Kodeks Postępowania Biznesowego
advertisement
Kodeks Postępowania Biznesowego Spis treści Wstęp1 Ochrona uczciwości 2 Zastosowanie i zgodność z przepisami 2 Przejęcia2 Udziały mniejszościowe, przedsięwzięcia joint venture i spółki stowarzyszone12 Przypadki naruszeń Kodeksu 3 Audyt Wewnętrzny 3 Zgodność i Etyka 3 Zrównoważony rozwój Grupy 3 Prowadzenie działalności w sposób odpowiedzialny 4 Konflikt interesów i interesy zewnętrzne 4 Prawo konkurencji (antymonopolowe) 5 Zapobieganie praktykom łapówkarskim i korupcji 6 Oszustwa7 Ochrona majątku i własności intelektualnej 7 Pożyczki pracownicze 8 Księgowość i księgi rachunkowe 8 Zapobieganie praniu brudnych pieniędzy 8 Technologie Informatyczne 9 Ochrona danych 10 Dane poufne lub wewnętrzne i obrót akcjami 10 Postępowanie w kontaktach z klientami, dostawcami i społecznościami11 Nasi klienci Nasi dostawcy Korzystanie z usług stron trzecich i partnerów biznesowych Płatności przyspieszające bieg spraw Wręczanie i przyjmowanie upominków oraz działania reprezentacyjne Datki na cele polityczne Darowizny na cele charytatywne i społeczne Relacje z organami rządowymi i nadzoru Komunikacja zewnętrzna i media Portale społecznościowe 11 11 12 13 13 11 14 15 15 16 16 Traktowanie ludzi uczciwie i z szacunkiem 17 17 18 18 18 Polityka społeczna Polityka zatrudniania Polityka Human Resources Zgłaszanie niepokojących kwestii Zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną środowiska 20 Bezpieczeństwo i Higiena Pracy Leki, narkotyki i alkohol Ochrona środowiska 20 21 21 Załącznik 1 – Zgłaszanie niepokojących kwestii – infolinia „hotline” 22 Załącznik 2 – Nasze zasady 23 Indeks24 Wstęp Grupa CRH jest wiodącą, zdywersyfikowaną grupą przedsiębiorstw działającą w branży materiałów budowlanych. CRH jest jednym z pięciu największych graczy w swojej branży na świecie. Od 1970 roku, z irlandzkiej spółki przekształciliśmy się w prawdziwie międzynarodową organizację. Jesteśmy dumni z tego osiągnięcia. U jego podstaw leży zdecydowane zaangażowanie w przestrzeganie podstawowych wartości, takich jak przestrzeganie zasad, uczciwość i poszanowanie prawa. Kontynuując realizację naszej strategii „Wyników i Rozwoju” (ang. „Performance and Growth”), wraz z dalszą dywersyfikacją działalności na skalę globalną, musimy utrzymać nasze niezachwiane zaangażowanie w przestrzeganie tych podstawowych zasad. Zaktualizowany Kodeks Postępowania Zawodowego CRH zawiera wyraźne wytyczne, w jaki sposób powinniśmy postępować w zgodzie z tymi zasadami, aby chronić uczciwość zawodową i nadal prowadzić działalność w sposób odpowiedzialny; priorytetowo traktując etykę zawodową w kontaktach z klientami, dostawcami i społecznościami, którym służymy; traktując wszystkich naszych pracowników z szacunkiem i spełniając nasze obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska. Kodeks w swym zamyśle jest deklaracją dobrych praktyk. Nie wyczerpuje w pełni wszystkich tematów i może być uzupełniany o bardziej szczegółowe zasady i procedury. Jeżeli nie jesteście Państwo pewni, jak postąpić w danej sytuacji lub jesteście przekonani, że naruszono zasady Kodeksu, prosimy o zasięgnięcie porady lub kontakt z telefoniczną linią pomocy w sposób opisany w dalszej części Kodeksu. Przesłanie jest dla każdego z nas jasne: żaden powód zawodowy nie usprawiedliwia niewłaściwego postępowania. Tylko przestrzegając kluczowych wartości będziemy nadal jako spółka osiągać sukcesy i chronić naszą doskonałą reputację. Dziękujemy Państwu za osobiste zaangażowanie w dążenie do wspólnego celu, jakim jest utrzymywanie pozycji CRH jako lidera działającego zgodnie z zasadami uczciwości zawodowej. Myles Lee Dyrektor Naczelny CRH plc Dublin, Irlandia luty 2012 1 Ochrona uczciwości „Żaden powód biznesowy nie usprawiedliwia niewłaściwego postępowania.” jurysdykcji, na terenie której Grupa prowadzi działalność. Musimy stosować najwyższe standardy zachowań, wynikające czy to z Kodeksu, czy to z prawa lokalnego w sytuacjach, gdy zapisy Kodeksu różnią się od lokalnych zwyczajów, norm, praw czy przepisów. ZASTOSOWANIE I ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI Z uwagi na zdecentralizowany charakter naszej Grupy główną odpowiedzialność za przestrzeganie Kodeksu w poszczególnych spółkach ponosi dyrektor zarządzający/prezes lokalnej Spółki oraz oddział operacyjny, do którego one należą. Kodeks Postępowania Biznesowego CRH („Kodeks”) obowiązuje wszystkich pracowników spółek należących do Grupy, w tym także zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin oraz na podstawie umów na czas nieokreślony lub określony, w zakresie ich indywidualnych obowiązków i odpowiedzialności. Pracownikami w rozumieniu Kodeksu są dyrektorzy, dyrektorzy niepełniący funkcji wykonawczych oraz członkowie zarządów spółek. Każdy menedżer w Grupie odpowiada za przestrzeganie i wdrażanie tych wytycznych. W zakresie odpowiedzialności każdej spółki i każdego pracownika leży przestrzeganie określonych praw i praktyk obowiązujących w danej branży lub wymaganych na mocy przepisów obowiązujących w jurysdykcji, na terenie której jest prowadzona działalność. Grupę tworzą przedsiębiorstwa, w których CRH kontroluje bezpośrednio lub pośrednio więcej niż 50% udziałów. Żaden menedżer nie ma prawa do żądania od pracownika popełnienia czynu nieetycznego lub niezgodnego z prawem. Nikt nie może usprawiedliwiać takiego czynu twierdzeniem, że został on popełniony na polecenie przełożonego. Pomagamy pracownikom w przestrzeganiu Kodeksu, a w wymagających tego przypadkach wspieramy ich, aby niniejsze zasady nie zostały naruszone. Jeśli okaże się to konieczne, pracownicy wezmą udział w szkoleniach mających służyć pomocą w zrozumieniu zakresu ich obowiązków i odpowiedzialności. Stosowanie Kodeksu podlega ograniczeniom lub przepisom wynikającym z prawa każdej 2 Każdego roku zarząd naszych spółek przeprowadza ocenę działania Kodeksu. Jest to protokołowane w aktach spółki. Podpis dyrektora zarządzającego/prezesa potwierdza obowiązywanie Kodeksu w spółce. Przejęcia Jako Grupa silnie zorientowana na rozwój każdego roku przejmujemy wiele spółek. Spółki te powinny określić programy wdrażania Kodeksu w rozsądnie krótkim czasie, w sposób pragmatyczny, przy poszanowaniu lokalnych zwyczajów kulturowych. Ewaluacja kwestii związanych z uczciwością zawodową i etyką powinna być elementem badania due diligence przed przejęciem, a kwestie te powinny zostać ujęte w dokumentacji dotyczącej przejęcia lub w umowie wspólników, zależnie od sytuacji. UDZIAŁY MNIEJSZOŚCIOWE, PRZEDSIĘWZIĘCIA JOINT VENTURE I SPÓŁKI STOWARZYSZONE W spółkach, którymi CRH zarządza łącznie z udziałowcem mniejszościowym (tj. spółka zależna, w której CRH nie jest jedynym właścicielem) stosujemy bezpośrednio nasze polityki, standardy i procedury. Wymóg ten powinien zostać zawarty w umowie wspólników. Audytu. Na mocy tego statutu spółki CRH są zobowiązane do pełnej współpracy z zespołem Audytu Wewnętrznego. W przypadku przedsięwzięć joint venture (tj. tam, gdzie CRH posiada współkontrolę zarządczą) lub spółek stowarzyszonych (gdzie CRH ma znaczący wpływ na podejmowanie decyzji finansowych i operacyjnych), dążymy do przekonania naszych partnerów do przyjęcia podobnych polityk, standardów i procedur, zbieżnych z zasadami obowiązującymi w CRH lub przynajmniej tak samo rygorystycznych. W każdym przypadku umowa wspólników powinna odzwierciedlać przyjęte stanowisko. Dyrektor Działu Audytu Wewnętrznego mający bezpośredni kontakt z Dyrektorem Naczelnym Grupy CRH odpowiada przed Komitetem CRH plc ds. Audytu. Przypadki