2. Standardy kontroli wewnętrznej w odniesieniu do

advertisement
Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011
Załącznik nr 2 c do SIWZ
KOMISJA EUROPEJSKA
Edukacja i Kultura
Uczenie się przez całe życie: Edukacja i Szkolenia, Programy i Akcje
Koordynacja Programów „Uczenie się przez całe życie”
Bruksela, 14 grudnia 2010r.
B-1/AK/JK/mct – ARES(2010) 945344
2010/NOT NA DIR/005
(LLP/NA/DIR/2010/107)
PRZEWODNIK DLA NARODOWYCH
AGENCJI 2011
WDRAŻAJĄCYCH
PROGRAM UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE
ŻYCIE
Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011
Załącznik nr 2 c do SIWZ
Spis Treści
1.
WPROWADZENIE .................................................................................................. 10
2.
STANDARDY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W ODNIESIENIU DO
DZIAŁANIA NA....................................................................................................... 12
2.1. Etyka i uczciwość zawodowa .......................................................................... 12
2.2. Personel NA..................................................................................................... 12
2.2.1.
Wymagania ogólne ............................................................................ 13
2.2.2.
Rekrutacja .......................................................................................... 14
2.2.3.
Zadania i obowiązki........................................................................... 14
2.2.4.
Szkolenia ........................................................................................... 14
2.3. Struktura organizacyjna ................................................................................... 14
2.3.1.
Struktura wewnętrzna ........................................................................ 14
2.3.2.
Podział obowiązków .......................................................................... 14
2.3.3.
Hierarchia zawodowa i nadzór .......................................................... 15
2.3.4.
Zachowanie ciągłości działań ............................................................ 15
2.4. Dokumentowanie procedur wewnętrznych ..................................................... 15
2.5. Autoryzacja, dokumentowanie i korekta odstępstw ........................................ 16
2.6. Zarządzanie finansami ..................................................................................... 16
2.6.1.
Systemy i narzędzia księgowe ........................................................... 16
2.6.2.
Zarządzanie kontami bankowymi i finansami ................................... 18
2.7. Procedura przetargowa i zlecanie podwykonawstwa ...................................... 19
2.8. Systemy i narzędzia TI .................................................................................... 20
2.9. Zarządzanie dokumentami i systemy przechowywania dokumentów ............. 20
2.10. Infrastruktura ................................................................................................... 21
2.11. Audyt wewnętrzny ........................................................................................... 21
2.12. Ochrona danych ............................................................................................... 22
3.
ZARZĄDZANIE CYKLEM ŻYCIOWYM PROJEKTÓW ..................................... 22
3.1. Działania programowe ..................................................................................... 22
3.2. Zaproszenie do składania wniosków ............................................................... 23
3.3. Informowanie i promocja ................................................................................ 24
3.4. Doradztwo dla potencjalnych wnioskodawców .............................................. 25
3.5. Przyjmowanie i rejestracja wniosków o dofinansowanie ................................ 25
3.6. Procedura przyznania dofinansowania ............................................................ 26
3.6.1.
Zasady ogólne .................................................................................... 26
3.6.2.
Ocena wniosków o dofinansowanie .................................................. 26
3.6.2.1.
Kontrola poprawności formalnej ....................................... 26
3.6.2.2.
Ocena merytoryczna wniosków o dofinansowanie ........... 27
3.6.2.3.
Komitet ewaluacyjny ......................................................... 28
3.6.2.4.
Decyzja o przyznaniu dofinansowania .............................. 29
3.6.3.
Zapobieganie konfliktom interesów .................................................. 30
3.6.4.
Zawiadomienie wnioskodawców o wynikach przyznania
dofinansowania .................................................................................. 30
3.6.5.
Publikacja ex-post ............................................................................. 31
3.7. Umowy o dofinansowanie ............................................................................... 32
3.7.1.
Typy dofinansowania ......................................................................... 32
3.7.2.
Sporządzenie umów o dofinansowanie ............................................. 32
3.7.3.
Wypłaty dofinansowania ................................................................... 34
3.7.4.
Zmiany umów o dofinansowanie....................................................... 35
3.8. Kontrole beneficjentów dofinansowania ......................................................... 36
3.8.1.
Podstawowe kontrole ......................................................................... 36
3.8.2.
Wybór beneficjentów/projektów do kontroli ‘zza biurka’ i
kontroli na miejscu ............................................................................ 36
3.8.3.
Wymogi formalne .............................................................................. 38
3.8.4.
Ocena raportów końcowych .............................................................. 38
3.8.5.
Kontrole ‘zza biurka’ materiałów potwierdzających ......................... 40
3.8.6.
Kontrole na miejscu ........................................................................... 41
3.9. Zwrot funduszy Wspólnoty przez beneficjentów ............................................ 43
3.9.1.
Zwrot poprzez odliczenie .................................................................. 43
3.9.2.
Zwrot niewielkich należnych kwot .................................................... 43
3.9.3.
Bezpośredni zwrot ............................................................................. 43
3.10. Postępowanie w przypadku nieprawidłowości i nadużyć finansowych .......... 45
3.11. Monitoring i udzielanie pomocy beneficjentom .............................................. 46
3.11.1. Monitorowanie postępów projektów ................................................. 46
3.11.2. Ogólne spotkania monitoringowe ...................................................... 46
3.11.3. Wizyty monitoringowe ...................................................................... 47
3.12. Rozpowszechnianie i wykorzystanie wyników programu ............................... 49
3.12.1. Tematyczne spotkania monitoringowe .............................................. 49
3.12.2. Krajowe konferencje waloryzacyjne.................................................. 50
3.12.3. Publikacja wyników programu .......................................................... 50
4.
ZARZĄDZANIE SCENTRALIZOWANYMI AKCJAMI PROGRAMU ............... 51
3
5.
WYKORZYSTANIE FUNDUSZY UE .................................................................... 52
5.1. Zasady ogólne .................................................................................................. 52
5.2. Dofinansowanie na pokrycie kosztów operacyjnych NA ................................ 52
5.2.1.
Zasady ogólne .................................................................................... 52
5.3. Fundusze UE wyasygnowane na akcje zdecentralizowane ............................. 54
5.4. Krajowe współfinansowanie akcji zdecentralizowanych ................................ 56
6.
SKŁADANIE SPRAWOZDAŃ PRZEZ NARODOWĄ AGENCJĘ ....................... 58
6.1. Roczne sprawozdanie NA ............................................................................... 58
6.2. Wnioski o dokonanie płatności zaliczkowych odnośnie funduszy na
akcje zdecentralizowane .................................................................................. 59
6.3. Raporty ad hoc ws. nieprawidłowości i nadużyć finansowych ....................... 59
6.4. Wnioski o poprawki ........................................................................................ 59
6.5. Wniosek o zniesienie polecenia zapłaty .......................................................... 60
6.6. Raport dotyczący narosłych odsetek ................................................................ 60
7.
SPECYFIKA PROGRAMÓW COMENIUS ............................................................ 61
7.1. Szczegółowe zasady przyznawania dofinansowania ....................................... 61
7.1.1.
Kryteria poprawności formalnej – szczególne przypadki
dotyczące szkół w programie Comenius ........................................... 61
7.1.1.1.
Szkoły pod nadzorem władz krajowych innego
kraju ................................................................................... 61
7.1.1.2.
Inne szkoły narodowe ........................................................ 62
7.1.1.3.
Szkoły europejskie ............................................................. 62
7.1.2. Instytucje uprawione do udziału w Programach Partnerskich Comenius
Regio 62
7.2. Procedura przyznawania dofinansowania........................................................ 62
7.2.1.
Procedury konsultacji międzyagencyjnych ........................................ 63
7.2.2.
Wyjazdy Indywidualne Uczniów ....................................................... 63
7.2.3.
Listy rezerwowe................................................................................. 63
7.2.3.1.
Listy rezerwowe w odniesieniu do projektów
partnerskich ....................................................................... 63
7.2.3.2.
Listy rezerwowe w odniesieniu do dofinansowania
doskonalenia zawodowego ................................................ 64
7.2.3.3.
Listy rezerwowe asystentów .............................................. 64
7.2.3.4.
Listy rezerwowe w odniesieniu do Wyjazdów
Indywidualnych Uczniów Comeniusa ............................... 64
7.3. Rola NA w utrzymaniu bazy danych projektów doskonalenia
zawodowego w ramach programów Comenius i Grundtvig ........................... 64
4
7.4. Zasady obliczania kwoty dofinansowania w ramach projektów
partnerskich ..................................................................................................... 65
7.4.1.
Zasady obliczania kwoty dofinansowania dla Dwustronnych i
Wielostronnych Projektów Partnerskich Szkół ................................. 65
7.4.2.
Zasady obliczania kwoty dofinansowania dla Projektów
Partnerskich Comenius Regio ........................................................... 66
7.5. Zasady obliczania kwoty dofinansowania z tytułu wyjazdów
indywidualnych................................................................................................ 67
7.5.1.
Dofinansowanie podróży i kosztów utrzymania ................................ 67
7.5.2.
Koszty przygotowania językowego ................................................... 67
7.5.3.
Szczegóły dotyczące doskonalenia zawodowego w programie
Comenius ........................................................................................... 69
7.5.4.
7.5.5.
7.5.3.1.
Zarządzanie
budżetem
dofinansowania
doskonalenia zawodowego ................................................ 69
7.5.3.2.
Rezygnacja z udziału w szkoleniach w zakresie
doskonalenia zawodowego ................................................ 69
Szczegóły dotyczące Asystentur Comeniusa ..................................... 70
7.5.4.1.
Wstępna umowa o dofinansowanie dla wybranych
asystentów ......................................................................... 70
7.5.4.2.
Przygotowanie językowe ................................................... 70
7.5.4.3.
Kursy wprowadzające dla Asystentów i Szkół
Przyjmujących ................................................................... 71
7.5.4.4.
Kursy wprowadzające
organizowane
przez
wysyłającą NA przed wyjazdem za granicę ...................... 71
7.5.4.5.
Kursy wprowadzające
organizowane
przez
przyjmującą NA po przyjeździe do kraju
przyjmującego ................................................................... 71
7.5.4.6.
Kursy wprowadzające dla szkół przyjmujących ................ 71
7.5.4.7.
Przygotowanie pedagogiczne Asystentów......................... 71
7.5.4.8.
Obowiązki szkoły przyjmującej ........................................ 71
7.5.4.9.
Czas trwania Asystentury .................................................. 72
Szczegóły dotyczące Wyjazdów Indywidualnych Uczniów
Comeniusa ......................................................................................... 73
7.5.5.1.
Zasady przyznawania dofinansowania .............................. 73
7.5.5.2.
Szkolenia obowiązkowe .................................................... 75
7.5.5.3.
Szkolenie przed wyjazdem ................................................ 75
7.5.5.4.
Szkolenie po przyjeździe ................................................... 75
7.5.5.5.
Koszty szkoleń................................................................... 76
7.5.5.6.
Przewodnik do Wyjazdów Indywidualnych
Uczniów w programie Comenius ...................................... 76
5
7.5.5.7.
Europejski System Ubezpieczeniowy................................ 76
7.6. Analizowanie raportów końcowych od beneficjentów .................................... 76
8.
SPECYFIKA PROGRAMU ERASMUS .................................................................. 77
8.1. Erasmus – nowa terminologia i role ................................................................ 77
8.2. Mobilność i dofinansowanie z tytułu mobilności: relacje pomiędzy NA
a instytucjami szkolnictwa wyższego i konsorcjami ....................................... 80
8.2.1.
Wnioski do NA o udzielenie funduszy na organizację i
mobilność studentów i personelu składane przez uprawnione
HEI..................................................................................................... 80
8.2.2.
Wnioski do NA o dofinansowanie praktyk studenckich
składane przez uprawnione konsorcja ............................................... 81
8.2.3.
Umowy międzyinstytucjonalne ......................................................... 81
8.2.3.1.
Wymiany pomiędzy HEI ................................................... 81
8.2.3.2.
Wymiany pomiędzy HEI a przedsiębiorstwami ................ 81
8.2.4.
Polityka zarządzania funduszami – program pracy .......................... 81
8.2.5.
Przyznanie funduszy na dofinansowanie mobilności oraz
organizację mobilności HEI i konsorcjom ........................................ 82
8.2.5.1.
Wstępne przyznanie ........................................................... 82
8.2.5.2.
Polityka realokacji funduszy na wyjazdy studentów
i pracowników ................................................................... 82
8.2.6.
Komplementarność dofinansowania Erasmusa i krajowych
systemów dofinansowania ................................................................. 83
8.2.7.
Przepisy finansowe dot. wyjazdów studentów .................................. 83
8.2.8.
Przepisy finansowe dot. wyjazdów nauczycieli i pracowników ........ 84
8.2.9.
Przepisy finansowe dot. Organizacji Mobilności (OM) .................... 85
8.2.9.1.
Kwota dofinansowania na dany wyjazd – skale
kosztów jednostkowych ..................................................... 85
8.2.9.2.
Wkład finansowy w koszty OM (łącznie z kosztami
ECTS) ................................................................................ 86
8.2.10. Dofinansowanie z tytułu wyjazdów studentów, nauczycieli i
innych członków personelu w ramach Erasmusa ze
specjalnymi potrzebami ..................................................................... 87
8.2.10.1. Kontekst Polityki ............................................................... 87
8.2.10.2. Specyfika dofinansowania wyjazdów osób ze
specjalnymi potrzebami ..................................................... 87
8.2.11. Przyznanie konsorcjom Certyfikatu Organizacji Praktyk
Erasmusa 89
8.2.12. Umowy o dofinansowanie pomiędzy NA a HEI i konsorcjami ........ 90
8.2.12.1. Umowy o dofinansowanie – typy i obowiązujący
wzór ................................................................................... 90
6
8.2.12.2. Transfery pomiędzy poszczególnymi pozycjami
budżetu .............................................................................. 91
8.2.12.3. Realokacja niewykorzystanych lub dodatkowych
funduszy (por. 8.2.5.2)....................................................... 92
8.2.12.4. Zasady raportowania i określania końcowej kwoty z
tytułu OM .......................................................................... 92
8.2.12.5. Składanie raportów zachowania zgodności z Kartą
Uczelni Erasmusa .............................................................. 93
8.2.13. Wytyczne NA dla HEI, konsorcjów i przedsiębiorstw ...................... 93
8.3. Mobilność i dofinansowanie mobilności: stosunki pomiędzy
instytucjami szkolnictwa wyższego /konsorcjami a indywidualnymi
beneficjentami ................................................................................................. 94
8.3.1.
Wybór indywidualnych beneficjentów .............................................. 94
8.3.2.
Kryteria poprawności formalnej w odniesieniu do wyjazdów
studentów ........................................................................................... 96
8.3.3.
8.3.4.
8.3.2.1.
Kryteria mające zastosowanie do studentów ..................... 96
8.3.2.2.
Kryteria mające zastosowanie do mobilności i
instytucji ............................................................................ 96
8.3.2.3.
Dodatkowe zasady dotyczące wyjazdów studentów ......... 99
Kryteria poprawności formalnej w odniesieniu do wyjazdów
nauczycieli w celu prowadzenia zajęć / wyjazdów personelu
na szkolenia ..................................................................................... 102
8.3.3.1.
Kryteria mające zastosowanie do pracowników
dydaktycznych /personelu uczelni ................................... 102
8.3.3.2.
Kryteria mające zastosowanie do wyjazdu i
HEI/Przedsiębiorstw ........................................................ 103
8.3.3.3.
Dodatkowe zasady dotyczące wyjazdów w celu
prowadzenia zajęć/wyjazdów szkoleniowych dla
personelu.......................................................................... 104
Umowa o dofinansowanie z tytułu wyjazdów studentów ................. 104
8.3.4.1.
Umowa
o
dofinansowanie
obejmująca
Porozumienie o Programie Zajęć / Porozumienie o
Programie Praktyki .......................................................... 104
8.3.4.2.
Kwota dofinansowania .................................................... 104
8.3.4.3.
Raporty składane przez studentów i zamknięcie
umów o dofinansowanie zawartych ze studentami ......... 105
8.3.5.
Stosunki w przypadku wyjazdu nauczycieli w celu
prowadzenia zajęć – program nauczania ........................................ 105
8.3.6.
Stosunki w przypadku szkolenia personelu – plan pracy ................ 105
8.3.7.
Zmiany w umowach o dofinansowanie dla studentów i
personelu ......................................................................................... 106
8.4. Intensywne Kursy Językowe Erasmus (EILC) ......................................... 106
7
8.4.1.
Przepisy finansowe i przepisy dodatkowe dot. EILC zryczałtowane finansowanie kursów ............................................... 106
8.4.2.
Możliwe dodatkowe kwoty dofinansowania dla studentów
Erasmusa ......................................................................................... 106
8.4.3.
Finansowanie uczestnictwa Asystentów Comeniusa i
Grundtviga ....................................................................................... 107
8.4.4.
Brak opłat z tytułu EILC dla studentów Erasmusa oraz
Asystentów Comeniusa i Grundtviga ............................................... 107
8.4.5.
Czas trwania kursu EILC ................................................................ 107
8.4.6.
Zalecana liczba uczestników ........................................................... 107
8.4.7.
Instytucje organizujące kursy EILC ................................................ 107
8.4.8.
8.4.9.
8.4.7.1.
Zaproszenie do składania wniosków i wybór
organizatorów kursów EILC............................................ 107
8.4.7.2.
Umowy o dofinansowanie ............................................... 108
Wybór uczestników kursu EILC ....................................................... 108
8.4.8.1.
Uprawnieni uczestnicy .................................................... 108
8.4.8.2.
Procedura wnioskowania oraz terminy składania
wniosków przez studentów.............................................. 108
8.4.8.3.
Odpowiedzialność za wybór studentów .......................... 109
8.4.8.4.
Procedura wnioskowania właściwa dla Asystentów
Comeniusa i Grundtviga .................................................. 109
8.4.8.5.
Pozostałe rekomendacje dot. procedury wyboru
studentów......................................................................... 110
Sprawozdania .................................................................................. 110
8.5. Kursy Intensywne (IP) ................................................................................... 110
8.6. Najczęściej zadawane pytania (FAQ) ............................................................ 115
8.7. Dalsze wymogi dotyczące sprawozdawczości (sprawozdania końcowe
składane przez beneficjentów)....................................................................... 115
8.8. Analiza sprawozdań końcowych składanych przez beneficjentów ............... 115
9.3. Działanie Programu - Transfer Innowacji ................................................ 121
9.3.1.
9.3.2.
Wnioskowanie i procedura wyboru ................................................. 121
9.3.1.1.
Zasady ogólne .................................................................. 121
9.3.1.2.
Kontrola poprawności formalnej ..................................... 121
9.3.1.3.
Ocena jakościowa ............................................................ 121
Przedstawienie krótkiej listy Komisji .............................................. 123
10. SPECYFIKA WIZYT STUDYJNYCH ............................................................... 124
10.1.
Katalog wizyt studyjnych.............................................. 124
10.3. Szczegółowe zasady dot. wizyt studyjnych ................................................ 125
8
10.3.1. Zasady poprawności formalnej ....................................................... 125
10.3.2. Kryteria jakościowe ......................................................................... 126
10.4. Procedura łączenia partnerów ................................................................... 126
10.5. Instrukcje techniczne dot. wyboru i łączenia ............................................ 127
10.6. Powiadomienia o wynikach i rezygnacjach/zastępstwach ........................ 127
10.7. Udział „pozostałych” specjalistów w dziedzinie edukacji i VET,
nieobjętych dofinansowaniem wizyty studyjnej ....................................... 128
10.8. Zasady obliczania kwoty dofinansowania ................................................. 129
10.9. Umowy o dofinansowanie i raporty od beneficjentów ............................. 129
10.10.
Opłaty za anulowanie .................................................................... 130
10.11.
Wymogi dot. raportowania przez NA .......................................... 130
10.12.
Kalendarz działań związanych z wizytami studyjnymi ............. 130
11. SPECYFIKA WIZYT PRZYGOTOWAWCZYCH .......................................... 131
11.1. Zasady obliczania kwoty dofinansowania ................................................. 131
11.1.1. Uprawnione koszty .......................................................................... 131
11.1.2. „Jedna opłata” za seminaria kontaktowe ....................................... 132
11.1.3. Opłaty za anulowanie ...................................................................... 133
11.2 Umowy o dofinansowanie ........................................................................... 134
11.3. Analiza raportów końcowych od beneficjentów ........................................ 134
11.4 Wymogi dotyczące raportowania przez NA .............................................. 134
12. SPECYFIKA PROGRAMU GRUNDTVIG ....................................................... 135
12.1.1.
Procedura przyznania dofinansowania ......................................... 135
13. ZAŁĄCZNIKI ....................................................................................................... 141
9
1.
WPROWADZENIE
Zgodnie z Decyzją w sprawie zintegrowanego programu Uczenie się przez całe życie
2007-20131, sieć Narodowych Agencji działających na poziomie krajowym realizuje
działania w ramach scentralizowanego pośredniego zarządzania zgodnie z Art. 54
Rozporządzenia Finansowego i Art. 38 zasad wykonawczych do niego2.
Organizacja wyznaczona przez władze krajowe Państwa Członkowskiego (PC) jako
Narodowa Agencja (NA) zobowiązana jest przestrzegać wielu minimalnych wymogów,
które mają zastosowanie zarówno do ogólnej struktury i funkcjonowania NA jak również
do jej zarządzania programem zgodnie z procedurą Narodowej Agencji3. Przestrzeganie
tych wymogów jest obligatoryjne w celu zapewnienia należytego zarządzania funduszami
UE.
Ponadto Narodowe Agencje są odpowiedzialne za skuteczne wdrażanie programu na
poziomie krajowym w celu zapewnienia efektywnego zarządzania funduszami UE. NA
zobowiązane są również realizować wiele zadań, które przyczyniają się do osiągnięcia
wysokich zysków z inwestowania funduszy UE, którymi zarządzają.
Niniejszy Przewodnik dla Narodowych Agencji, dalej zwany „Przewodnikiem dla NA”,
określa minimalne wymogi w odniesieniu do standardów kontroli wewnętrznej mające
zastosowanie do NA i zarządzania cyklem życiowym projektu, w celu zapewnienia
należytego i skutecznego zarządzania funduszami UE.
Jako że stanowi on część umowy podpisanej przez Komisję i NA (Umowa Komisja-NA),
Przewodnik dla NA jest prawnie wiążący wobec NA. Jako taki, stanowi ramy odniesienia
dla kluczowych kontroli, jakie zostaną przeprowadzone przez Komisję i władze krajowe
w ramach sprawowania nadzoru nad NA.
Komisja zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Przewodniku dla NA, jakie
uzna za stosowne oraz zgodnie z Decyzją Komisji w sprawie odpowiednich obowiązków
Państw Członkowskich, Komisji i Narodowych Agencji w ramach wdrażania Programu
Uczenie się przez całe życie (2007-2013)4. NA, która zamierza odstąpić od wszelkich
obowiązków wyszczególnionych w niniejszym Przewodniku dla NA powinna uzyskać
uprzednią autoryzację na piśmie od Komisji.
1
Decyzja Nr 1720/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 listopada 2006r. ustanawiająca
program działań w zakresie uczenia się przez całe życie, Dz.U. L 327 z 24.11.2006.
2
Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) Nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 Rozporządzenia
Finansowego mającego zastosowanie do ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich oraz
Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) Nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 wyszczególniająca
zasady wdrażania Rozporządzenia Rady (WE, Euratom) Nr 1605/2002 w sprawie Rozporządzenia
Finansowego mającego zastosowanie do ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich, z późniejszymi
zmianami i poprawkami.
3
Patrz Załącznik do Załącznika I do Decyzji – Przepisy administracyjne i finansowe – A. Przepisy
administracyjne – 1. Procedura Narodowej Agencji.
4
Decyzja Komisji C (2007) 1807 z 26 kwietnia 2007 r.
10
Jako środek przejściowy5, NA odpowiedzialna za program Uczenie się przez całe życie
jest również odpowiedzialna za kontynuację i zakończenie zarządzania akcjami
zdecentralizowanymi w ramach Programów Socrates II i Leonardo da Vinci II. NA
powinna starać się stosować zasady zarządzania cyklem życiowym projektu
wyszczególnione w Przewodniku dla NA również w odniesieniu do zarządzania tymi
akcjami zdecentralizowanymi w ciągu roku 2011. Jednak Przewodnik dla NA nie ma
zastosowania wstecz do zarządzania działaniami, które zostały już sfinalizowane przed
wejściem w życie Przewodnika dla NA z 2011 r.
Do Przewodnika dla NA załączono:
5
-
glosariusz najczęściej używanych terminów w Przewodniku dla NA i
załącznikach do nich;
-
zestaw wzorcowych dokumentów dla NA (listy kontrolne, karty oceny, wzory
umów o dofinansowanie, itd.);
-
instrukcje techniczne dla różnych części cyklu życia projektu;
-
zestaw formularzy, które NA są zobowiązane stosować podczas przygotowywania
raportów dla Komisji.
Por. Decyzja Komisji w sprawie odpowiednich obowiązków Państw Członkowskich, Komisji i
Narodowych Agencji w ramach wdrażania Programu Uczenie się przez całe życie (2007-2013),
Przepisy przejściowe.
11
Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011
Załącznik nr 2 c do SIWZ
2.
STANDARDY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W ODNIESIENIU DO DZIAŁANIA NA
2.1. Etyka i uczciwość zawodowa
1. NA zobowiązana jest przedsięwziąć wszystkie kroki mające na celu
zagwarantowanie należytego i skutecznego zarządzania funduszami Wspólnoty
oraz zachowanie dobrej reputacji UE i programów Wspólnoty, do zarządzania
którymi na poziomie krajowym została wyznaczona.
2. Aby to zapewnić, NA powinna realizować6 lub opracować politykę dot. zasad
etycznych i uczciwości zawodowej, z której będą wynikać jasne i sformalizowane
zasady dla personelu NA. Zasady te powinny stanowić kodeks postępowania dla
personelu NA oraz uwzględniać działania zapobiegawcze i naprawcze.
3. Zasady obowiązujące personel NA powinny obejmować przynajmniej następujące
obszary: zapobieganie konfliktom interesów7 z uwzględnieniem obowiązku
ujawniania informacji; wykorzystanie informacji urzędowych i zasobów
publicznych; praca poza NA; otrzymywanie prezentów lub korzyści; reagowanie
na i zgłaszanie nieprawidłowości i nadużyć finansowych; ujawnianie.
4. Zasady te powinny w jasny sposób określać prawa i obowiązki personelu NA w
odniesieniu do sygnalizowania mających miejsce lub podejrzewanych wykroczeń.
Powinny przedstawiać formalną hierarchię odpowiedzialności i procedury, jakich
należy przestrzegać, z uwzględnieniem tych dotyczących raportowania do
Komisji.
5. Personel NA będzie systematycznie i oficjalnie informowany o mających
zastosowanie zasadach dot. etyki i uczciwości zawodowej, do przestrzegania
których będzie zobowiązany. Ponadto w wymaganych przypadkach, NA
przeprowadzi szkolenie i będzie udzielać wskazówek dla personelu w celu
podniesienia świadomości i ogólnego zrozumienia zasad, jak również będzie
udzielać porad nt. stosowania ich w praktyce.
6. NA zobowiązana jest systematycznie informować Komisję o (przypuszczalnych)
przypadkach nieprawidłowości i nadużyć finansowych8 mających miejsce na
poziomie NA.
2.2.
6
Personel NA
Na przykład istniejące zasady postępowania personelu instytucji publicznych.
7
RF. Art. 52(2): „Konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji
podmiotu działającego w sferze realizacji budżetu lub audytora wewnętrznego jest zagrożone z uwagi na
względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy
lub jakikolwiek inne interesy wspólne z beneficjentem”.
Aby zapoznać się ze szczegółami patrz punkt Postępowanie w przypadkach nieprawidłowości i nadużyć
finansowych w rozdziale 3.
8
2.2.1.
Wymagania ogólne
1. NA powinna zatrudniać lub być w stanie korzystać z usług wystarczającej liczby
pracowników o odpowiednich kwalifikacjach umożliwiających im realizację
wysokiej jakości pracy w następujących obszarach:
-
Informowanie o i promowanie, jak również rozpowszechnianie i wykorzystanie
wyników we wszystkich obszarach Programu Uczenie się przez całe życie;
-
Zarządzanie projektami we wszystkich sektorach programowych, szczególnie w
odniesieniu do oceny wniosków o dofinansowanie oraz doradztwa na
rzecz/monitorowania beneficjentów;
-
Zarządzanie umowami i finansami;
-
Kontrole i audyty działań programu;
-
Zarządzanie zasobami ludzkimi;
-
Zarządzanie biurem i TI, szczególnie zarządzanie sprzętem komputerowym i
oprogramowaniem do celów codziennej pracy biurowej i korzystania z narzędzi
do zarządzania programami;
-
Kontrola wewnętrzna i audyt.
2. W celu zapewnienia współpracy i skutecznej komunikacji z Komisją i siecią
Narodowych Agencji w uczestniczących krajach, personel NA powinien posiadać
odpowiednią znajomość języków obcych oraz być w stanie pracować w językach
roboczych Komisji.
3. W celu zapewnienia wysokiej jakości pracy w obszarach związanych z
zarządzaniem zdecentralizowanymi akcjami programu, personel NA powinien
posiadać odpowiednią wiedzę nt. polityki krajowej i europejskiej oraz nt.
współpracy międzynarodowej w dziedzinie edukacji i szkoleń.
4. W zakresie działań, które nie obejmują przekazania obowiązków związanych z
realizacją budżetu, NA może korzystać z zasobów ludzkich zajmujących się
międzysektorowymi usługami organizacji przyjmującej lub instytucji
zewnętrznych w celu realizacji pewnych zadań związanych z wdrażaniem
programu lub zarządzaniem NA9.
9
Zgodnie z art. 4(2) a) Decyzji WE Nr 1807/2007 „NA nie może przekazywać żadnych zadań związanych
z realizacją budżetu”. Zadania związane z realizacja budżetu to zadania związane z uprawnieniami
uznaniowymi związanymi z pełnieniem misji publicznej takimi jak przyznawanie dotacji lub zamówień
publicznych, podejmowanie zobowiązań budżetowych i prawnych, walidacja i zatwierdzanie
wydatków, ustanawianie i wydawanie nakazów zwrotu. W konsekwencji, zgodnie z niniejszym
paragrafem, zadania, do których NA może pozyskiwać zasoby ludzkie od zewnętrznych wykonawców
to zadania, do których może być potrzebne doświadczenie techniczne (w zakresie audytów,
księgowości lub wsparcia TI oraz konserwacji) lub innych zadań wspierających (takich jak
archiwizowanie). Patrz również sekcja 2.7 na temat zamówień publicznych i podwykonawstwa.
13
2.2.2.
Rekrutacja
1. Do celów rekrutacji personelu mają zastosowanie krajowe lub statutowe przepisy
organizacji przyjmującej NA.
2. Rekrutacja personelu powinna zostać zorganizowana w przejrzysty sposób (np.
poprzez określenie kryteriów selekcji), przy zapewnieniu równych szans
potencjalnym kandydatom i unikaniu możliwych konfliktów interesów.
2.2.3.
Zadania i obowiązki
1. Personel NA powinien zostać w należyty sposób poinformowany o zakresie
obowiązków i głównych zadaniach, jak również o kompetencjach wymaganych
na danym stanowisku. W szczególności należy właściwie poinformować
pracowników o obowiązujących zasadach dot. hierarchii i odpowiedzialności
finansowej.
2. Pracownicy NA powinni zostać oficjalnie powiadomieni o powyższych
elementach na etapie rekrutacji i każdorazowo, gdy zostaną wprowadzone
znaczące zmiany, które będą mieć na nich bezpośredni wpływ.
2.2.4.
Szkolenia
1. NA zobowiązana jest zapewnić, że jej pracownicy posiadają odpowiednie
kompetencje do realizacji zadań, które wykonują. W tym celu, NA będzie
realizować odpowiednią politykę szkolenia pracowników.
2. W przypadku szkoleń organizowanych
reprezentowana w odpowiedni sposób.
przez
Komisję,
NA
będzie
2.3. Struktura organizacyjna
2.3.1.
Struktura wewnętrzna
1. NA opracuje i będzie regularnie uaktualniać schemat organizacyjny zawierający
nazwiska i funkcje pełnione przez poszczególnych pracowników. Komisja będzie
regularnie informowana o zmianach w schemacie organizacyjnym, które mają
wpływ na zarządzanie programem w programie pracy NA oraz ad hoc w
następujących przypadkach: zmiana na stanowisku oficjalnego przedstawiciela
NA lub członka personelu kierowniczego NA, zmiana struktury schematu
organizacyjnego NA.
2. NA musi zostać zorganizowana w sposób zapewniający odpowiedni poziom
kontroli wewnętrznej. Personel kierowniczy NA powinien określić działania i
zadania obarczone najwyższym poziomem ryzyka, szczególnie w odniesieniu do
zarządzania funduszami programów oraz określić środki, które są proporcjonalne
do danego poziomu ryzyka.
2.3.2.
Podział obowiązków
1. NA zobowiązana jest przestrzegać zasady podziału obowiązków w celu
zapewnienia wysokiej jakości środowiska dla kontroli wewnętrznej.
14
2. Pełnienie różnych funkcji z natury jest niekompatybilne. Dlatego też jeden
członek personelu NA nie może jednocześnie pełnić następujących obowiązków:
-
Doradzanie poszczególnym potencjalnym wnioskodawcom, ocena ich
wniosków o dofinansowanie oraz podejmowanie decyzji o przyznaniu
dofinansowania w kontekście jednej edycji programu;
-
Autoryzacja płatności (w formie elektronicznej lub papierowej) oraz
księgowanie tych płatności w księgach NA;
-
Monitorowanie/doradzanie indywidualnym beneficjentom, prowadzenie
kontroli na miejscu tych samych beneficjentów oraz autoryzowanie
płatności na rzecz tych beneficjentów;
-
Pełnienie funkcji audytora wewnętrznego i każdej innej funkcji w NA,
tzn. personel odpowiedzialny za audyt wewnętrzny nie może być
zaangażowany w żadną inną działalność operacyjną NA, która
potencjalnie może podlegać audytowi wewnętrznemu.
2.3.3.
Hierarchia zawodowa i nadzór
1. NA zobowiązana jest oficjalnie zapisać prawa i obowiązki każdego członka
personelu NA w odniesieniu do decyzji i działań, jakie mogą oni podejmować w
zakresie, w jakim takie decyzje i działania mogą skutkować prawnymi i/lub
finansowymi zobowiązaniami10 ze strony NA. Takie prawa i obowiązki powinny
być jasno określone i przekazane zainteresowanym osobom na piśmie.
2. NA powinna poczynić odpowiednie ustalenia dot. nadzoru, z uwzględnieniem
kontroli ex post w odpowiednich przypadkach próby transakcji w celu
zapewnienia, że mające zastosowanie procedury są skutecznie przestrzegane.
2.3.4.
Zachowanie ciągłości działań
1. Zarząd NA zapewni konieczne warunki i środki, aby zapewnić, że
przeprowadzenie kluczowych działań wymaganych do zarządzania programem
będzie możliwe i/lub wznowione możliwie jak najszybciej w przypadku wydarzenia
lub sytuacji katastroficznej. Jeżeli takie warunki/środki nie istnieją w ramach
całościowego planu zachowania ciągłości działań w obrębie organizacji przyjmującej
NA, zarząd NA ustanowi je specjalnie do celów NA i zarządzania programem.
2. Zarząd NA zapewni, że warunki i środki podjęte w celu zapewnienia ciągłości
działań są znane i mogą być zastosowane przez wszystkich pracowników NA,
których to dotyczy.
2.4. Dokumentowanie procedur wewnętrznych
1. NA zobowiązana jest udokumentować swoje główne procedury wewnętrzne,
zalecaną formą jest pojedynczy podręcznik procedur. Taki dokument powinien
10
Np. informacje nt. wyników oceny wniosków o dofinansowanie, podejmowania decyzji odnośnie
przyznania dofinansowania, podpisania umów o dofinansowanie, autoryzacji płatności, itd.
15
określać metody działania i zarządzania stosowane przez NA zgodnie z mającymi
zastosowanie przepisami i zasadami należytego zarządzania finansami. Powinien
również opisywać rolę, jaką ma do odegrania każda osoba na poszczególnych
etapach zarządzania, na podstawie „co kto robi, w jakim momencie i na
podstawie jakiego dokumentu.”
2. Dokument ten powinien:
-
zawierać główne procedury operacyjne, administracyjne i finansowe NA;
-
obejmować zarówno zarządzanie działaniami programu jak również
poszczególnymi etapami działań NA (cykl zamówień i zakupów, cykl
płatności, cykl wypłat wynagrodzenia dla pracowników, itd.);
-
być spójny oraz regularnie poprawiany i uaktualniany w świetle
występujących zmian, takich jak zmiany organizacyjne, ustawodawcze,
itd.
-
być dostępny dla wszystkich pracowników NA.
2.5. Autoryzacja, dokumentowanie i korekta odstępstw
1. NA zapewni, że wszystkie przypadki uchylenia kontroli lub odstępstw od
ustalonych polityk i procedur, które mogą mieć miejsce w wyjątkowych
przypadkach będą udokumentowane, usprawiedliwione i zatwierdzone na
odpowiednim poziomie przed podjęciem takiego działania.
2. Należy ustalić metodę postępowania w takich przypadkach i dokumentowania
odstępstw od głównej procedury, z uwzględnieniem tego kto jest uprawniony do
autoryzowania takich odstępstw i w jaki sposób należy je udokumentować.
3. NA powinna również w jasny sposób zdefiniować procedurę systematycznej
rejestracji i korekty w możliwych przypadkach uchylenia kontroli lub odstępstw
od głównych procedur, które zostaną odkryte ex post.
2.6. Zarządzanie finansami
2.6.1.
Systemy i narzędzia księgowe
1. Do celów zarządzania funduszami UE wyasygnowanymi na akcje
zdecentralizowane programu zostanie ustanowiony skomputeryzowany system
księgowy działający na zasadzie przyporządkowania kosztów do okresu, którego
dotyczą, który pozwoli na dokładną i szczegółową identyfikację wszystkich kwot
dofinansowania udzielonych beneficjentom akcji zdecentralizowanych programu
objętych Umowami Komisja-NA i wszystkich pozostałych transakcji związanych
z takimi kwotami.
2. Następujące transakcje zostaną zarejestrowane w księgach NA:
 płatności zaliczkowe funduszy UE na akcje zdecentralizowane otrzymane od
Komisji;
16
 kwoty odsetek otrzymane i naliczone od płatności zaliczkowych funduszy UE na
akcje zdecentralizowane;
 płatności udzielane beneficjentom dofinansowania z podziałem na płatności
zaliczkowe i płatności pozostałej kwoty;
 zwroty otrzymane od beneficjentów dofinansowania.
3. Oprócz powyższego, NA odnotuje następujące informacje w LLPLInk:
-
zobowiązania budżetowe (tzn. maksymalne kwoty dofinansowania
wynikające z umów finansowych podpisanych pomiędzy NA a
beneficjentem);
-
wystawione zlecenia płatności i zrealizowane płatności z rozróżnieniem
płatności zaliczkowych i płatności końcowych (tzn. kwoty płatności
mające zostać przekazane beneficjentom dofinansowania po
zatwierdzeniu przez osobę wydającą zatwierdzenia, którą zazwyczaj jest
dyrektor NA);
-
wnioski o wypłatę dofinansowania (tzn. kwoty dofinansowania
wnioskowane przez beneficjentów w raportach cząstkowych/końcowych);
-
wydane polecenia zwrotu (tzn. wnioski o zwrot płatności zaliczkowych
dofinansowania UE wydanych beneficjentom dofinansowania).
4. Księgowość dot. funduszy akcji zdecentralizowanych powinna być prowadzona w
euro. Wszystkie informacje finansowe zawarte w LLPLink powinny być również
odnotowane w euro.
5. System księgowy NA powinien pozwolić na rozróżnienie pomiędzy funduszami
UE na akcje zdecentralizowane programu i powiązanymi dofinansowaniami z
jednej strony oraz wszelkimi innymi działaniami, które NA lub jej organizacja
przyjmująca może realizować, z uwzględnieniem tych, na które mogą uzyskać od
Komisji11 dofinansowanie na pokrycie kosztów operacyjnych lub z tytułu
realizacji projektów z drugiej strony.
6. Zastosowany system księgowy powinien gwarantować istnienie pełnej ścieżki
audytu dla każdej zrealizowanej transakcji, niezależnie od tego, jaki system
księgowy jest stosowany. Dokumenty potwierdzające powinny być
przechowywane w spójny i logiczny sposób (z uwzględnieniem chronologicznej
numeracji, opatrywania datami, klasyfikacji wg typu, itd.) tak by łatwo można
było je zlokalizować na podstawie skomputeryzowanych ksiąg.
7. W celu uniknięcia ręcznego przetwarzania danych do celów raportowania, NA
powinna zainstalować interfejs pomiędzy swoim skomputeryzowanym systemem
księgowym i lokalnym narzędziem zarządzania z jednej strony a LLPLink z
11
Por. Decyzja Komisji w sprawie odpowiednich obowiązków Państw Członkowskich, Komisji i
Narodowych Agencji w ramach wdrażania Programu „Uczenie się przez całe życie” (2007-2013),
Art.10.
17
drugiej strony. NA będzie odpowiedzialna za utworzenie i utrzymanie każdego
takiego interfejsu.
8. NA zapewni, że dane w LLPLink są aktualne, najlepiej w sposób regularny oraz
przynajmniej na koniec każdego miesiąca kalendarzowego.
9. NA uzgodni dane o funduszach na akcje zdecentralizowane znajdujące się w jej
księgach oraz w jakimkolwiek lokalnym systemie zarządzania z jednej strony
oraz dane odnotowane w LLPLink przynajmniej raz w miesiącu. NA zachowa
odpowiednią ścieżkę audytu tych miesięcznych uzgodnień.
10. NA będzie zobowiązana sporządzić wymagane sprawozdania finansowe dot.
funduszy UE na akcje zdecentralizowane w formie wymaganej przez Komisję,
zarówno w odniesieniu do wersji papierowej jak i elektronicznej.
11. W przypadku, gdy płatności dofinansowania od Wspólnoty na rzecz
beneficjentów zdecentralizowanych akcji będą realizowane w walucie krajowej,
przeliczenie na euro do celów sprawozdawczości będzie realizowane na
podstawie kursu wymiany stosowanego przez bank.
2.6.2.
Zarządzanie kontami bankowymi i finansami
1. NA powinna posiadać dwa osobne konta bankowe, na które będzie otrzymywać
fundusze UE na mocy umów podpisanych przez Komisję i NA w ramach
obecnego programu: jedno przeznaczone na płatności UE związane z akcjami
zdecentralizowanymi i drugie przeznaczone na dofinansowanie kosztów
operacyjnych NA.
2. Konto bankowe dedykowane płatnościom od Komisji funduszy UE na akcje
zdecentralizowane powinno być stosowane do wypłat dofinansowania
beneficjentom akcji zdecentralizowanej oraz otrzymywania wszelkich zwrotów,
które beneficjenci wpłacają do NA. Takie konto bankowe powinno być
prowadzone w euro i być oprocentowane. Nie może być ono stosowane do
zarządzania wszelkimi funduszami innymi niż fundusze UE na akcje
zdecentralizowane w kontekście Umów Komisja-NA w ramach niniejszego
programu.
3. Płatności i zwroty funduszy wspólnotowych na rzecz i od beneficjentów akcji
zdecentralizowanych programu powinny być realizowane wyłącznie w formie
przelewu bankowego.
4. Wymagane jest skuteczne zarządzanie finansami z wykorzystaniem najbardziej
korzystnych warunków rynkowych. W tym celu należy otworzyć jeden lub więcej
rachunków oszczędnościowych lub depozytów terminowych, które zapewnią
bardziej korzystne odsetki niż wyżej wymienione konto bankowe. Takie rachunki
oszczędnościowe lub depozytowe powinny być prowadzone w euro. Fundusze
UE na zdecentralizowane akcje programu, które nie podlegają bezpośredniemu
przekazaniu beneficjentom należy przechowywać na dedykowanym koncie
bankowym lub bardziej korzystnym koncie oszczędnościowym. Takie kwoty
należy przelać z powrotem na dedykowane konto bankowe w czasie
umożliwiającym terminową płatność na rzecz beneficjentów. Po zwolnieniu
18
takiej lokaty, kwotę główną i odsetki można przelać wyłącznie na dedykowane
konto bankowe.
5. W zależności od kontekstu krajowego, NA mogą być zmuszone do otworzenia
konta tranzytowego, które pozwoli na transfer funduszy UE na konto
oszczędnościowe lub depozytowe lub wypłatę dofinansowania beneficjentom w
walucie krajowej. W takim przypadku, konto tranzytowe powinno być stosowane
wyłącznie do tego celu. Kwoty przechodzące przez konto tranzytowe należy
przelać na konto oszczędnościowe lub depozytowe beneficjentom tego samo dnia,
dzięki czemu saldo na koncie tranzytowym na koniec każdego dnia wyniesie zero.
6. NA przekaże dane dotyczące wszystkich kont bankowych (bieżących,
oszczędnościowych lub depozytowych oraz konta tranzytowego, jeżeli będzie
mieć zastosowanie), z których zamierza korzystać do celów funduszy UE
związanych z akcjami zdecentralizowanymi. Konta te będą dalej zwane „kontami
bankowymi NA”. Komisja zachowa prawo własności do wszystkich funduszy
znajdujących się na „kontach bankowych NA”.
7. Co roku należy deklarować i odesłać do Komisji wszystkie uzyskane lub narosłe
odsetki na „kontach bankowych NA” na podstawie informacji udzielonych na ten
temat w rocznym oświadczeniu o wiarygodności sporządzonym przez władze
krajowe w odniesieniu do poprawności ksiąg NA.
8. W regularnych odstępach czasu (przynajmniej raz w miesiącu), NA zobowiązana
jest uzgodnić salda kont bankowych na wyciągach z konta dot. „kont bankowych
NA” z saldami bankowymi w księgowości. Takie uzgodnienia należy poddać
przeglądowi i formalnemu zatwierdzeniu przez zarząd NA.
9. NA pokryje koszty manipulacyjne z tytułu kont bankowych jak również podatki
od uzyskanych odsetek z kosztów operacyjnych i nie ma prawa odliczyć tych
kosztów od funduszy UE udzielonych na zdecentralizowane akcje lub od kwoty
odsetek narosłych od nich.
2.7. Procedura przetargowa i zlecanie podwykonawstwa
1. NA powinna posiadać lub opracować formalną procedurę przetargową. Umowy
zawierane w wyniku procedury przetargowej powinny być zawierane z oferentem,
który przedstawi najlepszą ofertę pod względem jakości i ceny, co oznacza, że
oferta będzie przedstawiać najlepszy stosunek ceny do jakości, zgodnie z
zasadami przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i zapobiegania
konfliktom interesów.
2. W odniesieniu do krajów kandydujących, procedura przetargowa powinna być
zgodna z przepisami Części 2, Tytuł IV Rozporządzenia Finansowego i
Rozdziału 3 Część 2, Tytuł III Zasad Wykonania do niego, jako również Decyzji
Komisji C(2006)11712. NA powinna również przestrzegać przewodnika do
procedur i standardowych szablonów i wzorów ułatwiających przestrzeganie
12
Decyzja Komisji C(2006)117 w sprawie zasad i procedur dot. umów o świadczenie usług, dostaw i
prac finansowanych z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich do celów współpracy z państwami
trzecimi przyjęta przez Komisję 24 stycznia 2006 r.
19
wyżej wymienionych zasad, o których mowa w „Practical Guide to contract
procedures for EC external actions” (“PRAG” – w jęz. angielskim), które będą
opublikowane na stronie internetowej EuropeAid z dniem rozpoczęcia procedury
przetargowej.
3. Z wyjątkiem usług, które nie obejmują przekazywania zadań w zakresie
wykonania budżetu, NA nie będzie zlecać podwykonawstwa wszelkich swoich
zadań związanych z realizacją Umów Komisja-NA osobom trzecim bez
uzyskania uprzedniej zgody na piśmie od Komisji lub o ile nie zostało to
wyraźnie postanowione w deklaracji zapewnienia jakości ex-ante wystawionej
przez władze krajowe i zatwierdzonej przez Komisję.
4. W przypadku zlecania podwykonawstwa zadań NA osobom trzecim, NA będzie
w pełni odpowiedzialna za zapewnienie zgodności z postanowieniami Umów
Komisja-NA i zobowiązań z nich wynikających.
2.8. Systemy i narzędzia TI
1. NA będzie korzystać z systemów TI udostępnionych przez Komisję do
zarządzania funduszami UE do celów akcji zdecentralizowanych jak również
wymaganych narzędzi TI do celów komunikacji z Komisją i siecią NA. Aby to
zrealizować, NA udostępni lub nabędzie niezbędne oprzyrządowanie i
oprogramowanie pozwalające na zapewnienie ich ciągłego działania.
2. NA będzie korzystać z narzędzia LLPLink do zarządzania akcjami
zdecentralizowanymi, od etapu składania wniosku do końcowego zamknięcia.
Oprócz tego, w szczególności w odniesieniu do zakończenia akcji
zdecentralizowanych finansowanych z poprzednich lat budżetowych w ramach
obecnego programu oraz wcześniejszych programów, NA będzie korzystać z
narzędzi TI zapewnionych przez Komisję do ich zarządzania do czasu zamknięcia
umów Komisja-NA13.
3. NA wprowadzi w życie odpowiednią politykę bezpieczeństwa TI i będzie
zwracać szczególną uwagę na przechowywanie danych zapasowych i ich ochronę
przed (celowym) zniszczeniem oraz przed klęskami żywiołowymi.
4. Dostęp do oprzyrządowania i oprogramowania powinni mieć tylko ci członkowie
personelu, którzy rzeczywiście muszą z nich korzystać i powinien regularnie
podlegać kontroli.
2.9. Zarządzanie dokumentami i systemy przechowywania dokumentów
1. NA wprowadzi w życie odpowiedni system rejestracji przychodzącej i
wychodzącej poczty obejmujący przynajmniej wszystkie dokumenty
administracyjne, związane z umowami i zarządzaniem finansami. System NA
powinien umożliwiać skuteczne monitorowanie terminów i być dostępny dla
wszystkich zainteresowanych pracowników NA.
13
„Umowy Komisja-NA” oznaczają zarówno umowy dotyczące akcji zdecentralizowanych z poprzedniego
etapu programu Sokrates II i Leonardo da Vinci II oraz umowy Komisja-NA zawarte w odniesieniu do
Programu „Uczenie się przez całe życie”.
20
2. NA będzie posiadać odpowiedni system przechowywania dokumentów
pozwalający na systematyczne i bezpieczne przechowywanie dokumentów
związanych z działaniami NA i zarządzaniem cyklem życiowym projektów w
ramach zdecentralizowanych akcji NA.
3. Wszystkie dokumenty związane z umowami Komisja-NA powinny być
archiwizowane przez okres 5 lat od daty: a) wypłaty pozostałej kwoty przez
Komisję lub zwrotu tejże Komisji przez NA w związku z każdą określoną umową
Komisja-NA lub b) zakończenia cyklu życiowego programu.
4. Jeżeli oryginalny dokument powiązany z umową Komisja-NA jest w formie
cyfrowej, NA może przechowywać ten dokument w formacie
cyfrowym/elektronicznym. Jednak jeżeli oryginalny dokument jest w formie
papierowej, NA zarchiwizuje ten dokument w formacie papierowym. NA będzie
wymagać zachowania takiej samej zgodności przez beneficjentów
dofinansowania.
5. NA zapewni, że wszystkie informacje związane z administracją, umowami i
finansami w związku z poszczególnymi działaniami wspieranymi na mocy akcji
zdecentralizowanych programu będą archiwizowane w jednym katalogu dla
danego projektu. W przypadku zastosowania narzędzi internetowych lub innych
narzędzi elektronicznych do celów zarządzania programem, dostęp do informacji
niedostępnych w wersji papierowej powinien zostać zorganizowany w taki sposób
by umożliwić łatwy dostęp do poszczególnych plików projektu.
2.10.Infrastruktura
1. Wielkość i jakość pomieszczeń NA powinny zapewnić bezpieczne i zdrowe
warunki pracy dla personelu NA. Należy przewidzieć wystarczającą przestrzeń na
biura, jak również na sprzęt, przechowywanie dokumentów oraz miejsca spotkań.
Pomieszczenia NA powinny zapewniać łatwy dostęp dla pracowników NA i
gości, z uwzględnieniem osób niepełnosprawnych.
2. NA powinna przedsięwziąć wszystkie niezbędne kroki w celu uniknięcia utraty
danych, która mogłaby utrudnić kontynuację jej działań, jak również zapobieżenia
nieupoważnionym interwencjom, które mogłyby spowodować powstanie
wątpliwości co do poprawności i autentyczności danych.
3. NA zapewni odpowiednią widoczność programu w i na zewnątrz budynku, w
którym NA ma siedzibę, zgodnie z instrukcjami dotyczącymi identyfikacji
wizualnej i wykorzystania logo programu jak określono w Załączniku III-a.
2.11.Audyt wewnętrzny
1. W celu zapewnienia skutecznego systemu kontroli wewnętrznej, NA wprowadzi
stanowisko niezależnego audytora wewnętrznego. Audytor wewnętrzny będzie
regularnie przedstawiać zarządowi NA informacje pozwalające na dogłębne
zrozumienie ogólnych zasad i kluczowych aspektów działania NA, szczególnie w
odniesieniu do zarządzania akcjami zdecentralizowanymi programu. Audytor
wewnętrzny będzie kontrolować właściwe przestrzeganie procedur kontroli
wewnętrznej obowiązujących w NA, składać sprawozdania nt. wszelkich
21
wykrytych słabych punktów i proponować działania naprawcze. Audytor
wewnętrzny będzie bezpośrednim podwładnym dyrektora NA.
2. W zależności od wielkości i potrzeb, NA lub jej organizacja przyjmująca mogą
zatrudnić członka personelu działającego w charakterze audytora wewnętrznego
lub wynająć zewnętrznego eksperta do celów realizowania funkcji audytora
wewnętrznego. Członek personelu, który realizuje zadania związane z audytem
wewnętrznym, będzie niezależny od działań podlegających audytowi. Winno się
unikać wszelkich konfliktów interesów.
