import/export danych, tabele połączone, ODBC

Współpraca z innymi bazami danych
(import/export danych, tabele
połączone, ODBC)
Na podstawie Microsoft Office XP i
Microsoft Office 2000
Pokaz został przygotowany
przez:
• Krzysztof Siwiec
• Daniel Grabowski
• Marian Partyka
2
Wprowadzenie
Zanim przejdziemy do
zgłębiania
podniesionego przez
nas zagadnienia,
wypadałoby krótko
scharakteryzować
czym właściwie jest
owa baza danych?
3
Baza danych
Baza danych jest zbiorem informacji
związanych tematycznie lub ze względu na
przeznaczenie, na przykład śledzenie
zamówień klientów lub zarządzanie kolekcją
płyt. Jeśli baza danych nie jest
przechowywana na komputerze lub tylko jej
część jest na nim przechowywana, a
śledzone są informacje z wielu źródeł,
trzeba je samodzielnie skoordynować i
zorganizować.
Przypuśćmy na przykład, że numery
telefonów dostawców są przechowywane w
różnych miejscach: na kartach z numerami
telefonów dostawców, w segregatorach
zawierających informacje o produktach i w
arkuszu kalkulacyjnym zawierającym
informacje o zamówieniach. Jeśli numer
telefonu dostawcy ulegnie zmianie,
informacje te trzeba będzie zaktualizować
we wszystkich trzech miejscach. W bazie
danych wystarczy jednak zaktualizować te
informacje w jednym miejscu - numer
telefonu dostawcy jest automatycznie
aktualizowany w bazie danych we
wszystkich miejscach, w których jest
używany.
4
Podstawowymi częściami
składowymi bazy danych są:
Aby w sposób efektywny
przechowywać dane, należy
utworzyć jedną tabelę dla każdego
typu informacji, które mają być
śledzone. Aby zebrać dane z wielu
tabel w kwerendzie, formularzu,
raporcie lub na stronie dostępu do
danych, należy zdefiniować
relacje między tabelami.
TABELE
5
KWERENDY
Aby znaleźć lub pobrać
tylko te dane, które
spełniają określone
warunki lub dane z wielu
tabel, należy utworzyć
kwerendę. Kwerenda
może również
aktualizować lub usuwać
wiele rekordów
jednocześnie i
przeprowadzać
predefiniowane lub
niestandardowe
obliczenia na danych.
6
FORMULARZE
Aby można było łatwo oglądać, wprowadzać
lub zmieniać dane bezpośrednio w tabeli,
należy utworzyć formularz. Po otwarciu
formularza, program Microsoft Access
pobiera dane z jednej lub kilku tabel i
wyświetla je na ekranie w układzie
wybranym przez użytkownika w Kreatorze
formularzy lub utworzonym samodzielnie w
widoku projektu
W tabeli jest wyświetlanych jednocześnie
wiele rekordów, ale w celu przejrzenia
określonego rekordu konieczne może być
przewinięcie tabeli. Podczas przeglądania
tabeli nie można także aktualizować danych
w wielu tabelach jednocześnie.
Formularz przedstawia pojedyncze rekordy i
mogą w nim być wyświetlane pola
pochodzące z kilku tabel. Można w nim
także wyświetlać obrazy i inne obiekty.
Formularz może zawierać przyciski służące
do drukowania, otwierania innych obiektów
lub automatyzujące zadania w inny sposób.
7
Raporty
Do analizy danych lub
zaprezentowania ich w
określony sposób na
wydruku służy raport.
Można na przykład
wydrukować jeden raport,
który grupuje dane i
wylicza podsumowania i
drugi, z innymi danymi,
sformatowanymi w
sposób odpowiedni dla
etykiet wysyłkowych.
8
Importowanie lub łączenie tabel z innego
pliku programu Microsoft Access
9
Importowanie i łączenie danych oraz
obiektów bazy danych — informacje
•
•
•
•
W programie Microsoft Access istnieje możliwość wyboru między dwoma sposobami
używania danych z zewnętrznych źródeł danych. Można:
Importować dane do nowej tabeli Microsoft Access, co jest sposobem konwersji
danych z innego formatu i skopiować ją do programu Microsoft Access. Można też
importować obiekty bazy danych do innej bazy danych programu Access lub projektu
programu Access( plik programu, który łączy się z bazą danych programu MS SQL
Server i jest używany do tworzenia aplikacji klient/serwer. Plik projektu nie zawiera
żadnych danych ani obiektów opartych na definicjach danych, takich jak tabele i
widoki).
Utworzyć łącze danych, co pozwala na przeglądanie i edytowanie danych z innej
aplikacji bez importowania, zarówno w pierwotnej aplikacji, jak i w pliku programu
Access( Plik bazy danych lub projektu programu . Baza danych Access przechowuje
obiekty i dane bazy danych w plikach .mdb. Plik projektu nie zawiera danych i jest
używany do łączenia z bazą danych programu MS SQL Server).
Można łączyć dane z wielu różnych obsługiwanych baz danych, programów i
formatów plików.
10
Powody, dla których należy importować
dane do tabeli
Jeśli dane będą wykorzystywane tylko w programie
Microsoft Access, to należy je importować. Program
Microsoft Access pracuje szybciej z tabelami we
własnym formacie, a w razie potrzeby importowaną
tabelę można zmodyfikować, tak jak każdą inną tabelę,
utworzoną w programie Microsoft Access.
