Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika

Podstawy prawa pracy
dla praktyków cz. 3.
Materiały szkoleniowe
marzec/kwiecień 2010 r.
(warsztaty)
Dokumentacja pracownicza
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ
z dnia 28 maja 1996 r.
w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz
sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika.
(Dz. U. z dnia 1 czerwca 1996 r.)
Na podstawie art. 298 (1) Kodeksu pracy
Dokumentowanie podjęcia pracy
przez pracownika
1. Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia
następujących dokumentów:
1) wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się
o zatrudnienie,
2) świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów
potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy
przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się
o zatrudnienie,
3) dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane
do wykonywania oferowanej pracy,
4) świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej
się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
5) orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do
pracy na określonym stanowisku,
6) innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika
z odrębnych przepisów.
Dodatkowe dokumenty
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może
dodatkowo przedłożyć:
dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia
zawodowe,
świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne
dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku
kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się
o zatrudnienie
dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze
szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Oryginał czy kopia ?
Pracodawca przechowuje w aktach
osobowych pracownika odpisy lub kopie
składanych dokumentów.
Pracodawca może żądać od pracownika
przedłożenia oryginałów tych dokumentów
tylko do wglądu lub sporządzenia ich
odpisów albo kopii.
Ile sporządzamy egzemplarzy
umów o pracę?
Pracodawca sporządza umowę o pracę co
najmniej w dwóch jednobrzmiących
egzemplarzach, z których jeden doręcza
się pracownikowi, a drugi włącza do jego
akt osobowych.
Oświadczenia
Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika
do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie
zapoznania się z treścią regulaminu pracy,
a w przypadku określonym w art. 29 § 3
Kodeksu pracy - z informacją, o której mowa
w tym przepisie, oraz z przepisami i zasadami
dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
z zakresem informacji objętych tajemnicą
określoną w obowiązujących ustawach dla
umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,
a także z obwieszczeniem, o którym mowa
w art. 150 Kodeksu pracy.
art. 29 § 3 Kodeksu pracy
§ 3. Pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia
umowy o pracę, o:
1)
obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2)
częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
3)
wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
4)
obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
5)
układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,
a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej,
miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez
pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
§ 3 (1). Poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, o których mowa w § 3 pkt 1-4,
może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.
§ 3(2). Pracodawca informuje pracownika na piśmie o zmianie jego warunków zatrudnienia, o których
mowa w § 3 pkt 1-4, o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu
zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty, niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1
miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę
miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - nie później niż do dnia rozwiązania umowy.
§ 3(3). Poinformowanie pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia, o których mowa w § 3 pkt
1-4, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.
art. 150 Kodeksu pracy
Art. 150.
§ 1. Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe
czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w
regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest
objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do
ustalenia regulaminu pracy, z zastrzeżeniem § 2 i 3 oraz art. 139 § 3
i 4.
§ 2. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja
związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja
związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i
rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy,
może stosować okresy rozliczeniowe czasu pracy określone w art.
129 § 2 i w art. 135 § 2 i 3 - po uprzednim zawiadomieniu
właściwego inspektora pracy.
§ 3. Zastosowanie do pracownika systemów czasu pracy, o których
mowa w art. 143 i 144, następuje na podstawie umowy o pracę.
Legitymacje służbowe
• Jeżeli zachodzi taka potrzeba,
pracodawca w związku z zatrudnieniem
pracownika wystawia legitymację
służbową, przepustkę albo inny dokument
upoważniający pracownika do
przebywania na terenie zakładu pracy lub
załatwiania spraw służbowych poza
zakładem.
Sprawy zajęcia wynagrodzenia
Jeżeli świadectwo pracy przedłożone
przez pracownika zawiera wzmiankę o
zajęciu wynagrodzenia za pracę,
pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu
takiego pracownika komornika
prowadzącego postępowanie egzekucyjne
oraz pracodawcę, który wydał świadectwo
(art. 884 § 3 Kodeksu postępowania
cywilnego).
Akta osobowe
Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika
akta osobowe.
Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:
1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem
się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2;
2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy
oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
Część B akt osobowych
a)
umowa o pracę, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił
zadania pracownika wynikające z umowy o pracę (telepracę),
b)
pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami oraz zaświadczenia o
ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP,
c)
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 §
2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych
przepisach,
d)
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
e)
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
f)
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w
innym trybie,
g)
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
h)
pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
ha) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186(7) Kodeksu pracy,
i)
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
j)
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
Część B akt osobowych c.d.
j)
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w
stosunku pracy,
ja) wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142
Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu
pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona
wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
jb) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników
pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora
pracy,
k)
korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we
wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą
organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
ka) uchylony (kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio
zarejestrowanego jako osoba bezrobotna),
l)
informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
część C
a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
aa) dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz
związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop
wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
b) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy ( drugi egzemplarz),
c)
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę
w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu
postępowania cywilnego),
d) umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły
taką umowę,
e) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi
po rozwiązaniu stosunku pracy.
Sposób układania dokumentów
w aktach osobowych.
Dokumenty znajdujące się w
poszczególnych częściach akt osobowych
powinny być ułożone w porządku
chronologicznym oraz ponumerowane;
każda z tych części powinna zawierać
pełny wykaz znajdujących się w nich
dokumentów.