3. Audytor wewnętrzny NA nie powinien być związany z organem zarządzającym
kontrolą wtórną, za którą odpowiada Organ Krajowy.
4. Audytora wewnętrznego zachęca się do ustanowienia wieloletniego planu działań
opartego na ocenie ryzyka działań NA oraz biorąc pod uwagę rezultaty
wcześniejszych audytów wewnętrznych i zewnętrznych.
2.12.Ochrona danych
1. NA muszą przestrzegać Rozporządzenia WE Nr 45/200114 w odniesieniu do ochrony
danych osobowych wnioskodawców/beneficjentów w ramach Programu „Uczenie się
przez całe życie”.
2. W kontekście Programu „Uczenie się przez całe życie”, następujące kategorie osób
uznaje się za podlegające ochronie danych:
- osoba prawnie upoważniona do podpisania umowy o dofinansowanie w imieniu
organizacji wnioskodawcy/beneficjenta.;
- osoba koordynująca projekt w organizacji wnioskodawcy/beneficjenta;
- osoba koordynująca projekt odpowiednio w każdej z organizacji partnerskich;
- osoba uczestnicząca w działaniach organizowanych w kontekście projektu w ramach
Programu „Uczenie się przez całe życie”.
3.
ZARZĄDZANIE CYKLEM ŻYCIOWYM PROJEKTÓW
3.1. Działania programowe
1. NA jest odpowiedzialna na mocy umowy za zarządzanie cyklem życiowym
projektów w ramach działań, o których mowa w Decyzji Komisji w sprawie
odpowiednich obowiązków Państw Członkowskich, Komisji i Narodowych
Agencji w ramach wdrażania Programu Uczenie się przez całe życie15.
14
Rozporządzenie (WE) Nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z 18 grudnia 2000 o ochronie osób
fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o
swobodnym przepływie takich danych.
15
Por. Załącznik 1 – Działania zarządzane przez Narodową Agencję i Załącznik 2 – Zadania Narodowej
Agencji.
22
2. Szczegółowy opis tych działań z uwzględnieniem typu działalności, docelowych
adresatów, czasu trwania, ustaleń finansowych (poziom i typ dofinansowania,
uprawnione koszty, maksymalne stawki, itd.), oraz kryteria wyboru zostały
wyszczególnione w Przewodniku dla wnioskodawców i odpowiednim
Zaproszeniu do składania wniosków, jak również w powiązanym formularzu
wniosku o dofinansowanie opracowanym przez Komisję.
3. W przypadku, gdy dodatkowe elementy są ustalane na poziomie krajowym, NA
zobowiązana jest zapewnić, że są one w pełni zgodne z powyższymi warunkami i
zasadami ogólnymi.
3.2. Zaproszenie do składania wniosków
1. W celu zaproszenia potencjalnych kandydatów do składania wniosków o
dofinansowanie w ramach danego programu, NA poda do wiadomości publicznej
odpowiednie europejskie Zaproszenie do składania wniosków. Jeżeli będzie to
wymagane, NA może uzupełnić europejskie Zaproszenie do składania wniosków
informacjami krajowymi lub opublikować dodatkowe krajowe Zaproszenie do
składania wniosków. Wnioski o dofinansowanie złożone poza ramami
określonego Zaproszenia do składania wniosków nie mogą być rozpatrywane do
celów przyznania dofinansowania w ramach programu.
2. Krajowe Zaproszenia do składania wniosków powinny być zgodne z wytycznymi
i instrukcjami zawartymi w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe
życie” i odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków opublikowanym przez
Komisję na poziomie UE. Wszelkie dodatkowe kryteria lub priorytety krajowe
powinny być w pełni zgodne z kryteriami oraz priorytetami UE. Komisja
zastrzega sobie prawo do przeglądu krajowych kryteriów i priorytetów oraz, w
przypadku braku zgodności, odrzucenia ich.
3. Zaproszenia do składania wniosków powinny określać przynajmniej:
16
-
zamierzone cele,
-
kryteria wyłączenia, poprawności formalnej, wyboru i oceny16,
-
mechanizm oceny i ważenia europejskich i krajowych kryteriów
przyznawania, jeżeli takie występują,
-
wymagane dokumenty potwierdzające,
-
ustalenia dotyczące finansowania przez Wspólnotę: zasady przyznawania
dofinansowania łącznie ze stawkami krajowymi oraz kryteriami
zmniejszania dofinansowania, jeżeli takie występują,
-
procedura i ostateczna data składania wniosków,
Patrz Glosariusz w Załączniku w celu zapoznania się z definicją czterech wymienionych typów
kryteriów.
23
-
możliwa data rozpoczęcia akcji,
-
planowana data zamknięcia procedury przyznania dofinansowania,
-
możliwe kary finansowe i administracyjne, które mogą zostać nałożone na
wnioskodawców składających fałszywe deklaracje we wnioskach o
dofinansowanie.
4. W przypadku, gdy Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie”
zapewnia możliwość ustalania krajowych stawek dofinansowania, krajowe
poziomy dofinansowania nie powinny w żadnym razie przekroczyć
maksymalnych stawek dofinansowania UE odpowiednich akcji. NA będzie
również przestrzegać minimalnych poziomów mających zastosowanie do
krajowych stawek dofinansowania zgodnie z wyszczególnieniem dotyczącym
akcji zdecentralizowanych zawartym w poszczególnych częściach niniejszego
Przewodnika dla NA dotyczących programów sektorowych.
3.3. Informowanie i promocja
1. W celu dotarcia do możliwie największej liczby potencjalnych wnioskodawców
w niedyskryminujący sposób, NA opracuje strategię informacyjną i promocyjną
uwzględniającą warunki krajowe i regionalne, jak również wymogi typowe dla
danego sektora programowego.
2. Poza publikacją określonych Zaproszeń do składania wniosków, NA zobowiązana
będzie przygotować materiały informacyjne i promocyjne, które przyczynią się do
udziału wystarczającej liczby zainteresowanych wnioskodawców, co zapewni
prawdziwą konkurencję pomiędzy wysokiej jakości wnioskami.
3. NA założy i będzie uaktualniać stronę internetową programu zawierającą
wszystkie niezbędne informacje nt. programu i jego działań. Szczególnie będzie
ona zapewniać dostęp do Przewodnika do Programu „Uczenie się przez całe
życie”, europejskich i krajowych Zaproszeń do składania wniosków, formularzy
wniosków, dane punktów kontaktowych, gdzie można otrzymać dalsze
informacje i porady, jak również wszystkie odpowiednie informacje i użyteczne
linki, z uwzględnieniem strony internetowej programu UE.
4. NA nawiąże i będzie rozwijać kontakty z mediami i poszczególnymi sektorami
kształcenia i szkolenia w celu zapewnienia szerokiego rozpowszechniania
informacji nt. możliwości, jakie oferuje program.
5. NA będzie organizować konferencje, spotkania, seminaria i inne imprezy mające
na celu zapewnienie rozpowszechnienia informacji i widoczności programu.
6. NA będzie współpracować z Komisją, w wymaganych przypadkach, poprzez
organizację stoisk Unii Europejskiej na imprezach związanych z programem
(targi, wystawy, konferencje, otwarcia, itd.).
7. Podczas wszystkich imprez i działań organizowanych przez NA i we wszystkich
publikacjach i materiałach opracowanych przez NA, NA będzie przestrzegać
instrukcji i wytycznych dotyczących identyfikacji wizualnej programu i logo
dostarczonych przez Komisję (patrz Załącznik III-A do niniejszego Przewodnika
dla NA). NA dołoży wszelkich starań w celu zapewnienia dobrej widoczności
24
programu szczególnie, gdy organizacja przyjmująca NA również administruje
inne programy lub realizuje inne funkcje niż realizacja zadań programowych w
charakterze NA.
8. W przypadku, gdy władze krajowe wyznaczyły kilka NA do celów realizacji
programu w kraju, takie NA powinny starać się stworzyć synergię pomiędzy sobą.
W każdym przypadku, powinny stworzyć jedną stronę internetową programu na
poziomie krajowym jak również opracować spójne materiały programowe i
unikać niepotrzebnego pokrywania się.
3.4. Doradztwo dla potencjalnych wnioskodawców
1. NA zapewni informacje, porady i pomoc potencjalnym wnioskodawcom na
wszystkich etapach procesu planowania projektu. W tym celu, NA udostępni
materiały informacyjne i zorganizuje spotkania, które będą właściwie odpowiadać
określonym potrzebom docelowych adresatów każdej zdecentralizowanej akcji.
2. NA udzieli pomocy potencjalnym wnioskodawcom w znalezieniu partnerów oraz
opracowaniu i skonsolidowaniu ponadnarodowych partnerstw i sieci pomiędzy
poszczególnymi uczestnikami programu, z uwzględnieniem organizacji spotkań
informacyjnych i międzynarodowych seminariów kontaktowych.
3.5. Przyjmowanie i rejestracja wniosków o dofinansowanie
1. NA będzie rejestrować wszystkie wnioski o dofinansowanie złożone do niej w
terminie określonym w Zaproszeniu do składania wniosków. Wszelkie wnioski
przesłane lub złożone osobiście po dacie składania wniosków w danej edycji
zostaną również zarejestrowane, lecz zostaną odrzucone podczas kontroli
poprawności formalnej.
2. Wnioski o dofinansowanie złożone w wersji papierowej powinny zostać
oznaczone datą w momencie przyjęcia. Potwierdzenie daty nadania (np.
zachowanie koperty lub rejestracja wniosku on-line) będzie przechowywane przez
okres dwóch lat od daty zakończenia danej edycji.
3. Wszystkim wnioskodawcom należy wystawić potwierdzenie odbioru zawierające
numer rejestracyjny wniosku w systemie kontrolnym NA, jak również dane
kontaktowe NA.
4. Minimalne dane określone przez Komisję należy zamieścić na wszystkich
wnioskach o dofinansowanie w narzędziu do zarządzania wymaganym przez
Komisję.
5. NA zaakceptuje wszelkie modyfikacje lub uzupełnienia informacji w odniesieniu
do określonych wniosków o dofinansowanie przesłane spontanicznie przez
wnioskodawców do daty przyjmowania wniosków w danej edycji.
6. Modyfikacje lub uzupełnienia informacji przesłane do NA po dacie przyjmowania
wniosków w danej edycji i te, które zmieniają naturę wniosku o dofinansowanie
poprzez przedstawienie nowych podstawowych elementów nie będą brane pod
uwagę w procesie przyznania dofinansowania.
25
3.6. Procedura przyznania dofinansowania
3.6.1.
Zasady ogólne
1. Przyznanie dofinansowania powinno być zorganizowane na podstawie systemu
oceny koleżeńskiej – to znaczy z pomocą niezależnych ekspertów – w całkowicie
przejrzysty sposób gwarantujący bezstronność i równe traktowanie wszystkich
wnioskodawców.
2. Decyzja o przyznaniu dofinansowania zostanie podjęta wyłącznie w oparciu o
kryteria wykluczenia, poprawności formalnej, wyboru i oceny określone w
Przewodniku dla wnioskodawców i odpowiednim Zaproszeniu do składania
wniosków.
3. Procedura przyznania dofinansowania będzie przewidywać to, że każdy uczestnik
zaangażowany w dowolny etap procesu przyznania dofinansowania zobowiązany
będzie podpisać oficjalną deklarację w sprawie zapobiegania konfliktom
interesów i ujawniania informacji w związku z daną edycją. Deklaracja powinna
być zgodna z wzorem załączonym w Załączniku II-A do niniejszego Przewodnika
dla NA.
4. Wszystkie etapy procesu przyznania dofinansowania powinny być formalnie
udokumentowane. W tym celu, NA opracuje znormalizowane listy kontrolne i
karty oceny. Dla akcji, w przypadku których Komisja dostarcza wspólne
europejskie listy kontrolne i karty oceny, NA skorzysta z tych list kontrolnych i
kart oceny (por. formularze w Załączniku II-B do niniejszego Przewodnika dla
NA).
5. Każdy z uczestników procesu przyznania dofinansowania będzie niezależny i
samodzielny w swojej ocenie. Każdy z nich będzie pracować na osobnej karcie
oceny oznaczonej datą i podpisem po jej wypełnieniu.
6. Mając na celu zapewnienie jednolitej oceny merytorycznej i uczciwej propozycji
wyboru wniosków o dofinansowanie, NA dokładnie poinformuje wszystkich
uczestników zaangażowanych w proces przyznania dofinansowania, a szczególnie
ekspertów zewnętrznych, o danej akcji zdecentralizowanej i zapewni im
odpowiednie szkolenia w zakresie mających zastosowanie zasad przyznania
dofinansowania. W zależności od stopnia złożoności każdej akcji
zdecentralizowanej, NA sporządzi przewodnik na piśmie, jeżeli będzie to
wymagane.
3.6.2.
Ocena wniosków o dofinansowanie
3.6.2.1.
Kontrola poprawności formalnej
1. Celem kontroli poprawności formalnej jest zweryfikowanie czy wszystkie
wnioski o dofinansowanie są zgodne z kryteriami wykluczenia i poprawności
formalnej17 wcześniej określonymi w Przewodniku do Programu „Uczenie się
17
Patrz Glosariusz w Załączniku w celu zapoznania się z definicją poszczególnych typów kryteriów.
26
przez całe życie”, odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków oraz
formularzu wniosku mającymi zastosowanie do danej edycji.
2. W wyniku kontroli poprawności formalnej należy sporządzić listę wniosków o
dofinansowanie, które będą podlegały dalszej ocenie merytorycznej oraz listę
wniosków o dofinansowanie odrzuconych ze względów formalnych.
3. W przypadku wątpliwości w odniesieniu do wszelkich kryteriów wykluczenia lub
poprawności formalnej, NA może wymagać dalszych potwierdzeń od
wnioskodawcy (np. dot. daty złożenia) lub od innych kompetentnych instancji
(takich jak izby handlowe, sądy, itd.) z przestrzeganiem mających zastosowanie
zasad ochrony prywatności.
4. Jeden członek personelu NA może przeprowadzić kontrolę poprawności
formalnej dowolnego typu wniosku o dofinansowanie.
3.6.2.2.
Ocena merytoryczna wniosków o dofinansowanie
1. Wszystkie wnioski o dofinansowanie, które pomyślnie przeszły kontrolę
poprawności formalnej zostaną poddane ocenie merytorycznej na podstawie
kryteriów wyboru i oceny18 wcześniej określonych w Przewodniku dla
wnioskodawców i odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków mającymi
zastosowanie do danej edycji.
2. Wynik oceny merytorycznej i – w wymaganych przypadkach – kontroli zdolności
finansowej powinien przybrać formę listy wniosków kolejno sklasyfikowanych
pod względem jakości lub w grupach o porównywalnej jakości, z propozycją
kwoty dofinansowania dla każdego wniosku o dofinansowanie.
3. Do
celów
oceny
merytorycznej
wniosków
dotyczących
akcji
zdecentralizowanych, różne zasady mają zastosowanie do rodzaju i liczby
wymaganych oceniających. Ogólnie rzecz biorąc, im bardziej złożony wniosek o
dofinansowanie, tym wymagana liczba oceniających powinna być wyższa, a ich
profil bardziej szczegółowy. Poza minimalnymi wymogami określonymi w
Załączniku III-B do niniejszego Przewodnika dla NA, zaleca się, aby NA
możliwie w jak największym stopniu korzystała z opinii zewnętrznych ekspertów
w celu zwiększenia (widocznej) obiektywności oceny.
4. Mając na celu zaproponowanie odpowiedniej kwoty dofinansowania, ocena
merytoryczna powinna obejmować również formalną ocenę wniosku o
dofinansowanie pod kątem proponowanych działań. Na podstawie takiej oceny i
zasad przyznania dofinansowania, należy zaproponować kwotę dofinansowania
dla każdego wniosku o dofinansowanie, który jest wystarczająco dobrej jakości
by otrzymać dofinansowanie.
18
Patrz Glosariusz w Załączniku w celu zapoznania się z definicją poszczególnych typów kryteriów.
27
3.6.2.3.
Komitet ewaluacyjny
1. Mając na celu przygotowanie decyzji o przyznaniu dofinansowania, NA ustanowi
komitet ewaluacyjny, który przygotuje propozycje przyznania dofinansowania w
odniesieniu do każdej edycji.
2. Do celów poszczególnych zdecentralizowanych akcji zarządzanych przez NA
może zostać wyznaczony jeden lub więcej komitetów ewaluacyjnych. Komitety
ewaluacyjne mogą zostać ustanowione do celów określonej edycji lub na
określony okres czasu.
3. W skład komitetu ewaluacyjnego powinno wchodzić przynajmniej 3 członków.
Członkowie komitetu powinni reprezentować przynajmniej 2 organizacje, które
nie są ze sobą powiązane. Warunek ten nie ma zastosowania, jeżeli w skład
komitetu ewaluacyjnego wchodzi wyłącznie personel NA i nie istnieją odrębne
organizacje w strukturze NA.
4. Podczas prac, komitet ewaluacyjny będzie przestrzegać formalnych procedur,
które zostaną ustalone przez NA i formalnie przekazane członkom komitetu
ewaluacyjnego przed rozpoczęciem prac. Procedury będą określać przynajmniej
metody pracy komitetu ewaluacyjnego jak również formalne zasady rządzące
procesem podejmowania decyzji.
5. Członkowie komitetu ewaluacyjnego będą osobiście uczestniczyć w spotkaniu
mającym na celu przygotowanie propozycji przyznania dofinansowania. Jednak,
w wyjątkowych przypadkach, jeżeli będzie to wymagane z powodów
organizacyjnych i jeżeli zezwalają na to procedury komitetu ewaluacyjnego
możliwe jest zasięgnięcie ich opinii na piśmie.
6. Komitet ewaluacyjny będzie pracować nad listą wniosków o dofinansowanie
posortowanych od najlepszego do najgorszego w wyniku przeprowadzonej oceny
merytorycznej. Na podstawie ich jakości, zarekomenduje, które wnioski o
dofinansowanie powinny zostać zaakceptowane, odrzucone lub umieszczone na
liście rezerwowej. Każde odstępstwo od tej zasady powinno zostać uzasadnione i
udokumentowane we właściwy sposób. W tym celu, procedury pracy komitetu
ewaluacyjnego powinny obejmować obiektywną metodę rozpatrywania wniosków
o dofinansowanie, które są tej samej jakości (np. ocena przeprowadzona przez
trzeciego eksperta).
7. W przypadku każdego wniosku o dofinansowanie, który został zaakceptowany
lub umieszczony na liście rezerwowej, która może zawierać wyłącznie wnioski o
dofinansowanie dostatecznie wysokiej jakości by mogły otrzymać
dofinansowanie, należy określić proponowaną kwotę dofinansowania.
8. Po zakończeniu prac, członkowie komitetu ewaluacyjnego zobowiązani są
podpisać protokół wyszczególniający wszystkie zbadane wnioski o
dofinansowanie i zaproponowane kwoty dofinansowania. Protokół będzie
przechowywany w aktach przez okres 5 lat od zamknięcia odpowiedniej umowy
Komisja-NA.
28
9. Opinia komitetu ewaluacyjnego jest również wymagana w stosunku do wniosków
o zaświadczenie, w oparciu o które wnioskodawca będzie upoważniony do
ubiegania się o dofinansowanie.
10. W przypadku akcji, które wymagają selekcji opartej na konsultacjach/doborze
między agencjami, NA mogą zorganizować pojedyncze spotkanie komitetu
ewaluacyjnego, po etapie krajowej selekcji wstępnej oraz przed etapem
konsultacji/doboru. W takim przypadku, NA formalnie powiadomi komitet
ewaluacyjny o wynikach ostatecznej selekcji. Jednak nie jest wymagane żadne
dodatkowe spotkanie lub zatwierdzenie komitetu ewaluacyjnego.
3.6.2.4.
Decyzja o przyznaniu dofinansowania
1. Decyzję o przyznaniu dofinansowania może podjąć osoba lub organ prawnie
upoważniony do podpisania umowy o dofinansowanie w imieniu NA. W
przypadku, gdy taka osoba lub organ zamierza przekazać swoje uprawnienia
innemu członkowi personelu NA z powodów innych niż zastępstwo
spowodowane nieobecnością, wymagane jest uzyskanie uprzedniej zgody na
piśmie od Komisji.
2. Decyzja o przyznaniu dofinansowania powinna opierać się na propozycji
przyznania dofinansowania przygotowanej przez komitet ewaluacyjny i powinna
określać przynamniej:
-
Przedmiot i ogólną kwotę dofinansowania na mocy decyzji;
-
W przypadku zatwierdzonych wniosków: nazwiska/nazwy beneficjentów, nazwę
projektu, na który przyznano dofinansowanie, kwotę przyznanego dofinansowania
i powody decyzji, szczególnie w przypadku, gdy jest ona niezgodna z opinią
komitetu ewaluacyjnego;
-
W przypadku wniosków umieszczonych na liście rezerwowej: nazwiska/nazwy
wnioskodawców, nazwę projektu, na który dany podmiot ubiega się o
dofinansowanie, kwotę dofinansowania, jaka zostanie przyznana, jeżeli wniosek
będzie mógł być sfinansowany na późniejszym etapie i powody decyzji,
szczególnie w przypadku, gdy jest ona niezgodna z opinią komitetu
ewaluacyjnego;
-
Nazwiska/nazwy wszystkich wnioskodawców, nazwa projektu, na który wnioski
zostały odrzucone i powody takiego odrzucenia.
3. Decyzja o przyznaniu dofinansowania powinna zostać opatrzona datą, podpisana i
przechowywana przez okres 5 lat od daty zamknięcia odpowiedniej umowy
Komisja-NA.
4. Jeżeli decyzja o przyznaniu dofinansowania nie jest zgodna z propozycją
przyznania dofinansowania złożoną przez komitet ewaluacyjny, dokument
powinien przedstawiać klarowne uzasadnienie takiej decyzji.
5. Osoba podejmująca decyzję o przyznaniu dofinansowania zobowiązana jest
zapewnić, że niezbędne kontrole zostały przeprowadzone w celu zapewnienia, że:
29
-
Jedno działanie może otrzymać tylko jedno dofinansowanie przyznane tylko
jednemu beneficjentowi;
-
Dofinansowanie może zostać przyznane na działanie, którego realizacja już się
rozpoczęła tylko w przypadku, gdy wnioskodawca może udokumentować
potrzebę rozpoczęcia projektu przed datą podpisania umowy o dofinansowanie.
W takim przypadku, wydatki podlegające dofinansowaniu nie mogą zostać
poniesione przed datą złożenia wniosku o dofinansowanie;
-
Żadne dofinansowanie nie może zostać udzielone retrospektywnie na działania,
których realizacja została zakończona w momencie składania wniosku o
dofinansowanie.
6. Procedura identyczna z przedstawioną powyżej ma zastosowanie również do formalnej
decyzji podejmowanej w odniesieniu do wniosków o zaświadczenie, na podstawie
których beneficjent będzie uprawniony do wsparcia w formie dofinansowania.
3.6.3.
Zapobieganie konfliktom interesów
1. Ani NA ani członkowie jej personelu nie mogą ubiegać się o dofinansowanie z
funduszy Wspólnoty, którymi zarządza NA na mocy wszelkich umów KomisjaNA. Inni uczestnicy procesu przyznania dofinansowania nie mogą otrzymać
dofinansowania w ramach edycji, w której biorą udział.
2. Deklaracja w sprawie zapobiegania konfliktom interesów i ujawniania informacji
może zostać podpisana przez każdego uczestnika w formie osobnego dokumentu
w danej edycji lub może zostać włączona do standardowych list kontrolnych i
formularzy oceny, które są stosowane w procesie przyznania dofinansowania.
3. Eksperci zewnętrzni, którzy udzielają pomocy NA w procesie przyznania
dofinansowania, powinni zostać wybrani z przestrzeganiem przejrzystej
procedury, najlepiej w wyniku otwartej procedury przetargowej.
4. Osoby na kierowniczych stanowiskach w NA nie mogą uczestniczyć w procesie
przyznania dofinansowania.
5. Osoba, która uczestniczyła w kontroli poprawności formalnej lub ocenie
merytorycznej wniosku o dofinansowanie w danej edycji nie może podejmować
roli decyzyjnej w komitecie ewaluacyjnym, lecz może zostać wezwana do
udzielenia informacji komitetowi ewaluacyjnemu.
6. Osoba podejmująca decyzję o przyznaniu dofinansowania może uczestniczyć jako
obserwator, lecz nie może mieć prawa głosu w pracach komitetu ewaluacyjnego.
3.6.4.
Zawiadomienie wnioskodawców o wynikach przyznania dofinansowania
1. NA poinformuje wszystkich wnioskodawców o wynikach procesu przyznania
dofinansowania oraz, w przypadku wniosków o dofinansowanie, które uzyskały
dofinansowanie, o przyznanej kwocie dofinansowania przed rozpoczęciem
działań w odniesieniu do których wnioskowano o wsparcie. Takie zawiadomienie
zostanie sporządzone na piśmie i przesłane w formie pisma lub umowy o
dofinansowanie.
30
2. W przypadku działania programowego wymagającego formalnej konsultacji
pomiędzy NA w uczestniczących krajach przed podjęciem ostatecznej decyzji o
udzieleniu dofinansowania, NA może poinformować wnioskodawców o
wynikach krajowej procedury preselekcji. W takim przypadku, należy dołożyć
należytej staranności w celu określenia, że informacje przekazane wnioskodawcy
mają charakter tymczasowy i nie są wiążące. Komisja może zadecydować o
wspólnych terminach, które muszą być przestrzegane przez Narodowe Agencje
jako najwcześniejsza data poinformowania wnioskodawców o wynikach krajowej
selekcji wstępnej.
3. W terminie piętnastu dni od zawiadomienia wnioskodawców, którym udzielono
dofinansowania, należy przesłać zawiadomienia do wnioskodawców, których
wnioski zostały umieszczone na liście odrzuconych wniosków lub na liście
rezerwowej. Jeżeli wniosek o dofinansowanie nie został zatwierdzony, NA
przedstawi powody jego odrzucenia powołując się na wcześniej ogłoszone
kryteria i priorytety. Wnioskodawcy umieszczeni na liście rezerwowej zostaną
poinformowani o ostatecznej dacie, do której mogą otrzymać umowę o
dofinansowanie w ramach danej tury selekcji.
3.6.5.
Publikacja ex-post
1. W terminie sześciu miesięcy od zakończenia każdej edycji, NA opublikuje wyniki
przyznania dofinansowania. W przypadku działań programowych, które mają
ruchome terminy, wyniki przyznania dofinansowania mogą być publikowane w 6miesięcznych odstępach czasu. Publikacje należy zamieszczać przynajmniej na
stronie internetowej NA oraz w biuletynach NA, prasie krajowej, itd.
2. Następujące informacje nt. beneficjenta należy opublikować wraz z danymi dot.
umowy:
-
Nazwa i adres beneficjenta;
-
Przedmiot dofinansowania (np. program sektorowy, działanie, nazwa i
streszczenie wspieranej działalności);
-
Kwota udzielonego dofinansowania oraz, jeżeli ma to zastosowanie, maksymalny
współczynnik dofinansowania kosztów.
3. Ze względu na ochronę danych osobowych, wyżej wymieniona szczegółowa
publikacja wyników przyznania dofinansowania nie jest wymagana w odniesieniu
do umów o dofinansowanie zawartych bezpośrednio z indywidualnymi osobami.
W takim przypadku, NA opublikuje zbiorcze wyniki przyznania dofinansowania
określające liczbę wniosków o dofinansowanie, które uzyskały dofinansowanie w
danej edycji, łączną kwotę udzielonego dofinansowania oraz przedstawiające
ogólny opis typów działań, które uzyskały dofinansowanie.
4. W sprawozdaniu rocznym (patrz punkt nt. sprawozdawczości NA jak poniżej),
NA powiadomi Komisję o adresie strony internetowej, na której opublikowano
wyniki dot. przyznanego dofinansowania. Strona NA lub programu krajowego, w
krajach, w których działa więcej niż jedna NA, powinna mieć jeden punkt
dostępu do wyników przyznania dofinansowania dla wszystkich akcji
31
zdecentralizowanych zarządzanych na poziomie krajowym, do którego Komisja
ustanowi link ze swojej strony internetowej programu.
3.7. Umowy o dofinansowanie
3.7.1.
Typy dofinansowania
1. Dofinansowanie może zostać przyznane na podstawie kosztów rzeczywistych,
finansowania zryczałtowanych kosztów i/lub w formie skali kosztów
jednostkowych. W zależności od typu dofinansowania, możliwa jest kombinacja
wszystkich lub wybranych typów przyznania dofinansowania.
2. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie”, Zaproszenia do
składania wniosków oraz formularze wniosku powinny wyszczególniać, które
typy (kombinacje typów) dofinansowania mają zastosowanie do danych akcji
zdecentralizowanych. Zasady te mają zastosowanie do dofinansowania
przyznawanego przez NA.
3. W przypadku, (części) dofinansowania przyznanego na podstawie kosztów
rzeczywistych, beneficjent zobowiązany jest przechowywać i być w stanie okazać
na wniosek wszystkie dowody wydatków związanych z pozycjami kosztów w
oparciu o koszty rzeczywiste.
4. W przypadku dofinansowania przyznanego w formie zryczałtowanego
finansowania, beneficjent musi być w stanie udowodnić realizację działania, na
które zostało udzielone wsparcie, a nie poniesioną kwotę wydatków. Jeżeli
działanie, na które udzielono dofinansowanie jest realizowane w zadawalający
sposób, zostanie przyznana pełna kwota dofinansowania. W przypadku
niezadowalającej realizacji, NA będzie wymagać zwrotu (części) kwoty
dofinansowania udzielonego na podstawie kryteriów wyszczególnionych dla
każdej zdecentralizowanej akcji.
5. W przypadku dofinansowania przyznanego na podstawie skali kosztów
jednostkowych (np. maksymalna stawka dzienna na wyjazdy i wymiany),
beneficjent nie będzie zobowiązany do uzasadnienia poniesionych kosztów, lecz
będzie musiał udowodnić realizację działań, które upoważniają do otrzymania
określonej kwoty dofinansowania (na przykład liczba dni spędzonych za granicą
pozwala na określenie maksymalnej stawki dziennej na dany pobyt, do której jest
upoważniony).
6. Beneficjenci muszą przechowywać wymagane dowody płatności lub działalności
– w zależności od typu dofinansowania – przez okres 5 lat od daty płatności
pozostałej kwoty dofinansowania przez NA lub zwrotu tejże przez beneficjenta.
3.7.2.
Sporządzenie umów o dofinansowanie
1. NA sporządzi wzory umów o dofinansowanie na podstawie dokumentów
wzorcowych załączonych w Załączniku II-C do niniejszego Przewodnika dla NA.
2. Jeżeli będzie to wymagane zgodnie z prawodawstwem krajowym, NA może
wprowadzić niewielkie zmiany do przedstawionych wzorów umów, pod
warunkiem, że nie spowodują one powstania konfliktu z wszelkimi
postanowieniami umów wzorcowych oraz nie wprowadzą niepotrzebnych
32
restrykcji dla beneficjentów dofinansowania. W przypadku, gdy takie zmiany
okażą się konieczne, NA winna uzyskać wcześniejsze pisemne zatwierdzenie od
Komisji.
3. W przypadku, gdy wartość dofinansowania przekracza 25 000 EUR oraz jeżeli
wnioskodawca zachowuje zgodność z typologią organizacji wyszczególnioną w
art. B.7 Załącznika do Decyzji19, NA powinna – przed zawarciem umowy o
dofinansowanie – formalnie sprawdzić zdolność finansową wnioskodawcy na
podstawie kryteriów selekcji20 ogłoszonych wstępnie w Przewodniku do
Programu „Uczenie się przez całe życie” oraz odpowiednim Zaproszeniu do
składania wniosków mającym zastosowanie do danej tury selekcji. Model oceny
zdolności finansowej znajduje się w Załączniku III-B do niniejszego Przewodnika
dla NA.
4. W przypadku, gdy analiza zdolności finansowej beneficjenta wykaże pewne
słabości, które mogą spowodować ryzyko, że fundusze Wspólnoty mogą zostać
utracone, NA umieści specjalną klauzulę w umowie o dofinansowanie
wyszczególniającą środki ochronne (np. płatności częściowe, pełna płatność
dofinansowania po zakończeniu realizacji działania, gwarancja bankowa, itd.).
5. Umowy o dofinansowanie powinny zostać sporządzone w dwóch kopiach.
Możliwe jest przesłanie ich do beneficjentów w wersji papierowej lub
elektronicznej. Jeżeli NA zadecyduje o sporządzeniu umowy o dofinansowanie w
formie elektronicznej, należy odpowiednio zabezpieczyć elektroniczny dokument
przed potencjalnymi modyfikacjami przez beneficjentów.
6. Wraz z umową o dofinansowanie, NA prześle list przewodni lub wiadomość
określające ostateczny termin, w jakim należy odesłać podpisaną umowę do NA,
po jakiej to dacie oferta przyznania dofinansowania zostanie unieważniona.
7. W przypadku, gdy beneficjent zechce wprowadzić zmiany do umowy o
dofinansowanie, nie powinien modyfikować tekstu umowy o dofinansowanie,
lecz przedstawić osobny wniosek na piśmie w tej sprawie skierowany do NA. W
przypadku, gdy NA wyrazi zgodę na wprowadzenie proponowanych zmian,
sporządzi zmodyfikowaną propozycję umowy o dofinansowanie do beneficjenta.
Jeżeli nie, oferta zawarcia umowy o dofinansowanie zostanie uznana za
unieważnioną, o ile beneficjent nie jest przygotowany do zaakceptowania
warunków wstępnej propozycji umowy o dofinansowanie.
8. Beneficjent będzie zobowiązany do podpisania i opatrzenia datą dwóch kopii
umowy o dofinansowanie przed podpisaniem i opatrzeniem jej datą przez NA.
Jako druga z podpisujących stron, NA prześle beneficjentowi jedną kopię
„Wszystkie szkoły i uczelnie wyższe określone przez Państwa Członkowskie, oraz wszystkie instytucje
lub organizacje zapewniające możliwości kształcenia, które przez ostatnie dwa lata uzyskały ponad
50% swoich rocznych przychodów ze źródeł publicznych, lub które są kontrolowane przez organy
publiczne lub ich przedstawicieli, powinny być traktowane przez Komisję jako posiadające konieczną
zdolność finansową, zawodową i administracyjną oraz konieczną stabilność finansową do realizacji
projektów w ramach tego programu - nie powinno być od nich wymagane przedkładanie dodatkowej
dokumentacji, aby to wykazać”.
20
Zob. glosariusz w załączniku dot. definicji różnych rodzajów kryteriów.
19
33
podpisanej przez obie strony i opatrzonej datą umowy o dofinansowanie oraz
zachowa druga kopię dla siebie.
9. Z zastrzeżeniem, że stanowiąca podstawę umowa Komisja-NA została podpisana
przez NA i Komisję, NA prześle wnioskodawcy, który uzyskał dofinansowanie
ofertę umowy o dofinansowanie przed rozpoczęciem działań, w odniesieniu do
których wnioskowano o dofinansowanie.
10. W przypadku państw członkowskich UE, sporządzając umowę o dofinansowanie
i w korespondencji z beneficjentami poświęconej sprawom umowy NA będzie
posługiwać się jednym z oficjalnych języków Wspólnoty.
11. W przypadku krajów EFTA/EOG lub krajów przystępujących i kandydujących,
NA może posługiwać się jednym z urzędowych języków Wspólnoty lub językiem
urzędowym swojego kraju w przypadku umowy o dofinansowanie i
korespondencji z beneficjentami związanej z umową. W przypadku, gdy wybrany
język nie jest jednym z języków urzędowych Wspólnoty, NA będzie
odpowiedzialna za zapewnienie dobrej jakości tłumaczeń na wniosek Komisji,
Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, OLAF lub wszelkich osób
upoważnionych przez instytucję dokonującą oceny, sprawującą kontrolę
finansową lub realizującą audyt.
3.7.3.
Wypłaty dofinansowania
1. NA będzie realizować wypłaty w euro lub walucie krajowej, w zależności od
tego, która z nich zapewnia najbardziej opłacalne warunki płatności na rzecz
beneficjentów. Jednak w szczególności w przypadku kwot dofinansowania
przekraczających 25 000 EUR oraz jeżeli jest to możliwe do przeprowadzenia
biorąc pod uwagę status prawny beneficjenta, zdecydowanie zaleca się, aby NA
wymagała od beneficjenta otwarcia rachunku bankowego w euro w celu
uniknięcia ryzyka związane z kursem wymiany w związku z płatnościami
zaliczkowymi.
2. Dofinansowanie przez Wspólnotę w całości podlega wypłacie na rzecz
beneficjentów. NA nie może zastosować żadnych potrąceń do tych kwot czy to z
tytułu podatków pośrednich czy bezpośrednich, opłat, składek ubezpieczenia, czy
z tytułu kosztów obsługi, administracyjnych, zarządzania lub rejestracji.
3. NA będzie przestrzegać warunków wypłat z tytułu poszczególnych typów akcji
zdecentralizowanych jak wyszczególniono w tekście umowy wzorcowej
przedstawionej przez Komisję (por. Załącznik II-C).
4. Z zastrzeżeniem, że sytuacja finansowa funduszy UE na rachunku bankowym
NA21 umożliwia to w odniesieniu do zobowiązań płatniczych NA na podstawie
otwartych umów Komisja-NA22, NA wypłaci kwotę dofinansowania
21
„Rachunki bankowe NA” zgodnie z definicją w punkcie 6 Części 2.6.2. niniejszego Przewodnika dla NA.
22
„Umowy Komisja-NA oznaczają zarówno umowy dot. działań zdecentralizowanych z poprzedniego
etapu programów Sokrates II i Leonardo da Vinci II oraz umowy Komisja-NA zawarte w związku z
Programem „Uczenie się przez całe życie”.
34
beneficjentom w terminie 45 dni kalendarzowych od daty rozpoczęcia (np.
podpisania umowy o dofinansowanie, zatwierdzenia raportu).
5. O ile inne szczegółowe warunki wypłaty nie mają zastosowania do danej akcji
zdecentralizowanej (por. Przewodnik dla wnioskodawców, Zaproszenie do
składania wniosków, formularz wniosku), łączna kwota płatności zaliczkowych
nie może przekroczyć 80% maksymalnej kwoty dofinansowania.
6. Po upływie terminu płatności określonego w umowie o dofinansowanie,
beneficjent jest uprawniony do odsetek za zwłokę według stawki stosowanej
przez Europejski Bank Centralny w stosunku do głównych operacji
refinansowania w euro plus trzy i pół punktu. Stopa procentowa, do której wzrost
ma zastosowanie, to stopa obowiązująca pierwszego dnia miesiąca, w którym ma
wystąpić końcowa data płatności, publikowana w serii C Dziennika Urzędowego
Unii Europejskiej23. To postanowienie nie ma zastosowania do beneficjentów
dofinansowania będącymi organami publicznymi Państw Członkowskich Unii
Europejskiej.
7. Oprocentowanie zaległej płatności będzie obejmowało okres od daty końcowej
płatności, z jej wyłączeniem, do daty płatności, włącznie. Oprocentowanie nie
będzie traktowane jako zysk z działania na rzecz określenia ostatecznej wartości
dofinansowania. Zawieszenie płatności przez Narodową Agencję nie może zostać
uznawane za zwłokę w płatności.
8. W drodze wyjątku, jeżeli obliczone odsetki są niższe lub równe EUR200, należy
je wypłacać beneficjentowi jedynie na jego żądanie zgłoszone w ciągu dwóch
miesięcy od otrzymania opóźnionej płatności.
9. W drodze wyjątku, w przypadku umów finansowych zawartych przed 1/1/2008,
postanowienia umowne odnoszące się do opóźnionych płatności są stosowane
zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie.
3.7.4.
Zmiany umów o dofinansowanie
1. Beneficjent lub NA mogą wnioskować o zmianę umowy o dofinansowanie
zgodnie z postanowieniami umowy wyszczególnionymi we wzorach umów o
dofinansowanie (patrz Załącznik II-C).
2. Beneficjent zobowiązany jest przedstawić wniosek o zmianę umowy o
dofinansowanie na piśmie do NA. W każdym przypadku, NA zbada czy wniosek
o zmianę może zostać zatwierdzony i poinformuje beneficjenta o swojej decyzji
na piśmie. Ustalenia ustne nie będą wiążące wobec stron.
3. W zależności od typu zmiany, modyfikacja umowy o dofinansowanie może
zostać potwierdzona w formie oficjalnego pisma podpisanego wyłącznie przez
NA lub w formie umowy uzupełniającej, która zostanie podpisana przez obie
strony w sposób, który ma zastosowanie do podpisania wstępnej umowy o
dofinansowanie (patrz punkt nt. sporządzania umów o dofinansowanie jak
powyżej).
23
http://eur-lex.europa.eu/JOIndex.do?ihmlang=en
35
4. Wszelkie wnioski o zmianę umowy powinny zostać złożone przez beneficjenta do
NA z odpowiednim wyprzedzeniem, zanim wszelkie planowane zmiany wejdą w
życie i we wszystkich przypadkach na jeden miesiąc przed końcem okresu
ważności, o którym mowa w umowie o dofinansowanie, z wyjątkiem przypadków
właściwie uzasadnionych przez beneficjenta i zatwierdzonych przez NA. Aby
była ważna, każda zmiana umowy o dofinansowanie musi zostać sporządzona
przez NA przed datą końcową danej umowy o dofinansowanie.
5. Zmiany umów o dofinansowanie nie mogą mieć na celu ani skutkować
zakwestionowaniem decyzji o przyznaniu dofinansowania lub nierównym
traktowaniem wnioskodawców. Dlatego też, zmiany mające na celu zwiększenie
maksymalnej kwoty dofinansowania lub procentu dofinansowania mogą zostać
zatwierdzone tylko w przypadku, gdy NA zastosuje przejrzystą procedurę
gwarantującą równe traktowanie wszystkich wnioskodawców/beneficjentów.
Może mieć to miejsce poprzez poinformowanie wszystkich beneficjentów o
możliwości wnioskowania o podwyższenie kwoty dofinansowania i zmianę
mających zastosowanie warunków.
3.8. Kontrole beneficjentów dofinansowania
3.8.1.
Podstawowe kontrole
1. NA zobowiązana jest upewnić się co do realności i poprawności formalnej
działań wspieranych przez fundusze UE jak również co do legalności i
poprawności związanych z nimi operacji. W tym celu, NA przeprowadzi tzw.
„podstawowe kontrole”.
2. Zakres podstawowych kontroli, które mają zostać przeprowadzone przez NA w
odniesieniu do beneficjentów programu obejmuje:
-
Analizę raportów końcowych;
-
Kontrolę ‘zza biurka’ dokumentów potwierdzających przedstawionych przez
beneficjentów na końcowym etapie sprawozdawczości;
-
Kontrole na miejscu podczas realizacji działania, które otrzymało wsparcie;
-
Kontrole na miejscu (audyt) przeprowadzone po zakończeniu działania, które
otrzymało wsparcie;
-
Systemowy audyt beneficjentów, którzy po raz kolejny uzyskali dofinansowanie.
3. W zależności od typu zdecentralizowanej akcji i typu przyznanego
dofinansowania, można połączyć różne typy podstawowych kontroli w
odniesieniu do różnych poziomów ryzyka i celów kontroli, jak wyszczególniono
w Załączniku III-C.
3.8.2. Wybór beneficjentów/projektów do kontroli ‘zza biurka’ i kontroli na
miejscu
1. Typ i liczba podstawowych kontroli, jakie zobowiązana jest przeprowadzić NA,
uzależnione są od wyników analizy ryzyka, która powinna uwzględniać ryzyko
błędu w ramach każdej zdecentralizowanej akcji zarządzanej przez NA. Co roku,
36
Komisja opublikuje dokument, który będzie przedstawiać minimalne punkty
procentowe i minimalną liczbę beneficjentów/projektów, które NA podda
kontroli w ramach każdej zdecentralizowanej akcji, patrz Załącznik III-C.
2. Do każdego typu podstawowej kontroli wymaganej w ramach danej akcji
zdecentralizowanej, NA wybierze próbę z populacji beneficjentów zgodnie z
instrukcjami przedstawionymi w Załączniku III-C.
3. W odniesieniu do kontroli beneficjentów/projektów dotowanych w ramach akcji
zdecentralizowanych będących częścią poprzednich programów, zarządzanie
którymi zostało przekazane NA, minimalne liczby i procenty wyszczególnione w
Załączniku III-C mają zastosowanie w zakresie, w jakim typ dofinansowania (pod
względem kosztów rzeczywistych, zryczałtowanego finansowania i/lub skali
kosztów jednostkowych) oraz zasady umowne pozostają takie same dla następcy
zdecentralizowanej akcji w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”. W
przeciwnym przypadku24, wymagane minimalne liczby i procenty dot.
beneficjentów/projektów
podlegających
kontroli
wyszczególnione
w
odpowiednich umowach dot. zdecentralizowanej akcji pozostaną niezmienione.
4. Aby w wystarczającym stopniu upewnić się, że sprawozdania końcowe
odzwierciedlają rzeczywistość i poprawność formalną działań i wydatków oraz,
że związane z nimi transakcje są zgodne z prawem i poprawne, NA może podjąć
decyzję o zwiększeniu liczby kontroli biorąc pod uwagę ryzyka wynikające z
kontekstu krajowego jak również wyniki wcześniej przeprowadzonych kontroli.
5. Poza próbą beneficjentów/projektów, o których mowa powyżej, NA przeprowadzi
kontrole
beneficjentów/projektów
na
podstawie
zauważonych
lub
podejrzewanych problemów, w zależności od powagi każdego przypadku.
6. Co roku, Komisja ustali maksymalny dopuszczalny poziom błędu25
podstawowych kontroli, por. Załącznik III-C. Następujące sytuacje mogą mieć
miejsce w przypadku jednego lub więcej zdecentralizowanych akcji:
-
rzeczywisty poziom błędu wynikający z kontroli, które NA zobowiązana
jest przeprowadzić, jest znacznie wyższy niż maksymalny dopuszczalny
poziom błędu ustalony przez Komisję: NA zobowiązana jest
bezzwłocznie poinformować Komisję o takiej sytuacji w celu uzgodnienia
sposobu wprowadzenia odpowiednich środków26;
24
Na przykład jeżeli dofinansowanie projektu zostało obliczone w inny sposób, jak ma to miejsce w przypadku projektów
partnerskich Comenius i Grundtvig.
25
Dopuszczalny poziom błędu to maksymalny poziom błędu wykryty w badanej populacji, który Komisja może zaakceptować bez
stwierdzenia, że uzyskane wyniki są w znaczącym stopniu błędne. Możliwe błędy wynikające z podstawowych kontroli
prowadzonych przez NA to przypadki nieprzestrzegania wykryte w odniesieniu do realności i poprawności formalnej działań i
wydatków zgłoszonych do NA przez beneficjentów, jak również w odniesieniu do zgodności z prawem i poprawności
związanych z nimi transakcji.
26
Takie środki mogą obejmować skorygowanie wszelkich słabych punktów w systemach NA lub
podniesienie minimalnych punktów procentowych i liczby kontroli, jakie prowadzi NA. Jeżeli poziom
błędu jest wynikiem pojedynczego poważnego błędu, możliwe jest, że NA nie będzie zobowiązana do
przeprowadzenia wszelkich innych działań poza naprawieniem danego błędu.
37
-
rzeczywisty poziom błędu jest regularnie obserwowany i jest znacznie
niższy niż maksymalny dopuszczalny poziom błędu ustalony przez
Komisję: NA może wnioskować do Komisji o zmniejszenie minimalnych
punktów
procentowych
i/lub
liczby
beneficjentów/projektów
podlegających kontroli w ramach danej zdecentralizowanej akcji;
-
W obu powyższych przypadkach, Komisja formalnie powiadomi NA o
swojej decyzji, przesyłając kopię władzom krajowym.
3.8.3.
Wymogi formalne
1. Umowy o dofinansowanie powinny określać typy kontroli będących
konsekwencją przyjęcia oferty dofinansowania, którym może podlegać
beneficjent i na które zobowiązany jest on wyrazić zgodę.
2. NA zachowa dokumentację wszystkich kontroli przeprowadzonych w ramach
akcji zdecentralizowanej oraz wszystkich wykrytych błędów, celem raportowania
o nich do Komisji zgodnie z wymogami dot. sprawozdawczości
wyszczególnionymi w niniejszym Przewodniku dla NA.
3. Do wszystkich typów kontroli w ramach zdecentralizowanej akcji, które NA jest
zobowiązana przeprowadzić NA będzie stosować standardowe listy kontrolne,
które:
-
Potwierdzają przeprowadzenie kontroli danych elementów;
-
Opisują wykryte anomalie;
-
Zawierają wnioski i propozycje dalszych działań.
4. Każda osoba zaangażowana w kontrole w ramach zdecentralizowanej akcji
zobowiązana jest do podpisania przynajmniej raz do roku deklaracji w sprawie
zapobiegania konfliktom interesów i ujawniania informacji (por. wzór deklaracji
w Załączniku II-A).
5. Każda osoba zaangażowana w kontrole powinna otrzymać osobną listę kontrolną,
która zostanie opatrzona datą i podpisana po zakończeniu oceny.
3.8.4.
Ocena raportów końcowych
1. Każdy beneficjent dofinansowania w ramach zdecentralizowanej akcji
zobowiązany będzie przedstawić NA jeden raport końcowy dotyczące każdej
umowy o dofinansowanie. Raport końcowy będzie służyć do celów ustalenia
końcowej kwoty dofinansowania UE i realizacji końcowej płatności
dofinansowania lub polecenia zwrotu, jak również administracyjnego zamknięcia
umowy o dofinansowanie. NA przeprowadzi kontrolę wszystkich raportów
końcowych w odniesieniu do wszystkich akcji zdecentralizowanych.
2. Beneficjenci dofinansowania powinni korzystać ze standardowych formularzy
raportów opracowanych przez NA. Formularze raportów powinny pozwalać na
zebranie danych merytorycznych, statystycznych i finansowych wymaganych do
monitorowania realizacji programu, kontroli wykorzystania funduszy UE oraz
ewaluacji wyników programu, jak to zostało ustalone przez Komisję.
38
3. NA zobowiązana jest odnotować w swoim systemie rejestracji daty otrzymania
raportów od beneficjentów w celu monitorowania przetwarzania raportów oraz
przestrzegać limitów czasowych określonych w umowach o dofinansowanie, jak
również wysyłać upomnienia, jeżeli i gdy jest to wymagane.
4. Ocena raportu powinna obejmować następujące etapy:
-
kontrola możliwości formalnej akceptacji raportu (np. raport został właściwie
podpisany i oznaczony datą przez osobę upoważnioną do reprezentowania
organizacji beneficjenta);
-
ocena raportu z realizacji działań dotycząca wyników wspieranych działań w
odniesieniu do ich jakości i ilości, z uwzględnieniem kontroli realności i
poprawności formalnej działania oraz
-
kontrola sprawozdania finansowego i wymaganych materiałów potwierdzających
w celu przeprowadzenia oceny realności i poprawności formalnej zgłoszonych
wydatków, jak również zgodności z prawem i poprawności związanych z nimi
transakcji. Określone kontrole zostaną dostosowane do typu dofinansowania (pod
względem rzeczywistych kosztów, zryczałtowanych kwot lub kosztów
jednostkowych, lub dowolnego połączenia tych trzech rodzajów dofinansowania).
5. Jedna osoba może prowadzić kontrole na różnych etapach oceny raportu
końcowego. Jeżeli będzie to wskazane, NA może wezwać zewnętrznych
ekspertów do przeprowadzenia oceny raportu końcowego. Jednak w przypadku
projektów transferu innowacji Leonardo da Vinci, przynajmniej jeden zewnętrzny
ekspert powinien przeprowadzić ocenę sprawozdania z postępów działań.
6. Listy kontrolne dot. raportów końcowych powinny wykazywać wszelkie kwoty,
które nie podlegają finansowaniu i zaproponowaną końcową kwotę
dofinansowania Wspólnoty w odniesieniu do wcześniej zdefiniowanych zasad
umownych. Listy kontrolne powinny zawierać formalne wnioski w odniesieniu do
zatwierdzenia lub odrzucenia sprawozdania oraz wskazywać konieczne dalsze
działania, jeżeli takie są wymagane.
7. Ocena i zatwierdzenie raportu powinno zostać sfinalizowane w terminie 45 dni od
otrzymania raportu, o ile standardowa umowa o dofinansowanie nie przewiduje
inaczej. Taki okres 45 dni powinien zostać zawieszony w przypadku, gdy NA
będzie potrzebować dalszych informacji od beneficjenta lub będzie musiała
przeprowadzić uzupełniające kontrole przed zakończeniem oceny raportu i
zamknięciem umowy o dofinansowanie.
8. Bezpośrednio po sfinalizowaniu oceny, NA powiadomi beneficjenta na piśmie o
zatwierdzeniu lub odrzuceniu raportu końcowego. Pismo na zamknięcie będzie
określać końcową kwotę dofinansowania Wspólnoty, wynikającą z niej pozostałą
kwotę płatności lub zwrotu jak również warunki zwrotu, jeżeli jest wymagany.
Pismo powinno również określać możliwość i warunki odwołania w przypadku,
gdy beneficjent nie zgadza się z wnioskami NA. Beneficjent ma 30 dni
kalendarzowych od otrzymania pisma na zamknięcie na zgłoszenie wszelkich
zapytań lub zażaleń do NA. NA ma 30 dni kalendarzowych od otrzymania
zapytania lub zażalenia na jego rozpatrzenie i ustanowienie ostatecznej kwoty
dofinansowania oraz stosowne poinformowanie beneficjenta. Wspomniany okres
39
30 dni kalendarzowych może ulec zawieszeniu, jeżeli od beneficjenta będzie
wymagane przedstawienie dodatkowych materiałów.
9. W przypadku nieotrzymania wymaganego raportu końcowego, NA wyśle
przynajmniej jedno formalne upomnienie w terminie 30 dni kalendarzowych od
wymaganego terminu. Jeżeli raport końcowy nie zostanie złożony w terminie 30
dni kalendarzowych od wystosowania tego upomnienia, NA wyśle listem
poleconym powiadomienie o wycofaniu dofinansowania z poleceniem zwrotu
pełnej kwoty płatności zaliczkowej(-ych) przekazanych beneficjentowi.
10. Ta sama procedura dotyczy przypadku nieotrzymania raportu cząstkowego/z
postępów zgodnie z postanowieniami standardowych umów o dofinansowanie dla
danej akcji.
3.8.5.
Kontrole ‘zza biurka’ materiałów potwierdzających
1. Na etapie raportu końcowego, NA przeprowadzi kontrolę ‘zza biurka’ materiałów
potwierdzających dotyczących wybranych beneficjentów/projektów zgodnie z
wymaganą minimalną liczbą i minimalnymi punktami procentowymi dla danego
typu akcji zdecentralizowanej określonymi w Załączniku III-C.
2. W zależności od typu działania i związanego z nim ryzyka, kontrola ‘zza biurka’
materiałów potwierdzających może być wymagana w odniesieniu do całości lub
części danej umowy o dofinansowanie. W przypadku, gdy wymagane jest
przeprowadzenie kontroli ‘zza biurka’ materiałów potwierdzających tylko w
odniesieniu do części umów o dofinansowanie, NA wybierze próbę po
otrzymaniu raportów końcowych, zgodnie z instrukcjami określonymi w
Załączniku III-C. Do takiej próby losowej NA doda znane lub przewidywane
przypadki problemowe, które wymagają bardziej szczegółowej kontroli w celu
uzyskania wymaganej pewności.
3. Zazwyczaj NA będzie wymagać oryginalnych dokumentów w odniesieniu do
wszystkich dokumentów wymaganych do celów kontroli ‘zza biurka’ materiałów
potwierdzających. Tylko w wyjątkowych sytuacjach (tzn. z powodów prawnych
uniemożliwiających beneficjentowi dostarczenie oryginalnych dokumentów,
prawnie dopuszczalne są dokumenty potwierdzające w formie elektronicznej),
kontrole ‘zza biurka’ materiałów potwierdzających mogą być przeprowadzane na
podstawie kopii.
4. Po dokonaniu przeglądu dokumentów potwierdzających, NA ustali końcową
kwotę dofinansowania i zrealizuje płatność pozostałej kwoty lub będzie
wnioskować o zwrot, jak również zamknie umowę o dofinansowanie jak
wyszczególniono powyżej (por. punkt nt. oceny raportów końcowych). Jeżeli
będzie to wymagane, NA może zadecydować o przeprowadzeniu dalszych
kontroli ‘zza biurka’ lub na miejscu (patrz poniżej) przed podjęciem decyzji o
końcowej kwocie dofinansowania i przystąpieniem do zamknięcia umowy o
dofinansowanie.
40
3.8.6.
Kontrole na miejscu
1. NA przeprowadzi określoną liczbę kontroli na miejscu beneficjentów/projektów
zgodnie z minimalnymi punktami procentowymi i minimalnymi liczbami dla
danej zdecentralizowanej akcji określonymi w Załączniku III-C.
2. NA zapewni, że kontrole na miejscu będą prowadzone przez osoby, które
posiadają niezbędne kompetencje, szczególnie w odniesieniu do kontroli
dokumentów finansowych i księgowych. Eksperci z zewnątrz mogą zostać
zaangażowani, jeżeli ich udział będzie wymagany lub użyteczny, pod warunkiem
zapewnienia, że właściwie zapobieżono wszelkim konfliktom interesów. Z tego
samego powodu, kontrolę na miejscu powinna przeprowadzić osoba inna niż ta,
która oceniała końcowe sprawozdanie finansowe dot. danej umowy o
dofinansowanie.
3. Wyróżnia się następujące typy kontroli na miejscu:
-
Kontrola na miejscu podczas realizacji projektu, który uzyskał dofinansowanie;
-
Audyt finansowy po otrzymaniu raportu końcowego;
-
Audyt systemowy beneficjentów, którzy ponownie otrzymali dofinansowanie.
4. NA może połączyć:
-
wszelkie kontrole na miejscu podczas realizacji projektu, który uzyskał
dofinansowanie z wizytami monitoringowymi (patrz punkt nt. wizyt
monitoringowych jak poniżej);
-
wszelkie kontrole na miejscu podczas realizacji projektu, który uzyskał
dofinansowanie z audytami systemowymi beneficjentów, którzy ponownie
otrzymali dofinansowanie;
-
Audyt finansowy po otrzymaniu sprawozdania końcowego z audytem
systemowym beneficjentów, którzy ponownie otrzymali dofinansowanie.
5. Kontrole na miejscu wymagają dokładnego przygotowania i organizacji.
Beneficjent może zostać poinformowany o planowanym audycie finansowym po
otrzymaniu raportu końcowego wyłącznie po fakcie otrzymania raportu przez NA.
W przypadku kontroli na miejscu podczas realizacji wspieranego projektu, o
kontroli należy poinformować krótko przed planowaną datą wizyty. O audytach
systemowych można informować beneficjentów z dużym wyprzedzeniem przed
planowaną datą wizyty.
6. NA poinformuje beneficjenta w oficjalny sposób o kontroli na miejscu i wyjaśni
cel kontroli, uzgodni praktyczne ustalenia, określi wymaganych interlokutorów
oraz wymagane materiały potwierdzające tak by zapewnić ich obecność i
dostępność podczas kontroli na miejscu. W ramach przygotowań do wizyty, NA
prześle do beneficjenta:
-
Listę zawierającą dokumenty, materiały i informacje, które należy przygotować
lub udostępnić podczas inspekcji;
41
-
Kwestionariusz, który pozwoli na skuteczne przeprowadzenie kontroli i który
może zostać wypełniony przez beneficjenta przed wizytą.
7. Na zakończenie kontroli na miejscu, należy przedstawić beneficjentowi
informacje zwrotne nt. wyników kontroli, który może przedstawić swoje pierwsze
uwagi. W terminie 30 dni kalendarzowych od daty wizyty, NA prześle projekt
sprawozdania z wizyty z uwzględnieniem wyników, zaleceń i wniosków
skierowanych do beneficjenta. Beneficjent będzie mieć 30 dni kalendarzowych na
przedstawienie swoich uwag do projektu sprawozdania w odniesieniu do
wyników rzeczowych lub związanych z interpretacją.
8. W przypadku, gdy nie zrealizowano jeszcze płatności pozostałej kwoty oraz gdy
kontrola na miejscu, która zostanie przeprowadzona bezpośrednio po otrzymaniu
sprawozdania końcowego, nie wykaże problemów w odniesieniu do
wnioskowanej końcowej kwoty dofinansowania, NA przeleje płatność pozostałej
kwoty na rzecz beneficjenta tak szybko jak będzie gotowy projekt sprawozdania z
wizyty.
9. Po otrzymaniu informacji zwrotnych od beneficjenta, NA wprowadzi zmiany do
projektu sprawozdania poprzez zaakceptowanie uwag i/lub zmian rzeczowych lub
poprzez wyjaśnienie, dlaczego nie może zaakceptować uwag lub modyfikacji.
Uwagi beneficjenta oraz uzasadnienie, dlaczego NA nie może ich zaakceptować,
mogą zostać uwzględnione w sprawozdaniu z wizyty lub załączone do niego w
formie Załącznika.
10. W terminie 30 dni kalendarzowych od otrzymania uwag od beneficjenta, NA
opublikuje sprawozdanie końcowe i oficjalnie przekaże je beneficjentowi. Raport
powinien jednoznacznie określać:
-
wszelkie kwoty wydatków, które są (mają być) objęte dotacją Wspólnoty
określone jako nieuprawnione;
-
wszelkie kwoty podlegające zwrotowi, wraz z warunkami zwrotu, oraz
-
wszelkie inne słabe punkty – w oparciu o szczegółowe wymogi
zdecentralizowanej akcji – wymagające dalszych działań ze strony beneficjenta w
określonych ramach czasowych.
11. W przypadku braku reakcji beneficjenta na projekt sprawozdania w terminie 30
dni kalendarzowych od wysłania go przez NA, projekt sprawozdania zostanie
uznany za wersję końcową i zostanie oficjalnie przekazany beneficjentowi jak
określono powyżej.
12. W przypadku, gdy kontrola na miejscu jest prowadzona jednocześnie z wizytą
monitoringową (patrz punkt nt. wizyty monitoringowej jak poniżej), dwie różne
osoby będą odpowiedzialne odpowiednio za wizytę monitoringową i kontrolę na
miejscu. Już na etapie przygotowań należy uświadomić beneficjentowi dwie
różne funkcje tych dwóch aspektów wizyty. W przypadku, gdy zostanie
sporządzone jedno sprawozdanie z wizyty obejmujące oba zagadnienia, powinno
ono wyraźnie rozróżniać pomiędzy aspektem monitoringowym i kontrolnym
wizyty.
42
3.9. Zwrot funduszy Wspólnoty przez beneficjentów
1. Gdy NA obliczy i ustali kwotę należną od beneficjenta – czy to w wyniku
zwykłej analizy raportu końcowego, czy po przeprowadzeniu kontroli
dokumentów ‘zza biurka’ lub kontroli na miejscu – NA oficjalnie powiadomi
dłużnika o takim fakcie, w formie projektu pisma końcowego lub osobnym
pismem. Zależnie od danej sytuacji, NA może uznać za stosowne wysłanie
zawiadomienia listem poleconym lub w inny sposób pozwalający na sprawdzenie,
kiedy dłużnik otrzymał zawiadomienie.
2. Zawiadomienie powinno określać kwotę podlegającą zwrotowi oraz szczegóły
dot. obliczenia końcowej kwoty dofinansowania. Powinno określać procedurę
zaskarżenia i ustalać maksymalny okres na złożenie odwołania wynoszący 30 dni
kalendarzowych od daty jego otrzymania. Zawiadomienie powinno opisywać
mechanizm zwrotu, jaki ma zastosowanie w przypadku akceptacji należnego
zwrotu przez dłużnika.
3. W ciągu 30 dni kalendarzowych od otrzymania odwołania, NA przeanalizuje
wszelkie dodatkowe informacje otrzymane od dłużnika oraz powiadomi
beneficjenta o swojej decyzji, o skorygowanej końcowej kwocie dofinansowania
oraz kwocie podlegającej zwrotowi, jak również nt. mechanizmu zwrotu, jaki
będzie mieć zastosowanie. Wspomniany okres 30 dni kalendarzowych może ulec
zawieszeniu, jeżeli od beneficjenta będzie wymagane przedstawienie
dodatkowych materiałów.
4. NA może zastosować następujące mechanizmy zwrotu, wedle uznania i w
zależności od natury każdego przypadku:
3.9.1.
Zwrot poprzez odliczenie
1. Jeżeli NA zarządza umowami o dofinansowanie z tym samym beneficjentem w
kolejnych okresach, NA może uzyskać zwrot funduszy poprzez odliczenie. W
takim przypadku, NA poinformuje beneficjenta, że kwota podlegająca zwrotowi
zostanie potrącona przez NA z właśnie realizowanej lub kolejnej wypłaty.
2. NA zobowiązana jest prowadzić dokładną dokumentację księgową, biorąc pod
uwagę fakt, że należna kwota i płatność mogą dotyczyć dwóch różnych
zdecentralizowanych akcji oraz/lub dwóch różnych umów Komisja-NA.
3.9.2.
Zwrot niewielkich należnych kwot
1. Jeżeli należna kwota jest niższa lub równa 200,00 EUR i nie ma dalszej umowy o
dofinansowanie z beneficjentem, która umożliwiałaby NA potrącenie takiej
kwoty, NA może nie przystępować do dochodzenia wszelkich potencjalnie
należnych kwot jeżeli koszt procedury uzyskania zwrotu przekracza należną
kwotę (zasada opłacalności).
3.9.3.
Bezpośredni zwrot
1. W formalnym zawiadomieniu, NA będzie wnioskować o dokonanie zwrotu w
terminie dwóch miesięcy od daty wysłania pisma. Jeżeli NA zdecyduje się na
skrócenie tego okresu z określonych i należycie uzasadnionych powodów, NA
43
odnotuje taki przypadek jako wyjątek zgodnie z Częścią 2.5 niniejszego
Przewodnika dla NA.
2. Jeżeli dłużnik nie zwróci należnej kwoty w ustalonym terminie, NA prześle
pierwsze upomnienie, w którym będzie domagać się bezpośredniego zwrotu
należnej kwoty. Należna kwota będzie objęta odsetkami w wysokości wskazanej
w umowie z beneficjentem oraz formalnym piśmie zawiadamiającym. Wysokość
odsetek za zwłokę w płatności będzie obejmowała okres od daty wyznaczonej na
wypłatę, z jej wyłączeniem, do daty otrzymania przez NA pełnej kwoty należnej
płatności włącznie. Niniejsze postanowienie nie będzie miało zastosowania do
odbiorców dofinansowania, którzy są organami publicznymi Państw
Członkowskich Unii Europejskiej. Wszelkie płatności cząstkowe powinny być
najpierw odliczone od opłat i odsetek za zwłokę, a następnie od sumy
podlegającej oprocentowaniu. NA będzie zgładzać odsetki za zwłokę pobrane od
dłużników w Rocznym raporcie NA.
3. Jeżeli dłużnik nie zwróci należnej kwoty w terminie jednego miesiąca od daty
wysłania pierwszego upomnienia, NA prześle drugie upomnienie listem
poleconym, w którym będzie domagać się bezpośredniej spłaty należnej kwoty i
wyjaśni, że niedostosowanie się do wezwania może skutkować postępowaniem
sądowym wobec dłużnika, o jakim mowa w mających zastosowanie
postanowieniach umowy.
4. Jeżeli po wygaśnięciu trzeciego okresu formalnego upomnienia, NA nie odzyska
należnej kwoty od dłużnika, NA zawiadomi Komisję o takim fakcie na piśmie:
-
informując o swoim zamiarze przystąpienia do postępowania sądowego w celu
odzyskania funduszy lub
-
wnioskując o zezwolenie na rezygnację z dochodzenia takiej kwoty. W takim
przypadku, pismu powinien towarzyszyć pełny opis i dowody na przedsięwzięte
działania mające na celu odzyskanie funduszy (np. listy polecone), plus
wyjaśnienie, dlaczego kwota jest nieściągalna; (np. wyciąg z rejestru spółek
świadczący o upadłości) lub dlaczego wysiłki i koszty związane z dochodzeniem
tej kwoty nie są uzasadnione.
5. Komisja może zezwolić na rezygnację z dochodzenia kwot powyżej 200 EUR na
mocy polecenia zapłaty jedynie w ograniczonych przypadkach, szczególnie, gdy:
-
Koszt procedury dochodzenia należnej kwoty przekracza tę kwotę (zasada
opłacalności);
-
Dłużnik jest niewypłacalny (ogłosił bankructwo lub jest w likwidacji, itd.);
-
Dłużnik zaginął;
-
W innych, wyjątkowych przypadkach, na podstawie uzasadnionego wniosku NA,
zgodnie z zasadą proporcjonalności.
6. Jeżeli NA zechce zrezygnować z dochodzenia zwrotu, poinformuje Komisję o
takim fakcie na piśmie, korzystając z formularza znajdującego się w załączniku
IV-E do niniejszego Przewodnika. W przypadku akceptacji, Komisja udzieli
jednoznacznego upoważnienia na piśmie na całkowitą lub częściową rezygnację z
44
dochodzenia danej kwoty. W przypadku braku formalnego upoważnienia od
Komisji, NA nie może zrezygnować z dochodzenia roszczenia. W celu
zracjonalizowania przetwarzania takich wniosków, zaleca się NA przedstawianie
danych przypadków w kontekście sprawozdania rocznego nt. nieprawidłowości i
nadużyć finansowych (por. punkt 6 niniejszego Przewodnika dla NA).
3.10.Postępowanie w przypadku nieprawidłowości i nadużyć finansowych
1. NA podejmie odpowiednie środki w celu zapobiegania nieprawidłowościom i
nadużyciom finansowym oraz, jeżeli będzie to wymagane, wniesie oskarżenia w
celu odzyskania utraconych, pomyłkowo wypłaconych i niewłaściwie
wykorzystanych przez beneficjentów funduszy programowych w ramach
dofinansowania Wspólnoty udzielonego na mocy umowy Komisja-NA.
2. Pojęcie nieprawidłowości obejmuje: wszelkie naruszenie przepisów prawa
wspólnotowego lub obowiązku umownego wynikające z działania lub
zaniedbania ze strony podmiotu gospodarczego, które spowodowało lub mogło
spowodować szkodę w ogólnym budżecie Wspólnot Europejskich lub w
budżetach przez nie zarządzanych, w związku z nieuzasadnionym wydatkiem27.
3. Pojęcie nadużycia finansowego28 obejmuje:
-
w odniesieniu do wydatków, każde zamierzone działanie lub pominięcie
dotyczące: wykorzystania lub przedstawienia fałszywych, niepoprawnych lub
niekompletnych sprawozdań lub dokumentów, które skutkują sprzeniewierzeniem
lub bezprawnym zatrzymaniem funduszy pochodzących z budżetu ogólnego
Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez lub w imieniu
Wspólnot Europejskich; nieujawnienie informacji sprzecznie z określonym
obowiązkiem, które ma taki sam skutek; niewłaściwego wykorzystania takich
funduszy do celów innych niż te, na które zostały przyznane;
-
w odniesieniu do przychodów, każde zamierzone działanie lub pominięcie
dotyczące: wykorzystania lub przedstawienia fałszywych, niepoprawnych lub
niekompletnych sprawozdań lub dokumentów, które skutkują niezgodnym z
prawem uszczupleniem zasobów budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub
budżetów zarządzanych przez lub w imieniu Wspólnot Europejskich;
nieujawnienie informacji sprzecznie z określonym obowiązkiem, które ma taki
sam skutek; niewłaściwe wykorzystanie uzyskanych zgodnie z prawem pożytków,
które ma taki sam skutek.
4. NA zgłosi każdy przypadek nieprawidłowości lub (podejrzewanych) nadużyć
finansowych w odniesieniu do funduszy UE przeznaczonych na akcje
zdecentralizowane na mocy umowy Komisja-NA, bez względu na to, czy taki
czyn został popełniony przez beneficjenta programu, czy członka personelu NA.
27
Punkt 14 Załącznika do Decyzji nr 1720/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady oraz rozdział
"Kontrole i Audyty" Załącznika do Decyzji nr 1719/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady.
28
Artykuł 1 Konwencji w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich (Dz.U. C 316
z dnia 27.11.1995r., strona 49).
45
5. Jednak w przypadku, gdy nieprawidłowość (błąd/zaniedbanie) wykryta przez NA
a) zostanie naprawiona przed realizacją płatności końcowej na rzecz beneficjenta,
b) nie skutkuje żadnymi karami administracyjnymi lub sądowymi oraz c) nie
stanowi uszczerbku dla interesów finansowych UE, NA nie musi zgłaszać
nieprawidłowości Komisji. Jednak w takim przypadku, Narodowa Agencja
dokładnie udokumentuje w swoich aktach wykryte fakty i przedsięwzięte
działania naprawcze.
6. Dyrektor NA prześle wstępny raport ad hoc nt. nieprawidłowości do Dyrektora
odpowiedzialnego za program w DG EAC oraz jego kopię do osoby do kontaktu
w DG EAC jak określono w umowie Komisja-NA.
7. Ponadto NA będzie na bieżąco informować Komisję o nieprawidłowościach i
nadużyciach finansowych wykrytych podczas działań monitoringowych i
kontrolnych w ramach obowiązków składania sprawozdań rocznych (patrz punkt
6 nt. raportowania przez NA jak poniżej).
3.11.Monitoring i udzielanie pomocy beneficjentom
1. NA będzie monitorować wdrażanie działań programowych, na które udzielono
dofinansowania, oraz wspierać beneficjentów poprzez udzielanie im porad i
doradztwa. W tym celu NA opracuje spójną strategię monitorowania
zapewniającą zorganizowane podejście oraz odpowiednie metody i narzędzia w
oparciu o potrzeby poszczególnych adresatów docelowych programu.
2. W krajach, gdzie więcej niż jedna NA została wyznaczona do zarządzania
poszczególnymi zdecentralizowanymi akcjami programu, poszczególne NA będą
ściśle współpracować w celu zorganizowania działań monitoringowych oraz aby
zapewnić niezbędną spójność poszczególnych zdecentralizowanych działań na
poziomie krajowym.
3.11.1. Monitorowanie postępów projektów
1. NA udostępni niezbędne dostępne zasoby w celu udzielania porad beneficjentom
potrzebującym pomocy przez telefon, za pośrednictwem poczty elektronicznej i
pisemnie. Dokumenty umowne powinny zawierać niezbędne dane kontaktowe do
urzędników odpowiedzialnych za określone działania programu jak również nt.
tego, w jaki sposób i kiedy można się z nimi skontaktować.
2. Na podstawie indywidualnych wniosków o poradę, NA ustanowi i będzie
aktualizować listy najczęściej zadawanych pytań, które może umieścić na swojej
stronie internetowej i wysłać pocztą elektroniczną lub tradycyjną pocztą do
wszystkich zainteresowanych beneficjentów.
3. NA może założyć na swojej stronie internetowej forum elektroniczne, do którego
beneficjenci mogą przesyłać swoje zapytania i bezpośrednio uzyskiwać
odpowiedzi od NA. Takie fora mogą być otwarte dla szerszej publiczności lub
przybrać formę ekstranetu, do którego dostęp jest ograniczony hasłem.
3.11.2. Ogólne spotkania monitoringowe
1. NA będzie regularnie organizować spotkania grupowe dla beneficjentów
zdecentralizowanych akcji. Takie spotkania powinny być organizowane
46
przynajmniej raz do roku w przypadku każdej akcji zdecentralizowanej objętej
umową Komisja-NA. Na takich spotkaniach monitoringowych, NA będzie
udzielać porad w odniesieniu do realizacji akcji zdecentralizowanej, jak również
zarządzania dofinansowaniem i raportowania na mocy umowy.
2. W celu maksymalnego zwiększenia wpływu programu, należy zwrócić uwagę
beneficjentów na potrzebę skutecznego wykorzystania wyników dotowanych
działań. Na spotkaniach monitoringowych należy udzielać praktycznych porad na
ten temat.
3. NA będzie dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem podczas spotkań
monitoringowych i zaangażuje dotychczasowych beneficjentów, aby dzielili się z
nowymi beneficjentami swoim doświadczeniem i przykładami najlepszych
praktyk.
4. W celu ograniczenia kosztów uczestnictwa beneficjentów w spotkaniach z NA,
możliwa jest organizacja spotkań regionalnych. NA mogą same organizować i
uczestniczyć w spotkaniach regionalnych lub korzystać z usług sieci promotorów,
lokalnych władz edukacyjnych, itd. W takim przypadku, NA powinna zapewnić
regularne szkolenia dla lokalnych i regionalnych punktów kontaktowych w celu
zapewnienia, że poprawne informacje są przekazywane beneficjentom.
5. Beneficjenci mogą wykorzystać część otrzymanego dofinansowania Wspólnoty
na pokrycie kosztów związanych z uczestnictwem w spotkaniu monitoringowym.
3.11.3. Wizyty monitoringowe
1. NA będzie realizować program wizyt na miejscu mających na celu
monitorowanie realizacji poszczególnych projektów i tym samym
zdecentralizowanej akcji.
2. Wizyty monitoringowe powinny być realizowane w odniesieniu do wszystkich
zdecentralizowanych akcji objętych umową Komisja-NA, z wyjątkiem projektów
finansowanych na podstawie Umów na wyjazd indywidualny.
3. Wizyty monitoringowe powinny koncentrować się na zbieraniu informacji o
ilościowych aspektach zarządzania programem oraz na skuteczności i wpływie na
beneficjenta (instytucję/organizację) projektu, który uzyskał dofinansowanie.
Wizyty powinny mieć na celu wspieranie beneficjenta, zbieranie i
rozpowszechnianie
przykładów
najlepszych
praktyk
oraz
ustanowienie/podtrzymanie dobrych stosunków pomiędzy beneficjentem a NA.
4. Wizyty monitoringowe mogą mieć miejsce w dowolnym czasie podczas trwania
projektu, który uzyskał dofinansowanie. W przeciwieństwie do wizyty związanej
z audytem, wizyta monitoringowa nie musi być związana z określoną umową o
dofinansowanie i może obejmować inny okres czasu.
5. W celu zapewnienia równomiernego rozłożenia próby beneficjentów objętych
monitorowaniem, kryteria wyboru powinny obejmować przynajmniej:
-
Wielkość instytucji/organizacji beneficjenta przy zapewnieniu równej liczby
dużych, średnich i małych organizacji;
47
-
typ instytucji/organizacji beneficjenta, w zależności od krajowej specyfiki danego
sektora;
-
rozkład geograficzny na terenie całego kraju;
-
poziom udzielonego dofinansowania Wspólnoty.
6. Ponadto NA może dodać swoje własne kryteria, tym samym ustalając losową
próbę wszystkich beneficjentów danego działania programu. Poza tym, wizyta
monitoringowa może być niezbędna z powodu wcześniejszych trudności
beneficjenta lub w wyniku bieżących problemów, jak również, gdy beneficjent
gościł inne wizyty monitoringowe i/lub związane z audytem składane przez NA,
Komisję lub każde inne władze krajowe/międzynarodowe.
7. Wizyty monitoringowe mogą być realizowane przez personel NA odpowiedzialny
za administrowanie daną akcją zdecentralizowaną i/lub przez zewnętrznych
ekspertów wynajętych w tym celu przez NA. Należy przedsięwziąć odpowiednie
kroki w celu zapobieżenia potencjalnym konfliktom interesów, szczególnie w
odniesieniu do zaangażowania ekspertów zewnętrznych.
8. W przypadku, gdy wizyta monitoringowa jest organizowana jednocześnie z
wizytą związaną z kontrolą na miejscu (patrz punkt 3.8.6 powyżej), zadania
członków zespołów odpowiedzialnych za audyt powinny być jasno rozdzielone
od działań osób odpowiedzialnych za monitorowanie projektu.
9. Wizyty monitoringowe wymagają równie starannego przygotowania i organizacji,
co kontrole na miejscu (patrz punkt 3.8.6 powyżej).
10. Wizyta monitoringowa powinna zostać zorganizowana na podstawie projektu
programu, który zostanie ustalony z góry z beneficjentem w celu zapewnienia, że
wszystkie zagadnienia podlegające kontroli zostaną uwzględnione we właściwy
sposób. Na koniec wizyty, należy ustnie przekazać beneficjentowi pierwsze
informacje zwrotne.
11. W terminie jednego miesiąca od daty wizyty, wnioski i punkty określone jako
podlegające działaniom uzupełniającym powinny zostać przekazane w formalny
sposób koordynatorowi projektu/działania w instytucji beneficjenta. Należy
zapewnić instytucji możliwość reakcji na projekt sprawozdania w odniesieniu do
zagadnień rzeczowych lub związanych z interpretacją.
12. Po otrzymaniu uwag od instytucji, projekt sprawozdania zostanie zmieniony,
jeżeli uwagi/zmiany rzeczowe zostaną zaakceptowane przez NA lub odpowiedź
instytucji zostanie zamieszczona w oddzielnym rozdziale sprawozdania
końcowego. Na tym etapie, sprawozdanie końcowe zostanie formalnie przesłane
do szefa instytucji. Sprawozdanie powinno jasno określać wszelkie punkty
wymagające działań uzupełniających w określonych ramach czasowych.
13. W zależności od uznania, sprawozdanie z wizyty może być rozpowszechniane za
pośrednictwem wielu kanałów, co ma na celu promowanie dobrych przykładów i
najlepszych praktyk metod roboczych. Sprawozdania mogą być publikowane na
stronie internetowej NA, omawiane podczas konferencji i seminariów, a wyniki
sprawozdań można cytować w rekomendacjach i przewodniku dla instytucji w
48
danym sektorze, aby pomóc im usprawnić pracę realizowaną w ramach akcji
danego programu.
3.12.Rozpowszechnianie i wykorzystanie wyników programu
1. NA opracuje spójną politykę mającą na celu skuteczne rozpowszechnianie i
wykorzystanie wyników działań wspieranych w ramach zdecentralizowanej akcji
danego programu.
2. NA określi potencjalnych odbiorców docelowych w kraju i ich potrzeby.
3. NA wprowadzi w życie mechanizm mający na celu określenie działań, które
szczególnie warto rozpowszechniać i wykorzystywać, koncentrując się na ocenie
jakości i możliwości transferu wspieranych działań.
4. NA będzie systematycznie gromadzić wyniki realizowanych i wspieranych
działań programu oraz udostępni je potencjalnym odbiorcom.
5. NA przedstawi Komisji wymagane dane nt. wyników wspieranych działań w
wymaganym formacie.
6. W celu maksymalnego wykorzystania wyników działań, które uzyskały
dofinansowanie i tym samym wpływu programu na poziomie krajowym, NA
rozwinie sieci i/lub wykorzysta istniejące sieci zaangażowanych organizacji, które
mogą odegrać aktywną rolę w powielaniu i transferze wyników osiągniętych
przez beneficjentów programu.
7. NA będzie organizować i uczestniczyć w odpowiednich wydarzeniach w celu
określenia, prezentowania i prowadzenia debaty nt. wyników programu.
8. W krajach, gdzie więcej niż jedna NA została wyznaczona do celów zarządzania
poszczególnymi działaniami programu, poszczególne NA powinny w ścisłej
współpracy organizować działania mające na celu rozpowszechnianie i
wykorzystanie wyników programu w celu zapewnienia maksymalnego wpływu na
poziomie krajowym.
3.12.1. Tematyczne spotkania monitoringowe
1. W celu podniesienia jakości działań, które otrzymują dofinansowanie oraz
zwiększenia ich wartości dodanej i wpływu, NA będzie organizować tematyczne
spotkania monitoringowe poświęcone zagadnieniom jakości. Takie spotkania
powinny sprzyjać wymianie doświadczeń pomiędzy beneficjentami/projektami z
tej samej dziedziny oraz tymi, które mają wspólny temat (np. jakość edukacji i
szkoleń, jakość struktur zarządzania, uznawanie kwalifikacji i wyników
nauczania, itd.) podczas realizacji projektów, które uzyskały dofinansowanie.
2. Przynajmniej jedno tematyczne spotkanie w roku powinno zostać poświęcone
każdemu programowi sektorowemu. Aby zwiększyć ich wartość dodaną,
spotkania
powinny obejmować projekty finansowane w ramach
zdecentralizowanych i scentralizowanych akcji programu.
49
3. Tematyczne spotkania monitoringowe mogą być poświęcone tylko jednemu
określonemu programowi sektorowemu lub obejmować kilka sektorów i
koncentrować się na wspólnym dla nich temacie lub zagadnieniu.
4. Obszar(-y) tematyczny(-e) wybrane na poziomie krajowym powinny być zgodne z
priorytetami programu określonymi na poziomie UE.
3.12.2. Krajowe konferencje waloryzacyjne
1. NA będzie ułatwiać rozpowszechnianie i wykorzystanie wyników działania
programu poprzez zbieranie wyników wspieranych działań i końcowych
użytkowników i organizowanie promocji przykładów dobrych praktyk w
działaniach programu, które potencjalnie mogą być przekazywane dalej w oparciu
o takie kryteria jak użyteczność dla użytkowników końcowych, innowacyjność,
możliwość przystosowania do nowych kontekstów. Ma to szczególnie duże
znaczenie dla projektów transferu innowacji.
2. NA będzie organizować przynajmniej jedną krajową konferencję waloryzacyjną
rocznie, na którą zostaną zaproszeni beneficjenci, potencjalni użytkownicy i inne
zaangażowane strony, takie jak władze lokalne, regionalne i krajowe.
3. Krajowe konferencje waloryzacyjne powinny być wykorzystywane do celów
rozpowszechniania i wykorzystywania na poziomie krajowym wyników działań
wspieranych w ramach zdecentralizowanych i scentralizowanych akcji programu.
Tam, gdzie szersza wymiana doświadczeń może być szczególnie wartościowa,
NA może rozważyć zaangażowanie pozostałych programów lub inicjatyw na
poziomie EU lub krajowym.
3.12.3. Publikacja wyników programu
1. Beneficjenci programu powinni być zmotywowani do opisywania w jasny sposób
wyników wspieranych działań i publikowania ich w internecie. NA powinna
zamieścić na swojej stronie internetowej linki do stron internetowych
beneficjentów, którzy realizują interesujące projekty i mają interesujące wyniki.
2. Zachęca się NA do tworzenia lub korzystania z bazy danych, do której
beneficjenci mogą wpisywać swoje projekty i samodzielnie aktualizować
informacje nt. wyników. Należy regularnie aktualizować dane kontaktowe byłych
beneficjentów i linki do informacji nt. osiągniętych przez nich wyników.
3. NA wdroży i będzie korzystać z baz danych Adam do projektów Transferu
Innowacji w programie Leonardo da Vinci oraz European Shared Treasure (EST)
do Programów Partnerskich Comeniusa, Grundtviga i Leonardo da Vinci,
Comenius Regio oraz Projektu Wolontariatu Seniorów Grundtviga. NA powinna:
 Zapewnić odpowiednią
beneficjentów;
infrastrukturę
i
utrzymanie
baz
danych
przez
 Monitorować i zapewnić, aby wszystkie projekty oraz projekty partnerskie,
których dotyczy zobowiązanie umowne o dostarczeniu i utrzymaniu wymaganych
danych w ramach tych baz danych, zachowywały zgodność z tym wymogiem w
50
ramach standardowych umów o dofinansowanie wyznaczonym przez Komisję dla
tych akcji.
4. Poza rocznym sprawozdaniem dla Komisji nt. realizacji programu w kraju, NA
powinna wykorzystywać dane zebrane na podstawie sprawozdań od
beneficjentów i działań monitoringowych na rzecz adresatów docelowych, którzy
zostaną zidentyfikowani przez NA. Takie publikacje powinny zawierać
informacje niezbędne określonym grupom docelowym. Sprawozdania należy
publikować na stronie internetowej NA i udostępniać odpowiednim grupom
docelowym w każdy odpowiedni sposób. Komisja zamieści link do
odpowiedniego adresu strony internetowej podanego przez NA w sprawozdaniu
rocznym dla Komisji.
4.
ZARZĄDZANIE SCENTRALIZOWANYMI AKCJAMI PROGRAMU
1. NA nie jest formalnie zobowiązana do zarządzania scentralizowanymi akcjami
programu, co wchodzi w zakres kompetencji Agencji Wykonawczej.
2. Dlatego też NA nie jest zobowiązana organizować działań informacyjnych i
promocyjnych ani doradzać potencjalnym wnioskodawcom w odniesieniu do
scentralizowanych akcji programu. Jednak w kontekście ogólnych działań
informacyjnych/promocyjnych, NA może udzielać podstawowych informacji nt
scentralizowanych akcji. W przypadku pytań od indywidualnych (potencjalnych)
wnioskodawców, NA powinna kierować ich do Agencji Wykonawczej w sprawie
wszelkich zagadnień, które mogą mieć związek z zagadnieniami prawnymi,
administracyjnymi lub finansowymi.
3. NA nie będzie uczestniczyć w procedurze oceny ani przyznania dofinansowania,
ani w zarządzaniu administracyjnym, umownym lub finansowym umowami o
dofinansowanie, z uwzględnieniem monitoringu i kontroli beneficjentów
scentralizowanych akcji. Wnioskodawców lub beneficjentów zwracających się o
poradę lub pomoc w tym zakresie należy kierować do Agencji Wykonawczej.
4. NA ma do odegrania ważną rolę w odniesieniu do rozpowszechniania i
wykorzystania na poziomie krajowym wyników działań wspieranych w ramach
scentralizowanych akcji programu. Tak więc, zaleca się zapraszanie na krajowe
tematyczne spotkania monitoringowe i konferencje waloryzacyjne również
beneficjentów scentralizowanych akcji programu. Komisja wraz z Agencją
Wykonawczą zapewnią, że NA uzyska niezbędne informacje nt. projektów
wspieranych w ramach scentralizowanych akcji programu w celu umożliwienia
nawiązania kontaktów z uczestnikami projektu.
5. NA ani jej pracownicy nie są uprawnieni do dofinansowania projektów w ramach
akcji scentralizowanych Programu „Uczenie się przez całe życie”. Organizacja
przyjmująca NA – za wyjątkiem służb i pracowników działających na rzecz NA –
może wnioskować o dofinansowanie projektu w ramach akcji scentralizowanych
Programu „Uczenie się przez całe życie” jako instytucja koordynująca lub
partnerska, pod warunkiem, że nie występuje żaden konflikt interesów pomiędzy
jej obowiązkami organizacji przyjmującej NA oraz beneficjenta dofinansowania
projektu.
51
6. Wszelkie informacje, jakie NA może otrzymać odnośnie akcji scentralizowanych
zarządzanych przez Agencję Wykonawczą mają charakter poufny. NA nie
powinna publikować lub rozpowszechniać informacji otrzymanych w tym
kontekście bez uzyskania formalnej zgody osoby/organizacji, której to dotyczy –
koordynatora lub partnera w projekcie (wniosku) scentralizowanym – oraz
zapewni, że zasady mające zastosowanie do ochrony danych osobowych29 są
przestrzegane.
5.
WYKORZYSTANIE FUNDUSZY UE
5.1. Zasady ogólne
1. Umowa Komisja-NA obejmuje Fundusze UE przeznaczone dla beneficjentów
programu w ramach akcji zdecentralizowanych zarządzanych przez NA, jak
również dotacje UE przeznaczone na pokrycie kosztów operacyjnych NA.
2. Transfer funduszy w obu kierunkach jest zabroniony pomiędzy kwotami
przeznaczonymi na akcje zdecentralizowane i dofinansowanie na pokrycie
kosztów operacyjnych NA. Wnioski o zmianę dotyczące takich transferów nie
będą rozpatrywane bez względu na poziom absorpcji jednego z typów funduszy
UE.
5.2. Dofinansowanie na pokrycie kosztów operacyjnych NA
5.2.1.
Zasady ogólne
1. Jako że dofinansowanie UE przeznaczone na pokrycie kosztów operacyjnych NA
jest udzielane na podstawie zryczałtowanego finansowania, Komisja nie będzie
kontrolować indywidualnych wydatków objętych dofinansowaniem, lecz wyniki i
działania realizowane przez NA w odniesieniu do minimalnych wymogów
określonych w specyfikacjach programu działania NA oraz w niniejszym
Przewodniku dla NA.
2. Jako że dofinansowanie na pokrycie kosztów operacyjnych jest wypłacane w
formie rat, nie przewiduje się, że od takich kwot mogą narosnąć znaczące odsetki,
dlatego też nie będą one podlegały zwrotowi do Komisji.
3. Poza dofinansowaniem od UE, NA otrzyma niezbędne środki od władz
krajowych w celu realizacji programu pracy NA uzgodnionego z Komisją i
władzami krajowymi.
4. Wykorzystanie dofinansowania na pokrycie kosztów operacyjnych NA powinno
być realizowane z przestrzeganiem zasad należytego zarządzania finansami.
5.2.2. Dofinansowanie na pokrycie kosztów operacyjnych Wyjazdów Indywidualnych
Uczniów w Programie Comenius
29
Rozporządzenie (WE) Nr 45/2001.
52
1. Jeżeli NA zarządza akcją Wyjazdów Indywidualnych Uczniów w Programie
Comenius, w ramach dofinansowania na pokrycie kosztów operacyjnych oraz oprócz
wkładu UE w jego koszty operacyjne (por. powyżej), NA otrzymuje również wkład UE w
szkolenia przed wyjazdem i po przyjeździe odpowiednio dla mobilności uczniów
wyjeżdżających i przyjeżdżających.
2. W takim przypadku, umowa COM-NA będzie rozróżniać pomiędzy tymi trzema
elementami dofinansowania na pokrycie kosztów operacyjnych:
- wkład UE w koszty operacyjne NA: przyznany w formie zryczałtowanej kwoty
dofinansowania;
- wkład UE w szkolenia przed wyjazdem w przypadku Wyjazdów Indywidualnych
Uczniów w Programie Comenius: przyznany w formie zryczałtowanej kwoty
dofinansowania w oparciu o liczbę wyjeżdżających uczniów oraz zryczałtowanej kwoty
dofinansowania na osobę;
- wkład UE w szkolenia po przyjeździe w przypadku Wyjazdów Indywidualnych
Uczniów w Programie Comenius: przyznany w formie zryczałtowanej kwoty
dofinansowania w oparciu o liczbę przyjeżdżających uczniów oraz zryczałtowanej kwoty
dofinansowania na osobę;
3. Maksymalny wkład UE w koszty operacyjne NA to wskaźnik wartości funduszy na
akcje zdecentralizowane przyjęte przez Komitet Programu „Uczenie się przez całe
życie”. Część tej wartości obliczona na podstawie wartości funduszy na akcje
zdecentralizowane w ramach Wyjazdów Indywidualnych Uczniów w Programie
Comenius nie jest określona w umowie Komisja-NA. Dlatego, na tę część
dofinansowania na pokrycie kosztów operacyjnych nie będzie miała wpływu rzeczywista
liczba mobilności uczniów wyjeżdżających/przyjeżdżających, o ile akcja w ramach
Wyjazdów Indywidualnych Uczniów w Programie Comenius jest zarządzana przez NA
zgodnie z wymogami UE wyszczególnionymi dla tej akcji w części niniejszego
Przewodnika dla NA poświęconej Programowi Comenius oraz innymi stosownymi
dokumentami stanowiącymi odniesienie.
4. Początkowy maksymalny wkład UE w szkolenia przed wyjazdem to kwota
zryczałtowana oparta na szacowanej liczbie wyjeżdżających uczniów. W przypadku, gdy
szacowana liczba wyjazdów indywidualnych uczniów zgodnie z ustaleniami podjętymi w
procesie przyznawania dofinansowania jest niższa niż początkowa szacowana liczba
wyjeżdżających uczniów, przysługujące dofinansowanie na pokrycie kosztów
operacyjnych szkolenia przed wyjazdem zostanie zmniejszone na podstawie wyników
selekcji oraz skorygowane na mocy poprawki do umowy Komisja-NA.
5. Początkowy maksymalny wkład UE w szkolenia po przyjeździe to kwota
zryczałtowana oparta na szacowanej liczbie przyjeżdżających uczniów na podstawie
procesu przyznawania dofinansowania. Maksymalny wkład UE w szkolenia po
przyjeździe zostanie przyznany NA na mocy poprawki do umowy Komisja-NA w tym
samym czasie, co ewentualna korekta wkładu UE w szkolenia przed wyjazdem.
6. W rocznym sprawozdaniu NA (patrz część 6.1 poniżej) po zakończeniu roku
szkolnego, w czasie którego odbywała się mobilność uczniów, NA zgłosi liczbę
faktycznie zrealizowanych mobilności uczniów wyjeżdżających i przyjeżdżających. Na
podstawie tych faktycznych wartości i kwoty zryczałtowanej na osobę, zostaną ustalone
53
ostateczne kwoty wkładu UE w szkolenia przed wyjazdem i po przyjeździe. W
przypadku, gdy jedna lub obydwie te wartości są niższe niż maksymalne kwoty
przyznane w umowie Komisja-NA oraz poprawce do tejże umowy, Komisja zwróci
różnicę.
5.3. Fundusze UE wyasygnowane na akcje zdecentralizowane
1. Umowa Komisja-NA określa łączną maksymalną kwotę funduszy na akcje
zdecentralizowane wyasygnowanych z budżetu na dany rok jak również kwoty
przeznaczone na każdy z programów sektorowych oraz Program
Międzysektorowy w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”. NA będzie
przestrzegać kalendarza wykorzystania funduszy zdecentralizowanych
załączonego do Umowy.
2. Kwoty wyasygnowane na program sektorowy i na Program Międzysektorowy
powinny zostać wykorzystane przede wszystkim do celów akcji
zdecentralizowanej
w
ramach
danego
programu
sektorowego/
Międzysektorowego. Jednak, w zależności od dostępności wysokiej jakości
wniosków w ramach każdego z programów sektorowych oraz Programu
Międzysektorowego, można zastosować ograniczony transfer maksymalnie 10%
kwot wyasygnowanych na każdy z programów sektorowych oraz Program
Międzysektorowy. W przypadku transferów powyżej 10%, NA przedłoży Komisji
uprzedni wniosek na piśmie o formalną zmianę umowy Komisja-NA. Wniosek o
formalną poprawkę do umowy Komisja-NA będzie określał stosowne
podprogramy i akcje według transferów, wartości, jakie mają zostać przeniesione
oraz stosowne uzasadnienie wniosku o transfer. NA przedstawi również
planowane działania naprawcze w celu zapobieżenia konieczności takich
transferów w przyszłości. Wnioski o transfer będą składane w terminie
określonym w umowie Komisja-NA.
3. W celu zapewnienia, że priorytety Programu „Uczenie się przez całe życie” są
wdrażane w spójny sposób we wszystkich uczestniczących krajach oraz, że
zachowana jest ogólna równowaga pomiędzy poszczególnymi typami
działań/dofinansowania, mają zastosowanie wytyczne w odniesieniu do
wykorzystania funduszy akcji zdecentralizowanej, wyszczególnione w Załączniku
III-D.
4. W ramach budżetu wyasygnowanego na każdy program sektorowy, NA może
odstąpić od powyższych zalecanych wielkości procentowych w zależności od
dostępności wniosków o dofinansowanie wystarczającej jakości, które uzyskają
dofinansowanie w ramach każdej akcji zdecentralizowanej. W przypadku takich
odstępstw, nie jest wymagana zmiana umowy Komisja-NA, jednak NA powinna
wyjaśnić powody takich odstępstw w swoim sprawozdaniu rocznym.
5. NA może wykorzystać ograniczoną kwotę funduszy UE wyasygnowanych na
akcje zdecentralizowane na dofinansowanie wizyt przygotowawczych mających
na celu przygotowanie wniosków o dofinansowanie zdecentralizowanego
projektu. Maksymalna wartość procentowa jest wskazana w Załączniku III-D. W
przypadku, gdy NA zechce przekroczyć określony próg, będzie zobowiązana
złożyć uzasadniony wniosek i otrzymać uprzednią zgodę na piśmie od Komisji.
54
6. NA ustanowi sprawiedliwy i przejrzysty system realokacji funduszy w
odniesieniu do funduszy, które nie zostały wykorzystane przez beneficjentów
dofinansowania, funduszy przenoszonych pomiędzy kwotami wyasygnowanymi
na programy sektorowe lub wszelkich innych dodatkowych funduszy przyznanych
NA z budżetu Wspólnoty. Instrukcje dotyczące realokacji funduszy na
poszczególne akcje zdecentralizowane zostały zamieszczone w rozdziałach
poświęconych określonym programom w niniejszym Przewodniku dla NA.
7. Fundusze UE odzyskane przez NA od beneficjentów dofinansowania mogą zostać
ponownie wykorzystane do celów wspierania innych projektów w ramach akcji
zdecentralizowanej programu. W takim przypadku, NA powinna dopilnować
tego, by terminy określone dla poszczególnych akcji zdecentralizowanych, jak
wyszczególniono w Aneksie 1 do Umowy Komisja-NA, były w pełni
przestrzegane.
8. Jeżeli po przeprowadzeniu głównej tury selekcji dla określonej akcji po terminie
określonym w unijnym Zaproszeniu do składania wniosków na dany rok, NA
nadal posiada znaczną kwotę funduszy z budżetu na ten rok oraz nie ma żadnej
listy rezerwowej, NA może zorganizować dodatkowe tury selekcji w celu
wspierania procesu składania dalszych nowych wniosków dotyczących tej akcji.
W tym celu, NA opublikuje krajowe Zaproszenie do składania wniosków,
uwzględniając wszystkie elementy wymagane w sekcji 3.2 niniejszego
Przewodnika. Termin składania wniosków w ramach takich dodatkowych tur
selekcji musi zostać ustalony przed zakończeniem roku kalendarzowego, do
którego odnosi się Zaproszenie.
9. O ile dodatkowe krajowe tury selekcji mają na celu realokację funduszy
wyłącznie na rzecz istniejących beneficjentów dofinansowania, którzy już
otrzymali wsparcie w danym roku budżetowym, krajowe tury selekcji muszą być
zorganizowane w taki sposób, aby końcowa data przyznania funduszy na rzecz
akcji oraz końcowa data działań związanych z Zaproszeniem została zachowana.
W zależności od dat końcowych, termin składania wniosków nie zawsze musi być
ustalony przed końcem roku kalendarzowego, do którego odnosi się Zaproszenie.
10. NA nie będzie przenosić funduszy UE na akcje zdecentralizowane pomiędzy
kolejnymi umowami Komisja-NA. Fundusze, które nie zostały wykorzystane w
ostatecznych terminach określonych w Załączniku 1 do Umowy Komisja-NA
zostaną zwrócone przez Komisję po przeprowadzeniu analizy odpowiednich
sprawozdań NA i zamknięciu danej umowy Komisja-NA.
55
Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011
Załącznik nr 2 c do SIWZ
5.4. Krajowe współfinansowanie akcji zdecentralizowanych30
1. Krajowe współfinansowanie jest definiowane jako fundusze krajowe udostępniane
przez kraj uczestniczący poza funduszami UE do wspierania akcji w ramach programu
zdecentralizowanego oraz których zarządzanie powierzono NA.
2. Kraj uczestniczący decyduje, które akcje zdecentralizowane mogą być wspierane w
ramach krajowego współfinansowania. Krajowe współfinansowanie może być
wykorzystane do a) wspierania większej liczby działań lub dofinansowań w ramach
programu i/lub b) zwiększania wartości dofinansowania przyznanego na indywidualne
działania wybrane w ramach programu w granicach wyznaczonych w przewodniku do
programu.
3. NA będzie zarządzać współfinansowaniem w odniesieniu do ustawodawstwa
krajowego i europejskiego, łącznie z Rozporządzeniem Finansowym UE. Zasady
zarządzania akcjami zdecentralizowanymi w przewodniku do programu, Zaproszeniach
do składania wniosków, Przewodniku dla NA oraz pozostałych dokumentach odniesienia
mają zastosowanie do wspieranych akcji.
4. NA będzie zarządzać wszystkimi wnioskami otrzymanymi w ramach Zaproszenia do
składania wniosków do danego programu w sposób jednakowy oraz z poszanowaniem
obowiązujących reguł, w celu zapewnienia równego traktowania wnioskodawców,
niezależnie od źródła finansowania.
5. NA będzie korzystać ze standardowej umowy o dofinansowanie UE dla wszystkich
akcji wspieranych w ramach programu, niezależnie od źródła finansowania. Jeżeli organ
krajowy upoważni NA do korzystania z dofinansowania UE i krajowego jako jednej
kwoty ogółem dla akcji zdecentralizowanych, których to dotyczy, NA nie będzie
rozgraniczać pomiędzy finansowaniem UE i współfinansowaniem w ramach krajowych
umów o dofinansowanie podpisywanych przez beneficjenta.
6. NA będzie wymagać od beneficjenta składania raportów z wykorzystania
dofinansowania zgodnie z zasadami UE oraz z wykorzystaniem formularzy unijnych.
7. NA będzie odnotowywać dane z raportów w narzędziu do zarządzania programem w
ten sam sposób w odniesieniu do wszystkich zarządzanych umów o dofinansowanie,
niezależnie od ich źródła finansowania.
8. NA złoży raport z wykorzystania odpowiednich funduszy krajowych w sprawozdaniu
rocznym NA podlegającym Rocznej Deklaracji Zobowiązania. Składanie sprawozdań z
działań w ramach programu wykorzystujących współfinansowanie krajowe będzie takie
samo, jak współfinansowanie akcji wspieranych wyłącznie za pomocą funduszy UE.
9. NA podejmie kontrole w minimalnej liczbie i wartości procentowej wobec
beneficjentów w oparciu o wszystkie umowy o dofinansowanie zarządzane w ramach
programu, niezależnie od źródła ich finansowania.
30
Zasady zarządzania krajowym współfinansowaniem zgodnie z częścią 5.4 są oparte na umowie Komitetu
Programu „uczenie się przez całe życie”, por. nota LLP/005/2010 z 02.02.2010.
10. W celu ustalenia końcowej kwoty wkładu UE w akcje zdecentralizowane w oparciu
o sprawozdanie roczne, Komisja przyjmie następujące podejście:
- Jeżeli NA wypłaciła beneficjentom uprawnioną kwotę, która jest równa lub wyższa od
maksymalnego wkładu UE w odniesieniu do umowy Komisja-NA, maksymalny wkład
UE jest uznany za nabyty oraz żadne fundusze UE nie są zwracane KE;
- Jeżeli NA wypłaciła beneficjentom uprawnioną kwotę, która jest niższa od
maksymalnego wkładu UE w odniesieniu do umowy Komisja-NA, różnica zostanie
zwrócona do budżetu UE.
- Limity umowne dla transferów pomiędzy budżetami programów sektorowych mają
zastosowanie wyłącznie do wkładu UE w akcje zdecentralizowane zgodnie z umową
Komisja-NA.
11. O ile dostęp do informacji na temat zarządzania rachunkowością i budżetem NA jest
potrzebny do ustalenia odpowiedniego wykorzystania funduszy UE, Komisja, Europejski
Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych oraz
wszelkie organy upoważnione przez nich do przeprowadzania kontroli w ich imieniu
mają dostęp do ksiąg rachunkowych oraz odpowiednich rachunków bankowych (np. w
celu sprawdzenia, czy ta sama akcja/wydatek nie jest podwójnie finansowany przez UE
oraz fundusze krajowe, w celu rozpatrzenia potencjalnych przypadków nadużyć
finansowych, itd.).
12. Fundusze UE oraz fundusze krajowe muszą być zarządzane na oddzielnych
rachunkach bankowych. Zasady unijne odnośnie zarządzania budżetem (patrz sekcja
2.6.2.) mają zastosowanie wyłącznie do rachunku bankowego z/na który przelewane są
fundusze UE w ramach akcji zdecentralizowanej. NA musi deklarować wyłącznie odsetki
od płatności zaliczkowych, które następnie zostaną odzyskane przez KE.
13. NA zastosuje księgowość analityczną w taki sposób, aby każdy przypadek
wykorzystania funduszy UE i krajowego współfinansowania można było śledzić
indywidualnie w systemie księgowym NA. Jednak w ramach narzędzia do zarządzania
programem LLPLink, NA nie musi rozróżniać pomiędzy finansowaniem ze źródeł
unijnych i krajowych na poziomie indywidualnych projektów, jeżeli organ krajowy
upoważni NA do wykorzystania finansowania unijnego i krajowego jako wspólnej kwoty
przeznaczonej na daną akcję.
57
Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011
Załącznik nr 2 c do SIWZ
6.
SKŁADANIE SPRAWOZDAŃ PRZEZ NARODOWĄ AGENCJĘ
6.1. Roczne sprawozdanie NA
1. NA przygotuje Roczne sprawozdanie NA z minionego roku kalendarzowego,
zgodnie z formularzami sprawozdania dostarczonymi w Załączniku IV-A do
niniejszego Przewodnika dla NA. Zgodnie z umową Komisja-NA dotyczącą
Programu „Uczenie się przez całe życie”, należy je sporządzić w języku angielskim,
francuskim lub niemieckim.
2. Roczne sprawozdanie NA będzie obejmować wymogi dotyczące sprawozdania
końcowego w ramach umów dotyczących akcji zdecentralizowanych zawartych w
odniesieniu do programów Sokrates II i Leonardo da Vinci II, dla których końcowe
sprawozdanie należy złożyć po 30.06.2007.
3. Roczne sprawozdanie NA składa się z czterech głównych części:
- deklaracja przedstawiciela prawnego NA;
- sprawozdanie z działania: w którym NA złoży raport z wdrożenia i wyników oraz
wpływu programu w swoim kraju, oraz z własnego działania i zgodności w świetle
minimalnych wymagań określonych w umowie Komisja-NA. Sprawozdanie z
działania winno zostać uzupełnione wymaganymi danymi statystycznymi;
- sprawozdania finansowe: NA dostarczy dane finansowe w odniesieniu do umów i
rachunków bankowych zarządzanych w poprzednim roku kalendarzowym;
- Sprawozdanie z kontroli beneficjentów: NA złoży sprawozdanie ze swoich metod,
głównych wyników oraz działań następczych po kontroli beneficjentów, łącznie z
przypadkami nieprawidłowości i nadużyć finansowych, poleceń zwrotu oraz
pozostałych szczególnych przypadków określonych w formularzu sprawozdania.
4. Najpóźniej do 28 lutego, NA wyśle Roczne sprawozdanie NA z minionego roku
kalendarzowego do Organu Krajowego odpowiedzialnego za ustanowienie Rocznej
Deklaracji Zobowiązania.
5. Organ Krajowy wyśle Roczną Deklarację Zobowiązania do Komisji najpóźniej do 30
kwietnia, z załączonymi do niej wszystkimi częściami Rocznego sprawozdania NA. NA
dopilnuje, aby Organ Krajowy otrzymał wersje papierową i elektroniczną wszystkich
części Rocznego Sprawozdania NA w wymaganym formacie w postaci kompletnego
dokumentu, przesłanego również w formie elektronicznej, do Komisji.
6. Zarząd NA dopilnuje, aby Roczne Sprawozdanie NA było kompletne, poprawne i
spójne.
7. Z uwagi na możliwość wystąpienia przyszłych kontroli i audytów, NA zachowa
przejrzystą ścieżkę audytu odnośnie procesu opracowywania Rocznego Sprawozdania
NA. W szczególności, przygotuje akta zawierające wszystkie stosowne dokumenty oraz
będzie zachowywać informacje o wszelkich przeprowadzonych kontrolach oraz
podmiotach zaangażowanych w przygotowanie Rocznego Sprawozdania NA. W
szczególności, należy zwrócić należytą uwagę na udowodnienie faktu uzgodnienia
danych z rachunku bankowego NA a księgami rachunkowymi NA, oraz danych
rachunkowych NA oraz danych zawartych w narzędziu do zarządzania programem (w
szczególności LLPLink w przypadku umów Komisja-NA dotyczących Programu
„Uczenie się przez całe życie” na rok budżetowy 2008).
6.2. Wnioski o dokonanie płatności zaliczkowych odnośnie funduszy na akcje
zdecentralizowane
1. Umowa Komisja-NA wyszczególnia ustalenia dotyczące płatności dla funduszy w
ramach akcji zdecentralizowanych UE.
2. Komisja dokonuje pierwszej płatności zaliczkowej bez konieczności składania
specjalnego wniosku przez NA.
3. Wnioski NA o kolejne płatności zaliczkowe powinny:
- być przygotowane w formie oryginału sprawozdania oraz powinny być do nich
dołączone pisma określające wnioskowaną kwotę płatności zaliczkowej, oraz obydwa
dokumenty powinny być opatrzone datą i podpisem prawnie upoważnionej osoby z NA;
- być złożone wraz z deklaracją podsumowującą transakcje finansowe dokonane w
ramach funduszy UE na akcje zdecentralizowane do dnia złożenia wniosku. Ta
deklaracja powinna zostać sporządzona z wykorzystaniem modułu finansowego LLPLink
do wniosków o płatności zaliczkowe;
- zostać wysłane pocztą zwykłą do wiadomości osoby kontraktowej ze strony Komisji na
adres wymieniony w art. 7 umowy Komisja-NA.
6.3. Raporty ad hoc ws. nieprawidłowości i nadużyć finansowych
1. Zgodnie z Sekcją 3.10 niniejszego Przewodnika dla NA, NA zgłosi wszelkie przypadki
nieprawidłowości lub (potencjalnych) nadużyć finansowych w odniesieniu do funduszy
UE w odniesieniu do akcji zdecentralizowanych w ramach umowy Komisja-NA,
niezależnie od tego, czy sprawcą nieprawidłowości lub nadużyć jest beneficjent
programu, czy członek personelu NA.
2. W takim przypadku, dyrektor NA wyśle początkowy raport ad hoc ws.
nieprawidłowości i nadużyć finansowych do Dyrektora zajmującego się programem w
ramach DG EAC oraz kopię tegoż raportu do osoby kontaktowej w DG EAC, zgodnie z
umową Komisja-NA. Raport ad hoc należy sporządzić z wykorzystaniem szablonu
znajdującego się w Załączniku IV-D do niniejszego Przewodnika dla NA.
6.4. Wnioski o poprawki
1. Wszelkie poprawki muszą być zgodne z postanowieniami art. 19 Umowy Komisja-NA
2. Wszelkie wnioski o poprawki wniesione do jakiegokolwiek artykułu Umowy powinny
być składane w formie oficjalnego pisma zawierającego numer referencyjny Umowy oraz
powinny być podpisane przez prawnego przedstawiciela NA. Pismo powinno być
skierowane do osoby kontaktowej z Komisji, zgodnie z art. 7 Umowy.
59
3. Szczególnie w przypadku zmiany nazwy lub adresu Agencji lub jej przedstawiciela
prawnego, do oficjalnego wniosku należy dołączyć aktualne wersje następujących
dokumentów:
- wyciąg z umowy Komisja-NA dotyczącej Programu „Uczenie się przez całe życie” oraz
dane banku (patrz Załącznik IV-C);
- formularze identyfikacji finansowej dla rachunków bankowych, o których mowa w
umowie31, do których należy dołączyć odpowiednie wyciągi bankowe;
- formularz podmiotu prawnego32, do którego należy dołączyć odpowiednie dokumenty.
- W przypadku zmiany przedstawiciela prawnego Agencji, dodatkowo należy dostarczyć
kopię formalnego aktu nominacji przedstawiciela prawnego.
4. W przypadku jakichkolwiek zmian związanych wyłącznie z rachunkami bankowymi
NA (np. po zmianie banku itp.), wystarczające jest złożenie uaktualnionej wersji
„Wyciągu z umowy Komisja-NA dotyczącej Programu „Uczenie się przez całe życie”
oraz danych banku” oraz powiązanych formularzy identyfikacji finansowej i wyciągów
bankowych. Zasady zarządzania finansowego w odniesieniu do zmian w rachunkach
bankowych NA przedstawione w Sekcji 2.6 Przewodnika dla NA powinny być w pełni
przestrzegane.
5. W przypadku jakichkolwiek innych wniosków o poprawki, NA powinna w pierwszej
kolejności skonsultować się z kierownikiem kierunkowym NA zarządzającym jednostką
EAC-B-1. W zależności od wnioskowanej zmiany, kierownik kierunkowy ustali z NA
czy formalna zmiana jest konieczna a jeżeli tak, czy należy przedstawić dodatkowe
dokumenty.
6.5. Wniosek o zniesienie polecenia zapłaty
1. Zgodnie z Sekcją 3.9 niniejszego Przewodnika dla NA, NA wniesie o wcześniejsze
formalne zatwierdzenie do Komisji w celu zniesienia jakiegokolwiek polecenia zapłaty
na kwotę przekraczającą 200 €.
2. W takim przypadku, dyrektor NA wyśle wniosek z wykorzystaniem szablonu w
Załączniku IV-E do niniejszego Przewodnika dla NA, łącznie z wymaganymi
dokumentami potwierdzającymi.
6.6. Raport dotyczący narosłych odsetek
1. Zgodnie z umową Komisja-NA, NA złoży raport do 15 stycznia N+1 dotyczący
wszelkich odsetek narosłych w roku N dotyczących płatności zaliczkowych na akcje
zdecentralizowane.
31
Dostępne na stronie http://ec.europa.eu./comm/budget/execution/ftiers_en.htm.
32
Dostępny na stronie http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_en.htm.
60
2. Na potrzeby tego raportu, NA uzupełni Załącznik IV-F niniejszego Przewodnika dla
NA i wyśle go w formacie elektronicznym do 15 stycznia N+1 do [email protected].
7.
SPECYFIKA PROGRAMÓW COMENIUS
UWAGA: Sekcje dotyczący akcji Wyjazdów Indywidualnych Uczniów Comeniusa
mają zastosowanie wyłącznie do Narodowych Agencji wdrażających akcję w
ramach Zaproszenia do składania wniosków 2011.
7.1. Szczegółowe zasady przyznawania dofinansowania
7.1.1. Kryteria poprawności formalnej – szczególne przypadki dotyczące szkół w
programie Comenius
UWAGA:
We wszystkich wymienionych poniżej przypadkach, szkoła musi mieć
siedzibę w kraju, który uczestniczy w Programie „Uczenie się przez całe życie”.
7.1.1.1.
Szkoły pod nadzorem władz krajowych innego kraju
1. Tego typu szkoły (np. lycée français, szkoła niemiecka, szkoły “UK Forces”)
mogą uczestniczyć w programie Comenius. Władze krajowe odpowiedzialne za
nadzór nad sprawami administracyjnymi, finansowymi i związanymi z
programem nauczania danej szkoły powinny decydować, które instytucje
spełniają kryteria uczestnictwa.
2. Zasada ta obejmuje następujące procedury operacyjne:
-
Uczestnictwo „szkół narodowych” z siedzibą w innym kraju będzie
wspierane z budżetu programu Comenius kraju nadzorującego (= „kraju
pochodzenia”).
-
Takie szkoły narodowe mogą uczestniczyć w dowolnym typie projektu
Comenius i mają do nich zastosowanie takie same zasady, co do każdej
innej szkoły w kraju nadzorującym spełniającej kryteria poprawności
formalnej.
-
Ze względu na wyjątkową sytuację tych szkół, ważnym jest zapewnienie
odpowiedniego rozłożenia krajów, kultur i języków w ich projektach
partnerskich Comenius. Dlatego też:
o
w przypadku, gdy szkoła uczestniczy w wielostronnym projekcie
partnerskim, pozostali partnerzy powinni pochodzić z przynajmniej dwóch
krajów uczestniczących innych niż kraj nadzorujący i kraj przyjmujący
szkołę;
o
w przypadku, gdy szkoła uczestniczy w dwustronnym projekcie
partnerskim, drugi partner powinien pochodzić z kraju, który nie jest
krajem przyjmującym ani krajem nadzorującym, ponieważ w przeciwnym
razie cel nauki języka nie może zostać osiągnięty (tzn. języki projektu
muszą być różne).
61
7.1.1.2.
Inne szkoły narodowe
3. Decyzja w sprawie uczestnictwa w programie Comenius innych szkół
narodowych, takich jak szkoły dla mniejszości narodowych, szkoły prywatne dla
ekspatriantów, itd. leży w gestii władz krajowych kraju, w którym ma siedzibę
instytucja.
4. W przypadku wielostronnego projektu partnerskiego, powinny w nim
uczestniczyć szkoły z przynajmniej dwóch krajów innych niż kraj, w którym
szkoła ma siedzibę.
1.
W przypadku dwustronnego projektu partnerskiego, szkoła partnerska powinna
pochodzić z kraju innego niż ten, w którym szkoła ma siedzibę. W zależności od
języka obowiązującego w danej szkole, NA powinna upewnić się, że języki
docelowe w takich dwóch szkołach biorących udział w dwustronnym projekcie są
różne.
7.1.1.3.
Szkoły europejskie
2.
Szkoły europejskie mogą uczestniczyć w programie Comenius i powinny składać
wnioski do NA kraju, w którym mają siedzibę. Podlegają one takim samym
procedurom selekcji, co szkoły lokalne. W przypadku Belgii, trzy działające tam NA
poczynią odpowiednie uzgodnienia.
3.
Szkoły europejskie podlegają takim samym zasadom programu Comenius, co
pozostałe szkoły spełniające kryteria poprawności formalnej w kraju, w którym mają
siedzibę. Jednak w danym projekcie partnerskim może uczestniczyć tylko jedna
szkoła europejska, czy to w charakterze koordynatora czy partnera.
4.
Personel szkoły europejskiej jest upoważniony do uczestnictwa w doskonaleniu
zawodowym w ramach programu Comenius na tych samych warunkach, co personel
każdej innej szkoły spełniającej kryteria poprawności formalnej.
7.1.2. Instytucje uprawione do udziału w Programach Partnerskich
Comenius Regio
5.
Tylko władze lokalne i regionalne działające w dziedzinie edukacji szkolnej są
uprawnione do składania wniosków w Programach Partnerskich Comenius Regio.
Lista wszystkich rodzajów uprawnionych instytucji we wszystkich krajach
uczestniczących jest uzgadniana z organami krajowymi, będzie aktualizowana w
razie potrzeby, oraz znajduje się na stronie internetowej Komisji. Ta lista będzie
traktowana jako odniesienie w podejmowaniu decyzji o spełnianiu kryteriów
formalnych przez instytucję wnioskodawcy. Od NA wymaga się regularnego
sprawdzania, czy lista ta jest aktualna.
7.2. Procedura przyznawania dofinansowania
1. NA będzie przestrzegać zasad przyznawania dofinansowania wyszczególnionych w
sekcjach 3.5 i 3.6 niniejszego Przewodnika dla NA.
62
7.2.1.
Procedury konsultacji międzyagencyjnych
2. Instrukcje techniczne i kalendarz kojarzenia i wyboru projektów partnerskich oraz
Asystentów określono w Załączniku III-B do niniejszego Przewodnika.
7.2.2.
Wyjazdy Indywidualne Uczniów
3. NA może zadecydować na podstawie jakości wniosku o dofinansowanie:
- o przyznaniu mniejszej liczby wyjazdów, niż wnioskowana przez wnioskodawcę;
i/lub
- o tym, która szkoła/szkoły przyjmujące powinny otrzymać dofinansowanie na
wyjazdy
4. NA poinformuje szkoły wysyłające o wynikach przyznawania dofinansowania, aby
mogły one przejść do powołania nauczyciela kontaktowego, wybrać uczniów i
przygotować Porozumienia o Programie Zajęć. NA przypomni wybranym szkołom
wysyłającym o niezwłocznym poinformowaniu szkół przyjmujących o wynikach
selekcji, aby szkoła przyjmująca mogła powołać mentora oraz zidentyfikować i
wybrać rodziny goszczące.
7.2.3.
Listy rezerwowe
5. Tam gdzie to będzie możliwe, NA ustanowi listę rezerwową projektów, które
mogłyby uzyskać dofinansowanie, gdyby dalsze fundusze były dostępne lub
niektórzy beneficjenci nie byli w stanie wykorzystać udzielonego im
dofinansowania. We wszystkich takich przypadkach, NA będzie przestrzegać
terminów przygotowania umów o dofinansowanie jak określono w Załączniku 1
do Umowy Komisja-NA.
7.2.3.1.
Listy rezerwowe w odniesieniu do projektów partnerskich
6. Wnioski dobrej jakości dotyczące Dwustronnych Projektów Partnerskich Szkół
oraz Projektów Partnerskich Comenius Regio, które nie mogą zostać
sfinansowane z powodu braku funduszy, mogą zostać umieszczone na liście
rezerwowej i zaakceptowane w późniejszym terminie, kiedy fundusze staną się
dostępne.
7. NA może również stworzyć listę rezerwową dotyczącą Wielostronnych Projektów
Partnerskich Szkół, które zostały odrzucone z powodu braku funduszy, podczas
gdy projekt jako całość został zatwierdzony. Jeżeli fundusze staną się dostępne w
wyniku rezygnacji wcześniej przyjętych wnioskodawców, fundusze te mogą
zostać wykorzystane do przyjęcia kolejnej instytucji/organizacji na europejskiej
liście selekcyjnej, która stanowi część zatwierdzonego Projektu Partnerskiego, ale
została odrzucona z powodu braku funduszy. NA będzie przestrzegać kolejności
na liście.
63
7.2.3.2.
Listy rezerwowe w odniesieniu do dofinansowania doskonalenia
zawodowego
8. W celu zapobieżenia rezygnacji z projektów szkoleniowych, NA zobowiązane są
oficjalnie powiadamiać wnioskujących o dofinansowanie kursów doskonalenia
zawodowego o decyzji w odniesieniu do ich wniosków tak szybko jak to
możliwe.
9. Wnioski dobrej jakości o dofinansowanie doskonalenia zawodowego, które nie
mogą zostać sfinansowane z powodu braku funduszy, mogą zostać umieszczone
na liście rezerwowej i zaakceptowane w późniejszym terminie, kiedy wybrany
wnioskodawca zrezygnuje z udziału w projekcie. NA nie ma żadnych zobowiązań
wobec organizatora szkolenia polegających na znalezieniu zastępstwa za
wnioskodawcę, który wycofał się z danego szkolenia.
7.2.3.3.
Listy rezerwowe asystentów
10. Wnioski dobrej jakości dotyczące asystentur comeniusa, które nie mogą zostać
sfinansowane z powodu braku funduszy, mogą zostać umieszczone na liście
rezerwowej i zaakceptowane w późniejszym terminie, kiedy wybrany
wnioskodawca zrezygnuje z udziału w projekcie.
11. W celu zapobieżenia rezygnacji z działań w ramach Asystentury Comeniusa, NA
zobowiązana jest oficjalnie powiadomić wnioskujących o dofinansowanie o
decyzji w odniesieniu do ich wniosków tak szybko jak to możliwe. Z tego samego
powodu, zachęca się NA do bezpośredniego informowania szkół przyjmujących o
decyzji dotyczącej ich wniosków.
12. Jeżeli wybrany wnioskodawca wycofa się z udziału w Asystenturze, NA może
wysłać innego wnioskodawcę znajdującego się na liście rezerwowej do tej samej
szkoły przyjmującej, jednak nie posiada żadnych zobowiązań wobec szkoły
przyjmującej w tym względzie.
13. Jeżeli udział w Asystenturze Comeniusa zostanie odwołany przez szkołę
przyjmującą po tym, jak wnioskodawca uzyskał dofinansowanie, NA może
umożliwić uczestnikowi wyjazd do innej szkoły. W każdym przypadku, kalendarz
wykorzystania funduszy w Załączniku 1 Umowy Komisja-NA musi być
przestrzegany.
7.2.3.4.
Listy rezerwowe w odniesieniu do Wyjazdów Indywidualnych
Uczniów Comeniusa
14. Wnioski dobrej jakości o Wyjazdy Indywidualne Uczniów Comeniusa, które nie
mogą zostać sfinansowane z powodu braku funduszy, mogą zostać umieszczone na liście
rezerwowej i zaakceptowane w późniejszym terminie, kiedy fundusze staną się dostępne.
7.3. Rola NA w utrzymaniu bazy danych projektów doskonalenia zawodowego w
ramach programów Comenius i Grundtvig
1. NA jest odpowiedzialna za walidację oraz, w wymaganych przypadkach, za
publikację w formie bazy danych propozycji szkoleniowych przedstawianych
przez
organizatorów
szkoleń
z
danego
kraju:
64
http://ec.europa.eu/education/trainingdatabase/. Komisja i NA zamieszczą linki
do takiej bazy danych na swoich stronach internetowych.
2. Wybór szkoleń, które zostaną opublikowane, musi opierać się na kryteriach
określonych w "Instructions for providers of Comenius and Grundtvig in-service
training" (Instrukcje dla organizatorów kursów doskonalenia zawodowego w
ramach Programu Comenius i Grundtvig)33 oraz „Database eligibility checklist”
(Lista kontrolna dotycząca uprawnienia do baz danych) (por. Załącznik III-B
niniejszego Przewodnika dla NA). NA nie będzie zamieszczać informacji nt.
działań oferowanych przez organizatorów, którzy nie ubiegali się o umieszczenie
ich oferty w bazie danych.
3. Jeżeli NA otrzyma negatywne informacje nt. określonych szkoleń od uczestników
kursów, poinformuje o tym NA w kraju organizatora kursu. Pozwoli to na
zbadanie zgłoszonych problemów oraz, jeżeli będzie to wymagane, usunięcie
szkolenia z bazy danych przez NA w kraju organizatora kursu.
7.4. Zasady obliczania kwoty dofinansowania w ramach projektów partnerskich
7.4.1. Zasady obliczania kwoty dofinansowania
Wielostronnych Projektów Partnerskich Szkół
dla
Dwustronnych
i
1. Dofinansowanie z tytułu dwustronnych i wielostronnych projektów partnerskich
szkół jest obliczane w formie zryczałtowanych kwot, zgodnie z danymi
opublikowanymi na stronie internetowej NA oraz zgodnie z elektronicznym
obowiązkowym formularzem wniosku o dofinansowanie.
2. Wnioskodawcy, którzy ponoszą wyższe koszty z powodu udziału uczestników o
specjalnych potrzebach lub podróży do lub z terytoriów zamorskich34, po
zatwierdzeniu ich wniosku mogą wnioskować o zgodę na przeprowadzenie
mniejszej liczby wyjazdów. NA oceni potrzebę zmniejszonej liczby wyjazdów na
podstawie informacji dostarczonych przez beneficjenta dotyczących
przewidywanych dodatkowych kosztów. W zależności od kwoty dodatkowych
kosztów, NA może zgodzić się na zmniejszenie minimalnej liczby wyjazdów
nawet o połowę.
3. Przypadki Wielostronnych Projektów Partnerskich z udziałem 3 instytucji
uczestniczących lub Dwustronnych Projektów Partnerskich, które muszą zostać
przerwane z powodu wycofania się jednego z partnerów, można uznać za „siłę
wyższą”. Dlatego, NA może uczynić wyjątek od zasad umownych dotyczących
określania kwoty należnej do zwrotu przez instytucje uczestniczące. W takim
wypadku, NA zwróci się do instytucji beneficjenta o złożenie sprawozdania
finansowego z poniesionych kosztów rzeczywistych, łącznie z dokumentami
potwierdzającymi (rachunkami) oraz krótkiego sprawozdania opisowego
33 https://webgate.cec.eu.int/socratescourses/db/Na/admin/login/index.cfm?fuseaction=login
34
Kraje i terytoria zamorskie, zgodnie z definicją zawartą w Decyzji Rady dotyczącej Stowarzyszenia
Krajów i Terytoriów Zamorskich (2001/822/WE z 27 listopada 2001, Dz. U. L 314/1) oraz regiony
ultraperyferyjne UE (Azory, Gujana Francuska, Gwadelupa, Madera, Martynika, Reunion, Wyspy
Kanaryjskie).
65
dotyczącego przeprowadzonych działań i powodów wycofania się partnera,
którego to dotyczy. Końcowa kwota dofinansowania będzie ograniczona do
kosztów rzeczywistych poniesionych i zaakceptowanych przez NA lub
początkowej kwoty dofinansowania, w zależności od tego, która z nich jest
niższa.
4. W przypadkach, gdy Wielostronny/Dwustronny Projekt Partnerski przestaje
spełniać wymogi formalne z powodu wycofania się partnera/ów lub instytucji
oraz umowa o dofinansowanie musi zostać rozwiązana, NA, poinformowana
przez swojego beneficjenta o wycofaniu się, niezwłocznie poinformuje pozostałe
partnerskie NA na piśmie o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie.
7.4.2. Zasady obliczania kwoty dofinansowania dla Projektów Partnerskich
Comenius Regio
5. Dofinansowanie Projektów Partnerskich Comenius Regio opiera się na
finansowaniu mieszanym: kwoty zryczałtowane dla wyjazdów (opublikowane w
załączniku do formularza wniosku) oraz koszty rzeczywiste dla dodatkowych
bezpośrednich kosztów projektów niezwiązanych z mobilnością. Koszty
pośrednie nie są finansowane w ramach Comenius Regio. Bezpośrednie koszty
niezwiązane z mobilnością są finansowane do 75% kosztów uprawnionych, do
maksymalnej kwoty dofinansowania w wysokości 25 000 €.
6. Beneficjenci, którzy ponoszą wyższe koszty z powodu udziału uczestników o
specjalnych potrzebach lub podróży do lub z terytoriów zamorskich34, po
zatwierdzeniu ich wniosku mogą wnioskować o zgodę na przeprowadzenie
mniejszej liczby wyjazdów. NA oceni potrzebę zmniejszonej liczby wyjazdów na
podstawie informacji dostarczonych przez beneficjenta dotyczących
przewidywanych dodatkowych kosztów. W zależności od kwoty dodatkowych
kosztów, NA może zgodzić się na zmniejszenie minimalnej liczby wyjazdów
nawet o połowę.
7. W przypadkach, gdy Projekt Partnerski Comenius Regio przestaje spełniać
wymogi formalne z powodu wycofania się partnera lokalnego oraz, w rezultacie,
niespełnienia minimalnych kryteriów dotyczących składu Projektów Partnerskich
Comenius Regio, będzie możliwość zastąpienia odchodzącego partnera lokalnego
przez inną organizację. Jeżeli nie ma takiej możliwości, zasady Projektów
Partnerskich Szkół Comeniusa zawarte w punktach 3 i 4 powyżej w sekcji 7.4.1.
będą miały zastosowanie również do Projektów Partnerskich Comenius Regio.
8. Po złożeniu wniosku przez beneficjenta, NA może zgodzić się na przedłużenie
umowy w ramach Projektu Partnerskiego Comenius Regio wyłącznie w
wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach oraz maksymalnie na sześć
miesięcy. W takim przypadku, NA skonsultuje się z NA organizacji partnerskiej
w ramach Projektu Partnerskiego Comenius Regio przed wydaniem zgody na
wnioskowane przedłużenie. Przedłużenie umowy o dofinansowanie tylko jednego
z dwóch beneficjentów jest możliwe wyłącznie w przypadkach, w których tylko
jeden beneficjent musi zakończyć swoje działania bez wpływu na działania lub
raportowanie drugiej organizacji beneficjenta. Przedłużenie będzie miało formę
poprawki do umowy o dofinansowanie, zgodnie z treścią sekcji 3.7.4.
Przedłużenie nie będzie miało wpływu na maksymalną wartość dofinansowania.
66
7.5. Zasady obliczania
indywidualnych
kwoty
dofinansowania
z
tytułu
wyjazdów
1. NA opublikuje krajowe stawki dofinansowania w krajowym Zaproszeniu do
składania wniosków oraz w materiałach informacyjnych oraz zapewni równe
traktowanie wnioskodawców poprzez przyznanie takiej samej kwoty wszystkim
wnioskodawcom w porównywalnej sytuacji.
2. W przypadku akcji Wyjazdów Indywidualnych Uczniów Comeniusa, poziom
dofinansowania powinien być zgodny z kwotami ustalonymi na poziomie
europejskim.
3. Jeżeli beneficjent nie zrealizuje akcji w ramach wyjazdów indywidualnych
uczniów z powodów innych niż siła wyższa, NA odzyska wszelkie płatności
zaliczkowe dokonane w części lub w całości.
7.5.1.
Dofinansowanie podróży i kosztów utrzymania
4. Dofinansowanie nie może zostać udzielone na wyjazd w granicach kraju, w
którym wnioskodawca mieszka, chyba że stanowi to integralną część podróży do
innego kraju na szkolenie.
5. NA udzieli nie mniej niż następujące minimalne procenty maksymalnych stawek
utrzymania opublikowanych w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe
życie”.35:
-
nie mniej niż 50% w przypadku doskonalenia zawodowego personelu;
-
nie mniej niż 60% w przypadku Asystentury.
6. W przypadku osób o specjalnych potrzebach, NA rozpatrzy przyznanie
dodatkowego dofinansowania kosztów utrzymania i podroży w każdym z
indywidualnych przypadków oraz w oparciu o oszacowane/poniesione koszty. W
takich przypadkach, dodatkowe dofinansowanie może zostać przeznaczone na
koszty utrzymania i podróży osoby towarzyszącej, o ile jest to uzasadnione. NA
może ustalić minimalną lub maksymalną wartość procentową kosztów
rzeczywistych.
7.5.2.
Koszty przygotowania językowego
7. Kwota zryczałtowana może zostać przyznana w ramach wsparcia przygotowania
językowego, pedagogicznego i kulturowego. W przypadku doskonalenia
zawodowego personelu, kwota zryczałtowana dotyczy przygotowania językowego
(jednak należy zauważyć, że dofinansowanie przygotowania językowego nie jest
dopuszczalne, jeżeli samo szkolenie jest organizowane wyłącznie lub głównie w
celu doskonalenia umiejętności językowych). W przypadku asystentur, suma
zryczałtowana dotyczy przygotowania pedagogicznego (CLIL), językowego i
kulturowego (kursy wprowadzające). Jeżeli chodzi o Wyjazdy Indywidualne
35
Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” 2011 - Część I, Rozdział 4.C.
67
Uczniów Comeniusa, szkoła wysyłająca może wnieść o dofinansowanie w formie
kwoty zryczałtowanej na przygotowanie językowe na jednego ucznia, zgodnie z
Przewodnikiem do Programu „Uczenie się przez całe życie”.
8. NA może ustalić krajową wartość kwoty zryczałtowanej na akcję, która nie może
przekroczyć europejskiej maksymalnej kwoty, zgodnie z Przewodnikiem do
Programu „Uczenie się przez całe życie”36 i/lub, jeżeli zostanie to uznane za
konieczne, na działanie (przygotowanie językowe, pedagogiczne i kulturowe).
9. W ramach jednego działania, NA może ustalić inne wartości kwot
zryczałtowanych na określony rodzaj działania przygotowawczego. Na przykład
w przypadku przygotowania językowego, dla uczestnictwa w kursie językowym
oraz dla samodzielnej nauki można ustalić różne wartości kwot zryczałtowanych
(np. zakup odpowiednich pomocy językowych). W przypadku przygotowania
pedagogicznego, można ustalić różne wartości kwot zryczałtowanych w
odniesieniu do uczestnictwa w kursie CLIL oraz samodzielnej nauki (np. zakup
odpowiednich materiałów dotyczących metod CLIL).
10. Suma zryczałtowana będzie się opierać na poziomach kosztów ustalonych na
podstawie doświadczeń NA z zarządzania odpowiednimi akcjami i powinna być
ustalona zgodnie z Rozporządzeniem finansowym (Zasady wdrażania), art. 165:
„Kwoty zryczałtowane oraz finansowanie zryczałtowane będzie określane […] na
podstawie kosztów lub kategorii kosztów, do których się one odnoszą, ustalonych
na podstawie danych statystycznych i podobnych obiektywnych metod, w taki
sposób, aby wykluczyć zysk a priori”.
11. NA będzie zachowywać obliczenia zastosowane do określenia wartości kwot
zryczałtowanych na potrzeby możliwych kontroli w celu uzasadnienia
ustanowienia tych wartości.
12. NA sprawdzi indywidualne przypadki wniosków o dofinansowanie przyznanych
na przygotowanie językowe, pedagogiczne i/lub kulturowe pod kątem ich
zasadności. Jeżeli nie, takie działania przygotowawcze nie uzyskają
dofinansowania.
13. NA przeznaczy taką samą kwotę zryczałtowaną wszystkim wnioskodawcom,
którzy otrzymali dofinansowanie dla działań przygotowawczych. Jedyny wyjątek
odnosi się do przypadków, w których wniosek o dofinansowanie działania
przygotowawczego opiewa na niższą kwotę niż kwota zryczałtowana
zastosowana jako stawka krajowa przez NA. W takich przypadkach kwota
zryczałtowana przyznana przez NA będzie ograniczona do faktycznie
wnioskowanej kwoty zryczałtowanej.
14. Beneficjenci muszą udokumentować podejmowane działania przygotowawcze, na
przykład kserokopię zaświadczenia o uczestnictwie w kursie lub fakturę zakupu
odpowiednich pomocy językowych, itd. Jednak w przypadku przedłożenia
faktury, nie będzie ona służyła do sprawdzenia kwoty poniesionych wydatków,
ale jako dowód przeprowadzenia planowanego działania.
36
Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” 2011 - Część I, Rozdział 4.C.
68
7.5.3.
Szczegóły dotyczące doskonalenia zawodowego w programie Comenius
15. W przypadku, gdy NA otrzyma pewną liczbę wniosków dotyczących
uczestnictwa w tym samym działaniu od osób powiązanych z tą samą instytucją,
każdy wniosek zostanie rozpatrzony oddzielnie.
16. NA sporządzi oddzielną umowę o dofinansowanie dla każdego beneficjenta,
który otrzymał dofinansowanie doskonalenia zawodowego.
7.5.3.1.
Zarządzanie budżetem dofinansowania doskonalenia zawodowego
17. Na poziomie europejskim organizowane są wspólne tury składania wniosków, dla
których ustala się czas trwania okresów szkoleń ze wspólna datą rozpoczęcia.
Aby zapewnić efektywne zarządzanie akcją oraz dostępnymi zasobami, NA mogą
zdecydować o ustalenia dat zakończenia tych okresów szkoleń. Wszelkie
działania szkoleniowe muszą się zakończyć z datą końcową wskazaną w
odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków.
18. NA zapewni, aby budżet kursów doskonalenia zawodowego był rozdysponowany
z wyprzedzeniem na wszystkie tury składania wniosków. W zależności od
zapotrzebowania oraz innych specjalnych warunków, które mogą się pojawić w
ciągu roku, NA będzie miała możliwość skorygowania dystrybucji ex-ante w celu
zapewnienia maksymalnego wykorzystania budżetu. W przypadku, gdy część
budżetu dofinansowania doskonalenia zawodowego pozostaje niewykorzystana
po upłynięciu wspólnych europejskich terminów składania wniosków dla akcji,
NA może zorganizować dodatkową turę składania wniosków w tym samym roku,
w którym zostało wystosowane Zaproszenie do składania wniosków. NA zapewni
jednak, aby data końcowa zobowiązań zgodnie z Aneksem 1 do Umowy KomisjaNA była przestrzegana we wszystkich przypadkach (patrz warunki zawarte w
Sekcji 5.3 niniejszego Przewodnika dla NA).
19. W przypadku, gdy wnioskodawca zwróci się o dofinansowanie Doskonalenia
Zawodowego w Programie Comenius w celu uczestnictwa w Wizycie Studyjnej,
powinien on odnieść się do instrukcji wyszczególnionych w sekcji 10.7
dotyczącej Wizyt Studyjnych.
7.5.3.2.
Rezygnacja z udziału w szkoleniach w zakresie doskonalenia
zawodowego
20. Jeżeli a) beneficjent wycofa się z udziału w szkolenia z powodu działania siły
wyższej lub b) działanie szkoleniowe zostało odwołane przez organizatora po
podpisaniu umowy o dofinansowanie pomiędzy NA a beneficjentem, a
beneficjent już poniósł koszty związane z odwołanym wydarzeniem, można
wtedy powołać się na wystąpienie siły wyższej i NA może zwrócić poniesione
koszty uprawnione, zgodnie z umową o dofinansowanie. Po dokonaniu zwrotu
kosztów uprawnionych, NA nie może przyznać dodatkowej kwoty
dofinansowania beneficjentowi w ramach tej samem umowy o dofinansowanie.
21. W przypadkach, w których beneficjent został oficjalnie poinformowany na
piśmie o decyzji przyznania dofinansowania, ale umowa o dofinansowanie nie
69
mogła zostać podpisana z należycie uzasadnionych powodów, NA może
kontynuować procedurę zwrotu zgodnie z treścią poprzedniego punktu. Takie
przypadki zostaną uwzględnione w rejestrze wyjątków NA.
22. Jeżeli beneficjent chciałby w ramach pozostałej kwoty dofinansowania
uczestniczyć w innym kursie, którego temat i zawartość jest podobna do
pierwotnie zatwierdzonego kursu, złoży on pisemny wniosek, wyszczególniając
dane nowego szkolenia. Jeżeli NA pozytywnie rozpatrzy taki wniosek, wyda
oficjalną poprawkę do umowy o dofinansowanie w celu odzwierciedlenia zmian
w działaniu oraz innych postanowień umownych (np. nazwa kursu, uprawniony
okres, czas trwania, wymogi dotyczące raportowania, itd.).
23. Jeżeli a) nowo wybrany kurs różni się znacznie od kursu pierwotnie
zatwierdzonego lub b) beneficjent nie wyraża zgody na przeprowadzenie
działania z wykorzystaniem pozostałej kwoty dofinansowania, umowa o
dofinansowanie na odwołane szkolenie zostanie rozwiązana przez NA.
Wnioskodawca może złożyć nowy wniosek w stosownym terminie na składanie
wniosków. Nowy wniosek musi przejść standardowy proces oceny i selekcji i nie
może być traktowany preferencyjnie.
24. W każdym przypadku, kalendarz wykorzystania funduszy zawarty w Aneksie do
Umowy Komisja-NA powinien być przestrzegany.
7.5.4.
Szczegóły dotyczące Asystentur Comeniusa
7.5.4.1.
Wstępna umowa o dofinansowanie dla wybranych asystentów
25. NA wyśle do wybranych asystentów wstępną umowę o dofinansowanie (patrz
wzór w załączniku II-B do niniejszego Przewodnika) w celu uzyskania danych o
asystenturze (np. kraj szkoły przyjmującej, czas trwania, data rozpoczęcia i
zakończenia, przygotowanie językowe, kulturowe i pedagogiczne). Ta informacja
pomoże NA w ustaleniu kwoty dofinansowania.
7.5.4.2.
Przygotowanie językowe
26. Jedną z opcji przygotowania językowego dostępnych dla Asystentów w ramach
programu Comenius jest uczestnictwo w Intensywnych Kursach Językowych
Erasmus. NA poinformuje wybranych Asystentów o takiej możliwości i zachęci
ich do zapoznania się ze szczegółami dot. kursu zamieszonymi na stronie:
http://ec.europa.eu/education/program s/llp/erasmus/eilc/index_en.html
27. Asystenci powinni wnioskować bezpośrednio do organizatorów kursów z
wykorzystaniem formularzy wniosku dostępnych pod powyższym adresem
internetowym, z przestrzeganiem terminów określonych w formularzu. Studenci
Erasmusa mają pierwszeństwo uczestnictwa w kursach, lecz Asystenci też są
uprawnieni. To, czy dany kurs jest odpowiedni, będzie zależeć od czasu trwania
Asystentury; dofinansowanie z tytułu Asystentury nie obejmuje 2 biletów
powrotnych, tak więc kurs musi mieć miejsce możliwie blisko daty rozpoczęcia
Asystentury, co pozwoli na uczestnictwo. W takim przypadku, dofinansowanie z
tytułu Asystentury zapewnione przez NA będzie obejmować dodatkowe koszty
utrzymania przez czas przygotowania językowego, z zastosowaniem takich
70
samych stawek jak te mające zastosowanie do samej Asystentury. Takie kursy nie
są odpłatne.
7.5.4.3.
Kursy wprowadzające dla Asystentów i Szkół Przyjmujących
28. Zachęca się NA do organizowania kursów wprowadzających dla Asystentów w
ramach Comeniusa. Poniesione koszty organizacji zostaną pokryte z
dofinansowania operacyjnego NA organizującej kurs. Następujące zasady mają
zastosowanie w odniesieniu do uczestnictwa Asystentów:
7.5.4.4.
Kursy wprowadzające organizowane przez wysyłającą NA przed
wyjazdem za granicę
29. W przypadku kursów wprowadzających organizowanych przez wysyłającą NA
dla wyjeżdżających Asystentów, takie koszty nie mogą zostać pokryte z funduszy
na akcje zdecentralizowane. Sami Asystenci mogą pokryć koszty lub można
wykorzystać do tego celu fundusze operacyjne wysyłającej NA.
7.5.4.5.
Kursy wprowadzające organizowane przez przyjmującą NA po
przyjeździe do kraju przyjmującego
30. Jeżeli kursy wprowadzające organizowane są przez przyjmującą NA dla
przyjeżdżających Asystentów, dofinansowanie pokryje koszty podróży i
zakwaterowania Asystenta. NA Asystenta określa poziom dofinansowania
kosztów kursu wprowadzającego, a dofinansowanie przyznawane jest w formie
kwoty zryczałtowanej. Beneficjenci muszą być w stanie udokumentować podjęte
działania, na przykład poprzez przedstawienie kserokopii zaświadczenia o
uczestnictwie w kursie wprowadzającym.
7.5.4.6.
Kursy wprowadzające dla szkół przyjmujących
31. Zachęca się NA do organizowania kursów wprowadzających dla szkół
przyjmujących Asystentów w ramach Comeniusa. Same szkoły przyjmujące
powinny pokryć koszty poniesione przez personel szkolny uczestniczący w takich
kursach lub mogą uzyskać zwrot kosztów z funduszy operacyjnych NA.
7.5.4.7.
Przygotowanie pedagogiczne Asystentów
32. NA może przyznać dofinansowanie przygotowania pedagogicznego w ramach
Asystentur Comeniusa w dziedzinie CLIL. NA określa poziom dofinansowania
kosztów przygotowania pedagogicznego oraz dofinansowania przyznanego w
formie kwoty zryczałtowanej. Beneficjenci muszą być w stanie udokumentować
podjęte działania, na przykład poprzez przedstawienie kserokopii zaświadczenia o
uczestnictwie w kursie CLIL lub faktury na odpowiednie pomoce dydaktyczne
itd.
7.5.4.8.
Obowiązki szkoły przyjmującej
33. NA zapewni, że szkoły przyjmujace są świadome następujących obowiązków,
jakie wiążą się z przyjęciem przez nich Asystenta:
71
 W idealnym przypadku, Asystent powinien pracować w tylko jednej
szkole. Maksymalna liczba instytucji, w których Asystent może pracować,
wynosi trzy. Jeżeli Asystent pracuje w więcej niż jednej szkole, jedna ze
szkół musi być odpowiedzialna za koordynację Asystentury. W takim
przypadku, szkoła koordynująca poczyni stosowne ustalenia co do tego,
czy koszty dojazdów do tych instytucji będą pokrywane przez
zainteresowane szkoły lub lokalne władze oświatowe. Nie można
wymagać od Asystenta aby pokrył takie koszty podróży w ramach
dofinansowania Asystentury.
 Szkoły przyjmujące powinny zapewnić tymczasowe zakwaterowanie
bezpośrednio po przyjeździe Asystenta i zapewnić mu pomoc w
znalezieniu stałego zakwaterowania. Asystenci nie otrzymują pensji, lecz
podstawowe dofinansowanie. W niektórych okolicznościach może być
odpowiednim udzielenie wsparcia Asystentowi przez szkołę w formie
dofinansowania posiłków, zakwaterowania, podróży lub szkolenia, jeżeli
będzie to możliwe.
 Szkoła przyjmująca musi zawrzeć umowę z Asystentem bezpośrednio po
jego przybyciu do instytucji. Kopie umowy pomiędzy instytucją
przyjmującą a Asystentem należy przesłać do NA Asystenta i NA szkoły
przyjmującej. Umowa powinna określać plan pracy w początkowych
miesiącach i być regularnie uaktualniana. Plan pracy powinien zawierać
opis prowadzonych lekcji, projekty, jakie zostaną zrealizowane, tematy,
jakie zostaną wprowadzone itd. Każdy Asystent powinien prowadzić 1216 godzin zajęć szkolnych w tygodniu. Liczba ta nie obejmuje czasu
przygotowania do zajęć, lecz uwzględnia wszystkie godziny kontaktu z
uczniami i inne zajęcia szkolne, takie jak pomoc w realizacji projektów
europejskich, nauczanie i organizowanie imprez europejskich w szkole
lub społeczności lokalnej.
7.5.4.9.
Czas trwania Asystentury
34. NA może przedłużyć czas trwania asystentury do maksymalnie 45 tygodni, jeżeli
są dostępne wystarczające nierozdzielone fundusze. Należy postępować zgodnie z
następującą procedurą:
 Wysyłająca NA informuje wszystkich wybranych asystentów o możliwości
wnioskowania o przedłużenie ich asystentury (można to zrobić poprzez
poinformowanie ich o możliwości przedłużenia Asystentury w dołączonym
piśmie, które zostanie wysłane przez NA wraz z umową o dofinansowanie);
 Wysyłająca NA może rozpatrzyć wniosek pozytywnie za pomocą formalnej
poprawki do umowy o dofinansowanie pod następującymi warunkami:
o wniosek zostanie złożony z dużym wyprzedzeniem w stosunku do
daty końcowej umowy o dofinansowanie;
o NA będzie przestrzegać terminu realokacji funduszy okreśłonego w
Aneksie 1 do Umowy Komisja-NA.
72
o NA zapewni równe traktowanie wszystkich Asystentów.
35. NA może nałożyć ograniczenie na pierwotny czas trwania asystentury, pod
warunkiem, że mieści się on w zakresie określonym w Przewodniku do Programu
„Uczenie się przez całe życie” oraz że w krajowym Zaproszeniu do składania
wniosków zostaną opublikowane odpowiednie informacje w celu
poinformowania wnioskodawców z wyprzedzeniem, oraz zaplanowane w
odpowiednim planie działań.
7.5.5.
Szczegóły dotyczące Wyjazdów Indywidualnych Uczniów Comeniusa
7.5.5.1.
Zasady przyznawania dofinansowania
36. Na prześle szkołom wysyłającym wstępną umowę o dofinansowanie (patrz wzór
w załączniku ii do niniejszego przewodnika) w celu potwierdzenia danych o
wyjazdach uczniów wskazanych we wniosku (np. czas trwania, wiek, koszty
podróży, przygotowanie językowe, specjalne potrzeby). wraz ze wstępną umową
o dofinansowanie, szkoła wysyłająca dostarczy również informacje o nazwisku,
wieku oraz dane kontaktowe ucznia (oraz jego rodzica/opiekuna), dane
kontaktowe szkoły przyjmującej, mentora oraz rodziny goszczącej oraz daty
wyjazdów. wysyłająca na prześle informacje do przyjmującej na w celach
organizacji szkolenia po przyjeździe oraz monitorowania potencjalnych sytuacji
problemowych. na zwróci się do szkoły wysyłającej o dostarczenie kopii
podpisanego formularza zgody rodziców/opiekunów oraz porozumienie o
programie zajęć.
37. Zgodnie z Przewodnikiem do Programu „Uczenie się przez całe życie”,
dofinansowanie Wyjazdów Indywidualnych Uczniów składa się z następujących
elementów:
 kwoty zryczałtowanej na zarządzanie akcją przez szkołę wysyłającą
 kwoty zryczałtowanej na zarządzanie akcją przez szkołę przyjmującą
 kwoty zryczałtowanej na przygotowanie językowe uczniów uczestniczących
w wyjeździe pokrywanej przez szkołę wysyłającą
 miesięcznego kieszonkowego
uczestniczących w wyjeździe;
w
stałej
wysokości
dla
uczniów
 wkładu w koszty rzeczywiste podróży uczniów uczestniczących w wyjeździe.
NA powinna zapewnić, aby zastosowane zostały najtańsze środki transportu i
opłaty. NA może ustalić pułap kosztów podróży (który powinien zostać
opublikowany ex-ante w odpowiednim krajowym Zaproszeniu do składania
wniosków).
38. NA powiadomi szkoły wysyłające o ich zobowiązaniu do zarządzania projektem
oraz rozdysponuje dofinansowanie zgodnie z zasadami danej akcji. Szkoła
wysyłająca odpowiada za:
73
 przekazanie kwoty do szkoły przyjmującej na podstawie pisemnego wniosku
wystosowanego przez nią oraz z wykorzystaniem wzoru znajdującego się w
Przewodniku do Wyjazdów Indywidualnych Uczniów Comeniusa;
 przekazanie miesięcznego kieszonkowego rodzicom/opiekunom ucznia lub
uczniowi;
 zakupienie biletu podróżnego dla ucznia.
NA zweryfikuje przestrzeganie procedury zarządzania dofinansowaniem w ramach
kontroli raportu końcowego.
39. NA rozwiąże umowę o dofinansowanie w przypadku wycofania się szkoły
wysyłającej. Jeżeli uczniowie już znaleźli się w kraju przyjmującym,
wypowiedzenie umowy ma miejsce po tym, jak wyjazdy się zakończą. NA
wymaga raportu końcowego od szkoły wysyłającej w celu ustalenia końcowej
kwoty dofinansowania. Jeżeli wycofa się szkoła przyjmująca, ale nadal są
dostępne inne szkoły przyjmujące, NA może, na wniosek szkoły wysyłającej,
umożliwić wysłanie ucznia/uczniów do innej szkoły przyjmującej. Jeżeli nie ma
dostępnych szkół przyjmujących, NA rozwiąże umowę o dofinansowanie po tym,
jak wyjazdy się zakończą.
40. Wysyłająca NA ma prawo – w porozumieniu z przyjmującą NA – do odwołania,
zawieszenia lub zakończenia pobytu ucznia za granicą w dowolnym czasie, jeżeli
bezpieczeństwo ucznia jest zagrożone lub jeżeli uczeń nie przestrzega zasad
programu.
41. NA może przyznać wybranym szkołom wysyłającym większą liczbę wyjazdów
i/lub na dłuższy okres, jeżeli są dostępne odpowiednie nierozdzielone fundusze.
Należy postępować zgodnie z poniższą procedurą:
 NA informuje wszystkie wybrane szkoły o możliwości wnioskowania o
większą liczbę i/lub przedłużenie ich wyjazdów (np. w dołączonym piśmie,
które zostanie wysłane przez NA wraz ze wstępną lub właściwą umową o
dofinansowanie);
 Szkoła wysyłająca uzgodni ze szkołami przyjmującymi dokładne warunki
oraz złoży na piśmie wniosek o dodatkowe dofinansowanie, jeżeli ma zamiar
wysłać większą liczbę uczniów lub przedłużyć okresy wyjazdów uczniów
przewidziane we wniosku o dofinansowanie (budżet wyłącznie na określone
cele) lub we wstępnej umowie o dofinansowanie.
 Obydwie szkoły podpiszą pisemną zgodę w celu potwierdzenia zwiększenia
liczby/przedłużenia wyjazdów, którą szkoła wysyłająca powinna przesłać do
wysyłającej NA. Wysyłająca NA powinna poinformować przyjmującą NA.
 Wysyłająca NA może rozpatrzyć wniosek pozytywnie pod następującymi
warunkami:
o wniosek zostanie złożony przed terminem realokacji funduszy
określonym w Aneksie 1 do Umowy Komisja-NA;
74
o NA będzie przestrzegać terminu realokacji funduszy określonego w
Aneksie 1 do Umowy Komisja-NA;
o NA zapewni równe traktowanie wszystkich szkół wysyłających.
 W przypadku, gdy NA wyrazi zgodę na zwiększenie kwoty dofinansowania,
sporządzi formalną poprawkę do umowy o dofinansowanie ze szkołą
wysyłającą.
 Koszty związane z przedłużeniem wyjazdów są uprawnione.
7.5.5.2.
Szkolenia obowiązkowe
42. NA ma obowiązek organizowania szkolenia przed wyjazdem i po przyjeździe dla
uczestniczących uczniów i nauczycieli, przestrzegając minimalnych wymogów co
do treści tych szkoleń (por. Załącznik III-B niniejszego Przewodnika).
7.5.5.3.
Szkolenie przed wyjazdem
43. Wysyłająca Narodowa Agencja powinna zorganizować szkolenie przed wyjazdem
dla uczniów wyjeżdżających oraz równoległe szkolenie dla nauczycieli
kontaktowych ze szkół wysyłających przed wyjazdem uczniów. Szkolenie dla
uczniów i nauczycieli powinno mieć miejsce w tym samym terminie, aby
uczniowie i nauczyciele mogli udać się na nie wspólnie. Nauczyciele biorący
udział w szkoleniu powinni otrzymać certyfikaty uczestnictwa w celu uznania ich
udziału. Zaleca się również wydanie certyfikatów uczestnictwa dla uczniów
biorących udział w szkoleniu.
44. Koszt szkoleń przed wyjazdem należy pokryć z dofinansowania operacyjnego NA
(por. Sekcja 5.2.1. niniejszego Przewodnika).
7.5.5.4.
Szkolenie po przyjeździe
45. Przyjmująca NA powinna zorganizować szkolenie po przyjeździe dla uczniów
oraz równoległe szkolenie dla mentorów ze szkół przyjmujących po przyjeździe
uczniów. Przyjmująca NA powinna ustalić dwa terminy szkolenia po przyjeździe
(jeden na początku roku szkolnego N/N+1 oraz jeden na początku roku
kalendarzowego N+1 (w styczniu lub lutym)). Terminy szkolenia po przyjeździe
należy przekazać innym NA (za pośrednictwem Forum dla NA w ramach
Programu „Uczenie się przez całe życie” – Forum LLP NA).
46. Wysyłająca NA powinna poinformować szkoły wysyłające o dacie szkolenia po
przyjeździe niezwłocznie po ogłoszeniu dat przez przyjmującą NA. Szkolenie dla
uczniów i nauczycieli powinno mieć miejsce w tym samym terminie, aby
uczniowie i nauczyciele mogli udać się na nie wspólnie. Nauczyciele biorący
udział w szkoleniu powinni otrzymać certyfikaty uczestnictwa w celu uznania ich
udziału. Zaleca się również wydanie certyfikatów uczestnictwa dla uczniów
biorących udział w szkoleniu.
47. Koszt szkoleń po przyjeździe należy pokryć z dofinansowania operacyjnego NA
(por. Sekcja 5.2.1. niniejszego Przewodnika).
75
Koszty szkoleń
7.5.5.5.
48. Oprócz wkładu UE w ogólne koszty administracyjne, Komisja uzupełni
dofinansowanie operacyjne NA zarezerwowaną kwotą do zwrotu uczniom i
nauczycielom uczestniczącym w szkoleniach przed wyjazdem i po przyjeździe,
zgodnie z umową Komisja-NA i sekcją 5.2.1 niniejszego Przewodnika. Zarówno
w przypadku szkolenia przed wyjazdem, jak i po przyjeździe, uczniom
wyjeżdżającym/przyjeżdżającym z tej samej szkoły może towarzyszyć tylko jeden
nauczyciel. NA powinna zwrócić koszty podróży i utrzymania uczestników w
wysokości 100% poniesionych kosztów rzeczywistych.
7.5.5.6.
Przewodnik do Wyjazdów Indywidualnych Uczniów w programie
Comenius
49. Jeżeli zaistnieje taka potrzeba, NA dostosuje szablony zapewnione w
Przewodniku do Wyjazdów Indywidualnych Uczniów do ustawodawstwa
krajowego, łącznie z przepisami dotyczącymi ochrony danych. Przewodnik
zostanie opublikowany na stronie internetowej NA. Wysyłająca i przyjmująca NA
powinny powiadomić szkoły wysyłające i przyjmujące o wymogach dotyczących
7.5.5.7.

wykorzystania i przestrzegania wytycznych i korzystania z
dostarczonych szablonów, oraz

przekazania
potrzebnych
informacji
do
pozostałych
zaangażowanych podmiotów (uczniowie, rodzice/opiekunowie,
rodziny goszczące).
Europejski System Ubezpieczeniowy
50. Wszyscy uczniowie biorący udział w Wyjazdach Indywidualnych Uczniów
Comeniusa będą objęci europejskim systemem ubezpieczeniowym zapewnionym
przez Komisję Europejską. Należy określić na poziomie krajowym, czy
wysyłająca NA, czy szkoła wysyłająca powinna dokonać rejestracji uczniów w
systemie. Wysyłająca NA zapewni szkołom potrzebne informacje o systemie
ubezpieczeniowym oraz przekaże informacje zwrotne od uczestnikom
ubezpieczycielowi.
7.6. Analizowanie raportów końcowych od beneficjentów
1. NA przeprowadzi kontrolę 100% raportów końcowych dot. akcji
zdecentralizowanych. Wymogi dot. dodatkowych kontroli (np. kontroli zza
biurka, kontroli na miejscu), które NA przeprowadzi w odniesieniu do
beneficjentów dofinansowania, zostały określone w punkcie 3.8 niniejszego
Przewodnika.
2. Informacje opisowe w raportach są dwojakiego typu: ilościowe i jakościowe. NA
wprowadzi wymagane informacje z każdego z raportów końcowych do narzędzia
zarządzania programem udostępnionego przez Komisję. NA dokona analizy
informacji zawartych w końcowych raportach beneficjentów w celu zapewnienia
wymaganych informacji na temat wyników dofinansowanych akcji w kontekście
Rocznego Raportu NA (patrz Załącznik IV-A).
76
8.
SPECYFIKA PROGRAMU ERASMUS
8.1. Erasmus – nowa terminologia i role
UWAGA: Niniejszy rozdział przedstawia najważniejsze nowe terminy i role
wprowadzone do programu Erasmus wraz z Programem „Uczenie się przez całe życie”.
Aby uzyskać więcej informacji, zachęca się NA do zapoznania się z Decyzją w sprawie
Programu „Uczenie się przez całe życie” i Przewodnikiem do Programu „Uczenie się
przez całe życie”.
1. „(Rozszerzona) Karta Uczelni Erasmusa”: Karta Uczelni Erasmusa określa
podstawowe zasady działań w ramach współpracy europejskiej, które instytucje
szkolnictwa wyższego (skr. ang. HEI) mogą przeprowadzać w odniesieniu do
programu Erasmus. Komisja Europejska podpisuje Kartę Uczelni Erasmusa. Jest
to warunek wstępny dla HEI do:
 Organizowania wyjazdów studentów, kadry nauczycielskiej i innych
pracowników, prowadzenia Intensywnych Kursów Językowych Erasmusa
oraz Kursów Intensywnych, prowadzenia wizyt przygotowawczych (w
przypadku tych akcji, wniosek o dofinansowanie powinien zostać wysłany do
NA);

Wdrażania Projektów Wielostronnych, Sieci, Działań Towarzyszących (w
przypadku tych akcji, wniosek o dofinansowanie powinien zostać wysłany do
Agencji Wykonawczej EAC).
Karta jest przyznawana do końca trwającego obecnie Programu „Uczenie się przez całe
życie” (2013).
Występują trzy różne rodzaje kart:
 „Standardowa Karta Uczelni Erasmusa” jest przeznaczona dla instytucji, które
chcą ubiegać się o dofinansowanie wyjazdów studentów na studia w programie
Erasmus oraz międzynarodowych działań w zakresie mobilności kadry i/lub które
chcą pełnić funkcję koordynatora konsorcjum składającego wniosek na kursy
intensywne, projekty wielostronne, sieci lub działania towarzyszące.
 „Rozszerzona Karta Uczelni Erasmusa” (tylko praktyki studenckie) jest
przeznaczona dla instytucji, które chcą ubiegać się o dofinansowanie
międzynarodowych praktyk studenckich w ramach Erasmusa.
 „Rozszerzona Karta Uczelni Erasmusa” (Standardowa Karta oraz praktyki
studenckie) jest przeznaczona dla instytucji, które zamierzają ubiegać się o
działania objęte zarówno Standardową Kartą oraz Rozszerzoną Kartą Uczelni
Erasmusa (tylko praktyki studenckie).
2. “Konsorcjum Organizujące Praktyki":
 Konsorcjum to grupa instytucji szkolnictwa wyższego (HEI posiadających
Kartę Uczelni Erasmusa) oraz możliwie innych organizacji (stowarzyszeń,
izb handlowych, fundacji itd.) współpracujących w celu umożliwienia
odbycia praktyk przez studentów szkół wyższych. Większość konsorcjów
77
nie posiada osobowości prawnej, lecz polega na osobowości prawnej
swoich członków. Konsorcja zaangażowane w Program „Uczenie się
przez całe życie” mogą być aktywne w ramach innych programów
praktyk.
 Do celów administracyjnych, zwykła konfiguracja konsorcjum może
wyglądać jak poniżej:
o
Koordynator konsorcjum to organizacja stojąca na czele
konsorcjum. Może mieć status stowarzyszenia, instytucji
szkolnictwa wyższego, fundacji, przedsiębiorstwa, itd. Koordynator
konsorcjum jest beneficjentem w stosunku do NA; ponosi
odpowiedzialność administracyjną i finansową za wszystkich
członków
konsorcjum.
Koordynator
konsorcjum
jest
odpowiedzialny za wnioskowanie o dofinansowanie praktyk w
ramach Erasmusa oraz za administrowanie i raportowanie w
odniesieniu do odpowiednich funduszy. Koordynator może
odgrywać aktywną rolę w promowaniu kontaktów z
przedsiębiorstwami i wynajdywaniu możliwości organizacji praktyk,
w informowaniu i promowaniu, itd.
o
Poza koordynatorem, konsorcjum może obejmować dwa typy
partnerów:

Partnerzy będący instytucjami szkolnictwa wyższego: to
instytucje wysyłające. Każdy partner będący HEI jest
odpowiedzialny za jakość, program i uznawanie praktyk
realizowanych przez jego studentów;

Pozostali partnerzy: poprzez „pozostałych partnerów” rozumie
się wszystkie organizacje, która nie są HEI: stowarzyszenia,
fundacje, sieci, przedsiębiorstwa, itd. Mogą one pełnić różne
funkcje w realizacji praktyk.
 Minimalny wymagany skład konsorcjum to instytucja koordynująca i
przynajmniej jeden partner będący HEI. Każdy partner będący HEI
zobowiązany jest podpisać umowę z koordynatorem konsorcjum
określającą role i zakres obowiązków oraz uzgodnienia administracyjne i
finansowe; zasady współpracy powinny określać zagadnienia takie jak
mechanizmy przygotowań, zapewnienie jakości oraz uznawanie praktyk.
3. „Certyfikat Organizacji Praktyk Erasmusa”: (ang. Erasmus Placement
Certificate). Certyfikat wystawiony przez Narodową Agencję potwierdza
posiadanie zdolności finansowych i organizacyjnych przez konsorcjum, które
upoważniają je do ubiegania się o dofinansowanie praktyk w ramach Erasmusa.
Certyfikat Organizacji Praktyk Erasmusa jest przyznawany doświadczonym
konsorcjom na odnawialny okres 3 lat do 2013 r. W przypadku nowoutworzonych
konsorcjów, które nie mają wcześniejszego doświadczenia lub osiągnięć,
Certyfikat jest ważny jedynie do kolejnego roku akademickiego.
78
4. „Umowa o realizację wyjazdu w celu odbycia praktyki” dla studentów zostanie
sporządzona wraz z 2 Załącznikami:
 „Porozumienie o Programie Praktyki” (będące „odpowiednikiem”
Porozumienia o Programie Zajęć, patrz 8.3.4.1) to spersonalizowany
dokument, który zawiera: program pracy lub praktyki, który będzie
realizowany, przewidywane efekty kształcenia pod względem wiedzy,
kompetencji i umiejętności, które mają zostać nabyte, uzgodnienia dot.
mentoringu, zgodność praktyki z programem studiów/tytułem naukowym
studenta, uznanie zdobytego doświadczenia po zakończeniu praktyki, itd.
W celu wsparcia HEI w przygotowywaniu praktyk, Porozumienie o
Programie Praktyki może zawierać informacje o wsparciu udzielonym
partnerskiej HEI w kraju przyjmującym w celu pomocy w monitorowaniu
wyjazdów. Porozumienie między instytucjami może obejmować
porozumienia dotyczące projektów partnerstwa w celu odbycia praktyk.
Tego rodzaju wsparcie może również zostać udzielone przez koordynatora
konsorcjum. „Zobowiązanie do zapewnienia jakości”, stanowiące
integralną część Porozumienia o Programie Praktyki, jest standardowym
dokumentem, który przedstawia role i obowiązki stron w praktykach
studenckich;
 “warunki ogólne” umowy.
5. „Krótkoterminowe Kształcenie Zawodowe” odnosi się do kursów zorientowanych
zawodowo, które mogą być realizowane po zakończeniu edukacji na poziomie
szkoły średniej i które prowadzą do uzyskania tytułu zawodowego po ukończeniu
dwuletnich (czasem półtorarocznych) studiów. Odpowiada to “krótkiemu cyklowi
kształcenia” - około 120 ECTS" jak opisano w dokumencie „Ramy kwalifikacji
dla Europejskiego obszaru szkolnictwa wyższego” przyjętym podczas Bolońskiej
Konferencji Ministerialnej w Bergen.
6. „Wyjazdy nauczycieli w celu prowadzenia zajęć”: odnoszą się do wyjazdów
nauczycieli akademickich oraz pracowników przedsiębiorstw w celu prowadzenia
zajęć w instytucji partnerskiej za granicą.
7. „Wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych”: odnoszą się do wyjazdów
nauczycieli i innych pracowników instytucji szkolnictwa wyższego w celach
szkoleniowych.
8. „Program nauczania”: wybór osób ubiegających się o dofinansowanie zadań
nauczycielskich zostanie dokonany na podstawie krótkiego „Programu
nauczania” przedstawionego przez wnioskodawcę. Program powinien zawierać
następujące podstawowe elementy: cele i wartość dodana wyjazdu, treści
programu nauczania, przewidywane wyniki.
9. „Plan pracy”: wybór nauczycieli akademickich i pracowników przedsiębiorstw
będzie mieć miejsce na podstawie „planu pracy” przedstawionego przez
wnioskodawcę, który powinien zawierać następujące podstawowe elementy:
ogólne cele, oczekiwane wyniki pod względem szkolenia lub nauki, działania,
które mają zostać przeprowadzone oraz, jeżeli to możliwe, program pobytu.
79
10. „Przedsiębiorstwo”: Definicja zgodna z podstawą prawną Programu „Uczenie się
przez całe życie” (art. 2, nr 25): „Przedsiębiorstwo oznacza wszelkie podmioty
zaangażowane w działalność gospodarczą w sektorze publicznym lub prywatnym,
niezależnie od skali, statusu prawnego lub sektora gospodarki, w którym działają,
łącznie z gospodarką społeczną. Definicja „przedsiębiorstwa” sugeruje, że oprócz
firm, szkoły wyższe, instytucje badawcze, osoby samozatrudnione, firmy
rodzinne, spółki i stowarzyszenia regularnie angażujące się w działalność
gospodarczą mogą być uznawane za przedsiębiorstwa. To działalność
gospodarcza jest czynnikiem decydującym, a nie forma prawna.
11. Stosowane skróty:
 SM: wyjazdy studentów (na studia i praktyki).
 SMS: wyjazdy studentów na studia
 SMP: wyjazdy studentów na praktyki
 ST: wyjazdy pracowników (w celach nauczania i szkoleń)
 STA: wyjazdy nauczycieli w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych
(poprzednio „TS”)
 STT: wyjazdy pracowników na szkolenia
 OM: organizacja wyjazdów
8.2. Mobilność i dofinansowanie z tytułu mobilności: relacje pomiędzy NA a
instytucjami szkolnictwa wyższego i konsorcjami
8.2.1. Wnioski do NA o udzielenie funduszy na organizację i mobilność
studentów i personelu składane przez uprawnione HEI
1. Fundusze na standardowe wyjazdy studentów i personelu mogą być udzielane
tylko instytucjom szkolnictwa wyższego (HEI), które posiadają Kartę Uczelni
Erasmusa (EUC) lub Rozszerzoną Kartę Uczelni Erasmusa (Standardowa Karta
oraz praktyki studenckie). W przypadku wyjazdów studentów na praktyki,
instytucje muszą posiadać Rozszerzoną EUC.
2. Instytucje powinny wnioskować do NA w swoim kraju z wykorzystaniem
oficjalnych formularzy wniosku.
3. HEI może wnioskować o dofinansowanie wyjazdów studentów z wykorzystaniem
dwóch kanałów: a) bezpośrednio do NA jako indywidualna HEI (w przypadku
studiów lub praktyk) lub b) (w przypadku praktyk) za pośrednictwem
konsorcjum, którego jest członkiem. Istnieje możliwość, aby pojedynczy wydział
lub zakład korzystał z dwóch kanałów jednocześnie, jednak HEI/wydział
pozostanie odpowiedzialny za dopilnowanie, aby nie było przypadków
podwójnego dofinansowania, kiedy beneficjent korzysta z dwóch kanałów w tym
samym roku akademickim.
80
8.2.2. Wnioski do NA o dofinansowanie praktyk studenckich składane przez
uprawnione konsorcja
4. Ogólna zasad jest taka, że dofinansowanie wyjazdów studentów na praktyki mogą
uzyskać jedynie konsorcja, które posiadają Certyfikat Organizacji Praktyk
Erasmusa, przyznany wcześniej lub uzyskany w wyniku obecnego wniosku.
5. Konsorcja powinny wnioskować do NA w swoim kraju z wykorzystaniem
oficjalnych formularzy wniosku. Formularz zawiera opis struktury konsorcjum,
jego zarządzania oraz zdolności organizacyjnych i doświadczenia. Ta część
zostanie wykorzystana do oceny pod kątem przyznania Certyfikatu Organizacji
Praktyk Erasmusa konsorcjom, które go nie posiadają. Metoda oceny będzie
zgodna z podręcznikiem dotyczącym oceny konsorcjów organizujących praktyki.
Druga część wniosku zawiera liczbę wnioskowanych praktyk studenckich.
8.2.3.
Umowy międzyinstytucjonalne
8.2.3.1.
Wymiany pomiędzy HEI
6. Wszystkie wymiany w ramach Erasmusa pomiędzy HEI powinny mieć miejsce na
podstawie międzyinstytucjonalnej umowy pomiędzy HEI, z których każda
posiada ważną Kartę Uczelni Erasmusa. Zakres umowy międzyinstytucjonalnej
może zostać poszerzony w celu uwzględnienia współpracy pomiędzy instytucjami
w dziedzinie wyjazdów studentów na praktyki, korzystając z wiedzy instytucji
partnerskich na temat przedsiębiorstw/instytucji za granicą, które mogłyby
przyjąć studentów. Może ona również obejmować przygotowanie i kontynuację
praktyk. W każdym wypadku, ostateczna odpowiedzialność leży po stronie
instytucji w kraju studenta, zgodnie z Porozumieniem o Programie Praktyki.
7. Minimalne wymogi umów międzyinstytucjonalnych zostały przedstawione w
Załączniku II-C do niniejszego Przewodnika dla NA.
8. NA, wspólnie z instytucjami, zapewni, że wszelkie ustalenia administracyjne dot.
zarządzania wyjazdami w ramach umowy międzyinstytucjonalnej będą możliwe
do zrealizowania, przejrzyste i łatwe w zarządzaniu. Ponadto takie ustalenia
powinny również zapewniać w możliwie najszerszym zakresie jakość wyjazdu
oraz liczbę zrealizowanych wyjazdów.
8.2.3.2.
Wymiany pomiędzy HEI a przedsiębiorstwami
9. W przypadku wyjazdów studentów na praktyki, nie ma potrzeby zawierania
umów dwustronnych pomiędzy wysyłającą HEI a uprawnionym
przedsiębiorstwem/instytucją przyjmującą (która również może być HEI), jako że
zostaną one prawnie związane przez indywidualne Porozumienie o Programie
Praktyki podpisane przez 3 zaangażowane strony stanowiące załącznik do
Umowy o organizację wyjazdu w celu odbycia praktyki pomiędzy HEI a
studentem (patrz 8.3).
8.2.4.
Polityka zarządzania funduszami – program pracy
10. NA określi możliwe stawki dofinansowania dla poszczególnych typów wyjazdów
(kwoty, zakres, średnia, itd., tak jak będzie to wymagane) do wykorzystania przez
81
instytucje w swoim kraju z przestrzeganiem limitów maksymalnych stawek
określonych w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”.
11. NA przekaże treść tych przepisów HEI/konsorcjom w swoim kraju poprzez
opublikowanie odpowiednich wytycznych.
8.2.5. Przyznanie funduszy na dofinansowanie mobilności oraz organizację
mobilności HEI i konsorcjom
8.2.5.1.
Wstępne przyznanie
12. W przypadku wyjazdów studentów na studia (SMS), wyjazdów nauczycieli w
celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) i wyjazdów pracowników na
szkolenia (STT), NA przyzna fundusze instytucjom na podstawie ich
wcześniejszej działalności, tj. liczby studentów i nauczycieli, którzy wyjechali na
wymiany w ciągu ubiegłych lat. NA może również brać pod uwagę inne kryteria,
takie jak możliwe do zweryfikowania zainteresowanie i wymogi obowiązujące w
danym roku (np. liczba studentów/nauczycieli, kraj docelowy i czas trwania) przy
ustalaniu wysokości kwot na SMS, STA i STT.
13. W przypadku wyjazdów na praktyki studenckie (SMP), liczba dofinansowań
przyznanych HEI lub konsorcjom (przyznane fundusze) będzie zależała przede
wszystkim od poprzednich wyników, a w dalszej kolejności od innych czynników
takich jak ogólna dostępność funduszy, całkowite zapotrzebowanie, strategia
krajowa, osiągnięcia w zakresie jakości, itd.
14. NA wskaże część budżetu zarezerwowaną dla osób ze specjalnymi potrzebami
(patrz 8.2.10).
15. W przypadku nowych instytucji - to jest instytucji/konsorcjów, które składają
wniosek po raz pierwszy - NA opracuje przejrzysty system przyznawania
dofinansowania w oparciu o liczbę wniosków o dofinansowanie złożonych przez
poszczególne instytucje/konsorcja.
16. Żadna uprawniona instytucja, poziom lub kierunek studiów nie mogą zostać
wyłączone z rozpatrywania wniosków o dofinansowanie.
17. NA zapewni spójność i przejrzystość przy podejmowaniu decyzji oraz stosowaniu
kryteriów obliczania i przyznawania dofinansowania podczas ustalania
indywidualnych poziomów dofinansowania.
18. W przypadku wniosków o organizację mobilności, dofinansowanie zostanie
przyznane instytucjom i będzie przeznaczone na koszty organizacji mobilności.
Kwota, która zostanie przyznana, będzie bezpośrednio wynikać z liczby
wyjazdów oraz z liczby zaproszonych pracowników przedsiębiorstw.
8.2.5.2.
Polityka realokacji funduszy na wyjazdy studentów i pracowników
19. NA utworzy system realokacji a) niewykorzystanych funduszy przez HEI lub
konsorcja oraz b) możliwych dodatkowych funduszy udostępnianych NA przez
Komisję (np. w celu zwiększenia liczby dofinansowań lub średniej kwoty
dofinansowania, itd.). Taki system będzie przejrzysty i sprawiedliwy. Do
82
krajowego Zaproszenia do składania wniosków dołączone będą jasno
sformułowane informacje skierowane do instytucji i konsorcjów na temat
procedury i kryteriów asygnowania funduszy, które będą stosowane w przypadku,
gdy w późniejszym terminie pojawią się dodatkowe fundusze do (re)alokacji
pomiędzy instytucje beneficjentów wybranych na początkowym etapie alokacji.
20. Każda HEI lub konsorcjum będą zobowiązane przesłać sprawozdanie cząstkowe
do NA, w którym określą liczbę dofinansowań już rozdysponowanych w ramach
pierwszej raty, możliwie najdokładniejszą przewidywaną liczbę dofinansowań,
które będą w stanie wykorzystać do końca okresu ważności umowy o
dofinansowanie oraz kwotę funduszy, które pozostaną niewykorzystane, jeżeli
takie wystąpią. Instytucja lub konsorcjum określi również czy w przypadku, gdy
będą dostępne dodatkowe fundusze, będą w stanie wykorzystać większą liczbę
dofinansowań, niż została im początkowo przyznana. Takie informacje umożliwią
NA ocenę, w jakim zakresie określone priorytety zostały zrealizowane.
21. Na podstawie tych informacji NA dostosuje początkową kwotę przyznanego
dofinansowania do rzeczywistych potrzeb i będzie mogła przenosić środki
finansowe pomiędzy instytucjami i/lub konsorcjami w celu zapewnienia
optymalnego wykorzystania dostępnych funduszy zgodnie z ogólnymi
priorytetami. Kwoty, które zostaną ponownie rozdzielone, zostaną obliczone z
wykorzystaniem formuły matematycznej na podstawie zestawu wcześniej
zdefiniowanych parametrów i danych ilościowych.
8.2.6. Komplementarność dofinansowania Erasmusa i krajowych systemów
dofinansowania
22. Podczas okresu pobytu za granicą studenci zachowają prawo do korzystania z
systemu dofinansowania lub kredytów studenckich w macierzystej instytucji.
23. NA zapewni komplementarność dofinansowania na wyjazdy Erasmusa z
krajowymi i/lub regionalnymi systemami, z uwzględnieniem systemów, które
zapewniają finansowanie dodatkowych kosztów związanych ze studiami za
granicą.
8.2.7.
Przepisy finansowe dot. wyjazdów studentów
24. Dofinansowanie jest przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów studiów
lub praktyki za granicą. Jest ono obliczane na podstawie miesięcznej i wypłacane
w formie ryczałtu.
25. W przypadku standardowego dofinansowania wyjazdów studentów na studia,
Decyzja LLP określa, że „średnia wysokość dofinansowania wyjazdów
studenckich powinna średnio utrzymywać się na poziomie 200 EUR miesięcznie
przez czas trwania programu”37. Aby przestrzegać tego przepisu, kraje, które
stosowały niższą kwotę w 2010 r. powinny zwiększyć średnią wysokość
dofinansowania w 2011 r. o przynajmniej dwie trzecie stawki wzrostu w swoim
budżecie na dofinansowanie dla studentów. W kolejnych latach, jeżeli będzie to
37
Por. Program „Uczenie się przez całe życie”, wprowadzenie, "zważywszy, że" punkt (25)
83
wymagane, kraje te będą podnosić średnią kwotę dofinansowania do czasu, aż
osiągną poziom 200 EUR miesięcznie. Takie działanie powinno być
odzwierciedlone w instrukcjach dla HEI (patrz 8.2.13).
26. O ile nie wystąpi redukcja ogólnej kwoty budżetu w porównaniu do poprzedniego
roku, początkowa kwota budżetu na wyjazdy studentów na studia w 2011r. nie
może być niższa niż budżet ustalony na 2010r.
27. O ile nie wystąpi redukcja ogólnej kwoty budżetu w porównaniu do poprzedniego
roku, początkowa kwota budżetu przeznaczona dla HEi i konsorcjów na wyjazdy
studentów na praktyki w 2011r. nie może być niższa niż budżet ustalony na
2010r.
28. Średnia miesięczna kwota dofinansowania praktyki powinna być wyższa niż ta w
przypadku dofinansowania okresu studiów, ponieważ beneficjent w kraju
przyjmującym nie będzie mieć dostępu do zaplecza, jakie zapewnia uczelnia
przyjmująca.
29. Indywidualne dofinansowanie podlega maksymalnym pułapom obowiązującym w
danym kraju przeznaczenia jak określono w Przewodniku do Programu „Uczenie
się przez całe życie”. W ramach takiego limitu, NA może ustalić zasady dot.
ustalania minimalnych i maksymalnych stawek dofinansowania studiów i praktyk,
jakie będą stosować instytucje w danym kraju. Mogą one zostać zdefiniowane z
zastosowaniem różnych kryteriów takich jak koszty utrzymania w kraju
przyjmującym, odległość od kraju przyjmującego, zaplecze oferowane przez
instytucję przyjmującą, itd.
30. W ramach takich limitów, NA może pozwolić by HEI miały pewną dowolność w
stosowaniu niektórych kryteriów, takich jak dostępne źródła dofinansowania. W
szczególności, będzie zachęcać HEI do wzięcia pod uwagę społecznogospodarczej sytuacji beneficjenta, oraz wcześniej udzielonego innego rodzaju
wsparcia przy określaniu kwoty dofinansowania, jeżeli to możliwe, przy
zastosowaniu oficjalnych dokumentów potwierdzających. Na takiej podstawie,
uczelnia macierzysta dokona obliczenia poszczególnych kwot.
31. W drodze wyjątku, praktyka studencka może trwać przez 2 kolejne okresy objęte
umowami Komisja-NA za lata N i N+138, ale w takim przypadku musi się ona
rozpocząć przed 1 czerwca N+1 i zakończyć najpóźniej 31 października N+1. W
takim wypadku, dofinansowanie pełnego czasu trwania praktyki zostanie
zapewnione z budżetu w ramach umowy Komisja-NA za rok N.
8.2.8.
Przepisy finansowe dot. wyjazdów nauczycieli i pracowników
32. Zasady finansowe dot. dwóch typów wyjazdów personelu są takie same.
Dofinansowanie przeznaczone jest na pokrycie kosztów podróży i utrzymania
przez czas trwania wyjazdu w celu prowadzenia zajęć lub odbycia szkolenia za
granicą:
38
Na przykład praktyka trwająca od marca do października 2012 częściowo przypada na okresy objęte
umowami Komisja-NA odpowiednio dla roku 2011 i 2012.
84

Koszty utrzymania są obliczane na podstawie stawek dziennych lub
tygodniowych z przestrzeganiem maksymalnych pułapów dla danego kraju
przeznaczenia dla dorosłych jak określono w Przewodniku do Programu
„Uczenie się przez całe życie”39. Dofinansowanie jest płatne w formie
ryczałtu.

Koszty podróży są obliczane biorąc pod uwagę szacowane (ex-ante) lub
rzeczywiste (ex-post) koszty podróży. Dofinansowanie jest wypłacane na
podstawie kosztów rzeczywistych.
33. NA może ustalić zasady obliczania minimalnych i maksymalnych stawek dot.
kosztów utrzymania i na poczet częściowego pokrycia kosztów podróży, jakie
będą stosowane przez instytucje w danym kraju.
34. Macierzyste uczelnie dokonują obliczenia indywidualnych kwot na podstawie
instrukcji opublikowanych przez Narodową Agencję.
8.2.9.
Przepisy finansowe dot. Organizacji Mobilności (OM)
8.2.9.1.
Kwota dofinansowania na dany wyjazd – skale kosztów
jednostkowych
35. Dofinansowanie przeznaczone jest na pokrycie kosztów organizacji mobilności i
jest przyznawane na podstawie skal kosztów jednostkowych oraz obliczane jak
poniżej:
 liczba wyjeżdżających studentów, nauczycieli lub innych członków personelu
oraz kwota per capita na zaproszonego pracownika przedsiębiorstwa;
 malejąca stawka kwot per capita mająca zastosowanie do skali kosztów
jednostkowych wyjazdów, zgodnie z poprzednim punktem;
 minimalna kwota 500 EUR na daną instytucję40;
 w praktyce, kwota szacowana przy przygotowywaniu umowy o
dofinansowanie NA-HEI lub NA-konsorcjum jest obliczana w następujący
sposób: Szacowana kwota dofinansowania OM jest zależna, w przypadku
HEI, od całkowitej liczby wyjazdów studentów i personelu oraz
zaproszonych przyjeżdżających pracowników przedsiębiorstw zgodnie z
określeniem zawartym przez NA w umowie o dofinansowanie, a w
przypadku konsorcjów, od całkowitej liczby wyjazdów studentów na
praktyki, zgodnie z określeniem zawartym przez NA w umowie o
dofinansowanie. Szacowana kwota dofinansowania OM jest określana
39
Por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” 2011 - Część I, Rozdział 4.C.
40 Każda instytucja będzie mieć zagwarantowaną minimalną kwotę wynoszącą 500 EUR. Jeżeli kwota
dofinansowania wynikająca z formuły jest niższa niż 500 EUR, kwota zostanie zwiększona do 500
EUR. Jeżeli dofinansowanie wynikające z formuły przekracza 500 EUR, łączna kwota dofinansowania
zostanie obliczona na podstawie formuły.
85
poprzez zastosowanie skali kosztów jednostkowych do całkowitej liczby
wyjazdów w oparciu o malejący wskaźnik kosztów jednostkowych na osobę;
 Obliczenie końcowej kwoty dofinansowania OM jest przedstawione w sekcji
8.2.12.4.
36. Każda NA może ustalić kwotę dofinansowania per capita przestrzegając przy tym
maksymalnych pułapów określonych w Przewodniku do Programu „Uczenie się
przez całe życie”41.
8.2.9.2.
Wkład finansowy w koszty OM (łącznie z kosztami ECTS)
37. Dofinansowanie OM stanowi wkład we wszelkie koszty (niezależnie od ich
charakteru, za wyjątkiem kosztów ubezpieczenia wyjeżdżających studentów, por.
poniżej) poniesionych przez instytucje związane z działaniami wspierającymi
wyjazdy studentów i kadry nauczycielskiej, zarówno przyjeżdżających, jak i
wyjeżdżających (np. selekcja uczniów i kadry, kursy językowe, informacje i
wsparcie dla studentów i kadry, ustalenia naukowe i organizacyjne z instytucjami
partnerskimi z uwzględnieniem wizyt, uzgodnienia dotyczące monitorowania
wyjeżdżających studentów, organizacja działań następczych wobec
powracających studentów i kadry, szczegółowe uzgodnienia w celu zapewnienia
jakości praktyk studenckich w przedsiębiorstwach; por. otwarta lista działań w
ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”. Dofinansowanie można również
wykorzystać do działań związanych z wdrożeniem Europejskiego Systemu
Transferu i Akumulacji Punktów (ECTS). Końcowa kwota wkładu zostanie
obliczona zgodnie z zasadami określonymi w sekcji 8.2.12.4 oraz wypłacona w
formie kwoty zryczałtowanej. HEI dostarczy informacji na temat liczby oraz listę
uczestników w celu udokumentowania organizowanych wyjazdów. Ponieważ
dofinansowanie OM jest oparte na skali kosztów jednostkowych, w przypadku
kontroli HEI nie będzie musiała uzasadniać poniesionych kosztów, ale wyłącznie
udowodnić, że działania uprawniające do dofinansowania OM rzeczywiście miały
miejsce (tzn. przedstawić dowody dotyczące liczby wyjazdów (studentów i kadry
nauczycielskiej) oraz zaproszonych pracowników przedsiębiorstw).
38. OM i ubezpieczenie: Koszty ubezpieczenia zostaną pokryte przez studentów w
ramach dofinansowania Erasmusa, o ile nie zostaną one uregulowane w inny
sposób (w Zaproszeniu do składania wniosków 2007 OM obejmowała
ubezpieczenie). Wysyłająca HEI zweryfikuje, czy wyjeżdżający student jest
odpowiednio ubezpieczony. Studenci zostaną poinformowani z wyprzedzeniem o
sytuacji w kraju przyjmującym jeżeli chodzi o ubezpieczenie.
39. OM i wizyty przygotowawcze: dofinansowanie OM może zostać wykorzystane
również w celu pokrycia kosztów „wizyt przygotowawczych” w HEI, które
posiadają Kartę Uczelni Erasmusa, w celu przeanalizowania i ustanowienia umów
międzyinstytucjonalnych.
W
przypadku
dofinansowania
Wizyt
Przygotowawczych (por. sekcja 11 niniejszego Przewodnika), wnioskująca HEI
musi posiadać Kartę Uczelni Erasmusa, ale nie jest ona wymagana w przypadku
odwiedzanych HEI.
41
Por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” – Część I, Rozdział 4.D.
86
8.2.10. Dofinansowanie z tytułu wyjazdów studentów, nauczycieli i innych
członków personelu w ramach Erasmusa ze specjalnymi potrzebami
8.2.10.1.
Kontekst Polityki
40. Komisja przyjęła ogólną politykę mającą na celu zaangażowanie osób
niepełnosprawnych we wszystkie polityki i działania Wspólnoty, szczególnie w
dziedzinie edukacji. Opracowanie takiej polityki było przedmiotem Komunikatu
Komisji z dnia 30 lipca 1996r.42 oraz Rozporządzenia Rady z dnia 20 grudnia
1996r.43, dotyczącego równouprawnienia osób niepełnosprawnych. Realizacja tej
polityki w obszarze mobilności w szkolnictwie wyższym obejmuje promowanie
warunków, które umożliwiają niepełnosprawnym możliwie najpełniejsze
uczestnictwo w programach Wspólnoty związanych z wyjazdami nauczycieli i
studentów.
41. Decyzja LLP określa, że istnieje potrzeba zwiększenia dostępu do Programu
„Uczenie się przez całe życie” osobom w niekorzystnej sytuacji oraz by aktywnie
reagować na specjalne potrzeby osób niepełnosprawnych związane z
kształceniem, z uwzględnieniem wykorzystania wyższego poziomu
dofinansowania w celu odzwierciedlenia dodatkowych kosztów ponoszonych
przez niepełnosprawnych uczestników. Jednym ze szczególnych celów Programu
„Uczenie się przez całe życie” jest przyczynianie się do zwiększenia uczestnictwa
osób w każdym wieku, z uwzględnieniem osób ze specjalnymi potrzebami oraz
grupami defaworyzowanymi, niezależnie od ich sytuacji społeczno-gospodarczej.
Wdrażanie Programu „Uczenie się przez całe życie” powinno w pełni przyczyniać
się do promowania integracji słuchaczy ze specjalnymi potrzebami i
uwzględnienia ich w głównym nurcie kształcenia.
42. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” definiuje osobę ze
specjalnymi potrzebami jako potencjalnego uczestnika programu, którego
sytuacja fizyczna, psychiczna lub zdrowotna nie pozwala na udział w
projekcie/akcji mobilności bez dodatkowego wsparcia finansowego.
8.2.10.2.
Specyfika dofinansowania wyjazdów osób ze specjalnymi
potrzebami
43. Dodatkowe dofinansowanie dla studentów/personelu Erasmusa ze specjalnymi
potrzebami może pochodzić z funduszy na dofinansowanie wyjazdów
studentów/personelu w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”
Erasmusa przydzielonych NA i z dodatkowych funduszy na poziomie lokalnym,
regionalnym i/lub krajowym.
44. Z zarezerwowanego budżetu przeznaczonego na wyjazdy osób ze specjalnymi
potrzebami (patrz 8.2.5.1), NA może przydzielić dodatkowe fundusze
przeznaczone na wyjazdy studentów i personelu oraz zatwierdzić wyższe
indywidualne kwoty dofinansowania niż zatwierdzone maksymalne kwoty
42
Com (96) 406 final
43
Dz.U. C 12/1 z 13 stycznia 1997r.
87
indywidualnego dofinansowania zgodnie z Przewodnikiem do Programu
„Uczenie się przez całe życie” pod następującymi warunkami:
 dany student/członek personelu został wybrany przez swoją instytucję
macierzystą/koordynatora Kursów Intensywnych/organizatora EILC do
wyjazdu w ramach Erasmusa, oraz
 dodatkowe koszty nie mogą zostać pokryte z innych źródeł takich jak
fundusze na poziomie lokalnym, regionalnym lub krajowym.
45. Student/członek personelu otrzyma dodatkowe fundusze, oprócz standardowego
dofinansowania Erasmusa. Może on otrzymać dodatkowe fundusze od swojej
instytucji macierzystej lub bezpośrednio od NA – w zależności od procedury
wybranej przez NA. W przypadku Kursów Intensywnych Erasmusa, koordynator
Kursów Intensywnych może otrzymać dodatkowe fundusze w celu pokrycia
dodatkowych kosztów uczestnika/ów ze specjalnymi potrzebami.
46. Następujące środki zostaną zastosowane w celu wsparcia rozdysponowania
dodatkowych funduszy:
 Każda Narodowa Agencja zaprosi HEI wraz z koordynatorami
Kursów Intensywnych do wnioskowania o specjalne dotacje dla
mających wyjątkowe specjalne potrzeby studentów i członków
personelu, lub NA może zadecydować o opublikowaniu zaproszenia
bezpośrednio dla studentów/personelu ze specjalnymi potrzebami.
 Dany student/członek personelu wypełni formularz, w którym
przedstawi opis swoich specjalnych potrzeb. Wniosek powinien
zawierać oświadczenie upoważnionych władz lub instytucji
potwierdzające upośledzenie, jego stopień i wpływ na mobilność oraz
określenie dodatkowych kosztów wyjazdu takiego studenta/członka
personelu (w porównaniu do studenta/członka personelu bez
specjalnych potrzeb).
 Wniosek powinien zawierać informacje o każdym innym wsparciu
finansowym (innym niż dofinansowanie w ramach Erasmusa), które
student/członek personelu już otrzymał oraz określać, dlaczego jest
ono niewystarczające do celów proponowanego wyjazdu na studia/w
celu prowadzenia zajęć/szkolenia za granicą.
 Instytucja macierzysta studenta/członka personelu zapewni, że
wszystkie wnioski zostały w pełni i poprawnie wypełnione, oraz że
zostały poczynione niezbędne ustalenia z instytucją przyjmującą w
celu spełnienia potrzeb studenta/członka personelu.
 NA zadecyduje, czy przyznać dodatkowe dofinansowanie
studentowi/członkowi personelu oraz o wysokości udzielonego
wsparcia.
 NA może przyznać dodatkowe dofinansowanie osobie ze specjalnymi
potrzebami stosując maksymalną stawkę procentową przy szacowaniu
88
wysokości dodatkowych kosztów deklarowanych przez osobę w jej
wniosku i/lub ustalając maksymalną kwotę dodatkowego
dofinansowania.
 Dodatkowe fundusze mogą zostać przydzielone studentowi/członkowi
personelu ze specjalnymi potrzebami w następujący sposób:
o poprzez zwiększenie miesięcznego dofinansowania uczestnika
w formie zryczałtowanej kwoty do maksymalnej kwoty
wyszczególnionej w Przewodniku do Programu „Uczenie się
przez całe życie”;
o poprzez przydzielenie dodatkowego dofinansowania na
pokrycie (części) dodatkowych kosztów na podstawie
poniesionych kosztów rzeczywistych.
8.2.11. Przyznanie konsorcjom Certyfikatu Organizacji Praktyk Erasmusa
47. Certyfikat jest „biletem wstępu” dla konsorcjów upoważniającym do ubiegania
się o dofinansowanie z tytułu praktyk analogicznie z rozszerzoną kartą Erasmusa,
która jest biletem wstępu dla HEI. Ogólna zasada jest taka, że certyfikat jest
udzielany na okres 3 lat akademickich i będzie ważny najpóźniej do końca roku
akademickiego 2013/14. Nowoutworzone konsorcja bez poprzedniego
doświadczenia lub osiągnięć otrzymają Certyfikat ważny tylko przez jeden rok.
Zachowanie przez Konsorcjum zgodności z wymogami Certyfikatu Organizacji
Praktyk będzie podlegać monitorowaniu przez Narodową Agencję (patrz sekcja
3.11). W przypadku poważnych problemów44, niedotrzymanie przez Konsorcjum
swoich zobowiązań może prowadzić do unieważnienia Certyfikatu Organizacji
Praktyk przez Narodową Agencję. Narodowa Agencja będzie wymagać od
koordynatora konsorcjum niezwłocznego powiadomienia Narodowej Agencji o
zmianach w składzie, sytuacji lub statusie konsorcjum, który może wymagać
zmian lub unieważnienia Certyfikatu Organizacji Praktyk.
48. Każdego roku, możliwość przyznania Certyfikatu Organizacji Praktyk pozostaje
otwarta dla konsorcjów, które jeszcze nie skorzystały z możliwości wnioskowania
o dofinansowanie praktyk. Żadnej instytucji lub konsorcjum, które złożyło
zadowalające wnioski, nie można odmówić dofinansowania praktyk, jednak
liczba przyznanych dofinansowań może być niższa niż liczba wniosków w
zależności od dostępnego budżetu oraz, jeśli to możliwe, jakości wniosków.
49. Przyznawanie Certyfikatu Organizacji Praktyk Erasmusa w 2011 r.:
-
44
Te konsorcja, którym wystawiono Certyfikat na rok 2011/12 nie będą
potrzebowały dodatkowej oceny Certyfikatu (NA sprawdzi, czy dane
administracyjne podane we wniosku o Certyfikat są nadal ważne).
Np. niewłaściwe wykorzystanie funduszy, nieprzestrzeganie zobowiązań, problemy związane ze
zdolnością finansową, zmiana składu konsorcjum, która stawia pod znakiem zapytania możliwość
przyznania certyfikatu.
89
-
NA przeprowadzi proces przyznawania Certyfikatów. Decyzje komisji
ewaluacyjnej będą podejmowane przed decyzją o alokacji funduszy w
odniesieniu do sekcji 8.2.2.
-
System oceny opiera się na zaleceniu zewnętrznych ekspertów, którzy
dokonają oceny jakościowej na podstawie kryteriów przyznawania. Ocena
ekspertów powinna być zgodna z podręcznikiem dotyczącym oceny.
-
Wzór Certyfikatu Organizacji Praktyk Erasmusa znajduje się w
Załączniku II-C do niniejszego Przewodnika dla NA.
8.2.12. Umowy o dofinansowanie pomiędzy NA a HEI i konsorcjami
8.2.12.1.
Umowy o dofinansowanie – typy i obowiązujący wzór
50. Uprawniony okres ubiegania się HEI/konsorcjów o dofinansowanie będzie trwał
od 1 czerwca N do 30 września N+1 (za wyjątkiem praktyk, patrz 8.2.7).
51. Będzie obowiązywać pięć typów umów o dofinansowanie pomiędzy NA a HEI i
konsorcjami:
-
umowa o dofinansowanie z HEI i konsorcjami dotycząca dofinansowania
wyjazdów: SMS, SMP, STA, STT i OM
-
umowa o dofinansowanie z konsorcjami dotycząca dofinansowania
wyjazdów: SMP i OM
-
umowa o dofinansowanie z HEI dotycząca Kursów Intensywnych (patrz
8.5)
-
umowa o dofinansowanie z HEI dotycząca EILC (Intensywne kursy
językowe Erasmusa) (patrz 8.4)
-
umowa o dofinansowanie z HEI dotycząca Wizyt Przygotowawczych
(patrz sekcja 11)45.
52. Umowa o dofinansowanie z HEI dotycząca dofinansowania z tytułu wyjazdów
powinna zawierać pięć obszarów, które w budżecie zostaną oznaczone
następującymi nagłówkami
45
-
Wyjazdy studentów – studia (SMS)
-
Wyjazdy studentów – praktyki (SMP)
-
Wyjazdy kadry nauczycielskiej - prowadzenie zajęć (STA)
Należy pamiętać, że przedsiębiorstwa i inne organizacje również mogą wnioskować o dofinansowanie
Wizyt Przygotowawczych oraz że NA musi korzystać ze wzoru umowy o dofinansowanie w przypadku
dofinansowań wyjazdów indywidualnych, który ma zastosowanie do dofinansowań wizyt
przygotowawczych w ramach wszystkich programów sektorowych Programu „Uczenie się przez całe
życie”.
90
-
Wyjazdy kadry nauczycielskiej - szkolenie personelu (STT)
-
Organizacja mobilności (OM)
53. Umowa o dofinansowanie z konsorcjami obejmuje tylko dwa obszary:
-
Wyjazdy studentów – praktyki (SMP)
-
Organizacja mobilności (OM)
54. W odniesieniu do konsorcjów, NA przygotuje jedną umowę o dofinansowanie dla
organizacji koordynującej konsorcjum. Organizacja koordynująca powinna
rozdzielić otrzymane fundusze wśród partnerskich wysyłających HEI zgodnie z
umowami dwustronnymi pomiędzy organizacją koordynującą a każdą z
partnerskich HEI. Konsorcjum powinno być w stanie w elastyczny sposób
rozdzielić dofinansowanie pomiędzy partnerskimi HEI w celu zoptymalizowania
wykorzystania dostępnych funduszy.
55. NA sporządzi i będzie administrować umowę o dofinansowanie z
wykorzystaniem obowiązkowego wzoru umowy o dofinansowanie zawartego w
Załączniku II-C do niniejszego Przewodnika, jak określono w punkcie 3.7.2
Przewodnika dla NA.
8.2.12.2.
Transfery pomiędzy poszczególnymi pozycjami budżetu
56. Umowa o dofinansowanie pomiędzy NA a HEI lub konsorcjum dotycząca
wyjazdów może zawierać następujące przepisy dotyczące transferów i
elastyczności. Jeżeli HEI zdecyduje się przenieść fundusze z kwoty OM, powinna
zapewnić odpowiedni poziom jakości organizacji mobilności.
57. Instytucja będąca beneficjentem:
-
może przenieść do 100% kwot przeznaczonych w ramach SM na studia
(SMS) oraz 20% kwoty SM na praktyki (SMP) w ramach wymienionych
pozycji;
-
może przenieść do 100% kwot przeznaczonych na STA oraz 20% kwot
przeznaczonych na STT w ramach wymienionych pozycji;
-
może przenieść do 100% kwot przeznaczonych na OM na SM;
-
może przenieść do 100% kwot przeznaczonych na OM na ST;
-
może przenieść do 20% kwot przeznaczonych na ST na SM;
-
nie może przenieść żadnych kwot z budżetu SM do innej pozycji budżetu.
58. Konsorcjum beneficjenta może przenieść do 100% kwoty z OM na SMP, ale
przeniesienie z SMP na OM nie jest dopuszczalne.
59. Marginesy tolerancji przedstawione powyżej są najszerszymi dopuszczalnymi,
jakie może zastosować NA. W umowie o dofinansowanie NA może zadecydować
o ograniczeniu wielkości marginesu tolerancji, lub wcale go nie uwzględnić.
91
60. Transfery do i z pozycji budżetu zarezerwowanych na Kursy Intensywne lub
EILC nie są możliwe, ponieważ są one uwzględnione w oddzielnych umowach o
dofinansowanie zawieranych na podstawie określonego Zaproszenia do składania
wniosków dla działań tego typu.
8.2.12.3.
Realokacja niewykorzystanych lub dodatkowych funduszy (por.
8.2.5.2)
61. W przypadku, gdy będą dostępne wyższe niż przewidywano fundusze na
realokację pomiędzy instytucjami (patrz 8.2.5), większa niż przewidywana liczba
wyjazdów z instytucji może spowodować podwyższenie poziomu dofinansowania
dla danej instytucji. Z tytułu każdej takiej dodatkowej przyznanej kwoty zostanie
sporządzona na piśmie poprawka do umowy o dofinansowanie.
8.2.12.4.
Zasady raportowania i określania końcowej kwoty z tytułu OM
62. Na etapie raportu końcowego i zamykania kont, beneficjent przedstawi dane nt.
poszczególnych obszarów (wyjazdy studentów na studia, praktyki studenckie,
wyjazdy nauczycieli w celu prowadzenia zajęć, szkolenie personelu oraz
organizacja wyjazdów) do celów dokładnego obliczenia kwoty dofinansowania i
zebrania danych statystycznych. Ponadto, „studenci, którzy nie otrzymują
dofinansowania”, „nauczyciele, którzy nie otrzymują dofinansowania” oraz
dofinansowanie dla studentów i personelu ze specjalnymi potrzebami powinno
zostać jasno określone przez beneficjenta w raporcie końcowym wysyłanym do
NA w danym kraju.
63. Końcowa kwota dofinansowania z tytułu OM będzie uzależniona od liczby
zrealizowanych wyjazdów na podstawie kwot per capita wg skali obowiązującej
wszystkie instytucje. Ponadto, przyjazdy zaproszonych pracowników
przedsiębiorstw również będą uwzględniane.
64. W praktyce, końcowa kwota dofinansowania po otrzymaniu zatwierdzenia
raportu końcowego przez HEI lub konsorcjum obejmująca ubiegły rok
akademicki zostanie obliczona w następujący sposób: kwota końcowa
dofinansowania OM zależy, w przypadku HEI, od całkowitej liczby
zrealizowanych wyjazdów studentów oraz nauczycieli, a także przyjeżdżających
pracowników przedsiębiorstw, a w przypadku konsorcjów od całkowitej liczby
wyjazdów studentów na praktyki. Końcowa kwota jest określana na podstawie
skali kosztów jednostkowych zastosowanej do całkowitej liczby zrealizowanych
wyjazdów. Jeżeli całkowita liczba zrealizowanych wyjazdów przewyższa
całkowitą liczbę szacowanych wyjazdów uwzględnionych w umowie o
dofinansowanie, kwota dofinansowania z tytułu OM nie może zostać
skorygowana w górę (ponieważ końcowa kwota w ramach dofinansowania OM
nie może nigdy przekroczyć maksymalnej kwoty dofinansowania ustalonego dla
OM w umowie o dofinansowanie). W przypadku, gdy całkowita liczba
zrealizowanych wyjazdów jest niższa niż liczba wyjazdów przewidywana w
umowie o dofinansowanie, spowoduje to redukcję poziomu dofinansowania z
tytułu OM z wykorzystaniem skali kosztów jednostkowych, o ile różnica
pomiędzy całkowitą liczbą zrealizowanych i szacowanych wyjazdów będzie
niższa o mniej niż 10%, ponieważ wtedy dofinansowanie z tytułu OM nie
zostanie zredukowane. Kwoty dofinansowania z tytułu OM nie powinny zostać
92
zredukowane do kwoty niższej niż 500 EUR, chyba że nie zrealizowano żadnych
wyjazdów z kraju ani przyjazdów pracowników przedsiębiorstw do kraju, gdyż w
takim przypadku końcowa kwota dofinansowania w ramach OM będzie równa
zeru.
8.2.12.5.
Składanie raportów zachowania zgodności z Kartą Uczelni
Erasmusa
65. Od NA wymaga się składania raportów z zachowania zgodności z Kartą Uczelni
Erasmusa w Rocznym Raporcie NA składanym do Komisji.
66. Informacje należy zebrać w formie raportu załączonego do niniejszego
Przewodnika. Raporty będą zbierane od instytucji w terminie składania Rocznego
Raportu NA do Komisji.
67. NA będzie zbierać informacje przynajmniej na temat następującej próby: NA z
przynajmniej 10 posiadaczami Karty Uczelni Erasmusa: 3 posiadaczy Karty; NA
z ponad 10 posiadaczami Karty Uczelni Erasmusa: 3 posiadaczy Karty plus 10%
wszystkich posiadaczy Karty, z maksymalnie 30 posiadaczami Karty Uczelni
Erasmusa. Próba posiadaczy Karty Uczelni Erasmusa wymagana do wypełnienia
formularza powinna uwzględniać różnych posiadaczy Karty pod względem kwot
dofinansowania, rozmiaru i rodzaju HEI oraz rozkładu geograficznego.
8.2.12.6. Składanie raportów z fuzji i podziałów instytucji posiadających Kartę
Uczelni Erasmusa
68. W przypadku fuzji HEI posiadającej Kartę Uczelni Erasmusa, NA poinformuje
Komisję oraz Agencję Wykonawczą (EACEA), określając rodzaj fuzji oraz złoży
raport dotyczący spełniania wymogów formalnych przez nowoutworzoną
instytucję za pośrednictwem CIRCA oraz wyśle e-mail do EACEA ([email protected]). Podziały HEI posiadających Kartę Uczelni Erasmusa
powinny zostać zgłoszone w taki sam sposób. Oprócz tego, za pośrednictwem
swoich stron internetowych NA wezwą wszystkie instytucje posiadające Kartę do
informowania NA o wszelkich zmianach zachodzących w strukturze tych
instytucji (patrz również sekcja 8.2.13).
8.2.13. Wytyczne NA dla HEI, konsorcjów i przedsiębiorstw
69. NA udostępni HEI i konsorcjom w swoim kraju instrukcje zawierające
odpowiednie informacje nt. przepisów zawartych w niniejszym Przewodniku i
polityki NA dotyczącej zarządzania funduszami (por. 8.2.4).
70. W wytycznych NA zawarty będzie wymóg, aby uczestniczące HEI i konsorcja
informowały NA o fuzjach i podziałach zachodzących w ich instytucjach (patrz
również sekcja 8.2.12.6).
71. NA wyda stosowne wytyczne dla uczestniczących HEI oraz konsorcjów w celu
zapewnienia, aby przyjmujące HEI i przedsiębiorstwa podejmowały stosowne
środki bezpieczeństwa w stosunku do przyjeżdżających studentów Erasmusa i
pracowników. Powinny one być w stanie dostarczyć listę przyjmowanych
studentów Erasmusa.
93
72. W przypadku wyjątkowych sytuacji lub wydarzeń wynikających z przerwania
działań przewidywanych w okresach wyjazdów grup studentów za granicę (np. z
powodu strajku generalnego HEI w danym kraju lub klęski żywiołowej), NA i
Komisja będą rozpatrywać w poszczególnych przypadkach możliwość uznania
działania „siły wyższej”46 oraz zastosowanie wspólnych środków w zakresie np.
akceptacji nieuprawnionych w typowych sytuacjach okresów trwania wyjazdów
oraz możliwości wznowienia przerwanych okresów mobilności.
73. W pojedynczych przypadkach siły wyższej wynikających z wcześniejszego niż
przewidywany powrotu z wyjazdu, patrz sekcja 8.3.2.3 punkt 23.
74. NA ustanowi jasne wytyczne dla HEI i konsorcjów organizujących praktyki na
temat obliczania długości trwania wyjazdów studenckich w celu sprawdzenia
przestrzegania minimalnego uprawnionego okresu, obliczenia kwoty
dofinansowania oraz sprawozdawczości statystycznej. Ogólna zasada jest taka, że
zgłaszana długość wyjazdu powinna być taka sama, jak długość wyjazdu objętego
dofinansowaniem. W przypadku częściowego lub całkowitego braku
dofinansowania wyjazdu, okres braku dofinansowania zostanie uwzględniony w
raporcie. NA podejmie decyzję co do zasad zaokrąglania w górę lub w dół oraz
zastosowania tygodnia, dwóch tygodni lub pełnego miesiąca jako minimalnej
jednostki pomiaru. W żadnym wypadku, zasady zaokrąglania nie powinny
pozwolić na otrzymanie w sumie ponad 30 dni. Jednak w celu sprawdzenia, czy
minimalny i maksymalny czas trwania wyjazdu był przestrzegany, można wziąć
pod uwagę wyłącznie faktyczną długość trwania wyjazdu, od daty początkowej do
końcowej, bez zaokrąglania. Zaleca się korzystanie z certyfikatu uczestnictwa
wydanego przez instytucję lub organizację przyjmującą jako podstawowego
źródła obliczeń, który, jeśli zajdzie taka potrzeba, może zostać uzupełniony o inne
dokumenty potwierdzające.
8.3. Mobilność i dofinansowanie mobilności: stosunki pomiędzy instytucjami
szkolnictwa wyższego /konsorcjami a indywidualnymi beneficjentami
8.3.1.
Wybór indywidualnych beneficjentów
1. Wnioski następujących indywidualnych beneficjentów będą rozpatrywane w
ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”:
46
-
studenci biorący udział w wyjazdach na studia lub na praktyki,
-
nauczyciele akademiccy biorący udział w wyjazdach w celu prowadzenia
zajęć
-
personel szkół wyższych biorący udział w szkoleniu personelu.
Siła wyższa oznacza nieprzewidzianą wyjątkową sytuację lub wydarzenie będące poza kontrolą stron
umowy, która uniemożliwia którejkolwiek ze stron wypełnienie swoich zobowiązań w ramach Umowy,
nie wynika z błędu lub zaniedbania stron, oraz jest nie do uniknięcia pomimo zachowania należytej
staranności. Strona naruszająca warunki Umowy nie może powoływać się na wady sprzętu lub
materiałowe lub opóźnienia w ich udostępnianiu (o ile nie wynikają one z działania siły wyższej),
spory pracownicze, strajki lub trudności finansowe.
94
2. Wybór studentów, nauczycieli akademickich oraz personelu zostanie
przeprowadzony przez HEI z przestrzeganiem instrukcji opracowanych przez NA
i skierowanych do HEI. HEI zapewnią, że zadania te są realizowane w
sprawiedliwy, przejrzysty i spójny sposób.
3. Następujące minimalne wymogi powinny zostać uwzględnione w instrukcjach:
-
Procedura przyznania dofinansowania musi być przejrzysta, sprawiedliwa,
spójna i udokumentowana;
-
HEI podejmie niezbędne kroki w celu zapobieżenia wszelkim konfliktom
interesów w odniesieniu do osób, które mogą zostać zaproszone do
udziału w organach prowadzących selekcję lub w procesie wyboru
indywidualnych beneficjentów;
-
Wszystkie wymagania dotyczące wyboru studentów, nauczycieli lub
personelu HEI powinny być w pełni przejrzyste, udokumentowane i
dostępne dla wszystkich stron zaangażowanych w proces selekcji.
Procedura przyznania dofinansowania powinna zostać podana do
wiadomości publicznej, ale dane osobowe studentów i pracowników nie
muszą być publikowane (por. sekcja 3.6.5. niniejszego Przewodnika dla
NA).
4. W przypadku dofinansowania dla indywidualnych studentów, wysyłająca HEI
może ustanowić kryteria, takie jak wyniki w nauce kandydata, znajomość języka
roboczego wymaganego w organizacji przyjmującej, motywacja, itd.
5. W przypadku dofinansowania z tytułu wyjazdów nauczycieli w celu prowadzenia
zajęć, nauczyciele będą zobowiązani przedstawić krótki „Program nauczania”,
który podlega zatwierdzeniu przez instytucję lub przedsiębiorstwo wysyłające
oraz instytucję przyjmującą (patrz 8.1). Minimalne wymogi odnośnie informacji o
programie nauczania zostały wskazane i są załączone do standardowej umowy o
dofinansowanie wyjazdów pomiędzy NA a HEI.
6. W przypadku dofinansowania szkolenia personelu, wyboru personelu HEI i
personelu przedsiębiorstw dokona wysyłający uniwersytet na podstawie „planu
pracy” (patrz 8.1), który podlega zatwierdzeniu przez wysyłającą i przyjmującą
instytucję lub przedsiębiorstwo. Szczególną uwagę należy zwrócić na potencjalny
konflikt interesów w przypadku personelu wnioskodawcy, który pracuje nad
wyjazdami w ramach Erasmusa. Obie instytucje powinny być odpowiedzialne za
jakość wyjazdu za granicę.
7. W przypadku wyjazdów personelu przedsiębiorstw do HEI, uniwersytet powinien
wystosować zaproszenie do członka personelu przedsiębiorstwa i to HEI będzie
zarządzać dotacją.
8. NA będzie wymagać, by uczestniczące instytucje przechowywały pełne listy
wszystkich studentów, nauczycieli i personelu ubiegających się o wyjazd w
ramach Erasmusa przez 5 lat po roku akademickim, do którego się one odnoszą.
W zależności od wyników, jeżeli będzie to możliwe, należy jednocześnie
sporządzić listę rezerwową, która może później zostać wykorzystana w
przypadku, gdy beneficjent wycofa się lub będą dostępne dodatkowe fundusze.
95
HEI zobowiązana jest zgłosić do NA każdy przypadek potencjalnego konfliktu
interesów.
8.3.2.
Kryteria poprawności formalnej w odniesieniu do wyjazdów studentów
8.3.2.1.
Kryteria mające zastosowanie do studentów
9. Status prawny studenta
 Student powinien być obywatelem kraju uczestniczącego w Programie „Uczenie
się przez całe życie” lub obywatelem innego kraju, uczęszczającym na regularne
zajęcia na uczelniach wyższych w kraju uczestniczącym, zgodnie z warunkami
ustalonymi przez kraj uczestniczący, biorąc pod uwagę charakter programu (patrz
odpowiednie informacje na stronie internetowej NA).
10. Studia w HEI, która posiada EUC
 Student powinien być słuchaczem instytucji szkolnictwa wyższego, która posiada
EUC, studiować na dowolnym kierunku studiów wyższych, które prowadzą do
uzyskania powszechnie uznawanego stopnia naukowego lub innych uznanych
kwalifikacji na poziomie szkolnictwa wyższego, do i z uwzględnieniem
doktoratu.
11. Wykluczenie studentów pierwszego roku
 W przypadku standardowych wyjazdów studentów na studia, student musi być
zapisany przynajmniej na drugi rok studiów wyższych. Warunek ten nie ma
zastosowania do praktyk.
8.3.2.2.
Kryteria mające zastosowanie do mobilności i instytucji
12. Umowy międzyinstytucjonalne pomiędzy uprawnionymi HEI
 Wyjazdy na studia studentów w ramach Erasmusa powinny podlegać umowom
międzyinstytucjonalnym pomiędzy uczestniczącymi instytucjami, z których każda
posiada Kartę Uczelni Erasmusa.
 Warunek ten nie ma zastosowania do praktyk realizowanych przez wysyłającą
HEI i przedsiębiorstwo przyjmujące.
 W pewnych przypadkach HEI może być „przedsiębiorstwem przyjmującym”
studentów na praktyki. W takim kontekście, student nie wyjeżdża na studia, ale w
celu zdobycia doświadczenia zawodowego. To rozróżnienie powinno być jasne.
W takim przypadku, mają zastosowanie zasady odnoszące się do praktyk.
Dlatego, nie jest wymagana umowa międzyinstytucjonalna pomiędzy
uczestniczącymi HEI, a przyjmująca HEI nie musi posiadać Karty Uczelni
Erasmusa.
 Przynajmniej kraj wysyłający lub przyjmujący musi należeć do Unii Europejskiej.
13. Pełne uznawanie
96
 Macierzysta instytucja powinna w pełni uznać okres spędzony za granicą.
 W przypadku wyjazdów na studia i praktyki, które stanowią część programu
studiów, instytucje wysyłające powinny w pełni uznać pobyt, najlepiej z
zastosowaniem punktów kredytowych ECTS. W przypadku praktyk, które nie
stanowią części programu studiów, instytucja wysyłająca powinna uznać taki
pobyt przynajmniej poprzez odnotowanie go w Suplemencie do Dyplomu lub,
jeżeli nie ma takiej możliwości, w wykazie ocen studenta. Oprócz tego,
zdecydowanie zaleca się korzystanie z dokumentu dotyczącego mobilności
Europass.
14. Brak opłat
 Instytucja przyjmująca nie będzie pobierać żadnych opłat (czesne, opłata
rejestracyjna, egzaminacyjna, za dostęp do laboratoriów i bibliotek, itd.) z tytułu
ustalonego programu studiów. Jednak niewielkie opłaty mogą być pobierane z
tytułu kosztów ubezpieczenia, przynależności do organizacji studenckich oraz za
korzystanie z różnych materiałów, takich jak kserokopie, produkty laboratoryjne,
na takiej samej zasadzie jak są one pobierane od lokalnych studentów. Studenci
powinni zostać poinformowani o tym, że są zobowiązani do opłacenia zwykłych
opłat akademickich w swojej instytucji macierzystej za czas pobytu za granicą.
 Studenci Erasmusa nie będą zobowiązani do zapłacenia żadnych dodatkowych
opłat lub kwot związanych z organizacją lub administrowaniem ich wyjazdem w
ramach Erasmusa.
15. Przedsiębiorstwa uprawnione do organizacji praktyk
 Przedsiębiorstwo przyjmujące jest uprawnione (patrz 8.1);
 Następujące typy organizacji nie są uprawnione do pełnienia funkcji organizacji
przyjmujących:
o
Instytucje europejskie i inne organy UE, łącznie ze specjalistycznymi
agencjami (ich kompletna lista jest dostępna na stronie internetowej
ec.europa.eu/institutions/index_en.htm);
o
Organizacje zarządzające programami UE (w celu uniknięcia możliwych
konfliktów interesów i/lub podwójnego finansowania);
o
Krajowe przedstawicielstwa dyplomatyczne (ambasady i konsulaty) kraju
studenta.
16. Czas trwania oraz przebieg wyjazdu studenckiego
 W przypadku wyjazdów Erasmusa na studia, minimalny czas pobytu wynosi 3
miesiące (lub mniej niż jeden pełen trymestr/semestr akademicki), a maksymalny
okres to 12 miesięcy.

W wyjątkowych przypadkach, minimalny czas trwania krótkoterminowego
kształcenia zawodowego w ramach praktyk studenckich Erasmus wynosi 2
miesiące.
97
 Wyjazdy na studia do wielu miejsc są dozwolone wyłącznie gdy odbywają się one
do jednej instytucji przyjmującej posiadającej różne oddziały (w tym samym lub
różnych krajach) oraz w ramach tego samego Porozumienia o Programie Zajęć.
 Wyjazdy na praktyki do wielu miejsc są dozwolone wyłącznie w przypadku, gdy
przedsiębiorstwo/organizacja przyjmująca podpisująca Umowę o szkolenie
odpowiada za cały okres trwania praktyki. Oznacza to, że istnieje relacja
pomiędzy wieloma przedsiębiorstwami/organizacjami przyjmującymi (np.
miejscem przyjmowania studentów jest siedziba przedsiębiorstwa oraz jego
oddziały w tym samym lub innym kraju przyjmującym) oraz że zostaje podpisana
tylko jedna Umowa o Programie Praktyk.
 Wszystkie okresy studiów w więcej niż jednym miejscu (w tym samym lub
różnych krajach) składające się na całość wyjazdu w zasadzie muszą przestrzegać
ograniczonego minimalnego okres trwania w każdym miejscu. Okres wyjazdu do
jednego miejsca w ramach jednej mobilności może być krótszy niż minimalny
okres trwania, jeżeli istnieje mocne uzasadnienie naukowe (lub zawodowe w
przypadku praktyk). W takim przypadku, całkowita długość trwania wyjazdu nie
może być mniejsza niż trzy miesiące. Miejsce przyjmowania studentów, które
musi
zostać
zgłoszone
do
celów
statystycznych,
to
instytucja/przedsiębiorstwo/organizacja, która podpisała Porozumienie o
Programie Zajęć oraz Porozumienie o Programie Praktyki.
 Cały wyjazd musi odbywać się w następujących po sobie okresach lub – w
przypadku wyjazdów na studia – przynajmniej w tym samym roku akademickim.
 W przypadku praktyk, okres wyjazdu za granicę może zostać przerwany przez
urlop w przedsiębiorstwie, jeżeli jest ono zamknięte w tym okresie.
Dofinansowanie w tym okresie zostaje zachowane. Okres, w którym
przedsiębiorstwo jest zamknięte, nie liczy się do minimalnego okresu trwania
praktyki.
17. Uznawanie i Porozumienie o Programie Zajęć lub Porozumienie o Programie
Praktyki
 Zanim student rozpocznie studia w ramach Erasmusa, jego instytucja macierzysta
powinna sama sprawdzić czy program studiów, który będzie realizowany w
instytucji przyjmującej jest akceptowalny do celów uzyskania stopnia naukowego,
który ma uzyskać student, oraz że studia w ramach Erasmusa mogą zostać uznane
po ich ukończeniu w zadawalającym stopniu.
 W przypadku wyjazdu na studia, każdy student przed rozpoczęciem studiów za
granicą powinien otrzymać Porozumienie o Programie Zajęć, które zostanie
zawarte przez instytucję przyjmującą, instytucję macierzystą i studenta. Może ono
być następnie modyfikowane po wspólnych ustaleniach.
 W przypadku wyjazdu na praktyki, student musi otrzymać spersonalizowane
Porozumienie o Programie Praktyki (patrz 8.1.) dotyczące programu praktyki;
takie porozumienie musi zostać zatwierdzone przez macierzystą HEI,
organizację/przedsiębiorstwo przyjmujące i studenta. Może ono być następnie
modyfikowane po wspólnych ustaleniach. W ciągu pierwszego tygodnia po
98
przyjeździe, student omówi z mentorem szczegóły zadań, jakie ma on
zrealizować, aby dojść do porozumienia.
 Każda zmiana Porozumienia o Programie Zajęć/ Porozumienia o Programie
Praktyki, która będzie wymagana po przyjeździe studenta do instytucji
przyjmującej zostanie sfinalizowana i sformalizowana w terminie jednego
miesiąca od daty przyjazdu studenta. Wszelkie kolejne zmiany Porozumienia o
Programie Zajęć/ Porozumienia o Programie Praktyki, które będą wymagane,
zostaną oficjalnie uzgodnione przez wszystkie trzy strony i bezzwłocznie
sporządzone w odpowiedniej formie.
 Po realizacji wyjazdu w zadawalający sposób, instytucja przyjmująca przygotuje
dla studenta Wykaz zaliczeń lub Wykaz zrealizowanych prac, zgodnie z
Porozumieniem o Programie Zajęć/ Porozumieniem o Programie Praktyki.
 Instytucja przyjmująca/ przedsiębiorstwo przyjmujące może odmówić przyznania
punktów kredytowych studentowi lub uznania okresu studiów tylko w przypadku,
gdy student nie osiągnie poziomu osiągnięć akademickich/zawodowych
wymaganych przez instytucję/ przedsiębiorstwo przyjmujące lub w inny sposób
nie spełni uzgodnionych warunków wymaganych przez uczestniczące instytucje
do celów uznawania.
8.3.2.3.
Dodatkowe zasady dotyczące wyjazdów studentów
18. Działalność studentów w kraju przyjmującym
 Dofinansowanie z tytułu wyjazdów w ramach Erasmusa powinno być udzielane
wyłącznie na następujące typy działań prowadzonych za granicą:
o Studia dzienne prowadzące do uzyskania dyplomu lub studia podyplomowe, z
uwzględnieniem przygotowania pracy licencjackiej i magisterskiej (krótki cykl
kształcenia, studia licencjackie, magisterskie lub doktorskie lub inne
odpowiadające im studia dyplomowe, jeżeli nie ma wprowadzonej struktury
złożonej z trzech cyklów), łącznie z przygotowaniem pracy (lecz z
wyłączeniem badań, które nie stanowią części programu nauki), prowadzące
do uzyskania uznanego dyplomu lub stopnia naukowego w instytucji
posiadającej EUC.
o Praktyka w pełnym wymiarze godzin pod warunkiem, że praktyka zostanie
uznana przez uczelnię macierzystą za część programu studiów.
o Połączenie studiów i praktyki (patrz punkt 24).
19. Studenci, którzy nie otrzymali dofinansowania
 Erasmus pozwala na uczestnictwo w programie „studentów Erasmusa,
którzy nie otrzymali dofinansowania” (zarówno na czas wyjazdu na studia
jak i na praktyki), tj. studentów, którzy spełniają wszystkie kryteria dla
studentów biorących udział w wyjazdach Erasmusa i korzystają ze
wszystkich przywilejów przysługujących studentom Erasmusa bez
otrzymania dofinansowania z tytułu wyjazdu Erasmusa. Zasady określone
w niniejszym Przewodniku, za wyjątkiem tych dotyczących przyznawania
99
dofinansowania, mają zastosowanie również do „studentów Erasmusa,
którzy nie otrzymują dofinansowania”.
20. Wyjazd do kraju ojczystego
 Obywatel, który tymczasowo jest rezydentem w innym uczestniczącym
kraju w celu realizacji programu studiów na HEI, będzie uprawniony do
realizacji wyjazdu w ramach Erasmusa do kraju pochodzenia, lecz jego
wniosek będzie mieć najniższy priorytet w procesie oceny i wyboru
wniosków.
 Instytucje macierzyste powinny zwrócić uwagę przyszłych instytucji
przyjmujących na fakt, że „studenci powracający do kraju ojczystego”
ubiegają się o uczestnictwo.
21. Wielokrotne wyjazdy (na studia) w ramach Erasmusa
-
Podczas studiów wyższych każdy student może otrzymać maksymalnie
dwa dofinansowania z tytułu wyjazdu na studia za granicę:
o jedno dofinansowanie z tytułu studiów za granicą;
o jedno dofinansowanie z tytułu praktyki za granicą;
-
Łączny okres, na jaki zostaną udzielone wszystkie dofinansowania, nie
może przekroczyć 24 miesięcy.
-
Zasady te mają zastosowanie bez względu na to, czy dotyczą studentów,
którzy otrzymują dofinansowanie, czy nie.
-
Okres przejściowy: biorąc pod uwagę dofinansowania udzielone w ramach
poprzednich programów Socrates i Leonardo da Vinci II, mają
zastosowanie następujące zasady:
o
jeżeli student otrzymał jeden raz dofinansowanie na studia w
ramach Socratesa II, może otrzymać również dofinansowanie
praktyki w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”;
o
jeżeli student otrzymał jeden raz dofinansowanie praktyki w
ramach Leonardo da Vinci II, może otrzymać dofinansowanie
studiów w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”;
22. Przedłużenie trwającego wyjazdu
 NA mogą ustalać zasady obowiązujące HEI odnośnie przedłużenia okresu
mobilności pod następującymi warunkami.
 Możliwe jest przedłużenie trwającego wyjazdu przez instytucję
macierzystą i przyjmującą, z zastrzeżeniem następujących warunków:
o
Należy sporządzić umowę i poczynić wszystkie ustalenia przed
przewidywaną datą zakończenia trwającego wyjazdu Erasmusa.
100
o
Przedłużenie musi nastąpić bezpośrednio po trwającym wyjeździe
Erasmusa. Nie może być żadnych przerw (wakacje i okresy, w
jakich uniwersytet nie pracuje nie są uznawane za „przerwy”).
Jeżeli przerwa ma miejsce, instytucje muszą przesłać uzasadnienie
i musi ono zostać zatwierdzone przez NA.
o
Żaden wyjazd, z uwzględnieniem wszelkich zatwierdzonych
przedłużeń, nie może trwać dłużej niż do 30 września (lub po
zakończeniu) roku akademickiego, w którym się rozpoczął.
o
W wyjątkowych sytuacjach, praktyki mogą się zakończyć
najpóźniej 31 października N+1 w okolicznościach i warunkach
określonych w sekcji 8.2.7. punkt 33.
 NA muszą ustalić zasady obowiązuje HEI odnośnie alokacji
dofinansowania na dodatkowy okres, w granicach określonych w
odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków.
23. Przerwanie okresu studiów lub praktyk
 Jeżeli student Erasmusa musi przerwać swoje studia lub praktykę za granicą z
powodu indywidualnego przypadku siły wyższej47 przed zakończeniem
wyjazdu, można dać mu możliwość późniejszego wyjazdu pod następującymi
warunkami:
o nowy wyjazd będzie tego samego rodzaju, co przerwany wyjazd (na
studia lub praktyki)
o musi zostać
zajęć/praktyki;
podpisane
nowe
porozumienie
o
programie
o raportowanie dla obydwu wyjazdów powinno być przeprowadzone
oddzielnie.
 Jeżeli student Erasmusa musi przerwać swoje studia lub praktykę za granicą z
powodu indywidualnego przypadku siły wyższej, po okresie dłuższym niż
minimalny okres mobilności, student nie może skorzystać z możliwości
powtórnego wyjazdu za granicę.
 Informacje na temat siły wyższej powodujących zbiorowe przerwanie
wyjazdów grup studentów za granicę można znaleźć w sekcji 8.2.13.(72).
47
Siła wyższa oznacza nieprzewidzianą wyjątkową sytuację lub wydarzenie będące poza kontrolą stron
umowy, która uniemożliwia którejkolwiek ze stron wypełnienie swoich zobowiązań w ramach Umowy,
nie wynika z błędu lub zaniedbania stron, oraz jest nie do uniknięcia pomimo zachowania należytej
staranności. Strona naruszająca warunki Umowy nie może powoływać się na wady sprzętu lub
materiałowe lub opóźnienia w ich udostępnianiu (o ile nie wynikają one z działania siły wyższej),
spory pracownicze, strajki lub trudności finansowe.
101
24. Połączenie praktyki i studiów podczas jednego wyjazdu
-
Możliwa jest jednoczesna realizacja praktyki i programu studiów podczas
jednego wyjazdu „na studia” za granicę. Jeden wyjazd oznacza, że: a)
praktyka musi być realizowana pod nadzorem tej samej przyjmującej HEI,
w której student będzie studiować; b) oba działania muszą mieć miejsce
jedno po drugim. Stawki dofinansowania stosowane w przypadku
„łączonego wyjazdu” to stawki obowiązujące dla wyjazdów na studia.
-
Czas trwania łączonego wyjazdu może się wahać pomiędzy 3 a 12
miesiącami. Oznacza to, że możliwe jest na przykład połączenie 1
miesiąca praktyki i 2 miesięcy studiów.
-
Jeżeli student otrzymał jedno dofinansowanie praktyki w ramach
programu Leonardo da Vinci w ramach kształcenia i szkolenia
zawodowego niezaliczającego się do edukacji na poziomie wyższym,
może on otrzymać dofinansowanie studiów wyższych w połączeniu z
praktyką.
25. Szczególne warunki dotyczące studentów z Luksemburga
-
Poza przyznaniem dofinansowania studentom i nauczycielom, których
macierzyste instytucje mają siedzibę w Luksemburgu, do roku
akademickiego 2010/11 NA przyznaje również dofinansowanie na wyjazd
uprawnionym studentom, którzy są obywatelami Luksemburga, lecz
których macierzysta uczelnia ma siedzibę w innym kraju uczestniczącym
w Programie „Uczenie się przez całe życie”. Ten warunek przestaje mieć
zastosowanie począwszy of roku 2011/12.
26. Karta Studentów Erasmusa
-
Wszystkie prawa i obowiązki studenta Erasmusa zostały zapisane w
Karcie Studenta Erasmusa, którą każdy student otrzymuje od swojej
uczelni przed wyjazdem na studia za granicę. Narodowe Agencje powinny
upewnić się, że każdy wyjeżdżający student otrzymał kopię Karty
Studenta. Uaktualniona Karta z nowym logo będzie dostępna na stronie
internetowej ec.europa.eu/education/erasmus.
8.3.3. Kryteria poprawności formalnej w odniesieniu do wyjazdów nauczycieli w
celu prowadzenia zajęć / wyjazdów personelu na szkolenia
8.3.3.1.
Kryteria mające zastosowanie do pracowników dydaktycznych
/personelu uczelni
27. Wyjazdy nauczycieli w celu prowadzenia zajęć: pracownicy dydaktyczni powinni
być pracownikami HEI, która posiada EUC lub przedsiębiorstwa (patrz 8.1).
Zajęcia muszą być prowadzone w HEI posiadającej EUC.
28. Szkolenie personelu: personel wysyłającej instytucji zaangażowanej w szkolenie
personelu powinien być zatrudniony w HEI, która posiada EUC. Jeżeli
organizacja przyjmująca jest HEI, musi ona również posiadać EUC.
102
29. Nauczyciele oraz pozostały personel uczestniczący w wyjazdach personelu
powinni być obywatelami kraju uczestniczącego w Programie „Uczenie się przez
całe życie” lub obywatelami innego kraju zatrudnionymi lub mieszkającymi w
kraju uczestniczącym, zgodnie z warunkami ustalonymi przez kraj uczestniczący,
z uwzględnieniem charakteru programu (patrz strona internetowa odpowiedniej
NA).
8.3.3.2. Kryteria mające zastosowanie do wyjazdu i HEI/Przedsiębiorstw
22. Uprawnione instytucje i umowy międzyinstytucjonalne pomiędzy HEI:
-
Instytucja przyjmująca powinna posiadać EUC;
-
Przedsiębiorstwo przyjmujące musi posiadać odpowiednie uprawnienia
(patrz 8.1);
-
Wyjazdy w celu prowadzenia zajęć na HEI będą realizowane w oparciu o
umowy międzyinstytucjonalne. Zasada ta nie ma zastosowania do
wyjazdów organizowanych pomiędzy HEI i przedsiębiorstwami;
-
Przynajmniej jeden z krajów, tzn. kraj wysyłający lub przyjmujący, musi
być krajem członkowskim UE.
23. Ustalony program nauczania/ plan pracy
-
Wyjazdy w celu prowadzenia zajęć: partnerskie instytucje szkolnictwa
wyższego z góry ustalą program nauczania (patrz 8.1) podczas wykładów
prowadzonych przez wizytującego wykładowcę.
-
Szkolenie personelu: partnerskie instytucje z góry ustalą plan pracy (patrz
8.1), który będzie realizowany przez wizytujący personel. Szkolenie
językowe oraz uczestnictwo w seminariach, warsztatach i konferencjach
można uwzględnić w ramach wyjazdu szkoleniowego dla personelu.
Szkolenia tego typu nie będą jednak zajmować większości ogólnej liczby
dni szkoleniowych dofinansowanych w programie Erasmus dla instytucji
wysyłającej oraz na dany rok akademicki (pojedynczą umowę).
24. Czas trwania
-
Wyjazdy w celu prowadzenia zajęć: obowiązkowe jest przeprowadzenie
zajęć trwających przynajmniej 5 godzin (tzn. co najmniej jeden dzień).
Zaleca się aby minimalny czas trwania wyjazdu wynosił 5 dni roboczych,
celem zapewnienia istotnego wkładu w program nauczania oraz
międzynarodowy aspekt życia akademickiego w instytucji przyjmującej.
Krótsze wyjazdy są dopuszczalne w wyjątkowych przypadkach.
Maksymalny czas trwania wyjazdu to 6 tygodni.
-
Szkolenie personelu: wyjazd powinien trwać od 5 dni roboczych do 6
tygodni. Krótsze wizyty są dopuszczalne w przypadku uczestnictwa w
seminariach, warsztatach i konferencjach. Instytucja powinna jednak
przedstawić uzasadnienie w takich przypadkach, określając przede
wszystkim treści oraz znaczenie tychże działań dla personelu docelowego.
103
Dodatkowe zasady dotyczące wyjazdów
zajęć/wyjazdów szkoleniowych dla personelu
8.3.3.3.
w
celu
prowadzenia
25. Pierwszeństwo dla wyjazdów realizowanych po raz pierwszy i ograniczenia dla
powtórnych wyjazdów
-
W celu zapewnienia uczestnictwa możliwie największej liczby
nauczycieli/personelu,
należy
dać
pierwszeństwo
nauczycielom/personelowi wyjeżdżającym za granicę po raz pierwszy.
-
Narodowa Agencja może ograniczyć liczbę wyjazdów przypadających na
danego nauczyciela lub personel w danym okresie czasu.
26. Brak dofinansowania wyjazdów w celu prowadzenia zajęć /szkoleń personelu
Jest możliwość uczestnictwa w programie Erasmus nauczycieli lub
personelu, którzy nie otrzymują dofinansowania.
-
8.3.4. Umowa o dofinansowanie z tytułu wyjazdów studentów
UWAGA
Model zarządzania opisany poniżej opiera się na stosunkach umownych
pomiędzy wysyłającymi HEI a ich studentami. Podobnie jak w przeszłości, w
ograniczonej liczbie krajów1 NA mogą bezpośrednio zarządzać umowami o
dofinansowanie z tytułu wyjazdów. W takim przypadku, NA podpisuje umowę o
dofinansowanie z indywidualnymi studentami i jest odpowiedzialna za wszystkie stosunki
umowne.
Umowa o dofinansowanie obejmująca Porozumienie o Programie Zajęć /
Porozumienie o Programie Praktyki
8.3.4.1.
27. Wzór umowy o dofinansowanie pomiędzy HEI a studentem z tytułu wyjazdów na
praktyki został załączony do Przewodnika dla NA. Taki wzór zawiera minimalne
wymogi.
28. Umowa o dofinansowanie powinna zawierać Porozumienie o Programie Zajęć lub
Praktyki (patrz 8.1).
29. Należy zachować zaświadczenie na piśmie, że studenci, którzy otrzymali
dofinansowanie na wyjazd w ramach Erasmusa zostali poinformowani oraz
zaakceptowali warunki i obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie przed
rozpoczęciem mobilności.
8.3.4.2. Kwota dofinansowania
30. Uczelnia macierzysta dokonuje obliczenia indywidualnych kwot na podstawie
instrukcji opracowanych przez NA. Studenci, którzy nie otrzymali
1
Austria. Od roku 2011/12 uwaga ta nie dotyczy już Luksemburga. Grecja zaś stosuje indywidualną
umowę o dofinansowanie pomiędzy NA a studentami w odniesieniu do dofinansowania EILC.
104
dofinansowania będą zobowiązani do potwierdzenia warunków i obowiązków
wyszczególnionych w umowie o wyjazd.
8.3.4.3. Raporty składane przez studentów i zamknięcie umów o dofinansowanie
zawartych ze studentami
31. Po zakończeniu mobilności, wszyscy studenci, którzy zrealizowali wyjazd w
ramach Erasmusa będą zobowiązani sporządzić raport studenta.
32. Zgodnie z postanowieniami umowy, HEI lub NA (w zależności od modelu
zarządzania) uzyska zwrot wszelkich sum niewykorzystanych od studentów i
nauczycieli.
33. Niespełnienie przez studenta wymogów kursu podczas studiów za granicą może
stanowić podstawę do wymagania częściowego lub całkowitego zwrotu kwoty
dofinansowania. Zwrot nie będzie wymagany w przypadku, gdy student nie mógł
ukończyć planowanych zajęć podczas studiów za granicą z powodu działania siły
wyższej. Takie przypadki zostaną zgłoszone przez instytucję wysyłającą i
wszelkie zwolnienia zostaną zatwierdzone przez NA na piśmie.
8.3.5. Stosunki w przypadku wyjazdu nauczycieli w celu prowadzenia zajęć –
program nauczania
34. W przypadku wyjazdów nauczycieli w celu prowadzenia zajęć, NA przedstawi
HEI wzór umowy o dofinansowanie pomiędzy wysyłającą HEI a nauczycielem,
bądź też zatwierdzi umowę o dofinansowanie opracowaną przez HEI. Należy
określić zobowiązania finansowe. W kwestii zawartości merytorycznej umowa
musi spełniać „minimalne wymogi w zakresie programu nauczania” załączonego
do standardowej umowy o dofinansowanie pomiędzy NA a HEI, dotyczącej
wyjazdów, w postaci załącznika II-C do niniejszego Przewodnika dla NA. Strony
zaangażowane będą zobowiązane do przestrzegania indywidualnego „Programu
nauczania” (patrz 8.1) przygotowanego do celów wyjazdu, zatwierdzonego i
podpisanego przez wszystkie strony. Instytucje będą odpowiedzialne za jakość
okresu mobilności za granicą. Po powrocie, beneficjent sporządzi krótki raport
opisujący główne wyniki wyjazdu.
8.3.6. Stosunki w przypadku szkolenia personelu – plan pracy
35. W przypadku szkoleń personelu, NA przedstawi HEI wzór umowy o
dofinansowanie pomiędzy wysyłającą HEI a członkiem personelu, bądź też
zatwierdzi umowę o dofinansowanie opracowaną przez HEI. Należy określić
zobowiązania finansowe. W kwestii realizowanego działania szkoleniowego
umowa musi spełniać „minimalne wymogi w zakresie programu nauczania”
załączonego do standardowej umowy o dofinansowanie pomiędzy NA a HEI,
dotyczącej wyjazdów, w postaci załącznika II-C do niniejszego Przewodnika dla
NA. Strony zaangażowane będą zobowiązane do przestrzegania indywidualnego
planu pracy (patrz 8.1) przygotowanego do celów wyjazdu, zatwierdzonego przez
instytucję wysyłającą i przyjmującą oraz podpisanego przez wszystkie strony. Po
powrocie, beneficjent sporządzi krótki raport opisujący główne wyniki wyjazdu.
105
8.3.7. Zmiany w umowach o dofinansowanie dla studentów i personelu
36. Zmiany do umowy o dofinansowanie dla studentów/personelu, wprowadzane na
wniosek studenta/personelu lub też niemające negatywnych skutków dla
studenta/personelu, wymagają jedynie formalnego zawiadomienia przesłanego
studentowi/personelowi pocztą lub e-mailem przez HEI lub konsorcjum na
odpowiednim poziomie realizacji. Wprowadzone w ten sposób zmiany
traktowane będą jako formalne poprawki do umowy o dofinansowanie.
8.4. Intensywne Kursy Językowe Erasmus (EILC)
8.4.1. Przepisy finansowe i przepisy dodatkowe dot. EILC - zryczałtowane
finansowanie kursów
1. Dofinansowanie ma formę zryczałtowanej kwoty udzielonej na dany kurs w celu
uczestniczenia w kosztach poniesionych przez instytucję podczas organizacji i
prowadzenia kursu językowego49 dla studentów Erasmusa. Kwota ta musi być
taka sama dla wszystkich kursów organizowanych w danym kraju.
2. W przypadku, gdy budżet NA nie pozwala na udzielenie wsparcia na rzecz
wszystkich wniosków odpowiedniej jakości, NA może zaproponować tym
wnioskodawcom, którzy przekroczyli minimalny próg w procesie jakościowej
oceny wniosków, organizację kursu bez wsparcia ze strony NA (kursy EILC bez
dofinansowania). Wnioskodawcy będą musieli wyrazić zgodę na podjęcie działań
bez wsparcia finansowego, w oparciu o warunki określone w standardowej
umowie o dofinansowanie oraz w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie.
8.4.2. Możliwe dodatkowe kwoty dofinansowania dla studentów Erasmusa
3. Instytucja macierzysta może udzielić dodatkowego dofinansowania
wyjeżdżającemu studentowi Erasmusa uczestniczącemu w EILC, ze swojego
budżetu przeznaczonego na wyjazdy studentów na studia, celem pokrycia
kosztów podróży i utrzymania studentów uczestniczących w kursie.
Dofinansowanie z tytułu EILC ma na celu skompensowanie dodatkowych
kosztów uczestnictwa w EILC przed rozpoczęciem przez studenta właściwego
wyjazdu w ramach Erasmusa. W przypadku, gdy EILC ma miejsce równolegle z
wyjazdem w ramach Erasmusa, dofinansowanie z tytułu EILC nie powinno zostać
udzielone w zwykłych okolicznościach. Jednak, w wyjątkowych okolicznościach
dodatkowe dofinansowanie z tytułu EILC może być uzasadnione, np. w
przypadku, gdy uczestnictwo w EILC generuje dodatkowe koszty.
49
Intensywne Kursy Językowe Erasmusa (EILC) to specjalistyczne kursy językowe kształcące w zakresie
mniej używanych i nauczanych języków, organizowane w tych krajach, w których języki te stosowane
są jako języki nauczania w HEI. Język angielski, niemiecki, francuski i hiszpański (kastylijski) nie
kwalifikują się jako języki nauczane w ramach EILC. Kursy EILC mogą być prowadzone w
następujących krajach, w odniesieniu do języków podanych w nawiasach: Belgia (holenderski w
obrębie społeczności flamandzkiej), Bułgaria (bułgarski), Chorwacja (chorwacki), Cypr (grecki),
Czechy (czeski), Dania (duński), Estonia (estoński), Finlandia (finlandzki i szwedzki), Grecja (grecki),
Węgry (węgierski), Islandia (islandzki), Włochy (włoski), Łotwa (łotewski), Litwa (litewski), Malta
(maltański), Holandia (holenderski), Norwegia (norweski), Polska (polski), Portugalia (portugalski),
Rumunia (rumuński), Słowacja (słowacki), Słowenia (słoweński), Hiszpania (baskijski, kataloński,
galicyjski i walencki), Szwecja (szwedzki), Szwajcaria (włoski) oraz Turcja (turecki).
106
Dofinansowanie dla studentów Erasmusa z tytułu uczestnictwa w EILC, a także
czas trwania EILC należy uwzględnić w zapisach umowy o dofinansowanie
wyjazdu w ramach studiów lub praktyki, bądź też w zapisach odrębnej umowy o
dofinansowanie.
8.4.3. Finansowanie uczestnictwa Asystentów Comeniusa i Grundtviga
4. Studenci Erasmusa mają pierwszeństwo uczestnictwa, lecz Asystenci Comeniusa
i Grundtviga również mogą uczestniczyć, jeżeli są wolne miejsca.
5. Uczestniczący Asystenci Comeniusa i Grundtviga otrzymają dofinansowanie w
ramach budżetu Comeniusa i Grundtviga w kraju macierzystym.
8.4.4. Brak opłat z tytułu EILC dla studentów Erasmusa oraz Asystentów
Comeniusa i Grundtviga
6. Nie pobiera się opłat od studentów Erasmusa z tytułu uczestnictwa w kursie
EILC. Jednak opłaty mogą zostać pobrane z tytułu uczestnictwa w wycieczce i
podobnych opcjonalnych wydarzeniach oraz z tytułu innych opłat, które zwykle
zobowiązani są uiścić studenci Erasmusa. Takie same zasady mają zastosowanie
do Asystentów Comeniusa i Grundtviga.
8.4.5. Czas trwania kursu EILC
7. Minimalna liczba godzin lekcyjnych w ramach kursu EILC to 60, w tym co
najmniej 15 godzin lekcyjnych tygodniowo (plus nauka samodzielna i
laboratorium językowe). Czas trwania kursu EILC powinien wynosić od 2 do 6
tygodni.
8.4.6. Zalecana liczba uczestników
8. Zaleca się tworzenie niewielkich grup uczestników (około 15-20 osób).
Minimalna liczba uczestników powinna wynosić 10. Należy zapewnić wydajność
kosztów kursu EILC. Jeżeli ostateczna liczba uczestników wynosi mniej niż 10,
NA może zmniejszyć kwotę dofinansowania częściowo lub zupełnie (patrz 3.7.1.
punkt 4).
8.4.7. Instytucje organizujące kursy EILC
8.4.7.1. Zaproszenie do składania wniosków i wybór organizatorów kursów EILC
9. Wybór organizujących instytucji (OI) będzie mieć miejsce na podstawie
Zaproszenia do składania wniosków opublikowanego przez NA wraz z ogólnym
Zaproszeniem do składania wniosków w ramach Programu „Uczenie się przez
całe życie”.
10. Okres składania wniosków dot. kursów EILC biegnie od 1 czerwca N do 31 maja
N+1.
11. Uprawnieni organizatorzy kursów EILC to HEI, które posiadają EUC lub inne
organizacje wyspecjalizowane w szkoleniu językowym w zakresie mniej znanych
języków uczestniczących krajów.
107
12. Organizujące instytucje powinny posiadać doskonałe umiejętności organizacji i
prowadzenia kursów EILC. Przewagę będą mieć te instytucje, które już posiadają
wymaganą infrastrukturę oraz duże doświadczenie w organizowaniu tego typu
zajęć.
13. Podczas wyboru organizatorów kursów, NA powinny zapewnić, że miejsca są
dostępne dla studentów z danego kraju kontynuujących studia/praktyki Erasmusa
w instytucjach, które nie oferują kursów EILC. Kalendarz organizacji kursów
EILC oraz harmonogram składania i wyboru wniosków studenckich znajduje się
w załączeniu.
14. Wybrani organizatorzy EILC powinni uzupełnić „Formularz informacji na temat
organizującej instytucji” (załączony do umowy o dofinansowanie dotyczącej
EILC), obejmujący informacje na temat kursu EILC dla potencjalnych
uczestników. Organizująca instytucja powinna zapewnić zakwaterowanie dla
wszystkich uczestników. Zaleca się przeprowadzenie oceny osiągnięć studentów,
a także wydanie certyfikatów i przyznanie punktów akredytacyjnych ECTS.
15. NA przeprowadzi procedurę przyznania dofinansowania zgodnie z zapisami
punktu 3.6 niniejszego Przewodnika dla NA.
8.4.7.2. Umowy o dofinansowanie
16. NA przygotuje oraz będzie administrować umowy o dofinansowanie z OI jak
określono w punkcie 3.73.7 Przewodnika dla NA, z wykorzystaniem
obowiązującego wzoru umowy o dofinansowanie.
8.4.8. Wybór uczestników kursu EILC
8.4.8.1. Uprawnieni uczestnicy
17. Studenci, którzy zostali wybrani do uczestnictwa w wyjeździe Erasmusa na
studia/praktykę w kraju przyjmującym są uprawnieni do uczestnictwa w EILC.
18. Asystenci Comeniusa i Grundtviga są uprawnieni do uczestnictwa w EILC.
19. Kursy są prowadzone dla początkujących i/lub średniozaawansowanych.
Studenci, których głównym przedmiotem studiów jest język kraju organizującego
zwykle nie są uprawnieni do uczestnictwa.
8.4.8.2. Procedura wnioskowania oraz terminy składania wniosków przez
studentów
20. Wypełniając standardowy formularz wniosku, studenci wnioskują za
pośrednictwem biura Erasmusa dla swojej macierzystej instytucji, które jest
odpowiedzialne za przesyłanie wniosków za pośrednictwem poczty
elektronicznej50 do instytucji, która dokonuje wyboru wraz z poświadczeniem w
50
Wszystkie wnioski należy przesyłać w wersji elektronicznej (e-mail), bez kopii papierowych. Wszelką inną
korespondencję (wyniki wyboru, potwierdzenie od studentów, itd.) należy wyłącznie przesyłać drogą
elektroniczną, jeżeli jest to możliwe.
108
formie elektronicznej, że wnioskodawca został wybrany na wyjazd Erasmusa na
studia/praktykę51. Adres e-mail, na jaki należy przesłać formularz wniosku jest
określony w formularzu informacyjnym organizującej instytucji.
21. Instytucja macierzysta zobowiązana jest zapewnić, że dane wymagane przez
organizującą instytucję do złożenia wniosku zostały zamieszczone w formularzu
wniosku.
22. Instytucja macierzysta samodzielnie ustala terminy składania wniosków przez
wyjeżdżających studentów (zaleca się aby odpowiadały one terminom
stosowanym dla wyjazdów na studia/praktyki Erasmusa), uwzględniając
powszechnie stosowane terminy określone w załączniku.
8.4.8.3. Odpowiedzialność za wybór studentów
23. Ostateczny wybór studentów jest wspólnym obowiązkiem instytucji organizującej
EILC i NA w kraju przyjmującym.
24. NA w kraju przyjmującym jest odpowiedzialna za monitorowanie procedury
oceny i wyboru na poziomie krajowym. Zaleca się by odpowiednie NA
uczestniczyły w wyborze poprzez uczestnictwo lub organizowanie spotkań
komitetów ewaluacyjnych, lub konsultowanie się z organizatorem kursu EILC w
inny sposób w czasie trwania selekcji. Uczestnicy kursów powinni zostać wybrani
w przejrzysty i skoordynowany sposób. Ważne jest zapewnienie uczestnictwa
osób z różnych rejonów geograficznych i zajmujących się różnymi przedmiotami.
Priorytetowo można potraktować studentów pragnących kontynuować kursy w
ramach studiów w programie Erasmusa w języku EILC. Można to zapewnić,
między innymi, poprzez wspólne spotkania ewaluacyjne wszystkich
organizatorów kursów.
8.4.8.4. Procedura wnioskowania właściwa dla Asystentów Comeniusa i
Grundtviga
25. Asystenci Comeniusa i Grundtviga wnioskują bezpośrednio do instytucji
prowadzącej kurs EILC (nie za pośrednictwem swojej instytucji macierzystej) z
zastosowaniem standardowego formularza wniosku (dostępnego na stronie
internetowej EILC). Takiemu wnioskowi musi towarzyszyć potwierdzenie statusu
Asystenta Comeniusa lub Grundtviga z krajowej NA.
26. Asystenci Comeniusa i Grundtviga są informowani indywidualnie o wynikach
procedury wyboru (zatwierdzenie/odrzucenie i możliwość umieszczenia na liście
rezerwowej) tak szybko jak to możliwe po terminie składania wniosków dot.
kursów lato/jesień.
27. W przypadku kursów zima/wiosna, w odniesieniu do Asystentów Comeniusa i
Grundtviga zastosowanie ma taki sam kalendarz jak ten obowiązujący studentów
Erasmusa.
51
Jeżeli termin wyboru w odniesieniu do wyjazdów Erasmusa na studia/praktykę jest późniejszy niż termin
składania wniosków dot. EILC, status studenta w programie Erasmus powinien zostać potwierdzony, gdy student
potwierdzi swoje uczestnictwo w kursie.
109
8.4.8.5. Pozostałe rekomendacje dot. procedury wyboru studentów
28. Każda NA zapewni wszystkim HEI w swoim kraju informacje nt. kursów EILC i
przybliżonej liczby wolnych miejsc w poszczególnych krajach przyjmujących.
29. Każdy organizator kursów EILC sporządzi listę rezerwową i będzie świadomy
możliwości, że względnie duża liczba osób zrezygnuje z uczestnictwa.
30. Wszyscy wnioskodawcy (zarówno wybrani jak i odrzuceni) zostaną
indywidualnie poinformowani przez organizatora kursu EILC o wynikach wyboru
(z uwzględnieniem możliwości umieszczenia na liście rezerwowej), bądź też o
przekazaniu ich wniosku innej OI, zgodnie z wskazaniem we wniosku złożonym
przez wnioskodawcę.
31. Informacje nt. wyników wyboru należy przesłać do studentów tak szybko jak to
będzie możliwe po przeprowadzeniu wyboru, zwykle nie później niż na jeden
miesiąc przed rozpoczęciem kursu.
32. OI prześle informacje nt. wybranych uczestników do macierzystej instytucji /NA
po tym jak student potwierdzi swoje uczestnictwo w kursie.
8.4.9. Sprawozdania
33. Uczestniczący studenci oraz Asystenci Comeniusa i Grundtviga wypełnią
„Sprawozdanie końcowe dla studentów” (załączone do umowy o dofinansowanie
w ramach EILC). Dokument ten traktowany będzie jako „wymóg minimalny”.
34. Organizująca instytucja wypełni „Sprawozdanie końcowe dla organizujących
instytucji” (załączone do umowy o dofinansowanie w ramach EILC). Dokument
ten traktowany będzie jako „wymóg minimalny”.
35. Sprawozdanie końcowe złożone przez NA Komisji będzie stanowić część
sprawozdania rocznego NA na mocy umowy Komisja-NA. Dalsze wymogi
sprawozdawcze przedstawiono w punkcie 8.7 niniejszego Przewodnika dla NA.
8.5. Kursy Intensywne (IP)
8.5.1. Przepisy finansowe i inne dot. kursów IP
8.5.1.1.
Uprawnione koszty – 3 kategorie
1. Istnieją trzy kategorie uprawnionych kosztów, które podlegają dofinansowaniu:
-
Zryczałtowane dofinansowanie kosztów organizacyjnych związanych z
przygotowaniem kursu, jego realizacją i kontynuacją. Taka kwota
dofinansowania musi być jednakowa dla wszystkich kursów organizowanych
w danym kraju i zostanie opublikowana ex-ante w ramach odpwiedniego
Zaproszenia do składania wniosków (por. punkt 3.2. Przewodnika). Stawki
określone przez NA nie mogą przekraczać maksymalnych stawek
określonych w Przewodniku po Programie „Uczenie się przez całe życie”.
-
W przypadku, gdy budżet NA nie pozwala na udzielenie wsparcia na rzecz
wszystkich wniosków odpowiedniej jakości, NA może zaproponować tym
110
wnioskodawcom, którzy przekroczyli minimalny próg w procesie
jakościowej oceny wniosków, organizację kursu bez wsparcia ze strony NA
(kursy intensywne bez dofinansowani). Wnioskodawcy będą musieli wyrazić
zgodę na podjęcie działań bez wsparcia finansowego, w oparciu o warunki
określone w standardowej umowie o dofinansowanie oraz w zatwierdzonym
wniosku o dofinansowanie. Umowy o dofinansowanie obejmujące brak
dofinansowania na pokrycie kosztów organizacji będą jednakże uwzględniać
dofinansowanie na pokrycie kosztów utrzymania i podróży dla uczestników
wybranego kursu IP.
52
-
Zryczałtowane dofinansowanie z tytułów kosztów utrzymania studentów i
członków kadry nauczycielskiej. Skala kosztów jednostkowych zostanie
opublikowana ex-ante. Stawki określone przez NA nie mogą przekraczać
maksymalnych stawek określonych w Przewodniku do Programu „Uczenie
się przez całe życie”52. Nauczyciele i studenci pochodzący z koordynującej
HEI nie mogą uzyskać dofinansowania z tytułu kosztów utrzymania, jeżeli
kurs IP odbywa się w mieście, w którym zlokalizowana jest koordynująca
HEI. Podobnie nauczyciele i studenci pochodzący z partnerskiej HEI nie
mogą uzyskać dofinansowania z tytułu kosztów utrzymania, jeżeli kurs IP
odbywa się w mieście, w którym zlokalizowana jest partnerska HEI. Jako
uprawnione koszty utrzymania uznane zostaną wyłącznie koszty obejmujące
maksymalnie 60 studentów oraz maksymalnie 20 nauczycieli.
-
Dofinansowanie z tytułu kosztów podróży dla studentów i członków
personelu dydaktycznego. Koszty podróży dla nauczycieli i studentów
pochodzących z koordynującej HEI nie stanowią uprawnionych kosztów,
jeżeli kurs IP odbywa się w mieście, w którym zlokalizowana jest
koordynująca HEI. Podobnie koszty podróży dla nauczycieli i studentów
pochodzących z partnerskiej HEI nie stanowią uprawnionych kosztów, jeżeli
kurs IP odbywa się w mieście, w którym zlokalizowana jest partnerska HEI.
Liczba uprawnionych studentów podróżujących z krajów innych, niż kraj
przyjmujący szkolenie IP, musi wynosić co najmniej 10. Nie określono
minimalnej liczby uczestniczących nauczycieli, jednak stosunek liczby
personelu do liczby studentów musi zapewniać aktywne uczestnictwo w
zajęciach. Jako uprawnione koszty utrzymania uznane zostaną wyłącznie
koszty obejmujące maksymalnie 60 studentów oraz maksymalnie 20
nauczycieli. O dofinansowanie z tytułu kosztów podróży należy ubiegać się w
oparciu o rzeczywiste poniesione koszty (w tym koszty wiz
wjazdowych/wyjazdowych, jeśli dotyczy); w takim wypadku NA może
zastosować pułap kosztów, bądź określić maksymalny procent
Celem sprawdzenia stawek na utrzymanie nauczycieli uczestniczących w kursach IP wybranych w roku
2011 prosimy odnieść się do Przewodnika do Programu „Uczenie się przez całe życie” na rok 2011,
Część I, tabela 1 a. Celem sprawdzenia maksymalnych miesięcznych stawek na utrzymanie
uczestniczących studentów, prosimy odnieść się do Przewodnika do Programu „Uczenie się przez całe
życie” na rok 2011, Część I, tabela 1 b. Metoda obliczania maksymalnego dofinansowania na
utrzymanie studentów uczestniczących w kursie IP trwającym krócej niż 30 dni: maksymalna
miesięczna stawka na utrzymanie, określona w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe
życie” na rok 2011, Część I, tabela 1 b, podzielona przez 30 oraz pomnożona przez liczbę dni, które
podlegają dofinansowaniu z tytułu koszów utrzymania.
111
dofinansowania rzeczywistych kosztów, opublikowany w odniesieniu do
maksymalnych kosztów (ex-ante) w odpowiednim krajowym Zaproszeniu do
składania wniosków
2. Aby zachować możliwość ograniczenia kwoty dofinansowania na rzecz IP w
ramach danego zaproszenia do składania wniosków, NA zobowiązana jest
opublikować odpowiednie zasady jako część krajowego zaproszenia,
stanowiącego uzupełnienie ogólnego zaproszenia o zasięgu unijnym. Tego typu
zasad nie będzie można zastosować jeżeli nie będą od początku znane
wnioskodawcom. Ograniczenie kwoty dofinansowania należy odnieść do
wszystkich wnioskodawców w sposób sprawiedliwy i przejrzysty.
