Dane ogólne
advertisement
Analiza wdrożenia u klienta Gerda zdecydowała się na zarządzanie projektami w środowisku Microsoft® Office Enterprise Project Management Dane ogólne: Kraj: Polska Sektor: Przemysł Informacje o kliencie Gerda Sp. z o.o. jest innowacyjną firmą produkcyjną specjalizującą się w dziedzinie systemów zabezpieczeń antywłamaniowych, m.in. systemów zamkowych i drzwi. Firma istnieje od 1987 r. i posiada trzy zakłady produkcyjne. Sytuacja Rozproszenie zakładów oraz duża liczba kilkudziesięciu - toczących się równolegle prac badawczo rozwojowych utrudniały skuteczne zarządzanie priorytetem ich realizacji i przydzielanymi im zasobami.Trudne było również rozliczanie ich wyników. Rozwiązanie W ramach zmiany modelu zarządzania na zarządzanie projektowe Gerda samodzielnie rozpoczęła pilotażowe wdrożenie Microsoft® Office Enterprise Project Management , które docelowo ma objąć wszystkie zakłady firmy. Korzyści W ramach pilotażu udało się sformalizować procesy zarządzania projektami, określić role i zadania przyszłych użytkowników oraz zbudować fundamenty integracji systemu zarządzania projektami z innymi aplikacjami. „Dzięki wdrożeniu platformy do zarządzania projektami kierownicy wszystkich szczebli będą mogli na bieżąco sprawdzać stan prac w interesujących ich obszarach. Będą też mogli lepiej koordynować swoje działania” Jerzy Nowakowski, Kierownik Działu Zarządzania Projektami w Gerda Sp. z o.o. Gerda, polski producent systemów zamkowych i drzwi antywłamaniowych, rozpoczęła szeroko zakrojony proces zmian organizacyjnych, mających na celu dalszy rozwój firmy w najbliższych latach. Fundamentem tych zmian jest wprowadzenie systemu zarządzania projektowego wspieranego dedykowanym narzędziem – Microsoft® Office Enterprise Project Management Solution – będącym elementem platformy Microsoft® Office System. W firmie trwa obecnie pilot, w ramach którego przygotowywane są podstawy wdrożenia mającego docelowo objąć wszystkie istniejące w Gerdzie zakłady. Dzięki wdrożeniu zamierza się lepiej koordynować pracę rozproszonych zespołów rozwijających nowe produkty i wprowadzających udoskonalenia do już istniejących. Firma chce także usprawnić obieg informacji, w tym obieg dokumentów, dostęp do harmonogramów prac oraz zasobów wiedzy fachowej i produktowej. Sytuacja Gerda jest innowacyjną firmą specjalizującą się w projektowaniu i produkcji certyfikowanych systemów zabezpieczeń fizycznych, m.in. systemów zamkowych i drzwi antywłamaniowych. Działalność firmy, zarówno projektowa jak i produkcyjna, jest rozproszona. Chcąc lepiej wykorzystywać zasoby i koordynować prace prowadzone przez zespoły pracujące w różnych lokalizacjach Gerda zdecydowała się wprowadzić zarządzanie projektowe. W ramach tej inicjatywy na początku 2005 r. w firmie powstała nowa jednostka – Centrum Sterowania Projektami. Rolą Centrum jest podejmowanie strategicznych decyzji odnoszących się do zarządzania projektami. Bezpośredni nadzór nad realizacją wytycznych Centrum pełni Dział Zarządzania Projektami, który zbiera propozycje projektów od kierowników działów i liderów projektów, opiniuje je i przedstawia Centrum do akceptacji. Bieżąco nadzoruje także realizację wszystkich projektów prowadzonych w firmie. Potrzeba wprowadzenia zarządzania projektowego w Gerdzie wynikała z chęci usprawnienia organizacji pracy. „Zarządzanie projektami jest dla nas sposobem na uporządkowanie spraw, które w przeszłości niejednokrotnie uchodziły naszej uwadze. Projekt zawsze ma swojego lidera, który odpowiada za harmonogram, zasoby oraz efekty – dzięki temu unikamy sytuacji, w których odpowiedzialność jest niejasna” – mówi Jerzy Nowakowski, Kierownik Zespołu Produkcji i jednocześnie kierownik Działu Zarządzania Projektami. Jedną z poważniejszych przesłanek do wprowadzenia zarządzania opartego na projektach był ograniczony przepływ informacji między zespołami pracującymi równolegle nad rozwiązaniem – jak się czasem okazywało – bardzo podobnych problemów technicznych. Podczas wstępnego przeglądu stanu działań zidentyfikowano kilkadziesiąt równolegle toczących się projektów badawczo-rozwojowych! Kolejnym problemem, który Gerda chciała rozwiązać wprowadzając zarządzanie projektowe było usprawnienie wymiany informacji w skali całej firmy. „Zależy nam na tym, by informacje