Systemy MIS
advertisement
W. Bartkiewicz Systemy informatyczne zarządzania Wykład 7. Systemy MIS Pojęcie systemu MIS • Podstawowym celem Systemu Informacyjnego Zarządzania (MIS – ang. Management Information System) jest wspomaganie organizacji w osiąganiu jej celów, poprzez dostarczenie kadrze menedżerskiej wglądu w regularne operacje organizacji, tak by mogli oni na ich podstawie efektywniej kierować, organizować i planować. • Systemy transakcyjne są w stanie zaspokoić jedynie najbardziej podstawowe potrzeby kadry menedżerskiej, w tym zakresie. Pojęcie systemu MIS • Przy wielu różnych systemach transakcyjnych działających w organizacji trudno o wgląd w szczegółowe dane w nich przechowywane. • Systemy transakcyjne są mocno zorientowane na realizowane przez nie zadanie. Tak więc ich możliwości raportowania są bardzo uproszczone. Tworzą one przede wszystkim różnego rodzaju dokumenty i jedynie najważniejsze raporty związane z konkretną funkcją. • Systemy transakcyjne nie oferują w zasadzie niemal żadnych możliwości analitycznych. Dla przykładu poza nielicznymi określonymi z góry raportami, nie tworzą informacji o wysokim stopniu agregacji. Nie są wyposażone w procedury analizy statystycznej, pozwalające np. określić skupienia danych, trendy w czasie, itp. • Systemy transakcyjne mają charakter dziedzinowy. Nie są więc w stanie tworzyć np. zestawień porównawczych z różnych dziedzin (np. niemożliwe jest porównanie informacji z systemu magazynowego i księgowego). Pojęcie systemu MIS System informatyczny zarządzania marketingiem System informatyczny zarządzania finansami System informatyczny zarządzania produkcją Wspólna baza danych Inne informatyczne systemy zarządzania TPS Charakterystyka systemów MIS • MIS jest zintegrowaną kolekcją podsystemów, zwykle zorganizowanych wzdłuż linii funkcjonalnych wewnątrz organizacji (finanse, marketing, wytwarzanie, itp.), których podstawowym zadaniem jest dostarczanie menedżerom wszechstronnej informacji na temat stanu przedsiębiorstwa. Informacje te stanowią podstawę dla procesów decyzyjnych w planowaniu, prowadzeniu i rozwoju organizacji. • Integracja ta realizowana jest zwykle poprzez oparcie tych podsystemów na wspólnej bazie danych, tak więc dotyczy przede wszystkim sfery informacyjnej, a nie operacyjnej zarządzania. • MIS może pobierać i zestawiać dane z wielu źródeł, organizując informacje w sposób bardziej użyteczny dla menedżerów. • Podstawowym jednak źródłem zasilania dla MIS są bazy danych systemów transakcyjnych, wchodzących w skład poszczególnych podsystemów. Jednym z najważniejszych zadań MIS jest więc integracja dostępu do danych transakcyjnych. Charakterystyka systemów MIS • Wyjściem systemu MIS są zestawy raportów kierowanych do menedżerów. Możliwości raportowania w stosunku do systemów transakcyjnych są przy tym znacznie szersze i bardziej wyrafinowane, wspomagając decyzje menedżerów na wyższym poziomie zarządzania. • W praktyce systemy te obsługują przede wszystkim kadrę zarządzającą szczebla średniego. Dostarczają informacji niezbędnych do operacyjnego i taktycznego zarządzania organizacją, gdzie podejmuje się decyzje dobrze i częściowo ustrukturalizowane. • Na tym szczeblu korzysta się przede wszystkim z danych zagregowanych pochodzących z systemów dziedzinowych. Systemy klasy MIS dostarczają więc informacji syntetycznych, opisujących zarówno bieżące działanie obiektu, jak i porównują te dane z okresami poprzednimi. Dotyczy to zwłaszcza problemów związanych z usprawnieniem procesów regulacji i sterowania, planowania krótkookresowego (w okresie 1-2 lat), analizy i kontroli bieżącej. Charakterystyka systemów MIS • Systemy MIS zawierają przyjazne procedury obsługi użytkownika, bibliotekę procedur statystyczno - ekonometrycznych oraz zestaw danych historycznych. Użytkownik nie tylko może dotrzeć do wyselekcjonowanych informacji. Procedury statystyczno ekonometryczne pozwalają przeprowadzać analizę danych o funkcjonowaniu obiektu na podstawie określonych kryteriów, a zestaw danych historycznych daje możliwość przewidywania pewnych zjawisk, ich analizę i wyciąganie odpowiednich wniosków. System informacyjny zarządzania finansami • Podsystem finansowy MIS dostarcza informacji dla menedżerów finansowych organizacji. Obejmuje on zestaw złożonych programów i modeli finansowych realizujących zadania takie jak: – Analiza historycznej i bieżącej aktywności finansowej. – Projektowanie przyszłych potrzeb finansowych. – Monitorowanie i kontrola zużycia funduszy w czasie. • Można bez przesady powiedzieć, że systemy informatyczne MIS zmieniły radykalnie funkcje finansów i rachunkowości w organizacji. Pracownicy działów finansów i księgowości nie muszą już dalej przygotowywać raportów finansowych, które generowane są przez finansowy MIS. • W zamian zajmują się oni analizą i audytem zestawień finansowych i problemów gospodarczych, w celu znalezienia sposobów ich rozwiązania oraz określenia możliwości na przyszłość. Nie należy się więc dziwić, że najwięcej systemów tej klasy funkcjonuje właśnie w różnego rodzaju instytucjach finansowych. System informacyjny zarządzania finansami • Do głównych źródeł informacji finansowego MIS należy plan strategiczny lub polityka przedsiębiorstwa, zawierający główne cele finansowe, dla przykładu współczynniki poziomu zadłużenia i oczekiwanych zwrotów. • Ważne informacje finansowe pobierane są również niemal ze wszystkich systemów przetwarzania transakcyjnego – płacowego, kontroli inwestycji, przetwarzania zamówień, kont płatności i księgi głównej. • Istotną rolę pełnią również źródła zewnętrzne, takie jak informacja o konkurencji, dane dotyczące inflacji i innych najistotniejszych wskaźników ekonomicznych z agencji rządowych, wymagania prawa podatkowego i raportowania finansowego. System informacyjny zarządzania finansami • System informacyjny zarządzania finansami może zawierać zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne systemy wspomagające pozyskiwanie, wykorzystanie i kontrolowanie gotówki, funduszy i innych zasobów finansowych. Do najważniejszych podsystemów współdziałających z systemami transakcyjnymi, we wspomaganiu podejmowania decyzji finansowych zaliczyć możemy: – Prognozowanie finansowe – dotyczące przyszłego rozwoju organizacji i wytwarzanych przez nią produktów. Pozwala ono oszacować przyszłe strumienie pieniężne, co jest podstawą dalszego zarządzania strumieniem pieniędzy. Estymatory kosztów stałych, takich jak składki ubezpieczeniowe, czynsze, nakłady biurowe wykorzystywane są do określenia oczekiwanych zysków netto w okresach miesięcznych, kwartalnych lub rocznych. Prognozowanie finansowe oparte jest zwykle na analizie poprzednio prowadzonej działalności gospodarczej. System informacyjny zarządzania finansami – Systemy zysku i straty oraz kosztów. Są to wyspecjalizowane systemy finansowe, pozwalające organizować dane o wydatkach oraz kosztach organizacji. Dane o wpływach i wydatkach gromadzone są w różnych działach przedsiębiorstwa przez systemy transakcyjne. Wewnętrzna analiza wpływów i wydatków generowanych przez poszczególne działy wykorzystywana jest np. do kontroli wydatków czy planowania dalszego rozwoju. – Auditing. Związany jest on z analizą kondycji finansowej organizacji i określeniem czy zestawienia