11
Powody, dla których należy połączyć
dane z tabeli zewnętrznej
Potrzeba połączenia tabel z innej bazy danych Microsoft Access może powstać, gdy
na przykład wykorzystywana jest tabela z innej bazy danych współużytkowanej w
sieci. Możliwość taka jest szczególnie korzystna, jeśli wszystkie tabele są
przechowywane na serwerze sieciowym, a formularze, raporty i inne obiekty znajdują
się w innej, współużytkowanej bazie danych. Rozdzielenie istniejącej bazy danych na
dwie części, nazywane zewnętrzną (front-end) i wewnętrzną (back-end) bazą danych,
jest bardzo proste.
Jeśli dane, które będą wykorzystywane, są aktualizowane także przez program inny
niż Microsoft Access, to należy je połączyć. W ten sposób dane w czasie aktualizacji,
pobierania i przydzielania innym użytkownikom pozostają na miejscu, a program
Microsoft Access ma do nich bezpośredni dostęp. Pozwala to utworzyć na przykład
kwerendę, formularz lub raport oparty na danych zewnętrznych, wykorzystać je do
działań na danych w tabeli programu Microsoft Access, oglądać w różnych widokach,
podczas gdy inni użytkownicy mogą je wykorzystywać w programie oryginalnym.
Z projektami Access można również łączyć tabele programu SQL Server. Widok
tabeli połączonej można utworzyć za pomocą Kreatora łączenia tabel. Widoki te mogą
być używane w formularzach, raportach, kwerendach i stronach dostępu do danych w
ten sam sposób, jak każda inna tabela.
12
Na czym polega importowanie danych?
W procesie importowania danych tworzona jest kopia informacji w nowej
tabeli w bazie danych lub w projekcie programu Access. Tabela lub plik
źródłowy nie ulega zmianie w tym procesie.
Kiedy dane są importowane, nie można przyłączać danych do istniejących
tabel (z wyjątkiem przypadków importowania arkuszy kalkulacyjnych lub
plików tekstowych). Jednak po importowaniu tabeli do bazy danych Access
można wykonać kwerendę dołanczającą(kwerenda funkcjonalna, która
rekordy znajdujące się w zestawie wyników kwerendy dodaje na końcu
istniejącej tabeli.), a w projekcie Access można zastosować procedurę
przechowywaną( Wstępnie skompilowana kolekcja instrukcji SQL i
opcjonalnych instrukcji kontroli przepływu, przechowywana pod jedną
nazwą i przetwarzana jako jednostka. Procedury przechowywane,
przechowywane są w bazie danych SQL i mogą być uruchamiane przez
jedno wywołanie z aplikacji.) lub kwerendę dołączającą, aby dodać dane
jednej tabeli do innej.
Można także importować obiekty bazy danych inne niż tabele, takie jak
formularze lub raporty, z innej bazy danych lub projektu Access.
13
Na czym polega łączenie danych
Łączenie danych umożliwia odczyt i, w większości przypadków, aktualizację
danych ze źródeł zewnętrznych bez konieczności ich importowania. Format
zewnętrznego źródła danych nie jest modyfikowany, dzięki czemu w
dalszym ciągu można używać tego pliku w programie, w którym został
oryginalnie utworzony. Łączenie tabel jest możliwe tylko w bazie danych
programu Access, lecz nie w projekcie Access.
W programie Microsoft Access do reprezentacji połączonych tabel używane
są inne ikony niż do reprezentacji tabel przechowywanych w bieżącej bazie
danych. Jeśli zostanie usunięta ikona tabeli połączonej, usunięciu ulega
tylko łącze do tabeli, a nie sama zewnętrzna tabela.
W projektach Microsoft Access tworzony jest widok odwołujący się do
połączonej tabeli. Do takiego widoku mogą następnie odwoływać się
formularze, raporty, strony dostępu do danych i kwerendy. Możliwość
wstawiania, aktualizacji lub usuwania rekordów w widoku wynikowym jest
uzależniona od właściwości określonego źródła danych.
14
Programy nie obsługiwane
Jeśli w programie, którego dane nie są przechowywane w żadnej z
obsługiwanych zewnętrznych baz danych ani w żadnym formacie plików,
istnieje możliwość eksportowania, konwertowania lub zapisywania swych
danych w jednym z tych formatów, wówczas można importować te dane.
Ponadto, kiedy jest importowany lub łączony format zewnętrznej bazy
danych, takiej jak dBASE lub Paradox, program Access zazwyczaj
zachowuje indeksy. Na przykład: nie można bezpośrednio importować ani
połączyć bazy danych Microsoft Works, lecz można eksportować dane z
tego programu do pliku bazy danych dBASE IV (.dbf), a następnie
importować te dane do programu Microsoft Access, aby zachować nazwy
pól i indeksy.
Na ogół w większości nieobsługiwanych programów, nawet pochodzących z
innych systemów operacyjnych, można eksportować dane do pliku
tekstowego rozdzielonego( plik zawierający, w których poszczególne
wartości pola są oddzielone znakiem np. przecinkiem lub tabulatorem.) lub
o stałej szerokości( plik zawierający dane, w którym każde pole ma stałą
szerokość.), który można następnie importować lub połączyć w programie
Microsoft Access, chociaż nie można zachować indeksów.
15
Automatyzacja operacji importowania
Aby uprościć często wykonywane operacje
importowania, można je zautomatyzować
tworząc makro lub tworząc procedurę w
języku Microsoft Visual Basic for
Applications. Jest to przydatne na przykład
przy regularnym importowaniu danych lub
kiedy stosowane są nietypowe lub złożone
wymagania dotyczące importowania
danych.
16
Właściwości tabeli połączonej
Po otwarciu tabeli połączonej w widoku Projekt, wygląda
ona jak zwykła tabela Microsoft Access. Chociaż nie
można zmieniać definicji tabeli i jej pól w zewnętrznej
bazie danych, można jednak ustawić właściwości
decydujące o wyglądzie tych pól w programie Microsoft
Access. Zmiany wprowadzone we właściwościach tabel
połączonych dotyczą tylko sposobu obsługi i
wyświetlania tych danych przez program Microsoft
Access, nie są one odzwierciedlane w tabeli źródłowej.
Właściwości pól, które można ustawiać dla tabel
połączonych przedstawia poniższa tabela.
17
Właściwość
Działanie
Format
Decyduje o sposobie wyświetlania danych w polu
DecimalPlaces
Decyduje o liczbie wyświetlanych miejsc po
przecinku
InputMask
Służy do utworzenia maski wprowadzania danych ze
znakami separatora i pustymi miejscami do
wypełnienia
Caption
Powoduje zmianę nagłówka kolumny w arkuszu
danych i pozwala określić nazwę domyślną, która
będzie używana jako etykietka przy dodawaniu pola
do formularza
18
W przypadku tabel połączonych nie można zmienić
innych właściwości pól. Aby jednak proces
wprowadzania danych był bardziej efektywny i mniej
narażony na błędy, można utworzyć formularze służące
do wprowadzania lub edycji danych w tabelach
połączonych oraz ustawić właściwości formantów
(obiektów graf. Interfejsu użytkownika, np. pole
tekstowe, pole wyboru, pasek przewijania lub przycisk
polecenia, który pozwala użytkownikom sterować
programem. Formanty są używane do wyświetlania
danych lub opcji do wyboru, wykonywania akcji albo
poprawiania czytelności interfejsu użytkownika.)
związanych z polami w tabelach połączonych. Można na
przykład w tych formularzach ustawić dla formantów
właściwości DefaultValue, ValidationRule i
ValidationText.
Jeśli łączone są dwie tabele z tej samej bazy danych
programu Microsoft Access, wszelkie ustanowione
między nimi relacje pozostają w mocy.
19
Jeśli łączone są tabele z innej bazy danych programu Microsoft
Access, używane są ustawienia właściwości określone w bazie
danych, w której tabele są przechowywane. Jeśli na przykład dla
tabeli w oryginalnej bazie danych są określone reguły sprawdzania
poprawności, dane wprowadzane w tabeli połączonej muszą także
spełniać warunki określone w tych regułach. Zmiana tych
właściwości jest możliwa po otwarciu tabeli w tej bazie danych, w
której jest ona przechowywana.
Może zaistnieć potrzeba zmiany nazw tabel połączonych. Ponieważ
nazwy tabel w programie Microsoft Access mogą zawierać spacje i
mieć długość do 64 znaków, warto czasami po dołączeniu tabeli
nadać jej bardziej opisową nazwę. Jeśli na przykład łączona jest
tabela typu dBASE o nazwie SLSDATA, istnieje możliwość
dokonania zmiany nazwy tabeli połączonej na „Dane o sprzedaży (z
bazy danych dBASE)”. Należy zauważyć, że nie spowoduje to
zmiany nazwy samej tabeli, lecz tylko nazwy używanej w programie
Microsoft Access jako odwołanie do łącza z tabelą.
20
A tak to mniej więcej wygląda w
praktyce
21
Krok pierwszy
W pierwszej kolejności
należy otworzyć bazę
danych lub przełączyć
się do okna bazy
danych( okno które
pojawia się po otwarciu
bazy danych programu
Access lub jego
projektu. Wyświetlane
są w nim skróty
umożliwiające tworzenie
nowych i otwieranie
istniejących obiektów
bazy danych.
22
Krok drugi
Jeśli baza danych jest już
otwarta, aby importować
(kopiować dane z pliku
tekstowego, arkusza
kalkulacyjnego, lub tabeli
bazy danych do tabeli
programu Access.
Importowanych danych
można użyć do utworzenia
nowej tabeli albo można je
dołączyć do istniejącej tabeli,
która ma pasującą strukturę
danych) tabele, w menu Plik
należy wybrać polecenie
Pobierz dane zewnętrzne, a
następnie kliknąć polecenie
Importuj.
23
Aby połączyć tabele, w
menu Plik należy
wybrać polecenie
Pobierz dane
zewnętrzne, a
następnie kliknąć
polecenie Połącz
tabele.
24
Krok trzeci
Należy upewnić się także, że w oknie
dialogowym Importowanie (lub
Połącz) w polu Pliki typu wybrana
jest opcja Microsoft Access
(*.mdb; *.adp; *.mda; *.mde;
*.ade).
Następnie trzeba kliknąć strzałkę po
prawej stronie pola Szukaj w, tam
wybieramy dysk i folder zawierający
plik programu Access, który chcemy
importować lub połączyć, a
następnie klikamy dwukrotnie ikonę
bazy danych.
W oknie dialogowym Importowanie
obiektów (lub Połącz tabele)
klikamy każdą z tabel, którą chcemy
importować lub połączyć.
25
Oto zaimportowane tabele
26
A to przykład tabeli połączonej
27
Jeśli importujemy tabele i
chcemy importować tylko
definicje wybranych tabel (a
nie zawarte w nich dane),
musimy kliknąć przycisk
Opcje, a następnie w obszarze
Importuj tabele opcję Tylko
definicje.
Uwaga!!! Jeśli importowana
tabela jest już połączona,
program Access nie importuje
danych, lecz łączy tabelę z jej
źródłem danych (czyli kopiuje
informacje o połączeniu).
28
Importowanie danych z pliku tekstowego
Analogicznie jak to miało miejsce
w przypadku danych rodem z
accessa, tutaj także
rozpoczynamy od otwarcia bazy
danych lub przełączenia się do
okna bazy danych.
Jeśli baza danych jest już
otwarta, wykonujemy jedną z
następujących czynności
–
–
Aby importować dane, w menu
Plik wybieramy polecenie
Pobierz dane zewnętrzne, a
następnie klikamy polecenie
Importuj.
Aby połączyć dane, w menu
Plik wybieramy polecenie
Pobierz dane zewnętrzne, a
następnie klikamy polecenie
Połącz tabele.
29
•
•
W oknie dialogowym
Importowanie (lub
Połącz) w polu Pliki
typu należy wybrać
opcję Pliki tekstowe
(*.txt; *.csv; *.tab;
*asc).
Potem klikamy strzałkę
po prawej stronie pola
Szukaj w, wybieramy
napęd i folder, w którym
znajduje się plik, a
następnie klikamy
dwukrotnie jego ikonę.
30
Następnie należy postępować zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w
kolejnych oknach dialogowych Kreatora importu tekstu. Klikamy
przycisk Zaawansowane, aby utworzyć lub zastosować specyfikację
importu/eksportu( specyfikacja przechowująca informacje, których
program Access potrzebuje do importowania lub eksportowania pliku z
tekstem o stałej szerokości lub rozdzielanym.).
Aby anulować importowanie danych, naciśnij klawisze CTRL+BREAK.
Uwagi
Można dołączać dane do istniejącej tabeli pod warunkiem, że pierwszy
wiersz pliku tekstowego odpowiada nazwom pól tabeli.
Jeśli wszystkie rekordy w pliku tekstowym o stałej szerokości mają tę
samą długość, to separator wierszy (na przykład znak powrotu karetki i
wysuwu wiersza) osadzony w środku rekordu nie spowoduje
nieoczekiwanych rezultatów. Jeśli jednak nie wszystkie rekordy mają tę
samą długość, osadzony separator wierszy zostanie potraktowany przez
program Microsoft Access jako koniec rekordu.
31
A oto wynik importu danych z pliku typu .txt.
32
I gotowe
33
Importowanie lub łączenie danych z arkusza kalkulacyjnego
Przed podjęciem dalszych działań należy upewnić się,
czy dane w arkuszu kalkulacyjnym są rozmieszczone w
odpowiednim formacie tabeli, każde pole (kolumna)
arkusza zawiera dane tego samego typu, a każdy wiersz
zawiera te same pola.
34
Ponownie otwieramy bazę danych lub
przełączamy się do okna Baza danych, jeśli
baza danych jest już otwarta.
Następnie:
–
–
Aby importować arkusz kalkulacyjny, w menu Plik
wybierz polecenie Pobierz dane zewnętrzne, a
następnie kliknij polecenie Importuj.
Aby połączyć arkusz kalkulacyjny, w menu Plik
wybierz polecenie Pobierz dane zewnętrzne, a
następnie kliknij polecenie Połącz tabele.
35
W oknie dialogowym Importowanie (lub Połącz) w polu Pliki
typu wybierzemy opcję Microsoft Excel (*.xls).
Klikamy strzałkę po prawej stronie pola Szukaj w, wybieramy
napęd i folder, w którym znajduje się plik arkusza kalkulacyjnego,
a następnie kliknamy dwukrotnie jego ikonę.
Następnie postępujemy według instrukcji wyświetlanych w
kolejnych oknach dialogowych Kreatora importu arkuszy. W
przypadku importowania ze skoroszytu programu Microsoft Excel
w wersji 5.0 lub nowszej, możliwy jest import danych tylko z
jednego arkusza w skoroszycie. Nie jest możliwy import z innych
plików zawierających wiele arkuszy, takich jak skoroszyty
programu Microsoft Excel w wersji 4.0. Aby importować z takich
plików, należy najpierw zapisać każdy arkusz kalkulacyjny jako
odrębny plik.
36
To mniej więcej ma taką postać
37
Uwagi
• Można importować lub połączyć wszystkie dane z arkusza
kalkulacyjnego albo tylko dane z nazwanego zakresu komórek.
Mimo, że zwykle w programie Microsoft Access tworzy się nową
tabelę przeznaczoną na dane, można także dołączyć dane do
istniejącej tabeli, jeśli tylko nagłówki kolumn arkusza kalkulacyjnego
odpowiadają nazwom pól tabeli.
• Program Access próbuje przypisać odpowiedni typ danych do
importowanych pól, należy jednak sprawdzić, czy ustawiono w nich
żądany typ danych. Na przykład, w bazie danych programu Access
pole numeru telefonu lub kodu pocztowego może zostać
importowane jako pola typu Liczba, ale należy je zmienić na pole
tekstowe, ponieważ prawdopodobnie na tego typu polach nie będą
wykonywane żadne obliczenia. W razie potrzeby należy także
sprawdzić i ustawić właściwości pól, takie jak formatowanie.
38
Importowanie danych z bazy danych SQL lub z
innego źródła danych ODBC
Aby tego dokonać ponownie otwieramy plik programu Access lub
przechodzimy do okna bazy danych otwartego pliku programu.
Następnie :
– Aby importować tabele, w menu Plik wybierz polecenie Pobierz dane
zewnętrzne, a następnie kliknij polecenie Importuj.
– Aby połączyć tabele, w menu Plik wybierz polecenie Pobierz dane
zewnętrzne, a następnie kliknij polecenie Połącz tabele.
• W oknie dialogowym Importowanie (lub Połącz) w polu Pliki typu
wybierz opcję ODBC Databases().
• Okno dialogowe Wybierz źródło danych zawiera listę źródeł
danych wszystkich sterowników ODBC( Open Database
Connectivity: Plik programu używany do łączenia z określoną bazą
danych. Każdy program bazy danych, taki jak Access, dBASE lub
SQL Server wymaga innego sterownika)zainstalowanych na
komputerze.) zainstalowanych na komputerze.
39
•
•
•
•
Klikamy kartę Plikowe źródło danych lub Komputerowe źródło
danych, a następnie dwukrotnie źródło danych ODBC, które
chcemy importować.
Aby zdefiniować nowe źródło danych dla dowolnego
zainstalowanego sterownika ODBC, najpierw klikamy przycisk
Nowe i postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w oknie
dialogowym Tworzenie nowego źródła danych i w kolejnych
oknach dialogowych.
Jeśli wybrane źródło ODBC wymaga logowania, wprowadzamy
identyfikator logowania i hasło (mogą być także wymagane
dodatkowe informacje), a następnie kliknamy przycisk OK.
Program Microsoft Access połączy się ze źródłem danych ODBC i
wyświetli listę tabel, które można importować lub połączyć.
40
•
Jeśli łączymy tabelę, zaznaczamy pole wyboru Zapisz identyfikator
logowania i hasło, aby zapisać informacje dla tabeli w bieżącej bazie
danych programu Access, tak aby użytkownicy nie musieli ich
wprowadzać. Jeśli pole wyboru pozostanie wyczyszczone, wszyscy
użytkownicy będą musieli wprowadzać identyfikator logowania i hasło
przy każdym otwarciu tabeli podczas następnych nowych sesji pracy z
programem Microsoft Access. Administrator bazy danych SQL może
także podjąć decyzję o wyłączeniu tego pola wyboru, co spowoduje, że
wszyscy użytkownicy będą musieli wprowadzać identyfikator logowania i
hasło za każdym razem, gdy łączą się z bazą danych SQL.
•
Kliknij każdą z tabel, które chcesz importować lub połączyć, a następnie
kliknij przycisk OK. Jeśli łączona tabela nie posiada indeksu
jednoznacznie identyfikującego poszczególne rekordy, w programie
Microsoft Access zostanie wyświetlona lista pól połączonej tabeli. Kliknij
pole lub kombinację pól, która w sposób unikatowy będzie identyfikować
poszczególne rekordy, a następnie kliknij przycisk OK.
41
Podobnie można importować dane jeszcze z
wielu innych formatów. Oto niektóre z nich:
MS Outlook, MS Exchange, MS Works,
dBase, Paradox, Pliki XML
42
Eksportowanie danych i obiektów
bazy danych — informacje
43
Eksportowanie jest sposobem wyprowadzania danych i
obiektów bazy danych do innej bazy danych, do arkusza
kalkulacyjnego lub formatu pliku, aby inna baza danych,
aplikacja lub program mogły używać tych danych i
obiektów bazy danych. Eksportowanie jest podobne do
kopiowania i wklejania. Dane można Eksportowanie jest
sposobem wyprowadzania danych i obiektów bazy
danych do innej bazy danych, do arkusza kalkulacyjnego
lub formatu pliku, aby inna baza danych, aplikacja lub
program mogły używać tych danych i obiektów bazy
danych. Eksportowanie jest podobne do kopiowania i
wklejania. Dane można obiektów bazy danych z bazy
danych Access lub projektu Access’a można
eksportować do innej bazy danych lub projektu Access.
44
Eksportowanie obiektów bazy danych
Nie można eksportować diagramów bazy
danych (diagram bazy danych: Graficzna
reprezentacja dowolnej części schematu bazy
danych. Może to być pełny lub częściowy obraz
struktury bazy danych. Obejmuje on tabele,
zawarte w nich kolumny oraz relacje między
tabelami.) do projektu programu Access lub do
bazy danych programu Access. Nie można
eksportować kwerend ani relacji z bazy danych
programu Access do projektu programu Access.
45
W wypadku eksportowania
danych do dokumentu XML
można eksportować tabelę
główną i dowolne tabele
pokrewne. W wypadku
eksportowania do innej bazy
danych można eksportować
jednocześnie tylko jeden
obiekt. Jeśli do bazy danych
ma zostać wyeksportowanych
kilka obiektów, należy
otworzyć bazę docelową i
importować obiekty.
