2. Standardy kontroli wewnętrznej w odniesieniu do
advertisement
Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011 Załącznik nr 2 c do SIWZ KOMISJA EUROPEJSKA Edukacja i Kultura Uczenie się przez całe życie: Edukacja i Szkolenia, Programy i Akcje Koordynacja Programów „Uczenie się przez całe życie” Bruksela, 14 grudnia 2010r. B-1/AK/JK/mct – ARES(2010) 945344 2010/NOT NA DIR/005 (LLP/NA/DIR/2010/107) PRZEWODNIK DLA NARODOWYCH AGENCJI 2011 WDRAŻAJĄCYCH PROGRAM UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE ŻYCIE Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011 Załącznik nr 2 c do SIWZ Spis Treści 1. WPROWADZENIE .................................................................................................. 10 2. STANDARDY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W ODNIESIENIU DO DZIAŁANIA NA....................................................................................................... 12 2.1. Etyka i uczciwość zawodowa .......................................................................... 12 2.2. Personel NA..................................................................................................... 12 2.2.1. Wymagania ogólne ............................................................................ 13 2.2.2. Rekrutacja .......................................................................................... 14 2.2.3. Zadania i obowiązki........................................................................... 14 2.2.4. Szkolenia ........................................................................................... 14 2.3. Struktura organizacyjna ................................................................................... 14 2.3.1. Struktura wewnętrzna ........................................................................ 14 2.3.2. Podział obowiązków .......................................................................... 14 2.3.3. Hierarchia zawodowa i nadzór .......................................................... 15 2.3.4. Zachowanie ciągłości działań ............................................................ 15 2.4. Dokumentowanie procedur wewnętrznych ..................................................... 15 2.5. Autoryzacja, dokumentowanie i korekta odstępstw ........................................ 16 2.6. Zarządzanie finansami ..................................................................................... 16 2.6.1. Systemy i narzędzia księgowe ........................................................... 16 2.6.2. Zarządzanie kontami bankowymi i finansami ................................... 18 2.7. Procedura przetargowa i zlecanie podwykonawstwa ...................................... 19 2.8. Systemy i narzędzia TI .................................................................................... 20 2.9. Zarządzanie dokumentami i systemy przechowywania dokumentów ............. 20 2.10. Infrastruktura ................................................................................................... 21 2.11. Audyt wewnętrzny ........................................................................................... 21 2.12. Ochrona danych ............................................................................................... 22 3. ZARZĄDZANIE CYKLEM ŻYCIOWYM PROJEKTÓW ..................................... 22 3.1. Działania programowe ..................................................................................... 22 3.2. Zaproszenie do składania wniosków ............................................................... 23 3.3. Informowanie i promocja ................................................................................ 24 3.4. Doradztwo dla potencjalnych wnioskodawców .............................................. 25 3.5. Przyjmowanie i rejestracja wniosków o dofinansowanie ................................ 25 3.6. Procedura przyznania dofinansowania ............................................................ 26 3.6.1. Zasady ogólne .................................................................................... 26 3.6.2. Ocena wniosków o dofinansowanie .................................................. 26 3.6.2.1. Kontrola poprawności formalnej ....................................... 26 3.6.2.2. Ocena merytoryczna wniosków o dofinansowanie ........... 27 3.6.2.3. Komitet ewaluacyjny ......................................................... 28 3.6.2.4. Decyzja o przyznaniu dofinansowania .............................. 29 3.6.3. Zapobieganie konfliktom interesów .................................................. 30 3.6.4. Zawiadomienie wnioskodawców o wynikach przyznania dofinansowania .................................................................................. 30 3.6.5. Publikacja ex-post ............................................................................. 31 3.7. Umowy o dofinansowanie ............................................................................... 32 3.7.1. Typy dofinansowania ......................................................................... 32 3.7.2. Sporządzenie umów o dofinansowanie ............................................. 32 3.7.3. Wypłaty dofinansowania ................................................................... 34 3.7.4. Zmiany umów o dofinansowanie....................................................... 35 3.8. Kontrole beneficjentów dofinansowania ......................................................... 36 3.8.1. Podstawowe kontrole ......................................................................... 36 3.8.2. Wybór beneficjentów/projektów do kontroli ‘zza biurka’ i kontroli na miejscu ............................................................................ 36 3.8.3. Wymogi formalne .............................................................................. 38 3.8.4. Ocena raportów końcowych .............................................................. 38 3.8.5. Kontrole ‘zza biurka’ materiałów potwierdzających ......................... 40 3.8.6. Kontrole na miejscu ........................................................................... 41 3.9. Zwrot funduszy Wspólnoty przez beneficjentów ............................................ 43 3.9.1. Zwrot poprzez odliczenie .................................................................. 43 3.9.2. Zwrot niewielkich należnych kwot .................................................... 43 3.9.3. Bezpośredni zwrot ............................................................................. 43 3.10. Postępowanie w przypadku nieprawidłowości i nadużyć finansowych .......... 45 3.11. Monitoring i udzielanie pomocy beneficjentom .............................................. 46 3.11.1. Monitorowanie postępów projektów ................................................. 46 3.11.2. Ogólne spotkania monitoringowe ...................................................... 46 3.11.3. Wizyty monitoringowe ...................................................................... 47 3.12. Rozpowszechnianie i wykorzystanie wyników programu ............................... 49 3.12.1. Tematyczne spotkania monitoringowe .............................................. 49 3.12.2. Krajowe konferencje waloryzacyjne.................................................. 50 3.12.3. Publikacja wyników programu .......................................................... 50 4. ZARZĄDZANIE SCENTRALIZOWANYMI AKCJAMI PROGRAMU ............... 51 3 5. WYKORZYSTANIE FUNDUSZY UE .................................................................... 52 5.1. Zasady ogólne .................................................................................................. 52 5.2. Dofinansowanie na pokrycie kosztów operacyjnych NA ................................ 52 5.2.1. Zasady ogólne .................................................................................... 52 5.3. Fundusze UE wyasygnowane na akcje zdecentralizowane ............................. 54 5.4. Krajowe współfinansowanie akcji zdecentralizowanych ................................ 56 6. SKŁADANIE SPRAWOZDAŃ PRZEZ NARODOWĄ AGENCJĘ ....................... 58 6.1. Roczne sprawozdanie NA ............................................................................... 58 6.2. Wnioski o dokonanie płatności zaliczkowych odnośnie funduszy na akcje zdecentralizowane .................................................................................. 59 6.3. Raporty ad hoc ws. nieprawidłowości i nadużyć finansowych ....................... 59 6.4. Wnioski o poprawki ........................................................................................ 59 6.5. Wniosek o zniesienie polecenia zapłaty .......................................................... 60 6.6. Raport dotyczący narosłych odsetek ................................................................ 60 7. SPECYFIKA PROGRAMÓW COMENIUS ............................................................ 61 7.1. Szczegółowe zasady przyznawania dofinansowania ....................................... 61 7.1.1. Kryteria poprawności formalnej – szczególne przypadki dotyczące szkół w programie Comenius ........................................... 61 7.1.1.1. Szkoły pod nadzorem władz krajowych innego kraju ................................................................................... 61 7.1.1.2. Inne szkoły narodowe ........................................................ 62 7.1.1.3. Szkoły europejskie ............................................................. 62 7.1.2. Instytucje uprawione do udziału w Programach Partnerskich Comenius Regio 62 7.2. Procedura przyznawania dofinansowania........................................................ 62 7.2.1. Procedury konsultacji międzyagencyjnych ........................................ 63 7.2.2. Wyjazdy Indywidualne Uczniów ....................................................... 63 7.2.3. Listy rezerwowe................................................................................. 63 7.2.3.1. Listy rezerwowe w odniesieniu do projektów partnerskich ....................................................................... 63 7.2.3.2. Listy rezerwowe w odniesieniu do dofinansowania doskonalenia zawodowego ................................................ 64 7.2.3.3. Listy rezerwowe asystentów .............................................. 64 7.2.3.4. Listy rezerwowe w odniesieniu do Wyjazdów Indywidualnych Uczniów Comeniusa ............................... 64 7.3. Rola NA w utrzymaniu bazy danych projektów doskonalenia zawodowego w ramach programów Comenius i Grundtvig ........................... 64 4 7.4. Zasady obliczania kwoty dofinansowania w ramach projektów partnerskich ..................................................................................................... 65 7.4.1. Zasady obliczania kwoty dofinansowania dla Dwustronnych i Wielostronnych Projektów Partnerskich Szkół ................................. 65 7.4.2. Zasady obliczania kwoty dofinansowania dla Projektów Partnerskich Comenius Regio ........................................................... 66 7.5. Zasady obliczania kwoty dofinansowania z tytułu wyjazdów indywidualnych................................................................................................ 67 7.5.1. Dofinansowanie podróży i kosztów utrzymania ................................ 67 7.5.2. Koszty przygotowania językowego ................................................... 67 7.5.3. Szczegóły dotyczące doskonalenia zawodowego w programie Comenius ........................................................................................... 69 7.5.4. 7.5.5. 7.5.3.1. Zarządzanie budżetem dofinansowania doskonalenia zawodowego ................................................ 69 7.5.3.2. Rezygnacja z udziału w szkoleniach w zakresie doskonalenia zawodowego ................................................ 69 Szczegóły dotyczące Asystentur Comeniusa ..................................... 70 7.5.4.1. Wstępna umowa o dofinansowanie dla wybranych asystentów ......................................................................... 70 7.5.4.2. Przygotowanie językowe ................................................... 70 7.5.4.3. Kursy wprowadzające dla Asystentów i Szkół Przyjmujących ................................................................... 71 7.5.4.4. Kursy wprowadzające organizowane przez wysyłającą NA przed wyjazdem za granicę ...................... 71 7.5.4.5. Kursy wprowadzające organizowane przez przyjmującą NA po przyjeździe do kraju przyjmującego ................................................................... 71 7.5.4.6. Kursy wprowadzające dla szkół przyjmujących ................ 71 7.5.4.7. Przygotowanie pedagogiczne Asystentów......................... 71 7.5.4.8. Obowiązki szkoły przyjmującej ........................................ 71 7.5.4.9. Czas trwania Asystentury .................................................. 72 Szczegóły dotyczące Wyjazdów Indywidualnych Uczniów Comeniusa ......................................................................................... 73 7.5.5.1. Zasady przyznawania dofinansowania .............................. 73 7.5.5.2. Szkolenia obowiązkowe .................................................... 75 7.5.5.3. Szkolenie przed wyjazdem ................................................ 75 7.5.5.4. Szkolenie po przyjeździe ................................................... 75 7.5.5.5. Koszty szkoleń................................................................... 76 7.5.5.6. Przewodnik do Wyjazdów Indywidualnych Uczniów w programie Comenius ...................................... 76 5 7.5.5.7. Europejski System Ubezpieczeniowy................................ 76 7.6. Analizowanie raportów końcowych od beneficjentów .................................... 76 8. SPECYFIKA PROGRAMU ERASMUS .................................................................. 77 8.1. Erasmus – nowa terminologia i role ................................................................ 77 8.2. Mobilność i dofinansowanie z tytułu mobilności: relacje pomiędzy NA a instytucjami szkolnictwa wyższego i konsorcjami ....................................... 80 8.2.1. Wnioski do NA o udzielenie funduszy na organizację i mobilność studentów i personelu składane przez uprawnione HEI..................................................................................................... 80 8.2.2. Wnioski do NA o dofinansowanie praktyk studenckich składane przez uprawnione konsorcja ............................................... 81 8.2.3. Umowy międzyinstytucjonalne ......................................................... 81 8.2.3.1. Wymiany pomiędzy HEI ................................................... 81 8.2.3.2. Wymiany pomiędzy HEI a przedsiębiorstwami ................ 81 8.2.4. Polityka zarządzania funduszami – program pracy .......................... 81 8.2.5. Przyznanie funduszy na dofinansowanie mobilności oraz organizację mobilności HEI i konsorcjom ........................................ 82 8.2.5.1. Wstępne przyznanie ........................................................... 82 8.2.5.2. Polityka realokacji funduszy na wyjazdy studentów i pracowników ................................................................... 82 8.2.6. Komplementarność dofinansowania Erasmusa i krajowych systemów dofinansowania ................................................................. 83 8.2.7. Przepisy finansowe dot. wyjazdów studentów .................................. 83 8.2.8. Przepisy finansowe dot. wyjazdów nauczycieli i pracowników ........ 84 8.2.9. Przepisy finansowe dot. Organizacji Mobilności (OM) .................... 85 8.2.9.1. Kwota dofinansowania na dany wyjazd – skale kosztów jednostkowych ..................................................... 85 8.2.9.2. Wkład finansowy w koszty OM (łącznie z kosztami ECTS) ................................................................................ 86 8.2.10. Dofinansowanie z tytułu wyjazdów studentów, nauczycieli i innych członków personelu w ramach Erasmusa ze specjalnymi potrzebami ..................................................................... 87 8.2.10.1. Kontekst Polityki ............................................................... 87 8.2.10.2. Specyfika dofinansowania wyjazdów osób ze specjalnymi potrzebami ..................................................... 87 8.2.11. Przyznanie konsorcjom Certyfikatu Organizacji Praktyk Erasmusa 89 8.2.12. Umowy o dofinansowanie pomiędzy NA a HEI i konsorcjami ........ 90 8.2.12.1. Umowy o dofinansowanie – typy i obowiązujący wzór ................................................................................... 90 6 8.2.12.2. Transfery pomiędzy poszczególnymi pozycjami budżetu .............................................................................. 91 8.2.12.3. Realokacja niewykorzystanych lub dodatkowych funduszy (por. 8.2.5.2)....................................................... 92 8.2.12.4. Zasady raportowania i określania końcowej kwoty z tytułu OM .......................................................................... 92 8.2.12.5. Składanie raportów zachowania zgodności z Kartą Uczelni Erasmusa .............................................................. 93 8.2.13. Wytyczne NA dla HEI, konsorcjów i przedsiębiorstw ...................... 93 8.3. Mobilność i dofinansowanie mobilności: stosunki pomiędzy instytucjami szkolnictwa wyższego /konsorcjami a indywidualnymi beneficjentami ................................................................................................. 94 8.3.1. Wybór indywidualnych beneficjentów .............................................. 94 8.3.2. Kryteria poprawności formalnej w odniesieniu do wyjazdów studentów ........................................................................................... 96 8.3.3. 8.3.4. 8.3.2.1. Kryteria mające zastosowanie do studentów ..................... 96 8.3.2.2. Kryteria mające zastosowanie do mobilności i instytucji ............................................................................ 96 8.3.2.3. Dodatkowe zasady dotyczące wyjazdów studentów ......... 99 Kryteria poprawności formalnej w odniesieniu do wyjazdów nauczycieli w celu prowadzenia zajęć / wyjazdów personelu na szkolenia ..................................................................................... 102 8.3.3.1. Kryteria mające zastosowanie do pracowników dydaktycznych /personelu uczelni ................................... 102 8.3.3.2. Kryteria mające zastosowanie do wyjazdu i HEI/Przedsiębiorstw ........................................................ 103 8.3.3.3. Dodatkowe zasady dotyczące wyjazdów w celu prowadzenia zajęć/wyjazdów szkoleniowych dla personelu.......................................................................... 104 Umowa o dofinansowanie z tytułu wyjazdów studentów ................. 104 8.3.4.1. Umowa o dofinansowanie obejmująca Porozumienie o Programie Zajęć / Porozumienie o Programie Praktyki .......................................................... 104 8.3.4.2. Kwota dofinansowania .................................................... 104 8.3.4.3. Raporty składane przez studentów i zamknięcie umów o dofinansowanie zawartych ze studentami ......... 105 8.3.5. Stosunki w przypadku wyjazdu nauczycieli w celu prowadzenia zajęć – program nauczania ........................................ 105 8.3.6. Stosunki w przypadku szkolenia personelu – plan pracy ................ 105 8.3.7. Zmiany w umowach o dofinansowanie dla studentów i personelu ......................................................................................... 106 8.4. Intensywne Kursy Językowe Erasmus (EILC) ......................................... 106 7 8.4.1. Przepisy finansowe i przepisy dodatkowe dot. EILC zryczałtowane finansowanie kursów ............................................... 106 8.4.2. Możliwe dodatkowe kwoty dofinansowania dla studentów Erasmusa ......................................................................................... 106 8.4.3. Finansowanie uczestnictwa Asystentów Comeniusa i Grundtviga ....................................................................................... 107 8.4.4. Brak opłat z tytułu EILC dla studentów Erasmusa oraz Asystentów Comeniusa i Grundtviga ............................................... 107 8.4.5. Czas trwania kursu EILC ................................................................ 107 8.4.6. Zalecana liczba uczestników ........................................................... 107 8.4.7. Instytucje organizujące kursy EILC ................................................ 107 8.4.8. 8.4.9. 8.4.7.1. Zaproszenie do składania wniosków i wybór organizatorów kursów EILC............................................ 107 8.4.7.2. Umowy o dofinansowanie ............................................... 108 Wybór uczestników kursu EILC ....................................................... 108 8.4.8.1. Uprawnieni uczestnicy .................................................... 108 8.4.8.2. Procedura wnioskowania oraz terminy składania wniosków przez studentów.............................................. 108 8.4.8.3. Odpowiedzialność za wybór studentów .......................... 109 8.4.8.4. Procedura wnioskowania właściwa dla Asystentów Comeniusa i Grundtviga .................................................. 109 8.4.8.5. Pozostałe rekomendacje dot. procedury wyboru studentów......................................................................... 110 Sprawozdania .................................................................................. 110 8.5. Kursy Intensywne (IP) ................................................................................... 110 8.6. Najczęściej zadawane pytania (FAQ) ............................................................ 115 8.7. Dalsze wymogi dotyczące sprawozdawczości (sprawozdania końcowe składane przez beneficjentów)....................................................................... 115 8.8. Analiza sprawozdań końcowych składanych przez beneficjentów ............... 115 9.3. Działanie Programu - Transfer Innowacji ................................................ 121 9.3.1. 9.3.2. Wnioskowanie i procedura wyboru ................................................. 121 9.3.1.1. Zasady ogólne .................................................................. 121 9.3.1.2. Kontrola poprawności formalnej ..................................... 121 9.3.1.3. Ocena jakościowa ............................................................ 121 Przedstawienie krótkiej listy Komisji .............................................. 123 10. SPECYFIKA WIZYT STUDYJNYCH ............................................................... 124 10.1. Katalog wizyt studyjnych.............................................. 124 10.3. Szczegółowe zasady dot. wizyt studyjnych ................................................ 125 8 10.3.1. Zasady poprawności formalnej ....................................................... 125 10.3.2. Kryteria jakościowe ......................................................................... 126 10.4. Procedura łączenia partnerów ................................................................... 126 10.5. Instrukcje techniczne dot. wyboru i łączenia ............................................ 127 10.6. Powiadomienia o wynikach i rezygnacjach/zastępstwach ........................ 127 10.7. Udział „pozostałych” specjalistów w dziedzinie edukacji i VET, nieobjętych dofinansowaniem wizyty studyjnej ....................................... 128 10.8. Zasady obliczania kwoty dofinansowania ................................................. 129 10.9. Umowy o dofinansowanie i raporty od beneficjentów ............................. 129 10.10. Opłaty za anulowanie .................................................................... 130 10.11. Wymogi dot. raportowania przez NA .......................................... 130 10.12. Kalendarz działań związanych z wizytami studyjnymi ............. 130 11. SPECYFIKA WIZYT PRZYGOTOWAWCZYCH .......................................... 131 11.1. Zasady obliczania kwoty dofinansowania ................................................. 131 11.1.1. Uprawnione koszty .......................................................................... 131 11.1.2. „Jedna opłata” za seminaria kontaktowe ....................................... 132 11.1.3. Opłaty za anulowanie ...................................................................... 133 11.2 Umowy o dofinansowanie ........................................................................... 134 11.3. Analiza raportów końcowych od beneficjentów ........................................ 134 11.4 Wymogi dotyczące raportowania przez NA .............................................. 134 12. SPECYFIKA PROGRAMU GRUNDTVIG ....................................................... 135 12.1.1. Procedura przyznania dofinansowania ......................................... 135 13. ZAŁĄCZNIKI ....................................................................................................... 141 9 1. WPROWADZENIE Zgodnie z Decyzją w sprawie zintegrowanego programu Uczenie się przez całe życie 2007-20131, sieć Narodowych Agencji działających na poziomie krajowym realizuje działania w ramach scentralizowanego pośredniego zarządzania zgodnie z Art. 54 Rozporządzenia Finansowego i Art. 38 zasad wykonawczych do niego2. Organizacja wyznaczona przez władze krajowe Państwa Członkowskiego (PC) jako Narodowa Agencja (NA) zobowiązana jest przestrzegać wielu minimalnych wymogów, które mają zastosowanie zarówno do ogólnej struktury i funkcjonowania NA jak również do jej zarządzania programem zgodnie z procedurą Narodowej Agencji3. Przestrzeganie tych wymogów jest obligatoryjne w celu zapewnienia należytego zarządzania funduszami UE. Ponadto Narodowe Agencje są odpowiedzialne za skuteczne wdrażanie programu na poziomie krajowym w celu zapewnienia efektywnego zarządzania funduszami UE. NA zobowiązane są również realizować wiele zadań, które przyczyniają się do osiągnięcia wysokich zysków z inwestowania funduszy UE, którymi zarządzają. Niniejszy Przewodnik dla Narodowych Agencji, dalej zwany „Przewodnikiem dla NA”, określa minimalne wymogi w odniesieniu do standardów kontroli wewnętrznej mające zastosowanie do NA i zarządzania cyklem życiowym projektu, w celu zapewnienia należytego i skutecznego zarządzania funduszami UE. Jako że stanowi on część umowy podpisanej przez Komisję i NA (Umowa Komisja-NA), Przewodnik dla NA jest prawnie wiążący wobec NA. Jako taki, stanowi ramy odniesienia dla kluczowych kontroli, jakie zostaną przeprowadzone przez Komisję i władze krajowe w ramach sprawowania nadzoru nad NA. Komisja zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Przewodniku dla NA, jakie uzna za stosowne oraz zgodnie z Decyzją Komisji w sprawie odpowiednich obowiązków Państw Członkowskich, Komisji i Narodowych Agencji w ramach wdrażania Programu Uczenie się przez całe życie (2007-2013)4. NA, która zamierza odstąpić od wszelkich obowiązków wyszczególnionych w niniejszym Przewodniku dla NA powinna uzyskać uprzednią autoryzację na piśmie od Komisji. 1 Decyzja Nr 1720/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 listopada 2006r. ustanawiająca program działań w zakresie uczenia się przez całe życie, Dz.U. L 327 z 24.11.2006. 2 Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) Nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 Rozporządzenia Finansowego mającego zastosowanie do ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich oraz Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) Nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 wyszczególniająca zasady wdrażania Rozporządzenia Rady (WE, Euratom) Nr 1605/2002 w sprawie Rozporządzenia Finansowego mającego zastosowanie do ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich, z późniejszymi zmianami i poprawkami. 3 Patrz Załącznik do Załącznika I do Decyzji – Przepisy administracyjne i finansowe – A. Przepisy administracyjne – 1. Procedura Narodowej Agencji. 4 Decyzja Komisji C (2007) 1807 z 26 kwietnia 2007 r. 10 Jako środek przejściowy5, NA odpowiedzialna za program Uczenie się przez całe życie jest również odpowiedzialna za kontynuację i zakończenie zarządzania akcjami zdecentralizowanymi w ramach Programów Socrates II i Leonardo da Vinci II. NA powinna starać się stosować zasady zarządzania cyklem życiowym projektu wyszczególnione w Przewodniku dla NA również w odniesieniu do zarządzania tymi akcjami zdecentralizowanymi w ciągu roku 2011. Jednak Przewodnik dla NA nie ma zastosowania wstecz do zarządzania działaniami, które zostały już sfinalizowane przed wejściem w życie Przewodnika dla NA z 2011 r. Do Przewodnika dla NA załączono: 5 - glosariusz najczęściej używanych terminów w Przewodniku dla NA i załącznikach do nich; - zestaw wzorcowych dokumentów dla NA (listy kontrolne, karty oceny, wzory umów o dofinansowanie, itd.); - instrukcje techniczne dla różnych części cyklu życia projektu; - zestaw formularzy, które NA są zobowiązane stosować podczas przygotowywania raportów dla Komisji. Por. Decyzja Komisji w sprawie odpowiednich obowiązków Państw Członkowskich, Komisji i Narodowych Agencji w ramach wdrażania Programu Uczenie się przez całe życie (2007-2013), Przepisy przejściowe. 11 Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011 Załącznik nr 2 c do SIWZ 2. STANDARDY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W ODNIESIENIU DO DZIAŁANIA NA 2.1. Etyka i uczciwość zawodowa 1. NA zobowiązana jest przedsięwziąć wszystkie kroki mające na celu zagwarantowanie należytego i skutecznego zarządzania funduszami Wspólnoty oraz zachowanie dobrej reputacji UE i programów Wspólnoty, do zarządzania którymi na poziomie krajowym została wyznaczona. 2. Aby to zapewnić, NA powinna realizować6 lub opracować politykę dot. zasad etycznych i uczciwości zawodowej, z której będą wynikać jasne i sformalizowane zasady dla personelu NA. Zasady te powinny stanowić kodeks postępowania dla personelu NA oraz uwzględniać działania zapobiegawcze i naprawcze. 3. Zasady obowiązujące personel NA powinny obejmować przynajmniej następujące obszary: zapobieganie konfliktom interesów7 z uwzględnieniem obowiązku ujawniania informacji; wykorzystanie informacji urzędowych i zasobów publicznych; praca poza NA; otrzymywanie prezentów lub korzyści; reagowanie na i zgłaszanie nieprawidłowości i nadużyć finansowych; ujawnianie. 4. Zasady te powinny w jasny sposób określać prawa i obowiązki personelu NA w odniesieniu do sygnalizowania mających miejsce lub podejrzewanych wykroczeń. Powinny przedstawiać formalną hierarchię odpowiedzialności i procedury, jakich należy przestrzegać, z uwzględnieniem tych dotyczących raportowania do Komisji. 5. Personel NA będzie systematycznie i oficjalnie informowany o mających zastosowanie zasadach dot. etyki i uczciwości zawodowej, do przestrzegania których będzie zobowiązany. Ponadto w wymaganych przypadkach, NA przeprowadzi szkolenie i będzie udzielać wskazówek dla personelu w celu podniesienia świadomości i ogólnego zrozumienia zasad, jak również będzie udzielać porad nt. stosowania ich w praktyce. 6. NA zobowiązana jest systematycznie informować Komisję o (przypuszczalnych) przypadkach nieprawidłowości i nadużyć finansowych8 mających miejsce na poziomie NA. 2.2. 6 Personel NA Na przykład istniejące zasady postępowania personelu instytucji publicznych. 7 RF. Art. 52(2): „Konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu działającego w sferze realizacji budżetu lub audytora wewnętrznego jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakikolwiek inne interesy wspólne z beneficjentem”. Aby zapoznać się ze szczegółami patrz punkt Postępowanie w przypadkach nieprawidłowości i nadużyć finansowych w rozdziale 3. 8 2.2.1. Wymagania ogólne 1. NA powinna zatrudniać lub być w stanie korzystać z usług wystarczającej liczby pracowników o odpowiednich kwalifikacjach umożliwiających im realizację wysokiej jakości pracy w następujących obszarach: - Informowanie o i promowanie, jak również rozpowszechnianie i wykorzystanie wyników we wszystkich obszarach Programu Uczenie się przez całe życie; - Zarządzanie projektami we wszystkich sektorach programowych, szczególnie w odniesieniu do oceny wniosków o dofinansowanie oraz doradztwa na rzecz/monitorowania beneficjentów; - Zarządzanie umowami i finansami; - Kontrole i audyty działań programu; - Zarządzanie zasobami ludzkimi; - Zarządzanie biurem i TI, szczególnie zarządzanie sprzętem komputerowym i oprogramowaniem do celów codziennej pracy biurowej i korzystania z narzędzi do zarządzania programami; - Kontrola wewnętrzna i audyt. 2. W celu zapewnienia współpracy i skutecznej komunikacji z Komisją i siecią Narodowych Agencji w uczestniczących krajach, personel NA powinien posiadać odpowiednią znajomość języków obcych oraz być w stanie pracować w językach roboczych Komisji. 3. W celu zapewnienia wysokiej jakości pracy w obszarach związanych z zarządzaniem zdecentralizowanymi akcjami programu, personel NA powinien posiadać odpowiednią wiedzę nt. polityki krajowej i europejskiej oraz nt. współpracy międzynarodowej w dziedzinie edukacji i szkoleń. 4. W zakresie działań, które nie obejmują przekazania obowiązków związanych z realizacją budżetu, NA może korzystać z zasobów ludzkich zajmujących się międzysektorowymi usługami organizacji przyjmującej lub instytucji zewnętrznych w celu realizacji pewnych zadań związanych z wdrażaniem programu lub zarządzaniem NA9. 9 Zgodnie z art. 4(2) a) Decyzji WE Nr 1807/2007 „NA nie może przekazywać żadnych zadań związanych z realizacją budżetu”. Zadania związane z realizacja budżetu to zadania związane z uprawnieniami uznaniowymi związanymi z pełnieniem misji publicznej takimi jak przyznawanie dotacji lub zamówień publicznych, podejmowanie zobowiązań budżetowych i prawnych, walidacja i zatwierdzanie wydatków, ustanawianie i wydawanie nakazów zwrotu. W konsekwencji, zgodnie z niniejszym paragrafem, zadania, do których NA może pozyskiwać zasoby ludzkie od zewnętrznych wykonawców to zadania, do których może być potrzebne doświadczenie techniczne (w zakresie audytów, księgowości lub wsparcia TI oraz konserwacji) lub innych zadań wspierających (takich jak archiwizowanie). Patrz również sekcja 2.7 na temat zamówień publicznych i podwykonawstwa. 13 2.2.2. Rekrutacja 1. Do celów rekrutacji personelu mają zastosowanie krajowe lub statutowe przepisy organizacji przyjmującej NA. 2. Rekrutacja personelu powinna zostać zorganizowana w przejrzysty sposób (np. poprzez określenie kryteriów selekcji), przy zapewnieniu równych szans potencjalnym kandydatom i unikaniu możliwych konfliktów interesów. 2.2.3. Zadania i obowiązki 1. Personel NA powinien zostać w należyty sposób poinformowany o zakresie obowiązków i głównych zadaniach, jak również o kompetencjach wymaganych na danym stanowisku. W szczególności należy właściwie poinformować pracowników o obowiązujących zasadach dot. hierarchii i odpowiedzialności finansowej. 2. Pracownicy NA powinni zostać oficjalnie powiadomieni o powyższych elementach na etapie rekrutacji i każdorazowo, gdy zostaną wprowadzone znaczące zmiany, które będą mieć na nich bezpośredni wpływ. 2.2.4. Szkolenia 1. NA zobowiązana jest zapewnić, że jej pracownicy posiadają odpowiednie kompetencje do realizacji zadań, które wykonują. W tym celu, NA będzie realizować odpowiednią politykę szkolenia pracowników. 2. W przypadku szkoleń organizowanych reprezentowana w odpowiedni sposób. przez Komisję, NA będzie 2.3. Struktura organizacyjna 2.3.1. Struktura wewnętrzna 1. NA opracuje i będzie regularnie uaktualniać schemat organizacyjny zawierający nazwiska i funkcje pełnione przez poszczególnych pracowników. Komisja będzie regularnie informowana o zmianach w schemacie organizacyjnym, które mają wpływ na zarządzanie programem w programie pracy NA oraz ad hoc w następujących przypadkach: zmiana na stanowisku oficjalnego przedstawiciela NA lub członka personelu kierowniczego NA, zmiana struktury schematu organizacyjnego NA. 2. NA musi zostać zorganizowana w sposób zapewniający odpowiedni poziom kontroli wewnętrznej. Personel kierowniczy NA powinien określić działania i zadania obarczone najwyższym poziomem ryzyka, szczególnie w odniesieniu do zarządzania funduszami programów oraz określić środki, które są proporcjonalne do danego poziomu ryzyka. 2.3.2. Podział obowiązków 1. NA zobowiązana jest przestrzegać zasady podziału obowiązków w celu zapewnienia wysokiej jakości środowiska dla kontroli wewnętrznej. 14 2. Pełnienie różnych funkcji z natury jest niekompatybilne. Dlatego też jeden członek personelu NA nie może jednocześnie pełnić następujących obowiązków: - Doradzanie poszczególnym potencjalnym wnioskodawcom, ocena ich wniosków o dofinansowanie oraz podejmowanie decyzji o przyznaniu dofinansowania w kontekście jednej edycji programu; - Autoryzacja płatności (w formie elektronicznej lub papierowej) oraz księgowanie tych płatności w księgach NA; - Monitorowanie/doradzanie indywidualnym beneficjentom, prowadzenie kontroli na miejscu tych samych beneficjentów oraz autoryzowanie płatności na rzecz tych beneficjentów; - Pełnienie funkcji audytora wewnętrznego i każdej innej funkcji w NA, tzn. personel odpowiedzialny za audyt wewnętrzny nie może być zaangażowany w żadną inną działalność operacyjną NA, która potencjalnie może podlegać audytowi wewnętrznemu. 2.3.3. Hierarchia zawodowa i nadzór 1. NA zobowiązana jest oficjalnie zapisać prawa i obowiązki każdego członka personelu NA w odniesieniu do decyzji i działań, jakie mogą oni podejmować w zakresie, w jakim takie decyzje i działania mogą skutkować prawnymi i/lub finansowymi zobowiązaniami10 ze strony NA. Takie prawa i obowiązki powinny być jasno określone i przekazane zainteresowanym osobom na piśmie. 2. NA powinna poczynić odpowiednie ustalenia dot. nadzoru, z uwzględnieniem kontroli ex post w odpowiednich przypadkach próby transakcji w celu zapewnienia, że mające zastosowanie procedury są skutecznie przestrzegane. 2.3.4. Zachowanie ciągłości działań 1. Zarząd NA zapewni konieczne warunki i środki, aby zapewnić, że przeprowadzenie kluczowych działań wymaganych do zarządzania programem będzie możliwe i/lub wznowione możliwie jak najszybciej w przypadku wydarzenia lub sytuacji katastroficznej. Jeżeli takie warunki/środki nie istnieją w ramach całościowego planu zachowania ciągłości działań w obrębie organizacji przyjmującej NA, zarząd NA ustanowi je specjalnie do celów NA i zarządzania programem. 2. Zarząd NA zapewni, że warunki i środki podjęte w celu zapewnienia ciągłości działań są znane i mogą być zastosowane przez wszystkich pracowników NA, których to dotyczy. 2.4. Dokumentowanie procedur wewnętrznych 1. NA zobowiązana jest udokumentować swoje główne procedury wewnętrzne, zalecaną formą jest pojedynczy podręcznik procedur. Taki dokument powinien 10 Np. informacje nt. wyników oceny wniosków o dofinansowanie, podejmowania decyzji odnośnie przyznania dofinansowania, podpisania umów o dofinansowanie, autoryzacji płatności, itd. 15 określać metody działania i zarządzania stosowane przez NA zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami i zasadami należytego zarządzania finansami. Powinien również opisywać rolę, jaką ma do odegrania każda osoba na poszczególnych etapach zarządzania, na podstawie „co kto robi, w jakim momencie i na podstawie jakiego dokumentu.” 2. Dokument ten powinien: - zawierać główne procedury operacyjne, administracyjne i finansowe NA; - obejmować zarówno zarządzanie działaniami programu jak również poszczególnymi etapami działań NA (cykl zamówień i zakupów, cykl płatności, cykl wypłat wynagrodzenia dla pracowników, itd.); - być spójny oraz regularnie poprawiany i uaktualniany w świetle występujących zmian, takich jak zmiany organizacyjne, ustawodawcze, itd. - być dostępny dla wszystkich pracowników NA. 2.5. Autoryzacja, dokumentowanie i korekta odstępstw 1. NA zapewni, że wszystkie przypadki uchylenia kontroli lub odstępstw od ustalonych polityk i procedur, które mogą mieć miejsce w wyjątkowych przypadkach będą udokumentowane, usprawiedliwione i zatwierdzone na odpowiednim poziomie przed podjęciem takiego działania. 2. Należy ustalić metodę postępowania w takich przypadkach i dokumentowania odstępstw od głównej procedury, z uwzględnieniem tego kto jest uprawniony do autoryzowania takich odstępstw i w jaki sposób należy je udokumentować. 3. NA powinna również w jasny sposób zdefiniować procedurę systematycznej rejestracji i korekty w możliwych przypadkach uchylenia kontroli lub odstępstw od głównych procedur, które zostaną odkryte ex post. 2.6. Zarządzanie finansami 2.6.1. Systemy i narzędzia księgowe 1. Do celów zarządzania funduszami UE wyasygnowanymi na akcje zdecentralizowane programu zostanie ustanowiony skomputeryzowany system księgowy działający na zasadzie przyporządkowania kosztów do okresu, którego dotyczą, który pozwoli na dokładną i szczegółową identyfikację wszystkich kwot dofinansowania udzielonych beneficjentom akcji zdecentralizowanych programu objętych Umowami Komisja-NA i wszystkich pozostałych transakcji związanych z takimi kwotami. 2. Następujące transakcje zostaną zarejestrowane w księgach NA: płatności zaliczkowe funduszy UE na akcje zdecentralizowane otrzymane od Komisji; 16 kwoty odsetek otrzymane i naliczone od płatności zaliczkowych funduszy UE na akcje zdecentralizowane; płatności udzielane beneficjentom dofinansowania z podziałem na płatności zaliczkowe i płatności pozostałej kwoty; zwroty otrzymane od beneficjentów dofinansowania. 3. Oprócz powyższego, NA odnotuje następujące informacje w LLPLInk: - zobowiązania budżetowe (tzn. maksymalne kwoty dofinansowania wynikające z umów finansowych podpisanych pomiędzy NA a beneficjentem); - wystawione zlecenia płatności i zrealizowane płatności z rozróżnieniem płatności zaliczkowych i płatności końcowych (tzn. kwoty płatności mające zostać przekazane beneficjentom dofinansowania po zatwierdzeniu przez osobę wydającą zatwierdzenia, którą zazwyczaj jest dyrektor NA); - wnioski o wypłatę dofinansowania (tzn. kwoty dofinansowania wnioskowane przez beneficjentów w raportach cząstkowych/końcowych); - wydane polecenia zwrotu (tzn. wnioski o zwrot płatności zaliczkowych dofinansowania UE wydanych beneficjentom dofinansowania). 4. Księgowość dot. funduszy akcji zdecentralizowanych powinna być prowadzona w euro. Wszystkie informacje finansowe zawarte w LLPLink powinny być również odnotowane w euro. 5. System księgowy NA powinien pozwolić na rozróżnienie pomiędzy funduszami UE na akcje zdecentralizowane programu i powiązanymi dofinansowaniami z jednej strony oraz wszelkimi innymi działaniami, które NA lub jej organizacja przyjmująca może realizować, z uwzględnieniem tych, na które mogą uzyskać od Komisji11 dofinansowanie na pokrycie kosztów operacyjnych lub z tytułu realizacji projektów z drugiej strony. 6. Zastosowany system księgowy powinien gwarantować istnienie pełnej ścieżki audytu dla każdej zrealizowanej transakcji, niezależnie od tego, jaki system księgowy jest stosowany. Dokumenty potwierdzające powinny być przechowywane w spójny i logiczny sposób (z uwzględnieniem chronologicznej numeracji, opatrywania datami, klasyfikacji wg typu, itd.) tak by łatwo można było je zlokalizować na podstawie skomputeryzowanych ksiąg. 7. W celu uniknięcia ręcznego przetwarzania danych do celów raportowania, NA powinna zainstalować interfejs pomiędzy swoim skomputeryzowanym systemem księgowym i lokalnym narzędziem zarządzania z jednej strony a LLPLink z 11 Por. Decyzja Komisji w sprawie odpowiednich obowiązków Państw Członkowskich, Komisji i Narodowych Agencji w ramach wdrażania Programu „Uczenie się przez całe życie” (2007-2013), Art.10. 17 drugiej strony. NA będzie odpowiedzialna za utworzenie i utrzymanie każdego takiego interfejsu. 8. NA zapewni, że dane w LLPLink są aktualne, najlepiej w sposób regularny oraz przynajmniej na koniec każdego miesiąca kalendarzowego. 9. NA uzgodni dane o funduszach na akcje zdecentralizowane znajdujące się w jej księgach oraz w jakimkolwiek lokalnym systemie zarządzania z jednej strony oraz dane odnotowane w LLPLink przynajmniej raz w miesiącu. NA zachowa odpowiednią ścieżkę audytu tych miesięcznych uzgodnień. 10. NA będzie zobowiązana sporządzić wymagane sprawozdania finansowe dot. funduszy UE na akcje zdecentralizowane w formie wymaganej przez Komisję, zarówno w odniesieniu do wersji papierowej jak i elektronicznej. 11. W przypadku, gdy płatności dofinansowania od Wspólnoty na rzecz beneficjentów zdecentralizowanych akcji będą realizowane w walucie krajowej, przeliczenie na euro do celów sprawozdawczości będzie realizowane na podstawie kursu wymiany stosowanego przez bank. 2.6.2. Zarządzanie kontami bankowymi i finansami 1. NA powinna posiadać dwa osobne konta bankowe, na które będzie otrzymywać fundusze UE na mocy umów podpisanych przez Komisję i NA w ramach obecnego programu: jedno przeznaczone na płatności UE związane z akcjami zdecentralizowanymi i drugie przeznaczone na dofinansowanie kosztów operacyjnych NA. 2. Konto bankowe dedykowane płatnościom od Komisji funduszy UE na akcje zdecentralizowane powinno być stosowane do wypłat dofinansowania beneficjentom akcji zdecentralizowanej oraz otrzymywania wszelkich zwrotów, które beneficjenci wpłacają do NA. Takie konto bankowe powinno być prowadzone w euro i być oprocentowane. Nie może być ono stosowane do zarządzania wszelkimi funduszami innymi niż fundusze UE na akcje zdecentralizowane w kontekście Umów Komisja-NA w ramach niniejszego programu. 3. Płatności i zwroty funduszy wspólnotowych na rzecz i od beneficjentów akcji zdecentralizowanych programu powinny być realizowane wyłącznie w formie przelewu bankowego. 4. Wymagane jest skuteczne zarządzanie finansami z wykorzystaniem najbardziej korzystnych warunków rynkowych. W tym celu należy otworzyć jeden lub więcej rachunków oszczędnościowych lub depozytów terminowych, które zapewnią bardziej korzystne odsetki niż wyżej wymienione konto bankowe. Takie rachunki oszczędnościowe lub depozytowe powinny być prowadzone w euro. Fundusze UE na zdecentralizowane akcje programu, które nie podlegają bezpośredniemu przekazaniu beneficjentom należy przechowywać na dedykowanym koncie bankowym lub bardziej korzystnym koncie oszczędnościowym. Takie kwoty należy przelać z powrotem na dedykowane konto bankowe w czasie umożliwiającym terminową płatność na rzecz beneficjentów. Po zwolnieniu 18 takiej lokaty, kwotę główną i odsetki można przelać wyłącznie na dedykowane konto bankowe. 5. W zależności od kontekstu krajowego, NA mogą być zmuszone do otworzenia konta tranzytowego, które pozwoli na transfer funduszy UE na konto oszczędnościowe lub depozytowe lub wypłatę dofinansowania beneficjentom w walucie krajowej. W takim przypadku, konto tranzytowe powinno być stosowane wyłącznie do tego celu. Kwoty przechodzące przez konto tranzytowe należy przelać na konto oszczędnościowe lub depozytowe beneficjentom tego samo dnia, dzięki czemu saldo na koncie tranzytowym na koniec każdego dnia wyniesie zero. 6. NA przekaże dane dotyczące wszystkich kont bankowych (bieżących, oszczędnościowych lub depozytowych oraz konta tranzytowego, jeżeli będzie mieć zastosowanie), z których zamierza korzystać do celów funduszy UE związanych z akcjami zdecentralizowanymi. Konta te będą dalej zwane „kontami bankowymi NA”. Komisja zachowa prawo własności do wszystkich funduszy znajdujących się na „kontach bankowych NA”. 7. Co roku należy deklarować i odesłać do Komisji wszystkie uzyskane lub narosłe odsetki na „kontach bankowych NA” na podstawie informacji udzielonych na ten temat w rocznym oświadczeniu o wiarygodności sporządzonym przez władze krajowe w odniesieniu do poprawności ksiąg NA. 8. W regularnych odstępach czasu (przynajmniej raz w miesiącu), NA zobowiązana jest uzgodnić salda kont bankowych na wyciągach z konta dot. „kont bankowych NA” z saldami bankowymi w księgowości. Takie uzgodnienia należy poddać przeglądowi i formalnemu zatwierdzeniu przez zarząd NA. 9. NA pokryje koszty manipulacyjne z tytułu kont bankowych jak również podatki od uzyskanych odsetek z kosztów operacyjnych i nie ma prawa odliczyć tych kosztów od funduszy UE udzielonych na zdecentralizowane akcje lub od kwoty odsetek narosłych od nich. 2.7. Procedura przetargowa i zlecanie podwykonawstwa 1. NA powinna posiadać lub opracować formalną procedurę przetargową. Umowy zawierane w wyniku procedury przetargowej powinny być zawierane z oferentem, który przedstawi najlepszą ofertę pod względem jakości i ceny, co oznacza, że oferta będzie przedstawiać najlepszy stosunek ceny do jakości, zgodnie z zasadami przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i zapobiegania konfliktom interesów. 2. W odniesieniu do krajów kandydujących, procedura przetargowa powinna być zgodna z przepisami Części 2, Tytuł IV Rozporządzenia Finansowego i Rozdziału 3 Część 2, Tytuł III Zasad Wykonania do niego, jako również Decyzji Komisji C(2006)11712. NA powinna również przestrzegać przewodnika do procedur i standardowych szablonów i wzorów ułatwiających przestrzeganie 12 Decyzja Komisji C(2006)117 w sprawie zasad i procedur dot. umów o świadczenie usług, dostaw i prac finansowanych z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich do celów współpracy z państwami trzecimi przyjęta przez Komisję 24 stycznia 2006 r. 19 wyżej wymienionych zasad, o których mowa w „Practical Guide to contract procedures for EC external actions” (“PRAG” – w jęz. angielskim), które będą opublikowane na stronie internetowej EuropeAid z dniem rozpoczęcia procedury przetargowej. 3. Z wyjątkiem usług, które nie obejmują przekazywania zadań w zakresie wykonania budżetu, NA nie będzie zlecać podwykonawstwa wszelkich swoich zadań związanych z realizacją Umów Komisja-NA osobom trzecim bez uzyskania uprzedniej zgody na piśmie od Komisji lub o ile nie zostało to wyraźnie postanowione w deklaracji zapewnienia jakości ex-ante wystawionej przez władze krajowe i zatwierdzonej przez Komisję. 4. W przypadku zlecania podwykonawstwa zadań NA osobom trzecim, NA będzie w pełni odpowiedzialna za zapewnienie zgodności z postanowieniami Umów Komisja-NA i zobowiązań z nich wynikających. 2.8. Systemy i narzędzia TI 1. NA będzie korzystać z systemów TI udostępnionych przez Komisję do zarządzania funduszami UE do celów akcji zdecentralizowanych jak również wymaganych narzędzi TI do celów komunikacji z Komisją i siecią NA. Aby to zrealizować, NA udostępni lub nabędzie niezbędne oprzyrządowanie i oprogramowanie pozwalające na zapewnienie ich ciągłego działania. 2. NA będzie korzystać z narzędzia LLPLink do zarządzania akcjami zdecentralizowanymi, od etapu składania wniosku do końcowego zamknięcia. Oprócz tego, w szczególności w odniesieniu do zakończenia akcji zdecentralizowanych finansowanych z poprzednich lat budżetowych w ramach obecnego programu oraz wcześniejszych programów, NA będzie korzystać z narzędzi TI zapewnionych przez Komisję do ich zarządzania do czasu zamknięcia umów Komisja-NA13. 3. NA wprowadzi w życie odpowiednią politykę bezpieczeństwa TI i będzie zwracać szczególną uwagę na przechowywanie danych zapasowych i ich ochronę przed (celowym) zniszczeniem oraz przed klęskami żywiołowymi. 4. Dostęp do oprzyrządowania i oprogramowania powinni mieć tylko ci członkowie personelu, którzy rzeczywiście muszą z nich korzystać i powinien regularnie podlegać kontroli. 2.9. Zarządzanie dokumentami i systemy przechowywania dokumentów 1. NA wprowadzi w życie odpowiedni system rejestracji przychodzącej i wychodzącej poczty obejmujący przynajmniej wszystkie dokumenty administracyjne, związane z umowami i zarządzaniem finansami. System NA powinien umożliwiać skuteczne monitorowanie terminów i być dostępny dla wszystkich zainteresowanych pracowników NA. 13 „Umowy Komisja-NA” oznaczają zarówno umowy dotyczące akcji zdecentralizowanych z poprzedniego etapu programu Sokrates II i Leonardo da Vinci II oraz umowy Komisja-NA zawarte w odniesieniu do Programu „Uczenie się przez całe życie”. 20 2. NA będzie posiadać odpowiedni system przechowywania dokumentów pozwalający na systematyczne i bezpieczne przechowywanie dokumentów związanych z działaniami NA i zarządzaniem cyklem życiowym projektów w ramach zdecentralizowanych akcji NA. 3. Wszystkie dokumenty związane z umowami Komisja-NA powinny być archiwizowane przez okres 5 lat od daty: a) wypłaty pozostałej kwoty przez Komisję lub zwrotu tejże Komisji przez NA w związku z każdą określoną umową Komisja-NA lub b) zakończenia cyklu życiowego programu. 4. Jeżeli oryginalny dokument powiązany z umową Komisja-NA jest w formie cyfrowej, NA może przechowywać ten dokument w formacie cyfrowym/elektronicznym. Jednak jeżeli oryginalny dokument jest w formie papierowej, NA zarchiwizuje ten dokument w formacie papierowym. NA będzie wymagać zachowania takiej samej zgodności przez beneficjentów dofinansowania. 5. NA zapewni, że wszystkie informacje związane z administracją, umowami i finansami w związku z poszczególnymi działaniami wspieranymi na mocy akcji zdecentralizowanych programu będą archiwizowane w jednym katalogu dla danego projektu. W przypadku zastosowania narzędzi internetowych lub innych narzędzi elektronicznych do celów zarządzania programem, dostęp do informacji niedostępnych w wersji papierowej powinien zostać zorganizowany w taki sposób by umożliwić łatwy dostęp do poszczególnych plików projektu. 2.10.Infrastruktura 1. Wielkość i jakość pomieszczeń NA powinny zapewnić bezpieczne i zdrowe warunki pracy dla personelu NA. Należy przewidzieć wystarczającą przestrzeń na biura, jak również na sprzęt, przechowywanie dokumentów oraz miejsca spotkań. Pomieszczenia NA powinny zapewniać łatwy dostęp dla pracowników NA i gości, z uwzględnieniem osób niepełnosprawnych. 2. NA powinna przedsięwziąć wszystkie niezbędne kroki w celu uniknięcia utraty danych, która mogłaby utrudnić kontynuację jej działań, jak również zapobieżenia nieupoważnionym interwencjom, które mogłyby spowodować powstanie wątpliwości co do poprawności i autentyczności danych. 3. NA zapewni odpowiednią widoczność programu w i na zewnątrz budynku, w którym NA ma siedzibę, zgodnie z instrukcjami dotyczącymi identyfikacji wizualnej i wykorzystania logo programu jak określono w Załączniku III-a. 2.11.Audyt wewnętrzny 1. W celu zapewnienia skutecznego systemu kontroli wewnętrznej, NA wprowadzi stanowisko niezależnego audytora wewnętrznego. Audytor wewnętrzny będzie regularnie przedstawiać zarządowi NA informacje pozwalające na dogłębne zrozumienie ogólnych zasad i kluczowych aspektów działania NA, szczególnie w odniesieniu do zarządzania akcjami zdecentralizowanymi programu. Audytor wewnętrzny będzie kontrolować właściwe przestrzeganie procedur kontroli wewnętrznej obowiązujących w NA, składać sprawozdania nt. wszelkich 21 wykrytych słabych punktów i proponować działania naprawcze. Audytor wewnętrzny będzie bezpośrednim podwładnym dyrektora NA. 2. W zależności od wielkości i potrzeb, NA lub jej organizacja przyjmująca mogą zatrudnić członka personelu działającego w charakterze audytora wewnętrznego lub wynająć zewnętrznego eksperta do celów realizowania funkcji audytora wewnętrznego. Członek personelu, który realizuje zadania związane z audytem wewnętrznym, będzie niezależny od działań podlegających audytowi. Winno się unikać wszelkich konfliktów interesów. 3. Audytor wewnętrzny NA nie powinien być związany z organem zarządzającym kontrolą wtórną, za którą odpowiada Organ Krajowy. 4. Audytora wewnętrznego zachęca się do ustanowienia wieloletniego planu działań opartego na ocenie ryzyka działań NA oraz biorąc pod uwagę rezultaty wcześniejszych audytów wewnętrznych i zewnętrznych. 2.12.Ochrona danych 1. NA muszą przestrzegać Rozporządzenia WE Nr 45/200114 w odniesieniu do ochrony danych osobowych wnioskodawców/beneficjentów w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”. 2. W kontekście Programu „Uczenie się przez całe życie”, następujące kategorie osób uznaje się za podlegające ochronie danych: - osoba prawnie upoważniona do podpisania umowy o dofinansowanie w imieniu organizacji wnioskodawcy/beneficjenta.; - osoba koordynująca projekt w organizacji wnioskodawcy/beneficjenta; - osoba koordynująca projekt odpowiednio w każdej z organizacji partnerskich; - osoba uczestnicząca w działaniach organizowanych w kontekście projektu w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”. 3. ZARZĄDZANIE CYKLEM ŻYCIOWYM PROJEKTÓW 3.1. Działania programowe 1. NA jest odpowiedzialna na mocy umowy za zarządzanie cyklem życiowym projektów w ramach działań, o których mowa w Decyzji Komisji w sprawie odpowiednich obowiązków Państw Członkowskich, Komisji i Narodowych Agencji w ramach wdrażania Programu Uczenie się przez całe życie15. 14 Rozporządzenie (WE) Nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z 18 grudnia 2000 o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych. 15 Por. Załącznik 1 – Działania zarządzane przez Narodową Agencję i Załącznik 2 – Zadania Narodowej Agencji. 22 2. Szczegółowy opis tych działań z uwzględnieniem typu działalności, docelowych adresatów, czasu trwania, ustaleń finansowych (poziom i typ dofinansowania, uprawnione koszty, maksymalne stawki, itd.), oraz kryteria wyboru zostały wyszczególnione w Przewodniku dla wnioskodawców i odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków, jak również w powiązanym formularzu wniosku o dofinansowanie opracowanym przez Komisję. 3. W przypadku, gdy dodatkowe elementy są ustalane na poziomie krajowym, NA zobowiązana jest zapewnić, że są one w pełni zgodne z powyższymi warunkami i zasadami ogólnymi. 3.2. Zaproszenie do składania wniosków 1. W celu zaproszenia potencjalnych kandydatów do składania wniosków o dofinansowanie w ramach danego programu, NA poda do wiadomości publicznej odpowiednie europejskie Zaproszenie do składania wniosków. Jeżeli będzie to wymagane, NA może uzupełnić europejskie Zaproszenie do składania wniosków informacjami krajowymi lub opublikować dodatkowe krajowe Zaproszenie do składania wniosków. Wnioski o dofinansowanie złożone poza ramami określonego Zaproszenia do składania wniosków nie mogą być rozpatrywane do celów przyznania dofinansowania w ramach programu. 2. Krajowe Zaproszenia do składania wniosków powinny być zgodne z wytycznymi i instrukcjami zawartymi w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie” i odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków opublikowanym przez Komisję na poziomie UE. Wszelkie dodatkowe kryteria lub priorytety krajowe powinny być w pełni zgodne z kryteriami oraz priorytetami UE. Komisja zastrzega sobie prawo do przeglądu krajowych kryteriów i priorytetów oraz, w przypadku braku zgodności, odrzucenia ich. 3. Zaproszenia do składania wniosków powinny określać przynajmniej: 16 - zamierzone cele, - kryteria wyłączenia, poprawności formalnej, wyboru i oceny16, - mechanizm oceny i ważenia europejskich i krajowych kryteriów przyznawania, jeżeli takie występują, - wymagane dokumenty potwierdzające, - ustalenia dotyczące finansowania przez Wspólnotę: zasady przyznawania dofinansowania łącznie ze stawkami krajowymi oraz kryteriami zmniejszania dofinansowania, jeżeli takie występują, - procedura i ostateczna data składania wniosków, Patrz Glosariusz w Załączniku w celu zapoznania się z definicją czterech wymienionych typów kryteriów. 23 - możliwa data rozpoczęcia akcji, - planowana data zamknięcia procedury przyznania dofinansowania, - możliwe kary finansowe i administracyjne, które mogą zostać nałożone na wnioskodawców składających fałszywe deklaracje we wnioskach o dofinansowanie. 4. W przypadku, gdy Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” zapewnia możliwość ustalania krajowych stawek dofinansowania, krajowe poziomy dofinansowania nie powinny w żadnym razie przekroczyć maksymalnych stawek dofinansowania UE odpowiednich akcji. NA będzie również przestrzegać minimalnych poziomów mających zastosowanie do krajowych stawek dofinansowania zgodnie z wyszczególnieniem dotyczącym akcji zdecentralizowanych zawartym w poszczególnych częściach niniejszego Przewodnika dla NA dotyczących programów sektorowych. 3.3. Informowanie i promocja 1. W celu dotarcia do możliwie największej liczby potencjalnych wnioskodawców w niedyskryminujący sposób, NA opracuje strategię informacyjną i promocyjną uwzględniającą warunki krajowe i regionalne, jak również wymogi typowe dla danego sektora programowego. 2. Poza publikacją określonych Zaproszeń do składania wniosków, NA zobowiązana będzie przygotować materiały informacyjne i promocyjne, które przyczynią się do udziału wystarczającej liczby zainteresowanych wnioskodawców, co zapewni prawdziwą konkurencję pomiędzy wysokiej jakości wnioskami. 3. NA założy i będzie uaktualniać stronę internetową programu zawierającą wszystkie niezbędne informacje nt. programu i jego działań. Szczególnie będzie ona zapewniać dostęp do Przewodnika do Programu „Uczenie się przez całe życie”, europejskich i krajowych Zaproszeń do składania wniosków, formularzy wniosków, dane punktów kontaktowych, gdzie można otrzymać dalsze informacje i porady, jak również wszystkie odpowiednie informacje i użyteczne linki, z uwzględnieniem strony internetowej programu UE. 4. NA nawiąże i będzie rozwijać kontakty z mediami i poszczególnymi sektorami kształcenia i szkolenia w celu zapewnienia szerokiego rozpowszechniania informacji nt. możliwości, jakie oferuje program. 5. NA będzie organizować konferencje, spotkania, seminaria i inne imprezy mające na celu zapewnienie rozpowszechnienia informacji i widoczności programu. 6. NA będzie współpracować z Komisją, w wymaganych przypadkach, poprzez organizację stoisk Unii Europejskiej na imprezach związanych z programem (targi, wystawy, konferencje, otwarcia, itd.). 7. Podczas wszystkich imprez i działań organizowanych przez NA i we wszystkich publikacjach i materiałach opracowanych przez NA, NA będzie przestrzegać instrukcji i wytycznych dotyczących identyfikacji wizualnej programu i logo dostarczonych przez Komisję (patrz Załącznik III-A do niniejszego Przewodnika dla NA). NA dołoży wszelkich starań w celu zapewnienia dobrej widoczności 24 programu szczególnie, gdy organizacja przyjmująca NA również administruje inne programy lub realizuje inne funkcje niż realizacja zadań programowych w charakterze NA. 8. W przypadku, gdy władze krajowe wyznaczyły kilka NA do celów realizacji programu w kraju, takie NA powinny starać się stworzyć synergię pomiędzy sobą. W każdym przypadku, powinny stworzyć jedną stronę internetową programu na poziomie krajowym jak również opracować spójne materiały programowe i unikać niepotrzebnego pokrywania się. 3.4. Doradztwo dla potencjalnych wnioskodawców 1. NA zapewni informacje, porady i pomoc potencjalnym wnioskodawcom na wszystkich etapach procesu planowania projektu. W tym celu, NA udostępni materiały informacyjne i zorganizuje spotkania, które będą właściwie odpowiadać określonym potrzebom docelowych adresatów każdej zdecentralizowanej akcji. 2. NA udzieli pomocy potencjalnym wnioskodawcom w znalezieniu partnerów oraz opracowaniu i skonsolidowaniu ponadnarodowych partnerstw i sieci pomiędzy poszczególnymi uczestnikami programu, z uwzględnieniem organizacji spotkań informacyjnych i międzynarodowych seminariów kontaktowych. 3.5. Przyjmowanie i rejestracja wniosków o dofinansowanie 1. NA będzie rejestrować wszystkie wnioski o dofinansowanie złożone do niej w terminie określonym w Zaproszeniu do składania wniosków. Wszelkie wnioski przesłane lub złożone osobiście po dacie składania wniosków w danej edycji zostaną również zarejestrowane, lecz zostaną odrzucone podczas kontroli poprawności formalnej. 2. Wnioski o dofinansowanie złożone w wersji papierowej powinny zostać oznaczone datą w momencie przyjęcia. Potwierdzenie daty nadania (np. zachowanie koperty lub rejestracja wniosku on-line) będzie przechowywane przez okres dwóch lat od daty zakończenia danej edycji. 3. Wszystkim wnioskodawcom należy wystawić potwierdzenie odbioru zawierające numer rejestracyjny wniosku w systemie kontrolnym NA, jak również dane kontaktowe NA. 4. Minimalne dane określone przez Komisję należy zamieścić na wszystkich wnioskach o dofinansowanie w narzędziu do zarządzania wymaganym przez Komisję. 5. NA zaakceptuje wszelkie modyfikacje lub uzupełnienia informacji w odniesieniu do określonych wniosków o dofinansowanie przesłane spontanicznie przez wnioskodawców do daty przyjmowania wniosków w danej edycji. 6. Modyfikacje lub uzupełnienia informacji przesłane do NA po dacie przyjmowania wniosków w danej edycji i te, które zmieniają naturę wniosku o dofinansowanie poprzez przedstawienie nowych podstawowych elementów nie będą brane pod uwagę w procesie przyznania dofinansowania. 25 3.6. Procedura przyznania dofinansowania 3.6.1. Zasady ogólne 1. Przyznanie dofinansowania powinno być zorganizowane na podstawie systemu oceny koleżeńskiej – to znaczy z pomocą niezależnych ekspertów – w całkowicie przejrzysty sposób gwarantujący bezstronność i równe traktowanie wszystkich wnioskodawców. 2. Decyzja o przyznaniu dofinansowania zostanie podjęta wyłącznie w oparciu o kryteria wykluczenia, poprawności formalnej, wyboru i oceny określone w Przewodniku dla wnioskodawców i odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków. 3. Procedura przyznania dofinansowania będzie przewidywać to, że każdy uczestnik zaangażowany w dowolny etap procesu przyznania dofinansowania zobowiązany będzie podpisać oficjalną deklarację w sprawie zapobiegania konfliktom interesów i ujawniania informacji w związku z daną edycją. Deklaracja powinna być zgodna z wzorem załączonym w Załączniku II-A do niniejszego Przewodnika dla NA. 4. Wszystkie etapy procesu przyznania dofinansowania powinny być formalnie udokumentowane. W tym celu, NA opracuje znormalizowane listy kontrolne i karty oceny. Dla akcji, w przypadku których Komisja dostarcza wspólne europejskie listy kontrolne i karty oceny, NA skorzysta z tych list kontrolnych i kart oceny (por. formularze w Załączniku II-B do niniejszego Przewodnika dla NA). 5. Każdy z uczestników procesu przyznania dofinansowania będzie niezależny i samodzielny w swojej ocenie. Każdy z nich będzie pracować na osobnej karcie oceny oznaczonej datą i podpisem po jej wypełnieniu. 6. Mając na celu zapewnienie jednolitej oceny merytorycznej i uczciwej propozycji wyboru wniosków o dofinansowanie, NA dokładnie poinformuje wszystkich uczestników zaangażowanych w proces przyznania dofinansowania, a szczególnie ekspertów zewnętrznych, o danej akcji zdecentralizowanej i zapewni im odpowiednie szkolenia w zakresie mających zastosowanie zasad przyznania dofinansowania. W zależności od stopnia złożoności każdej akcji zdecentralizowanej, NA sporządzi przewodnik na piśmie, jeżeli będzie to wymagane. 3.6.2. Ocena wniosków o dofinansowanie 3.6.2.1. Kontrola poprawności formalnej 1. Celem kontroli poprawności formalnej jest zweryfikowanie czy wszystkie wnioski o dofinansowanie są zgodne z kryteriami wykluczenia i poprawności formalnej17 wcześniej określonymi w Przewodniku do Programu „Uczenie się 17 Patrz Glosariusz w Załączniku w celu zapoznania się z definicją poszczególnych typów kryteriów. 26 przez całe życie”, odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków oraz formularzu wniosku mającymi zastosowanie do danej edycji. 2. W wyniku kontroli poprawności formalnej należy sporządzić listę wniosków o dofinansowanie, które będą podlegały dalszej ocenie merytorycznej oraz listę wniosków o dofinansowanie odrzuconych ze względów formalnych. 3. W przypadku wątpliwości w odniesieniu do wszelkich kryteriów wykluczenia lub poprawności formalnej, NA może wymagać dalszych potwierdzeń od wnioskodawcy (np. dot. daty złożenia) lub od innych kompetentnych instancji (takich jak izby handlowe, sądy, itd.) z przestrzeganiem mających zastosowanie zasad ochrony prywatności. 4. Jeden członek personelu NA może przeprowadzić kontrolę poprawności formalnej dowolnego typu wniosku o dofinansowanie. 3.6.2.2. Ocena merytoryczna wniosków o dofinansowanie 1. Wszystkie wnioski o dofinansowanie, które pomyślnie przeszły kontrolę poprawności formalnej zostaną poddane ocenie merytorycznej na podstawie kryteriów wyboru i oceny18 wcześniej określonych w Przewodniku dla wnioskodawców i odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków mającymi zastosowanie do danej edycji. 2. Wynik oceny merytorycznej i – w wymaganych przypadkach – kontroli zdolności finansowej powinien przybrać formę listy wniosków kolejno sklasyfikowanych pod względem jakości lub w grupach o porównywalnej jakości, z propozycją kwoty dofinansowania dla każdego wniosku o dofinansowanie. 3. Do celów oceny merytorycznej wniosków dotyczących akcji zdecentralizowanych, różne zasady mają zastosowanie do rodzaju i liczby wymaganych oceniających. Ogólnie rzecz biorąc, im bardziej złożony wniosek o dofinansowanie, tym wymagana liczba oceniających powinna być wyższa, a ich profil bardziej szczegółowy. Poza minimalnymi wymogami określonymi w Załączniku III-B do niniejszego Przewodnika dla NA, zaleca się, aby NA możliwie w jak największym stopniu korzystała z opinii zewnętrznych ekspertów w celu zwiększenia (widocznej) obiektywności oceny. 4. Mając na celu zaproponowanie odpowiedniej kwoty dofinansowania, ocena merytoryczna powinna obejmować również formalną ocenę wniosku o dofinansowanie pod kątem proponowanych działań. Na podstawie takiej oceny i zasad przyznania dofinansowania, należy zaproponować kwotę dofinansowania dla każdego wniosku o dofinansowanie, który jest wystarczająco dobrej jakości by otrzymać dofinansowanie. 18 Patrz Glosariusz w Załączniku w celu zapoznania się z definicją poszczególnych typów kryteriów. 27 3.6.2.3. Komitet ewaluacyjny 1. Mając na celu przygotowanie decyzji o przyznaniu dofinansowania, NA ustanowi komitet ewaluacyjny, który przygotuje propozycje przyznania dofinansowania w odniesieniu do każdej edycji. 2. Do celów poszczególnych zdecentralizowanych akcji zarządzanych przez NA może zostać wyznaczony jeden lub więcej komitetów ewaluacyjnych. Komitety ewaluacyjne mogą zostać ustanowione do celów określonej edycji lub na określony okres czasu. 3. W skład komitetu ewaluacyjnego powinno wchodzić przynajmniej 3 członków. Członkowie komitetu powinni reprezentować przynajmniej 2 organizacje, które nie są ze sobą powiązane. Warunek ten nie ma zastosowania, jeżeli w skład komitetu ewaluacyjnego wchodzi wyłącznie personel NA i nie istnieją odrębne organizacje w strukturze NA. 4. Podczas prac, komitet ewaluacyjny będzie przestrzegać formalnych procedur, które zostaną ustalone przez NA i formalnie przekazane członkom komitetu ewaluacyjnego przed rozpoczęciem prac. Procedury będą określać przynajmniej metody pracy komitetu ewaluacyjnego jak również formalne zasady rządzące procesem podejmowania decyzji. 5. Członkowie komitetu ewaluacyjnego będą osobiście uczestniczyć w spotkaniu mającym na celu przygotowanie propozycji przyznania dofinansowania. Jednak, w wyjątkowych przypadkach, jeżeli będzie to wymagane z powodów organizacyjnych i jeżeli zezwalają na to procedury komitetu ewaluacyjnego możliwe jest zasięgnięcie ich opinii na piśmie. 6. Komitet ewaluacyjny będzie pracować nad listą wniosków o dofinansowanie posortowanych od najlepszego do najgorszego w wyniku przeprowadzonej oceny merytorycznej. Na podstawie ich jakości, zarekomenduje, które wnioski o dofinansowanie powinny zostać zaakceptowane, odrzucone lub umieszczone na liście rezerwowej. Każde odstępstwo od tej zasady powinno zostać uzasadnione i udokumentowane we właściwy sposób. W tym celu, procedury pracy komitetu ewaluacyjnego powinny obejmować obiektywną metodę rozpatrywania wniosków o dofinansowanie, które są tej samej jakości (np. ocena przeprowadzona przez trzeciego eksperta). 7. W przypadku każdego wniosku o dofinansowanie, który został zaakceptowany lub umieszczony na liście rezerwowej, która może zawierać wyłącznie wnioski o dofinansowanie dostatecznie wysokiej jakości by mogły otrzymać dofinansowanie, należy określić proponowaną kwotę dofinansowania. 8. Po zakończeniu prac, członkowie komitetu ewaluacyjnego zobowiązani są podpisać protokół wyszczególniający wszystkie zbadane wnioski o dofinansowanie i zaproponowane kwoty dofinansowania. Protokół będzie przechowywany w aktach przez okres 5 lat od zamknięcia odpowiedniej umowy Komisja-NA. 28 9. Opinia komitetu ewaluacyjnego jest również wymagana w stosunku do wniosków o zaświadczenie, w oparciu o które wnioskodawca będzie upoważniony do ubiegania się o dofinansowanie. 10. W przypadku akcji, które wymagają selekcji opartej na konsultacjach/doborze między agencjami, NA mogą zorganizować pojedyncze spotkanie komitetu ewaluacyjnego, po etapie krajowej selekcji wstępnej oraz przed etapem konsultacji/doboru. W takim przypadku, NA formalnie powiadomi komitet ewaluacyjny o wynikach ostatecznej selekcji. Jednak nie jest wymagane żadne dodatkowe spotkanie lub zatwierdzenie komitetu ewaluacyjnego. 3.6.2.4. Decyzja o przyznaniu dofinansowania 1. Decyzję o przyznaniu dofinansowania może podjąć osoba lub organ prawnie upoważniony do podpisania umowy o dofinansowanie w imieniu NA. W przypadku, gdy taka osoba lub organ zamierza przekazać swoje uprawnienia innemu członkowi personelu NA z powodów innych niż zastępstwo spowodowane nieobecnością, wymagane jest uzyskanie uprzedniej zgody na piśmie od Komisji. 2. Decyzja o przyznaniu dofinansowania powinna opierać się na propozycji przyznania dofinansowania przygotowanej przez komitet ewaluacyjny i powinna określać przynamniej: - Przedmiot i ogólną kwotę dofinansowania na mocy decyzji; - W przypadku zatwierdzonych wniosków: nazwiska/nazwy beneficjentów, nazwę projektu, na który przyznano dofinansowanie, kwotę przyznanego dofinansowania i powody decyzji, szczególnie w przypadku, gdy jest ona niezgodna z opinią komitetu ewaluacyjnego; - W przypadku wniosków umieszczonych na liście rezerwowej: nazwiska/nazwy wnioskodawców, nazwę projektu, na który dany podmiot ubiega się o dofinansowanie, kwotę dofinansowania, jaka zostanie przyznana, jeżeli wniosek będzie mógł być sfinansowany na późniejszym etapie i powody decyzji, szczególnie w przypadku, gdy jest ona niezgodna z opinią komitetu ewaluacyjnego; - Nazwiska/nazwy wszystkich wnioskodawców, nazwa projektu, na który wnioski zostały odrzucone i powody takiego odrzucenia. 3. Decyzja o przyznaniu dofinansowania powinna zostać opatrzona datą, podpisana i przechowywana przez okres 5 lat od daty zamknięcia odpowiedniej umowy Komisja-NA. 4. Jeżeli decyzja o przyznaniu dofinansowania nie jest zgodna z propozycją przyznania dofinansowania złożoną przez komitet ewaluacyjny, dokument powinien przedstawiać klarowne uzasadnienie takiej decyzji. 5. Osoba podejmująca decyzję o przyznaniu dofinansowania zobowiązana jest zapewnić, że niezbędne kontrole zostały przeprowadzone w celu zapewnienia, że: 29 - Jedno działanie może otrzymać tylko jedno dofinansowanie przyznane tylko jednemu beneficjentowi; - Dofinansowanie może zostać przyznane na działanie, którego realizacja już się rozpoczęła tylko w przypadku, gdy wnioskodawca może udokumentować potrzebę rozpoczęcia projektu przed datą podpisania umowy o dofinansowanie. W takim przypadku, wydatki podlegające dofinansowaniu nie mogą zostać poniesione przed datą złożenia wniosku o dofinansowanie; - Żadne dofinansowanie nie może zostać udzielone retrospektywnie na działania, których realizacja została zakończona w momencie składania wniosku o dofinansowanie. 6. Procedura identyczna z przedstawioną powyżej ma zastosowanie również do formalnej decyzji podejmowanej w odniesieniu do wniosków o zaświadczenie, na podstawie których beneficjent będzie uprawniony do wsparcia w formie dofinansowania. 3.6.3. Zapobieganie konfliktom interesów 1. Ani NA ani członkowie jej personelu nie mogą ubiegać się o dofinansowanie z funduszy Wspólnoty, którymi zarządza NA na mocy wszelkich umów KomisjaNA. Inni uczestnicy procesu przyznania dofinansowania nie mogą otrzymać dofinansowania w ramach edycji, w której biorą udział. 2. Deklaracja w sprawie zapobiegania konfliktom interesów i ujawniania informacji może zostać podpisana przez każdego uczestnika w formie osobnego dokumentu w danej edycji lub może zostać włączona do standardowych list kontrolnych i formularzy oceny, które są stosowane w procesie przyznania dofinansowania. 3. Eksperci zewnętrzni, którzy udzielają pomocy NA w procesie przyznania dofinansowania, powinni zostać wybrani z przestrzeganiem przejrzystej procedury, najlepiej w wyniku otwartej procedury przetargowej. 4. Osoby na kierowniczych stanowiskach w NA nie mogą uczestniczyć w procesie przyznania dofinansowania. 5. Osoba, która uczestniczyła w kontroli poprawności formalnej lub ocenie merytorycznej wniosku o dofinansowanie w danej edycji nie może podejmować roli decyzyjnej w komitecie ewaluacyjnym, lecz może zostać wezwana do udzielenia informacji komitetowi ewaluacyjnemu. 6. Osoba podejmująca decyzję o przyznaniu dofinansowania może uczestniczyć jako obserwator, lecz nie może mieć prawa głosu w pracach komitetu ewaluacyjnego. 3.6.4. Zawiadomienie wnioskodawców o wynikach przyznania dofinansowania 1. NA poinformuje wszystkich wnioskodawców o wynikach procesu przyznania dofinansowania oraz, w przypadku wniosków o dofinansowanie, które uzyskały dofinansowanie, o przyznanej kwocie dofinansowania przed rozpoczęciem działań w odniesieniu do których wnioskowano o wsparcie. Takie zawiadomienie zostanie sporządzone na piśmie i przesłane w formie pisma lub umowy o dofinansowanie. 30 2. W przypadku działania programowego wymagającego formalnej konsultacji pomiędzy NA w uczestniczących krajach przed podjęciem ostatecznej decyzji o udzieleniu dofinansowania, NA może poinformować wnioskodawców o wynikach krajowej procedury preselekcji. W takim przypadku, należy dołożyć należytej staranności w celu określenia, że informacje przekazane wnioskodawcy mają charakter tymczasowy i nie są wiążące. Komisja może zadecydować o wspólnych terminach, które muszą być przestrzegane przez Narodowe Agencje jako najwcześniejsza data poinformowania wnioskodawców o wynikach krajowej selekcji wstępnej. 3. W terminie piętnastu dni od zawiadomienia wnioskodawców, którym udzielono dofinansowania, należy przesłać zawiadomienia do wnioskodawców, których wnioski zostały umieszczone na liście odrzuconych wniosków lub na liście rezerwowej. Jeżeli wniosek o dofinansowanie nie został zatwierdzony, NA przedstawi powody jego odrzucenia powołując się na wcześniej ogłoszone kryteria i priorytety. Wnioskodawcy umieszczeni na liście rezerwowej zostaną poinformowani o ostatecznej dacie, do której mogą otrzymać umowę o dofinansowanie w ramach danej tury selekcji. 3.6.5. Publikacja ex-post 1. W terminie sześciu miesięcy od zakończenia każdej edycji, NA opublikuje wyniki przyznania dofinansowania. W przypadku działań programowych, które mają ruchome terminy, wyniki przyznania dofinansowania mogą być publikowane w 6miesięcznych odstępach czasu. Publikacje należy zamieszczać przynajmniej na stronie internetowej NA oraz w biuletynach NA, prasie krajowej, itd. 2. Następujące informacje nt. beneficjenta należy opublikować wraz z danymi dot. umowy: - Nazwa i adres beneficjenta; - Przedmiot dofinansowania (np. program sektorowy, działanie, nazwa i streszczenie wspieranej działalności); - Kwota udzielonego dofinansowania oraz, jeżeli ma to zastosowanie, maksymalny współczynnik dofinansowania kosztów. 3. Ze względu na ochronę danych osobowych, wyżej wymieniona szczegółowa publikacja wyników przyznania dofinansowania nie jest wymagana w odniesieniu do umów o dofinansowanie zawartych bezpośrednio z indywidualnymi osobami. W takim przypadku, NA opublikuje zbiorcze wyniki przyznania dofinansowania określające liczbę wniosków o dofinansowanie, które uzyskały dofinansowanie w danej edycji, łączną kwotę udzielonego dofinansowania oraz przedstawiające ogólny opis typów działań, które uzyskały dofinansowanie. 4. W sprawozdaniu rocznym (patrz punkt nt. sprawozdawczości NA jak poniżej), NA powiadomi Komisję o adresie strony internetowej, na której opublikowano wyniki dot. przyznanego dofinansowania. Strona NA lub programu krajowego, w krajach, w których działa więcej niż jedna NA, powinna mieć jeden punkt dostępu do wyników przyznania dofinansowania dla wszystkich akcji 31 zdecentralizowanych zarządzanych na poziomie krajowym, do którego Komisja ustanowi link ze swojej strony internetowej programu. 3.7. Umowy o dofinansowanie 3.7.1. Typy dofinansowania 1. Dofinansowanie może zostać przyznane na podstawie kosztów rzeczywistych, finansowania zryczałtowanych kosztów i/lub w formie skali kosztów jednostkowych. W zależności od typu dofinansowania, możliwa jest kombinacja wszystkich lub wybranych typów przyznania dofinansowania. 2. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie”, Zaproszenia do składania wniosków oraz formularze wniosku powinny wyszczególniać, które typy (kombinacje typów) dofinansowania mają zastosowanie do danych akcji zdecentralizowanych. Zasady te mają zastosowanie do dofinansowania przyznawanego przez NA. 3. W przypadku, (części) dofinansowania przyznanego na podstawie kosztów rzeczywistych, beneficjent zobowiązany jest przechowywać i być w stanie okazać na wniosek wszystkie dowody wydatków związanych z pozycjami kosztów w oparciu o koszty rzeczywiste. 4. W przypadku dofinansowania przyznanego w formie zryczałtowanego finansowania, beneficjent musi być w stanie udowodnić realizację działania, na które zostało udzielone wsparcie, a nie poniesioną kwotę wydatków. Jeżeli działanie, na które udzielono dofinansowanie jest realizowane w zadawalający sposób, zostanie przyznana pełna kwota dofinansowania. W przypadku niezadowalającej realizacji, NA będzie wymagać zwrotu (części) kwoty dofinansowania udzielonego na podstawie kryteriów wyszczególnionych dla każdej zdecentralizowanej akcji. 5. W przypadku dofinansowania przyznanego na podstawie skali kosztów jednostkowych (np. maksymalna stawka dzienna na wyjazdy i wymiany), beneficjent nie będzie zobowiązany do uzasadnienia poniesionych kosztów, lecz będzie musiał udowodnić realizację działań, które upoważniają do otrzymania określonej kwoty dofinansowania (na przykład liczba dni spędzonych za granicą pozwala na określenie maksymalnej stawki dziennej na dany pobyt, do której jest upoważniony). 6. Beneficjenci muszą przechowywać wymagane dowody płatności lub działalności – w zależności od typu dofinansowania – przez okres 5 lat od daty płatności pozostałej kwoty dofinansowania przez NA lub zwrotu tejże przez beneficjenta. 3.7.2. Sporządzenie umów o dofinansowanie 1. NA sporządzi wzory umów o dofinansowanie na podstawie dokumentów wzorcowych załączonych w Załączniku II-C do niniejszego Przewodnika dla NA. 2. Jeżeli będzie to wymagane zgodnie z prawodawstwem krajowym, NA może wprowadzić niewielkie zmiany do przedstawionych wzorów umów, pod warunkiem, że nie spowodują one powstania konfliktu z wszelkimi postanowieniami umów wzorcowych oraz nie wprowadzą niepotrzebnych 32 restrykcji dla beneficjentów dofinansowania. W przypadku, gdy takie zmiany okażą się konieczne, NA winna uzyskać wcześniejsze pisemne zatwierdzenie od Komisji. 3. W przypadku, gdy wartość dofinansowania przekracza 25 000 EUR oraz jeżeli wnioskodawca zachowuje zgodność z typologią organizacji wyszczególnioną w art. B.7 Załącznika do Decyzji19, NA powinna – przed zawarciem umowy o dofinansowanie – formalnie sprawdzić zdolność finansową wnioskodawcy na podstawie kryteriów selekcji20 ogłoszonych wstępnie w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie” oraz odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków mającym zastosowanie do danej tury selekcji. Model oceny zdolności finansowej znajduje się w Załączniku III-B do niniejszego Przewodnika dla NA. 4. W przypadku, gdy analiza zdolności finansowej beneficjenta wykaże pewne słabości, które mogą spowodować ryzyko, że fundusze Wspólnoty mogą zostać utracone, NA umieści specjalną klauzulę w umowie o dofinansowanie wyszczególniającą środki ochronne (np. płatności częściowe, pełna płatność dofinansowania po zakończeniu realizacji działania, gwarancja bankowa, itd.). 5. Umowy o dofinansowanie powinny zostać sporządzone w dwóch kopiach. Możliwe jest przesłanie ich do beneficjentów w wersji papierowej lub elektronicznej. Jeżeli NA zadecyduje o sporządzeniu umowy o dofinansowanie w formie elektronicznej, należy odpowiednio zabezpieczyć elektroniczny dokument przed potencjalnymi modyfikacjami przez beneficjentów. 6. Wraz z umową o dofinansowanie, NA prześle list przewodni lub wiadomość określające ostateczny termin, w jakim należy odesłać podpisaną umowę do NA, po jakiej to dacie oferta przyznania dofinansowania zostanie unieważniona. 7. W przypadku, gdy beneficjent zechce wprowadzić zmiany do umowy o dofinansowanie, nie powinien modyfikować tekstu umowy o dofinansowanie, lecz przedstawić osobny wniosek na piśmie w tej sprawie skierowany do NA. W przypadku, gdy NA wyrazi zgodę na wprowadzenie proponowanych zmian, sporządzi zmodyfikowaną propozycję umowy o dofinansowanie do beneficjenta. Jeżeli nie, oferta zawarcia umowy o dofinansowanie zostanie uznana za unieważnioną, o ile beneficjent nie jest przygotowany do zaakceptowania warunków wstępnej propozycji umowy o dofinansowanie. 8. Beneficjent będzie zobowiązany do podpisania i opatrzenia datą dwóch kopii umowy o dofinansowanie przed podpisaniem i opatrzeniem jej datą przez NA. Jako druga z podpisujących stron, NA prześle beneficjentowi jedną kopię „Wszystkie szkoły i uczelnie wyższe określone przez Państwa Członkowskie, oraz wszystkie instytucje lub organizacje zapewniające możliwości kształcenia, które przez ostatnie dwa lata uzyskały ponad 50% swoich rocznych przychodów ze źródeł publicznych, lub które są kontrolowane przez organy publiczne lub ich przedstawicieli, powinny być traktowane przez Komisję jako posiadające konieczną zdolność finansową, zawodową i administracyjną oraz konieczną stabilność finansową do realizacji projektów w ramach tego programu - nie powinno być od nich wymagane przedkładanie dodatkowej dokumentacji, aby to wykazać”. 20 Zob. glosariusz w załączniku dot. definicji różnych rodzajów kryteriów. 19 33 podpisanej przez obie strony i opatrzonej datą umowy o dofinansowanie oraz zachowa druga kopię dla siebie. 9. Z zastrzeżeniem, że stanowiąca podstawę umowa Komisja-NA została podpisana przez NA i Komisję, NA prześle wnioskodawcy, który uzyskał dofinansowanie ofertę umowy o dofinansowanie przed rozpoczęciem działań, w odniesieniu do których wnioskowano o dofinansowanie. 10. W przypadku państw członkowskich UE, sporządzając umowę o dofinansowanie i w korespondencji z beneficjentami poświęconej sprawom umowy NA będzie posługiwać się jednym z oficjalnych języków Wspólnoty. 11. W przypadku krajów EFTA/EOG lub krajów przystępujących i kandydujących, NA może posługiwać się jednym z urzędowych języków Wspólnoty lub językiem urzędowym swojego kraju w przypadku umowy o dofinansowanie i korespondencji z beneficjentami związanej z umową. W przypadku, gdy wybrany język nie jest jednym z języków urzędowych Wspólnoty, NA będzie odpowiedzialna za zapewnienie dobrej jakości tłumaczeń na wniosek Komisji, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, OLAF lub wszelkich osób upoważnionych przez instytucję dokonującą oceny, sprawującą kontrolę finansową lub realizującą audyt. 3.7.3. Wypłaty dofinansowania 1. NA będzie realizować wypłaty w euro lub walucie krajowej, w zależności od tego, która z nich zapewnia najbardziej opłacalne warunki płatności na rzecz beneficjentów. Jednak w szczególności w przypadku kwot dofinansowania przekraczających 25 000 EUR oraz jeżeli jest to możliwe do przeprowadzenia biorąc pod uwagę status prawny beneficjenta, zdecydowanie zaleca się, aby NA wymagała od beneficjenta otwarcia rachunku bankowego w euro w celu uniknięcia ryzyka związane z kursem wymiany w związku z płatnościami zaliczkowymi. 2. Dofinansowanie przez Wspólnotę w całości podlega wypłacie na rzecz beneficjentów. NA nie może zastosować żadnych potrąceń do tych kwot czy to z tytułu podatków pośrednich czy bezpośrednich, opłat, składek ubezpieczenia, czy z tytułu kosztów obsługi, administracyjnych, zarządzania lub rejestracji. 3. NA będzie przestrzegać warunków wypłat z tytułu poszczególnych typów akcji zdecentralizowanych jak wyszczególniono w tekście umowy wzorcowej przedstawionej przez Komisję (por. Załącznik II-C). 4. Z zastrzeżeniem, że sytuacja finansowa funduszy UE na rachunku bankowym NA21 umożliwia to w odniesieniu do zobowiązań płatniczych NA na podstawie otwartych umów Komisja-NA22, NA wypłaci kwotę dofinansowania 21 „Rachunki bankowe NA” zgodnie z definicją w punkcie 6 Części 2.6.2. niniejszego Przewodnika dla NA. 22 „Umowy Komisja-NA oznaczają zarówno umowy dot. działań zdecentralizowanych z poprzedniego etapu programów Sokrates II i Leonardo da Vinci II oraz umowy Komisja-NA zawarte w związku z Programem „Uczenie się przez całe życie”. 34 beneficjentom w terminie 45 dni kalendarzowych od daty rozpoczęcia (np. podpisania umowy o dofinansowanie, zatwierdzenia raportu). 5. O ile inne szczegółowe warunki wypłaty nie mają zastosowania do danej akcji zdecentralizowanej (por. Przewodnik dla wnioskodawców, Zaproszenie do składania wniosków, formularz wniosku), łączna kwota płatności zaliczkowych nie może przekroczyć 80% maksymalnej kwoty dofinansowania. 6. Po upływie terminu płatności określonego w umowie o dofinansowanie, beneficjent jest uprawniony do odsetek za zwłokę według stawki stosowanej przez Europejski Bank Centralny w stosunku do głównych operacji refinansowania w euro plus trzy i pół punktu. Stopa procentowa, do której wzrost ma zastosowanie, to stopa obowiązująca pierwszego dnia miesiąca, w którym ma wystąpić końcowa data płatności, publikowana w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej23. To postanowienie nie ma zastosowania do beneficjentów dofinansowania będącymi organami publicznymi Państw Członkowskich Unii Europejskiej. 7. Oprocentowanie zaległej płatności będzie obejmowało okres od daty końcowej płatności, z jej wyłączeniem, do daty płatności, włącznie. Oprocentowanie nie będzie traktowane jako zysk z działania na rzecz określenia ostatecznej wartości dofinansowania. Zawieszenie płatności przez Narodową Agencję nie może zostać uznawane za zwłokę w płatności. 8. W drodze wyjątku, jeżeli obliczone odsetki są niższe lub równe EUR200, należy je wypłacać beneficjentowi jedynie na jego żądanie zgłoszone w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania opóźnionej płatności. 9. W drodze wyjątku, w przypadku umów finansowych zawartych przed 1/1/2008, postanowienia umowne odnoszące się do opóźnionych płatności są stosowane zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie. 3.7.4. Zmiany umów o dofinansowanie 1. Beneficjent lub NA mogą wnioskować o zmianę umowy o dofinansowanie zgodnie z postanowieniami umowy wyszczególnionymi we wzorach umów o dofinansowanie (patrz Załącznik II-C). 2. Beneficjent zobowiązany jest przedstawić wniosek o zmianę umowy o dofinansowanie na piśmie do NA. W każdym przypadku, NA zbada czy wniosek o zmianę może zostać zatwierdzony i poinformuje beneficjenta o swojej decyzji na piśmie. Ustalenia ustne nie będą wiążące wobec stron. 3. W zależności od typu zmiany, modyfikacja umowy o dofinansowanie może zostać potwierdzona w formie oficjalnego pisma podpisanego wyłącznie przez NA lub w formie umowy uzupełniającej, która zostanie podpisana przez obie strony w sposób, który ma zastosowanie do podpisania wstępnej umowy o dofinansowanie (patrz punkt nt. sporządzania umów o dofinansowanie jak powyżej). 23 http://eur-lex.europa.eu/JOIndex.do?ihmlang=en 35 4. Wszelkie wnioski o zmianę umowy powinny zostać złożone przez beneficjenta do NA z odpowiednim wyprzedzeniem, zanim wszelkie planowane zmiany wejdą w życie i we wszystkich przypadkach na jeden miesiąc przed końcem okresu ważności, o którym mowa w umowie o dofinansowanie, z wyjątkiem przypadków właściwie uzasadnionych przez beneficjenta i zatwierdzonych przez NA. Aby była ważna, każda zmiana umowy o dofinansowanie musi zostać sporządzona przez NA przed datą końcową danej umowy o dofinansowanie. 5. Zmiany umów o dofinansowanie nie mogą mieć na celu ani skutkować zakwestionowaniem decyzji o przyznaniu dofinansowania lub nierównym traktowaniem wnioskodawców. Dlatego też, zmiany mające na celu zwiększenie maksymalnej kwoty dofinansowania lub procentu dofinansowania mogą zostać zatwierdzone tylko w przypadku, gdy NA zastosuje przejrzystą procedurę gwarantującą równe traktowanie wszystkich wnioskodawców/beneficjentów. Może mieć to miejsce poprzez poinformowanie wszystkich beneficjentów o możliwości wnioskowania o podwyższenie kwoty dofinansowania i zmianę mających zastosowanie warunków. 3.8. Kontrole beneficjentów dofinansowania 3.8.1. Podstawowe kontrole 1. NA zobowiązana jest upewnić się co do realności i poprawności formalnej działań wspieranych przez fundusze UE jak również co do legalności i poprawności związanych z nimi operacji. W tym celu, NA przeprowadzi tzw. „podstawowe kontrole”. 2. Zakres podstawowych kontroli, które mają zostać przeprowadzone przez NA w odniesieniu do beneficjentów programu obejmuje: - Analizę raportów końcowych; - Kontrolę ‘zza biurka’ dokumentów potwierdzających przedstawionych przez beneficjentów na końcowym etapie sprawozdawczości; - Kontrole na miejscu podczas realizacji działania, które otrzymało wsparcie; - Kontrole na miejscu (audyt) przeprowadzone po zakończeniu działania, które otrzymało wsparcie; - Systemowy audyt beneficjentów, którzy po raz kolejny uzyskali dofinansowanie. 3. W zależności od typu zdecentralizowanej akcji i typu przyznanego dofinansowania, można połączyć różne typy podstawowych kontroli w odniesieniu do różnych poziomów ryzyka i celów kontroli, jak wyszczególniono w Załączniku III-C. 3.8.2. Wybór beneficjentów/projektów do kontroli ‘zza biurka’ i kontroli na miejscu 1. Typ i liczba podstawowych kontroli, jakie zobowiązana jest przeprowadzić NA, uzależnione są od wyników analizy ryzyka, która powinna uwzględniać ryzyko błędu w ramach każdej zdecentralizowanej akcji zarządzanej przez NA. Co roku, 36 Komisja opublikuje dokument, który będzie przedstawiać minimalne punkty procentowe i minimalną liczbę beneficjentów/projektów, które NA podda kontroli w ramach każdej zdecentralizowanej akcji, patrz Załącznik III-C. 2. Do każdego typu podstawowej kontroli wymaganej w ramach danej akcji zdecentralizowanej, NA wybierze próbę z populacji beneficjentów zgodnie z instrukcjami przedstawionymi w Załączniku III-C. 3. W odniesieniu do kontroli beneficjentów/projektów dotowanych w ramach akcji zdecentralizowanych będących częścią poprzednich programów, zarządzanie którymi zostało przekazane NA, minimalne liczby i procenty wyszczególnione w Załączniku III-C mają zastosowanie w zakresie, w jakim typ dofinansowania (pod względem kosztów rzeczywistych, zryczałtowanego finansowania i/lub skali kosztów jednostkowych) oraz zasady umowne pozostają takie same dla następcy zdecentralizowanej akcji w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”. W przeciwnym przypadku24, wymagane minimalne liczby i procenty dot. beneficjentów/projektów podlegających kontroli wyszczególnione w odpowiednich umowach dot. zdecentralizowanej akcji pozostaną niezmienione. 4. Aby w wystarczającym stopniu upewnić się, że sprawozdania końcowe odzwierciedlają rzeczywistość i poprawność formalną działań i wydatków oraz, że związane z nimi transakcje są zgodne z prawem i poprawne, NA może podjąć decyzję o zwiększeniu liczby kontroli biorąc pod uwagę ryzyka wynikające z kontekstu krajowego jak również wyniki wcześniej przeprowadzonych kontroli. 5. Poza próbą beneficjentów/projektów, o których mowa powyżej, NA przeprowadzi kontrole beneficjentów/projektów na podstawie zauważonych lub podejrzewanych problemów, w zależności od powagi każdego przypadku. 6. Co roku, Komisja ustali maksymalny dopuszczalny poziom błędu25 podstawowych kontroli, por. Załącznik III-C. Następujące sytuacje mogą mieć miejsce w przypadku jednego lub więcej zdecentralizowanych akcji: - rzeczywisty poziom błędu wynikający z kontroli, które NA zobowiązana jest przeprowadzić, jest znacznie wyższy niż maksymalny dopuszczalny poziom błędu ustalony przez Komisję: NA zobowiązana jest bezzwłocznie poinformować Komisję o takiej sytuacji w celu uzgodnienia sposobu wprowadzenia odpowiednich środków26; 24 Na przykład jeżeli dofinansowanie projektu zostało obliczone w inny sposób, jak ma to miejsce w przypadku projektów partnerskich Comenius i Grundtvig. 25 Dopuszczalny poziom błędu to maksymalny poziom błędu wykryty w badanej populacji, który Komisja może zaakceptować bez stwierdzenia, że uzyskane wyniki są w znaczącym stopniu błędne. Możliwe błędy wynikające z podstawowych kontroli prowadzonych przez NA to przypadki nieprzestrzegania wykryte w odniesieniu do realności i poprawności formalnej działań i wydatków zgłoszonych do NA przez beneficjentów, jak również w odniesieniu do zgodności z prawem i poprawności związanych z nimi transakcji. 26 Takie środki mogą obejmować skorygowanie wszelkich słabych punktów w systemach NA lub podniesienie minimalnych punktów procentowych i liczby kontroli, jakie prowadzi NA. Jeżeli poziom błędu jest wynikiem pojedynczego poważnego błędu, możliwe jest, że NA nie będzie zobowiązana do przeprowadzenia wszelkich innych działań poza naprawieniem danego błędu. 37 - rzeczywisty poziom błędu jest regularnie obserwowany i jest znacznie niższy niż maksymalny dopuszczalny poziom błędu ustalony przez Komisję: NA może wnioskować do Komisji o zmniejszenie minimalnych punktów procentowych i/lub liczby beneficjentów/projektów podlegających kontroli w ramach danej zdecentralizowanej akcji; - W obu powyższych przypadkach, Komisja formalnie powiadomi NA o swojej decyzji, przesyłając kopię władzom krajowym. 3.8.3. Wymogi formalne 1. Umowy o dofinansowanie powinny określać typy kontroli będących konsekwencją przyjęcia oferty dofinansowania, którym może podlegać beneficjent i na które zobowiązany jest on wyrazić zgodę. 2. NA zachowa dokumentację wszystkich kontroli przeprowadzonych w ramach akcji zdecentralizowanej oraz wszystkich wykrytych błędów, celem raportowania o nich do Komisji zgodnie z wymogami dot. sprawozdawczości wyszczególnionymi w niniejszym Przewodniku dla NA. 3. Do wszystkich typów kontroli w ramach zdecentralizowanej akcji, które NA jest zobowiązana przeprowadzić NA będzie stosować standardowe listy kontrolne, które: - Potwierdzają przeprowadzenie kontroli danych elementów; - Opisują wykryte anomalie; - Zawierają wnioski i propozycje dalszych działań. 4. Każda osoba zaangażowana w kontrole w ramach zdecentralizowanej akcji zobowiązana jest do podpisania przynajmniej raz do roku deklaracji w sprawie zapobiegania konfliktom interesów i ujawniania informacji (por. wzór deklaracji w Załączniku II-A). 5. Każda osoba zaangażowana w kontrole powinna otrzymać osobną listę kontrolną, która zostanie opatrzona datą i podpisana po zakończeniu oceny. 3.8.4. Ocena raportów końcowych 1. Każdy beneficjent dofinansowania w ramach zdecentralizowanej akcji zobowiązany będzie przedstawić NA jeden raport końcowy dotyczące każdej umowy o dofinansowanie. Raport końcowy będzie służyć do celów ustalenia końcowej kwoty dofinansowania UE i realizacji końcowej płatności dofinansowania lub polecenia zwrotu, jak również administracyjnego zamknięcia umowy o dofinansowanie. NA przeprowadzi kontrolę wszystkich raportów końcowych w odniesieniu do wszystkich akcji zdecentralizowanych. 2. Beneficjenci dofinansowania powinni korzystać ze standardowych formularzy raportów opracowanych przez NA. Formularze raportów powinny pozwalać na zebranie danych merytorycznych, statystycznych i finansowych wymaganych do monitorowania realizacji programu, kontroli wykorzystania funduszy UE oraz ewaluacji wyników programu, jak to zostało ustalone przez Komisję. 38 3. NA zobowiązana jest odnotować w swoim systemie rejestracji daty otrzymania raportów od beneficjentów w celu monitorowania przetwarzania raportów oraz przestrzegać limitów czasowych określonych w umowach o dofinansowanie, jak również wysyłać upomnienia, jeżeli i gdy jest to wymagane. 4. Ocena raportu powinna obejmować następujące etapy: - kontrola możliwości formalnej akceptacji raportu (np. raport został właściwie podpisany i oznaczony datą przez osobę upoważnioną do reprezentowania organizacji beneficjenta); - ocena raportu z realizacji działań dotycząca wyników wspieranych działań w odniesieniu do ich jakości i ilości, z uwzględnieniem kontroli realności i poprawności formalnej działania oraz - kontrola sprawozdania finansowego i wymaganych materiałów potwierdzających w celu przeprowadzenia oceny realności i poprawności formalnej zgłoszonych wydatków, jak również zgodności z prawem i poprawności związanych z nimi transakcji. Określone kontrole zostaną dostosowane do typu dofinansowania (pod względem rzeczywistych kosztów, zryczałtowanych kwot lub kosztów jednostkowych, lub dowolnego połączenia tych trzech rodzajów dofinansowania). 5. Jedna osoba może prowadzić kontrole na różnych etapach oceny raportu końcowego. Jeżeli będzie to wskazane, NA może wezwać zewnętrznych ekspertów do przeprowadzenia oceny raportu końcowego. Jednak w przypadku projektów transferu innowacji Leonardo da Vinci, przynajmniej jeden zewnętrzny ekspert powinien przeprowadzić ocenę sprawozdania z postępów działań. 6. Listy kontrolne dot. raportów końcowych powinny wykazywać wszelkie kwoty, które nie podlegają finansowaniu i zaproponowaną końcową kwotę dofinansowania Wspólnoty w odniesieniu do wcześniej zdefiniowanych zasad umownych. Listy kontrolne powinny zawierać formalne wnioski w odniesieniu do zatwierdzenia lub odrzucenia sprawozdania oraz wskazywać konieczne dalsze działania, jeżeli takie są wymagane. 7. Ocena i zatwierdzenie raportu powinno zostać sfinalizowane w terminie 45 dni od otrzymania raportu, o ile standardowa umowa o dofinansowanie nie przewiduje inaczej. Taki okres 45 dni powinien zostać zawieszony w przypadku, gdy NA będzie potrzebować dalszych informacji od beneficjenta lub będzie musiała przeprowadzić uzupełniające kontrole przed zakończeniem oceny raportu i zamknięciem umowy o dofinansowanie. 8. Bezpośrednio po sfinalizowaniu oceny, NA powiadomi beneficjenta na piśmie o zatwierdzeniu lub odrzuceniu raportu końcowego. Pismo na zamknięcie będzie określać końcową kwotę dofinansowania Wspólnoty, wynikającą z niej pozostałą kwotę płatności lub zwrotu jak również warunki zwrotu, jeżeli jest wymagany. Pismo powinno również określać możliwość i warunki odwołania w przypadku, gdy beneficjent nie zgadza się z wnioskami NA. Beneficjent ma 30 dni kalendarzowych od otrzymania pisma na zamknięcie na zgłoszenie wszelkich zapytań lub zażaleń do NA. NA ma 30 dni kalendarzowych od otrzymania zapytania lub zażalenia na jego rozpatrzenie i ustanowienie ostatecznej kwoty dofinansowania oraz stosowne poinformowanie beneficjenta. Wspomniany okres 39 30 dni kalendarzowych może ulec zawieszeniu, jeżeli od beneficjenta będzie wymagane przedstawienie dodatkowych materiałów. 9. W przypadku nieotrzymania wymaganego raportu końcowego, NA wyśle przynajmniej jedno formalne upomnienie w terminie 30 dni kalendarzowych od wymaganego terminu. Jeżeli raport końcowy nie zostanie złożony w terminie 30 dni kalendarzowych od wystosowania tego upomnienia, NA wyśle listem poleconym powiadomienie o wycofaniu dofinansowania z poleceniem zwrotu pełnej kwoty płatności zaliczkowej(-ych) przekazanych beneficjentowi. 10. Ta sama procedura dotyczy przypadku nieotrzymania raportu cząstkowego/z postępów zgodnie z postanowieniami standardowych umów o dofinansowanie dla danej akcji. 3.8.5. Kontrole ‘zza biurka’ materiałów potwierdzających 1. Na etapie raportu końcowego, NA przeprowadzi kontrolę ‘zza biurka’ materiałów potwierdzających dotyczących wybranych beneficjentów/projektów zgodnie z wymaganą minimalną liczbą i minimalnymi punktami procentowymi dla danego typu akcji zdecentralizowanej określonymi w Załączniku III-C. 2. W zależności od typu działania i związanego z nim ryzyka, kontrola ‘zza biurka’ materiałów potwierdzających może być wymagana w odniesieniu do całości lub części danej umowy o dofinansowanie. W przypadku, gdy wymagane jest przeprowadzenie kontroli ‘zza biurka’ materiałów potwierdzających tylko w odniesieniu do części umów o dofinansowanie, NA wybierze próbę po otrzymaniu raportów końcowych, zgodnie z instrukcjami określonymi w Załączniku III-C. Do takiej próby losowej NA doda znane lub przewidywane przypadki problemowe, które wymagają bardziej szczegółowej kontroli w celu uzyskania wymaganej pewności. 3. Zazwyczaj NA będzie wymagać oryginalnych dokumentów w odniesieniu do wszystkich dokumentów wymaganych do celów kontroli ‘zza biurka’ materiałów potwierdzających. Tylko w wyjątkowych sytuacjach (tzn. z powodów prawnych uniemożliwiających beneficjentowi dostarczenie oryginalnych dokumentów, prawnie dopuszczalne są dokumenty potwierdzające w formie elektronicznej), kontrole ‘zza biurka’ materiałów potwierdzających mogą być przeprowadzane na podstawie kopii. 4. Po dokonaniu przeglądu dokumentów potwierdzających, NA ustali końcową kwotę dofinansowania i zrealizuje płatność pozostałej kwoty lub będzie wnioskować o zwrot, jak również zamknie umowę o dofinansowanie jak wyszczególniono powyżej (por. punkt nt. oceny raportów końcowych). Jeżeli będzie to wymagane, NA może zadecydować o przeprowadzeniu dalszych kontroli ‘zza biurka’ lub na miejscu (patrz poniżej) przed podjęciem decyzji o końcowej kwocie dofinansowania i przystąpieniem do zamknięcia umowy o dofinansowanie. 40 3.8.6. Kontrole na miejscu 1. NA przeprowadzi określoną liczbę kontroli na miejscu beneficjentów/projektów zgodnie z minimalnymi punktami procentowymi i minimalnymi liczbami dla danej zdecentralizowanej akcji określonymi w Załączniku III-C. 2. NA zapewni, że kontrole na miejscu będą prowadzone przez osoby, które posiadają niezbędne kompetencje, szczególnie w odniesieniu do kontroli dokumentów finansowych i księgowych. Eksperci z zewnątrz mogą zostać zaangażowani, jeżeli ich udział będzie wymagany lub użyteczny, pod warunkiem zapewnienia, że właściwie zapobieżono wszelkim konfliktom interesów. Z tego samego powodu, kontrolę na miejscu powinna przeprowadzić osoba inna niż ta, która oceniała końcowe sprawozdanie finansowe dot. danej umowy o dofinansowanie. 3. Wyróżnia się następujące typy kontroli na miejscu: - Kontrola na miejscu podczas realizacji projektu, który uzyskał dofinansowanie; - Audyt finansowy po otrzymaniu raportu końcowego; - Audyt systemowy beneficjentów, którzy ponownie otrzymali dofinansowanie. 4. NA może połączyć: - wszelkie kontrole na miejscu podczas realizacji projektu, który uzyskał dofinansowanie z wizytami monitoringowymi (patrz punkt nt. wizyt monitoringowych jak poniżej); - wszelkie kontrole na miejscu podczas realizacji projektu, który uzyskał dofinansowanie z audytami systemowymi beneficjentów, którzy ponownie otrzymali dofinansowanie; - Audyt finansowy po otrzymaniu sprawozdania końcowego z audytem systemowym beneficjentów, którzy ponownie otrzymali dofinansowanie. 5. Kontrole na miejscu wymagają dokładnego przygotowania i organizacji. Beneficjent może zostać poinformowany o planowanym audycie finansowym po otrzymaniu raportu końcowego wyłącznie po fakcie otrzymania raportu przez NA. W przypadku kontroli na miejscu podczas realizacji wspieranego projektu, o kontroli należy poinformować krótko przed planowaną datą wizyty. O audytach systemowych można informować beneficjentów z dużym wyprzedzeniem przed planowaną datą wizyty. 6. NA poinformuje beneficjenta w oficjalny sposób o kontroli na miejscu i wyjaśni cel kontroli, uzgodni praktyczne ustalenia, określi wymaganych interlokutorów oraz wymagane materiały potwierdzające tak by zapewnić ich obecność i dostępność podczas kontroli na miejscu. W ramach przygotowań do wizyty, NA prześle do beneficjenta: - Listę zawierającą dokumenty, materiały i informacje, które należy przygotować lub udostępnić podczas inspekcji; 41 - Kwestionariusz, który pozwoli na skuteczne przeprowadzenie kontroli i który może zostać wypełniony przez beneficjenta przed wizytą. 7. Na zakończenie kontroli na miejscu, należy przedstawić beneficjentowi informacje zwrotne nt. wyników kontroli, który może przedstawić swoje pierwsze uwagi. W terminie 30 dni kalendarzowych od daty wizyty, NA prześle projekt sprawozdania z wizyty z uwzględnieniem wyników, zaleceń i wniosków skierowanych do beneficjenta. Beneficjent będzie mieć 30 dni kalendarzowych na przedstawienie swoich uwag do projektu sprawozdania w odniesieniu do wyników rzeczowych lub związanych z interpretacją. 8. W przypadku, gdy nie zrealizowano jeszcze płatności pozostałej kwoty oraz gdy kontrola na miejscu, która zostanie przeprowadzona bezpośrednio po otrzymaniu sprawozdania końcowego, nie wykaże problemów w odniesieniu do wnioskowanej końcowej kwoty dofinansowania, NA przeleje płatność pozostałej kwoty na rzecz beneficjenta tak szybko jak będzie gotowy projekt sprawozdania z wizyty. 9. Po otrzymaniu informacji zwrotnych od beneficjenta, NA wprowadzi zmiany do projektu sprawozdania poprzez zaakceptowanie uwag i/lub zmian rzeczowych lub poprzez wyjaśnienie, dlaczego nie może zaakceptować uwag lub modyfikacji. Uwagi beneficjenta oraz uzasadnienie, dlaczego NA nie może ich zaakceptować, mogą zostać uwzględnione w sprawozdaniu z wizyty lub załączone do niego w formie Załącznika. 10. W terminie 30 dni kalendarzowych od otrzymania uwag od beneficjenta, NA opublikuje sprawozdanie końcowe i oficjalnie przekaże je beneficjentowi. Raport powinien jednoznacznie określać: - wszelkie kwoty wydatków, które są (mają być) objęte dotacją Wspólnoty określone jako nieuprawnione; - wszelkie kwoty podlegające zwrotowi, wraz z warunkami zwrotu, oraz - wszelkie inne słabe punkty – w oparciu o szczegółowe wymogi zdecentralizowanej akcji – wymagające dalszych działań ze strony beneficjenta w określonych ramach czasowych. 11. W przypadku braku reakcji beneficjenta na projekt sprawozdania w terminie 30 dni kalendarzowych od wysłania go przez NA, projekt sprawozdania zostanie uznany za wersję końcową i zostanie oficjalnie przekazany beneficjentowi jak określono powyżej. 12. W przypadku, gdy kontrola na miejscu jest prowadzona jednocześnie z wizytą monitoringową (patrz punkt nt. wizyty monitoringowej jak poniżej), dwie różne osoby będą odpowiedzialne odpowiednio za wizytę monitoringową i kontrolę na miejscu. Już na etapie przygotowań należy uświadomić beneficjentowi dwie różne funkcje tych dwóch aspektów wizyty. W przypadku, gdy zostanie sporządzone jedno sprawozdanie z wizyty obejmujące oba zagadnienia, powinno ono wyraźnie rozróżniać pomiędzy aspektem monitoringowym i kontrolnym wizyty. 42 3.9. Zwrot funduszy Wspólnoty przez beneficjentów 1. Gdy NA obliczy i ustali kwotę należną od beneficjenta – czy to w wyniku zwykłej analizy raportu końcowego, czy po przeprowadzeniu kontroli dokumentów ‘zza biurka’ lub kontroli na miejscu – NA oficjalnie powiadomi dłużnika o takim fakcie, w formie projektu pisma końcowego lub osobnym pismem. Zależnie od danej sytuacji, NA może uznać za stosowne wysłanie zawiadomienia listem poleconym lub w inny sposób pozwalający na sprawdzenie, kiedy dłużnik otrzymał zawiadomienie. 2. Zawiadomienie powinno określać kwotę podlegającą zwrotowi oraz szczegóły dot. obliczenia końcowej kwoty dofinansowania. Powinno określać procedurę zaskarżenia i ustalać maksymalny okres na złożenie odwołania wynoszący 30 dni kalendarzowych od daty jego otrzymania. Zawiadomienie powinno opisywać mechanizm zwrotu, jaki ma zastosowanie w przypadku akceptacji należnego zwrotu przez dłużnika. 3. W ciągu 30 dni kalendarzowych od otrzymania odwołania, NA przeanalizuje wszelkie dodatkowe informacje otrzymane od dłużnika oraz powiadomi beneficjenta o swojej decyzji, o skorygowanej końcowej kwocie dofinansowania oraz kwocie podlegającej zwrotowi, jak również nt. mechanizmu zwrotu, jaki będzie mieć zastosowanie. Wspomniany okres 30 dni kalendarzowych może ulec zawieszeniu, jeżeli od beneficjenta będzie wymagane przedstawienie dodatkowych materiałów. 4. NA może zastosować następujące mechanizmy zwrotu, wedle uznania i w zależności od natury każdego przypadku: 3.9.1. Zwrot poprzez odliczenie 1. Jeżeli NA zarządza umowami o dofinansowanie z tym samym beneficjentem w kolejnych okresach, NA może uzyskać zwrot funduszy poprzez odliczenie. W takim przypadku, NA poinformuje beneficjenta, że kwota podlegająca zwrotowi zostanie potrącona przez NA z właśnie realizowanej lub kolejnej wypłaty. 2. NA zobowiązana jest prowadzić dokładną dokumentację księgową, biorąc pod uwagę fakt, że należna kwota i płatność mogą dotyczyć dwóch różnych zdecentralizowanych akcji oraz/lub dwóch różnych umów Komisja-NA. 3.9.2. Zwrot niewielkich należnych kwot 1. Jeżeli należna kwota jest niższa lub równa 200,00 EUR i nie ma dalszej umowy o dofinansowanie z beneficjentem, która umożliwiałaby NA potrącenie takiej kwoty, NA może nie przystępować do dochodzenia wszelkich potencjalnie należnych kwot jeżeli koszt procedury uzyskania zwrotu przekracza należną kwotę (zasada opłacalności). 3.9.3. Bezpośredni zwrot 1. W formalnym zawiadomieniu, NA będzie wnioskować o dokonanie zwrotu w terminie dwóch miesięcy od daty wysłania pisma. Jeżeli NA zdecyduje się na skrócenie tego okresu z określonych i należycie uzasadnionych powodów, NA 43 odnotuje taki przypadek jako wyjątek zgodnie z Częścią 2.5 niniejszego Przewodnika dla NA. 2. Jeżeli dłużnik nie zwróci należnej kwoty w ustalonym terminie, NA prześle pierwsze upomnienie, w którym będzie domagać się bezpośredniego zwrotu należnej kwoty. Należna kwota będzie objęta odsetkami w wysokości wskazanej w umowie z beneficjentem oraz formalnym piśmie zawiadamiającym. Wysokość odsetek za zwłokę w płatności będzie obejmowała okres od daty wyznaczonej na wypłatę, z jej wyłączeniem, do daty otrzymania przez NA pełnej kwoty należnej płatności włącznie. Niniejsze postanowienie nie będzie miało zastosowania do odbiorców dofinansowania, którzy są organami publicznymi Państw Członkowskich Unii Europejskiej. Wszelkie płatności cząstkowe powinny być najpierw odliczone od opłat i odsetek za zwłokę, a następnie od sumy podlegającej oprocentowaniu. NA będzie zgładzać odsetki za zwłokę pobrane od dłużników w Rocznym raporcie NA. 3. Jeżeli dłużnik nie zwróci należnej kwoty w terminie jednego miesiąca od daty wysłania pierwszego upomnienia, NA prześle drugie upomnienie listem poleconym, w którym będzie domagać się bezpośredniej spłaty należnej kwoty i wyjaśni, że niedostosowanie się do wezwania może skutkować postępowaniem sądowym wobec dłużnika, o jakim mowa w mających zastosowanie postanowieniach umowy. 4. Jeżeli po wygaśnięciu trzeciego okresu formalnego upomnienia, NA nie odzyska należnej kwoty od dłużnika, NA zawiadomi Komisję o takim fakcie na piśmie: - informując o swoim zamiarze przystąpienia do postępowania sądowego w celu odzyskania funduszy lub - wnioskując o zezwolenie na rezygnację z dochodzenia takiej kwoty. W takim przypadku, pismu powinien towarzyszyć pełny opis i dowody na przedsięwzięte działania mające na celu odzyskanie funduszy (np. listy polecone), plus wyjaśnienie, dlaczego kwota jest nieściągalna; (np. wyciąg z rejestru spółek świadczący o upadłości) lub dlaczego wysiłki i koszty związane z dochodzeniem tej kwoty nie są uzasadnione. 5. Komisja może zezwolić na rezygnację z dochodzenia kwot powyżej 200 EUR na mocy polecenia zapłaty jedynie w ograniczonych przypadkach, szczególnie, gdy: - Koszt procedury dochodzenia należnej kwoty przekracza tę kwotę (zasada opłacalności); - Dłużnik jest niewypłacalny (ogłosił bankructwo lub jest w likwidacji, itd.); - Dłużnik zaginął; - W innych, wyjątkowych przypadkach, na podstawie uzasadnionego wniosku NA, zgodnie z zasadą proporcjonalności. 6. Jeżeli NA zechce zrezygnować z dochodzenia zwrotu, poinformuje Komisję o takim fakcie na piśmie, korzystając z formularza znajdującego się w załączniku IV-E do niniejszego Przewodnika. W przypadku akceptacji, Komisja udzieli jednoznacznego upoważnienia na piśmie na całkowitą lub częściową rezygnację z 44 dochodzenia danej kwoty. W przypadku braku formalnego upoważnienia od Komisji, NA nie może zrezygnować z dochodzenia roszczenia. W celu zracjonalizowania przetwarzania takich wniosków, zaleca się NA przedstawianie danych przypadków w kontekście sprawozdania rocznego nt. nieprawidłowości i nadużyć finansowych (por. punkt 6 niniejszego Przewodnika dla NA). 3.10.Postępowanie w przypadku nieprawidłowości i nadużyć finansowych 1. NA podejmie odpowiednie środki w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz, jeżeli będzie to wymagane, wniesie oskarżenia w celu odzyskania utraconych, pomyłkowo wypłaconych i niewłaściwie wykorzystanych przez beneficjentów funduszy programowych w ramach dofinansowania Wspólnoty udzielonego na mocy umowy Komisja-NA. 2. Pojęcie nieprawidłowości obejmuje: wszelkie naruszenie przepisów prawa wspólnotowego lub obowiązku umownego wynikające z działania lub zaniedbania ze strony podmiotu gospodarczego, które spowodowało lub mogło spowodować szkodę w ogólnym budżecie Wspólnot Europejskich lub w budżetach przez nie zarządzanych, w związku z nieuzasadnionym wydatkiem27. 3. Pojęcie nadużycia finansowego28 obejmuje: - w odniesieniu do wydatków, każde zamierzone działanie lub pominięcie dotyczące: wykorzystania lub przedstawienia fałszywych, niepoprawnych lub niekompletnych sprawozdań lub dokumentów, które skutkują sprzeniewierzeniem lub bezprawnym zatrzymaniem funduszy pochodzących z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez lub w imieniu Wspólnot Europejskich; nieujawnienie informacji sprzecznie z określonym obowiązkiem, które ma taki sam skutek; niewłaściwego wykorzystania takich funduszy do celów innych niż te, na które zostały przyznane; - w odniesieniu do przychodów, każde zamierzone działanie lub pominięcie dotyczące: wykorzystania lub przedstawienia fałszywych, niepoprawnych lub niekompletnych sprawozdań lub dokumentów, które skutkują niezgodnym z prawem uszczupleniem zasobów budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez lub w imieniu Wspólnot Europejskich; nieujawnienie informacji sprzecznie z określonym obowiązkiem, które ma taki sam skutek; niewłaściwe wykorzystanie uzyskanych zgodnie z prawem pożytków, które ma taki sam skutek. 4. NA zgłosi każdy przypadek nieprawidłowości lub (podejrzewanych) nadużyć finansowych w odniesieniu do funduszy UE przeznaczonych na akcje zdecentralizowane na mocy umowy Komisja-NA, bez względu na to, czy taki czyn został popełniony przez beneficjenta programu, czy członka personelu NA. 27 Punkt 14 Załącznika do Decyzji nr 1720/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady oraz rozdział "Kontrole i Audyty" Załącznika do Decyzji nr 1719/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady. 28 Artykuł 1 Konwencji w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich (Dz.U. C 316 z dnia 27.11.1995r., strona 49). 45 5. Jednak w przypadku, gdy nieprawidłowość (błąd/zaniedbanie) wykryta przez NA a) zostanie naprawiona przed realizacją płatności końcowej na rzecz beneficjenta, b) nie skutkuje żadnymi karami administracyjnymi lub sądowymi oraz c) nie stanowi uszczerbku dla interesów finansowych UE, NA nie musi zgłaszać nieprawidłowości Komisji. Jednak w takim przypadku, Narodowa Agencja dokładnie udokumentuje w swoich aktach wykryte fakty i przedsięwzięte działania naprawcze. 6. Dyrektor NA prześle wstępny raport ad hoc nt. nieprawidłowości do Dyrektora odpowiedzialnego za program w DG EAC oraz jego kopię do osoby do kontaktu w DG EAC jak określono w umowie Komisja-NA. 7. Ponadto NA będzie na bieżąco informować Komisję o nieprawidłowościach i nadużyciach finansowych wykrytych podczas działań monitoringowych i kontrolnych w ramach obowiązków składania sprawozdań rocznych (patrz punkt 6 nt. raportowania przez NA jak poniżej). 3.11.Monitoring i udzielanie pomocy beneficjentom 1. NA będzie monitorować wdrażanie działań programowych, na które udzielono dofinansowania, oraz wspierać beneficjentów poprzez udzielanie im porad i doradztwa. W tym celu NA opracuje spójną strategię monitorowania zapewniającą zorganizowane podejście oraz odpowiednie metody i narzędzia w oparciu o potrzeby poszczególnych adresatów docelowych programu. 2. W krajach, gdzie więcej niż jedna NA została wyznaczona do zarządzania poszczególnymi zdecentralizowanymi akcjami programu, poszczególne NA będą ściśle współpracować w celu zorganizowania działań monitoringowych oraz aby zapewnić niezbędną spójność poszczególnych zdecentralizowanych działań na poziomie krajowym. 3.11.1. Monitorowanie postępów projektów 1. NA udostępni niezbędne dostępne zasoby w celu udzielania porad beneficjentom potrzebującym pomocy przez telefon, za pośrednictwem poczty elektronicznej i pisemnie. Dokumenty umowne powinny zawierać niezbędne dane kontaktowe do urzędników odpowiedzialnych za określone działania programu jak również nt. tego, w jaki sposób i kiedy można się z nimi skontaktować. 2. Na podstawie indywidualnych wniosków o poradę, NA ustanowi i będzie aktualizować listy najczęściej zadawanych pytań, które może umieścić na swojej stronie internetowej i wysłać pocztą elektroniczną lub tradycyjną pocztą do wszystkich zainteresowanych beneficjentów. 3. NA może założyć na swojej stronie internetowej forum elektroniczne, do którego beneficjenci mogą przesyłać swoje zapytania i bezpośrednio uzyskiwać odpowiedzi od NA. Takie fora mogą być otwarte dla szerszej publiczności lub przybrać formę ekstranetu, do którego dostęp jest ograniczony hasłem. 3.11.2. Ogólne spotkania monitoringowe 1. NA będzie regularnie organizować spotkania grupowe dla beneficjentów zdecentralizowanych akcji. Takie spotkania powinny być organizowane 46 przynajmniej raz do roku w przypadku każdej akcji zdecentralizowanej objętej umową Komisja-NA. Na takich spotkaniach monitoringowych, NA będzie udzielać porad w odniesieniu do realizacji akcji zdecentralizowanej, jak również zarządzania dofinansowaniem i raportowania na mocy umowy. 2. W celu maksymalnego zwiększenia wpływu programu, należy zwrócić uwagę beneficjentów na potrzebę skutecznego wykorzystania wyników dotowanych działań. Na spotkaniach monitoringowych należy udzielać praktycznych porad na ten temat. 3. NA będzie dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem podczas spotkań monitoringowych i zaangażuje dotychczasowych beneficjentów, aby dzielili się z nowymi beneficjentami swoim doświadczeniem i przykładami najlepszych praktyk. 4. W celu ograniczenia kosztów uczestnictwa beneficjentów w spotkaniach z NA, możliwa jest organizacja spotkań regionalnych. NA mogą same organizować i uczestniczyć w spotkaniach regionalnych lub korzystać z usług sieci promotorów, lokalnych władz edukacyjnych, itd. W takim przypadku, NA powinna zapewnić regularne szkolenia dla lokalnych i regionalnych punktów kontaktowych w celu zapewnienia, że poprawne informacje są przekazywane beneficjentom. 5. Beneficjenci mogą wykorzystać część otrzymanego dofinansowania Wspólnoty na pokrycie kosztów związanych z uczestnictwem w spotkaniu monitoringowym. 3.11.3. Wizyty monitoringowe 1. NA będzie realizować program wizyt na miejscu mających na celu monitorowanie realizacji poszczególnych projektów i tym samym zdecentralizowanej akcji. 2. Wizyty monitoringowe powinny być realizowane w odniesieniu do wszystkich zdecentralizowanych akcji objętych umową Komisja-NA, z wyjątkiem projektów finansowanych na podstawie Umów na wyjazd indywidualny. 3. Wizyty monitoringowe powinny koncentrować się na zbieraniu informacji o ilościowych aspektach zarządzania programem oraz na skuteczności i wpływie na beneficjenta (instytucję/organizację) projektu, który uzyskał dofinansowanie. Wizyty powinny mieć na celu wspieranie beneficjenta, zbieranie i rozpowszechnianie przykładów najlepszych praktyk oraz ustanowienie/podtrzymanie dobrych stosunków pomiędzy beneficjentem a NA. 4. Wizyty monitoringowe mogą mieć miejsce w dowolnym czasie podczas trwania projektu, który uzyskał dofinansowanie. W przeciwieństwie do wizyty związanej z audytem, wizyta monitoringowa nie musi być związana z określoną umową o dofinansowanie i może obejmować inny okres czasu. 5. W celu zapewnienia równomiernego rozłożenia próby beneficjentów objętych monitorowaniem, kryteria wyboru powinny obejmować przynajmniej: - Wielkość instytucji/organizacji beneficjenta przy zapewnieniu równej liczby dużych, średnich i małych organizacji; 47 - typ instytucji/organizacji beneficjenta, w zależności od krajowej specyfiki danego sektora; - rozkład geograficzny na terenie całego kraju; - poziom udzielonego dofinansowania Wspólnoty. 6. Ponadto NA może dodać swoje własne kryteria, tym samym ustalając losową próbę wszystkich beneficjentów danego działania programu. Poza tym, wizyta monitoringowa może być niezbędna z powodu wcześniejszych trudności beneficjenta lub w wyniku bieżących problemów, jak również, gdy beneficjent gościł inne wizyty monitoringowe i/lub związane z audytem składane przez NA, Komisję lub każde inne władze krajowe/międzynarodowe. 7. Wizyty monitoringowe mogą być realizowane przez personel NA odpowiedzialny za administrowanie daną akcją zdecentralizowaną i/lub przez zewnętrznych ekspertów wynajętych w tym celu przez NA. Należy przedsięwziąć odpowiednie kroki w celu zapobieżenia potencjalnym konfliktom interesów, szczególnie w odniesieniu do zaangażowania ekspertów zewnętrznych. 8. W przypadku, gdy wizyta monitoringowa jest organizowana jednocześnie z wizytą związaną z kontrolą na miejscu (patrz punkt 3.8.6 powyżej), zadania członków zespołów odpowiedzialnych za audyt powinny być jasno rozdzielone od działań osób odpowiedzialnych za monitorowanie projektu. 9. Wizyty monitoringowe wymagają równie starannego przygotowania i organizacji, co kontrole na miejscu (patrz punkt 3.8.6 powyżej). 10. Wizyta monitoringowa powinna zostać zorganizowana na podstawie projektu programu, który zostanie ustalony z góry z beneficjentem w celu zapewnienia, że wszystkie zagadnienia podlegające kontroli zostaną uwzględnione we właściwy sposób. Na koniec wizyty, należy ustnie przekazać beneficjentowi pierwsze informacje zwrotne. 11. W terminie jednego miesiąca od daty wizyty, wnioski i punkty określone jako podlegające działaniom uzupełniającym powinny zostać przekazane w formalny sposób koordynatorowi projektu/działania w instytucji beneficjenta. Należy zapewnić instytucji możliwość reakcji na projekt sprawozdania w odniesieniu do zagadnień rzeczowych lub związanych z interpretacją. 12. Po otrzymaniu uwag od instytucji, projekt sprawozdania zostanie zmieniony, jeżeli uwagi/zmiany rzeczowe zostaną zaakceptowane przez NA lub odpowiedź instytucji zostanie zamieszczona w oddzielnym rozdziale sprawozdania końcowego. Na tym etapie, sprawozdanie końcowe zostanie formalnie przesłane do szefa instytucji. Sprawozdanie powinno jasno określać wszelkie punkty wymagające działań uzupełniających w określonych ramach czasowych. 13. W zależności od uznania, sprawozdanie z wizyty może być rozpowszechniane za pośrednictwem wielu kanałów, co ma na celu promowanie dobrych przykładów i najlepszych praktyk metod roboczych. Sprawozdania mogą być publikowane na stronie internetowej NA, omawiane podczas konferencji i seminariów, a wyniki sprawozdań można cytować w rekomendacjach i przewodniku dla instytucji w 48 danym sektorze, aby pomóc im usprawnić pracę realizowaną w ramach akcji danego programu. 3.12.Rozpowszechnianie i wykorzystanie wyników programu 1. NA opracuje spójną politykę mającą na celu skuteczne rozpowszechnianie i wykorzystanie wyników działań wspieranych w ramach zdecentralizowanej akcji danego programu. 2. NA określi potencjalnych odbiorców docelowych w kraju i ich potrzeby. 3. NA wprowadzi w życie mechanizm mający na celu określenie działań, które szczególnie warto rozpowszechniać i wykorzystywać, koncentrując się na ocenie jakości i możliwości transferu wspieranych działań. 4. NA będzie systematycznie gromadzić wyniki realizowanych i wspieranych działań programu oraz udostępni je potencjalnym odbiorcom. 5. NA przedstawi Komisji wymagane dane nt. wyników wspieranych działań w wymaganym formacie. 6. W celu maksymalnego wykorzystania wyników działań, które uzyskały dofinansowanie i tym samym wpływu programu na poziomie krajowym, NA rozwinie sieci i/lub wykorzysta istniejące sieci zaangażowanych organizacji, które mogą odegrać aktywną rolę w powielaniu i transferze wyników osiągniętych przez beneficjentów programu. 7. NA będzie organizować i uczestniczyć w odpowiednich wydarzeniach w celu określenia, prezentowania i prowadzenia debaty nt. wyników programu. 8. W krajach, gdzie więcej niż jedna NA została wyznaczona do celów zarządzania poszczególnymi działaniami programu, poszczególne NA powinny w ścisłej współpracy organizować działania mające na celu rozpowszechnianie i wykorzystanie wyników programu w celu zapewnienia maksymalnego wpływu na poziomie krajowym. 3.12.1. Tematyczne spotkania monitoringowe 1. W celu podniesienia jakości działań, które otrzymują dofinansowanie oraz zwiększenia ich wartości dodanej i wpływu, NA będzie organizować tematyczne spotkania monitoringowe poświęcone zagadnieniom jakości. Takie spotkania powinny sprzyjać wymianie doświadczeń pomiędzy beneficjentami/projektami z tej samej dziedziny oraz tymi, które mają wspólny temat (np. jakość edukacji i szkoleń, jakość struktur zarządzania, uznawanie kwalifikacji i wyników nauczania, itd.) podczas realizacji projektów, które uzyskały dofinansowanie. 2. Przynajmniej jedno tematyczne spotkanie w roku powinno zostać poświęcone każdemu programowi sektorowemu. Aby zwiększyć ich wartość dodaną, spotkania powinny obejmować projekty finansowane w ramach zdecentralizowanych i scentralizowanych akcji programu. 49 3. Tematyczne spotkania monitoringowe mogą być poświęcone tylko jednemu określonemu programowi sektorowemu lub obejmować kilka sektorów i koncentrować się na wspólnym dla nich temacie lub zagadnieniu. 4. Obszar(-y) tematyczny(-e) wybrane na poziomie krajowym powinny być zgodne z priorytetami programu określonymi na poziomie UE. 3.12.2. Krajowe konferencje waloryzacyjne 1. NA będzie ułatwiać rozpowszechnianie i wykorzystanie wyników działania programu poprzez zbieranie wyników wspieranych działań i końcowych użytkowników i organizowanie promocji przykładów dobrych praktyk w działaniach programu, które potencjalnie mogą być przekazywane dalej w oparciu o takie kryteria jak użyteczność dla użytkowników końcowych, innowacyjność, możliwość przystosowania do nowych kontekstów. Ma to szczególnie duże znaczenie dla projektów transferu innowacji. 2. NA będzie organizować przynajmniej jedną krajową konferencję waloryzacyjną rocznie, na którą zostaną zaproszeni beneficjenci, potencjalni użytkownicy i inne zaangażowane strony, takie jak władze lokalne, regionalne i krajowe. 3. Krajowe konferencje waloryzacyjne powinny być wykorzystywane do celów rozpowszechniania i wykorzystywania na poziomie krajowym wyników działań wspieranych w ramach zdecentralizowanych i scentralizowanych akcji programu. Tam, gdzie szersza wymiana doświadczeń może być szczególnie wartościowa, NA może rozważyć zaangażowanie pozostałych programów lub inicjatyw na poziomie EU lub krajowym. 3.12.3. Publikacja wyników programu 1. Beneficjenci programu powinni być zmotywowani do opisywania w jasny sposób wyników wspieranych działań i publikowania ich w internecie. NA powinna zamieścić na swojej stronie internetowej linki do stron internetowych beneficjentów, którzy realizują interesujące projekty i mają interesujące wyniki. 2. Zachęca się NA do tworzenia lub korzystania z bazy danych, do której beneficjenci mogą wpisywać swoje projekty i samodzielnie aktualizować informacje nt. wyników. Należy regularnie aktualizować dane kontaktowe byłych beneficjentów i linki do informacji nt. osiągniętych przez nich wyników. 3. NA wdroży i będzie korzystać z baz danych Adam do projektów Transferu Innowacji w programie Leonardo da Vinci oraz European Shared Treasure (EST) do Programów Partnerskich Comeniusa, Grundtviga i Leonardo da Vinci, Comenius Regio oraz Projektu Wolontariatu Seniorów Grundtviga. NA powinna: Zapewnić odpowiednią beneficjentów; infrastrukturę i utrzymanie baz danych przez Monitorować i zapewnić, aby wszystkie projekty oraz projekty partnerskie, których dotyczy zobowiązanie umowne o dostarczeniu i utrzymaniu wymaganych danych w ramach tych baz danych, zachowywały zgodność z tym wymogiem w 50 ramach standardowych umów o dofinansowanie wyznaczonym przez Komisję dla tych akcji. 4. Poza rocznym sprawozdaniem dla Komisji nt. realizacji programu w kraju, NA powinna wykorzystywać dane zebrane na podstawie sprawozdań od beneficjentów i działań monitoringowych na rzecz adresatów docelowych, którzy zostaną zidentyfikowani przez NA. Takie publikacje powinny zawierać informacje niezbędne określonym grupom docelowym. Sprawozdania należy publikować na stronie internetowej NA i udostępniać odpowiednim grupom docelowym w każdy odpowiedni sposób. Komisja zamieści link do odpowiedniego adresu strony internetowej podanego przez NA w sprawozdaniu rocznym dla Komisji. 4. ZARZĄDZANIE SCENTRALIZOWANYMI AKCJAMI PROGRAMU 1. NA nie jest formalnie zobowiązana do zarządzania scentralizowanymi akcjami programu, co wchodzi w zakres kompetencji Agencji Wykonawczej. 2. Dlatego też NA nie jest zobowiązana organizować działań informacyjnych i promocyjnych ani doradzać potencjalnym wnioskodawcom w odniesieniu do scentralizowanych akcji programu. Jednak w kontekście ogólnych działań informacyjnych/promocyjnych, NA może udzielać podstawowych informacji nt scentralizowanych akcji. W przypadku pytań od indywidualnych (potencjalnych) wnioskodawców, NA powinna kierować ich do Agencji Wykonawczej w sprawie wszelkich zagadnień, które mogą mieć związek z zagadnieniami prawnymi, administracyjnymi lub finansowymi. 3. NA nie będzie uczestniczyć w procedurze oceny ani przyznania dofinansowania, ani w zarządzaniu administracyjnym, umownym lub finansowym umowami o dofinansowanie, z uwzględnieniem monitoringu i kontroli beneficjentów scentralizowanych akcji. Wnioskodawców lub beneficjentów zwracających się o poradę lub pomoc w tym zakresie należy kierować do Agencji Wykonawczej. 4. NA ma do odegrania ważną rolę w odniesieniu do rozpowszechniania i wykorzystania na poziomie krajowym wyników działań wspieranych w ramach scentralizowanych akcji programu. Tak więc, zaleca się zapraszanie na krajowe tematyczne spotkania monitoringowe i konferencje waloryzacyjne również beneficjentów scentralizowanych akcji programu. Komisja wraz z Agencją Wykonawczą zapewnią, że NA uzyska niezbędne informacje nt. projektów wspieranych w ramach scentralizowanych akcji programu w celu umożliwienia nawiązania kontaktów z uczestnikami projektu. 5. NA ani jej pracownicy nie są uprawnieni do dofinansowania projektów w ramach akcji scentralizowanych Programu „Uczenie się przez całe życie”. Organizacja przyjmująca NA – za wyjątkiem służb i pracowników działających na rzecz NA – może wnioskować o dofinansowanie projektu w ramach akcji scentralizowanych Programu „Uczenie się przez całe życie” jako instytucja koordynująca lub partnerska, pod warunkiem, że nie występuje żaden konflikt interesów pomiędzy jej obowiązkami organizacji przyjmującej NA oraz beneficjenta dofinansowania projektu. 51 6. Wszelkie informacje, jakie NA może otrzymać odnośnie akcji scentralizowanych zarządzanych przez Agencję Wykonawczą mają charakter poufny. NA nie powinna publikować lub rozpowszechniać informacji otrzymanych w tym kontekście bez uzyskania formalnej zgody osoby/organizacji, której to dotyczy – koordynatora lub partnera w projekcie (wniosku) scentralizowanym – oraz zapewni, że zasady mające zastosowanie do ochrony danych osobowych29 są przestrzegane. 5. WYKORZYSTANIE FUNDUSZY UE 5.1. Zasady ogólne 1. Umowa Komisja-NA obejmuje Fundusze UE przeznaczone dla beneficjentów programu w ramach akcji zdecentralizowanych zarządzanych przez NA, jak również dotacje UE przeznaczone na pokrycie kosztów operacyjnych NA. 2. Transfer funduszy w obu kierunkach jest zabroniony pomiędzy kwotami przeznaczonymi na akcje zdecentralizowane i dofinansowanie na pokrycie kosztów operacyjnych NA. Wnioski o zmianę dotyczące takich transferów nie będą rozpatrywane bez względu na poziom absorpcji jednego z typów funduszy UE. 5.2. Dofinansowanie na pokrycie kosztów operacyjnych NA 5.2.1. Zasady ogólne 1. Jako że dofinansowanie UE przeznaczone na pokrycie kosztów operacyjnych NA jest udzielane na podstawie zryczałtowanego finansowania, Komisja nie będzie kontrolować indywidualnych wydatków objętych dofinansowaniem, lecz wyniki i działania realizowane przez NA w odniesieniu do minimalnych wymogów określonych w specyfikacjach programu działania NA oraz w niniejszym Przewodniku dla NA. 2. Jako że dofinansowanie na pokrycie kosztów operacyjnych jest wypłacane w formie rat, nie przewiduje się, że od takich kwot mogą narosnąć znaczące odsetki, dlatego też nie będą one podlegały zwrotowi do Komisji. 3. Poza dofinansowaniem od UE, NA otrzyma niezbędne środki od władz krajowych w celu realizacji programu pracy NA uzgodnionego z Komisją i władzami krajowymi. 4. Wykorzystanie dofinansowania na pokrycie kosztów operacyjnych NA powinno być realizowane z przestrzeganiem zasad należytego zarządzania finansami. 5.2.2. Dofinansowanie na pokrycie kosztów operacyjnych Wyjazdów Indywidualnych Uczniów w Programie Comenius 29 Rozporządzenie (WE) Nr 45/2001. 52 1. Jeżeli NA zarządza akcją Wyjazdów Indywidualnych Uczniów w Programie Comenius, w ramach dofinansowania na pokrycie kosztów operacyjnych oraz oprócz wkładu UE w jego koszty operacyjne (por. powyżej), NA otrzymuje również wkład UE w szkolenia przed wyjazdem i po przyjeździe odpowiednio dla mobilności uczniów wyjeżdżających i przyjeżdżających. 2. W takim przypadku, umowa COM-NA będzie rozróżniać pomiędzy tymi trzema elementami dofinansowania na pokrycie kosztów operacyjnych: - wkład UE w koszty operacyjne NA: przyznany w formie zryczałtowanej kwoty dofinansowania; - wkład UE w szkolenia przed wyjazdem w przypadku Wyjazdów Indywidualnych Uczniów w Programie Comenius: przyznany w formie zryczałtowanej kwoty dofinansowania w oparciu o liczbę wyjeżdżających uczniów oraz zryczałtowanej kwoty dofinansowania na osobę; - wkład UE w szkolenia po przyjeździe w przypadku Wyjazdów Indywidualnych Uczniów w Programie Comenius: przyznany w formie zryczałtowanej kwoty dofinansowania w oparciu o liczbę przyjeżdżających uczniów oraz zryczałtowanej kwoty dofinansowania na osobę; 3. Maksymalny wkład UE w koszty operacyjne NA to wskaźnik wartości funduszy na akcje zdecentralizowane przyjęte przez Komitet Programu „Uczenie się przez całe życie”. Część tej wartości obliczona na podstawie wartości funduszy na akcje zdecentralizowane w ramach Wyjazdów Indywidualnych Uczniów w Programie Comenius nie jest określona w umowie Komisja-NA. Dlatego, na tę część dofinansowania na pokrycie kosztów operacyjnych nie będzie miała wpływu rzeczywista liczba mobilności uczniów wyjeżdżających/przyjeżdżających, o ile akcja w ramach Wyjazdów Indywidualnych Uczniów w Programie Comenius jest zarządzana przez NA zgodnie z wymogami UE wyszczególnionymi dla tej akcji w części niniejszego Przewodnika dla NA poświęconej Programowi Comenius oraz innymi stosownymi dokumentami stanowiącymi odniesienie. 4. Początkowy maksymalny wkład UE w szkolenia przed wyjazdem to kwota zryczałtowana oparta na szacowanej liczbie wyjeżdżających uczniów. W przypadku, gdy szacowana liczba wyjazdów indywidualnych uczniów zgodnie z ustaleniami podjętymi w procesie przyznawania dofinansowania jest niższa niż początkowa szacowana liczba wyjeżdżających uczniów, przysługujące dofinansowanie na pokrycie kosztów operacyjnych szkolenia przed wyjazdem zostanie zmniejszone na podstawie wyników selekcji oraz skorygowane na mocy poprawki do umowy Komisja-NA. 5. Początkowy maksymalny wkład UE w szkolenia po przyjeździe to kwota zryczałtowana oparta na szacowanej liczbie przyjeżdżających uczniów na podstawie procesu przyznawania dofinansowania. Maksymalny wkład UE w szkolenia po przyjeździe zostanie przyznany NA na mocy poprawki do umowy Komisja-NA w tym samym czasie, co ewentualna korekta wkładu UE w szkolenia przed wyjazdem. 6. W rocznym sprawozdaniu NA (patrz część 6.1 poniżej) po zakończeniu roku szkolnego, w czasie którego odbywała się mobilność uczniów, NA zgłosi liczbę faktycznie zrealizowanych mobilności uczniów wyjeżdżających i przyjeżdżających. Na podstawie tych faktycznych wartości i kwoty zryczałtowanej na osobę, zostaną ustalone 53 ostateczne kwoty wkładu UE w szkolenia przed wyjazdem i po przyjeździe. W przypadku, gdy jedna lub obydwie te wartości są niższe niż maksymalne kwoty przyznane w umowie Komisja-NA oraz poprawce do tejże umowy, Komisja zwróci różnicę. 5.3. Fundusze UE wyasygnowane na akcje zdecentralizowane 1. Umowa Komisja-NA określa łączną maksymalną kwotę funduszy na akcje zdecentralizowane wyasygnowanych z budżetu na dany rok jak również kwoty przeznaczone na każdy z programów sektorowych oraz Program Międzysektorowy w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”. NA będzie przestrzegać kalendarza wykorzystania funduszy zdecentralizowanych załączonego do Umowy. 2. Kwoty wyasygnowane na program sektorowy i na Program Międzysektorowy powinny zostać wykorzystane przede wszystkim do celów akcji zdecentralizowanej w ramach danego programu sektorowego/ Międzysektorowego. Jednak, w zależności od dostępności wysokiej jakości wniosków w ramach każdego z programów sektorowych oraz Programu Międzysektorowego, można zastosować ograniczony transfer maksymalnie 10% kwot wyasygnowanych na każdy z programów sektorowych oraz Program Międzysektorowy. W przypadku transferów powyżej 10%, NA przedłoży Komisji uprzedni wniosek na piśmie o formalną zmianę umowy Komisja-NA. Wniosek o formalną poprawkę do umowy Komisja-NA będzie określał stosowne podprogramy i akcje według transferów, wartości, jakie mają zostać przeniesione oraz stosowne uzasadnienie wniosku o transfer. NA przedstawi również planowane działania naprawcze w celu zapobieżenia konieczności takich transferów w przyszłości. Wnioski o transfer będą składane w terminie określonym w umowie Komisja-NA. 3. W celu zapewnienia, że priorytety Programu „Uczenie się przez całe życie” są wdrażane w spójny sposób we wszystkich uczestniczących krajach oraz, że zachowana jest ogólna równowaga pomiędzy poszczególnymi typami działań/dofinansowania, mają zastosowanie wytyczne w odniesieniu do wykorzystania funduszy akcji zdecentralizowanej, wyszczególnione w Załączniku III-D. 4. W ramach budżetu wyasygnowanego na każdy program sektorowy, NA może odstąpić od powyższych zalecanych wielkości procentowych w zależności od dostępności wniosków o dofinansowanie wystarczającej jakości, które uzyskają dofinansowanie w ramach każdej akcji zdecentralizowanej. W przypadku takich odstępstw, nie jest wymagana zmiana umowy Komisja-NA, jednak NA powinna wyjaśnić powody takich odstępstw w swoim sprawozdaniu rocznym. 5. NA może wykorzystać ograniczoną kwotę funduszy UE wyasygnowanych na akcje zdecentralizowane na dofinansowanie wizyt przygotowawczych mających na celu przygotowanie wniosków o dofinansowanie zdecentralizowanego projektu. Maksymalna wartość procentowa jest wskazana w Załączniku III-D. W przypadku, gdy NA zechce przekroczyć określony próg, będzie zobowiązana złożyć uzasadniony wniosek i otrzymać uprzednią zgodę na piśmie od Komisji. 54 6. NA ustanowi sprawiedliwy i przejrzysty system realokacji funduszy w odniesieniu do funduszy, które nie zostały wykorzystane przez beneficjentów dofinansowania, funduszy przenoszonych pomiędzy kwotami wyasygnowanymi na programy sektorowe lub wszelkich innych dodatkowych funduszy przyznanych NA z budżetu Wspólnoty. Instrukcje dotyczące realokacji funduszy na poszczególne akcje zdecentralizowane zostały zamieszczone w rozdziałach poświęconych określonym programom w niniejszym Przewodniku dla NA. 7. Fundusze UE odzyskane przez NA od beneficjentów dofinansowania mogą zostać ponownie wykorzystane do celów wspierania innych projektów w ramach akcji zdecentralizowanej programu. W takim przypadku, NA powinna dopilnować tego, by terminy określone dla poszczególnych akcji zdecentralizowanych, jak wyszczególniono w Aneksie 1 do Umowy Komisja-NA, były w pełni przestrzegane. 8. Jeżeli po przeprowadzeniu głównej tury selekcji dla określonej akcji po terminie określonym w unijnym Zaproszeniu do składania wniosków na dany rok, NA nadal posiada znaczną kwotę funduszy z budżetu na ten rok oraz nie ma żadnej listy rezerwowej, NA może zorganizować dodatkowe tury selekcji w celu wspierania procesu składania dalszych nowych wniosków dotyczących tej akcji. W tym celu, NA opublikuje krajowe Zaproszenie do składania wniosków, uwzględniając wszystkie elementy wymagane w sekcji 3.2 niniejszego Przewodnika. Termin składania wniosków w ramach takich dodatkowych tur selekcji musi zostać ustalony przed zakończeniem roku kalendarzowego, do którego odnosi się Zaproszenie. 9. O ile dodatkowe krajowe tury selekcji mają na celu realokację funduszy wyłącznie na rzecz istniejących beneficjentów dofinansowania, którzy już otrzymali wsparcie w danym roku budżetowym, krajowe tury selekcji muszą być zorganizowane w taki sposób, aby końcowa data przyznania funduszy na rzecz akcji oraz końcowa data działań związanych z Zaproszeniem została zachowana. W zależności od dat końcowych, termin składania wniosków nie zawsze musi być ustalony przed końcem roku kalendarzowego, do którego odnosi się Zaproszenie. 10. NA nie będzie przenosić funduszy UE na akcje zdecentralizowane pomiędzy kolejnymi umowami Komisja-NA. Fundusze, które nie zostały wykorzystane w ostatecznych terminach określonych w Załączniku 1 do Umowy Komisja-NA zostaną zwrócone przez Komisję po przeprowadzeniu analizy odpowiednich sprawozdań NA i zamknięciu danej umowy Komisja-NA. 55 Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011 Załącznik nr 2 c do SIWZ 5.4. Krajowe współfinansowanie akcji zdecentralizowanych30 1. Krajowe współfinansowanie jest definiowane jako fundusze krajowe udostępniane przez kraj uczestniczący poza funduszami UE do wspierania akcji w ramach programu zdecentralizowanego oraz których zarządzanie powierzono NA. 2. Kraj uczestniczący decyduje, które akcje zdecentralizowane mogą być wspierane w ramach krajowego współfinansowania. Krajowe współfinansowanie może być wykorzystane do a) wspierania większej liczby działań lub dofinansowań w ramach programu i/lub b) zwiększania wartości dofinansowania przyznanego na indywidualne działania wybrane w ramach programu w granicach wyznaczonych w przewodniku do programu. 3. NA będzie zarządzać współfinansowaniem w odniesieniu do ustawodawstwa krajowego i europejskiego, łącznie z Rozporządzeniem Finansowym UE. Zasady zarządzania akcjami zdecentralizowanymi w przewodniku do programu, Zaproszeniach do składania wniosków, Przewodniku dla NA oraz pozostałych dokumentach odniesienia mają zastosowanie do wspieranych akcji. 4. NA będzie zarządzać wszystkimi wnioskami otrzymanymi w ramach Zaproszenia do składania wniosków do danego programu w sposób jednakowy oraz z poszanowaniem obowiązujących reguł, w celu zapewnienia równego traktowania wnioskodawców, niezależnie od źródła finansowania. 5. NA będzie korzystać ze standardowej umowy o dofinansowanie UE dla wszystkich akcji wspieranych w ramach programu, niezależnie od źródła finansowania. Jeżeli organ krajowy upoważni NA do korzystania z dofinansowania UE i krajowego jako jednej kwoty ogółem dla akcji zdecentralizowanych, których to dotyczy, NA nie będzie rozgraniczać pomiędzy finansowaniem UE i współfinansowaniem w ramach krajowych umów o dofinansowanie podpisywanych przez beneficjenta. 6. NA będzie wymagać od beneficjenta składania raportów z wykorzystania dofinansowania zgodnie z zasadami UE oraz z wykorzystaniem formularzy unijnych. 7. NA będzie odnotowywać dane z raportów w narzędziu do zarządzania programem w ten sam sposób w odniesieniu do wszystkich zarządzanych umów o dofinansowanie, niezależnie od ich źródła finansowania. 8. NA złoży raport z wykorzystania odpowiednich funduszy krajowych w sprawozdaniu rocznym NA podlegającym Rocznej Deklaracji Zobowiązania. Składanie sprawozdań z działań w ramach programu wykorzystujących współfinansowanie krajowe będzie takie samo, jak współfinansowanie akcji wspieranych wyłącznie za pomocą funduszy UE. 9. NA podejmie kontrole w minimalnej liczbie i wartości procentowej wobec beneficjentów w oparciu o wszystkie umowy o dofinansowanie zarządzane w ramach programu, niezależnie od źródła ich finansowania. 30 Zasady zarządzania krajowym współfinansowaniem zgodnie z częścią 5.4 są oparte na umowie Komitetu Programu „uczenie się przez całe życie”, por. nota LLP/005/2010 z 02.02.2010. 10. W celu ustalenia końcowej kwoty wkładu UE w akcje zdecentralizowane w oparciu o sprawozdanie roczne, Komisja przyjmie następujące podejście: - Jeżeli NA wypłaciła beneficjentom uprawnioną kwotę, która jest równa lub wyższa od maksymalnego wkładu UE w odniesieniu do umowy Komisja-NA, maksymalny wkład UE jest uznany za nabyty oraz żadne fundusze UE nie są zwracane KE; - Jeżeli NA wypłaciła beneficjentom uprawnioną kwotę, która jest niższa od maksymalnego wkładu UE w odniesieniu do umowy Komisja-NA, różnica zostanie zwrócona do budżetu UE. - Limity umowne dla transferów pomiędzy budżetami programów sektorowych mają zastosowanie wyłącznie do wkładu UE w akcje zdecentralizowane zgodnie z umową Komisja-NA. 11. O ile dostęp do informacji na temat zarządzania rachunkowością i budżetem NA jest potrzebny do ustalenia odpowiedniego wykorzystania funduszy UE, Komisja, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych oraz wszelkie organy upoważnione przez nich do przeprowadzania kontroli w ich imieniu mają dostęp do ksiąg rachunkowych oraz odpowiednich rachunków bankowych (np. w celu sprawdzenia, czy ta sama akcja/wydatek nie jest podwójnie finansowany przez UE oraz fundusze krajowe, w celu rozpatrzenia potencjalnych przypadków nadużyć finansowych, itd.). 12. Fundusze UE oraz fundusze krajowe muszą być zarządzane na oddzielnych rachunkach bankowych. Zasady unijne odnośnie zarządzania budżetem (patrz sekcja 2.6.2.) mają zastosowanie wyłącznie do rachunku bankowego z/na który przelewane są fundusze UE w ramach akcji zdecentralizowanej. NA musi deklarować wyłącznie odsetki od płatności zaliczkowych, które następnie zostaną odzyskane przez KE. 13. NA zastosuje księgowość analityczną w taki sposób, aby każdy przypadek wykorzystania funduszy UE i krajowego współfinansowania można było śledzić indywidualnie w systemie księgowym NA. Jednak w ramach narzędzia do zarządzania programem LLPLink, NA nie musi rozróżniać pomiędzy finansowaniem ze źródeł unijnych i krajowych na poziomie indywidualnych projektów, jeżeli organ krajowy upoważni NA do wykorzystania finansowania unijnego i krajowego jako wspólnej kwoty przeznaczonej na daną akcję. 57 Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011 Załącznik nr 2 c do SIWZ 6. SKŁADANIE SPRAWOZDAŃ PRZEZ NARODOWĄ AGENCJĘ 6.1. Roczne sprawozdanie NA 1. NA przygotuje Roczne sprawozdanie NA z minionego roku kalendarzowego, zgodnie z formularzami sprawozdania dostarczonymi w Załączniku IV-A do niniejszego Przewodnika dla NA. Zgodnie z umową Komisja-NA dotyczącą Programu „Uczenie się przez całe życie”, należy je sporządzić w języku angielskim, francuskim lub niemieckim. 2. Roczne sprawozdanie NA będzie obejmować wymogi dotyczące sprawozdania końcowego w ramach umów dotyczących akcji zdecentralizowanych zawartych w odniesieniu do programów Sokrates II i Leonardo da Vinci II, dla których końcowe sprawozdanie należy złożyć po 30.06.2007. 3. Roczne sprawozdanie NA składa się z czterech głównych części: - deklaracja przedstawiciela prawnego NA; - sprawozdanie z działania: w którym NA złoży raport z wdrożenia i wyników oraz wpływu programu w swoim kraju, oraz z własnego działania i zgodności w świetle minimalnych wymagań określonych w umowie Komisja-NA. Sprawozdanie z działania winno zostać uzupełnione wymaganymi danymi statystycznymi; - sprawozdania finansowe: NA dostarczy dane finansowe w odniesieniu do umów i rachunków bankowych zarządzanych w poprzednim roku kalendarzowym; - Sprawozdanie z kontroli beneficjentów: NA złoży sprawozdanie ze swoich metod, głównych wyników oraz działań następczych po kontroli beneficjentów, łącznie z przypadkami nieprawidłowości i nadużyć finansowych, poleceń zwrotu oraz pozostałych szczególnych przypadków określonych w formularzu sprawozdania. 4. Najpóźniej do 28 lutego, NA wyśle Roczne sprawozdanie NA z minionego roku kalendarzowego do Organu Krajowego odpowiedzialnego za ustanowienie Rocznej Deklaracji Zobowiązania. 5. Organ Krajowy wyśle Roczną Deklarację Zobowiązania do Komisji najpóźniej do 30 kwietnia, z załączonymi do niej wszystkimi częściami Rocznego sprawozdania NA. NA dopilnuje, aby Organ Krajowy otrzymał wersje papierową i elektroniczną wszystkich części Rocznego Sprawozdania NA w wymaganym formacie w postaci kompletnego dokumentu, przesłanego również w formie elektronicznej, do Komisji. 6. Zarząd NA dopilnuje, aby Roczne Sprawozdanie NA było kompletne, poprawne i spójne. 7. Z uwagi na możliwość wystąpienia przyszłych kontroli i audytów, NA zachowa przejrzystą ścieżkę audytu odnośnie procesu opracowywania Rocznego Sprawozdania NA. W szczególności, przygotuje akta zawierające wszystkie stosowne dokumenty oraz będzie zachowywać informacje o wszelkich przeprowadzonych kontrolach oraz podmiotach zaangażowanych w przygotowanie Rocznego Sprawozdania NA. W szczególności, należy zwrócić należytą uwagę na udowodnienie faktu uzgodnienia danych z rachunku bankowego NA a księgami rachunkowymi NA, oraz danych rachunkowych NA oraz danych zawartych w narzędziu do zarządzania programem (w szczególności LLPLink w przypadku umów Komisja-NA dotyczących Programu „Uczenie się przez całe życie” na rok budżetowy 2008). 6.2. Wnioski o dokonanie płatności zaliczkowych odnośnie funduszy na akcje zdecentralizowane 1. Umowa Komisja-NA wyszczególnia ustalenia dotyczące płatności dla funduszy w ramach akcji zdecentralizowanych UE. 2. Komisja dokonuje pierwszej płatności zaliczkowej bez konieczności składania specjalnego wniosku przez NA. 3. Wnioski NA o kolejne płatności zaliczkowe powinny: - być przygotowane w formie oryginału sprawozdania oraz powinny być do nich dołączone pisma określające wnioskowaną kwotę płatności zaliczkowej, oraz obydwa dokumenty powinny być opatrzone datą i podpisem prawnie upoważnionej osoby z NA; - być złożone wraz z deklaracją podsumowującą transakcje finansowe dokonane w ramach funduszy UE na akcje zdecentralizowane do dnia złożenia wniosku. Ta deklaracja powinna zostać sporządzona z wykorzystaniem modułu finansowego LLPLink do wniosków o płatności zaliczkowe; - zostać wysłane pocztą zwykłą do wiadomości osoby kontraktowej ze strony Komisji na adres wymieniony w art. 7 umowy Komisja-NA. 6.3. Raporty ad hoc ws. nieprawidłowości i nadużyć finansowych 1. Zgodnie z Sekcją 3.10 niniejszego Przewodnika dla NA, NA zgłosi wszelkie przypadki nieprawidłowości lub (potencjalnych) nadużyć finansowych w odniesieniu do funduszy UE w odniesieniu do akcji zdecentralizowanych w ramach umowy Komisja-NA, niezależnie od tego, czy sprawcą nieprawidłowości lub nadużyć jest beneficjent programu, czy członek personelu NA. 2. W takim przypadku, dyrektor NA wyśle początkowy raport ad hoc ws. nieprawidłowości i nadużyć finansowych do Dyrektora zajmującego się programem w ramach DG EAC oraz kopię tegoż raportu do osoby kontaktowej w DG EAC, zgodnie z umową Komisja-NA. Raport ad hoc należy sporządzić z wykorzystaniem szablonu znajdującego się w Załączniku IV-D do niniejszego Przewodnika dla NA. 6.4. Wnioski o poprawki 1. Wszelkie poprawki muszą być zgodne z postanowieniami art. 19 Umowy Komisja-NA 2. Wszelkie wnioski o poprawki wniesione do jakiegokolwiek artykułu Umowy powinny być składane w formie oficjalnego pisma zawierającego numer referencyjny Umowy oraz powinny być podpisane przez prawnego przedstawiciela NA. Pismo powinno być skierowane do osoby kontaktowej z Komisji, zgodnie z art. 7 Umowy. 59 3. Szczególnie w przypadku zmiany nazwy lub adresu Agencji lub jej przedstawiciela prawnego, do oficjalnego wniosku należy dołączyć aktualne wersje następujących dokumentów: - wyciąg z umowy Komisja-NA dotyczącej Programu „Uczenie się przez całe życie” oraz dane banku (patrz Załącznik IV-C); - formularze identyfikacji finansowej dla rachunków bankowych, o których mowa w umowie31, do których należy dołączyć odpowiednie wyciągi bankowe; - formularz podmiotu prawnego32, do którego należy dołączyć odpowiednie dokumenty. - W przypadku zmiany przedstawiciela prawnego Agencji, dodatkowo należy dostarczyć kopię formalnego aktu nominacji przedstawiciela prawnego. 4. W przypadku jakichkolwiek zmian związanych wyłącznie z rachunkami bankowymi NA (np. po zmianie banku itp.), wystarczające jest złożenie uaktualnionej wersji „Wyciągu z umowy Komisja-NA dotyczącej Programu „Uczenie się przez całe życie” oraz danych banku” oraz powiązanych formularzy identyfikacji finansowej i wyciągów bankowych. Zasady zarządzania finansowego w odniesieniu do zmian w rachunkach bankowych NA przedstawione w Sekcji 2.6 Przewodnika dla NA powinny być w pełni przestrzegane. 5. W przypadku jakichkolwiek innych wniosków o poprawki, NA powinna w pierwszej kolejności skonsultować się z kierownikiem kierunkowym NA zarządzającym jednostką EAC-B-1. W zależności od wnioskowanej zmiany, kierownik kierunkowy ustali z NA czy formalna zmiana jest konieczna a jeżeli tak, czy należy przedstawić dodatkowe dokumenty. 6.5. Wniosek o zniesienie polecenia zapłaty 1. Zgodnie z Sekcją 3.9 niniejszego Przewodnika dla NA, NA wniesie o wcześniejsze formalne zatwierdzenie do Komisji w celu zniesienia jakiegokolwiek polecenia zapłaty na kwotę przekraczającą 200 €. 2. W takim przypadku, dyrektor NA wyśle wniosek z wykorzystaniem szablonu w Załączniku IV-E do niniejszego Przewodnika dla NA, łącznie z wymaganymi dokumentami potwierdzającymi. 6.6. Raport dotyczący narosłych odsetek 1. Zgodnie z umową Komisja-NA, NA złoży raport do 15 stycznia N+1 dotyczący wszelkich odsetek narosłych w roku N dotyczących płatności zaliczkowych na akcje zdecentralizowane. 31 Dostępne na stronie http://ec.europa.eu./comm/budget/execution/ftiers_en.htm. 32 Dostępny na stronie http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_en.htm. 60 2. Na potrzeby tego raportu, NA uzupełni Załącznik IV-F niniejszego Przewodnika dla NA i wyśle go w formacie elektronicznym do 15 stycznia N+1 do [email protected]. 7. SPECYFIKA PROGRAMÓW COMENIUS UWAGA: Sekcje dotyczący akcji Wyjazdów Indywidualnych Uczniów Comeniusa mają zastosowanie wyłącznie do Narodowych Agencji wdrażających akcję w ramach Zaproszenia do składania wniosków 2011. 7.1. Szczegółowe zasady przyznawania dofinansowania 7.1.1. Kryteria poprawności formalnej – szczególne przypadki dotyczące szkół w programie Comenius UWAGA: We wszystkich wymienionych poniżej przypadkach, szkoła musi mieć siedzibę w kraju, który uczestniczy w Programie „Uczenie się przez całe życie”. 7.1.1.1. Szkoły pod nadzorem władz krajowych innego kraju 1. Tego typu szkoły (np. lycée français, szkoła niemiecka, szkoły “UK Forces”) mogą uczestniczyć w programie Comenius. Władze krajowe odpowiedzialne za nadzór nad sprawami administracyjnymi, finansowymi i związanymi z programem nauczania danej szkoły powinny decydować, które instytucje spełniają kryteria uczestnictwa. 2. Zasada ta obejmuje następujące procedury operacyjne: - Uczestnictwo „szkół narodowych” z siedzibą w innym kraju będzie wspierane z budżetu programu Comenius kraju nadzorującego (= „kraju pochodzenia”). - Takie szkoły narodowe mogą uczestniczyć w dowolnym typie projektu Comenius i mają do nich zastosowanie takie same zasady, co do każdej innej szkoły w kraju nadzorującym spełniającej kryteria poprawności formalnej. - Ze względu na wyjątkową sytuację tych szkół, ważnym jest zapewnienie odpowiedniego rozłożenia krajów, kultur i języków w ich projektach partnerskich Comenius. Dlatego też: o w przypadku, gdy szkoła uczestniczy w wielostronnym projekcie partnerskim, pozostali partnerzy powinni pochodzić z przynajmniej dwóch krajów uczestniczących innych niż kraj nadzorujący i kraj przyjmujący szkołę; o w przypadku, gdy szkoła uczestniczy w dwustronnym projekcie partnerskim, drugi partner powinien pochodzić z kraju, który nie jest krajem przyjmującym ani krajem nadzorującym, ponieważ w przeciwnym razie cel nauki języka nie może zostać osiągnięty (tzn. języki projektu muszą być różne). 61 7.1.1.2. Inne szkoły narodowe 3. Decyzja w sprawie uczestnictwa w programie Comenius innych szkół narodowych, takich jak szkoły dla mniejszości narodowych, szkoły prywatne dla ekspatriantów, itd. leży w gestii władz krajowych kraju, w którym ma siedzibę instytucja. 4. W przypadku wielostronnego projektu partnerskiego, powinny w nim uczestniczyć szkoły z przynajmniej dwóch krajów innych niż kraj, w którym szkoła ma siedzibę. 1. W przypadku dwustronnego projektu partnerskiego, szkoła partnerska powinna pochodzić z kraju innego niż ten, w którym szkoła ma siedzibę. W zależności od języka obowiązującego w danej szkole, NA powinna upewnić się, że języki docelowe w takich dwóch szkołach biorących udział w dwustronnym projekcie są różne. 7.1.1.3. Szkoły europejskie 2. Szkoły europejskie mogą uczestniczyć w programie Comenius i powinny składać wnioski do NA kraju, w którym mają siedzibę. Podlegają one takim samym procedurom selekcji, co szkoły lokalne. W przypadku Belgii, trzy działające tam NA poczynią odpowiednie uzgodnienia. 3. Szkoły europejskie podlegają takim samym zasadom programu Comenius, co pozostałe szkoły spełniające kryteria poprawności formalnej w kraju, w którym mają siedzibę. Jednak w danym projekcie partnerskim może uczestniczyć tylko jedna szkoła europejska, czy to w charakterze koordynatora czy partnera. 4. Personel szkoły europejskiej jest upoważniony do uczestnictwa w doskonaleniu zawodowym w ramach programu Comenius na tych samych warunkach, co personel każdej innej szkoły spełniającej kryteria poprawności formalnej. 7.1.2. Instytucje uprawione do udziału w Programach Partnerskich Comenius Regio 5. Tylko władze lokalne i regionalne działające w dziedzinie edukacji szkolnej są uprawnione do składania wniosków w Programach Partnerskich Comenius Regio. Lista wszystkich rodzajów uprawnionych instytucji we wszystkich krajach uczestniczących jest uzgadniana z organami krajowymi, będzie aktualizowana w razie potrzeby, oraz znajduje się na stronie internetowej Komisji. Ta lista będzie traktowana jako odniesienie w podejmowaniu decyzji o spełnianiu kryteriów formalnych przez instytucję wnioskodawcy. Od NA wymaga się regularnego sprawdzania, czy lista ta jest aktualna. 7.2. Procedura przyznawania dofinansowania 1. NA będzie przestrzegać zasad przyznawania dofinansowania wyszczególnionych w sekcjach 3.5 i 3.6 niniejszego Przewodnika dla NA. 62 7.2.1. Procedury konsultacji międzyagencyjnych 2. Instrukcje techniczne i kalendarz kojarzenia i wyboru projektów partnerskich oraz Asystentów określono w Załączniku III-B do niniejszego Przewodnika. 7.2.2. Wyjazdy Indywidualne Uczniów 3. NA może zadecydować na podstawie jakości wniosku o dofinansowanie: - o przyznaniu mniejszej liczby wyjazdów, niż wnioskowana przez wnioskodawcę; i/lub - o tym, która szkoła/szkoły przyjmujące powinny otrzymać dofinansowanie na wyjazdy 4. NA poinformuje szkoły wysyłające o wynikach przyznawania dofinansowania, aby mogły one przejść do powołania nauczyciela kontaktowego, wybrać uczniów i przygotować Porozumienia o Programie Zajęć. NA przypomni wybranym szkołom wysyłającym o niezwłocznym poinformowaniu szkół przyjmujących o wynikach selekcji, aby szkoła przyjmująca mogła powołać mentora oraz zidentyfikować i wybrać rodziny goszczące. 7.2.3. Listy rezerwowe 5. Tam gdzie to będzie możliwe, NA ustanowi listę rezerwową projektów, które mogłyby uzyskać dofinansowanie, gdyby dalsze fundusze były dostępne lub niektórzy beneficjenci nie byli w stanie wykorzystać udzielonego im dofinansowania. We wszystkich takich przypadkach, NA będzie przestrzegać terminów przygotowania umów o dofinansowanie jak określono w Załączniku 1 do Umowy Komisja-NA. 7.2.3.1. Listy rezerwowe w odniesieniu do projektów partnerskich 6. Wnioski dobrej jakości dotyczące Dwustronnych Projektów Partnerskich Szkół oraz Projektów Partnerskich Comenius Regio, które nie mogą zostać sfinansowane z powodu braku funduszy, mogą zostać umieszczone na liście rezerwowej i zaakceptowane w późniejszym terminie, kiedy fundusze staną się dostępne. 7. NA może również stworzyć listę rezerwową dotyczącą Wielostronnych Projektów Partnerskich Szkół, które zostały odrzucone z powodu braku funduszy, podczas gdy projekt jako całość został zatwierdzony. Jeżeli fundusze staną się dostępne w wyniku rezygnacji wcześniej przyjętych wnioskodawców, fundusze te mogą zostać wykorzystane do przyjęcia kolejnej instytucji/organizacji na europejskiej liście selekcyjnej, która stanowi część zatwierdzonego Projektu Partnerskiego, ale została odrzucona z powodu braku funduszy. NA będzie przestrzegać kolejności na liście. 63 7.2.3.2. Listy rezerwowe w odniesieniu do dofinansowania doskonalenia zawodowego 8. W celu zapobieżenia rezygnacji z projektów szkoleniowych, NA zobowiązane są oficjalnie powiadamiać wnioskujących o dofinansowanie kursów doskonalenia zawodowego o decyzji w odniesieniu do ich wniosków tak szybko jak to możliwe. 9. Wnioski dobrej jakości o dofinansowanie doskonalenia zawodowego, które nie mogą zostać sfinansowane z powodu braku funduszy, mogą zostać umieszczone na liście rezerwowej i zaakceptowane w późniejszym terminie, kiedy wybrany wnioskodawca zrezygnuje z udziału w projekcie. NA nie ma żadnych zobowiązań wobec organizatora szkolenia polegających na znalezieniu zastępstwa za wnioskodawcę, który wycofał się z danego szkolenia. 7.2.3.3. Listy rezerwowe asystentów 10. Wnioski dobrej jakości dotyczące asystentur comeniusa, które nie mogą zostać sfinansowane z powodu braku funduszy, mogą zostać umieszczone na liście rezerwowej i zaakceptowane w późniejszym terminie, kiedy wybrany wnioskodawca zrezygnuje z udziału w projekcie. 11. W celu zapobieżenia rezygnacji z działań w ramach Asystentury Comeniusa, NA zobowiązana jest oficjalnie powiadomić wnioskujących o dofinansowanie o decyzji w odniesieniu do ich wniosków tak szybko jak to możliwe. Z tego samego powodu, zachęca się NA do bezpośredniego informowania szkół przyjmujących o decyzji dotyczącej ich wniosków. 12. Jeżeli wybrany wnioskodawca wycofa się z udziału w Asystenturze, NA może wysłać innego wnioskodawcę znajdującego się na liście rezerwowej do tej samej szkoły przyjmującej, jednak nie posiada żadnych zobowiązań wobec szkoły przyjmującej w tym względzie. 13. Jeżeli udział w Asystenturze Comeniusa zostanie odwołany przez szkołę przyjmującą po tym, jak wnioskodawca uzyskał dofinansowanie, NA może umożliwić uczestnikowi wyjazd do innej szkoły. W każdym przypadku, kalendarz wykorzystania funduszy w Załączniku 1 Umowy Komisja-NA musi być przestrzegany. 7.2.3.4. Listy rezerwowe w odniesieniu do Wyjazdów Indywidualnych Uczniów Comeniusa 14. Wnioski dobrej jakości o Wyjazdy Indywidualne Uczniów Comeniusa, które nie mogą zostać sfinansowane z powodu braku funduszy, mogą zostać umieszczone na liście rezerwowej i zaakceptowane w późniejszym terminie, kiedy fundusze staną się dostępne. 7.3. Rola NA w utrzymaniu bazy danych projektów doskonalenia zawodowego w ramach programów Comenius i Grundtvig 1. NA jest odpowiedzialna za walidację oraz, w wymaganych przypadkach, za publikację w formie bazy danych propozycji szkoleniowych przedstawianych przez organizatorów szkoleń z danego kraju: 64 http://ec.europa.eu/education/trainingdatabase/. Komisja i NA zamieszczą linki do takiej bazy danych na swoich stronach internetowych. 2. Wybór szkoleń, które zostaną opublikowane, musi opierać się na kryteriach określonych w "Instructions for providers of Comenius and Grundtvig in-service training" (Instrukcje dla organizatorów kursów doskonalenia zawodowego w ramach Programu Comenius i Grundtvig)33 oraz „Database eligibility checklist” (Lista kontrolna dotycząca uprawnienia do baz danych) (por. Załącznik III-B niniejszego Przewodnika dla NA). NA nie będzie zamieszczać informacji nt. działań oferowanych przez organizatorów, którzy nie ubiegali się o umieszczenie ich oferty w bazie danych. 3. Jeżeli NA otrzyma negatywne informacje nt. określonych szkoleń od uczestników kursów, poinformuje o tym NA w kraju organizatora kursu. Pozwoli to na zbadanie zgłoszonych problemów oraz, jeżeli będzie to wymagane, usunięcie szkolenia z bazy danych przez NA w kraju organizatora kursu. 7.4. Zasady obliczania kwoty dofinansowania w ramach projektów partnerskich 7.4.1. Zasady obliczania kwoty dofinansowania Wielostronnych Projektów Partnerskich Szkół dla Dwustronnych i 1. Dofinansowanie z tytułu dwustronnych i wielostronnych projektów partnerskich szkół jest obliczane w formie zryczałtowanych kwot, zgodnie z danymi opublikowanymi na stronie internetowej NA oraz zgodnie z elektronicznym obowiązkowym formularzem wniosku o dofinansowanie. 2. Wnioskodawcy, którzy ponoszą wyższe koszty z powodu udziału uczestników o specjalnych potrzebach lub podróży do lub z terytoriów zamorskich34, po zatwierdzeniu ich wniosku mogą wnioskować o zgodę na przeprowadzenie mniejszej liczby wyjazdów. NA oceni potrzebę zmniejszonej liczby wyjazdów na podstawie informacji dostarczonych przez beneficjenta dotyczących przewidywanych dodatkowych kosztów. W zależności od kwoty dodatkowych kosztów, NA może zgodzić się na zmniejszenie minimalnej liczby wyjazdów nawet o połowę. 3. Przypadki Wielostronnych Projektów Partnerskich z udziałem 3 instytucji uczestniczących lub Dwustronnych Projektów Partnerskich, które muszą zostać przerwane z powodu wycofania się jednego z partnerów, można uznać za „siłę wyższą”. Dlatego, NA może uczynić wyjątek od zasad umownych dotyczących określania kwoty należnej do zwrotu przez instytucje uczestniczące. W takim wypadku, NA zwróci się do instytucji beneficjenta o złożenie sprawozdania finansowego z poniesionych kosztów rzeczywistych, łącznie z dokumentami potwierdzającymi (rachunkami) oraz krótkiego sprawozdania opisowego 33 https://webgate.cec.eu.int/socratescourses/db/Na/admin/login/index.cfm?fuseaction=login 34 Kraje i terytoria zamorskie, zgodnie z definicją zawartą w Decyzji Rady dotyczącej Stowarzyszenia Krajów i Terytoriów Zamorskich (2001/822/WE z 27 listopada 2001, Dz. U. L 314/1) oraz regiony ultraperyferyjne UE (Azory, Gujana Francuska, Gwadelupa, Madera, Martynika, Reunion, Wyspy Kanaryjskie). 65 dotyczącego przeprowadzonych działań i powodów wycofania się partnera, którego to dotyczy. Końcowa kwota dofinansowania będzie ograniczona do kosztów rzeczywistych poniesionych i zaakceptowanych przez NA lub początkowej kwoty dofinansowania, w zależności od tego, która z nich jest niższa. 4. W przypadkach, gdy Wielostronny/Dwustronny Projekt Partnerski przestaje spełniać wymogi formalne z powodu wycofania się partnera/ów lub instytucji oraz umowa o dofinansowanie musi zostać rozwiązana, NA, poinformowana przez swojego beneficjenta o wycofaniu się, niezwłocznie poinformuje pozostałe partnerskie NA na piśmie o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie. 7.4.2. Zasady obliczania kwoty dofinansowania dla Projektów Partnerskich Comenius Regio 5. Dofinansowanie Projektów Partnerskich Comenius Regio opiera się na finansowaniu mieszanym: kwoty zryczałtowane dla wyjazdów (opublikowane w załączniku do formularza wniosku) oraz koszty rzeczywiste dla dodatkowych bezpośrednich kosztów projektów niezwiązanych z mobilnością. Koszty pośrednie nie są finansowane w ramach Comenius Regio. Bezpośrednie koszty niezwiązane z mobilnością są finansowane do 75% kosztów uprawnionych, do maksymalnej kwoty dofinansowania w wysokości 25 000 €. 6. Beneficjenci, którzy ponoszą wyższe koszty z powodu udziału uczestników o specjalnych potrzebach lub podróży do lub z terytoriów zamorskich34, po zatwierdzeniu ich wniosku mogą wnioskować o zgodę na przeprowadzenie mniejszej liczby wyjazdów. NA oceni potrzebę zmniejszonej liczby wyjazdów na podstawie informacji dostarczonych przez beneficjenta dotyczących przewidywanych dodatkowych kosztów. W zależności od kwoty dodatkowych kosztów, NA może zgodzić się na zmniejszenie minimalnej liczby wyjazdów nawet o połowę. 7. W przypadkach, gdy Projekt Partnerski Comenius Regio przestaje spełniać wymogi formalne z powodu wycofania się partnera lokalnego oraz, w rezultacie, niespełnienia minimalnych kryteriów dotyczących składu Projektów Partnerskich Comenius Regio, będzie możliwość zastąpienia odchodzącego partnera lokalnego przez inną organizację. Jeżeli nie ma takiej możliwości, zasady Projektów Partnerskich Szkół Comeniusa zawarte w punktach 3 i 4 powyżej w sekcji 7.4.1. będą miały zastosowanie również do Projektów Partnerskich Comenius Regio. 8. Po złożeniu wniosku przez beneficjenta, NA może zgodzić się na przedłużenie umowy w ramach Projektu Partnerskiego Comenius Regio wyłącznie w wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach oraz maksymalnie na sześć miesięcy. W takim przypadku, NA skonsultuje się z NA organizacji partnerskiej w ramach Projektu Partnerskiego Comenius Regio przed wydaniem zgody na wnioskowane przedłużenie. Przedłużenie umowy o dofinansowanie tylko jednego z dwóch beneficjentów jest możliwe wyłącznie w przypadkach, w których tylko jeden beneficjent musi zakończyć swoje działania bez wpływu na działania lub raportowanie drugiej organizacji beneficjenta. Przedłużenie będzie miało formę poprawki do umowy o dofinansowanie, zgodnie z treścią sekcji 3.7.4. Przedłużenie nie będzie miało wpływu na maksymalną wartość dofinansowania. 66 7.5. Zasady obliczania indywidualnych kwoty dofinansowania z tytułu wyjazdów 1. NA opublikuje krajowe stawki dofinansowania w krajowym Zaproszeniu do składania wniosków oraz w materiałach informacyjnych oraz zapewni równe traktowanie wnioskodawców poprzez przyznanie takiej samej kwoty wszystkim wnioskodawcom w porównywalnej sytuacji. 2. W przypadku akcji Wyjazdów Indywidualnych Uczniów Comeniusa, poziom dofinansowania powinien być zgodny z kwotami ustalonymi na poziomie europejskim. 3. Jeżeli beneficjent nie zrealizuje akcji w ramach wyjazdów indywidualnych uczniów z powodów innych niż siła wyższa, NA odzyska wszelkie płatności zaliczkowe dokonane w części lub w całości. 7.5.1. Dofinansowanie podróży i kosztów utrzymania 4. Dofinansowanie nie może zostać udzielone na wyjazd w granicach kraju, w którym wnioskodawca mieszka, chyba że stanowi to integralną część podróży do innego kraju na szkolenie. 5. NA udzieli nie mniej niż następujące minimalne procenty maksymalnych stawek utrzymania opublikowanych w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”.35: - nie mniej niż 50% w przypadku doskonalenia zawodowego personelu; - nie mniej niż 60% w przypadku Asystentury. 6. W przypadku osób o specjalnych potrzebach, NA rozpatrzy przyznanie dodatkowego dofinansowania kosztów utrzymania i podroży w każdym z indywidualnych przypadków oraz w oparciu o oszacowane/poniesione koszty. W takich przypadkach, dodatkowe dofinansowanie może zostać przeznaczone na koszty utrzymania i podróży osoby towarzyszącej, o ile jest to uzasadnione. NA może ustalić minimalną lub maksymalną wartość procentową kosztów rzeczywistych. 7.5.2. Koszty przygotowania językowego 7. Kwota zryczałtowana może zostać przyznana w ramach wsparcia przygotowania językowego, pedagogicznego i kulturowego. W przypadku doskonalenia zawodowego personelu, kwota zryczałtowana dotyczy przygotowania językowego (jednak należy zauważyć, że dofinansowanie przygotowania językowego nie jest dopuszczalne, jeżeli samo szkolenie jest organizowane wyłącznie lub głównie w celu doskonalenia umiejętności językowych). W przypadku asystentur, suma zryczałtowana dotyczy przygotowania pedagogicznego (CLIL), językowego i kulturowego (kursy wprowadzające). Jeżeli chodzi o Wyjazdy Indywidualne 35 Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” 2011 - Część I, Rozdział 4.C. 67 Uczniów Comeniusa, szkoła wysyłająca może wnieść o dofinansowanie w formie kwoty zryczałtowanej na przygotowanie językowe na jednego ucznia, zgodnie z Przewodnikiem do Programu „Uczenie się przez całe życie”. 8. NA może ustalić krajową wartość kwoty zryczałtowanej na akcję, która nie może przekroczyć europejskiej maksymalnej kwoty, zgodnie z Przewodnikiem do Programu „Uczenie się przez całe życie”36 i/lub, jeżeli zostanie to uznane za konieczne, na działanie (przygotowanie językowe, pedagogiczne i kulturowe). 9. W ramach jednego działania, NA może ustalić inne wartości kwot zryczałtowanych na określony rodzaj działania przygotowawczego. Na przykład w przypadku przygotowania językowego, dla uczestnictwa w kursie językowym oraz dla samodzielnej nauki można ustalić różne wartości kwot zryczałtowanych (np. zakup odpowiednich pomocy językowych). W przypadku przygotowania pedagogicznego, można ustalić różne wartości kwot zryczałtowanych w odniesieniu do uczestnictwa w kursie CLIL oraz samodzielnej nauki (np. zakup odpowiednich materiałów dotyczących metod CLIL). 10. Suma zryczałtowana będzie się opierać na poziomach kosztów ustalonych na podstawie doświadczeń NA z zarządzania odpowiednimi akcjami i powinna być ustalona zgodnie z Rozporządzeniem finansowym (Zasady wdrażania), art. 165: „Kwoty zryczałtowane oraz finansowanie zryczałtowane będzie określane […] na podstawie kosztów lub kategorii kosztów, do których się one odnoszą, ustalonych na podstawie danych statystycznych i podobnych obiektywnych metod, w taki sposób, aby wykluczyć zysk a priori”. 11. NA będzie zachowywać obliczenia zastosowane do określenia wartości kwot zryczałtowanych na potrzeby możliwych kontroli w celu uzasadnienia ustanowienia tych wartości. 12. NA sprawdzi indywidualne przypadki wniosków o dofinansowanie przyznanych na przygotowanie językowe, pedagogiczne i/lub kulturowe pod kątem ich zasadności. Jeżeli nie, takie działania przygotowawcze nie uzyskają dofinansowania. 13. NA przeznaczy taką samą kwotę zryczałtowaną wszystkim wnioskodawcom, którzy otrzymali dofinansowanie dla działań przygotowawczych. Jedyny wyjątek odnosi się do przypadków, w których wniosek o dofinansowanie działania przygotowawczego opiewa na niższą kwotę niż kwota zryczałtowana zastosowana jako stawka krajowa przez NA. W takich przypadkach kwota zryczałtowana przyznana przez NA będzie ograniczona do faktycznie wnioskowanej kwoty zryczałtowanej. 14. Beneficjenci muszą udokumentować podejmowane działania przygotowawcze, na przykład kserokopię zaświadczenia o uczestnictwie w kursie lub fakturę zakupu odpowiednich pomocy językowych, itd. Jednak w przypadku przedłożenia faktury, nie będzie ona służyła do sprawdzenia kwoty poniesionych wydatków, ale jako dowód przeprowadzenia planowanego działania. 36 Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” 2011 - Część I, Rozdział 4.C. 68 7.5.3. Szczegóły dotyczące doskonalenia zawodowego w programie Comenius 15. W przypadku, gdy NA otrzyma pewną liczbę wniosków dotyczących uczestnictwa w tym samym działaniu od osób powiązanych z tą samą instytucją, każdy wniosek zostanie rozpatrzony oddzielnie. 16. NA sporządzi oddzielną umowę o dofinansowanie dla każdego beneficjenta, który otrzymał dofinansowanie doskonalenia zawodowego. 7.5.3.1. Zarządzanie budżetem dofinansowania doskonalenia zawodowego 17. Na poziomie europejskim organizowane są wspólne tury składania wniosków, dla których ustala się czas trwania okresów szkoleń ze wspólna datą rozpoczęcia. Aby zapewnić efektywne zarządzanie akcją oraz dostępnymi zasobami, NA mogą zdecydować o ustalenia dat zakończenia tych okresów szkoleń. Wszelkie działania szkoleniowe muszą się zakończyć z datą końcową wskazaną w odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków. 18. NA zapewni, aby budżet kursów doskonalenia zawodowego był rozdysponowany z wyprzedzeniem na wszystkie tury składania wniosków. W zależności od zapotrzebowania oraz innych specjalnych warunków, które mogą się pojawić w ciągu roku, NA będzie miała możliwość skorygowania dystrybucji ex-ante w celu zapewnienia maksymalnego wykorzystania budżetu. W przypadku, gdy część budżetu dofinansowania doskonalenia zawodowego pozostaje niewykorzystana po upłynięciu wspólnych europejskich terminów składania wniosków dla akcji, NA może zorganizować dodatkową turę składania wniosków w tym samym roku, w którym zostało wystosowane Zaproszenie do składania wniosków. NA zapewni jednak, aby data końcowa zobowiązań zgodnie z Aneksem 1 do Umowy KomisjaNA była przestrzegana we wszystkich przypadkach (patrz warunki zawarte w Sekcji 5.3 niniejszego Przewodnika dla NA). 19. W przypadku, gdy wnioskodawca zwróci się o dofinansowanie Doskonalenia Zawodowego w Programie Comenius w celu uczestnictwa w Wizycie Studyjnej, powinien on odnieść się do instrukcji wyszczególnionych w sekcji 10.7 dotyczącej Wizyt Studyjnych. 7.5.3.2. Rezygnacja z udziału w szkoleniach w zakresie doskonalenia zawodowego 20. Jeżeli a) beneficjent wycofa się z udziału w szkolenia z powodu działania siły wyższej lub b) działanie szkoleniowe zostało odwołane przez organizatora po podpisaniu umowy o dofinansowanie pomiędzy NA a beneficjentem, a beneficjent już poniósł koszty związane z odwołanym wydarzeniem, można wtedy powołać się na wystąpienie siły wyższej i NA może zwrócić poniesione koszty uprawnione, zgodnie z umową o dofinansowanie. Po dokonaniu zwrotu kosztów uprawnionych, NA nie może przyznać dodatkowej kwoty dofinansowania beneficjentowi w ramach tej samem umowy o dofinansowanie. 21. W przypadkach, w których beneficjent został oficjalnie poinformowany na piśmie o decyzji przyznania dofinansowania, ale umowa o dofinansowanie nie 69 mogła zostać podpisana z należycie uzasadnionych powodów, NA może kontynuować procedurę zwrotu zgodnie z treścią poprzedniego punktu. Takie przypadki zostaną uwzględnione w rejestrze wyjątków NA. 22. Jeżeli beneficjent chciałby w ramach pozostałej kwoty dofinansowania uczestniczyć w innym kursie, którego temat i zawartość jest podobna do pierwotnie zatwierdzonego kursu, złoży on pisemny wniosek, wyszczególniając dane nowego szkolenia. Jeżeli NA pozytywnie rozpatrzy taki wniosek, wyda oficjalną poprawkę do umowy o dofinansowanie w celu odzwierciedlenia zmian w działaniu oraz innych postanowień umownych (np. nazwa kursu, uprawniony okres, czas trwania, wymogi dotyczące raportowania, itd.). 23. Jeżeli a) nowo wybrany kurs różni się znacznie od kursu pierwotnie zatwierdzonego lub b) beneficjent nie wyraża zgody na przeprowadzenie działania z wykorzystaniem pozostałej kwoty dofinansowania, umowa o dofinansowanie na odwołane szkolenie zostanie rozwiązana przez NA. Wnioskodawca może złożyć nowy wniosek w stosownym terminie na składanie wniosków. Nowy wniosek musi przejść standardowy proces oceny i selekcji i nie może być traktowany preferencyjnie. 24. W każdym przypadku, kalendarz wykorzystania funduszy zawarty w Aneksie do Umowy Komisja-NA powinien być przestrzegany. 7.5.4. Szczegóły dotyczące Asystentur Comeniusa 7.5.4.1. Wstępna umowa o dofinansowanie dla wybranych asystentów 25. NA wyśle do wybranych asystentów wstępną umowę o dofinansowanie (patrz wzór w załączniku II-B do niniejszego Przewodnika) w celu uzyskania danych o asystenturze (np. kraj szkoły przyjmującej, czas trwania, data rozpoczęcia i zakończenia, przygotowanie językowe, kulturowe i pedagogiczne). Ta informacja pomoże NA w ustaleniu kwoty dofinansowania. 7.5.4.2. Przygotowanie językowe 26. Jedną z opcji przygotowania językowego dostępnych dla Asystentów w ramach programu Comenius jest uczestnictwo w Intensywnych Kursach Językowych Erasmus. NA poinformuje wybranych Asystentów o takiej możliwości i zachęci ich do zapoznania się ze szczegółami dot. kursu zamieszonymi na stronie: http://ec.europa.eu/education/program s/llp/erasmus/eilc/index_en.html 27. Asystenci powinni wnioskować bezpośrednio do organizatorów kursów z wykorzystaniem formularzy wniosku dostępnych pod powyższym adresem internetowym, z przestrzeganiem terminów określonych w formularzu. Studenci Erasmusa mają pierwszeństwo uczestnictwa w kursach, lecz Asystenci też są uprawnieni. To, czy dany kurs jest odpowiedni, będzie zależeć od czasu trwania Asystentury; dofinansowanie z tytułu Asystentury nie obejmuje 2 biletów powrotnych, tak więc kurs musi mieć miejsce możliwie blisko daty rozpoczęcia Asystentury, co pozwoli na uczestnictwo. W takim przypadku, dofinansowanie z tytułu Asystentury zapewnione przez NA będzie obejmować dodatkowe koszty utrzymania przez czas przygotowania językowego, z zastosowaniem takich 70 samych stawek jak te mające zastosowanie do samej Asystentury. Takie kursy nie są odpłatne. 7.5.4.3. Kursy wprowadzające dla Asystentów i Szkół Przyjmujących 28. Zachęca się NA do organizowania kursów wprowadzających dla Asystentów w ramach Comeniusa. Poniesione koszty organizacji zostaną pokryte z dofinansowania operacyjnego NA organizującej kurs. Następujące zasady mają zastosowanie w odniesieniu do uczestnictwa Asystentów: 7.5.4.4. Kursy wprowadzające organizowane przez wysyłającą NA przed wyjazdem za granicę 29. W przypadku kursów wprowadzających organizowanych przez wysyłającą NA dla wyjeżdżających Asystentów, takie koszty nie mogą zostać pokryte z funduszy na akcje zdecentralizowane. Sami Asystenci mogą pokryć koszty lub można wykorzystać do tego celu fundusze operacyjne wysyłającej NA. 7.5.4.5. Kursy wprowadzające organizowane przez przyjmującą NA po przyjeździe do kraju przyjmującego 30. Jeżeli kursy wprowadzające organizowane są przez przyjmującą NA dla przyjeżdżających Asystentów, dofinansowanie pokryje koszty podróży i zakwaterowania Asystenta. NA Asystenta określa poziom dofinansowania kosztów kursu wprowadzającego, a dofinansowanie przyznawane jest w formie kwoty zryczałtowanej. Beneficjenci muszą być w stanie udokumentować podjęte działania, na przykład poprzez przedstawienie kserokopii zaświadczenia o uczestnictwie w kursie wprowadzającym. 7.5.4.6. Kursy wprowadzające dla szkół przyjmujących 31. Zachęca się NA do organizowania kursów wprowadzających dla szkół przyjmujących Asystentów w ramach Comeniusa. Same szkoły przyjmujące powinny pokryć koszty poniesione przez personel szkolny uczestniczący w takich kursach lub mogą uzyskać zwrot kosztów z funduszy operacyjnych NA. 7.5.4.7. Przygotowanie pedagogiczne Asystentów 32. NA może przyznać dofinansowanie przygotowania pedagogicznego w ramach Asystentur Comeniusa w dziedzinie CLIL. NA określa poziom dofinansowania kosztów przygotowania pedagogicznego oraz dofinansowania przyznanego w formie kwoty zryczałtowanej. Beneficjenci muszą być w stanie udokumentować podjęte działania, na przykład poprzez przedstawienie kserokopii zaświadczenia o uczestnictwie w kursie CLIL lub faktury na odpowiednie pomoce dydaktyczne itd. 7.5.4.8. Obowiązki szkoły przyjmującej 33. NA zapewni, że szkoły przyjmujace są świadome następujących obowiązków, jakie wiążą się z przyjęciem przez nich Asystenta: 71 W idealnym przypadku, Asystent powinien pracować w tylko jednej szkole. Maksymalna liczba instytucji, w których Asystent może pracować, wynosi trzy. Jeżeli Asystent pracuje w więcej niż jednej szkole, jedna ze szkół musi być odpowiedzialna za koordynację Asystentury. W takim przypadku, szkoła koordynująca poczyni stosowne ustalenia co do tego, czy koszty dojazdów do tych instytucji będą pokrywane przez zainteresowane szkoły lub lokalne władze oświatowe. Nie można wymagać od Asystenta aby pokrył takie koszty podróży w ramach dofinansowania Asystentury. Szkoły przyjmujące powinny zapewnić tymczasowe zakwaterowanie bezpośrednio po przyjeździe Asystenta i zapewnić mu pomoc w znalezieniu stałego zakwaterowania. Asystenci nie otrzymują pensji, lecz podstawowe dofinansowanie. W niektórych okolicznościach może być odpowiednim udzielenie wsparcia Asystentowi przez szkołę w formie dofinansowania posiłków, zakwaterowania, podróży lub szkolenia, jeżeli będzie to możliwe. Szkoła przyjmująca musi zawrzeć umowę z Asystentem bezpośrednio po jego przybyciu do instytucji. Kopie umowy pomiędzy instytucją przyjmującą a Asystentem należy przesłać do NA Asystenta i NA szkoły przyjmującej. Umowa powinna określać plan pracy w początkowych miesiącach i być regularnie uaktualniana. Plan pracy powinien zawierać opis prowadzonych lekcji, projekty, jakie zostaną zrealizowane, tematy, jakie zostaną wprowadzone itd. Każdy Asystent powinien prowadzić 1216 godzin zajęć szkolnych w tygodniu. Liczba ta nie obejmuje czasu przygotowania do zajęć, lecz uwzględnia wszystkie godziny kontaktu z uczniami i inne zajęcia szkolne, takie jak pomoc w realizacji projektów europejskich, nauczanie i organizowanie imprez europejskich w szkole lub społeczności lokalnej. 7.5.4.9. Czas trwania Asystentury 34. NA może przedłużyć czas trwania asystentury do maksymalnie 45 tygodni, jeżeli są dostępne wystarczające nierozdzielone fundusze. Należy postępować zgodnie z następującą procedurą: Wysyłająca NA informuje wszystkich wybranych asystentów o możliwości wnioskowania o przedłużenie ich asystentury (można to zrobić poprzez poinformowanie ich o możliwości przedłużenia Asystentury w dołączonym piśmie, które zostanie wysłane przez NA wraz z umową o dofinansowanie); Wysyłająca NA może rozpatrzyć wniosek pozytywnie za pomocą formalnej poprawki do umowy o dofinansowanie pod następującymi warunkami: o wniosek zostanie złożony z dużym wyprzedzeniem w stosunku do daty końcowej umowy o dofinansowanie; o NA będzie przestrzegać terminu realokacji funduszy okreśłonego w Aneksie 1 do Umowy Komisja-NA. 72 o NA zapewni równe traktowanie wszystkich Asystentów. 35. NA może nałożyć ograniczenie na pierwotny czas trwania asystentury, pod warunkiem, że mieści się on w zakresie określonym w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie” oraz że w krajowym Zaproszeniu do składania wniosków zostaną opublikowane odpowiednie informacje w celu poinformowania wnioskodawców z wyprzedzeniem, oraz zaplanowane w odpowiednim planie działań. 7.5.5. Szczegóły dotyczące Wyjazdów Indywidualnych Uczniów Comeniusa 7.5.5.1. Zasady przyznawania dofinansowania 36. Na prześle szkołom wysyłającym wstępną umowę o dofinansowanie (patrz wzór w załączniku ii do niniejszego przewodnika) w celu potwierdzenia danych o wyjazdach uczniów wskazanych we wniosku (np. czas trwania, wiek, koszty podróży, przygotowanie językowe, specjalne potrzeby). wraz ze wstępną umową o dofinansowanie, szkoła wysyłająca dostarczy również informacje o nazwisku, wieku oraz dane kontaktowe ucznia (oraz jego rodzica/opiekuna), dane kontaktowe szkoły przyjmującej, mentora oraz rodziny goszczącej oraz daty wyjazdów. wysyłająca na prześle informacje do przyjmującej na w celach organizacji szkolenia po przyjeździe oraz monitorowania potencjalnych sytuacji problemowych. na zwróci się do szkoły wysyłającej o dostarczenie kopii podpisanego formularza zgody rodziców/opiekunów oraz porozumienie o programie zajęć. 37. Zgodnie z Przewodnikiem do Programu „Uczenie się przez całe życie”, dofinansowanie Wyjazdów Indywidualnych Uczniów składa się z następujących elementów: kwoty zryczałtowanej na zarządzanie akcją przez szkołę wysyłającą kwoty zryczałtowanej na zarządzanie akcją przez szkołę przyjmującą kwoty zryczałtowanej na przygotowanie językowe uczniów uczestniczących w wyjeździe pokrywanej przez szkołę wysyłającą miesięcznego kieszonkowego uczestniczących w wyjeździe; w stałej wysokości dla uczniów wkładu w koszty rzeczywiste podróży uczniów uczestniczących w wyjeździe. NA powinna zapewnić, aby zastosowane zostały najtańsze środki transportu i opłaty. NA może ustalić pułap kosztów podróży (który powinien zostać opublikowany ex-ante w odpowiednim krajowym Zaproszeniu do składania wniosków). 38. NA powiadomi szkoły wysyłające o ich zobowiązaniu do zarządzania projektem oraz rozdysponuje dofinansowanie zgodnie z zasadami danej akcji. Szkoła wysyłająca odpowiada za: 73 przekazanie kwoty do szkoły przyjmującej na podstawie pisemnego wniosku wystosowanego przez nią oraz z wykorzystaniem wzoru znajdującego się w Przewodniku do Wyjazdów Indywidualnych Uczniów Comeniusa; przekazanie miesięcznego kieszonkowego rodzicom/opiekunom ucznia lub uczniowi; zakupienie biletu podróżnego dla ucznia. NA zweryfikuje przestrzeganie procedury zarządzania dofinansowaniem w ramach kontroli raportu końcowego. 39. NA rozwiąże umowę o dofinansowanie w przypadku wycofania się szkoły wysyłającej. Jeżeli uczniowie już znaleźli się w kraju przyjmującym, wypowiedzenie umowy ma miejsce po tym, jak wyjazdy się zakończą. NA wymaga raportu końcowego od szkoły wysyłającej w celu ustalenia końcowej kwoty dofinansowania. Jeżeli wycofa się szkoła przyjmująca, ale nadal są dostępne inne szkoły przyjmujące, NA może, na wniosek szkoły wysyłającej, umożliwić wysłanie ucznia/uczniów do innej szkoły przyjmującej. Jeżeli nie ma dostępnych szkół przyjmujących, NA rozwiąże umowę o dofinansowanie po tym, jak wyjazdy się zakończą. 40. Wysyłająca NA ma prawo – w porozumieniu z przyjmującą NA – do odwołania, zawieszenia lub zakończenia pobytu ucznia za granicą w dowolnym czasie, jeżeli bezpieczeństwo ucznia jest zagrożone lub jeżeli uczeń nie przestrzega zasad programu. 41. NA może przyznać wybranym szkołom wysyłającym większą liczbę wyjazdów i/lub na dłuższy okres, jeżeli są dostępne odpowiednie nierozdzielone fundusze. Należy postępować zgodnie z poniższą procedurą: NA informuje wszystkie wybrane szkoły o możliwości wnioskowania o większą liczbę i/lub przedłużenie ich wyjazdów (np. w dołączonym piśmie, które zostanie wysłane przez NA wraz ze wstępną lub właściwą umową o dofinansowanie); Szkoła wysyłająca uzgodni ze szkołami przyjmującymi dokładne warunki oraz złoży na piśmie wniosek o dodatkowe dofinansowanie, jeżeli ma zamiar wysłać większą liczbę uczniów lub przedłużyć okresy wyjazdów uczniów przewidziane we wniosku o dofinansowanie (budżet wyłącznie na określone cele) lub we wstępnej umowie o dofinansowanie. Obydwie szkoły podpiszą pisemną zgodę w celu potwierdzenia zwiększenia liczby/przedłużenia wyjazdów, którą szkoła wysyłająca powinna przesłać do wysyłającej NA. Wysyłająca NA powinna poinformować przyjmującą NA. Wysyłająca NA może rozpatrzyć wniosek pozytywnie pod następującymi warunkami: o wniosek zostanie złożony przed terminem realokacji funduszy określonym w Aneksie 1 do Umowy Komisja-NA; 74 o NA będzie przestrzegać terminu realokacji funduszy określonego w Aneksie 1 do Umowy Komisja-NA; o NA zapewni równe traktowanie wszystkich szkół wysyłających. W przypadku, gdy NA wyrazi zgodę na zwiększenie kwoty dofinansowania, sporządzi formalną poprawkę do umowy o dofinansowanie ze szkołą wysyłającą. Koszty związane z przedłużeniem wyjazdów są uprawnione. 7.5.5.2. Szkolenia obowiązkowe 42. NA ma obowiązek organizowania szkolenia przed wyjazdem i po przyjeździe dla uczestniczących uczniów i nauczycieli, przestrzegając minimalnych wymogów co do treści tych szkoleń (por. Załącznik III-B niniejszego Przewodnika). 7.5.5.3. Szkolenie przed wyjazdem 43. Wysyłająca Narodowa Agencja powinna zorganizować szkolenie przed wyjazdem dla uczniów wyjeżdżających oraz równoległe szkolenie dla nauczycieli kontaktowych ze szkół wysyłających przed wyjazdem uczniów. Szkolenie dla uczniów i nauczycieli powinno mieć miejsce w tym samym terminie, aby uczniowie i nauczyciele mogli udać się na nie wspólnie. Nauczyciele biorący udział w szkoleniu powinni otrzymać certyfikaty uczestnictwa w celu uznania ich udziału. Zaleca się również wydanie certyfikatów uczestnictwa dla uczniów biorących udział w szkoleniu. 44. Koszt szkoleń przed wyjazdem należy pokryć z dofinansowania operacyjnego NA (por. Sekcja 5.2.1. niniejszego Przewodnika). 7.5.5.4. Szkolenie po przyjeździe 45. Przyjmująca NA powinna zorganizować szkolenie po przyjeździe dla uczniów oraz równoległe szkolenie dla mentorów ze szkół przyjmujących po przyjeździe uczniów. Przyjmująca NA powinna ustalić dwa terminy szkolenia po przyjeździe (jeden na początku roku szkolnego N/N+1 oraz jeden na początku roku kalendarzowego N+1 (w styczniu lub lutym)). Terminy szkolenia po przyjeździe należy przekazać innym NA (za pośrednictwem Forum dla NA w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie” – Forum LLP NA). 46. Wysyłająca NA powinna poinformować szkoły wysyłające o dacie szkolenia po przyjeździe niezwłocznie po ogłoszeniu dat przez przyjmującą NA. Szkolenie dla uczniów i nauczycieli powinno mieć miejsce w tym samym terminie, aby uczniowie i nauczyciele mogli udać się na nie wspólnie. Nauczyciele biorący udział w szkoleniu powinni otrzymać certyfikaty uczestnictwa w celu uznania ich udziału. Zaleca się również wydanie certyfikatów uczestnictwa dla uczniów biorących udział w szkoleniu. 47. Koszt szkoleń po przyjeździe należy pokryć z dofinansowania operacyjnego NA (por. Sekcja 5.2.1. niniejszego Przewodnika). 75 Koszty szkoleń 7.5.5.5. 48. Oprócz wkładu UE w ogólne koszty administracyjne, Komisja uzupełni dofinansowanie operacyjne NA zarezerwowaną kwotą do zwrotu uczniom i nauczycielom uczestniczącym w szkoleniach przed wyjazdem i po przyjeździe, zgodnie z umową Komisja-NA i sekcją 5.2.1 niniejszego Przewodnika. Zarówno w przypadku szkolenia przed wyjazdem, jak i po przyjeździe, uczniom wyjeżdżającym/przyjeżdżającym z tej samej szkoły może towarzyszyć tylko jeden nauczyciel. NA powinna zwrócić koszty podróży i utrzymania uczestników w wysokości 100% poniesionych kosztów rzeczywistych. 7.5.5.6. Przewodnik do Wyjazdów Indywidualnych Uczniów w programie Comenius 49. Jeżeli zaistnieje taka potrzeba, NA dostosuje szablony zapewnione w Przewodniku do Wyjazdów Indywidualnych Uczniów do ustawodawstwa krajowego, łącznie z przepisami dotyczącymi ochrony danych. Przewodnik zostanie opublikowany na stronie internetowej NA. Wysyłająca i przyjmująca NA powinny powiadomić szkoły wysyłające i przyjmujące o wymogach dotyczących 7.5.5.7. wykorzystania i przestrzegania wytycznych i korzystania z dostarczonych szablonów, oraz przekazania potrzebnych informacji do pozostałych zaangażowanych podmiotów (uczniowie, rodzice/opiekunowie, rodziny goszczące). Europejski System Ubezpieczeniowy 50. Wszyscy uczniowie biorący udział w Wyjazdach Indywidualnych Uczniów Comeniusa będą objęci europejskim systemem ubezpieczeniowym zapewnionym przez Komisję Europejską. Należy określić na poziomie krajowym, czy wysyłająca NA, czy szkoła wysyłająca powinna dokonać rejestracji uczniów w systemie. Wysyłająca NA zapewni szkołom potrzebne informacje o systemie ubezpieczeniowym oraz przekaże informacje zwrotne od uczestnikom ubezpieczycielowi. 7.6. Analizowanie raportów końcowych od beneficjentów 1. NA przeprowadzi kontrolę 100% raportów końcowych dot. akcji zdecentralizowanych. Wymogi dot. dodatkowych kontroli (np. kontroli zza biurka, kontroli na miejscu), które NA przeprowadzi w odniesieniu do beneficjentów dofinansowania, zostały określone w punkcie 3.8 niniejszego Przewodnika. 2. Informacje opisowe w raportach są dwojakiego typu: ilościowe i jakościowe. NA wprowadzi wymagane informacje z każdego z raportów końcowych do narzędzia zarządzania programem udostępnionego przez Komisję. NA dokona analizy informacji zawartych w końcowych raportach beneficjentów w celu zapewnienia wymaganych informacji na temat wyników dofinansowanych akcji w kontekście Rocznego Raportu NA (patrz Załącznik IV-A). 76 8. SPECYFIKA PROGRAMU ERASMUS 8.1. Erasmus – nowa terminologia i role UWAGA: Niniejszy rozdział przedstawia najważniejsze nowe terminy i role wprowadzone do programu Erasmus wraz z Programem „Uczenie się przez całe życie”. Aby uzyskać więcej informacji, zachęca się NA do zapoznania się z Decyzją w sprawie Programu „Uczenie się przez całe życie” i Przewodnikiem do Programu „Uczenie się przez całe życie”. 1. „(Rozszerzona) Karta Uczelni Erasmusa”: Karta Uczelni Erasmusa określa podstawowe zasady działań w ramach współpracy europejskiej, które instytucje szkolnictwa wyższego (skr. ang. HEI) mogą przeprowadzać w odniesieniu do programu Erasmus. Komisja Europejska podpisuje Kartę Uczelni Erasmusa. Jest to warunek wstępny dla HEI do: Organizowania wyjazdów studentów, kadry nauczycielskiej i innych pracowników, prowadzenia Intensywnych Kursów Językowych Erasmusa oraz Kursów Intensywnych, prowadzenia wizyt przygotowawczych (w przypadku tych akcji, wniosek o dofinansowanie powinien zostać wysłany do NA); Wdrażania Projektów Wielostronnych, Sieci, Działań Towarzyszących (w przypadku tych akcji, wniosek o dofinansowanie powinien zostać wysłany do Agencji Wykonawczej EAC). Karta jest przyznawana do końca trwającego obecnie Programu „Uczenie się przez całe życie” (2013). Występują trzy różne rodzaje kart: „Standardowa Karta Uczelni Erasmusa” jest przeznaczona dla instytucji, które chcą ubiegać się o dofinansowanie wyjazdów studentów na studia w programie Erasmus oraz międzynarodowych działań w zakresie mobilności kadry i/lub które chcą pełnić funkcję koordynatora konsorcjum składającego wniosek na kursy intensywne, projekty wielostronne, sieci lub działania towarzyszące. „Rozszerzona Karta Uczelni Erasmusa” (tylko praktyki studenckie) jest przeznaczona dla instytucji, które chcą ubiegać się o dofinansowanie międzynarodowych praktyk studenckich w ramach Erasmusa. „Rozszerzona Karta Uczelni Erasmusa” (Standardowa Karta oraz praktyki studenckie) jest przeznaczona dla instytucji, które zamierzają ubiegać się o działania objęte zarówno Standardową Kartą oraz Rozszerzoną Kartą Uczelni Erasmusa (tylko praktyki studenckie). 2. “Konsorcjum Organizujące Praktyki": Konsorcjum to grupa instytucji szkolnictwa wyższego (HEI posiadających Kartę Uczelni Erasmusa) oraz możliwie innych organizacji (stowarzyszeń, izb handlowych, fundacji itd.) współpracujących w celu umożliwienia odbycia praktyk przez studentów szkół wyższych. Większość konsorcjów 77 nie posiada osobowości prawnej, lecz polega na osobowości prawnej swoich członków. Konsorcja zaangażowane w Program „Uczenie się przez całe życie” mogą być aktywne w ramach innych programów praktyk. Do celów administracyjnych, zwykła konfiguracja konsorcjum może wyglądać jak poniżej: o Koordynator konsorcjum to organizacja stojąca na czele konsorcjum. Może mieć status stowarzyszenia, instytucji szkolnictwa wyższego, fundacji, przedsiębiorstwa, itd. Koordynator konsorcjum jest beneficjentem w stosunku do NA; ponosi odpowiedzialność administracyjną i finansową za wszystkich członków konsorcjum. Koordynator konsorcjum jest odpowiedzialny za wnioskowanie o dofinansowanie praktyk w ramach Erasmusa oraz za administrowanie i raportowanie w odniesieniu do odpowiednich funduszy. Koordynator może odgrywać aktywną rolę w promowaniu kontaktów z przedsiębiorstwami i wynajdywaniu możliwości organizacji praktyk, w informowaniu i promowaniu, itd. o Poza koordynatorem, konsorcjum może obejmować dwa typy partnerów: Partnerzy będący instytucjami szkolnictwa wyższego: to instytucje wysyłające. Każdy partner będący HEI jest odpowiedzialny za jakość, program i uznawanie praktyk realizowanych przez jego studentów; Pozostali partnerzy: poprzez „pozostałych partnerów” rozumie się wszystkie organizacje, która nie są HEI: stowarzyszenia, fundacje, sieci, przedsiębiorstwa, itd. Mogą one pełnić różne funkcje w realizacji praktyk. Minimalny wymagany skład konsorcjum to instytucja koordynująca i przynajmniej jeden partner będący HEI. Każdy partner będący HEI zobowiązany jest podpisać umowę z koordynatorem konsorcjum określającą role i zakres obowiązków oraz uzgodnienia administracyjne i finansowe; zasady współpracy powinny określać zagadnienia takie jak mechanizmy przygotowań, zapewnienie jakości oraz uznawanie praktyk. 3. „Certyfikat Organizacji Praktyk Erasmusa”: (ang. Erasmus Placement Certificate). Certyfikat wystawiony przez Narodową Agencję potwierdza posiadanie zdolności finansowych i organizacyjnych przez konsorcjum, które upoważniają je do ubiegania się o dofinansowanie praktyk w ramach Erasmusa. Certyfikat Organizacji Praktyk Erasmusa jest przyznawany doświadczonym konsorcjom na odnawialny okres 3 lat do 2013 r. W przypadku nowoutworzonych konsorcjów, które nie mają wcześniejszego doświadczenia lub osiągnięć, Certyfikat jest ważny jedynie do kolejnego roku akademickiego. 78 4. „Umowa o realizację wyjazdu w celu odbycia praktyki” dla studentów zostanie sporządzona wraz z 2 Załącznikami: „Porozumienie o Programie Praktyki” (będące „odpowiednikiem” Porozumienia o Programie Zajęć, patrz 8.3.4.1) to spersonalizowany dokument, który zawiera: program pracy lub praktyki, który będzie realizowany, przewidywane efekty kształcenia pod względem wiedzy, kompetencji i umiejętności, które mają zostać nabyte, uzgodnienia dot. mentoringu, zgodność praktyki z programem studiów/tytułem naukowym studenta, uznanie zdobytego doświadczenia po zakończeniu praktyki, itd. W celu wsparcia HEI w przygotowywaniu praktyk, Porozumienie o Programie Praktyki może zawierać informacje o wsparciu udzielonym partnerskiej HEI w kraju przyjmującym w celu pomocy w monitorowaniu wyjazdów. Porozumienie między instytucjami może obejmować porozumienia dotyczące projektów partnerstwa w celu odbycia praktyk. Tego rodzaju wsparcie może również zostać udzielone przez koordynatora konsorcjum. „Zobowiązanie do zapewnienia jakości”, stanowiące integralną część Porozumienia o Programie Praktyki, jest standardowym dokumentem, który przedstawia role i obowiązki stron w praktykach studenckich; “warunki ogólne” umowy. 5. „Krótkoterminowe Kształcenie Zawodowe” odnosi się do kursów zorientowanych zawodowo, które mogą być realizowane po zakończeniu edukacji na poziomie szkoły średniej i które prowadzą do uzyskania tytułu zawodowego po ukończeniu dwuletnich (czasem półtorarocznych) studiów. Odpowiada to “krótkiemu cyklowi kształcenia” - około 120 ECTS" jak opisano w dokumencie „Ramy kwalifikacji dla Europejskiego obszaru szkolnictwa wyższego” przyjętym podczas Bolońskiej Konferencji Ministerialnej w Bergen. 6. „Wyjazdy nauczycieli w celu prowadzenia zajęć”: odnoszą się do wyjazdów nauczycieli akademickich oraz pracowników przedsiębiorstw w celu prowadzenia zajęć w instytucji partnerskiej za granicą. 7. „Wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych”: odnoszą się do wyjazdów nauczycieli i innych pracowników instytucji szkolnictwa wyższego w celach szkoleniowych. 8. „Program nauczania”: wybór osób ubiegających się o dofinansowanie zadań nauczycielskich zostanie dokonany na podstawie krótkiego „Programu nauczania” przedstawionego przez wnioskodawcę. Program powinien zawierać następujące podstawowe elementy: cele i wartość dodana wyjazdu, treści programu nauczania, przewidywane wyniki. 9. „Plan pracy”: wybór nauczycieli akademickich i pracowników przedsiębiorstw będzie mieć miejsce na podstawie „planu pracy” przedstawionego przez wnioskodawcę, który powinien zawierać następujące podstawowe elementy: ogólne cele, oczekiwane wyniki pod względem szkolenia lub nauki, działania, które mają zostać przeprowadzone oraz, jeżeli to możliwe, program pobytu. 79 10. „Przedsiębiorstwo”: Definicja zgodna z podstawą prawną Programu „Uczenie się przez całe życie” (art. 2, nr 25): „Przedsiębiorstwo oznacza wszelkie podmioty zaangażowane w działalność gospodarczą w sektorze publicznym lub prywatnym, niezależnie od skali, statusu prawnego lub sektora gospodarki, w którym działają, łącznie z gospodarką społeczną. Definicja „przedsiębiorstwa” sugeruje, że oprócz firm, szkoły wyższe, instytucje badawcze, osoby samozatrudnione, firmy rodzinne, spółki i stowarzyszenia regularnie angażujące się w działalność gospodarczą mogą być uznawane za przedsiębiorstwa. To działalność gospodarcza jest czynnikiem decydującym, a nie forma prawna. 11. Stosowane skróty: SM: wyjazdy studentów (na studia i praktyki). SMS: wyjazdy studentów na studia SMP: wyjazdy studentów na praktyki ST: wyjazdy pracowników (w celach nauczania i szkoleń) STA: wyjazdy nauczycieli w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (poprzednio „TS”) STT: wyjazdy pracowników na szkolenia OM: organizacja wyjazdów 8.2. Mobilność i dofinansowanie z tytułu mobilności: relacje pomiędzy NA a instytucjami szkolnictwa wyższego i konsorcjami 8.2.1. Wnioski do NA o udzielenie funduszy na organizację i mobilność studentów i personelu składane przez uprawnione HEI 1. Fundusze na standardowe wyjazdy studentów i personelu mogą być udzielane tylko instytucjom szkolnictwa wyższego (HEI), które posiadają Kartę Uczelni Erasmusa (EUC) lub Rozszerzoną Kartę Uczelni Erasmusa (Standardowa Karta oraz praktyki studenckie). W przypadku wyjazdów studentów na praktyki, instytucje muszą posiadać Rozszerzoną EUC. 2. Instytucje powinny wnioskować do NA w swoim kraju z wykorzystaniem oficjalnych formularzy wniosku. 3. HEI może wnioskować o dofinansowanie wyjazdów studentów z wykorzystaniem dwóch kanałów: a) bezpośrednio do NA jako indywidualna HEI (w przypadku studiów lub praktyk) lub b) (w przypadku praktyk) za pośrednictwem konsorcjum, którego jest członkiem. Istnieje możliwość, aby pojedynczy wydział lub zakład korzystał z dwóch kanałów jednocześnie, jednak HEI/wydział pozostanie odpowiedzialny za dopilnowanie, aby nie było przypadków podwójnego dofinansowania, kiedy beneficjent korzysta z dwóch kanałów w tym samym roku akademickim. 80 8.2.2. Wnioski do NA o dofinansowanie praktyk studenckich składane przez uprawnione konsorcja 4. Ogólna zasad jest taka, że dofinansowanie wyjazdów studentów na praktyki mogą uzyskać jedynie konsorcja, które posiadają Certyfikat Organizacji Praktyk Erasmusa, przyznany wcześniej lub uzyskany w wyniku obecnego wniosku. 5. Konsorcja powinny wnioskować do NA w swoim kraju z wykorzystaniem oficjalnych formularzy wniosku. Formularz zawiera opis struktury konsorcjum, jego zarządzania oraz zdolności organizacyjnych i doświadczenia. Ta część zostanie wykorzystana do oceny pod kątem przyznania Certyfikatu Organizacji Praktyk Erasmusa konsorcjom, które go nie posiadają. Metoda oceny będzie zgodna z podręcznikiem dotyczącym oceny konsorcjów organizujących praktyki. Druga część wniosku zawiera liczbę wnioskowanych praktyk studenckich. 8.2.3. Umowy międzyinstytucjonalne 8.2.3.1. Wymiany pomiędzy HEI 6. Wszystkie wymiany w ramach Erasmusa pomiędzy HEI powinny mieć miejsce na podstawie międzyinstytucjonalnej umowy pomiędzy HEI, z których każda posiada ważną Kartę Uczelni Erasmusa. Zakres umowy międzyinstytucjonalnej może zostać poszerzony w celu uwzględnienia współpracy pomiędzy instytucjami w dziedzinie wyjazdów studentów na praktyki, korzystając z wiedzy instytucji partnerskich na temat przedsiębiorstw/instytucji za granicą, które mogłyby przyjąć studentów. Może ona również obejmować przygotowanie i kontynuację praktyk. W każdym wypadku, ostateczna odpowiedzialność leży po stronie instytucji w kraju studenta, zgodnie z Porozumieniem o Programie Praktyki. 7. Minimalne wymogi umów międzyinstytucjonalnych zostały przedstawione w Załączniku II-C do niniejszego Przewodnika dla NA. 8. NA, wspólnie z instytucjami, zapewni, że wszelkie ustalenia administracyjne dot. zarządzania wyjazdami w ramach umowy międzyinstytucjonalnej będą możliwe do zrealizowania, przejrzyste i łatwe w zarządzaniu. Ponadto takie ustalenia powinny również zapewniać w możliwie najszerszym zakresie jakość wyjazdu oraz liczbę zrealizowanych wyjazdów. 8.2.3.2. Wymiany pomiędzy HEI a przedsiębiorstwami 9. W przypadku wyjazdów studentów na praktyki, nie ma potrzeby zawierania umów dwustronnych pomiędzy wysyłającą HEI a uprawnionym przedsiębiorstwem/instytucją przyjmującą (która również może być HEI), jako że zostaną one prawnie związane przez indywidualne Porozumienie o Programie Praktyki podpisane przez 3 zaangażowane strony stanowiące załącznik do Umowy o organizację wyjazdu w celu odbycia praktyki pomiędzy HEI a studentem (patrz 8.3). 8.2.4. Polityka zarządzania funduszami – program pracy 10. NA określi możliwe stawki dofinansowania dla poszczególnych typów wyjazdów (kwoty, zakres, średnia, itd., tak jak będzie to wymagane) do wykorzystania przez 81 instytucje w swoim kraju z przestrzeganiem limitów maksymalnych stawek określonych w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”. 11. NA przekaże treść tych przepisów HEI/konsorcjom w swoim kraju poprzez opublikowanie odpowiednich wytycznych. 8.2.5. Przyznanie funduszy na dofinansowanie mobilności oraz organizację mobilności HEI i konsorcjom 8.2.5.1. Wstępne przyznanie 12. W przypadku wyjazdów studentów na studia (SMS), wyjazdów nauczycieli w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) i wyjazdów pracowników na szkolenia (STT), NA przyzna fundusze instytucjom na podstawie ich wcześniejszej działalności, tj. liczby studentów i nauczycieli, którzy wyjechali na wymiany w ciągu ubiegłych lat. NA może również brać pod uwagę inne kryteria, takie jak możliwe do zweryfikowania zainteresowanie i wymogi obowiązujące w danym roku (np. liczba studentów/nauczycieli, kraj docelowy i czas trwania) przy ustalaniu wysokości kwot na SMS, STA i STT. 13. W przypadku wyjazdów na praktyki studenckie (SMP), liczba dofinansowań przyznanych HEI lub konsorcjom (przyznane fundusze) będzie zależała przede wszystkim od poprzednich wyników, a w dalszej kolejności od innych czynników takich jak ogólna dostępność funduszy, całkowite zapotrzebowanie, strategia krajowa, osiągnięcia w zakresie jakości, itd. 14. NA wskaże część budżetu zarezerwowaną dla osób ze specjalnymi potrzebami (patrz 8.2.10). 15. W przypadku nowych instytucji - to jest instytucji/konsorcjów, które składają wniosek po raz pierwszy - NA opracuje przejrzysty system przyznawania dofinansowania w oparciu o liczbę wniosków o dofinansowanie złożonych przez poszczególne instytucje/konsorcja. 16. Żadna uprawniona instytucja, poziom lub kierunek studiów nie mogą zostać wyłączone z rozpatrywania wniosków o dofinansowanie. 17. NA zapewni spójność i przejrzystość przy podejmowaniu decyzji oraz stosowaniu kryteriów obliczania i przyznawania dofinansowania podczas ustalania indywidualnych poziomów dofinansowania. 18. W przypadku wniosków o organizację mobilności, dofinansowanie zostanie przyznane instytucjom i będzie przeznaczone na koszty organizacji mobilności. Kwota, która zostanie przyznana, będzie bezpośrednio wynikać z liczby wyjazdów oraz z liczby zaproszonych pracowników przedsiębiorstw. 8.2.5.2. Polityka realokacji funduszy na wyjazdy studentów i pracowników 19. NA utworzy system realokacji a) niewykorzystanych funduszy przez HEI lub konsorcja oraz b) możliwych dodatkowych funduszy udostępnianych NA przez Komisję (np. w celu zwiększenia liczby dofinansowań lub średniej kwoty dofinansowania, itd.). Taki system będzie przejrzysty i sprawiedliwy. Do 82 krajowego Zaproszenia do składania wniosków dołączone będą jasno sformułowane informacje skierowane do instytucji i konsorcjów na temat procedury i kryteriów asygnowania funduszy, które będą stosowane w przypadku, gdy w późniejszym terminie pojawią się dodatkowe fundusze do (re)alokacji pomiędzy instytucje beneficjentów wybranych na początkowym etapie alokacji. 20. Każda HEI lub konsorcjum będą zobowiązane przesłać sprawozdanie cząstkowe do NA, w którym określą liczbę dofinansowań już rozdysponowanych w ramach pierwszej raty, możliwie najdokładniejszą przewidywaną liczbę dofinansowań, które będą w stanie wykorzystać do końca okresu ważności umowy o dofinansowanie oraz kwotę funduszy, które pozostaną niewykorzystane, jeżeli takie wystąpią. Instytucja lub konsorcjum określi również czy w przypadku, gdy będą dostępne dodatkowe fundusze, będą w stanie wykorzystać większą liczbę dofinansowań, niż została im początkowo przyznana. Takie informacje umożliwią NA ocenę, w jakim zakresie określone priorytety zostały zrealizowane. 21. Na podstawie tych informacji NA dostosuje początkową kwotę przyznanego dofinansowania do rzeczywistych potrzeb i będzie mogła przenosić środki finansowe pomiędzy instytucjami i/lub konsorcjami w celu zapewnienia optymalnego wykorzystania dostępnych funduszy zgodnie z ogólnymi priorytetami. Kwoty, które zostaną ponownie rozdzielone, zostaną obliczone z wykorzystaniem formuły matematycznej na podstawie zestawu wcześniej zdefiniowanych parametrów i danych ilościowych. 8.2.6. Komplementarność dofinansowania Erasmusa i krajowych systemów dofinansowania 22. Podczas okresu pobytu za granicą studenci zachowają prawo do korzystania z systemu dofinansowania lub kredytów studenckich w macierzystej instytucji. 23. NA zapewni komplementarność dofinansowania na wyjazdy Erasmusa z krajowymi i/lub regionalnymi systemami, z uwzględnieniem systemów, które zapewniają finansowanie dodatkowych kosztów związanych ze studiami za granicą. 8.2.7. Przepisy finansowe dot. wyjazdów studentów 24. Dofinansowanie jest przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów studiów lub praktyki za granicą. Jest ono obliczane na podstawie miesięcznej i wypłacane w formie ryczałtu. 25. W przypadku standardowego dofinansowania wyjazdów studentów na studia, Decyzja LLP określa, że „średnia wysokość dofinansowania wyjazdów studenckich powinna średnio utrzymywać się na poziomie 200 EUR miesięcznie przez czas trwania programu”37. Aby przestrzegać tego przepisu, kraje, które stosowały niższą kwotę w 2010 r. powinny zwiększyć średnią wysokość dofinansowania w 2011 r. o przynajmniej dwie trzecie stawki wzrostu w swoim budżecie na dofinansowanie dla studentów. W kolejnych latach, jeżeli będzie to 37 Por. Program „Uczenie się przez całe życie”, wprowadzenie, "zważywszy, że" punkt (25) 83 wymagane, kraje te będą podnosić średnią kwotę dofinansowania do czasu, aż osiągną poziom 200 EUR miesięcznie. Takie działanie powinno być odzwierciedlone w instrukcjach dla HEI (patrz 8.2.13). 26. O ile nie wystąpi redukcja ogólnej kwoty budżetu w porównaniu do poprzedniego roku, początkowa kwota budżetu na wyjazdy studentów na studia w 2011r. nie może być niższa niż budżet ustalony na 2010r. 27. O ile nie wystąpi redukcja ogólnej kwoty budżetu w porównaniu do poprzedniego roku, początkowa kwota budżetu przeznaczona dla HEi i konsorcjów na wyjazdy studentów na praktyki w 2011r. nie może być niższa niż budżet ustalony na 2010r. 28. Średnia miesięczna kwota dofinansowania praktyki powinna być wyższa niż ta w przypadku dofinansowania okresu studiów, ponieważ beneficjent w kraju przyjmującym nie będzie mieć dostępu do zaplecza, jakie zapewnia uczelnia przyjmująca. 29. Indywidualne dofinansowanie podlega maksymalnym pułapom obowiązującym w danym kraju przeznaczenia jak określono w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”. W ramach takiego limitu, NA może ustalić zasady dot. ustalania minimalnych i maksymalnych stawek dofinansowania studiów i praktyk, jakie będą stosować instytucje w danym kraju. Mogą one zostać zdefiniowane z zastosowaniem różnych kryteriów takich jak koszty utrzymania w kraju przyjmującym, odległość od kraju przyjmującego, zaplecze oferowane przez instytucję przyjmującą, itd. 30. W ramach takich limitów, NA może pozwolić by HEI miały pewną dowolność w stosowaniu niektórych kryteriów, takich jak dostępne źródła dofinansowania. W szczególności, będzie zachęcać HEI do wzięcia pod uwagę społecznogospodarczej sytuacji beneficjenta, oraz wcześniej udzielonego innego rodzaju wsparcia przy określaniu kwoty dofinansowania, jeżeli to możliwe, przy zastosowaniu oficjalnych dokumentów potwierdzających. Na takiej podstawie, uczelnia macierzysta dokona obliczenia poszczególnych kwot. 31. W drodze wyjątku, praktyka studencka może trwać przez 2 kolejne okresy objęte umowami Komisja-NA za lata N i N+138, ale w takim przypadku musi się ona rozpocząć przed 1 czerwca N+1 i zakończyć najpóźniej 31 października N+1. W takim wypadku, dofinansowanie pełnego czasu trwania praktyki zostanie zapewnione z budżetu w ramach umowy Komisja-NA za rok N. 8.2.8. Przepisy finansowe dot. wyjazdów nauczycieli i pracowników 32. Zasady finansowe dot. dwóch typów wyjazdów personelu są takie same. Dofinansowanie przeznaczone jest na pokrycie kosztów podróży i utrzymania przez czas trwania wyjazdu w celu prowadzenia zajęć lub odbycia szkolenia za granicą: 38 Na przykład praktyka trwająca od marca do października 2012 częściowo przypada na okresy objęte umowami Komisja-NA odpowiednio dla roku 2011 i 2012. 84 Koszty utrzymania są obliczane na podstawie stawek dziennych lub tygodniowych z przestrzeganiem maksymalnych pułapów dla danego kraju przeznaczenia dla dorosłych jak określono w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”39. Dofinansowanie jest płatne w formie ryczałtu. Koszty podróży są obliczane biorąc pod uwagę szacowane (ex-ante) lub rzeczywiste (ex-post) koszty podróży. Dofinansowanie jest wypłacane na podstawie kosztów rzeczywistych. 33. NA może ustalić zasady obliczania minimalnych i maksymalnych stawek dot. kosztów utrzymania i na poczet częściowego pokrycia kosztów podróży, jakie będą stosowane przez instytucje w danym kraju. 34. Macierzyste uczelnie dokonują obliczenia indywidualnych kwot na podstawie instrukcji opublikowanych przez Narodową Agencję. 8.2.9. Przepisy finansowe dot. Organizacji Mobilności (OM) 8.2.9.1. Kwota dofinansowania na dany wyjazd – skale kosztów jednostkowych 35. Dofinansowanie przeznaczone jest na pokrycie kosztów organizacji mobilności i jest przyznawane na podstawie skal kosztów jednostkowych oraz obliczane jak poniżej: liczba wyjeżdżających studentów, nauczycieli lub innych członków personelu oraz kwota per capita na zaproszonego pracownika przedsiębiorstwa; malejąca stawka kwot per capita mająca zastosowanie do skali kosztów jednostkowych wyjazdów, zgodnie z poprzednim punktem; minimalna kwota 500 EUR na daną instytucję40; w praktyce, kwota szacowana przy przygotowywaniu umowy o dofinansowanie NA-HEI lub NA-konsorcjum jest obliczana w następujący sposób: Szacowana kwota dofinansowania OM jest zależna, w przypadku HEI, od całkowitej liczby wyjazdów studentów i personelu oraz zaproszonych przyjeżdżających pracowników przedsiębiorstw zgodnie z określeniem zawartym przez NA w umowie o dofinansowanie, a w przypadku konsorcjów, od całkowitej liczby wyjazdów studentów na praktyki, zgodnie z określeniem zawartym przez NA w umowie o dofinansowanie. Szacowana kwota dofinansowania OM jest określana 39 Por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” 2011 - Część I, Rozdział 4.C. 40 Każda instytucja będzie mieć zagwarantowaną minimalną kwotę wynoszącą 500 EUR. Jeżeli kwota dofinansowania wynikająca z formuły jest niższa niż 500 EUR, kwota zostanie zwiększona do 500 EUR. Jeżeli dofinansowanie wynikające z formuły przekracza 500 EUR, łączna kwota dofinansowania zostanie obliczona na podstawie formuły. 85 poprzez zastosowanie skali kosztów jednostkowych do całkowitej liczby wyjazdów w oparciu o malejący wskaźnik kosztów jednostkowych na osobę; Obliczenie końcowej kwoty dofinansowania OM jest przedstawione w sekcji 8.2.12.4. 36. Każda NA może ustalić kwotę dofinansowania per capita przestrzegając przy tym maksymalnych pułapów określonych w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”41. 8.2.9.2. Wkład finansowy w koszty OM (łącznie z kosztami ECTS) 37. Dofinansowanie OM stanowi wkład we wszelkie koszty (niezależnie od ich charakteru, za wyjątkiem kosztów ubezpieczenia wyjeżdżających studentów, por. poniżej) poniesionych przez instytucje związane z działaniami wspierającymi wyjazdy studentów i kadry nauczycielskiej, zarówno przyjeżdżających, jak i wyjeżdżających (np. selekcja uczniów i kadry, kursy językowe, informacje i wsparcie dla studentów i kadry, ustalenia naukowe i organizacyjne z instytucjami partnerskimi z uwzględnieniem wizyt, uzgodnienia dotyczące monitorowania wyjeżdżających studentów, organizacja działań następczych wobec powracających studentów i kadry, szczegółowe uzgodnienia w celu zapewnienia jakości praktyk studenckich w przedsiębiorstwach; por. otwarta lista działań w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”. Dofinansowanie można również wykorzystać do działań związanych z wdrożeniem Europejskiego Systemu Transferu i Akumulacji Punktów (ECTS). Końcowa kwota wkładu zostanie obliczona zgodnie z zasadami określonymi w sekcji 8.2.12.4 oraz wypłacona w formie kwoty zryczałtowanej. HEI dostarczy informacji na temat liczby oraz listę uczestników w celu udokumentowania organizowanych wyjazdów. Ponieważ dofinansowanie OM jest oparte na skali kosztów jednostkowych, w przypadku kontroli HEI nie będzie musiała uzasadniać poniesionych kosztów, ale wyłącznie udowodnić, że działania uprawniające do dofinansowania OM rzeczywiście miały miejsce (tzn. przedstawić dowody dotyczące liczby wyjazdów (studentów i kadry nauczycielskiej) oraz zaproszonych pracowników przedsiębiorstw). 38. OM i ubezpieczenie: Koszty ubezpieczenia zostaną pokryte przez studentów w ramach dofinansowania Erasmusa, o ile nie zostaną one uregulowane w inny sposób (w Zaproszeniu do składania wniosków 2007 OM obejmowała ubezpieczenie). Wysyłająca HEI zweryfikuje, czy wyjeżdżający student jest odpowiednio ubezpieczony. Studenci zostaną poinformowani z wyprzedzeniem o sytuacji w kraju przyjmującym jeżeli chodzi o ubezpieczenie. 39. OM i wizyty przygotowawcze: dofinansowanie OM może zostać wykorzystane również w celu pokrycia kosztów „wizyt przygotowawczych” w HEI, które posiadają Kartę Uczelni Erasmusa, w celu przeanalizowania i ustanowienia umów międzyinstytucjonalnych. W przypadku dofinansowania Wizyt Przygotowawczych (por. sekcja 11 niniejszego Przewodnika), wnioskująca HEI musi posiadać Kartę Uczelni Erasmusa, ale nie jest ona wymagana w przypadku odwiedzanych HEI. 41 Por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” – Część I, Rozdział 4.D. 86 8.2.10. Dofinansowanie z tytułu wyjazdów studentów, nauczycieli i innych członków personelu w ramach Erasmusa ze specjalnymi potrzebami 8.2.10.1. Kontekst Polityki 40. Komisja przyjęła ogólną politykę mającą na celu zaangażowanie osób niepełnosprawnych we wszystkie polityki i działania Wspólnoty, szczególnie w dziedzinie edukacji. Opracowanie takiej polityki było przedmiotem Komunikatu Komisji z dnia 30 lipca 1996r.42 oraz Rozporządzenia Rady z dnia 20 grudnia 1996r.43, dotyczącego równouprawnienia osób niepełnosprawnych. Realizacja tej polityki w obszarze mobilności w szkolnictwie wyższym obejmuje promowanie warunków, które umożliwiają niepełnosprawnym możliwie najpełniejsze uczestnictwo w programach Wspólnoty związanych z wyjazdami nauczycieli i studentów. 41. Decyzja LLP określa, że istnieje potrzeba zwiększenia dostępu do Programu „Uczenie się przez całe życie” osobom w niekorzystnej sytuacji oraz by aktywnie reagować na specjalne potrzeby osób niepełnosprawnych związane z kształceniem, z uwzględnieniem wykorzystania wyższego poziomu dofinansowania w celu odzwierciedlenia dodatkowych kosztów ponoszonych przez niepełnosprawnych uczestników. Jednym ze szczególnych celów Programu „Uczenie się przez całe życie” jest przyczynianie się do zwiększenia uczestnictwa osób w każdym wieku, z uwzględnieniem osób ze specjalnymi potrzebami oraz grupami defaworyzowanymi, niezależnie od ich sytuacji społeczno-gospodarczej. Wdrażanie Programu „Uczenie się przez całe życie” powinno w pełni przyczyniać się do promowania integracji słuchaczy ze specjalnymi potrzebami i uwzględnienia ich w głównym nurcie kształcenia. 42. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” definiuje osobę ze specjalnymi potrzebami jako potencjalnego uczestnika programu, którego sytuacja fizyczna, psychiczna lub zdrowotna nie pozwala na udział w projekcie/akcji mobilności bez dodatkowego wsparcia finansowego. 8.2.10.2. Specyfika dofinansowania wyjazdów osób ze specjalnymi potrzebami 43. Dodatkowe dofinansowanie dla studentów/personelu Erasmusa ze specjalnymi potrzebami może pochodzić z funduszy na dofinansowanie wyjazdów studentów/personelu w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie” Erasmusa przydzielonych NA i z dodatkowych funduszy na poziomie lokalnym, regionalnym i/lub krajowym. 44. Z zarezerwowanego budżetu przeznaczonego na wyjazdy osób ze specjalnymi potrzebami (patrz 8.2.5.1), NA może przydzielić dodatkowe fundusze przeznaczone na wyjazdy studentów i personelu oraz zatwierdzić wyższe indywidualne kwoty dofinansowania niż zatwierdzone maksymalne kwoty 42 Com (96) 406 final 43 Dz.U. C 12/1 z 13 stycznia 1997r. 87 indywidualnego dofinansowania zgodnie z Przewodnikiem do Programu „Uczenie się przez całe życie” pod następującymi warunkami: dany student/członek personelu został wybrany przez swoją instytucję macierzystą/koordynatora Kursów Intensywnych/organizatora EILC do wyjazdu w ramach Erasmusa, oraz dodatkowe koszty nie mogą zostać pokryte z innych źródeł takich jak fundusze na poziomie lokalnym, regionalnym lub krajowym. 45. Student/członek personelu otrzyma dodatkowe fundusze, oprócz standardowego dofinansowania Erasmusa. Może on otrzymać dodatkowe fundusze od swojej instytucji macierzystej lub bezpośrednio od NA – w zależności od procedury wybranej przez NA. W przypadku Kursów Intensywnych Erasmusa, koordynator Kursów Intensywnych może otrzymać dodatkowe fundusze w celu pokrycia dodatkowych kosztów uczestnika/ów ze specjalnymi potrzebami. 46. Następujące środki zostaną zastosowane w celu wsparcia rozdysponowania dodatkowych funduszy: Każda Narodowa Agencja zaprosi HEI wraz z koordynatorami Kursów Intensywnych do wnioskowania o specjalne dotacje dla mających wyjątkowe specjalne potrzeby studentów i członków personelu, lub NA może zadecydować o opublikowaniu zaproszenia bezpośrednio dla studentów/personelu ze specjalnymi potrzebami. Dany student/członek personelu wypełni formularz, w którym przedstawi opis swoich specjalnych potrzeb. Wniosek powinien zawierać oświadczenie upoważnionych władz lub instytucji potwierdzające upośledzenie, jego stopień i wpływ na mobilność oraz określenie dodatkowych kosztów wyjazdu takiego studenta/członka personelu (w porównaniu do studenta/członka personelu bez specjalnych potrzeb). Wniosek powinien zawierać informacje o każdym innym wsparciu finansowym (innym niż dofinansowanie w ramach Erasmusa), które student/członek personelu już otrzymał oraz określać, dlaczego jest ono niewystarczające do celów proponowanego wyjazdu na studia/w celu prowadzenia zajęć/szkolenia za granicą. Instytucja macierzysta studenta/członka personelu zapewni, że wszystkie wnioski zostały w pełni i poprawnie wypełnione, oraz że zostały poczynione niezbędne ustalenia z instytucją przyjmującą w celu spełnienia potrzeb studenta/członka personelu. NA zadecyduje, czy przyznać dodatkowe dofinansowanie studentowi/członkowi personelu oraz o wysokości udzielonego wsparcia. NA może przyznać dodatkowe dofinansowanie osobie ze specjalnymi potrzebami stosując maksymalną stawkę procentową przy szacowaniu 88 wysokości dodatkowych kosztów deklarowanych przez osobę w jej wniosku i/lub ustalając maksymalną kwotę dodatkowego dofinansowania. Dodatkowe fundusze mogą zostać przydzielone studentowi/członkowi personelu ze specjalnymi potrzebami w następujący sposób: o poprzez zwiększenie miesięcznego dofinansowania uczestnika w formie zryczałtowanej kwoty do maksymalnej kwoty wyszczególnionej w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”; o poprzez przydzielenie dodatkowego dofinansowania na pokrycie (części) dodatkowych kosztów na podstawie poniesionych kosztów rzeczywistych. 8.2.11. Przyznanie konsorcjom Certyfikatu Organizacji Praktyk Erasmusa 47. Certyfikat jest „biletem wstępu” dla konsorcjów upoważniającym do ubiegania się o dofinansowanie z tytułu praktyk analogicznie z rozszerzoną kartą Erasmusa, która jest biletem wstępu dla HEI. Ogólna zasada jest taka, że certyfikat jest udzielany na okres 3 lat akademickich i będzie ważny najpóźniej do końca roku akademickiego 2013/14. Nowoutworzone konsorcja bez poprzedniego doświadczenia lub osiągnięć otrzymają Certyfikat ważny tylko przez jeden rok. Zachowanie przez Konsorcjum zgodności z wymogami Certyfikatu Organizacji Praktyk będzie podlegać monitorowaniu przez Narodową Agencję (patrz sekcja 3.11). W przypadku poważnych problemów44, niedotrzymanie przez Konsorcjum swoich zobowiązań może prowadzić do unieważnienia Certyfikatu Organizacji Praktyk przez Narodową Agencję. Narodowa Agencja będzie wymagać od koordynatora konsorcjum niezwłocznego powiadomienia Narodowej Agencji o zmianach w składzie, sytuacji lub statusie konsorcjum, który może wymagać zmian lub unieważnienia Certyfikatu Organizacji Praktyk. 48. Każdego roku, możliwość przyznania Certyfikatu Organizacji Praktyk pozostaje otwarta dla konsorcjów, które jeszcze nie skorzystały z możliwości wnioskowania o dofinansowanie praktyk. Żadnej instytucji lub konsorcjum, które złożyło zadowalające wnioski, nie można odmówić dofinansowania praktyk, jednak liczba przyznanych dofinansowań może być niższa niż liczba wniosków w zależności od dostępnego budżetu oraz, jeśli to możliwe, jakości wniosków. 49. Przyznawanie Certyfikatu Organizacji Praktyk Erasmusa w 2011 r.: - 44 Te konsorcja, którym wystawiono Certyfikat na rok 2011/12 nie będą potrzebowały dodatkowej oceny Certyfikatu (NA sprawdzi, czy dane administracyjne podane we wniosku o Certyfikat są nadal ważne). Np. niewłaściwe wykorzystanie funduszy, nieprzestrzeganie zobowiązań, problemy związane ze zdolnością finansową, zmiana składu konsorcjum, która stawia pod znakiem zapytania możliwość przyznania certyfikatu. 89 - NA przeprowadzi proces przyznawania Certyfikatów. Decyzje komisji ewaluacyjnej będą podejmowane przed decyzją o alokacji funduszy w odniesieniu do sekcji 8.2.2. - System oceny opiera się na zaleceniu zewnętrznych ekspertów, którzy dokonają oceny jakościowej na podstawie kryteriów przyznawania. Ocena ekspertów powinna być zgodna z podręcznikiem dotyczącym oceny. - Wzór Certyfikatu Organizacji Praktyk Erasmusa znajduje się w Załączniku II-C do niniejszego Przewodnika dla NA. 8.2.12. Umowy o dofinansowanie pomiędzy NA a HEI i konsorcjami 8.2.12.1. Umowy o dofinansowanie – typy i obowiązujący wzór 50. Uprawniony okres ubiegania się HEI/konsorcjów o dofinansowanie będzie trwał od 1 czerwca N do 30 września N+1 (za wyjątkiem praktyk, patrz 8.2.7). 51. Będzie obowiązywać pięć typów umów o dofinansowanie pomiędzy NA a HEI i konsorcjami: - umowa o dofinansowanie z HEI i konsorcjami dotycząca dofinansowania wyjazdów: SMS, SMP, STA, STT i OM - umowa o dofinansowanie z konsorcjami dotycząca dofinansowania wyjazdów: SMP i OM - umowa o dofinansowanie z HEI dotycząca Kursów Intensywnych (patrz 8.5) - umowa o dofinansowanie z HEI dotycząca EILC (Intensywne kursy językowe Erasmusa) (patrz 8.4) - umowa o dofinansowanie z HEI dotycząca Wizyt Przygotowawczych (patrz sekcja 11)45. 52. Umowa o dofinansowanie z HEI dotycząca dofinansowania z tytułu wyjazdów powinna zawierać pięć obszarów, które w budżecie zostaną oznaczone następującymi nagłówkami 45 - Wyjazdy studentów – studia (SMS) - Wyjazdy studentów – praktyki (SMP) - Wyjazdy kadry nauczycielskiej - prowadzenie zajęć (STA) Należy pamiętać, że przedsiębiorstwa i inne organizacje również mogą wnioskować o dofinansowanie Wizyt Przygotowawczych oraz że NA musi korzystać ze wzoru umowy o dofinansowanie w przypadku dofinansowań wyjazdów indywidualnych, który ma zastosowanie do dofinansowań wizyt przygotowawczych w ramach wszystkich programów sektorowych Programu „Uczenie się przez całe życie”. 90 - Wyjazdy kadry nauczycielskiej - szkolenie personelu (STT) - Organizacja mobilności (OM) 53. Umowa o dofinansowanie z konsorcjami obejmuje tylko dwa obszary: - Wyjazdy studentów – praktyki (SMP) - Organizacja mobilności (OM) 54. W odniesieniu do konsorcjów, NA przygotuje jedną umowę o dofinansowanie dla organizacji koordynującej konsorcjum. Organizacja koordynująca powinna rozdzielić otrzymane fundusze wśród partnerskich wysyłających HEI zgodnie z umowami dwustronnymi pomiędzy organizacją koordynującą a każdą z partnerskich HEI. Konsorcjum powinno być w stanie w elastyczny sposób rozdzielić dofinansowanie pomiędzy partnerskimi HEI w celu zoptymalizowania wykorzystania dostępnych funduszy. 55. NA sporządzi i będzie administrować umowę o dofinansowanie z wykorzystaniem obowiązkowego wzoru umowy o dofinansowanie zawartego w Załączniku II-C do niniejszego Przewodnika, jak określono w punkcie 3.7.2 Przewodnika dla NA. 8.2.12.2. Transfery pomiędzy poszczególnymi pozycjami budżetu 56. Umowa o dofinansowanie pomiędzy NA a HEI lub konsorcjum dotycząca wyjazdów może zawierać następujące przepisy dotyczące transferów i elastyczności. Jeżeli HEI zdecyduje się przenieść fundusze z kwoty OM, powinna zapewnić odpowiedni poziom jakości organizacji mobilności. 57. Instytucja będąca beneficjentem: - może przenieść do 100% kwot przeznaczonych w ramach SM na studia (SMS) oraz 20% kwoty SM na praktyki (SMP) w ramach wymienionych pozycji; - może przenieść do 100% kwot przeznaczonych na STA oraz 20% kwot przeznaczonych na STT w ramach wymienionych pozycji; - może przenieść do 100% kwot przeznaczonych na OM na SM; - może przenieść do 100% kwot przeznaczonych na OM na ST; - może przenieść do 20% kwot przeznaczonych na ST na SM; - nie może przenieść żadnych kwot z budżetu SM do innej pozycji budżetu. 58. Konsorcjum beneficjenta może przenieść do 100% kwoty z OM na SMP, ale przeniesienie z SMP na OM nie jest dopuszczalne. 59. Marginesy tolerancji przedstawione powyżej są najszerszymi dopuszczalnymi, jakie może zastosować NA. W umowie o dofinansowanie NA może zadecydować o ograniczeniu wielkości marginesu tolerancji, lub wcale go nie uwzględnić. 91 60. Transfery do i z pozycji budżetu zarezerwowanych na Kursy Intensywne lub EILC nie są możliwe, ponieważ są one uwzględnione w oddzielnych umowach o dofinansowanie zawieranych na podstawie określonego Zaproszenia do składania wniosków dla działań tego typu. 8.2.12.3. Realokacja niewykorzystanych lub dodatkowych funduszy (por. 8.2.5.2) 61. W przypadku, gdy będą dostępne wyższe niż przewidywano fundusze na realokację pomiędzy instytucjami (patrz 8.2.5), większa niż przewidywana liczba wyjazdów z instytucji może spowodować podwyższenie poziomu dofinansowania dla danej instytucji. Z tytułu każdej takiej dodatkowej przyznanej kwoty zostanie sporządzona na piśmie poprawka do umowy o dofinansowanie. 8.2.12.4. Zasady raportowania i określania końcowej kwoty z tytułu OM 62. Na etapie raportu końcowego i zamykania kont, beneficjent przedstawi dane nt. poszczególnych obszarów (wyjazdy studentów na studia, praktyki studenckie, wyjazdy nauczycieli w celu prowadzenia zajęć, szkolenie personelu oraz organizacja wyjazdów) do celów dokładnego obliczenia kwoty dofinansowania i zebrania danych statystycznych. Ponadto, „studenci, którzy nie otrzymują dofinansowania”, „nauczyciele, którzy nie otrzymują dofinansowania” oraz dofinansowanie dla studentów i personelu ze specjalnymi potrzebami powinno zostać jasno określone przez beneficjenta w raporcie końcowym wysyłanym do NA w danym kraju. 63. Końcowa kwota dofinansowania z tytułu OM będzie uzależniona od liczby zrealizowanych wyjazdów na podstawie kwot per capita wg skali obowiązującej wszystkie instytucje. Ponadto, przyjazdy zaproszonych pracowników przedsiębiorstw również będą uwzględniane. 64. W praktyce, końcowa kwota dofinansowania po otrzymaniu zatwierdzenia raportu końcowego przez HEI lub konsorcjum obejmująca ubiegły rok akademicki zostanie obliczona w następujący sposób: kwota końcowa dofinansowania OM zależy, w przypadku HEI, od całkowitej liczby zrealizowanych wyjazdów studentów oraz nauczycieli, a także przyjeżdżających pracowników przedsiębiorstw, a w przypadku konsorcjów od całkowitej liczby wyjazdów studentów na praktyki. Końcowa kwota jest określana na podstawie skali kosztów jednostkowych zastosowanej do całkowitej liczby zrealizowanych wyjazdów. Jeżeli całkowita liczba zrealizowanych wyjazdów przewyższa całkowitą liczbę szacowanych wyjazdów uwzględnionych w umowie o dofinansowanie, kwota dofinansowania z tytułu OM nie może zostać skorygowana w górę (ponieważ końcowa kwota w ramach dofinansowania OM nie może nigdy przekroczyć maksymalnej kwoty dofinansowania ustalonego dla OM w umowie o dofinansowanie). W przypadku, gdy całkowita liczba zrealizowanych wyjazdów jest niższa niż liczba wyjazdów przewidywana w umowie o dofinansowanie, spowoduje to redukcję poziomu dofinansowania z tytułu OM z wykorzystaniem skali kosztów jednostkowych, o ile różnica pomiędzy całkowitą liczbą zrealizowanych i szacowanych wyjazdów będzie niższa o mniej niż 10%, ponieważ wtedy dofinansowanie z tytułu OM nie zostanie zredukowane. Kwoty dofinansowania z tytułu OM nie powinny zostać 92 zredukowane do kwoty niższej niż 500 EUR, chyba że nie zrealizowano żadnych wyjazdów z kraju ani przyjazdów pracowników przedsiębiorstw do kraju, gdyż w takim przypadku końcowa kwota dofinansowania w ramach OM będzie równa zeru. 8.2.12.5. Składanie raportów zachowania zgodności z Kartą Uczelni Erasmusa 65. Od NA wymaga się składania raportów z zachowania zgodności z Kartą Uczelni Erasmusa w Rocznym Raporcie NA składanym do Komisji. 66. Informacje należy zebrać w formie raportu załączonego do niniejszego Przewodnika. Raporty będą zbierane od instytucji w terminie składania Rocznego Raportu NA do Komisji. 67. NA będzie zbierać informacje przynajmniej na temat następującej próby: NA z przynajmniej 10 posiadaczami Karty Uczelni Erasmusa: 3 posiadaczy Karty; NA z ponad 10 posiadaczami Karty Uczelni Erasmusa: 3 posiadaczy Karty plus 10% wszystkich posiadaczy Karty, z maksymalnie 30 posiadaczami Karty Uczelni Erasmusa. Próba posiadaczy Karty Uczelni Erasmusa wymagana do wypełnienia formularza powinna uwzględniać różnych posiadaczy Karty pod względem kwot dofinansowania, rozmiaru i rodzaju HEI oraz rozkładu geograficznego. 8.2.12.6. Składanie raportów z fuzji i podziałów instytucji posiadających Kartę Uczelni Erasmusa 68. W przypadku fuzji HEI posiadającej Kartę Uczelni Erasmusa, NA poinformuje Komisję oraz Agencję Wykonawczą (EACEA), określając rodzaj fuzji oraz złoży raport dotyczący spełniania wymogów formalnych przez nowoutworzoną instytucję za pośrednictwem CIRCA oraz wyśle e-mail do EACEA ([email protected]). Podziały HEI posiadających Kartę Uczelni Erasmusa powinny zostać zgłoszone w taki sam sposób. Oprócz tego, za pośrednictwem swoich stron internetowych NA wezwą wszystkie instytucje posiadające Kartę do informowania NA o wszelkich zmianach zachodzących w strukturze tych instytucji (patrz również sekcja 8.2.13). 8.2.13. Wytyczne NA dla HEI, konsorcjów i przedsiębiorstw 69. NA udostępni HEI i konsorcjom w swoim kraju instrukcje zawierające odpowiednie informacje nt. przepisów zawartych w niniejszym Przewodniku i polityki NA dotyczącej zarządzania funduszami (por. 8.2.4). 70. W wytycznych NA zawarty będzie wymóg, aby uczestniczące HEI i konsorcja informowały NA o fuzjach i podziałach zachodzących w ich instytucjach (patrz również sekcja 8.2.12.6). 71. NA wyda stosowne wytyczne dla uczestniczących HEI oraz konsorcjów w celu zapewnienia, aby przyjmujące HEI i przedsiębiorstwa podejmowały stosowne środki bezpieczeństwa w stosunku do przyjeżdżających studentów Erasmusa i pracowników. Powinny one być w stanie dostarczyć listę przyjmowanych studentów Erasmusa. 93 72. W przypadku wyjątkowych sytuacji lub wydarzeń wynikających z przerwania działań przewidywanych w okresach wyjazdów grup studentów za granicę (np. z powodu strajku generalnego HEI w danym kraju lub klęski żywiołowej), NA i Komisja będą rozpatrywać w poszczególnych przypadkach możliwość uznania działania „siły wyższej”46 oraz zastosowanie wspólnych środków w zakresie np. akceptacji nieuprawnionych w typowych sytuacjach okresów trwania wyjazdów oraz możliwości wznowienia przerwanych okresów mobilności. 73. W pojedynczych przypadkach siły wyższej wynikających z wcześniejszego niż przewidywany powrotu z wyjazdu, patrz sekcja 8.3.2.3 punkt 23. 74. NA ustanowi jasne wytyczne dla HEI i konsorcjów organizujących praktyki na temat obliczania długości trwania wyjazdów studenckich w celu sprawdzenia przestrzegania minimalnego uprawnionego okresu, obliczenia kwoty dofinansowania oraz sprawozdawczości statystycznej. Ogólna zasada jest taka, że zgłaszana długość wyjazdu powinna być taka sama, jak długość wyjazdu objętego dofinansowaniem. W przypadku częściowego lub całkowitego braku dofinansowania wyjazdu, okres braku dofinansowania zostanie uwzględniony w raporcie. NA podejmie decyzję co do zasad zaokrąglania w górę lub w dół oraz zastosowania tygodnia, dwóch tygodni lub pełnego miesiąca jako minimalnej jednostki pomiaru. W żadnym wypadku, zasady zaokrąglania nie powinny pozwolić na otrzymanie w sumie ponad 30 dni. Jednak w celu sprawdzenia, czy minimalny i maksymalny czas trwania wyjazdu był przestrzegany, można wziąć pod uwagę wyłącznie faktyczną długość trwania wyjazdu, od daty początkowej do końcowej, bez zaokrąglania. Zaleca się korzystanie z certyfikatu uczestnictwa wydanego przez instytucję lub organizację przyjmującą jako podstawowego źródła obliczeń, który, jeśli zajdzie taka potrzeba, może zostać uzupełniony o inne dokumenty potwierdzające. 8.3. Mobilność i dofinansowanie mobilności: stosunki pomiędzy instytucjami szkolnictwa wyższego /konsorcjami a indywidualnymi beneficjentami 8.3.1. Wybór indywidualnych beneficjentów 1. Wnioski następujących indywidualnych beneficjentów będą rozpatrywane w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”: 46 - studenci biorący udział w wyjazdach na studia lub na praktyki, - nauczyciele akademiccy biorący udział w wyjazdach w celu prowadzenia zajęć - personel szkół wyższych biorący udział w szkoleniu personelu. Siła wyższa oznacza nieprzewidzianą wyjątkową sytuację lub wydarzenie będące poza kontrolą stron umowy, która uniemożliwia którejkolwiek ze stron wypełnienie swoich zobowiązań w ramach Umowy, nie wynika z błędu lub zaniedbania stron, oraz jest nie do uniknięcia pomimo zachowania należytej staranności. Strona naruszająca warunki Umowy nie może powoływać się na wady sprzętu lub materiałowe lub opóźnienia w ich udostępnianiu (o ile nie wynikają one z działania siły wyższej), spory pracownicze, strajki lub trudności finansowe. 94 2. Wybór studentów, nauczycieli akademickich oraz personelu zostanie przeprowadzony przez HEI z przestrzeganiem instrukcji opracowanych przez NA i skierowanych do HEI. HEI zapewnią, że zadania te są realizowane w sprawiedliwy, przejrzysty i spójny sposób. 3. Następujące minimalne wymogi powinny zostać uwzględnione w instrukcjach: - Procedura przyznania dofinansowania musi być przejrzysta, sprawiedliwa, spójna i udokumentowana; - HEI podejmie niezbędne kroki w celu zapobieżenia wszelkim konfliktom interesów w odniesieniu do osób, które mogą zostać zaproszone do udziału w organach prowadzących selekcję lub w procesie wyboru indywidualnych beneficjentów; - Wszystkie wymagania dotyczące wyboru studentów, nauczycieli lub personelu HEI powinny być w pełni przejrzyste, udokumentowane i dostępne dla wszystkich stron zaangażowanych w proces selekcji. Procedura przyznania dofinansowania powinna zostać podana do wiadomości publicznej, ale dane osobowe studentów i pracowników nie muszą być publikowane (por. sekcja 3.6.5. niniejszego Przewodnika dla NA). 4. W przypadku dofinansowania dla indywidualnych studentów, wysyłająca HEI może ustanowić kryteria, takie jak wyniki w nauce kandydata, znajomość języka roboczego wymaganego w organizacji przyjmującej, motywacja, itd. 5. W przypadku dofinansowania z tytułu wyjazdów nauczycieli w celu prowadzenia zajęć, nauczyciele będą zobowiązani przedstawić krótki „Program nauczania”, który podlega zatwierdzeniu przez instytucję lub przedsiębiorstwo wysyłające oraz instytucję przyjmującą (patrz 8.1). Minimalne wymogi odnośnie informacji o programie nauczania zostały wskazane i są załączone do standardowej umowy o dofinansowanie wyjazdów pomiędzy NA a HEI. 6. W przypadku dofinansowania szkolenia personelu, wyboru personelu HEI i personelu przedsiębiorstw dokona wysyłający uniwersytet na podstawie „planu pracy” (patrz 8.1), który podlega zatwierdzeniu przez wysyłającą i przyjmującą instytucję lub przedsiębiorstwo. Szczególną uwagę należy zwrócić na potencjalny konflikt interesów w przypadku personelu wnioskodawcy, który pracuje nad wyjazdami w ramach Erasmusa. Obie instytucje powinny być odpowiedzialne za jakość wyjazdu za granicę. 7. W przypadku wyjazdów personelu przedsiębiorstw do HEI, uniwersytet powinien wystosować zaproszenie do członka personelu przedsiębiorstwa i to HEI będzie zarządzać dotacją. 8. NA będzie wymagać, by uczestniczące instytucje przechowywały pełne listy wszystkich studentów, nauczycieli i personelu ubiegających się o wyjazd w ramach Erasmusa przez 5 lat po roku akademickim, do którego się one odnoszą. W zależności od wyników, jeżeli będzie to możliwe, należy jednocześnie sporządzić listę rezerwową, która może później zostać wykorzystana w przypadku, gdy beneficjent wycofa się lub będą dostępne dodatkowe fundusze. 95 HEI zobowiązana jest zgłosić do NA każdy przypadek potencjalnego konfliktu interesów. 8.3.2. Kryteria poprawności formalnej w odniesieniu do wyjazdów studentów 8.3.2.1. Kryteria mające zastosowanie do studentów 9. Status prawny studenta Student powinien być obywatelem kraju uczestniczącego w Programie „Uczenie się przez całe życie” lub obywatelem innego kraju, uczęszczającym na regularne zajęcia na uczelniach wyższych w kraju uczestniczącym, zgodnie z warunkami ustalonymi przez kraj uczestniczący, biorąc pod uwagę charakter programu (patrz odpowiednie informacje na stronie internetowej NA). 10. Studia w HEI, która posiada EUC Student powinien być słuchaczem instytucji szkolnictwa wyższego, która posiada EUC, studiować na dowolnym kierunku studiów wyższych, które prowadzą do uzyskania powszechnie uznawanego stopnia naukowego lub innych uznanych kwalifikacji na poziomie szkolnictwa wyższego, do i z uwzględnieniem doktoratu. 11. Wykluczenie studentów pierwszego roku W przypadku standardowych wyjazdów studentów na studia, student musi być zapisany przynajmniej na drugi rok studiów wyższych. Warunek ten nie ma zastosowania do praktyk. 8.3.2.2. Kryteria mające zastosowanie do mobilności i instytucji 12. Umowy międzyinstytucjonalne pomiędzy uprawnionymi HEI Wyjazdy na studia studentów w ramach Erasmusa powinny podlegać umowom międzyinstytucjonalnym pomiędzy uczestniczącymi instytucjami, z których każda posiada Kartę Uczelni Erasmusa. Warunek ten nie ma zastosowania do praktyk realizowanych przez wysyłającą HEI i przedsiębiorstwo przyjmujące. W pewnych przypadkach HEI może być „przedsiębiorstwem przyjmującym” studentów na praktyki. W takim kontekście, student nie wyjeżdża na studia, ale w celu zdobycia doświadczenia zawodowego. To rozróżnienie powinno być jasne. W takim przypadku, mają zastosowanie zasady odnoszące się do praktyk. Dlatego, nie jest wymagana umowa międzyinstytucjonalna pomiędzy uczestniczącymi HEI, a przyjmująca HEI nie musi posiadać Karty Uczelni Erasmusa. Przynajmniej kraj wysyłający lub przyjmujący musi należeć do Unii Europejskiej. 13. Pełne uznawanie 96 Macierzysta instytucja powinna w pełni uznać okres spędzony za granicą. W przypadku wyjazdów na studia i praktyki, które stanowią część programu studiów, instytucje wysyłające powinny w pełni uznać pobyt, najlepiej z zastosowaniem punktów kredytowych ECTS. W przypadku praktyk, które nie stanowią części programu studiów, instytucja wysyłająca powinna uznać taki pobyt przynajmniej poprzez odnotowanie go w Suplemencie do Dyplomu lub, jeżeli nie ma takiej możliwości, w wykazie ocen studenta. Oprócz tego, zdecydowanie zaleca się korzystanie z dokumentu dotyczącego mobilności Europass. 14. Brak opłat Instytucja przyjmująca nie będzie pobierać żadnych opłat (czesne, opłata rejestracyjna, egzaminacyjna, za dostęp do laboratoriów i bibliotek, itd.) z tytułu ustalonego programu studiów. Jednak niewielkie opłaty mogą być pobierane z tytułu kosztów ubezpieczenia, przynależności do organizacji studenckich oraz za korzystanie z różnych materiałów, takich jak kserokopie, produkty laboratoryjne, na takiej samej zasadzie jak są one pobierane od lokalnych studentów. Studenci powinni zostać poinformowani o tym, że są zobowiązani do opłacenia zwykłych opłat akademickich w swojej instytucji macierzystej za czas pobytu za granicą. Studenci Erasmusa nie będą zobowiązani do zapłacenia żadnych dodatkowych opłat lub kwot związanych z organizacją lub administrowaniem ich wyjazdem w ramach Erasmusa. 15. Przedsiębiorstwa uprawnione do organizacji praktyk Przedsiębiorstwo przyjmujące jest uprawnione (patrz 8.1); Następujące typy organizacji nie są uprawnione do pełnienia funkcji organizacji przyjmujących: o Instytucje europejskie i inne organy UE, łącznie ze specjalistycznymi agencjami (ich kompletna lista jest dostępna na stronie internetowej ec.europa.eu/institutions/index_en.htm); o Organizacje zarządzające programami UE (w celu uniknięcia możliwych konfliktów interesów i/lub podwójnego finansowania); o Krajowe przedstawicielstwa dyplomatyczne (ambasady i konsulaty) kraju studenta. 16. Czas trwania oraz przebieg wyjazdu studenckiego W przypadku wyjazdów Erasmusa na studia, minimalny czas pobytu wynosi 3 miesiące (lub mniej niż jeden pełen trymestr/semestr akademicki), a maksymalny okres to 12 miesięcy. W wyjątkowych przypadkach, minimalny czas trwania krótkoterminowego kształcenia zawodowego w ramach praktyk studenckich Erasmus wynosi 2 miesiące. 97 Wyjazdy na studia do wielu miejsc są dozwolone wyłącznie gdy odbywają się one do jednej instytucji przyjmującej posiadającej różne oddziały (w tym samym lub różnych krajach) oraz w ramach tego samego Porozumienia o Programie Zajęć. Wyjazdy na praktyki do wielu miejsc są dozwolone wyłącznie w przypadku, gdy przedsiębiorstwo/organizacja przyjmująca podpisująca Umowę o szkolenie odpowiada za cały okres trwania praktyki. Oznacza to, że istnieje relacja pomiędzy wieloma przedsiębiorstwami/organizacjami przyjmującymi (np. miejscem przyjmowania studentów jest siedziba przedsiębiorstwa oraz jego oddziały w tym samym lub innym kraju przyjmującym) oraz że zostaje podpisana tylko jedna Umowa o Programie Praktyk. Wszystkie okresy studiów w więcej niż jednym miejscu (w tym samym lub różnych krajach) składające się na całość wyjazdu w zasadzie muszą przestrzegać ograniczonego minimalnego okres trwania w każdym miejscu. Okres wyjazdu do jednego miejsca w ramach jednej mobilności może być krótszy niż minimalny okres trwania, jeżeli istnieje mocne uzasadnienie naukowe (lub zawodowe w przypadku praktyk). W takim przypadku, całkowita długość trwania wyjazdu nie może być mniejsza niż trzy miesiące. Miejsce przyjmowania studentów, które musi zostać zgłoszone do celów statystycznych, to instytucja/przedsiębiorstwo/organizacja, która podpisała Porozumienie o Programie Zajęć oraz Porozumienie o Programie Praktyki. Cały wyjazd musi odbywać się w następujących po sobie okresach lub – w przypadku wyjazdów na studia – przynajmniej w tym samym roku akademickim. W przypadku praktyk, okres wyjazdu za granicę może zostać przerwany przez urlop w przedsiębiorstwie, jeżeli jest ono zamknięte w tym okresie. Dofinansowanie w tym okresie zostaje zachowane. Okres, w którym przedsiębiorstwo jest zamknięte, nie liczy się do minimalnego okresu trwania praktyki. 17. Uznawanie i Porozumienie o Programie Zajęć lub Porozumienie o Programie Praktyki Zanim student rozpocznie studia w ramach Erasmusa, jego instytucja macierzysta powinna sama sprawdzić czy program studiów, który będzie realizowany w instytucji przyjmującej jest akceptowalny do celów uzyskania stopnia naukowego, który ma uzyskać student, oraz że studia w ramach Erasmusa mogą zostać uznane po ich ukończeniu w zadawalającym stopniu. W przypadku wyjazdu na studia, każdy student przed rozpoczęciem studiów za granicą powinien otrzymać Porozumienie o Programie Zajęć, które zostanie zawarte przez instytucję przyjmującą, instytucję macierzystą i studenta. Może ono być następnie modyfikowane po wspólnych ustaleniach. W przypadku wyjazdu na praktyki, student musi otrzymać spersonalizowane Porozumienie o Programie Praktyki (patrz 8.1.) dotyczące programu praktyki; takie porozumienie musi zostać zatwierdzone przez macierzystą HEI, organizację/przedsiębiorstwo przyjmujące i studenta. Może ono być następnie modyfikowane po wspólnych ustaleniach. W ciągu pierwszego tygodnia po 98 przyjeździe, student omówi z mentorem szczegóły zadań, jakie ma on zrealizować, aby dojść do porozumienia. Każda zmiana Porozumienia o Programie Zajęć/ Porozumienia o Programie Praktyki, która będzie wymagana po przyjeździe studenta do instytucji przyjmującej zostanie sfinalizowana i sformalizowana w terminie jednego miesiąca od daty przyjazdu studenta. Wszelkie kolejne zmiany Porozumienia o Programie Zajęć/ Porozumienia o Programie Praktyki, które będą wymagane, zostaną oficjalnie uzgodnione przez wszystkie trzy strony i bezzwłocznie sporządzone w odpowiedniej formie. Po realizacji wyjazdu w zadawalający sposób, instytucja przyjmująca przygotuje dla studenta Wykaz zaliczeń lub Wykaz zrealizowanych prac, zgodnie z Porozumieniem o Programie Zajęć/ Porozumieniem o Programie Praktyki. Instytucja przyjmująca/ przedsiębiorstwo przyjmujące może odmówić przyznania punktów kredytowych studentowi lub uznania okresu studiów tylko w przypadku, gdy student nie osiągnie poziomu osiągnięć akademickich/zawodowych wymaganych przez instytucję/ przedsiębiorstwo przyjmujące lub w inny sposób nie spełni uzgodnionych warunków wymaganych przez uczestniczące instytucje do celów uznawania. 8.3.2.3. Dodatkowe zasady dotyczące wyjazdów studentów 18. Działalność studentów w kraju przyjmującym Dofinansowanie z tytułu wyjazdów w ramach Erasmusa powinno być udzielane wyłącznie na następujące typy działań prowadzonych za granicą: o Studia dzienne prowadzące do uzyskania dyplomu lub studia podyplomowe, z uwzględnieniem przygotowania pracy licencjackiej i magisterskiej (krótki cykl kształcenia, studia licencjackie, magisterskie lub doktorskie lub inne odpowiadające im studia dyplomowe, jeżeli nie ma wprowadzonej struktury złożonej z trzech cyklów), łącznie z przygotowaniem pracy (lecz z wyłączeniem badań, które nie stanowią części programu nauki), prowadzące do uzyskania uznanego dyplomu lub stopnia naukowego w instytucji posiadającej EUC. o Praktyka w pełnym wymiarze godzin pod warunkiem, że praktyka zostanie uznana przez uczelnię macierzystą za część programu studiów. o Połączenie studiów i praktyki (patrz punkt 24). 19. Studenci, którzy nie otrzymali dofinansowania Erasmus pozwala na uczestnictwo w programie „studentów Erasmusa, którzy nie otrzymali dofinansowania” (zarówno na czas wyjazdu na studia jak i na praktyki), tj. studentów, którzy spełniają wszystkie kryteria dla studentów biorących udział w wyjazdach Erasmusa i korzystają ze wszystkich przywilejów przysługujących studentom Erasmusa bez otrzymania dofinansowania z tytułu wyjazdu Erasmusa. Zasady określone w niniejszym Przewodniku, za wyjątkiem tych dotyczących przyznawania 99 dofinansowania, mają zastosowanie również do „studentów Erasmusa, którzy nie otrzymują dofinansowania”. 20. Wyjazd do kraju ojczystego Obywatel, który tymczasowo jest rezydentem w innym uczestniczącym kraju w celu realizacji programu studiów na HEI, będzie uprawniony do realizacji wyjazdu w ramach Erasmusa do kraju pochodzenia, lecz jego wniosek będzie mieć najniższy priorytet w procesie oceny i wyboru wniosków. Instytucje macierzyste powinny zwrócić uwagę przyszłych instytucji przyjmujących na fakt, że „studenci powracający do kraju ojczystego” ubiegają się o uczestnictwo. 21. Wielokrotne wyjazdy (na studia) w ramach Erasmusa - Podczas studiów wyższych każdy student może otrzymać maksymalnie dwa dofinansowania z tytułu wyjazdu na studia za granicę: o jedno dofinansowanie z tytułu studiów za granicą; o jedno dofinansowanie z tytułu praktyki za granicą; - Łączny okres, na jaki zostaną udzielone wszystkie dofinansowania, nie może przekroczyć 24 miesięcy. - Zasady te mają zastosowanie bez względu na to, czy dotyczą studentów, którzy otrzymują dofinansowanie, czy nie. - Okres przejściowy: biorąc pod uwagę dofinansowania udzielone w ramach poprzednich programów Socrates i Leonardo da Vinci II, mają zastosowanie następujące zasady: o jeżeli student otrzymał jeden raz dofinansowanie na studia w ramach Socratesa II, może otrzymać również dofinansowanie praktyki w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”; o jeżeli student otrzymał jeden raz dofinansowanie praktyki w ramach Leonardo da Vinci II, może otrzymać dofinansowanie studiów w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”; 22. Przedłużenie trwającego wyjazdu NA mogą ustalać zasady obowiązujące HEI odnośnie przedłużenia okresu mobilności pod następującymi warunkami. Możliwe jest przedłużenie trwającego wyjazdu przez instytucję macierzystą i przyjmującą, z zastrzeżeniem następujących warunków: o Należy sporządzić umowę i poczynić wszystkie ustalenia przed przewidywaną datą zakończenia trwającego wyjazdu Erasmusa. 100 o Przedłużenie musi nastąpić bezpośrednio po trwającym wyjeździe Erasmusa. Nie może być żadnych przerw (wakacje i okresy, w jakich uniwersytet nie pracuje nie są uznawane za „przerwy”). Jeżeli przerwa ma miejsce, instytucje muszą przesłać uzasadnienie i musi ono zostać zatwierdzone przez NA. o Żaden wyjazd, z uwzględnieniem wszelkich zatwierdzonych przedłużeń, nie może trwać dłużej niż do 30 września (lub po zakończeniu) roku akademickiego, w którym się rozpoczął. o W wyjątkowych sytuacjach, praktyki mogą się zakończyć najpóźniej 31 października N+1 w okolicznościach i warunkach określonych w sekcji 8.2.7. punkt 33. NA muszą ustalić zasady obowiązuje HEI odnośnie alokacji dofinansowania na dodatkowy okres, w granicach określonych w odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków. 23. Przerwanie okresu studiów lub praktyk Jeżeli student Erasmusa musi przerwać swoje studia lub praktykę za granicą z powodu indywidualnego przypadku siły wyższej47 przed zakończeniem wyjazdu, można dać mu możliwość późniejszego wyjazdu pod następującymi warunkami: o nowy wyjazd będzie tego samego rodzaju, co przerwany wyjazd (na studia lub praktyki) o musi zostać zajęć/praktyki; podpisane nowe porozumienie o programie o raportowanie dla obydwu wyjazdów powinno być przeprowadzone oddzielnie. Jeżeli student Erasmusa musi przerwać swoje studia lub praktykę za granicą z powodu indywidualnego przypadku siły wyższej, po okresie dłuższym niż minimalny okres mobilności, student nie może skorzystać z możliwości powtórnego wyjazdu za granicę. Informacje na temat siły wyższej powodujących zbiorowe przerwanie wyjazdów grup studentów za granicę można znaleźć w sekcji 8.2.13.(72). 47 Siła wyższa oznacza nieprzewidzianą wyjątkową sytuację lub wydarzenie będące poza kontrolą stron umowy, która uniemożliwia którejkolwiek ze stron wypełnienie swoich zobowiązań w ramach Umowy, nie wynika z błędu lub zaniedbania stron, oraz jest nie do uniknięcia pomimo zachowania należytej staranności. Strona naruszająca warunki Umowy nie może powoływać się na wady sprzętu lub materiałowe lub opóźnienia w ich udostępnianiu (o ile nie wynikają one z działania siły wyższej), spory pracownicze, strajki lub trudności finansowe. 101 24. Połączenie praktyki i studiów podczas jednego wyjazdu - Możliwa jest jednoczesna realizacja praktyki i programu studiów podczas jednego wyjazdu „na studia” za granicę. Jeden wyjazd oznacza, że: a) praktyka musi być realizowana pod nadzorem tej samej przyjmującej HEI, w której student będzie studiować; b) oba działania muszą mieć miejsce jedno po drugim. Stawki dofinansowania stosowane w przypadku „łączonego wyjazdu” to stawki obowiązujące dla wyjazdów na studia. - Czas trwania łączonego wyjazdu może się wahać pomiędzy 3 a 12 miesiącami. Oznacza to, że możliwe jest na przykład połączenie 1 miesiąca praktyki i 2 miesięcy studiów. - Jeżeli student otrzymał jedno dofinansowanie praktyki w ramach programu Leonardo da Vinci w ramach kształcenia i szkolenia zawodowego niezaliczającego się do edukacji na poziomie wyższym, może on otrzymać dofinansowanie studiów wyższych w połączeniu z praktyką. 25. Szczególne warunki dotyczące studentów z Luksemburga - Poza przyznaniem dofinansowania studentom i nauczycielom, których macierzyste instytucje mają siedzibę w Luksemburgu, do roku akademickiego 2010/11 NA przyznaje również dofinansowanie na wyjazd uprawnionym studentom, którzy są obywatelami Luksemburga, lecz których macierzysta uczelnia ma siedzibę w innym kraju uczestniczącym w Programie „Uczenie się przez całe życie”. Ten warunek przestaje mieć zastosowanie począwszy of roku 2011/12. 26. Karta Studentów Erasmusa - Wszystkie prawa i obowiązki studenta Erasmusa zostały zapisane w Karcie Studenta Erasmusa, którą każdy student otrzymuje od swojej uczelni przed wyjazdem na studia za granicę. Narodowe Agencje powinny upewnić się, że każdy wyjeżdżający student otrzymał kopię Karty Studenta. Uaktualniona Karta z nowym logo będzie dostępna na stronie internetowej ec.europa.eu/education/erasmus. 8.3.3. Kryteria poprawności formalnej w odniesieniu do wyjazdów nauczycieli w celu prowadzenia zajęć / wyjazdów personelu na szkolenia 8.3.3.1. Kryteria mające zastosowanie do pracowników dydaktycznych /personelu uczelni 27. Wyjazdy nauczycieli w celu prowadzenia zajęć: pracownicy dydaktyczni powinni być pracownikami HEI, która posiada EUC lub przedsiębiorstwa (patrz 8.1). Zajęcia muszą być prowadzone w HEI posiadającej EUC. 28. Szkolenie personelu: personel wysyłającej instytucji zaangażowanej w szkolenie personelu powinien być zatrudniony w HEI, która posiada EUC. Jeżeli organizacja przyjmująca jest HEI, musi ona również posiadać EUC. 102 29. Nauczyciele oraz pozostały personel uczestniczący w wyjazdach personelu powinni być obywatelami kraju uczestniczącego w Programie „Uczenie się przez całe życie” lub obywatelami innego kraju zatrudnionymi lub mieszkającymi w kraju uczestniczącym, zgodnie z warunkami ustalonymi przez kraj uczestniczący, z uwzględnieniem charakteru programu (patrz strona internetowa odpowiedniej NA). 8.3.3.2. Kryteria mające zastosowanie do wyjazdu i HEI/Przedsiębiorstw 22. Uprawnione instytucje i umowy międzyinstytucjonalne pomiędzy HEI: - Instytucja przyjmująca powinna posiadać EUC; - Przedsiębiorstwo przyjmujące musi posiadać odpowiednie uprawnienia (patrz 8.1); - Wyjazdy w celu prowadzenia zajęć na HEI będą realizowane w oparciu o umowy międzyinstytucjonalne. Zasada ta nie ma zastosowania do wyjazdów organizowanych pomiędzy HEI i przedsiębiorstwami; - Przynajmniej jeden z krajów, tzn. kraj wysyłający lub przyjmujący, musi być krajem członkowskim UE. 23. Ustalony program nauczania/ plan pracy - Wyjazdy w celu prowadzenia zajęć: partnerskie instytucje szkolnictwa wyższego z góry ustalą program nauczania (patrz 8.1) podczas wykładów prowadzonych przez wizytującego wykładowcę. - Szkolenie personelu: partnerskie instytucje z góry ustalą plan pracy (patrz 8.1), który będzie realizowany przez wizytujący personel. Szkolenie językowe oraz uczestnictwo w seminariach, warsztatach i konferencjach można uwzględnić w ramach wyjazdu szkoleniowego dla personelu. Szkolenia tego typu nie będą jednak zajmować większości ogólnej liczby dni szkoleniowych dofinansowanych w programie Erasmus dla instytucji wysyłającej oraz na dany rok akademicki (pojedynczą umowę). 24. Czas trwania - Wyjazdy w celu prowadzenia zajęć: obowiązkowe jest przeprowadzenie zajęć trwających przynajmniej 5 godzin (tzn. co najmniej jeden dzień). Zaleca się aby minimalny czas trwania wyjazdu wynosił 5 dni roboczych, celem zapewnienia istotnego wkładu w program nauczania oraz międzynarodowy aspekt życia akademickiego w instytucji przyjmującej. Krótsze wyjazdy są dopuszczalne w wyjątkowych przypadkach. Maksymalny czas trwania wyjazdu to 6 tygodni. - Szkolenie personelu: wyjazd powinien trwać od 5 dni roboczych do 6 tygodni. Krótsze wizyty są dopuszczalne w przypadku uczestnictwa w seminariach, warsztatach i konferencjach. Instytucja powinna jednak przedstawić uzasadnienie w takich przypadkach, określając przede wszystkim treści oraz znaczenie tychże działań dla personelu docelowego. 103 Dodatkowe zasady dotyczące wyjazdów zajęć/wyjazdów szkoleniowych dla personelu 8.3.3.3. w celu prowadzenia 25. Pierwszeństwo dla wyjazdów realizowanych po raz pierwszy i ograniczenia dla powtórnych wyjazdów - W celu zapewnienia uczestnictwa możliwie największej liczby nauczycieli/personelu, należy dać pierwszeństwo nauczycielom/personelowi wyjeżdżającym za granicę po raz pierwszy. - Narodowa Agencja może ograniczyć liczbę wyjazdów przypadających na danego nauczyciela lub personel w danym okresie czasu. 26. Brak dofinansowania wyjazdów w celu prowadzenia zajęć /szkoleń personelu Jest możliwość uczestnictwa w programie Erasmus nauczycieli lub personelu, którzy nie otrzymują dofinansowania. - 8.3.4. Umowa o dofinansowanie z tytułu wyjazdów studentów UWAGA Model zarządzania opisany poniżej opiera się na stosunkach umownych pomiędzy wysyłającymi HEI a ich studentami. Podobnie jak w przeszłości, w ograniczonej liczbie krajów1 NA mogą bezpośrednio zarządzać umowami o dofinansowanie z tytułu wyjazdów. W takim przypadku, NA podpisuje umowę o dofinansowanie z indywidualnymi studentami i jest odpowiedzialna za wszystkie stosunki umowne. Umowa o dofinansowanie obejmująca Porozumienie o Programie Zajęć / Porozumienie o Programie Praktyki 8.3.4.1. 27. Wzór umowy o dofinansowanie pomiędzy HEI a studentem z tytułu wyjazdów na praktyki został załączony do Przewodnika dla NA. Taki wzór zawiera minimalne wymogi. 28. Umowa o dofinansowanie powinna zawierać Porozumienie o Programie Zajęć lub Praktyki (patrz 8.1). 29. Należy zachować zaświadczenie na piśmie, że studenci, którzy otrzymali dofinansowanie na wyjazd w ramach Erasmusa zostali poinformowani oraz zaakceptowali warunki i obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie przed rozpoczęciem mobilności. 8.3.4.2. Kwota dofinansowania 30. Uczelnia macierzysta dokonuje obliczenia indywidualnych kwot na podstawie instrukcji opracowanych przez NA. Studenci, którzy nie otrzymali 1 Austria. Od roku 2011/12 uwaga ta nie dotyczy już Luksemburga. Grecja zaś stosuje indywidualną umowę o dofinansowanie pomiędzy NA a studentami w odniesieniu do dofinansowania EILC. 104 dofinansowania będą zobowiązani do potwierdzenia warunków i obowiązków wyszczególnionych w umowie o wyjazd. 8.3.4.3. Raporty składane przez studentów i zamknięcie umów o dofinansowanie zawartych ze studentami 31. Po zakończeniu mobilności, wszyscy studenci, którzy zrealizowali wyjazd w ramach Erasmusa będą zobowiązani sporządzić raport studenta. 32. Zgodnie z postanowieniami umowy, HEI lub NA (w zależności od modelu zarządzania) uzyska zwrot wszelkich sum niewykorzystanych od studentów i nauczycieli. 33. Niespełnienie przez studenta wymogów kursu podczas studiów za granicą może stanowić podstawę do wymagania częściowego lub całkowitego zwrotu kwoty dofinansowania. Zwrot nie będzie wymagany w przypadku, gdy student nie mógł ukończyć planowanych zajęć podczas studiów za granicą z powodu działania siły wyższej. Takie przypadki zostaną zgłoszone przez instytucję wysyłającą i wszelkie zwolnienia zostaną zatwierdzone przez NA na piśmie. 8.3.5. Stosunki w przypadku wyjazdu nauczycieli w celu prowadzenia zajęć – program nauczania 34. W przypadku wyjazdów nauczycieli w celu prowadzenia zajęć, NA przedstawi HEI wzór umowy o dofinansowanie pomiędzy wysyłającą HEI a nauczycielem, bądź też zatwierdzi umowę o dofinansowanie opracowaną przez HEI. Należy określić zobowiązania finansowe. W kwestii zawartości merytorycznej umowa musi spełniać „minimalne wymogi w zakresie programu nauczania” załączonego do standardowej umowy o dofinansowanie pomiędzy NA a HEI, dotyczącej wyjazdów, w postaci załącznika II-C do niniejszego Przewodnika dla NA. Strony zaangażowane będą zobowiązane do przestrzegania indywidualnego „Programu nauczania” (patrz 8.1) przygotowanego do celów wyjazdu, zatwierdzonego i podpisanego przez wszystkie strony. Instytucje będą odpowiedzialne za jakość okresu mobilności za granicą. Po powrocie, beneficjent sporządzi krótki raport opisujący główne wyniki wyjazdu. 8.3.6. Stosunki w przypadku szkolenia personelu – plan pracy 35. W przypadku szkoleń personelu, NA przedstawi HEI wzór umowy o dofinansowanie pomiędzy wysyłającą HEI a członkiem personelu, bądź też zatwierdzi umowę o dofinansowanie opracowaną przez HEI. Należy określić zobowiązania finansowe. W kwestii realizowanego działania szkoleniowego umowa musi spełniać „minimalne wymogi w zakresie programu nauczania” załączonego do standardowej umowy o dofinansowanie pomiędzy NA a HEI, dotyczącej wyjazdów, w postaci załącznika II-C do niniejszego Przewodnika dla NA. Strony zaangażowane będą zobowiązane do przestrzegania indywidualnego planu pracy (patrz 8.1) przygotowanego do celów wyjazdu, zatwierdzonego przez instytucję wysyłającą i przyjmującą oraz podpisanego przez wszystkie strony. Po powrocie, beneficjent sporządzi krótki raport opisujący główne wyniki wyjazdu. 105 8.3.7. Zmiany w umowach o dofinansowanie dla studentów i personelu 36. Zmiany do umowy o dofinansowanie dla studentów/personelu, wprowadzane na wniosek studenta/personelu lub też niemające negatywnych skutków dla studenta/personelu, wymagają jedynie formalnego zawiadomienia przesłanego studentowi/personelowi pocztą lub e-mailem przez HEI lub konsorcjum na odpowiednim poziomie realizacji. Wprowadzone w ten sposób zmiany traktowane będą jako formalne poprawki do umowy o dofinansowanie. 8.4. Intensywne Kursy Językowe Erasmus (EILC) 8.4.1. Przepisy finansowe i przepisy dodatkowe dot. EILC - zryczałtowane finansowanie kursów 1. Dofinansowanie ma formę zryczałtowanej kwoty udzielonej na dany kurs w celu uczestniczenia w kosztach poniesionych przez instytucję podczas organizacji i prowadzenia kursu językowego49 dla studentów Erasmusa. Kwota ta musi być taka sama dla wszystkich kursów organizowanych w danym kraju. 2. W przypadku, gdy budżet NA nie pozwala na udzielenie wsparcia na rzecz wszystkich wniosków odpowiedniej jakości, NA może zaproponować tym wnioskodawcom, którzy przekroczyli minimalny próg w procesie jakościowej oceny wniosków, organizację kursu bez wsparcia ze strony NA (kursy EILC bez dofinansowania). Wnioskodawcy będą musieli wyrazić zgodę na podjęcie działań bez wsparcia finansowego, w oparciu o warunki określone w standardowej umowie o dofinansowanie oraz w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. 8.4.2. Możliwe dodatkowe kwoty dofinansowania dla studentów Erasmusa 3. Instytucja macierzysta może udzielić dodatkowego dofinansowania wyjeżdżającemu studentowi Erasmusa uczestniczącemu w EILC, ze swojego budżetu przeznaczonego na wyjazdy studentów na studia, celem pokrycia kosztów podróży i utrzymania studentów uczestniczących w kursie. Dofinansowanie z tytułu EILC ma na celu skompensowanie dodatkowych kosztów uczestnictwa w EILC przed rozpoczęciem przez studenta właściwego wyjazdu w ramach Erasmusa. W przypadku, gdy EILC ma miejsce równolegle z wyjazdem w ramach Erasmusa, dofinansowanie z tytułu EILC nie powinno zostać udzielone w zwykłych okolicznościach. Jednak, w wyjątkowych okolicznościach dodatkowe dofinansowanie z tytułu EILC może być uzasadnione, np. w przypadku, gdy uczestnictwo w EILC generuje dodatkowe koszty. 49 Intensywne Kursy Językowe Erasmusa (EILC) to specjalistyczne kursy językowe kształcące w zakresie mniej używanych i nauczanych języków, organizowane w tych krajach, w których języki te stosowane są jako języki nauczania w HEI. Język angielski, niemiecki, francuski i hiszpański (kastylijski) nie kwalifikują się jako języki nauczane w ramach EILC. Kursy EILC mogą być prowadzone w następujących krajach, w odniesieniu do języków podanych w nawiasach: Belgia (holenderski w obrębie społeczności flamandzkiej), Bułgaria (bułgarski), Chorwacja (chorwacki), Cypr (grecki), Czechy (czeski), Dania (duński), Estonia (estoński), Finlandia (finlandzki i szwedzki), Grecja (grecki), Węgry (węgierski), Islandia (islandzki), Włochy (włoski), Łotwa (łotewski), Litwa (litewski), Malta (maltański), Holandia (holenderski), Norwegia (norweski), Polska (polski), Portugalia (portugalski), Rumunia (rumuński), Słowacja (słowacki), Słowenia (słoweński), Hiszpania (baskijski, kataloński, galicyjski i walencki), Szwecja (szwedzki), Szwajcaria (włoski) oraz Turcja (turecki). 106 Dofinansowanie dla studentów Erasmusa z tytułu uczestnictwa w EILC, a także czas trwania EILC należy uwzględnić w zapisach umowy o dofinansowanie wyjazdu w ramach studiów lub praktyki, bądź też w zapisach odrębnej umowy o dofinansowanie. 8.4.3. Finansowanie uczestnictwa Asystentów Comeniusa i Grundtviga 4. Studenci Erasmusa mają pierwszeństwo uczestnictwa, lecz Asystenci Comeniusa i Grundtviga również mogą uczestniczyć, jeżeli są wolne miejsca. 5. Uczestniczący Asystenci Comeniusa i Grundtviga otrzymają dofinansowanie w ramach budżetu Comeniusa i Grundtviga w kraju macierzystym. 8.4.4. Brak opłat z tytułu EILC dla studentów Erasmusa oraz Asystentów Comeniusa i Grundtviga 6. Nie pobiera się opłat od studentów Erasmusa z tytułu uczestnictwa w kursie EILC. Jednak opłaty mogą zostać pobrane z tytułu uczestnictwa w wycieczce i podobnych opcjonalnych wydarzeniach oraz z tytułu innych opłat, które zwykle zobowiązani są uiścić studenci Erasmusa. Takie same zasady mają zastosowanie do Asystentów Comeniusa i Grundtviga. 8.4.5. Czas trwania kursu EILC 7. Minimalna liczba godzin lekcyjnych w ramach kursu EILC to 60, w tym co najmniej 15 godzin lekcyjnych tygodniowo (plus nauka samodzielna i laboratorium językowe). Czas trwania kursu EILC powinien wynosić od 2 do 6 tygodni. 8.4.6. Zalecana liczba uczestników 8. Zaleca się tworzenie niewielkich grup uczestników (około 15-20 osób). Minimalna liczba uczestników powinna wynosić 10. Należy zapewnić wydajność kosztów kursu EILC. Jeżeli ostateczna liczba uczestników wynosi mniej niż 10, NA może zmniejszyć kwotę dofinansowania częściowo lub zupełnie (patrz 3.7.1. punkt 4). 8.4.7. Instytucje organizujące kursy EILC 8.4.7.1. Zaproszenie do składania wniosków i wybór organizatorów kursów EILC 9. Wybór organizujących instytucji (OI) będzie mieć miejsce na podstawie Zaproszenia do składania wniosków opublikowanego przez NA wraz z ogólnym Zaproszeniem do składania wniosków w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”. 10. Okres składania wniosków dot. kursów EILC biegnie od 1 czerwca N do 31 maja N+1. 11. Uprawnieni organizatorzy kursów EILC to HEI, które posiadają EUC lub inne organizacje wyspecjalizowane w szkoleniu językowym w zakresie mniej znanych języków uczestniczących krajów. 107 12. Organizujące instytucje powinny posiadać doskonałe umiejętności organizacji i prowadzenia kursów EILC. Przewagę będą mieć te instytucje, które już posiadają wymaganą infrastrukturę oraz duże doświadczenie w organizowaniu tego typu zajęć. 13. Podczas wyboru organizatorów kursów, NA powinny zapewnić, że miejsca są dostępne dla studentów z danego kraju kontynuujących studia/praktyki Erasmusa w instytucjach, które nie oferują kursów EILC. Kalendarz organizacji kursów EILC oraz harmonogram składania i wyboru wniosków studenckich znajduje się w załączeniu. 14. Wybrani organizatorzy EILC powinni uzupełnić „Formularz informacji na temat organizującej instytucji” (załączony do umowy o dofinansowanie dotyczącej EILC), obejmujący informacje na temat kursu EILC dla potencjalnych uczestników. Organizująca instytucja powinna zapewnić zakwaterowanie dla wszystkich uczestników. Zaleca się przeprowadzenie oceny osiągnięć studentów, a także wydanie certyfikatów i przyznanie punktów akredytacyjnych ECTS. 15. NA przeprowadzi procedurę przyznania dofinansowania zgodnie z zapisami punktu 3.6 niniejszego Przewodnika dla NA. 8.4.7.2. Umowy o dofinansowanie 16. NA przygotuje oraz będzie administrować umowy o dofinansowanie z OI jak określono w punkcie 3.73.7 Przewodnika dla NA, z wykorzystaniem obowiązującego wzoru umowy o dofinansowanie. 8.4.8. Wybór uczestników kursu EILC 8.4.8.1. Uprawnieni uczestnicy 17. Studenci, którzy zostali wybrani do uczestnictwa w wyjeździe Erasmusa na studia/praktykę w kraju przyjmującym są uprawnieni do uczestnictwa w EILC. 18. Asystenci Comeniusa i Grundtviga są uprawnieni do uczestnictwa w EILC. 19. Kursy są prowadzone dla początkujących i/lub średniozaawansowanych. Studenci, których głównym przedmiotem studiów jest język kraju organizującego zwykle nie są uprawnieni do uczestnictwa. 8.4.8.2. Procedura wnioskowania oraz terminy składania wniosków przez studentów 20. Wypełniając standardowy formularz wniosku, studenci wnioskują za pośrednictwem biura Erasmusa dla swojej macierzystej instytucji, które jest odpowiedzialne za przesyłanie wniosków za pośrednictwem poczty elektronicznej50 do instytucji, która dokonuje wyboru wraz z poświadczeniem w 50 Wszystkie wnioski należy przesyłać w wersji elektronicznej (e-mail), bez kopii papierowych. Wszelką inną korespondencję (wyniki wyboru, potwierdzenie od studentów, itd.) należy wyłącznie przesyłać drogą elektroniczną, jeżeli jest to możliwe. 108 formie elektronicznej, że wnioskodawca został wybrany na wyjazd Erasmusa na studia/praktykę51. Adres e-mail, na jaki należy przesłać formularz wniosku jest określony w formularzu informacyjnym organizującej instytucji. 21. Instytucja macierzysta zobowiązana jest zapewnić, że dane wymagane przez organizującą instytucję do złożenia wniosku zostały zamieszczone w formularzu wniosku. 22. Instytucja macierzysta samodzielnie ustala terminy składania wniosków przez wyjeżdżających studentów (zaleca się aby odpowiadały one terminom stosowanym dla wyjazdów na studia/praktyki Erasmusa), uwzględniając powszechnie stosowane terminy określone w załączniku. 8.4.8.3. Odpowiedzialność za wybór studentów 23. Ostateczny wybór studentów jest wspólnym obowiązkiem instytucji organizującej EILC i NA w kraju przyjmującym. 24. NA w kraju przyjmującym jest odpowiedzialna za monitorowanie procedury oceny i wyboru na poziomie krajowym. Zaleca się by odpowiednie NA uczestniczyły w wyborze poprzez uczestnictwo lub organizowanie spotkań komitetów ewaluacyjnych, lub konsultowanie się z organizatorem kursu EILC w inny sposób w czasie trwania selekcji. Uczestnicy kursów powinni zostać wybrani w przejrzysty i skoordynowany sposób. Ważne jest zapewnienie uczestnictwa osób z różnych rejonów geograficznych i zajmujących się różnymi przedmiotami. Priorytetowo można potraktować studentów pragnących kontynuować kursy w ramach studiów w programie Erasmusa w języku EILC. Można to zapewnić, między innymi, poprzez wspólne spotkania ewaluacyjne wszystkich organizatorów kursów. 8.4.8.4. Procedura wnioskowania właściwa dla Asystentów Comeniusa i Grundtviga 25. Asystenci Comeniusa i Grundtviga wnioskują bezpośrednio do instytucji prowadzącej kurs EILC (nie za pośrednictwem swojej instytucji macierzystej) z zastosowaniem standardowego formularza wniosku (dostępnego na stronie internetowej EILC). Takiemu wnioskowi musi towarzyszyć potwierdzenie statusu Asystenta Comeniusa lub Grundtviga z krajowej NA. 26. Asystenci Comeniusa i Grundtviga są informowani indywidualnie o wynikach procedury wyboru (zatwierdzenie/odrzucenie i możliwość umieszczenia na liście rezerwowej) tak szybko jak to możliwe po terminie składania wniosków dot. kursów lato/jesień. 27. W przypadku kursów zima/wiosna, w odniesieniu do Asystentów Comeniusa i Grundtviga zastosowanie ma taki sam kalendarz jak ten obowiązujący studentów Erasmusa. 51 Jeżeli termin wyboru w odniesieniu do wyjazdów Erasmusa na studia/praktykę jest późniejszy niż termin składania wniosków dot. EILC, status studenta w programie Erasmus powinien zostać potwierdzony, gdy student potwierdzi swoje uczestnictwo w kursie. 109 8.4.8.5. Pozostałe rekomendacje dot. procedury wyboru studentów 28. Każda NA zapewni wszystkim HEI w swoim kraju informacje nt. kursów EILC i przybliżonej liczby wolnych miejsc w poszczególnych krajach przyjmujących. 29. Każdy organizator kursów EILC sporządzi listę rezerwową i będzie świadomy możliwości, że względnie duża liczba osób zrezygnuje z uczestnictwa. 30. Wszyscy wnioskodawcy (zarówno wybrani jak i odrzuceni) zostaną indywidualnie poinformowani przez organizatora kursu EILC o wynikach wyboru (z uwzględnieniem możliwości umieszczenia na liście rezerwowej), bądź też o przekazaniu ich wniosku innej OI, zgodnie z wskazaniem we wniosku złożonym przez wnioskodawcę. 31. Informacje nt. wyników wyboru należy przesłać do studentów tak szybko jak to będzie możliwe po przeprowadzeniu wyboru, zwykle nie później niż na jeden miesiąc przed rozpoczęciem kursu. 32. OI prześle informacje nt. wybranych uczestników do macierzystej instytucji /NA po tym jak student potwierdzi swoje uczestnictwo w kursie. 8.4.9. Sprawozdania 33. Uczestniczący studenci oraz Asystenci Comeniusa i Grundtviga wypełnią „Sprawozdanie końcowe dla studentów” (załączone do umowy o dofinansowanie w ramach EILC). Dokument ten traktowany będzie jako „wymóg minimalny”. 34. Organizująca instytucja wypełni „Sprawozdanie końcowe dla organizujących instytucji” (załączone do umowy o dofinansowanie w ramach EILC). Dokument ten traktowany będzie jako „wymóg minimalny”. 35. Sprawozdanie końcowe złożone przez NA Komisji będzie stanowić część sprawozdania rocznego NA na mocy umowy Komisja-NA. Dalsze wymogi sprawozdawcze przedstawiono w punkcie 8.7 niniejszego Przewodnika dla NA. 8.5. Kursy Intensywne (IP) 8.5.1. Przepisy finansowe i inne dot. kursów IP 8.5.1.1. Uprawnione koszty – 3 kategorie 1. Istnieją trzy kategorie uprawnionych kosztów, które podlegają dofinansowaniu: - Zryczałtowane dofinansowanie kosztów organizacyjnych związanych z przygotowaniem kursu, jego realizacją i kontynuacją. Taka kwota dofinansowania musi być jednakowa dla wszystkich kursów organizowanych w danym kraju i zostanie opublikowana ex-ante w ramach odpwiedniego Zaproszenia do składania wniosków (por. punkt 3.2. Przewodnika). Stawki określone przez NA nie mogą przekraczać maksymalnych stawek określonych w Przewodniku po Programie „Uczenie się przez całe życie”. - W przypadku, gdy budżet NA nie pozwala na udzielenie wsparcia na rzecz wszystkich wniosków odpowiedniej jakości, NA może zaproponować tym 110 wnioskodawcom, którzy przekroczyli minimalny próg w procesie jakościowej oceny wniosków, organizację kursu bez wsparcia ze strony NA (kursy intensywne bez dofinansowani). Wnioskodawcy będą musieli wyrazić zgodę na podjęcie działań bez wsparcia finansowego, w oparciu o warunki określone w standardowej umowie o dofinansowanie oraz w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Umowy o dofinansowanie obejmujące brak dofinansowania na pokrycie kosztów organizacji będą jednakże uwzględniać dofinansowanie na pokrycie kosztów utrzymania i podróży dla uczestników wybranego kursu IP. 52 - Zryczałtowane dofinansowanie z tytułów kosztów utrzymania studentów i członków kadry nauczycielskiej. Skala kosztów jednostkowych zostanie opublikowana ex-ante. Stawki określone przez NA nie mogą przekraczać maksymalnych stawek określonych w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”52. Nauczyciele i studenci pochodzący z koordynującej HEI nie mogą uzyskać dofinansowania z tytułu kosztów utrzymania, jeżeli kurs IP odbywa się w mieście, w którym zlokalizowana jest koordynująca HEI. Podobnie nauczyciele i studenci pochodzący z partnerskiej HEI nie mogą uzyskać dofinansowania z tytułu kosztów utrzymania, jeżeli kurs IP odbywa się w mieście, w którym zlokalizowana jest partnerska HEI. Jako uprawnione koszty utrzymania uznane zostaną wyłącznie koszty obejmujące maksymalnie 60 studentów oraz maksymalnie 20 nauczycieli. - Dofinansowanie z tytułu kosztów podróży dla studentów i członków personelu dydaktycznego. Koszty podróży dla nauczycieli i studentów pochodzących z koordynującej HEI nie stanowią uprawnionych kosztów, jeżeli kurs IP odbywa się w mieście, w którym zlokalizowana jest koordynująca HEI. Podobnie koszty podróży dla nauczycieli i studentów pochodzących z partnerskiej HEI nie stanowią uprawnionych kosztów, jeżeli kurs IP odbywa się w mieście, w którym zlokalizowana jest partnerska HEI. Liczba uprawnionych studentów podróżujących z krajów innych, niż kraj przyjmujący szkolenie IP, musi wynosić co najmniej 10. Nie określono minimalnej liczby uczestniczących nauczycieli, jednak stosunek liczby personelu do liczby studentów musi zapewniać aktywne uczestnictwo w zajęciach. Jako uprawnione koszty utrzymania uznane zostaną wyłącznie koszty obejmujące maksymalnie 60 studentów oraz maksymalnie 20 nauczycieli. O dofinansowanie z tytułu kosztów podróży należy ubiegać się w oparciu o rzeczywiste poniesione koszty (w tym koszty wiz wjazdowych/wyjazdowych, jeśli dotyczy); w takim wypadku NA może zastosować pułap kosztów, bądź określić maksymalny procent Celem sprawdzenia stawek na utrzymanie nauczycieli uczestniczących w kursach IP wybranych w roku 2011 prosimy odnieść się do Przewodnika do Programu „Uczenie się przez całe życie” na rok 2011, Część I, tabela 1 a. Celem sprawdzenia maksymalnych miesięcznych stawek na utrzymanie uczestniczących studentów, prosimy odnieść się do Przewodnika do Programu „Uczenie się przez całe życie” na rok 2011, Część I, tabela 1 b. Metoda obliczania maksymalnego dofinansowania na utrzymanie studentów uczestniczących w kursie IP trwającym krócej niż 30 dni: maksymalna miesięczna stawka na utrzymanie, określona w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie” na rok 2011, Część I, tabela 1 b, podzielona przez 30 oraz pomnożona przez liczbę dni, które podlegają dofinansowaniu z tytułu koszów utrzymania. 