naruszeń Kodeksu Wytyczne przedstawione w niniejszym Kodeksie dotyczą zadań i odpowiedzialności służbowej każdego pracownika względem zatrudniającej go spółki. Spółka zatrudniająca pracownika, który narusza postanowienia Kodeksu, może wszcząć wobec niego postępowanie dyscyplinarne zgodnie z prawem miejscowym i ustalonymi procedurami. W przypadku, gdy działanie pracownika jest sprzeczne także z prawem, pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej lub karnej. Audyt Wewnętrzny W ramach Grupy funkcjonuje Dział Audytu Wewnętrznego, którego pracownicy przeprowadzają niezależne przeglądy działania wewnętrznej księgowości i nadzoru wewnętrznego, a także stosowania wielu postanowień niniejszego Kodeksu. Statut, na mocy którego został ustanowiony Dział Audytu Wewnętrznego i który określa zakres jego obowiązków, został zatwierdzony przez Komitet Rady Dyrektorów CRH ds. Maeve Carton, Dyrektor Finansowy. ZGODNOŚĆ I ETYKA W Grupie funkcjonuje Dział ds. Zgodności i Etyki, kierowany przez Dyrektora Grupy ds. Zgodności i Etyki, odpowiedzialnego za ogólną strategię, ukierunkowanie i realizację programu Zgodności i Etyki. Na szczeblach krajowych proces ten koordynują powołani w tym celu Krajowi Koordynatorzy ds. Zgodności. Dyrektor Działu ds. Zgodności i Etyki, mający bezpośredni kontakt z Dyrektorem Naczelnym Grupy CRH, odpowiada przed Komitetem CRH plc ds. Audytu. ZRÓWNOWAŻONY ROZWÓJ GRUPY W Grupie CRH działa również Zespół ds. Zrównoważonego Rozwoju, który kontroluje wdrażanie obowiązujących w Grupie polityk Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, Ochrony Środowiska, a także Polityki Społecznej. Zespół ten co roku przeprowadza szczegółowy przegląd wszystkich jednostek operacyjnych w obszarach bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony środowiska i polityki społecznej. Menedżer Grupy ds. Zrównoważonego Rozwoju, który odpowiada przed Dyrektorem Operacyjnym (COO), co roku przedstawia Zarządowi CRH plc raport z wyników w tych obszarach. Zespół Kierownictwa Wykonawczego: Od lewej stoją: Doug Black (Prezes i Dyrektor Operacyjny, Oldcastle Inc), Eric Bax (Dyrektor Zarządzający CRH Europa Produkty i Dystrybucja); Od lewej siedzą: Albert Manifold (Dyrektor Operacyjny), Henry Morris (Dyrektor Zarządzający, Europa Materiały) i Mark Towe (Dyrektor Naczelny, Oldcastle Inc). 3 Prowadzenie działalności w sposób odpowiedzialny „Będziemy stać na straży naszych fundamentalnych wartości – uczciwości, przestrzegania zasad i poszanowania prawa.” KONFLIKT INTERESÓW I INTERESY ZEWNĘTRZNE Konflikt interesów pojawia się, gdy osobiste interesy pracownika lub możliwość odniesienia korzyści lub zysku są sprzeczne z interesem Grupy lub mogą zostać za takie uznane. Osobiste interesy pracownika obejmują interesy osób mu bliskich, takich jak krewni, powinowaci, bliscy przyjaciele lub partnerzy. Istnienie faktycznego konfliktu interesów lub sytuacji postrzeganej jako konflikt interesów musi zostać zgłoszone przez nowego pracownika, a już zatrudnieni pracownicy są zobowiązani do niezwłocznego informowania bezpośredniego przełożonego o każdym nowo powstałym konflikcie interesów. Przedstawione poniżej odstępstwa od tej zasady są dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy zostały wyraźnie zatwierdzone na piśmie przez dyrektora zarządzającego/prezesa spółki zatrudniającej lub przez władze kolejnego szczebla, w zależności od sytuacji. Interesy dopuszczalne Z zastrzeżeniem ograniczeń przewidzianych w niniejszych wytycznych, jak również w każdej indywidualnej umowie zatrudnienia, pracownik może angażować się w działania zewnętrzne, które nie utrudniają 4 pracownikowi wykonywania pracy lub w inny sposób nie stoją w sprzeczności z interesami Grupy. Korzyść finansowa W sytuacji, gdy do obowiązków pracownika Grupy należy wybór lub weryfikacja klientów bądź dostawców, albo gdy stanowisko pracownika umożliwia wpływ na te decyzje, a pracownik odnosi korzyść finansową w relacji z klientem, dostawcą lub podmiotem konkurencyjnym. Konflikt interesów nie występuje, gdy korzyść finansowa przyjmuje formę papierów wartościowych, które: ■są notowane na powszechnie uznanej giełdzie lub na rynku pozagiełdowym jest prowadzony regularny obrót takimi papierami i ■stanowią mniej niż 1% wszystkich papierów wartościowych danej klasy. Udział w nieruchomościach W sytuacji, gdy pracownik pośrednio lub bezpośrednio posiada, poszerza lub rozwija udział w nieruchomości, dzierżawach, patentach lub innych prawach, w których Grupa posiada udziały (lub w których Grupa ma lub prawdopodobnie posiada udziały według wiedzy lub przypuszczeń pracownika). Przedstawiciele strony trzeciej W sytuacji, gdy pracownik działa jako przedstawiciel strony trzeciej w transakcjach przeprowadzanych z udziałem Grupy. Blisko związane osoby, których obowiązki są niemożliwe do pogodzenia W sytuacji, gdy pracownik i blisko związana z nim osoba pełnią funkcje, które w połączeniu ze sobą powodują brak podziału obowiązków wpływający na wewnętrzną kontrolę finansową. Zatrudnienie, wynagrodzenie i ocena wyników Sytuacja, w której pracownik uczestniczy w wymienionych działaniach dotyczących blisko związanej z nim osoby. Zewnętrzne powiązania handlowe lub powiązane z handlem W sytuacji, gdy pracownik powiązany jest z zewnętrzną organizacją, taką jak klient, dostawca produktów lub usług, lub podmiot konkurencyjny. Inne interesy zawodowe W przypadku podjęcia działalności biznesowej lub państwowej o charakterze kierowniczym bądź dyrektorskim. Istnieje bardzo małe prawdopodobieństwo, że jakiekolwiek zaangażowanie w działalność organizacji non-profit i organizacji charytatywnych mogłoby zostać uznane za konflikt interesów. PRAWO KONKURENCJI (ANTYMONOPOLOWE) Jesteśmy zwolennikiem działania na wolnym i otwartym rynku. Kierowanie się tą zasadą umożliwia nam skuteczniejsze dążenie do wydajności i innowacyjności. W pełni zobowiązujemy się do przestrzegania prawa konkurencji obowiązującego w krajach, w których prowadzimy działalność. Wszystkie spółki CRH zobowiązane są do przyjęcia, w ramach wymaganego minimum, polityki CRH w zakresie Zgodności z Przepisami Prawa Konkurencji/Antymonopolowego, jak następuje: Zabronione jest angażowanie się w jakąkolwiek formę pisemnej, elektronicznej lub ustnej komunikacji oraz zawieranie wyraźnych lub domniemanych porozumień z podmiotami konkurencyjnymi, których zamierzeniem bądź skutkiem jest: ■ Ustalanie, stabilizowanie lub kontrolowanie cen, warunków kredytowych, upustów bądź rabatów. ■ Podział umów, rynków, klientów lub terytoriów. 5 ■ Bojkot pewnych klientów lub dostawców. podsumować w następujący sposób: ■ Wstrzymywanie lub ograniczanie produkcji bądź sprzedaży jakiegokolwiek produktu lub usługi. Nie tolerujemy żadnej formy przekupstwa. Surowo zabrania się oferowania, przekazywania, domagania się i przyjmowania łapówek podczas działania w imieniu CRH. Zewnętrzne i wewnętrzne ryzyko związane z korupcją będzie regularnie i systematycznie oceniane. Na podstawie wyników takiej oceny ryzyka będą wdrażane stosowne procedury zapobiegające łapówkarstwu, w tym procedury mające zapewnić: Należy mieć pewność, że nie stosujemy strategii handlowych, które mogłyby naruszyć prawo konkurencji pod względem monopolizacji lub które stanowiłyby próbę zmonopolizowania bądź niewłaściwego wykorzystania dominującej pozycji na jakimkolwiek rynku. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących stosowności kontaktów, umów lub strategii handlowych w kontekście konkurencyjności konieczne jest zasięgnięcie porady prawnej. Wszelkie naruszenia powyższych zasad niosą dla nas ryzyko poważnych kar cywilnych, karnych, finansowych i innych. Ponadto osoba(y) odpowiedzialna za takie działania może zostać pociągnięta do odpowiedzialności cywilnej, a w niektórych jurysdykcjach również karnej. Rezultatem może być nałożenie grzywny, pozbawienie wolności lub usunięcie ze stanowiska kierowniczego w spółce. Bardziej szczegółowe porady i wsparcie można uzyskać u zespołu kierowniczego, który zapozna się z obowiązującym prawem, zorganizuje udział w odpowiednim szkoleniu i co roku przeprowadzi kontrolę zgodności naszych działań z przepisami. ZAPOBIEGANIE PRAKTYKOM ŁAPÓWKARSKIM i KORUPCJI Wszystkie transakcje ze stronami trzecimi muszą być przeprowadzane zgodnie z wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności z amerykańską ustawą o zagranicznych praktykach korupcyjnych (Foreign Corrupt Practices Act) i brytyjską ustawą antykorupcyjną (Bribery Act). Wszystkie spółki CRH są zobowiązane do przyjęcia, jako wymagane minimum, Polityki CRH w zakresie Zapobiegania Praktykom Łapówkarskim, której wytyczne można 6 ■ Stosowanie regulacji finansowych i handlowych, których celem jest zminimalizowanie ryzyka płatności o charakterze korupcyjnym, włączając prowadzenie pełnych i dokładnych ksiąg rachunkowych i ewidencji. ■ Przeprowadzanie szkoleń dla wszystkich właściwych pracowników i innych kluczowych osób, stosownie do pełnionych przez nich funkcji i związanego z tym ryzyka. ■ Ograniczenie ryzyka odpowiedzialności następcy prawnego dzięki efektywnemu i pełnemu badaniu due diligence przed zawarciem transakcji przejęcia/ joint venture oraz dzięki odpowiedniemu zintegrowaniu nowo przejętych jednostek w taki sposób, aby stosowały się one do obowiązujących w CRH procedur i Polityki w zakresie Zapobiegania Praktykom Łapówkarskim. ■ Działanie wszystkich partnerów biznesowych CRH (w tym przedstawicieli handlowych, konsultantów i pośredników biznesowych, dystrybutorów sprzedaży, lobbystów i partnerów – w tym także partnerów w krótko- i długoterminowych przedsięwzięciach joint ventures – którzy w naszym imieniu pracują, wspierając nas przy zabezpieczaniu, przygotowywaniu lub negocjowaniu ofert nowych umów (bądź przedłużaniu umów istniejących) zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnego i międzynarodowego prawa antyłapówkarskiego i dotyczącego korupcji. ■ Przekazanie naszej polityki i wytycznych wszystkim właściwym pracownikom i partnerom biznesowym. Wymagamy również przestrzegania przepisów prawa antyłapówkarskiego i dotyczącego korupcji w następujących, specyficznych obszarach ryzyka (bardziej szczegółowo opisanych w innych częściach niniejszego Kodeksu): ■ Upominki i wydatki reprezentacyjne ■ Datki na cele polityczne ■ Darowizny na cele charytatywne i społeczne ■ Partnerzy biznesowi ■ Płatności przyspieszające bieg spraw Celowe lub wynikające z zaniedbania niestosowanie się do tych zasad będzie skutkować wszczęciem pełnego postępowania dyscyplinarnego, w tym także rozwiązaniem stosunku pracy i/lub innych stosownych umów. Przestrzeganie tych zasad będzie monitorowane, oceniane i regularnie kontrolowane w celu zapewnienia skuteczności działania kontroli oraz procedur antyłapówkarskich. OSZUSTWA Oszustwo oznacza zamierzone nadużycia lub też bezprawne, nieetyczne, nieuczciwe lub niewłaściwe postępowanie, które może skutkować odniesieniem zysku lub korzyści przez dopuszczającego się takich czynów pracownika lub szkodą czy stratą dla Spółki lub innej strony. Udział w oszustwie stanowi rażące naruszenie kluczowej zasady obowiązującej w CRH, jaką jest uczciwość i traktujemy je jako najpoważniejsze naruszenie dyscypliny. Jako minimum prewencji, wszystkie spółki CRH są zobligowane do przyjęcia obowiązujących w CRH zasad przeciwdziałania oszustwom, zgodnie z którymi: Nie tolerujemy oszustw i wymagamy od naszych pracowników przestrzegania najwyższych standardów uczciwości i przyzwoitości we wszystkich okolicznościach. Od kierownictwa spółki wymaga się ustanowienia i stosowania odpowiednich mechanizmów kontroli mających na celu wykrycie, monitorowanie i minimalizowanie ryzyka oszustwa. Wszelkie podejrzewane i zaistniałe przypadki oszustwa muszą być zgłaszane poprzez określone kanały komunikacji, w tym niezależną infolinię „hotline”, gdzie pracownik może zgłosić wszelkie uwagi i podejrzenia nieprawidłowości w ojczystym języku, nie obawiając się negatywnych konsekwencji. W sprawie każdego oszustwa będzie wszczynane dochodzenie, w wypadku poniesionych strat będzie prowadzone postępowanie mające na celu ich odzyskanie, a przeciwko pracownikom, którzy dopuścili się nadużyć lub w nich współuczestniczyli, będzie prowadzone pełne postępowanie dyscyplinarne. Zasady te będą podlegać regularnemu przeglądowi w celu zapewnienia skuteczności regulacji i procedur mających zapobiegać oszustwom. OCHRONA MAJĄTKU I WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ Wszyscy ponosimy odpowiedzialność w zakresie właściwego i wyłącznie zgodnego z przeznaczeniem wykorzystania majątku i zasobów Spółki. Majątek obejmuje nieruchomości, sprzęt, aktywa finansowe, 7 tajemnice handlowe i inne poufne informacje stanowiące wartość dla konkurencji, patenty, znaki towarowe, sprzęt komputerowy i oprogramowanie. Szczególnej uwagi wymaga zapobieganie utracie majątku i zasobów w wyniku kradzieży lub spadku ich wartości. Odnosi się to również do własności intelektualnej i informacji poufnych, których przekazywanie osobom spoza Spółki jest zabronione, chyba że zostanie wydane specjalne upoważnienie do takiego ujawnienia. POŻYCZKI PRACOWNICZE Spółki nie udzielają pożyczek pracownikom ani związanym z nimi osobom za wyjątkiem szczególnych okoliczności, gdy udzielenie takiej pożyczki leży w interesie Grupy i jest zgodne z ustalonymi wytycznymi w tym zakresie. KSIĘGOWOŚĆ I KSIĘGI RACHUNKOWE Skonsolidowane sprawozdanie finansowe CRH plc jest sporządzane zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) przyjętymi przez Unię Europejską. Ponadto CRH, jako spółka notowana na giełdzie w Stanach Zjednoczonych, podlega postanowieniom ustawy Sarbanesa-Oxleya. W związku z tym jesteśmy zobowiązani do corocznej oceny efektywności kontroli wewnętrznej. Jesteśmy zobowiązani do prowadzenia księgowości zgodnie z najwyższymi standardami oraz do przechowywania danych zgodnie z przepisami lokalnego prawa, odpowiednimi standardami księgowymi i wytycznymi Grupy CRH. Zapisy księgowe, w formie pisemnej lub elektronicznej, są zasadniczym elementem prowadzenia działalności i powinny być przechowywane w bezpieczny sposób. Oprócz ogólnej, z biznesowego punktu widzenia, konieczności przechowywania dokumentów, mogą także istnieć lokalne 8 przepisy wymagające przechowywania pewnych dokumentów przez określony czas. Dokumenty, które mogą być przedmiotem postępowania sądowego lub dochodzenia, muszą być oznaczone w sposób umożliwiający identyfikację i odpowiednio przechowywane; nigdy nie należy takich dokumentów niszczyć ani zmieniać ich zawartości. Każda spółka powinna wdrożyć plan przechowywania dokumentów umożliwiający skuteczne prowadzenie działalności i spełnianie wszelkich wymogów prawnych. Dyrektorzy finansowi Spółki podlegają bezpośrednio lokalnemu dyrektorowi zarządzającemu/prezesowi, a w zakresie obowiązków związanych z kwestiami rachunkowości i ładu korporacyjnego pośrednio dyrektorowi finansowemu Dywizji oraz dyrektorowi finansowemu Grupy. ZAPOBIEGANIE PRANIU BRUDNYCH PIENIĘDZY Osoby zaangażowane w działalność przestępczą, taką jak handel narkotykami, fałszerstwo, terroryzm, rozboje itd., często korzystają z legalnie działających spółek w celu „czyszczenia” bezprawnie zyskanych funduszy. W większości krajów obowiązuje prawo mające zapobiegać praniu brudnych pieniędzy, a banki są zobowiązane do przestrzegania zasad raportowania, w tym do sprawdzania tożsamości przy transakcjach gotówkowych powyżej określonych kwot. Musimy działać w uważny sposób, aby nie dopuścić do tego, by wykorzystywano nas jako kanał służący do prania brudnych pieniędzy. W tym kontekście pieniądze oznaczają gotówkę, czeki podróżne, przekazy pieniężne czy wpłaty z kont osób trzecich. Jeśli osoba fizyczna chce prowadzić z nami współpracę handlową i regulować płatności, korzystając z jednej z tych form płatności, należy sprawdzić jej wiarygodność. Znaj swojego klienta! O każdej niezwykłej lub budzącej wątpliwość transakcji pracownik ma obowiązek powiadomić lokalne kierownictwo, które z kolei powinno poinformować o tym dyrektora finansowego Spółki. TECHNOLOGIE INFORMATYCZNE Sprawne działanie i bezpieczeństwo sprzętu komputerowego jest niezbędne dla zapewnienia bezproblemowego funkcjonowania naszych spółek. Należy opracować i przyjąć zasady, które pozwolą nam ten cel osiągnąć. Powinny one obejmować przynajmniej postanowienia Polityki Bezpieczeństwa Informatycznego Grupy CRH. Szczególnej uwagi wymaga stosowanie się do instrukcji związanych z tworzeniem kopii zapasowych, ochroną antywirusową, kodami dostępu i aktualnym wsparciem systemu. Nasze systemy informatyczne, włączając wszystkie komputery i związany z nimi sprzęt, oprogramowanie, systemy poczty elektronicznej, hasła i przechowywane dane przez cały czas pozostają własnością Spółki. W związku z tym pracownicy mają prawo do prywatności w zakresie dopuszczalnym prawem, ale nie wykraczającym poza nie w przypadku korzystania z tych systemów informatycznych i sprzętu. Te systemy informatyczne są narzędziami biznesowymi spółki pomagającymi w prowadzeniu działalności spółki i powinny być wykorzystywane do uzasadnionych celów zawodowych, zgodnie z indywidualnymi zasadami obowiązującymi w danej spółce. Systemy informatyczne nigdy nie powinny być używane w sposób niezgodny z prawem, obraźliwy, wywrotowy lub szkodliwy dla innych osób, jak na przykład: tworzenie, pobieranie, wyświetlanie, przechowywanie lub przesyłanie nacechowanych seksualnie obrazów lub wiadomości, lub materiałów, które mogą być obraźliwe pod względem rasowym czy etnicznym, lub wszelkie inne działania naruszające obowiązujące w spółce zasady zabraniające dyskryminacji i/lub prześladowania. Oprogramowanie, które nabywamy od dostawców zewnętrznych, jest zazwyczaj chronione prawem autorskim i pozostaje własnością twórcy. Nie wolno korzystać z nielegalnie pozyskanego, niewłaściwie licencjonowanego lub nielicencjonowanego oprogramowania, gdyż mogłoby to narazić zarówno pracownika, jak i Spółkę na odpowiedzialność prawną. 9 OCHRONA DANYCH Jako Grupa gromadzimy duże ilości danych zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Większość tych danych jest przechowywana przez poszczególne spółki. Informacje te obejmują dane dotyczące klientów, dostawców oraz dane personalne osób indywidualnych, w tym byłych i obecnych pracowników. Z nadzwyczajną uwagą należy podejść do właściwego wykorzystywania, przechowywania i przesyłania takich informacji. Spółki zobowiązane są do przestrzegania lokalnego prawa i korzystania z usług właściwych agencji ochrony danych, jeśli wymagają tego przepisy. DANE POUFNE LUB WEWNĘTRZNE I OBRÓT AKCJAMI W trakcie zatrudnienia pracownik może wejść w posiadanie informacji poufnych dotyczących działalności Spółki. Takie informacje poufne nie mogą być ujawniane ani wewnątrz Spółki, ani poza nią, jakimkolwiek osobom nieupoważnionym do ich otrzymania. Zabronione jest ujawnianie osobom spoza Spółki poufnych danych, takich jak tajemnice handlowe, procesy, instrukcje/manuale dotyczące polityk i procedur, plany marketingowe, informacje sprzedażowe, listy lub informacje klientów, informacje cenowe bądź dane finansowe, chyba że ujawnienie takich informacji jest konieczne w związku z wykonywaniem obowiązków na danym stanowisku. Zabronione jest również wykorzystywanie lub ujawnianie takich informacji przez byłych pracowników po zakończeniu zatrudnienia. Należy również pamiętać, że wszelkie takie dane mogą podlegać lokalnym przepisom prawa ochrony danych. Podstawową giełdą, na której notowane są akcje CRH plc, jest Giełda Papierów Wartościowych w Londynie. Dodatkowo akcje CRH plc notowane są również na Giełdzie Papierów Wartościowych w Dublinie. Amerykańskie Kwity Depozytowe (ADR, ang. American Depository Shares) 10 Spółki są notowane na Giełdzie Papierów Wartościowych w Nowym Jorku. Zgodnie z zasadami notowań, spółki giełdowe muszą przestrzegać Kodeksu „Model Code”, który nakłada ograniczenia w obrocie papierami wartościowymi CRH przez określonych pracowników lub osoby powiązane z takimi pracownikami. Informacje niepubliczne lub wewnętrzne uzyskane przez pracownika nie mogą być wykorzystywane w celu osiągania korzyści osobistych przez pracownika lub stronę trzecią, która otrzymałaby je w wyniku powiązania z takim pracownikiem. Celem obowiązujących w CRH Zasad Obrotu Akcjami i Papierami Wartościowymi (dotyczy nabywania, ustanawiania zabezpieczeń i sprzedaży akcji, instrumentów dłużnych i instrumentów pochodnych czy korzystania z prawa opcji na akcje) jest zapewnianie zgodności z Kodeksem „Model Code”. Zasady te w szczególności: zabraniają pracownikom i osobom powiązanym z pracownikami kupna i sprzedaży znajdujących się w obrocie publicznym papierów wartościowych CRH lub innej spółki, w sytuacji gdy pracownik posiada informacje wewnętrzne, tzn. informacje o określonym charakterze, które nie są publicznie dostępne i które mogłyby mieć znaczący wpływ na cenę takich papierów wartościowych, gdyby były publicznie dostępne. CRH musi również stosować się do przepisów dotyczących nadużywania posiadanej pozycji rynkowej (ang. Market Abuse Legislation), które wymagają od spółek giełdowych prowadzenia list pracowników posiadających dostęp do informacji wewnętrznych. Każde naruszenie tych zasad będzie traktowane z najwyższą powagą i w sprawie każdego takiego naruszenia zostanie przeprowadzone pełne dochodzenie. W razie potrzeby zostanie przeprowadzone pełne postępowanie dyscyplinarne. Należy również pamiętać, że w wielu jurysdykcjach obrót papierami wartościowymi przez pracowników spółki lub przekazywanie wewnętrznych informacji mających wpływ na kurs akcji jest przestępstwem karnym. Postępowanie w kontaktach z klientami, dostawcami i społecznościami „Zobowiązujemy się do utrzymywania najwyższych standardów etyki biznesowej we wszelkiego rodzaju kontaktach, w każdym miejscu na świecie.” NASI KLIENCI Sukces naszych strategii biznesowych w znacznej mierze zależy od wsparcia ze strony naszych klientów. Jest zatem konieczne, aby nasze spółki wypracowywały i utrzymywały wzajemnie korzystne relacje handlowe ze swoimi klientami, bazujące na uczciwości, szczerości i zaufaniu. Z zaangażowaniem i odpowiedzialnością dostarczamy towary i świadczymy usługi zgodnie z wszelkimi obowiązującymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz z wymaganiami określonymi w kartach produktów. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących tych kwestii należy zwrócić się do przełożonego lub menedżera. Promocja i reklama produktów powinna być zawsze oparta na faktach, uczciwa i zasadna. Nie wolno nam angażować się w powstawanie nieprawdziwych uwag na temat konkurentów i oferowanych przez nich produktów. NASI DOSTAWCY Nasi dostawcy są kluczowymi interesariuszami funkcjonowania naszej Grupy. Oczekujemy od nich innowacyjności i wydajności oraz priorytetowego traktowania jakości, dzięki czemu będziemy od nich otrzymywać wysoką jakość za dobrą cenę. Od naszych dostawców oczekujemy również działania zgodnego z prawem i stosowania dobrych, etycznych praktyk. W zamian za to staramy się być dobrym, uczciwym partnerem. Ze względu na charakter naszych produktów i organizację biznesową znaczna część naszych dostawców działa lokalnie, obsługując poszczególne lokalizacje i w związku z tym za zarządzanie relacjami z dostawcami odpowiada lokalny zespół kierowniczy każdej spółki. 11 Kodeks Etycznych Zakupów zawiera wytyczne, których – jako niezbędnego minimum wymagań – musimy przestrzegać, a należą do nich: Stosowanie przez naszych głównych dostawców dobrych praktyk etyki zawodowej i spełniania odpowiednich wymogów określonych przepisami prawa lokalnego w zakresie praw człowieka, zdrowia i bezpieczeństwa, odpowiedzialnego gospodarowania środowiskiem naturalnym i przeciwdziałania korupcji. Szczególnej uwagi wymaga pośrednie i bezpośrednie nabywanie produktów w krajach rozwijających się i od krajów rozwijających się. W związku z tym zakupów dokonujemy wyłącznie od dostawców, którzy: ■ Wspierają i szanują ochronę praw człowieka w obszarach, na jakie mają wpływ. ■ Szanują wobec wszystkich pracowników wolność zrzeszania się i skutecznego uznawania prawa do rokowań zbiorowych. ■ Zakazują wszelkich form pracy wymuszonej, przymusowej i zatrudniania dzieci. ■ Popierają zasadę równych szans przy zatrudnianiu i doborze pracowników. 12 ■ Przestrzegają co najmniej wszelkich obowiązujących przepisów dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa oraz nieustannie doskonalą zarządzanie zgodne z branżowymi best practice. ■ Przestrzegają co najmniej wszelkich obowiązujących przepisów dotyczących ochrony środowiska i wspierają aktywne podejście do wyzwań związanych z ochroną środowiska. ■ Współpracując z CRH przestrzegają wszelkich stosownych przepisów dotyczących przeciwdziałaniu łapówkarstwu i korupcji. Zapewniamy spełnianie tych wymogów przez naszych głównych dostawców działających w krajach uważanych za kraje podwyższonego ryzyka, przeprowadzając z nimi rozmowy/wywiady oraz działania kontrolne. Korzystanie z usług stron trzecich i partnerów biznesowych Do normalnych praktyk biznesowych należy angażowanie przedstawicieli handlowych, pośredników i konsultantów biznesowych, dystrybutorów sprzedaży, lobbystów i innych partnerów, w tym także partnerów w krótko- i długoterminowych przedsięwzięciach joint ventures (zwanych łącznie „partnerami biznesowymi”) do działania w naszym imieniu i do pomocy w zabezpieczaniu, przygotowywaniu lub negocjowaniu ofert nowych umów albo przedłużaniu umów istniejących, gdy jest to koniecznym i właściwym uzupełnieniem naszego działania na danym rynku czy w danym obszarze tematycznym. Aby jednak chronić Spółkę przed jakimikolwiek powiązaniami z płatnościami nielegalnymi lub o charakterze korupcyjnym, bądź przed ryzykiem dokonywania takich płatności w naszym imieniu, nasze Zasady Zapobiegania Praktykom Łapówkarskim wymagają: ■ Przeprowadzenia odpowiednich, określonych badań due diligence, aby upewnić się, że nasi partnerzy biznesowi, podobnie jak my, przestrzegają standardów etyki zawodowej. ■ Sporządzenia pisemnych ustaleń zawierających stosowne postanowienia dotyczące przeciwdziałaniu łapówkarstwu. ■ Aby wynagrodzenie przekazywane partnerom biznesowym było współmierne do świadczonych zgodnie z prawem usług, aby było zatwierdzane, należycie ewidencjonowane i wypłacane w formie czeku lub przelewu bankowego (tzn. aby nie było wypłacane w formie gotówki, chyba że kwota jest niewielka, a gotówka jest jedynym praktycznym sposobem dokonania płatności) oraz zgodnie z uzgodnioną umową. PŁATNOŚCI PRZYSPIESZAJĄCE BIEG SPRAW Płatności przyspieszające bieg spraw, nazywane także „posmarowaniem” lub „popchnięciem spraw”, to zazwyczaj niewielkie, nieoficjalne płatności przekazywane w celu zabezpieczenia lub przyspieszenia rutynowej procedury przeprowadzanej przez urzędnika rządowego lub państwowego, np. wydanie zezwolenia, licencji, zgody lub wizy imigracyjnej, ustalenie terminu kontroli wykonania kontraktu, świadczenia usług lub wydania towarów przechowywanych w urzędzie celnym itd. W zależności od jurysdykcji płatności te mogą być bardziej lub mniej powszechne. Zazwyczaj konsekwencje nieprzekazania takiej płatności mogą być zupełnie nieproporcjonalne do wymaganej niewielkiej kwoty płatności. Niemniej jednak, jak zapisano w naszej Polityce Zapobiegania Praktykom Łapówkarskim, płatności przyspieszające bieg spraw są zabronione. Za takie nie uznaje się opłaty za skorzystanie z powszechnie uznanej, zgodnej z prawem i powszechnie dostępnej procedury przyspieszającej bieg sprawy. Po wykonaniu tego typu opłat powinniśmy zawsze prosić o rachunek. Można również dokonać płatności w sytuacji zagrożenia życia, zdrowia lub bezpieczeństwa człowieka. Wszelkie takie płatności wymagają wcześniejszego zatwierdzenia, a jeżeli jego uzyskanie nie było możliwe, zgłoszenia po fakcie dyrektorowi zarządzającemu/ prezesowi Spółki oraz dyrektorowi Grupy CRH ds. Zgodności i Etyki. WRĘCZANIE I PRZYJMOWANIE UPOMINKÓW ORAZ DZIAŁANIA REPREZENTACYJNE Rozumiemy, że dawanie i przyjmowanie upominków oraz podejmowanie działań reprezentacyjnych jest zazwyczaj zgodnym z prawem elementem budowania dobrych relacji biznesowych. Jeżeli jednak upominki są nieproporcjonalne lub niewłaściwe, mogą zaciemnić ocenę sytuacji. W związku z tym pracownik powinien zachować ostrożność przy oferowaniu lub przyjmowaniu upominków bądź czynności reprezentacyjnych, aby chronić reputację własną i spółki przed zarzutami o niestosowność działań oraz aby nie naruszyć przepisów przeciwdziałania łapówkarstwu. Ustalenie konkretnych zasad postępowania w każdej sytuacji jest niemożliwe, bierzemy także pod uwagę fakt, że przyjęte praktyki różnią się w zależności od kraju i regionu. 13 W związku z tym każda spółka powinna mieć własny zbiór zasad dotyczących podarunków i czynności reprezentacyjnych. Minimalnym wymogiem jest, aby zawierał właściwy zapis z naszej Polityki Przeciwdziałania Praktykom Łapówkarskim, tzn. zakaz oferowania i przyjmowania upominków lub działań reprezentacyjnych w każdym przypadku, gdy mogłyby one wpłynąć na decyzję biznesową i gdy nie są wydatkami uzasadnionymi lub dokonywanymi w dobrej wierze. Powinien również zawierać następujące wytyczne: Upominki i działania reprezentacyjne są zasadniczo akceptowalne, jeżeli są: ■ skromne ■ sporadyczne ■ zgodne z powszechnie przyjętymi praktykami biznesowymi ■ przekazywane w sposób otwarty, a nie w tajemnicy ■ stosowne do danej sytuacji Na przykład: ■ artykuły promocyjne danej marki o symbolicznej wartości, np. długopisy, kalendarze, koszulki itp. ■ działania reprezentacyjne prowadzone wobec klientów lub dostawców w ramach spotkań bądź imprez firmowych ■ wydatki na podróż i zakwaterowanie w rozsądnej wysokości w przypadku uzasadnionych podróży służbowych Upominki i działania reprezentacyjne nie są nigdy dopuszczalne, jeżeli: ■ są niezgodne z prawem lub standardami etycznymi ■ mają formę gotówki lub jej ekwiwalentu, np. voucherów lub akcji ■ są przekazywane w odpowiedzi na korzystną decyzję biznesową lub w oczekiwaniu na nią ■ stanowią naruszenie znanych przekazującemu zasad odbiorcy ■ są przekazywane w odpowiedzi na konkretne żądanie 14 ■ są obraźliwe lub mogłyby wprawić pracownika lub Spółkę w zakłopotanie w przypadku ich publicznego ujawnienia Wszelkie wydatki na upominki powinny być ewidencjonowane jako takie w księgach Spółki. Jakiekolwiek wątpliwości dotyczące stosowności upominku lub działań reprezentacyjnych należy omówić z dyrektorem zarządzającym/prezesem Spółki. Upominki, niezależnie od rodzaju i wartości, nie powinny być oferowane w szczególności państwowym urzędnikom lub przedstawicielom, politykom lub partiom politycznym ani przyjmowane od takich podmiotów bez wcześniejszej wyraźnej zgody dyrektora zarządzającego/prezesa, chyba że upominek taki ma niewielką wartość i jest zwyczajowo przekazywany jako symbol lub gest dobrej woli. DATKI NA CELE POLITYCZNE Datki na cele polityczne obejmują wszelkie datki, w gotówce lub w naturze, przekazywane w celu wsparcia idei, partii, kandydata bądź sprawy politycznej. Datki w naturze mogą obejmować możliwość korzystania z majątku lub usług spółki, działań reklamowych bądź promocyjnych wyrażających poparcie dla partii politycznej, nabycia biletów na imprezy, których celem jest gromadzenie funduszy lub wykorzystania czasu pracowników do pomocy przy prowadzeniu kampanii politycznej. Przepisy w zakresie datków na cele polityczne są odmienne w różnych częściach świata. W niektórych jurysdykcjach korporacjom, zleceniobiorcom rządu i/lub podmiotom zatrudniającym lobbystów zabrania się przekazywania datków na cele polityczne, w innych wymagane jest podawanie takich kwot do wiadomości publicznej. Przekazywanie datków na cele polityczne na rzecz lub za pośrednictwem partii politycznych, organizacji i osób zaangażowanych w życie polityczne nie powinno być wykorzystywane w celu odnoszenia korzyści w transakcjach biznesowych. Tam jednak, gdzie datki na cele polityczne zostaną uznane za stosowne, nieprzekazywane w celu odniesienia korzyści biznesowych i których celem jest wspieranie procesów demokratycznych, dyrektor zarządzający Dywizji/prezes może, z zastrzeżeniem stosownych przepisów prawa, wyrazić pisemną zgodę na przekazanie takiego datku. Wszelkie wydatki tego typu powinny zostać przekazane za potwierdzeniem odbioru, udokumentowane i ujęte w księgach Spółki. DAROWIZNY NA CELE CHARYTATYWNE I SPOŁECZNE Jako podmiot świadomy obywatelskiej odpowiedzialności zachęcamy nasze spółki i pracowników do aktywnego wspierania akcji charytatywnych i działań społeczności lokalnych w formie pieniężnej i w innych formach. Ustalenie konkretnych zasad postępowania w każdej sytuacji jest niemożliwe, bierzemy także pod uwagę fakt, że przyjęte praktyki różnią się w zależności od kraju i regionu. W związku z tym każda spółka powinna mieć własny zbiór zasad dotyczących darowizn na cele charytatywne i społeczne. Minimalnym wymogiem jest, aby zawierał właściwy zapis z naszej Polityki Przeciwdziałania Praktykom Łapówkarskim, zgodnie z którą darowizny mogą być przekazywane wyłącznie w dobrej wierze na cele charytatywne lub public relations, a nigdy gdy istnieje lub może istnieć potencjalny konflikt interesów bądź możliwość, że datek może zostać wykorzystany jako podstępny sposób przekazania łapówki. Ponadto zbiór takich zasad powinien również zawierać następujące wytyczne: ■ Darowizny finansowe nigdy nie powinny być przekazywane w formie gotówki (chyba że kwota jest niewielka) lub przelewu bankowego na konto osobiste konkretnej osoby, ale wyłącznie na konto instytucji, na rzecz której darowizna ma zostać przekazana. ■ Darowizny nie powinny być przekazywane za pośrednictwem stron trzecich, np. klientów lub dostawców. ■ Darowizny nie powinny wiązać się lub stwarzać wrażenia związanych z realizacją transakcji biznesowej bądź z działaniami władz. Wszelkie darowizny wymagają zatwierdzenia przez dyrektora zarządzającego/prezesa spółki i muszą zostać udokumentowane, przekazane za potwierdzeniem ich odbioru i ujęte w księgach spółki. RELACJE Z ORGANAMI RZĄDOWYMI I NADZORU Postępowanie pracownika w relacjach z urzędnikami państwowymi nie może stwarzać dla Grupy ryzyka uznania lub podejrzenia działania odbiegającego od zasad, których przestrzegamy. Urzędnicy państwowi często są związani ścisłymi zasadami 15 dotyczącymi ich relacji z organizacjami z sektora prywatnego, w tym np. ustalonymi limitami akceptowalnych upominków i działań reprezentacyjnych. Prosimy o zwrócenie szczególnej uwagi na to, aby w relacjach z urzędnikami państwowymi nasze zasady były przestrzegane i aby były jako takie postrzegane. W pewnych okolicznościach pracownik może mieć kontakt z urzędnikami państwowymi w trakcie pracy lub może zostać poproszony o przekazanie informacji w imieniu spółki w związku z zapytaniem lub dochodzeniem ze strony agencji rządowej bądź nadzorczej. Pracownik musi mieć pewność, że informacje te będą dokładne i adekwatne do danych potrzeb. Błędy i pominięcia mogą zniszczyć naszą reputację i wiarygodność. Mogą też być niezgodne z prawem. Należy zawsze zasięgnąć rady przed udzieleniem odpowiedzi na nierutynową prośbę o informacje ze strony agencji rządowej lub nadzorczej. KOMUNIKACJA ZEWNĘTRZNA I MEDIA Komunikacja ze światem zewnętrznym odgrywa bardzo ważną rolę w ocenie reputacji i sytuacji finansowej Grupy. W związku z tym wyłącznie osoby wyznaczone przez Dyrektora Naczelnego Grupy CRH będą zajmować się wszelką komunikacją z mediami dotyczącą naszych wyników finansowych, przejęć, odsprzedaży i wszystkich innych kwestii, które mogłyby mieć wpływ na reputację Grupy. W zakresie zwykłych spraw poszczególne spółki Grupy powinny odpowiednio prowadzić kominikację z mediami lokalnymi i specjalistycznymi. Powinien zajmować się tym zwykle lokalny dyrektor zarządzający/prezes spółki lub osoba przez niego/nią wyznaczona. W razie jakichkolwiek wątpliwości sprawę należy przekazać kierownictwu wyższego szczebla. O wszelkich sprawach mogących mieć negatywny wpływ na nasz wizerunek lub reputację należy niezwłocznie powiadomić dyrektora zarządzającego/prezesa Dywizji. 16 PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE Dostrzegamy coraz poważniejszą rolę mediów społecznościowych w nowoczesnym świecie i jesteśmy przekonani, że będą one mieć coraz większe znaczenie dla naszych relacji z naszymi interesariuszami. Przydatne wytyczne, o jakich należy pamiętać, korzystając z mediów społecznościowych: ■ Z mediów społecznościowych należy korzystać zachowując rozwagę i szacunek dla innych, przestrzegając najwyższych standardów postępowania, jakich oczekujemy od naszych pracowników. ■ Pracownik korzysta z mediów społecznościowych w jasnym celu, a wszelkie wpisy o charakterze osobistym nie mogą być kompromitujące dla będącego ich autorem pracownika lub, przez skojarzenie, dla naszej Spółki bądź innych jej pracowników. ■ Należy uważać, aby nie ujawniać informacji poufnych lub zastrzeżonych oraz w szczególności, aby nie naruszać zasad dotyczących konkurencji. ■ Należy mieć na uwadze, że media społecznościowe mają zasięg globalny, a w związku z tym przy formułowaniu wpisów należy zachować szczególną wrażliwość kulturową. ■ Podawać się za przedstawiciela Spółki można tylko na specjalne upoważnienie od dyrektora zarządzającego/prezesa Spółki. ■ Należy podjąć wszelkie niezbędne kroki, aby upewnić się, że prezentowane materiały są dokładne i uczciwie przedstawione, a tam, gdzie to stosowne, aby były podane również źródła takich materiałów. ■ W przypadku zauważenia wpisu przedstawiającego naszą Spółkę w fałszywym świetle należy zwrócić na to uwagę przełożonego. W przypadku opublikowania przez pracownika jakichkolwiek niewłaściwych treści zostanie przeprowadzane dochodzenie, a