Zarządzenie Nr 3/2011 Burmistrza Gminy Iwonicz

Zarządzenie Nr 3/2011
Burmistrza Gminy Iwonicz- Zdrój
z dnia 24 stycznia 2011 r.
w sprawie: ustalenie wzoru spisu spraw i opisu teczki aktowej oraz symboli
prowadzących sprawy
Działając w oparciu o art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym ( t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z póź.zm.) oraz § 5 ust.8, § 53 ust.1
i § 62 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów
akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (
Dz.U. z 2011 r., Nr 14, poz.67 – Burmistrz Gminy Iwonicz-Zdrój, zarządza co
następuję:
§1
Ustalam wzór spisu spraw do stosowania w Urzędzie Gminy Iwonicz-Zdrój. Wzór
stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia.
§2
Ustalam wzór opisu teczki aktowej do stosowania w Urzędzie Gminy Iwonicz-Zdrój.
Wzór stanowi załącznik nr 2 do Zarządzenia.
§3
Symbolem
komórki
organizacyjnej
jest
symbol
przypisany
w
Regulaminie
Organizacyjnym Urzędu Gminy Iwonicz-Zdrój dla danego kierownika referatu lub
samodzielnego stanowiska pracy.
§4
Każdy z pracowników, z wyłączaniem kierowników referatów oraz osób zajmujących
samodzielne stanowiska pracy, stosuje w oznaczeniu pisma również symbol
prowadzącego sprawę wg zasad określonych w instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej
załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie
organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz.U. z 2011 r., Nr 14,
poz.67). Symbol prowadzącego sprawę składa się z oznaczenia stanowiska
pracownika w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Iwonicz-Zdrój, a w
przypadku stanowisk wieloosobowych do oznaczenia stanowiska pracownika w
Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Iwonicz-Zdrój dodaje się oznaczenie
liczbowe.
§5
Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy i Kierownikom Referatów.
§6
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i ma zastosowanie do dokumentacji
powstającej i napływając do Urzędu Gminy Iwonicz-Zdrój od dnia 1 stycznia 2011 r.
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Burmistrza
Gminy Iwonicz-Zdrój
z dnia 24 stycznia 2011 r.
Rok
Lp.
Stanowisko
(symbol kom.
organizacyjnej)
Sprawa
(Krótka treść)
(oznaczenie
teczki)
OD KOGO
WPŁYNĘŁA
(tytuł teczki wg
wykazu akt)
DATA
U
W
A
G
I
(
s
p
o
s
ó
b
z
a
ł
a
t
w
i
e
n
i
a
)
znak pisma
z dnia
Wszczęcia
sprawy
ostatecznego
załatwienia
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Burmistrza
Gminy Iwonicz-Zdrój
z dnia 24 stycznia 2011 r.
Urząd Gminy Iwonicz-Zdrój
Referat ……lub Samodzielne Stanowisko Pracy …..
( symbol komórki organizacyjnej lub samodzielnego stanowiska pracy)
Numer sprawy:…*
Symbol pracownika np.BKS
Kategoria Archiwalna …..
Tytuł teczki
( symbol klasyfikacji z wykazu akt wraz z hasłem kwalifikacyjnym )
Rok założenia teczki ……
Data ostatniej sprawy ……
*w przypadku wydzielenia spraw z danej klasy w wykazie w osobne zbiory ,
dodatkowo umieszcza się numer sprawy , która stała się podstawą wydzielenia
grupy spraw , po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej