Regularne czytanie Umowy o dofinansowanie przez szefa

Forum edukacyjne
Dobre praktyki
POIG działanie 4.2
Jolanta Rola-Zawadzka
8 czerwca 2009
Przedstawienie firmy
Firma SUPERBET:
 Z sektora MSP (zatrudnia 35 osób)
 Zlokalizowana w woj. mazowieckim, powiat
łosicki, wieś Zakrze
 Spółka Jawna – firma rodzinna
 Branża – produkcja wyrobów betonowych
Droga do POIG
Program PHARE 2003 – Wstęp do jakości.
2. Krajowy program "Kierunki działań rządu
wobec sektora małych i średnich
przedsiębiorstw od 2003 do 2006"
dofinansowanie na uzyskanie certyfikatu ISO
9001:2000.
3. Program PHARE 2003 - Program
Technologie Informatyczne dla
Przedsiębiorstw p.t. "Przygotowanie do
wdrożenia zintegrowanego informatycznego
systemu zarządzania klasy ERP".
1.
Droga do POIG
4. Fundusz Dotacji Inwestycyjnych w ramach
PHARE 2003 Rozwój i Modernizacja
Przedsiębiorstw w Oparciu o Nowe
Technologie projekt pt. "Modernizacja
przedsiębiorstwa poprzez zakup komputerów
oraz wdrożenie nowoczesnej technologii IT".
5. Fundusz Dotacji Inwestycyjnych w ramach
PHARE 2003 Rozwój i Modernizacja
Przedsiębiorstw w Oparciu o Nowe
Technologie projekt pt. . "Modernizacja
logistyczna procesu produkcji i dystrybucji”.
Droga do POIG
6. SPOWKP lata 2004-2006 działanie 2.1 Wzrost
konkurencyjności małych i średnich
przedsiębiorstw poprzez doradztwo i
zrealizowaliśmy projekt pt. "Poprawa
konkurencyjności firmy poprzez wdrożenie i
certyfikację systemu zarządzania jakością
zgodnego z normą ISO 14001 i ISO 18001”.
7. SPOWKP lata 2004-2006 działanie 2.3 Wzrost
konkurencyjności małych i średnich
przedsiębiorstw poprzez inwestycje na
realizację projektu pt. "Modernizacja procesu
produkcji w oparciu o innowacyjną technologię
formowania wyrobów".
Czas na duży projekt
POIG działanie 4.2.
Stymulowanie działalności B+R
przedsiębiorstw oraz wsparcie w zakresie
wzornictwa przemysłowego.
Projekt pt. „ Rozbudowa firmy SUPERBET
w oparciu o innowacyjną technologię
produkcji”.
Czas na duży projekt
Planowane rezultaty:
 Wdrożenie
nowego produktu objętego
prawem własności przemysłowej
 Wzrost potencjału produkcyjnego o 30%
 Wzrost zatrudnienia o 2 etaty
 Ograniczenie negatywnego oddziaływania na
środowisko naturalne i poprawa warunków
BHP
 Utworzenie własnego laboratorium B+R
Nasze żelazne zasady
Pozyskanie dotacji to poezja,
realizacja to proza,
a rozliczanie to dramat,
który czasem przechodzi
w tragedię.
Nasze żelazne zasady



Projekt rozlicza się już od chwili jego
pisania,
bo trzeba sensownie i realnie ustalić:
koszty projektu,
harmonogram realizacji,
wskaźniki produktu i rezultatu.
Nasze żelazne zasady
Poznać dokładnie zasady rozliczania
przed przystąpieniem do realizacji
projektu.
Szczególnie uważać, gdy rozpoczyna się
realizację projektu przed podpisaniem
Umowy o dofinansowanie.
Nasze żelazne zasady
Dotrzeć do najistotniejszych informacji, których
brak uniemożliwi rozlicznie projektu:
Okres kwalifikowalności wydatków (nie podlega
zmianom),
Rozpoczęcie realizacji robót (nie może nastąpić
przed okresem kwalifikowalności wydatków),
Co uznaje się za dzień rozpoczęcia robót,
Co uznaje się za dzień zakończenia robót.
Nasze żelazne zasady
Dobrze przygotować projekt, aby
realizować zadania zgodnie
z harmonogramem zawartym w umowie.
Poznać możliwości dokonania zmian w
harmonogramie.
Nasze żelazne zasady
Prawidłowo prowadzić dokumentację
związaną z projektem:
Dokumentacja potwierdzająca wybór dostawcy
(udowadnia, że beneficjent dokonał wyboru w sposób
przejrzysty i najefektywniejszy ekonomicznie),
Faktury zakupu – kluczowe dokumenty do rozliczenia,
Dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu
(płatności trzeba dokonywać przelewami),
Protokół odbioru lub dowód przyjęcia środka
trwałego
(dokument potwierdzający fizyczne nabycie danego dobra).
Nasze żelazne zasady
Dokumentacja potwierdzająca wybór
dostawcy:
- zebrać 3 oferty i wybrać najkorzystniejszą oraz
stworzyć protokół uzasadniający wybór,
-w chwili składania zamówienia wszystkie oferty
muszą być aktualne,
- w przypadku zakupu środków trwałych używanych
konieczne są dokumenty potwierdzające, iż dany
środek w ostatnich 7-miu latach nie był finansowany
ze środków publicznych. Spełnienie tego wymogu
staje się często problematyczne, zwłaszcza gdy
sprzedający zlikwidował działalność.
Nasze żelazne zasady
Faktury zakupu powinny:
- określać podstawę ich wystawienia (nr umowy, zamówienia),
- treść faktury powinna dokładnie odpowiadać konkretnemu
zadaniu z harmonogramu zadań. (możliwe jest wystawianie
faktur na zaliczki i faktur proforma),
- posiadać wpisaną pełną dekretację (ujęcie dowodu w księgach
rachunkowych),
- być sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i
rachunkowym, co potwierdza podpis z datą,
Nasze żelazne zasady
Faktury zakupu powinny:
-
-
zapewniać zgodność dokumentów z formalno-prawnymi
wymaganiami: (prawidłowe nazwy dostawcy i odbiorcy,
poprawne adresy dostawcy i odbiorcy, prawidłowe NIP-y
dostawcy i odbiorcy lub ich odpowiedniki zagraniczne,
prawidłowe daty, numery dokumentów księgowych, podane
kwoty brutto, netto oraz kwoty VAT,
być odpowiednio opisane (tytuł projektu, numer umowy i data
zawarcia umowy, numer zadania, informacja o
współfinansowaniu ze środków unijnych, dla faktur w
walutach obcych kurs z dnia dokonania płatności i z dnia
dokonania księgowania).
Nasze żelazne zasady
Dokumenty potwierdzające dokonanie
przelewu:
Muszą w łatwy sposób identyfikować wydatki
związane z projektem.
Odbiorca i tytuł przelewu ściśle musi wynikać z
faktury, zgodnie z którą dokonywany jest
przelew. Wszelkie zapłaty muszą być wykonane
„co do grosza”.
Zapłata nie powinna być wcześniejsza niż data
wpływu faktury i data sprawdzenia jej pod
względem formalnym, merytorycznym).
Nasze żelazne zasady
Wydzielić subkonto, z którego będą
wykonywane przelewy, aby w łatwy sposób
identyfikować wydatki związane z projektem.
Nasze żelazne zasady
Protokół odbioru lub dowód przyjęcia środka
trwałego
musi wynikać z umowy na dostawy (wykonawstwo
lub usługi) i korespondować z zakresem projektu
wskazanym we wniosku.
Nasze żelazne zasady
Wszystkie dokumenty rozliczeniowe
muszą mieć daty w terminach danego
działania, zgodnie z harmonogramem i
kosztorysem przyjętym w umowie
dotacyjnej - rozpoczęcie i zakończenie
realizacji projektu.
Nasze żelazne zasady
W określonym terminie składać wnioski o
płatność – zgodnie z Umową o
dofinansowanie, co nie jest łatwe, gdy w grę
wchodzi Generator wniosku o płatność.
Żeby dramat rozliczania projektu nie stał się
tragedią trzeba:







osiągnąć założone cele i wskaźniki w założonych terminach i
wielkościach
zapewnić trwałość projektu przez wymagany czas
nie dokonywać zasadniczych zmian w projekcie w okresie
trwałości projektu
przechowywać dokumentację projektu przez okres trwałości
projektu
poddawać się kontrolom przez wszystkie uprawnione
instytucje, zgodnie z Umową o dofinansowanie.
Wykonywać zalecenia pokontrolne wymaganym terminie
Informować opinię publiczną o fakcie otrzymania
dofinansowania
Praktyczne rady




Pisanie wniosku o dofinansowanie powierzyć pracownikom
firmy, którzy dobrze znają jej specyfikę, problematykę oraz
potrzeby,
Korzystanie z punktów konsultacyjnych przy RIF, w których
bezpłatnie udzielana jest przedsiębiorcom pomoc (pracują
bardzo kompetentne i życzliwe osoby),
Korzystanie ze szkoleń organizowanych przez RIF-y z
zakresu pisania wniosków o dotacje,
Wyznaczenie szefa projektu odpowiedzialnego za jego
realizację i rozliczenie, który jest obowiązany znać
szczegółowo wszystkie dokumenty dotyczące programu i
koordynować pracę wszystkich osób zaangażowanych w
realizację projektu oraz rozstrzygać wszystkie wątpliwości,
Praktyczne rady



Korzystanie z opinii Promotora,
Oznakowywanie całej dokumentacji dotyczącej projektu
pieczątką POIG i poddanie jej szczególnemu nadzorowi szefa
projektu i pracowników przez niego upoważnionych,
Regularne czytanie Umowy o dofinansowanie przez szefa
projektu, żeby dotrzymać wszystkich warunków umownych i
uniknąć przeoczenia jakiegoś terminu .
Praktyczne rady
Jeśli jednak, mimo dobrego przygotowania,
pojawi się błąd w dokumentacji, warto
wiedzieć, iż często można go poprawić, nie
tracąc szans na prawidłowe rozliczenie
całego projektu. Trzeba je odpowiednio
wcześnie wyłapywać i poprawiać.
Sugestie
Warto starać się o środki unijne na rozwój
firmy i mimo wielu trudności, które trzeba
pokonać przy aplikowaniu, warto podjąć ten
wysiłek.
Pocieszeniem jest fakt, że rozliczanie każdej
następnej dotacji jest łatwiejsze od
poprzedniej, bo procentuje zdobyte
doświadczenie.
Życzę wielu sukcesów
w zdobywaniu unijnych
środków na rozwój firmy i jak
najmniej kłopotów przy ich
rozliczaniu.
DZIĘKUJĘ
ZA UWAGĘ
Jolanta Rola-Zawadzka
[email protected]