skutkiem takiej publikacji może być wszczęcie postępowania dyscyplinarnego. Traktowanie ludzi uczciwie i z szacunkiem „Chcemy, abyście chcieli Państwo tu pracować.” POLITYKA SPOŁECZNA Jesteśmy przekonani, że ciągły i trwały sukces biznesu zależy od doskonałych relacji, które utrzymujemy z naszymi interesariuszami – naszymi pracownikami, klientami, dostawcami, sąsiadami i wszystkimi pozostałymi interesariuszami. W związku z tym, w myśl zapisów naszej Polityki Społecznej, obowiązującej we wszystkich spółkach Grupy, jesteśmy zobowiązani do: ■ Przestrzegania co najmniej wszystkich stosownych przepisów prawa, a także zarządzania aspektami społecznymi zgodnego z branżowymi best practice. ■ Uczciwego i sprawiedliwego zarządzania biznesem, wypełniając wszelkie zobowiązania socjalne jako bezpośredni i pośredni pracodawca. ■ Wspierania wolności zrzeszania się i uznawania prawa do rokowań zbiorowych. ■ Zabraniania pracy wymuszonej, przymusowej i zatrudniania dzieci. ■ Stosowania zasad równych szans, cenienia różnorodności niezależnie od wieku, płci, niepełnosprawności, wyznania, pochodzenia etnicznego lub orientacji seksualnej; stosowania kryteriów merytorycznych do podejmowania decyzji o rekrutacji i wyborze pracowników. ■ Odpowiedzialności i postępowania względem naszych dostawców i klientów zgodnie z Kodeksem Postępowania Biznesowego i właściwymi praktykami biznesowymi. W pełni zobowiązujemy się do przestrzegania praw człowieka oraz do wspierania w zakresie, w jakim mają one zastosowanie do naszych spółek, postanowień Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka wydanej przez Organizację Narodów Zjednoczonych i Podstawowych Zasad Pracy ustanowionych przez Światową Organizację Pracy. Zarówno podczas ustalania swoich zasad, jak i w praktyce poszczególne spółki Grupy są zobowiązane do zwracania należytej uwagi na zajmowane przez nas stanowisko 17 w sprawie poszanowania praw człowieka we wszelkich kontaktach z pracownikami, kontrahentami, klientami i dostawcami oraz podczas podejmowania decyzji inwestycyjnych. POLITYKA ZATRUDNIANIA Zaangażowanie naszych pracowników jest jednym z głównych czynników decydujących o sukcesie CRH. Musimy dołożyć wszelkich starań, aby nasze praktyki rekrutacji i zatrudniania były zgodne co najmniej z obowiązującym prawem oraz przyjętymi zwyczajami. Wspieramy uczciwe i godziwe wynagradzanie wszystkich naszych pracowników. Kierując się kwestiami merytorycznymi podczas rekrutacji i przy doborze pracowników, musimy mieć pewność, że postępujemy z poszanowaniem zasad równych szans, cenienia różnorodności niezależnie od wieku, płci, orientacji seksualnej, niepełnosprawności, wyznania, pochodzenia etnicznego, ciąży czy wszelkich innych chronionych prawem kwestii. ZGŁASZANIE NIEPOKOJĄCYCH KWESTII Pracownicy bez obaw o jakiekolwiek oskarżenia powinni w otwarty sposób wyrażać swoje niepokoje dotyczące spraw, które w ich przekonaniu stanowią naruszenie niniejszego Kodeksu. Istnieje wiele sposobów zapewnienia rozpatrzenia zgłoszenia przez właściwą osobę, która może przeprowadzić odpowiednie dochodzenie. Można skorzystać z lokalnych procedur lub skontaktować się z jedną z następujących osób: ■ bezpośredni przełożony ■ dyrektor zarządzający/prezes/menedżer ds. HR lub kadr/menedżer finansowy Spółki ■ dyrektor lub prezes regionalny/ds. grupy produktów Każdy z pracowników ma obowiązek dbałości o harmonię między ludźmi w miejscu pracy; gnębienie czy prześladowanie nie będzie tolerowane. ■ dyrektor finansowy Dywizji POLITYKA HUMAN RESOURCES ■ Dyrektor Grupy ds. Zgodności i Etyki w CRH plc. Każda spółka odpowiada za zarządzanie wszelkimi aspektami relacji ze swoimi pracownikami, takimi jak: wynagrodzenie, emerytury, świadczenia, godziny pracy, lokalny kodeks postępowania, porozumienia ze związkami zawodowymi, dyscyplina, rekrutacja, awans itd. Wszystkie te aspekty powinny być zgodne z lokalnymi przepisami, zwyczajami i praktykami. Lokalne zasady 18 powinny jednakże uwzględniać zdefiniowane w niniejszym Kodeksie zasady dotyczące odpowiedniego traktowania pracownika i należnego mu szacunku. ■ generalny radca prawny Dywizji lub inny wewnętrzny specjalista ds. prawnych ■ Dyrektor Audytu Wewnętrznego w CRH plc Osoby zajmujące cztery ostatnie stanowiska to osoby specjalnie wyznaczone do przyjmowania tego rodzaju zgłoszeń. Ich nazwiska i dane kontaktowe opublikowano w sekcji Compliance & Ethics na stronie internetowej CRH (www.crh.com). Poufna linia telefoniczna Udostępniamy również poufną linię telefoniczną (infolinię „hotline”) dla osób, które pragną zgłosić swoje obawy w taki właśnie sposób. Jest to niezależny, dostępny w wielu językach serwis, za pośrednictwem którego zgłaszane obawy przekazywane są do rozpatrzenia właściwej osobie zajmującej wyższe stanowisko. Numer telefonu jest dostępny w Państwa spółce i podany w Załączniku 1 do niniejszego dokumentu. Można go także znaleźć w sekcji Compliance & Ethics na stronie internetowej CRH. Wszelkie wyrazy zaniepokojenia związane z Kodeksem można zgłaszać anonimowo. Zachęcamy jednak do ujawniania swojego nazwiska, o ile jest to możliwe, gdyż dzięki temu będziemy mogli w razie potrzeby skonsultować się ze zgłaszającą obawy osobą i poinformować ją o podjętych działaniach. W przypadku podania nazwiska nie zostanie ono ujawnione przez CRH, chyba że będzie to wymagane prawem. W niektórych krajach korzystanie z poufnej linii telefonicznej może podlegać pewnym ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa lokalnego dotyczącego pracy i ochrony danych. Dyrektor Audytu Wewnętrznego przynajmniej raz w roku sporządzi raport dla Komisji Komisji CRH ds. Audytu na temat wszelkich spraw zgłoszonych za pośrednictwem poufnej linii telefonicznej. W przypadku bardziej poważnych zgłoszeń co pewien czas konieczne może być przygotowywanie raportów specjalnych. Dyrektorzy zarządzający/prezesi spółek są zobowiązani do informowania wszystkich pracowników o istnieniu poufnej linii telefonicznej oraz do podania im odpowiedniego numeru telefonu. Należy zaznaczyć, że poufna linia telefoniczna służy wyłącznie do zgłaszania naruszeń Kodeksu. Rutynowe problemy kadrowe, takie jak wysokość wynagrodzenia, warunki zatrudnienia itd., muszą być rozwiązywane na poziomie lokalnych spółek. Zgłaszanie niepokojących kwestii – brak działań odwetowych Powyższe procedury są przeprowadzane w sposób poufny i z zaufaniem wobec zgłaszającego. Przeciwko osobom zgłaszającym rzeczywiste podejrzenia nie będą podejmowane żadne działania odwetowe. Nie będziemy tolerować odwetów ani kar za zgłaszanie takich spraw. 19 Zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną środowiska „Zawsze troszczymy się o naszych pracowników i środowisko, gdziekolwiek jesteśmy.” BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY Naszym podstawowym obowiązkiem jest ochrona zdrowia, bezpieczeństwa i życia ludzi przychodzących do pracy lub odwiedzających nasze zakłady. W związku z tym naszym celem jest całkowite wyeliminowanie wypadków i ofiar śmiertelnych. Dotycząca nas wszystkich Polityka Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Grupy CRH wymaga od nas: ■ Zapewnienia zgodności przynajmniej ze wszystkimi stosownymi przepisami prawa oraz nieustannego doskonalenia zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, zgodnie z najlepszymi praktykami przyjętymi w branży. ■ Dopilnowania, aby wszyscy nasi pracownicy i kontrahenci respektowali wymogi Grupy w zakresie BHP. ■ Zagwarantowania, aby nasze spółki zapewniały pracownikom i kontrahentom bezpieczne oraz higieniczne warunki pracy oraz należycie dbały o klientów i gości w naszych zakładach. ■ Obligowania wszystkich naszych pracowników oraz wykonawców do utrzymywania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, zgodnie z wymogami prawa i najlepszymi praktykami przyjętymi w branży. Podczas gdy zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy jest codziennym priorytetem kierownictwa, obowiązkiem każdego z nas jest staranne wykonywanie wszystkich działań prowadzonych w miejscu pracy przy udziale innych osób. Od pracowników 20 wymaga się niezwłocznego zgłaszania przełożonemu lub menedżerowi wszelkich obaw dotyczących praktyk związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Od poszczególnych jednostek i spółek poza przestrzeganiem zasad obowiązujących w Grupie wymaga się określenia bardziej szczegółowych parametrów, dostosowanych do ich własnych wymogów operacyjnych i wymogów prawa lokalnego. LEKI, NARKOTYKI I ALKOHOL Spożywanie alkoholu, przyjmowanie nielegalnych leków/narkotyków lub przepisanych leków może mieć poważny wpływ na zdolność pracownika do wykonywania pracy w należyty i bezpieczny sposób. Niewłaściwe przyjmowanie leków, alkoholu, substancji kontrolowanych oraz przyjmowanie nielegalnych leków/ narkotyków w miejscu pracy jest zabronione. Zakaz ten obejmuje sprzedaż, zakup i przekazywanie takich produktów oraz prowadzenie niewłaściwych czynności związanych z takimi produktami. Spożywanie alkoholu w miejscu pracy jest niedozwolone, z wyłączeniem wyjątkowych okazji i pod warunkiem wyraźnej, wcześniejszej zgody menedżera zakładu. OCHRONA ŚRODOWISKA Zrównoważony rozwój jest dla CRH kluczową wartością; przestrzegamy najwyższych standardów zarządzania ochroną środowiska we wszystkich naszych działaniach. Posiadamy ugruntowane i regularnie weryfikowane systemy zarządzania, uwzględniające najlepsze praktyki przyjęte w branży. Istotną rolę w tym procesie odgrywa dzielenie się wiedzą w ramach Grupy. Ponadto obowiązująca we wszystkich spółkach nasza polityka wymaga od nas: ■ Przestrzegania co najmniej wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących ochrony środowiska naturalnego, a także nieustannego doskonalenia naszego zarządzania ochroną środowiska w kierunku wyznaczanym przez najlepsze praktyki przyjęte w branży. ■ Dbania o to, aby nasi pracownicy i podwykonawcy byli świadomi swojej odpowiedzialności za środowisko naturalne. ■ Aktywnego podejścia do wyzwań i możliwości wynikających ze zmian klimatycznych. ■ Zoptymalizowania wykorzystania energii i wszystkich innych zasobów. ■ Promowania ukierunkowanych na ochronę środowiska innowacji produktowych i procesowych oraz nowych możliwości biznesowych. ■ Utrzymywania dobrych stosunków sąsiedzkich z każdą społecznością, w której działamy. Za zapewnianie codziennego, skutecznego wdrażania Polityki Grupy ds. Ochrony Środowiska odpowiadają menedżerowie poszczególnych zakładów, wspierani przez sieć specjalistów ds. ochrony środowiska (ang. Environmental Liaison Officer, ELO). 21 Załącznik 1 – Zgłaszanie niepokojących kwestii – infolinia „hotline” KRAJ NUMER BEZPŁATNEJ INFOLINII „HOTLINE” JĘZYK Argentyna 0-800-555-7966 hiszpański Australia 1-800-268-857 angielski Austria KOD DOSTĘPU 1800-913-4997 niemiecki Belgia 0800 200 288 0800-7-1127 holenderski/francuski Chile 1-230-020-1779 hiszpański Chiny Południowe 10-800-110-0663 mandaryński Chiny Północne 10-800-711-0720 mandaryński Czechy 800-223-228 czeski 80-885-456 duński 001 800-913-4997 estoński Finlandia 08001-1-2684 fiński Francja 0800-91-9060 francuski Hiszpania 900-96-1228 hiszpański Holandia 0800-022-9660 holenderski Indie 000-800-100-7897 angielski Irlandia 1-800-553-772 angielski Izrael 180-941-0347 hebrajski Kanada 1-888-312-2698 angielski/francuski Łotwa 8000-1172 łotewski Niemcy 0800-182-7698 niemiecki Norwegia 800-699-60 norweski Polska 00-800-111-1556 polski Portugalia 800-8-11572 portugalski Dania Estonia 800-12001 Rosja (St. Petersburg) 363-2400 1800-913-4997 rosyjski Rosja (inne) 8^10-800-110-1011 1800-913-4997 rosyjski Rumunia 080-803-4288 1800-913-4997 rumuński Słowacja 0800-000-101 1800-913-4997 słowacki Stany Zjednoczone 1-888-312-2698 angielski/hiszpański Szwajcaria 0800-56-1248 niemiecki/francuski Szwecja 020-79-0022 szwedzki Turcja 0-811-288-0001 1-800-913-4997 turecki Ukraina 0^00-11 1800-913-4997 ukraiński Węgry 06-800-16-914 węgierski Wielka Brytania (w tym Irlandia Płn.) 0800-028-5707 angielski Włochy 800-788-729 włoski ^ oznacza, że należy zaczekać na drugi sygnał wybierania Dostęp do infolinii „hotline” jest możliwy również za pośrednictwem strony internetowej www.crhhotline.com (w Stanach Zjednoczonych pod adresem ww.tnwinc.com/oldcastle). 22 Załącznik 2 – Nasze zasady W naszej Grupie obowiązuje wiele zbiorów zasad/Polityk omówionych w niniejszym Kodeksie i wymienionych poniżej. Określają one bardziej szczegółowo nasze oczekiwania oraz standardy. Dostępne są one u menedżerów, u Krajowych Koordynatorów ds. Zgodności, a także na stronie internetowej Compliance & Ethics SharePoint. Dostępne wsparcie – Zasady Kodeks Postępowania Biznesowego Wytyczne Operacyjne Polityka Kodeks CRH ds. Przestrzegania Zapobiegania Prawa Praktykom Konkurencji Łapówkarskim Antymonopolowego Zasady Przeciwdziałania Oszustwom Zasady Obrotu Akcjami i Papierami Wartościowymi Wszystkie nasze Zasady, Polityki i Procedury znaleźć można na stronie SharePoint Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego Grupy CRH Kodeks Etycznych Zakupów Polityka Społeczna Polityka Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Wytyczne: Kodeks Postępowania Biznesowego Zasady zapobiegania korupcji Polityka Zapobiegania Praktykom Łapówkarskim Zasady Przeciwdziałania Oszustwom Zasady Obrotu Akcjami i Papierami Wartościowymi Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego Grupy CRH Kodeks Etycznych Zakupów Polityka Społeczna Polityka Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Polityka Ochrony Środowiska Polityka Ochrony Środowiska 23 INDEKS A Alkohol Audyt wewnętrzny 21 3, 18, 19 B Bezpieczeństwo i higiena pracy 1, 3, 11, 12, 13, 20 D Datki na cele charytatywne Datki na cele polityczne Dokumenty księgowe Dostawcy Działania reprezentacyjne 6, 15 6, 14 3, 8 1, 4, 5, 9, 11, 12, 14, 15, 17, 18 13 I Informacje poufne 7, 10, 16, 18, 19 J Joint venture 2, 6, 13 K Klienci Księgowość i księgi rachunkowe Konflikt interesów ■ Interesy finansowe ■ Interesy osób bliskich ■ Interesy kadrowe ■ Interesy zewnętrzne ■ Interesy związane z majątkiem ■ Przedstawiciele/ Strona trzecia Korupcja Korzystanie z systemów informatycznych 24 1, 4, 5, 9, 11, 14, 15, 17, 18, 20 8 2, 4, 6, 7, 8, 10, 15, 16, 18 4 18 4 4 O Ochrona danych 10, 19 Odwet 7, 19 Osoby odpowiedzialne 3, 18 Oszustwa 7 P Polityka kadrowa Polityka społeczna Polityka zatrudnienia Pożyczki pracownicze Pranie brudnych pieniędzy Prawa człowieka Prawo konkurencji Przedstawiciele Przepisy antymonopolowe Przypadki naruszeń Kodeksu 18 3,17 18 8 8 12, 17 5, 6, 16 4, 6, 12 5 3 R Równe szanse 12, 17, 18 S Strony trzecie 4, 6, 8, 10, 12, 15 Ś Środowisko 1, 3, 12, 20, 21 T Technologie Informatyczne Transakcje z wykorzystaniem poufnych informacji 9 10 U Upominki Urzędnicy państwowi 6, 13, 14, 15 13, 14, 15, 16 8, 9 W Własność intelektualna 7 Ł Łapówkarstwo 6, 7, 12, 13, 15 Z Zgłaszanie obaw 18 M Majątek Media 7 16 N Narkotyki 21 4, 8, 10 6,12 The International Building Materials Group CRH plc Belgard Castle Clondalkin Dublin 22 Irlandia Tel.: +353 1 404 1000 Faks: +353 1 404 1007 E-mail:[email protected] Strona internetowa: www.crh.com