finansowe i raporty generowane przez podsystem finansowy MIS są wiarygodne. – Wykorzystanie i zarządzanie środkami. Wewnętrzne wykorzystanie środków wiąże się z dodatkowymi inwestycjami, nowym lub odnowionym wyposażeniem i urządzeniami, dodatkową siłą roboczą, nowymi systemami komputerowymi, reklamami, inwestycjami w nowe produkty i projekty naukowo badawcze, itd. Zewnętrzne wykorzystanie środków związane jest typowo z inwestycjami, zarówno materialnymi, jak i czasami w instrumenty finansowe. System informacyjny zarządzania wytwarzaniem • Istotnymi źródłami danych są: systemy transakcyjne zaopatrzenia i gospodarki magazynowej, przetwarzania zamówień, obsługi procesów produkcyjnych, dostarczające przede wszystkim informacji o zapotrzebowaniu, alokacji, dostawach i kosztach wszystkich składników produkcji, systemy kadrowe i płacowe np. oszacowanie kosztów pracy w zadaniach wytwórczych, budowa harmonogramów wykonywania zadań (obsady gniazd produkcyjnych w świetle planów urlopowych, zwolnień, itp.). • Kolejne ważne źródło to plan strategiczny lub polityka korporacji: wielkość i jakość produkcji, cele i ograniczenia na poziomie usług, problematyka ekspansji lub redukcji nowych fabryk, urządzeń lub siły roboczej. System informacyjny zarządzania wytwarzaniem • Podsystemy wytwórcze MIS wykorzystują również dane z wielu źródeł zewnętrznych. Nowe procesy wytwórcze i techniki projektowe pozyskiwane mogą być z przedsiębiorstw zewnętrznych, czasopism i innych publikacji. Ogólne dane ekonomiczne, dotyczące bezrobocia i inflacji mogą być przydatne w przewidywaniu kosztów pracy i surowców. • Do najważniejszych podsystemów MIS zarządzania wytwarzaniem należą: – Projektowanie i systemy obliczeń inżynieryjnych. Projektowanie wyrobu wiąże się to z koniecznością podjęcia całego szeregu decyzji, dotyczących rozmiaru i kształtu części, czy sposobu i kolejności ich montażu. Proces ten wspomagają systemy projektowania sterowanego komputerem (CAD – Computer Aided Design). System informacyjny zarządzania wytwarzaniem – Harmonogramowanie produkcji. Celem tego podsystemu jest dostarczenie szczegółowych planów zarówno krótko jak i długoterminowego harmonogramowania urządzeń wytwórczych. Pakiety oprogramowania harmonogramowania produkcji mogą obejmować również systemy prognostyczne, wspomagające menedżerów w określeniu bieżącego i przyszłego popytu na wyroby i usługi. – Sterowanie zapasami. Oprogramowanie wchodzące w skład tego podsystemu MIS wytwarzania pozwala na automatyczne generowanie zamówień, prognozowanie, generowanie dokumentów i raportów magazynowych określanie kosztów wytwarzania, analizę kosztów budżetowych w porównaniu z rzeczywistymi, itp. Przede wszystkim próbują one odpowiedzieć na dwa podstawowe pytania: jak wiele zamówić i kiedy zamówić. System informacyjny zarządzania wytwarzaniem – Kontrola jakości i testowanie. Przy narastającej presji rynku i ogólnym zwracaniu uwagi na produktywności i wysokiej jakości, dzisiejsze przedsiębiorstwa wytwórcze kładą coraz większy nacisk na kontrolę jakości. Istnieje cała gama złożonego oprogramowania, pozwalająca na analizę istotnych cech wyrobów i wspomaganie procesów testowania jakości. – Sterowanie procesami wytwórczymi. Istnieje cały szereg technologii pozwalających menedżerom sterować strumieniami procesów wytwórczych: • Na przykład komputer może być wykorzystany bezpośrednio do sterowania maszynami wytwórczymi, przy wykorzystaniu systemów zwanych komputerowo wspomaganym wytwarzaniem (CAM – Computer Aided Manufacturing). Systemy CAM obejmują między innymi zagadnienie jak planowanie wykonania produkcji, projektowanie procesów produkcyjnych, oprogramowanie urządzeń i maszyn produkcyjnych. System informacyjny zarządzania wytwarzaniem • Elastyczne systemy wytwarzania (FMS – Flexible Manufacturing Systems) są podejściem pozwalającym na szybkie i efektywne przejście od produkcji jednego wyrobu do drugiego. Obejmują między innymi: obróbkę mechaniczną, montaż, magazynowanie, transport, podawanie materiałów i prefabrykatów, sterowanie jakością w czasie rzeczywistym, kontrolę jakości. • Komputerowo zintegrowane wytwarzanie (CIM – Computer Integrated Manufacturing) wiąże się z użyciem komputerów do powiązania wszystkich elementów procesu produkcyjnego w jeden efektywny system. Celem zastosowań CIM jest połączenie wszystkich aspektów produkcji, włączając przetwarzanie zamówień, projektowanie wyrobu, wytwarzanie, kontrolę jakości i dostawę do klientów. System informacyjny zarządzania marketingiem • Podsystem marketingu MIS wspomaga działalność menedżerską w obszarze budowy wyrobów, dystrybucji, decyzji cenowych, przygotowywania promocji i prognozowania sprzedaży. • MIS marketingu zależy od planu strategicznego w obszarze celów i przewidywanych kierunków sprzedaży. Zawierać może on również informacje dotyczące projektowanych potrzeb dla sił zajmujących się sprzedażą, określaniem cen produktów i usług i projektowaniem cech nowych wyrobów. Plan strategiczny może dostarczać metodologie dla analizy sprzedaży i podejmowania decyzji marketingowych. • Dane źródłowe z systemów transakcyjnych dotyczą przede wszystkim produktów, sprzedaży, klientów i pracowników zajmujących się sprzedażą. System informacyjny zarządzania marketingiem • Dane zewnętrzne dotyczą przede wszystkim konkurentów, takie jak nowe wyroby i usługi, strategie cenowe, silne i słabe punkty istniejących linii wyrobów konkurentów, marketingi i dystrybucji towarów. • Dodatkowym źródłem użytecznej informacji dla marketingowego MIS jest rynek wyrobów firmy. Informacje o rynku już obsługiwanym przez przedsiębiorstwo mogą w dużej mierze pochodzić z systemów transakcyjnych. Jednak wejrzenia w zachowanie i preferencje klientów na nowych rynkach mogą być otrzymane tylko ze źródeł zewnętrznych. • Podsystemy marketingowego MIS, wspomagają menedżerów w działaniach związanych ze zwiększaniem sprzedaży, redukcją wydatków marketingowych i tworzeniem planów dla nowych wyrobów i usług, w celu wychodzenia naprzeciw potrzebom konsumentów. Do podstawowych podsystemów, możemy tutaj zaliczyć: System informacyjny zarządzania marketingiem – Badania marketingowe. Ich celem jest dostarczenie formalnego obrazu preferencji rynku i klienta. Popularnymi narzędziami badań marketingowych są ankiety, kwestionariusze, studia pilotażowe i wywiady. Wprowadzone do MIS dane zebrane w projektach badań marketingowych przetwarzane są w celu uzyskania raportów i kluczowych wskaźników, takich jak satysfakcja klienta lub ogólna jakość usług. – Tworzenie nowego produktu. Tworzenie produktu związane jest z konwersją surowców w wyroby gotowe lub usługi, i skupione jest przede wszystkim na jego fizycznych atrybutach. W tego typu decyzjach istotnych jest szereg czynników, takich jak zdolności produkcyjne, umiejętności pracowników, czynniki inżynierskie i materiały. Programy komputerowe wykorzystywane są do analizy tych czynników i wyboru odpowiednich ich kombinacji. Wspomagają one również decyzje typu budowy-zakupu. System informacyjny zarządzania marketingiem – Planowanie umiejscowienia. Wiąże się ono z umiejscowieniem urządzeń produkcyjnych i dystrybucyjnych. Podstawowe problemy tego podsystemu to gdzie dostarczyć produkt użytkownikowi i w jak i sposób to zrobić. Gdzie jest najlepsze miejsce do umiejscowienia fabryki, rynków hurtowych i punktów dystrybucji detalicznej? Czynniki takie jak koszty wytwarzania, transportu, siły roboczej i zlokalizowane poziomy popytu mają istotne znaczenie dla odpowiedzi na to pytanie. Podsystem marketingowy MIS może analizować te czynniki, określając warianty o najniższych kosztach, przy warunku zaspokojenia popytu na dany towar. – Promocja i reklama. Sukces produktu jest bezpośrednią funkcją typu wykorzystanych działań reklamowych i promocyjnych. Programy komputerowe w MIS wykorzystywane są przede wszystkim do ustalania celów, planów i budżetów kampanii promocyjnych, oraz do monitorowania wydatków z nimi związanych i ich efektywności. System informacyjny zarządzania marketingiem – Określanie ceny produktu (cenotwórstwo). Podstawowym czynnikiem w określaniu polityki cenowej jest analiza krzywej popytu odzwierciedlającej zależność między ceną i wielkością sprzedaży. Istnieją programy komputerowe, pomagające w określeniu elastyczności cenowych i wyborze różnych wariantów polityki cenowej. Mają one zwykle charakter symulacyjny. Menedżer może w systemie komputerowym dokonywać zmian w cenach produktów, obserwując symulowane wyniki swoich decyzji cenowych. – Analiza sprzedaży. Analiza sprzedaży ma na celu wyodrębnienie pracowników, produktów i klientów wnoszących największy i najmniejszy wkład do zysków osiąganych przez przedsiębiorstwo. Typowymi raportami generowanymi przez MIS są tu: • Sprzedaż według produktów – listujący wszystkie ważniejsze produkty i ich sprzedaż w pewnym okresie czasu, np. w miesiącu. • Sprzedaż według sprzedawców – listujący łączną sprzedaż każdego ze sprzedawców, w pewnym okresie czasu. System informacyjny zarządzania marketingiem • Sprzedaż według klientów – listujący ważniejszych klientów i wielkość sprzedaży. • Kolejnym istotnym elementem tego podsystemu są prognozy sprzedaży. Wymagają one wykorzystania skomplikowanych programów komputerowych, analizujących dane historyczne dotyczące sprzedaży w poprzednich okresach. System informacyjny zarządzania zasobami ludzkimi • Źródłem danych, są przede wszystkim systemy transakcyjne. Obszar zarządzania zasobami ludzkimi obejmuje cały szereg zagadnień wymagających danych z systemu płacowego, np. analiza kosztów pracy, plany opieki zdrowotnej, itp. • Ponadto dane takie jak liczba przepracowanych godzin, płace poszczególnych pracowników, informacje o zwolnieniach lekarskich wykorzystywane są zarówno do analizy kosztów pracy w poszczególnych działach i całej organizacji, jak też do zarządzania inwestycjami w opiekę zdrowotną, planów emerytalnych i rentowych, itp. • Kolejnym ważnym źródłem jest system kadrowy. Dane osobowe wykorzystane mogą być do przydziału pracowników do określonych prac lub projektów. Zawierają one zwykle informacje o zawodzie i umiejętnościach danego pracownika, poprzednich doświadczeniach zawodowych, ocenach jego pracy, itp. System informacyjny zarządzania zasobami ludzkimi • Istotną rolę w zarządzaniu zasobami ludzkimi pełnią również dane dotyczące zamówień sprzedaży, stanowiące istotną przesłankę do zagadnień planowania zatrudnienia. • Obok systemów transakcyjnych źródłem informacji dla tego podsystemu MIS jest plan strategiczny który często obejmuje również cele i politykę zarządzania zasobami ludzkimi. • Istnieje również cały szereg źródeł zewnętrznych. Dla przykładu dane statystyczne o płacach i zatrudnieniu w danej branży mogą wspomagać decyzje dotyczące płac pracowników w organizacji. Istnieje ponadto cały szereg regulacji prawnych, które organizacja musi dotrzymać. Kolejnym istotnym źródłem informacji mogą być lokalne i krajowe centrale związków zawodowych. System informacyjny zarządzania zasobami ludzkimi • Podsystemy zarządzania zasobami ludzkimi obsługują zagadnienia począwszy od potrzeb w zakresie siły roboczej, kończąc na zwalnianiu i emerytowaniu pracowników: – Planowanie zasobów ludzkich. • Celem tego podsystemu jest skierowanie do właściwych prac, właściwej liczby właściwych pracowników, wtedy gdy zachodzi taka potrzeba. • Efektywne planowanie zasobów ludzkich wymaga prognozowania przyszłego popytu na pracowników, oraz przewidywania przyszłych zasobów ludzi do tych prac. Typowym raportem jest tu raport potrzeb i planowania zasobów ludzkich, określający ilu pracowników z każdej dziedziny potrzebnych będzie w kolejnych okresach czasu. System informacyjny zarządzania zasobami ludzkimi – Rekrutacja i selekcja personelu. • Jeśli plan zasobów ludzkich przewiduje potrzebę zatrudnienia dodatkowego personelu, następnym logicznym krokiem jest rekrutacja i wybór nowych pracowników. • Oprogramowanie komputerowe wykorzystywane jest często do harmonogramowania akcji rekrutacyjnych i testowania potencjalnych pracowników. MIS wykorzystany może być do rankingowania i końcowego wyboru personelu. • Dla każdego kandydata system może ponadto gromadzić i analizować wyniki wywiadów, testów i rozmów. System informacyjny zarządzania zasobami ludzkimi – Kształcenie i doskonalenie zawodowe. • Niektóre stanowiska i zawody, takie jak programiści, monterzy elektronicy, doradcy podatkowi, wymagają, itp. specyficznego i nieustannego uczenia się. Inne stanowiska mogą wymagać ogólnego kształcenia w zakresie organizacyjnej kultury, standardu ubioru i oczekiwań organizacji. • Programy komputerowe wykorzystywane są często do testowania umiejętności pracowników, oraz jako materiały szkoleniowe. • System informacyjny MIS ma za zadanie przechowywać informacje o wynikach szkoleń, oraz generować raporty pozwalające na ocenę pracownika, oraz jego potencjału dotyczącego zajmowanego lub proponowanego stanowiska. • Informacje o wynikach doskonalenia zawodowego mogą być również potrzebne w celu określenia ewentualnych nagród lub premii. System informacyjny zarządzania zasobami ludzkimi – Harmonogramowanie pracy i przydział do zadań. Harmonogramowanie ludzi i zadań może być relatywnie proste, lub bardzo skomplikowane. • W niektórych przypadkach wymaga ono jedynie prostych zapisów (np. spotkań prezesa), oraz codziennego wyświetlenia planu zajęć. • W innych (np. plan zajęć nauczyciela, rozkład jazdy kierowcy autobusu, itp.) wymagać może ono skomplikowanych programów komputerowych. • Niejednokrotnie równie wymaga ono również wygenerowania szeregu raportów. Harmonogramy tworzone mogą być dla poszczególnych pracowników, wskazując czas i miejsce ich przydziału do pracy w następnym tygodniu i miesiącu (np. przydział do brygad roboczych), uwzględniających jego umiejętności zawodowe i raporty z doskonalenia zawodowego. System informacyjny zarządzania zasobami ludzkimi – Administracja płacami. • Ostatni z podstawowych podsystemów MIS zarządzania zasobami ludzkimi związany jest z określaniem i analizą płac i innych kosztów osobowych, włączając również płatności na ubezpieczenia emerytalne, podatki, kasy chorych. • Dane dotyczące tych elementów pobierane są z korporacyjnej bazy danych lub systemu płacowego i przetwarzane w celu opracowania informacji i raportów dla zarządzania wyższego szczebla. • Raporty te zwane analizami płac, mogą być wykorzystane do porównywania płac z planami budżetowymi, obliczania kosztów płac w porównaniu z płacami, analizy kosztów osobowych w poszczególnych działach.