Dokumentacja „wypadkowa”
Pracodawca prowadzi dokumentację
dotyczącą podejrzeń o choroby
zawodowe, chorób zawodowych,
wypadków przy pracy oraz wypadków w
drodze do pracy i z pracy, a także
świadczeń związanych z tymi chorobami i
wypadkami.
Obowiązkowe karty ewidencyjne.
Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:
1) kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:
pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach
nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie
pięciodniowym tygodniu pracy,
a także dyżury,
urlopy,
zwolnienia od pracy
oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy;
Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego
od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych
w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia
w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie
jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
Obowiązkowe karty ewidencyjne
c.d.
2) imienną kartę (listę) wpłacanego
wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń
związanych z pracą,
3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia
roboczego oraz środków ochrony
indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu
pieniężnego za używanie własnej odzieży
i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Przeniesienie pracownika do
innego pracodawcy.
W sytuacji określonej w art. 23(1) Kodeksu pracy
albo w odrębnych przepisach przewidujących
następstwo prawne nowego pracodawcy
w stosunkach pracy nawiązanych przez
poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy
pracodawca jest obowiązany przekazać akta
osobowe pracownika oraz pozostałą
dokumentację w sprawach związanych z jego
stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu
tego pracownika.
Wgląd do akt osobowych.
Pracownik ma prawo wglądu do swoich
akt, może także żądać usunięcia
nieprawdziwych dokumentów lub zmiany
niektórych danych (np. jeżeli w trakcie
zatrudnienia uległ zmianie jego adres).
Badanie lekarskie pracowników.
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ZDROWIA I OPIEKI SPOŁECZNEJ z dnia 30 maja 1996 r.
w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad
pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy. (Dz. U. z
dnia 25 czerwca 1996 r.)
Rozporządzenie określa:
1) zakres wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich pracowników, zwanych "badaniami
profilaktycznymi", tryb ich przeprowadzania oraz sposób dokumentowania i kontroli tych badań,
2) częstotliwość wykonywania badań okresowych,
3) zakres profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami, niezbędnej z uwagi na warunki pracy,
4) tryb wydawania i przechowywania orzeczeń lekarskich,
5) dodatkowe wymagania kwalifikacyjne, jakie powinni spełniać lekarze przeprowadzający badania profilaktyczne
oraz sprawujący profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, niezbędną z uwagi na warunki pracy.
Rozporządzenie określa ponadto tryb wydawania zaświadczeń i świadectw do celów przewidzianych w art. 92 § 1, art.
129(5) pkt 2, art. 177 § 1 i 3, art. 178 § 1, art. 180 § 3 i 4, art. 185 Kodeksu pracy oraz w przepisach o urlopach
wychowawczych.
Badanie lekarskie pracowników
c.d.
Badanie profilaktyczne przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego
przez pracodawcę które powinno zawierać:
1) określenie rodzaju badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane,
2) w przypadku osób przyjmowanych do pracy lub pracowników
przenoszonych na inne stanowiska pracy - określenie stanowiska pracy, na
którym osoba ta ma być zatrudniona; w tym przypadku pracodawca może
wskazać w skierowaniu dwa lub więcej stanowisk pracy, w kolejności
odpowiadającej potrzebom zakładu,
3) w przypadku pracowników - określenie stanowiska pracy, na którym
pracownik jest zatrudniony,
4) informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy,
czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych oraz aktualne
wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych
na tych stanowiskach.
Należności przysługujące z tytułu
odbywania podróży służbowej.
• Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu
określonym przez pracodawcę pracownikowi
przysługują diety oraz zwrot kosztów:
•
1)
przejazdów;
•
2)
noclegów;
•
3)
dojazdów środkami komunikacji
miejscowej;
•
4)
innych udokumentowanych wydatków,
określonych przez pracodawcę odpowiednio do
uzasadnionych potrzeb.
Dieta
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie
podróży i aktualnie wynosi 23 zł za dobę podróży.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu
(przyjazdu ) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej
wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje:
1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego
pracownika;
2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Koszty przejazdu.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.
Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka
transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na
dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta
przysługuje.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na
przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub
motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim
przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu
w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez
stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę,
która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych
na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r.
o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088, z późn.
zm.).
Ryczałt na przejazdy „miejscowe”.
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży
pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów
dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości
20% diety.
Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi
kosztów dojazdów.
Przepisu dot. ryczałtu nie stosuje się, jeżeli na wniosek
pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie
udokumentowanych kosztów dojazdów środkami
komunikacji miejscowej.
Noclegi.
Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi
hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości
stwierdzonej rachunkiem.
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który
nie przedłożył rachunku przysługuje ryczałt za każdy nocleg w
wysokości 150% diety.
Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co
najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas
przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma
możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub
czasowego pobytu.
Rozliczanie kosztów podróży
służbowej.
Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę
na niezbędne koszty podróży.
Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest
dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia
podróży.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza
dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne
wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych
ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie
było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie
o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego
udokumentowania.
Należności przysługujące z tytułu odbywania podróży służbowej przez
pracownika nie zatrudnionego
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej,
Art. 77(5) § 1. Kp.
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi
zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wcześniej wymieniony określa się
w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo
w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub
nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy
o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz
poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na
obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej
W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę
nie zawiera w/w postanowień pracownikowi przysługują należności na pokrycie
kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów wcześniej
przytoczonych.
DZIĘKUJĘ
• .