Koniec roku w organizacji pozarządowej
advertisement
Sprawozdawczość z wykorzystania dotacji – kilka wskazówek W przypadku korzystania z dotacji warunki dotyczące wydawania przekazanych nam pieniędzy są zwykle zapisane w umowie. Przed zakończeniem okresu realizacji dotacji warto jeszcze raz kontrolnie zajrzeć do jej dokumentów, żeby upewnić się, że mamy właściwą wiedzę oraz że jesteśmy w stanie wypełnić wszystkie zawarte w niej klauzule. Termin wydatkowania Przede wszystkim musimy precyzyjnie znać termin wydatkowania środków z dotacji – powinien być zapisany w umowie jako termin realizacji projektu. Oznacza to, że przekazane pieniądze mogą być wykorzystane wyłącznie na koszty z okresu realizacji projektu zapisanego w umowie. Jeśli termin wydatkowania środków zbiega się z końcem roku, musimy poznać warunki rozliczenia kosztów z przełomu lat. Na przykład, czy okres wydatkowania środków może być przedłużony na kolejny rok w przypadku kosztów, których płatność tradycyjnie jest dokonywana w kolejnym miesiącu (np. w przypadku wynagrodzeń z grudnia płatności ZUS i podatku są dokonywane w styczniu kolejnego roku). Jeśli instytucja finansująca (najczęściej są to instytucje publiczne, tj. urzędy miasta, ministerstwa, tak dzieje się też przy rozliczaniu FIO) nie dopuszcza możliwości zapłacenia zobowiązań grudniowych w styczniu, oznacza to dla nas, że wszelkie płatności związane z projektem muszą być zakończone w grudniu. A więc także ZUS i zazwyczaj regulowany w styczniu podatek od wynagrodzeń. Dodatkowo musimy mieć świadomość, że wszystkie faktury dotyczące projektu muszą być wystawione i zapłacone jeszcze w grudniu. Należy pamiętać, że nie wszystkie banki obsługują klientów 31 grudnia. Musimy więc dobrze rozplanować dokonanie ostatnich płatności w roku. Termin złożenia sprawozdania Termin złożenia sprawozdania z realizacji projektu zwykle również jest zapisany w umowie. Przy umowach przekraczających okres jednego roku często wymagane jest sprawozdanie okresowe, np. za pierwszy rok realizacji projektu. Upewnijmy się, czy sprawozdanie takie mamy złożyć do 31 grudnia, czy też sporządzić je za okres do 31 grudnia, z późniejszym, ale zwykle też określonym terminem jego przesłania. Monitoring wydatkowania środków z dotacji – przeksięgowania Monitoring wydatkowania pieniędzy z dotacji powinien być prowadzony na bieżąco, abyśmy w każdej chwili mieli wiedzę na temat środków już wydanych w odpowiednich pozycjach budżetowych i pozostałych kwotach do wydatkowania. Jeśli jednak nie robiliśmy tego konsekwentnie i regularnie w trakcie trwania projektu, warto przed końcem roku dokonać analizy zapisów księgowych wszystkich kosztów w ramach projektów, aby zidentyfikować ewentualne błędne księgowania. Jeśli zadekretowaliśmy dany koszt do niewłaściwego projektu, możemy dokonać jego przeksięgowania, pamiętając jednocześnie o odpowiedniej zmianie opisu na oryginale dokumentu finansowego (np. faktury czy rachunku do umowy). Audyt projektów Niektóre instytucje finansujące wymagają przeprowadzenia audytu projektu – wówczas obowiązek ten jest zapisany w umowie. Termin przeprowadzenia audytu również powinien być w niej określony – często wyznacza się go w trakcie trwania projektu, aby możliwe było wprowadzenie w realizowanym projekcie ewentualnych zmian wynikających z audytu. Należy więc koniecznie sprawdzić w umowie, czy dany projekt wymaga przeprowadzenia audytu i w jakim terminie. Audyt organizacji Jeśli organizacja ma obowiązek przeprowadzenia audytu finansowego ksiąg finansowych, to zarząd organizacji powinien w IV kwartale mijającego roku dokonać wyboru podmiotu (audytora) przeprowadzającego badanie. Minister Finansów rozporządzeniem z 23 grudnia 2004 r. wprowadził obowiązek badania sprawozdań finansowych niektórych organizacji pożytku publicznego (OPP). Obowiązek ten dotyczy organizacji pożytku publicznego, które zgodnie z przepisami o rachunkowości nie podlegają takiemu badaniu. Tak więc OPP mają obowiązek przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego za dany rok finansowy, jeżeli w roku poprzednim spełniały łącznie trzy następujące kryteria: realizowały zadania publiczne zlecone jako powierzone do wykonywania lub do wspierania zadania publicznego, otrzymały w roku poprzednim obrotowym łączną kwotę dotacji na realizację zadań określonych wyżej w wysokości co najmniej 50 tys. zł, osiągnęły w roku poprzednim obrotowym przychody w wysokości co najmniej 3 mln zł. Te organizacje, które spełniły łącznie wymienione wyżej warunki w roku 2007, będą musiały przeprowadzić audyt za rok 2008. Pamiętajmy, że większość organizacji, które nie mają statusu OPP, lub które nie spełniają warunków, o których była mowa, nie mają obowiązku przeprowadzenia audytu. Zgodnie z art. 64 pkt 4 ustawy o rachunkowości obowiązek jego przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego mają te organizacje, które w roku poprzednim spełniały co najmniej dwa z następujących kryteriów: zatrudniały w przeliczeniu na pełne etaty co najmniej 50 osób, posiadały sumę aktywów bilansu o wartości co najmniej 2 500 tys. euro, osiągnęły przychód netto o wartości co najmniej 5 mln euro. Inwentaryzacja Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 26) organizacje, podobnie jak inne podmioty gospodarcze, mają obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji. Podlegają jej m.in.: środki trwałe – raz na cztery lata musi być dokonany spis z natury; należy więc sprawdzić, kiedy był przeprowadzony ostatni spis środków trwałych, żeby się upewnić, czy w danym roku nie musimy przeprowadzić kolejnego; czas zakończenia procesu inwentaryzacji środków trwałych to 15 stycznia roku następnego; środki pieniężne (kasa, konta bankowe itd.): musi być sporządzony protokół kasy ze stanem na 31 grudnia danego roku. Rozliczenia z kontrahentami i pracownikami Analizie trzeba poddać rozliczenia z kontrahentami organizacji – dostawcami i odbiorcami. Odbiorcy organizacji to jej klienci, jeśli organizacja prowadzi działalność gospodarczą, ale również inne organizacje, którym udziela wsparcia, i partnerzy. Warto na koniec roku sprawdzić, czy na konto naszej organizacji wpłynęły wszystkie należne pieniądze – zgodnie z umowami dotacyjnymi, sponsorskimi czy też gospodarczymi (sprzedaż usług, towarów, produkcja itp.). Warto zaznaczyć, że dobrą praktyką jest sporządzanie umów na przekazanie środków finansowych niezależnie od ich wartości – dokumentu potwierdzającego przyszłą należność organizacji. Należy też zweryfikować, czy organizacja wywiązała się ze wszystkich zobowiązań wobec dostawców towarów i usług oraz urzędów państwowych, takich jak urząd skarbowy czy ZUS. Częstą praktyką, już teraz nieobowiązkową, jest wysyłanie tzw. potwierdzeń sald, czyli informacji do kontrahenta o stanie jego rozliczeń z organizacją na dany dzień. Ponadto warto jest przeanalizować rozliczenia z pracownikami, aby potwierdzić, czy organizacja wypłaciła wszystkie należne wynagrodzenia oraz czy pracownicy rozliczyli się z pobranych zaliczek. Sprawozdawczość – ostatni dzwonek już 31 grudnia 31 grudnia za chwilę, kto więc jeszcze nie sporządził sprawozdań, ma kilkanaście dni na wypełnienie swoich obowiązków. Fundacje: sprawozdanie z działalności do odpowiedniego ministerstwa Fundacje mają obowiązek złożyć sprawozdanie z działalności za rok poprzedni do odpowiedniego ministerstwa, które sprawuje nad nimi nadzór. Ministerstwo Sprawiedliwości: organizacje otrzymujące nawiązki (wpisane do wykazu instytucji, organizacji społecznych, fundacji i stowarzyszeń, o których mowa w art. 47, 49 i art. 57a &2 KK – ich wykaz na stronie internetowej: www.ms.gov.pl) mają obowiązek przesłania informacji o aktualnych zadaniach i celach statutowych oraz o zasięgu działania organizacji. W NOWYM ROKU – deklaracje, sprawozdania roczne 15 stycznia – urząd miasta: złożenie deklaracji i odprowadzenie podatku od nieruchomości z tytułu posiadania nieruchomości lub od części lokalu wynajmowanego od urzędu (deklaracja zerowa w przypadku wynajmu lokalu na działalność statutową OPP). 31 stycznia – marszałek województwa: przesłanie sprawozdania przez organizacje mające status agencji pośrednictwa pracy i zatrudnienia. 31 stycznia – informacja ZUS IWA: składają ją pracodawcy, który zgłaszali w okresie sprawozdawanym, średnio, co najmniej 10 ubezpieczonych do ubezpieczenia wypadkowego. 31 stycznia – deklaracja PIT-4R do urzędu skarbowego: informacja o należnych miesięcznych zaliczkach podatku dochodowego osób fizycznych; składana za cały rok, dotyczy wszystkich osób zatrudnionych na umowę o pracę oraz zatrudnionych na umowę zlecenie i o dzieło.