111 dofinansowania rzeczywistych kosztów, opublikowany w odniesieniu do maksymalnych kosztów (ex-ante) w odpowiednim krajowym Zaproszeniu do składania wniosków 2. Aby zachować możliwość ograniczenia kwoty dofinansowania na rzecz IP w ramach danego zaproszenia do składania wniosków, NA zobowiązana jest opublikować odpowiednie zasady jako część krajowego zaproszenia, stanowiącego uzupełnienie ogólnego zaproszenia o zasięgu unijnym. Tego typu zasad nie będzie można zastosować jeżeli nie będą od początku znane wnioskodawcom. Ograniczenie kwoty dofinansowania należy odnieść do wszystkich wnioskodawców w sposób sprawiedliwy i przejrzysty. 3. W tym kontekście, ograniczyć można jedynie liczbę uczestników w kursie IP, stosując następujące zasady: w przypadku ponownych wniosków: w oparciu o rzeczywisty poziom realizacji wyjazdów w poprzednim roku (latach); w oparciu o kryteria obliczania wysokości dofinansowania, opublikowane przez NA w odniesieniu do maksymalnych kosztów. Przykładowo, jeżeli dofinansowanie odnosi się do projektu o dużej liczbie planowanych uczestników, NA może zastrzec sobie prawo (w oparciu o opinie ekspertów oceniających) do zmniejszenia liczby uczestników wyjazdu, zmniejszając jednocześnie koszty podróży i utrzymania. Zmniejszenie liczby uczestników nie może mieć negatywnego wpływu na wykonalność, adekwatność oraz wydajność ekonomiczną kursu IP. Nie może ono także spadkiem liczby uczestników wyjazdu poniżej 10. 4. Nie pobiera się opłat od studentów Erasmusa z tytułu uczestnictwa w kursie EILC. Jednak opłaty mogą zostać pobrane z tytułu uczestnictwa w wycieczce i podobnych opcjonalnych wydarzeniach oraz z tytułu innych opłat, które zwykle zobowiązani są uiścić studenci Erasmusa. 5. Koordynator IP zapewni, że dofinansowanie z tytułu kosztów podróży zostanie wypłacone uczestnikom. Zaleca się aby instytucja organizująca IP zapewniła uczestnikom zakwaterowanie i/lub wyżywienie. Należy wykorzystać w tym celu fundusze uzyskane na pokrycie kosztów utrzymania i podróży. Tego typu funduszami należy zarządzać w sposób przejrzysty. 8.5.1.2. Relokacja funduszy na rzecz kursu intensywnego IP 6. NA może wprowadzić system relokacji funduszy w odniesieniu do: – Funduszy niewykorzystanych przez beneficjentów projektu; – Dodatkowych funduszy dostępnych wskutek relokacji funduszy pomiędzy budżetami programu sektorowego „Uczenie się przez całe życie” w ramach Umowy Komisja-NA; – Dodatkowych funduszy udostępnionych NA w ramach budżetu UE. 112 7. Relokację funduszy należy przeprowadzić z zachowaniem ram czasowych określonych w terminarzu wykorzystania funduszy (por. Załącznik 1 Umowy Komisja-NA). NA powinna zastosować następującą procedurę: – Projekty zamieszczone na liście rezerwowej podczas wstępnego wyboru wniosków kwalifikują się do uzyskania wsparcia w przypadku relokacji funduszów; – W przypadku wyczerpania listy rezerwowej, NA może wystosować zaproszenie do składania wniosków na poziomie krajowym, adresowane wyłącznie do tych beneficjentów, którzy realizują otwartą umowę o dofinansowanie w ramach wsparcia na rok budżetowy N: o Beneficjenci składają sprawozdanie odnośnie wykorzystania funduszy oraz wskazują na potrzebę uzyskania dodatkowych funduszy; o Kwotę dofinansowania można zwiększyć wyłącznie dla takich pozycji budżetowych, jak koszty podróży i utrzymania, celem uwzględnienia dodatkowych uczestników, w tym studentów i personelu dydaktycznego; zryczałtowana kwota dofinansowania na rzecz organizacji IP w żadnym wypadku nie podlega zwiększeniu; o NA powołuje odpowiednią komisję ewaluacyjną zgodnie z zasadami określonymi w Przewodniku dla NA (punkt 3.6.2.3) oraz sporządza listę dodatkowych propozycji finansowania; o Jednocześnie NA wprowadza niezbędne poprawki do umów o dofinansowanie. 8.5.1.3. Skład konsorcjum kursu intensywnego IP 8. Konsorcjum IP obejmuje co najmniej trzy instytucje uczestniczące z trzech różnych krajów realizujących Program „Uczenie się przez całe życie”. Co najmniej jedna z instytucji uczestniczących musi pochodzić z kraju członkowskiego Unii Europejskiej. 8.5.1.4. 9. Czas trwania kursu intensywnego IP Minimalny czas trwania kursu typu IP to 10 kolejnych pełnych dni pracy związanej z przedmiotem kursu. Maksymalny czas trwania to 6 tygodni nieprzerwanych sesji praktyki nauczycielskiej. Dni związane z przedmiotem kursu nie obejmują przygotowań, programu dodatkowego poza tematem kursu IP ani dni, w jakich ma miejsce podróż (dzień przyjazdu i wyjazdu nie jest uznawany za dzień roboczy, jeżeli praktyka nauczycielska nie ma miejsca w takie dni). Kurs IP musi trwać nieprzerwanie, a dni pracy związanej z przedmiotem kursu mogą być przerwane jedynie dniami wolnymi od pracy. 8.5.1.5. Lokalizacja kursu intensywnego IP 10. Planowane miejsce realizacji kursu IP musi znajdować się w kraju upoważnionym do uczestnictwa w Programie „Uczenie się przez całe życie”. 113 8.5.1.6. Uczestniczący studenci i personel 11. Uczestniczący studenci i personel dydaktyczny powinni być obywatelami kraju uczestniczącego w realizacji Programu „Uczenie się przez całe życie” lub obywatelami innych krajów pobierających regularną naukę w instytucjach szkolnictwa wyższego w kraju realizującym Program „Uczenie się przez całe życie”, bądź też posiadać zatrudnienie w kraju uczestniczącym, na warunkach określonych przez każdy z uczestniczących krajów, uwzględniając specyficzny charakter programu (patrz strona internetowa odpowiedniej NA). 12. Uczestniczący studenci muszą być zarejestrowani w jednej z uczestniczących instytucji. Liczba studentów przyjeżdżających z krajów innych niż kraj, w którym kurs IP ma miejsce nie może być niższa niż 10. 8.5.2. Wybór kursu IP i zawieranie umów 8.5.2.1. Zaproszenie do składania wniosków 13. Wybór kursów IP może odbywać się na podstawie krajowego Zaproszenia do składania wniosków opublikowanego przez NA obok ogólnego Zaproszeniem do składania wniosków w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”. Nie należy określać priorytetów krajowych w ramach tej akcji. 14. Okres składania wniosków dot. kursów IP biegnie od 1 września N do 31 sierpnia N+1. W wyjątkowych przypadkach data zakończenia IP może mieć miejsce po dniu 31 sierpnia N+1, z zastrzeżeniem, że data rozpoczęcia zawiera się we wskazanym powyżej okresie. 15. HEI koordynująca kurs IP będzie ubiegać się do NA w swoim kraju z wykorzystaniem oficjalnych formularzy wniosku (uzupełnionych przez NA istotnymi informacjami krajowymi). 16. IP realizowany w obrębie identycznego lub bardzo podobnego partnerstwa, bądź obejmujący identyczny lub bardzo podobny temat może być dofinansowany w ramach danego Zaproszenia tylko przez jedną Narodową Agencję. 17. W przypadku zmiany koordynatora na przestrzeni lat, przy niezmienionym kraju, wniosek dotyczący drugiego/trzeciego roku należy potraktować jako wniosek ponowny. Niemniej jednak, jeżeli koordynacja IP przeniesiona zostanie do innego kraju, niż kraj właściwy dla siedziby pierwotnej instytucji koordynującej, wniosek zostanie rozpatrzony i oceniony przez NA w kraju właściwym dla siedziby nowej instytucji koordynującej, jako zupełnie nowy wniosek. Całkowity czas trwania dofinansowania dla identycznego lub podobnego kursu IP nie może jednak przekroczyć trzech lat. 8.5.2.2. Procedura wnioskowania i wyboru 18. NA przeprowadzi procedurę przyznania dofinansowania zgodnie z postanowieniami punktu 3.6. Przewodnika dla NA oraz z zastosowaniem podręcznika oceny kursów IP dla NA i ekspertów, oraz formularzem oceny kursów IP załączonym do niniejszego Przewodnika. 114 19. Po zakończeniu procedury przyznania dofinansowania, NA kraju koordynatora przesyła elektroniczne kopie wniosków dot. projektów, które zostały zatwierdzone do informacji NA uczestniczących krajów. NA opublikuje również wyniki przyznania dofinansowanie na swojej stronie internetowej zgodnie z postanowieniami punktu 3.6. Przewodnika dla NA. 8.5.2.3. Umowy o dofinansowanie 20. NA przygotuje oraz będzie administrować umowy o dofinansowanie, zgodnie z zapisem punktu 3.7 Przewodnika dla NA, z wykorzystaniem udostępnionych, obowiązujących wzorów umowy o dofinansowanie z tytułu kursów IP. 8.5.3. Sprawozdania 21. Sprawozdanie dot. kursów IP będzie stanowić część sprawozdania rocznego na mocy umowy Komisja-NA. Dalsze wymogi dotyczące sprawozdawczości można znaleźć w punkcie 8.7 niniejszego Przewodnika dla NA. 8.6. Najczęściej zadawane pytania (FAQ) 1. Lista najczęściej zadawanych pytań jest dostępna na CIRCA. 8.7. Dalsze wymogi dotyczące sprawozdawczości (sprawozdania końcowe składane przez beneficjentów) 1. NA będzie zbierać odpowiednie oraz terminowe dane statystyczne i finansowe, oraz ewentualnie również informacje opisowe od beneficjentów (konsorcja HEI, Instytucje Organizujące kursy EILC), w oparciu o minimalne wymogi ustanowione przez Komisję (w tym słowniki danych, a także formularze sprawozdania końcowego w ramach IP i EILC, zawarte w załączniku). NA będzie przekazywać Komisji dane statystyczne za pośrednictwem narzędzi sprawozdawczych NA lub innych narzędzi wskazanych w tym celu przez Komisję (w oparciu o słowniki danych Erasmusa). 8.8. Analiza sprawozdań końcowych składanych przez beneficjentów 1. NA będzie sprawdzać 100% sprawozdań końcowych dla akcji zdecentralizowanych. Wymogi dotyczące dodatkowych kontroli (np. kontrole biurowe dokumentów potwierdzających oraz kontrole na miejscu) przeprowadzanych przez NA w stosunku do beneficjentów dofinansowania określone zostały w Załączniku III-C do niniejszego Przewodnika. 2. NA przedstawi uwzględni wymagane informacje z każdego sprawozdania końcowego w ramach narzędzi zarządzania TI, udostępnionych przez Komisję. NA przeanalizuje informacje zawarte w końcowym sprawozdaniu beneficjenta pod kątem uwzględnienia wymaganych informacji na temat rezultatów dofinansowanych działań, między innymi w kontekście Rocznego raportu NA. 115 9. SPECYFIKACJA PROGRAMU LEONARDO DA VINCI 9.1 Projekty Mobilności 9.1.1. Systemy i narzędzia TI 1. Zgodnie z zapisem punktu 2.8 niniejszego Przewodnika, Narodowe Agencje będą stosować systemy TI udostępnione przez Komicję celem wdrażania zdecentralizowanych akcji. W przypadku programu Leonardo da Vinci, Komisja opracowała narzędzie Rap4Leo dla potrzeb sprawozdawczości na temat mobilności. NA wykorzystają to narzędzie aby umożliwić beneficjentom i uczestnikom uzupełnienie ich sprawozdań końcowych drogą elektroniczną aż do zakończenia realizacji projektów finansowanych w ramach Zaproszeń z roku 2010. Narzędzie zastępcze dla projektów finansowanych w ramach Zaproszeń począwszy od roku 2011 jest obecnie opracowywane. 2. W odniesieniu do projektów finansowanych w ramach Zaproszeń począwszy od roku 2008, LLP Link to powszechne narzędzie w zakresie statystyki i zarządzania programem. NA muszą więc zapewnić, że odpowiednie dane projektowe zostaną zawarte w LLP Link. 9.1.2. Wybór wniosków uzyskujących dofinansowanie 3. W procesie oceny jakościowej wniosków o dofinansowanie uwzględnić można przeszłe wyniki podmiotów pośredniczących w mobilności. Propozycje projektów, w których partnerami są podmioty pośredniczące osiągające niską jakość i wydajność finansową mogą zostać odrzucone, z zastrzeżeniem uprzedniego opublikowania tego kryterium w odpowiednim krajowym Zaproszeniu do składania wniosków. 9.1.3. Zasady alokacji dofinansowania 4. Ogólne zasady dot. obliczania kwoty dofinansowania są określone w odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”. Łączna kwota dofinansowania danego projektu obejmuje dwie główne części: koszty związane z wyjazdem uczestnika (koszty utrzymania i podróży) oraz koszty związane z zarządzaniem projektem (z uwzględnieniem organizacji mobilności i przygotowania uczestników). Dofinansowanie jest obliczane na podstawie skali kosztów jednostkowych i przyznawane w formie dofinansowania wyjazdów na zasadzie per capita. NA opublikuje stosowane stawki na swojej stronie internetowej. 9.1.3.1. Dofinansowanie z tytułu kosztów utrzymania i podróży 5. Stawki opublikowane w Zaproszeniu do składania wniosków/Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie” są maksymalnymi stawkami obowiązującymi dla danego kraju przeznaczenia. NA ustali swoje krajowe stawki poniżej lub na poziomie takich maksymalnych stawek. Stawki krajowe nie mogą wynosić mniej niż 25% maksymalnych stawek utrzymania określonych w Zaproszeniu do składania wniosków/Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”. NA opublikuje stosowane stawki na swojej stronie internetowej. 116 6. Koszty podróży są refundowane w oparciu o rzeczywiste koszty w przypadku wyjazdów trwających 12 tygodni lub krócej. NA może określić maksymalne stawki refundacji kosztów podróży, przy czym stawki te mogą wynosić zero. NA opublikuje stosowane stawki na swojej stronie internetowej. 9.1.3.2. Osoby o specjalnych potrzebach 7. W przypadku osób o specjalnych potrzebach, NA może wyasygnować dodatkowe dofinansowanie na pokrycie kosztów utrzymania i podróży w indywidualnych przypadkach, w oparciu o rzeczywiste oszacowane/poniesione koszty. W takich przypadkach, dofinansowanie może obejmować koszty utrzymania i podróży osoby towarzyszącej, jeśli jej obecność jest uzasadniona. NA może określić maksymalny procent kosztów rzeczywistych, lub też maksymalną kwotę, publikując stosowane stawki na swojej stronie internetowej. Wnioskodawca będzie zobowiązany uzasadnić w formularzu wniosku potrzebę zwiększenia kwoty dofinansowania oraz udowodnić rzeczywiste poniesione koszty na etapie raportowania. 9.1.3.3. Koszty związane z zarządzaniem 8. Niższa niż przewidywana liczba uczestników będzie skutkować obniżeniem kwoty dofinansowania z tytułu kosztów związanych z zarządzaniem zgodnie ze skalami per capita. NA może przewidzieć, że kwoty dofinansowania nie zostaną obniżone do kwoty niższej niż 500 EUR nawet w przypadku, gdy liczba zrealizowanych wyjazdów jest niższa niż przewidywana. Jednak jeżeli żaden wyjazd nie zostanie zrealizowany, końcowa kwota dofinansowanie będzie równa zeru. 9. Zaangażowanie w realizację projektu innych organizacji, oprócz beneficjenta (np. podmiotów pośredniczących), nie może skutkować uzyskaniem dofinansowania z tytułu kosztów związanych z zarządzaniem wyższego niż przewidziane w budżecie w ramach umowy projektowej. 9.1.3.4. Koszty związane z przygotowaniami 10. NA określi kwoty, jakie będą obowiązywać w kraju na podstawie skali kosztów jednostkowych z przestrzeganiem maksymalnej stawki określonej w europejskim Zaproszeniu do składania wniosków/Przewodniku do Programu „Uczenie się przez „całe życie”. NA określi zasady i kwoty mające zastosowanie do przygotowań uczestników w kraju, które powinny być zróżnicowane w zależności od potrzeb uczestników i warunków/programu pobytu za granicą. NA opublikuje stosowane stawki na swojej stronie internetowej. 9.1.3.5. Ograniczenie poziomu dofinansowania mobilności 11. NA może ograniczyć dofinansowanie dla projektów mobilności poprzez: – Określenie maksymalnej kwoty dofinansowania w ramach umów dot. mobilności; – Określenie maksymalnej liczby uczestników w ramach umów dot. mobilności. 117 12. NA będzie przestrzegać wymogu dotyczącego uprzedniej publikacji krajowych stawek dofinansowania oraz kryteriów ograniczenia, zgodnie z zapisem punktu 3.2. niniejszego Przewodnika dla NA. 9.1.4. Umowy o dofinansowanie 9.1.4.1. Umowa o dofinansowanie pomiędzy NA a beneficjentem 13. Czas trwania umowy może rozpocząć bieg najwcześniej 1 czerwca roku N i musi zakończyć się najpóźniej 31 maja roku N+2 (jako określono w kalendarzu w Załączniku 1 do Umowy Komisja-NA). Przedłużenie umowy o dofinansowanie i czasu trwania umowy poza terminem 31 maja roku N+2 nie będzie możliwe. Względem powyższych terminów, NA dostosuje także odpowiednio okres obowiązywania umów o dofinansowanie do rzeczywistego czasu trwania planowanych wyjazdów, tzn. okres obowiązywania umowy nie będzie przekraczać planowanego terminu realizacji wyjazdów o więcej niż dwa miesiące. 14. NA przygotuje umowę o dofinansowanie dla beneficjentów zatwierdzonych projektów na podstawie wzoru dostarczonego przez Komisję. NA będzie głównym punktem kontaktowym dla beneficjentów w odniesieniu do wszystkich aspektów związanych z administracją i zarządzaniem finansowym umową. Wszelkie wnioski dot. zagadnień prawnych lub finansowych należy przesyłać do NA na piśmie. Potwierdzenia otrzymania również będą mieć formę pisemną. 15. Beneficjent będzie ponosić odpowiedzialność wobec NA za realizację projektu mobilności oraz za wykorzystanie otrzymanych funduszy oraz z tytułu kwot wypłaconych uczestnikom. W związku z powyższym beneficjent będzie zobowiązany podjąć wszelkie niezbędne kroki w celu zapewnienia odpowiedniej sprawozdawczości dla NA. Dlatego też beneficjent będzie zbierać wszystkie informacje i/lub dokumenty potwierdzające, że projekt mobilności jest poprawnie realizowany. 16. Beneficjent może przenosić kwoty pomiędzy poszczególnymi pozycjami budżetu dot. organizacji mobilności do pozycji budżetu dot. kosztów utrzymania bez otrzymania uprzedniej zgody od NA. Przypadki takiego przenoszenia należy zgłosić i należycie uzasadnić w raporcie końcowym. 9.1.4.2. Umowa pomiędzy beneficjentem a każdym uczestnikiem 17. Przed rozpoczęciem pobytu za granicą, beneficjent zobowiązany jest podpisać umowę z uczestnikiem, która określa główne prawa i obowiązki obu stron (kwota indywidualnego dofinansowania, czas trwania, warunki wypłaty, obowiązek składania raportów). Takiej umowie musi towarzyszyć porozumienie o programie praktyki uzgodnione zgodnie z zasadami współpracy pomiędzy organizacją wysyłającą a przyjmującą zgodnie z potrzebami uczestnika. 18. Umowa musi zostać sporządzona przez NA na podstawie wzoru i wymogów minimalnych określonych przez Komisję. 9.1.5. Realokacja funduszy 19. NA opracuje system realokacji funduszy w odniesieniu do: 118 Funduszy niewykorzystanych przez beneficjentów projektów; Dodatkowych funduszy dostępnych po realokacji funduszy pomiędzy budżetami programów sektorowych Programu „Uczenie się przez całe życie” objętych umową Komisja-NA; Dodatkowych funduszy udostępnionych NA z budżetu Wspólnoty. 20. Realokacja funduszy musi mieć miejsce w czasie przewidzianym w kalendarzu wykorzystania funduszy (por. Załącznik 1 Umowy Komisja-NA). NA będzie przestrzegać następującej procedury: Projekty znajdujące się na liście rezerwowej po wstępnej selekcji z definicji kwalifikują się do uzyskania dofinansowania w przypadku realokacji funduszy; W przypadku wyczerpania listy rezerwowej NA może wystosować ograniczone zaproszenie do składania wniosków, zaadresowane wyłącznie do beneficjentów, którzy zawarli umowę o dofinansowanie w ramach budżetu w roku N; o Beneficjenci składają raport z wykorzystania funduszy i określają zapotrzebowanie na dodatkowe fundusze; o NA ustanawia odpowiedni komitet oceniający zgodnie z zasadami określonymi w Przewodniku dla NA (punkt 3.6.2.3.) oraz przygotowuje listę propozycji dodatkowego finansowania; o Następnie NA sporządza odpowiednie umowy dodatkowe do umów o dofinansowanie. 9.1.6. Certyfikat mobilności w programie Leonardo da Vinci 21. Począwszy od roku 2009 można wnioskować o certyfikat Leonardo da Vinci. Certyfikat ten będzie nawiązywać do jednego lub więcej projektów mobilności LdV oraz umożliwi instytucji wnioskowanie o dofinansowanie na kolejny okres za pośrednictwem uproszczonego formularza aplikacyjnego. Certyfikaty będą wydawane przez NA w oparciu o bezpośrednią ewaluację oraz procedurę wyboru. 22. Alokacja środków pomiędzy certyfikowanymi organizacjami będzie realizowana w oparciu o ich przeszłe osiągnięcia. Certyfikat nie stanowi więc automatycznej gwarancji uzyskania dofinansowania. Może zostać on cofnięty w przypadku niespełnienia kryteriów jakości określonych we wniosku, a także w przypadku naruszenia zasad finansowych i operacyjnych programu Leonardo da Vinci. Budżet w odniesieniu do przyznanych certyfikatów określa się na poziomie maksymalnie 40% rocznego budżetu dla projektu mobilności LdV. NA określi wstępny budżet w ramach dofinansowania na rzecz certyfikowanych projektów oraz zapewni, iż dystrybucja dofinansowania w obrębie grupy odbędzie się zgodnie z zasadami przejrzystości. Wszelkie odstępstwa od tych zasad należy formalnie uzgodnić z Komisją Europejską ze stosownym wyprzedzeniem, podając zasadne argumenty. 119 9.1.6.1. Kryteria poprawności formalnej oraz ogólne zasady wyboru 23. Instytucja ukończyła z powodzeniem przynajmniej jeden projekt mobilności w programie Leonardo da Vinci w ciągu 3 lat poprzedzających złożenie wniosku, co oznacza, że złożony został raport końcowy, który został zatwierdzony przez NA. NA może określić dodatkowe kryteria kwalifikowalności lub zasady ograniczające, w zależności od sytuacji w kraju. Kryteria te winny być przejrzyste oraz zapewniać równe traktowanie potencjalnych kandydatów. 24. Określono pewne ramy odniesienia dla ewentualnych dalszych warunków wstępnych dotyczących nadania certyfikatu. NA opublikuje stosowne zasady na swojej stronie internetowej, celem przedstawienia ich w przejrzysty sposób potencjalnych wnioskodawcom. 25. Ogólne zasady obowiązujące we wszystkich krajach: – Certyfikat można zatwierdzić wyłącznie wówczas, gdy zatwierdzono odpowiadający mu wniosek o realizację projektu mobilności; – Ocena projektu i ocena kandydatów zostaną dokonane odrębnie; – Obydwie oceny zostaną podjęte przez 2 niezależnych ekspertów, z których co najmniej jeden będzie ekspertem zewnętrznym, przy czym wniosek projektowy oraz wniosek o nadanie certyfikatu nie muszą podlegać ocenie jednego i tego samego eksperta (w zależności od dostępności ekspertów); – Certyfikat zostanie przyznany wyłączni wtedy, gdy rating dla projektu wyniesie co najmniej 75%; – Certyfikat zostanie przyznany wyłącznie wtedy, gdy rating dla certyfikatu wyniesie co najmniej 75%. 26. Zasady szczegółowe, tj. przysługująca NA możliwość dalszego zawężenia kryteriów przyznania certyfikatu lub powiązania szeregu kryteriów, są następujące: – Określenie ogólnego budżetu dostępnego dla wszystkich certyfikowanych projektów; – Określenie liczby certyfikatów, które zostaną przyznane; – Ograniczenie dostępności certyfikatu dla jednej lub dwóch grup docelowych (IVT, PLM lub VETPRO); – Zatwierdzenie certyfikatu wyłącznie wtedy, gdy ocena projektowa wyniesie „x” punktów (co najmniej 75/100); – Zatwierdzenie certyfikatu wyłącznie wtedy, gdy ocena certyfikatu wyniesie „x” punktów (co najmniej 75/100); 9.2. Projekty partnerskie 120 1. NA będzie postępować zgodnie z międzyagencyjnymi procedurami konsultacji a także zastosuje wspólne narzędzie zarządzania programem, LLPLink. Instrukcje techniczne oraz kalendarz dotyczący dopasowania i wyboru partnerów w ramach Projektów Partnerskich w procesie uczenia się zostały określone w Załączniku IIIB Przewodnika dla NA. 2. W odniesieniu do zasad alokacji dofinansowania, zastosowanie mają identyczne zasady jak w przypadku Wielostronnego Projektu Partnerskiego Szkół Comeniusa, patrz punkt 7.4.1 powyżej. 3. W odniesieniu do użycia listy rezerwowej, zastosowanie mają identyczne zasady jak w przypadku Wielostronnego Projektu Partnerskiego Szkół Comeniusa, patrz punkt 7.2.3.1 powyżej. 9.3. Działanie Programu - Transfer Innowacji 9.3.1. Wnioskowanie i procedura wyboru 9.3.1.1. Zasady ogólne 1. Wnioski muszą być przesyłane z wykorzystaniem oficjalnego formularza przygotowanego przez Komisję. Ewentualne tłumaczenia wykonane przez NA muszą być zgodne z treścią oficjalnego formularza. 2. NA przeprowadzi procedurę oceny i wyboru zgodni z zasadami opisanymi w sekcji 3.5 i 3.6 Przewodnika dla NA i w Załączniku do Decyzji nr 1720/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (szczególnie zasady dotyczące Procedury NA 2). Harmonogram, którego należy przestrzegać został podany w mapie drogowej dot. oceny i wyboru wniosków w 2007r. (patrz Załącznik III-B). 9.3.1.2. Kontrola poprawności formalnej 3. W celu przeprowadzenia kontroli poprawności formalnej, NA powinny stosować formularz poprawności formalnej zamieszczony w Załączniku (patrz Załącznik IIB). 9.3.1.3. Ocena jakościowa 4. Do celów oceny jakościowej, NA będzie korzystać z formularza oceny zamieszczonego w Załączniku (patrz Załącznik II-B). Formularz ten można edytować (tłumaczyć na inne języki, opatrzyć logo NA), jednakże bez możliwości modyfikowania treści lub pól z oceną punktową. W ramach formularza ocena została rozbita na 8 europejskich kryteriów wyboru. Kryteria te są zgodne z kryteriami wyboru i oceny, które zostały opublikowane w Zaproszeniu do składania wniosków48. Dla podanych 8 europejskich kryteriów wyboru ocena zostanie przeprowadzona w skali od 0 do 100 punktów. Mechanizmy przyznawania punktów/ważenia zostaną opublikowane na stronach internetowych 48 Zaproszenie do Składania Wniosków w Programie „Uczenie się przez całe życie” 2011, Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” 2011, Część IIb: Wyjaśnienia według poszczególnych działań – Dok. Nr 36.. 121 Narodowych Agencji. W przypadku, gdy dany kraj przyjmie dodatkowe kryteria wyboru (priorytety narodowe), mechanizm przyznawania punktów/ważenia należy również opublikować na stronie internetowej właściwej NA. 5. Każde z kryteriów wyboru podlega ocenie co najmniej dwóch ekspertów, z których co najmniej jeden musi pochodzić spoza struktur NA. W przypadku każdego z kryteriów wyboru obowiązuje próg, czyli minimalna liczba punktów, którą wniosek musi otrzymać, aby można było rozpatrzyć możliwość jego finansowania. Niepowodzenie w osiągnięciu takiego progu w jednym z kryteriów będzie prowadzić do odrzucenia wniosku. Średnia arytmetyczna punktów przyznanych przez ekspertów oceniających winna stanowić skonsolidowany wynik punktowy dla danego kryterium wyboru. Wniosek należy odrzucić wyłącznie wtedy, gdy skonsolidowany wynik punktowy dla danego kryterium wyboru będzie poniżej wymaganego progu. 6. Ogólna ocena końcowa stanowi sumę ocen za wszystkie podpunkty i będzie odzwierciedlać ogólną jakość i zalety wniosku. Dlatego też eksperci powinni bardzo ostrożnie oceniać treść wniosków i upewnić się, że przyznane oceny odzwierciedlają obiektywną i spójną analizę wniosku. 7. Ostateczny wybór wniosków zostanie przeprowadzony wyłącznie na podstawie ocen końcowych dla tych wniosków, które w wyniku konsolidacji osiągnęły progi dla wszystkich 8 kryteriów wyboru. 9.3.1.4. Ocena wskaźnika efektywności kosztów 8. Oprócz oceny jakościowej, dwaj eksperci zewnętrzni winni przeprowadzić także ocenę wniosku o dofinansowanie, która winna skutkować propozycją kwoty dofinansowania, która zostanie przyznana. 9. Eksperci oceniający winni umotywować swoje sugestie w obrębie „Formularza oceny” – Część „8. Wskaźnik efektywności kosztów”. Wszelkie sugestie dotyczące zmiany budżety, które nie zostaną przedstawione oraz należycie uzasadnione na „Formularzu oceny” nie zostaną wzięte pod uwagę. Prosimy zauważyć, że eksperci oceniający nie mogą zaproponować kwoty dofinansowania przekraczającej wnioskowaną kwotę dofinansowania. NA winna skontrolować oraz zapewnić zgodność z tym wymogiem we wszystkich przypadkach. 10. Obaj eksperci zobowiązani są skonsolidować swoje propozycje budżetowe. Jeżeli nie będzie to możliwe, ostateczną kwotą proponowanego budżetu będzie średnia arytmetyczna kwot zaproponowanych przez ekspertów. 11. Prosimy zauważyć, że obniżenie wartości poszczególnych pozycji budżetowych skutkuje obniżeniem całkowitego budżetu; podobnie obniżenie całkowitego budżetu może także wymagać obniżenia wartości tych pozycji budżetowych, które zostaną ograniczone w oparciu o maksymalne wartości procentowe. 12. W stosownych przypadkach, właściwe NA mogą podjąć inicjatywę konsolidacji budżetu a następnie poddać ją formalnej ocenie ekspertów zewnętrznych. 122 9.3.2. Przedstawienie krótkiej listy Komisji 13. Po przeprowadzeniu procedury oceny, Narodowe Agencje przedstawią Komisji krótkie listy wniosków, które proponują wybrać, jako opisano w Załączniku do Decyzji 1720/2006/WE, z uwzględnieniem propozycji wniosków, które powinny zostać umieszczone na krajowej liście rezerwowej. NAS uzyskają listy rankingowe (obejmujące liczbę punktów przyznanych dla danego kryterium wyboru) bezpośrednio przy użyciu LLPLink. Poza standardowymi informacjami, propozycja przyznania dofinansowania powinna zawierać sprawdzone i skorygowane (skonsolidowane) projekty budżetu dla każdego przedstawionego wniosku. Budżet należy przedstawić Komisji w wersji elektronicznej z wykorzystaniem LLPLink. 9.4. Dofinansowanie na rzecz wizyt przygotowawczych 1. Dofinansowanie na rzecz wizyt przygotowawczych mających na celu opracowanie przyszłego wniosku dla projektu Leonardo da Vinci będą administrowane zgodnie z zapisem Punktu 11 Przewodnika dla NA. 123 10. SPECYFIKA WIZYT STUDYJNYCH 10.1. Katalog wizyt studyjnych 2. Począwszy od programu na rok 2009-2010 stosuje się ogólne ramy odniesienia dotyczące tematyki programu, zgodnie z priorytetami programu „Uczenie się przez całe życie”, założeniami strategii lizbońskiej, procesem kopenhaskim i bolońskim, a także założeniami Nowych Ram Strategicznych Edukacji i Szkoleń 2020. Nowa struktura obejmuje 6 kategorii, które zapewniają bardziej spójne podejście do tematyki programu. Umożliwiają one ponadto elastyczniejsze podejście do nowopowstałych potrzeb oraz zdarzeń mających miejsce na terenie Europu oraz uczestniczących krajów. NA są odpowiedzialne za wybór propozycji wizyt przedstawionych przez organizatorów wizyt w danym kraju po wystosowaniu przez Komisję „Zaproszenia do składania wniosków dot. wizyt studyjnych”, za pośrednictwem NA. Przy wyborze wizyt studyjnych, NA weźmie pod uwagę istniejącą listę tematów wizyt studyjnych jak określono w ogłoszeniu o programie. Jeżeli będzie to wymagane, Narodowe Agencje mogą również uwzględnić krajowe priorytetowe tematy w swoim programie pracy, w umowie z władzami krajowymi i z Komisją. 3. Katalog wizyt studyjnych obejmuje trzy typy wizyt studyjnych: wizyty w ramach edukacji ogólne, wizyty w ramach edukacji i szkoleń zawodowych (VET) oraz wizyty o charakterze mieszanym w ramach podejścia związanego z uczeniem się przez całe życie. 4. Po przeprowadzeniu oceny propozycji wizyt studyjnych, NA zobowiązana jest wpisać wybrane wizyty studyjne w bazie danych programu (Olive), przestrzegając instrukcje przedstawione przez Centralną Agencję w imieniu Komisji, z zachowaniem liczby wizyt studyjnych określonej dla poszczególnych krajów. Każdy kraj powinien przedstawić jedną propozycję w odniesieniu do wszystkich dziesięciu otrzymanych dofinansowań. 5. Po wpisaniu przez NA do bazy danych programu, propozycje te zostaną udostępnione Komisji. Zasadniczo, Komisja i Centralna Agencja akceptują wszystkie propozycje wybrane przez NA, dążąc jednocześnie do zachowania pewnej równowagi pomiędzy tematyką a rodzajami wizyt. Opis sporządzony w języku roboczym właściwym dla składanych wniosków zostanie poddany edycji Centralnej Agencji celem uzyskania jasnego i zrozumiałego opisu potencjalnych wnioskodawców. Tak więc zbiór złożonych wniosków stanowić będzie oficjalny katalog programu. 6. Oficjalny internetowy katalog będzie dostępny na stronie Centralnej Agencji w ramach zaproszenia do składania wniosków. Wszystkie NA ustanowią linki ze swoich stron internetowych do strony Centralnej Agencji dotyczącej wizyt studyjnych, dzięki czemu katalog będzie łatwo dostępny dla wszystkich potencjalnych wnioskodawców. Centralna Agencja w imieniu Komisji opublikuje katalog wizyt studyjnych także w formie drukowanej, celem rozpowszechnienia i zapewnienia widoczności programu. 124 7. Począwszy od roku 2009-2010 publikowane są dwa zaproszenia do składania wniosków. Struktura katalogu również opiera się na tej zasadzie. 10.2. Rejestracja wniosków 1. Wnioskodawcy wypełniają internetowy formularz zgłoszenia dostępny na stronie Centralnej Agencji, który jest rejestrowany automatycznie w systemie poprzez przypisanie numeru rejestracyjnego. Każdy wnioskodawca otrzymuje automatyczne potwierdzenie odbioru złożonego przez siebie wniosku. 10.3. Szczegółowe zasady dot. wizyt studyjnych 1. Program wizyty studyjnej realizowany jest w ciągu roku akademickiego. Wizyty studyjne organizowane będą w dwóch turach. Pierwsza tura obejmie wizyty studyjne mające miejsce w okresie od września roku N do lutego roku N+1, natomiast druga tura obejmie wizyty rozpoczynające się w marcu roku N+1 i kończące się w czerwcu roku N+1. W związku z realizacją dwóch odrębnych zaproszeń do składania wniosków, kandydaci mogą wnioskować o dofinansowanie wyłącznie na rzecz wizyt studyjnych ujętych w interesującym je zaproszeniu do składania wniosków, w określonym wcześniej okresie wnioskowania. 10.3.1. Zasady poprawności formalnej 2. Osoby indywidualne wnioskujące do NA o dofinansowanie wizyt studyjnych powinny być: - obywatelami kraju uczestniczącego w Programie „Uczenie się przez całe życie”, - lub obywatelami innych krajów, zatrudnionych lub zamieszkujących kraj NA, zgodnie z warunkami określonymi dla tego kraju. 3. Wnioskodawcy indywidualni winni obejmować ekspertów lub urzędników wyznaczonych przez władze krajowe, regionalne lub lokalne, dyrektorów instytucji edukacyjnych i szkoleniowych oraz służb doradztwa i akredytacji, a także przedstawicieli partnerów społecznych. 4. Profil uczestników powinien odpowiadać jednej z poniższych kategorii: urzędnicy administracji lokalnej, regionalnej i krajowej, inspektorzy, dyrektorzy instytucji edukacyjnych i szkoleniowych, ośrodków i usługodawców, kierownicy ośrodków walidacji i akredytacji, dyrektorzy szkół, szefowie wydziałów, osoby szkolące nauczycieli, doradcy, pracownicy oświaty, pracownicy administracyjni oraz kierownicy ds. szkoleń w przedsiębiorstwach, przedstawiciele izb handlowych/przemysłowych/rzemieślniczych, badacze, dyrektorzy i pracownicy urzędów pracy i centrów doradztwa, przedstawiciele związków zawodowych, właściciele małych i średnich przedsiębiorstw, itd. Uczestnictwo nauczycieli nie jest priorytetem i zostanie zatwierdzone jedynie po przedstawieniu odpowiedniego uzasadnienia. 5. Pierwszeństwo będzie przysługiwać wnioskodawcom, którzy wcześniej nie uczestniczyli w wizycie studyjnej. Wnioski o dofinansowanie kolejnego 125 uczestnictwa powinny zostać dobrze umotywowane i zatwierdzone jedynie w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach. Wnioski o kolejne uczestnictwo zostaną zatwierdzone po upłynięciu okresu oczekiwania obejmującego 2 kolejne okresy roku akademickiego. 10.3.2. Kryteria jakościowe 6. Uczestnicy powinni reprezentować wszystkie segmenty systemu edukacji (np. Kształcenie ogólne, zawodowe i techniczne) oraz działać w charakterze „multyplikatorów”, tj. powinni być osobami, które są władne na poziomie lokalnym, regionalnym lub krajowym i których ekspertyza może zostać wykorzystana do podniesienia świadomości polityki i praktyk realizowanych w innych uczestniczących krajach, a także stanowić wkład na rzecz innowacji i wymiany strategii politycznych. 7. NA powinna zapewnić, że uczestnicy ze wszystkich sieci, które zajmują się organizacją edukacji w kraju będą reprezentowani podczas wizyt studyjnych, w tym także przedstawiciele odpowiednich partnerów społecznych. 8. NA powinna upewnić się, że zaproponowani kandydaci posługują się przynajmniej jednym językiem Wspólnoty innym niż ich własny. Powinni oni posiadać dobrą znajomość języka roboczego wizyty studyjnej, co umożliwiłoby im aktywne uczestnictwo w dyskusjach. 10.4. Procedura łączenia partnerów 1. Centralna Agencja przy współpracy z Komisją rozpocznie procedurę łączenia z chwilą upłynięcia terminu składania wniosków (określonego w odpowiednim Zaproszeniu do składania wniosków). Komisja oraz Centralna Agencja zwykle akceptują wszystkich kandydatów zaproponowanych przez NA, o ile nie występują dowody na niespełnienie wymogów. W przypadku spotkania mającego na celu łączenie partnerów, Komisja i Centralna Agencja mogą zwrócić się o pomoc do przedstawicieli NA. 2. Wnioskodawcy wybierają propozycje do czterech wizyt studyjnych. Centralna Agencja przede wszystkim będzie uwzględniać pierwszy wybór lub wizytę zarekomendowaną przez NA. Jeżeli nie będzie to możliwe, wyznaczy ona wnioskodawcy jedną z wybranych propozycji lub zaproponuje inną wizytę studyjną, z przestrzeganiem następujących parametrów, w poniższej kolejności: - Temat wizyty studyjnej, - Umiejętności językowe wnioskodawcy, - Czas trwania wizyty studyjnej. - Kraj, w jakim będzie mieć miejsce wizyta. 3. Narodowa Agencja poinformuje wnioskodawców o wynikach procedury łączenia przed końcem czerwca roku N (dla tury pierwszej) lub przed końcem grudnia roku N (dla tury drugiej). Wnioskodawcy mogą przedstawić jeden wniosek o zmianę wyznaczonego partnera. Jeżeli uczestnik nie będzie mógł przyjąć nowej 126 propozycji, jego wniosek zostanie anulowany a dana NA zostanie poproszona o nominowanie kolejnego kandydata z listy rezerwowej. Kandydaci, których wnioski zostaną anulowane w pierwszej turze będą mogli złożyć wniosek w turze drugiej. 10.5. Instrukcje techniczne dot. wyboru i łączenia 1. Każda NA zobowiązana jest wykonać cztery zadania w terminie 4 tygodni po terminie składania wniosków (T): - przeprowadzić ocenę formalną i jakościową wniosku; - przygotować i zorganizować krajowy komitet ewaluacyjny oraz podjąć decyzję w ramach krajowej preselekcji; - wpisać wyniki krajowej preselekcji w bazie danych programu, zgodnie z następującymi zasadami: o Status “zatwierdzony”; o Status “lista oczekująca”; o Status “zatwierdzony - inne fundusze WE ” w przypadku, gdy wnioskodawca otrzyma dofinansowanie w ramach innej zdecentralizowanej akcji Programu „Uczenie się przez całe życie” lub z innych źródeł (patrz także punkt 10.7); o Status “anulowany” w przypadku, gdy wnioskodawca się wycofa; o Status “usunięty” w przypadku błędów, takich jak zdublowany wpis; o Status “odrzucony”. przesłać krajową listę do Komisji i Centralne Agencji; opracować odpowiednio długą listę rezerwową obejmującą odpowiednich kandydatów. 10.6. Powiadomienia o wynikach i rezygnacjach/zastępstwach 1. NA powiadomi wnioskodawców o przyznaniu dofinansowania zgodnie z punktem 3.6.4 Przewodnika dla NA. 2. Beneficjentom wyznaczonym do pewnych wizyt studyjnych, którzy zrezygnowali z uczestnictwa z uzasadnionych powodów zostanie zaproponowana alternatywna wizyta studyjna, w oparciu o profesjonalne doświadczenie wnioskodawcy oraz dostępność miejsc w grupach. Mogą oni przyjąć nową propozycję lub wycofać swój wniosek. W drugim przypadku, NA zaproponuje kolejnego uczestnika, którego wybierze z listy rezerwowej, przy czym w pierwszej kolejności poszukiwani będą uczestnicy z grupy, z której wycofał się beneficjent. Narodowa Agencja powiadomi Centralną Agencję o wszelkich przypadkach wycofania wniosku, zmianach i zastępowanych uczestnikach, celem wprowadzenia niezbędnych aktualizacji w bazie danych programu (Olive). 127 10.7. Udział „pozostałych” specjalistów w dziedzinie edukacji i VET, nieobjętych dofinansowaniem wizyty studyjnej 1. Uczestnictwo w wizytach studyjnych jest otwarte dla beneficjentów dofinansowania przyznanego w ramach innych zdecentralizowanych akcji programu (tj. Wewnętrzne szkolenie Comeniusa oraz Wizyty i Wymiany Grundtviga), pod warunkiem dostępności wolnych miejsc w programie wizyt studyjnych. Oznacza to, że wnioski o dofinansowanie w ramach innych akcji Programu „Uczenie się przez całe życie” będą rozpatrywane wyłącznie po dokonaniu wyboru uczestników wizyt studyjnych, którzy złożyli wniosek o dofinansowanie w programie wizyt studyjnych. Wnioski o dofinansowanie w ramach innych akcji Programu „Uczenie się przez całe życie” winny zostać ocenione przede wszystkim pod względem spełnienia kryteriów określonych dla danej akcji w zakresie kontroli formalnej i oceny jakościowej. W przypadku pomyślnego rezultatu uzyskanego na tym etapie, porównywalność wniosków zostanie następnie zweryfikowana względem kryteriów określonych bezpośrednio dla wizyt studyjnych, w tym przede wszystkim względem wymaganego profilu uczestnika. W przypadku zatwierdzenia, wnioski te uzyskają dofinansowanie w oparciu o zasady alokacji dofinansowania, określone dla akcji Programu „Uczenie się przez całe życie”, w ramach którego złożony został wniosek, przy czym wysokość dofinansowania nie może przekraczać wnioskowanej kwoty. 2. Pozostałe kategorie uczestników nieobjętych dofinansowaniem UE to: - uczestnicy z własnej inicjatywy: bez względu na pochodzenie mogą oni uczestniczyć w programie wizyt studyjnych na następujących warunkach: należy przestrzegać ogólnych zasad uczestnictwa oraz uzyskać akceptację ze strony NA w kraju, w którym składany jest wniosek; podobnie jak w przypadku innych uczestników, o fakcie złożenia wniosku należy powiadomić zarówno Komisję jak i Centralną Agencję; wolne miejsca winny być dostępne w wybranej przez uczestników wizycie studyjnej, z uwzględnieniem zatwierdzenia przez NA; - obywatele danego kraju: mogą być członkami wizytujących grup w swoim kraju w zależności od dostępności miejsc i po zatwierdzeniu przez NA. Natomiast nie mogą oni otrzymać dofinansowania ze środków Wspólnoty; - w wyjątkowych przypadkach w programie uczestniczyć mogą także pracownicy UE, pracownicy Agencji UE oraz pracownicy NA (w przypadku pracowników NA, odnosi się to wyłącznie do krajów kandydujących i uczestniczących w realizacji etapu działań przygotowawczych). 3. Z uwagi na brak konkretnego terminu składania wniosków dla uczestników wspieranych w ramach innych zdecentralizowanych akcji programu „Uczenie się przez całe życie”, zastosowanie znajdzie terminarz właściwy dla danego działania. Uwzględnienie tego rodzaju uczestników w programie wizyt studyjnych winno podlegać zasadnym warunkom. Uwzględniając fakt, iż w trakcie procedury łączenia partnerów priorytet należy przyznać podmiotom wnioskującym o dofinansowanie na rzecz wizyty studyjnej, wyznaczenie innych uczestników odbędzie się po zakończeniu procedury łączenia. 128 4. Uczestnicy wszystkich wymienionych w niniejszym paragrafie kategorii (otrzymujący dofinansowanie lub nie) wymagają rejestracji w bazie danych programu (Olive) jako uczestnicy wizyty studyjnej poprzez nadanie statusu << zatwierdzono – brak funduszy WE >>. 10.8. Zasady obliczania kwoty dofinansowania 1. Podczas oceny wniosków o dofinansowanie, NA zobowiązana jest obliczyć kwotę dofinansowania, jaka ma zostać przyznana wnioskodawcom, którzy uzyskają dofinansowanie. 2. Biorąc jako punkt wyjścia średnia kwotę dofinansowania dla danego kraju, NA obliczy indywidualną kwotę dofinansowania po ustaleniu miejsca wizyty uczestników i po spotkaniu łączącym partnerów zgodnie z zasadami określonymi w Zaproszeniu do składania wniosków. 3. NA opublikuje mające zastosowanie stawki w krajowym Zaproszeniu do składania wniosków oraz w materiałach informacyjnych, oraz zapewni równe traktowanie wnioskodawcy poprzez zastosowanie tej samej stawki do wszystkich wnioskodawców w porównywalnej sytuacji. 4. W przypadku kosztów utrzymania, NA przyzna dofinansowanie w formie zryczałtowanej kwoty, która będzie nie niższa niż 75% maksymalnych stawek kosztów utrzymania opublikowanych w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”49. 5. Dofinansowanie kosztów podróży zostanie przyznane na podstawie kosztów rzeczywistych. 6. W przypadku osób o specjalnych potrzebach, NA może przyznać dofinansowanie kosztów utrzymania, które jest wyższe niż maksymalne stawki, w celu pokrycia rzeczywiście poniesionych kosztów. W takich przypadkach, dodatkowe dofinansowanie może obejmować koszty utrzymania i podróży osoby towarzyszącej, jeżeli jej obecność jest uzasadniona. NA może określić maksymalną wartość procentową kosztów rzeczywistych lub maksymalną kwotę. 10.9. Umowy o dofinansowanie i raporty od beneficjentów 1. NA będzie stosować wzór umowy o dofinansowanie wyjazdów indywidualnych zamieszczony w Załączniku II-C do Przewodnika dla NA, z przestrzeganiem dat wyszczególnionych w kalendarzu w Załączniku 1 do Umowy Komisja-NA. 2. Raport końcowy powinien mieć formę prostego formularza, w którym beneficjent informuje o przeprowadzonych działaniach i poniesionych kosztach: – Sprawozdanie finansowe zamieszczone w raporcie końcowym powinno uwzględniać poniesione koszty podróży oraz czas trwania pobytu. Musi mu towarzyszyć zaświadczenie o uczestnictwie w wizycie studyjnej, wydane przez 49 Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” 2011 – Część 1, Rozdział 4.C. 129 organizatora wizyty, określające nazwisko uczestnika oraz datę rozpoczęcia i zakończenia pobytu za granicą. – Raport opisowy, którego zawartość zostanie określona przez NA, powinien przedstawiać jasny opis organizacji wizyty studyjnej. Beneficjenci mogą zostać poproszeni o jasne wskazanie wiedzy i/lub umiejętności jakie nabyli podczas wizyty studyjnej, korzyści i wniosków wypływających z wizyty studyjnej oraz ich rozwoju zawodowego, wpływu jaki wizyta studyjna miała na podniesienie świadomości znaczenia wymiaru europejskiego w ich pracy oraz tego w jaki sposób zamierzają dzielić się zdobytym doświadczeniem. Ponadto powinni oni wyrazić swoje poglądy odnośnie tego, w jaki sposób można wykorzystać zdobyte doświadczenia i nawiązane kontakty do celów stworzenia lub dalszego rozwoju innych akcji w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie”. Uczestnicy, którzy byli autorami raportu grupowego mogą uznać go za raport indywidualny. Wzór raportu grupowego zostanie opracowany przez Centralną Agencję przy współpracy z Komisją i poszczególnymi NA. 3. NA sprawdzi raporty końcowe i towarzyszące im dokumenty zgodnie z postanowieniami w punkcie 3.8 Przewodnika dla NA. 10.10. Opłaty za anulowanie 1. Dofinansowanie z tytułu wizyty studyjnej nie obejmuje opłat za anulowanie. Jeżeli beneficjent dofinansowania zrezygnuje z udziału w wizycie studyjnej po podpisaniu umowy o dofinansowanie z NA z powodów innych niż działanie siły wyższej, będzie zmuszony zapłacić poniesione już koszty ze swojej kieszeni oraz zwrócić wszelkie zaliczki otrzymane od NA. 2. Jeżeli wizyta studyjna zostanie anulowana przez jej organizatora, w czasie, w jakim beneficjent po podpisaniu umowy o dofinansowanie z NA poniósł wydatki związane z uczestnictwem w wizycie studyjnej (takie jak zakup biletów na podróż), których nie można juz zwrócić lub wymienić, poniesione koszty mogą zostać pokryte przez dofinansowanie z tytułu wizyty studyjnej. 10.11. Wymogi dot. raportowania przez NA 1. NA zobowiązana jest składać raporty zgodnie z kalendarzem raportowania przez NA w Sekcji 6 i z zastosowaniem wzorów formularzy raportu wyszczególnionych w Załączniku IV. 2. Wpisywanie danych w bazie danych programu należy realizować zgodnie z wymogami określonymi w Sekcji 2.7. Przewodnika dla NA. 10.12. Kalendarz działań związanych z wizytami studyjnymi 1. Kalendarz działań zostanie zamieszczony w ramach CIRCA, a także na stronie Centralnej Agencji poświęconej wizytom studyjnym (Olive). 130 11. SPECYFIKA WIZYT PRZYGOTOWAWCZYCH 11.1. Zasady obliczania kwoty dofinansowania 11.1.1. Uprawnione koszty 1. Dofinansowanie na rzecz wizyt przygotowawczych obejmuje następujące elementy: – Wkład na pokrycie rzeczywistych wjazdowych/wyjazdowych); kosztów podróży (w tym wiz – Stałą kwotę dofinansowania kosztów utrzymania (w tym ubezpieczenie na czas podróży), w oparciu o długość pobytu. 2. W przypadku uczestnictwa w seminarium kontaktowym, dofinansowanie obejmuje następująca elementy: – Wkład na pokrycie rzeczywistych wjazdowych/wyjazdowych); kosztów podróży (w tym wiz – Stałą kwotę dofinansowania kosztów utrzymania na czas trwania seminarium. Dofinansowanie na rzecz utrzymania uwzględniana jest w opłacie („jedna opłata”) za uczestnictwo w seminarium kontaktowym. Wysokość opłaty („jedna opłata”) określana jest przez NA organizującą seminarium kontaktowe. 3. Dofinansowania wizyt przygotowawczych (PV) są udzielane na rzecz mobilności międzynarodowej. Niemniej jednak w wyjątkowych przypadkach, dofinansowanie PV może zostać przyznane na mobilność w ramach danego kraju, jeżeli dofinansowanie dotyczy uczestnictwa w seminarium kontaktowym (dla każdego programu sektorowego) organizowanym przez NA w danym kraju. 