Slide 1

Szwajcarsko-Polski Program Współpracy
Kwalifikowalność wydatków
14 – 16.03.2012 Muszyna
opracowanie JEMS Architekci
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
RAMY PRAWNE

Umowa ramowa pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej
Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną o wdrażaniu
Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy w celu
zmniejszenia różnic społeczno – gospodarczych w obrębie
rozszerzonej Unii Europejskiej z dnia 20 grudnia 2007 r. wraz
z Aneksami

Szwajcarsko-Polski Program Współpracy – system
zarządzania i wdrażania w Polsce z dnia 30 czerwca 2008 r.
z późn.zm.

System monitorowania SPPW

System przepływów finansowych SPPW
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
RAMY PRAWNE

System raportowania o nieprawidłowościach SPPW

Ogólne wytyczne w sprawie kwalifikowalności wydatków dla
poszczególnych obszarów tematycznych

Wytyczne w sprawie informacji i promocji dla SPPW

Wytyczne w sprawie kwalifikowalności podatku VAT
OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI
OGÓLNE RAMY CZASOWE DLA PROGRAMU

Określony w Umowie Ramowej zawartej pomiędzy Rządem
Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną,
ogólny dziesięcioletni okres kwalifikowalności wydatków w
ramach programu rozpoczął się z dniem przyznania Polsce
pomocy finansowej przez Parlament Szwajcarski, tj. 14
czerwca 2007 r. i zakończy się w dniu 14 czerwca 2017 r.

Wszelkie działania w ramach projektów SPPW muszą się
zakończyć odpowiednio wcześniej, aby możliwe było
terminowe zamknięcie programu
OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI

Okres kwalifikowalności dla danego projektu
POCZĄTEK = data podpisania Umowy w sprawie Projektu
pomiędzy Ministerstwem Rozwoju Regionalnego jako Krajową
Instytucją Koordynującą a Szwajcarią reprezentowaną przez
Szwajcarską Agencję ds. Rozwoju i Współpracy lub Państwowy
Sekretariat ds. Ekonomicznych
KONIEC = data określona odrębnie dla każdego projektu w
Umowie w sprawie Projektu
OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI
Uwaga!
Każdy projekt ma dwie daty zakończenia:
- data zakończenia rzeczowej realizacji projektu – określona w w
§ 3 ust.1 Umowy/Porozumienia w sprawie Realizacji Projektu
- data zakończenia działań związanych z raportowaniem,
audytem i ewaluacją projektu – określona w § 3 ust.2 Umowy w
sprawie Realizacji Projektu.
Data zakończenia =
= koniec okresu kwalifikowalności wydatków =
= koniec wydatkowania środków!
BUDŻET PROJEKTU
Budżet projektu w CHF określony w § 4 ust.1 i 2
Umowy/Porozumienia w sprawie Realizacji Projektu. Budżet
projektu w podziale na działania stanowi zał. nr 4 do Umowy w
sprawie Realizacji Projektu.
Dodatkowo w § 4 ust. 3 maksymalny budżet projektu w PLN.
UWAGA!
Oznacza to, że każda Umowa w sprawie Realizacji Projektu podaje
dwa limity budżetowe – jeden w CHF oraz drugi w PLN.
BUDŻET PROJEKTU
W przypadku niewydatkowana przez Instytucję Realizującą całej
kwoty budżetu w CHF (w szczególności, gdy jest to spowodowane
osiągnięciem limitu budżetu w PLN) Krajowa Instytucja
Koordynująca wraz ze stroną szwajcarską na wniosek Instytucji
Realizującej, zaopiniowany przez Instytucję Pośredniczącą, przed
zakończeniem projektu podejmą decyzję odnośnie wykorzystania
pozostającej kwoty.
UWAGA!
W przypadku realizacji projektów w partnerstwach budżet projektu w
podziale na Instytucję Realizującą oraz partnerów projektów
powinien stanowić załącznik do Umowy Partnerstwa.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY OGÓLNE
Wydatek kwalifikowalny w ramach projektu to wydatek spełniający
łącznie następujące warunki:
 został poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków
dla danego projektu
 jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa
wspólnotowego i krajowego
 jest zgodny z obowiązującą Umową Ramową
 jest zgodny z kategoriami wydatków wynikającymi z
postanowień Umowy w sprawie Projektu, Umowy w
sprawie Realizacji Projektu oraz budżetem projektu
 jest niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony w
bezpośrednim związku z realizacją projektu
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY OGÓLNE
 został dokonany w sposób oszczędny tzn. w oparciu o
zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy
jak najmniejszych nakładach (zasada należytego
zarządzania finansowego)
 został należycie udokumentowany za pomocą faktur lub
dokumentów księgowych o równoważnej mocy
dowodowej
 nie jest finansowany z innych środków unijnych lub
krajowych (zasada braku podwójnego finansowania)
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY OGÓLNE
NALEŻYTE ZARZĄDZANIE FINANSAMI
(SOUND FINANCIAL MANAGEMENT)
Środki Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy jako środki
publiczne powinny być wydatkowane w zgodzie z zasadą
należytego zarządzania finansami
Koncepcja należytego zarządzania finansami
= oszczędność + wydajność + skuteczność
(economy + efficiency + effectiveness)
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY OGÓLNE
NALEŻYTE ZARZĄDZANIE FINANSAMI = 3 x E
Economy = zasoby, które instytucja zużywa do wykonywania swoich
zadań udostępniane są w odpowiednim czasie, w odpowiedniej
ilości i jakości oraz po najkorzystniejszej cenie
Efficiency = instytucja dąży do osiągnięcia jak najlepszego związku
pomiędzy zaangażowanymi zasobami a osiągniętymi
rezultatami
Effectiveness = instytucja osiąga wyznaczone cele oraz zaplanowane
rezultaty
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY OGÓLNE
ZASADA NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI
A USTAWA O FINANSACH PUBLICZNYCH
Art.44 Ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych
„3. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących
osiągnięciu założonych celów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej
zaciągniętych zobowiązań.”
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Wydatki ponoszone w ramach projektów mogą być podzielone na
następujące rodzaje ze względu na sposób dokumentowania:
- wynagrodzenia personelu zatrudnionego na umowę o
pracę (pracownicy bezpośrednio i pośrednio pracujący na
rzecz projektu)
- wynagrodzenia personelu zatrudnionego na umowy
cywilno-prawne
- administracja (wydatki zarówno bezpośrednie jak i pośrednie)
- podróże i zakwaterowanie
- zewnętrzne ekspertyzy i usługi
- inwestycje w tym roboty budowlane, dostawy, usługi związane z
inwestycjami
- wkłady rzeczowe
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę
 Koszty wynagrodzeń personelu zaangażowanego w realizację
projektu w sposób:
- bezpośredni – personel bezpośrednio realizujący projekt
- pośredni – personel pośrednio realizujący projekt czyli osoby,
które nie są zaangażowane bezpośrednio w realizację działań
projektowych, ale wykonują pracę mającą pośredni związek z
projektem (np. kadrowa, księgowa, prawnik)
 Personel realizujący projekt w sposób bezpośredni – personel
zatrudniony wyłącznie dla celów projektu (musi wynikać to z umowy
o pracę i zakresu obowiązków) bądź częściowo do realizacji projektu
(procent zatrudnienia/oddelegowania dla celów projektu określony w
umowie o pracę, a zakres obowiązków odpowiednio dostosowany do
zadań powierzonych w projekcie)
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę
Kwalifikowalne składniki wynagrodzenia brutto:
 wynagrodzenie zasadnicze,
 premie regulaminowe,
 dodatek za staż pracy,
 dodatek funkcyjny,
 inne dodatki (np. za znajomość języków obcych)
 składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe,
chorobowe),
 składka na ubezpieczenie zdrowotne,
 podatek dochodowy od osób fizycznych,
 składki potrącane z wynagrodzenia netto pracownika (np. składki
PZU, spłata pożyczek mieszkaniowych)
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę
Kwalifikowalne składniki narzutów pracodawcy:
 składka na ubezpieczenia społeczne (emerytalna,
rentowa,wypadkowa),
 składka na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń
Pracowniczych (jeśli dotyczy),
Kwalifikowalne dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka) za
okres przepracowany na rzecz projektu i w odpowiedniej proporcji.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę
Przykładowe wydatki niekwalifikowalne:
 nagrody okolicznościowe, nagrody jubileuszowe
 odprawy emerytalno-rentowe
 odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
 świadczenia finansowane ze środków Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych (świadczenia socjalne takie jak dopłaty do
wypoczynku, dodatkowe pakiety usług medycznych, bony
świąteczne i inne okazjonalne)
 składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób
Niepełnosprawnych
 wynagrodzenie chorobowe płatne przez ZUS
 zasiłki finansowane z budżetu państwa, np. zasiłek rodzinny,
zasiłek pielęgnacyjny
 zasiłki finansowane ze środków ZUS, np. zasiłek macierzyński,
rehabilitacyjny, opiekuńczy, wyrównawczy.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę
Wymagane dokumenty:
 regulamin wynagradzania i premiowania pracowników
 umowa o pracę oraz zakres obowiązków
 karty czasu pracy (w przypadku osób pracujących na rzecz projektu
bezpośrednio, bez wskazania % oddelegowania do realizacji projektu)
 listy obecności
 lista płac każdego rozliczanego pracownika wraz z dowodami
zapłaty: wynagrodzenia netto, składek ZUS, podatku dochodowego
od osób fizycznych, kwot potrącanych z wynagrodzenia np. składek
PZU, spłaty pożyczki mieszkaniowej
 deklaracja ZUS DRA
 kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie (w przypadku
osób pracujących bezpośrednio na rzecz projektu na podstawie kart
czasu pracy oraz w przypadku osób pracujących pośrednio na rzecz
projektu)
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę
Kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie w przypadku osób
pracujących bezpośrednio na rzecz projektu na podstawie kart czasu
pracy
- w oparciu o godziny robocze w danym miesiącu,
- w oparciu o ilość godzin faktycznie przepracowanych na rzecz
projektu zgodnie z zatwierdzonymi kartami czasu pracy.
stawka godzinowa = wynagrodzenie kwalifikowalne/liczba godzin
roboczych w miesiącu
wynagrodzenie kwalifikowalne do projektu = stawka godzinowa x ilość
godzin roboczych faktycznie przepracowanych na rzecz projektu
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę
Kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie w przypadku osób
pracujących pośrednio na rzecz projektu
- w oparciu o godziny robocze wszystkich osób pracujących w
jednostce w danym miesiącu,
- w oparciu o ilość godzin faktycznie przepracowanych na rzecz
projektu przez osoby bezpośrednio realizujące projekt
wskaźnik zaangażowania czasowego = stosunek czasu pracy w związku z
realizacją projektu w stosunku do czasu pracy ogółem
wynagrodzenie kwalifikowalne do projektu = wynagrodzenie brutto wraz z
narzutami pracodawcy za dany miesiąc x wskaźnik zaangażowania
czasowego za dany miesiąc
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie
umów cywilno-prawnych
Wydatki kwalifikowalne:
 wynagrodzenie brutto osób zatrudnionych na umowy cywilno-prawne,
w tym umowy zlecenia, umowy o dzieło
Wymagane dokumenty:
 umowa zlecenie, umowy o dzieło wraz z rachunkami, wskazaniem
sposobu wyliczenia wynagrodzenia oraz poświadczeniem odbioru
usługi oraz dowodami zapłaty wynagrodzenia brutto wynikającego z
tych umów i narzutów pracodawcy (jeśli występują);
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Wynagrodzenia personelu zatrudnionego na podstawie
umów cywilno-prawnych
Wymagane dokumenty cd:
 protokoły odbioru usług (jeśli poświadczenie odbioru usługi nie
znajduje się na rachunku do umowy); w przypadku umów o dzieło –
egzemplarz wykonanego i odebranego dzieła;
 dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego
zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeśli
dotyczy), w innych wypadkach uzasadnienie potwierdzające wybranie
najkorzystniejszej oferty oraz wybranie wykonawcy zgodnie z
zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych
wykonawców.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Administracja
Wydatki kwalifikowalne – przykładowe rodzaje:
 materiały biurowe (np. papier, segregatory, koperty, toner do
drukarki/ksero)
 usługi pocztowe i kurierskie
 usługi telefonii stacjonarnej, komórkowej, faks oraz usługi
dostępu do sieci Internet
 czynsz za wynajem pomieszczeń biurowych na potrzeby
projektu
 koszty utrzymania ww. pomieszczeń biurowych (np.
elektryczność, ogrzewanie, usługi sprzątania, konserwacja
sprzętu IT, usługi dozoru)
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Administracja
Wydatki kwalifikowalne – przykładowe rodzaje:
 opłaty za otwarcie i funkcjonowanie wyodrębnionego dla
projektu rachunku bankowego – jeśli otwarcie takiego rachunku
jest wymagane Umową ws. Realizacji Projektu lub Umową
Partnerstwa
 zakup/amortyzacja sprzęt komputerowego i oprogramowania
wykorzystywanego przez pracowników pracujących
bezpośrednio na rzecz projektu i nie stanowiącego części
inwestycji przewidzianych w projekcie
 opłaty finansowe za transakcje finansowe
 pieczątka imienna kierownika projektu w Instytucji Realizującej
 archiwizacja dokumentacji dotyczącej projektu
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Administracja
Koszty te mogą być bezpośrednimi lub pośrednimi kosztami
ogólnymi. Bezpośrednie koszty ogólne można określić jako
bezpośrednio przypisane do projektu. Pośrednie koszty ogólne
(koszty ogólnego zarządu związane z działaniami w ramach
projektu) są obliczane i przypisywane do projektu proporcjonalnie.
Oznacza to obliczenia proporcjonalne na podstawie faktycznych
kosztów zgodnie z uzasadnioną, rzetelną i sprawiedliwą metodą,
która powinna obowiązywać w tej samej postaci w całym okresie
wdrażania projektu.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Administracja
Kalkulacje kosztów pośrednich winny być oparte o następujące klucze
(jeden lub kombinację kilku – w zależności od typu
kosztu):
- stosunek liczby osób pracujących na rzecz projektu
do liczby wszystkich osób pracujących w instytucji lub
jej departamencie,
- stosunek liczby godzin przepracowanych w projekcie
do liczby godzin przepracowanych przez wszystkich
pracowników instytucji lub jej departamentu,
- stosunek powierzchni używanej w projekcie do
całkowitej powierzchni instytucji lub jej departamentu.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Administracja
Wymagane dokumenty:
 faktury VAT lub dowody księgowe o równoważnej mocy dowodowej
wraz z dowodami zapłaty
 protokoły odbioru usług/dostaw lub inny równoważny dokument
poświadczający odbiór usług/dostaw (w przypadku usług/dostaw o
małej wartości – potwierdzenie odbioru na rewersie faktury VAT)
 dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego
zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeśli
dotyczy), w innych wypadkach uzasadnienie potwierdzające wybranie
najkorzystniejszej oferty oraz wybranie wykonawcy zgodnie z zasadami
uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców
 kalkulacje kosztów pośrednich administracyjnych sporządzone w
oparciu o uzasadnioną, rzetelną i sprawiedliwą metodę
 w przypadku usług kurierskich – list przewozowy do przesyłki w celu
potwierdzenia adresata przesyłki
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Administracja
Wymagane dokumenty cd:
 w przypadku rozliczania rozmów telefonicznych – bilingi rozmów z
zaznaczeniem rozmów dotyczących projektu
 wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych, środków trwałych
niskocennych, wartości niematerialnych i prawnych – w przypadku ich
zakupu w ramach projektu oraz w przypadku raportowania w ramach
projektu amortyzacji środków trwałych i/lub wartości niematerialnych i
prawnych
 zdjęcia zakupionych środków trwałych/ środków trwałych niskocennych
z widocznym oznakowaniem zgodnym z wytycznymi promocji
 tabela amortyzacyjna, opis przyjętej metody amortyzacji oraz
oświadczenie, że koszty amortyzacji sprzętu uwzględnione w kosztach
kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały
sfinansowane z wykorzystaniem dotacji krajowej, regionalnej lub
wspólnotowej - w przypadku raportowania w ramach projektu
amortyzacji środków trwałych.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Podróże i zakwaterowanie
Wydatki kwalifikowalne – przykłady:
 diety krajowe i zagraniczne według przepisów krajowych
 ryczałty przysługujące w trakcie podróży służbowych według
przepisów krajowych
 koszty noclegu
 bilety autobusowe, promowe, kolejowe
 bilety lotnicze w klasie ekonomicznej oraz opłaty lotniskowe
 wynajem środka transportu, jeśli jest to najbardziej ekonomiczny
środek transportu
 zakup paliwa do samochodu służbowego, jeśli podróż
samochodem służbowym jest najbardziej ekonomicznym środkiem
transportu
 ubezpieczenie osób delegowanych na czas podróży zagranicznej
 winiety, jeśli ich zakup był niezbędny
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Podróże i zakwaterowanie
Wydatki kwalifikowalne – przykłady:
 w uzasadnionych przypadkach zwrot kosztów używania
samochodu prywatnego do celów służbowych według
obowiązujących stawek krajowych za 1 km odbytej podróży
służbowej związanej z realizacją projektu
 w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach użycie taksówki dla
celów projektu
 w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach wydatek związany ze
zmianą biletu lotniczego (data, godzina wylotu, osoba podróżująca
itp.)
 opłaty wstępu na konferencje/spotkania
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Podróże i zakwaterowanie
Wydatki niekwalifikowalne – przykłady:
 bilety lotnicze w pierwszej klasie lub klasie business
 diety w pełnej wysokości w przypadkach, gdy organizator
spotkania/seminarium/konferencji zapewniał częściowo lub
całościowo wyżywienie uczestnikom – zgodnie z odpowiednimi
rozporządzeniami
 ryczałt na nocleg w przypadkach, gdy organizator
spotkania/seminarium/ konferencji zapewniał nocleg uczestnikom
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Podróże i zakwaterowanie
Wymagane dokumenty:
 wniosek na delegację służbową krajową lub zagraniczną
 rozliczenie delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej
 dowody zapłaty kwot związanych z delegacją, w tym dowody
wypłaty zaliczek; w przypadku wypłat w walucie obcej także dowód
zakupu dewiz, na którym określony będzie kurs zakupu dewiz
 faktury VAT/rachunki za nocleg
 bilety lotnicze – tradycyjne lub elektroniczne oraz obowiązkowo
karty pokładowe
 bilety kolejowe, autobusowe, promowe i inne; jeśli ww. bilety były
kupowane na podstawie faktury VAT należy również załączyć
fakturę VAT wraz z dowodem zapłaty za nią
 agenda spotkania/seminarium/konferencji oraz ewentualnie
zaproszenie na nie
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Podróże i zakwaterowanie
Wymagane dokumenty:
 sprawozdanie z podróży służbowej zagranicznej
 w przypadku rozliczania ubezpieczenia na czas podróży
zagranicznej należy przedstawić polisę ubezpieczeniową wraz z
dowodem zapłaty za nią
 w przypadku rozliczania paliwa do samochodu służbowego należy
przedstawić kartę drogową pojazdu, faktury VAT za paliwo wraz z
dowodami zapłaty za nie oraz kalkulację zużytego w trakcie
podróży paliwa
 w przypadku przekroczenia limitu hotelowego – dokument
przedstawiający zgodę kierownika jednostki na przekroczenie tego
limitu.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Zewnętrzne ekspertyzy i usługi
Wydatki kwalifikowalne – przykłady:
ORGANIZACJA SPOTKAŃ/SEMINARIÓW/WARSZTATÓW
 wynajem sali na potrzeby spotkania
 wynajem sprzętu do prezentacji w trakcie spotkania (np. projektor
multimedialny, ekran)
 koszt tłumaczenia symultanicznego lub konsekutywnego w trakcie
spotkań opłaty wstępu na konferencje/spotkania
 koszty transportu uczestników spotkania w ich trakcie (np. w
związku z wizytami studyjnymi)
 koszt cateringu/usług gastronomicznych
 koszty zatrudnienia szkoleniowców/trenerów, prelegentów oraz
osób pomagających w organizacji spotkań
 koszty przygotowania materiałów dla uczestników spotkania
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Zewnętrzne ekspertyzy i usługi
Wydatki kwalifikowalne – przykłady:
DZIAŁANIA PROMOCYJNE I INFORMACYJNE
 przygotowanie, redagowanie i drukowanie/wykonanie materiałów
promujących projekt (ulotki, broszury, wkładki do gazet itp.)
 koszt ogłoszeń w prasie oraz spotów promujących projekt w
TV/radio
 projektowanie, wykonanie stron internetowych oraz hosting
 opracowanie obcojęzycznej wersji stron internetowych
 organizacja konferencji promujących projekt (wynajem
sali/catering/tłumaczenia symultaniczne/konsekutywne)
 koszty zatrudnienia szkoleniowców, prelegentów oraz osób
pomagających w organizacji konferencji promujących projekt
 koszty tłumaczenia materiałów informacyjnych i promocyjnych na
języki obce
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Zewnętrzne ekspertyzy i usługi
Wydatki kwalifikowalne – przykłady:
EKSPERTYZY ZEWNĘTRZNE
 zlecenia zewnętrzne usług podmiotom prowadzącym działalność
gospodarczą np. ekspertyzy, opracowania, analizy w ramach
projektu
 zlecenia zewnętrzne usług osobom fizycznym tj. umowy zlecenia i
o dzieło pracowników własnych (dotyczące działań
merytorycznych) i zewnętrznych
 tłumaczenie pisemne ekspertyz, analiz, opracowań,
 audyt projektu
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Zewnętrzne ekspertyzy i usługi
Wydatki niekwalifikowalne – przykłady:
 materiały promocyjne projektu oznakowane niezgodnie z
wytycznymi programowymi
 opracowania, analizy na tematy niezwiązane bezpośrednio z
tematyką projektu
 zatrudnienie partnerów tego samego projektu lub ich pracowników
w celu realizacji zadań projektu
 koszty reprezentacji (np. prezenty)
 koszty występów artystów w trakcie spotkań organizowanych w
ramach projektu oraz bilety wstępu do miejsc rozrywki
 koszty wycieczek niezwiązanych bezpośrednio z tematyką projektu,
organizowanych dla uczestników spotkań w ramach projektu
 zakup alkoholu na spotkania w ramach projektu
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Zewnętrzne ekspertyzy i usługi
Wymagane dokumenty:
 umowy z podmiotami zewnętrznymi zarówno firmami jak i osobami
fizycznymi, a jeśli nie była zawierana umowa – pisemne
zlecenia/zamówienia realizacji usług/dostaw
 faktury VAT/rachunki do umów wraz dowodami zapłaty za nie
 protokoły odbioru usług/dostaw lub inny równoważny dokument
poświadczający odbiór usług/dostaw (w przypadku usług/dostaw o
małej wartości – potwierdzenie odbioru na rewersie faktury
VAT/rachunku)
 dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego
zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych
(jeśli dotyczy), w innych wypadkach uzasadnienie potwierdzające
wybranie najkorzystniejszej oferty oraz wybranie wykonawcy zgodnie
z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych
wykonawców
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Zewnętrzne ekspertyzy i usługi
Wymagane dokumenty:
 agenda organizowanego spotkania/seminarium/konferencji
 lista obecności osób obecnych na organizowanym spotkaniu/
seminarium/konferencji z odręcznymi podpisami uczestników
 egzemplarz materiału promocyjnego (np. ulotki, plakatu, broszury,
folderu, wkładki do gazety, ogłoszenie prasowego promującego
projekt), a w przypadku materiałów promocyjnych/ informacyjnych o
dużych gabarytach zdjęcia tych materiałów, z których przynajmniej
jedno przedstawia prawidłowe oznakowanie materiałów
 adres strony internetowej– w przypadku tworzenia strony internetowej
 nagranie spotu emitowanego w TV/radio promującego projekt z
pisemnym potwierdzeniem emitenta co do daty, godziny i miejsca
emisji
 w przypadku zlecenia analiz, ekspertyz itp. – egzemplarz odebranego
dzieła
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Inwestycje
Wydatki kwalifikowalne – przykłady:
 roboty przygotowawcze, rozbiórkowe, budowlane, wykończeniowe
 usługi nadzoru inwestorskiego, autorskiego, koszty niezbędnej
dokumentacji
 zakup/amortyzacja sprzętu komputerowego (komputery, monitory,
drukarki, skanery) na potrzeby realizowanej inwestycji
 zakup/amortyzacja oprogramowania specjalistycznego na potrzeby
inwestycji
 wyposażanie budowanych obiektów (zarówno montowane trwale w
obiekcie, jak i ruchomości)
 inny sprzęt i wyposażenie niezbędne do właściwej realizacji inwestycji
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Inwestycje
Wydatki niekwalifikowalne – przykłady:
 inwestycje/dostawy nieprzewidziane w zatwierdzonej Kompletnej
Propozycji Projektu
 zakupy sprzętu w ilościach przekraczających ilość zaplanowaną w
zatwierdzonej Kompletnej Propozycji Projektu
 zakup sprzętu używanego („z drugiej ręki”), który został w ciągu
ostatnich 7 lat sfinansowany z innych środków Unii Europejskiej bądź
innych dotacji krajowych lub regionalnych
 amortyzacja sprzętu, który w okresie realizacji projektu był już
całkowicie zamortyzowany lub którego zakup został sfinansowany z
innych środków Unii Europejskiej bądź innych dotacji krajowych lub
regionalnych
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Inwestycje
Wymagane dokumenty:
 umowy z podmiotami zewnętrznymi na roboty budowlane/dostawy/
usługi
 dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego
zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeśli
dotyczy), w innych wypadkach uzasadnienie potwierdzające wybranie
najkorzystniejszej oferty oraz wybranie wykonawcy zgodnie z
zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych
wykonawców
 faktury VAT wraz dowodami zapłaty za nie
 protokoły odbioru usług/dostaw lub inny równoważny dokument
poświadczający odbiór usług/dostaw
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Inwestycje
Wymagane dokumenty:
 przejściowe świadectwa płatności lub inne dokumenty określające
zakres wykonanych robót (np. Tabele Elementów Rozliczeniowych)
zgodnych z kosztorysem ofertowym,
 protokoły z negocjacji dla robót dodatkowych i uzupełniających;
protokoły konieczności,
 protokoły odbiorów częściowych oraz protokoły odbioru końcowego
robót budowlanych,
 raport inżyniera kontraktu z realizacji inwestycji (jeśli dotyczy)
 świadectwo dopuszczalności (jeśli wymagane)
 w przypadku zakupu urządzeń/materiałów, które nie były
zamontowane – protokoły odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów,
z podaniem miejsca ich składowania
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Inwestycje
Wymagane dokumenty:
 wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych, środków trwałych
niskocennych, wartości niematerialnych i prawnych – w przypadku ich
zakupu w ramach projektu oraz w przypadku raportowania w ramach
projektu amortyzacji środków trwałych i/lub wartości niematerialnych i
prawnych
 zdjęcia zakupionych środków trwałych/ środków trwałych
niskocennych z widocznym oznakowaniem zgodnym z wytycznymi
programowymi
 tabela amortyzacyjna, opis przyjętej metody amortyzacji oraz
oświadczenie, że koszty amortyzacji sprzętu uwzględnione w kosztach
kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały
sfinansowane z wykorzystaniem dotacji krajowej, regionalnej lub
wspólnotowej - w przypadku raportowania w ramach projektu
amortyzacji środków trwałych.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Wkłady rzeczowe
Wkład rzeczowy jest dozwolony i może zostać uznany za
kwalifikowalny, jeżeli spełnia łącznie następujące warunki:
- polega na udostępnieniu gruntów lub nieruchomości, urządzeń
lub materiałów (surowców), bądź nieodpłatnej pracy wykonywanej
przez wolontariuszy
- jego wartość może być poddana niezależnej ocenie i audytowi.
Wkłady rzeczowe nie mogą przekraczać 20 % wkładu własnego
Instytucji Realizującej.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
Wkłady rzeczowe
Wymagane dokumenty:
PRACA WOLONTARIUSZY
- kopia umowy/porozumienia zawartego pomiędzy Instytucją
Realizującą
lub partnerem projektu (w przypadku partnerstw) a
wolontariuszem
zgodnie z Ustawą z dnia 24 kwietnia 2003
roku o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie,
- karty czasu pracy wypełniane przez wolontariusza wraz ze
szczegółowym opisem wykonanych zadań,
- opis sposobu kalkulacji wkładu wolontariusza wraz z poświadczeniem
odbioru wykonanych przez niego zadań
UDOSTĘPNIANIE GRUNTÓW LUB NIERUCHOMOŚCI
- operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę
majątkowego
- dokument potwierdzający tytuł prawny do korzystania z danej
nieruchomości/gruntu.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
OGÓLNE ZASADY
PODATEK VAT
Podatek VAT nie stanowi wydatku kwalifikowalnego chyba, że został
pierwotnie i ostatecznie zapłacony przez Instytucję
Realizującą/partnera projektu.
Podatek VAT, który można odzyskać, nie może być uznany za
kwalifikowalny nawet jeżeli nie został faktycznie odzyskany przez
Instytucję Realizującą/partnera projektu. Oznacza to, że w
przypadkach gdy Instytucja Realizująca/partner projektu może
odzyskać podatek VAT ale rezygnuje z tej możliwości, podatek VAT
jest niekwalifikowalny.
Wraz z pierwszym rozliczeniem Instytucja Realizujące/partnerzy
składają oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT na wzorze
określonym przez Instytucję Pośredniczącą
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
OGÓLNE ZASADY
ZAKUP SPRZĘTU UŻYWANEGO
Zakup sprzętu używanego jest kwalifikowalny łącznie pod trzema
warunkami:
- sprzedawca sprzętu przedstawi oświadczenie podające
pochodzenie sprzętu i potwierdzi, że w żadnym razie nie został
on nabyty z wykorzystaniem dotacji krajowej, unijnej lub środków
SPPW, a także innej pomocy finansowej np. środków
Norweskiego Mechanizm Finansowy lub Mechanizmu
Finansowego EOG,
- cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej, zważywszy
na jego zmniejszony techniczny i ekonomiczny czas życia, i jest
niższa od ceny podobnego nowego sprzętu, oraz
- sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne dla realizacji
przedsięwzięcia i spełnia obowiązujące normy i standardy.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
OGÓLNE ZASADY
ZASADA BRAKU PODWÓJNEGO FINANSOWANIA
Podwójnym finansowaniem jest niedozwolone zrefundowanie
całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków
publicznych – środków SPPW oraz wspólnotowych lub krajowych.
Podwójnym finansowaniem jest w szczególności:
- zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch
różnych projektów współfinansowanych ze środków SPPW
oraz wspólnotowych lub krajowych,
- zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji
krajowej lub wspólnotowej, a następnie zrefundowanie
kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach SPPW.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
OGÓLNE ZASADY
ZA NIEKWALIFIKOWALNE UWAŻANE SĄ M.IN.:
- odsetki od zadłużenia,
- wydatki poniesione przed datą podpisania Umowy ws. Projektu,
- zakup nieruchomości,
- podatek VAT jeśli może być odzyskany,
- mandaty, grzywny, opłaty karne,
- kary finansowe,
- straty związane z wymianą walutową,
- koszty postępowań sądowych,
- inne opłaty i podatki jeśli nie są ostatecznie poniesione przez
Instytucję Realizującą/partnera projektu.
WŁASNOŚĆ PRZEDMIOTÓW

przez okres realizacji projektu rzeczy nabyte z udziałem
środków SPPW powinny być wykorzystywane dla celów
projektu, zaś ich przeznaczenie nie może zostać zmienione bez
uprzedniej pisemnej zgody Instytucji Pośredniczącej, KIK i
strony szwajcarskiej

własność rzeczy nie może być przeniesiona na inne podmioty
przez okres 5 lat od daty zakończenia projektu, o której mowa
w § 3 ust. 2 Umowy w sprawie Realizacji Projektu

strona szwajcarska w porozumieniu z KIK zdecyduje o
przeznaczeniu rzeczy nabytych z udziałem środków SPPW,
które po zakończeniu Projektu nie będą dłużej służyły
osiągnięciu celów Projektu. O decyzji w tej sprawie Instytucja
Realizująca zostanie poinformowana przez Instytucję
Pośredniczącą najpóźniej do dnia zakończenia Projektu.
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ!