Warszawa, dnia 6 listopada 2013 r

Warszawa, dnia 7 listopada 2013 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. (adres: ul. Bagatela 12,
00-585 Warszawa) zwraca się z prośbą o przygotowanie oferty cenowej na
Organizację techniczną wystawy „Designed in Poland” w Rzymie
Niniejszy wydatek jest realizowany i finansowany ze środków Ministerstwa Gospodarki
przekazanych PAIiIZ na podstawie umowy o dotację celową na rok 2013 (Projekt 5.2.)
I. ZAMAWIAJĄCY
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585
Warszawa
II. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI
Galeria Alberto Sordi, Piazza Colonna, Rzym, Włochy, 25 – 30 listopada 2013 r.
III. WARUNKI PODMIOTOWE
O zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty pozostające z Zamawiającym w takim
stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do
bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności pozostają w związku
małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa
lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia,
opieki lub kurateli.
IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
IV.I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest: Organizacja techniczna wystawy „Designed in Poland”
odbywającej się w Rzymie (Włochy)
2. Zamawiający informuje:
Termin wystawy: 25-30 listopada 2013 r.
Termin montażu wystawy: 24 listopada 2013 r. od godz. 22.00 do 25 listopada do godz. 6.00
Termin demontażu wystawy: 30 listopada 2013 r. od godz. 22.00 do 1 grudnia do godz. 6.00
Powierzchnia zabudowy: ok. 40 m2, podzielona na dwie strefy po ok. 20 m2 każda
Lokalizacja: Galeria Alberto Sordi, Piazza Colonna, Rzym,
Ostateczny termin wykonania całości zamówienia: 10 grudnia 2013 r.
IV.II. Kompleksowa usługa będzie obejmować:
1) wypożyczenie stelaża typu Octanorm do zabudowy powierzchni ekspozycyjnej
obejmującego 20 szt. witryn w kolorze białym lub szarym o wymiarach 250 x 50 x 50
cm lub szerszych, składających się z 4 ścian bez dostępu do eksponatów. Zamawiający
dopuszcza aby jedna ze ścian składała się z dwóch części przesuwnych, zamykanych
na klucz. Każda z witryn powinna posiadać wewnątrz dwie szklane półki i oświetlenie
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
ledowe, ściany powinny być wykonane ze szkła lub pleksi, każda z witryn na
zwieńczeniu jednej ze ścian powinna być obrandowana logo wystawy "Designed in
Poland”;
zapewnienie obsługi technicznej i wykonanie montażu witryn wraz z oświetleniem
oraz po zakończeniu prac uporządkowanie powierzchni wystawienniczej do stanu
wymaganego przez właściciela powierzchni;
zapewnienie obsługi technicznej i wykonanie demontażu witryn wraz z oświetleniem
oraz po zakończeniu prac uporządkowanie powierzchni wystawienniczej do stanu
wymaganego przez właściciela powierzchni;
transport na trasie Warszawa - Rzym - Warszawa eksponatów i materiałów
promocyjnych i aranżacyjnych o wadze do 250 kg oraz elementów zabudowy
wystawienniczej (oszacowanie wagi elementów zabudowy leży po stronie
Wykonawcy);
ubezpieczenie wszystkich elementów wystawy oraz eksponatów od momentu ich
odebrania do momentu zwrotu Zamawiającemu - zwrot najpóźniej do dnia 10 grudnia
2013 r. do miejsc wskazanych przez Zamawiającego. Szacunkowa wartość
eksponatów prezentowanych na wystawie wynosi ok. 200.000,00 PLN. Oszacowanie
wartości elementów wystawy (zabudowa wystawy) leży po stronie Wykonawcy.
Materiały promocyjne (katalogi wystawy i banery) oraz materiały aranżacyjne
(ekspozytory, wizytowniki) mają wartość szacunkową ok. 10.000,00 PLN;
przechowywanie wszystkich elementów wystawy oraz eksponatów od momentu
przejęcia do momentu zwrotu Zamawiającemu – zwrot najpóźniej do dnia 10 grudnia
2013 r. do miejsc wskazanych przez Zamawiającego;
przechowywanie opakowań po eksponatach i materiałach aranżacyjnych przez czas
trwania wystawy (od momentu zakończenia montażu do momentu rozpoczęcia
demontażu);
druk katalogu wystawy o następujących parametrach:
- wymiary 22 cm x 22 cm
- okładka miękka : kreda błyszcząca 250-300g/m2, kolorystyka 4+4
- folia błysk na zewnętrznych stronach okładki
- środek: kreda błyszcząca 150g/m2, kolorystyka 4+4
- ilość stron: 32 strony (bez okładki)
- nakład: 1.000 szt.
- pliki gotowe do druku zostaną przygotowane przez Zamawiającego.
IV.III. Informacje dodatkowe
1. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o kolejnych etapach
wykonywanych prac i ew. trudnościach w ich realizacji.
2. Zamawiający przekaże Wykonawcy listę eksponatów i materiałów promocyjnych do
ubezpieczenia, projekt planu zabudowy oraz logotypy i projekty graficzne konieczne do
wyprodukowania materiałów promocyjnych.
3. Wykonawca jest zobowiązany do:
1) posiadania wiedzy i doświadczenia tj. wykazania, że w okresie ostatnich 2 lat przed
upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy –
w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 3 usługi odpowiadające swoim
rodzajem przedmiotowi zamówienia,
2) wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z ustaleniami określonymi przez
Zamawiającego,
4.
5.
6.
7.
3) zapewnienia zespołu technicznego składającego się co najmniej z 3 osób, z czego
jedna powinna zajmować stanowisko kierownika zespołu technicznego, do wykonania
montażu i demontażu wystawy,
4) zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących
realizacji przedmiotu zamówienia części zamówienia.
Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z pobytem osób wykonujących prace
techniczne za granicą (wynagrodzenie, zakwaterowanie, wyżywienie, ubezpieczenie itp.)
Za terminowe i należyte wykonanie Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy
wynagrodzenie przelewem w ciągu 14 dni od daty dostarczenia faktury VAT do siedziby
Zamawiającego. Ustalone wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszelkie koszty, jakie
Wykonawca poniesie w związku z wykonaniem przedmiotu umowy i jest
wynagrodzeniem ryczałtowym i nie podlega zmianom. Płatność nastąpi po wykonaniu
zamówienia na podstawie podpisanego bez zastrzeżeń protokołu odbioru usługi. Płatność
będzie realizowana w polskich złotych, przelewem na rachunek bankowy wskazany w
treści faktury, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. Do podpisania
protokołu odbioru usługi strony ze Zamawiającego upoważnione są:
1) Agnieszka
Ciećwierz,
Dyrektor
Departamentu
Promocji
Gospodarczej
Zamawiającego,
2) Monika Wysocka, Kierownik Wydziału Marketingu Narodowego.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z wybranymi Wykonawcami, którzy
złożyli oferty, w zakresie szczegółów wykonania usługi oraz ewentualnie wysokości ceny
w zakresie jej zmniejszenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania
Wykonawców do wyjaśnienia treści złożonej oferty.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania rozstrzygnięcia postępowania
i nie dokonania wyboru oferty bez podawania przyczyny i zwrotu ewentualnych
kosztów sporządzenia oferty.
Zamawiający oczekuje od Wykonawcy na całym etapie realizowania Zamówienia,
należytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego
podejścia do jego wykonania.
V. KRYTERIA OCENY OFERTY
1. Ocenie podlega wyłącznie oferta przygotowana wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1
do zapytania ofertowego. Do oferty należy załączyć:
 kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub EDG etc.), jeżeli odrębne
przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy
przed upływem terminu składania ofert;
 referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług
odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia tj. zrealizowanie co
najmniej 3 usług polegających na dostarczeniu elementów zabudowy wystawienniczej
oraz ich montażu, obsługi technicznej i demontażu, każda o wartości brutto min.
30.000,00 złotych (a w przypadku, jeśli wartość usługi była w umowie wyrażona w
walucie obcej – równowartość 30.000,00 złotych brutto ustala się wg średniego kursu
NBP z dnia zawarcia umowy o wykonanie usługi); w okresie ostatnich 2 lat przed
upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności przez
Wykonawcę jest krótszy – w tym okresie.
2. Oferty złożone bez wymienionych załączników nie będą podlegały ocenie.
3. Jedynym kryterium oceny jest najniższa cena brutto = 100%
4. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta spełniająca wymagania
Zamawiającego, która uzyskała najwyższą liczbę punktów wg podanego kryterium.
VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT
Termin złożenia ofert – 13 listopada 2013 r. do godz. 9.30 (decyduje data wpływu oferty do
PAIiIZ). Oferty złożone po terminie zostaną odrzucone.
Ofertę należy złożyć na formularzu załączonym do niniejszego zapytania pod adresem:
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585
Warszawa z dopiskiem: „Designed in Poland” Dopuszczalne jest również przesłanie skanów
wszystkich wymaganych dokumentów na adres mailowy: [email protected] w
wyznaczonym terminie.
Osobą do kontaktu jest: Monika Wysocka, Kierownik Wydziału Marketingu Narodowego,
Departament Promocji Gospodarczej Zamawiającego, tel. 22 334 98 58, e-mail:
[email protected]