4. NA zapewni dofinansowanie w wysokości co najmniej 50% maksymalnych stawek utrzymania opublikowanych w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”50. 5. NA opublikuje mające zastosowanie stawki w swoim krajowym zaproszeniu do składania wniosków i materiałach informacyjnych oraz zapewni równe traktowanie wnioskodawców poprzez zastosowanie takich samych stawek do wszystkich wnioskodawców w porównywalnej sytuacji. 6. W przypadku osób o specjalnych potrzebach, NA może przyznać dofinansowanie kosztów utrzymania, które jest wyższe niż maksymalne stawki, w celu pokrycia rzeczywiście poniesionych kosztów. W takich przypadkach, dodatkowe dofinansowanie może obejmować koszty utrzymania i podróży osoby 50 Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” 2011 – Część 1, Rozdział 4.C.. 131 towarzyszącej, jeżeli jej obecność jest uzasadniona. NA może określić maksymalną wartość procentową kosztów rzeczywistych lub maksymalną kwotę. 11.1.2. „Jedna opłata” za seminaria kontaktowe 7. NA organizujące seminaria kontaktowe często pobierają „jedną opłatę” obejmującą koszty zakwaterowania, wyżywienia, dokumentacji oraz ewentualnie uczestnictwa w imprezach kulturalnych. Opłata ta nie obejmuje kosztu zorganizowania seminarium kontaktowego, w tym kosztu wynajmu sal konferencyjnych, sprzętu, itd. Tego typu koszty pokrywa NA w ramach posiadanego budżetu operacyjnego, na rzecz którego wpłacany jest wkład UE w ramach dofinansowania operacyjnego NA. W fazie przygotowań seminarium kontaktowego, organizująca je NA winna zapewnić, że „jedna opłata” lub opłata za uczestnictwo w seminarium kontaktowym nie przekracza maksymalnej dziennej stawki kosztów utrzymania, określonej przez UE oraz mającej zastosowanie w kraju, w którym organizowane jest seminarium kontaktowe. 8. Wkład na pokrycie „jednej opłaty” może odpowiadać wysokości maksymalnych stawek utrzymania przyjętych w kraju organizującym seminarium, zgodnie z zapisem Przewodnika do Programu „Uczenie się przez całe życie”. W przypadku zastosowania ogólnie niższych krajowych stawek odnośnie mobilności, NA może zadecydować o wprowadzeniu wyjątku odnośnie wizyt przygotowawczych w zakresie uczestnictwa w seminariach kontaktowych oraz zastosować maksymalne stawki utrzymania. 9. Zazwyczaj seminarium kontaktowe trwa cztery dni, przy czym zwykle możliwe jest przybycie beneficjentów pierwszego dnia seminarium oraz ich wyjazd do domu ostatniego dnia. W takim przypadku kwota dofinansowania winna ograniczać się do wysokości „jednej opłaty” oraz wkładu na poczet kosztów podróży. 10. W wyjątkowych przypadkach może się zdarzyć, iż beneficjent będzie zmuszony przybyć dzień przed rozpoczęciem seminarium kontaktowego, lub też wyjechać dzień po jego zakończeniu, wówczas gdy połączenia komunikacyjne nie pozwolą na przybycie pierwszego dnia oraz wyjazd ostatniego dnia seminarium. W takim przypadku NA może w drodze odstępstwa przyznać dodatkowe dofinansowanie na pokrycie dziennych kosztów utrzymania za dzień (dni) podróży. Niemniej jednak ogólna liczba dni objętych dofinansowaniem nie może przekroczyć maksymalnego okresu trwania PV, określonego w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”. Jeżeli beneficjent zdecyduje się przybyć wcześniej lub wyjechać później z przyczyn innych niż brak połączeń komunikacyjnych, NA nie udzieli dofinansowania w postaci dodatkowej kwoty na pokrycie kosztów utrzymania, przekraczającej wysokość „jednej opłaty”. 11. W kwestii realizacji płatności, NA zastosuje jedną z dwóch poniższych opcji: NA wypłaci zaliczkę na rzecz beneficjenta przed rozpoczęciem seminarium kontaktowego, w wysokości 80% maksymalnego wkładu na pokrycie kosztów podróży plus całkowita kwota dofinansowania „jednej opłaty”. Beneficjent może otrzymać do 20% dofinansowania na pokrycie kosztu podróży z chwilą złożenia i zatwierdzenia raportu końcowego 132 przez NA, zgodnie z zasadami dotyczącymi kosztów podróży pokrywanych w ramach dofinansowania na rzecz wizyt przygotowawczych. NA wypłaci zaliczkę przed rozpoczęciem seminarium kontaktowego, w wysokości 80% maksymalnej kwoty dofinansowania. Beneficjent może otrzymać do 20% dofinansowania na pokrycie kosztu podróży z chwilą złożenia i zatwierdzenia raportu końcowego przez NA, zgodnie z zasadami dotyczącymi kosztów podróży pokrywanych w ramach dofinansowania na rzecz wizyt przygotowawczych. 12. Niezależnie od wybranej opcji płatności, NA przeleje płatność na konto beneficjenta wyłącznie wówczas, gdy raportowi końcowemu towarzyszyć będzie poświadczenie uczestnictwa w działaniu (certyfikat uczestnictwa) oraz dowód uiszczenia opłaty za uczestnictwo w seminarium kontaktowym („jedna opłata”). 11.1.3. Opłaty za anulowanie 13. Organizująca NA może naliczyć opłatę za anulowanie (określoną na dość wysokim, lecz uzasadnionym poziomie 100 €) w przypadku wycofania się przez beneficjentów z uczestnictwa w seminarium kontaktowym po upłynięciu określonego terminu (tj. na miesiąc lub krócej przed rozpoczęciem seminarium kontaktowego) oraz w przypadku, gdy w konsekwencji wycofania uczestnictwa organizująca NA będzie zobowiązana uiścić kary za odwołane rezerwacje. W stosownych przypadkach, organizująca NA zamieści informacje na temat opłat za anulowanie w pakiecie reklamowym seminarium (tzn. w zaproszeniu lub formularzu rejestracyjnym). Wysyłająca NA dopilnuje aby potencjalni wnioskodawcy zostali należycie poinformowani o zastosowaniu opłaty za anulowanie. Nie można domagać się uiszczenia opłaty za anulowanie od beneficjenta, który wycofał swoje uczestnictwo w seminarium kontaktowym z powodu działania siły wyższej. 14. Dofinansowanie z tytułu wizyty studyjnej nie obejmuje opłat za anulowanie. Jeżeli beneficjent dofinansowania zrezygnuje z udziału w wizycie studyjnej po podpisaniu umowy o dofinansowanie z NA z powodów innych niż działanie siły wyższej, wszelkie opłaty za anulowanie, naliczane przez organizatora seminarium kontaktowego, pokryje beneficjent ze swojej kieszeni. Wysyłająca NA winna odzyskać wszelkie ewentualne zaliczki oraz zakończyć realizację umowy wyłącznie po uzyskaniu potwierdzenia uiszczenia przez beneficjenta opłaty za anulowanie na rzecz organizującej NA. 15. Jeżeli seminarium kontaktowe zostanie anulowane przez organizującą NA z uwagi na brak uczestników w momencie, gdy beneficjent po podpisaniu umowy o dofinansowanie z NA poniósł wydatki związane z uczestnictwem w seminarium kontaktowym (takie jak zakup biletów na podróż, których nie można juz anulować, lub których koszt jest niemożliwy do odzyskania), poniesione koszty mogą zostać pokryte przez dofinansowanie z tytułu wizyty studyjnej. 133 11.2 Umowy o dofinansowanie 1. Wsparcie wizyt przygotowawczych jest zapewnione w formie indywidualnego dofinansowania z tytułu mobilności. Jednak NA zobowiązana jest zawrzeć umowę o dofinansowanie z instytucją macierzystą wyjeżdżającej osoby, a nie z indywidualną osobą. 11.3. Analiza raportów końcowych od beneficjentów 1. NA sprawdzi wszystkie raporty końcowe z akcji zdecentralizowanych. Wymogi dotyczące dodatkowych kontroli (np. kontroli zza biurka), które NA zobowiązana jest przeprowadzić w odniesieniu do beneficjentów dofinansowania zostały określone w punkcie 3.8. niniejszego Przewodnika. 2. NA wprowadzi dane ilościowe z każdego sprawozdania końcowego z wizyty przygotowawczej do narzędzia zarządzania programem (por. Rozdział 2.7. Przewodnika dla NA). 11.4 Wymogi dotyczące raportowania przez NA 1. NA zobowiązana jest składać raporty zgodnie z kalendarzem raportowania przez NA w sekcji 6 i z zastosowaniem wzorów formularzy raportu wyszczególnionych w Załączniku IV. 134 12. SPECYFIKA PROGRAMU GRUNDTVIG 12.1. Zasady dotyczące wszystkich akcji w programie Grundtvig 12.1.1. Procedura przyznania dofinansowania 1. NA zobowiązana jest zorganizować ewaluację oraz wybór wniosków o dofinansowanie zgodnie z zasadami określonymi w rozdziałach 3.5 i 3.6 Przewodnika dla NA. 2. Przy realizacji oceny formalnej NA wykorzysta wspólne europejskie formularze oceny formalnej, zawarte w Załączniku II-B do niniejszego Przewodnika. 3. Kryterium oceny formalnej dotyczące narodowości, mające zastosowanie w przypadku mobilności osób indywidualnych, należy interpretować następująco: „Wnioskodawca jest obywatelem kraju uczestniczącego w Programie „Uczenie się przez całe życie” lub też obywatelem innego kraju, pracującym lub zamieszkującym kraj uczestniczący, zgodnie z prawnymi wymogami obowiązującymi w tym kraju uczestniczącym (prosimy odnieść się do strony internetowej odpowiedniej NA)”. 4. Przy realizacji oceny jakościowej NA wykorzysta wspólne europejskie formularze oceny, zawarte w Załączniku II-B do niniejszego Przewodnika. Ocena ta będzie dokonywana w skali od 0 do 100 punktów. 5. W przypadku działań, które dopuszczają zastosowanie priorytetów narodowych, a priorytety te zostały uwzględnione przez NA, można przyznać maksymalnie 15 punktów z tytułu priorytetów narodowych. Z technicznego punktu widzenia, za każdy priorytet narodowy można uzyskać określoną liczbę punktów, od 1 do 15. Suma punktów dla danego wniosku może więc znacznie przekroczyć 15 jeżeli wniosek zawiera się w obrębie kilku priorytetów narodowych. Niemniej jednak, w takim przypadku wnioskodawca otrzyma nie więcej niż 15 punktów. 12.1.2. Lista rezerwowa 6. Tam gdzie to będzie możliwe, NA ustanowi listę rezerwową projektów, które mogłyby uzyskać dofinansowanie, gdyby dalsze fundusze były dostępne lub niektórzy beneficjenci nie byli w stanie wykorzystać udzielonego im dofinansowania (por. Rozdział 3.6.2.3 niniejszego Przewodnika). We wszystkich takich przypadkach, NA będzie przestrzegać terminów przygotowania umów o dofinansowanie jak określono w Załączniku 1 do Umowy Komisja-NA. 12.1.3. Zasady alokacji dofinansowania 7. W odniesieniu do dofinansowania z tytułu kosztów utrzymania, NA przyzna kwotę odpowiadającą co najmniej 50% maksymalnych stawek utrzymania, opublikowanych w Przewodniku do Programu „Uczenie się przez całe życie”. 8. NA opublikuje mające zastosowanie stawki w krajowym Zaproszeniu do składania wniosków i w materiałach informacyjnych oraz zapewni równe 135 traktowanie wnioskodawców poprzez zastosowanie takiej samej stawki do wszystkich wnioskodawców w podobnej sytuacji. 9. W przypadku osób o specjalnych potrzebach, w celu pokrycia rzeczywistych poniesionych kosztów, NA może przeznaczyć dofinansowanie na koszty utrzymania, która przekracza maksymalne stawki. W takich przypadkach, dodatkowe dofinansowanie może obejmować koszty utrzymania i podróży osoby towarzyszącej, jeżeli jej obecność jest uzasadniona. NA może określić maksymalną wartość procentową kosztów rzeczywistych lub maksymalną kwotę. 12.1.4. Umowy o dofinansowanie 10. NA użyje standardowych umów o dofinansowanie zawartych w Załączniku II-C, zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 3.7.2 Przewodnika dla NA. 11. NA będzie przestrzegać wszelkich terminów dotyczących wykorzystania funduszy na rzecz zdecentralizowanych akcji, określonych w Załączniku 1 Umowy Komisja-NA, w tym relokacji niewykorzystanych funduszy. 12. W przypadku działań związanych z mobilnością, NA dostosuje okres obowiązywania umów o dofinansowanie do rzeczywistego czasu trwania planowanych wyjazdów. 12.1.5. Analiza raportów końcowych 13. NA sprawdzi wszystkie raporty końcowe z akcji zdecentralizowanych. Wymogi dotyczące dodatkowych kontroli (np. kontroli zza biurka dokumentów potwierdzających, kontroli na miejscu), które NA zobowiązana jest przeprowadzić w odniesieniu do beneficjentów dofinansowania zostały określone w punkcie 3.8. niniejszego Przewodnika. 14. Opisowe informacje zawarte w raportach mają dwojaki charakter, tj. ilościowy i jakościowy. NA wprowadzi wymagane informacje z każdego sprawozdania końcowego do narzędzia zarządzania programem, udostępnionego przez Komisję. NA przeanalizuje informacje zawarte w sprawozdaniach końcowych beneficjentów pod kątem zamieszczenia wymaganych informacji dotyczących rezultatów wspieranych działań w kontekście rocznego raportu NA (patrz Załącznik IV-A). 12.2. Wizyty przygotowawcze 1. Dofinansowanie na rzecz wizyt przygotowawczych mających na celu opracowanie przyszłego wniosku dla projektu Leonardo da Vinci będą administrowane zgodnie z zapisem Punktu 11 Przewodnika dla NA. 12.3. Wizyty i wymiana w programie Grundtvig 1. Typ dofinansowania: dofinansowanie z tytułu Wizyt i wymiany w programie Grtundtvig obejmuje następujące elementy: – Stała kwota dofinansowania kosztów utrzymania, w oparciu o długość pobytu (maksymalnie 12 tygodni), 136 – Wkład na pokrycie rzeczywistych kosztów podróży, – Wkład na pokrycie rzeczywistych kosztów odpowiadających opłacie za uczestnictwo w kursie lub seminarium, do maksymalnej granicy, jaką może określić NA (por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie”), – Zryczałtowana kwota na pokrycie kosztów przygotowania pedagogicznego, językowego i kulturowego (por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie”), 2. W przypadku wnioskowania o dofinansowanie uczestnictwa w wizycie studyjnej w ramach Wizyt i wymiany w programie Grundtvig, prosimy odnieść się do wytycznych zawartych w rozdziale 10.7 dotyczącym Wizyt studyjnych. 12.4. Asystentury Grundtviga 1. Typ dofinansowania: dofinansowanie z tytułu Asystentury Grundtviga obejmuje następujące elementy: – Stała kwota dofinansowania kosztów utrzymania, w oparciu o długość pobytu, obejmująca koszty podróży, – Zryczałtowana kwota na pokrycie kosztów przygotowania pedagogicznego, językowego i kulturowego (por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie”), 2. NA może, lecz nie ma obowiązku, przyznać dofinansowanie z tytułu przygotowania pedagogicznego, językowego i kulturowego. Beneficjenci będą zobowiązani przedstawić potwierdzenie podjęcia działań przygotowawczych, np. kserokopię certyfikatu uczestnictwa w kursie lub fakturę na zakup odpowiednich pomocy, itd. 3. Jedną z opcji przygotowania językowego dostępnych dla Asystentów w ramach programu Comenius jest uczestnictwo w Intensywnych Kursach Językowych Erasmus. NA poinformuje wybranych Asystentów o takiej możliwości i zachęci ich do zapoznania się ze szczegółami dot. kursu zamieszonymi na stronie: http://ec.europa.eu/education/program s/llp/erasmus/eilc/index_en.html. Takie kursy nie są odpłatne. Asystenci powinni wnioskować bezpośrednio do organizatorów kursów z wykorzystaniem formularzy wniosku dostępnych pod powyższym adresem internetowym, z przestrzeganiem terminów określonych w formularzu. Studenci Erasmusa mają pierwszeństwo uczestnictwa w kursach, lecz Asystenci też są uprawnieni. To czy dany kurs jest odpowiedni będzie zależeć od czasu trwania Asystentury; dofinansowanie z tytułu Asystentury nie obejmuje 2 biletów powrotnych, tak więc kurs musi mieć miejsce możliwie blisko daty rozpoczęcia Asystentury, co pozwoli na uczestnictwo. W takim przypadku, dofinansowanie z tytułu Asystentury zapewnione przez NA nie może obejmować kosztów utrzymania przez czas przygotowania językowego, innych niż zryczałtowana kwota na pokrycie przygotowania pedagogicznego, językowego i kulturowego. 137 4. W przypadku, gdy Asystent zechce przedłużyć swój pobyt w organizacji przyjmującej do maksymalnie 45 tygodni, będzie on zobowiązany uzyskać uprzednią pisemną zgodę wysyłającej NA, która może zostać udzielona poprzez wprowadzenie formalnej poprawki do umowy o dofinansowanie na następujących warunkach: – dostępne są wystarczające fundusze, które nie zostały przydzielone; – wniosek zostanie złożony przed datą zakończenia obowiązywania umowy o dofinansowanie; – NA zastosuje się do ostatecznego terminu relokacji funduszy, określonego w Załączniku 1 do Umowy Komisja-NA; – NA zapewni równe traktowanie wszystkich Asystentów, na przykład poprzez poinformowanie ich o możliwości wnioskowania o przedłużenie okresu Asystentury w liście towarzyszącym, przesłanym przez NA wraz z umową o dofinansowanie. 12.5. Szkolenia zawodowe w programie Grundtvig 1. Typ dofinansowania: dofinansowanie z tytułu Szkoleń zawodowych w programie Grundtvig obejmuje następujące elementy: – Stała kwota dofinansowania kosztów utrzymania, w oparciu o długość pobytu, – Wkład na pokrycie rzeczywistych kosztów podróży, – Wkład na pokrycie rzeczywistych kosztów odpowiadających opłacie za uczestnictwo w kursie lub seminarium, do maksymalnej granicy, jaką może określić NA (por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie”), – Zryczałtowana kwota na pokrycie kosztów przygotowania pedagogicznego, językowego i kulturowego (por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie”). 2. W kwestii listy rezerwowej w ramach szkoleń zawodowych w programie Grundtvig, zastosowanie znajdują identyczne zasady jak w przypadku programu Comenius, określone w rozdziale 7.2.3.2 powyżej. 3. W kwestii zarządzania budżetem w ramach dofinansowania szkoleń zawodowych, zastosowanie znajdują identyczne zasady jak w przypadku programu Comenius, określone w rozdziale 7.5.3.1 powyżej, za wyjątkiem uczestnictwa w Wizytach studyjnych, które jest otwarte dla beneficjentów Wizyt i Wymiany w programie Grundtvig. 4. W kwestii bazy danych działań realizowanych w ramach szkoleń zawodowych, patrz rozdział 7.3 powyżej, dotyczący programu Comenius. 138 5. W kwestii odwołania szkoleń zawodowych, zastosowanie znajdują identyczne zasady jak w przypadku programu Comenius, określone w rozdziale 7.5.3.2 powyżej. 12.6. Warsztaty w programie Grundtvig 1. 2. Typ dofinansowania: dofinansowanie dla organizatora warsztatów obejmuje następujące elementy: – Zryczałtowana kwota na rzecz organizacji warsztatów, – Stała kwota dofinansowania kosztów utrzymania uczestników, w oparciu o długość pobytu, obejmująca koszty podróży, – Zryczałtowana kwota na pokrycie kosztów przygotowania pedagogicznego, językowego i kulturowego (por. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie”). W przypadku odwołania warsztatów z uwagi na niewystarczającą liczbę uczestników, NA będzie uprawniona domagać się zwrotu wypłaconej zaliczki minus wydatki poniesione przez organizatora warsztatów w związku z pozyskiwaniem uczestników. Wydatki be podlegają zwrotowi w oparciu o rzeczywiste koszty, przy czym organizator musi wykazać, że podjęto odpowiednie wysiłki mające na celu pozyskanie uczestników. 12.7. Projekty partnerskie w programie Grundtvig 1. NA będzie postępować zgodnie z międzyagencyjnymi procedurami konsultacji a także zastosuje wspólne narzędzie zarządzania programem, LLPLink. Instrukcje techniczne oraz kalendarz dotyczący dopasowania i wyboru partnerów w ramach Partnerstwa w procesie uczenia się zostały określone w Załączniku III-B Przewodnika dla NA. 2. W odniesieniu do zasad alokacji dofinansowania, zastosowanie mają identyczne zasady jak w przypadku Wielostronnego Partnerstwa Szkół Comeniusa, patrz punkt 7.4.1 powyżej. 3. W odniesieniu do użycia listy rezerwowej, zastosowanie mają identyczne zasady jak w przypadku Wielostronnego Partnerstwa Szkół Comeniusa, patrz punkt 7.2.3.1 powyżej. 12.8. Projekty wolontariatu seniorów w programie Grundtvig 1. Projekty wolontariatu seniorów będą finansowane w następujący sposób: – Fundusze zostaną przyznane WYŁĄCZNIE organizacjom uczestniczącym, nie zaś bezpośrednio indywidualnym uczestnikom. – Każda z organizacji uczestniczących otrzyma dofinansowanie od NA w swoim kraju. Projekt zostanie zatwierdzony wyłącznie w przypadku zatwierdzenia wniosków złożonych przez organizacje w obydwu krajach. 139 – Dofinansowanie dla projektu obejmuje fundusze służące pełnieniu roli ZARÓWNO organizacji wysyłającej jak i organizacji przyjmującej wolontariuszy. 2. Typ dofinansowania: dofinansowanie dla projektu wolontariatu seniorów obejmie: – Kwoty z tytułu wysłania wolontariuszy: Typ dofinansowania Uwzględnione koszty Dofinansowanie wyjazdu Międzynarodowa podróż przyznane uczestnikom wolontariuszy indywidualnym Dofinansowanie dla organizacji przygotowujących wyjazd Koszty organizacyjne: 9. Kontakt z organizacją partnerską 10. Przygotowanie pedagogiczne, językowe i kulturowe 11. Komunikacja z wolontariuszami przebywającymi zagranicą 12. Działania następcze Podstawa obliczeniowa Wkład na pokrycie rzeczywistych kosztów podróży, obliczany na jednego uczestnika Stała kwota dofinansowania w oparciu o liczbę wysłanych wolontariuszy Pozostałe koszty organizacyjne Kwoty z tytułu przyjęcia wolontariuszy: Typ dofinansowania Uwzględnione koszty Dofinansowanie wyjazdu 13. Zakwaterowanie przyznane uczestnikom wyżywienie indywidualnym 14. Podróż lokalna 15. Ubezpieczenie 16. Wsparcie osobiste, pedagogiczne, językowe i kulturowe Dofinansowanie dla Koszty organizacyjne organizacji przygotowujących wyjazd 140 Podstawa obliczeniowa i Stała kwota dofinansowania w oparciu o stawkę kosztów utrzymania dla danego kraju przyjmującego Stała kwota dofinansowania w oparciu o liczbę przyjętych wolontariuszy 13. ZAŁĄCZNIKI N.B. Załącznik I został uwzględniony w treści Przewodnika dla NA, natomiast załączniki opatrzone numerami II, III i IV stanowią odrębne dokumenty. Ich szczegółowy opis zamieszczono w dalszej części, po Glosariuszu. I. Glosariusz do Przewodnika dla NA II. Wzory dokumentów II.A – Deklaracja w sprawie zapobiegania i ujawniania konfliktów interesów II.B – Procedura przyznania dofinansowania: listy kontrolne i arkusze oceny II.C – Standardowe umowy o dofinansowanie i formularze sprawozdań II.D – Podstawowe kontrole: listy kontrolne III. Instrukcje techniczne III.A – Zasady identyfikacji wizualnej: użycie logo programu III.B – Procedura przyznania dofinansowania: instrukcje dotyczące oceny i wyboru III.C – Podstawowe kontrole beneficjentów: minimalne wymagane pokrycie, wskazówki praktyczne III.D – Wykorzystanie budżetu dla akcji zdecentralizowanych IV. Formularze raportów NA IV.A – Formularze raportu rocznego NA za 2011 r. IV.B – Wniosek o wypłacenie zaliczki IV.C – Zmiana danych kontraktowych i bankowych NA IV.D – Raport ad hoc w sprawie nieprawidłowości i nadużyć finansowych IV.E – Wniosek o odstąpienie od nakazu zwrotu IV.F – Raport w sprawie narosłych odsetek 141 Załącznik I Glosariusz 142 Termin Definicja Wnioskodawca Osoba lub organizacja/instytucja składająca wniosek o dofinansowanie do NA. Formularz wniosku Standardowy formularz, który potencjalny wnioskodawca jest zobowiązany wypełnić w celu złożenia wniosku o dofinansowanie. Formularz może być w formie elektronicznej lub papierowej. Ocena Ewaluacja wniosku o dofinansowanie lub raportu od beneficjenta w oparciu o znormalizowane kryteria i narzędzia (wytyczne, listy kontrolne, itd.). Karta oceny Standardowy formularz, który wypełnia osoba oceniająca wniosek o dofinansowanie lub raport od beneficjenta. Formularz może być w formie elektronicznej lub papierowej. Oceniający Osoba, której zadaniem jest przeprowadzenie oceny wniosku o dofinansowanie, raportu od beneficjenta, itd. Ścieżka audytu System sformalizowanych procedur i narzędzi pozwalających na skontrolowanie wszystkich etapów procesu, w ramach którego podjęto decyzję, na jakiej podstawie, przez kogo i kiedy. Kryteria przyznania Kryteria stosowane do oceny jakości wniosku o dofinansowanie w świetle wyznaczonych celów i priorytetów. Kryteria stosowane do porównania jakości wniosków o dofinansowanie w danej edycji w celu ustalenia ich rankingu w malejącej kolejności. Wypłata kwoty Beneficjent pozostałej Końcowa płatność dofinansowania po przeprowadzeniu oceny i zatwierdzeniu raportu końcowego, z uwzględnieniem zatwierdzenia działań i części sprawozdania finansowego, jak również wszelkich innych dokumentów potwierdzających, produktów, itd, które mogą być wymagane zgodnie z umową o dofinansowanie. Osoba lub organizacja/instytucja, dofinansowanie z NA. która podpisuje umowę o Zaproszenie do Dokument urzędowy określający szczegółowe warunki składania składania wniosków wniosków o dofinansowanie w ramach danego programu (działania) określający kryteria na podstawie których zostanie przeprowadzona procedura przyznania dofinansowania. Dokument uzupełniający do Przewodnika do Programu „Uczenie się przez całe życie”. Kandydat (Potencjalny) wnioskodawca Kontrola Kontrola beneficjentów mająca na celu zweryfikowanie przestrzegania przez nich warunków wyszczególnionych w umowie o dofinansowanie. 143 Kontrole mogą obejmować kontrole dokumentów ‘zza biurka’ (raportów i dokumentów potwierdzających oraz materiałów przesłanych przez beneficjentów) lub mogą być prowadzone na miejscu w siedzibie instytucji/organizacji będącej beneficjentem. Umowa Komisja-NA Umowa na piśmie sporządzona przez Komisję i NA określająca wysokość funduszy wyasygnowanych przez UE na akcje zdecentralizowane programu oraz na pokrycie kosztów operacyjnych, jak również ustalająca prawa i obowiązki obu stron na mocy umowy. Doradztwo Świadczenie usług doradczych na rzecz potencjalnych wnioskodawców lub obecnych beneficjentów. Akcja zdecentralizowana Akcja programu, która jest zarządzana zgodnie z „Procedurą NA” jak wyszczególniono w Załączniku do Decyzji LLP, który zawiera przepisy administracyjne i finansowe dot. programu Ocena postępów projektów ‘zza biurka’ Monitoring beneficjentów w oparciu o ustne lub pisemne informacje (pisma, e-maile, rozmowy telefoniczne, raporty, itd.) realizowany przez NA ‘zza biurka’. Kryteria poprawności Kryteria odnoszące się do formalnych warunków technicznych procedury formalnej przyznania dofinansowania (takich jak ostateczna data złożenia, zastosowanie określonego formularza wniosku, wypełnienie przez upoważnioną osobę, itd.) oraz działania programu (takie jak przynależność do grupy docelowej działania, propozycja działania, które jest objęte dofinansowaniem, itd.). Komitet ewaluacyjny Grupa składająca się z co najmniej 3 osób oficjalnie wyznaczonych przez NA, której zadaniem jest zaproponowanie projektu decyzji dot. przyznania dofinansowania dyrektorowi NA w odniesieniu do odpowiednich edycji. Kryteria wykluczenia Kryteria odnoszące się do określonej sytuacji, w której wnioskodawca może ulec wykluczeniu i która skutkuje automatycznym wykluczeniem wniosku o dofinansowanie z procedury przyznania dofinansowania zgodnie z art. 93 i 94 Rozporządzenia Finansowego (np. bankructwo, oskarżenie o nadużycia finansowe, skazanie za przestępstwo karne, itd.). Końcowa kwota dofinansowania Końcowa kwota dofinansowania UE ustalona na podstawie raportu końcowego. Kwota ta nie może być wyższa niż maksymalna kwota dofinansowania wyszczególniona w umowie o dofinansowanie. Przewodnik do Programu „Uczenie się przez całe życie” Dokument urzędowy przedstawiający opis celów programu i działań, jak również warunków i procedur ubiegania się o dofinansowanie. Zwykle dokument ten towarzyszy danemu zaproszeniu do składania wniosków. Dofinansowanie Bezpośrednie świadczenie finansowe mające na celu finansowanie działalności lub funkcjonowania danej jednostki. Dofinansowanie nie może mieć na celu ani skutkować zyskami finansowymi dla beneficjenta. Warunek ten nie ma zastosowania do 144 stypendiów na wyjazdy na studia, badania lub szkolenia lub do nagród przyznawanych w wyniku przeprowadzonych konkursów lub zryczałtowanych kwot dofinansowanie. Umowa o dofinansowanie Umowa o dofinansowanie jest dokumentem sporządzonym przez NA oraz osobę lub instytucję/organizację, która jest beneficjentem dofinansowania udzielonego przez Wspólnotę uzyskanego w wyniku decyzji o przyznaniu dofinansowania. Umowa o dofinansowanie określa warunki umowne takie jak prawa i obowiązki beneficjenta i NA. Umowa o dofinansowanie może zostać zmieniona jedynie w formie uzupełniającej umowy na piśmie. Wniosek o dofinansowanie Formalny wniosek o wsparcie finansowe ze strony UE w ramach określonego działania programu złożony na podstawie Zaproszenia do składania wniosków Procedura przyznania Proces obejmujący wszystkie etapy przetwarzania wniosków o dofinansowania dofinansowanie od ich złożenia po wydanie decyzji o przyznaniu dofinansowania. Wniosek (o dofinansowanie) z tytułu indywidualnego wyjazdu Wniosek o dofinansowanie z tytułu realizacji indywidualnego wyjazdu za granicę. Umowa o dofinansowanie związana z wnioskiem może zostać zawarta bezpośrednio z osobą indywidualną będącą beneficjentem lub z macierzystą instytucją takiej osoby. Umowa o dofinansowanie z tytułu indywidualnego wyjazdu Umowa o dofinansowanie zawarta przez NA bezpośrednio z osobą indywidualną lub z macierzystą instytucją takiej osoby mająca na celu realizację wyjazdu takiej osoby za granicę. Np. w przypadku dofinansowania wizyty przygotowawczej, umowa o dofinansowanie może zostać zawarta z macierzystą instytucją, jako że wizyta zostanie przeprowadzona w związku z zaangażowaniem instytucji macierzystej, a nie osoby indywidualnej, we wnioskowany projekt, który potencjalnie może wyniknąć z wizyty przygotowawczej. Monitoring Kontrola wyników i osiągnięć beneficjenta oraz udzielenie wsparcia i porad mających na celu usprawnienie wspieranej działalności i zarządzania dofinansowaniem, w zależności od tego co jest wymagane. Spotkanie monitoringowe Spotkanie zorganizowane przez NA lub inną instytucję zaangażowaną w realizację programu, w której uczestniczy grupa beneficjentów dofinansowania w ramach danego programu (działania) mające na celu wzajemną wymianę doświadczeń i zapewnienie wsparcia i porad. Wizyta monitoringowa Wizyta NA w siedzibie instytucji/organizacji będącej beneficjentem związana z monitoringiem. Krajowe tematyczne Spotkanie monitoringowe zorganizowane przez NA lub inną instytucję spotkanie zaangażowaną w realizację programu, w której uczestniczą organizatorzy i monitoringowe beneficjenci programu na poziomie krajowym poświęcone danemu obszarowi tematycznemu. Krajowe tematyczne spotkania monitoringowe mogą być poświęcone określonemu sektorowi programu lub dotyczyć 145 różnych sektorów czy programów sektorowych. Kontrola na miejscu Wizyta NA w siedzibie instytucji/organizacji będącej beneficjentem mająca na celu sprawdzenie przestrzegania umowy o dofinansowanie w odniesieniu do wdrażania działań, na które udzielono dofinansowanie i zarządzania dotacją. Kontrole na miejscu nie są wymagane w przypadku Umów o dofinansowanie na wyjazd indywidualny. Uczestnik Osoba indywidualna korzystająca z dofinansowania wyjazdu, uzyskanego za pośrednictwem organu pośredniczącego. W takim przypadku NA sporządza umowę o dofinansowanie wyjazdu, która zostaje zawarta z organem pośredniczącym, nie zaś z indywidualnymi uczestnikami wyjazdu. Płatność zaliczkowa Płatność realizowana w formie zaliczki jako procent/część maksymalnej kwoty dofinansowania wyszczególnionej w umowie o dofinansowanie. Zaliczka może zostać uruchomiona po podpisaniu umowy o dofinansowanie lub po zatwierdzeniu raportu od beneficjenta lub na podstawie innych określonych ustaleń dot. płatności (np. raty miesięczne z tytułu długoterminowych wyjazdów za granicę). Promotor Osoba lub organizacja wspierająca NA w rozpowszechnianiu informacji i promowaniu programu i doradztwie na rzecz potencjalnych wnioskodawców i obecnych beneficjentów. Program sektorowy Program Uczenie się przez całe życie (LLP) składa się z 4 programów sektorowych, z których każdy koncentruje się na określonym sektorze uczenia się przez całe życie i szkolenia. Te programy to: Comenius, Erasmus, Leonardo da Vinci i Grundtvig. Każdy z tych programów jak również program międzysektorowy obejmują wiele akcji zdecentralizowanych, którymi na poziomie krajowym zarządzają NA. Kryteria wyboru Kryteria pozwalające na ocenę zdolności wnioskodawcy do zrealizowania działania lub programu pracy zaproponowanego we wniosku o dofinansowanie. Kryteria obejmują warunki dot. zdolności finansowych i operacyjnych wnioskodawcy. Tura Ustalenia dot. składania i rozpatrywania wniosków o dofinansowanie w ramach określonej akcji zdecentralizowanej w określonym terminie i w odpowiedzi na zaproszenie opublikowane w Zaproszeniu do składania wniosków. Nadzór Seria działań kontrolnych mających na celu zapewnienie zgodności ze standardami kontroli wewnętrznej i wymogami umownymi. Waloryzacja Rozpowszechnianie i wykorzystanie wyników działań, które uzyskały wsparcie. Ujawnianie Sygnalizowanie mającego miejsce wykroczenia lub podejrzenia o wykroczeniu popełnionym przez innego pracownika NA będącego członkiem personelu NA lub przez zarząd NA. 146 Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011 Załącznik nr 2 c do SIWZ Załącznik II Wzory dokumentów Wzory dokumentów wymienionych poniżej zostały zamieszczone w postaci osobnych plików/dokumentów w CIRCA. Pozycje oznaczone kolorem żółtym odnoszą się do dokumentów dostępnych w bieżącej wersji Przewodnika dla NA. Program/akcja Typ dokumentu Nazwa pliku w wersji elektronicznej II-A – Zapobieganie i ujawnianie konfliktów interesów Program „Uczenie się przez całe życie” Deklaracja w sprawie zapobiegania i ujawniania konfliktów interesów GfNA-II-A-prevent conflict of interest.doc II-B – Procedura przyznania dofinansowania: STANDARDOWE listy kontrolne i arkusze oceny Dwustronne Projekty Partnerskie Szkół w programie Comenius Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-COM-bilat-school-partnership-eligibility check.doc Dwustronne Projekty Partnerskie Szkół w programie Comenius Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-COM-bilat-school-partnership-quality assessment.doc Wielostronne Projekty Partnerskie Szkół w programie Comenius Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-COM-multilat-school-partnershipeligibility check.doc Wielostronne Projekty Partnerskie Szkół w programie Comenius Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-COM-multilat-school-partnership-quality assessment.xls Projekty partnerskie Comenius Regio Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-COM-Regio-partnership-eligibility check.doc Projekty partnerskie Comenius Regio Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-COM-Regio-partnership-quality assessment.doc Szkolenia zawodowe w programie Comenius Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-COM-IST-eligibility check.doc Szkolenia zawodowe w programie Comenius Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-COM-IST-quality assessment.doc Asystentury Comeniusa Lista kontrolna dla asystenta, weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-COM-ASS-eligibility check.doc Asystentury Comeniusa Formularz oceny jakościowej dla asystenta GfNA-II-B-COM-ASS-quality assessment.doc Asystentury Comeniusa Lista kontrolna dla szkoły przyjmującej, weryfikująca poprawność formalną l GfNA-II-B-COM-ASS-host school-eligibility check.doc Asystentury Comeniusa Formularz oceny jakościowej dla szkoły przyjmującej GfNA-II-B-COM-ASS-host school-quality assessment.doc Indywidualne wyjazdy uczniów w programie Comenius Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-COM-IPM-eligibility check.doc Indywidualne wyjazdy uczniów w programie Comenius Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-COM-IPM-quality assessment.doc Baza danych szkoleń zawodowych w programie Comenius i Grundtvig Baza danych list kontrolnych weryfikujących poprawność formalną GfNA-II-B-COM-GRU-IST database-eligibility check.doc Intensywne kursy w programie Erasmus Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-ERA-IP-eligibility check.doc Intensywne kursy w programie Erasmus Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-ERA-IP-quality assessment.doc Intensywne kursy językowe w programie Erasmus Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-ERA-EILC-eligibility check.doc 148 Intensywne kursy językowe w programie Erasmus Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-ERA-EILC-quality assessment.doc Wyjazdy na praktyki w programie Erasmus dla Konsorcjów Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-ERA-placement-consortia-eligibility check.doc Wyjazdy na praktyki w programie Erasmus dla Konsorcjów Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-ERA-placement-consortia-quality assessment.doc Projekty partnerskie w programie Leonardo da Vinci Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-LDV-partnership-eligibility check.doc Projekty partnerskie w programie Leonardo da Vinci Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-LDV-partnership-quality assessment.xls Projekty mobilności w programie Leonardo da Vinci Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-LDV-mobility-eligibility check.doc Projekty mobilności w programie Leonardo da Vinci Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-LDV-mobility-quality assessment.xls Certyfikat mobilności w programie Leonardo da Vinci Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-LDV-mobility-certificate-eligibility check.doc Certyfikat mobilności w programie Leonardo da Vinci Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-LDV-mobility-certificate-quality assessment.doc Certyfikat mobilności w programie Leonardo da Vinci Arkusz dot. stanu faktycznego dla NA GfNA-II-B-LDV-mobility-certificate-fact sheet.doc Projekty Transferu Innowacji w programie Leonardo da Vinci Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-LDV-TOI-eligibility check.doc Projekty Transferu Innowacji w programie Leonardo da Vinci Ocena jakościowa GfNA-II-B-LDV-TOI-quality assessment.xls 149 Projekty Transferu Innowacji w programie Leonardo da Vinci Ocena finansowa financial assessment on the basis of the budget tables included in the TOI 2010 eForm/adobe-form for application Projekty partnerskie w programie Grundtvig Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-GRU-partnership-eligibility check.doc Projekty partnerskie w programie Grundtvig Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-GRU-partnership-quality assessment.xls Wizyty i wymiana w programie Grundtvig Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-GRU-visit-exchange-eligibility check.doc Wizyty i wymiana w programie Grundtvig Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-GRU-visit-exchange-quality assessment.doc Warsztaty w programie Grundtvig Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-GRU-workshop-eligibility check.doc Warsztaty w programie Grundtvig Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-GRU-workshop-quality assessment.doc Szkolenia zawodowe w programie Grundtvig Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-GRU-IST-eligibility check.doc Szkolenia zawodowe w programie Grundtvig Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-GRU-IST-quality assessment.doc Asystentury Grundtviga Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-GRU-ASS-eligibility check.doc Asystentury Grundtviga Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-GRU-ASS-quality assessment.doc Projekty wolontariatu seniorów w programie Grundtvig Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-GRU-senior-volunteer-eligibility check.doc Projekty wolontariatu seniorów w programie Grundtvig Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-GRU-senior-volunteer-quality assessment.doc Wizyty przygotowawcze Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-PV-eligibility check.doc Wizyty przygotowawcze Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-PV-quality assessment.doc Wizyty studyjne Lista kontrolna weryfikująca poprawność formalną GfNA-II-B-SV-eligibility check.doc 150 Wizyty studyjne Formularz oceny jakościowej GfNA-II-B-SV-quality assessment.doc II-C – Umowy o dofinansowanie: STANDARDOWE umowy o dofinansowanie i formularze sprawozdań dla beneficjentów Szkolenia zawodowe w programie Comenius i Grundtvig Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-COM-GRU-IST-grant agreement.doc Asystentury Comeniusa Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-COM-assistant-pre-grant agreement.doc & GfNA-II-C-COM-assistant-grant agreement.doc Projekty partnerskie w programie Comenius, Leonardo da Vinci i Grundtvig Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-COM-LDV-GRU-partnership-grant agreement.doc Projekty partnerskie Comenius Regio Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-COM-Regio partnership-grant agreement.doc Indywidualne wyjazdy uczniów w programie Comenius Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-COM-IPM-large-grant agreement.doc, GfNA-II-C-COM-IPM-small-grant agreement.doc, GfNA-II-C-COM-IPM-pre-grant agreement.doc Wyjazdy pracowników HEI w programie Erasmus Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-ERA-HEI mobility-grant agreement.doc Intensywne kursy w programie Erasmus Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-ERA-IP-grant agreement.doc Intensywne kursy językowe w programie Erasmus Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-ERA-EILC-grant agreement.doc Wyjazdy na praktyki w programie Erasmus dla Konsorcjów Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-ERA-placement-consortium-grant agreement.doc & GfNA-II-C-ERA-consortium-placement certificate.doc Karta Uczelni Erasmusa dla HEI Formularz sprawozdania GfNA-II-C-ERA-EUC compliance report.doc 151 Projekty mobilności w programie Leonardo da Vinci Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-LDV-mobility-small-grant agreement.doc GfNA-II-C-LDV-mobility-large-grant agreement.doc Projekty Transferu Innowacji w programie Leonardo da Vinci Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-LDV-TOI-grant agreement.doc Wizyty i wymiana w programie Grundtvig Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-GRU-visit-exchange-grant agreement.doc Asystentury Grundtviga Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-GRU-assistant-grant agreement.doc Warsztaty w programie Grundtvig Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-GRU-workshop-grant agreement.doc Projekty wolontariatu seniorów w programie Grundtvig Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-GRU-senior-volunteer-grant agreement.doc Wizyty studyjne Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-SV-grant agreement.doc Wizyty przygotowawcze Umowa o dofinansowanie + załączniki GfNA-II-C-PV-grant agreement.doc 152 Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011 Załącznik nr 2 c do SIWZ Załącznik III Instrukcje techniczne Wzory dokumentów wymienionych poniżej zostały zamieszczone w postaci osobnych plików/dokumentów w CIRCA lub w Internecie. Program/akcja Typ dokumentu Nazwa pliku w wersji elektronicznej III-A – Zasady identyfikacji wizualnej: użycie logo programu Program „Uczenie się przez całe życie” Instrukcja dotycząca projektu elementów identyfikacji wizualnej Programu „Uczenie się przez całe życie” GfNA-III-A-corporate design manual.pdf Program „Uczenie się przez całe życie” Gotowe do pobrania logo Programu „Uczenie się przez całe życie” http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graph ics/identity_en.html III-B – Procedura przyznania dofinansowania: instrukcje dotyczące oceny, wyboru i dopasowania Program „Uczenie się przez całe życie” Minimalne wymogi dla oceniających GfNA-III-B-LLP-minimum number assessors.doc Program „Uczenie się przez całe życie” Kontrola zdolności finansowej GfNA-III-B-LLP-financial capacity check.doc Program „Uczenie się przez całe życie” Uwagi praktyczne odnośnie oceny formalnej GfNA-III-B-LLP-eligibility handling note.doc Projekty partnerskie w programie Comenius, Leonardo da Vinci i Grundtvig Procedura wyboru i dopasowania GfNA-III-B-COM-GRU-LDV-partnershipsselection-matching.doc Projekty partnerskie w programie Comenius, Leonardo da Vinci i Grundtvig Wytyczne dla ekspertów oceniających GfNA-III-B-COM-GRU-LDV-partnerships-guide for evaluators.doc Asystentury Comeniusa Procedura wyboru i dopasowania GfNA-III-B-COM-assistantships-selectionmatching.doc Indywidualne wyjazdy uczniów w programie Obowiązkowe szkolenia GfNA-III-B-COM-IPM-compulsory training Comenius sessions.doc Baza danych szkoleń zawodowych w programie Comenius i Grundtvig Instrukcje dla NA GfNA-III-B-COM-GRU-IST-DB instructions for NA.doc Baza danych szkoleń zawodowych w programie Comenius i Grundtvig Instrukcje dla dostawców usług szkoleniowych GfNA-III-B-COM-GRU-IST-DB instructions for course providers.doc Baza danych szkoleń zawodowych w programie Comenius i Grundtvig Instrukcje dot. wyszukiwania GfNA-III-B-COM-GRU-IST-DB instructions for searching.doc Intensywne kursy w programie Erasmus Podręcznik dotyczący oceny GfNA-III-B-ERA-IP-assessment handbook.doc Intensywne kursy językowe w programie Erasmus Podręcznik dotyczący oceny GfNA-III-B-ERA-EILC-assessment handbook.doc Praktyki w programie Erasmus dla Konsorcjów Podręcznik dotyczący oceny GfNA-III-B-ERA-placement-consortia-assessment handbook.doc Projekty mobilności w programie Leonardo da Vinci Podręcznik dotyczący oceny GfNA-III-B-LDV-Mobility-assessment handbook.doc Projekty Transferu Innowacji w programie Leonardo da Vinci Mapa drogowa dotycząca ewaluacji i wyboru GfNA-III-B-LDV-TOI-evaluation and selection roadmap.doc Projekty Transferu Innowacji w programie Leonardo da Vinci Podręcznik dotyczący oceny GfNA-III-B-LDV-TOI-assessment handbook.doc III-C – Podstawowe kontrole beneficjentów: minimalne wymagane pokrycie, wskazówki praktyczne Program „Uczenie się przez całe życie”– podstawowe kontrole Poziomy ryzyka i rodzaje podstawowych kontroli Program „Uczenie się przez całe życie”– podstawowe kontrole Instrukcje techniczne dotyczące podstawowych kontroli – część ogólna GfNA-III-C-primary checks-technical instructions.doc Program „Uczenie się przez całe życie”– podstawowe kontrole Instrukcje techniczne dotyczące podstawowych kontroli – specyfikacje programu Erasmus + załączniki GfNA-III-C-primary checks-technical instructionsPart 3-Erasmus.doc GfNA-III-C-primary checks-minimum.doc Minimalna liczba i procent kontroli 154 III-D – Wykorzystanie budżetu dla akcji zdecentralizowanych Program „Uczenie się przez całe życie” Wstępne wartości procentowe dystrybucji funduszy w ramach budżetu na realizację programów sektorowych w 2010 r. GfNA-III-D- indicative percentages budget.doc Formularz oceny raportu końcowego z realizacji projektów partnerskich GfNA-III-E-COM-GRU-LDV-partnerships-final report-assessment form.doc III-E – Ocena raportu końcowego Projekty partnerskie w programie Comenius, Leonardo da Vinci i Grundtvig 155 Numer postepowania: ZP-31/FRSE/2011 Załącznik nr 2 c do SIWZ Załącznik IV Formularze raportów NA Wzory dokumentów wymienionych poniżej zostały zamieszczone w postaci osobnych plików/dokumentów w CIRCA lub w Internecie. Typ raportu Typ dokumentu Nazwa pliku w wersji elektronicznej IV-A – Raport roczny NA za 2011 r. Part A – Raport z działalności ankieta internetowa Part B – Raporty finansowe B.1 – Rachunki bankowe B.2.1 – Sprawozdania finansowe oraz raport z podstawowych kontroli dla każdej umowy zawartej w ramach poprzedniego programu zdecentralizowanych akcji. B.2.2 – Sprawozdania finansowe oraz raport z podstawowych kontroli dla każdej umowy Komisja-NA za 2007 r. zawartej w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie” B.2.3 – Sprawozdania finansowe dla każdej umowy Komisja-NA za 2008 r. zawartej w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie” B.3 – Zwroty płatności Yearly report module LLPLink B.4 – Przypadki nadużyć finansowych Part C – Podstawowe kontrole C.1 – szczegółowe informacje odnośnie umowy KomisjaNA za 2008 r. zawartej w ramach Programu „Uczenie się przez całe życie” C.2 – Kontrole systemowe w ramach programu Erasmus IV-B Wniosek o wypłacenie zaliczki Dalsze wnioski o wypłacenie zaliczki Dla umów Komisja-NA za rok budżetowy 2008 Financial report module for pre-financing payment requests in LLPLink IV-C – Zmiana danych kontraktowych i bankowych NA Zmiana danych kontraktowych i bankowych Formularz przeglądowy GfNA-IV-C-NA contract and bank details.doc Zmiana formy prawnej NA Formularz dot. formy prawnej http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_e n.htm Zmiana numeru rachunków bankowych NA Arkusz identyfikacji finansowej http://europa.eu.int/comm/budget/execution/ftiers_en .htm IV-D – Raport w sprawie nieprawidłowości i nadużyć finansowych Raport ad hoc Raport w sprawie nieprawidłowości i nadużyć finansowych GfNA- IV-D-irregularity fraud report.doc IV-E – Wniosek o odstąpienie od nakazu zwrotu Raport ad hoc Wniosek o odstąpienie od nakazu zwrotu GfNA-IV-E-recovery waiver request.doc IV-F – Raport w sprawie narosłych odsetek Raport roczny składany do 15/1/N+1 Raport roczny w sprawie uzyskanych i narosłych odsetek od kwoty zaliczkowej wypłaconej przez UE za poprzedni 157 GfNA-IV-F-interest report.xls rok kalendarzowy N 158
