedziami Powiatowych Inspektorów Weterynarii dołączono do akt kontroli. (dowód: akta kontroli od str. 35-89) W związku z szeregiem nieprawidłowości ustalonych przez pracowników ZUW po przeprowadzonych kontrolach w IW PIW województwa zachodniopomorskiego, zadano Zachodniopomorskiemu Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii następujące pytania: Pyt. W jakiś sposób były realizowane kontrole bieżące w poszczególnych PIW-ach w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej w 2014 r.? Odpowiedź kierownika Jednostki [Ad.8]: „Do kontroli Powiatowych Inspektoratów Weterynarii w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej są wyznaczone dwie osoby. Kontrola trwa jeden dzień w siedzibie Powiatowego Inspektoratu Weterynarii, gdzie na żądanie kontrolerów są sporządzane uwierzytelnione odpisy z dokumentów. Przed każdą kontrolą Powiatowy Inspektorat Weterynarii otrzymuje drogą e-mail tabele do wypełnienia, które są potem weryfikowane przez osoby kontrolujące w siedzibie jednostki. Kontrole obejmują okres trzech wybranych, następujących po sobie, miesięcy zamkniętego roku obrachunkowego. Stałe elementy kontroli obejmują: - prawidłowość i terminowość pobierania dochodów, - kontrola dokonywania wydatków budżetowych, - kontrola prawidłowości sporządzania sprawozdań Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych, Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych, Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa. Projekt wystąpienia pokontrolnego i Wystąpienie pokontrolne jest sporządzane w siedzibie Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii na podstawie zgromadzonej dokumentacji podczas kontroli.” 4 Pyt. Jakie były kryteria doboru jednostek kontrolowanych? Odpowiedź kierownika Jednostki [Ad. 9]: „Wojewódzki Inspektorat Weterynarii posiada 19 podległych jednostek. Zgodnie z harmonogramem, w cyklu 3 letnim były zaplanowane do kontroli wszystkie Powiatowe Inspektoraty Weterynarii. Z przyjętej zasady wynika, że Powiatowe Inspektoraty Weterynarii były kontrolowane raz na trzy lata. Kontrole przeprowadzane były zgodnie z okresowym planem kontroli. W sytuacjach wyjątkowych Powiatowy Inspektorat Weterynarii mógł być kontrolowany częściej.” Pyt. Czy analizowane były wyniki kontroli przeprowadzanych przez organy zewnętrzne w poszczególnych PIW-ach? Odpowiedź kierownika Jednostki [Ad. 10]: „W poprzednich latach Powiatowe Inspektoraty Weterynarii nie były poddawane kompleksowym kontrolom zewnętrznym z zakresu wykonania budżetu np. NIK. Nieliczne Powiatowe Inspektoraty Weterynarii były kontrolowane przez UKS, ZUS. Wyniki kontroli były analizowane.” (dowód: akta kontroli str. 90, 94-95, 106-109) Analizując zakres czasowy przeprowadzonych kontroli przez Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Szczecinie w IW PIW, należy zaznaczyć, że przeprowadzone kontrole w 2014 r. dotyczyły tylko IV kwartału 2013 r., a czas przeprowadzenia jednej kontroli wynosił 1 dzień. Zgodnie z harmonogramem kontroli przedłożonym przez WIW, każdy z 19-tu PIW powinien być skontrolowany raz na trzy lata. Natomiast w związku z podjętymi działaniami kontrolnymi w 2015 r. przez kontrolerów ZUW w zakresie prowadzonej gospodarki finansowej w Powiatowych Inspektoratach Weterynarii, Wojewódzki Inspektorat Weterynarii odstąpił od przeprowadzenia kontroli finansowych w IW PIW, ujętych harmonogramie na 2015 r., których zakres dotyczył 2014 r. Powyższą informację dołączono do akt kontroli. (dowód: akta kontroli str. 108) Należy stwierdzić, że zakres kontroli przeprowadzonych w pięciu IW PIW przez Wojewódzkiego Inspektora Weterynarii, dotyczył głównych obszarów działalności finansowej PIW, tj.: prawidłowości oraz terminowości pobierania i odprowadzania dochodów budżetu państwa, prawidłowości wykorzystania środków finansowych oraz zgodności i prawidłowości wykonania wydatków z planowanym przeznaczeniem, a także prawidłowości sporządzania sprawozdań budżetowych, jednak pod względem czasowym oraz stopnia szczegółowości, nie był tożsamy z zakresem kontroli przeprowadzonych przez pracowników ZUW w poszczególnych PIWach. Przedmiotem kontroli zrealizowanych w 2014 r. przez WIW (dotyczących 2013 r.) nie była również prawidłowość rozliczania, czy też realizacji inwestycji finansowanych ze środków SP w IW PIW. W zakresie stwierdzonych nieprawidłowości, skontrolowane w 2013 r. IW PIW wykonały zalecenia pokontrolne. 5 Pomimo przeprowadzonych kontroli przez WIW, również w skontrolowanych IW PIW wystąpiły nieprawidłowości opisane w kolejnych punktach wystąpienie pokontrolnego. 2. Nadzór nad zasadnością i efektywnością dokonanych wydatków przez PIW-y Przeprowadzone kontrole w Powiatowych Inspektoratach Weterynarii województwa zachodniopomorskiego wykazały nieprawidłowości związane z zasadnością i efektywnością dokonanych wydatków, poprzez naruszenie zapisów art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r., o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, j.t. ze zm.), na podstawie którego „Wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów (…)” oraz zasad określonych w § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2010 r., w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w które wyposażone są jednostki budżetowe (Dz. U. z 2010 r., nr 114, poz. 761), zgodnie z którymi „Jednostka wykorzystuje składniki rzeczowe majątku ruchomego do realizacji swoich zadań oraz gospodaruje tymi składnikami w sposób oszczędny i racjonalny”. Nieprawidłowości stwierdzono w następujących obszarach: prawidłowości gospodarowania pojazdami służbowymi oraz rozliczaniu zużycia paliwa, tj.: brak ustalonych norm lub procedur dotyczących zużycia paliwa dla samochodów służbowych oraz brak dostatecznego nadzoru nad rozliczaniem rzeczywistego zużycia paliwa, skutkujący nieustalaniem odchyleń zużycia paliwa od przyjętych norm. Nieprawidłowości w tym obszarze stwierdzono w czternastu Powiatowych Inspektoratach Weterynarii: w Choszcznie, Gryficach, Szczecinku, Sławnie, Drawsku Pom., Łobzie, Kołobrzegu, Białogardzie, Koszalinie, Kamieniu Pom., Gryfinie, Stargardzie Szcz., Świdwinie oraz Myśliborzu; użytkowanie samochodów służbowych do celów prywatnych w Kamieniu Pom. zasadności i efektywności dokonywania zakupów rzeczowych, tj.: brak dokonania analizy ekonomicznej mającej na celu ustalenie optymalnego sposobu wyposażenia Jednostki, w odniesieniu do zakupów dokonanych przez PIW w Świnoujściu: 6 telefonów komórkowych na kwotę 5 974,00 zł, smartfonu iPhone na kwotę 3 410,89 zł oraz słuchawek Bluetooth za kwotę 891,00 zł, co narusza zapisy § 3 ust. 1 Rozporządzenia RM z dnia 21 maja 2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w które wyposażone są jednostki budżetowe (Dz.U. Nr 114, poz. 761), zgodnie z którymi Jednostka wykorzystuje składniki rzeczowe majątku ruchomego do realizacji swoich zadań oraz gospodaruje tymi składnikami w sposób oszczędny i racjonalny; brak nadzoru nad optymalną i racjonalną eksploatacją posiadanych urządzeń komputerowych i biurowych, tj. nie użytkowanie zakupionego ze środków inwestycyjnych notebooka w PIW w Sławnie; 6 niewłaściwe i nieskuteczne zabezpieczenie interesu Jednostki przy wdrażaniu oprogramowania komputerowego poprzez brak zawarcia pisemnej umowy określającej warunki serwisu i gwarancji w PIW w Kołobrzegu; zakup samochodu służbowego w 2014 r. bez przeprowadzenia analizy efektywniejszego wykorzystania istniejącego taboru samochodowego w PIW w Kołobrzegu; zakup laptopa wraz z oprogramowaniem za kwotę 11.620,00 zł w PIW w Kamieniu Pom. (nie zastosowanie się do zapisów art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). W zakresie nadzoru WIW w Szczecinie nad zasadnością i efektywnością dokonanych wydatków przez PIW-y, kontrolowanej Jednostce zadano następujące pytania: Pyt.: W jaki sposób analizowane były potrzeby sprzętowe, w szczególności dotyczące sprzętu komputerowego oraz zapotrzebowanie na samochody służbowe w poszczególnych PIW-ach? Odpowiedź kierownika jednostki [Ad. 3]: „Powiatowe Inspektoraty Weterynarii określały swoje potrzeby dotyczące zakupu sprzętu komputerowego i samochodów poprzez złożenie wstępnego zapotrzebowania na środki wraz z uzasadnieniem. Uzasadnienie dotyczyło sprzętu komputerowego powyżej 3500 zł oraz samochodów – zakupy w paragrafie 6060. Zapotrzebowania te ostatecznie zatwierdzane były przez Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii. Główny Inspektorat Weterynarii na etapie uzgodnień nie przekazywał wytycznych dotyczących sprzętu komputerowego. Zapotrzebowanie na środki dotyczące zakupu samochodów służbowych przez PIW składane było na podstawie wytycznych przekazanych z Głównego Inspektoratu Weterynarii, tj. wymianie podlegały starsze niż 10 lat lub duży przebieg powyżej 200 tys. km lub w oparciu o indywidualne uzgodnienia.” Pyt.: Czy była prowadzona ocena stanu posiadania oraz stopnia jego użytkowania? Odpowiedź kierownika jednostki [Ad. 4]: „[…] W 2014 r. nie była prowadzona ocena posiadania oraz stopnia użytkowania samochodów służbowych w PIW. Rzeczywisty sposób wykorzystania np. sprzętu komputerowego można sprawdzić tylko w siedzibie jednostki. Wojewódzki Inspektorat Weterynarii weryfikował składane przez PIW-y zapotrzebowania na sprzęt i samochody na podstawie informacji przekazanych w uzasadnieniach do zapotrzebowania. Wykorzystanie samochodów służbowych leżało w gestii Powiatowych Lekarzy Weterynarii. Zadania nałożone na Inspekcję Weterynaryjną wymuszają na kierownikach jednostki działania, które zabezpieczą sprawną ich realizację. Posiadanie sprawnego taboru samochodowego oraz sprawnego sprzętu komputerowego są jednym z podstawowych warunków prawidłowego funkcjonowania Inspekcji Weterynaryjnej.[…]” Pyt.: Czy brano pod uwagę realizację wspólnych zamówień publicznych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 j.t. z późn. zm.) dla PIW-ów zgłaszających zapotrzebowanie na wydatki podobne rodzajowo? Odpowiedź kierownika Jednostki [Ad. 4]: 7 „Przepis art. 16 ust. 1 nie nakłada obowiązku, a jedynie stwarza możliwość przeprowadzenia wspólnego postępowania. Żaden z 19 Powiatowych Inspektoratów Weterynarii nie występował z wnioskiem o skorzystanie z możliwości art. 16 ust. 1, wobec czego Wojewódzki Inspektorat Weterynarii nie brał pod uwagę konieczności realizacji wspólnych zamówień. Każdy z PIW-ów jest samodzielną jednostką i podejmuje decyzje dotyczące wydatków we własnym zakresie.” (dowód: akta kontroli str. 90, 92-93) Podsumowanie: Zakres prowadzonego przez WIW nadzoru dotyczył przede wszystkim zakupu sprzętu komputerowego powyżej 3 500,00 zł oraz samochodów. Natomiast ocena stanu posiadania oraz stopnia użytkowania samochodów służbowych i sprzętu komputerowego w PIW ograniczała się tylko do analizy na etapie wstępnego zapotrzebowania (zakupu). 3. Nadzór nad prawidłowością pobierania dochodów Skarbu Państwa Przeprowadzone kontrole w Powiatowych Inspektoratach Weterynarii wykazały następujące nieprawidłowości: nieterminowe odprowadzanie dochodów Skarbu Państwa z naruszeniem terminów określonych w § 4 ust. 2 w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. z 2014 r., poz. 82 ze zm.) – w dwóch PIW-ch, tj. w Sławnie i w Szczecinie; niedostateczny nadzór nad bieżącym i prawidłowym (zgodnym z umową) rozliczaniem się wyznaczonych lekarzy weterynarii z opłat pobieranych za wykonane czynności weterynaryjne zlecone przez Jednostkę w ośmiu PIW-ach: Myślibórz, Goleniów, Drawsko Pom., Łobez, Białogard, Sławno, Gryfino, Świdwin; nieterminowe wysyłanie do zobowiązanych wezwań do zapłaty lub faktur z tytułu świadczonych usług oraz nieterminowe wysyłanie do zobowiązanych upomnień oraz podejmowania w stosunku do nich czynności zmierzające do wykonania zobowiązania w drodze egzekucji – PIW w Sławnie w czternastu powiatowych inspektoratach brak w umowach zawieranych z wyznaczonymi lekarzami klauzuli dotyczącej naliczania odsetek, w przypadku nie wpłacenia w terminie na rachunek PIW-u opłat za czynności weterynaryjne; nieustalenie i niedochodzenie należności Skarbu Państwa oraz niewykazanie w sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych na Rb-27 za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31.12.2014 r., kwoty odsetek od nieterminowych płatności stanowiących należność Skarbu Państwa, która wyniosła ogółem 8 355,00 zł oraz niewykazanie w ww. sprawozdaniu należności wymagalnych dotyczących kosztów upomnień na kwotę 43,60 zł w PIW w Kamieniu Pomorskim. Jednostka przedłożyła następujące wyjaśnienia dotyczące nadzoru nad prawidłowością pobierania dochodów Skarbu Państwa w poszczególnych PIW-ach w 2014 r.: [Ad. 7] „Zespół finansowo-księgowy dokonywał kontroli terminowości przekazywania dochodów skarbu państwa na centralny rachunek budżetu. Pracownicy merytoryczni sprawdzają prawidłowość pobieranych opłat. Za kształt umowy z lekarzami wyznaczonymi odpowiadają 8 Powiatowi Lekarze Weterynarii. Z informacji przekazywanych przez Powiatowych Lekarzy Weterynarii o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych wynika, że terminy rozliczania się lekarzy wyznaczonych zostały określone, a analiza wywiązywania się z zapisów umowy zostanie włączona do bieżących kontroli”. (dowód: akta kontroli str. 90, 94) Podsumowanie: Biorąc pod uwagę, że terminowość przekazywania dochodów skarbu państwa w IW PIW była objęta zakresem kontroli przeprowadzanych przez WIW, a także częstotliwość i wagę występowania nieprawidłowości, w szczególności nieterminowe odprowadzanie dochodów Skarbu Państwa oraz nieterminowe rozliczanie się wyznaczonych lekarzy weterynarii z opłat pobieranych za wykonane czynności weterynaryjne, nadzór prowadzony przez Wojewódzki Inspektoracie Weterynarii w Szczecinie nad prawidłowością pobierania dochodów Skarbu Państwa, nie był prowadzony właściwie. 4. Nadzór nad prawidłowym rozliczaniem inwestycji finansowanych ze środków SP Przeprowadzone kontrole w PIW wykazały następujące nieprawidłowości związane realizacją i rozliczaniem inwestycji: naruszenie § 15, ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 07 grudnia 2010 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 241, poz. 1616 z późn. zm.), poprzez zaliczkowanie wykonawców inwestycji/robót w następujących Powiatowych Inspektoratach Weterynarii: zaliczkowanie wykonawcy inwestycji dotyczącej termomodernizacji budynku – siedziby Inspekcji Weterynaryjnej Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Drawsku Pomorskim (zapłata całości wartości inwestycji w kwocie 110 631,53 zł w 2014 r. za prace, które zostały zakończone w kolejnym roku budżetowym, tj. 2015 r.), zaliczkowanie wykonawcy inwestycji polegającej na sporządzeniu projektu budowlanego rozbudowy i nadbudowy budynku biurowego - siedziby PIW w Kamieniu Pomorskim, (zapłata całości wartości inwestycji w kwocie 77 100,00 zł w 2014 r., która została zakończona w kolejnym roku budżetowym, tj. 2015 r.), zaliczkowanie i odebranie wykonawcy robót budowlanych w wys. 5 000,00 zł (PIW w Świnoujściu); naruszenie art. 109 ust. 1, 3 i 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 t.j.) poprzez zakończenie ww. inwestycji w PIW w Drawsku Pomorskim oraz Kamieniu Pomorskim w 2015 r., tj. następnym roku budżetowym, pomimo że rezerwa celowa na ww. zadania inwestycyjne została utworzona na inwestycję do wykonania w roku budżetowym 2014 i była zapisana w ustawie budżetowej na 2014 r.; naruszenie § 6 ust. 1 pkt 1) oraz § 16 ust. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. z 2010 r., Nr 238, poz. 1579), poprzez nie sporządzanie przez PIW w wyżej opisanych inwestycjach budowlanych programów inwestycji oraz rozliczeń inwestycji; udzielenie zamówienia (zakup dwóch samochodów) w kwocie wyższej niż wynikająca z negocjacji z wybranym oferentem w dwóch PIWach, tj. w Koszalinie (zakup samochodu 9 o łącznej wartości 80 500,00 zł) w kwocie wyższej o 5 500,00 zł oraz w Kołobrzegu (zakup samochodu o łącznej wartości 77 500,00 zł) w kwocie wyższej o 2 500,00 zł; niezabezpieczenie interesu ekonomicznego kontrolowanej Jednostki poprzez brak w umowie z wykonawcą remontu pomieszczeń biurowych i piwnicznych zapisów dotyczących gwarancji robót budowlanych, których wartość wyniosła 49 977,45 zł w PIW w Świdwinie. Jednostka przedłożyła następujące wyjaśnienia dotyczące sposobu prowadzenia nadzoru nad realizacją i rozliczaniem inwestycji w 2014 r. w poszczególnych PIW-ach: [Ad. 6] „Inwestycje rozliczane były na podstawie sprawozdania z wykorzystania rezerwy celowej przekazywanej do Głównego Inspektoratu Weterynarii oraz analizy z wykonania budżetu. Obecnie planowanie i rozliczenie inwestycji następuje na podstawie Zarządzenia Wojewody Zachodniopomorskiego nr 333/2015 z dnia 11.06.2015 r. oraz Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa z dnia 2 grudnia 2010 r. Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w uzasadnionych przypadkach dokona kontroli realizowania inwestycji w siedzibie Powiatowego Lekarza Weterynarii.” (dowód: akta kontroli str. 90, 93-94) Podsumowanie: Zdaniem kontrolujących, kierownik jednostki nadzorującej PIW w ww. przypadkach miał możliwość zapobiec powyższym nieprawidłowościom, biorąc pod uwagę również skalę wydatków oraz częstotliwość inwestycji w nadzorowanych PIW-ach, poprzez oględziny (kontrole) przedmiotowych inwestycji, wgląd do zawieranych umów oraz dokumentacji powykonawczej, a także egzekwowanie od kierowników nadzorowanych jednostek sporządzania programów inwestycji oraz rozliczeń inwestycji zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. z 2010 r., Nr 238, poz. 1579). 5. Nadzór nad rozliczaniem środków finansowanych w ramach zaplanowanych efektów oraz sporządzaniem sprawozdań finansowych Przeprowadzone kontrole w Powiatowych Inspektoratach Weterynarii wykazały następujące nieprawidłowości: niedostateczny nadzór w zakresie mechanizmów kontroli finansowej, skutkujący dokonywaniem wydatków z przekroczeniem kwoty wydatków ustalonej w rocznym planie finansowym Jednostki w pięciu Powiatowych Inspektoratach Weterynarii w: Gryficach, Sławnie, Koszalinie, Gryfinie i Szczecinie; niedostateczny nadzór w zakresie prawidłowego sporządzania sprawozdań budżetowych, skutkujący sporządzeniem przez IW PIW Szczecin sprawozdania budżetowego niezgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej (w sprawozdaniu Rb - 28 nie ujęto zaewidencjonowanego zobowiązania niewymagalnego w wysokości 182,00 zł); nieprawidłowości stwierdzone w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w Koszalinie, polegające na dokonywaniu wydatków z przekroczeniem kwoty wydatków ustalonej w rocznym 10 planie finansowym Jednostki oraz dokonanie korekty sprawozdania rocznego Rb-28 i Rb-70 za 2014 r. W związku ze stwierdzonymi w PIW w Koszalinie nieprawidłowościami, zwrócono się w trakcie kontroli do Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii, o przedłożenie informacji dotyczących przyczyn złożenia korekty Sprawozdania z wykonania planu wydatków Rb-28 za 2014 r. oraz przeprowadzonych działań nadzorczych nad prawidłową realizacją planu wydatków PIW w Koszalinie w 2014 r. Zachodniopomorski Wojewódzki Lekarz Weterynarii w Szczecinie poinformował, że w przedmiotowej sprawie podjęto następujące działania: 1. Przyjęto wyjaśnienia od Powiatowego Lekarza Weterynarii w Koszalinie. 2. Dokonano korekty zmian do planu oraz sprawozdań budżetowych Rb-28 i Rb-70 za 2014 r. 3. Wprowadzono działania zapobiegające powtórzeniu sytuacji poprzez opracowanie narzędzia do kontroli prawidłowości dokonywanych zmian w planie finansowym Powiatowych Inspektoratów Weterynarii w postaci tabeli „Rb-28 sprawozdanie z wykonania plany wydatków”. Tabela umożliwia bieżącą kontrolę planów w poszczególnych paragrafach, w tym płacowych. Kontrola prowadzona jest od 2015 r., w trakcie całego roku budżetowego. Informujemy również, że w miesiącach wrześniu i listopadzie, a także w grudniu 2014 r. Powiatowy Lekarz Weterynarii w Koszalinie dokonywał kilkunastoma Zarządzeniami licznych zmian do planów, w których przenosił środki z różnych paragrafów na inne, w celu dopasowania wysokości planu finansowego do rzeczywistych potrzeb. IV kwartał każdego roku jest tym okresem, w którym we wszystkich powiatach następuje wzmożona ilość właśnie takich działań. Weryfikując tak dużą ilość przeniesień w planach, możliwe było nie zauważenie pojedynczych, jednostkowych nieprawidłowości, tym bardziej, że ilość tą należy pomnożyć przez 19 nam podległych Inspektoratów. Wiele błędów i nieprawidłowości udaje się nam wyeliminować. Jednakże w jednym przypadku – Koszalina, z przyczyn nam obecnie trudnych do wyjaśnienia, a najprawdopodobniej z czysto ludzkiej nieuwagi, nastąpiło przeoczenie tego faktu.” Do akt kontroli dołączono pismo wraz z odpowiedzią jednostki dotyczące przyczyn złożenia korekty sprawozdania oraz przeprowadzonych działań nadzoryczych wraz z dokumentacją. (dowód: akta kontroli str. 250-289) Pyt. W jaki sposób prowadzony był nadzór finansowy w zakresie wydatkowania środków finansowych zgodnie z planem finansowym w poszczególnych PIW-ach? Odpowiedź kierownika Jednostki [Ad. 1]: „Nadzór finansowy w zakresie wydatkowania środków finansowych w roku 2014 był prowadzony w oparciu o dodatkowe tabele pomocnicze pozwalające na bieżące monitorowanie planu finansowego jednostki, w szczególności przy sporządzaniu miesięcznych, kwartalnych i rocznych sprawozdań budżetowych. W dużym stopniu wpływają one na ograniczenie skutków nieprawidłowości, które mogą wystąpić w ciągu roku budżetowego w powiatowych jednostkach weterynaryjnych. Podejmowanie takich działań nadzorczych na etapie opracowania zmian do planu pozwala na szczegółową weryfikację przesunięć wydatków między paragrafami klasyfikacji budżetowej, wynikających z zarządzeń Powiatowych Lekarzy Weterynarii. 11 Realizacja powyższych celów osiągnięta została poprzez utworzenie szczegółowych tabel zmian do planów w postaci dwóch załączników, jednostkowa tabela nr 1, przesyłana w trakcie miesiąca oraz zbiorcza tabela nr 2. Wytyczne określające terminy składania tabel w układzie tradycyjnym zostały przekazane za pomocą poczty elektronicznej do podległych jednostek w dniu 24 maja 2013 roku. Zawiadomienia o zmianach w planie zgodnie z załącznikiem nr 1 jednostki przesyłają w terminie 3 dni roboczych od dokonanej zmiany, zaś informacje zbiorcze do 4-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano zmiany. Ponadto wszelkie przesunięcia pomiędzy powiatowymi jednostkami w ramach tego samego rozdziału poprzedzane są każdorazowo wnioskami kierowanymi do Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii, akceptacja zostaje przekazana do nadzorowanych jednostek w postaci zarządzeń. Przy sporządzaniu sprawozdań budżetowych istotną rolę odgrywają dodatkowe tabele własne, które pozwalają na bieżącą weryfikację danych zawartych m.in. w sprawozdaniach miesięcznych i rocznych Rb-23, Rb-27, Rb-28 oraz w sprawozdaniach kwartalnych Rb-70, Rb-N i Rb-Z. Przekazywanie zbiorczych sprawozdań w systemie Trezor poprzedzone jest wnikliwą analizą. Nadzór na tym etapie sprawowany jest na bieżąco, w sposób systemowy. Otrzymane drogą elektroniczną sprawozdania są weryfikowane pod względem prawidłowego wydatkowania środków budżetowych, a następnie porównywane z wersją w systemie informatycznym TREZOR. Działania takie minimalizują błędy na etapie zatwierdzania sprawozdań budżetowych, co pozwala na realne wsparcie jednostek nadzorowanych. W ramach sprawowanego nadzoru nad wydatkowaniem środków pochodzących z rezerw celowych przekazywane są przez powiatowe inspekcje weterynaryjne miesięczne sprawozdania Rb-28 NOWE, w podziale na ustawę budżetową oraz transze z rezerw przyznanych na podstawie zarządzeń Wojewody Zachodniopomorskiego. Taki podział znacząco usprawnia monitorowanie poziomu wykorzystania wszystkich przyznanych środków w ciągu roku budżetowego. Sprawozdanie Rb-28 NOWE pomoce jest także podczas sporządzania zbiorczego z rozliczania rezerw celowych, które jest przekazywane do Głównego Inspektoratu Weterynarii, jako dodatkowe narzędzie wspomagające proces kontroli nad podległymi jednostkami. Wszystkie Powiatowe Inspektoraty Weterynarii są samodzielnymi jednostkami w własnym budżetem. Powiatowy Lekarz Weterynarii jako kierownik jednostki odpowiada za całość gospodarki finansowej jednostki. W celu zwrócenia szczególnej uwagi na prawidłowe dokonywanie zmian w planie finansowym, tabele dotyczące zmian w planie finansowym PIW-ii zostały uzupełnione o oświadczenie Głównego Księgowego i Powiatowego Lekarza Weterynarii, w którym oświadczają, że zmiany dokonane są zgodne z posiadanymi upoważnieniami oraz w sposób, który zapewni pokrycie w planie dokonanego wydatku.” (dowód: akta kontroli str. 90, 91-92, 97-105) Pyt. W jaki sposób prowadzony był nadzór nad rozliczaniem przyznanych środków finansowych w ramach zaplanowanych efektów oraz sporządzaniem sprawozdań finansowych w 2014 r.? Odpowiedź kierownika Jednostki [Ad. 2]: „Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Szczecinie w 2014 r. jak i obecnie nie posiada wydzielonej komórki kontroli i nadzoru, w związku z tym nie jest w stanie przeprowadzić kompleksowej kontroli z wykonania budżetu.[…] Sprawozdania finansowe po dostarczeniu do WIW były analizowane i kontrolowane. Sprawdzono zgodność wykazanych danych w sprawozdaniach finansowych 12 ze sprawozdaniami budżetowymi co skutkowało korektą sprawozdań budżetowych. W niektórych przypadkach proszono o potwierdzenie wykazanych danych wydrukami z ksiąg.” (dowód: akta kontroli str. 90, 93) Pyt. Czy WIW posiadał w 2014 r. wewnętrze procedury (nie wymagane przepisami prawa), np. dodatkowa sprawozdawczość, analizy, raporty, wytyczne, instrukcje, regulaminy, itp. w zakresie nadzoru nad gospodarką finansową lub materiałową w PIW-ach? Odpowiedź kierownika Jednostki [Ad. 11]: „Wojewódzki Inspektorat Weterynarii z zakresu finansowo-księgowego posiadał wewnętrzne procedury w postaci dodatkowych sprawozdań i analiz, które są bardzo przydatne w sprawowaniu bieżącego nadzoru nad gospodarką finansową w PIW-ii. Możemy do nich zaliczyć: 1. Dodatkowe sprawozdania budżetowe Rb-28 w podziale na źródła finansowania – ustawa budżetowa oraz poszczególne transze rezerwy celowej – sporządzane przez PIW-ii w okresach miesięcznych, 2. Rozliczenie wydatków z rezerwy celowej – sporządzanie w okresach miesięcznych, 3. Analiza wykorzystania funduszu płac w PIW-ach – sporządzana w okresach miesięcznych, 4. Tabele dotyczące szczegółowego wykazania przeznaczenia środków budżetowych, 5. Bieżące pisma i wytyczne. 6. Rozliczenie poniesionych wydatków na poszczególne choroby – raz na 6 m-cy. Dodatkowe sprawozdania lub analizy wprowadzane są w razie potrzeby.” (dowód: akta kontroli str. 90, 95, 110-179, 187-202, 226-237) Podsumowanie: Nadzór prowadzony przez WIW w zakresie wydatkowania środków finansowych zgodnie z planem finansowym w poszczególnych PIW-ach prowadzony był przede wszystkim w oparciu o szczegółowe tabele pomocnicze do zmian planów, pozwalające na monitorowanie planu finansowego jednostki, w szczególności przy sporządzaniu miesięcznych, kwartalnych i rocznych sprawozdań budżetowych. Zawiadomienia o zmianach w planie kierownicy IW PIW zobowiązani byli przesyłać w terminie 3 dni roboczych od dokonanej zmiany, zaś informacje zbiorcze do 4-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano zmiany. Należy jednak zaznaczyć, że nieprawidłowości w powyższym zakresie dotyczyły najczęściej przekroczeń planu w trakcie miesiąca. 6. Działania Kierownika Jednostki podjęte w ramach zwiększenia nadzoru nad Powiatowymi Inspektoratami Weterynarii Pan dr n. wet. Maciej Prost Zachodniopomorski Wojewódzki Lekarz Weterynarii, przedłożył następujące informacje dotyczące podjętych działań mających na celu zwiększenie nadzoru nad Powiatowymi Inspektoratami Weterynarii: 1. „Zachodniopomorski Wojewódzki lekarz Weterynarii wydał upoważnienia dla głównych księgowych powiatowych inspektoratów weterynarii dotyczące podpisywania poleceń wyjazdu służbowego poza powiat, a w obrębie województwa zachodniopomorskiego dla Powiatowego Lekarza Weterynarii i zastępcy. Delegacje poza województwo podpisuje ZWLW. Powiatowy 13 Lekarz Weterynarii po zakończonym miesiącu składa sprawozdanie z ilości takich delegacji. Po analizie pierwszych sprawozdań wezwano powiaty do skorygowania danych, ponieważ nie wszystkie podały prawidłowe dane. 2. Analiza wykorzystania samochodów służbowych w Powiatowych Inspektoratach Weterynarii – sporządzania i przekładania do WIW co 6-mcy. 3. Informacja dotycząca zawartych umów z pracownikami na używanie samochodów służbowych do celów prywatnych i samochodów prywatnych do celów służbowych – co 6-m-cy. 4. Uszczegółowienie przeznaczenia środków finansowych z rezerwy celowej na poszczególne wydatki np. sprzęt komputerowy, zawierane umowy. 