Standardy dotyczące kosztów w projekcie
advertisement
Załącznik 8 – Standardy dotyczące kosztów w projekcie Na beneficjencie spoczywa odpowiedzialność za jakość prowadzonych w projekcie działań. W odniesieniu do sposobu realizacji poszczególnych form wsparcia, beneficjent, przy współpracy z ewentualnym partnerem, zapewnia co najmniej, że: – rodzaje i forma wsparcia dobierane są adekwatnie do potrzeb, kwalifikacji i kompetencji uczestników; – miejsca realizacji poszczególnych form wsparcia są dobrej jakości zapewniającej maksymalnie efektywną realizację wsparcia dla uczestników projektu, a pracodawcy uczestniczący w realizacji projektu są wiarygodni merytorycznie i finansowo oraz cieszący się dobrą opinią w środowisku, w którym planowana jest realizacja wsparcia; – w przypadku realizacji zajęć praktycznych w siedzibie pracodawcy, uczestnik ma zapewnione miejsce do wykonywania zadań wynikających z założeń projektu, spełniające standardy bezpieczeństwa i higieny pracy, ergonomiczne, o takim samym standardzie jak miejsce pracownika danej organizacji. W konkursie 2/SP/POWER/3.1/2015 Instytucja Organizująca Konkurs (IOK) wprowadza wymagania dotyczące poniższych rodzajów wydatków związanych z realizacją projektów. Przedstawiony katalog kosztów jest katalogiem zamkniętym, w związku z czym nie jest możliwe planowanie w projekcie jakichkolwiek wydatków wykraczających poza tenże katalog. Wszystkie poniżej przedstawione standardy dotyczące ponoszenia poszczególnych kosztów zostały określone również na podstawie zbliżonych działań i wieloletnich doświadczeń IOK w ramach projektów EFS. 1 1. Wynagrodzenie opiekuna stażysty u pracodawcy w Polsce i za granicą Zgodnie z Rocznym Planem Działania PO WER 2014 – 2020 na rok 2015 dla refundacji miesięcznego kosztu wynagrodzenia opiekuna po stronie pracodawcy, wydatki w projekcie nie mogą przekroczyć 100 % przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia zgodnie z obwieszczeniem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w sprawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw – stawka obowiązuje w wypadku wykonywania w wymiarze 168 godzin w miesiącu czynności związanych z opieką nad co najmniej 10 stażystami realizującymi obowiązki stażowe w takim samym wymiarze godzinowym. W pozostałych przypadkach wysokość wynagrodzenia nalicza się proporcjonalnie do liczby godzin stażu zrealizowanego przez studentów oraz liczby samych stażystów. Okres, przez jaki może być wypłacane wynagrodzenie jest tożsamy z okresem trwania staży realizowanych w projekcie. W sytuacji wcześniejszego zakończenia stażu przez uczestnika, bez względu na przyczynę zakończenia udziału w stażu, wynagrodzenie nie może być w dalszym ciągu wypłacane. Poprzez godzinę pracy opiekuna stażu rozumie się godzinę zegarową, tj. 60 minut. Ewentualne wydłużenie czasu zaangażowania opiekuna stażu ponad poziom przewidziany we wniosku o dofinansowanie, będzie możliwy wyłącznie na podstawie pisemnej zgody IOK. Wnioskodawca jest obowiązany do podania we wniosku o dofinansowanie planowanej liczby godzin, jaką poświęci opiekun stażu na nadzorowanie stażystów w miesiącu, wraz ze wskazaniem, jaką liczbę stażystów opiekun będzie nadzorować. W przypadku, gdy na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie, wnioskodawca nie ma możliwości określenia dokładnych miejsc odbywania staży oraz szacunkowej liczby stażystów do udziału w stażu w danym przedsiębiorstwie, powinien wówczas dokonać przybliżonych szacunków, które będzie mógł skorygować w uzasadnionych sytuacjach na etapie realizacji projektu. Koszty związane z wypłacaniem wynagrodzenia opiekuna stażysty obejmują wynagrodzenie za realizację m.in. następujących rodzajów prac: – przygotowanie stanowiska pracy dla stażysty; – przestrzeganie i kontrolowanie czasu pracy stażysty; – nadzorowanie wypełniania listy obecności i dziennika stażu; – zapoznanie stażysty z obowiązkami i warunkami pracy, w tym regulaminem pracy; 2 – przeprowadzenie niezbędnych szkoleń związanych z zajmowanym przez stażystę stanowiskiem; – bieżące przydzielenie zadań do wykonania; – nadzór nad przebiegiem wykonywania zadań; – odbiór wykonanych prac; – weryfikacja zgodności przebiegu stażu z programem stażu; – bieżące informowanie wnioskodawcy o przebiegu stażu, w tym w szczególności o ewentualnych trudnościach i nieprawidłowościach; – udzielanie pomocy i wskazówek; – przygotowanie zaświadczenia i raportu końcowego z realizacji stażu; – i inne zadania. 2. Wynagrodzenie (stypendium) wypłacane stażyście Maksymalny limit wysokości wynagrodzenia (stypendium) wypłacanego stażyście (brutto) jest tożsamy dla staży odbywanych w kraju i za granicą, co wynika z Rocznego Planu Działania PO WER 2014 - 2020 na rok 2015. Dla miesięcznego stypendium stażowego studenta wydatki w projekcie nie mogą przekroczyć maksymalnego poziomu 50 % przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia zgodnie z obwieszczeniem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w sprawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, przy 168 godzinach pracy w miesiącu. W przypadku mniejszej liczby godzin stażu w miesiącu, wynagrodzenie nalicza się proporcjonalnie do liczby godzin stażu zrealizowanego przez stażystów. Wynagrodzenie może być wypłacane za cały okres trwania stażu. IOK zaleca, aby staże w ramach projektu trwały do 3 miesięcy. W szczególnie uzasadnionych sytuacjach, okres trwania stażu może zostać wydłużony, jednakże IOK nie będzie kwalifikować wynagrodzenia wypłacanego jednemu stażyście przez okres dłuższy niż 6 miesięcy, co jest spowodowane dążeniem do zaoferowania staży możliwie jak największej liczbie osób. Wynagrodzenie stażysty powinno być wypłacane na koniec każdego miesiąca stażu, a nie z góry. Wynagrodzenie stażowe: – podlega ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu (jeżeli nie mają innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń społecznych); 3 – podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, (jeśli nie podlegają obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego z innego tytułu); – jest w całości zwolnione od podatku. Płatnikiem składek osób pobierających ww. wynagrodzenie w okresie odbywania stażu jest podmiot kierujący na staż. Należy zaznaczyć, że instytucjami władnymi do wydawania ostatecznego stanowisko w zakresie interpretacji dotyczących powyższych kwestii jest właściwy Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz Urząd Skarbowy. W przypadku rezygnacji z udziału w stażu lub zaprzestania jego odbywania, wynagrodzenie nie może być w dalszym ciągu wypłacane. 3. Koszty materiałów zużywalnych niezbędnych do bezpośredniego wykonywania obowiązków stażowych w Polsce i za granicą IOK zależy na realizacji wysokiej jakości staży oraz nadaniu im możliwie jak najbardziej praktycznego wymiaru. Często nie jest to możliwe bez należytego wyposażenia uczestnika w niezbędne materiały do zużycia w trakcie trwania stażu. W związku z tym IOK dopuszcza możliwość finansowania w ramach stażu materiałów zużywalnych niezbędnych do bezpośredniego wykonywania obowiązków stażowych (np. odczynniki chemiczne), w przypadku, gdy brak ich finansowania w projekcie skutkowałby niemożnością ich zakupienia, a tym samym zubożeniem praktycznego wymiaru stażu. Powinny to być jednak materiały niezbędne, ściśle powiązane z programem kształcenia i programem stażu, takie które zostaną uwzględnione w programie stażu oraz wskazane we wniosku o dofinansowanie. Z uwagi na nieograniczony zakres kierunków kształcenia, które mogą być objęte projektem w ramach przedmiotowego konkursu oraz nieograniczony przekrój miejsc odbywania staży (firmy z dowolnej branży oraz inne organizacje), IOK nie ma możliwości określenia zamkniętego katalogu materiałów, które mogą być finansowane. W związku z tym to na wnioskodawcy ciąży obowiązek dokonania analizy potrzeb w tym zakresie i przeprowadzenia rozeznania rynkowego w zakresie kosztów danych materiałów, i na wezwanie IOK udokumentowanie przeprowadzenia takiego rozeznania rynku (np. na etapie negocjowania wniosku o dofinansowanie). Nie mogą tu być uwzględnione środki trwałe (komputer, laptop, drukarka, skaner, rzutnik multimedialny itp.), a jedynie tzw. środki zużywalne. IOK nie określa maksymalnego limitu kosztów na zakup ww. materiałów; powinny one się mieścić w dopuszczalnej kwocie na jedną osobę przyjętej dla konkursu. Fakt wykorzystania materiałów 4 zużywalnych powinien być udokumentowany np. w dzienniku stażowym. Zakup materiałów zużywalnych powinien być udokumentowany (np. faktura), również w sytuacji, kiedy materiały zostaną zakupione przez instytucję przyjmującą na staż. 4. Zakwaterowanie w przypadku stażu poza miejscem zamieszkania w Polsce W przypadku kosztów zakwaterowania stażysty poza miejscem zamieszkania w Polsce, jest to koszt kwalifikowalny. Z uwagi na brak możliwości wskazania jednego możliwego rodzaju zakwaterowania, IOK dopuszcza możliwość kwalifikowania do 1 500 PLN miesięcznie. Koszty poniesione w związku z zakwaterowaniem muszą być udokumentowane. Ponoszenie kosztów związanych z zakwaterowaniem jest możliwe w przypadku, gdy staże będą się odbywały w odległości nie mniejszej niż 50 km od miejsca zamieszkania uczestnika stażu. 5. Zakwaterowanie w przypadku stażu zagranicznego Zakwaterowanie stażysty za granicą podczas stażu jest kosztem kwalifikowalnym, którego poniesienie musi zostać udokumentowane. Do określenia wysokości stawek należy stosować przepisy rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006 r. w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób (Dz. U. z 2006 r. Nr 190, poz. 1405), ze szczególnym uwzględnieniem § 3 pkt 2 odsyłającego do postanowień rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z 2003 r. Nr 199, poz. 1951, z 2004 r. Nr 271, poz. 2687 oraz z 2005 r. Nr 186, poz. 1555). Powyższe nie oznacza automatycznego akceptowania przez IP maksymalnych stawek wynikających z ww. przepisów, bowiem koszty muszą być racjonalne i uzasadnione z punktu widzenia celów i zakresu projektu. 5 6. Ubezpieczenie NNW stażysty w Polsce i za granicą Koszty związane z wykupieniem polisy ubezpieczeniowej NNW (od następstw nieszczęśliwych wypadków) dla stażysty są kosztem kwalifikowalnym, na cały okres trwania stażu, łącznie z dojazdem i powrotem. Zakres ubezpieczenia określa wnioskodawca, także w zależności od uregulowań obowiązujących u wnioskodawcy. Obejmuje zdarzenia zaistniałe w Polsce (staże krajowe) oraz w Polsce i za granicą (staże zagraniczne). Koszty i standardy ubezpieczenia muszą być porównywalne do tego rodzaju usług dostępnych na rynku komercyjnym. IOK dopuszcza kwalifikowanie kosztów związanych z wykupieniem ubezpieczeń indywidualnych albo grupowych. W przypadku, jeśli możliwe będzie ubezpieczenie grupowe NNW stażystów, IOK rekomenduje zastosowanie takiego rozwiązania, jeśli będzie ono rozwiązaniem tańszym niż indywidualne ubezpieczenie stażystów. Koszt ubezpieczenia (w przypadku stażu 3miesięcznego) nie powinien być wyższy niż 100 PLN w przeliczeniu na jednego uczestnika, w przypadku stażu w Polsce, lub 200 PLN w przeliczeniu na jednego uczestnika w przypadku stażu za granicą. W przypadku krótszych staży powinien być adekwatnie niższy. 7. Dojazd w obie strony poza miejscem zamieszkania w Polsce Wydatek kwalifikowalny w związku z uzasadnionymi potrzebami uczestników staży biorących udział w projekcie. Koszty dojazdu są kwalifikowane jedynie w przypadku uczestniczenia we wsparciu lub działaniach realizowanych poza miejscem zamieszkania. Koszty podróży rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów jako refundacja wydatku faktycznie poniesionego. Wydatki powinny być udokumentowane. Akceptowana jest podróż zbiorowymi środkami transportu publicznego, chyba że z powodu systemu środków transportu na danym terenie są uzasadnione powody dla innej formy podróży, jednak powinny to być wyjątkowe sytuacje. Zalecany jest również, o ile to możliwe, zakup biletów podróży z możliwością zwrotu lub wymiany (np. w zakresie zmiany terminu podróży lub nazwiska osoby podróżującej) na wypadek nieoczekiwanych sytuacji. W przypadku dojazdu pociągiem kwalifikowany jest koszt zgodnie z cennikiem biletów II klasy obowiązującym na danym obszarze. Koszty podróży samolotem na terenie kraju nie będą kwalifikowane. Maksymalna cena jest uzależniona od cenników operatorów komunikacji publicznej. 6 8. Dojazd w obie strony za granicę Wydatek kwalifikowalny w związku z uzasadnionymi potrzebami uczestników staży biorących udział w projekcie. Koszty dojazdu są kwalifikowane jedynie w przypadku uczestniczenia we wsparciu lub działaniach realizowanych poza miejscem zamieszkania. Koszty podróży rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów, jako refundacja wydatku faktycznie poniesionego. Wydatki powinny być udokumentowane. Akceptowalna jest podróż zbiorowymi środkami transportu publicznego, chyba że z powodu systemu środków transportu na danym terenie są uzasadnione powody dla innej formy podróży, jednak powinny to być jedynie wyjątkowe sytuacje. Zalecany jest również, o ile to możliwe, zakup biletów podróży z możliwością zwrotu lub wymiany (np. w zakresie zmiany terminu podróży lub nazwiska osoby podróżującej) na wypadek nieoczekiwanych sytuacji. W przypadku dojazdu pociągiem kwalifikowany jest koszt zgodnie z cennikiem biletów II klasy obowiązującym na danym obszarze. W przypadku ponoszenia kosztów związanych z podróżą lotniczą, kwalifikowane są wyłącznie koszty przelotu w klasie ekonomicznej. Maksymalna cena jest uzależniona od cenników operatorów komunikacji publicznej. 9. Koszty niezbędnych badań lekarskich stażysty Koszt niezbędnych badań lekarskich w przeliczeniu na jednego stażystę nie powinien przekraczać 100 PLN. Koszt przeprowadzenia badania lekarskiego musi być porównywalny do tego typu usług dostępnych na rynku. Zakres przeprowadzonych badań lekarskich musi być zgodny z minimalnymi wymaganiami badań określonych przepisami prawnymi i adekwatny do miejsca odbywania stażu oraz zakresu przewidzianych obowiązków w ramach stażu. Zakres badań lekarskich niezbędnych dla danego stanowiska pracy powinien zostać uzgodniony z instytucją przyjmującą na staż. 7
