PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRACODAWCÓW
advertisement
1 Jak zgodnie z prawem zatrudniać i zwalniać pracowników PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRACODAWCÓW Kraków, 2014 Spis treści 2 I. Rekrutacja pracowników 1. Zakres informacji, jakich można żądać od kandydatów 2. Dokumentowanie procesu rekrutacyjnego a. Dokumenty kandydatów i ich wykorzystywanie b. Nagrywanie rozmów rekrutacyjnych II. Zawarcie umowy o pracę 1. Rodzaje umów o pracę 2. Elementy umowy o pracę 3. Obowiązki pracodawcy związane z zawarciem umowy o pracę III. Porządek i dyscyplina pracy pracowników 1. Procedura nakładania kar porządkowych 2. Kontrola procesów pracy 3. Kontrola trzeźwości IV. Rozliczenia między pracownikiem a pracodawcą 1. Potrącenia 2. Zwrot nienależnie wypłaconych świadczeń a. Błąd pracodawcy b. Udostępnienie pracownikowi karty płatniczej V. Rozwiązanie umowy o pracę 1. Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem 2. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia 3. P rawa i obowiązki pracodawcy związane z wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy o pracę Wstęp Poradnik przeznaczony jest dla pracodawców, niezależnie od tego, czy zatrudniają jednego pracownika, czy też posiadają złożoną organizację z liczną kadrą. 3 I. Rekrutacja pracowników 4 5 Wielokrotnie wewnętrzne procedury korporacyjne lub też wymagania obsługiwanych przez pracodawców klientów wymagają pozyskania jak największej ilości informacji o kandydatach do pracy. Powstaje wówczas problem, jak daleko pracodawca może ingerować w sferę prywatności kandydatów do pracy, nie narażając się jednocześnie na naruszenie ich praw oraz dóbr osobistych. 1. Zakres informacji, jakich można żądać od kandydatów Pracodawca może żądać od kandydata do pracy podania następujących informacji: a. imienia (imion) i nazwiska, b. imion rodziców, c. daty urodzenia, d. miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), e. danych o wykształceniu, f. przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, g. innych danych osobowych niż określone powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Wskazane powyżej punkty a-f nie wymagają dodatkowego wyjaśnienia, dlatego w tym miejscu omówimy kwestię innych danych osobowych w kontekście najczęściej pojawiających się problemów praktycznych. 6 • Żądanie od kandydatów do pracy przedstawienia informacji o karalności. Pracodawca ma prawo uzyskać informacje o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Krajowym Rejestrze Karnym, w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Dotyczyć to może zatem przede wszystkim pracowników samorządowych, służby cywilnej, nauczycieli mianowanych i dyplomowanych, prokuratorów, sędziów, policjantów, agentów celnych, detektywów, ochroniarzy osób i mienia, a także taksówkarzy. • Żądanie od kandydatów do pracy przedstawiania informacji o posiadanych uprawnieniach do dostępu do informacji niejawnych. Jeżeli pracodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ma do czynienia z informacjami niejawnymi lub świadczy usługi z wykorzystaniem informacji niejawnych albo na rzecz podmiotów przetwarzających informacje niejawne, zaś rekrutacja dotyczy stanowiska, na którym odbywa się ich wykorzystanie, może wymagać od kandydatów do pracy informacji o posiadaniu przez nich uprawnień do dostępu do informacji niejawnych – tzw. poświadczenia bezpieczeństwa. 7 2. Dokumentowanie procesu rekrutacyjnego a. Dokumenty kandydatów i ich wykorzystywanie Pracodawca może żądać od kandydata następujących dokumentów: • wypełnionego kwestionariusza osobowego – w tym przypadku należy pamiętać, że można żądać uzupełnienia wyłącznie tych pozycji, które obejmują dane wskazane w pkt 1 powyżej. Nie obejmują one ani zdjęcia kandydata, ani jego sytuacji rodzinnej; • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym kandydat ubiega się o zatrudnienie; • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy; • świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego; • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku; • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (zaświadczenie o niekaralności, poświadczenie bezpieczeństwa). Kandydat może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące 8 podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. W kontekście ustawowego katalogu informacji, jakich pracodawca może żądać od kandydata, zwracamy uwagę, że nie znajduje podstaw prawnych żądanie pracodawcy przedstawienia przez kandydata chociażby dowodu osobistego, z uwagi na fakt, iż dokument ten zawiera numer PESEL kandydata. Należy również pamiętać, że zgoda kandydata na przetwarzanie innych danych osobowych, jeżeli nie została podjęta z jego inicjatywy i swobodnie, nie legalizuje zachowania pracodawcy żądającego podania tych informacji. Odnośnie przechowywania dokumentów wskazujemy, iż nie ma obowiązku przechowywania dokumentów z rekrutacji. Są one zakwalifikowane do grupy Bc. Symbolem tym oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę. Należy jednak pamiętać, że zawierają one dane osobowe kandydatów, które podlegają ochronie. Pracodawca (jako administrator danych) jest oczywiście obowiązany zastosować środki zabezpieczające dane osobowe (w tym przed udostępnieniem danych osobom nieupoważnionym). Co więcej, zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych dane osobowe kandydatów przesłane na potrzeby rekrutacji powinny być po jej zakończeniu zniszczone lub odesłane osobom, które ostatecznie nie zostały zatrudnione. 9 b. Nagrywanie rozmów rekrutacyjnych Nagranie kandydata bez jego wiedzy lub zgody narusza konstytucyjne prawa jednostki, takie jak prawo do tajemnicy komunikowania się i do ochrony prywatności. Sankcje bezprawnego naruszenia praw jednostki przewiduje Kodeks cywilny, w szczególności w postaci konieczności zapłaty odszkodowania lub zadośćuczynienia. Aby móc zgodnie z prawem nagrywać rozmowy rekrutacyjne, należy uprzednio poinformować kandydata o takiej możliwości, a najpewniejszym rozwiązaniem będzie podpisanie przez niego pisemnej zgody. Zalecanym rozwiązaniem jest również umieszczenie w ogłoszeniu/komunikacie o rekrutacji adnotacji o przykładowej treści: „Pracodawca zastrzega możliwość nagrywania rozmów kwalifikacyjnych przeprowadzanych z kandydatami do pracy” oraz wskazanie jako wymagane dokumenty aplikacyjne przedłożenie pisemnej zgody na utrwalanie procesu rekrutacji i wykorzystywanie zapisu na jego potrzeby. II. Zawarcie umowy o pracę 10 11 Na wstępie podkreślamy, że umowę o pracę, niezależnie od jej rodzaju, zawiera się na piśmie. Zasada ta dotyczy również jej zmian, aneksów, porozumień, oświadczeń o rozwiązaniu itp. Do zachowania pisemnej formy wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Wymaganie zachowania własnoręcznego podpisu nie jest dochowane, gdy nie jest to znak oryginalny, a jedynie odtworzony za pomocą skanera, ksero, faksu itp. 12 1. Rodzaje umów o pracę a. Umowa na okres próbny Umowa ta ma na celu przede wszystkim sprawdzenie przydatności pracownika dla pracodawcy. Może ona być zawarta maksymalnie na okres trzech miesięcy i może poprzedzać każdą inną umowę o pracę. Umowa na okres próbny nie podlega sumowaniu z umowami zawartymi na czas określony. Umowa ta rozwiązuje się z chwilą upływu czasu, na jaki została zawarta, chyba że zostanie przed tym terminem wypowiedziana lub rozwiązania bez wypowiedzenia przez którąkolwiek ze stron. Jeżeli umowa na okres próbny zawarta jest na czas dłuższy niż jeden miesiąc, a pracownica będzie w ciąży, to pracodawca nie może ani wypowiedzieć umowy, ani jej rozwiązać. Jeśli umowa uległaby rozwiązana po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulegnie przedłużeniu do dnia porodu. b. Umowa na czas określony Zawieranie umów na czas określony podyktowane jest najczęściej mniejszym formalizmem przy jej rozwiązywaniu. Jeżeli bowiem umowę zawarto na czas określony przekraczający sześć miesięcy i zawarto w niej klauzulę o możliwości jej rozwiązania z dwutygodniowym wypowiedzeniem, pracodawca nie musi – w odróżnieniu od wypowiadania umowy na czas nieokreślony – wskazywać przyczyn, jakie legły u podstaw jego decyzji. 13 Jeżeli natomiast umowa na czas określony nie zawiera klauzuli o możliwości wcześniejszego jej rozwiązania, pracodawca może ją wypowiedzieć jedynie w przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji. Ustawodawca nie określił granic czasowych i nie ustalił maksymalnych okresów, na jaki można zawrzeć umowę terminową. W orzecznictwie możemy odnaleźć zdania na temat dopuszczalności zawarcia umowy i na pięć, i na osiem lat. Niewątpliwie zawarcie tej umowy nie może mieć na celu obejścia przepisów o umowach na czas nieokreślony. Jeżeli jednak pracodawca znajdzie uzasadnienie dla zatrudnienia pracownika na konkretny, dłuższy czas, np. ze względu na realizację określonego terminowego projektu, to obroni się przed roszczeniem uznania takiej umowy jako zawartej w rzeczywistości na czas nieokreślony. Istotnym ograniczeniem w zawieraniu umów na czas określony jest ich ilość. Zawarcie kolejnej po sobie, trzeciej umowy terminowej, jeżeli przerwa miedzy umowami nie była dłuższa niż jeden miesiąc, traktowane jest jak zawarcie umowy na czas nieokreślony. Należy pamiętać, że aneksowanie dotychczasowej umowy i przedłużanie okresu jej obowiązywania traktowane jest jako zawarcie nowej umowy. c. Umowa na czas wykonywania określonej pracy Możliwość specyficznej umowy terminowej dopuszcza art. 25 § 1 Kodeksu pracy, który stanowi, że umowę o pracę zawiera się między innymi na czas wykonania określonej pracy. Umowa na czas wykonywania określonej pracy musi zawierać dokładne oznaczenie pracy (zadania), na czas której została zawarta. 14 Określenie to musi być na tyle precyzyjne, aby możliwe było ustalenie, kiedy ostatecznie kończy się dana praca. Umową na czas wykonywania określonej pracy będzie umowa o pracę zawarta na czas pełnienia funkcji w organie spółki prawa handlowego. Termin końcowy obowiązywania takiej umowy wyznacza wykonanie zadania. Z chwilą wykonania powierzonej pracy umowa rozwiązuje się. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, w której pracownica jest w ciąży. Wówczas umowa o pracę zawarta na czas wykonania określonej pracy, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Wypowiedzenie umowy zawartej na czas wykonania określonej pracy możliwe jest tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. d. Umowa na zastępstwo Istotą tej umowy jest jej ścisły związek ze stosunkiem pracy zastępowanego pracownika. Zatrudnienie następuje bowiem wyłącznie na okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Umowa ta nie musi jednak zawierać imienia i nazwiska zastępowanego pracownika, jak również powodu jego zastępowania, może ograniczać się do wskazania przyczyny, dla której została zawarta. Umowa na zastępstwo, jako jedyna z umów terminowych, nie ulega przedłużeniu do czasu porodu w przypadku, gdy zastępstwo wykonuje pracownica w ciąży. Umowa ta rozwiązuje się z chwilą ustania przyczyny nieobecności zastępowanego pracownika i jego powrotu do pracy. 15 W praktyce może pojawić się również problem w sytuacji, gdy dochodzi do rozwiązania umowy o pracę z zastępowanym pracownikiem. W takim przypadku należy uznać, że umowa na zastępstwo rozwiązuje się z chwilą rozwiązania umowy o pracę z zastępowanym pracownikiem, gdyż z tą chwilą odpada cel, w którym została zawarta. Ustawodawca nie nałożył na pracodawcę obowiązku podejmowania jakichkolwiek czynności związanych z rozwiązaniem umowy na zastępstwo. Wydaje się jednak zasadne, aby pracodawca poinformował na piśmie pracownika o dacie powrotu zastępowanego pracownika (lub rozwiązania z nim umowy o pracę). e. Umowa o pracę tymczasową Umowa o pracę tymczasową stanowi specyficzny rodzaj umowy na czas określony lub umowy na czas wykonywania określonej pracy. Jej przedmiotem jest wykonywanie przez pracownika tymczasowego pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika. Stronami umowy są jednak pracownik tymczasowy i agencja pracy tymczasowej. Istotnym, dodatkowym elementem umowy o pracę tymczasową jest wskazanie pracodawcy użytkownika, na rzecz którego praca ma być wykonywana. f. Umowa na czas nieokreślony Umowa o pracę na czas nieokreślony jest najtrwalszym związaniem stron stosunkiem pracy. Zawierana jest w praktyce najczęściej po zakończeniu umowy na okres próbny lub umów terminowych. 16 2. Elementy umowy o pracę Poniżej omówione zostaną obligatoryjne elementy umowy o pracę, które warunkują jej ważność. Ze względów praktycznych uważamy, że umowa o pracę swoją treścią nie powinna wykraczać poza wskazane elementy, a jedynie w szczególnych przypadkach, np. odnośnie pracowników na wysokich stanowiskach kierowniczych, korzystne dla pracodawcy jest rozbudowanie jej treści. a. Rodzaj pracy Pod tym pojęciem najczęściej w praktyce podawana jest nazwa stanowiska. Poszczególne obowiązki pracownika, jak również zakres jego odpowiedzialności, nie stanowią obligatoryjnego elementu umowy o pracę. Przepisy prawa nie wprowadzają również obowiązku wskazania na piśmie zakresu zadań na danym stanowisku. Niemniej ze względów dowodowych korzystnym zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika jest spisanie listy obowiązków na danym stanowisku. Może to nastąpić w załączniku do umowy o pracę lub w odrębnym dokumencie, który często określany jest jako „opis stanowiska”. b. Miejsce wykonywania pracy Ze względu na istotne czynniki, w tym również finansowe – takie jak rozliczanie podróży służbowych, bardzo ważne jest prawidłowe określenie miejsca pracy. 17 Najwęższy zakres ma niewątpliwie wskazanie jako miejsca pracy adresu biura czy siedziby pracodawcy lub innego konkretnego adresu. Możliwe jest również wskazanie w umowie o pracę jako miejsca pracy miejscowości lub nawet dwóch i więcej miejscowości. Miejscem pracy możemy określić również pewien region, obszar, co szczególnie uzasadnione jest w przypadku pracowników mobilnych. c. Wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia W umowie o pracę należy wskazać wysokość wynagrodzenia zasadniczego. W zależności od przyjętej przez danego pracodawcę polityki płacowej wynagrodzenie zasadnicze może być określone stawką godzinową lub miesięczną. Może również być ono podzielone na część stałą i zmienną. Jeżeli zgodnie z obowiązującymi u danego pracodawcy zasadami wypłaca on pracownikom również inne świadczenia, nie musi wskazywać tej okoliczności w umowie. Często praktyką jest wprowadzanie w umowie o pracę postanowienia o treści: „pozostałe składniki wynagrodzenie wypłacane są na zasadach określonych w regulaminie wynagrodzenia”. Taki zapis nie jest wadliwy, ale można uznać go za zbędny, a to z uwagi na oczywisty fakt, że regulamin wynagrodzenia obowiązuje wszystkich pracowników i jako taki stanowi samoistną podstawę określającą świadczenia należne każdemu pracownikowi. Nieprawidłowe lub też mylące, a przynajmniej budzące wątpliwości i rodzące problemy, jest częste zamieszczanie w umowie o pracę postanowień, na mocy których strony przewidują możliwość przyznania 18 określonej premii czy nagrody, wskazując jednocześnie na jej uznaniowy charakter. Samo wskazanie uznaniowości, przy jednoczesnym określeniu prawa pracownika do nabycia danego świadczenia, nie przesądza o jego charakterze. W takich sytuacjach tylko po dogłębnej analizie konkretnego przypadku możliwa jest ocena, czy pracownik ma prawo żądać wypłaty danego świadczenia, a pracodawca musi spełnić to żądanie, czy też wypłata danego składnika zależy tylko od woli pracodawcy. d. Wymiar czasu pracy Pod pojęciem wymiaru czasu pracy rozumiemy powszechnie nazywany etat lub jego część. Zatem w umowie o pracę konieczne jest wskazanie, czy pracodawca zatrudnia pracownika w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy, a jeżeli w niepełnym, to w jakiej jego części ułamkowej (1/2, 1/4 itp.). e. Termin rozpoczęcia pracy Obowiązkowym elementem umowy o pracę jest również wskazanie momentu, w którym pracownik ma faktycznie rozpocząć pracę. Wskazany w umowie termin rozpoczęcia pracy jest również terminem nawiązania stosunku pracy. Zatem nie data zawarcia umowy o pracę, ale termin rozpoczęcia pracy traktujemy jako początek zatrudnienia. Inaczej będzie wyłącznie w przypadku, gdy w umowę o pracę nie wpiszemy terminu rozpoczęcia pracy, wówczas nawiązanie stosunku pracy następuje z dniem zawarcia umowy. 19 3. Obowiązki pracodawcy związane z zawarciem umowy o pracę Obowiązki pracodawcy związane z zawarciem umowy o pracę z nowym pracownikiem możemy podzielić na następujące grupy: a. Obowiązki wobec pracownika: • skierowanie pracownika na badania wstępne celem uzyskania orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku; • w terminie 7 dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca ma obowiązek przedstawić pracownikowi pisemną informację o warunkach zatrudnienia, takich jak: - - obowiązująca pracownika dobowa i tygodniowa norma czasu pracy, - - częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę, - - wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, - - obowiązująca pracownika długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę, - - układ zbiorowy pracy, którym pracownik jest objęty, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, to również: 20 - - pora nocna, - - miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia, - - przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. Wskazana powyżej informacja o warunkach zatrudnienia może być opisowa. Można ją również sporządzić poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. • przeprowadzenie szkolenia wstępnego bhp oraz zaznajomienie pracownika z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczącymi wykonywanej przez niego pracy; • zapoznanie pracownika z ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaniem danej pracy; • zapoznanie pracownika z przepisami zakładowymi, w tym treścią regulaminów i procedur, oraz udostępnienie przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu; • dostarczenie pracownikowi środków ochrony indywidualnej, zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących przy wykonywaniu pracy; • założenie i prowadzenie akt osobowych; • założenie i prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika. 21 b. Obowiązki wobec ZUS: W terminie 7 dni od daty zatrudnienia pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych, tj. emerytalnego, rentowego, chorobowego, wypadkowego oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Zgłoszenia dokonuje się na druku ZUS ZUA. c. Obowiązki wobec urzędu skarbowego: Na pracodawcy nie spoczywa obowiązek zgłoszenia nowo zatrudnionego pracownika do urzędu skarbowego. Pierwszą czynnością pracodawcy w sferze podatkowej jest dopiero pobranie i odprowadzenie do właściwego urzędu zaliczki na podatek dochodowy naliczanej od wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia. 22 III. Porządek i dyscyplina pracy pracowników 23 1. Procedura nakładania kar porządkowych Zgodnie z Kodeksem pracy kary porządkowe mogą być nałożone na pracownika za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bhp i przeciwpożarowych oraz nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Pracownik ponosi zatem odpowiedzialność porządkową tylko za naruszenia określonych obowiązków pracowniczych, a nie za naruszenie wszystkich obowiązków pracowniczych. Przesłankami odpowiedzialności porządkowej są: bezprawność zachowania pracownika polegająca na naruszeniu ww. obowiązków oraz wina pracownika. Wina jako przesłanka odpowiedzialności porządkowej wyraża się w świadomym wyborze przez pracownika określonego zachowania, niezgodnego z ustalonymi u pracodawcy zasadami dotyczącymi organizacji, porządku pracy, sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisami przeciwpożarowymi, zasadami współżycia społecznego. Przy nałożeniu kary porządkowej należy pamiętać, iż nie może ona być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. 24 Zawiadomienie o zastosowaniu kary powinno wskazywać: • jakie konkretnie zachowanie pracownika zostało ocenione jako naruszenie obowiązku, • jaki obowiązek został naruszony, • kiedy nastąpiło naruszenie, • kiedy pracodawca powziął wiadomość o naruszeniu, • pouczenie o prawie wniesienia sprzeciwu. Zawiadomienie o nałożeniu na pracownika kary porządkowej jest bardzo istotnym dowodem dla wykazania, iż ukaranie nastąpiło zgodnie z przepisami prawa, tj. że było ono zasadne (ponieważ zachowanie pracownika stanowiło naruszenie konkretnego jego obowiązku), a ponadto, że ukaranie nastąpiło w odpowiednich terminach (kara została zastosowana do 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i nie później niż po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia). 2. Kontrola procesów pracy Biorąc pod uwagę cel i istotę stosunku pracy, podzielamy pogląd dopuszczający – po spełnieniu określonych warunków – monitorowanie pracy przez pracodawcę w zakresie nagrywania rozmów telefonicznych, utrwalania obrazu/dźwięku za pomocą kamer oraz instalowania odpowiedniego oprogramowania monitorującego na komputerach udostępnionych pracownikom. 25 Korzystanie przez pracodawcę z monitoringu za pomocą kamer jest dopuszczalne, jeżeli dokonywane jest w celu sprawdzania pracy wykonywanej przez pracowników, ochrony przed zagrożeniami zewnętrznymi, np. kradzieżami czy wejściem na teren zakładu pracy osób nieuprawnionych. Warunkiem jednak jest zadbanie przez pracodawcę, aby dobra osobiste oraz prawo pracowników do prywatności nie zostały naruszone, a użyte środki były adekwatne do celów, którym mają służyć. Z uwagi na konieczność ochrony dóbr osobistych pracownika pracodawca powinien dokładnie określić zasady korzystania bądź całkowitego zakazu korzystania z internetu, e-maili i telefonu w celach prywatnych w pracy. Zasady te powinny znaleźć odzwierciedlenie w odpowiednich postanowieniach regulaminu pracy, a w przypadku pracodawców niezobowiązanych do wprowadzenia regulaminu pracy – w umowach o pracę. Ponadto pracodawca zobowiązany jest uprzedzić pracowników o możliwości podjęcia bieżącej kontroli. Pracownik, prowadząc komunikację służbową (rozmowy telefoniczne, wymianę e-maili), w gruncie rzeczy reprezentuje pracodawcę, działając tylko w jego imieniu. Sytuacja ingerowania w tajemnicę komunikowania się jest zatem tylko pozorna, gdyż w rzeczywistości pracownik i pracodawca stanowią po prostu jeden podmiot. Nie może więc być mowy o ingerencji w prawo do tajemnicy komunikowania się, gdy istnieje tożsamość podmiotu „ingerującego” i „objętego ochroną”. W rozmowach telefonicznych (korespondencji elektronicznej) z klientami firmy pracownik porusza tematy dotyczące spraw należących do zakresu jego obowiązków służbowych. Są to zatem – w szerokim tego słowa rozumieniu – zagadnienia pozostające w wyłącznej gestii 26 pracodawcy. Ma on prawo wiedzieć, jak przebiegają i czego dotyczą rozmowy służbowe pracownika. Odnoszą się one bezpośrednio do sfery interesów pracodawcy i są prowadzone w jego imieniu. Podczas kontroli poczty elektronicznej w przypadku wystąpienia wiadomości o charakterze prywatnym pracodawca – zapoznając się z ich treścią – naraża się na zarzut naruszenia tajemnicy korespondencji. Z tych względów nie powinien on tego robić, może natomiast – wobec wprowadzonego w sposób wyraźny zakazu wykorzystywania sprzętu do celów prywatnych – wyciągnąć wobec pracownika określone konsekwencje dyscyplinarne. 3. Kontrola trzeźwości Pracodawca może posiadać w zakładzie pracy alkomat, jednak nie może zmusić pracownika do poddania się badaniu, nawet gdy okoliczności wskazują na stan nietrzeźwości. Badanie pracownika zakładowym alkomatem może odbyć się wyłącznie za jego zgodą. Kierownik zakładu pracy lub osoba przez niego upoważniona mają obowiązek niedopuszczenia do pracy osoby, wobec której zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawiła się ona do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywała alkohol w czasie pracy. Okoliczności stanowiące podstawę decyzji powinny być podane pracownikowi do wiadomości. Wspomniane uzasadnione podejrzenie oznacza, że pracodawca na podstawie obiektywnych przesłanek jest w stanie stwierdzić, że zachowanie pracownika świadczy o spożyciu przez niego alkoholu. Do przesłanek tych należy zaliczyć między innymi woń alkoholu, zataczający się chód oraz niewyraźną mowę. 27 W związku z tym przełożeni, w momencie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, iż podległy im pracownik nie jest trzeźwy, zobowiązani są nie dopuścić go do pracy. A w sytuacji, gdy pracownik rozpoczął świadczenie pracy, powinni odsunąć go od wykonywanych obowiązków. Jest to ustawowy wymóg, którego bezwzględne przestrzeganie jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Na żądanie kierownika zakładu pracy lub osoby przez niego upoważnionej, a także na żądanie pracownika, badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Istnieje również możliwość przeprowadzenia badania alkomatem. Jednak aby badanie stanu trzeźwości pracownika było dopuszczalne, muszą zostać spełnione następujące przesłanki: • musi istnieć uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy, • pracownik wyraził zgodę na przeprowadzenie badania. Powyższe oznacza, iż pracodawca nie może, na przykład, wyrywkowo poddawać badaniom alkomatem poszczególnych pracowników lub wzywać policji w celu przeprowadzenia takiego badania, jeżeli wcześniej nie powziął wobec nich uzasadnionego podejrzenia pozostawania w stanie nietrzeźwości. 28 IV. Rozliczenia między pracownikiem a pracodawcą 29 1. Potrącenia Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – podlegają potrąceniu tylko następujące należności: • sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, • sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, • zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, • kary pieniężne. W związku z ustanowioną ochroną wynagrodzenia potrącenia możliwe są wyłącznie do określonej kwoty minimalnego wynagrodzenia lub w pewnych przypadkach jego części. Poza wyżej wskazanymi przypadkami pracodawca uprawniony jest do dokonywania potrąceń innych należności wyłącznie na podstawie pisemnej zgody pracownika. Zgoda na potrącenie powinna być wyraźna, wyrażona wprost, musi dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności. Nie jest prawnie skuteczna zgoda na potrącenia należności przyszłych. Nieważne jest także wyrażenie zgody bez świadomości wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności. Często spotykanym w praktyce problemem jest ustalenie składników i rodzajów świadczeń kwalifikowanych jako wynagrodzenie, z którego pracodawca powinien dokonać potrącenia. 30 Kodeks pracy nie zawiera definicji wynagrodzenia za pracę, w związku z tym można oprzeć się na definicjach wypracowanych przez doktrynę i orzecznictwo, zgodnie z którymi wynagrodzeniem za pracę jest wynikające ze stosunku pracy, obowiązkowe, spełniane periodycznie świadczenie o charakterze przysparzająco–majątkowym, przysługujące pracownikowi od pracodawcy za wykonaną pracę. W kontekście powyższego możemy wyróżnić pojęcie wynagrodzenia za pracę w ścisłym znaczeniu, stanowiące zapłatę za wykonaną pracę. I w tym przypadku będzie chodzić o wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenie za czas pełnienia dyżuru, dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, za pracę w porze nocnej, za pracę w niedzielę lub święto, dodatki wyrównawcze, inne dodatki jak na przykład za szkodliwe lub uciążliwe warunki pracy, dodatek stażowy, funkcyjny, służbowy, premie, prowizje, nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej. W przypadku dokonywania ewentualnych potrąceń wszystkie wyżej wymienione składniki należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu wynagrodzenia. Oprócz tych elementów ochroną taką jak wynagrodzenie (a więc również ograniczeniami przy potrąceniu) objęte są świadczenia gwarancyjne za czas niewykonywania pracy, takie jak wynagrodzenie chorobowe (ale już nie zasiłek chorobowy, gdyż to nie pracodawca, lecz ZUS jest jego dysponentem), wynagrodzenie za czas przestoju, wynagrodzenie urlopowe, ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Nie stanowią natomiast wynagrodzenia, a tym samym nie są objęte ochroną, odszkodowania z tytułu rozwiązania stosunku pracy. 31 Potrąceń dokonuje się w ustawowo określonej kolejności, to znaczy najpierw potrąca się sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, a następnie sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne. W razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych potrącenia mogą być dokonywane do wysokości trzech piątych wynagrodzenia, natomiast w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia. Potrącenia sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych – trzech piątych wynagrodzenia. Nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości. Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości: • minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, 32 • 75 proc. wynagrodzenia określonego powyżej – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi, • 90 proc. wynagrodzenia określonego powyżej – przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 k.p. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty określone powyżej ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. 2. Zwrot nienależnie wypłaconych świadczeń a. Błąd pracodawcy Pracodawca powinien być bardzo ostrożny i uważny przy dokonywaniu płatności na rzecz pracownika, gdyż jego błąd może nie być naprawiony. W przypadku pomyłki pracodawcy i dokonania tzw. nadpłaty np. wynagrodzenia zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego – co do zasady – ze względu na profesjonalny charakter prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej (w tym pracę działów personalno–kadrowych), pracownik ma podstawy uważać, że wypłacone wynagrodzenie jest należne. Istotnym jednak elementem oceny jest świadomość pracownika. Przykładowo zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 9 stycznia 2007 roku (II PK 138/06) pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc jego obowiązek liczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia (art. 409 w związku 33 z art. 410 § 1 k.c. i w związku z art. 300 k.p.). Ciężar dowodu w tej kwestii spoczywa na pracodawcy. Pracownik, który nie zawinił ani nie przyczynił się w żaden sposób do wypłaty nienależnego mu składnika wynagrodzenia za pracę, co do zasady nie musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu tego typu płatności ze stosunku pracy, choćby nie były mu one należne. Ma on bowiem prawo do swobodnego dysponowania wypłaconym mu wynagrodzeniem za pracę, które z reguły zużywa na własne potrzeby w taki sposób, że nie jest już wzbogacony. Zatem, a contrario, pracownik, który zawinił lub przyczynił się do wypłaty nienależnego świadczenia (np. poprzez spóźnione dostarczanie zwolnień lekarskich lub przekazywanie pracodawcy nieprawdziwych informacji stanowiących podstawę naliczenia), winien liczyć się z obowiązkiem zwrotu. b. Udostępnienie pracownikowi karty płatniczej Dość częstą praktyką jest udostępnianie pracownikom kart płatniczych lub kredytowych w celu umożliwienia im dokonywania wydatków służbowych. Najczęstszym problemem, z jakim spotykają się pracodawcy, jest kwestia nienależytego lub całkowitego braku udokumentowania przez pracownika poszczególnych transakcji kartą, jak również wykorzystywanie kart do celów prywatnych. Kwestię nieudokumentowania wydatków służbowych dokonanych za pomocą karty należy oceniać pod kątem regulacji dotyczących zaliczek udzielanych przez pracodawcę. 34 Udostępnienie pracownikowi karty płatniczej w celu dokonywania wydatków służbowych traktowane jest w opinii Sądu Najwyższego jako udzielenie zaliczki pieniężnej. Z żadnych przepisów kodeksu nie wynika bowiem, że zaliczki pieniężne udzielane przez pracodawcę pracownikowi muszą mieć formę gotówkową. Nie można więc wykluczyć udzielania pracownikowi przez pracodawcę zaliczki w formie przelewu bankowego lub przez umożliwienie korzystania z karty kredytowej (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 sierpnia 2008 roku, I PK 39/08). Przez zaliczki pieniężne należy rozumieć pobrane przez pracownika do rozliczenia kwoty pieniężne przeznaczone na wydatki obciążające pracodawcę, związane z wykonywaniem pracy, np. na zakup paliwa przez kierowcę, zakup materiałów, koszty podróży służbowej. W świetle uregulowań Kodeksu pracy pracodawca jest uprawniony do potrącenia z wynagrodzenia pracownika kwot udzielonych zaliczek na wydatki służbowe. Oczywiście chodzi o tak zwane nierozliczone zaliczki, czyli kwoty niewydatkowane lub wydatkowane niezgodnie z określonymi zasadami. Co istotne, do dokonania potrącenia nie jest wymagana zgoda pracownika. Jedynym ograniczeniem, które pracodawca winien brać pod uwagę, jest wysokość dopuszczalnych potrąceń. Potrącenia sum egzekwowanych na zaspokojenie świadczeń innych niż alimentacyjne i zaliczek nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności świadczenia alimentacyjnych – trzech piątych wynagrodzenia. 35 Inaczej sprawa wygląda w przypadku wykorzystania przez pracownika powierzonej karty płatniczej do celów prywatnych. W takiej sytuacji nie może być mowy o udzieleniu zaliczki, gdyż pracodawca nie przekazał pracownikowi w celach prywatnych żadnych kwot pieniężnych (ani w formie gotówkowej, ani karty płatniczej). Powyższe powoduje, iż niemożliwe jest dokonanie potrącenia przez pracodawcę wydatkowych kwot z wynagrodzenia, chyba że pracownik wyrazi zgodę na takie potrącenie. Zgoda pracownika na potrącenie powinna dotyczyć konkretnej wierzytelności, która ma być potrącona i powinna być dokonana w formie pisemnej. Również w przypadku dokonywania potrącenia za zgodą pracownika pracodawca zobiązany jest przestrzegać zasad ochrony wynagrodzenia, które zakazują dokonywania potrącenia poniżej minimalnego wynagrodzenia krajowego lub jego 80 procent. Wydatkowanie przez pracownika kwot w celach prywatnych należy oceniać w kategoriach bezprawnego przywłaszczenia mienia pracodawcy, co z kolei uznać należy za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków przez pracownika. Pracodawca zatem powinien wezwać pracownika do natychmiastowego zwrotu pobranych należności, a w przypadku braku dobrowolnej zapłaty zmuszony jest wystąpić na drogę sądową z roszczeniem o zwrot wydatkowanych kwot. 36 V. Rozwiązanie umowy o pracę 37 1. Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem Wypowiedzenie umowy o pracę, choć jest zwykłym sposobem rozwiązania stosunku pracy, obarczone jest licznymi wymogami formalnymi i merytorycznymi. Przede wszystkim wskazujemy, że jeżeli nie mamy do czynienia z upadłością ani likwidacją pracodawcy, to pracodawca może rozwiązać za wypowiedzeniem umowę na okres próbny, na czas nieokreślony oraz na czas określony. Pod warunkiem jednak, że umowa taka została zawarta na czas dłuższy niż 6 miesięcy, a strony przewidziały w niej możliwość jej rozwiązania z dwutygodniowym okresem wypowiedzenia. Nawet jednak w odniesieniu do tych umów ich wypowiedzenie nie zawsze jest możliwe, ponieważ ustawodawca objął niektórych pracowników ochroną przed wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy o pracę ze względu na ich szczególną sytuację. Powyższa ochrona dotyczy miedzy innymi przypadków: • urlopu pracownika, a także innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, • pracowników, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia im uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku, • pracownic w ciąży, • przebywania przez pracowników na urlopie macierzyńskim, tzw. ojcowskim, rodzicielskim, wychowawczym, 38 • złożenia wniosku i wykonywania pracy w obniżonym wymiarze przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, • członków zarządu zakładowej organizacji związkowej imiennie wskazanych uchwałą zarządu lub innych pracowników będących członkami zakładowej organizacji związkowej, upoważnionych do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy, • członków rady pracowników, • społecznych inspektorów pracy, • członków specjalnego zespołu negocjacyjnego lub europejskiej rady zakładowej, • posłów, senatorów oraz radnych. Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę, niezależnie od jej rodzaju, powinno być sporządzone na piśmie oraz powinno zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy. Wypowiedzenie umowy na okres próbny, jak również umowy na czas określony, nie wymaga wskazania przez pracodawcę przyczyn swojej decyzji. Powyższe nie oznacza jednak, że wypowiedzenie takie jest pozbawione kontroli sądowej. Pracownik może wnieść odwołanie, w wyniku którego sąd zbada zasadność i zgodność wypowiedzenia z prawem. Z kolei wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony powinno dodatkowo zawierać przyczyny uzasadniające wypowiedzenie, przy czym przyczyny te muszą być prawdziwe i konkretne. 39 Aby odeprzeć zarzut braku konkretności, sugerujemy wskazywać w oświadczeniu zarzucane pracownikowi naruszenia. Przy wręczaniu pracownikowi wypowiedzenia wskazane jest jednoczesne wyjaśnienie przyczyny decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę. Aby w ewentualnym procesie sądowym udowodnić przede wszystkim fakt zapoznania się pracownika z treścią wypowiedzenia albo przynajmniej możliwość takiego zapoznania się oraz wyjaśnienia przyczyn, wskazane jest, aby przy wręczaniu wypowiedzenia uczestniczyła – oprócz osoby reprezentującej pracodawcę – jeszcze inna osoba w charakterze świadka. W przypadku odmowy przyjęcia przez pracownika dokumentu zawierającego treść oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę zaleca się odnotowanie tego faktu przez pracodawcę i świadka oraz złożenie stosownych podpisów. Zatem wypowiedzenie umowy o pracę powinno: • zostać sporządzone na piśmie i podpisane przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu pracodawcy, • wskazywać umowę, która ulega rozwiązaniu, oraz okres jej wypowiedzenia, • zawierać pouczenie o prawie wniesienia odwołania do sądu, • wskazywać przyczyny wypowiedzenia, tj. rodzaj naruszonych obowiązków wraz ze wskazaniem przykładów, • zostać omówione z pracownikiem poprzez wyjaśnienie mu opisanych przyczyn, • zostać wręczone w obecności osoby występującej w charakterze świadka. 40 2. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia jest szczególnym trybem rozwiązywania umów i z uwagi na ustalony duży rygoryzm zastosowania tego trybu, jak również duże prawdopodobieństwo wniesienia przez pracownika odwołania do sądu, pracodawcy powinni zachować szczególną ostrożność przy podejmowaniu decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę w tym trybie. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia może nastąpić z przyczyn niezawinionych przez pracownika, a spowodowanych jego nieobecnością w pracy, jak również z winy pracownika, przy czym w tym przypadku chodzi o ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienie przez pracownika przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku oraz utratę uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku. Skupiając się w niniejszym opracowaniu na najczęstszej przyczynie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, tj. ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków pracowniczych, wskazujemy, że chodzi tu o sytuacje przede wszystkim nieusprawiedliwionej nieobecności, samowolnego opuszczenia stanowiska pracy, nieuzasadnionej odmowy wykonywania polecenia, przywłaszczenia mienia, stawienia się i/lub świadczenia pracy pod wpływem alkoholu lub środków odurzających. Zasadność rozwiązania umowy zależeć będzie jednak od indywidualnej oceny konkretnego przypadku. Nie zawsze bowiem wymienione wyżej przyczyny będą stanowiły uzasadnioną podstawę zwolnienia dyscyplinarnego. 41 Składając oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, należy pamiętać o wskazaniu w nim konkretnego obowiązku pracownika, który – po pierwsze – jest jednym z podstawowych obowiązków i który pracownik naruszył w sposób ciężki. Wskazane jest wyjaśnienie w piśmie pracownikowi, na czym polegało to naruszenie. Po drugie, z uwagi na fakt, że do rozwiązania w omawianym trybie nie może dojść po upływie miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy, wskazane jest umieszczenie w oświadczeniu informacji, kiedy pracodawca dowiedział się o naruszeniu. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę może zostać złożone w każdym czasie i wobec każdego pracownika, pod warunkiem oczywiście zaistnienia przesłanek do zastosowania tego trybu. Onacza to, że w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych z winy pracownika pracodawca jest uprawniony do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia niezależnie od tego, czy pracownik jest obecny w pracy, niezależnie również od innych okoliczności, które chronią go przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę, takich jak np. ciąża, urlopy, wiek przedemerytalny itp. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno: • zostać sporządzone na piśmie i podpisane przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu pracodawcy, • wskazywać umowę, która ulega rozwiązaniu, • zawierać pouczenie o prawie wniesienia odwołania do sądu, • wskazywać przyczyny rozwiązania, tj. wskazanie podstawowego obowiązku oraz opis ciężkiego jego naruszenia, 42 • wskazywać datę, w której pracodawca dowiedział się o ciężkim naruszeniu przez pracownika z jego winy podstawowych obowiązków, • zostać omówione z pracownikiem poprzez wyjaśnienie mu opisanych przyczyn rozwiązania umowy – o ile to możliwe, • zostać pracownikowi złożone w obecności osoby występującej w charakterze świadka, o ile jest wręczane osobiście ­p racownikowi. 3. Prawa i obowiązki pracodawcy związane z wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy o pracę a. Udzielenie dni wolnych na poszukiwanie pracy Jeżeli pracodawca wypowie pracownikowi umowę o pracę, ma obowiązek udzielić pracownikowi płatnych dni wolnych na poszukiwanie pracy, pod warunkiem, że okres wypowiedzenia wynosi co najmniej dwa tygodnie. Wymiar dni na poszukiwanie pracy wynosi: • 2 dni robocze – w przypadku, gdy pracownik ma dwutygodniowy albo miesięczny okres wypowiedzenia, • 3 dni robocze – w przypadku trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. Zwolnienie na poszukiwanie pracy następuje na wniosek pracownika. Jeśli zatem pracownik w trakcie okresu wypowiedzenia nie zwróci się z wnioskiem o udzielenie mu zwolnienia, pracodawca nie ma 43 obowiązku wychodzenia z tego rodzaju inicjatywą. Pracownikowi, który nie skorzystał ze zwolnienia, nie przysługuje żaden ekwiwalent. b. Skierowanie na urlop Okres wypowiedzenia jest jedynym, kiedy pracodawca jednostronnie może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego, a pracownik jest zobowiązany do wykorzystania tego urlopu. Skierowanie na urlop powinno odbyć się na piśmie ze wskazaniem dni, w których pracownik ma go wykorzystać. c. Wypłacenie ekwiwalentu i innych należności wynikających ze stosunku pracy Jeżeli pracownik z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy nie wykorzysta należnego mu urlopu wypoczynkowego w całości lub w części, pracodawca winien wypłacić mu w zamian stosowny ekwiwalent pieniężny. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego nie nastąpi jedynie w przypadku, gdy pracownik i pracodawca zgodnie postanowią o wykorzystaniu zaległego urlopu pracownika w czasie obowiązywania kolejnej umowy o pracę zawartej pomiędzy tymi samymi stronami, bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę. 44 d. Wystawienie świadectwa pracy Jakkolwiek sam fakt wystawienia świadectwa pracy nie budzi wśród pracodawców większych wątpliwości, to niektóre wpisy związane z zaistniałymi w trakcie zatrudnienia zdarzeniami są czasami ­p roblematyczne. Poniżej zamieszczamy wzór prawidłowo wystawionego świadectwa pracy. Wskazaliśmy w nim również wpisy, których co prawda przepisy prawa nie przewidują, ale ich zamieszczenie jest zasadne z uwagi na uprawnienia zwolnionego pracownika do nabycia określonych ­ś wiadczeń. 45 ........................................ ………….…………………… określenie pracodawcy i pieczęć miejscowość, data ŚWIADECTWO PRACY 1. Stwierdza się, że imię i nazwisko pracownika był/a zatrudniony określenie pracodawcy w okresie od (data)do (data) przy czym w okresie ….….…….……..…...……. zatrudniony w ….………, NIP …….……....……., przejęty na podstawie art. 231 Kodeksu Pracy z dniem …..…….…….…….……....…….…… w wymiarze pełny wymiar / określona część wymiaru 2. W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę na stanowisku: nazwa stanowiska 46 3. Stosunek pracy ustał w wyniku: a) rozwiązania (tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy) – za porozumieniem stron (art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy) – za wypowiedzeniem przez ….……........... (art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy) lub –bez wypowiedzenia przez ….……........... (art. 30 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy) lub – rozwiązanie umowy z upływem czasu, na który była zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy) – rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron (art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy) w związku ze zwolnieniem grupowym przeprowadzonym na podstawie ustawy z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. nr 90, poz. 844 ze zm.). 47 – rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron (art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy) w związku z art. 10 ustawy z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. nr 90, poz. 844 ze zm.). b) szczególne przypadki rozwiązania stosunku pracy – należy wpisać przypadki określone w art. 231 § 4 lub § 5, w art. 48 § 2, w art. 683 lub w art. 201 § 2 Kodeksu pracy. c) wygaśnięcia nie dotyczy (podstawa prawna wygaśnięcia stosunku pracy) 4. W okresie zatrudnienia pracownik: 1) wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze: …. dni 2) korzystał z urlopu bezpłatnego nie dotyczy 3) w ykorzystał urlop wychowawczy nie dotyczy 4) b ył niezdolny do pracy przez okres: nie dotyczy 48 5) wykorzystał zwolnienie od pracy przewidziane w art. 188 Kodeksu pracy nie dotyczy 6) z ostał zastosowany skrócony okres wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy nie dotyczy 7) odbył służbę wojskową w okresie nie dotyczy 8) w ykonywał pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze nie dotyczy 9) wykorzystał dodatkowy urlop lub inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy nie dotyczy 10) okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia wskazanym w ust. 1, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty nie dotyczy 11) d ni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia, zgodnie z art. 92 § 11 Kodeksu pracy nie dotyczy 5. Informacja o zajęciu wynagrodzenia: nie dotyczy 49 6. Informacje uzupełniające – w tym miejscu należy umieścić wzmiankę o należnościach ze stosunku pracy uznanych przez pracodawcę i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych; oraz na żądanie pracownika o: – wysokości i składnikach wynagrodzenia, – uzyskanych kwalifikacjach, –prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania ............................................................ (pieczęć i podpis pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu) POUCZENIE Pracownik może w ciągu 7 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie tego świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do Sądu Rejonowego ……………………………. 50 e. Zawiadomienie komornika W przypadku, gdy wynagrodzenie pracownika podlegało w chwili rozwiązania umowy o pracę zajęciu, pracodawca ma obowiązek zawiadomić komornika o rozwiązaniu umowy o pracę. Ponadto jest on zobowiązany umieścić wzmiankę o zajęciu należności w wydanym pracownikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca jest mu znany, przesłać mu zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia. Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już kwot. f. Wystawienie deklaracji podatkowej PIT 11 Po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi oraz przesłać PIT 11 do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pracownika. g. Wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń W terminie do 7 dni od dnia rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca ma obowiązek wyrejestrować pracownika z ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego poprzez przesłanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych druku ZUS ZWUA. Obowiązek wyrejestrowania dotyczy również zgłoszonych członków rodziny pracownika. Dokonuje się powyższego na formularzu ZUS ZCNA. 51 KANCELARIA PRAWNA R. JEDYNAK, A. ROGOWSKA SP. J. czynna: pon.– pt. 9.00 –17.00 telefon: (+48) 12 412 63 94 faks: (+48) 12 417 10 64 email: [email protected] www.kancelariaprawnajr.pl