5. Podjęcie czynności związanych z formalną regulacją obszaru związanego z czasem pracy PLW oraz z-cy PLW. 6. Zobowiązanie PLW do właściwego ewidencjonowania czasu pracy pracowników praz prowadzenie stosownych rejestrów. 7. Polecenie aktywnego uzupełniania wakatów na stanowiskach zastępcy PLW oraz inspektorów weterynaryjnych – bieżące ogłoszenia o wolnych stanowiskach. W celu prawidłowego zabezpieczenia funkcjonowania powiatu. 8. Analiza wystąpień pokontrolnych Wojewody Zachodniopomorskiego z kontroli przeprowadzanych w Powiatowych Inspektoratach Weterynarii w 2015 r. 9. Inwentaryzacja sprzętu komputerowego Powiatowych Inspektoratów Weterynarii i analiza. 10. Analiza podpisanych umów o świadczenie usług telefonii komórkowej oraz posiadanych telefonów komórkowych. 11. Analiza posiadanego mienia skarbu państwa i umów z tym związanych. Powiatowe Inspektoraty Weterynarii są samodzielnymi jednostkami i w związku z tym Wojewódzki Inspektorat Weterynarii jako jednostka nadrzędna nie jest w stanie sprawować takiego nadzoru, ażeby unikać jakichkolwiek nieprawidłowości. Powiatowy Lekarz Weterynarii kreuje własną gospodarkę finansową w zakresie wydatków budżetowych, za którą ponosi odpowiedzialność. Dla przykładu można stwierdzić, że Wojewódzki Inspektorat Weterynarii nie mógł przewidzieć, że jeden z Powiatowych Inspektoratów dokona przesunięcia w planie finansowym niezgodnie z przepisami. WIW dowiaduje się o tym po fakcie, ze złożonych dokumentów i wyjaśnień. Na etapie podejmowania decyzji wydatkowych czy związanych z dokonaniem zmian w planie finansowym jednostki w ramach posiadanych uprawnień przez Powiatowego Lekarza Weterynarii, Wojewódzki Inspektorat nie ma wpływu na decyzje Powiatowego Lekarza Weterynarii. Jednakże Powiatowi Lekarze Weterynarii zostaną zobligowani i po raz kolejny pouczeniu do wykonywania zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przyjętymi zasadami. Z analizy odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne udzielone przez Powiatowe Inspektoraty Weterynarii wynika, że jednostki wprowadziły działania naprawcze, jednak obszary gdzie wystąpiły nieprawidłowości będą przedmiotem kontroli. Jednocześnie pragnę zwrócić uwagę, że w zakresie objętym już kontrolą przez Wojewódzki Inspektorat Weterynarii nie stwierdzono większych nieprawidłowości.” Ponadto Zachodniopomorski Wojewódzki Lekarz Weterynarii uprzejmie informuje, że zostały udzielone nowe upoważnienia dla Głównych Księgowych Powiatowych Inspektoratów Weterynarii dotyczące spraw związanych z delegacjami służbowymi Powiatowego Lekarza Weterynarii oraz Zastępcy Powiatowego Lekarza Weterynarii. Wszystkie udzielone wcześniej upoważnienia i pełnomocnictwa zostają z dniem 31.03.2016 r. odwołane. Jednocześnie, w celu sprawowania nadzoru proszę o przekazywanie informacji dotyczących odbytych delegacji służbowych przez Powiatowego Lekarza Weterynarii oraz Zastępcy Powiatowego Lekarza Weterynarii, podpisanych 14 przez Głównego Księgowego wg załączonej tabeli. Wypełnione tabele proszę przekazywać w terminie 7 dni roboczych po zakończeniu miesiąca, do sekretariatu WIW w Szczecinie (email-skan z podpisem).” Do wyjaśnień Jednostka dołączyła wzory tabel z podziałem na poszczególne PIW-y, sporządzane w okresie półrocznym (I półroczne 2016 r.), zawierające dane dotyczące następujących obszarów: będących na stanie samochodów, w tym miejsca garażowania, stanu licznika, zużycia paliwa oraz kosztów eksploatacji, zawartych umów z pracownikami PIW-ów na używanie samochodów służbowych oraz prywatnych do celów służbowych, nieruchomości: adres, powierzchnia, wartość księgowa, tytuł prawny, przeznaczenie, poniesione wydatki w okresie półrocznym, sprzętu komputerowego: nazwa sprzętu, firma, model, koszt zakupu, osoba użytkująca, zawartych umów długoterminowych: przedmiot umowy, strona umowy, okres obowiązywania umowy, wartość umowy. Z przedłożonej dokumentacji wynika, że Jednostka w 2016 r. wprowadziła również wymóg przedkładania przez poszczególne PIW-y analityki, tj. uszczegółowienia planowanych wydatków w następujących paragrafach: - 4210 (sprzęt komputerowy poniżej 3500,00 zł /ilość sztuk/, materiały biurowe, środki czystości, pozostałe), - 4300 (główne tytuły wydatków), - 4550 (szkolenia – liczba pracowników biorących udział w szkoleniach). Do wyjaśnień dołączono wzór analityki. Do akt dołączono informację dotyczącą podjętych działań mających na celu zwiększenie nadzoru nad Powiatowymi Inspektoratami Weterynarii wraz z dokumentacją. (dowód: akta kontroli str. 95-96, 180-186, 203-225, 238-249,) Zakres, przyczyny, skutki stwierdzonych nieprawidłowości: 1. W przypadku realizacji działalności kontrolnej ustalono, że przyjęty zakres kontroli, metodyka i sposób jej przeprowadzenia nie był w stanie potwierdzić, czy gospodarka finansowa danego PIW-u prowadzona była w sposób prawidłowy. W szczególności zwrócono uwagę na nieprawidłowości w zakresie przekroczenia planu wydatków w pięciu PIW-ach, które jest działaniem skutkującym naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. 