3. W tym kontekście, ograniczyć można jedynie liczbę uczestników w kursie IP,
stosując następujące zasady:
 w przypadku ponownych wniosków: w oparciu o rzeczywisty poziom
realizacji wyjazdów w poprzednim roku (latach);

w oparciu o kryteria obliczania wysokości dofinansowania, opublikowane
przez NA w odniesieniu do maksymalnych kosztów. Przykładowo, jeżeli
dofinansowanie odnosi się do projektu o dużej liczbie planowanych
uczestników, NA może zastrzec sobie prawo (w oparciu o opinie
ekspertów oceniających) do zmniejszenia liczby uczestników wyjazdu,
zmniejszając jednocześnie koszty podróży i utrzymania.
Zmniejszenie liczby uczestników nie może mieć negatywnego wpływu na
wykonalność, adekwatność oraz wydajność ekonomiczną kursu IP. Nie może ono
także spadkiem liczby uczestników wyjazdu poniżej 10.
4. Nie pobiera się opłat od studentów Erasmusa z tytułu uczestnictwa w kursie
EILC. Jednak opłaty mogą zostać pobrane z tytułu uczestnictwa w wycieczce i
podobnych opcjonalnych wydarzeniach oraz z tytułu innych opłat, które zwykle
zobowiązani są uiścić studenci Erasmusa.
5. Koordynator IP zapewni, że dofinansowanie z tytułu kosztów podróży zostanie
wypłacone uczestnikom. Zaleca się aby instytucja organizująca IP zapewniła
uczestnikom zakwaterowanie i/lub wyżywienie. Należy wykorzystać w tym celu
fundusze uzyskane na pokrycie kosztów utrzymania i podróży. Tego typu
funduszami należy zarządzać w sposób przejrzysty.
8.5.1.2.
Relokacja funduszy na rzecz kursu intensywnego IP
6. NA może wprowadzić system relokacji funduszy w odniesieniu do:
–
Funduszy niewykorzystanych przez beneficjentów projektu;
–
Dodatkowych funduszy dostępnych wskutek relokacji funduszy pomiędzy
budżetami programu sektorowego „Uczenie się przez całe życie” w ramach
Umowy Komisja-NA;
–
Dodatkowych funduszy udostępnionych NA w ramach budżetu UE.
112
7. Relokację funduszy należy przeprowadzić z zachowaniem ram czasowych
określonych w terminarzu wykorzystania funduszy (por. Załącznik 1 Umowy
Komisja-NA). NA powinna zastosować następującą procedurę:
–
Projekty zamieszczone na liście rezerwowej podczas wstępnego wyboru
wniosków kwalifikują się do uzyskania wsparcia w przypadku relokacji
funduszów;
–
W przypadku wyczerpania listy rezerwowej, NA może wystosować
zaproszenie do składania wniosków na poziomie krajowym, adresowane
wyłącznie do tych beneficjentów, którzy realizują otwartą umowę o
dofinansowanie w ramach wsparcia na rok budżetowy N:
o Beneficjenci składają sprawozdanie odnośnie wykorzystania funduszy
oraz wskazują na potrzebę uzyskania dodatkowych funduszy;
o Kwotę dofinansowania można zwiększyć wyłącznie dla takich pozycji
budżetowych, jak koszty podróży i utrzymania, celem uwzględnienia
dodatkowych uczestników, w tym studentów i personelu dydaktycznego;
zryczałtowana kwota dofinansowania na rzecz organizacji IP w żadnym
wypadku nie podlega zwiększeniu;
o NA powołuje odpowiednią komisję ewaluacyjną zgodnie z zasadami
określonymi w Przewodniku dla NA (punkt 3.6.2.3) oraz sporządza listę
dodatkowych propozycji finansowania;
o Jednocześnie NA wprowadza niezbędne poprawki do umów o
dofinansowanie.
8.5.1.3.
Skład konsorcjum kursu intensywnego IP
8. Konsorcjum IP obejmuje co najmniej trzy instytucje uczestniczące z trzech
różnych krajów realizujących Program „Uczenie się przez całe życie”. Co
najmniej jedna z instytucji uczestniczących musi pochodzić z kraju
członkowskiego Unii Europejskiej.
8.5.1.4.
9.
Czas trwania kursu intensywnego IP
Minimalny czas trwania kursu typu IP to 10 kolejnych pełnych dni pracy
związanej z przedmiotem kursu. Maksymalny czas trwania to 6 tygodni
nieprzerwanych sesji praktyki nauczycielskiej. Dni związane z przedmiotem
kursu nie obejmują przygotowań, programu dodatkowego poza tematem kursu IP
ani dni, w jakich ma miejsce podróż (dzień przyjazdu i wyjazdu nie jest uznawany
za dzień roboczy, jeżeli praktyka nauczycielska nie ma miejsca w takie dni). Kurs
IP musi trwać nieprzerwanie, a dni pracy związanej z przedmiotem kursu mogą
być przerwane jedynie dniami wolnymi od pracy.
8.5.1.5.
Lokalizacja kursu intensywnego IP
10. Planowane miejsce realizacji kursu IP musi znajdować się w kraju upoważnionym
do uczestnictwa w Programie „Uczenie się przez całe życie”.
113
8.5.1.6.
Uczestniczący studenci i personel
11. Uczestniczący studenci i personel dydaktyczny powinni być obywatelami kraju
uczestniczącego w realizacji Programu „Uczenie się przez całe życie” lub
obywatelami innych krajów pobierających regularną naukę w instytucjach
szkolnictwa wyższego w kraju realizującym Program „Uczenie się przez całe
życie”, bądź też posiadać zatrudnienie w kraju uczestniczącym, na warunkach
określonych przez każdy z uczestniczących krajów, uwzględniając specyficzny
charakter programu (patrz strona internetowa odpowiedniej NA).
12. Uczestniczący studenci muszą być zarejestrowani w jednej z uczestniczących
instytucji. Liczba studentów przyjeżdżających z krajów innych niż kraj, w którym
kurs IP ma miejsce nie może być niższa niż 10.
8.5.2. Wybór kursu IP i zawieranie umów
8.5.2.1.
Zaproszenie do składania wniosków
13. Wybór kursów IP może odbywać się na podstawie krajowego Zaproszenia do
składania wniosków opublikowanego przez NA obok ogólnego Zaproszeniem do
składania wniosków w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”. Nie
należy określać priorytetów krajowych w ramach tej akcji.
14. Okres składania wniosków dot. kursów IP biegnie od 1 września N do 31 sierpnia
N+1. W wyjątkowych przypadkach data zakończenia IP może mieć miejsce po
dniu 31 sierpnia N+1, z zastrzeżeniem, że data rozpoczęcia zawiera się we
wskazanym powyżej okresie.
15. HEI koordynująca kurs IP będzie ubiegać się do NA w swoim kraju z
wykorzystaniem oficjalnych formularzy wniosku (uzupełnionych przez NA
istotnymi informacjami krajowymi).
16. IP realizowany w obrębie identycznego lub bardzo podobnego partnerstwa, bądź
obejmujący identyczny lub bardzo podobny temat może być dofinansowany w
ramach danego Zaproszenia tylko przez jedną Narodową Agencję.
17. W przypadku zmiany koordynatora na przestrzeni lat, przy niezmienionym kraju,
wniosek dotyczący drugiego/trzeciego roku należy potraktować jako wniosek
ponowny. Niemniej jednak, jeżeli koordynacja IP przeniesiona zostanie do innego
kraju, niż kraj właściwy dla siedziby pierwotnej instytucji koordynującej, wniosek
zostanie rozpatrzony i oceniony przez NA w kraju właściwym dla siedziby nowej
instytucji koordynującej, jako zupełnie nowy wniosek. Całkowity czas trwania
dofinansowania dla identycznego lub podobnego kursu IP nie może jednak
przekroczyć trzech lat.
8.5.2.2.
Procedura wnioskowania i wyboru
18. NA przeprowadzi procedurę przyznania dofinansowania zgodnie z
postanowieniami punktu 3.6. Przewodnika dla NA oraz z zastosowaniem
podręcznika oceny kursów IP dla NA i ekspertów, oraz formularzem oceny
kursów IP załączonym do niniejszego Przewodnika.
114
19. Po zakończeniu procedury przyznania dofinansowania, NA kraju koordynatora
przesyła elektroniczne kopie wniosków dot. projektów, które zostały
zatwierdzone do informacji NA uczestniczących krajów. NA opublikuje również
wyniki przyznania dofinansowanie na swojej stronie internetowej zgodnie z
postanowieniami punktu 3.6. Przewodnika dla NA.
8.5.2.3.
Umowy o dofinansowanie
20. NA przygotuje oraz będzie administrować umowy o dofinansowanie, zgodnie z
zapisem punktu 3.7 Przewodnika dla NA, z wykorzystaniem udostępnionych,
obowiązujących wzorów umowy o dofinansowanie z tytułu kursów IP.
8.5.3. Sprawozdania
21. Sprawozdanie dot. kursów IP będzie stanowić część sprawozdania rocznego na
mocy umowy Komisja-NA. Dalsze wymogi dotyczące sprawozdawczości można
znaleźć w punkcie 8.7 niniejszego Przewodnika dla NA.
8.6. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Lista najczęściej zadawanych pytań jest dostępna na CIRCA.
8.7. Dalsze wymogi dotyczące sprawozdawczości (sprawozdania końcowe
składane przez beneficjentów)
1. NA będzie zbierać odpowiednie oraz terminowe dane statystyczne i finansowe,
oraz ewentualnie również informacje opisowe od beneficjentów (konsorcja HEI,
Instytucje Organizujące kursy EILC), w oparciu o minimalne wymogi
ustanowione przez Komisję (w tym słowniki danych, a także formularze
sprawozdania końcowego w ramach IP i EILC, zawarte w załączniku). NA będzie
przekazywać Komisji dane statystyczne za pośrednictwem narzędzi
sprawozdawczych NA lub innych narzędzi wskazanych w tym celu przez
Komisję (w oparciu o słowniki danych Erasmusa).
8.8. Analiza sprawozdań końcowych składanych przez beneficjentów
1. NA będzie sprawdzać 100% sprawozdań końcowych dla akcji
zdecentralizowanych. Wymogi dotyczące dodatkowych kontroli (np. kontrole
biurowe dokumentów potwierdzających oraz kontrole na miejscu)
przeprowadzanych przez NA w stosunku do beneficjentów dofinansowania
określone zostały w Załączniku III-C do niniejszego Przewodnika.
2. NA przedstawi uwzględni wymagane informacje z każdego sprawozdania
końcowego w ramach narzędzi zarządzania TI, udostępnionych przez Komisję.
NA przeanalizuje informacje zawarte w końcowym sprawozdaniu beneficjenta
pod kątem uwzględnienia wymaganych informacji na temat rezultatów
dofinansowanych działań, między innymi w kontekście Rocznego raportu NA.
115
9.
SPECYFIKACJA PROGRAMU LEONARDO DA VINCI
9.1 Projekty Mobilności
9.1.1. Systemy i narzędzia TI
1. Zgodnie z zapisem punktu 2.8 niniejszego Przewodnika, Narodowe Agencje będą
stosować systemy TI udostępnione przez Komicję celem wdrażania
zdecentralizowanych akcji. W przypadku programu Leonardo da Vinci, Komisja
opracowała narzędzie Rap4Leo dla potrzeb sprawozdawczości na temat
mobilności. NA wykorzystają to narzędzie aby umożliwić beneficjentom i
uczestnikom uzupełnienie ich sprawozdań końcowych drogą elektroniczną aż do
zakończenia realizacji projektów finansowanych w ramach Zaproszeń z roku
2010. Narzędzie zastępcze dla projektów finansowanych w ramach Zaproszeń
począwszy od roku 2011 jest obecnie opracowywane.
2. W odniesieniu do projektów finansowanych w ramach Zaproszeń począwszy od
roku 2008, LLP Link to powszechne narzędzie w zakresie statystyki i zarządzania
programem. NA muszą więc zapewnić, że odpowiednie dane projektowe zostaną
zawarte w LLP Link.
9.1.2. Wybór wniosków uzyskujących dofinansowanie
3. W procesie oceny jakościowej wniosków o dofinansowanie uwzględnić można
przeszłe wyniki podmiotów pośredniczących w mobilności. Propozycje
projektów, w których partnerami są podmioty pośredniczące osiągające niską
jakość i wydajność finansową mogą zostać odrzucone, z zastrzeżeniem
uprzedniego opublikowania tego kryterium w odpowiednim krajowym
Zaproszeniu do składania wniosków.
9.1.3. Zasady alokacji dofinansowania
4. Ogólne zasady dot. obliczania kwoty dofinansowania są określone w
odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków w ramach Programu „Uczenie
się przez całe życie”. Łączna kwota dofinansowania danego projektu obejmuje
dwie główne części: koszty związane z wyjazdem uczestnika (koszty utrzymania i
podróży) oraz koszty związane z zarządzaniem projektem (z uwzględnieniem
organizacji mobilności i przygotowania uczestników). Dofinansowanie jest
obliczane na podstawie skali kosztów jednostkowych i przyznawane w formie
dofinansowania wyjazdów na zasadzie per capita. NA opublikuje stosowane
stawki na swojej stronie internetowej.
9.1.3.1.
Dofinansowanie z tytułu kosztów utrzymania i podróży
5. Stawki opublikowane w Zaproszeniu do składania wniosków/Przewodniku do
Programu „Uczenie się przez całe życie” są maksymalnymi stawkami
obowiązującymi dla danego kraju przeznaczenia. NA ustali swoje krajowe stawki
poniżej lub na poziomie takich maksymalnych stawek. Stawki krajowe nie mogą
wynosić mniej niż 25% maksymalnych stawek utrzymania określonych w
Zaproszeniu do składania wniosków/Przewodniku do Programu „Uczenie się
przez całe życie”. NA opublikuje stosowane stawki na swojej stronie
internetowej.
116
6. Koszty podróży są refundowane w oparciu o rzeczywiste koszty w przypadku
wyjazdów trwających 12 tygodni lub krócej. NA może określić maksymalne
stawki refundacji kosztów podróży, przy czym stawki te mogą wynosić zero. NA
opublikuje stosowane stawki na swojej stronie internetowej.
9.1.3.2.
Osoby o specjalnych potrzebach
7. W przypadku osób o specjalnych potrzebach, NA może wyasygnować dodatkowe
dofinansowanie na pokrycie kosztów utrzymania i podróży w indywidualnych
przypadkach, w oparciu o rzeczywiste oszacowane/poniesione koszty. W takich
przypadkach, dofinansowanie może obejmować koszty utrzymania i podróży
osoby towarzyszącej, jeśli jej obecność jest uzasadniona. NA może określić
maksymalny procent kosztów rzeczywistych, lub też maksymalną kwotę,
publikując stosowane stawki na swojej stronie internetowej. Wnioskodawca
będzie zobowiązany uzasadnić w formularzu wniosku potrzebę zwiększenia
kwoty dofinansowania oraz udowodnić rzeczywiste poniesione koszty na etapie
raportowania.
9.1.3.3.
Koszty związane z zarządzaniem
8. Niższa niż przewidywana liczba uczestników będzie skutkować obniżeniem
kwoty dofinansowania z tytułu kosztów związanych z zarządzaniem zgodnie ze
skalami per capita. NA może przewidzieć, że kwoty dofinansowania nie zostaną
obniżone do kwoty niższej niż 500 EUR nawet w przypadku, gdy liczba
zrealizowanych wyjazdów jest niższa niż przewidywana. Jednak jeżeli żaden
wyjazd nie zostanie zrealizowany, końcowa kwota dofinansowanie będzie równa
zeru.
9. Zaangażowanie w realizację projektu innych organizacji, oprócz beneficjenta (np.
podmiotów pośredniczących), nie może skutkować uzyskaniem dofinansowania z
tytułu kosztów związanych z zarządzaniem wyższego niż przewidziane w
budżecie w ramach umowy projektowej.
9.1.3.4.
Koszty związane z przygotowaniami
10. NA określi kwoty, jakie będą obowiązywać w kraju na podstawie skali kosztów
jednostkowych z przestrzeganiem maksymalnej stawki określonej w europejskim
Zaproszeniu do składania wniosków/Przewodniku do Programu „Uczenie się
przez „całe życie”. NA określi zasady i kwoty mające zastosowanie do
przygotowań uczestników w kraju, które powinny być zróżnicowane w zależności
od potrzeb uczestników i warunków/programu pobytu za granicą. NA opublikuje
stosowane stawki na swojej stronie internetowej.
9.1.3.5.
Ograniczenie poziomu dofinansowania mobilności
11. NA może ograniczyć dofinansowanie dla projektów mobilności poprzez:
–
Określenie maksymalnej kwoty dofinansowania w ramach umów dot. mobilności;
–
Określenie maksymalnej liczby uczestników w ramach umów dot. mobilności.
117
12. NA będzie przestrzegać wymogu dotyczącego uprzedniej publikacji krajowych
stawek dofinansowania oraz kryteriów ograniczenia, zgodnie z zapisem punktu
3.2. niniejszego Przewodnika dla NA.
9.1.4. Umowy o dofinansowanie
9.1.4.1.
Umowa o dofinansowanie pomiędzy NA a beneficjentem
13. Czas trwania umowy może rozpocząć bieg najwcześniej 1 czerwca roku N i musi
zakończyć się najpóźniej 31 maja roku N+2 (jako określono w kalendarzu w
Załączniku 1 do Umowy Komisja-NA). Przedłużenie umowy o dofinansowanie i
czasu trwania umowy poza terminem 31 maja roku N+2 nie będzie możliwe.
Względem powyższych terminów, NA dostosuje także odpowiednio okres
obowiązywania umów o dofinansowanie do rzeczywistego czasu trwania
planowanych wyjazdów, tzn. okres obowiązywania umowy nie będzie
przekraczać planowanego terminu realizacji wyjazdów o więcej niż dwa miesiące.
14. NA przygotuje umowę o dofinansowanie dla beneficjentów zatwierdzonych
projektów na podstawie wzoru dostarczonego przez Komisję. NA będzie
głównym punktem kontaktowym dla beneficjentów w odniesieniu do wszystkich
aspektów związanych z administracją i zarządzaniem finansowym umową.
Wszelkie wnioski dot. zagadnień prawnych lub finansowych należy przesyłać do
NA na piśmie. Potwierdzenia otrzymania również będą mieć formę pisemną.
15. Beneficjent będzie ponosić odpowiedzialność wobec NA za realizację projektu
mobilności oraz za wykorzystanie otrzymanych funduszy oraz z tytułu kwot
wypłaconych uczestnikom. W związku z powyższym beneficjent będzie
zobowiązany podjąć wszelkie niezbędne kroki w celu zapewnienia odpowiedniej
sprawozdawczości dla NA. Dlatego też beneficjent będzie zbierać wszystkie
informacje i/lub dokumenty potwierdzające, że projekt mobilności jest poprawnie
realizowany.
16. Beneficjent może przenosić kwoty pomiędzy poszczególnymi pozycjami budżetu
dot. organizacji mobilności do pozycji budżetu dot. kosztów utrzymania bez
otrzymania uprzedniej zgody od NA. Przypadki takiego przenoszenia należy
zgłosić i należycie uzasadnić w raporcie końcowym.
9.1.4.2.
Umowa pomiędzy beneficjentem a każdym uczestnikiem
17. Przed rozpoczęciem pobytu za granicą, beneficjent zobowiązany jest podpisać
umowę z uczestnikiem, która określa główne prawa i obowiązki obu stron (kwota
indywidualnego dofinansowania, czas trwania, warunki wypłaty, obowiązek
składania raportów). Takiej umowie musi towarzyszyć porozumienie o programie
praktyki uzgodnione zgodnie z zasadami współpracy pomiędzy organizacją
wysyłającą a przyjmującą zgodnie z potrzebami uczestnika.
18. Umowa musi zostać sporządzona przez NA na podstawie wzoru i wymogów
minimalnych określonych przez Komisję.
9.1.5. Realokacja funduszy
19. NA opracuje system realokacji funduszy w odniesieniu do:
118
 Funduszy niewykorzystanych przez beneficjentów projektów;
 Dodatkowych funduszy dostępnych po realokacji funduszy pomiędzy
budżetami programów sektorowych Programu „Uczenie się przez całe
życie” objętych umową Komisja-NA;
 Dodatkowych funduszy udostępnionych NA z budżetu Wspólnoty.
20. Realokacja funduszy musi mieć miejsce w czasie przewidzianym w kalendarzu
wykorzystania funduszy (por. Załącznik 1 Umowy Komisja-NA). NA będzie
przestrzegać następującej procedury:
 Projekty znajdujące się na liście rezerwowej po wstępnej selekcji z
definicji kwalifikują się do uzyskania dofinansowania w przypadku
realokacji funduszy;
 W przypadku wyczerpania listy rezerwowej NA może wystosować
ograniczone zaproszenie do składania wniosków, zaadresowane wyłącznie
do beneficjentów, którzy zawarli umowę o dofinansowanie w ramach
budżetu w roku N;
o Beneficjenci składają raport z wykorzystania funduszy i określają
zapotrzebowanie na dodatkowe fundusze;
o NA ustanawia odpowiedni komitet oceniający zgodnie z zasadami
określonymi w Przewodniku dla NA (punkt 3.6.2.3.) oraz
przygotowuje listę propozycji dodatkowego finansowania;
o Następnie NA sporządza odpowiednie umowy dodatkowe do umów o
dofinansowanie.
9.1.6. Certyfikat mobilności w programie Leonardo da Vinci
21. Począwszy od roku 2009 można wnioskować o certyfikat Leonardo da Vinci.
Certyfikat ten będzie nawiązywać do jednego lub więcej projektów mobilności
LdV oraz umożliwi instytucji wnioskowanie o dofinansowanie na kolejny okres
za pośrednictwem uproszczonego formularza aplikacyjnego. Certyfikaty będą
wydawane przez NA w oparciu o bezpośrednią ewaluację oraz procedurę wyboru.
22. Alokacja środków pomiędzy certyfikowanymi organizacjami będzie realizowana
w oparciu o ich przeszłe osiągnięcia. Certyfikat nie stanowi więc automatycznej
gwarancji uzyskania dofinansowania. Może zostać on cofnięty w przypadku
niespełnienia kryteriów jakości określonych we wniosku, a także w przypadku
naruszenia zasad finansowych i operacyjnych programu Leonardo da Vinci.
Budżet w odniesieniu do przyznanych certyfikatów określa się na poziomie
maksymalnie 40% rocznego budżetu dla projektu mobilności LdV. NA określi
wstępny budżet w ramach dofinansowania na rzecz certyfikowanych projektów
oraz zapewni, iż dystrybucja dofinansowania w obrębie grupy odbędzie się
zgodnie z zasadami przejrzystości. Wszelkie odstępstwa od tych zasad należy
formalnie uzgodnić z Komisją Europejską ze stosownym wyprzedzeniem,
podając zasadne argumenty.
119
9.1.6.1.
Kryteria poprawności formalnej oraz ogólne zasady wyboru
23. Instytucja ukończyła z powodzeniem przynajmniej jeden projekt mobilności w
programie Leonardo da Vinci w ciągu 3 lat poprzedzających złożenie wniosku, co
oznacza, że złożony został raport końcowy, który został zatwierdzony przez NA.
NA może określić dodatkowe kryteria kwalifikowalności lub zasady
ograniczające, w zależności od sytuacji w kraju. Kryteria te winny być przejrzyste
oraz zapewniać równe traktowanie potencjalnych kandydatów.
24. Określono pewne ramy odniesienia dla ewentualnych dalszych warunków
wstępnych dotyczących nadania certyfikatu. NA opublikuje stosowne zasady na
swojej stronie internetowej, celem przedstawienia ich w przejrzysty sposób
potencjalnych wnioskodawcom.
25. Ogólne zasady obowiązujące we wszystkich krajach:
– Certyfikat można zatwierdzić wyłącznie wówczas, gdy zatwierdzono
odpowiadający mu wniosek o realizację projektu mobilności;
– Ocena projektu i ocena kandydatów zostaną dokonane odrębnie;
– Obydwie oceny zostaną podjęte przez 2 niezależnych ekspertów, z których co
najmniej jeden będzie ekspertem zewnętrznym, przy czym wniosek projektowy
oraz wniosek o nadanie certyfikatu nie muszą podlegać ocenie jednego i tego
samego eksperta (w zależności od dostępności ekspertów);
– Certyfikat zostanie przyznany wyłączni wtedy, gdy rating dla projektu wyniesie
co najmniej 75%;
– Certyfikat zostanie przyznany wyłącznie wtedy, gdy rating dla certyfikatu
wyniesie co najmniej 75%.
26. Zasady szczegółowe, tj. przysługująca NA możliwość dalszego zawężenia
kryteriów przyznania certyfikatu lub powiązania szeregu kryteriów, są
następujące:
– Określenie ogólnego budżetu dostępnego dla wszystkich certyfikowanych
projektów;
– Określenie liczby certyfikatów, które zostaną przyznane;
– Ograniczenie dostępności certyfikatu dla jednej lub dwóch grup docelowych
(IVT, PLM lub VETPRO);
– Zatwierdzenie certyfikatu wyłącznie wtedy, gdy ocena projektowa wyniesie
„x” punktów (co najmniej 75/100);
– Zatwierdzenie certyfikatu wyłącznie wtedy, gdy ocena certyfikatu wyniesie „x”
punktów (co najmniej 75/100);
9.2. Projekty partnerskie
120
1. NA będzie postępować zgodnie z międzyagencyjnymi procedurami konsultacji a
także zastosuje wspólne narzędzie zarządzania programem, LLPLink. Instrukcje
techniczne oraz kalendarz dotyczący dopasowania i wyboru partnerów w ramach
Projektów Partnerskich w procesie uczenia się zostały określone w Załączniku IIIB Przewodnika dla NA.
2. W odniesieniu do zasad alokacji dofinansowania, zastosowanie mają identyczne
zasady jak w przypadku Wielostronnego Projektu Partnerskiego Szkół
Comeniusa, patrz punkt 7.4.1 powyżej.
3. W odniesieniu do użycia listy rezerwowej, zastosowanie mają identyczne zasady
jak w przypadku Wielostronnego Projektu Partnerskiego Szkół Comeniusa, patrz
punkt 7.2.3.1 powyżej.
9.3. Działanie Programu - Transfer Innowacji
9.3.1. Wnioskowanie i procedura wyboru
9.3.1.1. Zasady ogólne
1. Wnioski muszą być przesyłane z wykorzystaniem oficjalnego formularza
przygotowanego przez Komisję. Ewentualne tłumaczenia wykonane przez NA
muszą być zgodne z treścią oficjalnego formularza.
2. NA przeprowadzi procedurę oceny i wyboru zgodni z zasadami opisanymi w
sekcji 3.5 i 3.6 Przewodnika dla NA i w Załączniku do Decyzji nr 1720/2006/WE
Parlamentu Europejskiego i Rady (szczególnie zasady dotyczące Procedury NA
2). Harmonogram, którego należy przestrzegać został podany w mapie drogowej
dot. oceny i wyboru wniosków w 2007r. (patrz Załącznik III-B).
9.3.1.2. Kontrola poprawności formalnej
3. W celu przeprowadzenia kontroli poprawności formalnej, NA powinny stosować
formularz poprawności formalnej zamieszczony w Załączniku (patrz Załącznik IIB).
9.3.1.3. Ocena jakościowa
4. Do celów oceny jakościowej, NA będzie korzystać z formularza oceny
zamieszczonego w Załączniku (patrz Załącznik II-B). Formularz ten można
edytować (tłumaczyć na inne języki, opatrzyć logo NA), jednakże bez możliwości
modyfikowania treści lub pól z oceną punktową. W ramach formularza ocena
została rozbita na 8 europejskich kryteriów wyboru. Kryteria te są zgodne z
kryteriami wyboru i oceny, które zostały opublikowane w Zaproszeniu do
składania wniosków48. Dla podanych 8 europejskich kryteriów wyboru ocena
zostanie przeprowadzona w skali od 0 do 100 punktów. Mechanizmy
przyznawania punktów/ważenia zostaną opublikowane na stronach internetowych
48
Zaproszenie do Składania Wniosków w Programie „Uczenie się przez całe życie” 2011, Przewodnik
do Programu „Uczenie się przez całe życie” 2011, Część IIb: Wyjaśnienia według poszczególnych
działań – Dok. Nr 36..
121
Narodowych Agencji. W przypadku, gdy dany kraj przyjmie dodatkowe kryteria
wyboru (priorytety narodowe), mechanizm przyznawania punktów/ważenia
należy również opublikować na stronie internetowej właściwej NA.
5. Każde z kryteriów wyboru podlega ocenie co najmniej dwóch ekspertów, z
których co najmniej jeden musi pochodzić spoza struktur NA. W przypadku
każdego z kryteriów wyboru obowiązuje próg, czyli minimalna liczba punktów,
którą wniosek musi otrzymać, aby można było rozpatrzyć możliwość jego
finansowania. Niepowodzenie w osiągnięciu takiego progu w jednym z kryteriów
będzie prowadzić do odrzucenia wniosku. Średnia arytmetyczna punktów
przyznanych przez ekspertów oceniających winna stanowić skonsolidowany
wynik punktowy dla danego kryterium wyboru. Wniosek należy odrzucić
wyłącznie wtedy, gdy skonsolidowany wynik punktowy dla danego kryterium
wyboru będzie poniżej wymaganego progu.
6. Ogólna ocena końcowa stanowi sumę ocen za wszystkie podpunkty i będzie
odzwierciedlać ogólną jakość i zalety wniosku. Dlatego też eksperci powinni
bardzo ostrożnie oceniać treść wniosków i upewnić się, że przyznane oceny
odzwierciedlają obiektywną i spójną analizę wniosku.
7. Ostateczny wybór wniosków zostanie przeprowadzony wyłącznie na podstawie
ocen końcowych dla tych wniosków, które w wyniku konsolidacji osiągnęły progi
dla wszystkich 8 kryteriów wyboru.
9.3.1.4.
Ocena wskaźnika efektywności kosztów
8. Oprócz oceny jakościowej, dwaj eksperci zewnętrzni winni przeprowadzić także
ocenę wniosku o dofinansowanie, która winna skutkować propozycją kwoty
dofinansowania, która zostanie przyznana.
9. Eksperci oceniający winni umotywować swoje sugestie w obrębie „Formularza
oceny” – Część „8. Wskaźnik efektywności kosztów”. Wszelkie sugestie
dotyczące zmiany budżety, które nie zostaną przedstawione oraz należycie
uzasadnione na „Formularzu oceny” nie zostaną wzięte pod uwagę. Prosimy
zauważyć, że eksperci oceniający nie mogą zaproponować kwoty dofinansowania
przekraczającej wnioskowaną kwotę dofinansowania. NA winna skontrolować
oraz zapewnić zgodność z tym wymogiem we wszystkich przypadkach.
10. Obaj eksperci zobowiązani są skonsolidować swoje propozycje budżetowe. Jeżeli
nie będzie to możliwe, ostateczną kwotą proponowanego budżetu będzie średnia
arytmetyczna kwot zaproponowanych przez ekspertów.
11. Prosimy zauważyć, że obniżenie wartości poszczególnych pozycji budżetowych
skutkuje obniżeniem całkowitego budżetu; podobnie obniżenie całkowitego
budżetu może także wymagać obniżenia wartości tych pozycji budżetowych,
które zostaną ograniczone w oparciu o maksymalne wartości procentowe.
12. W stosownych przypadkach, właściwe NA mogą podjąć inicjatywę konsolidacji
budżetu a następnie poddać ją formalnej ocenie ekspertów zewnętrznych.
122
9.3.2.
Przedstawienie krótkiej listy Komisji
13. Po przeprowadzeniu procedury oceny, Narodowe Agencje przedstawią Komisji
krótkie listy wniosków, które proponują wybrać, jako opisano w Załączniku do
Decyzji 1720/2006/WE, z uwzględnieniem propozycji wniosków, które powinny
zostać umieszczone na krajowej liście rezerwowej. NAS uzyskają listy
rankingowe (obejmujące liczbę punktów przyznanych dla danego kryterium
wyboru) bezpośrednio przy użyciu LLPLink. Poza standardowymi informacjami,
propozycja przyznania dofinansowania powinna zawierać sprawdzone i
skorygowane (skonsolidowane) projekty budżetu dla każdego przedstawionego
wniosku. Budżet należy przedstawić Komisji w wersji elektronicznej z
wykorzystaniem LLPLink.
9.4. Dofinansowanie na rzecz wizyt przygotowawczych
1. Dofinansowanie na rzecz wizyt przygotowawczych mających na celu
opracowanie przyszłego wniosku dla projektu Leonardo da Vinci będą
administrowane zgodnie z zapisem Punktu 11 Przewodnika dla NA.
123
10. SPECYFIKA WIZYT STUDYJNYCH
10.1. Katalog wizyt studyjnych
2. Począwszy od programu na rok 2009-2010 stosuje się ogólne ramy odniesienia
dotyczące tematyki programu, zgodnie z priorytetami programu „Uczenie się
przez całe życie”, założeniami strategii lizbońskiej, procesem kopenhaskim i
bolońskim, a także założeniami Nowych Ram Strategicznych Edukacji i Szkoleń
2020. Nowa struktura obejmuje 6 kategorii, które zapewniają bardziej spójne
podejście do tematyki programu. Umożliwiają one ponadto elastyczniejsze
podejście do nowopowstałych potrzeb oraz zdarzeń mających miejsce na terenie
Europu oraz uczestniczących krajów. NA są odpowiedzialne za wybór propozycji
wizyt przedstawionych przez organizatorów wizyt w danym kraju po
wystosowaniu przez Komisję „Zaproszenia do składania wniosków dot. wizyt
studyjnych”, za pośrednictwem NA. Przy wyborze wizyt studyjnych, NA weźmie
pod uwagę istniejącą listę tematów wizyt studyjnych jak określono w ogłoszeniu
o programie. Jeżeli będzie to wymagane, Narodowe Agencje mogą również
uwzględnić krajowe priorytetowe tematy w swoim programie pracy, w umowie z
władzami krajowymi i z Komisją.
3. Katalog wizyt studyjnych obejmuje trzy typy wizyt studyjnych: wizyty w ramach
edukacji ogólne, wizyty w ramach edukacji i szkoleń zawodowych (VET) oraz
wizyty o charakterze mieszanym w ramach podejścia związanego z uczeniem się
przez całe życie.
4. Po przeprowadzeniu oceny propozycji wizyt studyjnych, NA zobowiązana jest
wpisać wybrane wizyty studyjne w bazie danych programu (Olive), przestrzegając
instrukcje przedstawione przez Centralną Agencję w imieniu Komisji, z
zachowaniem liczby wizyt studyjnych określonej dla poszczególnych krajów.
Każdy kraj powinien przedstawić jedną propozycję w odniesieniu do wszystkich
dziesięciu otrzymanych dofinansowań.
5. Po wpisaniu przez NA do bazy danych programu, propozycje te zostaną
udostępnione Komisji. Zasadniczo, Komisja i Centralna Agencja akceptują
wszystkie propozycje wybrane przez NA, dążąc jednocześnie do zachowania
pewnej równowagi pomiędzy tematyką a rodzajami wizyt. Opis sporządzony w
języku roboczym właściwym dla składanych wniosków zostanie poddany edycji
Centralnej Agencji celem uzyskania jasnego i zrozumiałego opisu potencjalnych
wnioskodawców. Tak więc zbiór złożonych wniosków stanowić będzie oficjalny
katalog programu.
6. Oficjalny internetowy katalog będzie dostępny na stronie Centralnej Agencji w
ramach zaproszenia do składania wniosków. Wszystkie NA ustanowią linki ze
swoich stron internetowych do strony Centralnej Agencji dotyczącej wizyt
studyjnych, dzięki czemu katalog będzie łatwo dostępny dla wszystkich
potencjalnych wnioskodawców. Centralna Agencja w imieniu Komisji opublikuje
katalog wizyt studyjnych także w formie drukowanej, celem rozpowszechnienia i
zapewnienia widoczności programu.
124
7. Począwszy od roku 2009-2010 publikowane są dwa zaproszenia do składania
wniosków. Struktura katalogu również opiera się na tej zasadzie.
10.2. Rejestracja wniosków
1. Wnioskodawcy wypełniają internetowy formularz zgłoszenia dostępny na stronie
Centralnej Agencji, który jest rejestrowany automatycznie w systemie poprzez
przypisanie numeru rejestracyjnego. Każdy wnioskodawca otrzymuje
automatyczne potwierdzenie odbioru złożonego przez siebie wniosku.
10.3. Szczegółowe zasady dot. wizyt studyjnych
1. Program wizyty studyjnej realizowany jest w ciągu roku akademickiego. Wizyty
studyjne organizowane będą w dwóch turach. Pierwsza tura obejmie wizyty
studyjne mające miejsce w okresie od września roku N do lutego roku N+1,
natomiast druga tura obejmie wizyty rozpoczynające się w marcu roku N+1 i
kończące się w czerwcu roku N+1. W związku z realizacją dwóch odrębnych
zaproszeń do składania wniosków, kandydaci mogą wnioskować o
dofinansowanie wyłącznie na rzecz wizyt studyjnych ujętych w interesującym je
zaproszeniu do składania wniosków, w określonym wcześniej okresie
wnioskowania.
10.3.1.
Zasady poprawności formalnej
2. Osoby indywidualne wnioskujące do NA o dofinansowanie wizyt studyjnych
powinny być:
-
obywatelami kraju uczestniczącego w Programie „Uczenie się przez całe
życie”,
-
lub obywatelami innych krajów, zatrudnionych lub zamieszkujących kraj
NA, zgodnie z warunkami określonymi dla tego kraju.
3. Wnioskodawcy indywidualni winni obejmować ekspertów lub urzędników
wyznaczonych przez władze krajowe, regionalne lub lokalne, dyrektorów
instytucji edukacyjnych i szkoleniowych oraz służb doradztwa i akredytacji, a
także przedstawicieli partnerów społecznych.
4. Profil uczestników powinien odpowiadać jednej z poniższych kategorii:
urzędnicy administracji lokalnej, regionalnej i krajowej, inspektorzy, dyrektorzy
instytucji edukacyjnych i szkoleniowych, ośrodków i usługodawców, kierownicy
ośrodków walidacji i akredytacji, dyrektorzy szkół, szefowie wydziałów, osoby
szkolące nauczycieli, doradcy, pracownicy oświaty, pracownicy administracyjni
oraz kierownicy ds. szkoleń w przedsiębiorstwach, przedstawiciele izb
handlowych/przemysłowych/rzemieślniczych, badacze, dyrektorzy i pracownicy
urzędów pracy i centrów doradztwa, przedstawiciele związków zawodowych,
właściciele małych i średnich przedsiębiorstw, itd. Uczestnictwo nauczycieli nie
jest priorytetem i zostanie zatwierdzone jedynie po przedstawieniu
odpowiedniego uzasadnienia.
5. Pierwszeństwo będzie przysługiwać wnioskodawcom, którzy wcześniej nie
uczestniczyli w wizycie studyjnej. Wnioski o dofinansowanie kolejnego
125
uczestnictwa powinny zostać dobrze umotywowane i zatwierdzone jedynie w
wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach. Wnioski o kolejne uczestnictwo
zostaną zatwierdzone po upłynięciu okresu oczekiwania obejmującego 2 kolejne
okresy roku akademickiego.
10.3.2.
Kryteria jakościowe
6. Uczestnicy powinni reprezentować wszystkie segmenty systemu edukacji (np.
Kształcenie ogólne, zawodowe i techniczne) oraz działać w charakterze
„multyplikatorów”, tj. powinni być osobami, które są władne na poziomie
lokalnym, regionalnym lub krajowym i których ekspertyza może zostać
wykorzystana do podniesienia świadomości polityki i praktyk realizowanych w
innych uczestniczących krajach, a także stanowić wkład na rzecz innowacji i
wymiany strategii politycznych.
7. NA powinna zapewnić, że uczestnicy ze wszystkich sieci, które zajmują się
organizacją edukacji w kraju będą reprezentowani podczas wizyt studyjnych, w
tym także przedstawiciele odpowiednich partnerów społecznych.
8. NA powinna upewnić się, że zaproponowani kandydaci posługują się
przynajmniej jednym językiem Wspólnoty innym niż ich własny. Powinni oni
posiadać dobrą znajomość języka roboczego wizyty studyjnej, co umożliwiłoby
im aktywne uczestnictwo w dyskusjach.
10.4. Procedura łączenia partnerów
1. Centralna Agencja przy współpracy z Komisją rozpocznie procedurę łączenia z
chwilą upłynięcia terminu składania wniosków (określonego w odpowiednim
Zaproszeniu do składania wniosków). Komisja oraz Centralna Agencja zwykle
akceptują wszystkich kandydatów zaproponowanych przez NA, o ile nie
występują dowody na niespełnienie wymogów. W przypadku spotkania mającego
na celu łączenie partnerów, Komisja i Centralna Agencja mogą zwrócić się o
pomoc do przedstawicieli NA.
2. Wnioskodawcy wybierają propozycje do czterech wizyt studyjnych. Centralna
Agencja przede wszystkim będzie uwzględniać pierwszy wybór lub wizytę
zarekomendowaną przez NA. Jeżeli nie będzie to możliwe, wyznaczy ona
wnioskodawcy jedną z wybranych propozycji lub zaproponuje inną wizytę
studyjną, z przestrzeganiem następujących parametrów, w poniższej kolejności:
-
Temat wizyty studyjnej,
-
Umiejętności językowe wnioskodawcy,
-
Czas trwania wizyty studyjnej.
-
Kraj, w jakim będzie mieć miejsce wizyta.
3. Narodowa Agencja poinformuje wnioskodawców o wynikach procedury łączenia
przed końcem czerwca roku N (dla tury pierwszej) lub przed końcem grudnia
roku N (dla tury drugiej). Wnioskodawcy mogą przedstawić jeden wniosek o
zmianę wyznaczonego partnera. Jeżeli uczestnik nie będzie mógł przyjąć nowej
126
propozycji, jego wniosek zostanie anulowany a dana NA zostanie poproszona o
nominowanie kolejnego kandydata z listy rezerwowej. Kandydaci, których
wnioski zostaną anulowane w pierwszej turze będą mogli złożyć wniosek w turze
drugiej.
10.5. Instrukcje techniczne dot. wyboru i łączenia
1. Każda NA zobowiązana jest wykonać cztery zadania w terminie 4 tygodni po
terminie składania wniosków (T):
-
przeprowadzić ocenę formalną i jakościową wniosku;
-
przygotować i zorganizować krajowy komitet ewaluacyjny oraz podjąć
decyzję w ramach krajowej preselekcji;
-
wpisać wyniki krajowej preselekcji w bazie danych programu, zgodnie z
następującymi zasadami:
o
Status “zatwierdzony”;
o
Status “lista oczekująca”;
o
Status “zatwierdzony - inne fundusze WE ” w przypadku, gdy
wnioskodawca otrzyma dofinansowanie w ramach innej
zdecentralizowanej akcji Programu „Uczenie się przez całe
życie” lub z innych źródeł (patrz także punkt 10.7);
o
Status “anulowany” w przypadku, gdy wnioskodawca się wycofa;
o
Status “usunięty” w przypadku błędów, takich jak zdublowany wpis;
o
Status “odrzucony”.
 przesłać krajową listę do Komisji i Centralne Agencji;
 opracować odpowiednio długą listę rezerwową obejmującą odpowiednich
kandydatów.
10.6. Powiadomienia o wynikach i rezygnacjach/zastępstwach
1. NA powiadomi wnioskodawców o przyznaniu dofinansowania zgodnie z
punktem 3.6.4 Przewodnika dla NA.
2. Beneficjentom wyznaczonym do pewnych wizyt studyjnych, którzy zrezygnowali
z uczestnictwa z uzasadnionych powodów zostanie zaproponowana alternatywna
wizyta studyjna, w oparciu o profesjonalne doświadczenie wnioskodawcy oraz
dostępność miejsc w grupach. Mogą oni przyjąć nową propozycję lub wycofać
swój wniosek. W drugim przypadku, NA zaproponuje kolejnego uczestnika,
którego wybierze z listy rezerwowej, przy czym w pierwszej kolejności
poszukiwani będą uczestnicy z grupy, z której wycofał się beneficjent. Narodowa
Agencja powiadomi Centralną Agencję o wszelkich przypadkach wycofania
wniosku, zmianach i zastępowanych uczestnikach, celem wprowadzenia
niezbędnych aktualizacji w bazie danych programu (Olive).
127
10.7. Udział „pozostałych” specjalistów w dziedzinie edukacji i VET, nieobjętych
dofinansowaniem wizyty studyjnej
1. Uczestnictwo w wizytach studyjnych jest otwarte dla beneficjentów
dofinansowania przyznanego w ramach innych zdecentralizowanych akcji
programu (tj. Wewnętrzne szkolenie Comeniusa oraz Wizyty i Wymiany
Grundtviga), pod warunkiem dostępności wolnych miejsc w programie wizyt
studyjnych. Oznacza to, że wnioski o dofinansowanie w ramach innych akcji
Programu „Uczenie się przez całe życie” będą rozpatrywane wyłącznie po
dokonaniu wyboru uczestników wizyt studyjnych, którzy złożyli wniosek o
dofinansowanie w programie wizyt studyjnych. Wnioski o dofinansowanie w
ramach innych akcji Programu „Uczenie się przez całe życie” winny zostać
ocenione przede wszystkim pod względem spełnienia kryteriów określonych dla
danej akcji w zakresie kontroli formalnej i oceny jakościowej. W przypadku
pomyślnego rezultatu uzyskanego na tym etapie, porównywalność wniosków
zostanie następnie zweryfikowana względem kryteriów określonych bezpośrednio
dla wizyt studyjnych, w tym przede wszystkim względem wymaganego profilu
uczestnika. W przypadku zatwierdzenia, wnioski te uzyskają dofinansowanie w
oparciu o zasady alokacji dofinansowania, określone dla akcji Programu „Uczenie
się przez całe życie”, w ramach którego złożony został wniosek, przy czym
wysokość dofinansowania nie może przekraczać wnioskowanej kwoty.
2. Pozostałe kategorie uczestników nieobjętych dofinansowaniem UE to:
-
uczestnicy z własnej inicjatywy: bez względu na pochodzenie mogą oni
uczestniczyć w programie wizyt studyjnych na następujących warunkach:
należy przestrzegać ogólnych zasad uczestnictwa oraz uzyskać akceptację
ze strony NA w kraju, w którym składany jest wniosek; podobnie jak w
przypadku innych uczestników, o fakcie złożenia wniosku należy
powiadomić zarówno Komisję jak i Centralną Agencję; wolne miejsca
winny być dostępne w wybranej przez uczestników wizycie studyjnej, z
uwzględnieniem zatwierdzenia przez NA;
-
obywatele danego kraju: mogą być członkami wizytujących grup w swoim
kraju w zależności od dostępności miejsc i po zatwierdzeniu przez NA.
Natomiast nie mogą oni otrzymać dofinansowania ze środków Wspólnoty;
-
w wyjątkowych przypadkach w programie uczestniczyć mogą także
pracownicy UE, pracownicy Agencji UE oraz pracownicy NA (w
przypadku pracowników NA, odnosi się to wyłącznie do krajów
kandydujących i uczestniczących w realizacji etapu działań
przygotowawczych).
3. Z uwagi na brak konkretnego terminu składania wniosków dla uczestników
wspieranych w ramach innych zdecentralizowanych akcji programu „Uczenie się
przez całe życie”, zastosowanie znajdzie terminarz właściwy dla danego
działania. Uwzględnienie tego rodzaju uczestników w programie wizyt
studyjnych winno podlegać zasadnym warunkom. Uwzględniając fakt, iż w
trakcie procedury łączenia partnerów priorytet należy przyznać podmiotom
wnioskującym o dofinansowanie na rzecz wizyty studyjnej, wyznaczenie innych
uczestników odbędzie się po zakończeniu procedury łączenia.
128
4. Uczestnicy wszystkich wymienionych w niniejszym paragrafie kategorii
(otrzymujący dofinansowanie lub nie) wymagają rejestracji w bazie danych
programu (Olive) jako uczestnicy wizyty studyjnej poprzez nadanie statusu <<
zatwierdzono – brak funduszy WE >>.
10.8. Zasady obliczania kwoty dofinansowania
1. Podczas oceny wniosków o dofinansowanie, NA zobowiązana jest obliczyć
kwotę dofinansowania, jaka ma zostać przyznana wnioskodawcom, którzy
uzyskają dofinansowanie.
2. Biorąc jako punkt wyjścia średnia kwotę dofinansowania dla danego kraju, NA
obliczy indywidualną kwotę dofinansowania po ustaleniu miejsca wizyty
uczestników i po spotkaniu łączącym partnerów zgodnie z zasadami określonymi
w Zaproszeniu do składania wniosków.
3. NA opublikuje mające zastosowanie stawki w krajowym Zaproszeniu do
składania wniosków oraz w materiałach informacyjnych, oraz zapewni równe
traktowanie wnioskodawcy poprzez zastosowanie tej samej stawki do wszystkich
wnioskodawców w porównywalnej sytuacji.
4. W przypadku kosztów utrzymania, NA przyzna dofinansowanie w formie
zryczałtowanej kwoty, która będzie nie niższa niż 75% maksymalnych stawek
kosztów utrzymania opublikowanych w Przewodniku do Programu „Uczenie się
przez całe życie”49.
5. Dofinansowanie kosztów podróży zostanie przyznane na podstawie kosztów
rzeczywistych.
6. W przypadku osób o specjalnych potrzebach, NA może przyznać dofinansowanie
kosztów utrzymania, które jest wyższe niż maksymalne stawki, w celu pokrycia
rzeczywiście poniesionych kosztów. W takich przypadkach, dodatkowe
dofinansowanie może obejmować koszty utrzymania i podróży osoby
towarzyszącej, jeżeli jej obecność jest uzasadniona. NA może określić
maksymalną wartość procentową kosztów rzeczywistych lub maksymalną kwotę.
10.9. Umowy o dofinansowanie i raporty od beneficjentów
1. NA będzie stosować wzór umowy o dofinansowanie wyjazdów indywidualnych
zamieszczony w Załączniku II-C do Przewodnika dla NA, z przestrzeganiem dat
wyszczególnionych w kalendarzu w Załączniku 1 do Umowy Komisja-NA.
2. Raport końcowy powinien mieć formę prostego formularza, w którym beneficjent
informuje o przeprowadzonych działaniach i poniesionych kosztach:
– Sprawozdanie finansowe zamieszczone w raporcie końcowym powinno
uwzględniać poniesione koszty podróży oraz czas trwania pobytu. Musi mu
towarzyszyć zaświadczenie o uczestnictwie w wizycie studyjnej, wydane przez
49
Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” 2011 – Część 1, Rozdział 4.C.
129
organizatora wizyty, określające nazwisko uczestnika oraz datę rozpoczęcia i
zakończenia pobytu za granicą.
– Raport opisowy, którego zawartość zostanie określona przez NA, powinien
przedstawiać jasny opis organizacji wizyty studyjnej. Beneficjenci mogą zostać
poproszeni o jasne wskazanie wiedzy i/lub umiejętności jakie nabyli podczas
wizyty studyjnej, korzyści i wniosków wypływających z wizyty studyjnej oraz
ich rozwoju zawodowego, wpływu jaki wizyta studyjna miała na podniesienie
świadomości znaczenia wymiaru europejskiego w ich pracy oraz tego w jaki
sposób zamierzają dzielić się zdobytym doświadczeniem. Ponadto powinni oni
wyrazić swoje poglądy odnośnie tego, w jaki sposób można wykorzystać
zdobyte doświadczenia i nawiązane kontakty do celów stworzenia lub dalszego
rozwoju innych akcji w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”.
Uczestnicy, którzy byli autorami raportu grupowego mogą uznać go za raport
indywidualny. Wzór raportu grupowego zostanie opracowany przez Centralną
Agencję przy współpracy z Komisją i poszczególnymi NA.
3. NA sprawdzi raporty końcowe i towarzyszące im dokumenty zgodnie z
postanowieniami w punkcie 3.8 Przewodnika dla NA.
10.10. Opłaty za anulowanie
1. Dofinansowanie z tytułu wizyty studyjnej nie obejmuje opłat za anulowanie.
Jeżeli beneficjent dofinansowania zrezygnuje z udziału w wizycie studyjnej po
podpisaniu umowy o dofinansowanie z NA z powodów innych niż działanie siły
wyższej, będzie zmuszony zapłacić poniesione już koszty ze swojej kieszeni oraz
zwrócić wszelkie zaliczki otrzymane od NA.
2. Jeżeli wizyta studyjna zostanie anulowana przez jej organizatora, w czasie, w
jakim beneficjent po podpisaniu umowy o dofinansowanie z NA poniósł wydatki
związane z uczestnictwem w wizycie studyjnej (takie jak zakup biletów na
podróż), których nie można juz zwrócić lub wymienić, poniesione koszty mogą
zostać pokryte przez dofinansowanie z tytułu wizyty studyjnej.
10.11. Wymogi dot. raportowania przez NA
1. NA zobowiązana jest składać raporty zgodnie z kalendarzem raportowania przez
NA w Sekcji 6 i z zastosowaniem wzorów formularzy raportu wyszczególnionych
w Załączniku IV.
2. Wpisywanie danych w bazie danych programu należy realizować zgodnie z
wymogami określonymi w Sekcji 2.7. Przewodnika dla NA.
10.12. Kalendarz działań związanych z wizytami studyjnymi
1. Kalendarz działań zostanie zamieszczony w ramach CIRCA, a także na stronie
Centralnej Agencji poświęconej wizytom studyjnym (Olive).
130
11. SPECYFIKA WIZYT PRZYGOTOWAWCZYCH
11.1. Zasady obliczania kwoty dofinansowania
11.1.1. Uprawnione koszty
1. Dofinansowanie na rzecz wizyt przygotowawczych obejmuje następujące
elementy:
– Wkład na pokrycie rzeczywistych
wjazdowych/wyjazdowych);
kosztów
podróży
(w
tym
wiz
– Stałą kwotę dofinansowania kosztów utrzymania (w tym ubezpieczenie na czas
podróży), w oparciu o długość pobytu.