o postępie prac w poszczególnych projektach dostępne były nie tylko ich uczestnikom, ale także pracownikom komórek, których dotyczą rezultaty projektów. Ważne jest także, aby – dzięki ogólnie dostępnym harmonogramom prac - można było poprawić terminowość i koordynację działań” – wyjaśnia Jerzy Nowakowski. Rozwiązanie Gerda zdecydowała się wesprzeć zarządzanie projektami narzędziem informatycznym, które będzie w stanie zaspokoić zidentyfikowane potrzeby funkcjonalne, jak również umożliwiać rozbudowę wraz ze wzrostem potrzeb. Wśród funkcji, które zostały uznane za niezbędne na potrzeby wdrożenia znalazły się m.in.: Możliwość tworzenia hierarchii projektów z odpowiednim dla każdego poziomu zestawem uprawnień Możliwość kaskadowej synchronizacji harmonogramów Możliwość przechowywania i łatwego udostępniania wszelkiej dokumentacji związanej z projektem Możliwość udostępniania informacji o projekcie osobom nie będącym w nim bezpośrednio zaangażowanym Możliwość zarządzania zasobami i rozliczania czasu pracy Możliwość pracy w środowiskach silnie rozproszonych Możliwość integracji z działającym w firmie oprogramowaniem, np. do pracy grupowej Dobra relacja funkcjonalności rozwiązania do jego ceny Wszystkie założone przez Gerdę wymagania spełnia rozwiązanie Microsoft® Office Enterprise Project Management, będące jednym z elementów platformy Microsoft® Office System. W skład pakietu oprogramowania, które Gerda zakupiła za pośrednictwem firmy Fild.NET wchodzi Microsoft® Office Project Server 2003, aplikacje klienckie Microsoft® Office Project Professional 2003, platforma Microsoft® Windows Small Business Server Premium 2003. Gerda zdecydowała się wdrażać rozwiązanie etapami. W pierwszym etapie, który został zrealizowany w ramach pilotażu, pracownicy firmy wdrożyli oprogramowanie na serwerze i na stacjach roboczych, samodzielnie je skonfigurowali zgodnie z przyjętymi założeniami organizacji zarządzania projektami. Stworzyli także bazę użytkowników Microsoft® Office Project Server 2003, oraz zintegrowali go z działającym w firmie systemem pracy grupowej Microsoft® Exchange Server 2000. Drugi etap, zaplanowany do realizacji na drugą połowę 2005 r. to włączenie do systemu większej liczby użytkowników, w tym wszystkich kierowników działów. Na kolejnym etapie przewiduje się włączenie do systemu pracowników zakładów kooperujących. Korzyści z wdrożenia Pilotażowe wdrożenie Microsoft® Office Enterprise Project Management w Gerda Sp. z o.o. udowodniło, że przy pomocy tych narzędzi firma jest w stanie znacząco usprawnić zarządzanie projektami w skali firmy. „Dzięki narzędziu do zarządzania projektami pracownicy Gerdy uzyskują łatwy dostęp do informacji, która pomaga im efektywnie realizować bieżące zadania” – stwierdza Jerzy Nowakowski. „Mając wgląd w harmonogramy wszystkich projektów bezpośrednio związanych z ich pracą, mogą ją efektywnie planować i koordynować ją z tym, co aktualnie wykonują inne działy” – dodaje. © 2005 Microsoft Corporation. Wszystkie prawa zastrzeżone. Niniejsze studium przypadku służy wyłącznie celom informacyjnym. Microsoft nie oferuje w tym wydawnictwie żadnych gwarancji jednoznacznych czy też domyślnych. Przedruk dopuszczalny za zgodą Microsoft Sp. z o.o. Aktualne nazwy przedsiębiorstw i produktów wymienionych w tekście opracowania mogą być zastrzeżonymi znakami towarowymi ich właścicieli. Microsoft Microsoft® Office Enterprise Project Management Microsoft® Office Enterprise Project Management to kompleksowy system do zarządzania portfolio wielu projektów toczących się jednocześnie w ramach firmy. System umożliwia kierownictwu firmy przeglądanie zarówno zagregowanych, jak i szczegółowych danych na temat realizowanych projektów, m.in. śledzić postęp prac, wykorzystanie zasobów i budżetów, planować rekrutację i finansowanie projektów. Bazą środowiska Microsoft® Office Enterprise Project Management są Microsoft® Office Project Server 2003, gdzie przechowywane są wszystkie dane dotyczące projektów, Microsoft Office Project Web Access, który umożliwia dostęp do danych poprzez przeglądarkę internetową oraz Microsoft Office Project Professional 2003, przeznaczony głównie dla Menedżerów Projektów, którzy potrzebują zaawansowanych możliwości dostosowywania środowiska do potrzeb prowadzonych projektów.