2. Ustalono niedostateczny nadzór nad zasadnością i efektywnością dokonanych wydatków przez PIWy, w zakresie wyposażenia Jednostek w sprzęt służący realizacji zadań statutowych (dotyczy dokonania zakupu drogiego sprzętu przez PIW w Świnoujściu i PIW Kamieniu Pom.) oraz w zakresie zarządzania posiadanym taborem samochodowym (dotyczy PIW w Kamieniu Pom.) W konsekwencji działanie to spowodowało dopuszczenie do ponoszenia przez PIW-y wydatków niezgodnych z zapisami art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, który brzmi: „ Wydatki publiczne powinny być dokonywane: w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;”; 15 3. Ustalono niedostateczny nadzór nad prawidłowowścią pobierania dochodów Skarbu Państwa, w związku z wystąpieniem w PIW-ach nieprawidłowości w zakresie: - nieterminowego odprowadzania dochodów Skarbu Państwa – w dwóch PIW-ch, tj. w Sławnie i w Szczecinie; - niedostatecznego nadzoru nad bieżącym i prawidłowym (zgodnym z umową) rozliczaniem się wyznaczonych lekarzy weterynarii z opłat pobieranych za wykonane czynności weterynaryjne zlecone przez Jednostkę w ośmiu PIW-ach: Myślibórz, Goleniów, Drawsko Pom., Łobez, Białogard, Sławno, Gryfino, Świdwin; - nieterminowego wysyłanie do zobowiązanych wezwań do zapłaty lub faktur z tytułu świadczonych usług oraz nieterminowe wysyłanie do zobowiązanych upomnień oraz podejmowania w stosunku do nich czynności zmierzające do wykonania zobowiązania w drodze egzekucji – PIW w Sławnie. Na uwagę zasługuje fakt, że powyższy obszar był przedmiotem przeprowadzonych kontroli przez WIW, który nie stwierdził nieprawidłowości wskazanych powyżej. 4. Ustalono niedostateczny nadzór nad realizacją inwestycji budowlanych w zakresie: - zaliczkowania wykonawców inwestycji/robót w trzech Powiatowych Inspektoratach Weterynarii, czym naruszono § 15, ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych; - wydatkowania w dwóch PIW-ach zaplanowanych środków z rezerwy celowej na inwestycje w 2014 r., przy zakończeniu prac budowlanych w następnym roku budżetowym, tj. w 2015 r., czym naruszono art. 109 ust. 1, 3 i 4 ustawy o finansach publicznych; - nie sporządzania przez PIWy programów inwestycji oraz rozliczeń inwestycji, czym naruszono § 6 ust. 1 pkt 1 oraz § 16 ust. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa; - niezabezpieczenia interesu ekonomicznego Jednostki - PIW w Świdwinie poprzez brak zawarcia w umowie z wykonawcą remontu pomieszczeń biurowych i piwnicznych, zapisów dotyczących gwarancji robót budowlanych, których wartość wyniosła 49 977,45 zł. Powyższe działania doprowadziły do naruszenia prawa w tym zakresie. W związku z wystąpieniem powyżej opisanych nieprawidłowości ustalono, że Zachodniopomorski Wojewódzki Lekarz Weterynarii podjął działania zmieniające do zaniechania ich wystąpieniu w przyszłości. Działania w tym zakresie oceniono pozytywnie. Po przeanalizowaniu nieprawidłowości i uchybień stwierdzonych w trakcie kontroli, zalecam: Zwiększyć nadzór sprawowany przez Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii nad prawidłowym prowadzeniem gospodarki finansowej przez IW PIW województwa zachodniopomorskiego oraz kontynuować obecnie prowadzone działania naprawcze, w szczególności w zakresie: - zasadnego i efektywnego dokonywania wydatków w myśl przepisu art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych „Wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów (…)” 16 - - dokonywania wydatków publicznych z nieprzekraczaniem kwot w ustalonym planie finansowym (w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej), zgodnie z art. 44 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych: „wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych” oraz z art. 162 pkt 3 powyższej ustawy, w myśl którego „dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.” pobierania i odprowadzania dochodów budżetowych, prawidłowej realizacji inwestycji poprzez: zobligowanie Powiatowych Inspektorów Weterynarii do przedstawiania programów oraz rozliczeń inwestycji – zgodnie z § 15 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych; niedopuszczanie do zaliczkowania wykonawców oraz dokonywania zapłaty po ostatecznym zakończeniu i odbiorze dokonanych robót budowlanych. O sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, proszę powiadomić mnie za pośrednictwem Wydziału Kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. ……………………………………………………………. PODPIS WOJEWODY ZACHODNIOPOMORSKIEGO 17