46
Gdy eksportowany jest obiekt z innej bazy
danych, niekiedy trzeba eksportować
również obiekty powiązane, aby obiekt ten
działał. Na przykład źródłem
danychraportu może być kwerenda, która
może być oparta na relacji między dwiema
tabelami
47
Dane eksportowane do HTML
Podczas eksportowania strony dostępu do danych (strona dostępu do danych:
Publikowana z programu Access strona sieci Web, która ma połączenie z bazą
danych. Na stronie dostępu do danych można wyświetlać, dodawać i edytować
dane przechowywane w bazie danych oraz operować nimi. Strona może również
zawierać dane z innych źródeł, takich jak program Excel.), eksportowane jest tylko
łącze do odpowiedniego pliku HTML (HTML: Standardowy język znakowania
informacji używany w przypadku dokumentów w sieci World Wide Web. W języku
HTML używane są tagi, które wskazują, jak przeglądarki sieci Web mają wyświetlać
elementy strony, takie jak tekst i grafika, i jak mają odpowiadać na akcje
użytkownika.). Plik HTML pozostaje w tym samym miejscu, co oznacza, że istnieją
dwie strony wskazujące ten sam plik HTML. Jeśli nie jest to pożądane rozwiązanie,
należy zapisać jedną ze stron dostępu do danych pod inną nazwą i podać inną
lokalizację dla nowego pliku HTML.
W przypadku programu Access 2002 można użyć Kreatora transferu bazy danych
do utworzenia nowej bazy danych SQL Server i eksportowania obiektów z
istniejącej bazy danych Access
48
Przesyłanie pocztą obiektów bazy danych
• Dane wyjściowe obiektu bazy danych można przesłać pocztą email, dołączając je do wiadomości poczty elektronicznej w kilku
różnych formatach plików, w tym w formacie programu Microsoft
Excel (.xls), Rich Text Format (.rtf), formacie tekstowym MS-DOS
(.txt), HTML (.html), IDC/HTX (pliki IDC/HTX: Program Microsoft
Internet Information Server używa plików IDC i HTX do pobierania
danych ze źródła danych ODBC i formatowania ich jako dokumentu
HTML.), ASP (Active Server Page (ASP): Plik zawierający osadzone
skrypty po stronie serwera, który jest wykonywany na serwerze oraz
wysyłany na kliencką przeglądarkę sieci Web i wyświetlany w niej
jako standardowy plik HTML. ) i w formacie stron dostępu do danych
(.html). Stronę dostępu do danych można również wysłać jako treść
wiadomości e-mail.
• Aby wysłać obiekt bazy danych pocztą elektroniczną, potrzebny jest
program Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Microsoft Mail lub
inna aplikacja poczty elektronicznej, która obsługuje standard
Messaging Application Programming Interface (MAPI).
49
Exportowanie danych na stronę
Web
•
•
•
•
Są cztery sposoby tworzenia strony Web przy użyciu danych lub obiektów bazy danych Microsoft Access:
W przeglądarce sieci Web obsługującej dynamiczny język HTML (DHTML: Rozszerzenie języka HTML (Hypertext
Markup Language) dodające multimedia, dostęp do baz danych i model obiektowy, których programy mogą
używać do zmiany stylów i atrybutów elementów strony (obiektów) oraz do zastępowania istniejących elementów
(obiektów) nowymi.)w wersji 4.0 lub nowszy można używać stron dostępu do danych Strony dostępu do danych
nie są wyprowadzane lecz tworzone jako obiekty bazy danych, które zawierają skrót do odpowiedniego pliku
HTML danej strony dostępu do danych. Stron dostępu do danych używa się do przeglądania, edycji, aktualizacji,
usuwania, filtrowania, grupowania i sortowania danych dynamicznych z bazy danych Microsoft Access lub z bazy
danych Microsoft SQL Server.
Z tabel, kwerend i formularzy można wyprowadzać pliki HTML generowane przez serwer (zawartość HTML
generowana przez serwer: Plik stron ASP (Active Server Pages) lub IDC/HTX, stanowiący dane wyjściowe tabeli,
kwerendy lub formularza, połączony ze źródłem danych ODBC i przetwarzany przez program Internet Information
Server, który dynamicznie tworzy pliki HTML tylko do odczytu.) albo ASP (Active Server Page (ASP): Plik
zawierający osadzone skrypty po stronie serwera, który jest wykonywany na serwerze oraz wysyłany na kliencką
przeglądarkę sieci Web i wyświetlany w niej jako standardowy plik HTML. ), albo IDC/HTX (pliki IDC/HTX:
Program Microsoft Internet Information Server używa plików IDC i HTX do pobierania danych ze źródła danych
ODBC i formatowania ich jako dokumentu HTML.). W przeglądarce sieci Web pliki HTML generowane przez
serwer wyświetlane są w formacie tabeli. Plików HTML generowanych przez serwer należy używać wtedy, kiedy
chce się korzystać z dowolnej przeglądarki sieci Web, dane ulegają częstym zmianom lub zachodzi potrzeba
oglądania dynamicznych danych w tabeli połączonej ze źródłem danych ODBC (źródło danych ODBC: Dane i
informacje niezbędne do uzyskania dostępu do danych ODBC z programów i baz danych obsługujących protokół
Open Database Connectivity (ODBC).), lecz nie ma potrzeby ich aktualizacji czy modyfikacji.
Statyczne pliki HTML można tworzyć z tabel, kwerend, formularzy i raportów. W przeglądarce sieci Web raporty są
wyświetlane w formacie raportu, a tabele, kwerendy i formularze są wyświetlane w formacie arkusza danych.
Statycznych plików HTML należy używać wtedy, kiedy chce się korzystać z dowolnej przeglądarki Web, która
obsługuje język HTML w wersji 3.2 lub nowszej, a dane zmieniają się rzadko.
Formularz lub raport można zapisać jako stronę dostępu do danych przy użyciu polecenia Zapisz jako w menu
Plik. Dzięki temu można używać formularza lub raportu jako strony sieci Web.
50
A oto jeden z tych sposobów zastosowany w praktyce
51
Eksportowanie lub wymiana danych z programem
Microsoft Word lub z innym edytorem tekstów.
Są trzy sposoby korzystania z danych programu Microsoft Access
przy użyciu edytorów tekstów:
• W przypadku bazy danych Access można użyć kreatora
korespondencji seryjnej programu Microsoft Word do utworzenia w
programie Microsoft Word 2002 dokumentu korespondencji seryjnej,
który jest połączony z danymi programu Microsoft Access 2002. Po
utworzeniu połączenia można w dowolnej chwili otworzyć dokument
w programie Microsoft Word, aby wydrukować nową serię
formularzy listów lub etykiet z użyciem bieżących danych w
programie Microsoft Access.
• Do dowolnej wersji programu Microsoft Word można eksportować
dane programu Microsoft Access w celu utworzenia pliku danych
źródłowych, który może być używany z funkcją korespondencji
seryjnej programu Word.
• Wyprowadzony arkusz danych, formularz lub raport można zapisać
jako plik w formacie Rich Text Format (.rtf) lub jako plik tekstowy
(.txt). Plik Rich Text Format zachowuje formatowanie, takie jak
czcionki i style, i może być otwierany za pomocą programu Microsoft
Word i innych edytorów tekstów i programów do składu
52
komputerowego dostępnych w systemie Microsoft Windows.
Oto jeden z tych trzech sposobów
53
Eksportowanie do programu Microsoft Excel lub do
innego programu arkusza kalkulacyjnego
Są trzy sposoby używania danych programu Microsoft Access w programie
Microsoft Excel lub w innym arkuszu kalkulacyjnym:
•
•
•
Arkusz danych można wyeksportować jako niesformatowane dane do programu
Microsoft Excel lub do innego programu arkusza kalkulacyjnego.
Wyprowadzony arkusz danych, formularz lub raport można zapisać bezpośrednio
jako plik programu Excel (.xls) lub jako arkusz kalkulacyjny. W ten sposób zostanie
zachowana większość formatowania, na przykład jak czcionki i kolory. Poziomy
grupowania (poziom grupy: Głębokość, do której grupa w raporcie lub na stronie
dostępu do danych jest zagnieżdżona wewnątrz innych grup. Grupy są
zagnieżdżone, gdy zestaw rekordów jest pogrupowany według więcej niż jednego
pola, wyrażenia lub źródła rekordów grupy.) raportu są zapisywane jako poziomy
konspektu programu Microsoft Excel, a formularz jest zapisywany jako tabela
danych.
Dane z tabeli, kwerendy/widoku, arkusza danych lub raportu można eksportować do
pliku XML, który następnie można zaimportować do programu Excel
.
54
Formularz wyeksportowany do pliku .xls.
55
Automatyzacja operacji eksportowania
Aby uprościć często wykonywane operacje
eksportowania, można je zautomatyzować,
tworząc makro lub procedurę w języku Visual
Basic for Applications. Jest to przydatne na
przykład wtedy, gdy dane są regularnie
eksportowane lub jeśli budowana jest witryna
sieci Web za pomocą wielu obiektów bazy
danych.
56
Specyfikacje importu/eksportu i pliki Schema.ini — informacje
Specyfikacja importu/eksportu zawiera takie informacje, jak format pliku, kolejność dat
czy formaty liczb używane przez program Microsoft Access do importowania lub
eksportowania plików tekstowych o stałej szerokości lub rozdzielanych.
Specyfikacja importu/eksportu jest przechowywana pod domyślną nazwą:
NazwaPliku_ImportSpec lub NazwaPliku_ExportSpec w bazie danych, do której
jest wykonywany import lub z której jest wykonywany eksport.
Aby utworzyć specyfikację importu/eksportu, należy użyć Kreatora importu tekstu lub
Kreatora eksportu tekstu. Specyfikacji importu/eksportu należy używać, planując
powtarzanie importu do tej samej tabeli, eksportowanie do tego samego pliku lub
automatyzację procesu importu lub eksportu.
Alternatywnie można skorzystać z pliku Schema.ini w programie Microsoft Visual
Basic w celu zapewnienia jeszcze szerszej kontroli nad danymi w pliku tekstowym,
na przykład w celu określenia specjalnych formatów waluty albo obsługi
zmiennoprzecinkowych typów danych. Plik Schema.ini jest plikiem tekstowym
zawierającym wpisy, które mają znaczenie nadrzędne względem domyślnych
ustawień sterownika tekstu w rejestrze systemu Windows. Plik Schema.ini
powinien być przechowywany w tym samym folderze co importowany lub
eksportowany plik tekstowy i zawsze musi nazywać się Schema.ini.
57
ODBC
58
W programie Microsoft Access można importować ,eksportować lub łączyć dane z wielu różnych
formatów baz danych, arkuszy kalkulacyjnych i plików tekstowych. Służy do tego albo wbudowany
sterownik programu, albo sterownik ODBC (Open Database Connectivity (ODBC): Standardowa
metoda współużytkowania danych między bazami danych i programami. W celu uzyskania dostępu
do danych zewnętrznych sterowniki ODBC używają standardowego języka Structured Query
Language (SQL).).
Sterowniki wbudowane
Program Access zawiera sterowniki wbudowane, które umożliwiają importowanie, eksportowanie lub
łączenie danych następujących typów: inne bazy danych programu Microsoft Access, projekty
programu Microsoft Access, Paradox, dBASE, Microsoft Excel, arkusze kalkulacyjne Lotus 1-2-3,
Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, pliki tekstowe o stałej szerokości, pliki tekstowe
rozdzielane i pliki HTML.
Po zainstalowaniu wbudowanego sterownika dla określonego typu danych, typ ten jest dostępny w
oknach dialogowych Exportowanie, Importowanie i Łącze. Wszystkie sterowniki wbudowane są
instalowane automatycznie podczas instalacji programu Access. Można także zainstalować na
komputerze użytkownika sterowniki ODBC dla wyżej wymienionych produktów, lecz firma
Microsoft zaleca używanie odpowiedniego sterownika wbudowanego, jeśli jest dostępny.
Sterowniki ODBC
Sterowników ODBC można używać do połączenia z bazami danych Microsoft SQL Server, bazami
danych Microsoft FoxPro i danymi z innych programów, zawierających 32-bitowe sterowniki
zgodne ze standardem ODBC Level 1 do dostępu do ich plików danych. Program Microsoft Access
automatycznie instaluje sterownik ODBC programu Microsoft SQL Server (Sqlsrv32.dll), sterownik
ODBC programu Microsoft FoxPro (vfpodbc.dll), sterownik ODBC programu Oracle (msorcl32.dll)
i niektóre pliki pomocnicze ODBC (pliki Pomocy i ikonę Źródła danych (ODBC) Panelu
sterowania i Narzędzi administracyjnych).
59
ODBC jest standardem normującym sposób
dostępu do baz danych. Standard ten określa, iż
aplikacja komunikuje się z managerem ODBC,
który z kolei odwołuje się do driverów ODBC,
które dopiero potrafią porozumiewać się z
konkretnym typem baz danych. Dzięki temu
aplikacje można uniezależnić od używanej bazy
danych oraz ułatwić pracę twórców baz danych,
którzy nie muszą pisać sterowników czy bibliotek
umożliwiających dostęp do swojej bazy dla
różnych programów czy języków programowania.
Z praktycznego punktu widzenia, ODBC dla
programującego w VB jawi się jako zbiór funkcji
udostępnianych przez Managera ODBC
60
Realacyjną bazą danych zarządzają SZBD (ang. DBMS
- systemy zarządzania bazami danych), takie jak:
Sybase, Oracle, MS SQL Server, Paradox, Access itd.
Pomiędzy SZDB a aplikacją stosuje się interfejsy, które
umożliwiają programową obsługę bazy. Takim
standardowym interfejsem systemu operacyjnego
Windows jest ODBC . Istnieją także implementacje
ODBC na inne systemy operacyjne (Linux, Solaris).
ODBC Windows umożliwia utworzenie własnej bazy
danych, lub też udostępnia żródła danych z innych
SZBD. Aby skorzystać z usług ODBC należy utworzyć
żródło danych. Standardowo mamy dostęp do
sterowników: MSAccess, DBase, Excel, FoxPro,
Paradox. MS SQL server itd. Źródło danych (baza
danych) składa się z prostych tabel - zbiorów rekordów.
Bardziej skomplikowane struktury danych realizowane
są poprzez realacje między tabelami, system kluczy.
61
Importowanie i łączenie danych ze źródeł danych
ODBC
Można importować lub łączyć dane z baz danych ODBC (baza danych ODBC:
Baza danych, dla której dostarczony jest sterownik Open Database
Connectivity (ODBC). Sterownika tego można używać do importowania,
łączenia lub eksportowania danych.), takich jak Microsoft SQL Server i
Visual FoxPro, a także z innych programów, które zawierają sterowniki
zgodne ze standardem ODBC (Open Database Connectivity (ODBC):
Standardowa metoda współużytkowania danych między bazami danych i
programami. W celu uzyskania dostępu do danych zewnętrznych sterowniki
ODBC używają standardowego języka Structured Query Language (SQL).)
Level 1 do uzyskiwania dostępu do ich plików danych. W tym celu należy
połączyć się z odpowiednim źródłem danych ODBC (źródło danych ODBC:
Dane i informacje niezbędne do uzyskania dostępu do danych ODBC z
programów i baz danych obsługujących protokół Open Database
Connectivity (ODBC).). Do połączenia się ze źródłem danych ODBC
potrzebny jest odpowiedni sterownik ODBC (sterownik Open Database
Connectivity (ODBC): Plik programu używany do łączenia z określoną bazą
danych. Każdy program bazy danych, taki jak Access lub dBASE, albo
system zarządzania bazami danych, taki jak SQL Server, wymaga innego
sterownika.) oraz zdefiniowana nazwa źródła danych.
62