2. W przypadku uczestnictwa w seminarium kontaktowym, dofinansowanie
obejmuje następująca elementy:
– Wkład na pokrycie rzeczywistych
wjazdowych/wyjazdowych);
kosztów
podróży
(w
tym
wiz
– Stałą kwotę dofinansowania kosztów utrzymania na czas trwania seminarium.
Dofinansowanie na rzecz utrzymania uwzględniana jest w opłacie („jedna
opłata”) za uczestnictwo w seminarium kontaktowym. Wysokość opłaty
(„jedna opłata”) określana jest przez NA organizującą seminarium kontaktowe.
3. Dofinansowania wizyt przygotowawczych (PV) są udzielane na rzecz mobilności
międzynarodowej.
Niemniej
jednak
w
wyjątkowych
przypadkach,
dofinansowanie PV może zostać przyznane na mobilność w ramach danego kraju,
jeżeli dofinansowanie dotyczy uczestnictwa w seminarium kontaktowym (dla
każdego programu sektorowego) organizowanym przez NA w danym kraju.
4. NA zapewni dofinansowanie w wysokości co najmniej 50% maksymalnych
stawek utrzymania opublikowanych w Przewodniku do Programu „Uczenie się
przez całe życie”50.
5. NA opublikuje mające zastosowanie stawki w swoim krajowym zaproszeniu do
składania wniosków i materiałach informacyjnych oraz zapewni równe
traktowanie wnioskodawców poprzez zastosowanie takich samych stawek do
wszystkich wnioskodawców w porównywalnej sytuacji.
6. W przypadku osób o specjalnych potrzebach, NA może przyznać dofinansowanie
kosztów utrzymania, które jest wyższe niż maksymalne stawki, w celu pokrycia
rzeczywiście poniesionych kosztów. W takich przypadkach, dodatkowe
dofinansowanie może obejmować koszty utrzymania i podróży osoby
50
Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” 2011 – Część 1, Rozdział 4.C..
131
towarzyszącej, jeżeli jej obecność jest uzasadniona. NA może określić
maksymalną wartość procentową kosztów rzeczywistych lub maksymalną kwotę.
11.1.2.
„Jedna opłata” za seminaria kontaktowe
7. NA organizujące seminaria kontaktowe często pobierają „jedną opłatę”
obejmującą koszty zakwaterowania, wyżywienia, dokumentacji oraz ewentualnie
uczestnictwa w imprezach kulturalnych. Opłata ta nie obejmuje kosztu
zorganizowania seminarium kontaktowego, w tym kosztu wynajmu sal
konferencyjnych, sprzętu, itd. Tego typu koszty pokrywa NA w ramach
posiadanego budżetu operacyjnego, na rzecz którego wpłacany jest wkład UE w
ramach dofinansowania operacyjnego NA. W fazie przygotowań seminarium
kontaktowego, organizująca je NA winna zapewnić, że „jedna opłata” lub opłata
za uczestnictwo w seminarium kontaktowym nie przekracza maksymalnej
dziennej stawki kosztów utrzymania, określonej przez UE oraz mającej
zastosowanie w kraju, w którym organizowane jest seminarium kontaktowe.
8. Wkład na pokrycie „jednej opłaty” może odpowiadać wysokości maksymalnych
stawek utrzymania przyjętych w kraju organizującym seminarium, zgodnie z
zapisem Przewodnika do Programu „Uczenie się przez całe życie”. W przypadku
zastosowania ogólnie niższych krajowych stawek odnośnie mobilności, NA może
zadecydować o wprowadzeniu wyjątku odnośnie wizyt przygotowawczych w
zakresie uczestnictwa w seminariach kontaktowych oraz zastosować maksymalne
stawki utrzymania.
9. Zazwyczaj seminarium kontaktowe trwa cztery dni, przy czym zwykle możliwe
jest przybycie beneficjentów pierwszego dnia seminarium oraz ich wyjazd do
domu ostatniego dnia. W takim przypadku kwota dofinansowania winna
ograniczać się do wysokości „jednej opłaty” oraz wkładu na poczet kosztów
podróży.
10. W wyjątkowych przypadkach może się zdarzyć, iż beneficjent będzie zmuszony
przybyć dzień przed rozpoczęciem seminarium kontaktowego, lub też wyjechać
dzień po jego zakończeniu, wówczas gdy połączenia komunikacyjne nie pozwolą
na przybycie pierwszego dnia oraz wyjazd ostatniego dnia seminarium. W takim
przypadku NA może w drodze odstępstwa przyznać dodatkowe dofinansowanie
na pokrycie dziennych kosztów utrzymania za dzień (dni) podróży. Niemniej
jednak ogólna liczba dni objętych dofinansowaniem nie może przekroczyć
maksymalnego okresu trwania PV, określonego w Przewodniku do Programu
„Uczenie się przez całe życie”. Jeżeli beneficjent zdecyduje się przybyć wcześniej
lub wyjechać później z przyczyn innych niż brak połączeń komunikacyjnych, NA
nie udzieli dofinansowania w postaci dodatkowej kwoty na pokrycie kosztów
utrzymania, przekraczającej wysokość „jednej opłaty”.
11. W kwestii realizacji płatności, NA zastosuje jedną z dwóch poniższych opcji:
 NA wypłaci zaliczkę na rzecz beneficjenta przed rozpoczęciem
seminarium kontaktowego, w wysokości 80% maksymalnego wkładu na
pokrycie kosztów podróży plus całkowita kwota dofinansowania „jednej
opłaty”. Beneficjent może otrzymać do 20% dofinansowania na pokrycie
kosztu podróży z chwilą złożenia i zatwierdzenia raportu końcowego
132
przez NA, zgodnie z zasadami dotyczącymi kosztów podróży
pokrywanych
w
ramach
dofinansowania
na
rzecz
wizyt
przygotowawczych.
 NA wypłaci zaliczkę przed rozpoczęciem seminarium kontaktowego, w
wysokości 80% maksymalnej kwoty dofinansowania. Beneficjent może
otrzymać do 20% dofinansowania na pokrycie kosztu podróży z chwilą
złożenia i zatwierdzenia raportu końcowego przez NA, zgodnie z
zasadami dotyczącymi kosztów podróży pokrywanych w ramach
dofinansowania na rzecz wizyt przygotowawczych.
12. Niezależnie od wybranej opcji płatności, NA przeleje płatność na konto
beneficjenta wyłącznie wówczas, gdy raportowi końcowemu towarzyszyć będzie
poświadczenie uczestnictwa w działaniu (certyfikat uczestnictwa) oraz dowód
uiszczenia opłaty za uczestnictwo w seminarium kontaktowym („jedna opłata”).
11.1.3.
Opłaty za anulowanie
13. Organizująca NA może naliczyć opłatę za anulowanie (określoną na dość
wysokim, lecz uzasadnionym poziomie 100 €) w przypadku wycofania się przez
beneficjentów z uczestnictwa w seminarium kontaktowym po upłynięciu
określonego terminu (tj. na miesiąc lub krócej przed rozpoczęciem seminarium
kontaktowego) oraz w przypadku, gdy w konsekwencji wycofania uczestnictwa
organizująca NA będzie zobowiązana uiścić kary za odwołane rezerwacje. W
stosownych przypadkach, organizująca NA zamieści informacje na temat opłat za
anulowanie w pakiecie reklamowym seminarium (tzn. w zaproszeniu lub
formularzu rejestracyjnym). Wysyłająca NA dopilnuje aby potencjalni
wnioskodawcy zostali należycie poinformowani o zastosowaniu opłaty za
anulowanie. Nie można domagać się uiszczenia opłaty za anulowanie od
beneficjenta, który wycofał swoje uczestnictwo w seminarium kontaktowym z
powodu działania siły wyższej.
14. Dofinansowanie z tytułu wizyty studyjnej nie obejmuje opłat za anulowanie.
Jeżeli beneficjent dofinansowania zrezygnuje z udziału w wizycie studyjnej po
podpisaniu umowy o dofinansowanie z NA z powodów innych niż działanie siły
wyższej, wszelkie opłaty za anulowanie, naliczane przez organizatora seminarium
kontaktowego, pokryje beneficjent ze swojej kieszeni. Wysyłająca NA winna
odzyskać wszelkie ewentualne zaliczki oraz zakończyć realizację umowy
wyłącznie po uzyskaniu potwierdzenia uiszczenia przez beneficjenta opłaty za
anulowanie na rzecz organizującej NA.
15. Jeżeli seminarium kontaktowe zostanie anulowane przez organizującą NA z
uwagi na brak uczestników w momencie, gdy beneficjent po podpisaniu umowy o
dofinansowanie z NA poniósł wydatki związane z uczestnictwem w seminarium
kontaktowym (takie jak zakup biletów na podróż, których nie można juz
anulować, lub których koszt jest niemożliwy do odzyskania), poniesione koszty
mogą zostać pokryte przez dofinansowanie z tytułu wizyty studyjnej.
133
11.2
Umowy o dofinansowanie
1. Wsparcie wizyt przygotowawczych jest zapewnione w formie indywidualnego
dofinansowania z tytułu mobilności. Jednak NA zobowiązana jest zawrzeć
umowę o dofinansowanie z instytucją macierzystą wyjeżdżającej osoby, a nie z
indywidualną osobą.
11.3. Analiza raportów końcowych od beneficjentów
1. NA sprawdzi wszystkie raporty końcowe z akcji zdecentralizowanych. Wymogi
dotyczące dodatkowych kontroli (np. kontroli zza biurka), które NA zobowiązana
jest przeprowadzić w odniesieniu do beneficjentów dofinansowania zostały
określone w punkcie 3.8. niniejszego Przewodnika.
2. NA wprowadzi dane ilościowe z każdego sprawozdania końcowego z wizyty
przygotowawczej do narzędzia zarządzania programem (por. Rozdział 2.7.
Przewodnika dla NA).
11.4 Wymogi dotyczące raportowania przez NA
1. NA zobowiązana jest składać raporty zgodnie z kalendarzem raportowania przez
NA w sekcji 6 i z zastosowaniem wzorów formularzy raportu wyszczególnionych
w Załączniku IV.
134
12. SPECYFIKA PROGRAMU GRUNDTVIG
12.1. Zasady dotyczące wszystkich akcji w programie Grundtvig
12.1.1.
Procedura przyznania dofinansowania
1. NA zobowiązana jest zorganizować ewaluację oraz wybór wniosków o
dofinansowanie zgodnie z zasadami określonymi w rozdziałach 3.5 i 3.6
Przewodnika dla NA.
2. Przy realizacji oceny formalnej NA wykorzysta wspólne europejskie formularze
oceny formalnej, zawarte w Załączniku II-B do niniejszego Przewodnika.
3. Kryterium oceny formalnej dotyczące narodowości, mające zastosowanie w
przypadku mobilności osób indywidualnych, należy interpretować następująco:
„Wnioskodawca jest obywatelem kraju uczestniczącego w Programie „Uczenie
się przez całe życie” lub też obywatelem innego kraju, pracującym lub
zamieszkującym kraj uczestniczący, zgodnie z prawnymi wymogami
obowiązującymi w tym kraju uczestniczącym (prosimy odnieść się do strony
internetowej odpowiedniej NA)”.
4. Przy realizacji oceny jakościowej NA wykorzysta wspólne europejskie
formularze oceny, zawarte w Załączniku II-B do niniejszego Przewodnika.
Ocena ta będzie dokonywana w skali od 0 do 100 punktów.
5. W przypadku działań, które dopuszczają zastosowanie priorytetów narodowych,
a priorytety te zostały uwzględnione przez NA, można przyznać maksymalnie 15
punktów z tytułu priorytetów narodowych. Z technicznego punktu widzenia, za
każdy priorytet narodowy można uzyskać określoną liczbę punktów, od 1 do 15.
Suma punktów dla danego wniosku może więc znacznie przekroczyć 15 jeżeli
wniosek zawiera się w obrębie kilku priorytetów narodowych. Niemniej jednak,
w takim przypadku wnioskodawca otrzyma nie więcej niż 15 punktów.
12.1.2.
Lista rezerwowa
6. Tam gdzie to będzie możliwe, NA ustanowi listę rezerwową projektów, które
mogłyby uzyskać dofinansowanie, gdyby dalsze fundusze były dostępne lub
niektórzy beneficjenci nie byli w stanie wykorzystać udzielonego im
dofinansowania (por. Rozdział 3.6.2.3 niniejszego Przewodnika). We wszystkich
takich przypadkach, NA będzie przestrzegać terminów przygotowania umów o
dofinansowanie jak określono w Załączniku 1 do Umowy Komisja-NA.
12.1.3.
Zasady alokacji dofinansowania
7. W odniesieniu do dofinansowania z tytułu kosztów utrzymania, NA przyzna
kwotę odpowiadającą co najmniej 50% maksymalnych stawek utrzymania,
opublikowanych w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”.
8. NA opublikuje mające zastosowanie stawki w krajowym Zaproszeniu do
składania wniosków i w materiałach informacyjnych oraz zapewni równe
135
traktowanie wnioskodawców poprzez zastosowanie takiej samej stawki do
wszystkich wnioskodawców w podobnej sytuacji.
9. W przypadku osób o specjalnych potrzebach, w celu pokrycia rzeczywistych
poniesionych kosztów, NA może przeznaczyć dofinansowanie na koszty
utrzymania, która przekracza maksymalne stawki. W takich przypadkach,
dodatkowe dofinansowanie może obejmować koszty utrzymania i podróży osoby
towarzyszącej, jeżeli jej obecność jest uzasadniona. NA może określić
maksymalną wartość procentową kosztów rzeczywistych lub maksymalną kwotę.
12.1.4.
Umowy o dofinansowanie
10. NA użyje standardowych umów o dofinansowanie zawartych w Załączniku II-C,
zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 3.7.2 Przewodnika dla NA.
11. NA będzie przestrzegać wszelkich terminów dotyczących wykorzystania
funduszy na rzecz zdecentralizowanych akcji, określonych w Załączniku 1
Umowy Komisja-NA, w tym relokacji niewykorzystanych funduszy.
12. W przypadku działań związanych z mobilnością, NA dostosuje okres
obowiązywania umów o dofinansowanie do rzeczywistego czasu trwania
planowanych wyjazdów.
12.1.5.
Analiza raportów końcowych
13. NA sprawdzi wszystkie raporty końcowe z akcji zdecentralizowanych. Wymogi
dotyczące dodatkowych kontroli (np. kontroli zza biurka dokumentów
potwierdzających, kontroli na miejscu), które NA zobowiązana jest
przeprowadzić w odniesieniu do beneficjentów dofinansowania zostały określone
w punkcie 3.8. niniejszego Przewodnika.
14. Opisowe informacje zawarte w raportach mają dwojaki charakter, tj. ilościowy i
jakościowy. NA wprowadzi wymagane informacje z każdego sprawozdania
końcowego do narzędzia zarządzania programem, udostępnionego przez
Komisję. NA przeanalizuje informacje zawarte w sprawozdaniach końcowych
beneficjentów pod kątem zamieszczenia wymaganych informacji dotyczących
rezultatów wspieranych działań w kontekście rocznego raportu NA (patrz
Załącznik IV-A).
12.2. Wizyty przygotowawcze
1. Dofinansowanie na rzecz wizyt przygotowawczych mających na celu opracowanie
przyszłego wniosku dla projektu Leonardo da Vinci będą administrowane zgodnie
z zapisem Punktu 11 Przewodnika dla NA.
12.3. Wizyty i wymiana w programie Grundtvig
1. Typ dofinansowania: dofinansowanie z tytułu Wizyt i wymiany w programie
Grtundtvig obejmuje następujące elementy:
–
Stała kwota dofinansowania kosztów utrzymania, w oparciu o długość
pobytu (maksymalnie 12 tygodni),
136
–
Wkład na pokrycie rzeczywistych kosztów podróży,
–
Wkład na pokrycie rzeczywistych kosztów odpowiadających opłacie za
uczestnictwo w kursie lub seminarium, do maksymalnej granicy, jaką może
określić NA (por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie”),
–
Zryczałtowana kwota na pokrycie kosztów przygotowania pedagogicznego,
językowego i kulturowego (por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez
całe życie”),
2. W przypadku wnioskowania o dofinansowanie uczestnictwa w wizycie studyjnej
w ramach Wizyt i wymiany w programie Grundtvig, prosimy odnieść się do
wytycznych zawartych w rozdziale 10.7 dotyczącym Wizyt studyjnych.
12.4. Asystentury Grundtviga
1.
Typ dofinansowania: dofinansowanie z tytułu Asystentury Grundtviga obejmuje
następujące elementy:
–
Stała kwota dofinansowania kosztów utrzymania, w oparciu o długość
pobytu, obejmująca koszty podróży,
–
Zryczałtowana kwota na pokrycie kosztów przygotowania pedagogicznego,
językowego i kulturowego (por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez
całe życie”),
2.
NA może, lecz nie ma obowiązku, przyznać dofinansowanie z tytułu
przygotowania pedagogicznego, językowego i kulturowego. Beneficjenci będą
zobowiązani przedstawić potwierdzenie podjęcia działań przygotowawczych, np.
kserokopię certyfikatu uczestnictwa w kursie lub fakturę na zakup odpowiednich
pomocy, itd.
3.
Jedną z opcji przygotowania językowego dostępnych dla Asystentów w ramach
programu Comenius jest uczestnictwo w Intensywnych Kursach Językowych
Erasmus. NA poinformuje wybranych Asystentów o takiej możliwości i zachęci
ich do zapoznania się ze szczegółami dot. kursu zamieszonymi na stronie:
http://ec.europa.eu/education/program s/llp/erasmus/eilc/index_en.html. Takie
kursy nie są odpłatne.
Asystenci powinni wnioskować bezpośrednio do organizatorów kursów z
wykorzystaniem formularzy wniosku dostępnych pod powyższym adresem
internetowym, z przestrzeganiem terminów określonych w formularzu. Studenci
Erasmusa mają pierwszeństwo uczestnictwa w kursach, lecz Asystenci też są
uprawnieni. To czy dany kurs jest odpowiedni będzie zależeć od czasu trwania
Asystentury; dofinansowanie z tytułu Asystentury nie obejmuje 2 biletów
powrotnych, tak więc kurs musi mieć miejsce możliwie blisko daty rozpoczęcia
Asystentury, co pozwoli na uczestnictwo. W takim przypadku, dofinansowanie z
tytułu Asystentury zapewnione przez NA nie może obejmować kosztów
utrzymania przez czas przygotowania językowego, innych niż zryczałtowana
kwota na pokrycie przygotowania pedagogicznego, językowego i kulturowego.
137
4.
W przypadku, gdy Asystent zechce przedłużyć swój pobyt w organizacji
przyjmującej do maksymalnie 45 tygodni, będzie on zobowiązany uzyskać
uprzednią pisemną zgodę wysyłającej NA, która może zostać udzielona poprzez
wprowadzenie formalnej poprawki do umowy o dofinansowanie na następujących
warunkach:
– dostępne są wystarczające fundusze, które nie zostały przydzielone;
– wniosek zostanie złożony przed datą zakończenia obowiązywania umowy o
dofinansowanie;
– NA zastosuje się do ostatecznego terminu relokacji funduszy, określonego w
Załączniku 1 do Umowy Komisja-NA;
– NA zapewni równe traktowanie wszystkich Asystentów, na przykład poprzez
poinformowanie ich o możliwości wnioskowania o przedłużenie okresu
Asystentury w liście towarzyszącym, przesłanym przez NA wraz z umową o
dofinansowanie.
12.5. Szkolenia zawodowe w programie Grundtvig
1.
Typ dofinansowania: dofinansowanie z tytułu Szkoleń zawodowych w programie
Grundtvig obejmuje następujące elementy:
–
Stała kwota dofinansowania kosztów utrzymania, w oparciu o długość
pobytu,
–
Wkład na pokrycie rzeczywistych kosztów podróży,
–
Wkład na pokrycie rzeczywistych kosztów odpowiadających opłacie za
uczestnictwo w kursie lub seminarium, do maksymalnej granicy, jaką może
określić NA (por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie”),
–
Zryczałtowana kwota na pokrycie kosztów przygotowania pedagogicznego,
językowego i kulturowego (por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez
całe życie”).
2.
W kwestii listy rezerwowej w ramach szkoleń zawodowych w programie
Grundtvig, zastosowanie znajdują identyczne zasady jak w przypadku programu
Comenius, określone w rozdziale 7.2.3.2 powyżej.
3.
W kwestii zarządzania budżetem w ramach dofinansowania szkoleń
zawodowych, zastosowanie znajdują identyczne zasady jak w przypadku
programu Comenius, określone w rozdziale 7.5.3.1 powyżej, za wyjątkiem
uczestnictwa w Wizytach studyjnych, które jest otwarte dla beneficjentów Wizyt i
Wymiany w programie Grundtvig.
4.
W kwestii bazy danych działań realizowanych w ramach szkoleń zawodowych,
patrz rozdział 7.3 powyżej, dotyczący programu Comenius.
138
5.
W kwestii odwołania szkoleń zawodowych, zastosowanie znajdują identyczne
zasady jak w przypadku programu Comenius, określone w rozdziale 7.5.3.2
powyżej.
12.6. Warsztaty w programie Grundtvig
1.
2.
Typ dofinansowania: dofinansowanie dla organizatora warsztatów obejmuje
następujące elementy:
–
Zryczałtowana kwota na rzecz organizacji warsztatów,
–
Stała kwota dofinansowania kosztów utrzymania uczestników, w oparciu o
długość pobytu, obejmująca koszty podróży,
–
Zryczałtowana kwota na pokrycie kosztów przygotowania pedagogicznego,
językowego i kulturowego (por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez
całe życie”).
W przypadku odwołania warsztatów z uwagi na niewystarczającą liczbę
uczestników, NA będzie uprawniona domagać się zwrotu wypłaconej zaliczki
minus wydatki poniesione przez organizatora warsztatów w związku z
pozyskiwaniem uczestników. Wydatki be podlegają zwrotowi w oparciu o
rzeczywiste koszty, przy czym organizator musi wykazać, że podjęto odpowiednie
wysiłki mające na celu pozyskanie uczestników.
12.7. Projekty partnerskie w programie Grundtvig
1.
NA będzie postępować zgodnie z międzyagencyjnymi procedurami konsultacji a
także zastosuje wspólne narzędzie zarządzania programem, LLPLink. Instrukcje
techniczne oraz kalendarz dotyczący dopasowania i wyboru partnerów w ramach
Partnerstwa w procesie uczenia się zostały określone w Załączniku III-B
Przewodnika dla NA.
2.
W odniesieniu do zasad alokacji dofinansowania, zastosowanie mają identyczne
zasady jak w przypadku Wielostronnego Partnerstwa Szkół Comeniusa, patrz
punkt 7.4.1 powyżej.
3.
W odniesieniu do użycia listy rezerwowej, zastosowanie mają identyczne zasady
jak w przypadku Wielostronnego Partnerstwa Szkół Comeniusa, patrz punkt
7.2.3.1 powyżej.
12.8. Projekty wolontariatu seniorów w programie Grundtvig
1.
Projekty wolontariatu seniorów będą finansowane w następujący sposób:
–
Fundusze zostaną przyznane WYŁĄCZNIE organizacjom uczestniczącym, nie
zaś bezpośrednio indywidualnym uczestnikom.
–
Każda z organizacji uczestniczących otrzyma dofinansowanie od NA w swoim
kraju. Projekt zostanie zatwierdzony wyłącznie w przypadku zatwierdzenia
wniosków złożonych przez organizacje w obydwu krajach.
139
–
Dofinansowanie dla projektu obejmuje fundusze służące pełnieniu roli
ZARÓWNO organizacji wysyłającej jak i organizacji przyjmującej
wolontariuszy.
2. Typ dofinansowania: dofinansowanie dla projektu wolontariatu seniorów
obejmie:
– Kwoty z tytułu wysłania wolontariuszy:
Typ dofinansowania
Uwzględnione koszty
Dofinansowanie wyjazdu Międzynarodowa podróż
przyznane uczestnikom
wolontariuszy
indywidualnym
Dofinansowanie dla
organizacji
przygotowujących
wyjazd
Koszty organizacyjne:
9.
Kontakt z organizacją
partnerską
10. Przygotowanie pedagogiczne,
językowe i kulturowe
11. Komunikacja z
wolontariuszami
przebywającymi zagranicą
12. Działania następcze
Podstawa obliczeniowa
Wkład na pokrycie
rzeczywistych kosztów
podróży, obliczany na
jednego uczestnika
Stała kwota
dofinansowania w
oparciu o liczbę
wysłanych wolontariuszy
Pozostałe koszty organizacyjne

Kwoty z tytułu przyjęcia wolontariuszy:
Typ dofinansowania
Uwzględnione koszty
Dofinansowanie wyjazdu 13.
Zakwaterowanie
przyznane uczestnikom
wyżywienie
indywidualnym
14.
Podróż lokalna
15.
Ubezpieczenie
16.
Wsparcie osobiste,
pedagogiczne, językowe i
kulturowe
Dofinansowanie dla
Koszty organizacyjne
organizacji
przygotowujących
wyjazd
140
Podstawa obliczeniowa
i Stała kwota
dofinansowania w
oparciu o stawkę
kosztów utrzymania dla
danego kraju
przyjmującego
Stała kwota
dofinansowania w
oparciu o liczbę
przyjętych wolontariuszy
13. ZAŁĄCZNIKI
N.B. Załącznik I został uwzględniony w treści Przewodnika dla NA, natomiast załączniki
opatrzone numerami II, III i IV stanowią odrębne dokumenty. Ich szczegółowy opis
zamieszczono w dalszej części, po Glosariuszu.
I. Glosariusz do Przewodnika dla NA
II. Wzory dokumentów
II.A – Deklaracja w sprawie zapobiegania i ujawniania konfliktów interesów
II.B – Procedura przyznania dofinansowania: listy kontrolne i arkusze oceny
II.C – Standardowe umowy o dofinansowanie i formularze sprawozdań
II.D – Podstawowe kontrole: listy kontrolne
III. Instrukcje techniczne
III.A – Zasady identyfikacji wizualnej: użycie logo programu
III.B – Procedura przyznania dofinansowania: instrukcje dotyczące oceny i wyboru
III.C – Podstawowe kontrole beneficjentów: minimalne wymagane pokrycie, wskazówki
praktyczne
III.D – Wykorzystanie budżetu dla akcji zdecentralizowanych
IV. Formularze raportów NA
IV.A – Formularze raportu rocznego NA za 2011 r.
IV.B – Wniosek o wypłacenie zaliczki
IV.C – Zmiana danych kontraktowych i bankowych NA
IV.D – Raport ad hoc w sprawie nieprawidłowości i nadużyć finansowych
IV.E – Wniosek o odstąpienie od nakazu zwrotu
IV.F – Raport w sprawie narosłych odsetek
141
Załącznik I
Glosariusz
142
Termin
Definicja
Wnioskodawca
Osoba lub organizacja/instytucja składająca wniosek o dofinansowanie do
NA.
Formularz wniosku
Standardowy formularz, który potencjalny wnioskodawca jest
zobowiązany wypełnić w celu złożenia wniosku o dofinansowanie.
Formularz może być w formie elektronicznej lub papierowej.
Ocena
Ewaluacja wniosku o dofinansowanie lub raportu od beneficjenta w
oparciu o znormalizowane kryteria i narzędzia (wytyczne, listy kontrolne,
itd.).
Karta oceny
Standardowy formularz, który wypełnia osoba oceniająca wniosek o
dofinansowanie lub raport od beneficjenta. Formularz może być w formie
elektronicznej lub papierowej.
Oceniający
Osoba, której zadaniem jest przeprowadzenie oceny wniosku o
dofinansowanie, raportu od beneficjenta, itd.
Ścieżka audytu
System sformalizowanych procedur i narzędzi pozwalających na
skontrolowanie wszystkich etapów procesu, w ramach którego podjęto
decyzję, na jakiej podstawie, przez kogo i kiedy.
Kryteria przyznania
Kryteria stosowane do oceny jakości wniosku o dofinansowanie w świetle
wyznaczonych celów i priorytetów. Kryteria stosowane do porównania
jakości wniosków o dofinansowanie w danej edycji w celu ustalenia ich
rankingu w malejącej kolejności.
Wypłata
kwoty
Beneficjent
pozostałej Końcowa płatność dofinansowania po przeprowadzeniu oceny i
zatwierdzeniu raportu końcowego, z uwzględnieniem zatwierdzenia
działań i części sprawozdania finansowego, jak również wszelkich innych
dokumentów potwierdzających, produktów, itd, które mogą być
wymagane zgodnie z umową o dofinansowanie.
Osoba lub organizacja/instytucja,
dofinansowanie z NA.
która
podpisuje
umowę
o
Zaproszenie
do Dokument urzędowy określający szczegółowe warunki składania
składania wniosków
wniosków o dofinansowanie w ramach danego programu (działania)
określający kryteria na podstawie których zostanie przeprowadzona
procedura przyznania dofinansowania. Dokument uzupełniający do
Przewodnika do Programu „Uczenie się przez całe życie”.
Kandydat
(Potencjalny) wnioskodawca
Kontrola
Kontrola beneficjentów mająca na celu zweryfikowanie przestrzegania
przez nich warunków wyszczególnionych w umowie o dofinansowanie.
143
Kontrole mogą obejmować kontrole dokumentów ‘zza biurka’ (raportów i
dokumentów potwierdzających oraz materiałów przesłanych przez
beneficjentów) lub mogą być prowadzone na miejscu w siedzibie
instytucji/organizacji będącej beneficjentem.
Umowa Komisja-NA
Umowa na piśmie sporządzona przez Komisję i NA określająca wysokość
funduszy wyasygnowanych przez UE na akcje zdecentralizowane
programu oraz na pokrycie kosztów operacyjnych, jak również ustalająca
prawa i obowiązki obu stron na mocy umowy.
Doradztwo
Świadczenie usług doradczych na rzecz potencjalnych wnioskodawców
lub obecnych beneficjentów.
Akcja
zdecentralizowana
Akcja programu, która jest zarządzana zgodnie z „Procedurą NA” jak
wyszczególniono w Załączniku do Decyzji LLP, który zawiera przepisy
administracyjne i finansowe dot. programu
Ocena postępów
projektów ‘zza
biurka’
Monitoring beneficjentów w oparciu o ustne lub pisemne informacje
(pisma, e-maile, rozmowy telefoniczne, raporty, itd.) realizowany przez
NA ‘zza biurka’.
Kryteria poprawności Kryteria odnoszące się do formalnych warunków technicznych procedury
formalnej
przyznania dofinansowania (takich jak ostateczna data złożenia,
zastosowanie określonego formularza wniosku, wypełnienie przez
upoważnioną osobę, itd.) oraz działania programu (takie jak
przynależność do grupy docelowej działania, propozycja działania, które
jest objęte dofinansowaniem, itd.).
Komitet ewaluacyjny
Grupa składająca się z co najmniej 3 osób oficjalnie wyznaczonych przez
NA, której zadaniem jest zaproponowanie projektu decyzji dot.
przyznania dofinansowania dyrektorowi NA w odniesieniu do
odpowiednich edycji.
Kryteria wykluczenia
Kryteria odnoszące się do określonej sytuacji, w której wnioskodawca
może ulec wykluczeniu i która skutkuje automatycznym wykluczeniem
wniosku o dofinansowanie z procedury przyznania dofinansowania
zgodnie z art. 93 i 94 Rozporządzenia Finansowego (np. bankructwo,
oskarżenie o nadużycia finansowe, skazanie za przestępstwo karne, itd.).
Końcowa kwota
dofinansowania
Końcowa kwota dofinansowania UE ustalona na podstawie raportu
końcowego. Kwota ta nie może być wyższa niż maksymalna kwota
dofinansowania wyszczególniona w umowie o dofinansowanie.
Przewodnik do
Programu „Uczenie
się przez całe życie”
Dokument urzędowy przedstawiający opis celów programu i działań, jak
również warunków i procedur ubiegania się o dofinansowanie. Zwykle
dokument ten towarzyszy danemu zaproszeniu do składania wniosków.
Dofinansowanie
Bezpośrednie świadczenie finansowe mające na celu finansowanie
działalności lub funkcjonowania danej jednostki.
Dofinansowanie nie może mieć na celu ani skutkować zyskami
finansowymi dla beneficjenta. Warunek ten nie ma zastosowania do
144
stypendiów na wyjazdy na studia, badania lub szkolenia lub do nagród
przyznawanych w wyniku przeprowadzonych konkursów lub
zryczałtowanych kwot dofinansowanie.
Umowa o
dofinansowanie
Umowa o dofinansowanie jest dokumentem sporządzonym przez NA oraz
osobę lub instytucję/organizację, która jest beneficjentem dofinansowania
udzielonego przez Wspólnotę uzyskanego w wyniku decyzji o przyznaniu
dofinansowania. Umowa o dofinansowanie określa warunki umowne takie
jak prawa i obowiązki beneficjenta i NA. Umowa o dofinansowanie może
zostać zmieniona jedynie w formie uzupełniającej umowy na piśmie.
Wniosek o
dofinansowanie
Formalny wniosek o wsparcie finansowe ze strony UE w ramach
określonego działania programu złożony na podstawie Zaproszenia do
składania wniosków
Procedura przyznania Proces obejmujący wszystkie etapy przetwarzania wniosków o
dofinansowania
dofinansowanie od ich złożenia po wydanie decyzji o przyznaniu
dofinansowania.
Wniosek (o
dofinansowanie) z
tytułu
indywidualnego
wyjazdu
Wniosek o dofinansowanie z tytułu realizacji indywidualnego wyjazdu za
granicę. Umowa o dofinansowanie związana z wnioskiem może zostać
zawarta bezpośrednio z osobą indywidualną będącą beneficjentem lub z
macierzystą instytucją takiej osoby.
Umowa o
dofinansowanie z
tytułu
indywidualnego
wyjazdu
Umowa o dofinansowanie zawarta przez NA bezpośrednio z osobą
indywidualną lub z macierzystą instytucją takiej osoby mająca na celu
realizację wyjazdu takiej osoby za granicę. Np. w przypadku
dofinansowania wizyty przygotowawczej, umowa o dofinansowanie może
zostać zawarta z macierzystą instytucją, jako że wizyta zostanie
przeprowadzona w związku z zaangażowaniem instytucji macierzystej, a
nie osoby indywidualnej, we wnioskowany projekt, który potencjalnie
może wyniknąć z wizyty przygotowawczej.
Monitoring
Kontrola wyników i osiągnięć beneficjenta oraz udzielenie wsparcia i
porad mających na celu usprawnienie wspieranej działalności i
zarządzania dofinansowaniem, w zależności od tego co jest wymagane.
Spotkanie
monitoringowe
Spotkanie zorganizowane przez NA lub inną instytucję zaangażowaną w
realizację programu, w której uczestniczy grupa beneficjentów
dofinansowania w ramach danego programu (działania) mające na celu
wzajemną wymianę doświadczeń i zapewnienie wsparcia i porad.
Wizyta
monitoringowa
Wizyta NA w siedzibie instytucji/organizacji będącej beneficjentem
związana z monitoringiem.
Krajowe tematyczne Spotkanie monitoringowe zorganizowane przez NA lub inną instytucję
spotkanie
zaangażowaną w realizację programu, w której uczestniczą organizatorzy i
monitoringowe
beneficjenci programu na poziomie krajowym poświęcone danemu
obszarowi tematycznemu. Krajowe tematyczne spotkania monitoringowe
mogą być poświęcone określonemu sektorowi programu lub dotyczyć
145
różnych sektorów czy programów sektorowych.
Kontrola na miejscu
Wizyta NA w siedzibie instytucji/organizacji będącej beneficjentem
mająca na celu sprawdzenie przestrzegania umowy o dofinansowanie w
odniesieniu do wdrażania działań, na które udzielono dofinansowanie i
zarządzania dotacją. Kontrole na miejscu nie są wymagane w przypadku
Umów o dofinansowanie na wyjazd indywidualny.
Uczestnik
Osoba indywidualna korzystająca z dofinansowania wyjazdu, uzyskanego
za pośrednictwem organu pośredniczącego. W takim przypadku NA
sporządza umowę o dofinansowanie wyjazdu, która zostaje zawarta z
organem pośredniczącym, nie zaś z indywidualnymi uczestnikami
wyjazdu.
Płatność zaliczkowa
Płatność realizowana w formie zaliczki jako procent/część maksymalnej
kwoty dofinansowania wyszczególnionej w umowie o dofinansowanie.
Zaliczka może zostać uruchomiona po podpisaniu umowy o
dofinansowanie lub po zatwierdzeniu raportu od beneficjenta lub na
podstawie innych określonych ustaleń dot. płatności (np. raty miesięczne z
tytułu długoterminowych wyjazdów za granicę).
Promotor
Osoba lub organizacja wspierająca NA w rozpowszechnianiu informacji i
promowaniu programu i doradztwie na rzecz potencjalnych
wnioskodawców i obecnych beneficjentów.
Program sektorowy
Program Uczenie się przez całe życie (LLP) składa się z 4 programów
sektorowych, z których każdy koncentruje się na określonym sektorze
uczenia się przez całe życie i szkolenia. Te programy to: Comenius,
Erasmus, Leonardo da Vinci i Grundtvig. Każdy z tych programów jak
również
program
międzysektorowy
obejmują
wiele
akcji
zdecentralizowanych, którymi na poziomie krajowym zarządzają NA.
Kryteria wyboru
Kryteria pozwalające na ocenę zdolności wnioskodawcy do zrealizowania
działania lub programu pracy zaproponowanego we wniosku o
dofinansowanie. Kryteria obejmują warunki dot. zdolności finansowych i
operacyjnych wnioskodawcy.
Tura
Ustalenia dot. składania i rozpatrywania wniosków o dofinansowanie w
ramach określonej akcji zdecentralizowanej w określonym terminie i w
odpowiedzi na zaproszenie opublikowane w Zaproszeniu do składania
wniosków.
Nadzór
Seria działań kontrolnych mających na celu zapewnienie zgodności ze
standardami kontroli wewnętrznej i wymogami umownymi.
Waloryzacja
Rozpowszechnianie i wykorzystanie wyników działań, które uzyskały
wsparcie.
Ujawnianie
Sygnalizowanie mającego miejsce wykroczenia lub podejrzenia o
wykroczeniu popełnionym przez innego pracownika NA będącego
członkiem personelu NA lub przez zarząd NA.
146
Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011
Załącznik nr 2 c do SIWZ
Załącznik II
Wzory dokumentów
Wzory dokumentów wymienionych poniżej zostały zamieszczone w postaci osobnych plików/dokumentów w CIRCA.
Pozycje oznaczone kolorem żółtym odnoszą się do dokumentów dostępnych w bieżącej wersji Przewodnika dla NA.
Program/akcja
Typ dokumentu
Nazwa pliku w wersji elektronicznej
II-A – Zapobieganie i ujawnianie konfliktów interesów
Program „Uczenie się przez całe życie”
Deklaracja w sprawie zapobiegania i ujawniania
konfliktów interesów
GfNA-II-A-prevent conflict of interest.doc
II-B – Procedura przyznania dofinansowania: STANDARDOWE listy kontrolne i arkusze oceny
Dwustronne Projekty Partnerskie Szkół w
programie Comenius
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-COM-bilat-school-partnership-eligibility
check.doc
Dwustronne Projekty Partnerskie Szkół w
programie Comenius
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-COM-bilat-school-partnership-quality
assessment.doc
Wielostronne Projekty Partnerskie Szkół w
programie Comenius
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-COM-multilat-school-partnershipeligibility check.doc
Wielostronne Projekty Partnerskie Szkół w
programie Comenius
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-COM-multilat-school-partnership-quality
assessment.xls
Projekty partnerskie Comenius Regio
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-COM-Regio-partnership-eligibility
check.doc
Projekty partnerskie Comenius Regio
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-COM-Regio-partnership-quality
assessment.doc
Szkolenia zawodowe w programie Comenius
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-COM-IST-eligibility check.doc
Szkolenia zawodowe w programie Comenius
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-COM-IST-quality assessment.doc
Asystentury Comeniusa
Lista kontrolna dla asystenta, weryfikująca
poprawność formalną
GfNA-II-B-COM-ASS-eligibility check.doc
Asystentury Comeniusa
Formularz oceny jakościowej dla asystenta
GfNA-II-B-COM-ASS-quality assessment.doc
Asystentury Comeniusa
Lista kontrolna dla szkoły przyjmującej, weryfikująca
poprawność formalną l
GfNA-II-B-COM-ASS-host school-eligibility
check.doc
Asystentury Comeniusa
Formularz oceny jakościowej dla szkoły przyjmującej
GfNA-II-B-COM-ASS-host school-quality
assessment.doc
Indywidualne wyjazdy uczniów w programie
Comenius
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-COM-IPM-eligibility check.doc
Indywidualne wyjazdy uczniów w programie
Comenius
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-COM-IPM-quality assessment.doc
Baza danych szkoleń zawodowych w programie
Comenius i Grundtvig
Baza danych list kontrolnych weryfikujących
poprawność formalną
GfNA-II-B-COM-GRU-IST database-eligibility
check.doc
Intensywne kursy w programie Erasmus
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-ERA-IP-eligibility check.doc
Intensywne kursy w programie Erasmus
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-ERA-IP-quality assessment.doc
Intensywne kursy językowe w programie
Erasmus
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-ERA-EILC-eligibility check.doc
148
Intensywne kursy językowe w programie
Erasmus
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-ERA-EILC-quality assessment.doc
Wyjazdy na praktyki w programie Erasmus dla
Konsorcjów
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-ERA-placement-consortia-eligibility
check.doc
Wyjazdy na praktyki w programie Erasmus dla
Konsorcjów
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-ERA-placement-consortia-quality
assessment.doc
Projekty partnerskie w programie Leonardo da
Vinci
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-LDV-partnership-eligibility check.doc
Projekty partnerskie w programie Leonardo da
Vinci
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-LDV-partnership-quality assessment.xls
Projekty mobilności w programie Leonardo da
Vinci
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-LDV-mobility-eligibility check.doc
Projekty mobilności w programie Leonardo da
Vinci
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-LDV-mobility-quality assessment.xls
Certyfikat mobilności w programie Leonardo da
Vinci
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-LDV-mobility-certificate-eligibility
check.doc
Certyfikat mobilności w programie Leonardo da
Vinci
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-LDV-mobility-certificate-quality
assessment.doc
Certyfikat mobilności w programie Leonardo da
Vinci
Arkusz dot. stanu faktycznego dla NA
GfNA-II-B-LDV-mobility-certificate-fact sheet.doc
Projekty Transferu Innowacji w programie
Leonardo da Vinci
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-LDV-TOI-eligibility check.doc
Projekty Transferu Innowacji w programie
Leonardo da Vinci
Ocena jakościowa
GfNA-II-B-LDV-TOI-quality assessment.xls
149
Projekty Transferu Innowacji w programie
Leonardo da Vinci
Ocena finansowa
financial assessment on the basis of the budget tables
included in the TOI 2010 eForm/adobe-form for
application
Projekty partnerskie w programie Grundtvig
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-GRU-partnership-eligibility check.doc
Projekty partnerskie w programie Grundtvig
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-GRU-partnership-quality assessment.xls
Wizyty i wymiana w programie Grundtvig
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-GRU-visit-exchange-eligibility check.doc
Wizyty i wymiana w programie Grundtvig
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-GRU-visit-exchange-quality
assessment.doc
Warsztaty w programie Grundtvig
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-GRU-workshop-eligibility check.doc
Warsztaty w programie Grundtvig
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-GRU-workshop-quality assessment.doc
Szkolenia zawodowe w programie Grundtvig
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-GRU-IST-eligibility check.doc
Szkolenia zawodowe w programie Grundtvig
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-GRU-IST-quality assessment.doc
Asystentury Grundtviga
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-GRU-ASS-eligibility check.doc
Asystentury Grundtviga
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-GRU-ASS-quality assessment.doc
Projekty wolontariatu seniorów w programie
Grundtvig
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-GRU-senior-volunteer-eligibility check.doc
Projekty wolontariatu seniorów w programie
Grundtvig
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-GRU-senior-volunteer-quality
assessment.doc
Wizyty przygotowawcze
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-PV-eligibility check.doc
Wizyty przygotowawcze
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-PV-quality assessment.doc
Wizyty studyjne
Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną
GfNA-II-B-SV-eligibility check.doc
150
Wizyty studyjne
Formularz oceny jakościowej
GfNA-II-B-SV-quality assessment.doc
II-C – Umowy o dofinansowanie: STANDARDOWE umowy o dofinansowanie i formularze sprawozdań dla beneficjentów
Szkolenia zawodowe w programie Comenius i
Grundtvig
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-COM-GRU-IST-grant agreement.doc
Asystentury Comeniusa
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-COM-assistant-pre-grant agreement.doc &
GfNA-II-C-COM-assistant-grant agreement.doc
Projekty partnerskie w programie Comenius,
Leonardo da Vinci i Grundtvig
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-COM-LDV-GRU-partnership-grant
agreement.doc
Projekty partnerskie Comenius Regio
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-COM-Regio partnership-grant
agreement.doc
Indywidualne wyjazdy uczniów w programie
Comenius
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-COM-IPM-large-grant agreement.doc,
GfNA-II-C-COM-IPM-small-grant agreement.doc,
GfNA-II-C-COM-IPM-pre-grant agreement.doc
Wyjazdy pracowników HEI w programie
Erasmus
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-ERA-HEI mobility-grant agreement.doc
Intensywne kursy w programie Erasmus
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-ERA-IP-grant agreement.doc
Intensywne kursy językowe w programie
Erasmus
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-ERA-EILC-grant agreement.doc
Wyjazdy na praktyki w programie Erasmus dla
Konsorcjów
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-ERA-placement-consortium-grant
agreement.doc &
GfNA-II-C-ERA-consortium-placement certificate.doc
Karta Uczelni Erasmusa dla HEI
Formularz sprawozdania
GfNA-II-C-ERA-EUC compliance report.doc
151
Projekty mobilności w programie Leonardo da
Vinci
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-LDV-mobility-small-grant agreement.doc
GfNA-II-C-LDV-mobility-large-grant agreement.doc
Projekty Transferu Innowacji w programie
Leonardo da Vinci
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-LDV-TOI-grant agreement.doc
Wizyty i wymiana w programie Grundtvig
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-GRU-visit-exchange-grant agreement.doc
Asystentury Grundtviga
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-GRU-assistant-grant agreement.doc
Warsztaty w programie Grundtvig
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-GRU-workshop-grant agreement.doc
Projekty wolontariatu seniorów w programie
Grundtvig
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-GRU-senior-volunteer-grant agreement.doc
Wizyty studyjne
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-SV-grant agreement.doc
Wizyty przygotowawcze
Umowa o dofinansowanie + załączniki
GfNA-II-C-PV-grant agreement.doc
152
Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011
Załącznik nr 2 c do SIWZ
Załącznik III
Instrukcje techniczne
Wzory dokumentów wymienionych poniżej zostały zamieszczone w postaci osobnych plików/dokumentów w CIRCA lub w Internecie.
Program/akcja
Typ dokumentu
Nazwa pliku w wersji elektronicznej
III-A – Zasady identyfikacji wizualnej: użycie logo programu
Program „Uczenie się przez całe życie”
Instrukcja dotycząca projektu elementów identyfikacji
wizualnej Programu „Uczenie się przez całe życie”
GfNA-III-A-corporate design manual.pdf
Program „Uczenie się przez całe życie”
Gotowe do pobrania logo Programu „Uczenie się przez
całe życie”
http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graph
ics/identity_en.html
III-B – Procedura przyznania dofinansowania: instrukcje dotyczące oceny, wyboru i dopasowania
Program „Uczenie się przez całe życie”
Minimalne wymogi dla oceniających
GfNA-III-B-LLP-minimum number assessors.doc
Program „Uczenie się przez całe życie”
Kontrola zdolności finansowej
GfNA-III-B-LLP-financial capacity check.doc
Program „Uczenie się przez całe życie”
Uwagi praktyczne odnośnie oceny formalnej
GfNA-III-B-LLP-eligibility handling note.doc
Projekty partnerskie w programie Comenius,
Leonardo da Vinci i Grundtvig
Procedura wyboru i dopasowania
GfNA-III-B-COM-GRU-LDV-partnershipsselection-matching.doc
Projekty partnerskie w programie Comenius,
Leonardo da Vinci i Grundtvig
Wytyczne dla ekspertów oceniających
GfNA-III-B-COM-GRU-LDV-partnerships-guide for
evaluators.doc
Asystentury Comeniusa
Procedura wyboru i dopasowania
GfNA-III-B-COM-assistantships-selectionmatching.doc
Indywidualne wyjazdy uczniów w programie
Obowiązkowe szkolenia
GfNA-III-B-COM-IPM-compulsory training
Comenius
sessions.doc
Baza danych szkoleń zawodowych w
programie Comenius i Grundtvig
Instrukcje dla NA
GfNA-III-B-COM-GRU-IST-DB instructions for
NA.doc
Baza danych szkoleń zawodowych w
programie Comenius i Grundtvig
Instrukcje dla dostawców usług szkoleniowych
GfNA-III-B-COM-GRU-IST-DB instructions for
course providers.doc
Baza danych szkoleń zawodowych w
programie Comenius i Grundtvig
Instrukcje dot. wyszukiwania
GfNA-III-B-COM-GRU-IST-DB instructions for
searching.doc
Intensywne kursy w programie Erasmus
Podręcznik dotyczący oceny
GfNA-III-B-ERA-IP-assessment handbook.doc
Intensywne kursy językowe w programie
Erasmus
Podręcznik dotyczący oceny
GfNA-III-B-ERA-EILC-assessment handbook.doc
Praktyki w programie Erasmus dla
Konsorcjów
Podręcznik dotyczący oceny
GfNA-III-B-ERA-placement-consortia-assessment
handbook.doc
Projekty mobilności w programie Leonardo da
Vinci
Podręcznik dotyczący oceny
GfNA-III-B-LDV-Mobility-assessment
handbook.doc
Projekty Transferu Innowacji w programie
Leonardo da Vinci
Mapa drogowa dotycząca ewaluacji i wyboru
GfNA-III-B-LDV-TOI-evaluation and selection
roadmap.doc
Projekty Transferu Innowacji w programie
Leonardo da Vinci
Podręcznik dotyczący oceny
GfNA-III-B-LDV-TOI-assessment handbook.doc
III-C – Podstawowe kontrole beneficjentów: minimalne wymagane pokrycie, wskazówki praktyczne
Program „Uczenie się przez całe życie”–
podstawowe kontrole
Poziomy ryzyka i rodzaje podstawowych kontroli
Program „Uczenie się przez całe życie”–
podstawowe kontrole
Instrukcje techniczne dotyczące podstawowych kontroli –
część ogólna
GfNA-III-C-primary checks-technical
instructions.doc
Program „Uczenie się przez całe życie”–
podstawowe kontrole
Instrukcje techniczne dotyczące podstawowych kontroli –
specyfikacje programu Erasmus + załączniki
GfNA-III-C-primary checks-technical instructionsPart 3-Erasmus.doc
GfNA-III-C-primary checks-minimum.doc
Minimalna liczba i procent kontroli
154
III-D – Wykorzystanie budżetu dla akcji zdecentralizowanych
Program „Uczenie się przez całe życie”
Wstępne wartości procentowe dystrybucji funduszy w
ramach budżetu na realizację programów sektorowych w
2010 r.
GfNA-III-D- indicative percentages budget.doc
Formularz oceny raportu końcowego z realizacji
projektów partnerskich
GfNA-III-E-COM-GRU-LDV-partnerships-final
report-assessment form.doc
III-E – Ocena raportu końcowego
Projekty partnerskie w programie Comenius,
Leonardo da Vinci i Grundtvig
155
Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011
Załącznik nr 2 c do SIWZ
Załącznik IV
Formularze raportów NA
Wzory dokumentów wymienionych poniżej zostały zamieszczone w postaci osobnych plików/dokumentów w CIRCA lub w Internecie.
Typ raportu
Typ dokumentu
Nazwa pliku w wersji elektronicznej
IV-A – Raport roczny NA za 2011 r.
Part A – Raport z działalności
ankieta internetowa
Part B – Raporty finansowe
B.1 – Rachunki bankowe
B.2.1 – Sprawozdania finansowe oraz raport z
podstawowych kontroli dla każdej umowy zawartej w
ramach poprzedniego programu zdecentralizowanych
akcji.
B.2.2 – Sprawozdania finansowe oraz raport z
podstawowych kontroli dla każdej umowy Komisja-NA
za 2007 r. zawartej w ramach Programu „Uczenie się
przez całe życie”
B.2.3 – Sprawozdania finansowe dla każdej umowy
Komisja-NA za 2008 r. zawartej w ramach Programu
„Uczenie się przez całe życie”
B.3 – Zwroty płatności
Yearly report module LLPLink
B.4 – Przypadki nadużyć finansowych
Part C – Podstawowe kontrole
C.1 – szczegółowe informacje odnośnie umowy KomisjaNA za 2008 r. zawartej w ramach Programu „Uczenie się
przez całe życie”
C.2 – Kontrole systemowe w ramach programu Erasmus
IV-B Wniosek o wypłacenie zaliczki
Dalsze wnioski o wypłacenie zaliczki
Dla umów Komisja-NA za rok budżetowy 2008
Financial report module for pre-financing payment
requests in LLPLink
IV-C – Zmiana danych kontraktowych i bankowych NA
Zmiana danych kontraktowych i bankowych
Formularz przeglądowy
GfNA-IV-C-NA contract and bank details.doc
Zmiana formy prawnej NA
Formularz dot. formy prawnej
http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_e
n.htm
Zmiana numeru rachunków bankowych NA
Arkusz identyfikacji finansowej
http://europa.eu.int/comm/budget/execution/ftiers_en
.htm
IV-D – Raport w sprawie nieprawidłowości i nadużyć finansowych
Raport ad hoc
Raport w sprawie nieprawidłowości i nadużyć
finansowych
GfNA- IV-D-irregularity fraud report.doc
IV-E – Wniosek o odstąpienie od nakazu zwrotu
Raport ad hoc
Wniosek o odstąpienie od nakazu zwrotu
GfNA-IV-E-recovery waiver request.doc
IV-F – Raport w sprawie narosłych odsetek
Raport roczny składany do 15/1/N+1
Raport roczny w sprawie uzyskanych i narosłych odsetek
od kwoty zaliczkowej wypłaconej przez UE za poprzedni
157
GfNA-IV-F-interest report.xls
rok kalendarzowy N
158
Download